JP2700517B2

JP2700517B2 - 文書管理方法

Info

Publication number: JP2700517B2
Application number: JP5080130A
Authority: JP
Inventors: 豊之佐藤; 恵子鈴木; 明人小林
Original assignee: Lion Corp
Current assignee: Lion Corp
Priority date: 1993-03-15
Filing date: 1993-03-15
Publication date: 1998-01-21
Anticipated expiration: 2013-01-21
Also published as: JPH06266591A

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数ペ−ジを有する種
々の文書の管理方法に関し、特に電子化された文書のリ
レーショナルデータベースを用いた文書管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、企業や官公庁等においては、肥大
化する一方の情報に対し、その業務文書を電子化するこ
とにより、文書・情報の全社的共有化や文書のペーパレ
ス化など文書管理強化の試みが多くなされている。特
に、一つの文書が書換えや改訂を繰り返して変化した
り、その文書が多部署に跨って使用されるような場合に
は、その一括管理や共有化が望まれていた。また、その
文書自体に書かれている情報を多面的に検索し、必要な
情報を必要に応じて取出すことも切望されていた。

【０００３】かかる要請の下、従来文書のシステム化
は、既存の文書をそのままイメージ情報として光ファイ
ルなどを用いて読み込み、各情報に検索のためのキーを
付与することなどによって情報を管理し、検索する形の
ものが一般的であった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ような従来の方法にあっては、文書の記憶に際して非常
に大きな記憶容量が必要であるばかりでなく、文書の内
容に対する検索ができないとか、文書間の内容の関連付
けができないなどの問題があった。特に基準書、標準書
と呼ばれるような技術的内容を記載した文書にあって
は、その内容等を検索できないことから、従来の方法は
必ずしも有効な文書管理方法とは言えなかった。

【０００５】一方、このような課題を解決するために
は、文書をイメージ情報として取込むのではなく、情報
を項目毎に分割して相互に関係性を持たせるようにすれ
ば良く、これにはリレーショナルな構造を持ったデータ
ベースシステムを用いることも考えられてはいた。しか
しながら、一般の文書は、ほとんどのものが複数ページ
の集合体であり、これをデータベース化する場合には、
１ページが複数の種類の情報から成り立っていることも
あいまって、各々が複数種類の情報を有する複数のペー
ジからなる複数の文書を、従来のリレーショナルデータ
ベースによって共通的に処理することはその構造が複雑
となり過ぎその実施が困難な状況にあった。加えて、改
訂や書換が行われ、文書間やページ間の関係や文書の発
行が刻々と変化するようなものではこれらの複数バージ
ョンを処理することは困難を極めていた。また、情報の
秘密保持という点においても、特定の利用者だけが特定
のプログラムを使用できるという方法や、特定の端末の
みがデータベースを使用できるようにする方法、データ
ベース使用資格をユ−ザ−のエントリ−を参照して制限
する方法などが提案されているが、個々のデータ単位ま
で細かく利用権利を設定することまでは出来なかった。

【０００６】本発明は、上記従来の課題を解決し、複数
種類の情報を有する複数のページからなり、かつ、いく
つものバージョンの文書が発生している種々の文書につ
いて、リレーショナルデータベースを用いて効率的に文
書管理を行う方法を提供することを目的としている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、請求項１に係る本発明は、文書データ及び所定の項
目データを格納してなるテーブルと該テーブルを管理す
る管理処理手段とを備えたリレーショナルデータベース
により構成してなり、上記テーブルは、文書を特定する
項目データを格納する必須フィールドと、文書に対応し
た項目データを格納する任意フィールドとを備えてなる
第一のテーブルと、上記第一のテーブルとの関連付けを
行う項目データと文書の改訂回数に対応する文書バージ
ョンとをそれぞれ格納する必須フィールドと、上記文書
バージヨンに対応した項目データを格納する任意フィー
ルドとを備えてなる第二のテーブルと、上記第二のテー
ブルとの関連付けを行う項目データと上記文書バージョ
ンと文書内容としてまとまった特定の部分を示す論理ペ
ージの番号と該論理ページの改訂回数を示すページバー
ジョンとをそれぞれ格納する必須フィールドと、上記文
書バージョンに対応する論理ページに関する項目データ
を格納する任意フィールドとを備えてなる第三のテーブ
ルとからなり、上記管理処理手段は、文書の新規作成が
なされた場合に、上記第一のテーブルには当該文書に係
る新たなレコードを、上記第二のテーブルには当該文書
バージョンに係る新たなレコードを、上記第三のテーブ
ルには当該ページバージョンに係る新たなレコードを作
成、付加して、上記文書に係る新たなレコードには文書
を特定する項目データを、上記文書バージョンに係る新
たなレコードには文書バージョンの項目データを、上記
ページバージョンに係る新たなレコードにはページバー
ジョンの項目データを格納し、さらに文書の改訂がなさ
れた場合に、上記第二のテーブルには当該文書バージヨ
ンに係る新たなレコードを、上記第三のテーブルには当
該ページバージョンに係る新たなレコードを作成、付加
して、上記文書バージョンに係る新たなレコードには文
書バージョンの項目データを、上記ページバージョンに
係る新たなレコードにはページバージョンの項目データ
を格納し、上記各レコードのフィールドに格納された各
テーブル間の関連付けの項目データにより複数の論理ペ
ージから構成される複数の文書を管理することを特徴と
する。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。図１は、本発明に係る第１の実施例のシス
テム構成を示すブロック図、図２〜図１２は、本発明に
よる文書管理に際して用いられるデータベース１の各テ
ーブルの例を示す図である。本発明は、ひとつの文書
を、文書種類毎に例えば製品の仕様、規格、取扱い規定
等の内容としてはまとまった部分（以下論理ページと称
す）の集合体と把え、その文書種類や改訂情報、そして
改訂前後に亘る内容についてリレーショナルデータベー
スを用いて管理するものである。この場合、本実施例に
おけるシステムは、図１に示すように、データベース１
に加えて、文書管理手段としての文書指定手段２や目次
表示手段３、改訂実行手段４、コマンドコントロール
５、表示入力手段６などから構成されている。本実施例
においては、まず、そのデータベース１内のテーブル構
成について説明する。

【０００９】本実施例のデータベース１には、いわゆる
リレーショナルデータベースが用いられる。そして、そ
こには図２〜図１２に示すように、大別して次のＡ〜Ｅ
の５つのテーブルが存在する。このうちテーブルＡ〜Ｃ
は本発明において必須のテーブルであり、ＤとＥは必要
に応じて付加される任意のテーブルである。また、図２
〜図１２の左上の記号は各テーブルの名称、第１行目は
テーブルを構成するフィールドの名称、２行目以下は１
行がひとつのレコードを表し、その中の文字は各フィー
ルド、レコードのデータを示している。なおテーブル
Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄは文書の種類によらず共通のテーブルと
なっているが、テーブルＥについては、例えばＥ１１
１、Ｅ１１２は文書種類Ａの文書の論理ページＳ−０１
を構成するテーブル、Ｅ２１１は文書種類Ｃの文書の論
理ページＫ−０１を構成するテーブルというように各テ
ーブル毎に対応する文書種類や論理ページが予め定めら
れている。

【００１０】まず、テーブルＡは、図２に示すように、
文書や文書種類を特定するためのテーブルである。そし
て、その必須フィールドには文書を特定することのでき
る名称又は番号（ａ１）が、また、任意フィールドには
文書種類を特定することのできる項目や文書実体に関す
る項目がページや改訂バージョンにかかわりなく格納さ
れている。本実施例においては、図２に示すように、各
フィールドには、文書ＩＤや文書種類、文書名、記号が
配されている。これに対し各レコードには、文書ＩＤに
対応する文書種類等が格納されている。即ち、例えば文
書ＩＤ「ＳＫ００１」の文書については図１からわかる
とおり、文書種類「Ａ」、文書名「製品Ａ」、記号「Ｈ
ＭＢＡ」が対応して格納されていることになる。従っ
て、テーブルＡにおいては、文書ＩＤにより文書を特定
することにより、文書種類等が特定されることになる。

【００１１】次に、テーブルＢは、図３に示すように、
文書が必要に応じてその内容が部分的に更新され（以下
文書改訂と称す）、改訂版が作成されたとき、当該改訂
版（以下文書バージョンと称す）に関するデータを格納
するためのテーブルである。従って、このテーブルＢで
は、テーブルＡの１レコードで特定される文書について
文書バージョンの数だけレコードが発生することにな
る。このテーブルＢにおいては、その必須フィールドに
は、テーブルＡとの関連付けを行なうための名称又は番
号（ｂ１）と、文書がその内容が変更されて改訂される
たびに発生する文書バージョン（ｂ２）が配される。こ
れによってテーブルＢでは、複数レコードに格納されて
いる複数バージョンを有する文書が、その文書番号と文
書バージョンによって特定されることになる。また、そ
の任意フィールドには、その文書バージョンに関連する
項目、例えば発行年月日や発行部署、発行者等の項目が
ページにかかわりなく配される。即ち、図３を例にとれ
ば、文書ＩＤを「ＳＫ００１」と特定し、さらに文書バ
ージョン「２」と特定することにより、テーブルＡによ
って、明らかにされている「製品Ａ」という文書名を持
つ文書の文書バージョン２の改訂版は「１９９１年１０
月２日」に「技術」において、コード「０１２４５４」
の者によって発行されたことがわかる。

【００１２】一方、テーブルＣは、文書を構成する論理
ページ単位の更新（以下ページ改訂と称す）が行われ、
改訂版が作成されたとき、当該改訂版（以下ページバー
ジョンと称す）に関するデータを格納するためのテーブ
ルである。従って、このテーブルＣでは、テーブルＢの
１レコードで特定される文書について論理ページの数だ
けレコードが発生することになる。このテーブルＣにお
いては、その必須フィールドには、テーブルＢとの関連
付けを行うための名称又は番号（Ｃ１）と、文書バージ
ョン（Ｃ２）、ページを指定するためのページ番号又は
記号（Ｃ３）、そして論理ページ各々のバージョンを指
定するページバージョン（Ｃ４）が配される。これによ
って、テーブルＣでは、複数レコードに格納されている
ある文書についての改訂データが、その文書番号等によ
って特定されることになる。また、その任意フィールド
には、その文書バージョンのそのページにかかわる項
目、例えば、当該バージョンに至る改訂においてそのペ
ージが改訂されたか否か等の情報が配される。即ち、図
４を例にとれば、文書ＩＤを「ＳＫ００１」と特定し、
さらに文書バージョンを「２」、論理ページコードを
「Ｓ−０１」と特定すると、テーブルＡ、Ｂによって明
らかにされている「製品Ａ」について「１９９１年１０
月２日」に改訂された文書の論理ページ「Ｓ−０１」
は、ページバージョンが「２」であり、この度改訂があ
ったことがわかる。

【００１３】さらに、本実施例においては上述のテーブ
ルＡ〜Ｃに加えてテーブルＤ、Ｅが設けられている。こ
のテーブルＤ、Ｅは、先のテーブルＡ〜Ｃと異なり本方
法を実施する上では必ずしも必要とされない任意のテー
ブルである。そのうちテーブルＤは、上述のテーブルＡ
〜Ｃには格納しきれなかった、改訂等に関する諸データ
を格納しておくものであり、本実施例においては、特
に、改訂日情報を格納するものを採用しており、これを
図５に示す。本実施例においては、その必須フィールド
としては、テーブルＣとの関連付けを行うための名称又
は番号（ｄ１）と、論理ページコード（ｄ３）、ページ
バージョン（ｄ４）が配されている。そして、その任意
フィールドには、そのページバージョンにかかわる項
目、本実施例で言えば改訂日が配されている。従って、
テーブルＤにおいては、例えば文書ＩＤが「ＳＫ００
１」の文書の論理ページ「Ｓ−０１」に関し、そのペー
ジバージョン「２」の改訂は「１９９１年１０月２日」
に行われたことがわかることになる。

【００１４】一方、テーブルＥは、ある文書のページバ
ージョン毎にそのページにかかわる項目、例えば「重
量」とか「物質名」とかの各種論理ページの具体的デー
タを格納するものである。従って、このテーブルＥは、
各論理ページに対して１つ以上必要となり、例えば、同
じ文書ＩＤ「ＳＫ００１」であっても、図６〜図１２に
示すように「重量」「物質名」「材料」等各論理ページ
毎に存在することとなる。このテーブルＥにおいては、
その必須フィールドには、テーブルＣとの関連付けを行
うための名称又は番号（ｅｎ１）とページバージョンや
ページ改訂番等（ｅｎ２）が配される。また、その任意
フィールドには、そのページバージョンのそのページに
かかわる各論理ページの実体的内容たる項目が配され
る。即ち、図６を例にとれば、文書ＩＤ「ＳＫ００１」
のページバージョン「２」のものについて、テーブルＥ
１１１には、その製品の重量等が格納されており、この
場合、それは「１００」であり、また「国内向け」の製
品であることがわかる。また、その物質名と重量が得た
い場合には図７に示したテーブルＥ１１２により、物質
名は「ＮａＣｌ」、「ＨＣｌ」、「ＫＯＨ」であり、そ
の重量は「９ｋｇ」、「０．５ｃｃ」、「５ｇ」の３種
類の物質が使われていることがわかる。さらに、図１０
に示したテーブルＥ２１１を用いることにより使用装
置、試験方法について、文書ＩＤ「ＳＫ０２０」のペー
ジ改訂番「２」のものは「装置ＢＣ」を用い「展開液Ｂ
を１００ｍｌ使い資料１ｍｌを…」という試験を行った
というデータが得られることになる。このように、テー
ブルＥは、各論理ページ内の具体的内容を文書ＩＤ、ペ
ージバージョン等によって特定して管理するものであ
る。その他このテーブルＥには図９〜図１２に示すよう
に規格値や検査情報等に種々のデータを格納することが
できる。

【００１５】次に本実施例により管理された文書を検索
する場合におけるその目次情報の表示について説明す
る。図１３、図１４はその場合の表示画面の例を示す図
である。この場合、利用者が初めに文書指定手段２を用
いて文書名等を指定することにより、データベース１か
らテーブルＡが検索され、文書名称の一覧表が表示入力
手段６によってユーザーインターフェース（図示せず）
上に出力される。次に、利用者は、表示された一覧表か
ら特定の文書を指定する。これにより指定された文書の
文書ＩＤ、文書バージョンの情報がコマンドコントロー
ル手段５を経て目次表示手段３に渡される。そして目次
表示手段３は、与えられた文書ＩＤと、文書バージョン
に対応する目次データをテーブルＡ〜Ｄから検索して図
１３、図１４に示す表示画面例のような表示画面が得ら
れることになる。

【００１６】これを例えば図１３のような場合について
具体的に説明すると、まず、利用者は初めに文書指定手
段２を操作する。これにより、テーブルＡが検索され、
製品Ａや試験法Ｔ等の文書名称が記載された一覧表が画
面表示される。次に、利用者は得たい文書データの文書
名称、例えば「製品Ａ」を選択・入力する。また同時に
得たい文書の文書バージョン、例えば「２」を入力す
る。これにより、製品Ａについての文書ＩＤ及び文書バ
ージョンが特定されることになり、テーブルＢを検索す
ることによってその発行年月日等がテーブルＣ，Ｄの検
索によってページコード、改訂日等のデータが得られ
る。これを画面表示したものが図１３である。なお、こ
の図１３中で枠に囲まれた部分が、テーブルのデータか
ら取り込んだ値であり、その他の画面構成等にかかわる
部分についてはプログラムによって固定的に表示され
る。また、図１４の画面表示例も図１３と同様の方法に
より導かれる。

【００１７】続いて、本実施例において論理ページの内
容を表示する場合について説明する。図１５〜図１８
は、その場合における画面表示例である。この場合は、
利用者はまずユーザーインターフェイス上に出力された
図１３、図１４のような目次情報から特定のページを指
定する。この指定により、指定されたページの文書の文
書ＩＤ、ページバージョン、論理ページコードの情報が
コマンドコントロール手段５を経て対応するページ表示
手段７等に渡される。そして、ページ表示手段は与えら
れたデータに対応する文書データをテーブルＡ、Ｃ、Ｅ
ｎから検索する。これにより、その中にある、組成や包
装方法等のデータを取り込んだ図１５〜図１８のような
画面表示がなされる。

【００１８】ここで、図１５を例にとってみると、利用
者が図１３のような目次画面から論理ページＳ−０１を
特定すると、「組成」という観点から、Ｓ−０１ののペ
ージ表示手段７によりテーブルＡ、Ｃに加えてＥ１１
１、Ｅ１１２が検索されて重量や国内向けであることに
加えて物質名やその量、単位等が表示される。同様に図
１６の画面表示例においては、テーブルＡ、Ｃ、Ｅ１２
１がページＳ−０２表示手段８により、図１７において
は、テーブルＡ、Ｃ、Ｅ２２１、Ｅ２２２がページＫ−
０２表示手段９により、図１８においては、テーブル
Ａ、Ｃ、Ｅ２２１、Ｅ２２２がページＫ−０２表示手段
９によって検索され図示したような表示画面が得られ
る。

【００１９】一方、本実施例においては、文書の改訂は
次のように実行される。図１９〜図３４は改訂が１回行
われた場合における各テーブルの構成を示す図、図３５
〜図４２は改訂が２回行われた場合における各テーブル
の構成を示す図である。

【００２０】この場合、まず文書指定手段１２を用いて
データベース１からテーブルＡを検索し、文書名称の一
覧表を表示入力手段６を用いてユーザーインターフェイ
ス上に出力する。次に、利用者は表示された一覧表から
特定の文書を指定する。これにより、指定された文書の
文書ＩＤ及び文書バージョンの情報がコマンドロール手
段５を経て改訂実行手段４に渡される。そして、この改
訂実行手段４は、与えられた文書ＩＤと文書バージョン
に対応する改訂のためのデータベース書換コマンドをＤ
ＢＭＳ１０に発行しデータの挿入・更新を行う。

【００２１】このデータの挿入・更新について、現在
は、製品Ａとしての文書バージョンが１〜３、その試験
法Ｔとしての文書バージョンは１、試験法Ｘとしての文
書バージョンは１、２とを有する文書について、その文
書を初めて作成する場合、１回改訂した場合、２回改訂
した場合について、各テ−ブルの構成についてそれぞれ
図面を参照して説明する。まず、製品Ａの文書を初めて
作成する場合には、図１９に示すように、テーブルＡ
に、その文書ＩＤや文書種類、記号の各フィールドに該
当するデータが格納されたレコードを作成する。次にテ
ーブルＢには図２０のように、その文書バージョン（初
めて作成される場合には「１」）、発行年月日、発行部
署、発行者の各フィールドに「１９９０年１２月５日」
等のデータを格納したレコードを作成する。以下同様に
図２１〜図２６に示すようにテーブルＣ〜Ｅについて文
書ＩＤや文書バージョン、ページバージョンにより相互
に関連付けながら各フィールドに製品Ａについてのデー
タを格納したレコードを増設して行く。

【００２２】次に、この文書を１回改訂する場合につい
て説明する。本改訂では論理ページＳ−０１、Ｓ−０３
についてはその内容が変更され、Ｓ−０２については内
容の変更がないものとする。従って、本改訂によって論
理ページＳ−０１、Ｓ−０３はそのページバージョンが
「２」となるが、Ｓ−０２については「１」のままであ
ることになる。

【００２３】即ち、本改訂によっては、図２８等のよう
に文書バージョンやページバージョンが格納されている
テーブルの改訂が行われる。これを詳細に見てみると、
まずテーブルＡにおいては、バージョンは無関係である
ことから、図２７に示すように、図１９のものからは変
化はない。しかしながら、テーブルＢでは文書改訂がな
されたことから、図２８のように文書ＩＤ「ＳＫ００
１」に、文書バージョン（Ｖｅｒ）「２」のレコードが
追加される。また、テーブルＣにおいては、文書バージ
ョン「２」に対応する全論理ページ分のレコードが加え
られ、その際ページ内容の変更のあったＳ−０１、Ｓ−
０３ページについてはひとつ上のページバージョンが付
され「２」というデータが格納され、改訂Ｆにその旨の
表示がなされる。この場合、内容に変更のなかったＳ−
０２ページについては従前のページバージョン「１」が
格納される。

【００２４】一方、テーブルＤにおいては、本実施例で
は、このテーブルＤが変更データの格納をその役割とし
ていることから図３０に示すように、変更されたページ
に対応する論理ページのレコードのみが追加される。即
ち、Ｓ−０１、Ｓ−０３ページについてのみそのページ
バージョンや改訂日のデータが格納される。また、テー
ブルＥにおいては、その格納データにより種々の変更が
なされる。即ち、例えば論理ページＳ−０２に関するデ
ータにかかわるテーブルについては変化がないが、論理
ページＳ−０１、Ｓ−０３に関するものについては、バ
ージョン「２」のレコードが追加されることになる。従
って、図３１、図３２、図３４に示すテーブルＥ１１
１、Ｅ１１２、Ｅ１３１のように文書バージョンやペー
ジバージョンの変更に伴って、製品重量や組成物質の
量、規格値、標準物質が変化してその内容について変更
があるものについては新たなレコードが追加される。

【００２５】さらに改訂がもう一度が行われた場合につ
いて説明する。この場合も先述同様、内容の変更に伴っ
て各テーブルのレコードが追加される。なお、本改訂で
は、論理ページＳ−０１、Ｓ−０２に変更があり、Ｓ−
０３には変更がなかったものとする。従って、本改訂後
は、論理ページＳ−０１はページバージョンが「３」、
Ｓ−０２は「２」、Ｓ−０３は「２」ということにな
る。

【００２６】この改訂においても、テーブルＡは、図３
５に示すように図１９のものから変化はない。また、テ
ーブルＢには、図３６に示すように文書改訂に伴って新
しいバージョン３に対応するレコードが追加される。さ
らに、テーブルＣにおいては、図３７に示すように文書
バージョン３に対応する全論理ページ分のレコードが作
成される。この場合、ページの変更のあったＳ−０１、
Ｓ−０２ページにあってはそれぞれひとつ上のページバ
ージョンが付加され、それぞれ「３」と「２」が格納さ
れる。また併せて改訂Ｆに表示がなされる。変更のなか
ったＳ−０３ページについては従前のページバージョン
「２」が格納される。

【００２７】一方、テーブルＤにおいては図３８に示す
ように変更のあったページに対応する論理ページのレコ
ードのみが１回改訂の場合と同時追加され、Ｓ−０１、
Ｓ−０２ページについてのみのデータが加えられる。ま
た、テーブルＥにおいても、図３９〜図４２に示すよう
に１回改訂の場合と同様にページバージョンの変更に関
連する例えば図３９〜図４１に示すＥ１１１、Ｅ１１
２、Ｅ１２１のようなテーブルについてレコードの追加
がなされ、関連のない図４２に示すＥ１３１のようなテ
ーブルは変化しない。なお、この改訂では第１回の改訂
と異なり、ページＳ−０２が改訂され、Ｓ−０３が改訂
されなかった場合であることから、先の例とは異なり、
図４１のＥ１２１がレコード追加により変化し、図４２
のＥ１３１は変更がない。このように、本発明による文
書管理方法によれば、文書を構成している論理ページの
うち、文書改訂によって変更されたページのみの内容が
書き換えられる。

【００２８】次に、本発明に係る第２の実施例について
説明する。本実施例は、第１の実施例のデータベース１
のテーブルに同じ論理ページを複数持たせる節番号を必
須フィールドとして付加した構成としたものである。図
４３〜図５０は、本実施例における各テーブルの構成を
示す図である（製品Ａについてのみ記載）。なお、本実
施例の文書バ−ジョン１の時点においては、論理ページ
がＳ−０１、Ｓ−０２には節がひとつ、Ｓ−０３には節
がふたつあるものとする。

【００２９】本実施例においては、その論理ページ内に
複数の節を有する構造であるため、まずテーブルＡとＢ
は図４３、図４４に示すように第１の実施例と同様の構
成となる。一方、テーブルＣは、図４５に示すように節
が複数ある論理ページ、例えば本実施例においてはＳ−
０３ページでは増加した必須フィールドに対応して節番
号「１」と「２」の複数レコードが存在することにな
り、この点第１の実施例と異なっている。なお、図４５
は２回の改訂があったものを示しており、まず文書バー
ジョン「２」においては、論理ページＳ−０１の節１及
びＳ−０３の節２を変更してページバージョン「２」と
し、さらにページＳ−０１に節２を追加して、その他論
理ページは変更しない改訂を行っている。また、文書バ
ージョン「３」においては、論理ページＳ−０１の節１
を変更してページバージョン「３」とＳ−０２の節１及
びＳ−０３の節１を変更してページバージョン「２」と
し、Ｓ−０１の節２及びＳ−０３の節２は変更しない改
訂を行っている。その改訂方法については先の第１の実
施例と同様であるのでその記載は省略する。

【００３０】テーブルＤ、ＥもテーブルＣと同様であ
り、図４６、図４７等に示すようにテーブルＤ、Ｅにも
節番号が必須フィールドとして加えられる。従って、テ
ーブルＤにおいては、図４６のようにページバージョン
「１」ではＳ−０３について、節「１」と「２」のレコ
ードが存在する。また、ページバージョン「２」ではＳ
−０１について節「２」のレコードが新たに加えられて
いる。一方、テーブルＥにおいても節番号の増加に伴い
レコードが増加しており、例えば図４７によれば、同じ
論理ページのものでも節「１」と「２」とではページバ
ージョン構成が異なり、さらにその内容も重量が同じペ
ージバージョンでも節１のものと節２のものとでは「１
１０」、「１２０」と異なっていることがわかる。他の
図４８〜図５０からも同様に、節の違いにより異なるデ
ータが格納されていることがわかる。

【００３１】次に、本実施例における目次情報の表示に
ついて説明する。本実施例においても第１の実施例とほ
ぼ同時に、文書指定手段２を用いてデータベース１から
テーブルＡを検索して文書名称の一覧表を表示入力手段
６を用いてユーザーインターフェイス上に出力すること
から行う。そして、利用者が一覧表から特定の文書を指
定することにより、その文書ＩＤ、文書バージョンの情
報がコマンドコントロール手段５を経て目次表示手段３
に渡され、当該目次表示手段３が与えられた文書ＩＤと
文書バージョンに対応する目次データをテーブルＡ〜Ｄ
から検索して図５１に示すような表示画面を得ることが
できる。

【００３２】このような取扱いにより、ある文書の指定
されたバージョンについて、文書の種類によらず、文書
名、文書記号などの文書種類の文書によって決まる項目
や、発行年月日、発行部署、発行者などの文書バージョ
ン及び節によって決まる項目、そして、ページコードや
ページバージョン等のその文書の構成を知ることができ
る。即ち、図５１で言えば、「製品Ａ」という文書名の
文書バージョン「２」のものは、「１９９１年１０月２
日」の発行であり、その中の論理ページＳ−０３の、節
番号「１」のものは、「１９９０年１２月５日」に作成
されたページバージョン「１」のものであることなどが
わかることになる。

【００３３】一方、本実施例における論理ページ内容の
表示は次のように行われる。即ち、まず利用者はユーザ
ーインターフェース上に出力された目次情報から特定の
ページを節番号も含め指定する。これにより、指定ペー
ジの文書の文書ＩＤ、ページバージョン、論理ページコ
ード、節番号の情報がコマンドコントロール手段５を経
て対応するページの表示手段７等に渡される。そして、
当該ページ表示手段７等は与えられた文書ＩＤとページ
バージョン、節番号に対応する文書データをテーブル
Ａ、Ｃ、Ｅｎから検索して図５２に示すような画面を表
示する。図５２は、製品Ａの文書バージョン１の論理ペ
ージＳ−０１の節番号１のものについての画面表示例で
あり、これに伴って、テーブルＡ、Ｃ、Ｅ１１１、Ｅ１
１２が検索され、重量や物質名についてのデータが表示
される。

【００３４】さらに、発明に係る第３の実施例について
説明する。図５３は、第３の実施例のシステム構成を示
すブロック図である。本実施例は、図１の構成に加えて
文書ステータスチェック手段１１及びページステータス
チェック手段１２を加えた構成となっている。また、デ
ータベース１についてもそのフィ−ルドに文書及びペー
ジのステータス項目を追加して、第１の実施例のものに
加えて文書ページの状態管理を行うことができるように
なっている。即ち、本実施例は、指定された文書の指定
されたページが発行済のステータスであるか否かの情報
をテーブルＤから取得し、その情報に基づいてテーブル
Ｅｎのデータの変更を判断するようにするものであり、
文書、ページに対してステータスを付し、発行済になっ
た文書のバージョンについてのみ次の改訂を実行できる
ようにプログラムすることや、発行済になったページに
ついては内容変更ができないようにプログラムすること
を可能としたものである。

【００３５】本実施例においては、文書やページのステ
ータス情報は、図５５、図５７に示すようにテーブル
Ｂ、Ｄに格納されている。即ち、テーブルＢ、Ｄには必
須フィールドとして文書ステータス、ページステータス
が追加されており、そこに各レコード毎に「発行済」や
「作成中」などのステータスが格納されている。従っ
て、テーブルＢやＤを検索することにより当該文書やペ
ージのステータスが容易に取得できる。なお、本実施例
においてはテーブルＡ、Ｃ、Ｅについてはステータスと
は関連がないので図５４、図５６に示すように先の実施
例とは同様の構成となっている。

【００３６】ここで、本実施例における文書改訂の管理
はステータス情報を利用して次のように行われる。即
ち、まず文書指定手段２を用いてデータベース１からテ
ーブルＡを検索して、文書名称の一覧表を表示入力手段
６によりユーザーインターフェイス上に出力する。そし
て、利用者の文書指定によって文書ＩＤ、文書バージョ
ンの情報がコマンドコントロール手段５を経て文書ステ
ータスチェック手段１１に渡される。この文書ステータ
スチェック手段１１は、テーブルＢから与えられたステ
ータスが「発行済」か否かを判断する。そして、それが
「発行済」の場合にのみ改訂実行手段４に指令を発す
る。この指令を受けた改訂実行手段４は、与えられた文
書ＩＤと文書バージョンに対応する改訂のためのデータ
ベース書換コマンドをＤＢＭＳ１０に発行してデータを
挿入・更新して文書改訂が終了する。

【００３７】一方、本実施例においては、ページステー
タス情報を利用して、作成中のページについてはその内
容を表示できないようにすることもできる。この場合に
は、利用者指定の文書の文書ＩＤ、ページバージョン、
論理ページコードの情報は、コマンドコントロール手段
５を経てステータスチェック手段１２に渡される。この
ステータスチェック手段１２は、テーブルＤから与えら
れたステータスが「作成中」か否かを判断する。そし
て、それが「作成中」の場合であるときにはページ表示
手段７等が起動しないように制御する。なお、ステータ
スが「発行済」であったときには個々のページのページ
表示手段７等は与えられた文書ＩＤとページバージョン
に対応する文書データをテーブルＡ、Ｃ、Ｅｎから検索
して画面に表示する。

【００３８】加えて、本発明に係る第４の実施例につい
て説明する。本実施例は、特定の文書や特定のバージョ
ン、個々のページに対して自在に利用の制限を課すこと
ができるいわゆるセキュリティー管理を行うことの可能
な文書管理方法である。図５８は本実施例のシステム構
成を示すブロック図である。本実施例においても他の実
施例とほぼ同様、データベース１や表示入力手段６等か
ら構成されているが、本実施例においては、特に、機密
チェック手段〜２１〜２３を設けた点が他のものと
異なっている。ここで、そのテーブル構成の第１の態様
を図５９、図６０に示す。本態様例では、他の実施例の
テーブルＡ〜Ｅに加えて新たにテーブルＳを必須テーブ
ルとして加えた構成となっており、このテーブルＳによ
って文書の種類によって利用を制限するセキュリティー
管理を行う。

【００３９】この場合、テーブルＡは他の実施例と同様
であるが、本実施例では図５９に示すようにテーブルＡ
のうち文書種類項目をフィールド中の必須項目としてい
る。そして、そこに格納される文書種類の記号と利用者
の属性との対応を図６０に示すテーブルＳに格納する。
このテーブルＳにおいては、利用者の属性は、利用者の
ＩＤ番号を想定しており、例えば文書種類「Ａ」に対し
ては利用者ＩＤ番号「００１」、「００２」、「００
３」、「００４」が対応している。従って、利用者が文
書種類の「Ａ」の文書を表示することを要求した場合、
コマンドコントロール手段５から呼び出された機密チェ
ック手段２１が、その利用者のＩＤ番号と文書種類を
テーブルＳを用いてチェックし、ＩＤ番号が適応する場
合にのみ文書指定手段２に表示命令を発行する。このた
め特定のＩＤ番号の者のみが本システムを利用できるこ
とになる

【００４０】次に、本実施例の他の態様を図６１〜図６
３に示す。本態様例は、図６１に示すように、データベ
ースＢに必須項目として機密種類のフィールドを付加し
たもので、個々の文書とそのバージョンについて利用制
限を行うものである。そして、本例ではさらに、図６
２、図６３に示すような、そこに格納される機密種類の
記号と部署名称との対応を規定したテーブルＴ及び利用
者のＩＤ番号と部署名称との対応を規定したテーブルＵ
を必須テーブルとして付加している。本例の場合には、
コマンドコントロール手段５から呼び出された機密チェ
ック手段は、テーブルＴ、Ｕを検索して機密種類及び
利用者ＩＤ番号からそれぞれに対応する部署名を引き出
す。そして、各テーブルのレコードのうちそれぞれから
得られた部署名が一致したものがあるか否かを判断し、
一致したものが存在した場合にのみ目次表示手段３を呼
び出す。

【００４１】即ち、図６１〜図６３に示すように、例え
ば文書ＩＤ「ＳＫ００１」の文書バージョン「１」のも
のについては、機密種類が「Ａ」であることから、テー
ブルＴより「生産」、「包装」、「研究」、「営業」の
部署のみその利用から行えることになる。そして、利用
者が示した利用者ＩＤ番号がテーブルＵによって確認さ
れる。例えばＩＤ番号が「００１」の場合には対応する
部署名称が「研究」であり、テーブルＴから得られたデ
ータと一致していることから、機密チェック手段２２
は合致を確認して目次表示手段３を呼び出すことにな
る。これによって、権利のない者には、利用する権利を
有さない文書やバージョンを指定できなくなり、また目
次内容も見ることができなくなる。

【００４２】また、本実施例のさらなる態様を図６４〜
図６６に示す。本態様例は、図６４に示すように、デー
タベースＤに必須項目として機密種類のフィールドを付
加したもので、個々の文書の個々のページについて利用
制限を行うものである。そして本例ではさらに、図６
５、図６６に示すような機密種類の記号と部署名称との
対応を規定したテーブルＴ及び利用者のＩＤ番号と部署
名称との対応を規定したテーブルＵを必須テーブルとし
て付加している。

【００４３】本例の場合には、利用者は、文書名称の一
覧表の表示等の過程を経て目次表示手段３によって表示
された目次から特定のページを指定する。この利用者の
指定により、指定ページの文書ＩＤ、ページバージョ
ン、論理ページコードの各データがコマンドコントロー
ル手段５を経て機密チェック手段２３に渡される。こ
の機密チェック手段２３は、テーブルＴ、Ｕを検索
し、機密種類と利用者ＩＤ番号から、求められた部署同
士が一致するレコードの有無を先述同様に判断する。そ
して、一致するレコードが存在した場合にのみページ表
示手段７等を呼び出す。これによって、権利のない者に
は、利用する権利のないページは指定できないことにな
り、その内容を見ることはできなくなる。

【００４４】

【発明の効果】請求項１の本発明による文書管理方法に
よれば、リレーショナルデータベースに、必須フィール
ドと任意フィールドを有する複数のテーブルを設け、こ
れらを相互に関連付けて文書管理を行うこととしたこと
により、複数ページからなる各種の文書の、ページ管理
やその改訂に対応するバージョン管理をリレーショナル
データベースによって実現できるという効果がある。つ
まり、文書として構成されるデータをページという単位
で管理し、文書全体のバージョンに加えて各ページのバ
ージョンを管理することとしたことにより、文書改訂が
あっても、その状態が容易に把握できるのみならず変更
のないページのデータを重複して持つ必要がなくなり、
かつ、そのような重複したデータのために記憶容量を浪
費するということもなくなる。また、異なる種類の文書
であっても、ひとつのシステム上で共通な取扱いができ
るようになり、検索によって指定した文書、文書バージ
ョンの目次情報やその論理ページの内容情報を一括して
得ることもできるようになる。

【００４５】また、請求項２の本発明によれば、同じ論
理ページを複数指定するため節番号を格納する必須フィ
ールドを設けたことにより、内容は異なるが同種の論理
ページを複数持つ文書についても、バージョン管理も含
めその管理を一括して行えるという効果がある。

【００４６】さらに、請求項５の本発明によれば、文書
の状態（処理状況）を表す項目データを格納する必須フ
ィールドを設けたことにより、文書やページのステータ
ス管理（作成中、発行済等）を行うことができる。

【００４７】加えて、請求項７の本発明によれば、利用
者のＩＤ番号等に対応させて文書種類や機密種類を規定
する必須テーブルを設けたことにより、特定の文書、バ
ージョン、ページに対して自在にそれらを利用する権利
を特定できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る第１の実施例のシステム構成を示
すブロック図である。

【図２】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ａの構成を示す図である。

【図３】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｂの構成を示す図である。

【図４】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｃの構成を示す図である。

【図５】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｄの構成を示す図である。

【図６】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｅのうちのひとつの構成を示す図である。

【図７】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｅのうちのひとつの構成を示す図である。

【図８】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｅのうちのひとつの構成を示す図である。

【図９】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブル
Ｅのうちのひとつの構成を示す図である。

【図１０】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図１１】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図１２】本発明に係る第１の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図１３】本発明に係る第１の実施例の製品Ａについて
の文書バージョン２の文書に関する目次情報の画面表示
例を示す図である。

【図１４】本発明に係る第１の実施例の試験法Ｘについ
ての文書バージョン２の文書に関する目次情報の画面表
示例を示す図である。

【図１５】本発明に係る第１の実施例の製品Ａについて
の文書バージョン１の論理ページＳ−０１の画面表示例
を示す図である。

【図１６】本発明に係る第１の実施例の製品Ａについて
の文書バージョン２の論理ページＳ−０２の画面表示例
を示す図である。

【図１７】本発明に係る第１の実施例の試験法Ｘについ
ての文書バージョン１の論理ページＫ−０２の画面表示
例を示す図である。

【図１８】本発明に係る第１の実施例の試験法Ｘについ
ての文書バージョン２の論理ページＫ−０２の画面表示
例を示す図である。

【図１９】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＡの構成を示す
図である。

【図２０】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＢの構成を示す
図である。

【図２１】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＣの構成を示す
図である。

【図２２】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＤの構成を示す
図である。

【図２３】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＥのうちのひと
つの構成を示す図である。

【図２４】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＥのうちのひと
つの構成を示す図である。

【図２５】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＥのうちのひと
つの構成を示す図である。

【図２６】本発明に係る第１の実施例の初めて製品Ａの
文書が作成された場合におけるテーブルＥのうちのひと
つの構成を示す図である。

【図２７】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＡの構成を示す図である。

【図２８】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＢの構成を示す図である。

【図２９】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＣの構成を示す図である。

【図３０】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＤの構成を示す図である。

【図３１】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図３２】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図３３】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図３４】本発明に係る第１の実施例の改訂が１回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図３５】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＡの構成を示す図である。

【図３６】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＢの構成を示す図である。

【図３７】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＣの構成を示す図である。

【図３８】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＤの構成を示す図である。

【図３９】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図４０】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図４１】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図４２】本発明に係る第１の実施例の改訂が２回行わ
れた場合におけるテーブルＥのうちのひとつの構成を示
す図である。

【図４３】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＡの構成を示す図である。

【図４４】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＢの構成を示す図である。

【図４５】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＣの構成を示す図である。

【図４６】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＤの構成を示す図である。

【図４７】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図４８】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図４９】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図５０】本発明に係る第２の実施例に使用するテーブ
ルＥのうちのひとつの構成を示す図である。

【図５１】本発明に係る第２の実施例の製品Ａについて
の文書バージョン２の文書に関する目次情報の画面表示
例を示す図である。

【図５２】本発明に係る第２の実施例の製品Ａについて
の文書バージョン１の論理ページＳ−０１節番号１の画
面表示例を示す図である。

【図５３】本発明に係る第３の実施例のシステム構成を
示すブロック図である。

【図５４】本発明に係る第３の実施例に使用するテーブ
ルＡの構成を示す図である。

【図５５】本発明に係る第３の実施例に使用するテーブ
ルＢの構成を示す図である。

【図５６】本発明に係る第３の実施例に使用するテーブ
ルＣの構成を示す図である。

【図５７】本発明に係る第３の実施例に使用するテーブ
ルＤの構成を示す図である。

【図５８】本発明に係る第４の実施例のシステム構成を
示すブロック図である。

【図５９】本発明に係る第４の実施例の第１の態様に使
用するテーブルＡの構成を示す図である。

【図６０】本発明に係る第４の実施例の第１の態様に使
用するテーブルＳの構成を示す図である。

【図６１】本発明に係る第４の実施例の第２の態様に使
用するテーブルＢの構成を示す図である。

【図６２】本発明に係る第４の実施例の第２の態様に使
用するテーブルＴの構成を示す図である。

【図６３】本発明に係る第４の実施例の第２の態様に使
用するテーブルＵの構成を示す図である。

【図６４】本発明に係る第４の実施例の第３の態様に使
用するテーブルＤの構成を示す図である。

【図６５】本発明に係る第４の実施例の第３の態様に使
用するテーブルＴの構成を示す図である。

【図６６】本発明に係る第４の実施例の第３の態様に使
用するテーブルＵの構成を示す図である。

【符号の説明】

１データベース２文書指定手段３目次表示手段４改訂実行手段５コマンドコンントロ−ル手段６表示入力手段７ペ−ジＳ−０１表示手段１０ＤＢＭＳ１１文書ステ−タスチェック手段１２ペ−ジデータステ−タスチェック手段２１機密チェック手段２２機密チェック手段２３機密チェック手段

フロントページの続き (56)参考文献特開平２−287730（ＪＰ，Ａ) 特開平４−168569（ＪＰ，Ａ)

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データ及び所定の項目データを格納
してなるテーブルと該テーブルを管理する管理処理手段
とを備えたリレーショナルデータベースにより構成して
なり、上記テーブルは、文書を特定する項目データを格納する
必須フィールドと、文書に対応した項目データを格納す
る任意フィールドとを備えてなる第一のテーブルと、上記第一のテーブルとの関連付けを行う項目データと文
書の改訂回数に対応する文書バージョンとをそれぞれ格
納する必須フィールドと、上記文書バージョンに対応し
た項目データを格納する任意フィールドとを備えてなる
第二のテーブルと、上記第二のテーブルとの関連付けを行う項目データと上
記文書バージョンと文書内容としてまとまった特定の部
分を示す論理ページの番号と該論理ページの改訂回数を
示すページバージョンとをそれぞれ格納する必須フィー
ルドと、上記文書バージョンに対応する論理ページに関
する項目データを格納する任意フィールドとを備えてな
る第三のテーブルとからなり、上記管理処理手段は、文書の新規作成がなされた場合
に、上記第一のテーブルには当該文書に係る新たなレコ
ードを、上記第二のテーブルには当該文書バージョンに
係る新たなレコードを、上記第三のテーブルには当該ペ
ージバージョンに係る新たなレコードを作成、付加し
て、上記文書に係る新たなレコードには文書を特定する
項目データを、上記文書バージョンに係る新たなレコー
ドには文書バージョンの項目データを、上記ページバー
ジョンに係る新たなレコードにはページバージョンの項
目データを格納し、さらに文書の改訂がなされた場合に、上記第二のテーブ
ルには当該文書バージョンに係る新たなレコードを、上
記第三のテーブルには当該ページバージョンに係る新た
なレコードを作成、付加して、上記文書バージョンに係
る新たなレコードには文書バージョンの項目データを、
上記ページバージョンに係る新たなレコードにはページ
バージョンの項目データを格納し、上記各レコードのフィールドに格納された各テーブル間
の関連付けの項目データにより複数の論理ページから構
成される複数の文書を管理することを特徴とする文書管
理方法。
【請求項２】文書データ及び所定の項目データを格納
してなるテーブルと該テーブルを管理する管理処理手段
とを備えたリレーショナルデータベースにより構成して
なり、上記テーブルは、文書を特定する項目データを格納する
必須フィールドと、文書に対応した項目データを格納す
る任意フィールドとを備えてなる第一のテーブルと、上記第一のテーブルとの関連付けを行う項目データと文
書の改訂回数に対応する文書バージョンとをそれぞれ格
納する必須フィールドと、上記文書バージョンに対応し
た項目データを格納する任意フィールドとを備えてなる
第二のテーブルと、上記第二のテーブルとの関連付けを行う項目データと上
記文書バージョンと文書内容としてまとまった特定の部
分を示す論理ページの番号と該論理ページの改訂回数を
示すページバージョンとをそれぞれ格納する必須フィー
ルドと、上記文書バージョンに対応する論理ページに関
する項目データを格納する任意フィールドとを備えてな
る第三のテーブルと、上記第三のテーブルとの関連付けを行う項目データと上
記論理ページ番号と上記ページバージョンとをそれぞれ
格納する必須フィールドと、上記ページバージョンに対
応する論理ページに関する項目データを格納する任意フ
ィールドとを備えてなる第四のテーブルと、上記第三または第四のテーブルとの関連付けを行う項目
データと上記ページバージョンをそれぞれ格納する必須
フィールドと、上記ページバージョンに対応する論理ペ
ージの文書データを格納する任意フィールドとを備えて
なる第五のテーブルとからなり、上記管理処理手段は、文書の新規作成がなされた場合
に、上記第一のテーブルには当該文書に係る新たなレコ
ードを、上記第二のテーブルには当該文書バージョンに
係る新たなレコードを、上記第三ないし第五のテーブル
には当該ページバージョンに係る新たなレコードを作
成、付加して、上記文書に係る新たなレコードには文書
を特定する項目データを、上記文書バージョンに係る新
たなレコードには文書バージヨンの項目データを、上記
ページバージョンに係る新たなレコードにはページバー
ジョンの項目データを格納し、さらに文書の改訂がなされた場合に、上記第二のテーブ
ルには当該文書バージョンに係る新たなレコードを、上
記第三ないし第五のテーブルには当該ページバージョン
に係る新たなレコードを作成、付加して、上記文書バー
ジョンに係る新たなレコードには文書バージョンの項目
データを、上記ページバージョンに係る新たなレコード
にはページバージョンの項目データを格納し、上記各レコードのフィールドに格納された各テーブル間
の関連付けの項目データにより複数の論理ページから構
成される複数の文書を管理することを特徴とする文書管
理方法。
【請求項３】上記第三のテーブルの必須フィールド
に、同じ種類の複数の論理ページからその一つを特定す
る項目データをさらに格納してなることを特徴とする請
求項１に記載の文書管理方法。
【請求項４】上記第三乃至第五のテーブルの必須フィ
ールドに、同じ種類の複数の論理ページからその一つを
特定する項目データをさらに格納してなることを特徴と
する請求項２に記載の文書管理方法。
【請求項５】上記第二のテーブルの必須フィールド
に、格納する文書の処理状況を示す項目データをさらに
格納してなることを特徴とする請求項１に記載の文書管
理方法。
【請求項６】上記第二のテーブルの必須フィールド
に、格納する文書の処理状況を示す項目データをさらに
格納してなり、上記第四のテーブルの必須フィールド
に、格納する論理ページの処理状況を示す項目データを
格納してなることを特徴とする請求項２に記載の文書管
理方法。
【請求項７】上記第一のテーブル又は第二のテーブル
又は第四のテーブルの必須フィールドに、文書種類又は
当該文書の機密種類を特定する項目データを格納し、か
つ該項目データと利用者の属性との関係を規定する他の
テーブルを備え、文書又は文書バージョン又は論理ペー
ジの利用を、利用者の属性によって制限することを特徴
とする請求項１乃至６に記載の文書管理方法。