JP2023155555A - 情報処理装置、情報処理方法、電子機器、情報処理システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子機器とワークフローとの関係を表示する。【解決手段】電子機器と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な情報処理システムが、電子機器の要求に応じてワークフローを実行したログ情報を記憶部に記憶するログ情報管理部と、ログ情報に基づいてワークフロー毎にワークフローに接続された電子機器を表す機器情報を生成する機器情報生成部と、機器情報に基づいて電子機器とワークフローとの関係を表す情報を表示部に表示する表示制御部と、を備える。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理システム及び情報処理方法に関する。

電子機器が生成した電子データに対して、外部サービスと連携する処理を行うワークフローを実行するサービス提供システムがある。例えば、ファクス機器で受信したファクス文書を外部のクラウドストレージサービスに転送するサービスが利用されている。

例えば、特許文献１には、画像形成装置が受信したファクシミリデータをクラウドストレージの所定のフォルダに振り分けて格納し、振り分け先に応じて設定された通知先のメールアドレス宛に通知メールを送信する発明が開示されている。

しかしながら、従来技術では、電子機器とワークフローとの関係を表示することができない、という課題がある。例えば、外部サービスの仕様によりワークフローの同時実行可能数が有限である場合、１つのワークフローに対して接続する電子機器の数を管理する必要がある。電子機器とワークフローとの関係を表示することができれば、電子機器から接続するワークフローを効率的に決定することができる。

この発明の一実施形態は、上記のような技術的課題に鑑みて、電子機器とワークフローとの関係を表示することを目的とする。

上記の課題を解決するために、この発明の一実施形態である情報処理システムは、電子機器と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な情報処理システムであって、電子機器の要求に応じてワークフローを実行したログ情報を記憶部に記憶するログ情報管理部と、ログ情報に基づいてワークフロー毎にワークフローに接続された電子機器を表す機器情報を生成する機器情報生成部と、機器情報に基づいて電子機器とワークフローとの関係を表す情報を表示部に表示する表示制御部と、を備える。

この発明の一実施形態によれば、電子機器とワークフローとの関係を表示することができる。

一実施形態における情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。 一実施形態におけるコンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。 一実施形態におけるＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。 一実施形態における情報処理システムの機能構成の一例を示す図である。 一実施形態におけるワークフロー実行処理の一例を示す図である。 一実施形態におけるワークフロー設定情報の一例を示す図である。 一実施形態における機器設定情報の一例を示す図である。 一実施形態におけるログ情報の一例を示す図である。 一実施形態におけるワークフロー設定処理の一例を示す図である。 一実施形態におけるワークフロー選択画面の一例を示す図である。 一実施形態におけるワークフロー詳細画面の一例を示す図である。

以下、図面を参照しながら、この発明の実施の形態について、詳細に説明する。なお、図面中において同じ機能を有する構成部には同じ番号を付し、重複説明を省略する。

［実施形態］
＜概要＞
近年、企業においてリモートワーク等が普及し、従業員が自宅で業務を行うことが増えている。企業における業務では、文書の送受信にファクスを用いる場合がある。この場合、従業員は、オフィスで受信したファクス文書を受け取るために出勤する必要がある。

上記のような問題を解決するために、オフィスで受信したファクス文書を自宅から確認できるように、ファクス文書を自動的にクラウドストレージに転送及び保管する外部連携サービスが提供されている。

上記の外部連携サービスを利用するためには、オフィスに設置されたファクス機能を有する電子機器（以下、単に「電子機器」と呼ぶ）と、電子機器が受信したファクス文書をクラウドストレージに出力するワークフローとを連携させる必要がある。電子機器においては、ファクス文書の転送及び保管で誤操作を発生させないことが重要である。そのため、電子機器とワークフローとの間で、転送及び保管での誤操作を防止するためのプログラムが動作している。外部連携サービスでは、上記のプログラムの動作を保証するために、１つのワークフローに対して接続できる電子機器の台数を制限している。

しかしながら、多数の電子機器を保有する大企業等の組織では、電子機器の台数に比例して多数のワークフローが必要となる。例えば、１つのワークフローに対して接続できる電子機器を５台までと制限している場合、１００台の電子機器を保有する大企業は、２０個のワークフローを保有する必要がある。

外部連携サービスでは、サービスを利用する企業をテナントとして管理する。１つの企業に対しては、１つのテナントＩＤが割り当てられることが多い。この場合、管理業務を分散することができないため、多数のワークフローを保有する大企業では、どの電子機器がどのワークフローに接続されているかを管理することが困難となる。その結果、電子機器を増設、移設又は廃棄等を行う場合等には、作業が煩雑になる。

一方、サービス提供者としては、テナントＩＤ毎に、契約している電子機器の台数及びワークフローの数を管理できればよい。したがって、テナントＩＤと機器ＩＤとの対応関係を表すテーブルと、テナントＩＤとワークフローＩＤとの対応関係を表すテーブルとを保持していれば十分である。

例えば、外部連携サービスにおいて、機器ＩＤとワークフローＩＤとの対応関係を表すテーブルを保持することは可能である。しかしながら、電子機器の台数が多いテナントでは、テーブルのサイズが膨大になるおそれがある。テナント毎にテーブルの記憶容量を制限することは困難であるため、各テナントに想定される最大の記憶容量を用意しなければならない。この場合、電子機器の台数が少ないテナントでは未使用の記憶領域が多くなり、非効率である。

一方で、電子機器又はワークフローにおいて、エラーが発生した場合の原因解析等のために、ワークフローを実行したときのログ情報が利用されている。ログ情報には、ワークフローが実行されるたびに、機器ＩＤ、ワークフローＩＤ及び実行日時等が関連付けて記録される。

本実施形態における情報処理システムは、電子機器からの要求に応じてワークフローを実行したとき、要求した電子機器及び実行したワークフローを表すログ情報を記憶する。また、本実施形態における情報処理システムは、ログ情報に基づいて、ワークフロー毎に当該ワークフローに接続される電子機器を表す機器情報を生成する。

したがって、本実施形態における情報処理システムによれば、電子機器とワークフローとの関係を表示することができる。その結果、多数の電子機器を保有するテナントであっても、電子機器を効率的に管理することが可能となる。

＜情報処理システムの全体構成＞
まず、本実施形態における情報処理システムの構成について、図１を参照しながら説明する。図１は、本実施形態における情報処理システムの全体構成の一例を示す概念図である。

図１に示されているように、本実施形態における情報処理システム１は、サービス提供装置１０、１台以上の電子機器２０、及び外部サービス装置３０を含む。

サービス提供装置１０、電子機器２０及び外部サービス装置３０は、それぞれ通信ネットワークＮ１に接続している。通信ネットワークＮ１は、接続されている各装置が相互に通信可能となるように構成されている。

通信ネットワークＮ１は、例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、又はＷＡＮ（Wide Area Network）などの有線通信によるネットワークによって構築されている。通信ネットワークＮ１は、有線通信だけでなく、例えば、無線ＬＡＮ、又は近距離無線通信等の無線通信、もしくはＷｉＭＡＸ（Worldwide Interoperability for Microwave Access）、ＬＴＥ（Long Term Evolution）、又は５Ｇ（5th Generation）等の移動体通信によるネットワークが含まれていてもよい。

サービス提供装置１０は、通信ネットワークＮ１を介して、１以上のワークフローを含む複数のアプリケーションを実行するサービスを、電子機器２０に提供する情報処理装置である。

サービス提供装置１０は、１台の情報処理装置によって実現されてもよいし、複数台の情報処理装置によって実現されるシステムであってもよい。

本実施形態におけるサービス提供装置１０は、マルチテナントシステムである。マルチテナントシステムでは、複数のテナント（例えば、企業又は顧客等）がリソースを共有しており、テナント毎にユーザを作成することができる。マルチテナントシステムによるサービス提供装置１０は、テナント又はユーザ毎にアプリケーションを管理する。

ワークフローは、複数の処理を接続した一連の処理を定義した情報である。ワークフローに含まれる各処理はコンポーネントと呼ばれるパーツにより実現される。アプリケーションは、１個のメインワークフローと０個以上のサブワークフロー（例えば、エラー発生時に実行する共通のワークフロー等）を含む。

電子機器２０は、ユーザが使用する各種の電子機器である。ユーザは、電子機器２０を用いて、サービス提供装置１０が提供するサービスを利用することができる。

以降では、電子機器２０が複数ある場合に、各々を区別するときは、「電子機器２０－１」、「電子機器２０－２」等と枝番を用いて表記する。

外部サービス装置３０は、通信ネットワークＮ１を介して、各種のクラウドサービスを提供する情報処理装置である。外部サービス装置３０の一例は、ストレージサービス（又はオンラインストレージ）と呼ばれるクラウドサービスである。ストレージサービスとは、外部サービス装置３０のストレージの記憶領域を貸し出すサービスである。

外部サービス装置３０は、１台の情報処理装置によって実現されてもよいし、複数台の情報処理装置によって実現されるシステムであってもよい。

サービス提供装置１０、電子機器２０及び外部サービス装置３０の一例は、情報処理装置である。電子機器２０の他の一例は、画像形成装置（プリンタ、ＦＡＸ装置、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral/Product/Printer：デジタル複合機）、スキャナ装置）である。

なお、電子機器２０は、通信機能を備えた装置であれば、情報処理装置又は画像形成装置に限られない。電子機器２０は、例えば、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子式の黒板機能を有する白板）、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車（Connected Car）、ノートＰＣ（Personal Computer）、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣまたはデスクトップＰＣ等であってもよい。

図１に示す情報処理システム１の構成は一例であって、他の構成であってもよい。例えば、本実施形態における情報処理システム１には、電子データの入力及び出力の少なくとも一方を行う各種機器が含まれ、これらの機器がサービス提供装置１０により提供される各種サービスを利用してもよい。

＜情報処理システムのハードウェア構成＞
次に、本実施形態における情報処理システムに含まれる各装置のハードウェア構成について、図２及び図３を参照しながら説明する。

≪コンピュータのハードウェア構成≫
図２は、サービス提供装置１０、電子機器２０及び外部サービス装置３０がコンピュータで実現される場合のハードウェア構成の一例を示す図である。

図２に示されているように、本実施形態におけるコンピュータは、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティング機器５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、コンピュータ全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。

ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークＮ１を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図２に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティング機器５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

≪ＭＦＰのハードウェア構成≫
図３は、電子機器２０がＭＦＰで実現される場合のハードウェア構成の一例を示す図である。図３に示されているように、本実施形態におけるＭＦＰは、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。

これらのうち、コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス９２１で接続した構成となっている。

これらのうち、ＣＰＵ９０１は、ＭＦＰの全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。

ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

ＳＢ９０４は、ＮＢ９０３とＰＣＩ機器、周辺機器とを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ(Integrated Circuit)であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤ９０８およびＭＥＭ－Ｃ９０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとからなる。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインターフェースを接続するようにしてもよい。

ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。

また、近距離通信回路９２０には、近距離通信回路９２０ａが備わっている。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ等の通信回路である。

更に、エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２によって構成されている。また、操作パネル９４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部９４０ａ、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作パネル９４０ｂを備えている。コントローラ９１０は、ＭＦＰ全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。

なお、ＭＦＰは、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、およびファクシミリ機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時にはドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクシミリモードの選択時にはファクシミリモードとなる。

また、ネットワークＩ／Ｆ９５０は、通信ネットワークＮ１を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。

＜情報処理システムの機能構成＞
次に、本実施形態における情報処理システムの機能構成の一例について、図４を参照しながら説明する。図４は、本実施形態における情報処理システムの機能構成の一例を示すブロック図である。

≪サービス提供装置の機能構成≫
図４に示されているように、本実施形態におけるサービス提供装置１０は、テナント管理部１０１、テナント情報記憶部１０２、要求受信部１０３、ワークフロー実行部１０４、データ送信部１０５、ログ情報管理部１０６、ログ情報記憶部１０７、機器情報生成部１０８及び機器情報送信部１０９を備える。

テナント管理部１０１、要求受信部１０３、ワークフロー実行部１０４、データ送信部１０５、ログ情報管理部１０６、機器情報生成部１０８及び機器情報送信部１０９は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムがＣＰＵ５０１に実行させる処理によって実現される。

テナント情報記憶部１０２及びログ情報記憶部１０７は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４を用いて実現される。ＨＤ５０４が記憶するデータの読み込み又は書き込みは、例えば、ＨＤＤコントローラ５０５を介して行われる。

テナント管理部１０１は、情報処理システム１の管理者による操作又は電子機器２０からの要求に応じて、テナントに関する設定情報を生成し、テナント情報記憶部１０２に記憶する。本実施形態における設定情報は、ワークフロー設定情報及び機器設定情報を含む。ワークフロー設定情報は、テナントとワークフローとを関連付ける設定情報である。機器設定情報は、テナントと電子機器とを関連付ける設定情報である。

テナント情報記憶部１０２には、テナント管理部１０１が生成したワークフロー設定情報及び機器設定情報が記憶される。ワークフロー設定情報は、ワークフロー設定管理テーブルに格納される。機器設定情報は、機器設定管理テーブルに格納される。ワークフロー設定管理テーブル及び機器設定管理テーブルについては後述する。

要求受信部１０３は、電子機器２０から電子データに対する処理要求を受信する。当該処理要求には、処理対象とする電子データ、当該電子機器を識別する識別情報（以下、「機器ＩＤ」と呼ぶ）、及び実行するワークフローを識別する識別情報（以下、「ワークフローＩＤ」と呼ぶ）が含まれる。要求受信部１０３は、受信した処理要求をワークフロー実行部１０４に送る。

ワークフロー実行部１０４は、電子機器２０から受信した電子データに対して、処理要求で指定されたワークフローを実行する。本実施形態における電子データは、電子機器２０が受信したファクス文書の内容を表すファクスデータである。本実施形態におけるワークフローは、ファクスデータを外部サービス装置３０により提供されるストレージサービスに格納する処理を行う。

データ送信部１０５は、ワークフロー実行部１０４により実行されたワークフローからの要求に応じて、電子データの記憶要求を外部サービス装置３０に送信する。当該記憶要求には、電子機器２０から受信した電子データが含まれる。

ログ情報管理部１０６は、ワークフロー実行部１０４により実行されたワークフローの履歴を表すログ情報をログ情報記憶部１０７に記憶する。本実施形態におけるログ情報は、処理要求を送信した電子機器２０の機器ＩＤ、実行されたワークフローのワークフローＩＤ、及びワークフローが実行された実行日時等を含む。

また、ログ情報管理部１０６は、ログ情報記憶部１０７に記憶されたログ情報のうち、所定の保管期限を超過したログ情報を定期的に削除する。保管期限は、ワークフローの実行頻度及びログ情報記憶部１０７の記憶容量に基づいて任意に定めればよい。本実施形態における保管期限は、例えば、１か月である。

ログ情報記憶部１０７には、ログ情報管理部１０６が生成したログ情報が記憶される。ログ情報は、ログ情報管理テーブルに格納される。ログ情報管理テーブルについては後述する。

機器情報生成部１０８は、電子機器２０からの要求に応じて、ワークフロー毎に当該ワークフローに接続された電子機器を表す機器情報を生成する。本実施形態における機器情報は、ログ情報記憶部１０７に記憶されているログ情報に基づいて生成される。機器情報の生成方法については後述する。

機器情報送信部１０９は、機器情報生成部１０８により生成された機器情報を電子機器２０に送信する。

≪電子機器の機能構成≫
図４に示されているように、本実施形態における電子機器２０は、登録要求部２０１、データ生成部２０２、処理要求部２０３、画面情報生成部２０４及び表示制御部２０５を備える。

登録要求部２０１、データ生成部２０２、処理要求部２０３、画面情報生成部２０４及び表示制御部２０５は、例えば、図３に示されているＨＤ９０９からＲＡＭ９０２ａ上に展開されたプログラムがＣＰＵ９０１に実行させる処理によって実現される。

登録要求部２０１は、ユーザの操作に応じて、当該電子機器の登録要求をサービス提供装置１０に送信する。当該登録要求には、当該電子機器を識別する機器ＩＤ、及びテナントを特定するための情報が含まれる。テナントを特定するための情報とは、例えば、ユーザがサービス利用開始時に入力したメールアドレス等である。

データ生成部２０２は、所定の処理を実行することで電子データを生成する。データ生成部２０２が実行する処理は、電子データが生成される処理であればどのようなものでもよい。本実施形態における所定の処理は、例えば、ファクス受信である。したがって、本実施形態における電子データは、受信したファクス文書の内容を表すファクスデータである。

処理要求部２０３は、データ生成部２０２が生成した電子データに対する処理要求をサービス提供装置１０に送信する。処理要求に含めるワークフローＩＤは、ユーザが予め設定したワークフローＩＤである。電子機器２０にワークフローＩＤを設定する方法は後述する。

画面情報生成部２０４は、ユーザの操作に応じて、サービス提供装置１０から機器情報を取得する。画面情報生成部２０４は、取得した機器情報に基づいて、電子機器とワークフローとの関係を表す情報を表示するための画面情報を生成する。

表示制御部２０５は、画面情報生成部２０４が生成した画面情報に基づいて、所定の画面をディスプレイ５０６に表示する。本実施形態における画面は、ワークフロー選択画面及びワークフロー詳細画面を含む。ワークフロー選択画面及びワークフロー詳細画面については後述する。

≪外部サービス装置の機能構成≫
図４に示されているように、本実施形態における外部サービス装置３０は、データ受信部３０１及びデータ記憶部３０２を備える。

データ受信部３０１は、サービス提供装置１０から電子データを受信する。データ受信部３０１は、受信した電子データをデータ記憶部３０２に記憶する。

データ記憶部３０２には、データ受信部３０１が受信した電子データが記憶される。データ記憶部３０２は、外部サービス装置３０が管理するアカウント毎に記憶領域が設定されている。各記憶領域の記憶容量は、各アカウントのサービス利用契約に従って設定される。電子データが記憶される記憶領域は、ワークフローに設定されたアカウント情報に基づいて決定される。

＜情報処理方法の処理手順＞
続いて、本実施形態における情報処理システムが実行する情報処理方法の処理手順の一例について、図５乃至図１１を参照しながら説明する。本実施形態における情報処理方法は、ワークフロー実行処理（図５参照）及びワークフロー設定処理（図９参照）を含む。

≪ワークフロー実行処理≫
まず、本実施形態におけるワークフロー実行処理について、図５を参照しながら説明する。図５は、本実施形態におけるワークフロー実行処理の手順の一例を示すシーケンス図である。

ステップＳ１において、サービス提供装置１０が備えるテナント管理部１０１は、情報処理システム１の管理者の操作に応じて、ワークフローを作成する。ワークフローを作成する操作は、テナントを指定して行われる。管理者がワークフローを作成する契機は任意であるが、例えば、テナントが当該サービスの利用を開始する前である。

上記のとおり、本実施形態におけるワークフローは、ファクスデータをストレージサービスに格納する処理を行う。そのため、ワークフローには、ストレージサービスのアカウント情報が設定される。テナントに複数のワークフローを作成する場合、ストレージサービスのアカウント情報は、それぞれ異なるものを設定する。

次に、テナント管理部１０１は、作成したワークフローの処理内容を表す情報を、テナント情報記憶部１０２に記憶する。これにより、作成したワークフローを識別するワークフローＩＤが発行される。

続いて、テナント管理部１０１は、ワークフロー設定情報を生成する。ワークフロー設定情報は、テナントとワークフローとを関連付ける設定情報である。ワークフロー設定情報には、テナントＩＤ及びワークフローＩＤが含まれる。続いて、テナント管理部１０１は、生成したワークフロー設定情報をテナント情報記憶部１０２のワークフロー設定管理テーブルに格納する。

（ワークフロー設定管理テーブル）
ここで、本実施形態におけるワークフロー設定管理テーブルについて、図６を参照しながら説明する。図６は、本実施形態におけるワークフロー設定管理テーブルの一例を示す概念図である。

図６に示されているように、本実施形態におけるワークフロー設定管理テーブル１０００は、データ項目として、テナントＩＤ及びワークフローＩＤ等を有する。テナントが複数のワークフローを保有している場合、ワークフローＩＤには、各ワークフローに対応する複数のワークフローＩＤが含まれる。

図５に戻って説明する。ステップＳ２において、電子機器２０が備える登録要求部２０１は、ユーザによる機器登録操作を受け付ける。機器登録操作は、例えば、パネル表示部９４０ａに表示された管理画面において行われる。

ステップＳ３において、電子機器２０が備える登録要求部２０１は、機器登録要求をサービス提供装置１０に送信する。当該登録要求には、テナントＩＤ及び機器ＩＤが含まれる。機器ＩＤは、例えば、電子機器２０の製造者により予め設定されている。サービス提供装置１０では、テナント管理部１０１が、機器登録要求を受信する。

ステップＳ４において、サービス提供装置１０が備えるテナント管理部１０１は、受信した機器登録要求に基づいて、機器設定情報を生成する。機器設定情報は、テナントと電子機器２０とを関連付ける設定情報である。機器設定情報には、登録要求に含まれるテナントＩＤ及び機器ＩＤが含まれる。続いて、テナント管理部１０１は、生成した機器設定情報をテナント情報記憶部１０２の機器設定管理テーブルに格納する。

（機器設定管理テーブル）
ここで、本実施形態における機器設定管理テーブルについて、図７を参照しながら説明する。図７は、本実施形態における機器設定管理テーブルの一例を示す概念図である。

図７に示されているように、本実施形態における機器設定管理テーブル１１００は、データ項目として、テナントＩＤ及び機器ＩＤ等を有する。テナントが複数の電子機器２０を保有している場合、機器ＩＤには、各電子機器２０に対応する複数の機器ＩＤが含まれる。

図５に戻って説明する。ステップＳ５において、テナント管理部１０１は、機器登録結果を電子機器２０に送信する。電子機器２０では、登録要求部２０１が、機器登録結果を受信する。次に、表示制御部２０５が、機器登録結果をパネル表示部９４０ａ等に表示する。

ステップＳ６において、電子機器２０が備えるデータ生成部２０２は、ファクスを受信する。これにより、ファクスデータが生成される。データ生成部２０２は、ファクスデータを処理要求部２０３に送る。

ステップＳ７において、電子機器２０が備える処理要求部２０３は、データ生成部２０２からファクスデータを受け取る。次に、処理要求部２０３は、ファクスデータの処理要求をサービス提供装置１０に送信する。当該処理要求には、データ生成部２０２により生成されたファクスデータ、当該電子機器２０の機器ＩＤ、及び予め設定されたワークフローＩＤが含まれる。ワークフローＩＤは、後述のワークフロー設定処理で、ユーザにより予め設定されている。

サービス提供装置１０では、要求受信部１０３が、ファクスデータの処理要求を受信する。要求受信部１０３は、受信したファクスデータの処理要求をワークフロー実行部１０４に送る。ワークフロー実行部１０４は、ファクスデータの処理要求を要求受信部１０３から受け取る。

ステップＳ８において、サービス提供装置１０が備えるワークフロー実行部１０４は、処理要求に含まれるワークフローＩＤに基づいて、ワークフローを特定する。次に、ワークフロー実行部１０４は、処理要求に含まれるファクスデータに対して、特定されたワークフローを実行する。ワークフローは、予め設定されたアカウント情報を用いてファクスデータを外部サービス装置３０に記憶することをデータ送信部１０５に要求する。

ステップＳ９において、サービス提供装置１０が備えるデータ送信部１０５は、ワークフローからの要求に応じて、ファクスデータの記憶要求を外部サービス装置３０に送信する。当該記憶要求には、処理要求に含まれるファクスデータ及びワークフローに予め設定されたアカウント情報が含まれる。

ステップＳ１０において、外部サービス装置３０が備えるデータ受信部３０１は、サービス提供装置１０からファクスデータの記憶要求を受信する。次に、データ受信部３０１は、記憶要求に含まれるアカウント情報に基づいて、ファクスデータを記憶する記憶領域を特定する。続いて、データ受信部３０１は、特定した記憶領域にファクスデータを記憶する。

ステップＳ１１において、外部サービス装置３０が備えるデータ受信部３０１は、ファクスデータの記憶結果をサービス提供装置１０に送信する。サービス提供装置１０では、データ送信部１０５が、ファクスデータの記憶結果を受信する。データ送信部１０５は、ファクスデータの記憶結果をワークフロー実行部１０４に送る。ワークフロー実行部１０４は、ワークフローを実行した履歴の記憶をログ情報管理部１０６に要求する。

ステップＳ１２において、サービス提供装置１０が備えるログ情報管理部１０６は、ワークフロー実行部１０４からの要求に応じて、ログ情報を生成する。ログ情報には、機器ＩＤ、ワークフローＩＤ及び実行日時が含まれる。ログ情報管理部１０６は、生成したログ情報をログ情報記憶部１０７のログ情報管理テーブルに格納する。

（ログ情報管理テーブル）
ここで、本実施形態におけるログ情報管理テーブルについて、図８を参照しながら説明する。図８は、本実施形態におけるログ情報管理テーブルの一例を示す概念図である。

図８に示されているように、本実施形態におけるログ情報管理テーブル１２００は、データ項目として、ログＩＤ、機器ＩＤ、ワークフローＩＤ及び実行日時等を有する。ログＩＤは、当該ログ情報を識別する識別情報である。ログＩＤは、ログ情報が格納される際に一意の値が自動的に発行される。

図５に戻って説明する。ステップＳ１３において、サービス提供装置１０が備えるワークフロー実行部１０４は、ファクスデータの処理結果を電子機器２０に送信する。電子機器２０では、登録要求部２０１が、ファクスデータの処理結果を受信する。次に、表示制御部２０５が、ファクスデータの処理結果をパネル表示部９４０ａ等に表示する。

≪ワークフロー設定処理≫
次に、本実施形態におけるワークフロー設定処理について、図９を参照しながら説明する。図９は、本実施形態におけるワークフロー設定処理の手順の一例を示すシーケンス図である。

ステップＳ２１において、電子機器２０が備える表示制御部２０５は、ユーザによるワークフロー選択画面を表示するための操作を受け付ける。次に、表示制御部２０５は、ワークフロー選択画面を表す画面情報を画面情報生成部２０４に要求する。

本実施形態におけるワークフロー選択画面は、例えば、ユーザが電子機器２０にログインした後に表示される画面である。この場合、ワークフロー選択画面を表示するための操作は、電子機器２０にログインする操作である。

ステップＳ２２において、電子機器２０が備える画面情報生成部２０４は、表示制御部２０５からの要求に応じて、機器情報の取得要求をサービス提供装置１０に送信する。当該取得要求には、当該電子機器２０の機器ＩＤが含まれる。サービス提供装置１０では、機器情報生成部１０８が、機器情報の取得要求を受信する。

ステップＳ２３において、サービス提供装置１０が備える機器情報生成部１０８は、受信した機器情報の取得要求に基づいて、電子機器２０のテナントを特定する。具体的には、機器情報生成部１０８は、テナント情報記憶部１０２の機器設定管理テーブル１１００から、取得要求に含まれる機器ＩＤに関連付けられているテナントＩＤを取得する。

ステップＳ２４において、サービス提供装置１０が備える機器情報生成部１０８は、ステップＳ２３で特定したテナントが保有するワークフローを取得する。具体的には、機器情報生成部１０８は、テナント情報記憶部１０２のワークフロー設定管理テーブル１０００から、ステップＳ２３で取得したテナントＩＤに関連付けられているワークフローＩＤを取得する。

ステップＳ２５において、サービス提供装置１０が備える機器情報生成部１０８は、ステップＳ２４で取得したワークフローそれぞれに接続された電子機器２０を取得する。具体的には、機器情報生成部１０８は、ログ情報記憶部１０７のログ情報管理テーブル１２００から、ステップＳ２４で取得したワークフローＩＤそれぞれに関連付けられている機器ＩＤを取得する。

なお、ステップＳ２４で複数のワークフローＩＤが取得された場合、ステップＳ２５は、各ワークフローＩＤについて、繰り返し実行される。

機器情報生成部１０８は、ワークフロー毎に当該ワークフローに接続された電子機器を表す機器情報を生成する。具体的には、機器情報生成部１０８は、ステップＳ２３で取得されたワークフローＩＤそれぞれについて、ステップＳ２４で取得された機器ＩＤを関連付けることで、機器情報を生成する。機器情報生成部１０８は、生成した機器情報を機器情報送信部１０９に送る。

ステップＳ２６において、サービス提供装置１０が備える機器情報送信部１０９は、機器情報生成部１０８から受け取った機器情報を、機器情報の取得要求を送信した電子機器２０に送信する。電子機器２０では、画面情報生成部２０４が、機器情報をサービス提供装置１０から受信する。

ステップＳ２７において、電子機器２０が備える画面情報生成部２０４は、受信した機器情報に基づいて、ワークフロー選択画面の画面情報を生成する。次に、画面情報生成部２０４は、ワークフロー選択画面の画面情報を表示制御部２０５に送る。

ステップＳ２８において、電子機器２０が備える表示制御部２０５は、画面情報生成部２０４から受け取った画面情報に基づいて、ワークフロー選択画面をパネル表示部９４０ａに表示する。

（ワークフロー選択画面）
ここで、本実施形態におけるワークフロー選択画面について、図１０を参照しながら説明する。図１０は、本実施形態におけるワークフロー選択画面の一例を示す概念図である。

図１０に示されているように、本実施形態におけるワークフロー選択画面２０００は、１以上のワークフロー選択ボタン２００１及びＯＫボタン２００９等を有する。ワークフロー選択ボタン２００１には、機器台数表示欄２００２及び詳細ボタン２００３が設けられる。

ワークフロー選択ボタン２００１は、テナントが保有するワークフローそれぞれに対応する。すなわち、ワークフロー選択ボタン２００１は、テナントが保有するワークフローと同数だけ表示される。

ワークフロー選択ボタン２００１は、排他的に選択可能な表示態様で表示される。ワークフロー選択ボタン２００１は、例えば、トグルスイッチ形式で表示される。すなわち、選択されていないワークフロー選択ボタン２００１を押下すると、そのワークフロー選択ボタン２００１が選択状態となり、他のワークフロー選択ボタン２００１は未選択状態となるように制御される。

初期状態では、当該電子機器２０にワークフローが既に設定されている場合、そのワークフローに対応するワークフロー選択ボタン２００１が選択状態となる。一方、当該電子機器２０にワークフローが設定されていない場合、すべてのワークフロー選択ボタン２００１が未選択となる。

機器台数表示欄２００２には、ワークフロー選択ボタン２００１に対応するワークフローに接続された電子機器２０の台数が表示される。当該台数は、サービス提供装置１０から受信した機器情報において、ワークフローＩＤに関連付けられた機器ＩＤの数を集計することで得られる。

ユーザが詳細ボタン２００３を押下すると、ワークフロー選択ボタン２００１に対応するワークフローを表示対象として、ワークフロー詳細画面を表示するための操作が受け付けられる。

ユーザがいずれかのワークフロー選択ボタン２００１が選択状態のときＯＫボタン２００９を押下すると、選択状態のワークフロー選択ボタン２００１に対応するワークフローが当該電子機器２０に設定される。

図９に戻って説明する。ステップＳ２９において、電子機器２０が備える表示制御部２０５は、ユーザによるワークフロー詳細画面を表示するための操作を受け付ける。次に、表示制御部２０５は、ワークフロー詳細画面を表す画面情報を画面情報生成部２０４に要求する。

続いて、画面情報生成部２０４は、サービス提供装置１０から受信した機器情報に基づいて、ワークフロー詳細画面の画面情報を生成する。次に、画面情報生成部２０４は、ワークフロー詳細画面の画面情報を表示制御部２０５に送る。

続いて、表示制御部２０５は、画面情報生成部２０４から受け取った画面情報に基づいて、ワークフロー詳細画面をパネル表示部９４０ａに表示する。

（ワークフロー詳細画面）
ここで、本実施形態におけるワークフロー詳細画面について、図１１を参照しながら説明する。図１１は、本実施形態におけるワークフロー詳細画面の一例を示す概念図である。

図１１に示されているように、本実施形態におけるワークフロー詳細画面２１００は、識別情報表示欄２１０１及びＯＫボタン２１０９を有する。

識別情報表示欄２１０１には、表示対象のワークフローに接続された電子機器２０の機器ＩＤが一覧で表示される。当該機器ＩＤは、サービス提供装置１０から受信した機器情報において、ワークフローＩＤに関連付けられた機器ＩＤである。

識別情報表示欄２１０１には、機器ＩＤを、予め設定された電子機器２０の名称に変換して表示してもよい。また、機器ＩＤ又は名称を、当該電子機器２０に関する属性情報と共に表示してもよい。属性情報とは、例えば、電子機器２０の設置場所等である。

＜実施形態の効果＞
本実施形態における情報処理システムは、電子機器からの要求に応じてワークフローを実行したとき、要求した電子機器及び実行したワークフローを表すログ情報を記憶する。また、本実施形態における情報処理システムは、ログ情報に基づいて、ワークフロー毎に当該ワークフローに接続される電子機器を表す機器情報を生成する。したがって、本実施形態における情報処理システムによれば、電子機器とワークフローとの関係を表示することができる。

特に、本実施形態における情報処理システムは、電子機器にワークフローを設定するための画面に、各ワークフローに接続している電子機器の台数を表示する。したがって、接続可能な電子機器の最大数に達しているワークフローを、ユーザが誤って選択することを防止することができる。

また、本実施形態における情報処理システムは、各ワークフローに接続している電子機器の台数が比較可能な態様で表示する。したがって、複数のワークフローの間で接続している電子機器の台数が平準化されることが期待できる。

さらに、本実施形態における情報処理システムでは、各ワークフローに接続している電子機器の詳細な情報が表示される。したがって、あるワークフローに接続している電子機器を他のワークフローに接続させたい場合、接続を変更すべき電子機器を特定することが容易になる。

［補足］
上記各実施形態において、サービス提供装置１０は情報処理装置の一例である。ファクスデータは電子データの一例である。外部サービス装置３０は外部記憶装置の一例である。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＤＳＰ（digital signal processor）、ＦＰＧＡ（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等の機器を含むものとする。

実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、サービス提供装置１０及び外部サービス装置３０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

以上、本発明の実施の形態について詳述したが、本発明はこれらの実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形又は変更が可能である。

１ 情報処理システム
１０ サービス提供装置
１０１ テナント管理部
１０２ テナント情報記憶部
１０３ 要求受信部
１０４ ワークフロー実行部
１０５ データ送信部
１０６ ログ情報管理部
１０７ ログ情報記憶部
１０８ 機器情報生成部
１０９ 機器情報送信部
２０ 電子機器
２０１ 登録要求部
２０２ データ生成部
２０３ 処理要求部
２０４ 画面情報生成部
２０５ 表示制御部
３０ 外部サービス装置
３０１ データ受信部
３０２ データ記憶部

特開２０２１－１１０３２８号公報

本発明は、情報処理装置、情報処理方法、電子機器、情報処理システム及びプログラムに関する。

Claims (7)

1. 電子機器と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な情報処理システムであって、
   前記電子機器の要求に応じてワークフローを実行したログ情報を記憶部に記憶するログ情報管理部と、
   前記ログ情報に基づいて前記ワークフロー毎に当該ワークフローに接続された前記電子機器を表す機器情報を生成する機器情報生成部と、
   前記機器情報に基づいて前記電子機器と前記ワークフローとの関係を表す情報を表示部に表示する表示制御部と、
   を備える情報処理システム。
2. 請求項１に記載の情報処理システムであって、
   前記表示制御部は、前記ワークフローに接続された前記電子機器の数を表示する、
   情報処理システム。
3. 請求項１に記載の情報処理システムであって、
   前記表示制御部は、前記ワークフローに接続された前記電子機器を識別する識別情報を表示する、
   情報処理システム。
4. 請求項２又は３に記載の情報処理システムであって、
   テナントと前記電子機器とを関連付ける機器設定情報及び前記テナントと前記ワークフローとを関連付けるワークフロー設定情報を前記記憶部に記憶するテナント管理部をさらに備え、
   前記機器情報生成部は、
   前記機器設定情報に基づいて、前記電子機器に関連付けられた前記テナントを特定し、
   前記ワークフロー設定情報に基づいて、特定された前記テナントに関連付けられた前記ワークフローを特定し、
   前記ログ情報に基づいて、特定された前記ワークフローに関連付けられた前記電子機器を特定する、
   情報処理システム。
5. 請求項４に記載の情報処理システムであって、
   前記ワークフローは、前記電子機器が生成した電子データを、ネットワークを介して外部記憶装置に記憶する、
   情報処理システム。
6. 請求項５に記載の情報処理システムであって、
   前記ワークフローは、接続可能な電子機器の数が制限されている、
   情報処理システム。
7. 電子機器と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な情報処理システムが実行する情報処理方法であって、
   前記情報処理装置が、前記電子機器の要求に応じてワークフローを実行したログ情報を記憶部に記憶するログ情報管理手順と、
   前記情報処理装置が、前記ログ情報に基づいて前記ワークフロー毎に当該ワークフローに接続された前記電子機器を表す機器情報を生成する機器情報生成手順と、
   前記電子機器が、前記機器情報に基づいて前記電子機器と前記ワークフローとの関係を表す情報を表示部に表示する表示制御手順と、
   を実行する情報処理方法。

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