JP3298379B2 - 電子承認方法及びシステム - Google Patents

電子承認方法及びシステム

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    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management
    • G06Q10/107Computer-aided management of electronic mailing [e-mailing]

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、電子承認方法およびシ
ステムに関し、特に、送信されてきた電子メールの中か
ら承認すべき電子メールを簡易に決定し、電子承認を効
率よく実施した後、目的にあった送信先に効率よく送信
する電子承認方法およびシステムに関する。本方法およ
びシステムは、保険等の事務処理分野で、保険金支払審
査等における承認作業を電子的に簡易的に行い、承認後
の返送/転送作業を簡単に行うのに用いて好適なもので
ある。
【0002】
【従来の技術】電子メールを活用して送られてきた書類
の承認作業を電子的に行い、電子メールにてその結果を
返送/転送する方法およびシステムとして、例えば、日
経ストラテジー1994年7月の第66頁から第76頁
において掲載されているものが知られている。この方法
およびシステムは、受信した電子メールは、種類に関係
なくメールボックスに格納し、格納された電子メールに
対して承認作業を行う。この電子メール(書類)に対し
て電子承認印を押印する場合は、予め作成した電子承認
欄の図形領域に対し、予め作成した電子承認印の図形を
貼り付けて合成する作業を行っていた。さらに、電子メ
ールを送信する場合は、承認作業の画面を一旦閉じて、
送信画面に移って送信作業していた。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】従来の方法およびシス
テムにおいては、次のような問題点がある。電子メール
の中から、電子承認すべき電子メールを探し当てる場
合、新規到着分、既到着分に限らず、到着した全ての電
子メールの件名一覧の中から該当するものを探し当てな
ければならず、効率が悪かった。特に、件名中に承認し
て欲しい旨を明記されていない場合は、電子メールを一
度開いてオペレータが内容を確認し、承認作業が必要か
どうか判断する必要があり、非効率であった。また、電
子承認作業をする場合、予め電子承認印を図形で作成し
ておき、送られてきた電子メールに予め枠取りされた電
子承認欄内に、その電子承認印の図形を移動または張り
付けなければならず、承認者の作業負荷が高かった。さ
らに、電子承認作業後、送信元または次の送信先(承認
者)など、目的とする相手に電子メールを送信する場
合、その都度、電子メールの送信画面に切り替えて、返
信先または転送先の宛先を新たに指定しなければなら
ず、作業効率が悪かった。
【0004】本発明の目的は、前述した問題点を解決せ
んとするもので、到着した電子メールの中から承認作業
すべき電子メールを効率よく選定することのできる電子
承認方法およびシステムを提供することにある。本願発
明の他の目的は、電子承認印を押印すべき箇所を簡易に
探し当て、効率的に電子承認作業を行うことのできる電
子承認方法およびシステムを提供することにある。本願
発明の他の目的は、承認後の電子メールを目的にあった
返信先や転送先に、効率よく送信/転送することのでき
る電子承認方法およびシステムを提供することにある。
【0005】
【課題を解決するための手段】本願発明は、送信元から
の電子メールを受信して、電子承認後、再度返送または
転送する電子承認方法およびシステムに適用される。
【0006】まず、送信元から受信した電子メールを、
電子メールの種類別(承認用、返送/転送用、照会(閲
覧)用等)に区別して格納する。承認者(電子メールを
受け取った操作者)は受信した電子メールの中から、承
認すべき電子メールを選択し、表示装置に表示する。表
示された電子メールは、一般的に承認のための書類であ
り、1つ以上の承認欄があり、その承認欄の所定の位置
に承認印を押すようになっている。この承認欄の定義は
書類の作成者が定義することができる。承認者が受信し
た段階では、承認欄中に既に以前の回覧者によって承認
された承認印が付与されている場合がある。その承認印
は実線で、その承認者固有のイメージで表示される。承
認欄の、受信した承認者が承認印を付与すべき位置に
は、その承認者の名前を含んだ印影が強調して表示され
る。この印影は、承認者に対して、その位置に承認印を
押すということを知らせるためのものであり、単に氏名
を丸で囲んだだけの単純な印影でよい。強調して表示す
る方法は、いろいろあるが、例えば、点滅して表示した
り、色を変えて認識可能なように表示したり、または、
輝度をあげて表示したり、反転して表示したり様々な方
法が考えられる。また、その承認者の次に承認をおこな
う承認者(次の回覧者)が承認印を付与すべき位置には
印影を薄くして表示する。この印影も単に氏名を丸で囲
んだだけの単純な印影で十分であり、未承認であること
を示すために輝度を薄くしたり、点線で表示したり、色
を薄くしたりして表示する。なお、承認欄が複数ある場
合は、承認すべきすべての承認欄を同様に表示する。
【0007】次に、承認者は承認できるかどうかの確認
をして、承認する場合には、マウスのポインタによって
前記点滅している印影をクリックすることによって承認
印の付与作業を行う。ここで、承認欄が複数ある場合
は、1箇所の承認が済むと、残りの点滅している電子承
認欄にポインタが移動し、他の承認欄の承認をするよう
に促す。
【0008】承認者によって承認処理(承認だけでな
く、非承認の場合も含む)が実施されたら、承認者は、
承認欄中の承認印(前の回覧者が付与した印影)又は印
影(次の回覧者が付与すべき位置の印影)をクリックす
る。端末装置はこのクリックを検出して、検出された印
影に対応する人に承認処理後の電子メールを送信する。
即ち、送信元の電子承認欄をクリックすると送信元へ返
送し、次の送信先の電子承認欄をクリックすると次の送
信先へ転送することになる。
【0009】以上のように、本発明では端末装置は、表
示される電子メールの承認欄に、承認済みの印影とこれ
から承認すべき印影を区別して表示する印影表示制御手
段と、ポインタによる印影への指示を検出して、その指
定された印影の位置に承認印を電子的に付与する承認印
付与手段と、ポインタによる印影への指示を検出して、
その指定された印影が示す人へ電子メールを送信する送
信手段を有し、本願発明の電子承認処理を行う。この処
理は例えばパーソナルコンピュータにプログラムをイン
ストールすることによってソフト的に実現することがで
きるものであり、プログラムはFDや光ディスクなどの
可搬型の記憶媒体に格納することができるものである。
【0010】
【実施例】以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳細
に説明する。
【0011】図1は本発明の装置構成である。サーバ装
置1と複数のクライアント装置3、3’がネットワーク
2を介して接続されている。クライアント装置3には、
表示手段7と入力手段8と、外部記憶手段(文書記憶装
置9、電子承認印記憶装置10)が接続されている。
【0012】各クライアント装置3、3’は、各承認者
が使用する端末装置を構成しており、サーバ装置1の制
御のもとに電子メール網を構成している。電子メール網
の構築については、公知の技術を利用すれば実現できる
ので、ここでは詳細な説明は省略する。クライアント装
置3は、例えば、パーソナルコンピュータを利用でき、
CPU装置を含む全体制御手段6、内部メモリ5、ネッ
トワークとを介した情報のやりとりを制御する通信制御
手段4を含む。
【0013】表示手段7は、CRTディスプレイや液晶
ディスプレイなどの情報を可視的に表示する装置であ
り、送られてきた電子メールを表示する。
【0014】入力手段8は、文字や図形の入力の他、承
認者(オペレータ)による受信した種類別の電子メール
の選択、電子承認欄の選択などの入力を行なうもので、
例えば、マウス、ジョイスティック、キーボードなどが
使用できる。文書記憶装置9には、受信した種類別の電
子メールとそれに添付される承認状況テーブル、承認欄
テーブル(後述)を記憶する。電子承認印記憶装置10
は、電子承認印の表示形式(実線表示、点滅表示、点線
表示)を記憶するための記憶装置である。
【0015】全体制御手段6は、あらかじめ入力された
プログラムによってクライアント装置3の全体を制御
し、演算をおこなう。この全体制御手段6によって、電
子メールを種類別に表示手段7に表示するための制御、
電子承認欄に電子承認印を該当する表示形式(点滅表
示、等)で表示手段7に表示するための制御、受信した
電子メールを種類別に編集したり、電子承認印を該当す
る表示形式に編集したりするなどの編集処理をおこな
う。尚、これらの処理は、あらかじめインストールされ
たプログラムによってソフト的に実行することができ
る。
【0016】つぎに、本実施の形態の処理フローの説明
を図2から図7を用いて説明する。この処理フローはあ
るクライアント装置3で電子メールを受信し、それに必
要な処理をして次のクライアント装置に送信(転送)す
る処理のフローである。
【0017】図2において、受信した電子メールを文書
記憶装置9に取り込み(ステップ21)、取り込んだ電
子メールを、オペレータが在席中に受信したかを判断し
(ステップ22)、不在の場合、または在席中でも承認
期限に間に合わない場合、受信した電子メールを代理人
に転送する(ステップ23)。オペレータが在籍中かど
うかの判断は、全体制御手段6で行い、オペレータから
の指示で在籍か不在かを指定しても良いし、スクリーン
セーバーが起動しているときは不在と判断しても良い。
また、クライアント装置3の電源がOFFになっている
場合は、サーバ装置1からのメールの転送が不可能なの
で、転送ができないことをもって不在であると判断して
サーバ装置1があらかじめ決められた転送先への転送を
指示するようにしても良い。
【0018】在席中に受信した場合は、受信した電子メ
ールを種類別に集計して表示手段7に表示する(ステッ
プ24)。
【0019】受信した電子メールは、全体制御手段6に
よって集計され、文書記憶装置9上に図3(b)のよう
なテーブルで管理される。このテーブルには、電子メー
ルの件名毎に、”承認用”、”返送/転送用”、”照会
/(閲覧)用”のいずれかの該当する種類の欄にフラグ
の1が付与され、さらに、それぞれに”未読/既読”の
種別フラグが付与されている。このテーブルに基づいて
電子メールを種類別に表示する方法は、図3(a)に示
す通りであり、画面上に、受信した電子メールを承認
用、返送/転送用、照会(閲覧)用に分けて未読と既読
に区別して件数を表示する。ここで、表示装置3に表示
した図3(a)のような種類別になっている電子メール
の中から、オペレータにより、マウスのポインタ31を
使用して選択された承認すべき対象の電子メール情報を
取得し、該当する電子メールを順次表示する(ステップ
25)。
【0020】表示した電子メールを示したのが図4
(b)である。図4(b)は、保険金支払審査票47を
表示したものであり、右上には電子承認を付すべき第1
承認欄48と、左下には、第2承認欄50が付されてい
る。このように取り扱う書類によっては、承認欄を複数
設けることができるが、このために、各書類(送られる
電子メール)で承認が必要なものは、図4(a)のよう
に、各区分への承認状況テーブルが設けられ、各書類に
付されて転送される。承認状況テーブルには、各承区分
ごとに承認がされたかどうかを示す承認履歴41が格納
され、更に、第1承認欄42と第2承認欄43に承認印
が付与されたかどうかを示すフラグがたてられる。
【0021】表示した電子メールは、書類中の押印すべ
き承認欄中の印影を点滅させる(ステップ26)。この
印影は、付与される電子承認印と同じものでよいが、単
に氏名を丸で囲んだだけの単純な印影にしても良い。こ
の点滅される領域を認識するために、各書類には、上記
承認状況テーブルとともに、図5(a)のような承認欄
テーブルが、各書類に付されて転送される。この例で
は、電子メール受信ポインタが1の承認者である山田さ
んは、フラグの値が1にセットされている審査欄(第1
及び第2承認欄48、50の”審査”の欄)に対応付け
られている。電子承認印を点滅させると、図4(b)に
示すように審査すべき山田さんの電子承認印および保険
金支払審査票中の承認すべき全ての内容46が点滅す
る。この際の第1の承認欄と第2の承認欄の承認印の表
示方法は、承認済のもの、承認中(承認作業実行中)の
もの、承認予定先(これから承認するもの)により異な
った表示形態をさせ、このために、図5(b)に示すよ
うに、承認印表示形式テーブルをあらかじめ電子承認印
記憶装置10に格納しておく。承認印表示形式テーブル
では、フラグの値が1の表示形式に対応しており、図5
(b)の例では、承認済みは実線表示、承認中は点滅表
示、さらに、承認予定先は点線表示することを示してい
る。
【0022】次に、承認状況テーブルを表示手段7に表
示する(ステップ27)。表示される承認状況テーブル
は図4(a)に示す通りであり、区分”作成”中の作成
の部分は、承認履歴41のフラグの値が1、第1承認欄
42のフラグの値と第2承認欄43のフラグ領域の値が
どちらも1である。承認欄のフラグ領域の値がどちらも
1というのは、図4(b)の保険金支払審査票47中の
第1承認欄48と、第2承認欄50の田中さんのどちら
も、システムで予め準備している正規の電子承認印で正
式に登録していることを示す。逆に、値が0の場合は、
電子承認印を図形で作成するなど、オペレータが独自に
作成した承認印を使用したりする場合である。登録され
ると、電子承認印は図4(b)の田中さんのように実線
表示する。また、承認状況テーブルのフラグ領域の値が
1というのは、承認者本人が登録した場合であり、値が
0の場合は承認者以外の第3者が登録した場合である。
ここで、承認履歴と承認欄のフラグの状況をオペレータ
が確認し、その結果を用いて承認して登録してよいかを
判断し(ステップ28)、承認しない場合は、電子メー
ルを送信元に返送する(ステップ29)。返送する場合
は、図6(b)のように承認欄48または50中の送信
元の田中さんの承認欄をポインタ49によりクリックす
る。田中さんの承認欄をクリックすると、確認用にポッ
プアップメニューにより「田中さんに返送してよいか」
のメッセージを表示させ、OKである旨の確認がとれた
ら田中さんへ電子メールを返送する。これにより、図6
(a)のように区分”審査”の承認履歴のフラグの値が
0のままで電子メールは送信元へ返送される。
【0023】ステップ28で、点滅により承認印の場所
を確認し、承認履歴も有効であれば、電子メールを承認
して登録する(ステップ30)。ここで登録する場合
は、図4(b)中のポインタ49で承認者本人の電子承
認欄をクリックする。クリックすると、図7(a)のよ
うに区分”審査”の承認履歴と第1又は第2承認欄4
2、43のフラグの値が1に変わる。承認して登録した
後、他に点滅している電子承認印がまだあるか、すなわ
ち、同じ電子メール中に承認忘れがないかを判断し(ス
テップ31)、まだ他にある場合は、ポインタを残りの
電子承認欄に移動させて(ステップ26)に戻る。他に
ない場合は、承認済みの電子メールを次の送信者に転送
する(ステップ32)。
【0024】次の送信者に転送する場合は、図7(b)
に示すように、第1承認欄48中の次の送信者である鈴
木さんの承認欄をポインタ49によりクリックする。こ
の場合、山田さんは承認済みであるため、第1承認欄4
8の山田さんの電子承認印71は点滅表示から実線表示
に既に変更されている。同様に第2承認欄の電子承認印
も実線表示になる。
【0025】本発明の好適な実施例を、保険金支払審査
票の電子承認について説明してきたが、その他、社内伺
い書、申請書等で実施したりと、同様に適用できる。以
上詳細に述べた如く、本発明によれば、送信されてきた
電子メールの中から承認すべき電子メールを簡易に決定
し、電子承認を効率よく実施できる。この際、表示され
た電子メール中の電子承認欄には、送信元の電子承認印
が押印されており、受信した承認者の承認欄には、承認
場所を分かりやすくするために、予め電子承認印を付す
箇所にマークを点滅して表示されているので、承認人者
は、承認してどの位置に承認印を伏せば良いかが一目で
わかるので、承認作業を容易に行うことができる。ま
た、承認者は受信した電子メールの内容を確認し、承認
しない場合は、送信元の電子承認欄をクリックし、送信
元に電子メールを返送することができるので、容易に電
子メールを返送できる。更に、承認する場合は、電子承
認印を登録し、次の承認先(上長、他部署、他)の印影
をクリックし、電子メールを転送できるので、転送作業
が容易になる。
【0026】
【発明の効果】本発明によれば、電子承認の承認押印の
箇所を分かりやすく表示するため、承認作業を容易に行
うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明を実施するための装置構成図。
【図2】本発明による実施例を示す処理フロー図。
【図3】受信した電子メールの種類別テーブルと種類別
に表示した画面イメージを示す図。
【図4】承認前の承認履歴を含む承認状況テーブルと表
示画面を示す図。
【図5】受信した承認者に対する承認欄テーブルと電子
承認印の表示方法を定義する承認印表示形式テーブルを
示す図。
【図6】承認しない場合の承認履歴を含む承認状況テー
ブルと表示画面を示す図。
【図7】承認後の承認履歴を含む承認状況テーブルと表
示画面を示す図。
【符号の説明】
47 保険金支払審査票 48 第1承認欄 49 ポインタ 50 第2承認欄
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.7,DB名) G06F 13/00 G06F 3/14 G06F 17/60 H04L 12/54 H04L 12/58

Claims (5)

    (57)【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】電子承認方法において、 第一の計算機から電子ファイルを受信し、 前記電子ファイルに含まれる第一の計算機に関連する承
    認欄を指示した場合に、 第一の計算機へ、前記電子ファイルを送信することを特
    徴とする電子承認方法。
  2. 【請求項2】電子承認方法において、 第一の計算機から電子ファイルを受信し、 前記電子ファイルに含まれる第二の計算機に関連する承
    認欄を指示した場合に、 第二の計算機へ、前記電子ファイルを送信することを特
    徴とする電子承認方法。
  3. 【請求項3】請求項1および請求項2に記載の電子承認
    方法において、 前記承認欄とは、電子承認印の図形を表示するための箇
    所であることを特徴とする電子承認方法。
  4. 【請求項4】請求項1および請求項2に記載の電子承認
    方法において、 前記電子ファイルを受信した計算機に関連する承認欄
    を、前記受信計算機にて強調表示することを特徴とする
    電子承認方法。
  5. 【請求項5】電子承認システムにおいて、 受信した電子ファイルを表示する手段と、 前記電子ファイルに含まれる承認欄に電子承認印を付与
    する承認印付与手段と、 前記承認欄への指示を検出し、前記指示に対応して電子
    ファイルを送信する手 段とを保持することを特徴とする
    電子承認システム。
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