JP2753027B2 - 文書ファイルの編集方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、光ディスク等に文書や図書のイメージデ
ータをファイリングしておいて利用するコンピュータシ
ステム（電子ファイルシステム）に関し、特に、登録し
てある文書ファイルを一部更新する編集方法に関するも
のである。

従来の技術 電子ファイルシステムの利用形態として、システムに
既に登録してある文書ファイルの内容を部分的に随時更
新する場合がある。ファイルの内容を更新する作業はシ
ステムのワークステーションを操作して行う編集作業の
ひとつである。

つまり、文書ファイル中の更新しようとするページの
イメージデータをファイルメモリ（光ディスク装置）か
ら編集作業用メモリに読み出してディスプレイに表示
し、その表示を見ながらキーボードやマウス等を操作
し、編集作業用メモリ上（表示上）のイメージデータを
任意に変更する。そして、その変更されたイメージデー
タを前記文書ファイルに登録しなおすと、文書ファイル
の一部が更新されたことになる。

発明が解決しようとする課題 ある種の文書ファイルでは、特定の同じ文書や図表が
複数箇所に含まれている場合がある。文書ファイルを構
成しているあるまとまった部分（文書や図表）をエレメ
ントと称すると、同じエレメントがひとつの文書ファイ
ル中に何箇所もでてくる場合があり、この場合そのエレ
メントを共通エレンメントと称する。

従来の電子ファイルシステムにおいては、文書ファイ
ル中の前記共通エレメントを更新する場合、複数箇所に
でてくる共通エレメントの一つひとつについて前述した
方法で編集作業を行わなければならない、編集対象が同
じ共通エレメントであり、編集内容が同一であっても、
各エレメントについて同一の編集作業を繰返し行わなけ
ればならなかった。同じ編集作業を何回も繰返すのは非
常に面倒で時間がかかるし、途中で操作ミスを起こして
同じ内容にならなかったりする不都合を生じやすい。

この発明は前述した従来の問題点に鑑みなされたもの
で、その目的は、前記共通エレメントを等しく更新する
編集作業を簡単に行えるようにした文書ファイルの編集
方法を提供することにある。

課題を解決するための手段 そこでこの発明では、文書ファイル中の共通エレメン
トに識別子を付け、共通エレメントを含むページについ
ては当該ページ中における当該共通エレメントの位置を
編集管理情報として登録しておき、あるページの前記共
通エレメントの内容を更新した場合に、その更新した共
通エレメントを編集作業用メモリに一部保存しておき、
前記編集管理情報に従って当該文書ファイル中の他のす
べての前記共通エレメントを前記編集作業用メモリの保
存内容と置換して全共通エレメントを同じ内容に自動更
新するようにした。

作 用 前記編集管理情報により文書ファイルのどのページの
どの位置に前記共通エレメントが含まれているのかが判
る。あるページの共通エレメントについて一度だけ編集
作業を行うと、その編集結果が前記作業用メモリに保存
され、他のページの共通エレメントについては自動的に
編集処理が行われる。

実施例 まず本発明が適用される電子ファイルシステムのハー
ドウエア構成例を第１図に従って説明する。このシステ
ムは、圧縮符号化されたイメージデータからなる文書フ
ァイルとその管理情報（登録薄）が格納される光ディス
ク装置６と、原稿１のイメージを読み取るスキャナ２
と、イメージデータや各種データが一時記憶される作業
用メモリ３と、メモリ３を介してイメージデータ等を表
示する表示装置４と、スキャナ２で読み取ったイメージ
データをメモリ３を介して圧縮符号化して光ディスク装
置６に記録する符号化回路５と、光ディスク装置６から
再生された符号化イメージデータを復号化してメモリ３
にストアする復号化回路７と、当該システム全体を統轄
するメインプロセッサ11と、メインプロセッサ11に各種
の操作入力信号を与えるキーボード９およびマウス（ポ
インティングデバイス）10と、作業用メモリ３上のイメ
ージデータの編集処理を実行する編集プロセッサ８を備
える。

本発明においては、前述したように文書ファイル中の
複数箇所に含まれる同一の文書や図表を共通エレメント
と定義する。文書ファイル中には複数種類の共通エレメ
ントを含む場合があり、それらを種類ごとに識別子で区
別する。そして、共通エレメントを含むページについて
は、当該ページにおける共通エレメントの位置を第３図
に示すように編集管理情報として登録しておく。この編
集管理情報は、どの種類の共通エレメントが何ページの
どの位置に含まれているのかを所定フォーマットの表の
形に整理したもので、文書ファイルの管理情報の一部と
して光ディスク装置６に格納される。なお共通エレメン
トのページ中の位置は、例えば矩形のエレメント領域の
対角点の座標値で表現する（第３図の（a_1X、a_1y）、
（a_2X、a_2y）。

第２図は本発明を適用した編集方法の流れを示してい
る。

既登録の文書ファイルを部分更新する編集作業を行う
場合、オペレータはキーボード９やマウス10を操作し、
まず編集しようとするページのイメージデータを光ディ
スク装置６から作業用メモリ３に読み出して表示装置４
に表示させ、その表示を見ながらキーボード９やマウス
10を操作してメモリ４上（表示上）のイメージデータを
任意に変更、修正し、変更後のイメージデータをメモリ
３から光ディスク装置６の文書ファイルに登録しなおす
（第２図のステップ15→16→17→18）。また作業用メモ
リ３における所定のエリアに前記変更後のイメージデー
タを一時保存しておく（ステップ19）。

次のステップ20では、メインプロセッサ11は、いま編
集処理の行われた対象が共通エレメントなのか否かを前
記管理情報に従って判断する。共通エレメントでなけれ
ばステップ24に進み、他に編集対象があれば最初のステ
ップ15に戻る。

編集対象が共通エレメントであった場合、メインプロ
セッサ11および編集プロセッサ８はステップ20→21→22
→23を実行し、前記編集管理情報から同じ共通エレメン
トが他のどのページのどの位置にあるのかを調べ、その
ページのイメージデータを光ディスク装置６からメモリ
３に読み出し、さらにメモリ３の特定エリアに保存して
ある編集後イメージデータで置換し、その編集後イメー
ジデータを光ディスク装置６の文書ファイルに登録しな
おす。このように共通エレメントの編集作業をオペレー
タが一度行うと、同じ共通エレメントについては同じ編
集処理が自動的に行われる。

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明に係る文書ファ
イルの編集方法によれば、文書ファイル中の複数箇所に
含まれている共通エレメントに対して同じ編集処理を施
す場合、１箇所の共通エレメントに対して編集作業を行
えば、他の部分の共通エレメントについては自動的に編
集処理が行われるので、この種の編集作業が従来より圧
倒的に能率よく短時間で行え、しかも各エレメントを確
実に同一内容に編集することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明が適用される電子ファイルシステムのハ
ードウエア構成例を示すブロック図、第２図は本発明の
一実施例による編集方法の手順を示すフローチャート、
第３図は本発明における編集管理情報の概念図である。

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】特定の文書や図表を複数箇所に含む文書を
   編集するにあたり、前記特定の文書や図表をその文書フ
   ァイル中の共通エレメントと定義して識別子を付け、こ
   の共通エレメントを含むページについては当該ページ中
   における当該共通エレメントの位置を編集管理情報とし
   て登録しておき、あるページの前記共通エレメントの内
   容を更新した場合に、その更新した共通エレメントを編
   集作業用メモリに一時保存しておき、前記編集管理情報
   に従って当該文書ファイル中の他のすべての前記共通エ
   レメントを前記編集作業用メモリの保存内容と置換して
   全共通エレメントを同じ内容に自動更新することを特徴
   とする文書ファイルの編集方法。