JP4125711B2 - ネットワークファクシミリ装置およびネットワークファクシミリ装置の送信履歴管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、ネットワークファクシミリ装置およびネットワークファクシミリ装置の送信履歴管理方法の改良に関する。

ファクシミリ装置における送信履歴の管理は、ファクシミリ送信の終了後にファクシミリ装置からプリントアウトされる紙ベースの通信管理レポートを利用して行うのが一般的であった。この通信管理レポートには、ファクシミリの送信日時，送付先，送信枚数，送信の成功または失敗の区別等がプリントされるようになっている。

しかし、従来の方法では、紙に印刷された送信済み書類をそのまま保存しておく必要があるような場合、必要なときにすぐに送信済み書類を参照できるように通信管理レポートの用紙と対応するような方法で送信済み書類を管理しなければならず、また、送信済み書類の種類が多くなればなるほど、必要な書類を検索するための時間がかかってしまう問題があった。

また、紙に印刷された送信済み書類を、スキャナ装置を使用してパーソナルコンピュータで扱える画像ファイルにして保存管理するか、あるいは、ネットワークで使用できるファクシミリ装置で読み取った送信済み書類を電子メールのシステムを利用してコンピュータに送信してコンピュータ上で管理するようにすれば、上記問題の一部を解決することが可能である。

しかし、送信済み書類を画像ファイルにして保存する際には通信管理レポートとの関連がわかるような方法で保存する必要があり、また、ファクシミリ装置を使用して書類を送信するのとは別に、その送信済み書類を改めてスキャナ装置等で読み込んで画像ファイルに保存するという二度手間の作業が必要であった。

この種の不都合を改善するための技術としては、例えば、特許文献１に開示されるように、ネットワーク上のコンピュータから電子メールでファクシミリ装置に通信管理レポートの発行を要求し、この要求を受けたファクシミリ装置から要求先に電子メールで通信管理レポートを送信するようにしたものが提案されている。
しかしながら、特許文献１に開示される技術では、発行要求が発生した時点でファクシミリ装置に蓄積されていた全ての通信管理レポートが一括してコンピュータに送信されるため、依然として、各々の通信管理レポートの内容と送信済み書類との対応関係は不明確であり、両者の対応関係を把握するのが難しい。
特に、送信済み書類の種類や枚数が多い場合では、後になってから各々の通信管理レポートの内容と送信済み書類との対応関係を把握するのが非常に困難である。

また、いわゆるインターネットＦａｘの分野では、ファクシミリ装置からインターネット経由でコンピュータに画像を送信する際に、ファクシミリ画像を添付するメールの本文に文字認識等の技術を利用して任意のテキスト文章を入力し、注釈付のメールとファクシミリ画像とを同時に送信するようにしたネットワークファクシミリ装置が特許文献２として開示されている。
しかし、この技術は送信相手に注釈付のメールを送信することを目的としたものであり、この注釈付のメールを送信元で保存・管理できるようにはなっていない。
無論、ファクシミリ装置からプリントアウトされた通信管理レポートの内容を文字認識等の技術を利用してメールに書き込むことは理論上可能であるが、送信すべきメールの内容は少なくともファクシミリの送信開始時点で作成されていなければならないので、仮に、注釈付のメールとファクシミリ画像を送信相手と共に送信元にも送信して保存・管理するようにしたとしても、このメールの内容に送信の成功や失敗といった情報を付加することは不可能である。

なお、ファクシミリ装置における通信管理レポートの作成機能については特許文献１等で既に開示され、また、ファクシミリ装置のスキャナで読み込まれた画像を他の情報処理機器のフォーマットに変換する技術に関しては特許文献３等で公知となっている。

特開２０００−２６１６４０号公報（段落番号００１１，００４５） 特開２００１−２２６６０号公報（段落番号００１０，００２８） 特開平６−３１１２９３号公報（段落番号０００５）

そこで、本発明の課題は、前記従来技術の不都合を改善し、ユーザが格別の操作を行ったり注意を払ったりしなくても、送信済み書類と通信管理レポートとの対応関係を的確に保持してコンピュータ上で管理することのできるネットワークファクシミリ装置およびネットワークファクシミリ装置の送信履歴管理方法を提供することにある。

本発明のネットワークファクシミリ装置は、書類の画像を読み込むためのスキャナと、前記画像の送信結果に関わる通信管理レポートを作成するレポート生成手段とを備えたネットワークファクシミリ装置において、前記課題を達成するため、特に、
コンピュータに接続するためのネットワークと、前記スキャナで読み込まれた画像を前記コンピュータで認識可能な画像ファイルに変換するデータ変換手段と、前記レポート生成手段で作成された通信管理レポートと前記データ変換手段で変換された画像ファイルとを一対一に対応させて送信するための電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記ネットワークに接続された前記ユーザのコンピュータのアドレスと当該ユーザの認証データとを対応させて記憶するデータベースを備えた記憶手段と、ファクシミリの送信操作に際してユーザが入力する認証データに基いて前記データベースを検索し、当該ユーザのコンピュータのアドレスを検出して前記電子メール作成手段に引き渡す認証手段と、この認証手段から引き渡されたコンピュータのアドレスを宛先として、前記電子メール作成手段で作成された電子メールを前記ネットワークを介して前記コンピュータに送信するデータ通信管理手段とを備えたことを特徴とする構成を有する。

以上の構成において、書類の画像がスキャナに読み込まれ、ファクシミリの送信作業が完了すると、レポート生成手段により画像の送信結果に関わる通信管理レポートが作成され、データ変換手段が、スキャナで読み込まれた画像をコンピュータで認識可能な画像ファイルに変換する。
また、認証手段は、ファクシミリの送信操作に際してユーザが入力する認証データに基いて、ネットワークに接続されたユーザのコンピュータのアドレスと当該ユーザの認証データとを対応させて記憶したデータベースを検索し、当該ユーザのコンピュータのアドレスを検出して電子メール作成手段に引き渡す。
そして、電子メール作成手段が、レポート生成手段で作成された通信管理レポートとデータ変換手段で変換された画像ファイルとを一対一に対応させて送信するための電子メールを作成する。
最終的に、データ通信管理手段が、前記認証手段から引き渡されたコンピュータのアドレスを宛先として、電子メール作成手段で作成された電子メールをネットワークを介してユーザのコンピュータに送信する。
通信管理レポートと画像ファイルをメール本文と添付書類の関係で一対一に対応させることができるので、ユーザは、一般的なメールソフトを利用することにより、格別の操作を行ったり注意を払ったりしなくても、ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポート（送信日時，送付先，送信枚数，送信の成功または失敗の区別等）との対応関係をコンピュータのモニタ上で的確に把握することができる。
また、電子メールは自動保存されるので、ユーザは、意識することなく送信済み書類を電子ファイル化することができる。

また、ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポートがファクシミリの送信操作を行ったユーザのコンピュータに自動的に送信されるので、ユーザは自分に関連のある送信済み書類や通信管理レポートのみを容易に確認することができ、必要な書類を検索するための時間を短縮することができる。

ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポートが、ファクシミリの送信操作を行ったユーザのコンピュータに直接的に送信されるので、セキュリティの強化が可能である。

本発明の送信履歴管理方法は、前記と同様の課題を達成するため、
ネットワークに接続されたユーザのコンピュータのアドレスと当該ユーザの認証データとを対応させて予めデータベースに登録しておき、ファクシミリの送信操作に際してユーザが入力する認証データに基いて前記データベースを検索して当該ユーザのコンピュータのアドレスを求め、ネットワークファクシミリ装置のスキャナで読み込まれた書類の画像をファクシミリ伝送手順に従って送信した後、前記画像をネットワーク上のコンピュータで認識可能な画像ファイルに変換し、ファクシミリの送信結果に関わる通信管理レポートを作成して該通信管理レポートと前記変換された画像ファイルとを一対一に対応させて、前記求められたコンピュータのアドレスに電子メールを利用して送信することを特徴とした構成を有する。

通信管理レポートと画像ファイルをメール本文と添付書類の関係で一対一に対応させることができるので、ユーザは、一般的なメールソフトを利用することにより、格別の操作を行ったり注意を払ったりしなくても、ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポート（送信日時，送付先，送信枚数，送信の成功または失敗の区別等）との対応関係をコンピュータのモニタ上で的確に把握することができる。
また、メールを保存するだけで、意識することなく送信済み書類を電子ファイル化することができる。

このようにして、ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポートをファクシミリの送信操作を行ったユーザのコンピュータに直接的に送信することで、ユーザは自分に関連のある送信済み書類や通信管理レポートのみを容易に確認することができるようになり、必要な書類を検索するための時間が短縮される。

ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポートが、ファクシミリの送信操作を行ったユーザのコンピュータに直接的に送信されるので、セキュリティの強化が可能となる。

本発明のネットワークファクシミリ装置およびネットワークファクシミリ装置の送信履歴管理方法は、コンピュータで認識可能な画像ファイルに変換された送信済み書類とファクシミリの送信結果に関わる通信管理レポートとを一対一に対応させて電子メールを作成し、この電子メールをネットワーク経由でユーザのコンピュータに送信するようにしているので、ユーザは、一般的なメールソフトを利用することにより、格別の操作を行ったり注意を払ったりしなくても、ファクシミリ送信の対象となった送信済み書類と通信管理レポートとの対応関係をコンピュータのモニタ上で的確に把握することができる。
また、メールを保存するだけで、格別に意識することなく送信済み書類を電子ファイル化することができる。

本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。図１は本発明を適用したネットワークファクシミリ装置の一例について示した機能ブロック図である。

このネットワークファクシミリ装置１００は、紙ベースの書類から画像を読み込むためのスキャナ１１０と、受信したファクシミリの画像や通信管理レポート等を印刷するプリンタ１２０と、ファクシミリ通信用の電話回線１３０を利用した通信を制御するための通信制御回路１４０と、ＬＡＮやインターネット等のネットワーク１５０を利用した通信を制御するためのネットワーク制御回路１６０と、ファクシミリ操作に関するガイダンスメッセージやアラームメッセージ等を始めとする各種の情報を表示するためのディスプレイ１７０と、ファクシミリの送信等に必要とされる情報を入力する際にマン・マシン・インターフェイスとして利用される入力操作盤１８０とを備える。

ネットワークファクシミリ装置１００のファクシミリ制御部１９０は、演算手段として機能するマイクロプロセッサ（以下、単にＣＰＵという）やＣＰＵの制御プログラムを格納したＲＯＭおよび演算データや送受信データの一時記憶に利用されるＲＡＭ等によって構成され、このＣＰＵによってスキャナ１１０，プリンタ１２０，通信制御回路１４０，ネットワーク制御回路１６０，ディスプレイ１７０が駆動制御される一方、ユーザが入力操作盤１８０を介して入力した各種の指令や情報がＣＰＵに読み込まれるようになっている。

ネットワークファクシミリ装置１００は、ネットワーク１５０を介してメールサーバ２１０と情報伝達可能に接続され、メールサーバ２１０を介して、パーソナルコンピュータあるいはワークステーション等のコンピュータ２００とネットワークファクシミリ装置１００との間の電子メールの遣り取りが行われるようになっている。

ファクシミリ制御部１９０に配備されたＣＰＵは、前述のＲＯＭに格納された制御プログラムに従って駆動制御され、スキャナ１１０で読み込まれた画像をコンピュータ２００で認識可能な画像ファイルに変換するためのデータ変換手段Ａ，ネットワークファクシミリ装置１００のファクシミリ機能を利用して送信された画像の送信結果に関わる通信管理レポートを作成するためのレポート生成手段Ｂ，レポート生成手段Ｂで作成された通信管理レポートとデータ変換手段Ａで変換された画像ファイルとを一対一に対応させて送信するための電子メールを作成するための電子メール作成手段Ｃ，電子メール作成手段Ｃで作成された電子メールをネットワーク制御回路１６０およびネットワーク１５０とメールサーバ２１０を介してコンピュータ２００に送信するためのデータ通信管理手段Ｄとして機能する。

また、データ通信管理手段Ｄは、ネットワーク制御回路１６０を介して電子メールの遣り取りを行う機能に加え、ファクシミリ通信用の通信制御回路１４０を操作して電話回線１３０経由でファクシミリの送受信を行う機能を備える。

レポート生成手段Ｂは、ファクシミリの送信の後にファクシミリの送信日時，送付先，使用通信回線，送信文書名，送信枚数，送信の成功または失敗の区別、また、送信が失敗した場合にはその理由等の情報を付加したレポートを生成するものであり、この機能については既に公知である。

次に、図２のフローチャートを参照して本実施形態のネットワークファクシミリ装置１００の全体的な処理動作について説明する。

まず、ユーザは、送付したい文書の印刷された用紙をスキャナ１１０にセットし、入力操作盤１８０で宛先情報などを入力し、ファクシミリの送信操作を行う。そうすると、従来と同様にしてファクシミリ機能による文書の送信処理が行われる（図２のステップＡ１）。

次に、ファクシミリ制御部１９０のＣＰＵが、電子メールの宛先となるメールアドレスがＲＯＭに登録されているかどうか判断する（ステップＡ２）。

登録されている場合には、データ変換手段Ａとして機能するＣＰＵが、ファクシミリの送信データをコンピュータ２００のアプリケーションプログラムで読むことができる画像ファイル形式に変換する（ステップＡ３）。

そして、レポート生成手段Ｂとして機能するＣＰＵが、ファクシミリの送信日時，送付先，使用通信回線，送信文書名，送信枚数，送信の成功または失敗の区別、また、送信が失敗した場合にはその理由等の情報を付加した通信管理レポートを作成する（ステップＡ４）。

次に、電子メール作成手段Ｃとして機能するＣＰＵが、ステップＡ２で取得されたメールアドレスに対して、ステップＡ３の処理で作成された画像ファイルとステップＡ４の処理で作成された通信管理レポートを送付するための電子メールを作成する（ステップＡ５）。
この電子メールは、例えば、テキスト文書化された通信管理レポートをメール本文とし、変換された画像ファイルをメール本文の添付書類とすることで容易に作成され得る。

最後に、データ通信管理手段Ｄとして機能するＣＰＵが、ステップＡ５の処理で作成された電子メールを、ネットワーク制御回路１６０およびネットワーク１５０を介してメールサーバ２１０に送信する（ステップＡ６）。

最終的に、この電子メールは、ステップＡ２で取得されたメールアドレスに基いて、メールサーバ２１０側の処理でネットワーク１５０を介してコンピュータ２００に送られ、ユーザの要求に応じ、コンピュータ２００にインストールされた電子メール用のアプリケーションプログラムによって、コンピュータ２００のモニタ上に表示される。
例えば、ファクシミリの送信日時，送付先，使用通信回線，送信文書名，送信枚数，送信の成功または失敗の区別等に関わる通信管理レポートの情報はメール本文のテキストデータとしてモニタ上に表示され、また、画像ファイルは、メール本文のテキストデータと共にモニタ上に表示されるか、あるいは、必要に応じて添付書類を展開することでモニタ上に表示される。

従って、ファクシミリ送信の対象となった文書つまり画像ファイルと当該文書に関わる通信管理レポートとの対応関係は常に一対一に保たれ、送信済みの文書と通信管理レポートとの対応関係は一目瞭然であり、また、ユーザは、いちいち送信済みの文書を探し出さなくても、その内容をコンピュータ２００のモニタ上で簡単に把握することができる。

また、受信された電子メールはコンピュータ２００内のハードディスク等の記憶手段に自動的に蓄積されるので、ユーザは何ら意識することなくファクシミリ送信済みの書類を電子ファイル化することができる。

なお、ステップＡ２の判定結果が偽となってメールアドレスが取得されなかった場合であっても、電子メールを利用したファクシミリ送信済みの文書や通信管理レポートの送達サービスの機能が非作動となるだけで、通常のファクシミリ送信機能の利用自体は制限されない。

次に、一実施例のネットワークファクシミリ装置３００の構成について図３を参照して説明する。

このネットワークファクシミリ装置３００は、前述したネットワークファクシミリ装置１００と同様にスキャナ１１０，プリンタ１２０，通信制御回路１４０，ネットワーク制御回路１６０，ディスプレイ１７０，入力操作盤１８０を備え、ネットワーク１５０を介してメールサーバ２１０および認証サーバ２２０と情報伝達可能に接続され、メールサーバ２１０を介して、パーソナルコンピュータあるいはワークステーション等のコンピュータ２００とネットワークファクシミリ装置３００との間の電子メールの遣り取りが行われるようになっている。

この実施例では、ネットワークファクシミリ装置３００の使用を許可されたユーザの各々が、ネットワーク１５０に接続された各ユーザ毎のコンピュータ２００を所有していることを前提としているので、コンピュータ２００の数は２以上となっている。

認証サーバ２２０は、ネットワークファクシミリ装置３００の使用を許可されたユーザの認証データと当該ユーザの電子メールの宛先とを対応させて記憶したデータベースを備えた記憶手段として機能し、このデータベースには、ユーザの認証データとして、当該ユーザのユーザ識別ＩＤとパスワードが記憶されている。ユーザの電子メールの宛先としては、例えば、ネットワーク１５０上における各ユーザ毎のコンピュータ２００のＩＰアドレスが利用されている。

ネットワークファクシミリ装置３００のファクシミリ制御部３９０は、演算手段として機能するＣＰＵやＣＰＵの制御プログラムを格納したＲＯＭおよび演算データや送受信データの一時記憶に利用されるＲＡＭ等によって構成され、前述のデータ変換手段Ａ，レポート生成手段Ｂ，電子メール作成手段Ｃ，データ通信管理手段Ｄとして機能する他、更に、ファクシミリの送信操作に際してユーザが入力する認証データに基いて認証サーバ２２０のデータベースを検索し、当該ユーザの認証データに対応して記憶されている電子メールの宛先を検出して電子メール作成手段Ｃに引き渡す認証手段Ｅとしても機能する。

次に、図４及び図５のフローチャートを参照してネットワークファクシミリ装置３００の全体的な処理動作について説明する。

まず、ユーザは、ファクシミリの送信操作に際し、入力操作盤１８０から当該ユーザの認証データとなるユーザ識別ＩＤとパスワードを入力する（図４のステップＢ１）。

そうすると、認証手段Ｅとして機能するＣＰＵが、ネットワーク制御回路１６０とネットワーク１５０を介して認証サーバ２２０にアクセスし（ステップＢ２）、このユーザ識別ＩＤが認証サーバ２２０のデータベースに登録されているか否か、また、登録されている場合にはパスワードが適正であるか否かを判定する（ステップＢ３）。

そして、ユーザ識別ＩＤが認証サーバ２２０のデータベースに登録されており、かつ、パスワードが適正である場合には、更に、認証手段Ｅとして機能するＣＰＵが、このユーザ識別ＩＤに対応して記憶されている電子メールの宛先を認証サーバ２２０のデータベースから求めて一時記憶する（ステップＢ４）。

次に、送付したい文書の印刷された用紙をユーザがスキャナ１１０にセットし、入力操作盤１８０で宛先情報などを入力し、ファクシミリの送信操作を行う。そうすると、従来と同様にしてファクシミリ機能による文書の送信処理が行われる（図５のステップＣ１）。

そして、ファクシミリ制御部３９０のＣＰＵが、ステップＢ４の処理でメールアドレスが取得されているかどうか判断し（ステップＣ２）、取得されている場合には、データ変換手段Ａとして機能するＣＰＵが、ファクシミリの送信データをコンピュータ２００のアプリケーションプログラムで読むことができる画像ファイル形式に変換する（ステップＣ３）。

次に、レポート生成手段Ｂとして機能するＣＰＵが、ファクシミリの送信日時，送付先，使用通信回線，送信文書名，送信枚数，送信の成功または失敗の区別、また、送信が失敗した場合にはその理由等の情報を付加した通信管理レポートを作成する（ステップＣ４）。

そして、電子メール作成手段Ｃとして機能するＣＰＵが、ステップＢ４の処理で一時記憶された電子メールの宛先つまり認証手段Ｅによって求められた電子メールの宛先に対して、ステップＣ３の処理で作成された画像ファイルと、ステップＣ４の処理で作成された通信管理レポートを送付するための電子メールを作成する（ステップＣ５）。
前述したように、この電子メールは、例えば、テキスト文書化された通信管理レポートをメール本文とし、変換された画像ファイルをメール本文の添付書類とすることで容易に作成され得る。

最後に、データ通信管理手段Ｄとして機能するＣＰＵが、ステップＣ５の処理で作成された電子メールを、ネットワーク制御回路１６０およびネットワーク１５０を介してメールサーバ２１０に送信する（ステップＣ６）。

最終的に、この電子メールは、電子メールの宛先つまりファクシミリの送信操作を行った各ユーザのコンピュータ２００のＩＰアドレスに基いて、メールサーバ２１０からネットワーク１５０を介してコンピュータ２００に送られ、各ユーザの要求に応じ、コンピュータ２００にインストールされた電子メール用のアプリケーションプログラムによって、コンピュータ２００のモニタ上に表示される。
例えば、ファクシミリの送信日時，送付先，使用通信回線，送信文書名，送信枚数，送信の成功または失敗の区別等に関わる通信管理レポートの情報はメール本文のテキストデータとしてモニタ上に表示され、また、画像ファイルは、メール本文のテキストデータと共にモニタ上に表示されるか、あるいは、必要に応じて添付書類を展開することでモニタ上に表示される。

従って、前記と同様、ファクシミリ送信の対象となった文書つまり画像ファイルと当該文書に関わる通信管理レポートとの対応関係は常に一対一に保たれ、送信済みの文書と通信管理レポートとの対応関係は一目瞭然であり、また、ユーザは、いちいち送信済みの文書を探し出さなくても、その内容をコンピュータ２００のモニタ上で簡単に把握することができる。

また、受信された電子メールはコンピュータ２００内のハードディスク等の記憶手段に自動的に蓄積されるので、ユーザは何ら意識することなくファクシミリ送信済みの書類を電子ファイル化することができる。

しかも、この実施例では、ユーザの認証を行ってユーザのメールアドレスを取得するように構成しているため、ユーザ毎に電子メールを振り分けて送信し、各ユーザのコンピュータ２００でファクシミリ送信済みの文書や通信管理レポートを管理することができる。

この際、ユーザは、自分に関連のある送信済み書類や通信管理レポートのみを容易に確認することができるので、自らが必要とする書類を検索するための時間を更に短縮することができる。

また、ユーザ固有のコンピュータ２００に対して電子メールを送信するように構成しているため、他のユーザが送信済みの書類や通信管理レポートを見ることはできず、セキュリティの強化の面で有効である。

この実施例では、ユーザの認証データと電子メールの宛先とを対応させて記憶するデータベースを備えた記憶手段として認証サーバ２２０をネットワーク１５０上に独立して配備しているが、ネットワークファクシミリ装置３００内にハードディスク等の記憶手段を設けてデータベース用の記憶手段としても構わない。

なお、ステップＢ３やステップＣ２の判定結果が偽となってユーザのメールアドレスが検出されなかった場合、ユーザは、電子メールを利用したファクシミリ送信済みの文書や通信管理レポートの送達サービスを受けられないだけで、通常のファクシミリ送信機能の利用自体は制限されない。

更に別の一実施例のネットワークファクシミリ装置６００の構成について図６を参照して説明する。

このネットワークファクシミリ装置６００は、前述したネットワークファクシミリ装置１００，３００と同様にスキャナ１１０，プリンタ１２０，通信制御回路１４０，ネットワーク制御回路１６０，ディスプレイ１７０，入力操作盤１８０を備え、ネットワーク１５０を介して認証サーバ２４０およびファイルサーバ２３０と情報伝達可能に接続され、ている。

ファイルサーバ２３０に蓄積された情報は、ネットワーク１５０を介してパーソナルコンピュータあるいはワークステーション等のコンピュータ２００に読み出すことが可能である。

認証サーバ２４０は、ネットワークファクシミリ装置６００の使用を許可されたユーザの認証データとファイルサーバ２３０内におけるユーザ毎の記憶領域のアドレスとを対応させて記憶するデータベースを備えた記憶手段として機能し、このデータベースには、ユーザの認証データとして、当該ユーザのユーザ識別ＩＤとパスワードが記憶されている。

ネットワークファクシミリ装置６００のファクシミリ制御部６９０は、演算手段として機能するＣＰＵやＣＰＵの制御プログラムを格納したＲＯＭおよび演算データや送受信データの一時記憶に利用されるＲＡＭ等によって構成され、前述のデータ変換手段Ａ，レポート生成手段Ｂ，データ通信管理手段Ｄ，認証手段Ｅとして機能する。

ネットワークファクシミリ装置６００とファイルサーバ２３０との間の情報伝達、および、ファイルサーバ２３０とコンピュータ２００との間の情報伝達は通常のファイル転送プロトコルを利用しても実現できるので、この実施例では、必ずしも電子メール作成手段は必要とされない。

次に、図７及び図８のフローチャートを参照してネットワークファクシミリ装置６００の全体的な処理動作について説明する。

まず、ユーザは、ファクシミリの送信操作に際し、入力操作盤１８０から認証データとなるユーザ識別ＩＤとパスワードを入力する（図７のステップＤ１）。

そうすると、認証手段Ｅとして機能するＣＰＵが、ネットワーク制御回路１６０とネットワーク１５０を介して認証サーバ２４０にアクセスし（ステップＤ２）、このユーザ識別ＩＤが認証サーバ２２０のデータベースに登録されているか否か、また、登録されている場合にはパスワードが適正であるか否かを判定する（ステップＤ３）。

そして、ユーザ識別ＩＤが認証サーバ２４０のデータベースに登録されており、かつ、パスワードが適正である場合には、更に、認証手段Ｅとしても機能するＣＰＵが、このユーザ識別ＩＤに対応して記憶されているファイルサーバ２３０内の記憶領域のアドレスを認証サーバ２４０のデータベースから求めて一時記憶する（ステップＤ４）。

次に、送付したい文書の印刷された用紙をユーザがスキャナ１１０にセットし、入力操作盤１８０で宛先情報などを入力し、ファクシミリの送信操作を行う。そうすると、従来と同様にしてファクシミリ機能による文書の送信処理が行われる（図８のステップＥ１）。

そして、ファクシミリ制御部６９０のＣＰＵが、ステップＤ４の処理でファイルサーバ２３０内の記憶領域のアドレスが取得されているかどうか判断し（ステップＥ２）、取得されている場合には、データ変換手段Ａとして機能するＣＰＵが、ファクシミリの送信データをコンピュータ２００のアプリケーションプログラムで読むことができる画像ファイル形式に変換する（ステップＥ３）。

次に、レポート生成手段Ｂとして機能するＣＰＵが、ファクシミリの送信日時，送付先，使用通信回線，送信文書名，送信枚数，送信の成功または失敗の区別、また、送信が失敗した場合にはその理由等の情報を付加した通信管理レポートを作成する（ステップＥ４）。

最後に、データ通信管理手段Ｄとして機能するＣＰＵが、ステップＥ３の処理で作成された画像ファイルとステップＥ４の処理で作成された通信管理レポートを、ネットワーク制御回路１６０およびネットワーク１５０を介してファイルサーバ２３０に送信し、ステップＤ４の処理でアドレスを取得したファイルサーバ２３０内の記憶領域に、画像ファイルと通信管理レポートとの対応関係を保持した状態で格納する（ステップＥ５）。

ファイルサーバ２３０のユーザ毎の記憶領域に格納された画像ファイルと通信管理レポートは、ファイルサーバ２３０のモニタ上に表示して確認するか、または、ユーザの要求に応じ、コンピュータ２００からネットワーク１５０を介してファイルサーバ２３０にリモートアクセスし、コンピュータ２００のモニタ上に表示して確認するようにする。

前記と同様、ファクシミリ送信の対象となった文書つまり画像ファイルと当該文書に関わる通信管理レポートとの対応関係は常に一対一に保たれ、送信済みの文書と通信管理レポートとの対応関係は一目瞭然であり、また、いちいち送信済みの文書を探し出さなくても、その内容をファイルサーバ２３０またはコンピュータ２００のモニタ上で簡単に把握することができる。

また、画像ファイルと通信管理レポートがファイルサーバ２３０に自動的に蓄積されるので、ユーザは何ら意識することなくファクシミリ送信済みの書類を電子ファイル化することができる。

しかも、この実施例では、ユーザの認証を行ってファイルサーバ２３０におけるユーザ毎の記憶領域に画像ファイルと通信管理レポートを格納するように構成しているため、ユーザ数に関わりなく、１つのファイルサーバ２３０によってユーザ毎のデータ管理ができる。

本発明を適用したネットワークファクシミリ装置の一例について示した機能ブロック図である。 ネットワークファクシミリ装置のファクシミリ制御部に配備されたマイクロプロセッサによる処理の概略を示したフローチャートである。 一実施例におけるネットワークファクシミリ装置の構成の概略について示した機能ブロック図である。 同実施例におけるネットワークファクシミリ装置のファクシミリ制御部に配備されたマイクロプロセッサによる処理の概略を示したフローチャートである。 同マイクロプロセッサによる処理の概略を示したフローチャートの続きである。 他の一実施例におけるネットワークファクシミリ装置の構成の概略について示した機能ブロック図である。 同実施例におけるネットワークファクシミリ装置のファクシミリ制御部に配備されたマイクロプロセッサによる処理の概略を示したフローチャートである。 同マイクロプロセッサによる処理の概略を示したフローチャートの続きである。

符号の説明

１００ ネットワークファクシミリ装置
１１０ スキャナ
１２０ プリンタ
１３０ 電話回線
１４０ 通信制御回路
１５０ ネットワーク
１６０ ネットワーク制御回路
１７０ ディスプレイ
１８０ 入力操作盤
１９０ ファクシミリ制御部
２００ コンピュータ
２１０ メールサーバ
２２０ 認証サーバ（データベースを備えた記憶手段）
２３０ ファイルサーバ
２４０ 認証サーバ（データベースを備えた記憶手段）
３００ ネットワークファクシミリ装置
３９０ ファクシミリ制御部
６００ ネットワークファクシミリ装置
６９０ ファクシミリ制御部
ＣＰＵ マイクロプロセッサ
Ａ データ変換手段
Ｂ レポート生成手段
Ｃ 電子メール作成手段
Ｄ データ通信管理手段
Ｅ 認証手段

Claims (2)

1. 書類の画像を読み込むためのスキャナと、前記画像の送信結果に関わる通信管理レポートを作成するレポート生成手段とを備えたネットワークファクシミリ装置において、
   コンピュータに接続するためのネットワークと、前記スキャナで読み込まれた画像をコンピュータで認識可能な画像ファイルに変換するデータ変換手段と、前記レポート生成手段で作成された通信管理レポートと前記データ変換手段で変換された画像ファイルとを一対一に対応させて送信するための電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記ネットワークに接続された前記ユーザのコンピュータのアドレスと当該ユーザの認証データとを対応させて記憶するデータベースを備えた記憶手段と、ファクシミリの送信操作に際してユーザが入力する認証データに基いて前記データベースを検索し、当該ユーザのコンピュータのアドレスを検出して前記電子メール作成手段に引き渡す認証手段と、この認証手段から引き渡されたコンピュータのアドレスを宛先として、前記電子メール作成手段で作成された電子メールを前記ネットワークを介して前記コンピュータに送信するデータ通信管理手段とを備えたことを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
2. ネットワークに接続されたユーザのコンピュータのアドレスと当該ユーザの認証データとを対応させて予めデータベースに登録しておき、ファクシミリの送信操作に際してユーザが入力する認証データに基いて前記データベースを検索して当該ユーザのコンピュータのアドレスを求め、ネットワークファクシミリ装置のスキャナで読み込まれた書類の画像をファクシミリ伝送手順に従って送信した後、前記画像をネットワーク上のコンピュータで認識可能な画像ファイルに変換し、ファクシミリの送信結果に関わる通信管理レポートを作成して該通信管理レポートと前記変換された画像ファイルとを一対一に対応させて、前記求められたコンピュータのアドレスに電子メールを利用して送信することを特徴としたネットワークファクシミリ装置の送信履歴管理方法。

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