JP2022013578A - データ処理装置、データ処理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】経理担当者が請求書に関連する部門を特定しやすくなるようにする。
【解決手段】データ処理装置１は、請求書データを取得するデータ取得部１３１と、請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、データ取得部１３１が取得した請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する特定部１３２と、特定部１３２が特定した発行部門又は支払部門を示す部門情報を出力する出力部１３３と、を有する。
【選択図】図６

Description

本発明は、請求書に基づくデータを処理するためのデータ処理装置、データ処理方法及びプログラムに関する。

従来、請求書の発行者と配賦先コードとを予め紐づけておき、請求書の発行者に基づいて配賦額を決定する技術が知られている（例えば、特許文献１を参照）。

特開２０２０－０１３３５８号公報

請求書を発行する企業に複数の部門がある場合、経理担当者は、請求書に記載された情報からは、どの部門が関わった商品又はサービスに対する請求書であるかを特定することができなかった。また、請求書を受け取った企業に複数の部門がある場合、経理担当者は、どの部門が費用を負担する必要があるかを特定することができなかった。したがって、経理担当者が請求書に関連する部門を特定するために手間がかかるという問題が生じていた。

そこで、本発明はこれらの点に鑑みてなされたものであり、経理担当者が請求書に関連する部門を特定しやすくするためのデータ処理装置、データ処理方法及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の態様のデータ処理装置は、請求書データを取得するデータ取得部と、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、前記請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は前記請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する特定部と、前記特定部が特定した前記発行部門又は前記支払部門を示す部門情報を出力する出力部と、を有する。

前記データ処理装置は、複数の前記過去請求書に対応する複数の過去請求書データに含まれる一以上の項目の内容と、前記複数の過去請求書を発行した部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する記憶部をさらに有し、前記特定部は、前記請求書データベースにおいて、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の前記過去請求書データを特定し、特定した前記過去請求書データに対応する前記過去請求書を発行した部門を前記発行部門として特定してもよい。

前記データ処理装置は、複数の前記過去請求書に対応する複数の過去請求書データに含まれる一以上の項目の内容と、前記複数の過去請求書に対する費用を支払った部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する記憶部をさらに有し、前記特定部は、前記請求書データベースにおいて、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の前記過去請求書データを特定し、特定した前記過去請求書データに対応する前記過去請求書に対する費用を支払った部門を前記支払部門として特定してもよい。

複数の前記過去請求書に対応する複数の過去請求書データそれぞれに関連付けて、前記過去請求書に対する費用を支払った複数の部門又は複数のプロジェクトと、前記複数の部門又は前記複数のプロジェクトの配賦率を記憶する記憶部をさらに有し、前記特定部は、前記記憶部に記憶された前記複数の過去請求書データのうち、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の前記過去請求書データに関連付けられた前記配賦率に基づいて、当該過去請求書データに関連付けられた前記複数の部門又は前記複数のプロジェクトによる支払額を特定してもよい。

複数の前記過去請求書が発行された日又は前記複数の過去請求書に係る商品が発注された日と、前記複数の過去請求書を発行した部門及び前記複数の過去請求書に対する費用を支払った部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する記憶部をさらに有し、前記特定部は、前記記憶部に記憶された前記複数の過去請求書データのうち、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の２以上の前記過去請求書が発行された日又は前記２以上の複数の過去請求書に係る商品が発注された日の関係が所定の条件を満たす場合に、前記２以上の過去請求書に関連付けられた支払部門情報が示す部門を前記支払部門として特定してもよい。

前記特定部は、前記データ取得部が取得した前記請求書データが示す商品と同一の商品に対応する直前の過去請求書との発行間隔と、前記請求書データが示す商品と同一の商品に対応する前記２以上の過去請求書の発行間隔との差が同じであるとみなせる所定範囲内である場合に、前記２以上の過去請求書に関連付けられた支払部門情報が示す部門を前記支払部門として特定してもよい。

前記特定部は、前記請求書データに対応する請求書を発行した企業が発行した前記過去請求書に含まれる一以上の項目の内容を参照することにより、前記発行部門又は前記支払部門の少なくともいずれかを特定してもよい。

前記出力部は、前記請求書データに関連付けて、前記特定部が前記発行部門又は前記支払部門を正しく特定した蓋然性を示す信頼度情報を出力してもよい。

本発明の第２の態様のデータ処理方法は、コンピュータが実行する、請求書データを取得するステップと、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門、又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較するステップと、比較した結果に基づいて、前記請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は前記請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定するステップと、特定した前記発行部門又は前記支払部門を示す部門情報を出力するステップと、を有する。

本発明の第３の態様のプログラムは、コンピュータを、請求書データを取得するデータ取得部、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門、又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、前記請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は前記請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する特定部、及び前記特定部が特定した前記発行部門又は前記支払部門を示す部門情報を出力する出力部、として機能させる。

本発明によれば、経理担当者が請求書に関連する部門を特定しやすくなるという効果を奏する。

データ処理システムＳの構成を説明するための図である。 請求元企業と請求先企業との関係を示す概念図である。 請求先企業が受け取った請求書の例を示す図である。 請求先企業が受け取った請求書の例を示す図である。 請求先企業が受け取った請求書の例を示す図である。 データ処理装置１の構成を示す図である。 記憶部が記憶している請求書データベース内のレコードの一例を示す図である。 出力部が出力する情報の一例を示す図である。 データ処理装置の動作の流れを示すフローチャートである。

［データ処理システムＳの概要］
図１は、データ処理システムＳの構成を説明するための図である。データ処理システムＳは、商品又はサービス（以下、「商品等」という）を購入した事業者である請求先企業に送られてきた請求書に記載された内容に基づいて、請求書に記載された商品等の提供に関わった請求元企業内の部門、又は当該商品等の発注に関わった請求先企業内の部門を特定するためのシステムである。データ処理システムＳは、例えば請求先企業の経理部門を支援するためのシステムであり、経理担当者が利用することができる。

データ処理システムＳは、データ処理装置１と、経理端末２と、従業員端末３と、請求元端末４と、を備える。データ処理装置１、経理端末２、従業員端末３及び請求元端末４は、ネットワークＮを介してデータを送受信する。ネットワークＮは、例えばインターネット又はイントラネットを含む。

データ処理装置１は、請求先企業が受け取った請求書の内容を示す請求書データを管理するコンピュータである。データ処理装置１は、過去に請求先企業が受け取った請求書の内容、及びそれぞれの請求書に関連する部門を示す複数の過去請求書データを含む請求書データベースを記憶しており、経理端末２からの要求に応じて、記憶している請求書データの内容を経理端末２に提供する。データ処理装置１は、経理端末２、従業員端末３又は請求元端末４から画像データを含むファイルを取得し、取得した画像データにおいて特定された文字列に基づいて、請求書データを作成してもよく、経理端末２、従業員端末３又は請求元端末４から請求書データを含むファイルを取得してもよい。

データ処理装置１は、請求書に記載された商品等の提供に関わった請求元企業内の部門、又は当該商品等の発注に関わった請求先企業内の部門を特定するための処理を実行する。データ処理装置１は、記憶した過去の複数の請求書データのうち、新たに請求先企業が受け取った請求書データに類似する過去請求書データを参照することにより、新たに請求先企業が受け取った請求書に関連する部門（すなわち、請求書に記載された商品等の提供に関わった請求元企業内の部門、又は当該商品等の発注に関わった請求先企業内の部門）を特定する。

また、データ処理装置１は、過去に請求先企業が受け取った請求書に関連付けて、請求書に記載された請求額の部門別配賦率を記憶している。データ処理装置１は、新たに請求先企業が受け取った請求書に記載された請求額が請求先企業内の複数の部門に関連する場合、記憶している過去の請求書に対応する部門別配賦率を参照することにより、新たに請求先企業が受け取った請求書の請求額の部門別配賦率を特定する。データ処理装置１は、請求書データと、特定した部門名又は部門別配賦率を示す情報とを関連付けて、経理端末２に送信したり印刷したりする。

経理端末２は、請求先企業においてデータ処理装置１を利用する従業員（例えば経理担当者）が使用するコンピュータである。経理端末２は、例えばイントラネットを介してデータ処理装置１との間で各種のデータを送受信する。

経理端末２は、例えば経理担当者がスキャナで読み取った請求書の画像データをデータ処理装置１に送信する。また、経理端末２は、経理担当者の指示に応じてデータ処理装置１が記憶している請求書データベースにアクセスして、経理担当者が指定した請求書データを表示する。経理端末２は、例えば、データ処理装置１が特定した部門名又は部門別配賦率を表示する。図１は１台の経理端末２を示しているが、複数の経理端末２がデータ処理装置１にアクセスしてもよい。

従業員端末３は、商品等を請求元企業に発注した請求先企業の従業員が使用するコンピュータである。従業員端末３は、従業員が請求書を受け取った場合に、従業員の操作に応じて請求書の画像データをデータ処理装置１に送信する。請求元端末４は、商品等を受注した請求元企業の従業員が使用するコンピュータである。請求元端末４は、請求書の画像データを請求先企業の所定のアドレス宛に送信する。所定のアドレスは、例えばデータ処理装置１、経理端末２又は従業員端末３のアドレスである。

図２は、請求元企業と請求先企業との関係を示す概念図である。請求元企業及び請求先企業のそれぞれには複数の部門があることが想定されている。請求先企業は、請求元企業の複数の部門のうち一つの部門に商品等を発注する。そして、請求元企業は、複数の部門のうち、商品等の発注を受けた部門が商品等を納入してから請求書を発行する。

図３から図５は、請求先企業が受け取った請求書の例を示す図である。当該請求書には、エース機械株式会社から発行されているが、エース機械株式会社内の複数の部門のうち、どの部門が商品等の手配を担当したかは示されていない。また、請求先企業である田中リサーチ株式会社内の複数の部門のうち、どの部門が請求書に記載された商品等の提供を受けたかは示されていない。

例えば図２に示すように、請求先企業の光学研究部が請求元企業の東京営業所の担当者に商品を発注した場合であっても、請求書は請求元企業であるエース機械株式会社から請求先企業である田中リサーチ株式会社に宛てて発行される。したがって、請求先企業の経理担当者は、請求書を見ただけでは、請求元企業のどの部門又はどの担当者が請求内容を決定したか、請求先企業のどの部門が商品等を発注したか、又は請求先企業のどの部門が費用を負担すべきか等を把握できない。データ処理装置１は、このような場合に、請求書の内容に基づいて、これらの点を経理担当者が把握できるようにする。

詳細については後述するが、データ処理装置１は、図３に示す請求書に記載されている品名が「測定器Ａメンテナンス」及び「測定器Ａ用プローブ」であることに基づいて、これらの販売担当者がエース機械株式会社の東京営業部に所属すること、及びこれらの発注担当者が田中リサーチ株式会社の光学研究部に所属することを特定する。データ処理装置１は、図４に示す請求書に記載されている品名が「測定器Ｂメンテナンス」及び「測定器Ｂ用プローブ」であることに基づいて、これらの販売担当者がエース機械株式会社の横浜営業部に所属すること、及びこれらの発注担当者が田中リサーチ株式会社の回路開発部に所属することを特定する。

データ処理装置１は、図５に示す請求書に示されている複数の商品のうち、一部の商品を請求元企業の第１の部門が担当し、他の一部の商品を請求元企業の第２の部門が担当したことを特定してもよい。同様に、データ処理装置１は、図５に示す請求書に示されている複数の商品のうち、一部の商品を請求先企業の第１の部門が担当し、他の一部の商品を請求先企業の第２の部門が担当したことを特定してもよい。データ処理装置１がこのように動作することで、経理担当者が請求書に関連する部門を容易に特定することが可能になる。
以下、データ処理装置１の構成及び動作を詳細に説明する。

［データ処理装置１の構成及び動作］
図６は、データ処理装置１の構成を示す図である。データ処理装置１は、通信部１１と、記憶部１２と、制御部１３とを有する。制御部１３は、データ取得部１３１と、特定部１３２と、出力部１３３とを有する。

通信部１１は、ネットワークＮを介して経理端末２と各種のデータを送受信するための通信コントローラを有する。通信部１１は、例えば経理端末２から受信したデータをデータ取得部１３１に入力する。また、通信部１１は、出力部１３３から入力されたデータを、例えば経理端末２に送信する。

記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）及びハードディスク等の記憶媒体を有する。記憶部１２は、制御部１３が実行するプログラムを記憶している。記憶部１２は、通信部１１を介して受信した請求書の画像データを一時的に記憶するワークメモリとしても機能する。

また、記憶部１２は請求書データベースを記憶している。具体的には、記憶部１２は、過去に発行された複数の過去請求書に対応する複数の過去請求書データに含まれる一以上の項目の内容と、複数の過去請求書を発行した部門及び複数の過去請求書に対する費用を支払った部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する。記憶部１２は、複数の過去請求書データそれぞれに関連付けて、複数の過去請求書を発行した部門を識別するための発行部門情報を記憶する。記憶部１２は、複数の過去請求書データそれぞれに関連付けて、請求書に対する費用を支払った部門を識別するための支払部門情報を記憶してもよい。発行部門情報及び支払部門情報は、部門名であってもよく、部門に付与されたコード情報であってもよい。

さらに、記憶部１２は、複数の過去請求書データそれぞれに関連付けて、請求書に対する費用を支払った複数の部門名又は複数のプロジェクト名と、複数の部門又は複数のプロジェクトそれぞれの配賦率を記憶する。配賦率は、請求書に記載された請求額のうち、各部門が支払う割合である。

図７は、記憶部１２が記憶している請求書データベース内のレコードの一例を示す図である。図７に示すレコードにおいては、請求書番号、請求元企業名、請求部門名、販売担当者名、請求元企業の電話番号及びＦＡＸ番号、発注日、納品日、請求日、商品名、単価、数量、支払部門、発注担当者、費用配賦率が関連付けられている。電話番号及びＦＡＸ番号は、請求書に記載されている番号であってもよく、販売担当者名に関連付けて予め登録された電話番号及びＦＡＸ番号であってもよい。

図７（ａ）は、図３に示した請求書に記載された商品と同一の商品が記載され、約１年前に発行された過去請求書に対応するレコードである。図７（ｂ）は、図４に示した請求書に記載された商品と同一の商品が記載され、約１年前に発行された過去請求書に対応するレコードである。

制御部１３は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）を有する。制御部１３は、記憶部１２に記憶されたプログラムを実行することにより、データ取得部１３１、特定部１３２及び出力部１３３として機能する。

データ取得部１３１は、通信部１１が受信した各種のデータを取得する。データ取得部１３１は、経理端末２又は従業員端末３から送信された請求書の画像データ又は請求書データを取得する。データ取得部１３１は、請求書データが画像データである場合、ＯＣＲ処理を施すことにより、請求書に含まれている文字列を抽出し、抽出した文字列に基づいて、請求書に記載された内容を特定する。データ取得部１３１は、例えば請求書に含まれている請求元企業名、請求元企業の連絡先、請求対象の商品等の名称、単価、個数、金額、振込先口座を特定する。データ取得部１３１は、特定した請求書の内容を請求書データベースに登録する。

特定部１３２は、請求書データベースに記憶された過去請求書データを参照することにより、データ取得部１３１が取得した請求書データ（以下、「特定対象請求書データ」という場合がある）に対応する請求書を発行した発行部門、又は当該請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する。発行部門は、請求書を発行した企業において請求書に記載された商品等の提供を担当した部門、又は当該商品等の提供を担当した従業員である。支払部門は、請求書を受け取った企業において請求書に記載された商品等の発注を担当した部門、又は当該商品等の発注を担当した従業員である。

特定部１３２は、例えば、特定対象請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門、又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、特定対象請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する。請求書データに含まれる一以上の項目の内容は、請求元企業の連絡先、請求対象の商品等の名称（品名）、発注日、納品日、請求日、単価、数量、金額又は振込先口座の少なくともいずれかである。

特定部１３２は、請求書データベースにおいて、請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の過去請求書データを特定する。特定部１３２は、特定した過去請求書データに対応する過去請求書を発行した部門又は当該過去請求書に対する費用を支払った部門を、特定対象請求書データに対応する請求書を発行した部門又は当該請求書に対する費用を支払う部門として特定する。

特定部１３２は、記憶部１２に記憶された複数の過去請求書データのうち、特定対象請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の過去請求書データに関連付けられた発行部門情報が示す部門を、請求書を発行した部門として特定する。また、特定部１３２は、記憶部１２に記憶された複数の過去請求書データのうち、特定対象請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の過去請求書データに関連付けられた支払部門情報が示す部門を、請求書に記載された請求額を支払う部門として特定する。

特定部１３２は、記憶部１２に記憶された複数の過去請求書データのうち、請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の過去請求書データに関連付けられた配賦率に基づいて、当該過去請求書データに関連付けられた複数の部門又は複数のプロジェクトによる支払額を特定してもよい。特定部１３２が請求書データの配賦率を自動的に特定することで、経理担当者が支払額の部門別の負担額を算出する作業の効率が向上する。

特定部１３２は、請求書データベースに登録された複数の過去請求書データのうち、過去請求書データに含まれる複数の項目のうち所定数以上の項目の内容が、特定対象請求書データにおいて対応する項目の内容と一致している一以上の過去請求書データを、類似する内容の過去請求書データとして選択する。特定部１３２は、複数の過去請求書を選択した場合、一致している項目がより多い過去請求書データ（すなわち最も類似する過去請求書データ）を選択する。

特定部１３２は、例えば、請求書データベースに登録された複数の過去請求書データのうち、品名及び数量が、特定対象請求書データに含まれている品名及び数量と一致している過去請求書データを選択する。特定部１３２は、選択した過去請求書データに関連付けて請求書データベースに登録されている発行部門名、支払部門名又は配賦率の少なくともいずれかを特定する。

特定部１３２は、記憶部１２が、複数の過去請求書が発行された日又は複数の過去請求書に係る商品が発注された日と、複数の過去請求書を発行した部門及び複数の過去請求書に対する費用を支払った部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶していることを利用して、商品の発注日又は納品日等のように、商品等の購入に関連する日に基づいて、特定対象請求書データに対応する過去請求書データを特定してもよい。

特定部１３２は、例えば、記憶部１２に記憶された複数の過去請求書データのうち、請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の２以上の過去請求書が発行された日又は２以上の複数の過去請求書に係る商品が発注された日の関係が所定の条件を満たす場合に、２以上の過去請求書に関連付けられた支払部門情報が示す部門を支払部門として特定する。所定の条件は、例えば経理担当者により設定されたり予め記憶部１２に記憶されたりしている条件であり、過去の所定の期間（例えば１年間）にわたって同一の名目で請求書が発行されていること、過去に２回以上にわたって同一の金額の請求書が発行されていること、一定の間隔で同一の名目又は金額の請求書が発行されていること等である。

一例として、特定部１３２は、特定対象請求書データが示す商品等と同一の商品等に対応する直前の過去請求書との発行間隔と、特定対象請求書データが示す商品等と同一の商品等に対応する２以上の過去請求書の発行間隔との差が同じであるとみなせる所定範囲内である場合に、当該２以上の過去請求書データに関連付けられた支払部門情報が示す部門を、請求書に記載された請求額を支払う部門として特定してもよい。所定範囲は、発行間隔に対して十分に小さい期間の範囲であり、例えば発行間隔が１年である場合、所定範囲は１ヵ月以内である。発行間隔が１年である場合、所定範囲が１週間以内であってもよい。

具体的には、特定部１３２は、同じ支払部門が過去に発注した同じ商品に関する複数の過去請求書が１年ごとに発行されており、直近の過去請求書から約１年後に特定対象請求書が発行されている場合、当該過去請求書に関連付けられた支払部門を特定対象請求書データの商品を発注した部門であると特定する。特定部１３２がこのように商品等が発注される間隔を利用することで、定期的に購入される商品等の担当部門を特定する精度が向上する。

特定部１３２は、複数の項目を比較する前に、請求書データベースに登録されている複数の過去請求書データのうち、特定対象請求書データに対応する請求書を発行した企業が発行した過去請求書に対応する過去請求書データを特定してもよい。そして、特定部１３２は、特定した過去請求書データに含まれる一以上の項目の内容を参照することにより、特定対象請求書データに対応する請求書の発行部門又は支払部門の少なくともいずれかを特定する。特定部１３２がこのように動作することで、多数の請求書データから、発行部門又は支払部門の特定に有効性が高い過去請求書データを絞り込むことができるので、特定精度が向上するとともに特定処理の時間を短縮することができる。

特定部１３２は、特定対象請求書を発行した企業名に加えて、連絡先又は振込先口座番号が一致している過去請求書データを優先的に選択してもよい。連絡先又は振込先口座番号が一致している場合、発行部門及び支払部門が一致している蓋然性が高いので、特定部１３２がこのように動作することで、発行部門及び支払部門の特定精度が向上する。

図３に示した請求書の場合、特定部１３２は図７（ａ）に示したレコードを参照することにより、図３に示す請求書に記載された商品の販売担当者がエース機械株式会社の東京営業部に所属すること、及びこれらの発注担当者が田中リサーチ株式会社の光学研究部に所属することを特定する。また、図４に示した請求書の場合、特定部１３２は図７（ｂ）に示したレコードを参照することにより、図４に示す請求書に記載された商品の販売担当者がエース機械株式会社の横浜営業部に所属すること、及びこれらの発注担当者が田中リサーチ株式会社の回路開発部に所属することを特定する。

特定部１３２は、例えば図５に示す請求書のように、請求書に示されている複数の商品の全てが一致する過去請求書がない場合に、複数の商品のうち一部の商品が一致する一以上の過去請求書に基づいて、一部の商品の販売担当者及び発注担当者を特定してもよい。図５に示す請求書の場合、特定部１３２は、図７（ａ）に示したレコードを参照することにより、「測定器Ａメンテナンス」及び「測定器Ａ用プローブ」の販売担当者がエース機械株式会社の東京営業部に所属すること、及びこれらの発注担当者が田中リサーチ株式会社の光学研究部に所属することを特定する。また、特定部１３２は、図７（ｂ）に示したレコードを参照することにより、「測定器Ｂメンテナンス」及び「測定器Ｂ用プローブ」の販売担当者がエース機械株式会社の横浜営業部に所属すること、及びこれらの発注担当者が田中リサーチ株式会社の回路開発部に所属することを特定する。

特定部１３２は、請求書の発行部門、支払部門又は配賦率を特定した場合に、その確からしさを示す信頼度を算出してもよい。特定部１３２は、例えば、特定対象請求書データに含まれている項目のうち、過去請求書データに含まれている内容と一致している項目の数が多ければ多いほど、発行部門又は支払部門を正しく特定した蓋然性が高いと判定して信頼度を大きくする。特定部１３２は、項目ごとに重みづけをして信頼度を決定してもよい。また、特定部１３２は、特定対象請求書データが示す商品等と同一の商品等に対応する直前の過去請求書との発行間隔が、特定対象請求書データが示す商品等と同一の商品等に対応する複数の過去請求書の発行間隔とほぼ同じである場合にも、そうでない場合よりも信頼度を大きくしてもよい。

出力部１３３は、特定部１３２が特定した請求書の発行部門又は支払部門を示す部門情報を出力する。出力部１３３は、請求データに関連付けて、特定部１３２が発行部門又は支払部門を正しく特定した蓋然性を示す信頼度情報を出力してもよい。信頼度情報は、特定部１３２が算出した信頼度を示す情報であり、特定部１３２が特定した発行部門が、実際に商品等の販売を担当した部門である確率、又は特定部１３２が特定した支払部門が、実際に商品等の発注を担当した部門である確率に対応する度合いを示す情報である。

図８は、出力部１３３が出力する情報の一例を示す図である。図８に示す例においては、請求書番号、請求元企業名、販売部門、販売担当者、支払部門、発注担当者、請求額、配賦率、信頼度が関連付けて表示されている。出力部１３３は、これらの情報に加えて、請求書の発行部門若しくは販売担当者又は支払部門若しくは発注担当者の連絡先をさらに表示してもよい。出力部１３３は、信頼度が低い場合に、図８の請求書番号Ｓ１０００２２５１の請求書のように、信頼度が低い理由を出力してもよい。

経理担当者は、図８に示す情報を閲覧することにより、請求書に記載された商品の販売担当者（すなわち、請求書の発行に関わった担当者）又は商品の発注担当者に容易に連絡を取ることができる。また、経理担当者は、請求額の部門別の仕訳を容易に行うことができる。さらに、信頼度情報が示されているため、経理担当者は、信頼度の大きさによって販売担当者又は発注担当者への連絡の取り方を変えるといった柔軟な対応が可能になる。

［データ処理装置１の処理の流れ］
図９は、データ処理装置１の動作の流れを示すフローチャートである。図９に示すフローチャートは、データ処理装置１を利用する請求先企業に請求書が届いた時点から開始している。

データ取得部１３１は、経理端末２又は他の端末から請求書データを取得する（Ｓ１１）。続いて、特定部１３２は、請求書データベースに登録されている過去請求書データを参照し（Ｓ１２）、Ｓ１１において取得した特定対象請求書データに含まれる内容と類似する過去請求書データがあるか否かを判定する（Ｓ１３）。特定部１３２は、経理端末２から、特定対象請求書データに対応する販売担当者又は発注担当者を特定する処理を行う指示を受けたことを条件としてＳ１３の判定処理を実行してもよい。

特定部１３２、類似する過去請求書データがないと判定した場合（Ｓ１３においてＮＯ）、処理を終了する。特定部１３２、類似する過去請求書データがあると判定した場合（Ｓ１３においてＹＥＳ）、上述した各種の方法により、特定対象請求書データに係る商品等の販売部門（販売担当者であってもよい）、又は支払部門（発注担当者であってもよい）を特定し（Ｓ１４）、出力部１３３が特定した部門に関する情報を出力する（Ｓ１５）。

特定部１３２が、特定対象請求書データに係る商品等の費用を負担するべき複数の支払部門があることを特定した場合（Ｓ１６においてＹＥＳ）、出力部１３３は、複数の支払部門それぞれに関連付けて配賦率を出力する（Ｓ１７）。特定部１３２が、特定対象請求書データに係る商品等の費用を負担するべき支払部門が一つであることを特定した場合（Ｓ１６においてＮＯ）、特定部１３２は処理を終了する。なお、この場合に、出力部１３３が、一つの支払部門の配賦率が１００％であること示す情報を出力してもよい。

［データ処理装置１による効果］
以上説明したように、特定部１３２は、特定対象請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門、又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、特定対象請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は当該請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する。そして、出力部１３３は、特定部１３２が特定した発行部門又は支払部門を示す情報を出力する。データ処理装置１がこのように動作することで、請求書を発行した企業に複数の部門がある場合、又は請求書を受け取った企業に複数の部門がある場合に、経理担当者が請求書に関連する部門を容易に特定することができるので、作業効率が向上する。

以上、実施の形態を用いて本発明を説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されず、その要旨の範囲内で種々の変形及び変更が可能である。例えば、装置の全部又は一部は、任意の単位で機能的又は物理的に分散・統合して構成することができる。また、複数の実施の形態の任意の組み合わせによって生じる新たな実施の形態も、本発明の実施の形態に含まれる。組み合わせによって生じる新たな実施の形態の効果は、もとの実施の形態の効果を併せ持つ。

１ データ処理装置
２ 経理端末
３ 従業員端末
４ 請求元端末
１１ 通信部
１２ 記憶部
１３ 制御部
１３１ データ取得部
１３２ 特定部
１３３ 出力部

Claims (10)

1. 請求書データを取得するデータ取得部と、
   前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、前記請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は前記請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する特定部と、
   前記特定部が特定した前記発行部門又は前記支払部門を示す部門情報を出力する出力部と、
   を有するデータ処理装置。
2. 複数の前記過去請求書に対応する複数の過去請求書データに含まれる一以上の項目の内容と、前記複数の過去請求書を発行した部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する記憶部をさらに有し、
   前記特定部は、前記請求書データベースにおいて、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の前記過去請求書データを特定し、特定した前記過去請求書データに対応する前記過去請求書を発行した部門を前記発行部門として特定する、
   請求項１に記載のデータ処理装置。
3. 複数の前記過去請求書に対応する複数の過去請求書データに含まれる一以上の項目の内容と、前記複数の過去請求書に対する費用を支払った部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する記憶部をさらに有し、
   前記特定部は、前記請求書データベースにおいて、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の前記過去請求書データを特定し、特定した前記過去請求書データに対応する前記過去請求書に対する費用を支払った部門を前記支払部門として特定する、
   請求項１に記載のデータ処理装置。
4. 複数の前記過去請求書に対応する複数の過去請求書データそれぞれに関連付けて、前記過去請求書に対する費用を支払った複数の部門又は複数のプロジェクトと、前記複数の部門又は前記複数のプロジェクトの配賦率を記憶する記憶部をさらに有し、
   前記特定部は、前記記憶部に記憶された前記複数の過去請求書データのうち、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の前記過去請求書データに関連付けられた前記配賦率に基づいて、当該過去請求書データに関連付けられた前記複数の部門又は前記複数のプロジェクトによる支払額を特定する、
   請求項１に記載のデータ処理装置。
5. 複数の前記過去請求書が発行された日又は前記複数の過去請求書に係る商品が発注された日と、前記複数の過去請求書を発行した部門及び前記複数の過去請求書に対する費用を支払った部門と、が関連付けられた請求書データベースを記憶する記憶部をさらに有し、
   前記特定部は、前記記憶部に記憶された前記複数の過去請求書データのうち、前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容に類似する内容の２以上の前記過去請求書が発行された日又は前記２以上の複数の過去請求書に係る商品が発注された日の関係が所定の条件を満たす場合に、前記２以上の過去請求書に関連付けられた支払部門情報が示す部門を前記支払部門として特定する、
   請求項１に記載のデータ処理装置。
6. 前記特定部は、前記データ取得部が取得した前記請求書データが示す商品と同一の商品に対応する直前の過去請求書との発行間隔と、前記請求書データが示す商品と同一の商品に対応する前記２以上の過去請求書の発行間隔との差が同じであるとみなせる所定範囲内である場合に、前記２以上の過去請求書に関連付けられた支払部門情報が示す部門を前記支払部門として特定する、
   請求項５に記載のデータ処理装置。
7. 前記特定部は、前記請求書データに対応する請求書を発行した企業が発行した前記過去請求書に含まれる一以上の項目の内容を参照することにより、前記発行部門又は前記支払部門の少なくともいずれかを特定する、
   請求項１から６のいずれか一項に記載のデータ処理装置。
8. 前記出力部は、前記請求書データに関連付けて、前記特定部が前記発行部門又は前記支払部門を正しく特定した蓋然性を示す信頼度情報を出力する、
   請求項１から７のいずれか一項に記載のデータ処理装置。
9. コンピュータが実行する、
   請求書データを取得するステップと、
   前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門、又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較するステップと、
   比較した結果に基づいて、前記請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は前記請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定するステップと、
   特定した前記発行部門又は前記支払部門を示す部門情報を出力するステップと、
   を有するデータ処理方法。
10. コンピュータを、
    請求書データを取得するデータ取得部、
    前記請求書データに含まれる一以上の項目の内容を、請求書を発行した部門、又は請求書に記載された請求額を支払う部門が特定された過去請求書に含まれる一以上の項目の内容と比較することにより、前記請求書データに対応する請求書を発行した発行部門、又は前記請求書に記載された請求額を支払う支払部門の少なくともいずれかを特定する特定部、及び
    前記特定部が特定した前記発行部門又は前記支払部門を示す部門情報を出力する出力部、
    として機能させるためのプログラム。
    
    
    

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