JP5277145B2 - 画像処理装置及び画像処理方法 - Google Patents
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Description
本発明は、電子文書ファイルのパスワードを自動又は手動で設定する画像処理装置に関する。
従来から、電子文書ファイル等の機密性を確保するため、ファイルにパスワードを付して保存する方法がある。パスワードを付することによって、そのパスワードを知るもの以外の者に、そのファイルの閲覧、印刷又は編集等を禁止するものである。
また、このようなパスワード設定による利用制限に加え、ファイルそのものに暗号化処理を施すことによって、機密性をより一層高める方法がある（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１に開示されている技術によれば、ファイルを暗号化するか否かを所定の条件にもとづいて判断し、暗号化する場合にはそのパスワード（アクセスキー）を予め定めた条件毎に設定することができる。
また、このようなパスワード設定による利用制限に加え、ファイルそのものに暗号化処理を施すことによって、機密性をより一層高める方法がある（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１に開示されている技術によれば、ファイルを暗号化するか否かを所定の条件にもとづいて判断し、暗号化する場合にはそのパスワード（アクセスキー）を予め定めた条件毎に設定することができる。
しかしながら、このような方法にもとづく従来の技術では、ファイルごとにパスワードを設定する必要があるため、ユーザ単位で一つのパスワードを管理しているユーザにとっては不便である。
このようなユーザ（甲）は、例えば、相手（乙）にしか知られたくない５個の電子文書ファイルがある場合、乙専用のパスワード「******」を５個のファイルすべてに付して乙に渡すようにしている。このため、甲によるパスワードの設定や管理のみならず、ファイルを受け取った乙もパスワードを容易に解除することができる。
ところが、特許文献１に開示された技術によると、パスワードを設定する側のみならず、これを受け取る側でも、ファイル数に応じて何度もパスワードを入力する手間が増えるため、ユーザにとっては煩わしいものとなっていた。
このようなユーザ（甲）は、例えば、相手（乙）にしか知られたくない５個の電子文書ファイルがある場合、乙専用のパスワード「******」を５個のファイルすべてに付して乙に渡すようにしている。このため、甲によるパスワードの設定や管理のみならず、ファイルを受け取った乙もパスワードを容易に解除することができる。
ところが、特許文献１に開示された技術によると、パスワードを設定する側のみならず、これを受け取る側でも、ファイル数に応じて何度もパスワードを入力する手間が増えるため、ユーザにとっては煩わしいものとなっていた。
また、一般のＭＦＰ（Multifunction Peripheral）においては、ＵＳＢメモリに保存されている電子文書ファイルをパーソナルコンピュータを介さずにダイレクト印刷する場合、印刷の実行前に、各ファイルが暗号化されたものか否かを、ユーザが表示パネル等を介してユーザが認識することはできない。この場合、印刷処理操作後に発生する印刷エラー通知等を見なければ、そのファイルが暗号化電子文書ファイルであることを認識することができなかった。
したがって、対象ファイルが、暗号化されたファイルであることをユーザが事前に認識していない限り、エラーに伴う無用な作業（エラーの解析、エラーのリセット操作等）や遅延が生じていた。
したがって、対象ファイルが、暗号化されたファイルであることをユーザが事前に認識していない限り、エラーに伴う無用な作業（エラーの解析、エラーのリセット操作等）や遅延が生じていた。
本発明は、上記の事情に鑑みてなされたものであり、所定の登録情報に関連づけてパスワードを設定し、この設定したパスワードを参照して一又は二以上の対象ファイルに付することによって、ファイル毎にパスワードを設定する手間を省き、このようなファイルを利用する者の利便を向上する画像処理装置の提供を目的とする。
上記目的を達成するため、本発明の画像処理装置は、対象のファイルにパスワードを付して当該ファイルを所望の宛先に送信し、もしくは、所望の場所に保存し、又は、パスワードが付されたファイルの認証を介してその利用制限を解除する画像処理装置であって、所定の登録情報に関連づけて所望のパスワードを設定するパスワード設定手段と、一又は二以上の対象のファイルに、前記登録情報に関連づけて設定されたパスワードを付するパスワード参照手段とを備えるようにしてある。
また、本発明の画像処理方法は、対象のファイルにパスワードを付して当該ファイルを所望の宛先に送信し、もしくは、所望の場所に保存し、又は、パスワードが付されたファイルの認証を介してその利用制限を解除する画像処理方法であって、所定の登録情報に関連づけて所望のパスワードを設定するステップと、一又は二以上の対象のファイルに、前記登録情報に関連づけて設定されたパスワードを付するステップとを有する方法としてある。
また、本発明の画像処理方法は、対象のファイルにパスワードを付して当該ファイルを所望の宛先に送信し、もしくは、所望の場所に保存し、又は、パスワードが付されたファイルの認証を介してその利用制限を解除する画像処理方法であって、所定の登録情報に関連づけて所望のパスワードを設定するステップと、一又は二以上の対象のファイルに、前記登録情報に関連づけて設定されたパスワードを付するステップとを有する方法としてある。
本発明の画像処理装置及び画像処理方法によれば、電子文書ファイル等に対するパスワードの設定やその解除の利便を向上させることができる。
以下、本発明の一実施形態に係る画像処理装置の構成について図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の一実施形態に係る画像処理装置の構成を示すブロック図である。
図１に示すように、画像処理装置１は、制御部１０と画像読み取り部２０と記憶部３０と画像形成部４０と外部インタフェース５０と操作表示部６０と認証部７０を備える。
図１は、本発明の一実施形態に係る画像処理装置の構成を示すブロック図である。
図１に示すように、画像処理装置１は、制御部１０と画像読み取り部２０と記憶部３０と画像形成部４０と外部インタフェース５０と操作表示部６０と認証部７０を備える。
制御部１０は、プログラムとコンピュータとの協働により実現される機能的な手段を各構成として備える。
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Process Unit）やチップセット等の制御要素、ＲＯＭ（Read Only Memory）及びＲＡＭ（Random Access Memory）等により構成されたコンピュータを有する。ＣＰＵは、プログラムを実行する演算処理装置である。ＲＯＭは、プログラム及びデータを予め記憶した不揮発性のメモリである。ＲＡＭは、プログラムを実行する際にそのプログラム及びデータを一時的に記憶して、作業領域として用いるメモリである。ＲＯＭに記憶されたプログラムは、ＣＰＵの制御手段に読み込まれることにより、コンピュータの構成各部に指令を送り、所定の処理を行わせる。
すなわち、制御部１０は、以下に示す各構成部（画像読み取り部２０、記憶部３０、画像形成部４０、外部インタフェース５０、操作表示部６０及び認証部７０）を統括的に制御する。
さらに、制御部１０は、同図に示す機能的な各手段を備え、例えば、ＰＤＦファイルなどの電子文書ファイルに付するパスワードの登録、参照、又は、解除その他処理を行う。各構成手段についての詳細な説明については後述する。
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Process Unit）やチップセット等の制御要素、ＲＯＭ（Read Only Memory）及びＲＡＭ（Random Access Memory）等により構成されたコンピュータを有する。ＣＰＵは、プログラムを実行する演算処理装置である。ＲＯＭは、プログラム及びデータを予め記憶した不揮発性のメモリである。ＲＡＭは、プログラムを実行する際にそのプログラム及びデータを一時的に記憶して、作業領域として用いるメモリである。ＲＯＭに記憶されたプログラムは、ＣＰＵの制御手段に読み込まれることにより、コンピュータの構成各部に指令を送り、所定の処理を行わせる。
すなわち、制御部１０は、以下に示す各構成部（画像読み取り部２０、記憶部３０、画像形成部４０、外部インタフェース５０、操作表示部６０及び認証部７０）を統括的に制御する。
さらに、制御部１０は、同図に示す機能的な各手段を備え、例えば、ＰＤＦファイルなどの電子文書ファイルに付するパスワードの登録、参照、又は、解除その他処理を行う。各構成手段についての詳細な説明については後述する。
画像読み取り部２０は、イメージセンサ等からなり、原稿を読み取り、画像信号を取得する。取得した画像信号は、画像形成部４０に出力される。
また、画像読み取り部２０が読み取った原稿の画像信号を電子文書ファイルに変換して記憶部３０に保存することもできる。
また、画像読み取り部２０が読み取った原稿の画像信号を電子文書ファイルに変換して記憶部３０に保存することもできる。
記憶部３０は、ハードディスクや不揮発メモリ等からなる記憶デバイスである。記憶部３０は、主に、アドレス帳その他の宛先テーブルの他、ユーザ認証に用いるログインパスワード等からなるユーザ登録情報を格納する。
また、記憶部３０は、ユーザごとにドキュメントファイルを格納可能なユーザボックス（以下、適宜、Ｂｏｘと呼ぶ）の領域を有している。
また、記憶部３０は、ユーザごとにドキュメントファイルを格納可能なユーザボックス（以下、適宜、Ｂｏｘと呼ぶ）の領域を有している。
画像形成部４０は、主に、記憶部３０に保存されている電子文書ファイルを取り出して描画データに変換することができる。
また、画像形成部４０は、装置本体に装着されたメモリカードに保存されている電子文書ファイルを外部インタフェース６０を介して取り出し、これを描画データに変換することができる。
変換後の描画データは不図示の出力エンジンによって出力される。
具体的には、描画データであるビットマップデータの潜像にもとづいてトナー現像を形成し、中間転写体を介して紙媒体等に転写、定着する処理によって紙印刷等が行われる。
また、画像形成部４０は、装置本体に装着されたメモリカードに保存されている電子文書ファイルを外部インタフェース６０を介して取り出し、これを描画データに変換することができる。
変換後の描画データは不図示の出力エンジンによって出力される。
具体的には、描画データであるビットマップデータの潜像にもとづいてトナー現像を形成し、中間転写体を介して紙媒体等に転写、定着する処理によって紙印刷等が行われる。
外部インタフェース５０は、ＬＡＮポートやＵＳＢポートなど、外部機器とデータの受け渡しを行う入出力インタフェースを構成する。
特に、本実施形態においては、ＵＳＢメモリなどメモリカードを着脱可能に構成している。
このため、例えば、メモリカードを外部インタフェース５０を介して画像処理装置本体に装着することにより、メモリカードに保存されているＰＤＦファイルを読み出すことができる。
なお、読み出されたＰＤＦファイルは、画像形成部４０を介して印刷することができる。これは、所謂ダイレクト印刷と呼ばれ、メモリカードに保存されてあるＰＤＦファイルなどの電子文書ファイルをパーソナルコンピュータを介さず、当該画像処理装置だけで印刷することができる。
特に、本実施形態においては、ＵＳＢメモリなどメモリカードを着脱可能に構成している。
このため、例えば、メモリカードを外部インタフェース５０を介して画像処理装置本体に装着することにより、メモリカードに保存されているＰＤＦファイルを読み出すことができる。
なお、読み出されたＰＤＦファイルは、画像形成部４０を介して印刷することができる。これは、所謂ダイレクト印刷と呼ばれ、メモリカードに保存されてあるＰＤＦファイルなどの電子文書ファイルをパーソナルコンピュータを介さず、当該画像処理装置だけで印刷することができる。
操作表示部６０は、例えば、液晶パネル等に透明シートを重ねた操作パネルからなり、表示と入力の2つの機能を備える。
操作表示部６０は、表示機能として、ユーザに対する所定の通知（例えば有効期限に関する通知やエラー通知等）やユーザに操作を促す各種情報等を表示する、
また、操作表示部６０は、入力機能として、パスワード設定や解除に必要なパスワードを入力するための手段、パスワードを関連づけるファイル送信先を選択し、又は、入力するための手段等を提供する。
操作表示部６０は、表示機能として、ユーザに対する所定の通知（例えば有効期限に関する通知やエラー通知等）やユーザに操作を促す各種情報等を表示する、
また、操作表示部６０は、入力機能として、パスワード設定や解除に必要なパスワードを入力するための手段、パスワードを関連づけるファイル送信先を選択し、又は、入力するための手段等を提供する。
認証部７０は、この画像処理装置１を利用する者の正当性を判断し、正当な利用者のみに利用を許可するユーザ認証を行うものであり、当該装置の不正な利用を防止するものである。
認証部７０は、ユーザの入力操作又はＩＣカードの読み取り機能等によって入力されたその者のユーザ名やログインパスワード等を解析し、その正当性を判別する。
例えば、ログインパスワードと入力されたパスワードとを照合し、これらが一致すれば装置の利用が認められ、一致しなければ装置の利用を制限（禁止）することができる。
なお、この認証に用いられるユーザ名やログインパスワード等は、ユーザ登録情報として記憶部３０に保存される。
認証部７０は、ユーザの入力操作又はＩＣカードの読み取り機能等によって入力されたその者のユーザ名やログインパスワード等を解析し、その正当性を判別する。
例えば、ログインパスワードと入力されたパスワードとを照合し、これらが一致すれば装置の利用が認められ、一致しなければ装置の利用を制限（禁止）することができる。
なお、この認証に用いられるユーザ名やログインパスワード等は、ユーザ登録情報として記憶部３０に保存される。
次に、図１に示す制御部１０の構成について、各手段ごとに詳細に説明する。
パスワード設定手段１０１は、アドレス帳等に登録されたユーザ情報や、ユーザ認証等に用いる利用者登録情報（ユーザ登録情報）に登録された自己のユーザ情報に関連づけて所望のパスワードを設定する。
例えば、パスワード設定手段１０１は、対象ファイルに付するパスワードとして参照するパスワード（以下、適宜「参照パスワード」と呼称する。）を設定する。この参照パスワードは、ユーザの宛先の登録情報に関連づけて設定する。
本実施形態では、関連づける登録情報としてアドレス帳や、専用の宛先帳を用いる。
また、パスワード設定手段１０１は、アドレス帳や宛先帳の各宛先に関連づけて参照パスワードを設定するとともに、そのパスワードの有効期限を設定することができる。
パスワード設定手段１０１は、アドレス帳等に登録されたユーザ情報や、ユーザ認証等に用いる利用者登録情報（ユーザ登録情報）に登録された自己のユーザ情報に関連づけて所望のパスワードを設定する。
例えば、パスワード設定手段１０１は、対象ファイルに付するパスワードとして参照するパスワード（以下、適宜「参照パスワード」と呼称する。）を設定する。この参照パスワードは、ユーザの宛先の登録情報に関連づけて設定する。
本実施形態では、関連づける登録情報としてアドレス帳や、専用の宛先帳を用いる。
また、パスワード設定手段１０１は、アドレス帳や宛先帳の各宛先に関連づけて参照パスワードを設定するとともに、そのパスワードの有効期限を設定することができる。
図２は、アドレス帳の宛先に参照パスワードを関連づけて設定する方法を説明するための操作パネル図である。
アドレス帳の宛先に参照パスワードを設定する場合、まず、操作表示部６０が、図２（ａ）に示す「アドレス帳設定画面」８０１を操作パネル上に表示させる。
具体的には、ユーザが、対象ファイルを渡す相手（例えば、鈴木一郎）のアドレス（宛先）を選択してそのアドレス情報（アドレス帳設定画面）を呼び出す。なお、相手のアドレス情報がまだ登録されていないような場合は、他の一般アドレス情報を登録する必要がある。
アドレス帳の宛先に参照パスワードを設定する場合、まず、操作表示部６０が、図２（ａ）に示す「アドレス帳設定画面」８０１を操作パネル上に表示させる。
具体的には、ユーザが、対象ファイルを渡す相手（例えば、鈴木一郎）のアドレス（宛先）を選択してそのアドレス情報（アドレス帳設定画面）を呼び出す。なお、相手のアドレス情報がまだ登録されていないような場合は、他の一般アドレス情報を登録する必要がある。
操作表示部６０は、参照パスワードを設定するためのユーザインタフェースを含むページを操作パネル上に表示させる。本実施形態の場合、「アドレス帳設定画面」８０１の名前入力ページに「暗号化ＰＤＦパスワード参照」８０３があり、既に、ユーザが「名前」タブを選択したものとする。
ここで、ユーザは、「暗号化ＰＤＦパスワード参照」８０３に対応した「変更」８０４を選択する。
これにより、パネル上の操作画面は、図２（ｂ）に示す「パスワード設定画面」８０６に遷移する。
そして、ユーザは、この画面上で、参照パスワードについて「設定する」８０７を選択した後、「パスワード入力」欄８０８に所望のパスワード「******」を入力するとともに、その「確認」欄８０９にこれと同一のパスワード「******」を入力する。
ここで、ユーザは、「暗号化ＰＤＦパスワード参照」８０３に対応した「変更」８０４を選択する。
これにより、パネル上の操作画面は、図２（ｂ）に示す「パスワード設定画面」８０６に遷移する。
そして、ユーザは、この画面上で、参照パスワードについて「設定する」８０７を選択した後、「パスワード入力」欄８０８に所望のパスワード「******」を入力するとともに、その「確認」欄８０９にこれと同一のパスワード「******」を入力する。
このとき、操作表示部６０は、参照パスワードの有効期限情報８１０を操作パネル上に表示する。なお、有効期限は、ユーザが設定することができる。例えば、１ヶ月の有効期限が設定された場合、参照パスワードの設定日が２００９年８月１５日であれば、その１ヶ月後の２００９年９月１５日が有効期限として設定され、表示される（図２（ｂ）参照）。
ユーザは、この有効期限でよければ「ＯＫ」８１１を選択することによって操作画面は図２（ａ）に戻る。次いで、ユーザが、「登録」８０５を選択することによりこのアドレスに関連づけた参照パスワードとその有効期限が設定される。
なお、有効期限を変更するには、図２（ｂ）に示す「パスワード設定画面」８０６で「変更」８１２を選択する。これにより、操作画面は、図２（ｃ）に示す「期限設定画面」８１３に遷移する。この図に示すように、ユーザは、「年」「月」「日」ごとに有効期限を変更することができる。
なお、有効期限を変更するには、図２（ｂ）に示す「パスワード設定画面」８０６で「変更」８１２を選択する。これにより、操作画面は、図２（ｃ）に示す「期限設定画面」８１３に遷移する。この図に示すように、ユーザは、「年」「月」「日」ごとに有効期限を変更することができる。
また、パスワード設定手段１０１は、アドレス帳を利用せず、別個に設けた専用の宛先テーブル（以下、「宛先帳」という。）の宛先に関連づけて参照するパスワードを設定することができる。
図３は、宛先帳に参照パスワードを関連づけて設定する方法を説明するための説明図である。
宛先帳に参照パスワードを設定する場合、まず、操作表示部６０が、図３（ａ）に示す「宛先別参照設定画面」８２０を操作パネル上に表示させる。
宛先及び参照パスワードを新規に登録する場合、ユーザは、この操作画面上で「新規登録」８２１を選択する。これにより、操作画面は、図３（ｂ）に示す「宛先別参照設定詳細画面」８２４に遷移する。
図３は、宛先帳に参照パスワードを関連づけて設定する方法を説明するための説明図である。
宛先帳に参照パスワードを設定する場合、まず、操作表示部６０が、図３（ａ）に示す「宛先別参照設定画面」８２０を操作パネル上に表示させる。
宛先及び参照パスワードを新規に登録する場合、ユーザは、この操作画面上で「新規登録」８２１を選択する。これにより、操作画面は、図３（ｂ）に示す「宛先別参照設定詳細画面」８２４に遷移する。
つぎに、ユーザは、「宛先」欄８２５に相手の名前（例えば「鈴木一郎」など）や識別記号（例えば、「１２３４」など）等を入力するとともに、「パスワード」欄８２６に所望のパスワード「******」を入力し、「確認」欄８２７にこれと同一のパスワード「******」を入力する。そして、「ＯＫ」８２８を選択することで宛先と参照パスワードとが関連づけて設定される。
また、係る設定の前又は後に、この宛先に対応したファイルの送信方法を設定する。
例えば、図２（ｂ）には、「メール」８２９、「フォルダ」８３０及び「ファックス」８３１の３つの「選択」が表示されており、ユーザは、この中からこの宛先に対する送信方法を選択する。
また、係る設定の前又は後に、この宛先に対応したファイルの送信方法を設定する。
例えば、図２（ｂ）には、「メール」８２９、「フォルダ」８３０及び「ファックス」８３１の３つの「選択」が表示されており、ユーザは、この中からこの宛先に対する送信方法を選択する。
ここで、ユーザが、「メールアドレス」８２９を選択すると、メールアドレス入力欄（非図示）が表れるため、ユーザは、この入力欄を介して相手先のメールアドレスを設定することができる。
また、ユーザは、「保存フォルダ場所」８３０を選択することによって、この画像処理装置内又は同一ネットワーク内の他装置のフォルダ等を指定することが可能となる。
さらに、ユーザは、「ファックス番号」８３１を選択することによって、相手先のファックス番号を入力することが可能となる。
また、ユーザは、「保存フォルダ場所」８３０を選択することによって、この画像処理装置内又は同一ネットワーク内の他装置のフォルダ等を指定することが可能となる。
さらに、ユーザは、「ファックス番号」８３１を選択することによって、相手先のファックス番号を入力することが可能となる。
また、図３（ａ）中に表示された宛先を選択しつつ「詳細／編集」８２２を選択することによっても、操作画面は、図３（ｂ）に遷移する。ここでは、既に登録した宛先の参照パスワードや宛先を変更することができる。
また、同図に表示された宛先を選択しつつ「削除」８２３を選択することにより、既に登録した宛先の参照パスワードや宛先をリストから削除することもできる。
また、同図に表示された宛先を選択しつつ「削除」８２３を選択することにより、既に登録した宛先の参照パスワードや宛先をリストから削除することもできる。
また、宛先帳の宛先に関連づけて設定した参照パスワードについても有効期限を設定することができる。
この場合、図３（ｂ）に示す「宛先別参照設定詳細画面」８２４において、有効期限の「変更」８３２を選択すると、操作画面は図３（ｃ）に示す「期限設定画面」８３３に遷移する。このため、ユーザは、有効期限を「年」「月」「日」ごとに変更することができる。
この場合、図３（ｂ）に示す「宛先別参照設定詳細画面」８２４において、有効期限の「変更」８３２を選択すると、操作画面は図３（ｃ）に示す「期限設定画面」８３３に遷移する。このため、ユーザは、有効期限を「年」「月」「日」ごとに変更することができる。
また、パスワード設定手段１０１は、アドレス帳や宛先帳の宛先に参照するパスワードではなく、その画像処理装置１に登録されている利用者登録情報に関連づけて設定することができる。
具体的には、パスワード設定手段１０１は、ユーザ認証に用いる自己のユーザ登録情報にパスワードを関連づけて設定することができる。
具体的には、パスワード設定手段１０１は、ユーザ認証に用いる自己のユーザ登録情報にパスワードを関連づけて設定することができる。
図４は、画像処理装置においてユーザ認証に用いるユーザ登録情報の設定画面を表したものである。
ここで、「ユーザ認証」とは、利用者の正当性を判別して画像処理装置そのものの利用の拒否を判定するものとする。
このため、図４（ａ）に示すように、通常、「ユーザ名」８４１、「ユーザ名（フリガナ）」８４２、「ログインユーザ名」８４３の他、「ログインパスワード」８４４、「アクセスレベル」８４５、「所属部門」８４６、「メールアドレス」８４７等といった認証に必要なユーザ情報がユーザ登録情報として設定される。
ここで、「ユーザ認証」とは、利用者の正当性を判別して画像処理装置そのものの利用の拒否を判定するものとする。
このため、図４（ａ）に示すように、通常、「ユーザ名」８４１、「ユーザ名（フリガナ）」８４２、「ログインユーザ名」８４３の他、「ログインパスワード」８４４、「アクセスレベル」８４５、「所属部門」８４６、「メールアドレス」８４７等といった認証に必要なユーザ情報がユーザ登録情報として設定される。
図４（ａ）は、ユーザ名「山田太郎」のユーザ登録情報の設定画面を操作パネル上に表示したものである。
この場合、ユーザ「山田太郎」は、所定のログインユーザ名「yamada」とログインパスワード「******」を入力しなければ、アクセスレベル「ユーザ」にもとづいた画像処理機能を利用することができない。例えば、誤ったログインユーザ名やログインパスワードの入力があると画像処理装置そのものの利用ができない仕組みとなっている。
なお、アクセスレベルとは、そのユーザの利用可能範囲を示すものである。例えば、アクセスレベルが「ユーザ」である場合、その者は、複写や印刷など一般業務に不可欠な処理は可能とし、アクセスレベルが「管理者」である場合、一般業務の他、画像処理装置に関するあらゆる設定や変更を行うことができる。
この場合、ユーザ「山田太郎」は、所定のログインユーザ名「yamada」とログインパスワード「******」を入力しなければ、アクセスレベル「ユーザ」にもとづいた画像処理機能を利用することができない。例えば、誤ったログインユーザ名やログインパスワードの入力があると画像処理装置そのものの利用ができない仕組みとなっている。
なお、アクセスレベルとは、そのユーザの利用可能範囲を示すものである。例えば、アクセスレベルが「ユーザ」である場合、その者は、複写や印刷など一般業務に不可欠な処理は可能とし、アクセスレベルが「管理者」である場合、一般業務の他、画像処理装置に関するあらゆる設定や変更を行うことができる。
本実施形態においては、さらに、この「ユーザ登録情報設定画面」８４０に、「暗号化ＰＤＦパスワード参照」８４８とそのパスワードの「有効期限」８４９とを表示する。
ここで、操作画面上の「暗号化ＰＤＦパスワード参照」８４８の「変更」８５０が選択されると、操作画面は、図４（ｂ）に示す「参照方法設定画面」８５２に遷移する。
図４（ｂ）に示すように、この「参照方法設定画面」８５２には、「認証パスワード参照」８５３、「参照用パスワード設定」８５４及び「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５の各項目が表示される。
ユーザは、これら各項目の中から所望のパスワード参照設定方法を選択することができる。
ここで、操作画面上の「暗号化ＰＤＦパスワード参照」８４８の「変更」８５０が選択されると、操作画面は、図４（ｂ）に示す「参照方法設定画面」８５２に遷移する。
図４（ｂ）に示すように、この「参照方法設定画面」８５２には、「認証パスワード参照」８５３、「参照用パスワード設定」８５４及び「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５の各項目が表示される。
ユーザは、これら各項目の中から所望のパスワード参照設定方法を選択することができる。
ここで、「認証パスワード参照」８５３の「設定する」８５６が選択されると、認証機能のログインパスワード８４４がユーザ名「山田太郎」の登録情報に関連づけて設定される。
また、「参照用パスワード設定」８５４の「設定する」８５７を選択すると、図４（ｃ）に示す「パスワード設定画面」８５９に遷移する。ここで、ユーザは、参照パスワードを設定する。
また、「参照用パスワード設定」８５４の「設定する」８５７を選択すると、図４（ｃ）に示す「パスワード設定画面」８５９に遷移する。ここで、ユーザは、参照パスワードを設定する。
具体的には、「パスワード設定画面」８５９において、参照パスワードについて「設定する」８６０を選択した後、「パスワード」欄８６１に所望のパスワード「******」を入力するとともに、「確認」欄８６２にこれと同一のパスワード「******」を入力する。
また、「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５の「設定する」８５８を選択すると、ユーザごとに割り当てられたＢｏｘに対するアクセスパスワードがそのユーザの登録情報に関連づけて設定される。
また、「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５の「設定する」８５８を選択すると、ユーザごとに割り当てられたＢｏｘに対するアクセスパスワードがそのユーザの登録情報に関連づけて設定される。
なお、「Ｂｏｘ」とは、記憶部３０内に、ユーザごとに確保されたドキュメント格納領域（ユーザボックス）のことを示す。ユーザボックスの利用に際しては、一般に、ユーザボックスごとにユーザ認証を行うため、通常はパスワード等の設定が必要となる。「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」はこのパスワードを利用するものである。
また、パスワード設定手段１０１は、ユーザ登録情報に参照パスワードを設定した場合も、パスワードの有効期限を変更することができる。
具体的には、図４（ａ）に示す「有効期限」８４９の「変更」８５１を選択することにより、図４（ｄ）に示す「期限設定画面」８６３に遷移するため、この操作画面においてパスワードの有効期限を変更することができる。
なお、この「期限設定画面」８６３に遷移してパスワードの有効期限を変更するためには、前述した「認証パスワード参照」８５３、「参照用パスワード設定」８５４、又は「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５のうちいずれかによって参照パスワードが設定されている必要がある。
具体的には、図４（ａ）に示す「有効期限」８４９の「変更」８５１を選択することにより、図４（ｄ）に示す「期限設定画面」８６３に遷移するため、この操作画面においてパスワードの有効期限を変更することができる。
なお、この「期限設定画面」８６３に遷移してパスワードの有効期限を変更するためには、前述した「認証パスワード参照」８５３、「参照用パスワード設定」８５４、又は「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５のうちいずれかによって参照パスワードが設定されている必要がある。
さらに、パスワード設定手段１０１は、同報送信のグループの各メンバーに共通したパスワードを設定することもできる。
図５は、同報送信に関するグループパスワードの設定処理を説明するための図である。
同報送信に関するグループパスワードを設定する場合、操作表示部６０は、図５（ａ）に示す「同報送信メンバー設定画面」８７０を操作パネル上に表示させる。
また、所定のタブ８７１を選択することで所望の同報グループのメンバーを登録し、修正し、又は、削除する画面が表示される。
図５は、同報送信に関するグループパスワードの設定処理を説明するための図である。
同報送信に関するグループパスワードを設定する場合、操作表示部６０は、図５（ａ）に示す「同報送信メンバー設定画面」８７０を操作パネル上に表示させる。
また、所定のタブ８７１を選択することで所望の同報グループのメンバーを登録し、修正し、又は、削除する画面が表示される。
本実施形態の場合、この画面に、「グループパスワード」８７２と「参照優先モード」８７４の項目が表示される。
ここで、ユーザが、「グループパスワード」８７２の「変更」８７３を選択すると、操作画面は、図５（ｂ）に示すグループパスワード設定画面８７６に遷移する。
ユーザは、この画面上で、参照パスワードについて「設定する」８７７を選択した後、「パスワード入力」欄８７８に所望のパスワード「******」を入力するとともに、これと同一のパスワード「******」を「確認」欄８７９に入力する。
ここで、ユーザが、「グループパスワード」８７２の「変更」８７３を選択すると、操作画面は、図５（ｂ）に示すグループパスワード設定画面８７６に遷移する。
ユーザは、この画面上で、参照パスワードについて「設定する」８７７を選択した後、「パスワード入力」欄８７８に所望のパスワード「******」を入力するとともに、これと同一のパスワード「******」を「確認」欄８７９に入力する。
このとき、操作表示部６０は、参照パスワードの有効期限情報８８０を操作パネル上に表示する。
ユーザは、この有効期限でよければ「ＯＫ」８８１を選択することによって操作画面は図５（ａ）に戻る。
なお、有効期限を変更するには、図５（ｂ）に示す「グループパスワード設定画面」８７６で有効期限の「変更」８８２を選択する。これにより、操作画面は、図５（ｃ）に示す「期限設定画面」８８３に遷移する。この図に示すように、ユーザは、「年」「月」「日」ごとに有効期限を変更することができる。
ユーザは、この有効期限でよければ「ＯＫ」８８１を選択することによって操作画面は図５（ａ）に戻る。
なお、有効期限を変更するには、図５（ｂ）に示す「グループパスワード設定画面」８７６で有効期限の「変更」８８２を選択する。これにより、操作画面は、図５（ｃ）に示す「期限設定画面」８８３に遷移する。この図に示すように、ユーザは、「年」「月」「日」ごとに有効期限を変更することができる。
図５（ａ）に示す「同報送信メンバー設定画面」８７０において、ユーザが、「参照優先モード」８７４の「変更」８７５を選択すると、操作画面は、図５（ｄ）の「参照優先モード設定画面」８８４に遷移する。
「参照優先モード設定画面」８８４において、ユーザは、「個人優先」８８５か「グループ優先」８８６を選択することができる。
「個人優先」８８５が選択された場合、アドレス帳の各宛先に個々に関連づけて設定されたパスワードがパスワード参照の際優先される。
「グループ優先」８８６が選択された場合、前述したグループパスワードがパスワード参照の際優先される。
「参照優先モード設定画面」８８４において、ユーザは、「個人優先」８８５か「グループ優先」８８６を選択することができる。
「個人優先」８８５が選択された場合、アドレス帳の各宛先に個々に関連づけて設定されたパスワードがパスワード参照の際優先される。
「グループ優先」８８６が選択された場合、前述したグループパスワードがパスワード参照の際優先される。
つまり、同報送信機能を用いて、対象ファイルを各メンバーに一斉送信する際、「個人優先」モードであれば、対象のファイルに対し、宛先毎に異なったパスワードが付されて各々の宛先に対してファイル送信が行われる。
他方、「グループ優先」モードの場合、対象のファイルに対し、一のグループパスワードが付されたうえで、同報送信の各メンバー（宛先）にファイル送信が行われる。
他方、「グループ優先」モードの場合、対象のファイルに対し、一のグループパスワードが付されたうえで、同報送信の各メンバー（宛先）にファイル送信が行われる。
実際には、同報送信のメンバーの中にパスワードが設定されていない宛先が多く含まれる場合は、「グループ優先」モードを選択しておくと便利である。
また、同報送信のメンバーの各々についてパスワードが関連づけて設定されている場合や、「個人優先」モードを選択することが安全上は好ましい。
また、同報送信のメンバーの各々についてパスワードが関連づけて設定されている場合や、「個人優先」モードを選択することが安全上は好ましい。
図１に示すように、パスワード参照手段１０２は、対象のファイルに、パスワード設定手段１０１によって関連づけて設定されたパスワードを付する処理を行う。
具体的には、記憶部３０に保存され、若しくは、画像読み取り部２０により読み取られ、又は、外部インタフェース５０を介して入力された電子文書ファイルにパスワードを付することで、正当利用者のみ利用できるように利用制限を付するものである。
具体的には、記憶部３０に保存され、若しくは、画像読み取り部２０により読み取られ、又は、外部インタフェース５０を介して入力された電子文書ファイルにパスワードを付することで、正当利用者のみ利用できるように利用制限を付するものである。
パスワード参照手段１０２は、例えば、アドレス帳や宛先帳に登録されたユーザの宛先に関連づけて設定されたパスワードを参照して対象ファイルに付することができる。
また、パスワード参照手段１０２は、ユーザ登録情報に関連づけて設定したパスワードを参照して対象のファイルに付することもできる。
さらに、パスワード参照手段１０２は、パスワード入力画面を介して入力されたパスワードを対象のファイルに付することもできる。
また、パスワード参照手段１０２は、同報送信に対応し、複数の宛先について個々に又は共通して設定されたパスワードを対象ファイルに付することができる。
また、パスワード参照手段１０２は、ユーザ登録情報に関連づけて設定したパスワードを参照して対象のファイルに付することもできる。
さらに、パスワード参照手段１０２は、パスワード入力画面を介して入力されたパスワードを対象のファイルに付することもできる。
また、パスワード参照手段１０２は、同報送信に対応し、複数の宛先について個々に又は共通して設定されたパスワードを対象ファイルに付することができる。
なお、パスワード参照手段１０２は、上述したパスワード参照のバリエーションに優先順位を付けることもできる。
例えば、パスワード参照手段１０２は、アドレス帳（本発明の一の登録情報）から選択した宛先に参照するパスワードが設定されていない場合に、宛先帳（本発明の他の登録情報）の同一宛先に設定されている参照パスワードを対象ファイルに付することができる。
また、パスワード参照手段１０２は、アドレス帳や宛先帳の宛先に参照するパスワードが設定されていない場合に、ユーザが入力したパスワードを対象ファイルに付するようにすることもできる。
例えば、パスワード参照手段１０２は、アドレス帳（本発明の一の登録情報）から選択した宛先に参照するパスワードが設定されていない場合に、宛先帳（本発明の他の登録情報）の同一宛先に設定されている参照パスワードを対象ファイルに付することができる。
また、パスワード参照手段１０２は、アドレス帳や宛先帳の宛先に参照するパスワードが設定されていない場合に、ユーザが入力したパスワードを対象ファイルに付するようにすることもできる。
さらに、このパスワードの入力がない場合に、パスワード参照手段１０２は、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードを対象ファイルに付するようにすることができる。
また、パスワード参照手段１０２は、認証機能が有効に機能している場合にのみ、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードを対象ファイルに付するようにすることができる。
なお、パスワード参照におけるこのような優先度は、上述した順序や組み合わせに限定するものではなく、利用態様や構成に応じ自由に変更することができる。
また、パスワード参照手段１０２は、認証機能が有効に機能している場合にのみ、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードを対象ファイルに付するようにすることができる。
なお、パスワード参照におけるこのような優先度は、上述した順序や組み合わせに限定するものではなく、利用態様や構成に応じ自由に変更することができる。
送信手段１０３は、パスワードが付されたファイルを所定の宛先に送信する。
具体的には、メールアドレスに送信するメール送信、共有フォルダに転送又は格納するＳＭＢ送信、ＦＴＰサーバに送信するＦＴＰ送信、ファクシミリ通信を行うＦＡＸ送信等がある。
例えば、アドレス帳から任意の宛先を選択して送信処理の実行操作を行うと、所定のパスワードが参照され、この参照パスワードがファイルに付され、パスワードが付された各ファイルが宛先に送信される処理が自動的に行われる。
これにより、従来は、ファイルごとに手入力しなければならなかった煩わしさを解消することができる。
具体的には、メールアドレスに送信するメール送信、共有フォルダに転送又は格納するＳＭＢ送信、ＦＴＰサーバに送信するＦＴＰ送信、ファクシミリ通信を行うＦＡＸ送信等がある。
例えば、アドレス帳から任意の宛先を選択して送信処理の実行操作を行うと、所定のパスワードが参照され、この参照パスワードがファイルに付され、パスワードが付された各ファイルが宛先に送信される処理が自動的に行われる。
これにより、従来は、ファイルごとに手入力しなければならなかった煩わしさを解消することができる。
パスワード入力画面表示手段１０４は、ユーザに対し、パスワードの入力画面を表示してその入力を促す。
具体的には、パスワード入力画面表示手段１０４は、操作表示部７０を介し、パスワードを設定するため又はパスワードを解除するためのパスワードの入力手段を提供する。
このため、ユーザは、これらの入力手段を介してパスワードを入力することにより、参照パスワードを設定し、又は、ファイルの利用制限を解除することができる。
具体的には、パスワード入力画面表示手段１０４は、操作表示部７０を介し、パスワードを設定するため又はパスワードを解除するためのパスワードの入力手段を提供する。
このため、ユーザは、これらの入力手段を介してパスワードを入力することにより、参照パスワードを設定し、又は、ファイルの利用制限を解除することができる。
認証機能確認手段１０５は、画像処理装置１の利用に関する利用者の正当性を認証する認証機能が有効に機能しているか否かを確認する。
具体的には、装置本体に予め設定したいわゆる認証モードがＯＮに設定されている（有効）か、ＯＦＦに設定されている（無効）かによって確認することができる。
これは、パスワード参照手段１０２が、ユーザ認証を行うために予め登録したユーザ登録情報を利用して参照するパスワードを設定することを考慮したものである。
したがって、認証機能を有しない画像処理装置においてはこのようなユーザ登録情報は利用できず、ユーザ登録情報についてのパスワード参照は行わないようにして、処理を簡素にすることもできる。
具体的には、装置本体に予め設定したいわゆる認証モードがＯＮに設定されている（有効）か、ＯＦＦに設定されている（無効）かによって確認することができる。
これは、パスワード参照手段１０２が、ユーザ認証を行うために予め登録したユーザ登録情報を利用して参照するパスワードを設定することを考慮したものである。
したがって、認証機能を有しない画像処理装置においてはこのようなユーザ登録情報は利用できず、ユーザ登録情報についてのパスワード参照は行わないようにして、処理を簡素にすることもできる。
暗号化手段１０６は、パスワードを付されるファイルに暗号化処理を施すものである。
具体的には、パスワード参照手段１０２によりパスワードが付されるタイミングで、ファイルデータを暗号化することができる。
保存手段１０７は、パスワードが付されたファイルを記憶部３０に保存することができる。
つまり、本実施形態の画像処理装置１は、パスワードが付されたファイルを送信するだけでなく、これを保存することもできる。
保存先は記憶部３０のみならず、ＵＳＢメモリやＳＤカードなど外部インタフェース６０を介して接続されるメモリカードであってもよい。
保存手段１０７によって保存されたファイルは、送信手段１０３によって所定の宛先又は場所（フォルダ等）に送信することができる。
具体的には、パスワード参照手段１０２によりパスワードが付されるタイミングで、ファイルデータを暗号化することができる。
保存手段１０７は、パスワードが付されたファイルを記憶部３０に保存することができる。
つまり、本実施形態の画像処理装置１は、パスワードが付されたファイルを送信するだけでなく、これを保存することもできる。
保存先は記憶部３０のみならず、ＵＳＢメモリやＳＤカードなど外部インタフェース６０を介して接続されるメモリカードであってもよい。
保存手段１０７によって保存されたファイルは、送信手段１０３によって所定の宛先又は場所（フォルダ等）に送信することができる。
制限解除手段１０８は、対象ファイルに付されたパスワードと所定のパスワードとの照合を行い、これらが一致したときに、この対象ファイルに付された利用制限（例えば、ファイルの閲覧、印刷、編集等の禁止その他の制約）を解除する。
例えば、制限解除手段１０８は、記憶部３０やメモリカードに保存されている対象ファイルに付されたパスワードと、入力画面を介して入力された解除パスワードとを照合し、これらが一致した場合に利用制限を解除することができる。これによりユーザは、そのファイルの閲覧、印刷又は編集が可能となる。
また、制限解除手段１０８は、対象ファイルに付されたパスワードと、アドレス帳などの宛先に設定された参照パスワードとを照合し、これらが一致した場合に利用制限を解除することができる。
この他、制限解除手段１０８は、自己のユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードと、対象ファイルのパスワードとを照合し、これらが一致した場合に利用制限を解除することができる。
例えば、制限解除手段１０８は、記憶部３０やメモリカードに保存されている対象ファイルに付されたパスワードと、入力画面を介して入力された解除パスワードとを照合し、これらが一致した場合に利用制限を解除することができる。これによりユーザは、そのファイルの閲覧、印刷又は編集が可能となる。
また、制限解除手段１０８は、対象ファイルに付されたパスワードと、アドレス帳などの宛先に設定された参照パスワードとを照合し、これらが一致した場合に利用制限を解除することができる。
この他、制限解除手段１０８は、自己のユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードと、対象ファイルのパスワードとを照合し、これらが一致した場合に利用制限を解除することができる。
さらに、制限解除手段１０８は、前述したパスワード照合に優先順位を付けることもできる。
例えば、制限解除手段１０８は、入力画面を介して解除パスワードが入力されない場合に、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードと、対象ファイルのパスワードとを照合することができる。
また、制限解除手段１０８は、認証機能が有効に機能している場合にのみ、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードと、対象ファイルのパスワードとを照合することができる。
なお、制限解除手段１０８は、パスワード照合が一致した場合で、かつ、この対象ファイルに暗号処理が施されている場合、そのファイルの復号処理を施すことも可能である。
例えば、制限解除手段１０８は、入力画面を介して解除パスワードが入力されない場合に、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードと、対象ファイルのパスワードとを照合することができる。
また、制限解除手段１０８は、認証機能が有効に機能している場合にのみ、ユーザ登録情報に関連づけて設定した参照パスワードと、対象ファイルのパスワードとを照合することができる。
なお、制限解除手段１０８は、パスワード照合が一致した場合で、かつ、この対象ファイルに暗号処理が施されている場合、そのファイルの復号処理を施すことも可能である。
参照パスワード解除手段１０９は、パスワード設定手段１０１によって設定されたパスワードの有効期限が超過した場合に、そのパスワードと登録情報との関連づけを解除する。
したがって、この関連づけが解除されたあとは、改めて関連づけを行わない限り、パスワードが自動的に付されることはない。これによりパスワードに関する一定の安全性を担保することができる。
したがって、この関連づけが解除されたあとは、改めて関連づけを行わない限り、パスワードが自動的に付されることはない。これによりパスワードに関する一定の安全性を担保することができる。
通知手段１１０は、ユーザに対して種々の情報を通知する。例えば、パスワード照合が不一致であった場合に、その旨を通知（エラー通知）することができる。
また、通知手段１１０は、対象ファイルを送信する際、印刷する際、又は、保存する際に、参照すべきパスワードがない場合には、その旨のエラー通知を行うことができる。
また、通知手段１１０は、対象ファイルを送信する際、印刷する際、又は、保存する際に、参照すべきパスワードがない場合には、その旨のエラー通知を行うことができる。
さらに、本実施形態に係る通知手段１１０は、参照パスワードの有効期限を超過したとき又はその超過の前に所定の通知を行うことができる。
例えば、通知手段１１０は、以下の（１）〜（３）の各条件にもとづき有効期限が近い旨のメッセージ（i）〜（ii）を操作パネル等に表示する。
（１）選択された宛先が、アドレス帳又は宛先帳の宛先であり、その宛先に関連づけて参照パスワードが設定されているとき。
（２）ユーザ登録情報に参照パスワードが設定されており、かつ、そのユーザが認証機能を使ってログインしたとき。
例えば、通知手段１１０は、以下の（１）〜（３）の各条件にもとづき有効期限が近い旨のメッセージ（i）〜（ii）を操作パネル等に表示する。
（１）選択された宛先が、アドレス帳又は宛先帳の宛先であり、その宛先に関連づけて参照パスワードが設定されているとき。
（２）ユーザ登録情報に参照パスワードが設定されており、かつ、そのユーザが認証機能を使ってログインしたとき。
そして、この条件のもと、有効期限が近づいた場合、例えば、以下に示すメッセージが表示される。
（i）上記（１）及び（２）の条件の場合、「この宛先に設定されているパスワードの有効期限（20XX/YY/ZZ）が間もなく切れます。」
（ii）上記（３）の条件の場合、「ユーザ登録情報に設定されているパスワードの有効期限（20XX/YY/ZZ）が間もなく切れます。」
（i）上記（１）及び（２）の条件の場合、「この宛先に設定されているパスワードの有効期限（20XX/YY/ZZ）が間もなく切れます。」
（ii）上記（３）の条件の場合、「ユーザ登録情報に設定されているパスワードの有効期限（20XX/YY/ZZ）が間もなく切れます。」
また、通知手段１１０は、レポート出力によっても有効期限の接近を知らせることができる。
例えば、所定操作によってアドレス帳を印字する場合、他のアドレスデータとともに関連づけて設定したパスワードの有効期限を印字する。この場合、有効期限が近いものはフォントを大きくしたり、太くしたりすることによって視認性を高めることができる。
さらに、所定操作によって送信結果レポートを印字する場合、送信先に参照パスワードが関連づけて設定されているものが含まれる場合には、該当する宛先に対応付けてその有効期限を印字する。この場合、有効期限が近いものはフォントを大きくしたり、太くしたりすることによって視認性を高めることができる。
例えば、所定操作によってアドレス帳を印字する場合、他のアドレスデータとともに関連づけて設定したパスワードの有効期限を印字する。この場合、有効期限が近いものはフォントを大きくしたり、太くしたりすることによって視認性を高めることができる。
さらに、所定操作によって送信結果レポートを印字する場合、送信先に参照パスワードが関連づけて設定されているものが含まれる場合には、該当する宛先に対応付けてその有効期限を印字する。この場合、有効期限が近いものはフォントを大きくしたり、太くしたりすることによって視認性を高めることができる。
さらに、通知手段１１０は、メール通知によっても有効期限の接近を知らせることができる。
例えば、アドレス帳や宛先帳に参照パスワードが設定されている場合に、予め設定した機器管理者にその旨の通知メールを送信することができる（画像処理装置本体に機器管理者のメールアドレスが予め登録されている場合）。
また、ユーザ認証に用いるユーザ登録情報に参照パスワードが設定されている場合には、そのユーザのメールアドレスにその旨の通知メールを送信することができる（そのユーザのメールアドレスがユーザ登録情報に登録されている場合）。
なお、係る通知メールの送信は、例えば、ファイル送信時において実際にパスワードが参照されたタイミングや画像処理装置１の起動時などが好ましい。
例えば、アドレス帳や宛先帳に参照パスワードが設定されている場合に、予め設定した機器管理者にその旨の通知メールを送信することができる（画像処理装置本体に機器管理者のメールアドレスが予め登録されている場合）。
また、ユーザ認証に用いるユーザ登録情報に参照パスワードが設定されている場合には、そのユーザのメールアドレスにその旨の通知メールを送信することができる（そのユーザのメールアドレスがユーザ登録情報に登録されている場合）。
なお、係る通知メールの送信は、例えば、ファイル送信時において実際にパスワードが参照されたタイミングや画像処理装置１の起動時などが好ましい。
また通知手段１１０は、パスワードの有効期限が超過した場合、その旨を表示パネル等を介して通知する。
超過した旨の通知は、例えば、以下に示すタイミングや方法で実行することができる。
まず、１回目の通知後、パスワードと登録情報との関連づけは解除されるが、その事を示すリセット情報をメモリ上に保持する。その後、画像処理装置１の起動のタイミングでメモリを参照し、リセット情報が残っていたら再度「有効期限が超過した旨」を通知（２回目の通知）し、メモリからリセット情報を削除する。このようにすることで、ユーザにパスワードの有効期限が超過した旨をもれなく伝えることができる。
なお、最初の通知の後、２回目の通知の前に参照パスワードの設定が有った場合、２回目の通知は行わないようにすることで無用な通知を省くことができる。
超過した旨の通知は、例えば、以下に示すタイミングや方法で実行することができる。
まず、１回目の通知後、パスワードと登録情報との関連づけは解除されるが、その事を示すリセット情報をメモリ上に保持する。その後、画像処理装置１の起動のタイミングでメモリを参照し、リセット情報が残っていたら再度「有効期限が超過した旨」を通知（２回目の通知）し、メモリからリセット情報を削除する。このようにすることで、ユーザにパスワードの有効期限が超過した旨をもれなく伝えることができる。
なお、最初の通知の後、２回目の通知の前に参照パスワードの設定が有った場合、２回目の通知は行わないようにすることで無用な通知を省くことができる。
次に、本実施形態に係る画像処理の手順について図面を参照しながら説明する。
図６〜図８は、本実施形態に係るパスワードの参照方法を示したフローチャートである。
図６及び図７は、暗号化電子文書ファイルを所望の宛先に送信する場合におけるパスワードの参照方法を示したフローチャートである。
なお、予めアドレス帳及び宛先帳における一部の宛先には参照するパスワードが関連づけて設定されているものとする。
また、ユーザ登録情報についても参照するパスワードが関連づけて設定されているものとする。
そして、ユーザによりファイル送信先の宛先が入力され、送信が実行されたものとする。
図６〜図８は、本実施形態に係るパスワードの参照方法を示したフローチャートである。
図６及び図７は、暗号化電子文書ファイルを所望の宛先に送信する場合におけるパスワードの参照方法を示したフローチャートである。
なお、予めアドレス帳及び宛先帳における一部の宛先には参照するパスワードが関連づけて設定されているものとする。
また、ユーザ登録情報についても参照するパスワードが関連づけて設定されているものとする。
そして、ユーザによりファイル送信先の宛先が入力され、送信が実行されたものとする。
ここで、パスワード参照手段１０２は、入力された宛先が登録情報に登録されているか否かを確認する（Ｓ１０１）。
入力宛先が、アドレス帳に登録されている場合（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、次に、パスワード参照手段１０２は、その宛先に参照パスワードが関連づけて設定されているか否かを確認する（Ｓ１０３）。
アドレス帳の該当する宛先に参照パスワードが設定されている場合（Ｓ１０３：あり）、その宛先に関連づけて設定されている参照パスワードを取得する（Ｓ１０４）。
入力宛先が、アドレス帳に登録されている場合（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、次に、パスワード参照手段１０２は、その宛先に参照パスワードが関連づけて設定されているか否かを確認する（Ｓ１０３）。
アドレス帳の該当する宛先に参照パスワードが設定されている場合（Ｓ１０３：あり）、その宛先に関連づけて設定されている参照パスワードを取得する（Ｓ１０４）。
アドレス帳の該当する宛先に参照パスワードが設定されていない場合（Ｓ１０３：なし）、または、Ｓ１０２において、入力宛先が、アドレス帳に登録されていない場合（Ｓ１０２：ＮＯ）、パスワード参照手段１０２は、個別の宛先設定があるか否かを確認する（Ｓ１０５）。
すなわち、専用に設けた宛先帳に、入力宛先が登録されており、かつ、その宛先に参照パスワードが関連づけて設定されているか否かを確認する。
すなわち、専用に設けた宛先帳に、入力宛先が登録されており、かつ、その宛先に参照パスワードが関連づけて設定されているか否かを確認する。
個別の宛先設定がある場合（Ｓ１０５：あり）、パスワード参照手段１０２は、その宛先に設定されている参照パスワードを取得する（Ｓ１０６）。
一方、個別の宛先設定がない場合（Ｓ１０５：なし）、認証その他に関するパスワード情報を取得する（Ｓ１０７）。
なお、Ｓ１０４及びＳ１０６でパスワードを取得すると、これを参照パスワードとして確定する（Ｓ１０８）。つまり、パスワード参照手段１０２は、対象のファイルにこの確定した参照パスワードを付する処理を行う。
そして、送信手段１０３が、このパスワードが付された対象ファイルを、予め指定した宛先に送信する（Ｓ１１０）。
一方、個別の宛先設定がない場合（Ｓ１０５：なし）、認証その他に関するパスワード情報を取得する（Ｓ１０７）。
なお、Ｓ１０４及びＳ１０６でパスワードを取得すると、これを参照パスワードとして確定する（Ｓ１０８）。つまり、パスワード参照手段１０２は、対象のファイルにこの確定した参照パスワードを付する処理を行う。
そして、送信手段１０３が、このパスワードが付された対象ファイルを、予め指定した宛先に送信する（Ｓ１１０）。
ここで、Ｓ１０７における「認証その他に関するパスワード情報取得」の方法について図７を用いて詳細に説明する。
「認証その他に関するパスワード情報取得」の方法では、まず、パスワード参照手段１０２が、操作パネル（操作表示部６０）を介してパスワードが入力されたか否かを確認する（Ｓ２０１）。具体的には、パスワード入力画面表示手段１０４が、操作パネルにパスワード入力欄を表示させる。そして、操作表示部６０を介してパスワードが入力されたか否かを確認する。
パスワードの入力が確認された場合（Ｓ２０１：あり）、参照パスワードがあるものと判定する（Ｓ２０２）。つまり、入力されたパスワードを参照パスワードとして抽出する。
パスワード入力が確認されなかった場合（Ｓ２０１：なし）、認証機能確認手段１０５が、認証機能がＯＮに設定されているか、ＯＦＦに設定されているかを確認する（Ｓ２０３）。つまり、ユーザ認証が有効に機能しているか否かを確認する。
「認証その他に関するパスワード情報取得」の方法では、まず、パスワード参照手段１０２が、操作パネル（操作表示部６０）を介してパスワードが入力されたか否かを確認する（Ｓ２０１）。具体的には、パスワード入力画面表示手段１０４が、操作パネルにパスワード入力欄を表示させる。そして、操作表示部６０を介してパスワードが入力されたか否かを確認する。
パスワードの入力が確認された場合（Ｓ２０１：あり）、参照パスワードがあるものと判定する（Ｓ２０２）。つまり、入力されたパスワードを参照パスワードとして抽出する。
パスワード入力が確認されなかった場合（Ｓ２０１：なし）、認証機能確認手段１０５が、認証機能がＯＮに設定されているか、ＯＦＦに設定されているかを確認する（Ｓ２０３）。つまり、ユーザ認証が有効に機能しているか否かを確認する。
認証機能が有効に機能している場合（Ｓ２０３：ＯＮ）、パスワード参照手段１０２は、認証パスワードを参照する設定がされているか否かを確認する（Ｓ２０４）。具体的には、図４（ｂ）における「認証パスワード参照」８５３について「設定する」８５６が選択されているか否かを確認する。
認証パスワードを参照する設定がされている場合（Ｓ２０４：設定する）、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードがあるものと判定する（Ｓ２０２）。つまり、認証パスワードを参照パスワードとして抽出する。
Ｓ２０４において、認証パスワードを参照する設定がされていない場合（Ｓ２０４：設定しない）、パスワード参照手段１０２は、参照用パスワードが設定されているか否かを確認する（Ｓ２０５）。具体的には、図４（ｂ）における「参照用パスワード設定」８５４について「設定する」８５７が選択されているか否かを確認する。
Ｓ２０４において、認証パスワードを参照する設定がされていない場合（Ｓ２０４：設定しない）、パスワード参照手段１０２は、参照用パスワードが設定されているか否かを確認する（Ｓ２０５）。具体的には、図４（ｂ）における「参照用パスワード設定」８５４について「設定する」８５７が選択されているか否かを確認する。
参照用パスワードが設定されている場合（Ｓ２０５：設定する）、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードがあるものと判定する（Ｓ２０２）。つまり、個別に設定した参照用パスワードを参照パスワードとして抽出する。
参照用パスワードが設定されていない場合（Ｓ２０５：設定しない）、パスワード参照手段１０２は、Ｂｏｘパスワードを参照する設定がされているか否かを確認する（Ｓ２０６）。
具体的には、図４（ｂ）における「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５について「設定する」８５８が選択されているか否かを確認する。
Ｂｏｘパスワードを参照する設定がされている場合（Ｓ２０６：設定する）、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードがあるものと判定する（Ｓ２０２）。つまり、Ｂｏｘにアクセスするために予め設定されたパスワードを参照パスワードとして抽出する。
参照用パスワードが設定されていない場合（Ｓ２０５：設定しない）、パスワード参照手段１０２は、Ｂｏｘパスワードを参照する設定がされているか否かを確認する（Ｓ２０６）。
具体的には、図４（ｂ）における「所有Ｂｏｘ使用時のＢｏｘパスワード参照」８５５について「設定する」８５８が選択されているか否かを確認する。
Ｂｏｘパスワードを参照する設定がされている場合（Ｓ２０６：設定する）、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードがあるものと判定する（Ｓ２０２）。つまり、Ｂｏｘにアクセスするために予め設定されたパスワードを参照パスワードとして抽出する。
Ｂｏｘパスワードを参照する設定がされていない場合（Ｓ２０６：設定しない）、又は、Ｓ２０３において認証機能が有効に機能していないと認められた場合（Ｓ２０３：ＯＦＦ）、参照パスワードはないものと判定する（Ｓ２０７）。
図６に戻り、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードがあるか否かを判定する（Ｓ１０９）。
図６に戻り、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードがあるか否かを判定する（Ｓ１０９）。
参照パスワードが有ると判定された場合（Ｓ１０９：ＹＥＳ）、該当するパスワードが参照パスワードとして確定する（Ｓ１０８）。つまり、図７のＳ２０２において「参照パスワードあり」と判定された、パネル入力パスワード、認証パスワード、参照用パスワード又はＢＯＸパスワードのいずれかが参照パスワードとして確定する。
そして、送信手段１０３が、この確定した参照パスワードが付された対象ファイルを予め指定した宛先に送信する（Ｓ１１０）。
参照パスワードがないと判定された場合（Ｓ１０９：ＮＯ）、通知手段１１０が、参照すべきパスワードが無い旨を示すエラー通知を行う（Ｓ１１１）。これにより、ユーザに対しパスワード設定を促すことができる。
そして、送信手段１０３が、この確定した参照パスワードが付された対象ファイルを予め指定した宛先に送信する（Ｓ１１０）。
参照パスワードがないと判定された場合（Ｓ１０９：ＮＯ）、通知手段１１０が、参照すべきパスワードが無い旨を示すエラー通知を行う（Ｓ１１１）。これにより、ユーザに対しパスワード設定を促すことができる。
なお、上述したパスワードの参照方法のように、Ｓ１０７において、パネル入力によるパスワード（Ｓ２０１）を優先適用するのは、全自動的に参照パスワードが設定されることによる弊害（例えば、相手方からの要求その他の理由により、入力したパスワードを付することができない等）を回避するためである。したがって、このプロセスを無くすこと、または、このプロセスの順序を変更することもできる。
次に、外部メモリ（メモリカード）に保存されている電子文書ファイルを印刷する場合の手順について図８を参照しながら説明する。
なお、ここでは、メモリカードに暗号化ＰＤＦファイルが保存されているものとする。つまり、この暗号化ＰＤＦファイルには何らかのパスワードが付されており、これと同一のパスワードの入力を介さなければファイルの印刷ができないものとする。
同図に示すように、まず、パスワード参照手段１０２が、認証その他に関するパスワード情報を取得する（Ｓ３０１）。
なお、ここでは、メモリカードに暗号化ＰＤＦファイルが保存されているものとする。つまり、この暗号化ＰＤＦファイルには何らかのパスワードが付されており、これと同一のパスワードの入力を介さなければファイルの印刷ができないものとする。
同図に示すように、まず、パスワード参照手段１０２が、認証その他に関するパスワード情報を取得する（Ｓ３０１）。
具体的には、前述した図７のＳ２０１〜Ｓ２０７の処理を行う。
つまり、参照パスワードの有無を判定するとともに、参照パスワードが有る場合には、パネル入力パスワード（Ｓ２０１参照）、認証パスワード（Ｓ２０４参照）、参照用パスワード（Ｓ２０５参照）、もしくは、ＢＯＸパスワード（Ｓ２０６参照）のいずれかを参照パスワードとして取得する。
なお、参照すべきパスワードがない場合は、エラー通知がなされる（Ｓ１０９、Ｓ１１１参照）。
つまり、参照パスワードの有無を判定するとともに、参照パスワードが有る場合には、パネル入力パスワード（Ｓ２０１参照）、認証パスワード（Ｓ２０４参照）、参照用パスワード（Ｓ２０５参照）、もしくは、ＢＯＸパスワード（Ｓ２０６参照）のいずれかを参照パスワードとして取得する。
なお、参照すべきパスワードがない場合は、エラー通知がなされる（Ｓ１０９、Ｓ１１１参照）。
次に、パスワード参照手段１０２は、参照パスワードが確定したか否かを判別する（Ｓ３０２）。つまり、Ｓ３０１においてパスワードが取得されたか否かを判別する。
参照パスワードが確定した場合（Ｓ３０２：ＹＥＳ）、その参照パスワードの照合を行う（Ｓ３０３）。具体的には、確定した参照パスワードと、暗号化ＰＤＦファイルに付されているパスワードとの照合を行う。
参照パスワードが確定した場合（Ｓ３０２：ＹＥＳ）、その参照パスワードの照合を行う（Ｓ３０３）。具体的には、確定した参照パスワードと、暗号化ＰＤＦファイルに付されているパスワードとの照合を行う。
双方のパスワードの一致が認められた場合（Ｓ３０３：一致）、制限解除手段１０８は、暗号化ＰＤＦファイルの利用制限を解除し、出力部６０がその印刷を実行する（Ｓ３０４）。
一方、双方のパスワードが不一致の場合（Ｓ３０３：不一致）、又は、Ｓ３０２において参照パスワードが確定しなかった場合（Ｓ３０２：ＮＯ）、通知手段１１０が、パスワード照合が不一致である旨のエラー通知を行う（Ｓ３０５）。
一方、双方のパスワードが不一致の場合（Ｓ３０３：不一致）、又は、Ｓ３０２において参照パスワードが確定しなかった場合（Ｓ３０２：ＮＯ）、通知手段１１０が、パスワード照合が不一致である旨のエラー通知を行う（Ｓ３０５）。
以上説明したように、本実施形態の画像処理装置１によれば、宛先情報に参照パスワードを関連づけて設定することにより、対象ファイルの送信の際、この参照パスワードを自動的に付して送信することができる。
また、ユーザ認証に用いるユーザ登録情報等、自己のユーザ情報に参照パスワードを関連づけて設定することにより、対象ファイルの送信又は保存の際、この参照パスワードを自動的に付して送信又は保存することができる。
また、ユーザ認証に用いるユーザ登録情報等、自己のユーザ情報に参照パスワードを関連づけて設定することにより、対象ファイルの送信又は保存の際、この参照パスワードを自動的に付して送信又は保存することができる。
しかも、既存のアドレス帳やユーザ登録情報を参照パスワードの関連づけに利用することにより、新たな登録テーブルを設けることなく容易に本実施形態に係る参照パスワードの設定が可能となる。
さらに、グループに属する複数人に一斉にファイル送信を行う同報送信の場合でも、各宛先ごとにパスワードを設定する必要がないので便利である。
さらに、グループに属する複数人に一斉にファイル送信を行う同報送信の場合でも、各宛先ごとにパスワードを設定する必要がないので便利である。
また、このようにパスワードが付された対象ファイルを閲覧し、印刷し、又は編集する際もファイル毎にパスワードを入力する手間を省くことができる。
例えば、メモリカードに保存されている電子文書ファイルをダイレクト印刷する際においては、ユーザ登録情報に関連づけて設定されたパスワードを参照してその正当性を自動的に判別させることもできる。このため、ファイルにパスワードが付されている場合には、自動的にパスワードの照合を行い、一致すれば自動的にダイレクト印刷を行い、一致しなければその旨の通知を行うようにしている。したがって、従来のように、印刷エラーそのものや、印刷エラーによる余分な手間や遅延等の発生を回避することができる。
例えば、メモリカードに保存されている電子文書ファイルをダイレクト印刷する際においては、ユーザ登録情報に関連づけて設定されたパスワードを参照してその正当性を自動的に判別させることもできる。このため、ファイルにパスワードが付されている場合には、自動的にパスワードの照合を行い、一致すれば自動的にダイレクト印刷を行い、一致しなければその旨の通知を行うようにしている。したがって、従来のように、印刷エラーそのものや、印刷エラーによる余分な手間や遅延等の発生を回避することができる。
加えて、本実施形態に係る画像処理装置によれば、参照パスワードには有効期限を設定し、有効期限を超過すると登録情報との関連付けを解除することができるため、一定の機密性や安全性を確保することができる。また、一度登録すると有効期限が切れるまで使い続けることができるので便利である。さらに、有効期限が近づいた場合や期限切れになった場合でも所定の方法でユーザに伝えることができるので便利である。
したがって、本実施形態に係る画像処理装置１によれば、従来の技術に比べ格段に電子文書ファイルを利用する者の操作性及び利便性の向上を図り、さらに、セキュリティの確保とその円滑な利用を図ることができる。
なお、本発明の画像形成装置について、好ましい実施形態を示して説明したが、本発明にかかる画像処理装置は、上述した実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の範囲で種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
例えば、上記実施形態では、ＭＦＰのみならず電子文書ファイルを出力することが可能な一般的な画像処理装置によっても上述した目的を達し、また、同様の作用効果を奏することができる。
例えば、上記実施形態では、ＭＦＰのみならず電子文書ファイルを出力することが可能な一般的な画像処理装置によっても上述した目的を達し、また、同様の作用効果を奏することができる。
また、ダイレクト印刷を行う場合のみならず、電子文書ファイルを外部メモリに複製（保存）する場合も、図８に示す手順に準じた手順にしたがって係る保存処理を行うことができる。この場合、例えば、Ｓ３０４の処理を、「電子文書ファイルを外部メモリに保存する」処理に置き換えることにより、外部メモリを介して対象ファイルを受け渡す利用態様にも本実施形態を応用することができる。
本発明は、ＭＦＰやプリンタ等の画像処理装置に好適に利用することができる。
１ 画像処理装置
１０ 制御部
１０１ パスワード設定手段
１０２ パスワード参照手段
１０３ 送信手段
１０４ パスワード入力画面表示手段
１０５ 認証機能確認手段
１０６ 暗号化手段
１０７ 保存手段
１０８ 制限解除手段
１０９ 参照パスワード解除手段
１１０ 通知手段
１０ 制御部
１０１ パスワード設定手段
１０２ パスワード参照手段
１０３ 送信手段
１０４ パスワード入力画面表示手段
１０５ 認証機能確認手段
１０６ 暗号化手段
１０７ 保存手段
１０８ 制限解除手段
１０９ 参照パスワード解除手段
１１０ 通知手段
Claims (2)
- 対象のファイルにパスワードを付して当該ファイルを所望の宛先に送信し、もしくは、所望の場所に保存し、又は、パスワードが付されたファイルの認証を介してその印刷を実行する画像処理装置であって、
宛先に関する登録情報に含まれる個々の宛先に関連づけて所望のパスワードを設定するパスワード設定手段と、
一又は二以上の対象のファイルに、前記登録情報に含まれる所望の宛先に関連づけて設定されたパスワードを付するパスワード参照手段と、を備え、
前記宛先に関する複数の登録情報を有する場合、
前記パスワード参照手段は、
所望のユーザの宛先が一の登録情報に含まれず、又は、当該一の登録情報における前記ユーザの宛先に関連づけてパスワードが設定されていない場合には、一又は二以上の対象のファイルに、前記一の登録情報以外の他の登録情報に含まれる前記ユーザの宛先に関連づけて設定されているパスワードを付する
ことを特徴とする画像処理装置。 - 対象のファイルにパスワードを付して当該ファイルを所望の宛先に送信し、もしくは、所望の場所に保存し、又は、パスワードが付されたファイルの認証を介してその利用制限を解除する画像処理方法であって、
宛先に関する登録情報に含まれる個々の宛先に関連づけて所望のパスワードを設定するステップと、
一又は二以上の対象のファイルに、前記登録情報に含まれる所望の宛先に関連づけて設定されたパスワードを付するステップと、を有し、
前記パスワードを付するステップは、
所望のユーザの宛先が一の登録情報に含まれず、又は、当該一の登録情報における前記ユーザの宛先に関連づけてパスワードが設定されていない場合には、一又は二以上の対象のファイルに、前記一の登録情報以外の他の登録情報に含まれる前記ユーザの宛先に関連づけて設定されているパスワードを付する
ことを特徴とする画像処理方法。
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