JP3110956B2 - 帳票出力方法及び装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は帳票出力方法及び装置に
係り、特に、データが発生した日時毎に１レコード分の
データが格納されたファイルから必要とする項目のデー
タを抽出し、所定のフォーマットの帳票として出力する
帳票出力方法及び装置に関する。コンピュータを用いて
データを管理を行い、そのデータを用いて種々の帳票を
作成し出力することが、日常的な業務として行われてい
る。このような業務を円滑に効率よく遂行するために
は、必要とする帳票の作成を容易に行えることが要求さ
れる。

【０００２】また、帳票には長期間のデータを順次出力
する場合があり、このような、データの出力にはデータ
を一列に配列して表示した方が見やすい場合がある。

【０００３】

【従来の技術】従来において、ファイルに格納されたデ
ータの中から必要なデータを抽出し、所定のフォーマッ
トの帳票を作成するためには、担当者が綿密な業務分析
を行った上で、データの管理から帳票を作成するまでの
間の仕組みを設計し、作成すべき帳票毎に専用のアプリ
ケーションプログラム（抽出プログラム）を作成してい
た。

【０００４】このとき、ファイルはデータが発生した日
時毎に１レコードのデータとして格納する、いわゆるデ
ータ発生主義的にデータ管理を行っており、従来の抽出
・編集プログラムではデータを１レコード単位で扱って
おり、編集時には異なるレコードのデータは改行して出
力されていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかるに、従来の帳票
出力方法及び装置ではファイルから抽出されたデータは
１レコード単位で処理されており、出力処理時には１レ
コードを一まとまりとして出力が行なわれるため、異な
るレコードのデータをまとめて出力することはできず、
例えば、長期間のデータを一目で確認することはでき
ず、見にくい帳票しか入手できず、複数レコードのデー
タを１つの明細として出力するためには出力処理プログ
ラムの変更が必要で、容易に必要とする帳票を得ること
ができない等の問題点があった。

【０００６】本発明は上記の点に鑑みてなされたもの
で、複数レコードのデータを１つの明細として出力でき
る帳票出力方法及び装置を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、各々が、デー
タの発生日時毎に１レコードずつのデータを格納した構
成とされており、格納されるデータの項目が互いに異な
る複数のデータファイルと、抽出すべきデータの項目を
指示する指示手段と、前記指示手段により指示されたデ
ータ項目に応じた複数のレコードのデータを前記複数の
データファイルから抽出し、前記複数のデータファイル
から抽出した複数のレコードのデータを一つのレコード
のデータとして出力するデータ抽出・編集手段とを有す
る構成としてなる。

【０００８】

【作用】本発明によれば、データ項目の異なる複数のデ
ータファイルから指示手段により指示された項目のデー
タを抽出し、抽出したデータをデータが発生した日時が
異なる複数のレコードのデータを１レコードのデータと
して出力できるため、項目の異なる複数のレコードのデ
ータを帳票上に日時毎の明細として出力できる。このた
め、例えば、帳票上で複数のレコードのデータを一列で
印刷でき、長期にわたって格納されたデータを一目で確
認できる帳票が実現できる。

【０００９】

【実施例】図１に本発明の一実施例の機能ブロック図を
示す。本実施例の帳票出力装置１は各社員のデータがデ
ータが発生した日時毎に、いわゆるデータ発生主義的
に、格納されたデータファイル２、ユーザが必要とする
データを指示する出力項目指示部３、出力項目指示部３
で指示された項目に従ってデータファイル２よりデータ
を抽出し、指示されたフォーマットに従って編集する抽
出・編集処理部４、抽出・編集処理部４で抽出され、編
集されたデータがファイルされる中間ファイル５、中間
ファイル５にファイルされたデータを帳票８として出力
する出力処理部７、出力処理部７に帳票８の印刷形式を
指示する印刷形式指示部６より構成される。出力項目指
示部３はコンピュータ端末装置等より構成され、オペレ
ータが必要とする帳票の記載項目及びデータ抽出条件等
の情報を抽出・編集処理部４に入力する。

【００１０】抽出・編集処理部４は出力項目指示部３に
より指示された帳票への出力項目及びデータ抽出条件に
応じてデータファイル２よりデータを抽出し、帳票とし
て印刷等の出力が可能なデータとして中間ファイル５に
格納する。中間ファイル５には帳票として出力すべきデ
ータが格納される。印刷形式指示部６はコンピュータ端
末装置等より構成され、出力処理部７に対して出力すべ
き帳票８の印刷形式等のフォーマットの情報を提供す
る。

【００１１】出力処理部７はプリンタ等よりなり、印刷
形式指示部６で指示された印刷形式等の情報に従って中
間ファイル５に格納されたデータを文字情報等に変換し
つつ、配置し、帳票８を出力する。データファイル２に
は例えば人事管理用データベースであれば、各社員毎に
所属、資格、担当等の別に、辞令が発生した日時順に所
属、資格、担当等を識別するコードＮｏ．が格納されて
いる。つまり、データファイル２はいわゆるデータ発生
主義的にデータが管理されている。

【００１２】図２にデータファイル２のデータ構成図を
示す。図２はデータファイル２を人事管理用データベー
スとした場合のファイル構成を示す。人事管理用データ
ベースは例えば、社員の所属、資格等の経歴がデータ発
生主義的にファイルされた経歴ファイルＨＡ及び社員の
担当等の像の係歴がデータ発生主義的にファイルされた
係歴ファイルＨＢより構成される。

【００１３】経歴ファイルＨＡは図２（Ａ）に示すよう
に社員番号、辞令のおりた日付、所属、資格等が１レコ
ード分のデータとして格納され、例えば最上段に示され
るデータは社員番号１２３の社員は１９７２年４月１日
（コードＮｏ．１９７２０４０１）に本社（所属コード
Ｎｏ．１００）に‘一般’（資格コードＮｏ．１０）の
資格として配属されたことを示している。

【００１４】係歴ファイルＨＢは図２（Ｂ）に示すよう
に社員番号、辞令のおりた日時、担当等が１レコードの
データとして格納され、例えば、最上段に示されたデー
タは社員番号１２３の社員が１９７２年４月１日（コー
ドＮｏ．１９７２０４０１）に“預貯金”（担当コード
Ｎｏ．４０）の担当（係）になったことを示している。

【００１５】図３に抽出・編集処理部４の処理動作フロ
ーチャートを示す。抽出・編集処理部４はまず、編集件
数をカウントするカウンタをクリアする（ステップＳ
１）。次にデータファイル２のデータを１レコード分読
み込む（ステップＳ２）。ここで、データファイル２に
読み込むべきデータ有無を判別し、データファイル２内
のデータ全てに対して抽出条件の検索を行ったか否かを
判別する（ステップＳ３）。

【００１６】ステップＳ３でデータファイル２内に読み
込まれたデータが有れば、次に読み込まれたデータの社
員番号を前回読み込まれたデータの社員番号と比較する
ことにより読み込まれたデータが前回データの社員と別
の社員のものか同じ社員のものかを判別する（ステップ
Ｓ４）。ステップＳ４で前回データの同じ社員のデータ
であると判断された場合には次に読み込まれたデータが
抽出条件を満すか否かが判断される（ステップＳ５）。
読み込まれたデータが抽出条件を満たす場合には次に編
集件数と帳票出力項目指示部３により指示された繰り返
し回数との比較が行なわれる（ステップＳ６）。

【００１７】編集件数が繰り返し回数より小さければ、
編集係数が必要とするレコード長に達していないことに
なり、したがって編集件数に１を加算して帳票出力項目
指示部３により指示した編集パターンと合致するように
レコードを編集処理を行ない、ステップＳ２に戻ってフ
ァイルの次のデータを読み込む（ステップＳ６，７，
８）。

【００１８】また、ステップＳ４で読み込まれたデータ
が異なる社員のものであれば、次に編集件数が０か否か
を判別する（ステップＳ９）。ステップＳ９で編集件数
が０であれば初めて出力されたデータであるため、ステ
ップＳ５で抽出条件を満たすか否かが判断される。ま
た、ステップＳ９で編集件数が１以上であれば前回編集
処理されたデータがあり、今回読み込まれたデータとは
異なる社員のものであるため、前回編集処理された結果
が格納されたファイルを出力し、編集件数をクリアする
（ステップＳ１０，１１）。

【００１９】また、ステップＳ３でデータファイル２の
データが終了した場合には、編集が０か否かが判断され
る（ステップＳ１２）。ステップＳ１２で編集件数が０
であれば、データファイル２の中にデータが存在しない
ことになるため、そのまま処理を終了する。また、ステ
ップＳ１２で、編集件数が１以上であれば、結果ファイ
ルにデータが格納されているため、結果ファイルの内容
を出力し、処理を終了する（ステップＳ１３）。

【００２０】以上により社員番号毎に編集結果が中間フ
ァイル５にファイルされる。次に編集処理について説明
する。図４乃至図６に編集処理の動作説明図を示す。こ
こではデータファイル２の内容が図２に示すような内容
のものを編集処理する場合について説明する。

【００２１】まず、出力項目指示部３により社員番号１
２３の社員について１９８９年４月１日を基準日時とし
て指定した基準日付から指定日１９８０年４月１日まで
の経歴及び係歴を繰り返し回数５回として編集するよう
に指示したとする。出力項目指示部３の指示に応じて抽
出・編集処理部４は社員番号１２３の社員の経歴ファイ
ルＨＡ及び係歴ファイルＨＢを参照して図４に示すよう
に社員番号、氏名に続いて、基準日付から指定日までの
間の所属・資格・担当（係）を所属・資格・担当（係）
夫々のデータ発生の日付毎に順に１レコード分のデータ
として編集する。

【００２２】このとき、抽出・編集処理部４は図５に示
すように、経歴ファイルＨＡ及び係歴ファイルＨＢの基
準日（１９８９年４月１日）から指定日（１９８０年４
月１日）まで逆昇り、図５中(5) →(4) →(3) →(2) ，
及び(10)→(9) →(8) →(7)の順でデータを読み込む。
データを読み込む際、抽出・編集処理部４はデータの発
生日付を認識し、新しい日付の順に所属・資格・担当を
検索する。

【００２３】まず、基準日付（１９８９年４月１日）以
前に逆昇って順にデータの発生日付を検索し、このとき
の日付の所属・資格・担当を識別する。図５では(5) ，
(10)の所属：目黒（コードＮｏ．４１０）、資格：主事
２級（コードＮｏ．３０）、担当（係）：融資（コード
Ｎｏ．２０）が抽出される。次に、(4) ，(9) の所属：
本社（コードＮｏ．１００）、資格：主事２級（コード
Ｎｏ．３０）、担当：外為（コードＮｏ．１０）が抽出
される。

【００２４】次に経歴ファイルＨＡの(3) の所属：名古
屋（コードＮｏ．５００）、資格：主事３級（コードＮ
ｏ．２０）が抽出され、(3) の日付が含まれる係歴ファ
イルＨＢの日付の期間を検索する。図５においては、
(3) の日付（１９８２年４月１日）は係歴ファイルＨＢ
の(8) のデータが発生した日時（１９８１年１０月１
日）から(9) のデータの発生した日時（１９８５年１０
月１日）までの間に含まれ、(8) の担当：融資はデータ
の発生した日付の１９８１年１０月１日から担当：外為
となる(9) の１９８５年１０月１日まで有効となるた
め、(3) の日付（１９８２年４月１日）における担当は
融資と判断する。

【００２５】(3) からの逆昇ったときに次に現われる日
付は係歴ファイルＨＢの(8) の日付の１９８１年１０月
１日となる。このため、まず、(8) のデータである担
当：融資が抽出され、次に経歴ファイルＨＡが検索さ
れ、(8) のデータが発生した日付が含まれるデータを検
索する。(8) の日付（１９８１年１０月１日）は経歴フ
ァイルＨＡの(3) の発生した日付（１９８０年４月１
日）と(3) の発生した日付（１９８２年４月１日）との
間に含まれ、(2) の所属：大阪、資格：一般は(2) のデ
ータの発生した日付（１９８０年４月１日）から、次の
(3) のデータが発生する日付（１９８２年４月１日）ま
で有効となるため、(8) の担当：融資が発生した日付
（１９８１年１０月１日）における所属は大阪：資格は
一般であると判定される。

【００２６】また、さらに日付を指定日（１９８０年４
月１日）まで逆昇ると経歴ファイルＨＡの(2) のデータ
の日付（１９８０年４月１日）が現われる。(2) のデー
タの所属：大阪、資格：一般が抽出され、さらに、係歴
ファイルＨＢが検索され、(2) が発生した日付が含まれ
るデータが検索される。ここで、(2) が発生した日付
（１９８０年４月１日）は係歴ファイルＨＢの(7) の日
付（１９７８年４月１日）と(8) の日付（１９８１年１
０月１日）との間に含まれ、(7) の担当：渉外は(7) の
日付（１９７８年４月１日）から(8) の担当：融資に変
更になるまで有効となるため、(2) が発生した日付では
担当（係）は‘渉外’と判定できる。

【００２７】以上のように、データが発生した日付を基
準日（１９８９年４月１日）から指定日（１９８０年４
月１日）まで逆昇って所属、資格、担当を抽出する。次
に上記の方法によりデータ発生日付毎に得た所属・資格
・担当のデータを図６（Ａ）に示すように社員番号とそ
の社員の氏名と共に新しい日付の順に所属資格、担当を
１〜５の５回繰り返して中間ファイル５に格納する。こ
のとき、図６（Ａ）に示すようなデータを１レコード分
のデータとして格納する。なお、図６（Ａ）に示すよう
に構成された中間ファイル５は出力項目指示部３の指示
に応じて抽出・編集処理部４を動作させ、図６（Ｂ）に
示すように資格の昇順に並べ換えたり等の編集処理が可
能である。

【００２８】以上のように、本実施例によれば、抽出・
編集処理部４によりデータファイル２にデータ発生主義
的に格納されたデータを複数のレコードを出力項目指示
部３で指示した条件に応じて１レコードにまとめて編集
し、中間ファイル５としてファイルできるため、中間フ
ァイル５を出力処理部７により印刷形式指示部６で指示
された印刷形式で帳票８として出力処理する場合に従来
の出力処理のように１レコードのデータを一まとまりと
して処理した場合でも複数のレコードとしてデータファ
イル２にファイルされたデータを１明細化して出力可能
となる。例えば、長期間に及ぶデータを一行で出力で
き、一目で情報認識が可能となり、見やすい帳票を出力
できる。

【００２９】

【発明の効果】上述の如く、本発明によれば、データ項
目の異なる複数のデータファイルから指示手段により指
示された項目のデータを抽出し、抽出したデータをデー
タが発生した日時が異なる複数のレコードのデータを１
レコードのデータとして出力できるため、項目の異なる
複数のレコードのデータを帳票上に日時毎の明細として
出力でき、よって、帳票上で複数のレコードのデータを
一列で印刷でき、長期にわたって格納されたデータを一
目で確認できる帳票が実現できるなどの特長を有する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の機能ブロック図である。

【図２】本発明の一実施例のデータファイルの構成図で
ある。

【図３】本発明の一実施例の抽出・編集処理部の処理フ
ローチャートである。

【図４】本発明の一実施例の中間データファイルの１レ
コードの構成図である。

【図５】本発明の一実施例の編集処理の動作説明図であ
る。

【図６】本発明の一実施例の編集処理の動作説明図であ
る。

【符号の説明】

１ 帳票出力装置 ２ データファイル ３ 出力項目指示部 ４ 抽出・編集処理部 ５ 中間ファイル ６ 印刷形式指示部 ７ 出力処理部 ８ 帳票

フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 19/00 G06F 17/30 G06F 17/60

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 各々がデータの発生日時毎に１レコード
   ずつデータが格納された構成とされており、格納される
   データの項目が互いに異なる複数のデータファイルと、 前記複数のデータファイルに格納された異なる項目のデ
   ータから指示手段により指示された 項目のデータを抽出
   し、抽出されたデータを編集して出力するデータ抽出・
   編集手段とを有し、 前記データ抽出・編集手段により前記複数のデータファ
   イルからの前記日時の異なる項目の複数のレコードのデ
   ータを一つのレコードとして出力することを特徴とする
   帳票出力方法。
2. 【請求項２】 各々が、データの発生日時毎に１レコー
   ドずつのデータを格納した構成とされており、格納され
   るデータの項目が互いに異なる複数のデータファイル
   と、 抽出すべきデータの項目を指示する指示手段と、 前記指示手段により指示されたデータ項目に応じた複数
   のレコードのデータを前記複数のデータファイルから抽
   出し、前記複数のデータファイルから抽出した複数のレ
   コードのデータを一つのレコードのデータとして出力す
   るデータ抽出・編集手段と を有することを特徴とする帳
   票出力装置。