JP3945215B2

JP3945215B2 - 公開文書作成支援システム、公開文書作成支援装置、決裁支援装置

Info

Publication number: JP3945215B2
Application number: JP2001325619A
Authority: JP
Inventors: 経浩田中; 宏之武井; 和幸安田; 博久保
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2001-10-23
Filing date: 2001-10-23
Publication date: 2007-07-18
Anticipated expiration: 2021-10-23
Also published as: JP2003132184A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書データの一部公開を支援する公開文書作成支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、行政機関の保有する情報の一層の公開を通じて、行政機関に関係する諸活動に対する国民の的確な理解等を促進し、公正な行政の推進に資することを目的として「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」（以下、情報公開法）が施行されている。情報公開法では、行政文書の開示を何人も求められるように規定している一方で、行政機関に、個人に関する情報や国の安全が害されるおそれのある情報等、一定の条件に合致する情報（不開示情報）は開示請求者に対し開示義務を負うことがないよう配慮している。
【０００３】
しかし、部分的に不開示情報が含まれる文書については、その部分を容易に区分して除くことができる場合、当該部分を除いて開示しなければならないとも規定されている（いわゆる部分公開）。
【０００４】
かかる部分公開を実施するため、行政機関では、開示請求を受け付けた後、次に示すような流れで作業が行われているのが現状である。すなわち、開示情報の行政側担当者がまず内容を調査して不開示情報に該当すると思われる部分（掩蔽候補部分）をペンなどでマークする。
【０００５】
次に、このマークした文書を行政の担当上官が一々確認し、実際に掩蔽すべき部分（不開示情報であると認定した部分）を特定する「決裁」を行う。そして担当官が当該決裁の結果に基づき、元の行政文書の決裁該当箇所を墨塗りした公開文書を作成して、この文書が公開に付される。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の情報開示の流れでは、（１）掩蔽候補部分を特定する作業が大きな負担となり、迅速な公開を阻害する問題があり、また（２）決裁の結果を見ながら墨塗作業を行うので、この段階でミスがあると、本来非開示とすべき情報が漏洩することとなって好ましくない。従って、掩蔽特定部分を特定する負荷を軽減し、決裁結果を確実に反映した公開文書作成を支援できる支援装置が望まれている。
【０００７】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、掩蔽特定部分を特定する負荷を軽減し、決裁結果を確実に反映した公開文書作成を支援することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る公開文書作成支援システムは、公開要求された文書の電子文書データに設定された掩蔽候補部分の中から実際に掩蔽すべき部分を特定する決裁を行う際に用いられる共に、決裁により実際に掩蔽すべき部分として特定された部分を掩蔽する決裁支援装置と、公開要求された文書の電子文書データの中から掩蔽すべき部分を掩蔽候補として設定すると共に、掩蔽候補部分が設定された電子文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の電子文書データを出力する公開文書作成支援装置と、非開示情報を特定するための文字列情報又は領域情報の少なくとも一方を含む非開示情報特定情報を記憶する非開示情報特定情報記憶手段と、公開対象となる文書に対して過去に実施された決裁に関する履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段とを有し、前記公開文書作成支援装置は、公開要求された文書の電子文書データを画面表示する第１の表示手段と、前記非開示情報特定情報記憶手段に記憶された非開示情報特定情報から特定される非開示情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分として選出する選出手段と、当該電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、選出された掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することで当該電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データをレイヤ構造にて作成する作成手段と、レイヤ構造にて管理されている電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データを決裁用文書データとして前記決裁支援装置へ送信する第１の送信手段と、送信した決裁用文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の決裁用文書データを決裁後文書データとして受信する第１の受信手段と、受信した決裁後文書データを出力する出力手段とを有し、前記決裁支援装置は、前記公開文書作成支援装置から送信されてきた決裁用文書データを受信する第２の受信手段と、前記履歴情報記憶手段から当該文書に対応する決裁履歴情報を取得する取得手段と、受信した決裁用文書データを画面表示する際に、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分に加えて、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分をさらに掩蔽候補部分として画面表示する第２の表示手段と、表示した第２のレイヤに配された掩蔽候補部分のうちユーザによる決裁操作により掩蔽すべき部分として指定された部分に対して、当該指定された部分に対応する第１のレイヤに配された電子文書データの部分を視認不能な状態にする掩蔽処理を施す掩蔽処理手段と、掩蔽処理を施した後の決裁用文書データを前記公開文書作成支援装置へ送信する第２の送信手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
本発明に係る公開文書作成支援装置は、公開要求された文書の電子文書データを画面表示する表示手段と、非開示情報特定情報記憶手段に記憶された非開示情報を特定するための文字列情報又は領域情報の少なくとも一方を含む非開示情報特定情報から特定される非開示情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分として選出する選出手段と、当該電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、選出された掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することで当該電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データをレイヤ構造にて作成する作成手段と、公開要求された文書の電子文書データに設定された掩蔽候補部分の中から実際に掩蔽すべき部分を特定する決裁を行う際に用いられる共に、決裁により実際に掩蔽すべき部分として特定された部分を掩蔽する決裁支援装置へ、レイヤ構造にて管理されている電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データを決裁用文書データとして送信する送信手段と、送信した決裁用文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の決裁用文書データを決裁後文書データとして受信する受信手段と、受信した決裁後文書データを出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る決裁支援装置は、公開文書作成支援装置から送信されてきた、公開要求された文書の電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、非開示情報として予め指定された情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することでレイヤ構造にて作成された決裁用文書データを受信する受信手段と、文書に対して過去に実施された決裁により掩蔽された部分を特定するための情報を決裁履歴情報として記憶する決裁履歴情報記憶手段から当該文書に対応する決裁履歴情報を取得する取得手段と、受信した決裁用文書データを画面表示する際に、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分に加えて、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分をさらに掩蔽候補部分として画面表示する表示手段と、表示した第２のレイヤに配された掩蔽候補部分のうちユーザによる決裁操作により掩蔽すべき部分として指定された部分に対して、当該指定された部分に対応する第１のレイヤに配された電子文書データの部分を視認不能な状態にする掩蔽処理を施す掩蔽処理手段と、掩蔽処理を施した後の決裁用文書データを前記公開文書作成支援装置へ送信する送信手段とを有することを特徴とする。
また、前記表示手段は、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分と、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分とを異なる態様にて表示することを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る公開文書作成支援プログラムは、コンピュータに含まれる表示手段に、公開要求された文書の電子文書データを画面表示させ、選出手段に、非開示情報特定情報記憶手段に記憶された非開示情報を特定するための文字列情報又は領域情報の少なくとも一方を含む非開示情報特定情報から特定される非開示情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分として選出させ、作成手段に、当該電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、選出された掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することで当該電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データをレイヤ構造にて作成させ、送信手段に、公開要求された文書の電子文書データに設定された掩蔽候補部分の中から実際に掩蔽すべき部分を特定する決裁を行う際に用いられる共に、決裁により実際に掩蔽すべき部分として特定された部分を掩蔽する決裁支援装置へ、レイヤ構造にて管理されている電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データを決裁用文書データとして送信させ、受信手段に、送信した決裁用文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の決裁用文書データを決裁後文書データとして受信させ、出力手段に、受信された決裁後文書データを出力させることを特徴とする。
本発明に係る決裁支援プログラムは、コンピュータに含まれる受信手段に、公開文書作成支援装置から送信されてきた、公開要求された文書の電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、非開示情報として予め指定された情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することでレイヤ構造にて作成された決裁用文書データを受信させ、取得手段に、文書に対して過去に実施された決裁により掩蔽された部分を特定するための情報を決裁履歴情報として記憶する決裁履歴情報記憶手段から当該文書に対応する決裁履歴情報を取得させ、表示手段に、受信した決裁用文書データを画面表示する際に、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分に加えて、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分をさらに掩蔽候補部分として画面表示させ、掩蔽処理手段に、表示した第２のレイヤに配された掩蔽候補部分のうちユーザによる決裁操作により掩蔽すべき部分として指定された部分に対して、当該指定された部分に対応する第１のレイヤに配された電子文書データの部分を視認不能な状態にする掩蔽処理を施させ、送信手段に、掩蔽処理を施した後の決裁用文書データを前記公開文書作成支援装置へ送信させることを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態に係る公開文書の作成を支援するシステムについて図面を参照しながら説明する。本実施の形態に係る公開文書の作成を支援するシステムは、図１に示すように、公開文書作成支援装置１と、決裁支援装置２と、プリンタ３と、台帳データベース４とを含んでおり、これらの各部はネットワークを介して相互に接続されている。また、公開文書作成支援装置１と決裁支援装置２とはいずれも一般的なコンピュータであり、公開文書作成支援装置１は、通信部１１と、制御部１２と、記憶部１３と、ハードディスク１４と、表示部１５と、操作部１６とを含んで構成されている。また、決裁支援装置２は、通信部２１と、制御部２２と、記憶部２３と、ハードディスク２４と、表示部２５と、操作部２６とを含んで構成されている。なお、プリンタ３は、通常のレーザプリンタであり、その一般的な構成は広く知られているのでここでの詳細な説明を省略する。
【００１３】
台帳データベース４は、公開内容の履歴情報を管理するものであり、複数の行政機関によって共用されるため、ゲートウエイ（ＧＷ）を介してインターネットを通じて通信可能に接続される。この台帳データベース４は、図２に示すように、過去に行われた決裁の内容を履歴情報として格納している。具体的にここでは履歴情報として、検索のキーとなる情報に対し、文書データのファイル名と、文書データの形態（元の文書（原本）が紙媒体であるか、電子情報であるかの別）と、１つ以上の過去の公開請求の記録（公開請求日や公開日、公開した文書データの格納場所を表す参照情報（例えばそのＵＲＬ；Uniform Resource Locators）などを含む）とを関連づけて格納している。また、台帳データベース４は、公開した文書データ自体を格納していてもよい。
【００１４】
決裁担当者等は、この台帳データベース４を参照することにより、各請求ごとにどの部分を掩蔽したかの情報が得られるようになっている。なお、ここで検索のキーとなる情報としては、各文書に付与されている、固有の識別番号等がある。以下、公開文書作成支援装置１及び決裁支援装置２の各部並びにそれらの動作について説明する。
【００１５】
［公開文書作成支援装置］
公開文書作成支援装置１の通信部１１は、ネットワークを介して到来する種々のデータを受信して制御部１２に出力する。また、この通信部１１は、制御部１２から入力される指示により、指示されたデータをネットワークを介して指示された宛先に送信する。制御部１２は、ハードディスク１４に格納されているプログラム（オペレーティングシステムや各種のアプリケーションプログラム）を実行する。本実施の形態で特徴的なことは、この制御部１２が、ハードディスク１４にインストールされた公開文書作成支援プログラムを処理し、公開文書の作成支援処理を実行することである。この処理については後に詳しく述べる。
【００１６】
記憶部１３は、制御部１２のワークメモリとして動作するＲＡＭ（Random Access Memory）を含む。ハードディスク１４は、制御部１２によって処理される種々のプログラムや、制御部１２の各種処理に用いられるデータを格納している。本実施の形態では、このハードディスク１４は、図３に示すような文字列検索条件テーブルＴ１と、図４に示すような掩蔽候補画像領域データテーブルＴ２とを保持している。
【００１７】
文字列検索条件テーブルＴ１は、図３に示すように、非開示情報カテゴリごとに事前に定められた検索対象の文字列を列挙したものである。ここでは非開示情報のカテゴリとして「個人情報」と「国家安全保障情報」等を示し、個人情報のカテゴリに「氏名」、「住所」、「電話番号」などの文字列が関連づけて列挙されている状態を示している。また、具体的な氏名（例えば「田中」や「鈴木」など）を文字列として指定してもよい。さらに、各カテゴリごとに、設定すべき強調表示の態様の指定が含まれている（Ｐ）。ここで文字列の検索条件には「任意の一文字に合致する」などの指定を可能にするため、いわゆる正規表現（Regular Expression）が利用できるようにしておくのも好ましい。
【００１８】
また掩蔽候補画像領域データテーブルＴ２は、図４に示すように、原本種別を表す情報（Ａ）に対し、掩蔽候補となる領域の座標指定（Ｂ）と、設定すべき強調表示の態様（Ｐ）を関連づけたものである。ここで原本種別には、例えば「住民票の写し」や「印鑑証明書」などがある。
【００１９】
表示部１５は、ディスプレイであり、制御部１２から入力される指示に従い、情報を表示する。操作部１６は、キーボードやマウスなどであり、利用者の操作内容を制御部１２に伝達する。
【００２０】
ここで制御部１２の動作について説明する。制御部１２は、ネットワークを介して処理対象となる文書（公開しようとする元文書）を記憶部１３に格納する。そして制御部１２は、掩蔽候補部分を特定する処理として文字列検索による処理と、画像領域による処理とを行う。まず、文字列検索による処理について図５を参照しながら説明する。
【００２１】
制御部１２は、記憶部１３に格納した処理対象の文書が画像データであるか否かを判断し（Ｓ１）、画像データであれば（Ｙｅｓならば）当該文書の画像データに対し、光学的文字認識（ＯＣＲ）処理を実行して（Ｓ２）、文書データを生成し、記憶部１３に格納する。このＯＣＲ処理は広く知られた技術をそのまま利用できる。
【００２２】
そしてハードディスク１４に格納されている文字列検索条件テーブルＴ１を参照し、記憶部１３に格納された文書データについて、当該文字列検索条件テーブルＴ１に設定されている文字列の一つを選び出して（Ｓ３）、選び出せたか否か（まだ選び出していない文字列があったか）を調べ（Ｓ４）、選び出せた場合には（Ｙｅｓならば）当該文字列を検索する（Ｓ５）。そして検索の結果、各文字列に合致する部分があったか否かを調べ（Ｓ６）、合致する部分があれば（Ｙｅｓならば）、その文字列の属するカテゴリについて指定された態様で強調表示するよう設定し（Ｓ７）、さらに処理Ｓ５に戻って当該文字列の検索を続行する（Ａ）。
【００２３】
また、処理Ｓ６において合致する部分がなければ（Ｎｏならば）、処理Ｓ３に戻ってまだ選び出されていない文字列を選び出し、処理を続ける。処理Ｓ４において、選び出していない文字列がなくなった場合には（すべての文字列について検索が完了したときには）、処理を終了する。なお、処理Ｓ１において、記憶部１３に格納した文書が電子的データとして文字列検索可能なものであれば（Ｎｏであれば）、当該データを文書データとしてそのまま処理Ｓ３に移行して処理を続ける。
【００２４】
ここで強調表示の処理については、例えば図６に示すように、文書データに含めるべきデータ要素を複数のレイヤ構造で管理し、最下層（第１レイヤ）に元の文書データを配し、この上のレイヤ（第２レイヤ）に当該強調表示用の画像を設定すればよい。この場合、当該画像は最下層の文書データを掩蔽せず、強調表示されている内容を視認できる状態としておく。さらに、この場合の強調表示の態様とは、強調表示用の画像の形状や表示状態（点滅など）、色調等の指定とすることができる。このような文書管理の技術は、例えば特開平８−１７１５６１号公報、「文書処理装置」に開示されている。なお、以下の説明では、下層の文書データを視認できる状態で上位のレイヤに設定した強調表示用の画像データを「透明アノテーション」と呼び、下層の文書データが視認できないよう掩蔽した状態で上位のレイヤに設定した画像データ（掩蔽画像）を「掩蔽アノテーション」と呼ぶ。
【００２５】
また制御部１２は、図７に示すように、画像領域による処理を行う。制御部１２は、操作部１６から入力された指示や罫線の状態などの画像認識、又はＯＣＲ処理後の表題文字列の認識により、記憶部１３に格納した原本の種別を認識する（Ｓ１１）。そして制御部１２は、ハードディスク１４から、当該認識した種別の原本に関連づけられた掩蔽画像領域テーブルＴ２を参照し、当該種別の文書上の掩蔽候補部分を表す座標指定を読み出す（Ｓ１２）。
【００２６】
そして、当該座標指定された領域を、当該領域について指定された態様で強調表示するよう処理し（Ｓ１３）、処理を終了する。さらに、本実施の形態においては、例えば「氏名」などの文字列に隣接する部分に非開示情報が記述されている場合が多いことに着目し、文字列検索と画像領域による処理とを組み合わせてもよい。具体的には、制御部１２は、事前に定められた文字列（「氏名」など）を検索し、当該検索の結果、当該文字列の見いだされた領域に対し、事前にされた相対的な座標指定（見いだされた領域から用紙のｘ軸（横）、ｙ軸（縦）方向にどれだけずらした位置を掩蔽するかとして指定された座標の情報）に従って当該座標指定された領域を掩蔽候補部分として強調表示するよう処理する。この処理のためには、ハードディスク１４等に事前に対象文字列とその文字列の見いだされた座標からの相対的な座標指定とを関連づけて記憶しておく。この関連づけされた各情報は、文書種別ごとに設定されていてもよい（文書種別により相対的座標指定が異なる場合）。
【００２７】
このように、制御部１２は、文字列検索による処理と、画像領域を用いた処理とを行うのであるが、この両者を単独で用いてもよいし、これらを組み合わせてもよい。例えば画像領域に基づく処理をまず行い、認識された文書の種別に相当する掩蔽画像領域テーブルＴ２が設定されていなかった場合に文字列検索による方法を用いるようにしてもよい。
【００２８】
さらに、制御部１２は、この強調表示の結果を表示部１５に表示して、担当者の指示操作に応じ、当該指示された画像領域を強調表示するよう処理してもよい。また、制御部１２は、図５，図７に示した処理を行うことなく、担当者の手入力の指示操作により掩蔽候補部分の特定（強調表示すべき部分の指定）を受けてもよい。
【００２９】
制御部１２は、上記の各処理が完了すると、又は操作部１６から担当者の指示を受けると、記憶部１３に格納した処理後の文書データ（以下、「決裁用文書データ」と呼ぶ）を電子メールなどを利用してネットワークを介して決裁支援装置２へ送信する。
【００３０】
さらに、制御部１２は、決裁支援装置２からネットワークを介して決裁後の文書データを受信すると、当該決裁後の文書データをプリンタ３に出力して印刷する。この決裁後文書データでは、決裁用文書データに設定された強調表示（透明アノテーション）のうち、掩蔽すべき部分として決裁されたものが、墨塗り（掩蔽アノテーション）に変換された状態となっている。ここで印刷の際は、正本と、公開提出用の副本２通とを印刷する。そして制御部１２は、決裁後文書データを台帳データベース４に格納し、その格納場所の情報（ＵＲＬ）と、文書データの形態と、公開請求日や公開日等の公開請求記録の情報とを当該文書データに固有の識別番号に関連づけて登録する。
【００３１】
なお、ここではプリンタ３に出力して印刷することとしているが、決裁後文書データ（レイヤ付きの文書データ）をハードコピーと同様にして通常の画像データに変換し、当該画像データを公開してもよい。このように通常の画像データに変換することで、掩蔽アノテーションが付された部分が墨塗りされ、その下のレイヤの情報は失われた状態となる。
【００３２】
［決裁支援装置］
次に、決裁支援装置２の動作について説明する。決裁支援装置２の通信部２１は、ネットワークを介して到来する種々のデータを受信して制御部２２に出力する。また、この通信部２１は、制御部２２から入力される指示により、指示されたデータをネットワークを介して指示された宛先に送信する。
【００３３】
制御部２２は、ハードディスク２４に格納されたプログラムに従って動作し、通信部２１にて決裁用文書データが受信されると、当該決裁用文書データを記憶部２３に格納し、表示部２５に決裁用文書データが受信されたことを知らせるメッセージを表示する。また、この制御部２２は、決裁用文書データの内容を表示部２５に表示し、操作部２６から入力される指示により、強調表示された領域を公開対象とするか否かの設定を受け付ける処理と、公開対象として設定された領域を一括して墨塗りする処理とを実行する。これらの制御部２２の処理内容については後に述べる。
【００３４】
記憶部２３は、制御部２２のワークメモリとして動作する。ハードディスク２４は、制御部２２によって実行されるプログラムを格納している。表示部２５は、ディスプレイなどであり、制御部２２から入力される指示に従い、画像データなどを表示する。操作部２６は、キーボードやマウスなどであり、利用者によって行われた操作内容を制御部２２に伝達する。
【００３５】
ここで制御部２２の動作について説明する。制御部２２は、利用者の指示により記憶部２３に格納した決裁用文書データを表示部２５に表示する。このとき、掩蔽候補部分が強調表示され、利用者は、当該強調表示された箇所を参照して実際に墨塗りを行うか否か（実際の掩蔽部分とするか否か）を決裁して、その結果を操作部２６を操作して入力する。
【００３６】
具体的には、墨塗りをしない（公開する）と決裁した掩蔽候補部分については、利用者はその強調表示の設定を削除する操作を行う。そして、制御部２２は、操作部２６から利用者により決裁の完了の指示を受けて、文書データに含まれている各強調表示の設定（削除されずに残った強調表示の設定）を一括して墨塗りにする。つまり、文書データが図６に示したようなレイヤ構造である場合に、文書データより上位層に設定された強調表示用の画像データ（透明アノテーション）の色を一括して黒色のような不透明の色に変換して設定し直すことで、透明アノテーションを掩蔽アノテーションへ変換設定する。
【００３７】
こうして生成された決裁後の掩蔽アノテーションを含んだ文書データ（決裁後文書データ）は電子メールなどにより、実際の掩蔽部分を墨塗状態で公開する指示として公開文書作成支援装置１に返信される。
【００３８】
さらに、本実施の形態の決裁支援装置２の制御部２２は、台帳データベース４にアクセスして、過去に行われた決裁の内容（決裁履歴）を取得して表示する処理を行う。具体的には、決裁用文書データに固有の識別番号をキーとして決裁履歴の情報を台帳データベース４から検索し、当該固有の識別番号に関連づけられた、文書データのファイル名と、その文書データの格納場所を表す参照情報と、文書データの形態と、過去の公開請求の記録と、当該請求の際にどの部分を掩蔽したかの情報とを取得して、表示部２５に表示させる。
【００３９】
また、本実施の形態の別の態様によれば、この制御部２２は、利用者の指示により記憶部２３に格納した決裁用文書データを表示部２５に表示する際に、決裁用文書データに関する決裁履歴の情報を台帳データベース４から取得し、当該決裁履歴の情報に基づき、強調表示の態様を変更する。つまり、過去に掩蔽されていない部分であって、決裁用文書データ上で強調表示設定されている部分と、過去に掩蔽されていた情報が強調表示設定されていない部分とをそれぞれ他の箇所と区別可能な方法で強調表示する。例えば決裁用文書データに掩蔽候補部分が赤色でマークされている場合に、そのマークのうち、過去に掩蔽されていない部分についてのマークの色を青色に変更する。また、過去に掩蔽されていた部分であって、今回掩蔽候補とされていない部分については、赤枠で表示する。この制御部２２の処理は、決裁用文書データや決裁履歴が電子データで保持されている場合には、文字列検索等の方法により、また、これらが画像データとして保持されている場合には、拡大縮小処理により両者のサイズを一致させ、画像データ同士の差分を演算する等の方法によって容易に実装できる。
【００４０】
［システム全体の動作フロー］
次に、本実施の形態に係る公開文書作成支援システムの動作フローについて説明する。
なお、以下の説明では行政機関において公開請求に対して情報公開を行う場合の動作について説明する。また、ここで当該行政機関においては公開請求の対象となり得る行政文書にそれぞれ一意に識別可能な識別番号等が付与されているものとする。
【００４１】
担当者は、公開請求された行政文書が紙文書であれば、これをスキャナにより電子的な画像データへ変換して文書データを作成し、公開文書作成支援装置１に送信する。なお、当該行政文書が電子データであれば、それをそのまま文書データとして、公開文書作成支援装置１に送信する。
【００４２】
公開文書作成支援装置１は、掩蔽候補部分を特定するため、文字列検索による処理と画像領域による処理とを行い、掩蔽候補部分に相当する位置に透明アノテーションを設定する。また、この公開文書作成支援装置１は、これらの処理に代えて、又はこれらの処理とともに、担当者からの指示を受けて、当該指示された位置に透明アノテーションを設定する。そして、公開文書作成支援装置１は、当該透明アノテーションが設定された文書データを決裁用文書データとして決裁支援装置２に送信する。
【００４３】
決裁支援装置２では、決裁担当者により、当該透明アノテーションが付された位置に記述された情報が検証され、掩蔽すべきでない旨の指示を受けて、当該透明アノテーションを削除する。そして、決裁が完了した旨の指示を受けると、設定されている透明アノテーションを掩蔽アノテーションに変換し、当該変換後の文書データを決裁後文書データとして公開文書作成支援装置１に送信する。
【００４４】
公開文書作成支援装置１では、この決裁後文書データを受信して、プリンタ３へ出力して公開用文書データの印刷を行う。このとき、掩蔽アノテーションが付された部分は黒く塗りつぶされた状態となる。さらに、この公開文書作成支援装置１は、決裁後文書データを台帳データベース４に格納し、その格納場所の情報（ＵＲＬ）と、文書データの形態と、公開請求日や公開日等の公開請求記録の情報とを当該文書データに固有の識別番号に関連づけて登録する。ここで登録された情報は、台帳データベース４により決裁支援装置２から閲覧可能に保持され、後に決裁を行う際の参考に供される。
【００４５】
なお、ここでは公開文書作成支援装置１が決裁支援装置２から決裁後文書データとしてレイヤ付きの文書データを受信してから、これを印刷したり、単なる画像データへ変換する等の処理により公開用の文書を生成するようにしているが、決裁支援装置２において決裁後文書データを単なる画像データへ変換し、当該変換後の画像データを公開文書作成支援装置１へ送信して、公開文書作成支援装置１でこの画像データを印刷し、または公開用文書データとしてネットワークを介しての公開（Ｗｅｂサーバを用いた公開）に供するようにしてもよい。
【００４６】
［不開示情報の変遷］
また、情報公開法などで規定される不開示情報は、法改正や運用の改正により時間とともに変遷する可能性のあるものがあることに配慮して、公開文書作成支援装置１の文字列検索条件テーブルＴ１と、掩蔽候補画像領域データテーブルＴ２とに含まれる検索対象の文字列や掩蔽候補となる画像領域の座標指定について、法改正等により将来、不開示情報でなくなる可能性のあるものと、そうでないもの（個人情報等、改正後も不開示情報となると考えられるもの）について、それぞれ異なる態様で強調表示することも好ましい。具体的には、これらに対し、互いに異なる色の透明アノテーションを設定する。これにより、過去の決裁履歴と照らし合わせる際など、決裁の際に有効な情報が提供される。
【００４７】
［民間企業での利用］
さらに、ここまでの説明では、公的機関において情報公開法に基づく文書データの公開を行う場合について説明したが、民間企業においても外部に対して資料を提示する場合に、本実施の形態の公開文書の作成を支援するシステムを利用できる。
【００４８】
【発明の効果】
本発明によれば、文書公開にあたり、公的機関や民間企業において公開される文書のうち掩蔽されるべき部分の決裁を支援する公開文書決裁支援装置であって、掩蔽候補部分が設定された決裁用文書データを受け付け、この決裁用文書データに対し、掩蔽候補部分の少なくとも一部について実際の掩蔽部分としない旨の操作を受けて、当該部分に対する掩蔽候補としての設定を削除し、決裁の完了の操作を受けて、削除されなかった掩蔽候補部分を実際の掩蔽部分として設定して、実際の掩蔽部分として設定された部分を墨塗り状態で公開する指示を出力指示する公開文書決裁支援装置としているので、決裁結果を確実に反映した公開文書作成を支援できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る公開文書作成支援システムの構成ブロック図である。
【図２】台帳データベース４の内容の一例を表す説明図である。
【図３】検索条件テーブルＴ１の内容の一例を表す説明図である。
【図４】掩蔽画像領域テーブルＴ２の内容の一例を表す説明図である。
【図５】公開文書作成支援装置１の動作の一例を表すフローチャート図である。
【図６】文書データの構造の一例を表す説明図である。
【図７】決裁支援装置２の動作の一例を表すフローチャート図である。
【符号の説明】
１公開文書作成支援装置、２決裁支援装置、３プリンタ、４台帳データベース、１１，２１通信部、１２，２２制御部、１３，２３記憶部、１４，２４ハードディスク、１５，２５表示部、１６，２６操作部。

Claims

公開要求された文書の電子文書データに設定された掩蔽候補部分の中から実際に掩蔽すべき部分を特定する決裁を行う際に用いられる共に、決裁により実際に掩蔽すべき部分として特定された部分を掩蔽する決裁支援装置と、
公開要求された文書の電子文書データの中から掩蔽すべき部分を掩蔽候補として設定すると共に、掩蔽候補部分が設定された電子文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の電子文書データを出力する公開文書作成支援装置と、
非開示情報を特定するための文字列情報又は領域情報の少なくとも一方を含む非開示情報特定情報を記憶する非開示情報特定情報記憶手段と、
文書に対して過去に実施された決裁により掩蔽された部分を特定するための情報を決裁履歴情報として記憶する決裁履歴情報記憶手段と、
を有し、
前記公開文書作成支援装置は、
公開要求された文書の電子文書データを画面表示する第１の表示手段と、
前記非開示情報特定情報記憶手段に記憶された非開示情報特定情報から特定される非開示情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分として選出する選出手段と、
当該電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、選出された掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することで当該電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データをレイヤ構造にて作成する作成手段と、
レイヤ構造にて管理されている電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データを決裁用文書データとして前記決裁支援装置へ送信する第１の送信手段と、
送信した決裁用文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の決裁用文書データを決裁後文書データとして受信する第１の受信手段と、
受信した決裁後文書データを出力する出力手段と、
を有し、
前記決裁支援装置は、
前記公開文書作成支援装置から送信されてきた決裁用文書データを受信する第２の受信手段と、
前記決裁履歴情報記憶手段から当該文書に対応する決裁履歴情報を取得する取得手段と、
受信した決裁用文書データを画面表示する際に、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分に加えて、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分をさらに掩蔽候補部分として画面表示する第２の表示手段と、
表示した第２のレイヤに配された掩蔽候補部分のうちユーザによる決裁操作により掩蔽すべき部分として指定された部分に対して、当該指定された部分に対応する第１のレイヤに配された電子文書データの部分を視認不能な状態にする掩蔽処理を施す掩蔽処理手段と、
掩蔽処理を施した後の決裁用文書データを前記公開文書作成支援装置へ送信する第２の送信手段と、
を有することを特徴とする公開文書作成支援システム。
公開要求された文書の電子文書データを画面表示する表示手段と、
非開示情報特定情報記憶手段に記憶された非開示情報を特定するための文字列情報又は領域情報の少なくとも一方を含む非開示情報特定情報から特定される非開示情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分として選出する選出手段と、
当該電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、選出された掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することで当該電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データをレイヤ構造にて作成する作成手段と、
公開要求された文書の電子文書データに設定された掩蔽候補部分の中から実際に掩蔽すべき部分を特定する決裁を行う際に用いられる共に、決裁により実際に掩蔽すべき部分として特定された部分を掩蔽する決裁支援装置へ、レイヤ構造にて管理されている電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データを決裁用文書データとして送信する送信手段と、
送信した決裁用文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の決裁用文書データを決裁後文書データとして受信する受信手段と、
受信した決裁後文書データを出力する出力手段と、
を有することを特徴とする公開文書作成支援装置。
公開文書作成支援装置から送信されてきた、公開要求された文書の電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、非開示情報として予め指定された情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することでレイヤ構造にて作成された決裁用文書データを受信する受信手段と、
文書に対して過去に実施された決裁により掩蔽された部分を特定するための情報を決裁履歴情報として記憶する決裁履歴情報記憶手段から当該文書に対応する決裁履歴情報を取得する取得手段と、
受信した決裁用文書データを画面表示する際に、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分に加えて、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分をさらに掩蔽候補部分として画面表示する表示手段と、
表示した第２のレイヤに配された掩蔽候補部分のうちユーザによる決裁操作により掩蔽すべき部分として指定された部分に対して、当該指定された部分に対応する第１のレイヤに配された電子文書データの部分を視認不能な状態にする掩蔽処理を施す掩蔽処理手段と、
掩蔽処理を施した後の決裁用文書データを前記公開文書作成支援装置へ送信する送信手段と、
を有することを特徴とする決裁支援装置。
前記表示手段は、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分と、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分とを異なる態様にて表示することを特徴とする請求項３に記載の決裁支援装置。
コンピュータに含まれる、
表示手段に、公開要求された文書の電子文書データを画面表示させ、
選出手段に、非開示情報特定情報記憶手段に記憶された非開示情報を特定するための文字列情報又は領域情報の少なくとも一方を含む非開示情報特定情報から特定される非開示情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分として選出させ、
作成手段に、当該電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、選出された掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することで当該電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データをレイヤ構造にて作成させ、
送信手段に、公開要求された文書の電子文書データに設定された掩蔽候補部分の中から実際に掩蔽すべき部分を特定する決裁を行う際に用いられる共に、決裁により実際に掩蔽すべき部分として特定された部分を掩蔽する決裁支援装置へ、レイヤ構造にて管理されている電子文書データ及び掩蔽候補部分を示す画像データを決裁用文書データとして送信させ、
受信手段に、送信した決裁用文書データに対してユーザが前記決裁支援装置を用いて決裁した後の決裁用文書データを決裁後文書データとして受信させ、
出力手段に、受信された決裁後文書データを出力させる、
ことを特徴とする公開文書作成支援プログラム。
コンピュータに含まれる、
受信手段に、公開文書作成支援装置から送信されてきた、公開要求された文書の電子文書データを第１のレイヤに配すると共に、第１のレイヤに配された電子文書データを視認可能な状態に維持しつつ、非開示情報として予め指定された情報の当該電子文書データにおける開示部分を掩蔽候補部分を示す画像データを第１のレイヤの上位に位置する第２のレイヤに配することでレイヤ構造にて作成された決裁用文書データを受信させ、
取得手段に、文書に対して過去に実施された決裁により掩蔽された部分を特定するための情報を決裁履歴情報として記憶する決裁履歴情報記憶手段から当該文書に対応する決裁履歴情報を取得させ、
表示手段に、受信した決裁用文書データを画面表示する際に、当該決裁用文書データに含まれる画像データから特定される掩蔽候補部分に加えて、取得された決裁履歴情報から特定される過去の掩蔽部分をさらに掩蔽候補部分として画面表示させ、
掩蔽処理手段に、表示した第２のレイヤに配された掩蔽候補部分のうちユーザによる決裁操作により掩蔽すべき部分として指定された部分に対して、当該指定された部分に対応する第１のレイヤに配された電子文書データの部分を視認不能な状態にする掩蔽処理を施させ、
送信手段に、掩蔽処理を施した後の決裁用文書データを前記公開文書作成支援装置へ送信させる、
ことを特徴とする決裁支援プログラム。