JP4008279B2 - 電子納品システム及びプログラム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子納品システム及びプログラムに関し、詳しくは、納品書を通信ネットワークを介して納品する電子納品システム及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、例えば、官公庁等に提出する書類等を電子化し、通信ネットワークを介して提出するシステムがある。このシステムでは、通常、書類の提出を依頼する依頼元が、提出書類の作成や提出を代行する代行業者（依頼先）に依頼し、依頼された代行業者が官公庁等に電子化された書類等を提出する。このようなシステムを利用する場合、代行業者は、依頼元への納品書等を電子化して、通信ネットワークを介して依頼元に送付することが好ましい。これは、納品書等を電子化することで依頼元の業務効率の改善に寄与することができるためである。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、官公庁等に書類等を提出するのは代行業者であるため、官公庁等から書類等の提出に対して発行される受領書等は、代行業者に通信ネットワークを介して送付される。このため、代行業者は、官公庁等に提出した書類、受領書等から電子化した納品書を作成しており、例えば、誤作業により誤った納品書を作成しないように、納品書の作成を正確に行う必要がある。
【０００４】
また、代行業者は、このシステムを利用せずに、例えば、郵送で官公庁等に書類等を提出する場合がある。この場合にも、代行業者は、官公庁等に提出した書類、受領書等から電子化した納品書を作成し、通信ネットワークを介して依頼元に送付することが好ましい。このため、郵送で官公庁等に書類等を提出する場合に、例えば、誤って重複した納品書を作成しないように、納品書の作成を正確に行う必要がある。
【０００５】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、正確に納品書を作成することができる電子納品システム及びプログラムを提供することを目的とする。
また、本発明は、業務効率の改善を図ることができる電子納品システム及びプログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかる電子納品システムは、
依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システムであって、
前記依頼元からの依頼書の依頼書データから、少なくとも依頼元、提出書類名、案件番号に関する依頼書データを記憶する依頼書データ記憶手段と、
前記所定機関から書類または書類データを受領したことを示す受領書の受領書データから、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関する受領書データを記憶する受領書データ記憶手段と、
前記所定機関に提出した提出書類データと、当該提出書類データから少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関するデータと、を対応付けて記憶する提出書類データ記憶手段と、
前記受領書データ、または、前記依頼書データ及び前記受領書データから、依頼書データ毎に、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日を有する納品書データを作成する納品書データ作成手段と、
前記納品書データ作成手段により作成された納品書データを記憶する納品書データ記憶手段と、
前記提出書類データ記憶手段に記憶されたデータから、前記納品書データ記憶手段に記憶された納品書データの提出書類名、案件番号、及び、提出日の一致するデータに対応付けて記憶されている提出書類データを特定し、特定した提出書類データを当該納品書データに添付する提出書類データ添付手段と、
前記依頼書データ記憶手段に記憶された依頼元データから、前記提出書類データ添付手段により提出書類データが添付された納品書データの案件番号に基づいて依頼元を特定し、特定した依頼元に納品書データを送信する送信手段と、
を備え、
前記納品書データ作成手段は、
前記受領書データ記憶手段により記憶された提出書類名、案件番号及び提出日と同一の納品書データが前記納品書データ記憶手段により記憶されているか否かを判別する判別手段を備え、
前記判別手段により同一の納品書データが記憶されていないと判別された場合、納品書データを作成し、
さらに、前記納品書データ作成手段は、
前記依頼書データから、少なくとも提出書類名、案件番号に関するデータを記憶して、依頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された案件番号から、前記納品書データ登録手段に登録された納品書データを特定する納品書データ特定手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された受領書データから、前記納品書データ特定手段に特定された納品書データの案件番号に基づいて、少なくとも提出日に関するデータを特定し、特定したデータを当該納品書データに登録する提出日登録手段と、を備え、
前記納品書データ特定手段により納品書データが特定できない場合、前記受領書データ記憶手段に記憶された提出書類名、案件番号、提出日に関するデータを記憶して納品書データを作成する、
ことを特徴とする。
【０００７】
前記納品書データ作成手段は、前記判別手段により同一の納品書データが作成されていると判別された場合、新たに納品書データを作成しないものとすることができる。
【０００８】
前記受領書に基づいて受領書データを入力可能な入力手段を、さらに備えてもよい。この場合、前記入力手段により入力された受領書データから前記納品書データが作成される。
【００１６】
本発明の第２の観点にかかるプログラムは、
依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システムとして機能させるためのプログラムであって、
コンピュータを、
前記依頼元からの依頼書の依頼書データから、少なくとも依頼元、提出書類名、案件番号に関する依頼書データを記憶する依頼書データ記憶手段、
前記所定機関から書類または書類データを受領したことを示す受領書の受領書データから、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関する受領書データを記憶する受領書データ記憶手段、
前記所定機関に提出した提出書類データと、当該提出書類データから少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関するデータと、を対応付けて記憶する提出書類データ記憶手段、
前記受領書データ、または、前記依頼書データ及び前記受領書データから、依頼書データ毎に、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日を有する納品書データを作成する納品書データ作成手段、
前記納品書データ作成手段により作成された納品書データを記憶する納品書データ記憶手段、
前記提出書類データ記憶手段に記憶されたデータから、前記納品書データ記憶手段に記憶された納品書データの提出書類名、案件番号、及び、提出日の一致するデータに対応付けて記憶されている提出書類データを特定し、特定した提出書類データを当該納品書データに添付する提出書類データ添付手段、
前記依頼書データ記憶手段に記憶された依頼元データから、前記提出書類データ添付手段により提出書類データが添付された納品書データの案件番号に基づいて依頼元を特定し、特定した依頼元に納品書データを送信する送信手段、
として機能させ、
前記納品書データ作成手段は、
前記受領書データ記憶手段により記憶された提出書類名、案件番号及び提出日と同一の納品書データが前記納品書データ記憶手段により記憶されているか否かを判別する判別手段を備え、
前記判別手段により同一の納品書データが記憶されていないと判別された場合、納品書データを作成し、
さらに、前記納品書データ作成手段は、
前記依頼書データから、少なくとも提出書類名、案件番号に関するデータを記憶して、依頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された案件番号から、前記納品書データ登録手段に登録された納品書データを特定する納品書データ特定手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された受領書データから、前記納品書データ特定手段に特定された納品書データの案件番号に基づいて、少なくとも提出日に関するデータを特定し、特定したデータを当該納品書データに登録する提出日登録手段と、を備え、
前記納品書データ特定手段により納品書データが特定できない場合、前記受領書データ記憶手段に記憶された提出書類名、案件番号、提出日に関するデータを記憶して納品書データを作成する、
ことを特徴とする。
【００１７】
前記納品書データ作成手段は、例えば、前記判別手段により同一の納品書データが作成されていると判別された場合、新たに納品書データを作成しない。
【００１８】
前記受領書に基づいて受領書データを入力可能な入力手段を、さらに備えてもよい。この場合、前記入力手段により入力された受領書データから前記納品書データが作成される。
【００１９】
【発明の実施の形態】
（第１の実施の形態）
以下、本発明の実施の形態にかかる電子納品システム及び電子納品方法について説明する。本実施の形態では、企業Ａからの依頼を受けて特許事務所Ｂが行った特許庁への所定の手続きに関する納品書（納品書情報）を、通信ネットワークを介して依頼された企業Ａに納品する場合を例に説明する。
【００２０】
図１に、電子納品システムの構成を示す。図１に示すように、電子納品システムは、特許庁への所定の手続きを特許事務所に依頼する企業Ａ１と、通信ネットワーク２と、通信ネットワーク２を介して接続され、企業Ａ１の依頼を受け特許庁に所定の手続きを行う複数の特許事務所Ｂ３１、特許事務所Ｃ３２〜特許事務所Ｎ３ｎと、から構成されている。
【００２１】
企業Ａ１には、企業Ａ側コンピュータ１１が設けられている。企業Ａ側コンピュータ１１は、通信制御部１２と、処理制御部１３と、企業Ａ用データベース１４と、企業Ａ用端末１５と、を備えている。
【００２２】
通信制御部１２は、例えば、ルータなどの所定の通信装置から構成され、企業Ａ側コンピュータ１１と通信ネットワーク２とを接続する。通信制御部１２は、処理制御部１３の制御により、通信ネットワーク２を介した各種データ（情報）の送受信を行う。
【００２３】
処理制御部１３は、企業Ａ側コンピュータ１１の各部を制御するとともに、所定の動作プログラムを実行することで、後述する各処理を実現する。処理制御部１３は、また、通信制御部１２を制御することで通信ネットワーク２を介した通信を行う。さらに、処理制御部１３は、所定の画像データを作成するものとする。
【００２４】
企業Ａ用データベース１４は、企業Ａが行う電子納品システムに関する各種の情報を記憶するデータベース（ＤＢ）である。図２に企業Ａ用データベース１４の構成を示す。図２に示すように、企業Ａ用データベース１４は、ユーザＤＢ１４１と、特許事務所情報ＤＢ１４２と、手続情報ＤＢ１４３と、履歴情報ＤＢ１４４と、依頼情報ＤＢ１４５と、納品書情報ＤＢ１４６と、画像情報ＤＢ１４７と、を備えている。
【００２５】
ユーザＤＢ１４１は、企業Ａの担当者（企業Ａ側ユーザ）に関する情報を記憶するデータベースである。ユーザＤＢ１４１には、例えば、図３に示すように、ユーザの識別情報であるユーザＩＤ毎にレコードが作成され、各レコードには、ユーザ氏名、所属、パスワード、などを示す情報が記憶されている。ここに登録されるパスワードは、ユーザが電子納品システムにログインするためのパスワードである。
【００２６】
特許事務所情報ＤＢ１４２は、企業Ａが手続を依頼する特許事務所に関する情報を記憶するデータベースである。特許事務所情報ＤＢ１４２は、例えば、図４に示すように、特許事務所を特定する番号である特許事務所番号毎にレコードが作成され、各レコードには、特許事務所名、住所／所在地、メールアドレス、などを示す情報が記憶されている。ここで、「特許事務所名及び住所」は、特許事務所の名称及び住所／所在地を示し、「メールアドレス」は、各特許事務所で用いられる電子メールのアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス）を示す。
【００２７】
手続情報ＤＢ１４３は、企業Ａが特許事務所に依頼する手続に関する情報を記憶するデータベースである。手続情報ＤＢ１４３には、例えば、図５に示すように、企業Ａが特許事務所に依頼する手続の名前（例えば、特許出願、出願審査請求、補正等）である「手続名」毎にレコードが作成され、各レコードには、当該手続名について、手続を行うことができる期間を示す「手続可能な期間」等の情報が記憶されている。
【００２８】
履歴情報ＤＢ１４４は、企業Ａが特許事務所に依頼する手続の対象となる案件の履歴に関する情報を記憶するデータベースである。履歴情報ＤＢ１４４には、例えば、図６に示すように、手続の対象となる案件を特定する番号である「整理番号」毎にレコードが作成され、各レコードには、特許事務所番号、出願日、出願番号、出願審査請求日、などを示す情報が記憶されている。ここで、図６の整理番号：ＪＰ０００１の出願審査請求日が記憶されていないのは、本件について出願審査請求をしていないためである。
【００２９】
依頼情報ＤＢ１４５は、企業Ａが特許事務所に依頼する手続内容に関する情報を記憶するデータベースである。依頼情報ＤＢ１４５には、例えば、図７に示すように、依頼番号毎にレコードが作成され、各レコードには、依頼日、依頼した特許事務所番号、整理番号（出願番号）、依頼内容、などを示す情報が記憶されている。ここで、「依頼内容」欄には、例えば、「手続（出願審査請求、補正など）を所定期間内までに行う」、などのように、具体的な依頼の内容を示す情報が記録される。
【００３０】
納品書情報ＤＢ１４６は、特許事務所が納品した納品書に関する情報を記憶するデータベースである。納品書情報ＤＢ１４６には、例えば、図８に示すように、納品番号毎にレコードが作成され、各レコードには、納品日、特許事務所番号、依頼番号、整理番号（出願番号）、納品内容、などを示す情報が記憶されている。
【００３１】
画面情報ＤＢ１４７は、後述する各処理で表示される様々な画面を構成する情報を記憶するデータベースであり、これらの画像を生成するための様々な素材の画像、各種フォームなどを記憶する。
【００３２】
企業Ａ用端末１５は、例えば、コンピュータ、携帯端末などから構成されている。企業Ａ用端末１５は、企業Ａの担当者から手続きの依頼入力、その他の操作入力及び処理結果等の表示を行う。
【００３３】
特許事務所Ｂ３１には、特許事務所Ｂ側コンピュータ３１が設けられている。特許事務所Ｂ側コンピュータ３１は、通信制御部３２と、処理制御部３３と、特許事務所Ｂ用データベース３４と、特許事務所Ｂ用端末３５と、を備えている。
【００３４】
通信制御部３２は、例えば、ルータなどの所定の通信装置から構成され、特許事務所Ｂ側コンピュータ３１と通信ネットワーク２とを接続する。通信制御部３２は、処理制御部３３の制御により通信ネットワーク２を介して各種の情報の送受信を行う。
【００３５】
処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側コンピュータ３１の各部を制御するとともに、所定の動作プログラムを実行することで、後述する各処理を実現する。また、処理制御部３３は、通信制御部３２を制御することで通信ネットワーク２を介した通信を行う。さらに、処理制御部３３は、所定の画像データを作成するものとする。
【００３６】
特許事務所Ｂ用データベース３４は、特許事務所Ｂが行う電子納品システムに関する各種の情報を記憶するデータベース（ＤＢ）である。図９に特許事務所Ｂ用データベース３４の構成を示す。図９に示すように、特許事務所Ｂ用データベース３４は、ユーザＤＢ３４１と、企業情報ＤＢ３４２と、依頼情報ＤＢ３４３と、履歴情報ＤＢ３４４と、受領書情報ＤＢ３４５と、納品書情報ＤＢ３４６と、請求ＤＢ３４７と、画像情報ＤＢ３４８と、提出書類ＤＢ３４９と、を備えている。
【００３７】
ユーザＤＢ３４１は、特許事務所Ｂの担当者（特許事務所Ｂ側ユーザ）に関する情報を記憶するデータベースである。ユーザＤＢ３４１には、例えば、図１０に示すように、ユーザＩＤ毎にレコードが作成され、各レコードには、ユーザ氏名、所属、パスワード、などを示す情報が記憶されている。
【００３８】
企業情報ＤＢ３４２は、特許事務所Ｂに手続を依頼する企業（依頼主）に関する情報を記憶するデータベースである。企業情報ＤＢ３４２は、例えば、図１１に示すように、依頼主毎に割り当てられた企業番号毎にレコードが作成され、各レコードには、企業名、住所／所在地、メールアドレス、などを示す情報が記憶されている。
【００３９】
依頼情報ＤＢ３４３は、企業（依頼主）が特許事務所Ｂに依頼した手続内容に関する情報を記憶するデータベースである。依頼情報ＤＢ３４３には、例えば、図１２に示すように、依頼番号毎にレコードが作成され、各レコードには、依頼日、企業番号、整理番号（出願番号）、依頼内容、などを示す情報が記憶されている。
【００４０】
履歴情報ＤＢ３４４は、企業が特許事務所Ｂに依頼する手続の対象となる案件の履歴に関する情報を記憶するデータベースである。履歴情報ＤＢ３４４には、例えば、図１３に示すように、整理番号毎にレコードが作成され、各レコードには、企業番号、出願日、出願番号、出願審査請求日、などを示す情報が記憶されている。
【００４１】
受領書情報ＤＢ３４５は、特許事務所Ｂが特許庁に行った手続の受領書に関する情報を記憶するデータベースである。受領書情報ＤＢ３４５には、例えば、図１４に示すように、受付番号毎にレコードが作成され、各レコードには、受付日、書類名、整理番号（出願番号）、企業番号、などを示す情報が記憶されている。
【００４２】
納品書情報ＤＢ３４６は、企業に納品する納品書に関する情報を記憶するデータベースである。納品書情報ＤＢ３４６には、例えば、図１５に示すように、納品番号毎にレコードが作成され、各レコードには、依頼番号、提出書類名、整理番号（出願番号）、提出日、受付番号、書類状態、添付状態、などを示す情報が記憶されている。ここで、「書類状態」は、納品書の状態を示すものであり、手続の進行状況により、「依頼済」、「受領書取り込み済」、「納品書作成中」、「納品書作成済」、「納品済」、「請求書作成中」等の状態が示される。また、「添付状態」は、納品書への提出書類の添付状態を示すものであり、その状態に応じて「ＯＫ」、「エラー」などを示す情報が記録される。納品書情報ＤＢ３４６は、企業から所定の手続についての依頼を受けると、処理制御部３３により、必要な情報が登録される。そして、処理制御部３３により、特許庁に提出する書類（ファイル）を添付可能な納品書情報が作成される。
【００４３】
請求ＤＢ３４７は、請求書（請求情報）を発行するためのデータベースである。請求ＤＢ３４７には、例えば、図１６に示すように、請求日毎にレコードが作成され、各レコードには、請求先の企業名、住所／所在地、金額、などを示す情報が記憶されている。
【００４４】
画像情報ＤＢ３４８は、後述する各処理で表示される様々な画面を構成する情報を記憶するデータベースであり、これらの画像を生成するための様々な素材の画像、各種フォームなどを記憶する。
【００４５】
提出書類ＤＢ３４９は、特許庁に提出した特許庁提出書類を記憶するデータベースである。提出書類ＤＢ３４９には、例えば、図１７に示すように、提出日毎にレコードが作成され、各レコードには、整理番号、書類名、添付状態、などを示す情報および提出した提出書類ファイルが記録される。ここで「書類名」としては、例えば、明細書、図面、要約書が添付された願書、出願審査請求書等がある。また、「添付状態」には、当該提出書類が納品書に添付されたか否かを示す情報が記録される。提出書類ファイルとしては、例えば、ＨＴＭＬ形式の情報（ＨＴＭＬ文書）がある。このＨＴＭＬ文書内に<img src=>タグがある場合には、このタグで指定されているイメージファイルがＨＴＭＬ文書に対応付けて記憶されている。ただし、提出書類ＤＢ３４９に記憶される情報は、ＨＴＭＬ形式の情報に限定されるものではなく、同様の機能を発揮することができる他の形式の情報であってもよい。
【００４６】
特許事務所Ｂ用端末３５は、例えば、コンピュータ、携帯端末などから構成されている。特許事務所Ｂ用端末３５は、特許事務所Ｂの担当者により納品書情報の作成、その他の操作入力及び処理結果等の表示を行う。
【００４７】
特許事務所Ｃ３２〜特許事務所Ｎ３ｎについても特許事務所Ｂ３１と同様に構成されており、特許事務所Ｂ３１と同様の処理が行われる。
【００４８】
次に、以上のように構成された電子納品システムを用いた電子納品方法について説明する。本実施の形態では、企業Ａが所定の特許出願について、特許事務所Ｂに特許庁への所定の手続き、例えば、出願審査請求をする旨の依頼を行い、特許事務所Ｂが所定の特許出願について特許庁に出願審査請求を行った後、企業Ａに出願審査請求に関する納品書情報を納品する場合を例に説明する。まず、企業Ａが特許事務所Ｂに所定の特許出願について、特許庁に出願審査請求をする旨の依頼をするまでについて説明する。
【００４９】
（事前登録）
企業Ａの担当者（企業Ａ側ユーザ）が電子納品システムを利用するには、事前に登録をすることが必要になる。以下、企業Ａ側ユーザの事前登録について説明する。
【００５０】
企業Ａ側ユーザは、企業Ａ用端末１５から、ユーザ名、所属等の情報を処理制御部１３に送信する。処理制御部１３は、ユーザ名等の情報を受け取ると、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し、企業Ａ用端末１５にユーザＩＤ及びパスワードを送信する。また、処理制御部１３は、送信された所定の情報、ユーザＩＤ及びパスワードをユーザＤＢ１４１に登録する。
【００５１】
（ログイン）
企業Ａ側ユーザは、事前登録で送信されたユーザＩＤ及びパスワードを入力することにより、電子納品システムに接続することができる。以下、電子納品システムへのログインについて説明する。
【００５２】
企業Ａ側ユーザが企業Ａ用端末１５からログイン画面にアクセスすると、処理制御部１３は、図１８のフローチャートに示す処理を開始する。
【００５３】
まず、処理制御部１３は、図１９に示すようなログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５にログイン用ページを表示する（ステップＳ１）。このページには、ログイン名、パスワードを入力する入力欄が配置されている。
【００５４】
企業Ａ側ユーザは、この画面上で、ログイン名とパスワードとを入力し、「送信」をクリックする。企業Ａ側ユーザがログイン名とパスワードを入力し、「送信」をクリックすると、入力事項が処理制御部１３に通知される。
【００５５】
処理制御部１３は、この通知に対して、入力された情報がユーザＤＢ１４１に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２）。
【００５６】
処理制御部１３は、企業Ａ側ユーザが登録されていないと判別した場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、図示しない登録案内のページの情報（ＨＴＭＬ文書）を企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５に登録案内のページを表示させ（ステップＳ３）、この処理を終了する。
【００５７】
一方、処理制御部１３は、企業Ａ側ユーザが登録されていると判別した場合（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、図２０に示すようなメニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５にメニューページを表示し（ステップＳ４）、この処理を終了する。この図２０に示すメニューページには、依頼書を作成する「依頼書作成」等のメニュー欄が配置されている。
【００５８】
（依頼書の作成）
企業Ａ側ユーザが、図２０に示すメニューページから「依頼書作成」をクリックすると、処理制御部１３は、図２１のフローチャートに示す依頼書作成処理を開始する。
【００５９】
まず、処理制御部１３は、図２２に示すような手続用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５に手続用ページを表示する（ステップＳ１１）。企業Ａ側ユーザは、依頼する手続、本実施の形態では、「出願審査請求」をクリックする。
【００６０】
次に、処理制御部１３は、手続が選択されたか否かを判別する（ステップＳ１２）。処理制御部１３は、所定の手続が選択されたと判別すると（ステップＳ１２；Ｙｅｓ）、図２３に示すように、履歴情報ＤＢ１４４から選択された手続が可能な案件（出願審査請求が行われていない案件）の一覧を作成し、この一覧を企業Ａ用端末１５に送信する。これにより、企業Ａ用端末１５に選択された手続が可能な案件の一覧が表示される（ステップＳ１３）。企業Ａ側ユーザは、この画面上で、出願審査請求を依頼する案件、例えば、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２０００−１２×××）を選択し、「送信」をクリックする。
【００６１】
続いて、処理制御部１３は、出願審査請求を依頼する案件が選択されたか否かを判別する（ステップＳ１４）。処理制御部１３は、所定の案件が選択されたと判別すると（ステップＳ１４；Ｙｅｓ）、選択された案件に関する依頼書（依頼情報）を作成する（ステップＳ１５）。
【００６２】
次に、処理制御部１３は、作成した依頼情報を依頼情報ＤＢ１４５に記憶させ（ステップＳ１６）、通信制御部１２、通信ネットワーク２を介して特許事務所Ｂ側コンピュータ３１に送信する（ステップＳ１７）。
【００６３】
企業Ａから特許事務所Ｂ側コンピュータ３１に、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求の依頼情報が送信されると、処理制御部３３は、送信された依頼情報を依頼情報ＤＢ３４３に登録する。
【００６４】
さらに、処理制御部３３は、納品書情報ＤＢ３４６に、企業Ａから特許事務所Ｂに提出を依頼した書類名（本実施の形態では、出願審査請求書）、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）を予め登録する。
【００６５】
特許事務所Ｂでは、企業Ａからの依頼に応じて、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求書を、例えば、オンラインで特許庁に提出する。オンラインで特許庁に出願審査請求書が提出されると、特許庁から受領書が特許事務所Ｂに送信される。
【００６６】
次に、電子納品システムを用い、特許庁から送信された受領書情報から納品書を作成する方法について説明する。
【００６７】
（事前登録）
特許事務所Ｂの担当者（特許事務所Ｂ側ユーザ）が電子納品システムを利用するには、事前に登録をすることが必要になる。以下、特許事務所Ｂ側ユーザの事前登録について説明する。
【００６８】
特許事務所Ｂ側ユーザは、特許事務所Ｂ用端末３５から、ユーザ名、所属等の情報を処理制御部３３に送信する。処理制御部３３は、ユーザ名等の情報を受け取ると、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し、特許事務所Ｂ用端末３５にユーザＩＤ及びパスワードを送信する。また、処理制御部３３は、送信された所定の情報、ユーザＩＤ及びパスワードをユーザＤＢ３４１に登録する。
【００６９】
（ログイン）
特許事務所Ｂ側ユーザは、事前登録で送信されたユーザＩＤ及びパスワードを入力することにより、電子納品システムに接続することができる。以下、電子納品システムへのログインについて説明する。
【００７０】
特許事務所Ｂ側ユーザが特許事務所Ｂ用端末３５からログイン画面にアクセスすると、処理制御部３３は、図１８のフローチャートに示す処理を開始する。
【００７１】
まず、処理制御部３３は、図１９に示すようなログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４８から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にログイン用ページを表示する（ステップＳ１）。このページには、ログイン名、パスワードを入力する入力欄が配置されている。
【００７２】
特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、ログイン名とパスワードとを入力し、「送信」をクリックする。特許事務所Ｂ側ユーザがログイン名とパスワードを入力し、「送信」をクリックすると、入力事項が処理制御部３３に通知される。
【００７３】
処理制御部３３は、この通知に対して、入力された情報がユーザＤＢ３４１に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２）。
【００７４】
処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側ユーザが登録されていないと判別した場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、図示しない登録案内のページの情報（ＨＴＭＬ文書）を特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５に登録案内のページを表示させ（ステップＳ３）、この処理を終了する。
【００７５】
一方、処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側ユーザが登録されていると判別した場合（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、図２４に示すようなメニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４７から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にメニューページを表示し（ステップＳ４）、この処理を終了する。
【００７６】
（受領書情報から納品書を作成する方法）
前述のように、企業Ａから特許事務所Ｂ側コンピュータ３１に、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求の依頼情報が送信されると、処理制御部３３は、図２５に示すように、納品書情報ＤＢ３４６に、書類名：出願審査請求書、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）を予め登録する。
【００７７】
そして、特許事務所Ｂにより、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求書を、例えば、オンラインで特許庁に提出すると、特許庁から受領書が特許事務所Ｂに送信される。
【００７８】
特許庁から受領書が送信されると、特許事務所Ｂ側ユーザは、電子納品システムに接続して、図２４に示すようなメニューページから「納品書作成（受領書）」をクリックして、納品書の作成処理を行う。特許事務所Ｂ側ユーザが、「納品書作成（受領書）」をクリックすると、処理制御部３３は、図２６のフローチャートに示す処理を開始する。
【００７９】
まず、処理制御部３３は、特許庁から送信された受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２１）。処理制御部３３が、受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登録されていないと判別した場合（ステップＳ２１；Ｎｏ）、特許事務所Ｂ側ユーザに受付番号、受付日、出願番号（整理番号）等の受領書に関する情報を受領書情報ＤＢ３４５に登録させる（ステップＳ２２）。一方、処理制御部３３は、受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登録されていると判別した場合（ステップＳ２１；Ｙｅｓ）、ステップＳ２３に進む。
【００８０】
次に、処理制御部３３は、既に納品書が作成されているか否かを判別する（ステップＳ２３）。具体的には、処理制御部３３は、受領書情報ＤＢ３４５に登録された出願番号（整理番号）、受付日（提出日）及び書類名（提出書類名）が一致する案件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されているか否かを判別する。処理制御部３３は、既に納品書が作成されていると判別した場合（ステップＳ２３；Ｙｅｓ）、この処理を終了する。
【００８１】
ここで、納品書の作成処理では１つの納品書しか作成できないので、本来、提出日、出願番号及び書類名が一致する案件は、納品書情報ＤＢ３４６に登録されていない。すなわち、提出日、出願番号及び書類名が同一の納品書は存在しない。しかし、本システムでは、後述するように、マニュアルにて納品書を作成することができるので、既にマニュアル操作により、提出日、出願番号及び書類名が一致する案件を納品書情報ＤＢ３４６に登録した場合がある。このような場合、納品書の作成処理が終了されることから、マニュアルにて作成された納品書を真の納品書として取り扱われ、後述する提出物件が添付される。
【００８２】
このように、納品書の作成処理において既に納品書が作成されているか否かを判別し、既に納品書が作成されている場合には納品書の作成処理を終了しているので、納品書作成の誤った操作や、重複して納品書を作成することにより生じるダブル納品を防止することができ、正確に納品書を作成することができる。
【００８３】
続いて、処理制御部３３は、受領書情報ＤＢ３４５に登録された出願番号（整理番号）と一致する案件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２４）。
【００８４】
処理制御部３３は、一致する案件が納品書情報ＤＢ３４６に登録されていると判別した場合（ステップＳ２４；Ｙｅｓ）、納品書情報ＤＢ３４６に提出日と、受付番号とを登録する（ステップＳ２５）。納品書情報ＤＢ３４６に受付番号を登録するのは、同じ受領書を誤って取り込み実行した際に、同一の受領書から納品書が再度作成されることを防止するためである。さらに、処理制御部３３は、図２７に示すように、フラグを「受領書取り込み済」に変更する（ステップＳ２６）。このように、フラグが「受領書取り込み済」に変更されると、特許庁へ提出した特許庁書類を添付することが可能になる。
【００８５】
処理制御部３３は、一致する案件が納品書情報ＤＢ３４６に登録されていないと判別した場合（ステップＳ２４；Ｎｏ）、この案件を納品書情報ＤＢ３４６に登録し（ステップＳ２７）、ステップＳ２４に進む。このような場合としては、例えば、電話で出願審査請求の依頼をした場合がある。
【００８６】
次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、受領書を取り込んだ納品書情報について、当該納品書情報に提出書類を添付する提出書類自動添付処理を行う。この提出書類自動添付処理を図２８のフローチャートを参照して説明する。
【００８７】
まず、処理制御部３３は、図２４に示すようなメニューページを表示させる（ステップＳ３１）。ここで、特許事務所Ｂ側ユーザにより「納品物件自動添付」がクリックされると（ステップＳ３２；Ｙｅｓ）、処理制御部３３は、図２９に示すように、納品書情報ＤＢ３４６の「書類状態」欄に「納品書作成中」を設定する（ステップＳ３３）。
【００８８】
次に、処理制御部３３は、納品書情報ＤＢ３４６の当該レコードに記録されている受付番号情報を取得した後、受領書情報ＤＢ３４５にアクセスし、当該受付番号に対応する受領書情報を取得する（ステップＳ３４）
【００８９】
さらに、処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４９にアクセスし、ステップＳ３４で取得した受領書情報と一致する提出書類情報（提出日、整理番号、書類名）があるか否かを検索する（ステップＳ３５）。ここで、一致する提出書類情報がある場合（ステップＳ３５；Ｙｅｓ）は、当該提出書類情報のレコードに記録されている提出書類ファイルを取得し、当該納品書情報に添付する（ステップＳ３６）。ここで、提出書類ファイルのＨＴＭＬ文書内に<img src=>タグがある場合には、このタグで指定されているイメージファイルを提出書類ファイルに対応付けて納品書情報に添付する。
【００９０】
提出書類ファイルの添付が終了すると、処理制御部３３は、図３０に示すように、当該納品番号レコードの「添付状態」欄に「ＯＫ」を設定する（ステップＳ３７）。これにより、当該納品書に提出書類が問題なく添付されたことが示される。
【００９１】
次に、処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４６にアクセスし、ステップＳ３６で添付した提出書類に対応する「添付状態」欄に、すでに納品書に添付されたことを示す「添付済」を設定する（ステップＳ３８）。
【００９２】
これにより、納品書の作成が完了したことになるので、処理制御部３３は、当該納品書レコードの「書類状態」に、納品書作成完了を示す「納品書作成済」を設定して（ステップＳ３９）、処理を終了する。「納品書作成済」になると、その納品書は、企業Ａに送信（納品）することができ、送信後に請求書を作成することが可能になる。
【００９３】
（自動添付できない場合の処理画面表示方法）
一方、受領書情報と提出書類情報が不一致であった場合（ステップＳ３５；Ｎｏ）、処理制御部３３は、添付エラー処理（ステップＳ４０）を実行する。ここでは、本来自動で添付されるべき提出書類が添付できなかったことから、提出日、書類名、出願番号に誤記等（例えば、書類に記入した「提出日」とは異なる日（例えば、翌日以降）にオンライン手続きした場合）があったことが想定されるので、ユーザによって対象書類を選択させる。この添付エラー処理を図３１に示すフローチャートを参照して説明する。
【００９４】
処理制御部３３は、図３２に示すように、当該納品書レコードの「添付状態」欄に「エラー」を設定した後（ステップＳ４１）、図３３に示すような書類添付エラー画面を表示させる（ステップＳ４２）。
【００９５】
この書類添付エラー画面では、当該納品書レコードに記録されている情報が表示されるとともに、提出書類ＤＢ３４９に記録されている提出書類情報のうち、未だ納品書に添付されていない提出書類の一覧画面を表示させるか否かを選択させるボタン（「はい」および「いいえ」）が表示される。特許事務所Ｂ側ユーザは、「はい」または「いいえ」を選択する。
【００９６】
ここで、「はい」が選択された場合、すなわち、未添付提出書類の一覧表示が選択された場合（ステップＳ４３；Ｙｅｓ）、処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４９から、「添付状態」が「未添付」のものを取得して、図３４に示すように一覧表示させる（ステップＳ４４）。
【００９７】
この画面上には、提出書類毎に、例えば、チェックボックスなどの選択指定手段が配置されており、特許事務所Ｂ側ユーザは、一覧の中から添付対象の書類に対応するチェックボックスにチェックを入れて添付すべき書類を指定した後（ステップＳ４５；Ｙｅｓ）、「添付」ボタンを選択することで（ステップＳ４６；Ｙｅｓ）当該提出書類が納品書情報に添付される（ステップＳ４７）。
【００９８】
処理制御部３３は、当該納品書レコードの「添付状態」を「エラー」から「ＯＫ」に変更し（ステップＳ４８）、さらに、提出書類ＤＢ３４９の当該提出書類レコードの「添付状態」を「添付済」に変更して（ステップＳ４９）、処理を終了する。
【００９９】
（マニュアルで納品書を作成する方法）
一般に、特許庁への手続はオンラインによって行われるが、事務所側の作業状態等の事情によってはオンライン手続きができない場合がある。その場合、郵送により書類を提出することがある。このようなオンライン以外の形態で提出した書類を納品書に添付するための処理は以下の通りである。
【０１００】
特許事務所Ｂ側ユーザは、図２４に示すようなメニューページから「納品書作成（手入力）」をクリックして、マニュアルで納品物件の取り込み処理を行う。処理制御部３３は、「納品書作成（手入力）」がクリックされると、図３５に示すようなマニュアル入力用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４８から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にマニュアル入力用ページを表示する。
【０１０１】
ここで、手続分類は、例えば、出願系、審査系、中間系、審判系等に分類されている。出願系としては、出願、新規性喪失の例外に関する証明書の提出等の手続がある。審査系としては、出願審査請求書、早期審査に関する事情説明書等の手続きがある。中間系としては、意見書、手続補正書等の手続がある。審判系には、審判請求書、審判答弁書の手続がある。
【０１０２】
特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、手続分類、出願番号、提出日を入力し、納品物件を特定する。ここで、マニュアルによる納品書の作成では、前述の自動作成処理により、手続分類（提出書類名）、出願番号、提出日が同一の納品書が作成されている場合にも、新たな納品書を作成することが可能である。これは、現実の特許庁との手続では、例えば、ある特許出願について同日に複数回の手続補正書を提出する場合のように、同一の出願案件について同日に複数の同一書類名の書類が提出される可能性があることを考慮したものである。このように作成された、書類名、提出日及び出願番号が同一の二以上の納品書については、後述する納品書の併合により、一つの納品書に併合することが可能である。
【０１０３】
次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、添付すべき特許庁提出書類を選択する。まず、特許事務所Ｂ側ユーザは、特許庁提出書類の「検索」をクリックする。すると、例えば、図３４に示す、提出書類の内、未だ納品書に添付されていない提出書類の一覧が表示される。ここで、先ほど手続分類に所定の手続が入力されているので、この手続分類に対応した特許庁提出書類の一覧が表示される。特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、添付すべき特許庁提出書類の「添付」をクリックして、添付すべき特許庁提出書類を指定する。これにより、特許庁提出書類が納品物件に添付される。そして、特許事務所Ｂ側ユーザは、保存時に、納品書に記入された出願番号、提出日及び書類名と、添付した特許庁提出書類ファイルのデータが一致するか確認する。これが一致した場合は、そのまま作業が終了する。一致しない場合にはエラーメッセージが表示され、特許事務所Ｂ側ユーザは、このエラーメッセージの内容に従って再び納品書を作成する。
【０１０４】
（企業への電子納品方法）
フラグが「納品書作成済」となった状態で企業に納品することができる。特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページから「納品」をクリックすると、処理制御部３３は、通信制御部３２、通信ネットワーク２を介して、企業Ａ側コンピュータ１１に納品書を送信する。この送信により、企業Ａに電子納品がなされる。
【０１０５】
（請求書の作成方法）
納品書が企業Ａに送信されると、処理制御部３３は、フラグを「納品済」に変更する。フラグが「納品済」となった状態で、特許事務所Ｂ側ユーザは請求書を作成することができる。特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページから「請求明細書作成」をクリックすると、処理制御部３３は、フラグを「請求書作成中」に変更する。処理制御部３３は、請求ＤＢ３４７に登録された情報から請求書を作成する。
【０１０６】
ここで、特定の企業については、例えば、納品書の親文書を開くと、企業から特許庁へ書類の提出依頼した際に設定した料金計算に関係する各項目が設定されている。特許事務所Ｂ側ユーザは、各項目に対して、依頼後に変更があった場合は項目を変更し、その変更理由について詳述する。このように、請求明細書が作成されると、設定した項目に従って料金が自動計算された請求費用が記入された請求書が作成される。
【０１０７】
請求書が作成されると、特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページから「請求書送信」をクリックする。「請求書送信」をクリックすると、処理制御部３３は、通信制御部３２、通信ネットワーク２を介して、企業Ａ側コンピュータ１１に請求書を送信する。この送信により、企業Ａに請求書が送付される。
【０１０８】
（複数の納品書の併合）
例えば、補正書提出後に瑕疵を発見し、再び補正書を提出した場合のように、一の依頼内容に対して異なる日に複数の手続を行ったときには、複数の納品書が併存してしまう。このような場合には、複数の納品書の併合を行うことができる。以下、複数の納品書の併合処理について説明する。
【０１０９】
まず、特許事務所Ｂ側ユーザは、前述と同様の処理により、第一の提出日によって本来依頼された内容から第一の納品書を作成し、対応した特許庁提出書類を添付する。次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、その納品書に特許庁提出書類を追加したい場合は、追加したい特許庁提出書類が記入されている受領書から第二の納品書を作成する。そして、特許事務所Ｂ側ユーザは、第二の納品書に対して、特許庁提出書類を添付する。
【０１１０】
続いて、特許事務所Ｂ側ユーザは、併合したい第一の納品書及び第二の納品書を選択した状態で、図２４に示すようなメニューページから「併合」をクリックする。「併合」がクリックされると、処理制御部３３は、第三の納品書を作成し、特許庁提出書類を添付する。そして、処理制御部３３は、この新しく作成された第三の納品書で請求明細書を作成する。
【０１１１】
ここで、第一の納品書及び第二の納品書とも受領書から作成した場合を想定しているため、各納品書は、それぞれ異なる書類として扱うことができる。これは、受領書から納品書を作成した場合、同じ受領書から納品書が作成されたか否かをチェックしているため、同一の納品書及び特許庁提出書類が存在することはない。そのため、第一の納品書と第二の納品書とは異なる書類となる。
【０１１２】
併合できる条件としては、納品書管理の観点から、例えば、出願番号が同一の場合に限定することが好ましい。このような併合処理は何件でも可能であり、さらに、併合処理した納品書を更に併合することも可能である。
【０１１３】
また、併合した後、元の状態（第一の納品書と第二の納品書）に戻すには、図２４に示すようなメニューページから「併合解除」をクリックすることで、第三の納品書から元の状態に戻すことができる。この場合、第一の納品書及び第二の納品書は、第三の納品書が併合解除されても元の状態に戻すことが可能であるため、納品書としては存在している。
【０１１４】
以上の説明は、受領書から作成した納品書を用いた場合であるが、第一の納品書及び第二の納品書のどちらか、あるいは両方がマニュアルで作成された納品書であっても、併合処理は可能である。
【０１１５】
以上説明したように、本実施の形態によれば、企業Ａから依頼情報が送信されると、納品書情報ＤＢ３４６に書類名、整理番号（出願番号）が記憶された納品書情報を登録し、受領書情報ＤＢ３４５に記憶された提出日が納品書情報に登録される。そして、この納品書情報に特許庁提出書類が添付され、企業Ａに送信することができる。このため、送付された納品書情報を用いて納品書が管理でき、業務効率の改善を図ることができる。
【０１１６】
本実施の形態によれば、納品書情報に受付番号が登録されるので、同じ受領書を誤って取り込んでも、同一の受領書から納品書情報が再度作成されることがなくなる。
【０１１７】
本実施の形態によれば、納品書の作成処理において、既に納品書が作成されているか否かを判別し、既に納品書が作成されている場合には納品書の作成処理を終了しているので、納品書作成の誤った操作や、重複して納品書を作成することにより生じるダブル納品を防止することができ、正確に納品書を作成することができる。
【０１１８】
また、本実施の形態によれば、マニュアルで納品書を作成する処理では、既に納品書が作成されていても、新たな納品書を作成することができる。このため、同一の出願案件について同日に複数回の手続補正書が提出された場合にも、手続毎に納品書を作成することができる。
【０１１９】
（第２の実施の形態）
次に、第２の実施の形態について説明する。本実施の形態では、電子納品システムの構成が第１の実施の形態と異なっている。ただし、納品書の作成処理のような各種の処理はほぼ同様であり、本実施の形態では、電子納品システムの構成及び各処理の関係を中心に説明する。図３６は、本実施の形態の電子納品システムのデータベースの関係を示す図である。
【０１２０】
図３６に示すように、電子納品システムは、企業Ａ５１と、通信ネットワーク５２と、特許事務所Ｂ５３と、から構成されている。企業Ａ５１は、特許事務所に手続を依頼する依頼書に関する情報を記憶する事務所依頼ＤＢ５４と、出願審査請求の要否評価に関する情報を記憶する審査請求要否評価ワークフローＤＢ５５と、手続に対する料金に関する情報を記憶する特許共通マスタＤＢ５６と、請求明細書データを記憶する請求明細書ＤＢ５７と、納品データ、料金表マスタ及び請求明細書データを記憶する納品ＤＢ５８と、中間処理に関する情報を記憶する中間ＤＢ５９とを備えている。電子納品システムは、企業Ａ５１と特許事務所Ｂ５３との間を、通信ネットワーク５２を介して、事務所依頼ＤＢ５４と納品ＤＢ５８と中間ＤＢス５９とに記憶された情報が送受信できるように構成されている。なお、電子納品システムは、図示しないサーバによって制御されている。
【０１２１】
次に、企業Ａが特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼した場合を例に、本実施の形態の手続の流れ（業務フロー）を説明する。図３７は、電子納品システムの手続処理を説明するためのフローチャートである。
【０１２２】
図３７に示すように、審査請求担当者が出願審査請求について事務所依頼書を作成（表示）する（ステップＳ５１）。サーバは、この依頼書に関する情報を事務所依頼ＤＢ５４に記憶するとともに、記憶した情報を特許事務所Ｂに送信する。
【０１２３】
特許事務所Ｂの担当者は、送付された情報から特許庁に対して出願審査請求を行い、審査請求担当者から送付された情報及び特許庁からの受領書６０に関する情報から納品書を作成する（ステップＳ５２）。次に、特許事務所Ｂの担当者は、作成した納品書に納品物件６１（出願審査請求書）を取り込み（ステップＳ５３）、納品物件６１が取り込まれた納品書に関する情報を企業Ａの知財に納品（サーバにより納品ＤＢに記憶）する（ステップＳ５４）。納品ＤＢ５８には、特許共通マスタＤＢ５６からの情報も記憶され、これらの情報が印刷されて（ステップＳ６７）、提出書類６３が出力される。
【０１２４】
続いて、特許事務所Ｂの担当者は、請求明細の作成が必要が否かを判別し（ステップＳ５５）、必要でないと判別した場合（ステップＳ５５；Ｎｏ）にはステップＳ５７に進み、必要であると判別した場合（ステップＳ５５；Ｙｅｓ）には請求明細を作成する（ステップＳ５６）。
【０１２５】
次に、サーバは、依頼データが存在するか否かを判別し（ステップＳ５７）、存在すると判別した場合（ステップＳ５７；Ｙｅｓ）には、請求明細書作成データを請求明細ＤＢ５７に記憶する（ステップＳ５８）。また、サーバは、納品ＤＢ５８にも記憶する。サーバは、依頼データが存在しないと判別した場合（ステップＳ５７；Ｎｏ）には、存在チェック用ファイルを出力し（ステップＳ５９）、納品チェックＩＮファイルに記憶する（ステップＳ６０）。
【０１２６】
次に、サーバは、存在チェック処理を行い（ステップＳ６１）、納品チェックＯＵＴファイルに記憶する（ステップＳ６２）。続いて、サーバは、存在チェック反映処理を行い（ステップＳ６３）、依頼データが存在するか否かを判別する（ステップＳ６４）。サーバは、依頼データが存在すると判別した場合（ステップＳ６４；Ｙｅｓ）には、ステップＳ５８に戻る。サーバは、依頼データが存在しないと判別した場合（ステップＳ６４；Ｎｏ）には、特許事務所Ｂにこの情報を送信する。
【０１２７】
特許事務所Ｂの担当者は、請求明細状態の一覧を表示し（ステップＳ６５）、納品書を作成するか否かを判別する（ステップＳ６６）。特許事務所Ｂの担当者が納品書を作成すると判別した場合（ステップＳ６６；Ｙｅｓ）には、ステップＳ５２に戻る。特許事務所Ｂの担当者が納品書を作成しないと判別した場合（ステップＳ６６；Ｎｏ）には、この処理を終了する。
【０１２８】
次に、本実施の形態の電子納品システムの手続に流れ（業務フロー）について説明する。図３８は、本実施の形態の電子納品システムの手続処理を説明するための図である。
【０１２９】
図３８に示すように、企業Ａ５１の担当者は、審査請求要否評価ワークフローＤＢ５５を用いて、出願審査請求の要否評価についての評価処理を行う。企業Ａ５１の担当者は、出願審査請求をする場合、特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼する依頼書に関する情報を作成し、事務所依頼用ＤＢ５４を用いてオンラインで、特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼する。ここで、事務所依頼用ＤＢ５４を用いないで紙により特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼することも可能である。
【０１３０】
案件を受任した特許事務所Ｂの担当者は、必要な書類を作成し、オンラインで特許庁に出願審査請求を行う。ここで、郵送により、特許庁に出願審査請求を行うことも可能である。次に、特許事務所Ｂの担当者は、手続書類及び受領書に関する情報から納品書を作成する。ここで、特許事務所Ｂの担当者は、納品書の併合及び併合解除を行う場合もある。続いて、特許事務所Ｂの担当者は、納品書に関する情報を企業Ａの知財に納品（送信）する。知財では、受信した納品書に関する情報を印刷することにより、特許庁に提出された提出書類を出力することができる。
【０１３１】
また、特許事務所Ｂの担当者は、請求明細書を作成し、例えば、夜間バッチにより企業Ａの請求明細書ＤＢ５７に請求明細書に関する情報を送信する。企業Ａ（サーバ）は、存在チェックを行った後、自動検収または知財の担当者による検収をし、請求処理を実行する。
【０１３２】
企業Ａ５１の担当者が特許事務所Ｂに中間処理の依頼を行う場合、中間ＤＢ５９を用いて、特許事務所Ｂに中間処理を依頼する依頼書に関する情報を作成し、中間ＤＢ５９を用いてオンラインで、特許事務所Ｂに中間処理を依頼する。その後の処理は、出願審査請求の場合と同様である。
【０１３３】
以上説明したように、本実施の形態の電子納品システムによっても、企業Ａに送信された納品書に関する情報を用いて納品書が管理され、納品書の管理を容易にすることができる。
【０１３４】
なお、本発明は上記実施の形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。例えば、システム構成や画面構成は適宜変更可能である。また、実質的に同一の機能が実現できるならば、処理手順なども適宜変更可能である。
【０１３５】
上記実施の形態では、企業Ａが特許庁に対する手続を特許事務所Ｂに依頼した場合を例に本発明を説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、依頼元（依頼主）が、司法、行政機関のような所定機関に対する手続を、依頼先に依頼する場合であればよい。依頼元としては、企業のような法人の他、個人であってもよい。依頼先としては、手続代行業者がある。
【０１３６】
上記実施の形態では、受領書情報ＤＢ３４５に登録された出願番号と一致する案件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されている場合に、処理制御部３３により納品書情報ＤＢ３４６に提出日と受付番号とを登録した場合を例に本発明を説明したが、例えば、処理制御部３３により納品書情報ＤＢ３４６に提出日のみを登録してもよい。この場合にも、納品書の管理を容易にすることができる。
【０１３７】
納品書の作成処理において、同一の出願番号（整理番号）、かつ同一提出日の受領書について、一つの納品書を作成してもよい。例えば、午前に出願審査請求を行い、午後に補正を行った場合のように、受領書が異なっても提出日が同じであれば、一つの納品書として扱ってもよい。これは、企業から特許事務所への審査請求関連の依頼は、補正書の有無、代理人選任届出の有無にかかわらず、審査請求する際に生じる手続として一つの依頼となっている場合があるためである。また、この依頼と特許事務所からの費用請求が対となっているためである。さらに、企業側では、手続（審査請求、中間（拒絶理由等に対する対応）、審判等）毎にデータ管理を行う場合があり、書類毎ではなく手続毎に納品書によって管理する（手続毎の料金の管理を含む）方が、審査請求という手続はどれぐらいの頻度で何件発生したかの統計をとりやすいためである。
【０１３８】
コンピュータ又はコンピュータ群を、上述のシステムとして機能させ、或いは、上述の工程を実行させるために必要なプログラムの全部又は一部を、記録媒体（ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、フラッシュメモリ）等に記録して配布・流通させてもよい。
【０１３９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、正確に納品書を作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る電子納品システムの構成を示す図である。
【図２】図１の企業Ａ用データベースの構成を示す図である。
【図３】ユーザデータベースの構成を示す図である。
【図４】特許事務所情報データベースの構成を示す図である。
【図５】手続情報データベースの構成を示す図である。
【図６】履歴情報データベースの構成を示す図である。
【図７】依頼情報データベースの構成を示す図である。
【図８】納品書情報データベースの構成を示す図である。
【図９】図１の特許事務所Ｂ用データベースの構成を示す図である。
【図１０】ユーザデータベースの構成を示す図である。
【図１１】企業情報データベースの構成を示す図である。
【図１２】依頼情報データベースの構成を示す図である。
【図１３】履歴情報データベースの構成を示す図である。
【図１４】受領書情報データベースの構成を示す図である。
【図１５】納品書情報データベースの構成を示す図である。
【図１６】請求データベースの構成を示す図である。
【図１７】提出書類データベースの構成を示す図である。
【図１８】ログイン時に、電子納品サーバが実行する処理を説明するためのフローチャートである。
【図１９】ログイン用ページの一例を示す図である。
【図２０】メニューページの一例を示す図である。
【図２１】依頼書の作成処理を説明するためのフローチャートである。
【図２２】手続用ページの一例を示す図である。
【図２３】出願審査未請求案件の一覧を示す図である。
【図２４】メニューページの一例を示す図である。
【図２５】納品書情報データベースの一例を示す図である。
【図２６】納品書作成処理を説明するためのフローチャートである。
【図２７】納品書情報データベースの一例を示す図である。
【図２８】提出書類自動添付処理を説明するためのフローチャートである。
【図２９】納品書情報データベースに記録される情報の例を説明するための図である。
【図３０】納品書情報データベースに記録される情報の例を説明するための図である。
【図３１】図２８に示す提出書類自動添付処理で実行される添付エラー処理を説明するためのフローチャートである。
【図３２】納品書情報データベースに記録される情報の例を説明するための図である。
【図３３】図３１に示す添付エラー処理で表示される書類添付エラー画面の表示例を示す図である。
【図３４】図３１に示す添付エラー処理で表示される未添付書類一覧画面の表示例を示す図である。
【図３５】マニュアル入力用ページの一例を示す図である。
【図３６】本発明の第２の実施の形態の電子納品システムのデータベースの関係を示す図である。
【図３７】電子納品システムの手続処理を説明するためのフローチャートである。
【図３８】電子納品システムの手続処理を説明するための図である。
【符号の説明】
１ 企業Ａ
２ 通信ネットワーク
３１ 特許事務所Ｂ
１１ 企業Ａ側コンピュータ
１２ 通信制御部
１３ 処理制御部
１４ 企業Ａ用データベース
１５ 企業Ａ用端末
３１ 特許事務所Ｂ側コンピュータ
３２ 通信制御部
３３ 処理制御部
３４ 特許事務所Ｂ用データベース
３５ 特許事務所Ｂ用端末
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子納品システム及びプログラムに関し、詳しくは、納品書を通信ネットワークを介して納品する電子納品システム及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、例えば、官公庁等に提出する書類等を電子化し、通信ネットワークを介して提出するシステムがある。このシステムでは、通常、書類の提出を依頼する依頼元が、提出書類の作成や提出を代行する代行業者（依頼先）に依頼し、依頼された代行業者が官公庁等に電子化された書類等を提出する。このようなシステムを利用する場合、代行業者は、依頼元への納品書等を電子化して、通信ネットワークを介して依頼元に送付することが好ましい。これは、納品書等を電子化することで依頼元の業務効率の改善に寄与することができるためである。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、官公庁等に書類等を提出するのは代行業者であるため、官公庁等から書類等の提出に対して発行される受領書等は、代行業者に通信ネットワークを介して送付される。このため、代行業者は、官公庁等に提出した書類、受領書等から電子化した納品書を作成しており、例えば、誤作業により誤った納品書を作成しないように、納品書の作成を正確に行う必要がある。
【０００４】
また、代行業者は、このシステムを利用せずに、例えば、郵送で官公庁等に書類等を提出する場合がある。この場合にも、代行業者は、官公庁等に提出した書類、受領書等から電子化した納品書を作成し、通信ネットワークを介して依頼元に送付することが好ましい。このため、郵送で官公庁等に書類等を提出する場合に、例えば、誤って重複した納品書を作成しないように、納品書の作成を正確に行う必要がある。
【０００５】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、正確に納品書を作成することができる電子納品システム及びプログラムを提供することを目的とする。
また、本発明は、業務効率の改善を図ることができる電子納品システム及びプログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかる電子納品システムは、
依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システムであって、
前記依頼元からの依頼書の依頼書データから、少なくとも依頼元、提出書類名、案件番号に関する依頼書データを記憶する依頼書データ記憶手段と、
前記所定機関から書類または書類データを受領したことを示す受領書の受領書データから、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関する受領書データを記憶する受領書データ記憶手段と、
前記所定機関に提出した提出書類データと、当該提出書類データから少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関するデータと、を対応付けて記憶する提出書類データ記憶手段と、
前記受領書データ、または、前記依頼書データ及び前記受領書データから、依頼書データ毎に、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日を有する納品書データを作成する納品書データ作成手段と、
前記納品書データ作成手段により作成された納品書データを記憶する納品書データ記憶手段と、
前記提出書類データ記憶手段に記憶されたデータから、前記納品書データ記憶手段に記憶された納品書データの提出書類名、案件番号、及び、提出日の一致するデータに対応付けて記憶されている提出書類データを特定し、特定した提出書類データを当該納品書データに添付する提出書類データ添付手段と、
前記依頼書データ記憶手段に記憶された依頼元データから、前記提出書類データ添付手段により提出書類データが添付された納品書データの案件番号に基づいて依頼元を特定し、特定した依頼元に納品書データを送信する送信手段と、
を備え、
前記納品書データ作成手段は、
前記受領書データ記憶手段により記憶された提出書類名、案件番号及び提出日と同一の納品書データが前記納品書データ記憶手段により記憶されているか否かを判別する判別手段を備え、
前記判別手段により同一の納品書データが記憶されていないと判別された場合、納品書データを作成し、
さらに、前記納品書データ作成手段は、
前記依頼書データから、少なくとも提出書類名、案件番号に関するデータを記憶して、依頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された案件番号から、前記納品書データ登録手段に登録された納品書データを特定する納品書データ特定手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された受領書データから、前記納品書データ特定手段に特定された納品書データの案件番号に基づいて、少なくとも提出日に関するデータを特定し、特定したデータを当該納品書データに登録する提出日登録手段と、を備え、
前記納品書データ特定手段により納品書データが特定できない場合、前記受領書データ記憶手段に記憶された提出書類名、案件番号、提出日に関するデータを記憶して納品書データを作成する、
ことを特徴とする。
【０００７】
前記納品書データ作成手段は、前記判別手段により同一の納品書データが作成されていると判別された場合、新たに納品書データを作成しないものとすることができる。
【０００８】
前記受領書に基づいて受領書データを入力可能な入力手段を、さらに備えてもよい。この場合、前記入力手段により入力された受領書データから前記納品書データが作成される。
【００１６】
本発明の第２の観点にかかるプログラムは、
依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システムとして機能させるためのプログラムであって、
コンピュータを、
前記依頼元からの依頼書の依頼書データから、少なくとも依頼元、提出書類名、案件番号に関する依頼書データを記憶する依頼書データ記憶手段、
前記所定機関から書類または書類データを受領したことを示す受領書の受領書データから、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関する受領書データを記憶する受領書データ記憶手段、
前記所定機関に提出した提出書類データと、当該提出書類データから少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関するデータと、を対応付けて記憶する提出書類データ記憶手段、
前記受領書データ、または、前記依頼書データ及び前記受領書データから、依頼書データ毎に、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日を有する納品書データを作成する納品書データ作成手段、
前記納品書データ作成手段により作成された納品書データを記憶する納品書データ記憶手段、
前記提出書類データ記憶手段に記憶されたデータから、前記納品書データ記憶手段に記憶された納品書データの提出書類名、案件番号、及び、提出日の一致するデータに対応付けて記憶されている提出書類データを特定し、特定した提出書類データを当該納品書データに添付する提出書類データ添付手段、
前記依頼書データ記憶手段に記憶された依頼元データから、前記提出書類データ添付手段により提出書類データが添付された納品書データの案件番号に基づいて依頼元を特定し、特定した依頼元に納品書データを送信する送信手段、
として機能させ、
前記納品書データ作成手段は、
前記受領書データ記憶手段により記憶された提出書類名、案件番号及び提出日と同一の納品書データが前記納品書データ記憶手段により記憶されているか否かを判別する判別手段を備え、
前記判別手段により同一の納品書データが記憶されていないと判別された場合、納品書データを作成し、
さらに、前記納品書データ作成手段は、
前記依頼書データから、少なくとも提出書類名、案件番号に関するデータを記憶して、依頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された案件番号から、前記納品書データ登録手段に登録された納品書データを特定する納品書データ特定手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された受領書データから、前記納品書データ特定手段に特定された納品書データの案件番号に基づいて、少なくとも提出日に関するデータを特定し、特定したデータを当該納品書データに登録する提出日登録手段と、を備え、
前記納品書データ特定手段により納品書データが特定できない場合、前記受領書データ記憶手段に記憶された提出書類名、案件番号、提出日に関するデータを記憶して納品書データを作成する、
ことを特徴とする。
【００１７】
前記納品書データ作成手段は、例えば、前記判別手段により同一の納品書データが作成されていると判別された場合、新たに納品書データを作成しない。
【００１８】
前記受領書に基づいて受領書データを入力可能な入力手段を、さらに備えてもよい。この場合、前記入力手段により入力された受領書データから前記納品書データが作成される。
【００１９】
【発明の実施の形態】
（第１の実施の形態）
以下、本発明の実施の形態にかかる電子納品システム及び電子納品方法について説明する。本実施の形態では、企業Ａからの依頼を受けて特許事務所Ｂが行った特許庁への所定の手続きに関する納品書（納品書情報）を、通信ネットワークを介して依頼された企業Ａに納品する場合を例に説明する。
【００２０】
図１に、電子納品システムの構成を示す。図１に示すように、電子納品システムは、特許庁への所定の手続きを特許事務所に依頼する企業Ａ１と、通信ネットワーク２と、通信ネットワーク２を介して接続され、企業Ａ１の依頼を受け特許庁に所定の手続きを行う複数の特許事務所Ｂ３１、特許事務所Ｃ３２〜特許事務所Ｎ３ｎと、から構成されている。
【００２１】
企業Ａ１には、企業Ａ側コンピュータ１１が設けられている。企業Ａ側コンピュータ１１は、通信制御部１２と、処理制御部１３と、企業Ａ用データベース１４と、企業Ａ用端末１５と、を備えている。
【００２２】
通信制御部１２は、例えば、ルータなどの所定の通信装置から構成され、企業Ａ側コンピュータ１１と通信ネットワーク２とを接続する。通信制御部１２は、処理制御部１３の制御により、通信ネットワーク２を介した各種データ（情報）の送受信を行う。
【００２３】
処理制御部１３は、企業Ａ側コンピュータ１１の各部を制御するとともに、所定の動作プログラムを実行することで、後述する各処理を実現する。処理制御部１３は、また、通信制御部１２を制御することで通信ネットワーク２を介した通信を行う。さらに、処理制御部１３は、所定の画像データを作成するものとする。
【００２４】
企業Ａ用データベース１４は、企業Ａが行う電子納品システムに関する各種の情報を記憶するデータベース（ＤＢ）である。図２に企業Ａ用データベース１４の構成を示す。図２に示すように、企業Ａ用データベース１４は、ユーザＤＢ１４１と、特許事務所情報ＤＢ１４２と、手続情報ＤＢ１４３と、履歴情報ＤＢ１４４と、依頼情報ＤＢ１４５と、納品書情報ＤＢ１４６と、画像情報ＤＢ１４７と、を備えている。
【００２５】
ユーザＤＢ１４１は、企業Ａの担当者（企業Ａ側ユーザ）に関する情報を記憶するデータベースである。ユーザＤＢ１４１には、例えば、図３に示すように、ユーザの識別情報であるユーザＩＤ毎にレコードが作成され、各レコードには、ユーザ氏名、所属、パスワード、などを示す情報が記憶されている。ここに登録されるパスワードは、ユーザが電子納品システムにログインするためのパスワードである。
【００２６】
特許事務所情報ＤＢ１４２は、企業Ａが手続を依頼する特許事務所に関する情報を記憶するデータベースである。特許事務所情報ＤＢ１４２は、例えば、図４に示すように、特許事務所を特定する番号である特許事務所番号毎にレコードが作成され、各レコードには、特許事務所名、住所／所在地、メールアドレス、などを示す情報が記憶されている。ここで、「特許事務所名及び住所」は、特許事務所の名称及び住所／所在地を示し、「メールアドレス」は、各特許事務所で用いられる電子メールのアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス）を示す。
【００２７】
手続情報ＤＢ１４３は、企業Ａが特許事務所に依頼する手続に関する情報を記憶するデータベースである。手続情報ＤＢ１４３には、例えば、図５に示すように、企業Ａが特許事務所に依頼する手続の名前（例えば、特許出願、出願審査請求、補正等）である「手続名」毎にレコードが作成され、各レコードには、当該手続名について、手続を行うことができる期間を示す「手続可能な期間」等の情報が記憶されている。
【００２８】
履歴情報ＤＢ１４４は、企業Ａが特許事務所に依頼する手続の対象となる案件の履歴に関する情報を記憶するデータベースである。履歴情報ＤＢ１４４には、例えば、図６に示すように、手続の対象となる案件を特定する番号である「整理番号」毎にレコードが作成され、各レコードには、特許事務所番号、出願日、出願番号、出願審査請求日、などを示す情報が記憶されている。ここで、図６の整理番号：ＪＰ０００１の出願審査請求日が記憶されていないのは、本件について出願審査請求をしていないためである。
【００２９】
依頼情報ＤＢ１４５は、企業Ａが特許事務所に依頼する手続内容に関する情報を記憶するデータベースである。依頼情報ＤＢ１４５には、例えば、図７に示すように、依頼番号毎にレコードが作成され、各レコードには、依頼日、依頼した特許事務所番号、整理番号（出願番号）、依頼内容、などを示す情報が記憶されている。ここで、「依頼内容」欄には、例えば、「手続（出願審査請求、補正など）を所定期間内までに行う」、などのように、具体的な依頼の内容を示す情報が記録される。
【００３０】
納品書情報ＤＢ１４６は、特許事務所が納品した納品書に関する情報を記憶するデータベースである。納品書情報ＤＢ１４６には、例えば、図８に示すように、納品番号毎にレコードが作成され、各レコードには、納品日、特許事務所番号、依頼番号、整理番号（出願番号）、納品内容、などを示す情報が記憶されている。
【００３１】
画面情報ＤＢ１４７は、後述する各処理で表示される様々な画面を構成する情報を記憶するデータベースであり、これらの画像を生成するための様々な素材の画像、各種フォームなどを記憶する。
【００３２】
企業Ａ用端末１５は、例えば、コンピュータ、携帯端末などから構成されている。企業Ａ用端末１５は、企業Ａの担当者から手続きの依頼入力、その他の操作入力及び処理結果等の表示を行う。
【００３３】
特許事務所Ｂ３１には、特許事務所Ｂ側コンピュータ３１が設けられている。特許事務所Ｂ側コンピュータ３１は、通信制御部３２と、処理制御部３３と、特許事務所Ｂ用データベース３４と、特許事務所Ｂ用端末３５と、を備えている。
【００３４】
通信制御部３２は、例えば、ルータなどの所定の通信装置から構成され、特許事務所Ｂ側コンピュータ３１と通信ネットワーク２とを接続する。通信制御部３２は、処理制御部３３の制御により通信ネットワーク２を介して各種の情報の送受信を行う。
【００３５】
処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側コンピュータ３１の各部を制御するとともに、所定の動作プログラムを実行することで、後述する各処理を実現する。また、処理制御部３３は、通信制御部３２を制御することで通信ネットワーク２を介した通信を行う。さらに、処理制御部３３は、所定の画像データを作成するものとする。
【００３６】
特許事務所Ｂ用データベース３４は、特許事務所Ｂが行う電子納品システムに関する各種の情報を記憶するデータベース（ＤＢ）である。図９に特許事務所Ｂ用データベース３４の構成を示す。図９に示すように、特許事務所Ｂ用データベース３４は、ユーザＤＢ３４１と、企業情報ＤＢ３４２と、依頼情報ＤＢ３４３と、履歴情報ＤＢ３４４と、受領書情報ＤＢ３４５と、納品書情報ＤＢ３４６と、請求ＤＢ３４７と、画像情報ＤＢ３４８と、提出書類ＤＢ３４９と、を備えている。
【００３７】
ユーザＤＢ３４１は、特許事務所Ｂの担当者（特許事務所Ｂ側ユーザ）に関する情報を記憶するデータベースである。ユーザＤＢ３４１には、例えば、図１０に示すように、ユーザＩＤ毎にレコードが作成され、各レコードには、ユーザ氏名、所属、パスワード、などを示す情報が記憶されている。
【００３８】
企業情報ＤＢ３４２は、特許事務所Ｂに手続を依頼する企業（依頼主）に関する情報を記憶するデータベースである。企業情報ＤＢ３４２は、例えば、図１１に示すように、依頼主毎に割り当てられた企業番号毎にレコードが作成され、各レコードには、企業名、住所／所在地、メールアドレス、などを示す情報が記憶されている。
【００３９】
依頼情報ＤＢ３４３は、企業（依頼主）が特許事務所Ｂに依頼した手続内容に関する情報を記憶するデータベースである。依頼情報ＤＢ３４３には、例えば、図１２に示すように、依頼番号毎にレコードが作成され、各レコードには、依頼日、企業番号、整理番号（出願番号）、依頼内容、などを示す情報が記憶されている。
【００４０】
履歴情報ＤＢ３４４は、企業が特許事務所Ｂに依頼する手続の対象となる案件の履歴に関する情報を記憶するデータベースである。履歴情報ＤＢ３４４には、例えば、図１３に示すように、整理番号毎にレコードが作成され、各レコードには、企業番号、出願日、出願番号、出願審査請求日、などを示す情報が記憶されている。
【００４１】
受領書情報ＤＢ３４５は、特許事務所Ｂが特許庁に行った手続の受領書に関する情報を記憶するデータベースである。受領書情報ＤＢ３４５には、例えば、図１４に示すように、受付番号毎にレコードが作成され、各レコードには、受付日、書類名、整理番号（出願番号）、企業番号、などを示す情報が記憶されている。
【００４２】
納品書情報ＤＢ３４６は、企業に納品する納品書に関する情報を記憶するデータベースである。納品書情報ＤＢ３４６には、例えば、図１５に示すように、納品番号毎にレコードが作成され、各レコードには、依頼番号、提出書類名、整理番号（出願番号）、提出日、受付番号、書類状態、添付状態、などを示す情報が記憶されている。ここで、「書類状態」は、納品書の状態を示すものであり、手続の進行状況により、「依頼済」、「受領書取り込み済」、「納品書作成中」、「納品書作成済」、「納品済」、「請求書作成中」等の状態が示される。また、「添付状態」は、納品書への提出書類の添付状態を示すものであり、その状態に応じて「ＯＫ」、「エラー」などを示す情報が記録される。納品書情報ＤＢ３４６は、企業から所定の手続についての依頼を受けると、処理制御部３３により、必要な情報が登録される。そして、処理制御部３３により、特許庁に提出する書類（ファイル）を添付可能な納品書情報が作成される。
【００４３】
請求ＤＢ３４７は、請求書（請求情報）を発行するためのデータベースである。請求ＤＢ３４７には、例えば、図１６に示すように、請求日毎にレコードが作成され、各レコードには、請求先の企業名、住所／所在地、金額、などを示す情報が記憶されている。
【００４４】
画像情報ＤＢ３４８は、後述する各処理で表示される様々な画面を構成する情報を記憶するデータベースであり、これらの画像を生成するための様々な素材の画像、各種フォームなどを記憶する。
【００４５】
提出書類ＤＢ３４９は、特許庁に提出した特許庁提出書類を記憶するデータベースである。提出書類ＤＢ３４９には、例えば、図１７に示すように、提出日毎にレコードが作成され、各レコードには、整理番号、書類名、添付状態、などを示す情報および提出した提出書類ファイルが記録される。ここで「書類名」としては、例えば、明細書、図面、要約書が添付された願書、出願審査請求書等がある。また、「添付状態」には、当該提出書類が納品書に添付されたか否かを示す情報が記録される。提出書類ファイルとしては、例えば、ＨＴＭＬ形式の情報（ＨＴＭＬ文書）がある。このＨＴＭＬ文書内に<img src=>タグがある場合には、このタグで指定されているイメージファイルがＨＴＭＬ文書に対応付けて記憶されている。ただし、提出書類ＤＢ３４９に記憶される情報は、ＨＴＭＬ形式の情報に限定されるものではなく、同様の機能を発揮することができる他の形式の情報であってもよい。
【００４６】
特許事務所Ｂ用端末３５は、例えば、コンピュータ、携帯端末などから構成されている。特許事務所Ｂ用端末３５は、特許事務所Ｂの担当者により納品書情報の作成、その他の操作入力及び処理結果等の表示を行う。
【００４７】
特許事務所Ｃ３２〜特許事務所Ｎ３ｎについても特許事務所Ｂ３１と同様に構成されており、特許事務所Ｂ３１と同様の処理が行われる。
【００４８】
次に、以上のように構成された電子納品システムを用いた電子納品方法について説明する。本実施の形態では、企業Ａが所定の特許出願について、特許事務所Ｂに特許庁への所定の手続き、例えば、出願審査請求をする旨の依頼を行い、特許事務所Ｂが所定の特許出願について特許庁に出願審査請求を行った後、企業Ａに出願審査請求に関する納品書情報を納品する場合を例に説明する。まず、企業Ａが特許事務所Ｂに所定の特許出願について、特許庁に出願審査請求をする旨の依頼をするまでについて説明する。
【００４９】
（事前登録）
企業Ａの担当者（企業Ａ側ユーザ）が電子納品システムを利用するには、事前に登録をすることが必要になる。以下、企業Ａ側ユーザの事前登録について説明する。
【００５０】
企業Ａ側ユーザは、企業Ａ用端末１５から、ユーザ名、所属等の情報を処理制御部１３に送信する。処理制御部１３は、ユーザ名等の情報を受け取ると、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し、企業Ａ用端末１５にユーザＩＤ及びパスワードを送信する。また、処理制御部１３は、送信された所定の情報、ユーザＩＤ及びパスワードをユーザＤＢ１４１に登録する。
【００５１】
（ログイン）
企業Ａ側ユーザは、事前登録で送信されたユーザＩＤ及びパスワードを入力することにより、電子納品システムに接続することができる。以下、電子納品システムへのログインについて説明する。
【００５２】
企業Ａ側ユーザが企業Ａ用端末１５からログイン画面にアクセスすると、処理制御部１３は、図１８のフローチャートに示す処理を開始する。
【００５３】
まず、処理制御部１３は、図１９に示すようなログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５にログイン用ページを表示する（ステップＳ１）。このページには、ログイン名、パスワードを入力する入力欄が配置されている。
【００５４】
企業Ａ側ユーザは、この画面上で、ログイン名とパスワードとを入力し、「送信」をクリックする。企業Ａ側ユーザがログイン名とパスワードを入力し、「送信」をクリックすると、入力事項が処理制御部１３に通知される。
【００５５】
処理制御部１３は、この通知に対して、入力された情報がユーザＤＢ１４１に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２）。
【００５６】
処理制御部１３は、企業Ａ側ユーザが登録されていないと判別した場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、図示しない登録案内のページの情報（ＨＴＭＬ文書）を企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５に登録案内のページを表示させ（ステップＳ３）、この処理を終了する。
【００５７】
一方、処理制御部１３は、企業Ａ側ユーザが登録されていると判別した場合（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、図２０に示すようなメニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５にメニューページを表示し（ステップＳ４）、この処理を終了する。この図２０に示すメニューページには、依頼書を作成する「依頼書作成」等のメニュー欄が配置されている。
【００５８】
（依頼書の作成）
企業Ａ側ユーザが、図２０に示すメニューページから「依頼書作成」をクリックすると、処理制御部１３は、図２１のフローチャートに示す依頼書作成処理を開始する。
【００５９】
まず、処理制御部１３は、図２２に示すような手続用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５に手続用ページを表示する（ステップＳ１１）。企業Ａ側ユーザは、依頼する手続、本実施の形態では、「出願審査請求」をクリックする。
【００６０】
次に、処理制御部１３は、手続が選択されたか否かを判別する（ステップＳ１２）。処理制御部１３は、所定の手続が選択されたと判別すると（ステップＳ１２；Ｙｅｓ）、図２３に示すように、履歴情報ＤＢ１４４から選択された手続が可能な案件（出願審査請求が行われていない案件）の一覧を作成し、この一覧を企業Ａ用端末１５に送信する。これにより、企業Ａ用端末１５に選択された手続が可能な案件の一覧が表示される（ステップＳ１３）。企業Ａ側ユーザは、この画面上で、出願審査請求を依頼する案件、例えば、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２０００−１２×××）を選択し、「送信」をクリックする。
【００６１】
続いて、処理制御部１３は、出願審査請求を依頼する案件が選択されたか否かを判別する（ステップＳ１４）。処理制御部１３は、所定の案件が選択されたと判別すると（ステップＳ１４；Ｙｅｓ）、選択された案件に関する依頼書（依頼情報）を作成する（ステップＳ１５）。
【００６２】
次に、処理制御部１３は、作成した依頼情報を依頼情報ＤＢ１４５に記憶させ（ステップＳ１６）、通信制御部１２、通信ネットワーク２を介して特許事務所Ｂ側コンピュータ３１に送信する（ステップＳ１７）。
【００６３】
企業Ａから特許事務所Ｂ側コンピュータ３１に、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求の依頼情報が送信されると、処理制御部３３は、送信された依頼情報を依頼情報ＤＢ３４３に登録する。
【００６４】
さらに、処理制御部３３は、納品書情報ＤＢ３４６に、企業Ａから特許事務所Ｂに提出を依頼した書類名（本実施の形態では、出願審査請求書）、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）を予め登録する。
【００６５】
特許事務所Ｂでは、企業Ａからの依頼に応じて、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求書を、例えば、オンラインで特許庁に提出する。オンラインで特許庁に出願審査請求書が提出されると、特許庁から受領書が特許事務所Ｂに送信される。
【００６６】
次に、電子納品システムを用い、特許庁から送信された受領書情報から納品書を作成する方法について説明する。
【００６７】
（事前登録）
特許事務所Ｂの担当者（特許事務所Ｂ側ユーザ）が電子納品システムを利用するには、事前に登録をすることが必要になる。以下、特許事務所Ｂ側ユーザの事前登録について説明する。
【００６８】
特許事務所Ｂ側ユーザは、特許事務所Ｂ用端末３５から、ユーザ名、所属等の情報を処理制御部３３に送信する。処理制御部３３は、ユーザ名等の情報を受け取ると、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し、特許事務所Ｂ用端末３５にユーザＩＤ及びパスワードを送信する。また、処理制御部３３は、送信された所定の情報、ユーザＩＤ及びパスワードをユーザＤＢ３４１に登録する。
【００６９】
（ログイン）
特許事務所Ｂ側ユーザは、事前登録で送信されたユーザＩＤ及びパスワードを入力することにより、電子納品システムに接続することができる。以下、電子納品システムへのログインについて説明する。
【００７０】
特許事務所Ｂ側ユーザが特許事務所Ｂ用端末３５からログイン画面にアクセスすると、処理制御部３３は、図１８のフローチャートに示す処理を開始する。
【００７１】
まず、処理制御部３３は、図１９に示すようなログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４８から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にログイン用ページを表示する（ステップＳ１）。このページには、ログイン名、パスワードを入力する入力欄が配置されている。
【００７２】
特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、ログイン名とパスワードとを入力し、「送信」をクリックする。特許事務所Ｂ側ユーザがログイン名とパスワードを入力し、「送信」をクリックすると、入力事項が処理制御部３３に通知される。
【００７３】
処理制御部３３は、この通知に対して、入力された情報がユーザＤＢ３４１に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２）。
【００７４】
処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側ユーザが登録されていないと判別した場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、図示しない登録案内のページの情報（ＨＴＭＬ文書）を特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５に登録案内のページを表示させ（ステップＳ３）、この処理を終了する。
【００７５】
一方、処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側ユーザが登録されていると判別した場合（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、図２４に示すようなメニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４７から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にメニューページを表示し（ステップＳ４）、この処理を終了する。
【００７６】
（受領書情報から納品書を作成する方法）
前述のように、企業Ａから特許事務所Ｂ側コンピュータ３１に、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求の依頼情報が送信されると、処理制御部３３は、図２５に示すように、納品書情報ＤＢ３４６に、書類名：出願審査請求書、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）を予め登録する。
【００７７】
そして、特許事務所Ｂにより、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特願２００２−１２×××）についての出願審査請求書を、例えば、オンラインで特許庁に提出すると、特許庁から受領書が特許事務所Ｂに送信される。
【００７８】
特許庁から受領書が送信されると、特許事務所Ｂ側ユーザは、電子納品システムに接続して、図２４に示すようなメニューページから「納品書作成（受領書）」をクリックして、納品書の作成処理を行う。特許事務所Ｂ側ユーザが、「納品書作成（受領書）」をクリックすると、処理制御部３３は、図２６のフローチャートに示す処理を開始する。
【００７９】
まず、処理制御部３３は、特許庁から送信された受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２１）。処理制御部３３が、受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登録されていないと判別した場合（ステップＳ２１；Ｎｏ）、特許事務所Ｂ側ユーザに受付番号、受付日、出願番号（整理番号）等の受領書に関する情報を受領書情報ＤＢ３４５に登録させる（ステップＳ２２）。一方、処理制御部３３は、受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登録されていると判別した場合（ステップＳ２１；Ｙｅｓ）、ステップＳ２３に進む。
【００８０】
次に、処理制御部３３は、既に納品書が作成されているか否かを判別する（ステップＳ２３）。具体的には、処理制御部３３は、受領書情報ＤＢ３４５に登録された出願番号（整理番号）、受付日（提出日）及び書類名（提出書類名）が一致する案件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されているか否かを判別する。処理制御部３３は、既に納品書が作成されていると判別した場合（ステップＳ２３；Ｙｅｓ）、この処理を終了する。
【００８１】
ここで、納品書の作成処理では１つの納品書しか作成できないので、本来、提出日、出願番号及び書類名が一致する案件は、納品書情報ＤＢ３４６に登録されていない。すなわち、提出日、出願番号及び書類名が同一の納品書は存在しない。しかし、本システムでは、後述するように、マニュアルにて納品書を作成することができるので、既にマニュアル操作により、提出日、出願番号及び書類名が一致する案件を納品書情報ＤＢ３４６に登録した場合がある。このような場合、納品書の作成処理が終了されることから、マニュアルにて作成された納品書を真の納品書として取り扱われ、後述する提出物件が添付される。
【００８２】
このように、納品書の作成処理において既に納品書が作成されているか否かを判別し、既に納品書が作成されている場合には納品書の作成処理を終了しているので、納品書作成の誤った操作や、重複して納品書を作成することにより生じるダブル納品を防止することができ、正確に納品書を作成することができる。
【００８３】
続いて、処理制御部３３は、受領書情報ＤＢ３４５に登録された出願番号（整理番号）と一致する案件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２４）。
【００８４】
処理制御部３３は、一致する案件が納品書情報ＤＢ３４６に登録されていると判別した場合（ステップＳ２４；Ｙｅｓ）、納品書情報ＤＢ３４６に提出日と、受付番号とを登録する（ステップＳ２５）。納品書情報ＤＢ３４６に受付番号を登録するのは、同じ受領書を誤って取り込み実行した際に、同一の受領書から納品書が再度作成されることを防止するためである。さらに、処理制御部３３は、図２７に示すように、フラグを「受領書取り込み済」に変更する（ステップＳ２６）。このように、フラグが「受領書取り込み済」に変更されると、特許庁へ提出した特許庁書類を添付することが可能になる。
【００８５】
処理制御部３３は、一致する案件が納品書情報ＤＢ３４６に登録されていないと判別した場合（ステップＳ２４；Ｎｏ）、この案件を納品書情報ＤＢ３４６に登録し（ステップＳ２７）、ステップＳ２４に進む。このような場合としては、例えば、電話で出願審査請求の依頼をした場合がある。
【００８６】
次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、受領書を取り込んだ納品書情報について、当該納品書情報に提出書類を添付する提出書類自動添付処理を行う。この提出書類自動添付処理を図２８のフローチャートを参照して説明する。
【００８７】
まず、処理制御部３３は、図２４に示すようなメニューページを表示させる（ステップＳ３１）。ここで、特許事務所Ｂ側ユーザにより「納品物件自動添付」がクリックされると（ステップＳ３２；Ｙｅｓ）、処理制御部３３は、図２９に示すように、納品書情報ＤＢ３４６の「書類状態」欄に「納品書作成中」を設定する（ステップＳ３３）。
【００８８】
次に、処理制御部３３は、納品書情報ＤＢ３４６の当該レコードに記録されている受付番号情報を取得した後、受領書情報ＤＢ３４５にアクセスし、当該受付番号に対応する受領書情報を取得する（ステップＳ３４）
【００８９】
さらに、処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４９にアクセスし、ステップＳ３４で取得した受領書情報と一致する提出書類情報（提出日、整理番号、書類名）があるか否かを検索する（ステップＳ３５）。ここで、一致する提出書類情報がある場合（ステップＳ３５；Ｙｅｓ）は、当該提出書類情報のレコードに記録されている提出書類ファイルを取得し、当該納品書情報に添付する（ステップＳ３６）。ここで、提出書類ファイルのＨＴＭＬ文書内に<img src=>タグがある場合には、このタグで指定されているイメージファイルを提出書類ファイルに対応付けて納品書情報に添付する。
【００９０】
提出書類ファイルの添付が終了すると、処理制御部３３は、図３０に示すように、当該納品番号レコードの「添付状態」欄に「ＯＫ」を設定する（ステップＳ３７）。これにより、当該納品書に提出書類が問題なく添付されたことが示される。
【００９１】
次に、処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４６にアクセスし、ステップＳ３６で添付した提出書類に対応する「添付状態」欄に、すでに納品書に添付されたことを示す「添付済」を設定する（ステップＳ３８）。
【００９２】
これにより、納品書の作成が完了したことになるので、処理制御部３３は、当該納品書レコードの「書類状態」に、納品書作成完了を示す「納品書作成済」を設定して（ステップＳ３９）、処理を終了する。「納品書作成済」になると、その納品書は、企業Ａに送信（納品）することができ、送信後に請求書を作成することが可能になる。
【００９３】
（自動添付できない場合の処理画面表示方法）
一方、受領書情報と提出書類情報が不一致であった場合（ステップＳ３５；Ｎｏ）、処理制御部３３は、添付エラー処理（ステップＳ４０）を実行する。ここでは、本来自動で添付されるべき提出書類が添付できなかったことから、提出日、書類名、出願番号に誤記等（例えば、書類に記入した「提出日」とは異なる日（例えば、翌日以降）にオンライン手続きした場合）があったことが想定されるので、ユーザによって対象書類を選択させる。この添付エラー処理を図３１に示すフローチャートを参照して説明する。
【００９４】
処理制御部３３は、図３２に示すように、当該納品書レコードの「添付状態」欄に「エラー」を設定した後（ステップＳ４１）、図３３に示すような書類添付エラー画面を表示させる（ステップＳ４２）。
【００９５】
この書類添付エラー画面では、当該納品書レコードに記録されている情報が表示されるとともに、提出書類ＤＢ３４９に記録されている提出書類情報のうち、未だ納品書に添付されていない提出書類の一覧画面を表示させるか否かを選択させるボタン（「はい」および「いいえ」）が表示される。特許事務所Ｂ側ユーザは、「はい」または「いいえ」を選択する。
【００９６】
ここで、「はい」が選択された場合、すなわち、未添付提出書類の一覧表示が選択された場合（ステップＳ４３；Ｙｅｓ）、処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４９から、「添付状態」が「未添付」のものを取得して、図３４に示すように一覧表示させる（ステップＳ４４）。
【００９７】
この画面上には、提出書類毎に、例えば、チェックボックスなどの選択指定手段が配置されており、特許事務所Ｂ側ユーザは、一覧の中から添付対象の書類に対応するチェックボックスにチェックを入れて添付すべき書類を指定した後（ステップＳ４５；Ｙｅｓ）、「添付」ボタンを選択することで（ステップＳ４６；Ｙｅｓ）当該提出書類が納品書情報に添付される（ステップＳ４７）。
【００９８】
処理制御部３３は、当該納品書レコードの「添付状態」を「エラー」から「ＯＫ」に変更し（ステップＳ４８）、さらに、提出書類ＤＢ３４９の当該提出書類レコードの「添付状態」を「添付済」に変更して（ステップＳ４９）、処理を終了する。
【００９９】
（マニュアルで納品書を作成する方法）
一般に、特許庁への手続はオンラインによって行われるが、事務所側の作業状態等の事情によってはオンライン手続きができない場合がある。その場合、郵送により書類を提出することがある。このようなオンライン以外の形態で提出した書類を納品書に添付するための処理は以下の通りである。
【０１００】
特許事務所Ｂ側ユーザは、図２４に示すようなメニューページから「納品書作成（手入力）」をクリックして、マニュアルで納品物件の取り込み処理を行う。処理制御部３３は、「納品書作成（手入力）」がクリックされると、図３５に示すようなマニュアル入力用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４８から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にマニュアル入力用ページを表示する。
【０１０１】
ここで、手続分類は、例えば、出願系、審査系、中間系、審判系等に分類されている。出願系としては、出願、新規性喪失の例外に関する証明書の提出等の手続がある。審査系としては、出願審査請求書、早期審査に関する事情説明書等の手続きがある。中間系としては、意見書、手続補正書等の手続がある。審判系には、審判請求書、審判答弁書の手続がある。
【０１０２】
特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、手続分類、出願番号、提出日を入力し、納品物件を特定する。ここで、マニュアルによる納品書の作成では、前述の自動作成処理により、手続分類（提出書類名）、出願番号、提出日が同一の納品書が作成されている場合にも、新たな納品書を作成することが可能である。これは、現実の特許庁との手続では、例えば、ある特許出願について同日に複数回の手続補正書を提出する場合のように、同一の出願案件について同日に複数の同一書類名の書類が提出される可能性があることを考慮したものである。このように作成された、書類名、提出日及び出願番号が同一の二以上の納品書については、後述する納品書の併合により、一つの納品書に併合することが可能である。
【０１０３】
次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、添付すべき特許庁提出書類を選択する。まず、特許事務所Ｂ側ユーザは、特許庁提出書類の「検索」をクリックする。すると、例えば、図３４に示す、提出書類の内、未だ納品書に添付されていない提出書類の一覧が表示される。ここで、先ほど手続分類に所定の手続が入力されているので、この手続分類に対応した特許庁提出書類の一覧が表示される。特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、添付すべき特許庁提出書類の「添付」をクリックして、添付すべき特許庁提出書類を指定する。これにより、特許庁提出書類が納品物件に添付される。そして、特許事務所Ｂ側ユーザは、保存時に、納品書に記入された出願番号、提出日及び書類名と、添付した特許庁提出書類ファイルのデータが一致するか確認する。これが一致した場合は、そのまま作業が終了する。一致しない場合にはエラーメッセージが表示され、特許事務所Ｂ側ユーザは、このエラーメッセージの内容に従って再び納品書を作成する。
【０１０４】
（企業への電子納品方法）
フラグが「納品書作成済」となった状態で企業に納品することができる。特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページから「納品」をクリックすると、処理制御部３３は、通信制御部３２、通信ネットワーク２を介して、企業Ａ側コンピュータ１１に納品書を送信する。この送信により、企業Ａに電子納品がなされる。
【０１０５】
（請求書の作成方法）
納品書が企業Ａに送信されると、処理制御部３３は、フラグを「納品済」に変更する。フラグが「納品済」となった状態で、特許事務所Ｂ側ユーザは請求書を作成することができる。特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページから「請求明細書作成」をクリックすると、処理制御部３３は、フラグを「請求書作成中」に変更する。処理制御部３３は、請求ＤＢ３４７に登録された情報から請求書を作成する。
【０１０６】
ここで、特定の企業については、例えば、納品書の親文書を開くと、企業から特許庁へ書類の提出依頼した際に設定した料金計算に関係する各項目が設定されている。特許事務所Ｂ側ユーザは、各項目に対して、依頼後に変更があった場合は項目を変更し、その変更理由について詳述する。このように、請求明細書が作成されると、設定した項目に従って料金が自動計算された請求費用が記入された請求書が作成される。
【０１０７】
請求書が作成されると、特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページから「請求書送信」をクリックする。「請求書送信」をクリックすると、処理制御部３３は、通信制御部３２、通信ネットワーク２を介して、企業Ａ側コンピュータ１１に請求書を送信する。この送信により、企業Ａに請求書が送付される。
【０１０８】
（複数の納品書の併合）
例えば、補正書提出後に瑕疵を発見し、再び補正書を提出した場合のように、一の依頼内容に対して異なる日に複数の手続を行ったときには、複数の納品書が併存してしまう。このような場合には、複数の納品書の併合を行うことができる。以下、複数の納品書の併合処理について説明する。
【０１０９】
まず、特許事務所Ｂ側ユーザは、前述と同様の処理により、第一の提出日によって本来依頼された内容から第一の納品書を作成し、対応した特許庁提出書類を添付する。次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、その納品書に特許庁提出書類を追加したい場合は、追加したい特許庁提出書類が記入されている受領書から第二の納品書を作成する。そして、特許事務所Ｂ側ユーザは、第二の納品書に対して、特許庁提出書類を添付する。
【０１１０】
続いて、特許事務所Ｂ側ユーザは、併合したい第一の納品書及び第二の納品書を選択した状態で、図２４に示すようなメニューページから「併合」をクリックする。「併合」がクリックされると、処理制御部３３は、第三の納品書を作成し、特許庁提出書類を添付する。そして、処理制御部３３は、この新しく作成された第三の納品書で請求明細書を作成する。
【０１１１】
ここで、第一の納品書及び第二の納品書とも受領書から作成した場合を想定しているため、各納品書は、それぞれ異なる書類として扱うことができる。これは、受領書から納品書を作成した場合、同じ受領書から納品書が作成されたか否かをチェックしているため、同一の納品書及び特許庁提出書類が存在することはない。そのため、第一の納品書と第二の納品書とは異なる書類となる。
【０１１２】
併合できる条件としては、納品書管理の観点から、例えば、出願番号が同一の場合に限定することが好ましい。このような併合処理は何件でも可能であり、さらに、併合処理した納品書を更に併合することも可能である。
【０１１３】
また、併合した後、元の状態（第一の納品書と第二の納品書）に戻すには、図２４に示すようなメニューページから「併合解除」をクリックすることで、第三の納品書から元の状態に戻すことができる。この場合、第一の納品書及び第二の納品書は、第三の納品書が併合解除されても元の状態に戻すことが可能であるため、納品書としては存在している。
【０１１４】
以上の説明は、受領書から作成した納品書を用いた場合であるが、第一の納品書及び第二の納品書のどちらか、あるいは両方がマニュアルで作成された納品書であっても、併合処理は可能である。
【０１１５】
以上説明したように、本実施の形態によれば、企業Ａから依頼情報が送信されると、納品書情報ＤＢ３４６に書類名、整理番号（出願番号）が記憶された納品書情報を登録し、受領書情報ＤＢ３４５に記憶された提出日が納品書情報に登録される。そして、この納品書情報に特許庁提出書類が添付され、企業Ａに送信することができる。このため、送付された納品書情報を用いて納品書が管理でき、業務効率の改善を図ることができる。
【０１１６】
本実施の形態によれば、納品書情報に受付番号が登録されるので、同じ受領書を誤って取り込んでも、同一の受領書から納品書情報が再度作成されることがなくなる。
【０１１７】
本実施の形態によれば、納品書の作成処理において、既に納品書が作成されているか否かを判別し、既に納品書が作成されている場合には納品書の作成処理を終了しているので、納品書作成の誤った操作や、重複して納品書を作成することにより生じるダブル納品を防止することができ、正確に納品書を作成することができる。
【０１１８】
また、本実施の形態によれば、マニュアルで納品書を作成する処理では、既に納品書が作成されていても、新たな納品書を作成することができる。このため、同一の出願案件について同日に複数回の手続補正書が提出された場合にも、手続毎に納品書を作成することができる。
【０１１９】
（第２の実施の形態）
次に、第２の実施の形態について説明する。本実施の形態では、電子納品システムの構成が第１の実施の形態と異なっている。ただし、納品書の作成処理のような各種の処理はほぼ同様であり、本実施の形態では、電子納品システムの構成及び各処理の関係を中心に説明する。図３６は、本実施の形態の電子納品システムのデータベースの関係を示す図である。
【０１２０】
図３６に示すように、電子納品システムは、企業Ａ５１と、通信ネットワーク５２と、特許事務所Ｂ５３と、から構成されている。企業Ａ５１は、特許事務所に手続を依頼する依頼書に関する情報を記憶する事務所依頼ＤＢ５４と、出願審査請求の要否評価に関する情報を記憶する審査請求要否評価ワークフローＤＢ５５と、手続に対する料金に関する情報を記憶する特許共通マスタＤＢ５６と、請求明細書データを記憶する請求明細書ＤＢ５７と、納品データ、料金表マスタ及び請求明細書データを記憶する納品ＤＢ５８と、中間処理に関する情報を記憶する中間ＤＢ５９とを備えている。電子納品システムは、企業Ａ５１と特許事務所Ｂ５３との間を、通信ネットワーク５２を介して、事務所依頼ＤＢ５４と納品ＤＢ５８と中間ＤＢス５９とに記憶された情報が送受信できるように構成されている。なお、電子納品システムは、図示しないサーバによって制御されている。
【０１２１】
次に、企業Ａが特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼した場合を例に、本実施の形態の手続の流れ（業務フロー）を説明する。図３７は、電子納品システムの手続処理を説明するためのフローチャートである。
【０１２２】
図３７に示すように、審査請求担当者が出願審査請求について事務所依頼書を作成（表示）する（ステップＳ５１）。サーバは、この依頼書に関する情報を事務所依頼ＤＢ５４に記憶するとともに、記憶した情報を特許事務所Ｂに送信する。
【０１２３】
特許事務所Ｂの担当者は、送付された情報から特許庁に対して出願審査請求を行い、審査請求担当者から送付された情報及び特許庁からの受領書６０に関する情報から納品書を作成する（ステップＳ５２）。次に、特許事務所Ｂの担当者は、作成した納品書に納品物件６１（出願審査請求書）を取り込み（ステップＳ５３）、納品物件６１が取り込まれた納品書に関する情報を企業Ａの知財に納品（サーバにより納品ＤＢに記憶）する（ステップＳ５４）。納品ＤＢ５８には、特許共通マスタＤＢ５６からの情報も記憶され、これらの情報が印刷されて（ステップＳ６７）、提出書類６３が出力される。
【０１２４】
続いて、特許事務所Ｂの担当者は、請求明細の作成が必要が否かを判別し（ステップＳ５５）、必要でないと判別した場合（ステップＳ５５；Ｎｏ）にはステップＳ５７に進み、必要であると判別した場合（ステップＳ５５；Ｙｅｓ）には請求明細を作成する（ステップＳ５６）。
【０１２５】
次に、サーバは、依頼データが存在するか否かを判別し（ステップＳ５７）、存在すると判別した場合（ステップＳ５７；Ｙｅｓ）には、請求明細書作成データを請求明細ＤＢ５７に記憶する（ステップＳ５８）。また、サーバは、納品ＤＢ５８にも記憶する。サーバは、依頼データが存在しないと判別した場合（ステップＳ５７；Ｎｏ）には、存在チェック用ファイルを出力し（ステップＳ５９）、納品チェックＩＮファイルに記憶する（ステップＳ６０）。
【０１２６】
次に、サーバは、存在チェック処理を行い（ステップＳ６１）、納品チェックＯＵＴファイルに記憶する（ステップＳ６２）。続いて、サーバは、存在チェック反映処理を行い（ステップＳ６３）、依頼データが存在するか否かを判別する（ステップＳ６４）。サーバは、依頼データが存在すると判別した場合（ステップＳ６４；Ｙｅｓ）には、ステップＳ５８に戻る。サーバは、依頼データが存在しないと判別した場合（ステップＳ６４；Ｎｏ）には、特許事務所Ｂにこの情報を送信する。
【０１２７】
特許事務所Ｂの担当者は、請求明細状態の一覧を表示し（ステップＳ６５）、納品書を作成するか否かを判別する（ステップＳ６６）。特許事務所Ｂの担当者が納品書を作成すると判別した場合（ステップＳ６６；Ｙｅｓ）には、ステップＳ５２に戻る。特許事務所Ｂの担当者が納品書を作成しないと判別した場合（ステップＳ６６；Ｎｏ）には、この処理を終了する。
【０１２８】
次に、本実施の形態の電子納品システムの手続に流れ（業務フロー）について説明する。図３８は、本実施の形態の電子納品システムの手続処理を説明するための図である。
【０１２９】
図３８に示すように、企業Ａ５１の担当者は、審査請求要否評価ワークフローＤＢ５５を用いて、出願審査請求の要否評価についての評価処理を行う。企業Ａ５１の担当者は、出願審査請求をする場合、特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼する依頼書に関する情報を作成し、事務所依頼用ＤＢ５４を用いてオンラインで、特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼する。ここで、事務所依頼用ＤＢ５４を用いないで紙により特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼することも可能である。
【０１３０】
案件を受任した特許事務所Ｂの担当者は、必要な書類を作成し、オンラインで特許庁に出願審査請求を行う。ここで、郵送により、特許庁に出願審査請求を行うことも可能である。次に、特許事務所Ｂの担当者は、手続書類及び受領書に関する情報から納品書を作成する。ここで、特許事務所Ｂの担当者は、納品書の併合及び併合解除を行う場合もある。続いて、特許事務所Ｂの担当者は、納品書に関する情報を企業Ａの知財に納品（送信）する。知財では、受信した納品書に関する情報を印刷することにより、特許庁に提出された提出書類を出力することができる。
【０１３１】
また、特許事務所Ｂの担当者は、請求明細書を作成し、例えば、夜間バッチにより企業Ａの請求明細書ＤＢ５７に請求明細書に関する情報を送信する。企業Ａ（サーバ）は、存在チェックを行った後、自動検収または知財の担当者による検収をし、請求処理を実行する。
【０１３２】
企業Ａ５１の担当者が特許事務所Ｂに中間処理の依頼を行う場合、中間ＤＢ５９を用いて、特許事務所Ｂに中間処理を依頼する依頼書に関する情報を作成し、中間ＤＢ５９を用いてオンラインで、特許事務所Ｂに中間処理を依頼する。その後の処理は、出願審査請求の場合と同様である。
【０１３３】
以上説明したように、本実施の形態の電子納品システムによっても、企業Ａに送信された納品書に関する情報を用いて納品書が管理され、納品書の管理を容易にすることができる。
【０１３４】
なお、本発明は上記実施の形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。例えば、システム構成や画面構成は適宜変更可能である。また、実質的に同一の機能が実現できるならば、処理手順なども適宜変更可能である。
【０１３５】
上記実施の形態では、企業Ａが特許庁に対する手続を特許事務所Ｂに依頼した場合を例に本発明を説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、依頼元（依頼主）が、司法、行政機関のような所定機関に対する手続を、依頼先に依頼する場合であればよい。依頼元としては、企業のような法人の他、個人であってもよい。依頼先としては、手続代行業者がある。
【０１３６】
上記実施の形態では、受領書情報ＤＢ３４５に登録された出願番号と一致する案件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されている場合に、処理制御部３３により納品書情報ＤＢ３４６に提出日と受付番号とを登録した場合を例に本発明を説明したが、例えば、処理制御部３３により納品書情報ＤＢ３４６に提出日のみを登録してもよい。この場合にも、納品書の管理を容易にすることができる。
【０１３７】
納品書の作成処理において、同一の出願番号（整理番号）、かつ同一提出日の受領書について、一つの納品書を作成してもよい。例えば、午前に出願審査請求を行い、午後に補正を行った場合のように、受領書が異なっても提出日が同じであれば、一つの納品書として扱ってもよい。これは、企業から特許事務所への審査請求関連の依頼は、補正書の有無、代理人選任届出の有無にかかわらず、審査請求する際に生じる手続として一つの依頼となっている場合があるためである。また、この依頼と特許事務所からの費用請求が対となっているためである。さらに、企業側では、手続（審査請求、中間（拒絶理由等に対する対応）、審判等）毎にデータ管理を行う場合があり、書類毎ではなく手続毎に納品書によって管理する（手続毎の料金の管理を含む）方が、審査請求という手続はどれぐらいの頻度で何件発生したかの統計をとりやすいためである。
【０１３８】
コンピュータ又はコンピュータ群を、上述のシステムとして機能させ、或いは、上述の工程を実行させるために必要なプログラムの全部又は一部を、記録媒体（ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、フラッシュメモリ）等に記録して配布・流通させてもよい。
【０１３９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、正確に納品書を作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る電子納品システムの構成を示す図である。
【図２】図１の企業Ａ用データベースの構成を示す図である。
【図３】ユーザデータベースの構成を示す図である。
【図４】特許事務所情報データベースの構成を示す図である。
【図５】手続情報データベースの構成を示す図である。
【図６】履歴情報データベースの構成を示す図である。
【図７】依頼情報データベースの構成を示す図である。
【図８】納品書情報データベースの構成を示す図である。
【図９】図１の特許事務所Ｂ用データベースの構成を示す図である。
【図１０】ユーザデータベースの構成を示す図である。
【図１１】企業情報データベースの構成を示す図である。
【図１２】依頼情報データベースの構成を示す図である。
【図１３】履歴情報データベースの構成を示す図である。
【図１４】受領書情報データベースの構成を示す図である。
【図１５】納品書情報データベースの構成を示す図である。
【図１６】請求データベースの構成を示す図である。
【図１７】提出書類データベースの構成を示す図である。
【図１８】ログイン時に、電子納品サーバが実行する処理を説明するためのフローチャートである。
【図１９】ログイン用ページの一例を示す図である。
【図２０】メニューページの一例を示す図である。
【図２１】依頼書の作成処理を説明するためのフローチャートである。
【図２２】手続用ページの一例を示す図である。
【図２３】出願審査未請求案件の一覧を示す図である。
【図２４】メニューページの一例を示す図である。
【図２５】納品書情報データベースの一例を示す図である。
【図２６】納品書作成処理を説明するためのフローチャートである。
【図２７】納品書情報データベースの一例を示す図である。
【図２８】提出書類自動添付処理を説明するためのフローチャートである。
【図２９】納品書情報データベースに記録される情報の例を説明するための図である。
【図３０】納品書情報データベースに記録される情報の例を説明するための図である。
【図３１】図２８に示す提出書類自動添付処理で実行される添付エラー処理を説明するためのフローチャートである。
【図３２】納品書情報データベースに記録される情報の例を説明するための図である。
【図３３】図３１に示す添付エラー処理で表示される書類添付エラー画面の表示例を示す図である。
【図３４】図３１に示す添付エラー処理で表示される未添付書類一覧画面の表示例を示す図である。
【図３５】マニュアル入力用ページの一例を示す図である。
【図３６】本発明の第２の実施の形態の電子納品システムのデータベースの関係を示す図である。
【図３７】電子納品システムの手続処理を説明するためのフローチャートである。
【図３８】電子納品システムの手続処理を説明するための図である。
【符号の説明】
１ 企業Ａ
２ 通信ネットワーク
３１ 特許事務所Ｂ
１１ 企業Ａ側コンピュータ
１２ 通信制御部
１３ 処理制御部
１４ 企業Ａ用データベース
１５ 企業Ａ用端末
３１ 特許事務所Ｂ側コンピュータ
３２ 通信制御部
３３ 処理制御部
３４ 特許事務所Ｂ用データベース
３５ 特許事務所Ｂ用端末
Claims (6)
- 依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システムであって、
前記依頼元からの依頼書の依頼書データから、少なくとも依頼元、提出書類名、案件番号に関する依頼書データを記憶する依頼書データ記憶手段と、
前記所定機関から書類または書類データを受領したことを示す受領書の受領書データから、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関する受領書データを記憶する受領書データ記憶手段と、
前記所定機関に提出した提出書類データと、当該提出書類データから少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関するデータと、を対応付けて記憶する提出書類データ記憶手段と、
前記受領書データ、または、前記依頼書データ及び前記受領書データから、依頼書データ毎に、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日を有する納品書データを作成する納品書データ作成手段と、
前記納品書データ作成手段により作成された納品書データを記憶する納品書データ記憶手段と、
前記提出書類データ記憶手段に記憶されたデータから、前記納品書データ記憶手段に記憶された納品書データの提出書類名、案件番号、及び、提出日の一致するデータに対応付けて記憶されている提出書類データを特定し、特定した提出書類データを当該納品書データに添付する提出書類データ添付手段と、
前記依頼書データ記憶手段に記憶された依頼元データから、前記提出書類データ添付手段により提出書類データが添付された納品書データの案件番号に基づいて依頼元を特定し、特定した依頼元に納品書データを送信する送信手段と、
を備え、
前記納品書データ作成手段は、
前記受領書データ記憶手段により記憶された提出書類名、案件番号及び提出日と同一の納品書データが前記納品書データ記憶手段により記憶されているか否かを判別する判別手段を備え、
前記判別手段により同一の納品書データが記憶されていないと判別された場合、納品書データを作成し、
さらに、前記納品書データ作成手段は、
前記依頼書データから、少なくとも提出書類名、案件番号に関するデータを記憶して、依頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された案件番号から、前記納品書データ登録手段に登録された納品書データを特定する納品書データ特定手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された受領書データから、前記納品書データ特定手段に特定された納品書データの案件番号に基づいて、少なくとも提出日に関するデータを特定し、特定したデータを当該納品書データに登録する提出日登録手段と、を備え、
前記納品書データ特定手段により納品書データが特定できない場合、前記受領書データ記憶手段に記憶された提出書類名、案件番号、提出日に関するデータを記憶して納品書データを作成する、
ことを特徴とする電子納品システム。 - 前記納品書データ作成手段は、前記判別手段により同一の納品書データが作成されていると判別された場合、新たに納品書データを作成しない、ことを特徴とする請求項１に記載の電子納品システム。
- 前記受領書に基づいて受領書データを入力可能な入力手段を、さらに備え、
前記入力手段により入力された受領書データから前記納品書データが作成される、ことを特徴とする請求項１または２に記載の電子納品システム。 - 依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システムとして機能させるためのプログラムであって、
コンピュータを、
前記依頼元からの依頼書の依頼書データから、少なくとも依頼元、提出書類名、案件番号に関する依頼書データを記憶する依頼書データ記憶手段、
前記所定機関から書類または書類データを受領したことを示す受領書の受領書データから、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関する受領書データを記憶する受領書データ記憶手段、
前記所定機関に提出した提出書類データと、当該提出書類データから少なくとも提出書類名、案件番号、提出日に関するデータと、を対応付けて記憶する提出書類データ記憶手段、
前記受領書データ、または、前記依頼書データ及び前記受領書データから、依頼書データ毎に、少なくとも提出書類名、案件番号、提出日を有する納品書データを作成する納品書データ作成手段、
前記納品書データ作成手段により作成された納品書データを記憶する納品書データ記憶手段、
前記提出書類データ記憶手段に記憶されたデータから、前記納品書データ記憶手段に記憶された納品書データの提出書類名、案件番号、及び、提出日の一致するデータに対応付けて記憶されている提出書類データを特定し、特定した提出書類データを当該納品書データに添付する提出書類データ添付手段、
前記依頼書データ記憶手段に記憶された依頼元データから、前記提出書類データ添付手段により提出書類データが添付された納品書データの案件番号に基づいて依頼元を特定し、特定した依頼元に納品書データを送信する送信手段、
として機能させ、
前記納品書データ作成手段は、
前記受領書データ記憶手段により記憶された提出書類名、案件番号及び提出日と同一の納品書データが前記納品書データ記憶手段により記憶されているか否かを判別する判別手段を備え、
前記判別手段により同一の納品書データが記憶されていないと判別された場合、納品書データを作成し、
さらに、前記納品書データ作成手段は、
前記依頼書データから、少なくとも提出書類名、案件番号に関するデータを記憶して、依頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された案件番号から、前記納品書データ登録手段に登録された納品書データを特定する納品書データ特定手段と、
前記受領書データ記憶手段により記憶された受領書データから、前記納品書データ特定手段に特定された納品書データの案件番号に基づいて、少なくとも提出日に関するデータを特定し、特定したデータを当該納品書データに登録する提出日登録手段と、を備え、
前記納品書データ特定手段により納品書データが特定できない場合、前記受領書データ記憶手段に記憶された提出書類名、案件番号、提出日に関するデータを記憶して納品書データを作成する、
ことを特徴とするプログラム。 - 前記納品書データ作成手段は、前記判別手段により同一の納品書データが作成されていると判別された場合、新たに納品書データを作成しない、ことを特徴とする請求項４に記載のプログラム。
- 前記受領書に基づいて受領書データを入力可能な入力手段を、さらに備え、
前記入力手段により入力された受領書データから前記納品書データが作成される、ことを特徴とする請求項４または５に記載のプログラム。
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