JP2003296511A - 電子納品システム及び電子納品方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 迅速且つ正確な納品業務を容易に行うことが
できる電子納品システム及び電子納品方法を提供する。 【解決手段】 電子納品システムは、企業Ａ１と、通信
ネットワーク２と、通信ネットワーク２を介して接続さ
れ、特許事務所Ｂ３１とから構成されている。特許事務
所Ｂ３１は、企業Ａ１からの出願審査請求の依頼書デー
タから書類名、出願番号を納品書データに登録する。次
に、特許事務所Ｂ３１は、受領書に関する情報から、提
出書類名、案件番号、提出日に関する情報を記憶する。
続いて、特許事務所Ｂ３１は、案件番号から納品書デー
タを特定し、提出日を記憶する。そして、特許事務所Ｂ
３１は、納品書データに提出書類データを自動的に添付
し、企業Ａ１に送信する。また、提出書類に不備等があ
って自動的に添付できない場合は、ユーザに添付すべき
書類を選択させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子納品システム
及び電子納品方法に関し、詳しくは、納品書を電気通信
回線を介して納品する電子納品システム及び電子納品方
法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、例えば、官公庁等（以下、
「提出先」とする）に提出する書類等を電子化し、通信
ネットワークを介して提出するシステムがある。このよ
うなシステムでは、通常、書類を提出する当事者（企業
等の事業体を含む。以下、「依頼主」とする）が、提出
書類の作成や提出を代行する者及び／または事業体（以
下、「代行業者」とする）に依頼し、このような代行業
者が当該システムを用いて書類の提出を行う。この場
合、依頼主から代行業者への依頼書類等も電子化され
て、通信ネットワークを介して送付されるのが一般的で
ある。このように、提出先、依頼主、および、代行業者
が通信ネットワークで接続されることにより、書類等の
提出業務が行われており、特に依頼主と代行業者間で
は、この提出業務を通じた所定の取引関係が成立してい
る。

【０００３】また、実際の提出は代行業者が行うため、
書類等提出時には、最終的な提出書類や提出に対して発
行される受領書等は代行業者が保持している。これらの
書類等は、依頼主に納品されることで、依頼主と代行業
者間の一定の取引が完了する。このため、このような書
類の納品を迅速且つ正確に行う必要がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上記実状に
鑑みてなされたものであり、容易且つ正確に提出書類等
の納品をすることができる電子納品システム及び電子納
品方法を提供することを目的とする。本発明はさらに、
業務効率の改善を図ることができる電子納品システム及
び電子納品方法を提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の第１の観点にかかる電子納品システムは、
依頼元からの依頼により所定機関に書類または書類デー
タを提出した依頼先が前記依頼元に納品書データを電子
納品する電子納品システムであって、提出した書類デー
タとその属性情報とを対応付けて記憶する提出データ記
憶手段と、前記依頼元からの依頼内容を示す依頼書の依
頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登
録手段と、前記所定機関から、提出した書類または書類
データの受領書を示す受領書データを前記納品書データ
登録手段で登録された納品書データに対応付けて記憶す
る受領書データ記憶手段と、前記納品書データ登録手段
に登録された納品書データに対応する提出データを前記
提出データ記憶手段から取得し、該納品書データに添付
して前記依頼元に送信する提出データ添付手段と、を備
え、前記提出データ添付手段は、納品書データに基づい
て前記受領書データ記憶手段から対応する受領書データ
を取得する受領書データ取得手段と、納品書データに基
づいて、前記提出データ記憶手段から対応する提出デー
タを取得する提出データ取得手段と、前記受領書データ
取得手段が取得した受領書データと、前記提出データ取
得手段が取得した提出データとの整合性を判別する整合
性判別手段と、をさらに備え、前記整合性判別手段によ
り整合性があると判別された場合、当該提出データを納
品書データに添付する、ことを特徴とする。

【０００６】電子納品システムにおいて、前記提出デー
タ記憶手段は、前記提出データ添付手段により納品書デ
ータに添付された提出データに、添付済である旨を示す
情報を対応付けて登録することが望ましく、この場合、
前記提出データ添付手段は、前記整合性判別手段が、受
領書データと提出データとが不整合であると判別した場
合、前記提出データ記憶手段から、納品書データに未添
付の提出データを取得する未添付データ取得手段と、前
記未添付データ取得手段が取得した未添付データを選択
可能に表示する未添付データ表示手段と、をさらに備
え、前記未添付データ表示手段が表示した未添付データ
のうち、選択された未添付データを納品書データに添付
するものとすることができる。

【０００７】上記電子納品システムにおいて、前記受領
書データおよび前記提出データの属性情報は、少なくと
も、当該書類データの提出時期を示す提出時期情報、当
該書類データを特定する書類特定情報、および、当該書
類データの種別を示す書類種別情報を含み、前記整合性
判別手段は、前記受領書データ取得手段および前記提出
データ取得手段が取得した受領書データおよび提出デー
タの間で、提出時期情報、書類特定情報、および、書類
種別情報のうち少なくともいずれか１つが不一致である
場合、不整合であると判別するものとすることができ
る。

【０００８】上記のような構成によれば、提出した書類
の納品書を作成する際、納品書に提出した書類を示すデ
ータを自動的に添付するので、容易且つ迅速に納品業務
を行うことができる。また、提出先から取得した受領書
データに基づいて、添付する提出データを指定するの
で、正確な納品業務を行うことができる。さらに、受領
書データと提出データの整合性をチェックし、例えば、
誤記等により不整合であった場合は、ユーザに提出デー
タを選択させるので、不備等があった書類であっても、
適切に納品業務を行うことができる。

【０００９】上記目的を達成するため、本発明の第２の
観点にかかる電子納品方法は、依頼元からの依頼により
所定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前
記依頼元に納品書データを電子納品するための電子納品
方法であって、提出した書類データとその属性情報とを
対応付けて記憶する提出データ記憶ステップと、前記依
頼元からの依頼内容を示す依頼書の依頼書データ毎に納
品書データを登録する納品書データ登録ステップと、前
記所定機関から、提出した書類または書類データの受領
書を示す受領書データを前記納品書データ登録ステップ
で登録された納品書データに対応付けて記憶する受領書
データ記憶ステップと、前記納品書データ登録ステップ
で登録された納品書データに対応する提出データを取得
し、該納品書データに添付して前記依頼元に送信する提
出データ添付ステップと、を備え、前記提出データ添付
ステップは、納品書データに基づいて、対応する受領書
データを取得する受領書データ取得ステップと、納品書
データに基づいて、対応する提出データを取得する提出
データ取得ステップと、前記受領書データ取得ステップ
で取得された受領書データと、前記提出データ取得ステ
ップで取得された提出データとの整合性を判別する整合
性判別ステップと、をさらに備え、前記整合性判別ステ
ップで整合性があると判別された場合、当該提出データ
を納品書データに添付する、ことを特徴とする。

【００１０】上記電子納品方法において、前記提出デー
タ添付ステップは、前記提出データ記憶ステップで記憶
された提出データに、納品書データに既に添付されたか
否かを示す情報を付加する添付成否情報付加ステップ
と、前記整合性判別ステップで、受領書データと提出デ
ータとが不整合であると判別された場合、納品書データ
に未添付の提出データを取得する未添付データ取得ステ
ップと、前記未添付データ取得ステップで取得された未
添付データを選択可能に表示する未添付データ表示ステ
ップと、をさらに備え、前記未添付データ表示ステップ
で表示された未添付データのうち、選択された未添付デ
ータを納品書データに添付するものとすることができ
る。

【００１１】上記電子納品方法において、前記受領書デ
ータおよび前記提出データの属性情報は、少なくとも、
当該書類データの提出時期を示す提出時期情報、当該書
類データを特定する書類特定情報、および、当該書類デ
ータの種別を示す書類種別情報を含み、前記整合性判別
ステップは、前記受領書データ取得ステップおよび前記
提出データ取得ステップで取得された受領書データおよ
び提出データの間で、提出時期情報、書類特定情報、お
よび、書類種別情報のうち少なくともいずれか１つが不
一致である場合、不整合であると判別するものとするこ
とができる。

【００１２】上記目的を達成するため、本発明の第３の
観点にかかるプログラムは、依頼元からの依頼により所
定機関に書類または書類データを提出した依頼先が前記
依頼元に納品書データを電子納品する電子納品システム
を実現するためのプログラムであって、コンピュータ
を、電気通信回線と接続する接続部と、提出した書類デ
ータとその属性情報とを対応付けて記憶する提出データ
記憶部と、前記依頼元からの依頼内容を示す依頼書の依
頼書データ毎に納品書データを登録する納品書データ登
録部と、前記接続部を制御し、前記所定機関から、提出
した書類または書類データの受領書を示す受領書データ
を前記電気通信回線を介して取得し、前記納品書データ
登録部で登録された納品書データに対応付けて記憶する
受領書データ記憶部と、納品書データに基づいて前記受
領書データ記憶部から対応する受領書データを取得する
受領書データ取得部と、納品書データに基づいて、前記
提出データ記憶部から対応する提出データを取得する提
出データ取得部と、前記受領書データ取得部が取得した
受領書データと、前記提出データ取得部が取得した提出
データとの整合性を判別する整合性判別部と、前記整合
性判別手段により整合性があると判別された場合、前記
納品書データ登録部に登録された納品書データに、前記
提出データ取得部が取得した提出データを添付する提出
データ添付部と、前記接続部を制御し、前記提出データ
添付部が提出データを添付した納品書データを、前記電
気通信回線を介して前記依頼元に送信する提出データ送
信部と、を備えた電子納品装置として機能させることを
特徴とする。

【００１３】

【発明の実施の形態】（第１の実施の形態）以下、本発
明の実施の形態にかかる電子納品システム及び電子納品
方法について説明する。本実施の形態では、企業Ａから
の依頼を受けて特許事務所Ｂが行った特許庁への所定の
手続きに関する納品書（納品書情報）を、通信ネットワ
ークを介して依頼された企業Ａに納品する場合を例に説
明する。

【００１４】図１に、電子納品システムの構成を示す。
図１に示すように、電子納品システムは、特許庁への所
定の手続きを特許事務所に依頼する企業Ａ１と、通信ネ
ットワーク２と、通信ネットワーク２を介して接続さ
れ、企業Ａ１の依頼を受け特許庁に所定の手続きを行う
複数の特許事務所Ｂ３_１、特許事務所Ｃ３_２〜特許事務
所Ｎ３_ｎと、から構成されている。

【００１５】企業Ａ１には、企業Ａ側コンピュータ１１
が設けられている。企業Ａ側コンピュータ１１は、通信
制御部１２と、処理制御部１３と、企業Ａ用データベー
ス１４と、企業Ａ用端末１５と、を備えている。

【００１６】通信制御部１２は、例えばルータなどの所
定の通信装置から構成され、企業Ａ側コンピュータ１１
と通信ネットワーク２とを接続する。通信制御部１２
は、処理制御部１３の制御により、通信ネットワーク２
を介した各種データ（情報）の送受信を行う。

【００１７】処理制御部１３は、企業Ａ側コンピュータ
１１の各部を制御するとともに、所定の動作プログラム
を実行することで、後述する各処理を実現する。処理制
御部１３はまた、通信制御部１２を制御することで通信
ネットワーク２を介した通信を行う。さらに、処理制御
部１３は所定の画像データを作成するものとする。

【００１８】企業Ａ用データベース１４は、企業Ａが行
う電子納品システムに関する各種の情報を記憶するデー
タベース（ＤＢ）である。図２に企業Ａ用データベース
１４の構成を示す。図２に示すように、企業Ａ用データ
ベース１４は、ユーザＤＢ１４１と、特許事務所情報Ｄ
Ｂ１４２と、手続情報ＤＢ１４３と、履歴情報ＤＢ１４
４と、依頼情報ＤＢ１４５と、納品書情報ＤＢ１４６
と、画像情報ＤＢ１４７と、を備えている。

【００１９】ユーザＤＢ１４１は、企業Ａの担当者（企
業Ａ側ユーザ）に関する情報を記憶するデータベースで
ある。ユーザＤＢ１４１には、例えば、図３に示すよう
に、ユーザの識別情報であるユーザＩＤ毎にレコードが
作成され、各レコードには、ユーザ氏名、所属、パスワ
ード、などを示す情報が記憶されている。ここに登録さ
れるパスワードは、ユーザが電子納品システムにログイ
ンするためのパスワードである。

【００２０】特許事務所情報ＤＢ１４２は、企業Ａが手
続を依頼する特許事務所に関する情報を記憶するデータ
ベースである。特許事務所情報ＤＢ１４２は、例えば、
図４に示すように、特許事務所を特定する番号である特
許事務所番号毎にレコードが作成され、各レコードに
は、特許事務所名、住所／所在地、メールアドレス、な
どを示す情報が記憶されている。ここで、「特許事務所
名及び住所」は、特許事務所の名称及び住所／所在地を
示し、「メールアドレス」は、各特許事務所で用いられ
る電子メールのアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス）を示
す。

【００２１】手続情報ＤＢ１４３は、企業Ａが特許事務
所に依頼する手続に関する情報を記憶するデータベース
である。手続情報ＤＢ１４３には、例えば、図５に示す
ように、企業Ａが特許事務所に依頼する手続の名前（例
えば、特許出願、出願審査請求、補正等）である「手続
名」毎にレコードが作成され、各レコードには、当該手
続名について、手続を行うことができる期間を示す「手
続可能な期間」等の情報が記憶されている。

【００２２】履歴情報ＤＢ１４４は、企業Ａが特許事務
所に依頼する手続の対象となる案件の履歴に関する情報
を記憶するデータベースである。履歴情報ＤＢ１４４に
は、例えば、図６に示すように、手続の対象となる案件
を特定する番号である「整理番号」毎にレコードが作成
され、各レコードには、特許事務所番号、出願日、出願
番号、出願審査請求日、などを示す情報が記憶されてい
る。ここで、図６の整理番号：ＪＰ０００１の出願審査
請求日が記憶されていないのは、本件について出願審査
請求をしていないためである。

【００２３】依頼情報ＤＢ１４５は、企業Ａが特許事務
所に依頼した手続内容に関する情報を記憶するデータベ
ースである。依頼情報ＤＢ１４５には、例えば、図７に
示すように、依頼番号毎にレコードが作成され、各レコ
ードには、依頼日、依頼した特許事務所番号、整理番号
（出願番号）、依頼内容、などを示す情報が記憶されて
いる。ここで、「依頼内容」欄には、例えば、「手続
（出願審査請求、補正など）を所定期間内までに行
う」、などのように、具体的な依頼の内容を示す情報が
記録される。

【００２４】納品書情報ＤＢ１４６は、特許事務所が納
品した納品書に関する情報を記憶するデータベースであ
る。納品書情報ＤＢ１４６には、例えば、図８に示すよ
うに、納品番号毎にレコードが作成され、各レコードに
は、納品日、特許事務所番号、依頼番号、整理番号（出
願番号）、納品内容、などを示す情報が記憶されてい
る。

【００２５】画面情報ＤＢ１４７は、後述する各処理で
表示される様々な画面を構成する情報を記憶するデータ
ベースであり、これらの画像を生成するための様々な素
材の画像、各種フォームなどを記憶する。

【００２６】企業Ａ用端末１５は、例えば、コンピュー
タ、携帯端末などから構成されている。企業Ａ用端末１
５は、企業Ａの担当者から手続きの依頼入力、その他の
操作入力及び処理結果等の表示を行う。

【００２７】特許事務所Ｂ３_１には、特許事務所Ｂ側コ
ンピュータ３１が設けられている。特許事務所Ｂ側コン
ピュータ３１は、通信制御部３２と、処理制御部３３
と、特許事務所Ｂ用データベース３４と、特許事務所Ｂ
用端末３５と、を備えている。

【００２８】通信制御部３２は、例えば、ルータなどの
所定の通信装置から構成され、特許事務所Ｂ側コンピュ
ータ３１と通信ネットワーク２とを接続する。通信制御
部３２は、処理制御部３３の制御により通信ネットワー
ク２を介した各種の情報の送受信を行う。

【００２９】処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側コンピ
ュータ３１の各部を制御するとともに、所定の動作プロ
グラムを実行することで、後述する各処理を実現する。
処理制御部３３はまた、通信制御部３２を制御すること
で通信ネットワーク２を介した通信を行う。さらに、処
理制御部３３は所定の画像データを作成するものとす
る。

【００３０】特許事務所Ｂ用データベース３４は、特許
事務所Ｂが行う電子納品システムに関する各種の情報を
記憶するデータベース（ＤＢ）である。図９に特許事務
所Ｂ用データベース３４の構成を示す。図９に示すよう
に、特許事務所Ｂ用データベース３４は、ユーザＤＢ３
４１と、企業情報ＤＢ３４２と、依頼情報ＤＢ３４３
と、履歴情報ＤＢ３４４と、受領書情報ＤＢ３４５と、
納品書情報ＤＢ３４６と、請求ＤＢ３４７と、画像情報
ＤＢ３４８と、提出書類ＤＢ３４９と、を備えている。

【００３１】ユーザＤＢ３４１は、特許事務所Ｂの担当
者（特許事務所Ｂ側ユーザ）に関する情報を記憶するデ
ータベースである。ユーザＤＢ３４１には、例えば、図
１０に示すように、ユーザＩＤ毎にレコードが作成さ
れ、各レコードには、ユーザ氏名、所属、パスワード、
などを示す情報が記憶されている。

【００３２】企業情報ＤＢ３４２は、特許事務所Ｂに手
続を依頼する企業（以下、「依頼主企業」とする）に関
する情報を記憶するデータベースである。企業情報ＤＢ
３４２は、例えば、図１１に示すように、依頼主企業毎
に割り当てられた企業番号毎にレコードが作成され、各
レコードには、企業名、住所、メールアドレス、などを
示す情報が記憶されている。

【００３３】依頼情報ＤＢ３４３は、企業が特許事務所
Ｂに依頼した手続内容に関する情報を記憶するデータベ
ースである。依頼情報ＤＢ３４３には、例えば、図１２
に示すように、依頼番号毎にレコードが作成され、各レ
コードには、依頼日、企業番号、整理番号（出願番
号）、依頼内容、などを示す情報が記憶されている。

【００３４】履歴情報ＤＢ３４４は、企業が特許事務所
Ｂに依頼する手続の対象となる案件の履歴に関する情報
を記憶するデータベースである。履歴情報ＤＢ３４４に
は、例えば、図１３に示すように、整理番号毎にレコー
ドが作成され、各レコードには、企業番号、出願日、出
願番号、出願審査請求日、などを示す情報が記憶されて
いる。

【００３５】受領書情報ＤＢ３４５は、特許事務所Ｂが
特許庁に行った手続の受領書に関する情報を記憶するデ
ータベースである。受領書情報ＤＢ３４５には、例え
ば、図１４に示すように、受付番号毎にレコードが作成
され、各レコードには、受付日、書類名、整理番号（出
願番号）、企業番号、などを示す情報が記憶されてい
る。

【００３６】納品書情報ＤＢ３４６は、企業に納品する
納品書に関する情報を記憶するデータベースである。納
品書情報ＤＢ３４６には、例えば、図１５に示すよう
に、納品番号毎にレコードが作成され、各レコードに
は、依頼番号、提出書類名、整理番号（出願番号）、提
出日、受付番号、書類状態、添付状態、などを示す情報
が記憶されている。ここで、「書類状態」は、納品書の
状態を示すものであり、手続の進行状況により、「依頼
済」、「受領書取り込み済」、「納品書作成中」、「納
品書作成済」、「納品済」、「請求書作成中」等の状態
が示される。また、「添付状態」は、納品書への提出書
類の添付状態を示すものであり、その状態に応じて「Ｏ
Ｋ」、「エラー」などを示す情報が記録される。納品書
情報ＤＢ３４６は、企業から所定の手続についての依頼
を受けると、処理制御部３３により、必要な情報が登録
される。そして、処理制御部３３により、特許庁に提出
する書類（ファイル）を添付可能な納品書情報が作成さ
れる。

【００３７】請求ＤＢ３４７は、請求書（請求情報）を
発行するためのデータベースである。請求ＤＢ３４７に
は、例えば、図１６に示すように、請求日毎にレコード
が作成され、各レコードには、請求先の企業名、住所／
所在地、金額、などを示す情報が記憶されている。

【００３８】画像情報ＤＢ３４８は、後述する各処理で
表示される様々な画面を構成する情報を記憶するデータ
ベースであり、これらの画像を生成するための様々な素
材の画像、各種フォームなどを記憶する。

【００３９】提出書類ＤＢ３４９は、特許庁に提出した
特許庁提出書類を記憶するデータベースである。提出書
類ＤＢ３４９には、例えば、図１７に示すように、提出
日毎にレコードが作成され、各レコードには、整理番
号、書類名、添付状態、などを示す情報および提出した
ファイルが記録される。ここで「書類名」としては、例
えば、明細書、図面、要約書が添付された願書、出願審
査請求書等がある。また、「添付状態」には、当該提出
書類が納品書に添付されたか否かを示す情報が記録され
る。これらの情報としては、例えば、ＨＴＭＬ形式の情
報（ＨＴＭＬ文書）がある。このＨＴＭＬ文書内に<img
src=>タグがある場合には、このタグで指定されている
イメージファイルがＨＴＭＬ文書に対応付けて記憶され
ている。ただし、提出書類ＤＢ３４９に記憶される情報
は、ＨＴＭＬ形式の情報に限定されるものではなく、同
様の機能を発揮することができる他の形式の情報であっ
てもよい。

【００４０】特許事務所Ｂ用端末３５は、例えば、コン
ピュータ、携帯端末などから構成されている。特許事務
所Ｂ用端末３５は、特許事務所Ｂの担当者により納品書
情報の作成、その他の操作入力及び処理結果等の表示を
行う。

【００４１】特許事務所Ｃ３_２〜特許事務所Ｎ３_ｎにつ
いても特許事務所Ｂ３_１と同様に構成されており、特許
事務所Ｂ３_１と同様の処理が行われる。

【００４２】次に、以上のように構成された電子納品シ
ステムを用いた電子納品方法について説明する。本実施
の形態では、企業Ａが所定の特許出願について、特許事
務所Ｂに特許庁への所定の手続き、例えば、出願審査請
求をする旨の依頼を行い、特許事務所Ｂが所定の特許出
願について特許庁に出願審査請求を行った後、企業Ａに
出願審査請求に関する納品書情報を納品する場合を例に
説明する。まず、企業Ａが特許事務所Ｂに所定の特許出
願について、特許庁に出願審査請求をする旨の依頼をす
るまでについて説明する。

【００４３】（事前登録）企業Ａの担当者（企業Ａ側ユ
ーザ）が電子納品システムを利用するには、事前に登録
をすることが必要になる。以下、企業Ａ側ユーザの事前
登録について説明する。

【００４４】企業Ａ側ユーザは、企業Ａ用端末１５か
ら、ユーザ名、所属等の情報を処理制御部１３に送信す
る。処理制御部１３は、ユーザ名等の情報を受け取る
と、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し、企業Ａ用端末
１５にユーザＩＤ及びパスワードを送信する。また、処
理制御部１３は、送信された所定の情報、ユーザＩＤ及
びパスワードをユーザＤＢ１４１に登録する。

【００４５】（ログイン）企業Ａ側ユーザは、事前登録
で送信されたユーザＩＤ及びパスワードを入力すること
により、電子納品システムに接続することができる。以
下、電子納品システムへのログインについて説明する。

【００４６】企業Ａ側ユーザが企業Ａ用端末１５からロ
グイン画面にアクセスすると、処理制御部１３は、図１
８のフローチャートに示す処理を開始する。

【００４７】まず、処理制御部１３は、図１９に示すよ
うなログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情
報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信
し、企業Ａ用端末１５にログイン用ページを表示する
（ステップＳ１）。このページには、ログイン名、パス
ワードを入力する入力欄が配置されている。

【００４８】企業Ａ側ユーザは、この画面上で、ログイ
ン名とパスワードとを入力し、「送信」をクリックす
る。企業Ａ側ユーザがログイン名とパスワードを入力
し、「送信」をクリックすると、入力事項が処理制御部
１３に通知される。

【００４９】処理制御部１３は、この通知に対して、入
力された情報がユーザＤＢ１４１に登録されているか否
かを判別する（ステップＳ２）。

【００５０】処理制御部１３は、企業Ａ側ユーザが登録
されていないと判別した場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、
図示しない登録案内のページの情報（ＨＴＭＬ文書）を
企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５に登録案
内のページを表示させ（ステップＳ３）、この処理を終
了する。

【００５１】一方、処理制御部１３は、企業Ａ側ユーザ
が登録されていると判別した場合（ステップＳ２；Ｙｅ
ｓ）、図２０に示すようなメニューページの情報（ＨＴ
ＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ１４７から読み出して
企業Ａ用端末１５に送信し、企業Ａ用端末１５にメニュ
ーページを表示し（ステップＳ４）、この処理を終了す
る。この図２０に示すメニューページには、依頼書を作
成する「依頼書作成」等のメニュー欄が配置されてい
る。

【００５２】（依頼書の作成）企業Ａ側ユーザが、図２
０に示すメニューページから「依頼書作成」をクリック
すると、処理制御部１３は、図２１のフローチャートに
示す依頼書作成処理を開始する。

【００５３】まず、処理制御部１３は、図２２に示すよ
うな手続用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像
情報ＤＢ１４７から読み出して企業Ａ用端末１５に送信
し、企業Ａ用端末１５に手続用ページを表示する（ステ
ップＳ１１）。企業Ａ側ユーザは、依頼する手続、本実
施の形態では、「出願審査請求」をクリックする。

【００５４】次に、処理制御部１３は、手続が選択され
たか否かを判別する（ステップＳ１２）。処理制御部１
３は、所定の手続が選択されたと判別すると（ステップ
Ｓ１２；Ｙｅｓ）、図２３に示すように、履歴情報ＤＢ
１４４から選択された手続が可能な案件（出願審査請求
が行われていない案件）の一覧を作成し、この一覧を企
業Ａ用端末１５に送信する。これにより、企業Ａ用端末
１５に選択された手続が可能な案件の一覧が表示される
（ステップＳ１３）。企業Ａ側ユーザは、この画面上
で、出願審査請求を依頼する案件、例えば、整理番号：
ＪＰ０００１（出願番号：特開２０００−１２×××）
を選択し、「送信」をクリックする。

【００５５】続いて、処理制御部１３は、出願審査請求
を依頼する案件が選択されたか否かを判別する（ステッ
プＳ１４）。処理制御部１３は、所定の案件が選択され
たと判別すると（ステップＳ１４；Ｙｅｓ）、選択され
た案件に関する依頼書（依頼情報）を作成する（ステッ
プＳ１５）。

【００５６】次に、処理制御部１３は、作成した依頼情
報を依頼情報ＤＢ１４５に記憶させ（ステップＳ１
６）、通信制御部１２、通信ネットワーク２を介して特
許事務所Ｂ側コンピュータ３１に送信する（ステップＳ
１７）。

【００５７】企業Ａから特許事務所Ｂ側コンピュータ３
１に、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特開２００
２−１２×××）についての出願審査請求の依頼情報が
送信されると、処理制御部３３は、送信された依頼情報
を依頼情報ＤＢ３４３に登録する。

【００５８】さらに、処理制御部３３は、納品書情報Ｄ
Ｂ３４６に、企業Ａから特許事務所Ｂに提出を依頼した
書類名（本実施の形態では、出願審査請求書）、整理番
号：ＪＰ０００１（出願番号：特開２００２−１２××
×）を予め登録する。

【００５９】特許事務所Ｂでは、企業Ａからの依頼に応
じて、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特開２００
２−１２×××）についての出願審査請求書を、例え
ば、オンラインで特許庁に提出する。オンラインで特許
庁に出願審査請求書が提出されると、特許庁から受領書
が特許事務所Ｂに送信される。

【００６０】次に、電子納品システムを用い、特許庁か
ら送信された受領書情報から納品書を作成する方法につ
いて説明する。

【００６１】（事前登録）特許事務所Ｂの担当者（特許
事務所Ｂ側ユーザ）が電子納品システムを利用するに
は、事前に登録をすることが必要になる。以下、特許事
務所Ｂ側ユーザの事前登録について説明する。

【００６２】特許事務所Ｂ側ユーザは、特許事務所Ｂ用
端末３５から、ユーザ名、所属等の情報を処理制御部３
３に送信する。処理制御部３３は、ユーザ名等の情報を
受け取ると、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し、特許
事務所Ｂ用端末３５にユーザＩＤ及びパスワードを送信
する。また、処理制御部３３は、送信された所定の情
報、ユーザＩＤ及びパスワードをユーザＤＢ３４１に登
録する。

【００６３】（ログイン）特許事務所Ｂ側ユーザは、事
前登録で送信されたユーザＩＤ及びパスワードを入力す
ることにより、電子納品システムに接続することができ
る。以下、電子納品システムへのログインについて説明
する。

【００６４】特許事務所Ｂ側ユーザが特許事務所Ｂ用端
末３５からログイン画面にアクセスすると、処理制御部
３３は、図１８のフローチャートに示す処理を開始す
る。

【００６５】まず、処理制御部３３は、図１９に示すよ
うなログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情
報ＤＢ３４８から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に
送信し、特許事務所Ｂ用端末３５にログイン用ページを
表示する（ステップＳ１）。このページには、ログイン
名、パスワードを入力する入力欄が配置されている。

【００６６】特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、
ログイン名とパスワードとを入力し、「送信」をクリッ
クする。特許事務所Ｂ側ユーザがログイン名とパスワー
ドを入力し、「送信」をクリックすると、入力事項が処
理制御部３３に通知される。

【００６７】処理制御部３３は、この通知に対して、入
力された情報がユーザＤＢ３４１に登録されているか否
かを判別する（ステップＳ２）。

【００６８】処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側ユーザ
が登録されていないと判別した場合（ステップＳ２；Ｎ
ｏ）、図示しない登録案内のページの情報（ＨＴＭＬ文
書）を特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所Ｂ
用端末３５に登録案内のページを表示させ（ステップＳ
３）、この処理を終了する。

【００６９】一方、処理制御部３３は、特許事務所Ｂ側
ユーザが登録されていると判別した場合（ステップＳ
２；Ｙｅｓ）、図２４に示すようなメニューページの情
報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３４７から読
み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、特許事務所
Ｂ用端末３５にメニューページを表示し（ステップＳ
４）、この処理を終了する。

【００７０】（受領書情報から納品書を作成する方法）
前述のように、企業Ａから特許事務所Ｂ側コンピュータ
３１に、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特開２０
０２−１２×××）についての出願審査請求の依頼情報
が送信されると、処理制御部３３は、図２５に示すよう
に、納品書情報ＤＢ３４６に、書類名：出願審査請求
書、整理番号：ＪＰ０００１（出願番号：特開２００２
−１２×××）を予め登録する。

【００７１】そして、特許事務所Ｂにより、整理番号：
ＪＰ０００１（出願番号：特開２００２−１２×××）
についての出願審査請求書を、例えば、オンラインで特
許庁に提出すると、特許庁から受領書が特許事務所Ｂに
送信される。

【００７２】特許庁から受領書が送信されると、特許事
務所Ｂ側ユーザは、電子納品システムに接続して、図２
４に示すようなメニューページから「納品書作成（受領
書）」をクリックして、納品書の作成処理を行う。特許
事務所Ｂ側ユーザが、「納品書作成（受領書）」をクリ
ックすると、処理制御部３３は、図２６のフローチャー
トに示す処理を開始する。

【００７３】まず、処理制御部３３は、特許庁から送信
された受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ３４５に登
録されているか否かを判別する（ステップＳ２１）。処
理制御部３３が、受領書に関する情報が受領書情報ＤＢ
３４５に登録されていないと判別した場合（ステップＳ
２１；Ｎｏ）、特許事務所Ｂ側ユーザに受付番号、受付
日、出願番号（整理番号）等の受領書に関する情報を受
領書情報ＤＢ３４５に登録させる（ステップＳ２２）。
一方、処理制御部３３は、受領書に関する情報が受領書
情報ＤＢ３４５に登録されていると判別した場合（ステ
ップＳ２１；Ｙｅｓ）、ステップＳ２３に進む。

【００７４】次に、処理制御部３３は、受領書情報ＤＢ
３４５に登録された出願番号（整理番号）と一致する案
件が、納品書情報ＤＢ３４６に登録されているか否かを
判別する（ステップＳ２３）。

【００７５】処理制御部３３は、一致する案件が納品書
情報ＤＢ３４６に登録されていると判別した場合（ステ
ップＳ２３；Ｙｅｓ）、納品書情報ＤＢ３４６に提出日
と、受付番号とを登録する（ステップＳ２４）。納品書
情報ＤＢ３４６に受付番号を登録するのは、同じ受領書
を誤って取り込み実行した際に、同一の受領書から納品
書が再度作成されることを防止するためである。さら
に、処理制御部３３は、図２７に示すように、フラグを
「受領書取り込み済」に変更する（ステップＳ２５）。
このように、フラグが「受領書取り込み済」に変更され
ると、特許庁へ提出した特許庁書類を添付することが可
能になる。

【００７６】処理制御部３３は、一致する案件が納品書
情報ＤＢ３４６に登録されていないと判別した場合（ス
テップＳ２３；Ｎｏ）、この案件を納品書情報ＤＢ３４
６に登録し（ステップＳ２６）、ステップＳ２４に進
む。このような場合としては、例えば、電話で出願審査
請求の依頼をした場合がある。

【００７７】次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、受領書を
取り込んだ納品書情報について、当該納品書情報に提出
書類を添付する提出書類自動添付処理を行う。この提出
書類自動添付処理を図２８のフローチャートを参照して
説明する。

【００７８】処理制御部３３はまず、図２４に示すよう
なメニュー画面を表示させる（ステップＳ３１）。ここ
で、「納品物件自動添付」がクリックされると（ステッ
プＳ３２；Ｙｅｓ）、図２９に示すように、納品書類Ｄ
Ｂ３４６の「書類状態」欄に「納品書作成中」を設定す
る（ステップＳ３３）。

【００７９】続いて処理制御部３３は、納品書類ＤＢ３
４６の当該レコードに記録されている受付番号情報を取
得した後、受領書情報ＤＢ３４５にアクセスし、当該受
付番号に対応する受領書情報を取得する（ステップＳ３
４）

【００８０】処理制御部３３はさらに、提出書類ＤＢ３
４９にアクセスし、ステップＳ３４で取得した受領書情
報と一致する提出書類情報（提出日、整理番号、書類
名）があるか検索する（ステップＳ３５）。ここで、一
致する提出書類情報がある場合（ステップＳ３５；Ｙｅ
ｓ）は、当該提出書類情報のレコードに記録されている
提出書類ファイルを取得し、当該納品書情報に添付する
（ステップＳ３６）。ここで、提出書類ファイルのＨＴ
ＭＬ文書内に<img src=>タグがある場合には、このタグ
で指定されているイメージファイルを提出書類ファイル
に対応付けて納品書情報に添付する。

【００８１】提出書類ファイルの添付が終了すると、処
理制御部３３は、図３０に示すように、当該納品書類レ
コードの「添付状態」欄に「ＯＫ」を設定する（ステッ
プＳ３７）。これにより、当該納品書類に提出書類が問
題なく添付されたことが示される。

【００８２】次に処理制御部３３は、提出書類ＤＢ３４
６にアクセスし、ステップＳ３６で添付した提出書類に
対応する「添付状態」欄に、すでに納品書類に添付され
たことを示す「添付済」を設定する（ステップＳ３
８）。

【００８３】これにより、納品書類の作成が完了したこ
とになるので、処理制御部３３は、当該納品書レコード
の「書類状態」に、納品書作成完了を示す「納品書作成
済」を設定して（ステップＳ３９）、処理を終了する。
「納品書作成済」になると、その納品書は、企業Ａに送
信（納品）することができ、送信後に請求書を作成する
ことが可能になる。

【００８４】（自動添付できない場合の処理画面表示方
法）一方、受領書情報と提出書類情報が不一致であった
場合（ステップＳ３５；Ｎｏ）、処理制御部３３は、添
付エラー処理（ステップＳ４０）を実行する。ここで
は、本来自動で添付されるべき提出書類が添付できなか
ったことから、提出日、書類名、出願番号に誤記等（例
えば、書類に記入した「提出日」とは異なる日（例え
ば、翌日以降）にオンライン手続きした場合）があった
ことが想定されるので、ユーザによって対象書類を選択
させる。この添付エラー処理を図３１に示すフローチャ
ートを参照して説明する。

【００８５】処理制御部３３は、図３２に示すように、
当該納品書レコードの「添付状態」欄に「エラー」を設
定した後（ステップＳ４１）、図３３に示すような書類
添付エラー画面を表示させる（ステップＳ４２）。

【００８６】この書類添付エラー画面では、当該納品書
レコードに記録されている情報が表示されるとともに、
提出書類ＤＢ３４９に記録されている提出書類情報のう
ち、未だ納品書に添付されていない提出書類の一覧画面
を表示させるか否かを選択させるボタン（「はい」およ
び「いいえ」）が表示される。特許事務所Ｂ側ユーザ
は、「はい」または「いいえ」を選択する。

【００８７】ここで、「はい」が選択された場合、すな
わち、未添付提出書類の一覧表示が選択された場合（ス
テップＳ４３；Ｙｅｓ）、処理制御部３３は、提出書類
ＤＢ３４９から、「添付状態」が「未添付」のものを取
得して、図３４に示すように一覧表示させる（ステップ
Ｓ４４）。

【００８８】この画面上には、提出書類毎に、例えば、
チェックボックスなどの選択指定手段が配置されてお
り、特許事務所Ｂ側ユーザは、一覧の中から添付対象の
書類に対応するチェックボックスにチェックを入れて添
付すべき書類を指定した後（ステップＳ４５；Ｙｅ
ｓ）、「添付」ボタンを選択することで（ステップＳ４
６；Ｙｅｓ）当該提出書類が納品書情報に添付される
（ステップＳ４７）。

【００８９】処理制御部３３は、当該納品書レコードの
「添付状態」を「エラー」から「ＯＫ」に変更し（ステ
ップＳ４８）、さらに、提出書類ＤＢ３４９の当該提出
書類レコードの「添付状態」を「添付済」に変更して
（ステップＳ４９）、処理を終了する。

【００９０】（マニュアルで納品書を作成する方法）一
般に、特許庁への手続はオンラインによって行われる
が、事務所側の作業状態等の事情によってはオンライン
手続きができない場合がある。その場合、郵送により書
類を提出することがある。このようなオンライン以外の
形態で提出した書類を納品書に添付するための処理は以
下の通りである。

【００９１】特許事務所Ｂ側ユーザは、図２４に示すよ
うなメニューページから「納品書作成（手入力）」をク
リックして、マニュアルで納品物件の取り込み処理を行
う。処理制御部３３は、「納品書作成（手入力）」がク
リックされると、図３５に示すようなマニュアル入力用
ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３
４８から読み出して特許事務所Ｂ用端末３５に送信し、
特許事務所Ｂ用端末３５にマニュアル入力用ページを表
示する。

【００９２】ここで、手続分類は、例えば、出願系、審
査系、中間系、審判系等に分類されている。出願系とし
ては、出願、新規性喪失の例外に関する証明書の提出等
の手続がある。審査系としては、出願審査請求書、早期
審査に関する事情説明書等の手続きがある。中間系とし
ては、意見書、手続補正書等の手続がある。審判系に
は、審判請求書、審判答弁書の手続がある。

【００９３】特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、
手続分類、出願番号、提出日を入力し、納品物件を特定
する。次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、添付すべき特許
庁提出書類を選択する。まず、特許事務所Ｂ側ユーザ
は、特許庁提出書類の「検索」をクリックする。する
と、例えば、図３４に示す、提出書類の内、未だ納品書
に添付されていない提出書類の一覧が表示される。ここ
で、先ほど手続分類に所定の手続が入力されているの
で、この手続分類に対応した特許庁提出書類の一覧が表
示される。特許事務所Ｂ側ユーザは、この画面上で、添
付すべき特許庁提出書類の「添付」をクリックして、添
付すべき特許庁提出書類を指定する。これにより、特許
庁提出書類が納品物件に添付される。そして、特許事務
所Ｂ側ユーザは、保存時に、納品書に記入された出願番
号、提出日及び書類名と、添付した特許庁提出書類ファ
イルのデータが一致するか確認する。これが一致した場
合は、そのまま作業が終了する。一致しない場合にはエ
ラーメッセージが表示され、特許事務所Ｂ側ユーザは、
このエラーメッセージの内容に従って再び納品書を作成
する。

【００９４】（企業への電子納品方法）フラグが「納品
書作成済」となった状態で企業に納品することができ
る。特許事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニュ
ーページから「納品」をクリックすると、処理制御部３
３は、通信制御部３２、通信ネットワーク２を介して、
企業Ａ側コンピュータ１１に納品書を送信する。この送
信により、企業Ａに電子納品がなされる。

【００９５】（請求書の作成方法）納品書が企業Ａに送
信されると、処理制御部３３は、フラグを「納品済」に
変更する。フラグが「納品済」となった状態で、特許事
務所Ｂ側ユーザは請求書を作成することができる。特許
事務所Ｂ側ユーザが図２４に示すようなメニューページ
から「請求明細書作成」をクリックすると、処理制御部
３３は、フラグを「請求書作成中」に変更する。処理制
御部３３は、請求ＤＢ３４７に登録された情報から請求
書を作成する。

【００９６】ここで、特定の企業については、例えば、
納品書の親文書を開くと、企業から特許庁へ書類の提出
依頼した際に設定した料金計算に関係する各項目が設定
されている。特許事務所Ｂ側ユーザは、各項目に対し
て、依頼後に変更があった場合は項目を変更し、その変
更理由について詳述する。このように、請求明細書が作
成されると、設定した項目に従って料金が自動計算され
た請求費用が記入された請求書が作成される。

【００９７】請求書が作成されると、特許事務所Ｂ側ユ
ーザが図２４に示すようなメニューページから「請求書
送信」をクリックする。「請求書送信」をクリックする
と、処理制御部３３は、通信制御部３２、通信ネットワ
ーク２を介して、企業Ａ側コンピュータ１１に請求書を
送信する。この送信により、企業Ａに請求書が送付され
る。

【００９８】（複数の納品書の併合）例えば、補正書提
出後に瑕疵を発見し、再び補正書を提出した場合のよう
に、一の依頼内容に対して異なる日に複数の手続を行っ
たときには、複数の納品書が併存してしまう。このよう
な場合には、複数の納品書の併合を行うことができる。
以下、複数の納品書の併合処理について説明する。

【００９９】まず、特許事務所Ｂ側ユーザは、前述と同
様の処理により、第一の提出日によって本来依頼された
内容から第一の納品書を作成し、対応した特許庁提出書
類を添付する。次に、特許事務所Ｂ側ユーザは、その納
品書に特許庁提出書類を追加したい場合は、追加したい
特許庁提出書類が記入されている受領書から第二の納品
書を作成する。そして、特許事務所Ｂ側ユーザは、第二
の納品書に対して、特許庁提出書類を添付する。

【０１００】続いて、特許事務所Ｂ側ユーザは、併合し
たい第一の納品書及び第二の納品書を選択した状態で、
図２４に示すようなメニューページから「併合」をクリ
ックする。「併合」がクリックされると、処理制御部３
３は、第三の納品書を作成し、特許庁提出書類を添付す
る。そして、処理制御部３３は、この新しく作成された
第三の納品書で請求明細書を作成する。

【０１０１】ここで、第一の納品書及び第二の納品書と
も受領書から作成した場合を想定しているため、各納品
書は、それぞれ異なる書類として扱うことができる。こ
れは、受領書から納品書を作成した場合、同じ受領書か
ら納品書が作成されたか否かをチェックしているため、
同一の納品書及び特許庁提出書類が存在することはな
い。そのため、第一の納品書と第二の納品書とは異なる
書類となる。

【０１０２】併合できる条件としては、納品書管理の観
点から、例えば、出願番号が同一の場合に限定すること
が好ましい。このような併合処理は何件でも可能であ
り、さらに、併合処理した納品書を更に併合することも
可能である。

【０１０３】また、併合した後、元の状態（第一の納品
書と第二の納品書）に戻すには、図２４に示すようなメ
ニューページから「併合解除」をクリックすることで、
第三の納品書から元の状態に戻すことができる。この場
合、第一の納品書及び第二の納品書は、第三の納品書が
併合解除されても元の状態に戻すことが可能であるた
め、納品書としては存在している。

【０１０４】以上の説明は、受領書から作成した納品書
を用いた場合であるが、第一の納品書及び第二の納品書
のどちらか、あるいは両方がマニュアルで作成された納
品書であっても、併合処理は可能である。

【０１０５】以上説明したように、本実施の形態によれ
ば、企業Ａから依頼情報が送信されると、納品書情報Ｄ
Ｂ３４６に書類名、整理番号（出願番号）が記憶された
納品書情報を登録し、受領書情報ＤＢ３４５に記憶され
た提出日が納品書情報に登録される。そして、この納品
書情報に特許庁提出書類が添付され、企業Ａに送信する
ことができる。このため、送付された納品書情報を用い
て納品書が管理され、納品書の管理を容易にすることが
できる。

【０１０６】本実施の形態によれば、納品書情報に受付
番号が登録されるので、同じ受領書を誤って取り込んで
も、同一の受領書から納品書情報が再度作成されること
がなくなる。

【０１０７】（第２の実施の形態）次に、第２の実施の
形態について説明する。本実施の形態では、電子納品シ
ステムの構成が第１の実施の形態と異なっている。ただ
し、納品書の作成処理のような各種の処理はほぼ同様で
あり、本実施の形態では、電子納品システムの構成及び
各処理の関係を中心に説明する。図３６は、本実施の形
態の電子納品システムのデータベースの関係を示す図で
ある。

【０１０８】図３６に示すように、電子納品システム
は、企業Ａ５１と、通信ネットワーク５２と、特許事務
所Ｂ５３と、から構成されている。企業Ａ５１は、特許
事務所に手続を依頼する依頼書に関する情報を記憶する
事務所依頼ＤＢ５４と、出願審査請求の要否評価に関す
る情報を記憶する審査請求要否評価ワークフローＤＢ５
５と、手続に対する料金に関する情報を記憶する特許共
通マスタＤＢ５６と、請求明細書データを記憶する請求
明細書ＤＢ５７と、納品データ、料金表マスタ及び請求
明細書データを記憶する納品ＤＢ５８と、中間処理に関
する情報を記憶する中間ＤＢ５９とを備えている。電子
納品システムは、企業Ａ５１と特許事務所Ｂ５３との間
を、通信ネットワーク５２を介して、事務所依頼ＤＢ５
４と納品ＤＢ５８と中間ＤＢス５９とに記憶された情報
が送受信できるように構成されている。なお、電子納品
システムは、図示しないサーバによって制御されてい
る。

【０１０９】次に、企業Ａが特許事務所Ｂに出願審査請
求を依頼した場合を例に、本実施の形態の手続の流れ
（業務フロー）を説明する。図３７は、電子納品システ
ムの手続処理を説明するためのフローチャートである。

【０１１０】図３７に示すように、審査請求担当者が出
願審査請求について事務所依頼書を作成（表示）する
（ステップＳ５１）。サーバは、この依頼書に関する情
報を事務所依頼ＤＢ５４に記憶するとともに、記憶した
情報を特許事務所Ｂに送信する。

【０１１１】特許事務所Ｂの担当者は、送付された情報
から特許庁に対して出願審査請求を行い、審査請求担当
者から送付された情報及び特許庁からの受領書６０に関
する情報から納品書を作成する（ステップＳ５２）。次
に、特許事務所Ｂの担当者は、作成した納品書に納品物
件６１（出願審査請求書）を取り込み（ステップＳ５
３）、納品物件６１が取り込まれた納品書に関する情報
を企業Ａの知財に納品（サーバにより納品ＤＢに記憶）
する（ステップＳ５４）。納品ＤＢ５８には、特許共通
マスタＤＢ５６からの情報も記憶され、これらの情報が
印刷されて（ステップＳ６７）、提出書類６３が出力さ
れる。

【０１１２】続いて、特許事務所Ｂの担当者は、請求明
細の作成が必要が否かを判別し（ステップＳ５５）、必
要でないと判別した場合（ステップＳ５５；Ｎｏ）には
ステップＳ５７に進み、必要であると判別した場合（ス
テップＳ５５；Ｙｅｓ）には請求明細を作成する（ステ
ップＳ５６）。

【０１１３】次に、サーバは、依頼データが存在するか
否かを判別し（ステップＳ５７）、存在すると判別した
場合（ステップＳ５７；Ｙｅｓ）には、請求明細書作成
データを請求明細ＤＢ５７に記憶する（ステップＳ５
８）。また、サーバは、納品ＤＢ５８にも記憶する。サ
ーバは、依頼データが存在しないと判別した場合（ステ
ップＳ５７；Ｎｏ）には、存在チェック用ファイルを出
力し（ステップＳ５９）、納品チェックＩＮファイルに
記憶する（ステップＳ６０）。

【０１１４】次に、サーバは、存在チェック処理を行い
（ステップＳ６１）、納品チェックＯＵＴファイルに記
憶する（ステップＳ６２）。続いて、サーバは、存在チ
ェック反映処理を行い（ステップＳ６３）、依頼データ
が存在するか否かを判別する（ステップＳ６４）。サー
バは、依頼データが存在すると判別した場合（ステップ
Ｓ６４；Ｙｅｓ）には、ステップＳ５８に戻る。サーバ
は、依頼データが存在しないと判別した場合（ステップ
Ｓ６４；Ｎｏ）には、特許事務所Ｂにこの情報を送信す
る。

【０１１５】特許事務所Ｂの担当者は、請求明細状態の
一覧を表示し（ステップＳ６５）、納品書を作成するか
否かを判別する（ステップＳ６６）。特許事務所Ｂの担
当者が納品書を作成すると判別した場合（ステップＳ６
６；Ｙｅｓ）には、ステップＳ５２に戻る。特許事務所
Ｂの担当者が納品書を作成しないと判別した場合（ステ
ップＳ６６；Ｎｏ）には、この処理を終了する。

【０１１６】次に、本実施の形態の電子納品システムの
手続に流れ（業務フロー）について説明する。図３８
は、本実施の形態の電子納品システムの手続処理を説明
するための図である。

【０１１７】図３８に示すように、企業Ａ５１の担当者
は、審査請求要否評価ワークフローＤＢ５５を用いて、
出願審査請求の要否評価についての評価処理を行う。企
業Ａ５１の担当者は、出願審査請求をする場合、特許事
務所Ｂに出願審査請求を依頼する依頼書に関する情報を
作成し、事務所依頼用ＤＢ５４を用いてオンラインで、
特許事務所Ｂに出願審査請求を依頼する。ここで、事務
所依頼用ＤＢ５４を用いないで紙により特許事務所Ｂに
出願審査請求を依頼することも可能である。

【０１１８】案件を受任した特許事務所Ｂの担当者は、
必要な書類を作成し、オンラインで特許庁に出願審査請
求を行う。ここで、郵送により、特許庁に出願審査請求
を行うことも可能である。次に、特許事務所Ｂの担当者
は、手続書類及び受領書に関する情報から納品書を作成
する。ここで、特許事務所Ｂの担当者は、納品書の併合
及び併合解除を行う場合もある。続いて、特許事務所Ｂ
の担当者は、納品書に関する情報を企業Ａの知財に納品
（送信）する。知財では、受信した納品書に関する情報
を印刷することにより、特許庁に提出された提出書類を
出力することができる。

【０１１９】また、特許事務所Ｂの担当者は、請求明細
書を作成し、例えば、夜間バッチにより企業Ａの請求明
細書ＤＢ５７に請求明細書に関する情報を送信する。企
業Ａ（サーバ）は、存在チェックを行った後、自動検収
または知財の担当者による検収をし、請求処理を実行す
る。

【０１２０】企業Ａ５１の担当者が特許事務所Ｂに中間
処理の依頼を行う場合、中間ＤＢ５９を用いて、特許事
務所Ｂに中間処理を依頼する依頼書に関する情報を作成
し、中間ＤＢ５９を用いてオンラインで、特許事務所Ｂ
に中間処理を依頼する。その後の処理は、出願審査請求
の場合と同様である。

【０１２１】以上説明したように、本実施の形態の電子
納品システムによっても、企業Ａに送信された納品書に
関する情報を用いて納品書が管理され、納品書の管理を
容易にすることができる。

【０１２２】なお、本発明は上記実施の形態に限定され
ず、種々の変形及び応用が可能である。例えば、システ
ム構成や画面構成は適宜変更可能である。また、実質的
に同一の機能が実現できるならば、処理手順なども適宜
変更可能である。

【０１２３】上記実施の形態では、企業Ａが特許庁に対
する手続を特許事務所Ｂに依頼した場合を例に本発明を
説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、
依頼元（依頼主）が、司法、行政機関のような所定機関
に対する手続を、依頼先に依頼する場合であればよい。
依頼元としては、企業のような法人の他、個人であって
もよい。依頼先としては、手続代行業者がある。

【０１２４】上記実施の形態では、受領書情報ＤＢ３４
５に登録された出願番号と一致する案件が、納品書情報
ＤＢ３４６に登録されている場合に、処理制御部３３に
より納品書情報ＤＢ３４６に提出日と受付番号とを登録
した場合を例に本発明を説明したが、例えば、処理制御
部３３により納品書情報ＤＢ３４６に提出日のみを登録
してもよい。この場合にも、納品書の管理を容易にする
ことができる。

【０１２５】納品書の作成処理において、同一の出願番
号（整理番号）、かつ同一提出日の受領書について、一
つの納品書を作成することが好ましい。例えば、午前に
出願審査請求を行い、午後に補正を行った場合のよう
に、受領書が異なっても提出日が同じであれば、一つの
納品書として扱うことが好ましい。これは、企業から特
許事務所への審査請求関連の依頼は、補正書の有無、代
理人選任届出の有無にかかわらず、審査請求する際に生
じる手続として一つの依頼となっている場合が多いため
である。また、この依頼と特許事務所からの費用請求が
対となっているためである。さらに、企業側では、手続
（審査請求、中間（拒絶理由等に対する対応）、審判
等）毎にデータ管理を行う場合があり、書類毎ではなく
手続毎に納品書によって管理する（手続毎の料金の管理
を含む）方が、審査請求という手続はどれぐらいの頻度
で何件発生したかの統計をとりやすいためである。

【０１２６】コンピュータ又はコンピュータ群を、上述
のシステムとして機能させ、或いは、上述の工程を実行
させるために必要なプログラムの全部又は一部を、記録
媒体（ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディス
ク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、フラッシュメモ
リ）等に記録して配布・流通させてもよい。

【０１２７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
納品書の管理を容易にすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に係る電子納品シス
テムの構成を示す図である。

【図２】図１の企業Ａ用データベースの構成を示す図で
ある。

【図３】ユーザデータベースの構成を示す図である。

【図４】特許事務所情報データベースの構成を示す図で
ある。

【図５】手続情報データベースの構成を示す図である。

【図６】履歴情報データベースの構成を示す図である。

【図７】依頼情報データベースの構成を示す図である。

【図８】納品書情報データベースの構成を示す図であ
る。

【図９】図１の特許事務所Ｂ用データベースの構成を示
す図である。

【図１０】ユーザデータベースの構成を示す図である。

【図１１】企業情報データベースの構成を示す図であ
る。

【図１２】依頼情報データベースの構成を示す図であ
る。

【図１３】履歴情報データベースの構成を示す図であ
る。

【図１４】受領書情報データベースの構成を示す図であ
る。

【図１５】納品書情報データベースの構成を示す図であ
る。

【図１６】請求データベースの構成を示す図である。

【図１７】提出書類データベースの構成を示す図であ
る。

【図１８】ログイン時に、電子納品サーバが実行する処
理を説明するためのフローチャートである。

【図１９】ログイン用ページの一例を示す図である。

【図２０】メニューページの一例を示す図である。

【図２１】依頼書の作成処理を説明するためのフローチ
ャートである。

【図２２】手続用ページの一例を示す図である。

【図２３】出願審査未請求案件の一覧を示す図である。

【図２４】メニューページの一例を示す図である。

【図２５】納品書情報データベースの一例を示す図であ
る。

【図２６】納品書作成処理を説明するためのフローチャ
ートである。

【図２７】納品書情報データベースの一例を示す図であ
る。

【図２８】提出書類自動添付処理を説明するためのフロ
ーチャートである。

【図２９】納品書情報データベースに記録される情報の
例を説明するための図である。

【図３０】納品書情報データベースに記録される情報の
例を説明するための図である。

【図３１】図２８に示す提出書類自動添付処理で実行さ
れる添付エラー処理を説明するためのフローチャートで
ある。

【図３２】納品書情報データベースに記録される情報の
例を説明するための図である。

【図３３】図３１に示す添付エラー処理で表示される書
類添付エラー画面の表示例を示す図である。

【図３４】図３１に示す添付エラー処理で表示される未
添付書類一覧画面の表示例を示す図である。

【図３５】マニュアル入力用ページの一例を示す図であ
る。

【図３６】本発明の第２の実施の形態の電子納品システ
ムのデータベースの関係を示す図である。

【図３７】電子納品システムの手続処理を説明するため
のフローチャートである。

【図３８】電子納品システムの手続処理を説明するため
の図である。

【符号の説明】

１ 企業Ａ ２ 通信ネットワーク ３_１ 特許事務所Ｂ １１ 企業Ａ側コンピュータ １２ 通信制御部 １３ 処理制御部 １４ 企業Ａ用データベース １５ 企業Ａ用端末 ３１ 特許事務所Ｂ側コンピュータ ３２ 通信制御部 ３３ 処理制御部 ３４ 特許事務所Ｂ用データベース ３５ 特許事務所Ｂ用端末

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 地引 優一 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 高橋 勝彦 東京都台東区東上野２丁目１番11号

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】依頼元からの依頼により所定機関に書類ま
   たは書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書
   データを電子納品する電子納品システムであって、 提出した書類データとその属性情報とを対応付けて記憶
   する提出データ記憶手段と、 前記依頼元からの依頼内容を示す依頼書の依頼書データ
   毎に納品書データを登録する納品書データ登録手段と、 前記所定機関から、提出した書類または書類データの受
   領書を示す受領書データを前記納品書データ登録手段で
   登録された納品書データに対応付けて記憶する 受領書データ記憶手段と、前記納品書データ登録手段に
   登録された納品書データに対応する提出データを前記提
   出データ記憶手段から取得し、該納品書データに添付し
   て前記依頼元に送信する提出データ添付手段と、を備
   え、 前記提出データ添付手段は、 納品書データに基づいて前記受領書データ記憶手段から
   対応する受領書データを取得する受領書データ取得手段
   と、 納品書データに基づいて、前記提出データ記憶手段から
   対応する提出データを取得する提出データ取得手段と、 前記受領書データ取得手段が取得した受領書データと、
   前記提出データ取得手段が取得した提出データとの整合
   性を判別する整合性判別手段と、をさらに備え、 前記整合性判別手段により整合性があると判別された場
   合、当該提出データを納品書データに添付する、 ことを特徴とする電子納品システム。
2. 【請求項２】前記提出データ記憶手段は、前記提出デー
   タ添付手段により納品書データに添付された提出データ
   に、添付済である旨を示す情報を対応付けて登録し、 前記提出データ添付手段は、 前記整合性判別手段が、受領書データと提出データとが
   不整合であると判別した場合、前記提出データ記憶手段
   から、納品書データに未添付の提出データを取得する未
   添付データ取得手段と、 前記未添付データ取得手段が取得した未添付データを選
   択可能に表示する未添付データ表示手段と、をさらに備
   え、 前記未添付データ表示手段が表示した未添付データのう
   ち、選択された未添付データを納品書データに添付す
   る、 ことを特徴とする請求項１に記載の電子納品システム。
3. 【請求項３】前記受領書データおよび前記提出データの
   属性情報は、少なくとも、当該書類データの提出時期を
   示す提出時期情報、当該書類データを特定する書類特定
   情報、および、当該書類データの種別を示す書類種別情
   報を含み、 前記整合性判別手段は、前記受領書データ取得手段およ
   び前記提出データ取得手段が取得した受領書データおよ
   び提出データの間で、提出時期情報、書類特定情報、お
   よび、書類種別情報のうち少なくともいずれか１つが不
   一致である場合、不整合であると判別する、 ことを特徴とする請求項１または２に記載の電子納品シ
   ステム。
4. 【請求項４】依頼元からの依頼により所定機関に書類ま
   たは書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書
   データを電子納品するための電子納品方法であって、 提出した書類データとその属性情報とを対応付けて記憶
   する提出データ記憶ステップと、 前記依頼元からの依頼内容を示す依頼書の依頼書データ
   毎に納品書データを登録する納品書データ登録ステップ
   と、 前記所定機関から、提出した書類または書類データの受
   領書を示す受領書データを前記納品書データ登録ステッ
   プで登録された納品書データに対応付けて記憶する受領
   書データ記憶ステップと、 前記納品書データ登録ステップで登録された納品書デー
   タに対応する提出データを取得し、該納品書データに添
   付して前記依頼元に送信する提出データ添付ステップ
   と、を備え、 前記提出データ添付ステップは、 納品書データに基づいて、対応する受領書データを取得
   する受領書データ取得ステップと、 納品書データに基づいて、対応する提出データを取得す
   る提出データ取得ステップと、 前記受領書データ取得ステップで取得された受領書デー
   タと、前記提出データ取得ステップで取得された提出デ
   ータとの整合性を判別する整合性判別ステップと、をさ
   らに備え、 前記整合性判別ステップで整合性があると判別された場
   合、当該提出データを納品書データに添付する、 ことを特徴とする電子納品方法。
5. 【請求項５】前記提出データ添付ステップは、 前記提出データ記憶ステップで記憶された提出データ
   に、納品書データに既に添付されたか否かを示す情報を
   付加する添付成否情報付加ステップと、 前記整合性判別ステップで、受領書データと提出データ
   とが不整合であると判別された場合、納品書データに未
   添付の提出データを取得する未添付データ取得ステップ
   と、 前記未添付データ取得ステップで取得された未添付デー
   タを選択可能に表示する未添付データ表示ステップと、
   をさらに備え、 前記未添付データ表示ステップで表示された未添付デー
   タのうち、選択された未添付データを納品書データに添
   付する、 ことを特徴とする請求項４に記載の電子納品方法。
6. 【請求項６】前記受領書データおよび前記提出データの
   属性情報は、少なくとも、当該書類データの提出時期を
   示す提出時期情報、当該書類データを特定する書類特定
   情報、および、当該書類データの種別を示す書類種別情
   報を含み、 前記整合性判別ステップは、前記受領書データ取得ステ
   ップおよび前記提出データ取得ステップで取得された受
   領書データおよび提出データの間で、提出時期情報、書
   類特定情報、および、書類種別情報のうち少なくともい
   ずれか１つが不一致である場合、不整合であると判別す
   る、 ことを特徴とする請求項４または５に記載の電子納品方
   法。
7. 【請求項７】依頼元からの依頼により所定機関に書類ま
   たは書類データを提出した依頼先が前記依頼元に納品書
   データを電子納品する電子納品システムを実現するため
   のプログラムであって、 コンピュータを、 電気通信回線と接続する接続部と、 提出した書類データとその属性情報とを対応付けて記憶
   する提出データ記憶部と、 前記依頼元からの依頼内容を示す依頼書の依頼書データ
   毎に納品書データを登録する納品書データ登録部と、 前記接続部を制御し、前記所定機関から、提出した書類
   または書類データの受領書を示す受領書データを前記電
   気通信回線を介して取得し、前記納品書データ登録部で
   登録された納品書データに対応付けて記憶する受領書デ
   ータ記憶部と、 納品書データに基づいて前記受領書データ記憶部から対
   応する受領書データを取得する受領書データ取得部と、 納品書データに基づいて、前記提出データ記憶部から対
   応する提出データを取得する提出データ取得部と、 前記受領書データ取得部が取得した受領書データと、前
   記提出データ取得部が取得した提出データとの整合性を
   判別する整合性判別部と、 前記整合性判別手段により整合性があると判別された場
   合、前記納品書データ登録部に登録された納品書データ
   に、前記提出データ取得部が取得した提出データを添付
   する提出データ添付部と、 前記接続部を制御し、前記提出データ添付部が提出デー
   タを添付した納品書データを、前記電気通信回線を介し
   て前記依頼元に送信する提出データ送信部と、を備えた
   電子納品装置として機能させることを特徴とする。