JP3235947U - ノートおよびデイリースケジュール管理シート - Google Patents
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Abstract
【課題】1日の所定の時間帯の予定およびその予定に対する実績を明確かつ容易に把握可能で、使用者とその他の人との間で予定等について意思疎通がなされたか否かを知ることもできるノートおよびデイリースケジュール管理シートを提供する。
【解決手段】ノートを構成するデイリースケジュール管理シート10は、1日の所定の時間帯を所定の単位時間ごとに分割した予定用単位時間区画11aを示す指標を備えた予定欄11と、予定に対する実績を書き込むための実績欄12であって、所定の時間帯を所定の単位時間毎に左右方向に分割した実績用単位時間区画12aを示す指標を備えた実績欄12と、予定欄11と実績欄12との間に形成されて、予定欄11および/または実績欄12を読んだ者同士の間で予定および/または実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄16と、を有するデイリースケジュール管理欄1を備える。
【選択図】図1
【解決手段】ノートを構成するデイリースケジュール管理シート10は、1日の所定の時間帯を所定の単位時間ごとに分割した予定用単位時間区画11aを示す指標を備えた予定欄11と、予定に対する実績を書き込むための実績欄12であって、所定の時間帯を所定の単位時間毎に左右方向に分割した実績用単位時間区画12aを示す指標を備えた実績欄12と、予定欄11と実績欄12との間に形成されて、予定欄11および/または実績欄12を読んだ者同士の間で予定および/または実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄16と、を有するデイリースケジュール管理欄1を備える。
【選択図】図1
Description
本考案は、一日の業務の予定およびその予定に対する実施結果に関する時間管理を明確かつ容易にすることができるデイリースケジュール管理欄を印刷した用紙を綴じてなるノートおよび、このデイリースケジュール管理欄を印刷したデイリースケジュール管理シートに関するものである。
近年、スケジュール手帳などの予定管理用のノートが普及しており、ノートに綴じられたシートに一日単位で時間帯に応じた詳細な予定を記載可能なデイリースケジュール欄が印刷されたものが用いられている。このようなデイリースケジュール欄には、例えば、縦方向に一日の所定の時間帯を1時間単位に分割して表すように罫線が設けられており、予定の開始時刻を表す罫線上の任意の点から予定の終了時刻を表す罫線まで垂線を引き、その垂線の近傍に予定の内容を記載することにより、予定とその所要時間を記載することができるものがある。
特許文献1には、業務用の管理ノート用帳票の片面に、日付表示記入欄、連番表示記入欄、優先順位表示記入欄、業務内容表示記入欄、予定時間表示記入欄、及び完遂確認表示記入欄よりなる複数の実施予定事項記入枠と、中心から放射状に延びる直線により複数の区画に区画分けされた円グラフとして使用する円とを設けることが開示されている。そして、ユーザが、各実施予定事項欄に使用日の実施予定の業務の具体的な内容を記載し、記載された実施予定事項の開始時刻と終了時刻を予定時間表示記載欄にそれぞれ記載し、かつ、記載された業務予定が完遂されたか否かを完遂確認表示欄に記入することにより、業務の進捗の把握を容易にできることが開示されている。
しかしながら、特許文献1に記載された帳票では、予定時間表示記載欄に記載された実施予定事項の開始時間や終了時間の予定に対して、実際に実施された実施予定事項がどの時間帯にどのくらいの時間をかけて遂行されたかを知ることはできない。
上記事情に鑑みて本出願人は、1日の所定の時間帯の予定に対する実際の実施項目の内容やその所要時間などの実績を明確かつ容易に把握できるデイリースケジュール管理欄を印刷した用紙を綴じてなるノートおよび、このデイリースケジュール管理欄が印刷されたデイリースケジュール管理シートを提案した(特許文献2参照)。
この特許文献2に記載されたノートは、1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間ごとに分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、からなるデイリースケジュール管理欄を印刷した用紙を綴じてなることを特徴とするものである。また、特許文献2に記載されたデイリースケジュール管理シートは、上記デイリースケジュール管理欄が印刷されたことを特徴とするものである。
特許文献2に記載されたノートおよびデイリースケジュール管理シートによれば、1日の所定の時間帯の予定に対する実際の実施項目の内容やその所要時間などの実績を明確かつ容易に把握できるようになるが、予定欄に記載された予定や、その他の類似の予定を完遂する上で改善の余地が残されている。以下、その点について詳しく説明する。
上述のような予定欄および実績欄の記載を読む者は、互いに異なることも多い。つまり例えば会社のように、いわゆる上司とその部下が存在する組織においては、ノート使用者である部下が自分の予定を予定欄に書き込み、またその予定に関する実績を実績欄に書き込むのが一般的である。そのとき部下は、当然それらの書き込みを読むことになる。一方上司も、書き込まれた予定や、またその予定に関する実績を検討、評価するために、それらの書き込みを読むことが多い。
そのような場合、両者間では、予定欄に書き込まれた予定の妥当性や、あるいは実績欄に書き込まれた実績評価等に関して、意見交換等の意思疎通(コミュニケーション)が取られることが予定完遂のために非常に重要となる。またそのような意思疎通は、当該の予定だけでなく、それ以降に計画されているものも含めて別の予定を完遂する上でも重要になることが多い。つまり、そのような意思疎通が既になされているならば、意思疎通がなされた日の翌日以降に(特に翌日辺りに)予定欄に記載された予定は、その日以前に記載された予定と比べてより妥当なものであることが多いからである。またその意思疎通がなされた日の翌日以降に(これも特に翌日辺りに)実績欄に記載された実績は、その日以前に記載された実績と比べてより信頼性が高い可能性もある。
しかし特許文献1に示されたノートおよびデイリースケジュール管理シートでは、上記使用者や上司等のように、予定欄および実績欄を読んだ者同士で意思疎通がなされたか否か明確に知ることは困難である。本考案は、上記事情に鑑みてなされたもので、特許文献2に示されたようなノートおよびデイリースケジュール管理欄が印刷されたデイリースケジュール管理シートにおいて、予定欄や実績欄の記載を読んだ者同士で意思疎通がなされたか否かを容易に確認可能とすることを目的とする。
本考案によるノートは、
1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、
前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、
前記予定欄と前記実績欄との間に形成されて、前記予定欄および/または前記実績欄を読んだ者同士の間で前記予定および/または前記実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、
からなるデイリースケジュール管理欄を印刷した用紙を綴じてなることを特徴とするものである。
1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、
前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、
前記予定欄と前記実績欄との間に形成されて、前記予定欄および/または前記実績欄を読んだ者同士の間で前記予定および/または前記実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、
からなるデイリースケジュール管理欄を印刷した用紙を綴じてなることを特徴とするものである。
ここで、予定用単位時間区画を示す指標および実績用単位時間区画を示す指標は、それぞれの単位時間区画を識別可能に示すことができるものであれば何でもよく、例えば、罫線であってもよく、目盛であってもよく、各単位時間区画を色分けして区別するものでもよい。また、予定用単位時間区画を示す指標および実績用単位時間区画を示す指標は、同じものであってもよく、異なるものであってもよい。
また、「実績用単位時間区画のそれぞれが予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する」とは、実績用単位時間区画と予定用単位時間区画がそれぞれ対比可能な程度に近接して並列していればよく、例えば、実績用単位時間区画と予定用単位時間区画の間に空隙や各単位時間区画に対応する時間を表す時間欄などが存在していてもよい。
この本考案によるノートにおいて前記意思疎通確認欄は、前記予定用単位時間区画に対応した指標を備えたものであることが好ましい。また、この意思疎通確認欄は、上述した意思疎通がなされたことを記載する他に、別の事項を記載するために使用されても構わない。
他方、本考案によるデイリースケジュール管理シートは、
1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、
前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、
前記予定欄と前記実績欄との間に形成されて、前記予定欄および/または前記実績欄を読んだ者同士の間で前記予定および/または前記実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、
からなるデイリースケジュール管理欄が印刷されたことを特徴とするものである。
1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、
前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、
前記予定欄と前記実績欄との間に形成されて、前記予定欄および/または前記実績欄を読んだ者同士の間で前記予定および/または前記実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、
からなるデイリースケジュール管理欄が印刷されたことを特徴とするものである。
本考案のノートおよびデイリースケジュール管理シートによれば、所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、予定欄に隣接して設けられた、予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画からなり、実績用単位時間区画のそれぞれが予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、予定欄と実績欄との間に形成されて、予定欄および/または実績欄を読んだ者同士の間で予定および/または実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、からなるデイリースケジュール管理欄を備えたため、意思疎通確認欄における記載を見ることにより、上記意思疎通がなされたか否かを容易に確認可能となる。
以下、本考案のデイリースケジュール管理シートおよびこれを用いたノートの実施の形態を、図面を参照して説明する。図1は本実施形態のデイリースケジュール管理欄1が印刷された用紙を示している。本実施形態のノートは、A4サイズの縦長左綴じノートであり、図1に示すデイリースケジュール管理欄1が印刷された用紙(デイリースケジュール管理シート)10を1日単位で使用するようになっている。なお図1では、このデイリースケジュール管理シート10の一部を省略して示しているので、該シート10が横長状に示されているが、実際は上述の通り縦長である。
ノートは詳細には、表紙から順に、使用者の名前と使用者が所属する業務プロジェクトのプロジェクト名と使用期間の記載スペースがそれぞれ設けられた表紙ページと、ノートの使用方法の凡例や説明が印刷された表紙裏ページと、表紙裏ページに対面する、ページ全体にわたって表形式のマンスリースケジュール欄が印刷されたページと、1ヶ月分の上記デイリースケジュール管理シート10と、裏表紙の裏面と対面に位置し、使用月の業務の達成内容、上司のコメントおよび使用者のコメントなどを記載するための各欄が設けられたまとめ欄が印刷されたページと、このまとめ欄が印刷されたページに対面するページであって裏表紙の裏面に位置する空白ページと、裏表紙ページとを有している。
なお、前述した特許文献1にも記載されているように、上記デイリースケジュール管理欄1が印刷されたページと、他の内容が印刷されたページとの対からなる見開きページを1日単位で使用するようにし、1冊のノートに1ヶ月分の見開きページを含むようにしてもよい。
デイリースケジュール管理欄1は、図1に示すようにページ全体がおおむね同じ幅に3つの領域に区切られており、この3つの領域のうち、左の領域に予定欄11、中央の領域に実績欄12、右の領域に予備欄13が設けられている。また、実績欄12の右上部および右下部に2つの確認欄(後述する予定確認欄14、実績確認欄15)が設けられている。
なお本例では、2つの予定が書き込めるように予定1欄、予定2欄が設けられ、それらの欄に書かれた各予定に対して個別に実績が書き込めるように実績1欄、実績2欄が設けられている(実際には図1に示す通り、それらの「1」、「2」は丸囲みのものである)。しかし、予定1欄、予定2欄の使用の仕方は基本的に互いに同じであり、また実績1欄、実績2欄の使用の仕方も基本的に互いに同じであるので、以下では煩雑さを避けるために、予定1欄および予定2欄については予定欄11として、また実績1欄、実績2欄については実績欄12として説明する。
予定欄11は、最上部に設けられて「予定」(より詳しくは予定1および予定2)とタイトル文字が印刷されたタイトル欄11Bと、業務時間である8:00から22:00を15分間隔で分割した予定用単位時間区画11aを罫線で区切って表した予定記載欄11Aと、この予定記載欄11Aの左側に、予定記載欄11Aの各予定用単位時間区画11aにそれぞれ対応する時間を印刷した時間欄11Cとを有する。ここでは、予定用単位時間区画11aは、隣り合う時間欄11Cに記載された単位時間である15分の間の時間区画を表す。例えば、時間欄の「10:30」と時間が記載された区画の右隣に位置する予定用単位時間区画11aは、10:30-10:45の時間区画を表している。また、時間の把握を容易にするために、予定用単位時間区画11aを示す罫線が1時間毎に太線にされている。
予定欄11は、予定用単位時間区画11aを識別できるように指標が付されていれば、罫線を設ける替わりに別の指標を用いてもよい。例えば、罫線に替えて目盛りを用いてもよく、予定用単位時間区画11aごとに色を異ならせてもよい。また、時間欄11Cにおける所定の時間間隔は、任意の時間間隔とできるが、好ましくは1時間以内の時間間隔が好ましい。また、30分間以内の時間間隔がより好ましく、さらに好ましくは10分から20分の間の時間間隔が好ましい。また時間欄11Cは、予定用単位時間区画11aごとに対応する時間をそれぞれ記載してもよく、複数の所定の単位時間おきに時間を記載してもよい。なお、時間欄11Cは予定記載欄11Aの右側に設けてもよい。
実績欄12は、予定に対する実績を書き込むための欄であって、予定欄11にほぼ隣接して設けられている。より詳しくは、予定欄11に対して小さな意思疎通確認欄16を間に置いて隣接しているが、この意思疎通確認欄16については後に詳述する。実績欄12には、実績記載欄12Aと、実績欄12の上部に設けられて「実績」(より詳しくは実績1および実績2:数字は丸囲み)とタイトル文字が印刷されたタイトル欄12Bとからなる。実績記載欄12Aは、業務時間である8:00-22:00について15分間隔で分割した実績用単位時間区画12aを罫線で区切って表しており、実績用単位時間区画12aのそれぞれが予定用単位時間区画11aのそれぞれに近接して位置するように構成されている。また、左右に近接し合う予定用単位時間区画11aと実績用単位時間区画12aは、それぞれ同じ時間区画を示している。
実績用単位時間区画12aは、予定欄11で表している単位時間区画と同じ単位時間をそれぞれ表すものであれば、任意の指標により単位時間を表してよい。例えば、予定欄11と実績欄12で、時間間隔を表す指標を互いに異なるものとしてもよい。また実績欄12に、予定欄11とは別にさらに時間欄を設けてもよい。本例では実績欄12に、1時間毎に時間を示す時間欄12Cを設けている。また本実施形態では、予定欄11と実績欄12の各単位時間区画が意思疎通確認欄16を間に置いて近接しているが、例えば、予定欄11と実績欄12の各単位時間区画がそれぞれ対比可能に近傍に並列されていれば、予定欄11あるいは実績欄12の各単位時間区画と意思疎通確認欄16との間に時間欄や空隙などが存在してもよい。
予定確認欄14は、実績記載欄12Aの右上隅に位置し、使用者の記載した予定を確認した上司などの第三者が確認印またはサインなどを記載できるように、縦10mm、横12mmの枠によって区切られている。また、枠内には「開始時上司印」の文字が上隅に印刷されている。予定確認欄14は、デイリースケジュール管理欄1に必須の構成ではないが、デイリースケジュール管理欄1に設けられる場合には、他の欄の記載を妨げない任意の位置に設けることができ、実績欄12以外の他の任意の欄に含まれるように設けてもよい。本実施形態では実績記載欄12Aへの記載を妨げないように、勤務を義務づけられている所定の就業時間帯より早い時間帯を表す位置に設けられている。予定確認欄14は、印鑑やサインが記載可能な大きさであれば任意の大きさに設けることができる。
実績確認欄15は、実績記載欄12Aの右下隅に位置し、使用者が記載した実績を確認した上司などの第三者が確認印またはサインなどを記載できるように、縦10mm、横12mmの枠によって区切られている。また、枠内には「終了時上司印」の文字が上隅に印刷されている。実績確認欄15は、デイリースケジュール管理欄1に必須の構成ではないが、デイリースケジュール管理欄1に設けられる場合には、他の欄の記載を妨げない任意の位置に設けることができ、実績欄12以外の他の欄に含まれるように設けてもよい。本実施形態では実績記載欄12Aへの記載を妨げないように、勤務を義務づけられている所定の就業時間帯より遅い時間を表す位置に設けられている。実績確認欄15は、印鑑やサインが記載可能な大きさであれば任意の大きさに設けることができる。
予備欄13には、上部から順に「Daily Schedule」という文字と、月、日、曜日を書き込み可能な日付記載部が設けられた日付欄13Aと、「メモ」と記載されたタイトル欄13Bと、任意に記載可能な空白のメモ欄13Cとが設けられ、さらに、メモ欄13Cの下部に、ノートに記載された業務内容を業務内容の種類に応じて色で識別可能にするために、業務内容毎に割り当てられた所定の色を例えば「黒:Project 青:Project外 赤:割り込み作業」と説明した色説明部13Dが設けられている。予備欄13は、本実施形態では、その日に生じた業務事項やメモなどを自由に記載できるようにメモ欄13Cが十分大きく設けられている。
次に、予定欄11と実績欄12との間に設けられた意思疎通確認欄16について説明する。この意思疎通確認欄16は、複数の意思疎通記載欄16Aと、これらの意思疎通記載欄16Aの上部に設けられて「CB」とタイトル文字が印刷されたタイトル欄16Bとからなる。なお上記「CB」は、カラーバーを意味する。意思疎通記載欄16Aは、前述した予定用単位時間区画11aおよび実績用単位時間区画12aに対応した指標を備えたものである。つまり意思疎通記載欄16Aは、左右に延びる罫線で互いに区切られた複数の意思疎通用単位時間区画16aからなるものであるが、各意思疎通用単位時間区画16aは、予定用単位時間区画11aおよび実績用単位時間区画12aとそれぞれ同じ時間区画を示すように左右に延びる罫線で繋がっている。
以下、上記デイリースケジュール管理欄1およびノートの作用および効果を説明する。ここでは、ノートの使用者としてIT企業のシステムエンジニアを例に取り、使用方法の具体例を説明する。使用者はまず、業務開始とともに、ノートの使用日に該当するページを開き、その日の日付や曜日を日付欄13Aに記載し、その日のやるべき業務項目や会議の予定などをメモ欄13Cにリストアップする。この際、その日の前日にメモ欄13Cに記載された業務項目等を確認し、前日に完遂できなかった項目や進行中の項目などを確認し、必要に応じて当日の業務項目として書き写す。また、業務項目をもれなく設定するために、併せてマンスリースケジュール欄も参照して業務項目を設定することがさらに好ましい。この際、色説明部13Dに従って、使用者の参加するメインプロジェクトにかかる業務項目は黒字で記載し、使用者の参加するメインプロジェクト以外の業務は青字で記載する。
次いで使用者は、メモ欄13Cを参照しながら予定欄11を記載する。ここでは、業務項目の優先度や作業量に応じて、業務項目の遂行順を決定し、業務項目ごとに、開始時間および終了時間を両端とするように、対応する予定用単位時間区画11aを縦方向に跨ぐように両端を矢印にした直線を予定記載欄11Aに記載し、その直線の右隣に各業務項目を表す記号や文字を記載する。これを、その一日に予定している業務項目の全てについて繰り返し、予定欄11の記載を終了する。なお、一月分のデイリースケジュール管理シート10がノートに綴じられているため、会議や出張などの予定は、予定が決まった時点で記載してもよい。ここで、予定記載欄11Aおよび実績記載欄12Aは、メモ欄13Cと同様に色分け記載を行うことが好ましい。
次いで使用者は、予定欄11の記載が終了したノートを上司に提出し、当日の予定の確認を依頼する。上司は、業務項目の内容および各業務項目に応じた時間管理が適切であるかどうかチェックし、予定確認欄14に押印する。この予定欄11によれば、一日に設定された業務項目が明確であるか、適切な時間が割り当てられているか、上司などの第三者にとっても明確であるため、第三者と情報を共有することにより効率のよい業務項目の処理の順番がある場合などには適宜アドバイスを行うことができ、作業効率の改善に有効である。
確認を受けた使用者は、ノートに記載された業務項目順に業務を開始し、実績記載欄12Aに各時間帯に実際に行った業務内容およびかかった時間などの実績を記載する。ここでは、予定欄と同様に開始時間および終了時間を両端とするように、対応する実績用単位時間区画12aを縦方向に跨ぐように両端を矢印にした直線を記載し、その直線の右隣に各業務項目を記載する。この実績記載欄12Aへの記載は、一日の業務の終了時など所定の時間に行ってもよいが、各業務項目の完遂ごとに行うことが好ましい。
また、業務を行いながら、新たな業務依頼など適宜記録すべき業務項目が生じた場合には、右のメモ欄13Cなどに記載する。このように、使用日の出来事や翌日以降に引き継ぎたい事項などをメモ欄13Cに記載しておくと、後日各使用日の出来事や引き継ぎ事項を把握しやすい。また、広くメモ欄13Cが設けられていることにより、十分に必要な情報を記載することができる。
一日の業務が終了すると、使用者はその日の達成度をメモ欄13Cなどに記載する。そして、実績記載欄12Aの確認を上司に依頼する。上司は、実績記載欄12Aの記載から業務の作業時間や達成度を確認して実績確認欄15に押印し、必要に応じて使用者と意思疎通(コミュニケーション)を取り、場合によってはアドバイスを行う。
上記のデイリースケジュール管理欄1によれば、予定欄11と実績欄12にそれぞれ所定の業務可能時間を所定の時間間隔で分割した予定用単位時間区画11aと実績用単位時間区画12aを表す指標を設け、対応する予定用単位時間区画11aと実績用単位時間区画12aとを近接して配置しているため、予定用単位時間区画11aに記載された予定と比較しながら、実績用単位時間区画12aに記載された業務項目とその順番、および各業務項目に対して実際に費やした時間や業務内容を容易かつ明確に把握できる。
ここで、上述した意思疎通(コミュニケーション)について詳しく説明する。本実施形態においてこの意思疎通は、前述した予定欄11に書き込みを行い、またその予定に関する実績を実績欄12に書き込んだノートの使用者と、その使用者の上司との間で取られるものであるが、使用者は予定欄11や実績欄12への書き込みに際して当然それらの書き込み事項を読んでいる。また上司も、業務の作業時間や達成度を確認するに当たり、少なくとも実績欄12は読んでおり、さらに予定欄11の記載も読んでいることが多い。
そのような使用者と上司の間では、それぞれが予定欄11および/または実績欄12から読み取った事項に関して、例えば対面しながら意見交換等の意思疎通を図ることも多い。そのような意思疎通がなされたか否かは、予定欄11に記載されている予定の妥当性を検討したり、実績欄12に記載されている実績を評価したりする上で重要な要素となる。つまり例えば、ある年月日にこの意見交換等の意思疎通がなされている場合、その日の翌日以降に(特に翌日辺りに)予定欄11に記載された予定は、その日以前に記載された予定と比べてより妥当なものであることが多い。またその意思疎通がなされた日の翌日以降に(これも特に翌日辺りに)実績欄12に記載された実績は、その日以前に記載された実績と比べてより信頼性が高いものであることが多い。
以上の見地から、本実施形態における「意志疎通(コミュニケーション)」とは、使用者と上司が対面しながら言葉を交わすことに限定するものであり、いわゆるメールやチャット等による文面のみのやり取りは含まないものとする。なお、この「対面しながら言葉を交わす」ということには、ビデオ会議ツールなどを用いてお互いの顔を見ながら話すことも含むものとする。この「意志疎通」の定義については、本考案によるノートを使用開始する頃に、使用者と上司との間で確認しておくのが望ましい。
ノートの使用者または上司は、上記意思疎通が実際に取られた場合は、意思疎通後の適宜の機会に、意思疎通確認欄16の意思疎通記載欄16Aに、意思疎通が取られたことを示す記載をする。この記載はより具体的には、予定欄11に記載された予定の中のどの予定に関して意思疎通が取られたのかが分かるようになされる。つまり、前述したように、考えられていた予定に対応する予定用単位時間区画11aを縦方向に跨ぐように両端を矢印にした直線を予定記載欄11Aに記載した場合は、意思疎通記載欄16Aに、その矢印付き直線と同じ時間領域に亘る棒(バー)を記載する。意志疎通が複数の予定に関してなされた場合は、予定記載欄11Aに記載された複数の矢印付き直線にそれぞれ対応する棒を記載する。
なお意思疎通が、実績欄12に記載された実績に関してなされた場合も、実績欄12に記載された実績の中のどの実績に関して意思疎通が取られたのかが分かるようになされる。つまり、前述したように、実績に対応する実績用単位時間区画12aを縦方向に跨ぐように両端を矢印にした直線を実績記載欄12Aに記載した場合は、意思疎通記載欄16Aに、その矢印付き直線と同じ時間領域に亘る棒(バー)を記載する。意志疎通が複数の実績に関してなされた場合は、実績記載欄12Aに記載された複数の矢印付き直線にそれぞれ対応する棒を記載する。
なお、意思疎通記載欄16Aに上記のように記載する棒は、意思疎通が取られたことが一目で分かるように、例えばタイトル欄16Bに記載された「CB」の案内に即して、赤色等のカラーで記載するのが好ましい。また意思疎通が取られたことを上述のような棒で示す代わりに、例えばカラーで示された矢印付き直線を用いてもよい。その場合は、矢印が跨ぐ1つあるいは複数の意思疎通記載欄16Aの上縁(時間軸上で最古の時点を示す縁)と下縁(時間軸上で最新の時点を示す縁)との間に矢印付き直線を引けばよい。なお図1に、予定記載欄11Aに記載された矢印付き直線の例をY1、Y2として2つ示し、それらに各々対応して意思疎通記載欄16Aに記載された棒の例をB1、B2として示す。
また意思疎通記載欄16Aに上記棒や矢印付き直線を記載した者、つまり意思疎通が取られたことを記載した者が誰であるか判別可能とするために、例えば使用者は赤色で、上司は青色でというように、各意思疎通記載者にそれぞれ特有とされた色で棒や矢印付き直線を記載してもよい。また意思疎通記載欄16Aは、意思疎通が取られたこと以外の事項を記載するために利用されても構わない。
次に、本考案の第2実施形態によるデイリースケジュール管理シート20およびこれを用いたノートを、図面を参照して説明する。図2は本実施形態のデイリースケジュール管理欄5が印刷された用紙(デイリースケジュール管理シート)20を示している。本実施形態のノートは、横長用紙の一例である横置きA5サイズ用紙が複数枚、一つの短辺で折り返すように綴じられてなるA5横型ノートである。このノートは詳細には、表紙から順に、使用者の名前と使用者が所属する業務プロジェクトのプロジェクト名と使用期間の記載スペースがそれぞれ設けられた表紙ページと、1ヶ月全体の予定(Monthly Schedule)を記入するための欄が印刷された表紙裏ページと、毎日/毎週行う仕事を確認して確認結果を一覧(Daily Checklist)として書き込めるようにした第1ページと、デイリースケジュール管理欄5が印刷された見開き2ページを1日分として、それが1ヶ月分連ねられた複数ページと、裏表紙の裏面に対面する空白ページと、裏表紙ページとを有する。
以下、本考案が適用された図2表示の見開き2ページについて説明する。ここでは、見開き2ページのうちの左ページをL、右ページをRとして説明する。デイリースケジュール管理欄5は基本的に、左ページLおよび右ページRに亘って形成された予定欄21、同じく左ページLおよび右ページRに亘って形成された実績欄22、および後述する任意記載欄2から構成されている。
予定欄21は、縦罫線で区切って表した複数の予定用単位時間区画21aからなる予定記載欄21Aと、各ページの最左部に設けられ、「予定」とタイトル文字が印刷されたタイトル欄21Bと、予定記載欄21Aの上側に位置して、該予定記載欄21Aの各予定用単位時間区画21aにそれぞれ対応する時間を印刷した時間欄21Cとを有する。本例における予定記載欄21Aは、業務時間が含まれる8:00から20:00を60分間隔で分割したものである。つまり予定用単位時間区画21aは各々が、一例として単位時間が60分の時間区画を表す。この単位時間が60分であることは、隣り合う時間欄21Cに記載された時間から分かるようになっている。また本例では時間欄21Cに、単位時間60分の半分である30分を示す目盛りも記載されている。
予定欄21は、予定用単位時間区画21aを識別できるように指標が付されていれば、罫線を設ける替わりに別の指標を用いてもよい。例えば、罫線に替えて目盛りを用いてもよく、予定用単位時間区画21aごとに色を異ならせてもよい。また、時間欄21Cにおける所定の時間間隔表示は、任意の時間間隔としてよいが、30分間よりもさらに短い例えば10分から20分の間の時間間隔とされてもよい。また、時間欄21Cは、予定用単位時間区画21aごとに対応する時間をそれぞれ記載してもよく、複数の所定の単位時間おきに時間を記載してもよい。なお、時間欄21Cは予定記載欄21Aの各予定用単位時間区画21a中において、右端や左端に設けてもよい。
実績欄22は、予定に対する実績を書き込むための欄であって、予定欄21の下に近接して設けられている。実績欄22は、実績記載欄22Aと、各ページの実績欄22の左端に設けられ、「実績」とタイトル文字が印刷されたタイトル欄22Bとからなる。実績記載欄22Aは、前述した8:00-20:00について60分間隔で分割した実績用単位時間区画22aを縦罫線で区切って表しており、実績用単位時間区画22aのそれぞれが予定用単位時間区画21aのそれぞれの下側に、間に後述する意思疎通用単位時間区画26aを介して隣接して位置するように構成されている。こうして近接し合う予定用単位時間区画21aと実績用単位時間区画22aは、それぞれ同じ時間区画を示している。
実績用単位時間区画22aは、予定欄21で表している予定用単位時間区画21aと同じ単位時間をそれぞれ表すものであれば、任意の指標により単位時間を表してよい。例えば、予定欄21と実績欄22とで時間間隔を表す指標を異なるようにしてもよい。また、実績欄22に、予定欄21とは別の時間欄を設けてもよい。また、本実施形態では、予定欄21と実績欄22の各単位時間区画が近接しているが、例えば、予定欄21と実績欄22の各単位時間区画がそれぞれ対比可能に近傍に並列されていれば、予定欄21と実績欄22との間に時間欄や空隙などが存在してもよい。
なお予定欄21には、該予定欄21への書き込み操作を案内、補助する吹き出し状の案内表記G1およびG2が印刷されている。案内表記G1の内部には、例えば「矢印用ガイドラインに沿って予定を引く」との案内文が書かれている。案内表記G2の内部には、例えば「矢印用ガイドライン」との案内文が書かれている。なお、この矢印用ガイドラインは、予定記載欄21Aの上部において、該予定記載欄21Aの左右方向全長に亘って印刷で引かれた比較的薄い破線21Gのことである。
また実績欄22にも、該実績欄22への書き込み操作を案内、補助する吹き出し状の案内表記G3およびG4が印刷されている。案内表記G3の内部には、例えば「仕事が終わるたびに、実績を記入 ※仕事と実績の差分の大きさにめげず、実際の通りを記入することが肝心」との案内文が書かれている。案内表記G4の内部には、例えば「予定以外の割り込み作業が発生した場合は赤字で線を引く」との案内文が書かれている。このような案内文が書かれていることにより、このノートを使い慣れていない者であっても、該ノートを適切かつ効率的に使用可能となる。
以上説明した予定欄21および実績欄22の他に、左ページLおよび右ページRには、任意の事項を書き込むための任意記載欄2が設けられている。任意記載欄2は詳細には、左ページLに記載された任意記載欄2Aおよび2Cと、右ページRに記載された任意記載欄2B、2Dおよび2Eとの集合である。この任意記載欄2については、後に詳述する。
また予定欄21と実績欄22との間には、意思疎通確認欄26が設けられている。この意思疎通確認欄26は、左右方向に並ぶ複数の意思疎通記載欄26Aと、これらの意思疎通記載欄26Aの左側に設けられて「CB」とタイトル文字が印刷されたタイトル欄26Bとからなる。この「CB」も、カラーバーを意味する。意思疎通記載欄26Aは、前述した予定用単位時間区画21aおよび実績用単位時間区画22aに対応した指標を備えたものである。つまり意思疎通記載欄26Aは、互いに縦罫線で区切られた複数の意思疎通用単位時間区画26aからなるものであるが、各意思疎通用単位時間区画26aは、予定用単位時間区画21aおよび実績用単位時間区画22aとそれぞれ同じ時間区画を示すように上下に延びる罫線で繋がっている。
左ページLの予定欄21の上の部分には、本実施形態のノートの商品名で該ノートを示し、その概要や使用の仕方について説明した説明文3が記載されている。一方、右ページRの予定欄21の上の部分には、予定欄21および実績欄22以外の書き込み部分の利用について説明した説明文4が記載されている。これらの書き込み部分における書き込み事項は、具体的には下記5つの事項である。
1.Monthly Schedule
2.Daily Checklist
3.Today’advice
4.Parking Area
5.Action Item
1.Monthly Schedule
2.Daily Checklist
3.Today’advice
4.Parking Area
5.Action Item
上記1.Monthly Schedule とは、前述した表紙裏ページにおいて記入される1ヶ月全体の予定(Monthly Schedule)を指しており、ここでは1.Monthly Scheduleの表記に続けて、その予定記入に関する説明が記載されている。上記2.Daily Checklist とは、前述した第1ページにおいて記入される確認結果一覧(Daily Checklist)を指しており、ここでは2.Daily Checklistの表記に続けて、その確認結果の記入に関する説明が記載されている。このように、基本的に毎日書き込みがなされるデイリースケジュール管理欄5を見る都度、上記表紙裏ページや第1ページにおける記入に関して確認することができる。
また、3.Today’advice とは、上記左ページLの任意記載欄2Cに書き込む事項を示している。ここでは3.Today’advice の表記に続けて、その書き込み事項に関する説明、例えばどのような事項を書き込んでおくと便利であるか、等が記載されている。それに対応した任意記載欄2Cでの書き込みの具体例としては「全員にアナウンスする(部下へもアピール) すぐに行動を変える」のようなことが挙げられる。なお任意記載欄2Cには、ここが3.Today’advice の書き込みを推奨あるいは指定する欄であることを示す「3.Today’advice 」の表示がなされている。
4.Parking Area とは、上記右ページRの任意記載欄2Dに書き込む事項を示している。ここでは4.Parking Area の表記に続けて、その書き込み事項に関する説明、例えばどのような事項を書き込んでおくと便利であるか、等が記載されている。それに対応した任意記載欄2Dでの書き込みの具体例としては「歓迎会、支払い/ギフト代」のようなことが挙げられる。なお任意記載欄2Dには、ここが4.Parking Area の書き込みを推奨あるいは指定する欄であることを示す「4.Parking Area 」の表示がなされている。
5.Action Item とは、上記右ページRの任意記載欄2Eに書き込む事項を示している。ここでは5.Action Item の表記に続けて、その書き込み事項に関する説明、例えばどのような事項を書き込んでおくと便利であるか、等が記載されている。それに対応した任意記載欄2Eでの書き込みの具体例としては、予定欄21および実績欄22での記載を略号で済ませるための「P022、(1)レビュー/修正、(2)レビュー反映、(3)テスト」のようなことが挙げられる。なお任意記載欄2Eには、ここが5.Action Item の書き込みを推奨あるいは指定する欄であることを示す「5.Action Item 」の表示がなされている。上に挙げた任意記載欄2C、2Dおよび2E以外の任意記載欄2Aおよび2Bは、特に内容を限ることなく種々の任意事項を書き込むために利用可能である。
以上説明した通りの説明文3および4が書かれ、それに対応して任意記載欄2C、2Dおよび2Eにも書き込みを案内する表示がなされていることにより、このノートを使い慣れていない者であっても、該ノートを適切かつ効率的に使用可能となる。
以下、上記デイリースケジュール管理欄5およびノートの作用および効果を説明する。ここではノートの使用者として企業勤務者を例に取り、使用方法の具体例を説明する。使用者はまず、業務開始とともに、ノートの使用日に該当するページを開き、その日の日付や曜日を任意記載欄2Eに記載した上で、その日に為すべき業務項目(アクションアイテム:Action Item)や、予定会議(MTG)などを任意記載欄2Eにリストアップする。その際、前日のページの実績欄22や任意記載欄2E等を参照して、前日に完遂できなかった項目や進行中の項目などを確認し、必要に応じて当日の業務項目として任意記載欄2Eに書き写す。また、業務項目を洩れなく設定するために、前述した表紙裏ページに記載された1ヶ月全体の予定(Monthly Schedule)も合わせて参照して業務項目を設定することが好ましい。
次いで、使用者は任意記載欄2Eを参照しながら予定欄21に所定事項を記載する。ここでは、業務項目の優先度や作業量に応じて、業務項目の遂行順を決定し、業務項目ごとに、開始時間および終了時間を両端とするように、対応する予定用単位時間区画21aを跨いで両端を矢印にした直線を予定記載欄21Aに記載し、その矢印付き直線の近く、例えば下側に、各業務項目を表す記号や文字を記載する。なお上記矢印付き直線を記載する際は、前述したガイドライン21Gを目安にすることができる。これを、その一日に予定している業務項目の全てについて繰り返し、予定欄21の記載を終了する。なお、一月分のデイリースケジュール管理欄5がノートに綴じられているため、会議や出張などの予定は、予定が決まった時点で記載してもよい。また、予定記載欄21Aおよび後述する実績記載欄22Aは、適宜色分け記載することが好ましい。
次いで使用者は、予定欄21の記載が終了したノートを上司に提出し、当日の予定の確認を依頼する。上司は、業務項目の内容および各業務項目に応じた時間管理が適切であるかチェックし、例えば任意記載欄2A等に押印する。この予定欄21によれば、一日に設定された業務項目が明確であるか、適切な時間が割り当てられているか、上司などの第三者にとっても明確であるため、第三者と情報を共有することにより効率のよい業務項目の処理の順番がある場合などには適宜アドバイスを行うことができ、作業効率の改善に有効である。
確認を受けた使用者は、ノートに記載された業務項目順に業務を開始し、実績記載欄22Aに各時間帯に実際に行った業務内容およびかかった時間などの実績を記載する。ここでは、予定欄21と同様に開始時間および終了時間を両端とするように、対応する実績用単位時間区画22aを跨ぐように両端を矢印にした直線を記載し、その矢印付き直線の近くに各業務項目を記載する。なお上記矢印付き直線を記載する際にも、前述したガイドライン21Gを目安にすることができる。この実績記載欄22Aへの記載は、一日の業務の終了時など所定の時間に行ってもよいが、各業務項目の完遂ごとに行うことが好ましい。
なお本実施形態では、その日に消化できなかった業務項目を、任意記載欄2Eに記載するようにしている。そのために任意記載欄2Eには、そのことを案内、補助する吹き出し状の案内表記G5が印刷されている。この案内表記G5の内部には、例えば「その日消化できなかった項目を記入する。」との案内文が書かれている。上述のように任意記載欄2Eに記載されたことは、次の日以降に為すべき業務項目をリストアップする上での参考情報となり得るものである。
また、図やグラフなど業務のために必要な各種情報などは、任意記載欄2の中のいずれかに適宜記載することができる。この際、特に任意記載欄2Aおよび2Bでは、所定間隔でドットが付された罫線が引かれているので、グラフや図をドットと罫線の両方を参考に綺麗かつ容易に記載することができる。
また、任意記載欄2のその他の使用方法として、例えば、プロジェクトマネージャーなどの管理者がプロジェクトの進捗を把握したい場合など、管理者のノートの任意記載欄2に、使用日のプロジェクト参加者の業務項目を記載してもよい。また、任意記載欄2を、使用者個人の情報を記載するために利用することもできる。例えば、使用日の使用金額などを任意記載欄2の一部に毎日記録して小遣い帳のように使用することができる。
一日の業務が終了すると、使用者は実績記載欄22Aに、さらには任意記載欄2の中のいずれかを実績記載欄として、そこにその日の達成度を記載する。そして、実績記載欄の確認を上司に依頼する。上司は、業務の作業時間や達成度を確認して、任意記載欄2の中のいずれかに設定した実績確認欄に押印し、必要に応じてアドバイスを行う。なお、このような実績確認欄は特に設けなくても構わない。
上記のデイリースケジュール管理欄5によれば、予定欄21と実績欄22にそれぞれ所定の業務可能時間を所定の時間間隔で分割した予定用単位時間区画21aと実績用単位時間区画22aを表す指標を設け、対応する予定用単位時間区画21aと実績用単位時間区画22aを隣接して配置しているため、予定記載欄21Aに記載された予定と比較しながら実績記載欄22Aに記載された業務項目とその順番、および各業務項目に対して実際に費やした時間や業務内容を対比しつつ容易かつ明確に把握できる。
また本実施形態では、第1実施形態における意思疎通確認欄16と同様の意思疎通確認欄26が設けられていることにより、上記意思疎通確認欄16が奏するものと同様の作用、効果を得ることができる。ただし本実施形態の意思疎通確認欄26における複数の意思疎通記載欄26Aは、経過時間に対応して左右方向に並ぶように配置されている。そこで、意思疎通が取られたことを示す棒は、この場合は左右方向に延びるように記載される。このことを明示するため図2に、予定記載欄21Aに記載された矢印付き直線の例をY1、Y2として2つ示し、それらに各々対応して意思疎通記載欄26Aに記載された棒の例をB1、B2として示す。
以上、2つの実施形態を挙げて本考案を説明したが、本考案は上記実施形態に限定されず、種々の変形が可能である。上記のような綴じ込みタイプのノートだけでなく、例えばルーズリーフやスケジュール帳のリフィルなどに適用してもよい。また、ノートのサイズも例示したサイズに限られず、様々な縦長用紙または横長用紙を使用してもよい。
1、5 デイリースケジュール管理欄
10、20 デイリースケジュール管理シート
11、21 予定欄
12、22 実績欄
13 予備欄
14 予定確認欄
15 実績確認欄
16、26 意思疎通確認欄
10、20 デイリースケジュール管理シート
11、21 予定欄
12、22 実績欄
13 予備欄
14 予定確認欄
15 実績確認欄
16、26 意思疎通確認欄
Claims (3)
- 1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、
前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、
前記予定欄と前記実績欄との間に形成されて、前記予定欄および/または前記実績欄を読んだ者同士の間で前記予定および/または前記実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、
からなるデイリースケジュール管理欄を印刷した用紙を綴じてなることを特徴とするノート。 - 前記意思疎通確認欄が、前記予定用単位時間区画に対応した指標を備えたものである請求項1に記載のノート。
- 1日の所定の時間帯の予定を書き込むための予定欄であって、前記所定の時間帯を所定の単位時間毎に分割した予定用単位時間区画を示す指標を備えた予定欄と、
前記予定欄に隣接して設けられた、前記予定に対する実績を書き込むための実績欄であって、前記所定の時間帯を前記所定の単位時間毎に分割した実績用単位時間区画であって、該実績用単位時間区画のそれぞれが前記予定用単位時間区画のそれぞれに隣接して位置する実績用単位時間区画を示す指標を備えた実績欄と、
前記予定欄と前記実績欄との間に形成されて、前記予定欄および/または前記実績欄を読んだ者同士の間で前記予定および/または前記実績に関して意思疎通がなされたことを記載するための意思疎通確認欄と、
からなるデイリースケジュール管理欄が印刷されたことを特徴とするデイリースケジュール管理シート。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2021004404U JP3235947U (ja) | 2021-11-17 | 2021-11-17 | ノートおよびデイリースケジュール管理シート |
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