JP4089703B2 - 画像形成装置 - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置に関し、特に、画像データの保管機能を有する画像形成装置に関する。

近年、スキャン、コピー、プリント、ファックス等の機能を有し、多機能化する画像形成装置において、ハードディスク装置等の記憶装置を有するものが出現している。このような画像形成装置においては、受信したプリントデータやファクシミリデータ等に含まれる画像データの内容を、受信後自動的に紙等の記録媒体に出力するのではなく、一旦、記憶装置に保管し、ユーザが必要とする時に当該ユーザの指示によって出力する機能を有するものがある。

また、このような記憶装置を備えた画像形成装置においては、画像データをボックスと称する記憶装置の保管領域に保管するユーザボックス機能を有するものもある。ボックスには、プライベートボックスとパブリックボックスの二種類がある。プライベートボックスは、特定のユーザに割り当てられるものであり、パブリックボックスは、画像形成装置にネットワーク接続された複数の端末のユーザ間で共同利用されるものである。

ところで、例えば、企業において、複数名でプロジェクトを組んで業務を遂行する際に、プロジェクトメンバーの一人が作成した文書データを含む画像データを他のメンバーで共有したいといった要請がある。この要請を実現するための一つの方法として、当該画像データを他の各メンバーに割り当てられた個々のプライベートボックスに格納する方法が考えられる。また、別の方法として、プロジェクトメンバー用のプライベートボックスを作成し、当該プライベートボックスに共有したい前記画像データを格納する方法が考えられる。
特開平１１−２３９２３８号公報

しかしながら、前者の方法では、同じ画像データが一つの記憶装置に複数個（メンバーの人数分）格納されることとなり、記憶領域の有効利用上問題である。
また、後者の方法では、以下のような問題が生じる。
すなわち、画像データの共有対象となるメンバーは、当該画像データ毎に異なる場合があり、この場合、その都度、当該メンバー毎にプライベートボックスを作成するのは手間がかかり、使い勝手がよくない。また、短期のプロジェクトの結成、解散が繰り返されるような状況の場合も、その都度、プライベートボックスを作成する煩雑さが生じ、使い勝手がよくない。

本発明は、上記した課題に鑑み、多くの記憶領域を必要とせず、かつ、使い勝手を損なわずに、特定の画像データを特定のユーザで共有することができる画像形成装置を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するため、本発明に係る画像形成装置は、記憶装置を備え、複数の端末装置とネットワークを介して接続される画像形成装置であって、複数のユーザで共有する画像データであって、前記複数の端末装置の内の一の端末装置から送信される共有画像データを、前記記憶装置に格納する格納手段と、前記共有画像データと共に送信される、当該共有画像データの共有ユーザを指定する共有ユーザ指定情報と当該共有画像データとを関連付けて登録する共有ユーザ登録手段と、前記共有ユーザ登録手段で登録された共有ユーザ指定情報を参照し、指定されたユーザ宛てに前記格納された共有画像データの前記記憶装置内における格納場所を示す所在情報を送信する所在情報送信手段と、前記一の端末装置から受け付けられる通知宛先を前記共有画像データと関連付けて登録する通知宛先登録手段と、共有を許可されたユーザ全員の当該共有画像データへのアクセスが完了すると、その旨を前記通知宛先に通知するアクセス完了通知手段とを有することを特徴とする。

上記の目的を達成するため、本発明に係る画像形成装置は、記憶装置を備え、複数の端末装置とネットワークを介して接続される画像形成装置であって、前記記憶装置に格納されている画像データの内、複数のユーザで共有する共有画像データの指定と共有ユーザを指定する共有ユーザ指定情報とを、前記複数の端末装置の内の一の端末装置から受け付ける共有指定受付手段と、共有指定受付手段の受け付けた前記共有ユーザ指定情報と当該共有画像データとを関連付けて登録する共有ユーザ登録手段と、前記共有ユーザ登録手段で登録された共有ユーザ指定情報を参照し、指定されたユーザ宛てに前記指定された共有画像データの前記記憶装置内における格納場所を示す所在情報を送信する所在情報送信手段と前記一の端末装置から受け付けられる通知宛先を前記共有画像データと関連付けて登録する通知宛先登録手段と、共有を許可されたユーザ全員の当該共有画像データへのアクセスが完了すると、その旨を前記通知宛先に通知するアクセス完了通知手段とを有することを特徴とする。

また、前記共有画像データ毎に設定される共有ユーザ認証情報を受け付ける共有ユーザ認証情報受付手段と、前記所在情報に基づく、共有画像データへのアクセスの試みがなされた際に、共有ユーザ認証情報の送信を、当該アクセスを試みた端末装置に要求する共有ユーザ認証情報要求手段と、前記アクセスを試みた端末装置から送信される共有ユーザ認証情報と前記共有ユーザ識別情報受付手段が受け付けた共有ユーザ認証情報とが一致する場合に限って、当該画像データへのアクセスを許可するアクセス許可手段とを有することを特徴とする。この場合に、前記ユーザ認証情報を、共有を許可された個々のユーザのユーザ名としても構わない。あるいは、前記ユーザ認証情報を、共有対象となる画像データに対して付与されるパスワードとし、前記所在情報送信手段は、前記所在情報と共に、前記パスワードを前記指定されたユーザ宛てに通知することとしても構わない。

また、前記画像形成装置は、ウェブ・サーバ機能を有し、前記所在情報は、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）であり、端末装置から当該ＵＲＬに基づく当該共有画像データへのアクセスがなされると、当該共有画像データを含むウェブ・ページを、アクセス元の端末装置へ送信することを特徴とする。
さらに、端末装置から送信される、共有画像データへのアクセスの内容を制限するためのアクセス内容制限情報を、当該共有画像データと関連付けて登録するアクセス内容制限情報登録手段と、前記アクセス内容登録手段に登録されたアクセス内容制限情報に応じた制限を実行するアクセス内容制限手段とを有することを特徴とする。この場合に、前記アクセス内容制限情報登録手段によって登録されるアクセス内容制限情報を、当該画像データの共有を許可されるユーザに対して通知するアクセス内容制限情報通知手段を有することとしても構わない。

また、前記共有ユーザ登録手段によって共有ユーザ指定情報が登録された時点からの経過時間を計時する計時手段を有し、前記アクセス内容制限情報は、前記計時手段が計時する経過時間が、予め設定された共有許可時間を越えた場合に、当該共有画像データへのアクセスを禁止するアクセス禁止情報であり、前記アクセス内容制限手段は、前記計時手段が計時する経過時間が、予め設定された共有許可時間を越えた場合に、当該共有画像データへのアクセスを禁止することを特徴とする。

また、前記アクセス内容制限情報は、共有許可された一のユーザに対する前記共有画像データへのアクセス回数を制限するアクセス回数制限情報であり、前記アクセス内容制限手段は、共有許可された一のユーザの当該共有画像データへのアクセス回数が、予め定められた許容回数に到達すると、それ以後のアクセスを禁止することを特徴とすることを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、前記記憶装置に格納されている画像データに基づいて、用紙上に画像を印刷する機能を有し、前記アクセス内容制限情報は、前記共有画像データに基づいてなされる、用紙への印刷の部数制限情報であり、前記アクセス内容制限手段は、一時になされる印刷の部数を予め定められた許容部数以内に制限することを特徴とする。

本発明に係る画像形成装置によれば、端末装置から送信される共有画像データが記憶装置に格納されると共に、当該共有画像データと共に送信される共有ユーザ指定情報が当該共有画像データと関連付けて登録され、登録された共有ユーザ指定情報が参照されて、指定されたユーザ宛てに共有画像データの所在情報が送信される。これにより、当該所在情報が送信されたユーザで当該共有画像データを共有することが可能となる。この場合に、格納する画像データは１個で足りるので、多くの記憶領域を必要とせず、また、当該共有画像データのために特別な記憶領域（ボックス）を確保するといった必要もないことから、使い勝手を損なわない。

また、本発明に係る画像形成装置によれば、記憶装置に記憶されている画像データの内、複数のユーザで共有する共有画像データの指定と共有を許可する共有ユーザ指定情報とを端末装置から受け付けると共に、当該共有ユーザ指定情報が指定された共有画像データと関連付けて登録され、登録された共有ユーザ指定情報が参照されて、指定されたユーザ宛てに共有画像データの所在情報が送信される。これにより、上記画像形成装置と同様の効果が得られる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
図１は、画像形成装置２を含む画像データ保管システム４の概略構成を示す図である。
図１に示すように、画像データ保管システム４は、画像形成装置２と複数の端末装置６，８，１０，…とがＬＡＮ（Local Area Network）１２を介して接続されて構成されている。なお、画像形成装置２、端末装置６，８，１０を接続するネットワークは、ＬＡＮに限らず、例えば、一般回線を用いたネットワークや無線通信によるネットワークであっても構わない。

端末装置６，８，１０，…は、いずれも、制御手段としてＣＰＵ、一時記憶手段としてＲＡＭ、固定記憶装置としてハードディスク装置、入力手段としてキーボードとマウス（以上、いずれも不図示）、および表示手段として液晶ディスプレイ装置１４，１６，１８等を有する一般的なパソコンで構成される。なお、画像データ保管システム４を構成する端末装置の台数は任意である。

画像形成装置２は、原稿台にセットされた原稿の画像をスキャナで走査して読み取り、その画像を用紙上に電子写真方式でプリントして再現したり、上記端末装置６，８，１０から受信した画像データに基づいて当該画像を用紙上にカラープリントあるいはモノクロプリントしたり（以下、「プリントジョブ」と言う。）、原稿台にセットされた原稿の画像を、上記端末装置６，８，１０の指示によって読み取り、読み取った画像データを上記指示のなされた端末装置６，８，１０に送信する機能を有する装置であって、一般的に、ＭＦＰ（Ｍultiple Ｆunction Ｐeripheral）と称されるものである。

図２に、画像形成装置２の概略構成を機能ブロック図の形で示す。
画像形成装置２は、制御部２０を有する。制御部２０は、ＣＰＵ２２を中心とし、当該ＣＰＵ２２に対し、制御プログラムの格納されたＲＯＭ２４、作業用のＳ−ＲＡＭ（Static Random Access Memory）２６、画像形成等に関わる各種の設定値を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ−ＲＡＭ（不揮発性メモリ）２８、および時計ＩＣ３０がバス３２を介して接続されて構成されている。

制御部２０には、原稿画像を読み取る画像読取装置３４、各種の入力を行うためのキーや表示部を備えた操作パネル３６、ＬＡＮ１２を介して接続された上記端末装置６，８，１０と各種の情報を送受信するためのネットワークＩ／Ｆ３８、ネットワークＩ／Ｆ３８を介して受信するプリントジョブ等から印刷データを生成するプリントコントローラ４０、および印刷データに基づき画像を用紙上に形成する画像出力装置４２が、バス３２を介して接続されている。

また、制御部２０には、固定記憶装置４４がバス３２を介して接続されている。固定記憶装置には、例えば、ハードディスク装置を用いることができる。
固定記憶装置４４には、区分けされた記憶領域である「ボックス」が設定されている。当該ボックスは、画像データの保管領域として使用される。
ボックスには、ユーザ毎に割り当てられる専用ボックスであるプライベートボックスと、ユーザ全員で共有するパブリックボックスの２種類がある。ここで、端末装置６，８，１０のユーザに割り当てられたプライベートボックスを、それぞれ、プライベートボックス４６，４８，５０とする。また、符号５２で示すボックスをパブリックボックスとする。なお、プライベートボックスは、操作パネル３６を操作することによって設定（記憶領域が確保）される。この際、設定されるプライベートボックスには、操作パネル３６を介して入力されるボックス番号が付与される。個々のボックスは、ボックス番号によって識別される。個々のボックスには、さらに、識別情報として、人が識別し易いような名称も付与することができるが、本例では、ボックス番号のみによって識別することとする。また、プライベートボックスには、アクセス制限を設けるためパスワードを設定することが可能であるが、本例では、特に設定しないこととする。

原則として、各ユーザは、自身のみが利用する画像データは、自分専用のプライベートボックスに格納し、全ユーザで共有する画像データは、パブリックボックスに格納する。また、プライベートボックスに格納した画像データであっても、後述する処理によって、特定のユーザで共有することが可能となる。
また、制御部２０には、画像形成装置２をウェブ（Web）・サーバとして機能させるためのウェブ・サーバ制御部５４が接続されている。ウェブ・サーバ制御部５４は、端末装置から後述するＵＲＬによって指定される画像データを、固定記憶装置４４から取得して、当該端末装置へ送信する。

画像データ保管システム４で実行される処理の詳細な説に入る前に、その概要について、図３を参照しながら説明する。
図３における（ａ）〜（ｃ）は、画像形成装置２と端末装置６または端末装置８との間のやりとりを示すシーケンス図である。
先ず、（ａ）に示すように、端末装置６から複数のユーザで共有する共有画像データ（管理番号：１００１）が、当該共有対象となる（共有の許可される）複数のユーザ（以下、「共有ユーザ」と言う。）の通知宛先と共に、画像形成装置２に送信される。画像形成装置２は、送信される画像データを、例えば、（ｄ）に示すように、端末装置６から指定されたボックス番号４６のボックスに格納すると共に、前記通知宛先に格納した共有画像データの所在情報であるＵＲＬを通知する。その結果、この所在情報が通知されたユーザ（共有ユーザ）だけで、当該共有画像データを共有することが可能となる。

当該共有画像データに対するセキュリティ性を向上させるため、端末装置６のユーザは、送信する共有画像データと共に、共有ユーザであることを認証するための「ユーザ名」と「パスワード」を送信することができる。
ユーザ名とパスワードを受け取った画像形成装置２は、（ｅ）に示すように、当該画像データと前記ユーザ名およびパスワードとを関連付けて登録する（なお、（ｅ）に示すのは、後述する第１管理台帳６０の一部である。）。

（ｂ）に示すように、前記ＵＲＬの通知を受けた例えば端末装置８から当該ＵＲＬに基づいて、共有画像データへのアクセスが試みられると、画像形成装置２は、端末装置８に対し、ユーザ名とパスワードの送信を要求する。これに応答して、端末装置８からユーザ名とパスワードが送信されると、画像形成装置２は、送信されたユーザ名およびパスワードが登録されているユーザ名およびパスワードと一致することを確認した後、当該画像データを含むウェブ・ページを端末装置８へ送信する。

一方、送信されたユーザ名およびパスワードが登録されているユーザ名およびパスワードと一致しない場合は、（ｃ）に示すように、画像形成装置２は端末装置８に対しアクセスが禁止されている旨の警告を通知し、当該共有画像データへのアクセスを禁止する。
続いて、プライベートボックスに格納された画像データを特定のユーザで共有化する処理について詳細に説明する。

ここでは、端末装置６のユーザが所有するプライベートボックス４６に格納された画像データを共有化する例を挙げて説明する。この共有化は、上記概要で述べたように（ｉ）端末装置６で作成した画像データを当該端末装置６からプライベートボックス４６に格納する際に実行する場合と、後述する（ii）プライベートボックス４６に既に格納さている画像データの中の一つを指定して実行する場合とがある。
[１]画像形成装置２の全体的処理
先ず、図４に示すフローチャートを参照しながら、画像形成装置２で実行される全体的な処理について説明する。

当該フローチャートで示される処理は、電源の投入等により開始される。
先ず、Ｓ−ＲＡＭ２６等のクリア、各種設定値を初期状態に戻す等の初期化処理が行われる（ステップＳ２）。
初期化処理に続き、ＬＡＮ１２を介して端末装置６等の外部装置から、何らかの処理要求がなされたかどうかをチェックする（ステップＳ４）。処理要求がなされていなければ（ステップＳ４でＮＯ）、ステップＳ２４に進む。

処理要求が、(i)画像データをボックスに格納する格納要求であれば（ステップＳ６でＹＥＳ）、画像データの格納処理を実行し（ステップＳ８）、(ii)ボックスに既に格納されている画像データの共有化処理であれば（ステップＳ１０でＹＥＳ）、画像データの共有化処理を実行し（ステップＳ１４）、(iii)格納されている画像データの出力処理であれば（ステップＳ１６でＹＥＳ）、画像データの出力処理を実行する（ステップＳ１８）。ここで、画像データの出力処理とは、画像データに基づいて画像を用紙上に印刷する処理やＬＡＮ１２を介して当該画像データを端末装置６等の外部装置に送信する処理を指す。なお、ステップＳ８．１４，１８における詳細な処理内容については後述する。

処理要求が、ステップＳ６，１０，１６で判断されるいずれの要求にも該当しない場合（ステップＳ６，１０，１６のいずれにおいてもＮＯ）には、要求されたその他の処理を実行する（ステップＳ２０）。その他の処理には、端末装置６等から送信された画像データをボックスに格納することなく直ちに用紙に印刷するプリント処理や、ＮＶ−ＲＡＭ２８における各種設定の変更処理などがある。

ステップＳ６〜Ｓ２０の処理が終了するか、ステップＳ４でＮＯと判定された場合には、ステップＳ２４に進む。
ステップＳ２４では、操作パネル３６を介して何らかの処理要求がなされたかどうかをチェックする。処理要求がなされていなければ（ステップＳ２４でＮＯ）、ステップＳ３２へ進む。

処理要求が、ボックスに格納されている画像データ（ファイル）の削除要求であれば（ステップＳ２６でＹＥＳ）、当該画像データ（ファイル）の削除処理を実行する（ステップＳ２８）。なお、ステップＳ２８における処理の詳細は後述する。
処理要求が、画像データの削除要求でなければ（ステップＳ１６でＮＯ）、要求されたその他の処理を実行する（ステップＳ３０）。その他の処理には、例えば、原稿の複写処理（原稿の読取と用紙上への印刷）、新たなプライベートボックスの設定処理、ＮＶ−ＲＡＭ２８における各種設定の変更処理などがある。

ステップＳ２６〜Ｓ３０の処理が終了するか、ステップＳ２４でＮＯと判定された場合には、ステップＳ３２に進む。
ステップＳ３２では、プライベートボックスに格納されている画像データの内、共有化されているものについて、共有期限のチェックを行う。共有期限のチェック内容の詳細については後述する。

ステップＳ３２が終了すると、ステップＳ４に戻って、以降、上記した処理を繰り返す。
[２]画像データの格納と格納時にする共有化処理
図４におけるステップＳ８の処理の詳細についての説明に入る前に、例えば、端末装置６から送信される、画像データを含むプリントジョブの一例を説明する。

当該プリントジョブは、例えば、プリントジョブの制御情報を記述するための一般的な言語であるＰＪＬ（Print Job Language）で記述される。ＰＪＬで記述されるプリントジョブの一例を図５に示す。
プリントジョブは、ヘッダ部５６とボディ部５８とからなる。
ヘッダ部５６には、「＠ＰＪＬ」で始まる制御文が記述される。プリントジョブを受け取った画像形成装置２の制御部２０等（図２）は、この制御文にしたがって制御される。なお、ヘッダ部５８には、画像データの本体が、例えばページ記述言語（ＰＤＬ：Page Description Language）で記述されるのであるが、画像データの内容は、本願発明の主眼ではないので、その具定例については省略する。

以下、ヘッダ部５６に記述される制御文について説明する。
「@PJL SET DOCUMENT=1001」は、画像データを特定するための管理番号を示す。すなわち、「DOCUMENT=」に続く「1001」が管理番号を示している。なお、画像データを特定するための情報は、（管理）番号に限らず（管理）名称でも構わないのであるが、本例では、管理番号を用いることとする。

「@PJL SET STOREINBOX=ON」は、このプリントジョブに含まれる画像データは、（受信後、直ちに印刷出力するものではなく）、ボックスに格納するものであることを示す。
「@PJL SET BOXTOSTORE=123」は、画像データを格納するボックスの番号を指定する。本例では、画像データをボックス番号「１２３」のボックスに格納する。
「@PJL SET BOXTOSHARE1=”yamada,kyoyu1,tt@abc.com,OK,NG,3,3”」の中の「@PJL SET BOXTOSHARE」は、このプリントジョブに含まれる画像データが、他のユーザ《当該プリントジョブを端末装置から画像形成装置へ送信するユーザ（以下、「オーナユーザ」と言う。）以外のユーザ》と共有するものであることを示す。換言すると、「@PJL SET BOXTOSHARE」を伴うプリントジョブは、他のユーザと共有される画像データ（以下、「共有画像データ」と言う場合がある。）を含むものであることを示す。この制御文は、共有ユーザの数だけ記述され、「BOXTOSHARE」に続いて通し番号が記述される。

「=」に続く記述は、「”（ユーザ名）,（パスワード）,（通知宛先）,（プリント可否）,（送信可否）,（プリント制限部数）,（アクセス制限回数）”」である。
「ユーザ名」と「パスワード」が、後述するように、共有ユーザであることを認証するためのユーザ認証情報である。また、ユーザ名はユーザ認証情報であると共に、共有画像データの共有ユーザを指定する共有ユーザ指定情報でもある。

「ユーザ名」は、各共有ユーザのユーザ名である。
「パスワード」は、共有画像データに対し、オーナユーザによって付与されるパスワードである。当該パスワードは、共有ユーザ全員に共通するものであっても構わないし、個々の共有ユーザ毎に異なっていても構わない。
「通知宛先」は、共有画像データが画像形成装置２（固定記憶装置４４）に格納されたことを、共有ユーザに通知する際の宛先である。

「プリント可否」、「送信可否」、「プリント制限部数」、「アクセス制限回数」は、それぞれ、共有ユーザの共有画像データへアクセス内容を制限するためのアクセス内容制限情報である。
「プリント可否」は、アクセスの一態様であるプリント出力を許可するか禁止するかを示す情報である。この欄の記述が「OK」であれば、プリント出力が許可され、「NG」であれば、プリント出力が禁止される。

「送信可否」は、アクセスの一態様である共有画像データの共有ユーザの端末装置への送信を許可するか禁止するかを示す情報である。この欄の記述が「OK」であれば送信が許可され、「NG」であれば送信が禁止される。
「プリント制限部数」は、一時にプリント可能な部数の上限を示す。この欄の記述が、例えば、「1」であれば一時に一部しかプリント出力ができないことを示し、「3」であれば１〜３部の間でプリント出力ができることを示す。

「アクセス制限回数」は、一の共有ユーザが当該共有画像データにアクセスできる回数の上限を示す。この欄の記述が、例えば「5」となっていて、プリント出力も送信も許可されている共有ユーザの場合は、プリント出力と送信との合計アクセスが５回まで許可され、それ以上は禁止されていることを示す。
「@PJL SET ADDRFORSHAREDDOC=docowner1@abc.com」は、共有ユーザ全員が少なくとも１回、共有画像データにアクセスすると、後述するように、全ての共有ユーザの共有画像データへのアクセスが完了した旨が通知されるが、その際の通知宛先（アクセス完了通知宛先）を示している。通常は、オーナユーザ宛てに通知がなされる。本例のアクセス完了通知宛先は「docowner1@abc.com」である。

続いて、図４におけるステップＳ８の処理の詳細について、図６に示すフローチャートを参照しながら説明する。
上述したように、図６に示す一連の処理は、図４に示すステップＳ６において、受信したプリントジョブが、画像データをボックスに格納する格納要求を含むと判定した場合に（ステップＳ６でＹＥＳ）、実行されるものである。ステップＳ６における判定は、プリントジョブのヘッダ部に「@PJL SET STOREINBOX=ON」が記述されているか否かによってなされる。

図６に示すように、先ず、ボックス番号によって指定されたボックスに画像データを格納する（ステップＳ４０）。当該ボックス番号は、「@PJL SET BOXTOSTORE=123」によって特定される。
次に、格納した画像データが共有化すべきものであるか否かの判断をする（ステップＳ４２）。この判断は、プリントジョブのヘッダ部５６（図５）に、共有化指定情報である「@PJL SET BOXTOSHARE」が記述されているかいないかによってなされる。「@PJL SET BOXTOSHARE」の記述が無い場合は（ステップＳ４２でＮＯ）、ステップＳ４４〜Ｓ４６をスルーして、図４のステップＳ１０へ進む。「@PJL SET BOXTOSHARE」の記述があり（ステップＳ４２でＹＥＳ）、当該画像データを共有画像データとする場合は、ステップＳ４４、Ｓ４６へ進む。

ステップＳ４４、Ｓ４６では、共有画像データを共有するユーザ（すなわち、共有を許可されたユーザ）名等を第１及び第２管理台帳に登録する処理を行う。
図７（ａ）に、共有ユーザ管理台帳である第１管理台帳６０を示す。
第１管理台帳６０には、図７（ａ）に示すように、「ボックス番号」、「管理番号」、「ユーザ名」、「パスワード」、「共有ユーザ通知宛先」、「制限機能（プリント、送信）」、「制限部数」、「アクセス制限回数」が、受け付けたプリントジョブのヘッダ部５６（図５）に基づいて登録される。なお、「アクセス回数」は、後述するように、共有ユーザが共有画像データにアクセスした回数を記録する欄である。初期設定として「０」が格納され、共有ユーザが共有画像データにアクセスする毎に対応するアクセス回数欄の値が１ずつインクリメントされる。

図７（ｂ）に示す第２管理台帳６２には、「ボックス番号」、「管理番号」、「アクセス完了通知宛先」、「削除可否」、「第１有効期間」、「第２有効期間」が、受け付けたプリントジョブのヘッダ部５６（図５）に基づいて登録される。
なお、「削除可否」は、図５の例では示さなかったが、ヘッダ部５６において、画像データの固定記憶装置４４からの削除を禁止する指定を行うことができ、当該禁止指定の有無を登録する欄である。ヘッダ部５６において禁止指定があれば「ＮＧ」が、禁止指定がなければ「ＯＫ」が登録される。また、「第１有効期間」、「第２有効期間」も図５の例では示さなかったが、これらは、画像データの共有期間に関する情報である。「第１有効期間」は、後述する登録（共有化）日時から起算して、当該画像データの共有を許可する期間（例えば、日数）である。「第２有効期間」は、「第１有効期間」よりも短い値に設定される期間であって、後述するように、共有期限切れが迫っていることを各共有ユーザに通知する目的で設定されるものである。

「登録（共有化）日時」の欄には、以上説明した項目が、第１、第２管理台帳６０，６２に登録されると、時計ＩＣ３０（図２）を参照し、その時の日時が登録される。この日時を、画像データの共有開始日時とする。
なお、第１および第２管理台帳６０，６２は、ＮＶ−ＲＡＭ２８（図２）に格納されている。

以上説明したように、ステップＳ４４、Ｓ４６が終了すると、ステップＳ４８に進み、共有ユーザに対し、画像データの共有化を通知する。
当該通知は、第１管理台帳６０に登録された共有ユーザ通知宛先に対し、電子メール（E-mail）で、共有ユーザ毎になされる。
電子メールでなされる共有ユーザ通知の当該電子メール本文６１の一例を図８に示す。

図８に示すように、共有ユーザ通知には、対象となる画像データの所在情報であるＵＲＬ（Uniform Resource Locator）とパスワードが含まれる。ＵＲＬの構成は、例えば、「http://（画像形成装置２のＩＰアドレス）/BOX/（ボックス番号）/（管理番号）」である。なお、当該通知を受け取った端末装置のディスプレイ装置では、当該ＵＲＬがハイパーリンク表示される。したがって、共有ユーザは、当該ＵＲＬ表示をクリックするだけで、ウェブ（Web）ブラウザを用いて、対応する画像データへのアクセスを試みることができる。

また、共有ユーザ通知には、当該共有画像データに関し当該共有ユーザに許可されているアクセス内容を含む。
なお、上記電子メール本文６１の基本となるフォーマット文は、ＲＯＭ２４（図２）に予め格納されており、ＣＰＵ２２が、当該フォーマット文を基に、第１管理台帳６０を参照して、共通ユーザ毎に対応する共有ユーザ通知を作成する。

ステップＳ４８の処理が終了すると、図４のステップＳ１０に進む。
[３]既格納画像データの共有化処理
上記[２]では、端末装置から送信された画像データをボックスに格納する際に当該画像データを共有化することとしたが、ここで示すのは、既にボックスに格納されている未だ共有になっていない画像データを選択して共有化する処理である。

画像形成装置２で実行される処理の説明の前に、端末装置における処理について説明する。端末装置からユーザが、自身に割り当てられたプライベートボックスにアクセスすると、当該ボックスに格納されている画像データの一覧が当該端末装置のディスプレイ上に表示される。ユーザがマウス、キーボード等の入力手段を介して、共有対象とする画像データを選択すると共に、共有を許可するユーザのユーザ名、画像データに対して付与するパスワード、当該ユーザの通知宛先等を入力する。その他の入力可能項目は、上記[２]の場合と同様「プリント可否」、「送信可否」、「プリント制限部数」、「アクセス制限回数」である。また、共有ユーザに関する項目以外で入力可能なものも、上記[２]の場合と同様である。以上の項目の入力が終了すると、端末装置は、選択された画像データの画像形成装置２への共有化指示をプリントジョブの形式で作成する。

作成されるプリントジョブ６３の一例を図９に示す。なお、プリントジョブの形をとってはいるが、専ら共有化を指示するものであるので、画像データは含まれない。
図９中、「@PJL SET SHAREDOCUMENT=ON」は、既に格納されている画像データの共有化指示である。
「@PJL SET DOCUMENTTOSHARE=”2255,29388”」は、共有対象となる画像データを、“（ボックス番号），（管理番号）”の書式で指定するものである。本例では、ボックス番号「２２５５」に格納されている管理番号「２９３８８」の画像データを共有化対象としている。

「@PJL SET ADDRFORSHAREDDOC」および「@PJL SET BOXTOSHARE」は、上記[２]の場合と同じである。なお、図９に示す「@PJL SET BOXTOSHARE」の例においては、アクセス内容制限情報は設定されていない。
図１０は、上記のようにして作成されるプリントジョブを受信した画像形成装置２が実行する処理内容を示すフローチャートである。図１０に示すステップＳ５０，Ｓ５２，Ｓ５４において実行される処理はそれぞれ、基本的に、上述したステップＳ４４，Ｓ４６，Ｓ４８の処理と同様なので、その詳細な説明については省略する。要は、プリントジョブのヘッダ部を参照して、第１および第２管理台帳６０，６２（図７）に必要な事項を登録する（ステップＳ５０）と共に、当該登録の日時を第２管理台帳６２（図７（ｂ））に記録し（ステップＳ５２）、登録した共有ユーザ毎に共有ユーザ通知を行う（ステップＳ５４）のである。

なお、当該フローチャートに示す処理は、図４のフローチャートのステップＳ１０において、ボックスに既に格納されている画像データの共有化処理であると判定された場合に実行される。当該判定は、上述したように、プリントジョブのヘッダ部における「@PJL SET SHAREDOCUMENT=ON」の有無によってなされる。
[４]共有画像データの出力処理
図４のステップＳ１８の詳細を、図１１に示すフローチャートを参照しながら説明する。

図１１に示す一連の処理は、共有ユーザ通知を受けた共有ユーザが、自身の端末装置のディスプレイ装置上に表示される当該共有ユーザ通知に含まれるＵＲＬ（図８参照）をマウスでクリックすることにより当該共有画像データへのアクセスを試みると（図４のステップＳ１６でＹＥＳ）、開始される。
先ず、ユーザ名とパスワードの送信を、アクセスを試みてきた端末装置に要求する（ステップＳ６０）。

ユーザ名およびパスワードが送信されると（ステップＳ６２）、第１管理台帳６０を参照し、該当する管理番号と対応づけて登録されているユーザ名およびパスワードの中に、送信されたユーザ名およびパスワードと一致するものがあるか否かの判定を行う（ステップＳ６４）。
一致するものがなければ（ステップＳ６４でＮＯ）、端末装置のウェブ（Web）・ブラウザ上に「アクセスが禁止されている」旨の警告（警告表示１）を表示して（ステップＳ６６）、リターンする。

一致するものがあれば（ステップＳ６４でＹＥＳ）、共有画像データに対する出力内容（本例では、プリントまたは送信。プリントの場合はプリント部数を含む。）の送信を端末装置に要求する（ステップＳ６８）。
端末装置から送信された出力内容を受信すると（ステップＳ７０でＹＥＳ）、第１管理台帳６０（図７（ａ））の制限機能欄を参照し、要求のあった出力内容（プリントまたは送信）が、（管理番号、ユーザ名、パスワードから特定される）対応する共有ユーザに対して許可されているか否かを判定する（ステップＳ７２）。また、出力（要求）内容が「プリント」の場合であってそれが許可されている場合には、さらに、制限部数欄を参照して、出力要求部数（プリント部数）が登録されている制限部数を超えていないか否かを判定する（ステップＳ７２）。

判定の結果、出力（要求）内容が許可されていないか、または、プリント要求の場合であって出力要求部数が制限部数を超えている場合には（ステップＳ７２でＹＥＳ）、端末装置のウェブ・ブラウザ上にその旨の警告（警告表示２）を表示して（ステップＳ７４）、リターンする。
ステップＳ７２でＮＯと判定した場合には、ステップＳ７６へ進み、第１管理台帳６０のアクセス制限回数欄とアクセス回数欄を参照し、今回のアクセスによって当該共有ユーザによる当該共有画像データへのアクセス回数がアクセス制限回数を超えることとなるか否かを判定する。

判定の結果、超えることとなる場合には（ステップＳ７６でＹＥＳ）、端末装置のウェブ・ブラウザ上に、アクセス回数が既に制限回数に到達している旨の警告（警告表示３）を表示して（ステップＳ７８）、リターンする。
今回のアクセスで制限回数を越えることとならない場合には（ステップＳ７６でＮＯ）、ステップＳ８０へ進み、要求のあった出力を実行し、第１管理台帳６０における当該共有ユーザの当該共有画像データに対応するアクセス回数を一つインクリメントする（ステップＳ８２）。

次に、共有画像データアクセスログファイル６４にアクセス履歴を記録する（ステップＳ８４）。共有画像データアクセスログファイル６４を図１２に示す。当該アクセスログファイル６４には、アクセスした日時、アクセスした画像データの管理番号、およびユーザ名を記録する。
図１１に戻り、アクセスログファイル６４への記録（ステップＳ８４）が終了すると、ステップＳ８６に進む。

ステップＳ８６では、今回のアクセスによって、当該共有画像データに対して、共有許可された共有ユーザ全員が少なくとも１回アクセスしたことになるか否かを判定する。当該判定は、第１管理台帳６０（図７（ａ））を参照し、対応する管理番号のアクセス回数欄に全て１以上が登録されているか否かによって行う。
共有ユーザ全員のアクセスが完了していない（すなわち、一度もアクセスしていない共有ユーザが一人でもいる）と判定した場合には（ステップＳ８６でＮＯ）、リターンする。

一方、共有ユーザ全員のアクセスが完了した（すなわち、共有ユーザ全員が少なくとも１回アクセスした）と判定した場合には（ステップＳ８６でＹＥＳ）、ステップＳ８８へ進み、第２管理台帳６２を参照して、当該共有画像データの管理番号と対応付けて登録されているアクセス完了通知宛先に、全ての共有ユーザの共有画像データへのアクセスが完了した旨の通知を行う。
[５]格納画像データの削除処理
図４のステップＳ２６において、操作パネル３６（図２）を介して、削除対象とする画像データの指定がなされた後の処理（ステップＳ２８）の詳細について、図１３に示すフローチャートを参照しながら説明する。なお、削除対象とする画像データは、操作パネル３６の表示部に表示される管理番号を選択することによってなされる。

先ず、指定された画像データ（すなわち、選択された管理番号の画像データ）が共有画像データであるか否かの判定を行う（ステップＳ９０）。当該判定は、選択された管理番号が第２管理台帳６２（図７（ｂ））に登録されているか否かによって行う。
指定された画像データが共有画像データでなければ（ステップＳ９０でＮＯ）、固定記憶装置４４（図２）から当該画像データを削除する（ステップＳ９２）。

指定された画像データが共有画像データの場合には（ステップＳ９０でＹＥＳ）、第２管理台帳６２（図７（ｂ））の「削除可否」欄を参照し、削除が許可されているか禁止されているかの判断を行う（ステップＳ９４）。
削除が禁止されていれば（ステップＳ９４でＮＯ）、操作パネル３６（図２）の表示部にその旨の警告表示を行って（ステップＳ９６）、リターンする。

削除が許可されていれば（ステップＳ９４でＹＥＳ）、先ず、指定された共有画像データを固定記憶装置４４（図２）から削除する（ステップＳ９８）。
次に、第１管理台帳６０（図７（ａ））を参照し、削除された共有画像データの各共有ユーザに対し、共有の中止を通知し（ステップＳ１００）、第１および第２管理台帳６０，６２（図７）から削除した共有画像データに関する情報（登録事項）を全て削除する（ステップＳ１０２）。
[６]共有期限のチェック
図４に示すステップＳ３２（共有期限のチェック）の処理の詳細について、図１４に示すフローチャートを参照しながら説明する。

先ず、第２管理台帳６２（図７（ｂ））の一つ目（先頭）に登録されている画像データをチェック対象とする（ステップＳ１１０）。
当該画像データに対応する登録（共有化）日時から第１有効期間が経過しているか否かを時計ＩＣ３０（図２）を参照して判定する(ステップＳ１１２)。
第１有効期間が経過していると判定した場合は（ステップＳ１１２でＹＥＳ）、当該共有画像データを削除する（ステップＳ１１４）。続いて、第１管理台帳６０（図７（ａ））を参照し、削除された共有画像データの各共有ユーザに対し、共有の中止を通知し（ステップＳ１１６）、第１および第２管理台帳６０，６２（図７）から削除した共有画像データに関する情報（登録事項）を全て削除する（ステップＳ１１８）。

第１有効期間が経過していないと判定した場合は（ステップＳ１１２でＮＯ）、第２有効期間が経過しているか否かの判定を行う（ステップＳ１２０）。
第２有効期間が経過していると判定した場合には（ステップＳ１２０でＹＥＳ）、第１管理台帳６０（図７（ａ））を参照し、対応する管理番号と関連付けて登録されている各共有ユーザに対し、有効期限（共有期限）が迫っている旨の通知（共有期限切れの事前通知）を行う（ステップＳ１２２）。

第２有効期間が経過していないと判断した場合は（ステップＳ１２２でＮＯ）、ステップＳ１２４に進み、未チェックの共有画像データがあれば（ステップＳ１２４でＹＥＳ）、上記ステップＳ１１２〜Ｓ１２２の処理を繰り返し、第２管理台帳６２（図７（ｂ））に登録されている画像データの全てのチェックが終了したと判断した場合は（ステップＳ１２４でＹＥＳ）、図４のステップＳ４へリターンする。

以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明は上記した形態に限らないことは勿論であり、例えば、以下のような形態とすることもできる。
（１）上記実施の形態では、ＵＲＬによってアクセスを試みた端末装置に対し、ユーザ名とパスワードの送信を要求し、送信されたユーザ名とパスワードが予め登録されているユーザ名とパスワードに一致した場合に限って、共有画像データへのアクセスを許可した。しかしながら、ユーザ名とパスワードの利用は必ずしも必要ではなく、ＵＲＬによるアクセスがなされると、直ちに、その画像データの出力処理を実行するようにしても構わない。
ユーザ名とパスワードを利用するのは、あくまでもセキュリティの向上のためであり、ＵＲＬをユーザに通知することによって、その画像データの共有化はなされているからである。
（２）上記実施の形態では、共有対象となる一の画像データに限って設定される共有ユーザ認証情報として、ユーザ名およびパスワードを設定したが、これに限らず、ユーザ名のみでも構わない。要は、当該共有画像データへのアクセスが試みられた際に、当該アクセスを試みた者が、当該共有画像データの共有を許可されたユーザであるか否かが識別できればよいのである。この場合に、さらに、パスワードを追加することによって、共有画像データに対するセキュリティ性が向上するのである。
（３）上記実施の形態では、共有ユーザの通知宛先は、端末装置から送信することとしたがこれに限らず、例えば、ＮＶ−ＲＡＭ２８（図２）内に、予めユーザ名に対応付けて当該通知宛先を記憶しておいても構わない。この場合、通知宛先は、端末装置から送信されるユーザ名を参照し、ＮＶ−ＲＡＭ２８から引き出すようにする。
（４）上記実施の形態では、アクセス内容の制限として、「プリント可否」、「送信可否」、「プリント制限部数」、「アクセス制限回数」を設定したが、設定内容はこれに限らない。例えば、「カラープリント可否」、「モノクロプリント可否」、「ステープル可否」、「パンチ可否」、「編集可否」などを設定しても構わない。

本発明に係る画像形成装置は、例えば、複数のユーザで画像データを共有する装置として好適に利用可能である。

画像データ保管システムの概略構成を示す図である。 画像形成装置の概略構成を示すブロック図である。 画像データ保管システムにおける画像形成装置と端末装置間のやりとりの概略を説明するための図である。 上記画像形成装置で実行される全体的な処理内容を示すフローチャートである。 画像データの共有化指定情報を含むプリントジョブの一例を示す図である。 上記画像形成装置で実行される画像データの格納と共有化処理の内容を示すフローチャートである。 （ａ）は第１管理台帳を、（ｂ）は第２管理台帳をそれぞれ示す。 共有ユーザ通知の一例を示す図である。 画像データの共有化指定情報で構成されるプリントジョブの一例を示す図である。 上記画像形成装置で実行される既格納画像データの共有化処理の内容を示すフローチャートである。 上記画像形成装置で実行される共有画像データの出力処理の内容を示すフローチャートである。 共有画像データアクセスログファイルを示す図である。 格納画像データの削除処理の内容を示すフローチャートである。 共有画像データの共有期限のチェック処理の内容を示すフローチャートである。

符号の説明

２ 画像形成装置
６，８，１０ 端末装置
１２ ＬＡＮ
２０ 制御部
４４ 固定記憶装置
４６，４８，５０ プライベートボックス
５４ ウェブ・サーバ制御部

Claims (11)

1. 記憶装置を備え、複数の端末装置とネットワークを介して接続される画像形成装置であって、
   複数のユーザで共有する画像データであって、前記複数の端末装置の内の一の端末装置から送信される共有画像データを、前記記憶装置に格納する格納手段と、
   前記共有画像データと共に送信される、当該共有画像データの共有ユーザを指定する共有ユーザ指定情報と当該共有画像データとを関連付けて登録する共有ユーザ登録手段と、
   前記共有ユーザ登録手段で登録された共有ユーザ指定情報を参照し、指定されたユーザ宛てに前記格納された共有画像データの前記記憶装置内における格納場所を示す所在情報を送信する所在情報送信手段と、
   前記一の端末装置から受け付けられる通知宛先を前記共有画像データと関連付けて登録する通知宛先登録手段と、
   共有を許可されたユーザ全員の当該共有画像データへのアクセスが完了すると、その旨を前記通知宛先に通知するアクセス完了通知手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
2. 記憶装置を備え、複数の端末装置とネットワークを介して接続される画像形成装置であって、
   前記記憶装置に格納されている画像データの内、複数のユーザで共有する共有画像データの指定と共有ユーザを指定する共有ユーザ指定情報とを、前記複数の端末装置の内の一の端末装置から受け付ける共有指定受付手段と、
   共有指定受付手段の受け付けた前記共有ユーザ指定情報と当該共有画像データとを関連付けて登録する共有ユーザ登録手段と、
   前記共有ユーザ登録手段で登録された共有ユーザ指定情報を参照し、指定されたユーザ宛てに前記指定された共有画像データの前記記憶装置内における格納場所を示す所在情報を送信する所在情報送信手段と、
   前記一の端末装置から受け付けられる通知宛先を前記共有画像データと関連付けて登録する通知宛先登録手段と、
   共有を許可されたユーザ全員の当該共有画像データへのアクセスが完了すると、その旨を前記通知宛先に通知するアクセス完了通知手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
3. 前記共有画像データ毎に設定される共有ユーザ認証情報を受け付ける共有ユーザ認証情報受付手段と、
   前記所在情報に基づく、共有画像データへのアクセスの試みがなされた際に、共有ユーザ認証情報の送信を、当該アクセスを試みた端末装置に要求する共有ユーザ認証情報要求手段と、
   前記アクセスを試みた端末装置から送信される共有ユーザ認証情報と前記共有ユーザ識別情報受付手段が受け付けた共有ユーザ認証情報とが一致する場合に限って、当該画像データへのアクセスを許可するアクセス許可手段と、
   を有することを特徴とする請求項１または２記載の画像形成装置。
4. 前記ユーザ認証情報は、共有を許可された個々のユーザのユーザ名であることを特徴とする請求項３記載の画像形成装置。
5. 前記ユーザ認証情報は、共有対象となる画像データに対して付与されるパスワードであり、
   前記所在情報送信手段は、前記所在情報と共に、前記パスワードを前記指定されたユーザ宛てに通知することを特徴とする請求項３記載の画像形成装置。
6. 前記画像形成装置は、ウェブ・サーバ機能を有し、
   前記所在情報は、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）であり、
   端末装置から当該ＵＲＬに基づく当該共有画像データへのアクセスがなされると、当該共有画像データを含むウェブ・ページを、アクセス元の端末装置へ送信することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の画像形成装置。
7. 端末装置から送信される、共有画像データへのアクセスの内容を制限するためのアクセス内容制限情報を、当該共有画像データと関連付けて登録するアクセス内容制限情報登録手段と、
   前記アクセス内容登録手段に登録されたアクセス内容制限情報に応じた制限を実行するアクセス内容制限手段とを有することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の画像形成装置。
8. 前記アクセス内容制限情報登録手段によって登録されるアクセス内容制限情報を、当該画像データの共有を許可されるユーザに対して通知するアクセス内容制限情報通知手段を有することを特徴とする請求項７記載の画像形成装置。
9. 前記共有ユーザ登録手段によって共有ユーザ指定情報が登録された時点からの経過時間を計時する計時手段を有し、
   前記アクセス内容制限情報は、前記計時手段が計時する経過時間が、予め設定された共有許可時間を越えた場合に、当該共有画像データへのアクセスを禁止するアクセス禁止情報であり、
   前記アクセス内容制限手段は、前記計時手段が計時する経過時間が、予め設定された共有許可時間を越えた場合に、当該共有画像データへのアクセスを禁止することを特徴とする請求項７または８に記載の画像形成装置。
10. 前記アクセス内容制限情報は、共有許可された一のユーザに対する前記共有画像データへのアクセス回数を制限するアクセス回数制限情報であり、
    前記アクセス内容制限手段は、共有許可された一のユーザの当該共有画像データへのアクセス回数が、予め定められた許容回数に到達すると、それ以後のアクセスを禁止することを特徴とすることを特徴とする請求項７または８に記載の画像形成装置。
11. 前記画像形成装置は、前記記憶装置に格納されている画像データに基づいて、用紙上に画像を印刷する機能を有し、
    前記アクセス内容制限情報は、前記共有画像データに基づいてなされる、用紙への印刷の部数制限情報であり、
    前記アクセス内容制限手段は、一時になされる印刷の部数を予め定められた許容部数以内に制限することを特徴とする請求項７または８に記載の画像形成装置。

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