JP2023111551A - 報告事項記録方法、報告事項記録プログラム及び報告事項記録システム - Google Patents

Abstract

【課題】オンラインでの会議等の発表者が事前に資料データを作成せずとも好適に発表でき、事後のアーカイブ化などにも対応する報告事項記録方法、報告事項記録プログラム及び報告事項記録システムを提供する。【解決手段】報告事項記録システムは、所定の報告事項を取得する報告事項取得する報告事項取得部と、所定の会議体と紐付けて所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力するメッセージ出力部と、報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付けるコメント入力受付部と、受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとする文字化処理部と、文字データを所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する記録部と、を備える。【選択図】図２

Description

本発明は、オンライン上で行われる会議体の報告事項を記録するための方法などに関する。

近年の社会状況の変化に伴い、業務上の朝会や定例会その他のミーティングや会議、その他報告やプレゼンをオンラインにて行う機会が増えている。オンライン会議の機会が増えることで、遠方にいる者による参加が可能になったり、会議室の広さ等物理的な制約で参加者を制約する必要性が乏しくなったりするほか、会議の様子を録画する等の方法によりアーカイブ化が容易になることで、リアルタイムでの会議参加が難しい場合の情報共有にも資するようになってきている。

なお、それらの会議等の機会では通常、参考資料が配布されることが多いが、従来のアナログな会議等の場では、それらの参考資料は主に紙媒体にて提供・共有されていた。そして会議等のオンライン化に応じてこれらの参考資料の提供形態にも様々な変化があり、多様な形態における資料提供が可能となり、現に提案され、実現されてきた。

例えば特許文献１には、外部サーバに資料データをアップロードし、オンライン上の会議参加者が閲覧できるようにするシステムにおいて、当該参加者によるコンピュータ操作に応じて表示状態を変更制御する仕組みに関する技術が開示されている。当該技術を用いることにより、会議参加者に対し、より確実に資料参照の機会を提供することができる効果が期待されている。

特開２０１６－１７０６１４号

ただ、このような従来技術は、資料データをアップロードする必要があることからもわかるように、発表者側において事前に資料データを作成しておく必要があった。そのため、オンライン会議等の場での質疑や、会議中の発言など、発表者のリアルタイムな反応が資料データに反映されていない場合には、会議後に当該資料データを改訂したり、新たな補足資料を作成したりする必要があった。

それらの作業が発表者にとり手間であるのみならず、それらの発表の機会が定期的に開催されるものの場合には、参加者が事前に資料データを読み込んでおく必然性もなければ、現に読み込んでいる実態も疑わしく、わざわざ事前に資料データを作成のうえ用意する必要性も乏しい。

以上のような課題を解決すべく、本発明は、オンライン上で行われる会議体の報告事項を記録するための方法であって、所定の報告事項を取得する報告事項取得ステップと、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力するメッセージ出力ステップと、前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付けるコメント入力受付ステップと、前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとする文字化処理ステップと、前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する記録ステップと、をコンピュータにて実行する報告事項記録方法などを提案する。

また上記発明に関連して、記録ステップにて記録された情報に基づいて前記音声処理のためのモデルを生成するモデル生成ステップをさらに有し、文字化処理ステップが、前記モデルを用いて音声処理を行うモデル利用サブステップをさらに有する報告事項記録方法なども提案する。

また上記各発明に関連して、メッセージ出力ステップが、オンラインで行われる会議体にて提供される表示領域のうち相対的に中央近傍に報告メッセージを出力する中央表示サブステップをさらに有する報告事項記録方法なども提案する。

また上記各発明に関連して、メッセージ出力ステップが、複数の報告メッセージを所定の順番で表示出力するよう制御する複数メッセージ表示サブステップをさらに有する報告事項記録方法なども提案する。

また上記各発明に関連して、コメント入力受付ステップが、音声とともに当該音声の入力を受け付けている間の表示動画の入力をも受け付ける動画入力受付サブステップをさらに有し、記録ステップが、前記動画をも文字データと紐付けて記録する動画記録サブステップをさらに有する報告事項記録方法なども提案する。

さらに、上記各方法に関連したプログラムやシステムなどに関する発明も提案する。

主に以上のような構成をとる本発明によって、オンラインでの会議等の発表者が事前に資料データを作成せずとも好適に発表でき、事後のアーカイブ化などにも対応することが可能になる。

本発明のシステムの概略図 実施形態１のシステムの機能ブロックの一例を示す図 報告メッセージ表示出力の一例を示す図 実施形態１のシステムの機能的な各構成をまとめて一のハードウェアとして実現した際の構成の一例を示す概略図 実施形態１のシステムにおける処理の流れの一例を示す図 実施形態２のシステムの機能ブロックの一例を示す図 実施形態２のシステムにおける処理の流れの一例を示す図 文字化処理ステップにおける処理の具体的な一例について説明する図 実施形態３のシステムの機能ブロックの一例を示す図 実施形態３のシステムにおける処理の流れの一例を示す図 実施形態４のシステムの機能ブロックの一例を示す図 実施形態４のシステムにおける処理の流れの一例を示す図

まず図１を示す。図１は本発明の概要を示す図である。同図に示されているように、本発 明は、一又は複数のサーバ０１０１、０１０２が、複数の会議体参加者の管理する端末である参加者端末０１１１、０１１２、０１１３，０１１４などとの間でネットワークを介した情報の送受信を行うことを通じて実現されうる。

なお、さきに述べたとおり、本発明は一又は複数のサーバ０１０１、０１０２により実現されうる。複数のサーバを用いる場合の具体例を上げると、参加者端末のうち会議体での発表を予定する参加者の管理する端末から取得した報告事項や会議体のアーカイブデータを保持する会議体データサーバや、音声処理を通じた文字化処理を行う文字化処理サーバ、それらの文字化処理や音声処理の精度を向上させるための種々の処理を行うための学習サーバなどを相互にオンライン又はオフラインのネットワークを介して接続することで用いることが考えられる。

ちなみに、参加者端末については、その種別を特に限定することはなく、例えば、パソコン０１１１、０１１２やスマートフォン０１１３、タブレット０１１４などが考えられ、その他にもスマートグラスやスマートペンなどのスマートデバイスが考えられる。これらの端末に備えられたディスプレイ上への表示に対応し、同じく備えられたマイクやカメラなどを通じて取得された音声データや動画データを用いた音声処理などが行われる。

なお、ここまでは図１を用いて、各種サーバがいずれの参加者端末とも別個に構成され、ネットワークを介しクラウドコンピューティングの形式にて提供されているケースを想定した説明を行ったが、本発明はかかる使用形態に限られるものではない。すなわち、本発明の機能を実行可能なプログラムを所定の参加者端末にインストールすることにより、本発明において提供可能な機能の全部又は一部の処理を当該参加者端末において実行する、いわゆるオンプレミス型の形態にて提供されてももちろんよい。また、ここで述べたようなプログラムが格納された記録媒体を所定の参加者端末と接続する方法によっても実現可能である。

以下、本発明の各実施形態について図面とともに説明する。まず実施形態と請求項の相互の関係は、以下のとおりである。まず、実施形態１は主に請求項１、３、６、７などに対応する。実施形態２は主に請求項２などに対応する。実施形態３は主に請求項４などに対応する。実施形態４は主に請求項５などに対応する。

なお、本発明はこれらの実施形態に何ら限定されるものではなく、技術常識に従って特許請求の範囲の各請求項に記載の技術的思想を有し、その要旨を逸脱しない範囲内において、様々な態様で実施し得る。

＜＜実施形態１＞＞
＜概要＞
図２は、本実施形態の報告事項記録システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「報告事項記録システム」０２００は、「報告事項記録部」０２０１と、「メッセージ出力部」０２０２と、「コメント入力受付部」０２０３と、「文字化処理部」０２０４と、「記録部」０２０５と、を有する。

なお、以下で詳しく説明する報告事項記録システムは、その機能の一又は複数の機能を複数の装置にて実現するようにも構成され得るものであって、その機能ブロックは、いずれもハードウェア又はソフトウェアとして実現され得る。コンピュータを用いるものを例にすれば、ＣＰＵやメインメモリ、ＧＰＵ、ＴＰＵ、画像メモリ、バス、二次記憶装置（ハードディスクや不揮発性メモリ）、キーボードやマイク、タッチパネル、タッチパネルをタッチするための電子ペンなどの各種入力デバイス、スピーカ、ディスプレイその他各種出力デバイス、その他の外部周辺装置などのハードウェア構成部、またその外部周辺装置用のインタフェース、通信用インタフェース、それらのハードウェアを制御するためのドライバプログラムやその他のアプリケーションプログラムなどが挙げられる。

そしてメインメモリ上に展開したプログラムに従った演算処理によって、入力デバイスやその他インタフェースなどから入力されメモリやハードウェア上に保持されているデータなどが加工、蓄積されたり、前記各ハードウェアやソフトウェアを制御するための命令が作成されたりする。ここで、上記プログラムは、モジュール化された複数のプログラムとして実現されてもよいし、２以上のプログラムをクラウドコンピューティングその他の方法により組み合わせて一のプログラムとして実現されても良い。

＜機能的構成＞
「報告事項取得部」０２０１は、所定の報告事項を取得するように構成されている。ここでいう報告事項とは、会議体の開催目的や会議体における討議事項、報告者の属性その他会議体に応じて定められている。すなわち、報告事項を取得するにあたっては、個々の会議体を識別するためのＩＤや当該会議体の開催目的や討議事項、参加者、報告者、更にはそれらの者を識別するためのＩＤである参加者等ＩＤなどの情報が相互に紐付けられて取得される。

報告事項取得部では、報告事項を、前記会議体を主催する者や当該会議体に参加する者、報告者などが管理する端末からの出力処理を通じて取得される。例えば、事業者内部にて定期的に開催される会議体として「朝会」「全体会議」「経営会議」「プロジェクトＡ進捗確認」などが予め設定されている場合、それらの会議体に紐づけた情報入力を受け付ける形式で報告事項を取得する。より具体的に言えば、「朝会」に対しては、「新規メンバーの自己紹介とＱ＆Ａ」や「各部門の先週のＫＰＩ達成状況報告」、「お役立ち情報共有」などといったような事項が報告事項として取得される。これらの報告事項は上述した各人から適宜取得可能であって、一旦取得した報告事項を削除したり、その内容を変更したりする旨の情報を取得する処理も、ここでいう報告事項の取得に含まれる。当該構成を採用することにより、会議体に参加するあるいは関心をもつすべての関係者によって討議事項の設定や変更その他の加除修正を可能とし、会議体における活発な議論の端緒の提供機会を広げることができるようになる。

なおここで、報告事項を取得する際には、当該取得元となった参加者等の参加者等ＩＤとの紐付けがなされていることが望ましい。そのうえで、上述した各種処理のうち、報告事項の削除や内容の変更については、当初の取得元である参加者等ＩＤによって識別されるユーザからの処理要求に対してのみ応じるような、権限設定がなされていることが望ましい。当該構成を採用することにより、報告事項を設定した者の意図しないかたちで当該報告事項が改変されたりなくなったりし、結局意とする会議進行がままならなくなるような事態を回避することができるようになる。

上述の権限設定処理を行わない場合であっても、報告事項を変更処理した者の参加者等ＩＤを当該変更内容とともに記録しておくことも考えられる。それらの情報を参照可能に記録しておくことにより、会議体の場において、変更の意図等を議論することができ、結果として闊達な議論を行う一助とすることができるようになる。

「メッセージ出力部」０２０２は、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力するように構成される。ここで表示出力の対象となる報告メッセージとは、特定の報告事項の報告を促す内容であって、上述した会議体の一例を使って説明すると、「朝会」の「各部門の先週のＫＰＩ達成状況報告」を報告事項とした場合には、当該達成状況の報告を促すような報告メッセージを出力する。

報告メッセージの出力タイミングは、例えば、会議体の開催日時との相対的な時間間隔に応じて設定又は変更、あるいは出力回数の設定等が可能である。具体的に言えば、会議体開催日時の１日前に出力するとか、開催日時の２日前から６時間おきに複数回出力する、とかいった具合である。

これらの出力タイミングの設定は、前記所定の報告事項の出力元となる参加者等ＩＤにて紐付けられる参加者等によって行われうる。当該構成を採用することによって、会議体の主催者等が事前に報告内容をチェックしたりして会議の進行方法を事前に確認したりできるほか、そもそも報告漏れなどを回避することができる。

ちなみに、メッセージ出力部において報告メッセージは、表示出力の態様により出力される。具体的には、出力対象の参加者が管理する端末にて表示可能な形式にて出力処理が行われる。具体的な表示態様については適宜設定可能であるが、表示領域のうち相対的に中央近傍に報告メッセージを出力することが望ましい。具体的には、表示画面の中央近傍にポップアップで報告メッセージを表示出力するようにしたりすることが考えられる。当該構成を採用することで、端末での作業中などでも報告メッセージを出力させて報告を促し、報告漏れを回避することができる。

なお報告メッセージの出力先として、前記報告事項と紐付けられて当該報告をすべき報告者を特定する情報がともに取得されているような場合には、当該報告者のみを報告メッセージの出力先としてもよい。また、当該会議体に参加予定のすべての参加者や、当該報告事項と何らかの関連付けが行われている複数の者を出力先としてもよい。これらの構成を採用することによって、報告者に加え報告者の上長や同僚、報告の相手方などに限り報告メッセージを出力することができ、当該報告に主体的に関与しない者にまで野放図にメッセージを表示出力させる煩雑さを回避できる。

ちなみにここで、後記コメント入力受付部にて報告コメントの入力を受け付けたあとに、前記所定のタイミングが到来した場合にも重ねて報告メッセージを出力するかどうかは、適宜設定可能である。この場合、報告コメント入力受付処理の有無にかかわらず同一内容のメッセージを表示出力する場合もあれば、報告コメントの入力を受け付けたあとは当該状況に応じた報告メッセージ（例えば、「入力した報告コメントを修正できます」など）を出力するような構成があってもよい。当該構成を採用することで、報告内容のブラッシュアップを促したり、報告事項の一部の抜け漏れがないようリマインドをしたりすることも可能である。

ここで図３を示す。同図は、本実施形態の報告事項記録システムのメッセージ出力部における報告メッセージの出力の一例である。同図では、ある事業所のデザイン事業部に所属する銀座良太氏が、経費商品申請フォームに所定事項を入力して同申請を行おうとしていたところ、同氏が翌日の朝会でデザイン事業部のＫＰＩ達成状況の報告者となっていたことから、上記申請業務の最中であっても、同申請作業中の表示に重畳するように、画面領域の中央近傍に「先週１週間のＫＰＩ達成状況を教えて下さい」という内容の報告メッセージが表示出力されている。このように、別の作業中であっても、報告メッセージが重畳表示されるような構成により、報告者は何よりもまず、当該報告作業に注力せざるを得ない状況が作出される。

また、同図の報告メッセージ表示の右下には、発話を意味するアイコンが表示されており、このアイコンをクリックすることで、マイクが起動し、後述する報告コメントの入力受付が可能となる。このように、報告メッセージの表示と報告コメントの入力受付までのインタフェースをシームレスに構築することにより、報告者による心理的な手間感を排除し、報告コメントの抜け漏れを回避することが可能になる。

「コメント入力受付部」０２０３は、前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付けるように構成される。ここでいう報告メッセージの表示タイミングとは、出力先である端末にて前記報告メッセージが表示可能に出力されるタイミングのことを意味しており、より具体的には、報告メッセージを表示した後所定時間経過後に音声にて報告コメントの入力を受け付けるように構成される。当該構成を採用することで、報告メッセージの表示を見た報告者に対し、速やかな報告コメントの入力を促すことが可能となる。

なお「音声にて報告コメントの入力を受け付ける」とあるように、コメント入力受付部においては、報告メッセージ表示ののち所定時間（報告メッセージの文章量に応じて数秒程度）経過後に報告コメントの入力受付を可能とするための処理を行う。具体的には、端末に備えられているマイクを起動して報告者による発話の音声取得を可能にする処理を行ったり、当該取得した音声を録音するための処理を行ったりする。また、それらの音声取得のためのセンサを起動するような処理も考えられる。これらのいくつかの機能を有する端末を制御することにより、報告者が文字入力の手間を掛けることなく、手軽に報告コメントの入力を行うことができる。さらに言えば、報告コメント入力のインタフェースを音声とすることにより、報告コメント入力の抜け漏れを抑止することができるようになる。

「文字化処理部」０２０４は、前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとするように構成されている。報告コメントを文字データとするための具体的な技術は種々のものが考えられ、特にその手法に限定はないが、例えば、汎用的に用いられる音声認識処理のほか、一旦取得した報告コメントの音声データを文字データとする過程で、所定のルールに基づいて当該音声データを要約したうえで文字データとする要約処理を行うことも考えられる。当該構成を採用することにより、取得するデータ容量を抑制して取得効率を高める事ができるほか、会議体における文字データひいては報告そのものの理解度向上を図る際の便宜にもかなうこととなる。

なお、ここでいう要約処理については、その要約度合いを適宜調整可能とすることが望ましい。例えば、要約度合いを高めると、文字データがいわゆる箇条書き程度の内容になったりして、概要把握には資する可能性があるものの、却って報告したい内容の把握が困難な場合もある。いっぽう、文字データを見る段階ではあくまでトピックさえ把握できていればよく、具体的な報告事項は会議時点で直接聞くようなルールとしておけば、文字データの情報量はあえて抑制されていたほうが望ましい。このように、文字データ利用の目的が会議体や報告事項単位で異なりうることを踏まえ、それらの目的に適合した内容の文字データを生成可能であることが好適である。

そしてさらに、文字化処理部における処理のなかには、取得した音声データをそのまま文字データに変換する処理にとどまらず、音声データの内容を所定の言語に翻訳したうえで文字化処理するような翻訳処理を実現可能としてもよい。当該構成を採用することで、グローバル人材同士の交流進化や業務の相互理解を支援することができるようになる。

「記録部」０２０５は、前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録するように構成されている。文字データは、所定の報告事項に関連付けて入力された報告コメントを元にする情報であり、それらの情報取得経路に従い、会議体を識別するための会議体ＩＤや報告事項を識別するためのＩＤと関連付ける処理を行う。

なお、一の会議体に複数の報告事項が含まれ、それらのそれぞれに文字データが関連付けられるような場合、当該関連付けは、前記会議体における報告順に基づいて関連付けられることが考えられる。当該構成を採用することにより文字データの議事概要化やアーカイブ化が可能になる。例えば、会議体におけるタイムテーブルに沿って前記文字データを順序立てて表示することが可能となったり、会議体の欠席者や再度確認をしたい参加者が、事後的に会議での報告内容を確認する際の便宜に資することができる。

＜具体的な構成＞
ここで図４を示す。同図は本実施形態の報告事項記録システムの機能的な各構成をまとめて一のハードウェアとして実現した際の構成の一例を示す概略図である。各装置はいずれも、それぞれ各種演算処理を実行するための「ＣＰＵ」０４０１と、「記憶装置（記憶媒体）」０４０２と、「メインメモリ」０４０３と、「入出力インタフェース」０４０４、「ネットワークインタフェース」０４０５と、を備え、入出力インタフェースを介して、例えば「タッチパネル」０４０６、「ディスプレイ」０４０７などの外部周辺装置と情報の送受信を行う。

また、本実施形態の報告事項記録システムは、ネットワークインタフェースを介して複数の「参加者等端末」０４０８、０４０９などの外部装置と情報の送受信を行いうる。このネットワークインタフェースの具体的な態様は有線、無線を問わず、また通信の方法も、端末間で直接、間接になされるかは問わない。よって特定の外部装置ないし同装置の利用者と紐づけられた第三者の管理するサーバとの間で情報の送受信を行ういわゆるクラウドコンピューティングの形式を採用することも可能である。

記憶装置には以下で説明するような各種プログラムが格納されており、ＣＰＵはこれら各種プログラムをメインメモリのワーク領域内に読み出して展開、実行する。なお、これらの構成は、「システムバス」０４９９などのデータ通信経路によって相互に接続され、情報の送受信や処理を行う（以上の構成の基本的な構成は、以下で説明する他の装置のいずれについても同様である。

（報告事項取得部の具体的な構成）
報告事項取得部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「報告事項取得プログラム」０４１０をメインメモリに読み出して実行し、所定の報告事項を取得しメインメモリの所定のアドレスに格納する。

（メッセージ出力部の具体的な構成）
メッセージ出力部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「メッセージ出力プログラム」０４２０をメインメモリに読み出して実行し、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを所定の端末に対して表示出力する。

（コメント入力受付部の具体的な構成）
コメント入力受受部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、前記報告メッセージを表示するタイミングでＣＰＵが記憶装置から「コメント入力受付プログラム」０４３０をメインメモリに読み出して実行し、前記メッセージ出力プログラムの実行による表示出力先の端末から、音声にて報告コメントの入力を受け付け、メインメモリの所定のアドレスに格納する。

（文字化処理部の具体的な構成）
文字化処理部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「文字化処理プログラム」０４４０をメインメモリに読み出して実行し、前記コメント入力受付プログラムの実行により受け付けた報告コメントを、音声処理を通じて文字データとしメインメモリの所定のアドレスに格納する。

（記録部の具体的な構成）
記録部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「記録プログラム」０４５０をメインメモリに読み出して実行し、前記文字化処理プログラムの実行により得られた文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けてメインメモリの所定のアドレスに格納し記録する。

＜処理の流れ＞
図５は、本実施形態の報告事項記録システムをオンライン上で行われる会議体の報告事項を記録するために用いる場合における処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ０５０１では、所定の報告事項を取得し記録する（報告事項取得ステップ）。その後ステップＳ０５０２では、報告メッセージ出力希望があるか否かを判断し、出力希望があると判断される場合には、ステップＳ０５０３以下の処理に移行する。出力希望がないと判断される場合には、その後の処理を行わない。

ステップＳ０５０３では、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力する（メッセージ出力ステップ）とともに、ステップＳ０５０４で、前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付ける（コメント入力受付ステップ）。なおこの際に報告コメントの入力が完了しない場合には、ステップＳ０５０２以下の処理を繰り返すような処理が行われても良い。

また、メッセージ出力ステップにおいては、表示領域のうち相対的に中央近傍に報告メッセージが表示されるように制御する（中央表示サブステップ）処理が行われてもよい。

その後ステップＳ０５０５では、前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとし（文字化処理ステップ）、ステップＳ０５０６にて、前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する（記録ステップ）。

＜効果＞
以上の構成を採用する報告事項記録システムを利用することにより、オンラインでの会議等の発表者が事前に資料データを作成せずとも好適に発表でき、事後のアーカイブ化などにも対応することが可能になる。

＜＜実施形態２＞＞
＜概要＞
本実施形態の報告事項記録システムは、基本的には実施形態１に記載の報告事項記録システムの技術的特徴と同様であるが、前記記録部にて記録された情報に基づいて前記音声処理のためのモデルを生成するとともに、前記文字化処理部において、前記モデルを用いて音声処理を行う点を更なる特徴として備えている。

＜機能的構成＞
図６は、本実施形態の報告事項記録システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「報告事項記録システム」０６００は、「報告事項記録部」０６０１と、「メッセージ出力部」０６０２と、「コメント入力受付部」０６０３と、「文字化処理部」０６０４と、「記録部」０６０５と、「モデル生成部」０６０６とを有し、文字化処理部は、「モデル利用手段」０６１４をさらに有する。基本的な構成は、実施形態１の図２を用いて説明した報告事項記録システムと共通するため、以下では相違点である「モデル生成部」０６０６及び「モデル利用手段」０６１４の機能について説明する。

「モデル生成部」０６０６は、記録部にて記録された情報に基づいて前記音声処理のためのモデルを生成するように構成されている。ここでいう記録された情報とは、文字データのほか、当該文字データと紐付けられる会議体や報告事項、文字化処理のもととなった音声データなどが含まれうるほか、当該報告者を識別する報告者等ＩＤ、報告者の性別、年齢等報告コメントに関連する情報が幅広く含まれうる。これらの情報を用いて音声処理のためのモデルを生成するのであって、どのようなモデルの生成を指向するかに応じて、これらの情報を教師データとして用いることになる。

なお、これらの情報を用いてどのような手法によりモデルを生成するのかについては、適宜設計が可能である。例えば、事業所内の特定の報告事項に頻出する単語の認識精度を向上させるようなモデルを生成したり、会議体ごとの想定開催時間を見据えて、文字データを所定容量以内に抑制するような要約処理に資するようなモデルを生成するようなことも考えられる。言うまでもなく、これらのモデルは選択的に生成されるものでなく、複数種類のモデルが生成されてもよく、後述するモデル利用手段を通じた日々の文字化処理を通じて再学習を行うことも想定される。

「モデル利用手段」０６１４は、文字化処理部において、前記モデル生成部にて生成されたモデルを用いて音声処理を行うように構成されている。ここで、上記モデル生成部で生成されたモデルが複数存在ある場合に、それら一又は複数のモデルのうちどのモデルを用いるのか、用いないのかは任意に選択又は設定されて良い。文字化処理の目的に応じて複数のモデルを利用可能とすることで、事業者における多様なニーズに対応することができるようになる。

＜具体的な構成＞
本実施形態の報告事項記録システムを構成する各装置のハードウェア構成は、基本的には、図４を用いて説明した実施形態１の報告事項記録システムにおけるハードウェア構成と同様である。そこで以下については、これまで説明していない「モデル生成部」及び「モデル利用手段」の具体的な処理について説明する。

（モデル生成部の具体的な構成）
モデル生成部は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、ＣＰＵが記憶装置から「モデル生成プログラム」をメインメモリに読み出して実行し、記録プログラムの実行により記録された情報に基づいて前記音声処理のためのモデルを生成する処理を行い、処理結果として生成されたモデルをメインメモリの所定のアドレスに格納する。

（モデル利用手段の具体的な構成）
モデル利用手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、ＣＰＵが記憶装置から文字化処理プログラムをメインメモリに読み出して実行するに際し、「モデル利用サブプログラム」をも読み出して実行し、前記モデル生成プログラムの実行により得られたモデルを用いて文字化処理を行い、処理結果をメインメモリの所定のアドレスに格納する。

＜処理の流れ＞
図７は、本実施形態の報告事項記録システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは、以下のステップからなる。最初にステップＳ０７０１では、同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ０７０１では、所定の報告事項を取得し記録する（報告事項取得ステップ）。その後ステップＳ０７０２では、報告メッセージ出力希望があるか否かを判断し、出力希望があると判断される場合には、ステップＳ０７０３以下の処理に移行する。出力希望がないと判断される場合には、その後の処理を行わない。

ステップＳ０７０３では、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力する（メッセージ出力ステップ）とともに、ステップＳ０７０４で、前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付ける（コメント入力受付ステップ）。なおこの際に報告コメントの入力が完了しない場合には、ステップＳ０７０２以下の処理を繰り返すような処理が行われても良い。

その後ステップＳ０７０５では、前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとし（文字化処理ステップ）、ステップＳ０７０６にて、前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する（記録ステップ）とともに、ステップＳ０７０７にて、前記記録ステップにて記録された情報に基づいて前記音声処理のためのモデルを生成する（モデル生成ステップ）。

なおここで、図８を示す。同図は、図７を用いて説明した本実施形態の報告事項記録システムにおける処理の流れのうち、文字化処理ステップにおける処理の具体的な一例について説明する図である。同図に示されているように、文字化処理ステップにおいてはまず、ステップＳ０８１５として、文字データを生成するにあたりモデルを利用するか否かを判断し、ここでの判断結果が利用するとの内容である場合には、ステップＳ０８２５として、前記判断結果に応じたモデルを用いて音声処理を行う（モデル利用サブステップ）。利用しないとの判断内容である場合には、ステップＳ０８３５として、モデルを利用することなく音声処理を行う。

ステップＳ０８２４においてもステップＳ０８３４においても、それらの処理が完了したのちは、図７に示したステップＳ０７０６以降の処理に移行する。

＜効果＞
本実施形態の報告事項記録システムを用いることにより、実施形態１の報告事項記録システムを用いる場合に比べて、個々の事業者の特性や会議体又は報告事項、報告者ごとの独特な報告方法がある場合でも、好適に文字化が可能となり、第三者にも広く報告内容を可視化する事が可能となる。

＜＜実施形態３＞＞
＜概要＞
本実施形態の報告事項記録システムは、基本的には実施形態１や２に記載の報告事項記録システムの技術的特徴と同様であるが、報告メッセージを表示出力するにあたり、複数の報告メッセージを所定の順番で表示出力するよう制御する点を更なる特徴として備えている。

＜機能的構成＞
図９は、本実施形態の報告事項記録システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「報告事項記録システム」０９００は、「報告事項記録部」０９０１と、「メッセージ出力部」０９０２と、「コメント入力受付部」０９０３と、「文字化処理部」０９０４と、「記録部」０９０５と、を有し、メッセージ出力部は「複数メッセージ表示手段」０９１２をさらに有する。基本的な構成は、実施形態１の図２を用いて説明した報告事項記録システムと共通するため、以下では相違点である「複数メッセージ表示手段」０９１２の機能について説明する。

「複数メッセージ表示手段」０９１２は、メッセージ出力部にて複数の報告メッセージを所定の順番で表示出力するよう制御するように構成されている。ここでいう複数の報告メッセージとは、一の会議体に複数の報告事項があり、それらのそれぞれに対して報告メッセージを出力するような場合のほか、一の報告事項に対し、複数人からの報告コメントの取得が必要となるような場合も含まれうる。後者の場合にも当該複数人の報告者に対し、報告メッセージを表示出力することになり、それらの処理もここでいう複数メッセージ表示手段の処理に含まれるのである。

所定の順番で表示出力する、という処理の具体例としては、予め定められている報告順、ないしは報告予定時刻順に従って報告メッセージを順次表示出力する、といったことが考えられる。そしてさらに、直前の報告者による報告コメントの入力を受け付けたと判断された場合に、次順の報告者に対し報告メッセージを表示出力する、といった処理があってもよい。当該構成をとった場合、先順の報告者は、自らが報告コメントの入力を完了させないと、次順以下の報告者に多大な迷惑をかけることになることから、そのような混乱を回避させるプレッシャーを与えることによって、早期に報告コメントの入力を完了させる動機づけを付与することにつながる。

＜具体的な構成＞
本実施形態の報告事項記録システムを構成する各装置のハードウェア構成は、基本的には、図４を用いて説明した実施形態１の報告事項記録システムにおけるハードウェア構成と同様である。そこで以下については、これまで説明していない「複数メッセージ表示手段」の具体的な処理について説明する。

（複数メッセージ表示手段の具体的な構成）
複数メッセージ表示手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、メッセージ出力プログラムの実行に際し、ＣＰＵが記憶装置から「複数メッセージ表示サブプログラム」をメインメモリに読み出して実行し、複数の報告メッセージを所定の順番で表示出力するよう制御する処理をおこなう。

＜処理の流れ＞
図１０は、本実施形態の報告事項記録システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ１００１では、所定の報告事項を取得し記録する（報告事項取得ステップ）。その後ステップＳ１００２では、報告メッセージ出力希望があるか否かを判断し、出力希望があると判断される場合には、ステップＳ１００３以下の処理に移行する。出力希望がないと判断される場合には、その後の処理を行わない。

ステップＳ１００３では、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを複数種類所定の順番にて表示出力する（複数メッセージ出力ステップ）とともに、ステップＳ１００４で、前記複数の報告メッセージを表示するタイミングで音声にてそれぞれの報告メッセージに対応する報告コメントの入力を受け付ける（複数コメント入力受付ステップ）。なおこの際に報告コメントの入力が完了しない場合には、ステップＳ１００２以下の処理を繰り返すような処理が行われても良い。

その後ステップＳ１００５では、前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとし（文字化処理ステップ）、ステップＳ１００６にて、前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する（記録ステップ）。

＜効果＞
本実施形態の報告事項記録システムを用いることにより、実施形態１や２の報告事項記録システムを用いる場合に比べて、複数の報告者がいる場合にも、迷惑をかけないよう、相互に協力して報告を行おうという動機づけを与えることができる。

＜＜実施形態４＞＞
＜概要＞
本実施形態の報告事項記録システムは、基本的には実施形態１から３に記載の報告事項記録システムの技術的特徴と同様であるが、コメント入力受付部にて、音声とともに当該音声の入力を受け付けている間の表示動画の入力をも受け付けるとともに、記録部では、前記動画をも文字データと紐付けて記録する点を更なる特徴として備えている。

＜機能的構成＞
図１１は、本実施形態の報告事項記録システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「報告事項記録システム」１１００は、「報告事項記録部」１１０１と、「メッセージ出力部」１１０２と、「コメント入力受付部」１１０３と、「文字化処理部」１１０４と、「記録部」１１０５と、を有し、コメント入力受付部は「動画入力受付手段」１１１３を、記録部は「動画記録手段」１１１５をそれぞれさらに有する。基本的な構成は、実施形態１の図２を用いて説明した報告事項記録システムと共通するため、以下では相違点である「動画入力受付手段」１１１３及び「動画記録手段」１１１５の機能について説明する。

「動画入力受付手段」１１１３は、コメント入力受付部において、音声とともに当該音声の入力を受け付けている間の表示動画の入力をも受け付けるように構成されている。動画入力受付手段においては、報告メッセージの出力先の端末においてマイクに加えてカメラをも起動させたり、録画をしたりするアプリケーションを起動させたりする制御を行うことが考えられる。動画入力受付のタイミングは、基本的に音声入力受付のタイミングと同じであることが考えられる。

なお、ここでいう表示動画とは、上記カメラを通じて撮像される報告者の画像である場合もあれば、当該報告者の管理する端末の表示画面である場合もある。前者の場合であれば、あたかもプレゼンを録画しているような処理が可能となるため、実質的には、会議体における報告を事前に録画処理しているのと同様の結果を享受することもできる。後者の場合には、音声データを補足するような情報を表示させ、当該表示画面を録画することにより報告内容に含まれる情報の豊富化を実現することが可能となる。

「動画記録手段」１１１５は、記録部において、前記動画をも文字データと紐付けて記録するように構成されている。先に上げた例の場合、口頭により報告コメントを入力しつつ、動画中で当該報告内容に含まれる情報を特定のウェブページにリンクさせる処理を行うことを指示した場合には、文字データにおいて、当該リンク処理が反映されたまま記録されるようなことが考えられる。当該構成を採用することにより、動画データをもアーカイブ化することが可能となり、会議体に参加できなかった者に対しても情報の共有が可能となる。

＜具体的な構成＞
本実施形態の報告事項記録システムを構成する各装置のハードウェア構成は、基本的には、図４を用いて説明した実施形態１の報告事項記録システムにおけるハードウェア構成と同様である。そこで以下については、これまで説明していない「動画入力受付手段」「動画記録手段」の具体的な処理について説明する。

（動画入力受付手段の具体的な構成）
動画入力受付手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、コメント入力受付プログラムの実行に際し、ＣＰＵが記憶装置から「動画入力受付サブプログラム」をメインメモリに読み出して実行し、音声とともに当該音声の入力を受け付けている間の表示動画の入力をも受け付けて、メインメモリの所定のアドレスに格納する。

（動画記録手段の具体的な構成）
動画記録手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、記録プログラムの実行に際し、ＣＰＵが記憶装置から「動画記録サブプログラム」をメインメモリに読み出して実行し、前記入力を受け付けた動画をも文字データと紐付けてメインメモリの所定のアドレスに格納して記録する。

＜処理の流れ＞
図１２は、本実施形態の報告事項記録システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ１２０１では、所定の報告事項を取得し記録する（報告事項取得ステップ）。その後ステップＳ１２０２では、報告メッセージ出力希望があるか否かを判断し、出力希望があると判断される場合には、ステップＳ１２０３以下の処理に移行する。出力希望がないと判断される場合には、その後の処理を行わない。

ステップＳ１２０３では、所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力する（メッセージ出力ステップ）とともに、ステップＳ１２０４で、前記報告メッセージを表示するタイミングで、音声とともに当該音声の入力を受け付けている間の表示動画の入力をも受け付けることで報告コメントの入力を受け付ける（動画入力受付ステップ）。なおこの際に報告コメントの入力が完了しない場合には、ステップＳ１２０２以下の処理を繰り返すような処理が行われても良い。

その後ステップＳ１２０５では、前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとし（文字化処理ステップ）、ステップＳ１２０６にて、前記文字データに加え、動画入力受付ステップにてともに入力を受け付けた動画をも、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する（動画記録ステップ）。

＜効果＞
本実施形態の報告事項記録システムを用いることにより、実施形態１から３に記載の報告事項記録システムを用いる場合に比べて、豊富な情報量を簡易な手段により会議体参加者等に提供することが可能となる。

０２００・・・報告事項記録システム、０２０１・・・報告事項取得部、０２０２・・・メッセージ出力部、０２０３・・・コメント入力受付部、０２０４・・・文字化処理部、０２０５・・・記録部

Claims (7)

1. オンライン上で行われる会議体の報告事項を記録するための方法であって、
   所定の報告事項を取得する報告事項取得ステップと、
   所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力するメッセージ出力ステップと、
   前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付けるコメント入力受付ステップと、
   前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとする文字化処理ステップと、
   前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する記録ステップと、
   をコンピュータにて実行する報告事項記録方法。
2. 記録ステップにて記録された情報に基づいて前記音声処理のためのモデルを生成するモデル生成ステップをさらに有し、
   文字化処理ステップは、前記モデルを用いて音声処理を行うモデル利用サブステップをさらに有する請求項１に記載の報告事項記録方法。
3. メッセージ出力ステップは、オンラインで行われる会議体にて提供される表示領域のうち相対的に中央近傍に報告メッセージを出力する中央表示サブステップをさらに有する請求項１又は２に記載の報告事項記録方法。
4. メッセージ出力ステップは、複数の報告メッセージを所定の順番で表示出力するよう制御する複数メッセージ表示サブステップをさらに有する請求項１から３のいずれか一に記載の報告事項記録方法。
5. コメント入力受付ステップは、音声とともに当該音声の入力を受け付けている間の表示動画の入力をも受け付ける動画入力受付サブステップをさらに有し、
   記録ステップは、前記動画をも文字データと紐付けて記録する動画記録サブステップをさらに有する請求項１から４のいずれか一に記載の報告事項記録方法。
6. オンライン上で行われる会議体の報告事項を記録するためのプログラムであって、
   所定の報告事項を取得する報告事項取得ステップと、
   所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力するメッセージ出力ステップと、
   前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付けるコメント入力受付ステップと、
   前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとする文字化処理ステップと、
   前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する記録ステップと、
   をコンピュータで実行可能とする報告事項記録プログラム。
7. オンライン上で行われる会議体の報告事項を記録するシステムであって、
   所定の報告事項を取得する報告事項取得部と、
   所定の会議体と紐付けて前記所定の報告事項の報告を促す報告メッセージを表示出力するメッセージ出力部と、
   前記報告メッセージを表示するタイミングで音声にて報告コメントの入力を受け付けるコメント入力受付部と、
   前記受け付けた報告コメントを音声処理を通じて文字データとする文字化処理部と、
   前記文字データを、前記所定の会議体や報告事項と紐付けて記録する記録部と、
   を有する報告事項記録システム。