JP3421425B2 - 文書作成支援装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書作成支援装置に関
し、特に、テキストデータ，図形データなどの文書要素
を入力し編集して文書作成を行う場合に、文書作成中に
必要となるレイアウト，色づけなどの文書作成知識を作
成者の編集作業に応じて呈示し、作成者が実際に文書作
成知識を理解した上で、高品質な文書を作成できるよう
に効果的な文書作成支援を行う文書作成支援装置に関す
るものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、高機能ワードプロセッサ，アウト
ラインプロセッサなど、様々な文書作成のための高度な
文書処理装置が開発されている。このような文書処理装
置を用いて文書作成を行う場合において、文書作成する
作成者は、文書作成のための様々な予備知識が必要とさ
れる。つまり、何らかの方法で文書を作成する際、その
文書を全く白紙の状態から作成する場合は、文書作成者
は相当な労力と知見を要求されることになる。

【０００３】というのは、文書の作成に当たっては、作
成する文書内容そのもの以外に、例えば、文書の紙のサ
イズ、その紙面の中で文書内容のレイアウトをどのよう
にするか、文字の書体や大きさはどのものを選ぶかな
ど、最終的な文書の仕上がり具合や見栄えに関しても、
全て作成者が決めなければならないからである。特に、
カラー文書を作成する時のように、色の組合せの選択な
どが必要な場合は、配色についての知見やデザインセン
スまでもが要求されることになる。

【０００４】したがって、このような知見やデザインセ
ンスを持たない一般の作成者は、カラー文書を作成する
場合、各々の文書要素の色付け、その配色など、なかな
かうまく配色できないのが通常である。このため、一般
の作成者が、作成者自身で自分の意図に合うように、ま
た、文書の使用目的の用途に合うように、文書を全く白
紙の状態から出来映えの良い文書を作成することは、か
なり難しい作業となっている。

【０００５】このため、作成者の意図や用途にあった高
品位な文書を作成したい場合、作成者は、文書デザイン
について知見を持つエディトリアルデザイナと呼ばれる
専門家に原稿を見せて、専門家によるコンサルタントを
受けながら文書を作成するということも行われている。
しかし、一般的に、デザイナへの依頼には多くの費用や
時間がかかるので、限られた文書についてしか、コンサ
ルタントを依頼できないのが実情である。

【０００６】ところで、近年のワードプロセッサやＤＴ
Ｐ(Desk Top Publishing）などに代表される文書作成編
集装置においては、作成者の意図や用途をある程度に反
映させて文書を作成するため、利用者支援を行う文書処
理装置の技術が様々に提案させている。その代表的なも
のの一つとして、例えば、特開昭６３−１７５９６５号
公報または特開平１−３０４５７５号公報に開示されて
いる「文書処理装置」の技術がある。この技術は、既存
の文書から、作成したい文書に似た性質をもつ文書を選
び出して再利用できるようにするため、文書中の文章の
意味内容のキーワード，書式段落パターンなどにより、
文書を自動分類して蓄積しておき、トピック名などの指
定により、適当な文書を検索して取り出せるようにする
技術である。

【０００７】この技術は、過去に作られた文書を蓄積
し、これらの再利用を手助けすることにより、利用者の
文書作成を支援しようという提案である。また、他の一
つの技術の例として、文書書式を適用する方法がある。
これは、使われる文書書式をうまくデザインすること
で、ある作成者の意図や用途に対して比較的質の良い出
力が得られるようにする方法である。例えば、特開平４
−３１０１７１号公報に記載の「文書作成装置」の例に
示されるように、システムが組み版情報を持ち、利用者
は文書種類を設定した後に、表題・著者・本文・見出し
などをフォーマットに応じて入力していくことにより、
高品質な文書を仕上げるようにする方法である。更に、
この種の別の技術の例として、特開昭６２−２２９３６
４号公報，特開平１−１８００６２号公報などに開示さ
れているように、文書の論理構造を解析し、この解析結
果に基づいて適切な書式を選択し適用する「文書整形装
置」などの提案がある。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、過去に
作成されたモデル的な文書を再利用する方法では、選択
された文書例のどの部分が作成者の意図や用途を反映す
る部分かを理解できるまでの知見がないと、文書例のど
の部分をどのように再利用すれはよいか判断できないと
いう問題がある。このため、結局は、一般の作成者にと
っては、例えば、申請書類，報告書，ビジネスレターな
どの定型的な文書を作成する場合以外は、あまり役に立
つ方法ではない。

【０００９】また、文書書式を適用する方法は、文書書
式の選択さえ間違わなければある一定レベルの水準のも
のが得られるものの、あくまでも書式の適用であり、１
ページで収まる文書かどうかやタイトルの文字数が何文
字かなど、作成中の文書固有の情報が利用できない。換
言すれば、ある一定レベル以上の仕上がりは期待できな
いということになる。この場合もまた、前述した過去の
文書を再利用する方法と同様に、書式の適用により得ら
れた仕上がり文書のどの部分が作成者の意図や用途を反
映する部分かを理解できるまでの知見がないと、作成文
書に固有の条件によって発生した不具合や、書式の選択
ミスなどによって発生した不具合までは直せない。した
がって、結局は、希望どおりの文書が必ずしも得られな
い方法であった。

【００１０】このように、いずれの場合も、作成者は、
自分の意図や用途を反映させるための方法がわからない
ことなどから、結果的に作成者の意図や用途に適合した
文書が得難く、デザイナなどの専門家にコンサルタント
を受けながら作成する場合などに比較して、作成する文
書をある一定レベル以上のものには出来ないという問題
があった。

【００１１】本発明は、上記のような問題を解決するた
めになされたものであり、本発明の目的は、作成者が作
成中の文書の意図や用途にあった文書に仕上げることが
できるように、極め細かい文書作成支援を行うことがで
きる文書作成支援装置を提供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記のような目的を達成
するため、本発明の文書作成支援装置は、ＷＹＳＩＷＹ
Ｇエディタを備えた文書作成支援装置において、編集す
る文書の文書作成目的を指示する文書作成目的指示手段
と、編集する文書を前記ＷＹＳＩＷＹＧエディタに表示
し、表示した文書の一部を文書要素として指示する文書
要素指示手段と、文書作成に関する文書要素に対する文
書作成知識を記憶する文書作成知識データベース手段
と、前記指示された文書作成目的と前記指示された文書
要素とを検索キーとして、前記文書作成知識データベー
ス手段から文書要素の文書作成知識を検索する文書作成
知識検索手段と、検索した文書作成知識を利用者が文書
編集に適用できる形態で呈示する文書作成知識呈示手段
とを備えることを特徴とする。

【００１３】また、本発明の文書作成支援装置は、上記
の構成に加えて、更に、前記文書作成知識呈示手段によ
り呈示された文書作成知識のうち、編集中の文書に適用
させたい文書作成知識の選択指示を行う文書作成知識指
示手段と、選択指示した文書作成知識のルールを適用し
て前記文書の内容に変更を加える文書内容更新手段とを
備えることを特徴とする。

【００１４】

【作用】本発明の文書作成支援装置においては、文書作
成支援装置が、ＷＹＳＩＷＹＧエディタを備えており、
文書作成目的指示手段により、編集する文書の文書作成
目的を指示し、文書要素指示手段により、編集する文書
を前記ＷＹＳＩＷＹＧエディタに表示し、表示した文書
の一部を文書要素として指示すると、文書作成知識デー
タベース手段が、文書作成に関する文書要素に対する文
書作成知識を記憶しているので、文書作成知識検索手段
が、前記指示された文書作成目的と前記指示された文書
要素とを検索キーとして、前記文書作成知識データベー
ス手段から文書要素の文書作成知識を検索する。そし
て、文書作成知識呈示手段が、検索した文書作成知識を
利用者が文書編集に適用できる形態で呈示する。

【００１５】これにより、文書作成中に、文書要素およ
びその文書作成目的に応じて、必要な文書要素の文書作
成知識を、作成者の編集作業に応じて呈示することがで
き、作成者が実際に文書作成知識を理解しながら文書の
品質を高めていくことができる。このため、きめ細かい
文書作成支援が可能になる。それと同時に、文書作成知
識を理解しながら文書作成を行うので、作成者は文書作
成を通じて多くの文書作成知識を得ることになる。

【００１６】また、本発明の文書作成支援装置は、上記
の構成に加えて、更に、文書作成知識指示手段と文書内
容更新手段とが備えられている。この文書作成知識指示
手段により、前記文書作成知識呈示手段により呈示され
た文書作成知識のうち、編集中の文書に適用させたい文
書作成知識の選択指示を行い、文書内容更新手段によ
り、選択指示した文書作成知識のルールを適用して前記
文書の内容に変更を加える。

【００１７】これにより、文書作成中に必要な文書要素
の文書作成知識を作成者の編集作業に応じて呈示するば
かりでなく、その文書作成知識によるルールを適用し
て、実際の文書作成に反映させて確認することができ
る。このため、作成者が実際に文書作成知識を理解しな
がら文書の品質を高められる。これによってきめ細かい
文書作成支援が可能になる。

【００１８】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を参照しながら
詳細に説明する。図１は本発明の一実施例にかかる文書
作成支援装置の要部の構成を示すブロック図である。図
１において、１００は文書作成知識データベース、１０
１は文書編集指示部、１０２は文書・文書属性記憶部、
１０３は文書表示部、１０４は文書作成目的指示部、１
０５は文書作成知識検索部、１０６は文書作成知識表示
部である。

【００１９】文書・文書属性記憶部１０２は、作成を行
う文書内容および文書属性の情報を格納するための機能
ブロックである。つまり、ワードプロセッサなどにより
作成された文書テキストのコードデータ，図形データな
どの文書要素と共に、その文書要素に設定されている文
字フォント，文字サイズ，文書レイアウト，色などの文
書属性を格納する。ここでは、一般に電子化された文書
とその付帯情報を表すデータとを文書情報として格納し
ており、ハードウェア装置としては、具体的には、例え
ば、磁気ディスク装置や主記憶装置などで構成される。

【００２０】文書・文書属性記憶部１０２における各々
のデータは、図示しないシステム制御部の管理下に、こ
れらの記憶装置で直接アクセス可能な状態で保持されて
いるので、例えば、ある文字や文，見出し，図，枠など
の文書要素を指定して、その属性情報の表示を指示する
プロパティキーを押し、プロパティ表示を行うと、文書
表示部１０３にその文書要素に設定されている属性情報
が表示される。

【００２１】文書表示部１０３においては、例えば、図
２に示すように、マウスカーソル１７または文字入力位
置を指示するキャロット１９などのカーソル操作を行
い、電子文書１８における文字列“近年のコンピ…”の
中の文字“近”２０を指定して、そのプロパティ表示を
指示すると、プロパティ・シート・サブウィンドウ２１
が開かれる。プロパティ・シート・サブウィンドウ２１
においては、その属性表示の中で、文字“近”に設定さ
れている属性情報の「字体：明朝体， 大きさ：１０
ｐ， 文字色：黒， 背景色：白」といった情報が表示
されるので、これらの情報を参照することができる。

【００２３】このような文書要素に対して設定されてい
る属性情報を表示する技術は、グラフィカルユーザイン
タフェースを実現しているＷＹＳＩＷＹＧタイプのエデ
ィタには、一般に用いられている技術であり、例えば、
富士ゼロックス株式会社製のワークステーション用の基
本システムソフトウェア“ＧｌｏｂａｌＶｉｅｗ”など
で実現されている。文書表示部１０３は、ＷＹＳＩＷＹ
Ｇタイプのエディタの中で、文書そのものの内容，レイ
アウトを表示する他、このようなプロパティ等の属性情
報についても表示を行う。

【００２４】文書編集指示部１０１は、文書編集の操作
を行うための機能ブロックであり、ハードウェア装置と
してはポインティングデバイスのマウスカーソルおよび
ディスプレイと、グラフィカルユーザインタフェース制
御部により実現される。ＷＹＳＩＷＹＧタイプのエディ
タと同様に、文書編集指示部１０１により、例えば、図
２に示すように、マウスカーソル１７の指示により、文
字の入力位置を指示するカーソルであるキャレット１９
を置いたり、図１０に示すように、ページ書式記号５０
を選択したり、図１２に示すように、文書要素の図形デ
ータであるグラフ５５の全体を選択するなどの操作を行
う。また、図３，図１０，および図１２にそれぞれ示す
ように、それぞれにプロパティ・シート・サブウィンド
ウを開いて、各々のプロパティ・シートにより、文書要
素に対して設定する文書属性などの設定の指示を行い、
その属性情報を設定する操作を行う。

【００２５】また、後述するように、ある文書属性を指
定して、文書作成知識データベース１００から文書作成
知識の検索を行う場合の検索処理の操作も行う。例え
ば、図３に示すように、プロパティ・シート・サブウィ
ンド２３を開き、ポインティングデバイスの操作によ
り、「字体」という文字をマウスカーソル１７で選択
し、知識検索ボタンを押すことによって知識の検索が開
始される。

【００２６】文書作成目的指示部１０４は、図４に示し
たように、編集作業を行っている文書作成の目的を、文
書の種類、文書に与えたい目的やイメージ、文書を見せ
る対象者の３つの文書属性（属性フィールド）により指
定する。文書の種類は、例えば、論文であるとか、提案
書であるとか、あるいはＯＨＰ文書であるとかなどの種
類の指定をプルダウンメニューの中から指定する。そし
て、文書に対して与えたい目的・イメージの文書属性と
して、例えば、明るい文書にしたいとか、目立つ文書に
したいなどを、同じくプルダウンメニューの中から指定
する。また、対象者の文書属性として、作成した文書を
渡す相手が専門家なのか素人なのかだとか、あるいは相
手の年齢はどのくらいかなどの情報を入力できる。もち
ろん、それぞれの文書属性は空白にしておいても構わな
い。空白の場合は未設定として、その属性を無視して検
索が行われる。

【００２７】文書作成知識検索部１０５は、文書編集指
示部１０１で指示した編集文書の文書要素（ＫＥＹ
_element）と文書属性（ＫＥＹ_edit）、そして、文書作
成目的指示部で指示した文書の種類（ＫＥＹ_doc）と目
的（ＫＥＹ_purpose）、対象者（ＫＥＹ_people）の５つ
の情報を検索キーとして、文書作成知識データベースか
らの文書作成知識の検索を行う。

【００２８】実際には、図５に示したように、文書編集
指示部１０１と文書作成目的指示部１０４により指示し
た指示内容の情報（言葉）をそれぞれ検索キーに代入
し、文書作成知識データベース１００の検索を行う。例
えば、ＳＱＬによるコマンドで検索を行うとすれば、検
索式は、図６に示すようになり、各々の指示内容の情報
を検索キーとして検索を行う。

【００２９】文書作成知識データベース１００は、前述
したような５つの文書属性の情報をキーワードとして、
そのキーワードに対応して、文書を作成する上での様々
な知識情報を格納しているデータベースである。ここで
の文書作成に関する知識情報とは、例えば、１９９１年
第４２回情報処理学会全国大会予稿集７Ｑ−７「文書表
現品質に関する評価尺度について」において述べられて
いるような主観評価等の方法によって得られた定量的な
データや「富士ゼロックス株式会社著，“プレゼンテー
ション＆ドキュメンテーション”，富士ゼロックス株式
会社，１９８９年発行」等に記されている定性的または
定量的なデータ、あるいは社内の規則による決まりごと
などを表したデータなど、文書のデザインを決定するた
めに必要な知識である。また、ここで用いるデータベー
スの種類（タイプ）としては、例えば、ＯＲＡＣＬＥの
ようなリレーショナル・データベースなどが用いられ
る。ここでのデータベースの種類は、キーワードを用い
た検索を行え、更に、テキスト情報を扱えるものであれ
ば、どのようなタイプのものであっても良い。

【００３０】文書作成知識表示部１０６では、検索結果
の知識のタイトルを表示画面上にメニュー形式で列挙す
るので、そのうち、作成者が内容を参照してみたい知識
について、ポインティングデバイスのマウス操作によ
り、マウスカーソルで列挙された知識のタイトルを指示
することにより、その検索結果の知識の内容情報が表示
される。例えば、図７に示すように、検索結果表示ウィ
ンドウ２７に、検索結果の知識のタイトルが表示される
ので、作成者がマウスカーソル１７により、例えば、
「００６ 書体のイメージ」の位置を選択すると、知
識表示サブウィンドウ２８が開かれて、その知識内容が
表示される。

【００３１】次に、このような各々の機能ブロックによ
り構成される文書作成支援装置における一連の動作手順
について説明する。図９は、第１の実施例の文書作成支
援装置の動作手順を示すフローチャートである。

【００３２】文書作成者は、まず、ＷＹＳＩＷＹＧエデ
ィタ等を備えた文書作成支援装置を起動し、現在編集し
ようとしている文書をＷＹＳＩＷＹＧエディタに表示し
て、処理を開始させる。まず、最初にステップＳ３１に
おいて、作成する文書（編集対象）の文書作成目的を指
示入力する。文書作成知識は、文書の読み手となる対象
者，執筆する文書の形態，意図する目的など応じて様々
に異なるので、ステップＳ３１の文書作成目的の指示入
力では、図４に示すように、文書作成目的指示ウィンド
ウ２４を開き、文書の種類、目的・イメージ、対象者の
文書属性を指示入力する。入力操作はキーボードで行っ
てもよいし、また、予めメニューを用意しておき、ポイ
ンティングデバイスを用いて選択するようにしても良
い。もちろん、文書作成目的のそれぞれの文書属性の条
件を全て入力する必要はなく、空白にしておけばその属
性は何も指定しなかったとして、文書作成知識データベ
ースを検索する場合に、検索する検索キーの文書属性か
ら排除する。

【００３３】次に、ステップＳ３２において、文書の一
部を指示することにより、文書要素を指示し、次のステ
ップＳ３３において、プロパティ・シートを開き、次の
ステップＳ３４において、文書要素に設定する属性を選
択する。すなわち、ＷＹＳＩＷＹＧエディタにより、文
書要素の入力を行って、文書編集を行い、文書作成を行
っている際に、当該文書要素に対して属性を設定する場
合に、図２に示すように、例えば、文書要素の文字位置
にキャレット１９を置いてプロパティキーを押す。これ
により、プロパティ・シート・サブウィンドウ２１がポ
ップアップし、そこに当該文字“近”に対する属性情報
が表示される。もちろん、文字に対する属性情報の他
に、図形データに対する属性情報，文全体に対する属性
情報（書式情報など），見出しに対する属性情報など、
それぞれの文書要素を設定する属性情報に応じて、それ
ぞれのプロパティシートを表示させ、その対応の属性情
報を設定する。

【００３４】このような文書作成を行っている途中に、
文字についての文書作成知識を参照したい場合、対象と
する文字にキャレット（１９：図２）を置いた状態で、
知識検索ボタン（図示せず）を押す。また、プロパティ
・シートを開いた後に、その中の例えば「字体」に関す
る知識を見るには、図３に示すように、プロパティ・シ
ート・サブウィンドウ２３において、属性情報を設定す
るため「字体」の文字表示位置に、マウスカーソル１７
を位置決めし、文字属性の「字体」を選択し、知識検索
ボタン（図示せず）を押す。これにより、文字属性の
「字体」をキーワードとして、ここでの「字体」に関す
る知識情報が検索される。

【００３５】このような文書作成において、それぞれの
段階での文書作成に関する知識情報の検索が行われる場
合、動作の流れでは、ステップＳ３５からの処理により
行われる。すなわち、ステップＳ３５において、ここで
の選択されたキーワードを変数として代入し、次のステ
ップＳ３６において、検索式を作成する。そして、次の
ステップＳ３７において、作成した検索式により、文書
作成知識データベースを検索し、次のステップＳ３８に
おいて、その検索結果を表示する。そして、次のステッ
プＳ３９において、文書作成支援を続行するか否かを判
定し、文書作成支援を続行する場合には、ステップＳ３
１に戻り、ステップＳ３１からの処理を繰り返す。ま
た、文書作成支援を続行しない場合は、ここでの処理を
終了する。

【００３６】すなわち、ここでの「字体」に関する知識
情報の検索例について具体的に説明すると、文書作成目
的指示ウィンドウ２４により設定された文書作成目的の
情報から、文書の種類の属性情報の「論文」と、目的・
イメージの属性情報の「明るい」と、対象者の属性情報
の「一般」と、文書要素の「文字」と、その文書要素の
属性として選択した属性情報の「字体」とが、それぞ
れ、図５に示すように、検索キーのキーワードの変数に
代入される（ステップＳ３５）。

【００３７】この結果、図５に示すようなキーワード２
５が得られるので、次に、これらの検索キーのキーワー
ド２５を用いて、図６に示すように、ＳＱＬコマンドに
よる検索式２６を作成する。この検索式２６により、文
書作成知識データベースの検索を行う。この検索式によ
る検索では、まず、知識情報のタイトル部分だけを検索
してくる。

【００３８】そして、図７に示すように、検索された知
識情報の全てのタイトルを検索結果表示ウィンドウ２７
に表示する。検索結果表示ウィンドウ２７にタイトルが
表示されると、文書作成を行っている作成者は、ここで
参照したい知識情報のタイトルをマウスカーソル１７に
より指示するので、その中で作成者が選択したタイトル
の知識情報に関しては、改めて、図８に示すように、該
当の知識情報のデータを問い合わせるための検索式２９
を作成し、その検索式２９を用いて検索が行われる。そ
の結果、図７に示すように、例えば、ここでは「書体の
イメージ」という知識情報が、知識表示サブウィンドウ
２８が開かれ、その知識内容が表示される。

【００３９】ところで、また、文書作成の最初の段階な
どにおいて、ページ書式を決定する場合も、そのマージ
ンや見出しのサイズ、柱やノンブルの使い方など、その
効果を考えながら、用いることは難しいので、ここでの
文書作成支援機能により、文書作成のための知識情報を
検索して表示できる。その場合においても、前述の場合
と同様に、図１０に示すように、まず、文書１８の先頭
部分に配置されているページ書式記号５０にキャレット
を位置決めし、ページ書式記号５０を選択状態とし、プ
ロパティキーを押して、ページ書式を設定するためのペ
ージ書式プロパティ・シート５１を開く。そして、ここ
で設定する属性情報の中の「ページサイズ」に関する知
識を参照するには、このページ書式プロパティ・シート
５１の中の「ページサイズ」の文字表示位置に、マウス
カーソル１７を位置決めし、知識検索ボタン（図示せ
ず）を押す。これにより、前述の場合と同様に、「ペー
ジサイズ」に関する知識が検索されることになる。

【００４０】また、図１０に示すように、ページ書式記
号５０にキャレットを移し、ページ書式プロパティ・シ
ート５１を開くことなく、知識検索ボタン（図示せず）
を押すと、「ページ書式」に関する知識が検索され、図
１１に示すようなタイトルの結索結果が得られる。先に
設定した文書作成目的の属性情報が、図４に示すような
属性情報である場合、これらのそれぞれの属性情報が検
索キーのキーワードとなるので、この場合の検索処理の
検索式は「“論文”ａｎｄ“明るい”ａｎｄ“一般”ａ
ｎｄ“ページ書式”」となる。そして、検索が行われた
後、検索結果表示ウィンドウ５２における検索結果のタ
イトルの表示に応じて、文書の作成者が、例えば、「０
２６ 論文のマージン」のタイトルを選択すると、こ
のタイトル「０２６ 論文のマージン」の知識情報
が、知識表示ウィンドウ５３により表示される。もちろ
ん、ページ書式記号によるページ書式の設定、その知識
表示などを、文書編集の途中や最後に行っても良く、同
様の処理となる。

【００４１】他の一つの例として、文書作成知識を表示
させる操作例として、文書中の棒グラフの色づけ編集を
行う場合を例として説明する。図１２は、棒グラフプロ
パティの表示操作を説明する図である。図１２には、棒
グラフプロパティ・シートを開いた状態が示されてい
る。図１２に示すように、文書５４において、その中に
埋め込まれている棒グラフ全体をグラフ５５の枠領域に
より選択して、プロパティ・ボタンを押すと、棒グラフ
の属性情報のタイトル，ラベル，色などの設定ウィンド
ウ５６が開かれる。前述の場合と同様に、ここでの属性
情報となっている「色」を選択して知識検索ボタンを押
すと、この「色」に関して文書作成知識の検索処理が行
われ、図１３に示すように、検索結果表示ウィンドウ５
８に、その検索結果の知識情報のタイトルが表示され
る。そして、また、タイトル「０１２棒グラフの配色」
をマウスカーソル１７により選択すると、そのタイトル
の知識情報が、更に検索され知識表示ウィンドウ５７に
より表示される。表やその他のグラフ，一般的なチャー
トについても、同様の方法で、文書作成のための知識情
報を参照することができる。

【００４２】このようにして、文書作成において、それ
ぞれ任意の時点で、文書要素を選択し、その属性情報を
指定することにより、先に指定している文書作成目的に
従って、その文書作成にかかわる知識情報を参照できる
ようになる。その場合、参照した知識情報に基づいて、
更に、文書作成を進める場合、その知識情報にかかる属
性情報を実際に文書に適用して、作成中の文書における
変化を確認したい場合がある。このような場合の操作が
スムーズに行えるように、この実施例の文書作成支援装
置を変形できる。次に、このように変形した文書作成支
援装置を、第２の実施例の文書作成支援装置として説明
する。

【００４３】図１４は本発明の第２の実施例にかかる文
書作成支援装置の要部の構成を示すブロック図である。
図１４において、２００は文書作成知識データベース、
２０１は文書編集指示部、２０２は文書・文書属性記憶
部、２０３は文書表示部、２０４は文書作成目的指示
部、２０５は文書作成知識検索部、２０６は文書作成知
識表示部である。また、２０７は文書作成知識指示部、
２０８は文書・文書属性変更部である。

【００４４】文書作成知識データベース２００，文書編
集指示部２０１，文書・文書属性記憶部２０２，文書表
示部２０３，文書作成目的指示部２０４，文書作成知識
検索部２０５，および文書作成知識表示部２０６の各々
の機能ブロックは、第１の実施例の文書作成支援装置
（図１）における文書作成知識データベース１００，文
書編集指示部１０１，文書・文書属性記憶部１０２，文
書表示部１０３，文書作成目的指示部１０４，文書作成
知識検索部１０５，および文書作成知識表示部１０６
と、それぞれ対応しており、同様の機能ブロックであ
る。

【００４５】この第２の実施例の文書作成支援装置にお
いては、第１の実施例の文書作成支援装置の構成（図
１）に加えて、更に、編集中の文書に適用する知識を指
示する文書作成知識指示部２０７と、その知識を実際に
エディタ上の文書に反映させる文書属性変更部２０８と
が設けられている。

【００４６】文書作成知識指示部２０７は、文書作成知
識検索部２０５により検索され、文書作成知識表示部２
０６により表示された文書作成知識を、作成者が参照
し、その知識を実際に編集中の文書に適用させたい時
に、その適用ルールを指示する機能ブロックである。例
えば、図１５に示すように、文書作成知識検索部２０５
により検索された知識が、検索結果表示ウィンドウ６０
にタイトルが表示され、その中から作成者が任意の知
識、この例では「書体のイメージ」を文書作成知識表示
部６１により表示される。その表示画面の下部側の一部
には、ここに表示された文書作成知識に対応する文書属
性を適用する場合の適用ルールと、その適用ルールを作
成中文書に適用する旨を指示する“ａｐｐｌｙ”ボタン
６１ａの対が表示されている。例えば、その１つの“ａ
ｐｐｌｙ”ボタンに、ポインティングデバイスのマウス
を操作して、そのマウスカーソル１７を位置決めしてク
リックボタンを押すと、その適用ルールが作成中文書に
適用される。例えば、ここでの適用ルール「字体をゴシ
ック体にする」を適用する場合、図１６に示すように、
マウスカーソル１７の操作により、その左側の位置に置
かれた“ａｐｐｌｙ”ボタンを押すと、その文書属性情
報が、文書編集指示部２０１により選択指示されている
文書要素に適用される。

【００４７】その場合、図１６に示すように、更に、適
用範囲の指定を促すサブウィンドウ６２が開くので、更
に、ここでの文書属性情報を適用する範囲を指示する
“ａｐｐｌｙ”ボタンを押して、その指定の適用範囲に
文書属性情報を適用する。つまり、ここで例示されるよ
うに、適用範囲を「プロパティを開いた文字」に指定す
る場合、その左側に表示されている“ａｐｐｌｙ”ボタ
ンを押す。その結果、図２に示すように、文字列「近年
のコンピ…」の中の文字「近」を指定して、プロパティ
・シート・ウィンドウ２１を開き、その中で「字体」に
関する文書作成知識を表示している場合には、文字
「近」という文字に対して、文書属性情報（この場合は
文字属性）が適用され、字体がゴシック体に変わる。

【００４８】もちろん、文書編集指示部２０１で選択指
示されている文書要素が、編集文書の中の文章の単語で
あり、そのプロパティを表示する時に単語の文字列を指
示していれば、その指定した単語の文字列の全体に文書
作成知識に対応する文書属性情報が反映され、全ての単
語の文字列の文字がゴシック体に変わる。

【００４９】例えば、図１７に示すように、編集文書７
１において、文字列「近年のコンピュータの… れだけ
でなく、その…」の中の文字列「近年のコンピュータ」
をマウスカーソルにより指定して、プロパティ・シート
を開く操作７２を行い、その中で「字体」に関する文書
作成知識を表示している場合、ここで適用する文書作成
知識として、知識「字体をゴシック体にする」選択の操
作７３を行い、更に、適用範囲「プロパティを開いた文
字」の指定の操作７４を行うと、この場合、文字列「近
年のコンピュータ」に対して、文書属性情報（この場合
は文字属性）が適用され、字体がゴシック体に変わった
編集文書７５となる。

【００５０】また、前述したように、知識の適用範囲の
指定を促すサブウィンドウ６２が開れた場合において
（図１６）、その知識の文書属性情報を適用する範囲を
指示する“ａｐｐｌｙ”ボタンとして、「範囲指定す
る」の左側に表示されている“ａｐｐｌｙ”ボタンを押
した場合には、更に、次の操作で、ここでの適用ルール
を適用する範囲を指定し、その範囲の文書要素に対して
文書属性情報を適用することになる。

【００５１】つまり、この場合、図１８に示すように、
新たにポインティングデバイスのマウスカーソルによ
り、その適用範囲を指定し直すことができる。その適用
範囲の指定は、例えば、マウスの左ボタンを押し下げた
ままでドラッグして範囲を指定し、その後、更にマウス
の右ボタンを押して「ａｐｐｌｙ」メニューをプルダウ
ンさせてそれを選択指示することにより、その知識に関
する文書属性情報が指定の適用範囲に適用される。この
例では、表示されている全ての文字が明朝体からゴシッ
ク体に変更される。

【００５２】この場合の操作の流れでは、図１８に示す
ように、編集文書８１において、文字列「近年のコンピ
ュータの… れだけでなく、その…」の中の文字列「近
年のコンピュータ」をマウスカーソルにより指定して、
プロパティ・シートを開く操作８２を行い、その中で
「字体」に関する文書作成知識を表示し、更に、ここで
適用する文書作成知識として、知識「字体をゴシック体
にする」選択の操作８３を行う。続いて、その適用範囲
として、この場合、適用範囲「範囲指定を行う」の指定
の操作８４を行う。

【００５３】適用範囲「範囲指定を行う」の指定の操作
８４を行うと、範囲指定のモードとなるので、次に、編
集文書８５において、マウスカーソルのドラッグ操作に
よって、適用範囲の指定と「ａｐｐｌｙメニュー」の選
択する操作８６を行うと、指定された適用範囲の文字列
に対して、つまり、この例では全ての文字列「近年のコ
ンピュータの… れだけでなく、その…」に対して、文
書属性情報（この場合はゴシック体の文字属性）が適用
され、字体がゴシック体に変わった編集文書となる。

【００５４】次に、このような各々の機能ブロックによ
り構成される第２の実施例の文書作成支援装置における
一連の動作手順について説明する。図１９は、第２の実
施例の文書作成支援装置の動作手順を示すフローチャー
トである。この場合の処理手順においても、文書作成知
識を検索するまでの動作手順は、図９を参照して説明し
た第１の実施例の文書作成支援装置の動作手順と同様な
ので、ここでの動作手順の説明は、文書作成知識の検索
処理からの説明とする。

【００５５】文書をＷＹＳＩＷＹＧエディタに表示し
て、文書作成処理を行い、文書作成のための知識を必要
とすると、ステップＳ４１において、文書作成知識デー
タベースを検索し、次のステップＳ４２において、その
検索結果を表示する。次に、ステップＳ４３において、
表示された検索結果の知識を適用する指示を行う。適用
知識を指示すると、次に、ステップＳ４４において、適
用範囲を改めて指示するか否かを判定し、適用範囲を改
めて指示する場合にのみ、次のステップＳ４４におい
て、ポインティングデバイスで適用範囲を指定し、ステ
ップＳ４６に進む。また、適用範囲を改めて指示しない
場合は、そのままステップＳ４６に進む。

【００５６】そして、次のステップＳ４６において、適
用範囲の文書要素に対して、知識の文書属性情報を適用
して、適用範囲にあたる文書要素の記憶を修正し、次の
ステップＳ４７において、エディタ上の編集文書ファイ
ルを再ロードし、変更された文書を表示する。そして、
次のステップＳ４８において、文書作成支援を続行する
か否かを判定し、文書作成支援を続行する場合には、ス
テップＳ４１に戻り、ステップＳ４１からの処理を繰り
返す。また、文書作成支援を続行しない場合には、ここ
での処理を終了する。

【００５７】すなわち、この処理では、文書作成者は、
現在編集しようとしている文書をＷＹＳＩＷＹＧエディ
タ等に表示し、編集しようとする文字・文・図などの文
書要素を指定してプロパティを開く。そして、知識を検
索し、編集中の文書に適用したい知識を、図１６に示す
ように、選択指示する。適用知識を指示すると、知識を
適用する範囲を「プロパティを開いた要素」だけか「範
囲指定する」かをシステム側が作成者に尋ねてくるの
で、作成者は、プロパティを開いた時に指定した要素の
みに知識を適用するか、適用する範囲を指定して適用す
るかを指示する。

【００５８】例えば、図１７に示すように、「近年のコ
ンピュータ」の部分だけの字体をゴシックにしたいとき
は、前者を選択する。また、反対に、それ以外の部分に
もこの知識を適用したい時には、後者の「範囲指定す
る」を選択し、マウスなどのポインティングデバイスを
用いてその範囲を指定する。この指定方法は、例えば、
マウスの左ボタンを押しながらポインタ（マウスカーソ
ル）をドラッグさせたり、ポインタ（マウスカーソル）
で指示している座標点の位置の文字に対して、マウス左
ボタンのダブルクリック１回で当該文字の指定を行い、
ダブルクリック２回で当該文字を含む単語の指定を行
い、ダブルクリック３回で当該文字を含む段落などが指
定できるようにしておけば良い。そして、例えば、マウ
ス右ボタンを押すことにより「ａｐｐｌｙメニュー」ボ
タンをプルダウンさせ、それを選択指示するとにより指
示範囲に対して知識が適用されるようにしておけば良
い。

【００５９】なお、ここでの文書作成知識に関連する文
書属性情報を適用する場合、その適用処理は、文書・文
書属性変更部２０８によって実行される。上述したよう
に、文書・文書属性変更部２０８は、文書作成知識とし
て検索された知識情報に応じて、その編集文書の文書要
素に対する文書属性情報を変更する。その場合、例え
ば、ここでの編集文書が構造化文書エディタによる構造
化文書である場合、そのフォーマットは、文書データの
中での文書要素における文書属性情報が明確に区別され
ず、テキストとそのスタイルの情報を持っているだけで
あるので、それに対応した処理を行う。

【００６０】図２０に示すように、構造化文書エディタ
では、その文書の文書要素９０は、テキスト情報とその
スタイルの情報を持っているだけである。その場合、こ
こでの文書・文書属性変更部２０８は、文書属性情報に
よる文書・文書属性の変更処理を行う場合、構造化文書
フォーマットによる文書データ（文書要素）の文字列の
中に、例えば、フォントフェイスを変更するタグ（＜Ｆ
Ｆａｃｅ４０＞，＜Ｆａｃｅ＞）を挿入し、実質的に、
ここでの文書属性情報を変更する処理内容と同じ効果の
操作を行う。

【００６１】文字列「近年のコンピュータ」の文字をゴ
シック体に変更する場合、図２０に示すように、文字列
「近年のコンピュータ」の前後に、フォントフェイスを
ゴシック体に変更するタグ（＜ＦＦａｃｅ４０＞）と、
元のデフォルトのフォントに戻すタグ（＜Ｆａｃｅ＞）
とを挿入して、文書要素９０において、「近年のコンピ
ュータ」という部分だけフォントのフェイスが変更され
たものとする。

【００６２】このように、構造化文書エディタによる編
集文書では、文書の作成者からはＷＹＳＩＷＹＧエディ
タだけが見えているが、文書要素の各々のデータを格納
しているファイルとしては、図２０に示したようなフォ
ーマットのデータとなっているので、変更された文書の
内容が直ちに表示画面上の文書に反映されない。その場
合には、その文書データのファイルに変換をかけること
により、ＷＹＳＩＷＹＧエディタ上の文書として表示す
ることになる。したがって、その場合には、文書作成知
識による文書属性情報を変更する適用ルールを適用した
後、もう一度ファイルを読み込み直して、その結果を画
面で確認する。

【００６３】なお、この場合、適用する知識（文書属性
情報）が選択され、その知識の内容が、例えば、文字属
性を変更するものである場合、構造化文書エディタによ
る編集文書に対して変更を行うには、図２１に示すよう
に、その対応の処理にコマンド９１を発行して、「近年
のコンピュータ」の部分のみをゴシック体に変える処理
を行う。この結果、図２０に示したように、文書・文書
属性記憶部２０２内の文書要素のデータが書き換えられ
る。そして、その修正結果を、編集文書において確認す
るため、構造化文書エディタのＷＹＳＩＷＹＧエディタ
等に適用するために、再び文書を読み込む作業を行う。

【００６４】

【発明の効果】以上、説明したように、本発明の文書作
成支援装置によれば、文書作成中に必要な文書要素の文
書作成知識を作成者の編集作業に応じて呈示することが
でき、作成者が実際に文書作成知識を理解しながら文書
の品質を高めていくことができる。これにより、よりき
め細かい文書作成支援が可能になる。また、ここで呈示
された文書作成知識に関連して、簡易な操作により、そ
の知識を作成中の編集文書にそのまま適用できるので、
それと同時に、文書作成知識を実質的に理解しながら文
書作成を行え、文書の作成者は、実際の文書作成を通じ
て多くの文書作成知識を得ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 図１は本発明の一実施例にかかる文書作成支
援装置の要部の構成を示すブロック図、

【図２】 図２は文字属性情報を表示操作を説明する
図、

【図３】 図３は文書属性の指示を説明する図、

【図４】 図４は文書作成目的の指示を説明する図、

【図５】 図５は文書作成者の指示のキーワードの代入
例を説明する図、

【図６】 図６はキーワードによるＳＱＬ検索コマンド
を説明する図、

【図７】 検索された文書作成知識の選択操作を説明す
る図、

【図８】 選ばれた知識内容のＳＱＬ検索コマンドを説
明する図、

【図９】 図９は第１の実施例の文書作成支援装置の動
作手順を示すフローチャート

【図１０】 図１０はページ書式プロパティの表示操作
を説明する図、

【図１１】 図１１は検索された文書作成知識の選択操
作を説明する図、

【図１２】 図１２は棒グラフプロパティの表示操作を
説明する図、

【図１３】 図１３は検索された文書作成知識の選択操
作を説明する図、

【図１４】 図１４は本発明の第２の実施例にかかる文
書作成支援装置の要部の構成を示すブロック図、

【図１５】 図１５は編集文書に適用する知識の指示を
行う操作例を説明する図、

【図１６】 図１６は続いて編集文書に適用する知識の
適用範囲の指定の操作例を説明する図、

【図１７】 図１７は知識と適用範囲の指定する場合の
一連の操作の第１の操作例を説明する図、

【図１８】 図１８は知識と適用範囲の指定する場合の
一連の操作の第２の操作例を説明する図、

【図１９】 図１９は、第２の実施例の文書作成支援装
置の動作手順を示すフローチャート、

【図２０】 図２０は構造化文書エディタの文書フォー
マットを説明する図

【図２１】 図２１は構造化文書エディタに対する知識
の適用操作を説明する図である。

【符号の説明】

１００…文書作成知識データベース、１０１…文書編集
指示部、１０２…文書・文書属性記憶部、１０３…文書
表示部、１０４…文書作成目的指示部、１０５…文書作
成知識検索部、１０６…文書作成知識表示部、２００…
文書作成知識データベース、２０１…文書編集指示部、
２０２…文書・文書属性記憶部、２０３…文書表示部、
２０４…文書作成目的指示部、２０５…文書作成知識検
索部、２０６…文書作成知識表示部、２０７…文書作成
知識指示部、２０８…文書・文書属性変更部、

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 田中 剛 神奈川県横浜市保土ヶ谷区神戸町134番 地 横浜ビジネスパークイーストタワー 富士ゼロックス株式会社内 (56)参考文献 特開 平５−108641（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−108632（ＪＰ，Ａ)

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ＷＹＳＩＷＹＧエディタを備えた文書作成
   支援装置において、 編集する文書の文書作成目的を指示する文書作成目的指
   示手段と、 編集する文書を前記ＷＹＳＩＷＹＧエディタに表示し、
   表示した文書の一部を文書要素として指示する文書要素
   指示手段と、 文書作成に関する文書要素に対する文書作成知識を記憶
   する文書作成知識データベース手段と、 前記指示された文書作成目的と前記指示された文書要素
   とを検索キーとして、前記文書作成知識データベース手
   段から文書要素の文書作成知識を検索する文書作成知識
   検索手段と、 検索した文書作成知識を利用者が文書編集に適用できる
   形態で呈示する文書作成知識呈示手段とを備えることを
   特徴とする文書作成支援装置。
2. 【請求項２】請求項１に記載の文書作成支援装置におい
   て、更に、 前記文書作成知識呈示手段により呈示された文書作成知
   識のうち、編集中の文書に適用させたい文書作成知識の
   選択指示を行う文書作成知識指示手段と、 選択指示した文書作成知識のルールを適用して前記文書
   の内容に変更を加える文書内容更新手段とを備えること
   を特徴とする文書作成支援装置。