JP3399071B2 - 電子メール受信装置および方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、電子メール受信装置
および方法に関し、詳しくは電子メールシステムによっ
て配信されるメールを分類整理して保存する電子メール
受信装置および方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、各種ネットワークシステムの発達
に伴い、ネットワーク上に接続された端末間で相互に電
子メールを送受信する電子メールシステムが普及しつつ
ある。これらの電子メールシステムは、個人間の通信だ
けでなく、業務連絡、ニュースの配信等、各種の分野で
幅広く活用されており、大量の情報をどのように有効利
用するかが課題となっている。

【０００３】従来の電子メールシステムでは、加入者は
受信したメールをメールボックスから読み出し、手作業
により分類してフォルダ等に保管していた。このような
加入者の手間を解消するため、特開平２−１７０６４２
号公報には、予め設定された属性条件を満たすメール
を、その属性条件に対応する蓄積領域に配送することに
より、メールを自動的に分類整理するようにした電子メ
ールシステムが提案されている。また、特開平４−３５
１１３４号公報には、受信したメールのヘッダや内容を
切り出し、ファジー推論を適用することにより優先順位
を決定するようにした電子メール装置が提案されてい
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記特
開平２−１７０６４２号公報や特開平４−３５１１３４
号公報の装置では、一つのメールの内容にのみ着目して
おり、そのメールが発信されるまでの経過や関連等を考
慮していないため、メールをきめ細かく分類することは
できなかった。例えば、ある用件で何回も返信メールの
やり取りがなされているような場合に、関連のあるメー
ルが存在するにもかかわらず分類不能となったり、ある
いは他のメールと混ざって分かりにくくなることがあっ
た。

【０００５】この発明は、受信したメールの関連等に応
じて、より正確な分類整理を行うことができる電子メー
ル受信装置および方法を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、請求項１の発明は、受信したメールを所定の条件
に基づいて分類する分類手段と、前記分類手段で分類さ
れたメールを対応する識別子とともに格納するメール記
憶手段とを具えた電子メール受信装置において、受信し
た全ての受信メールのそれぞれに対し、該受信メールの
表題若しくは本文に基づいて該受信メールが既に受信し
た受信済メールに関連付けられたメールか否かを判断
し、該受信メールが関連付けられたメールとして発信さ
れたものである場合には、前記メール記憶手段から関連
付けの対象となった受信済メールを検索する関連メール
検索手段と、前記関連メール検索手段により検索された
受信済メールに付与されている識別子と同じ識別子を前
記受信メールに付与して格納する関連メール管理手段と
を具備することを特徴とする。また、請求項２の発明
は、受信したメールを所定の条件に基づいて分類する分
類し、該分類したメールを対応する識別子とともに格納
するメール電子メール受信方法であって、受信した全て
の受信メールのそれぞれに対し、該受信メールの表題若
しくは本文に基づいて該受信メールが既に受信した受信
済メールに関連付けられたメールか否かを判断し、該受
信メールが関連付けられたメールとして発信されたもの
である場合には、該関連付けの対象となった受信済メー
ルを検索し、該検索した受信済メールに付与されている
識別子と同じ識別子を前記受信メールに付与して格納す
ることを特徴とする。

【０００７】

【作用】受信したメールは分類手段で分類され、それぞ
れ対応する識別子とともにメール記憶手段に格納され
る。分類手段で分類できなかったメールは、関連メール
検索手段により、別のメールに関連付けられたメールと
して発信されたものであるかどうかが判定される。判定
の結果、当該メールが別のメールに関連付けられたメー
ルである場合、関連メール検索手段はメール記憶手段か
ら対象となったメールを検索する。関連メール管理手段
は検索されたメールを、先に受信したメールと同じ識別
子を付けて格納する。

【０００８】これによれば、通常の処理では分類されな
かったメールについても、受信したメールが別のメール
と関連付けられているかどうかの判定が行なわれるた
め、当該メールが別のメールと関連のあるメールとして
発信されたものである場合には、その返信対象のメール
とともに同じ分類で保存されることになる。

【０００９】

【実施例】以下、この発明に関わる電子メール受信装置
および方法の一実施例を図面を参照しながら説明する。

【００１０】図１は、この発明に関わる電子メール受信
装置の機能的な構成を示すブロック図である。この電子
メール受信装置１０は、例えばワークステーションなど
のユーザシステム上で実現され、コンピュータネットワ
ークを通じて他のワークステーションからのメールを受
信して、分類整理する。

【００１１】電子メール受信手段１２は、コンピュータ
ネットワーク１１上を所定のフォーマットに従って送ら
れてくるメールを受信する。受信したメールは、本文、
件名、宛名、送信人、返信先、重要度等の要素により構
成されている。

【００１２】分類手段１３は、電子メール受信部１２で
受信したメールの件名、コメントに基づいて分類を行
う。この実施例では、パターンマッチングにより、メー
ルの件名、コメントにあらかじめ設定された文字列が存
在するかどうかによって判別する。なお、メールの分類
方法は前記パターンマッチングに限定されるものではな
く、同様の結果を得ることができるものであれば、どの
ような分類方法を用いてもよい。分類したメールは、所
定のキーワード（識別子）と対応付けて電子メール記憶
手段１４に格納される。

【００１３】電子メール記憶手段１４は、前記分類手段
１３により分類されたメールを格納する記憶装置であ
り、それぞれのメールをキーワードとともに、所定の領
域に区分して記憶する。

【００１４】関連メール検索手段１５は、受信したメー
ルが別のメールと関連付けられているかどうかを判定
し、当該メールが別のメールと関連のあるメールとして
発信されたものである場合には、電子メール記憶手段１
４から返信対象となったメールを検索する。なお、関連
のあるメールとは、例えば受信したメールが別のメール
への返信として発信されたものや、同じメールをさらに
他のユーザに転送した場合などが挙げられる。この実施
例では、別のメールへの返信として発信された場合につ
いて説明する。

【００１５】制御手段１６は、上記各部の動作を制御す
るプロセッサ部であり、受信したメールを所定の手順に
従って分類整理する。すなわち、制御手段１６は受信し
たメールを分類手段１３に渡してメールを分類させ、そ
の分類結果をメールの件名に対応付けて電子メール記憶
手段１４に記憶する。また、分類手段１３で分類した結
果、キーワードなしとなった場合には、受信したメール
の件名を関連メール識別手段１５に渡し、当該メールと
関連付けられているメールを電子メール記憶手段１４で
検索して、見つかったメールと同じキーワードを付けて
格納する。

【００１６】次に、このような電子メール受信装置１０
において、受信したメールを分類整理する際の動作を説
明する。ここでは、同一ネットワーク上に接続するワー
クステーション（図示せず）の二人のユーザから、図２
に示すような２通のメールを受信した場合を例にとって
説明する。図２は、山田太郎から山野花子へ発信された
「仕様変更依頼２０５号」のメールと、このメールに対
して山野花子から山田太郎へ発信された「返信）仕様変
更依頼２０５号」の返信メールを表している。ここで、
「電子秘書」とは、この電子メール受信装置１０に与え
られた電子メールアドレスとする。

【００１７】ユーザの山田太郎が発信した「仕様変更依
頼２０５号」というメールを電子メール受信手段１２が
受信すると、電子メール受信手段１２は制御手段１６に
対してメールを受信したことを通知する。制御手段１６
は受信したメールを分類手段１３に渡し、メールの件
名、コメントを元に分類させる。

【００１８】ここで、分類手段１３での処理手順を図３
のフローチャートにより説明する。分類手段１３はメー
ルの件名、コメントに「プリン」という文字列が含まれ
ているとき（ステップ１０１「Ｙ」）、あるいは「ＰＲ
−ＣＴＬ」という文字列が含まれているときは（ステッ
プ１０３「Ｙ」）、プリンタというキーワードで分類す
る（ステップ１０２、ステップ１０４）。また、「スキ
ャン」という文字列が含まれているとき（ステップ１０
５「Ｙ」）、あるいは「ＳＣＮ−ＣＴＬ」という文字列
が含まれているときは（ステップ１０７「Ｙ」）、スキ
ャナというキーワードで分類する（ステップ１０６、ス
テップ１０８）。いずれの文字列も含まれていないとき
は、キーワードは不明（なし）とする（ステップ１０
９）。

【００１９】図２の「仕様変更依頼２０５号」では、件
名、コメント共に「プリン」という文字列は含まれない
が、コメントには「ＰＲ−ＣＴＬ」という文字列が含ま
れているので、プリンタというキーワードで分類され
る。

【００２０】制御手段１６は分類手段１３で得た結果を
メールの件名「仕様変更依頼２０５号」に対応付けて電
子メール記憶手段１４に記憶する。「仕様変更依頼２０
５号」を電子メール記憶手段１４に格納したときの結果
を図４に示す。なお、電子メール記憶手段１４のデータ
構造はテーブルである必要はなく、分類結果に基づいて
メールを検索し、整理活用できれば、どのような構成で
あってもよい。

【００２１】次に、ユーザの山野花子が山田太郎のメー
ルに対して「返信）仕様変更依頼２０５号」を返信した
とする。図２で「返信対象」とある属性は、山野花子の
ワークステーションの電子メール送信手段（図示せず）
が返信対象となった「仕様変更依頼２０５号」のメール
から自動的に生成して付加した属性である。さて、電子
メール受信手段１２がメールを受信し、制御手段１６に
メールの受信を通知すると、制御手段１６は受信したメ
ール「返信）仕様変更依頼２０５号」を分類手段１３に
渡し、メールの件名、コメントを元に分類させる。分類
手段１３は図３のフローチャートに従って分類を行う
が、「返信）仕様変更依頼２０５号」の場合には、マッ
チする文字列がいずれも存在しないので、分類結果はキ
ーワードがなしとなる。

【００２２】従来の電子メール受信装置では、この段階
で分類処理が終了してしまうため、「仕様変更依頼２０
５号」と「返信）仕様変更依頼２０５号」は関連がある
にもかかわらず分類不能となり、同じ分類で保存される
ことはなかった。しかしながら、この実施例の電子メー
ル受信装置１０では、関連メール識別手段１５により、
受信したメールが別のメールと関連付けられているかど
うかの判定が行われ、当該メールが別のメールと関連の
あるメールとして発信されたものである場合には、電子
メール記憶手段１４から対象となったメールが検索され
る。

【００２３】制御手段１６は、分類手段１３の分類結果
を受けて「返信）仕様変更依頼２０５号」を関連メール
検索手段１５に渡し、「返信）仕様変更依頼２０５号」
の元となったメール（返信対象メール）が電子メール記
憶手段１４に分類保存されているかどうかを検索させ
る。ここで、関連メール検索手段１５での処理手順を図
５のフローチャートにより説明する。

【００２４】関連メール検索手段１５は、渡されたメー
ルが「返信対象」の属性を持つときは（ステップ２０１
「Ｙ」）、返信対象の属性値と一致する送信者、送信日
時を持つメールを電子メール記憶手段１４で検索する
（ステップ２０２、ステップ２０３）。一致するメール
が見つかった場合には、送信者、送信日時の一致したメ
ールを返信対象メールとする（ステップ２０４）。

【００２５】また、ステップ２０１で「返信対象」の属
性を持たないときは（ステップ２０１「Ｎ」）、メール
の件名が「返信）」、「Ｒｅ：」のいずれかで始まって
いるかどうかを判定する（ステップ２０６）。ここで、
件名の始まりが前述のいずれかに該当するときは、件名
の残りの部分と一致するメールを検索する（ステップ２
０７、ステップ２０８）。一致するメールが見つかった
場合には、件名の一致したメールを返信対象メールとす
る（ステップ２０９）。

【００２６】ステップ２０３で返信対象の属性値と一致
する送信者、送信日時を持つメールが見つからないと
き、ステップ２０６でメールの件名が「返信）」または
「Ｒｅ：」で始まっていないとき、ステップ２０８で件
名の残りの部分と一致するメールが見つからなかったと
きは、返信対象メールに対応するメールはなしとする
（ステップ２０５）。

【００２７】図２の「返信）仕様変更依頼２０５号」の
場合、メールには「返信対象」という属性が付いている
ので、そこに書かれている送信者と送信日時から返信対
象のメールを検索して「仕様変更依頼２０５号」を得
る。もし、メールに返信対象という属性が付いていない
場合でも、件名や宛名などを元に返信対象メールが推定
される。すなわち、件名が所定のパターン、例えば「返
信）」や「Ｒｅ：」で始まっている場合には、それに続
く文字列は元の件名に相当するものと仮定して電子メー
ル記憶手段１４を検索するように構成されている。この
ため、メールに返信対象という属性が付いていない場合
でも「仕様変更依頼２０５号」を得ることができる。

【００２８】関連メール識別手段１５により電子メール
記憶手段１４から返信対象のメールが見つかった場合、
制御手段１６は「返信）仕様変更依頼２０５号」を、そ
の返信対象である「仕様変更依頼２０５号」の分類に従
って電子メール記憶手段１４に格納する。「返信）仕様
変更依頼２０５号」を図４の電子メール記憶手段１４に
格納したときの結果を図６に示す。「返信）仕様変更依
頼２０５号」は「仕様変更依頼２０５号」と同じ分類
（プリンタ）で格納される。

【００２９】このように、「返信）仕様変更依頼２０５
号」はその内容のみでは分類不能であったにもかかわら
ず、その返信対象である「仕様変更依頼２０５号」を元
に同じ分類で整理することができた。

【００３０】この実施例では、もっぱらメールの受信の
みを行う電子メール自動受信装置としての例を説明した
が、ユーザシステムの電子メール送受信装置に組み込
み、送受信するメールを自動的に分類保存するように構
成してもよい。

【００３１】また、上記実施例では、メールの内容で自
動的に分類する分類手段を具えるように構成したが、こ
の分類手段の代わりにユーザが手作業で分類して電子メ
ール記憶手段１４に登録するように構成してもよい。そ
の時の処理の流れは図３で分類手段１３が常にキーワー
ドなしという分類結果が出たものとして扱うようにす
る。このようにすると、あるメールをユーザが分類する
ことで、そのメールに関連してやり取りされるメールが
自動的にそのメールと同じに分類される。

【００３２】例えば、ユーザがあらかじめ手作業で図３
に示すように「仕様変更依頼２０５号」のメールを「プ
リンタ」という分類で電子メール記憶手段１４に登録し
た場合、「返信）仕様変更依頼２０５号」を受信した制
御手段１６はこれを関連メール検索手段１５に渡し、
「返信）仕様変更依頼２０５号」の元となったメールが
分類保存されているかどうかを検索する。関連メール識
別手段１５は上記実施例で説明したように、電子メール
記憶手段１４に返信対象のメール「仕様変更依頼２０５
号」を見つける。制御手段１６は「返信）仕様変更依頼
２０５号」をその返信対象と同じ分類にして、図６に示
すように電子メール記憶手段１４に格納する。このよう
にして、あるメールをユーザが分類するだけで、そのメ
ールに関連して交わされるメールを自動的にそのメール
と同じに分類することができる。

【００３３】もちろん、メールの内容で自動分類する分
類手段１３と、上述した手作業で分類して電子メール記
憶手段１４に登録する手段を共に具えるように構成して
もよい。さらには、関連メール表示手段を設け、電子メ
ール記憶手段１４に格納された関連のメールを一覧表示
するようにしてもよい。

【００３４】

【発明の効果】以上説明したように、この発明に係わる
電子メール受信装置および方法では、受信したメールが
別のメールに関連付けられたメールとして発信されたも
のである場合には、対象となったメールを検索し、当該
検索されたメールを、先に受信したメールと同じ識別子
を付けて格納するようにしたため、通常の処理では分類
されなかったメールについても、そのメールが別のメー
ルと関連のあるメールとして発信されたものである場合
には、返信対象のメールとともに同じ分類で保存される
こととなる。したがって、ある用件で何回も返信メール
のやり取りがなされているような場合でも、分類不能と
なったり、あるいは他のメールと混ざって分かりにくく
なることがなく、より正確な分類整理を行うことが可能
となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子メール受信装置の機能的な構成を示すブロ
ック図

【図２】実施例におけるメールの具体例を示す図

【図３】分類手段の処理手順を示すフローチャート

【図４】電子メール記憶手段の格納内容を示す図

【図５】関連メール検索手段の処理手順を示すフローチ
ャート

【図６】電子メール記憶手段の格納内容を示す図

【符号の説明】

１０…電子メール受信装置、１１…コンピュータネット
ワーク、１２…電子メール受信手段、１３…分類手段、
１４…電子メール記憶手段、１５…関連メール検索手
段、１６…制御手段

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 受信したメールを所定の条件に基づいて
   分類する分類手段と、前記分類手段で分類されたメール
   を対応する識別子とともに格納するメール記憶手段とを
   具えた電子メール受信装置において、 受信した全ての受信メールのそれぞれに対し、該受信メ
   ールの表題若しくは本文に基づいて該受信メールが既に
   受信した受信済メールに関連付けられたメールか否かを
   判断し、該受信メールが関連付けられたメールとして発
   信されたものである場合には、前記メール記憶手段から
   関連付けの対象となった受信済メールを検索する関連メ
   ール検索手段と、 前記関連メール検索手段により検索された受信済メール
   に付与されている識別子と同じ識別子を前記受信メール
   に付与して格納する関連メール管理手段とを具備するこ
   とを特徴とする電子メール受信装置。
2. 【請求項２】 受信したメールを所定の条件に基づいて
   分類する分類し、該分類したメールを対応する識別子と
   ともに格納するメール電子メール受信方法であって、 受信した全ての受信メールのそれぞれに対し、該受信メ
   ールの表題若しくは本文に基づいて該受信メールが既に
   受信した受信済メールに関連付けられたメールか否かを
   判断し、該受信メールが関連付けられたメールとして発
   信されたものである場合には、該関連付けの対象となっ
   た受信済メールを検索し、該検索した受信済メールに付
   与されている識別子と同じ識別子を前記受信メールに付
   与して格納することを特徴とする電子メール受信方法。