JP2019128919A - 書類管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】不動産や金融や自動車やエステや製品金型等の商品の販売や流通における契約書や同意書や単価設定同意書等の書類が改ざんされているか否かを識別する書類管理システムを提供する。【解決手段】書類管理システムは、発行先識別コード記憶手段と、書類識別コード記憶手段と、印刷出段と、紙書類中に企業又は個人を証明する署名又は捺印が付された署名等付紙書類を読取り、当該署名等付紙書類の画像データを取得する読取手段と、読取手段で取得された画像データ中の発行先識別コード及び書類識別コードを識別することで印刷出段で印刷された紙書類を把握し、読取手段で取得された画像データ中の文章を、印刷出段で印刷された紙書類中の文章と比較して、画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する文章識別手段とを備える。【選択図】図２

Description

本発明は、医療や介護や官公庁や不動産や金融や自動車やエステや製品金型等の商品の販売や流通における契約書や同意書や単価設定同意書等の書類が改ざんされているか否かを識別する書類管理システムに関する。

様々な業務においては、一の者が紙文書である契約書等を作成し、二の者がその契約書等に対し押印や署名を付すことによって契約が成立することが行われている。

例えば、エステや整体院で手術や治療を行う場合に、手術や治療の内容によっては予め患者に手術内容、治療内容、手術又は治療に伴うリスク等を説明し同意を得たうえで、エステティシャンや整体師等の治療家等は手術や治療を行う必要がある。
このとき、治療家や事務スタッフ等は、手術内容や治療内容を説明する文章が記載された契約書を作成し、患者は、手術内容や治療内容を理解することで、その契約書に対し押印や署名を付すことによって契約が成立する。

また、金型の製造を依頼する場合に、金型会社に金型価格等を説明し同意を得たうえで、製品会社は金型の製造を依頼する必要がある。
このとき、製品会社等は、金型価格等が記載された契約書を作成し、金型会社は、金型価格等を理解することで、その契約書に対し押印や署名を付すことによって契約が成立する。

そして、これらの契約書は、コンピュータ等で作成されて、押印や署名が付された後、紙での保存に加えて、電子データ化されてコンピュータ等に保存されることも行われている。例えばカルテをスキャンし、電子カルテデータベースに保存する方法が開示されている（例えば特許文献１参照）。

特開２００５−１８２２３９号公報

ところで、上述したような特許文献１に係る方法では、コンピュータ等に契約書等が保存されるが、契約書を渡した際に契約書中の文章内容が改ざんされても、治療家や事務スタッフ等は気付かず、改ざんされた文章内容で契約が成立してしまう可能性があった。

また、契約書中に患者が文章内容を理解したことを示すチェック項目が記載されていても、チェックがされておらず、契約が不成立になってしまうこともあった。

そこで、本発明は、上述した如き課題に鑑みてなされたものであり、医療や介護や官公庁や不動産や金融や自動車やエステや製品金型等の商品の販売や流通における契約書や同意書や単価設定同意書等の書類が改ざんされているか否かを識別する書類管理システムを提供することを目的とする。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る書類管理システムは、書類管理システムであって、企業又は個人ごとに対応付けられた固有の発行先識別コードが記憶されている発行先識別コード記憶手段と、書類の個々の種類ごとに対応付けられた固有の書類識別コードが記憶されている書類識別コード記憶手段と、書類の個々の種類ごとの文章が記載されているとともに前記発行先識別コード及び前記書類識別コードが付された紙書類を印刷する印刷出段と、前記紙書類中に前記企業又は個人を証明する署名又は捺印が付された署名等付紙書類を読取り、当該署名等付紙書類の画像データを取得する読取手段と、前記読取手段で取得された前記画像データ中の前記発行先識別コード及び前記書類識別コードを識別することで前記印刷出段で印刷された紙書類を把握し、前記読取手段で取得された前記画像データ中の文章を、前記印刷出段で印刷された紙書類中の文章と比較して、前記画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する文章識別手段とを備えることを特徴とする。

ここで、「識別コード」とは、情報をコード化したものであり、例えばＱＲコード（登録商標）、バーコード、データマトリクス等が挙げられる。
そして、「発行先識別コード」とは、企業や個人等を一意に特定するための情報をコード化したものであり、例えば「Ａ社を示す情報」や「Ｂ社を示す情報」や「Ｃさんを示す情報」や「Ｄさんを示す情報」がコード化されており、これによって発行先がどこであるかを識別することができるようになっている。このような「発行先識別コード」は、紙書類中に直接印刷されてもよく、ラベルシートに一旦印刷された後、貼り付けられてもよい。
また、「書類識別コード」とは、契約書や同意書や単価設定同意書や問診票や受付票やカルテ等を一意に特定するための情報をコード化したものであり、例えば「契約書を示す情報」や「同意書を示す情報」や「単価設定同意書を示す情報」がコード化されており、これによって書類の種類が何であるかを識別することができるようになっている。このような「書類識別コード」は、紙書類中に直接印刷されてもよく、ラベルシートに一旦印刷された後、貼り付けられてもよい。

このような本発明に係る書類管理システムによれば、治療家や事務スタッフ等は印刷出段によって、書類の個々の種類ごとの文章が記載されているとともに発行先識別コード及び書類識別コードが付された紙書類を印刷する。この紙書類を治療家や事務スタッフ等は発行先に渡す。そして、発行先から署名又は捺印が付された署名等付紙書類を受け取ると、治療家や事務スタッフ等は読取手段によって署名等付紙書類を読取り、画像データを取得する。この画像データには、発行先識別コード及び書類識別コードが付されているので、何の書類をどこの発行先に渡したものであるかを把握することができる。これにより、文章識別手段は、画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する。その結果、改ざんされた文章内容で契約が成立してしまうことを防止することができる。

また、本発明に係る書類管理システムは、書類管理システムであって、企業又は個人ごとに対応付けられた固有の発行先識別コードが記憶されている発行先識別コード記憶手段と、書類の個々の種類ごとに対応付けられた固有の書類識別コードが記憶されている書類識別コード記憶手段と、前記書類識別コードと前記発行先識別コードとを合成した合成識別コードを作成する合成手段と、書類の個々の種類ごとの文章が記載されているとともに前記合成識別コードが付された紙書類を印刷する印刷出段と、前記紙書類中に前記企業又は個人を証明する署名又は捺印が付された署名等付紙書類を読取り、当該署名等付紙書類の画像データを取得する読取手段と、前記読取手段で取得された前記画像データ中の前記合成識別コードに基づいて前記発行先識別コード及び前記書類識別コードを識別することで前記印刷出段で印刷された紙書類を把握し、前記読取手段で取得された前記画像データ中の文章を、前記印刷出段で印刷された紙書類中の文章と比較して、前記画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する文章識別手段とを備えることを特徴とする。

また、「合成識別コード」とは、「発行先識別コード」と「書類識別コード」とが合成されて一つになったものである。このような「合成識別コード」は、紙書類中に直接印刷されてもよく、ラベルシートに一旦印刷された後、貼り付けられてもよい。
このような本発明に係る書類管理システムによれば、治療家や事務スタッフ等は印刷出段によって、書類の個々の種類ごとの文章が記載されているとともに合成識別コードが付された紙書類を印刷する。この紙書類を治療家や事務スタッフ等は発行先に渡す。そして、発行先から署名又は捺印が付された署名等付紙書類を受け取ると、治療家や事務スタッフ等は読取手段によって署名等付紙書類を読取り、画像データを取得する。この画像データには、合成識別コードが付されているので、何の書類をどこの発行先に渡したものであるかを把握することができる。これにより、文章識別手段は、画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する。その結果、改ざんされた文章内容で契約が成立してしまうことを防止することができる。

上記発明においては、前記読取手段で取得された画像データを記憶する画像データ記憶手段と、前記読取手段で取得された前記画像データ中の署名又は捺印を、前記画像データ記憶手段に過去に記憶された同一の発行先識別コードの前記画像データ中の署名又は捺印と比較して、前記画像データ中の署名又は捺印が正確に付されているか否かを識別する署名等識別手段とを備えることが好ましい。
このような本発明に係る書類管理システムによれば、署名又は捺印が異なり、契約が不成立になってしまうことを防止することができる。

上記発明においては、前記紙書類中には、企業又は個人が文章内容を理解したことを示すチェック項目が記載されており、前記読取手段で取得された前記画像データ中のチェック項目に、チェックが付されているか否かを識別するチェック項目識別手段を備えることが好ましい。
このような本発明に係る書類管理システムによれば、チェック項目が記載されていてもチェックがされておらず、契約が不成立になってしまうことを防止することができる。

上記発明においては、前記印刷出段で印刷された紙書類、前記読取手段で取得された前記画像データ、及び、識別結果を表示する表示手段を備えることが好ましい。
このような本発明に係る書類管理システムによれば、紙書類や画像データや識別結果を閲覧することができる。

本発明に係る書類管理システムによれば、改ざんされた文章内容で契約が成立してしまうことを防止することができる。

第一実施形態に係る書類管理システムに用いられる署名及び捺印付紙契約書（署名等付紙書類）の一例を示す図である。 第一実施形態に係る書類管理システムの構成を示すブロック図である。 第一実施形態に係る書類管理システムの動作を示すフローチャートである。 第一実施形態に係る書類管理システムによって表示された識別結果の一例を示す図である。 第二実施形態に係る書類管理システムに用いられる署名及び捺印付紙契約書（署名等付紙書類）の他の一例を示す図である。 第二実施形態に係る書類管理システムの構成の他の一例を示すブロック図である。

＜第一実施形態＞
以下、第一実施形態に係る書類管理システムについて、エステで手術を行う場合に、治療家から指示を受けた事務スタッフ等は、手術内容を説明する文章が記載された契約書（紙書類）を作成し、患者は、手術内容を理解することで、その契約書に対し押印及び署名を付した＜署名及び捺印付紙契約書（署名等付紙書類）＞を作成することによって契約が成立することについて説明するが、本発明の内容はこれに限定されない。

まず、第一実施形態に係る書類管理システムに用いられる＜署名及び捺印付紙契約書（署名等付紙書類）＞について説明する。
図１は、第一実施形態に係る書類管理システムに用いられる署名及び捺印付紙契約書（署名等付紙書類）の一例を示す図である。
署名及び捺印付紙契約書１は、表面に文字等が記載された長方形の紙書類である。

署名及び捺印付紙契約書１の表面の中央領域には、契約内容を示す文章２が印刷されている。文章２は、例えば契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□である。
署名及び捺印付紙契約書１の表面の左上領域には、ＱＲコード（発行先識別コード）５が印刷されている。ＱＲコード５は、例えば「Ｃさんを示す情報」がコード化されたものである。
署名及び捺印付紙契約書１の表面の右上領域には、ＱＲコード（書類識別コード）６が印刷されている。ＱＲコード６は、例えば「契約書を示す情報」がコード化されたものである。
署名及び捺印付紙契約書１の文章２の横には、四角形であるチェック項目７ａが印刷されている。
このような文章２とＱＲコード５とＱＲコード６とチェック項目７ａとは、後述する印刷部１３によって印刷されたものである。

署名及び捺印付紙契約書１の表面の右下領域には、例えば「Ｃさんを証明する」署名３が記載されている。
署名及び捺印付紙契約書１の表面の右下領域には、例えば「Ｃさんを証明する」捺印４が記載されている。
署名及び捺印付紙契約書１のチェック項目７ａには、レ点であるチェック７ｂが記載されている。
このような署名３と捺印４とチェック７ｂとは、「Ｃさん」が文章２を確認することによって記載されたものである。

次に、第一実施形態に係る＜書類管理システム＞について説明する。
図２は、第一実施形態に係る書類管理システムの構成を示すブロック図である。書類管理システム１１は、システム本体１２と、印刷部１３と、読取部１４と、表示部１５と、送信部２３とを備える。

システム本体１２は、コンピュータやコンピュータとサーバーとを組み合わせたもの等であり、発行先識別コード記憶部１７と、書類識別コード記憶部１８と、個別文書記憶部１９と、個別文書識別部２０と、署名等識別部２１と、チェック項目識別部２２と、画像データ記憶部２５とを備える。

発行先識別コード記憶部１７には、企業や個人ごとに対応付けられた固有の発行先識別コードが記憶されている。例えば「Ａ社を示す情報」や「Ｂ社を示す情報」や「Ｃさんを示す情報」や「Ｄさんを示す情報」等がコード化されて記憶されている。

書類識別コード記憶部１８には、書類の個々の種類ごとに対応付けられた固有の書類識別コードが記憶されている。例えば「契約書を示す情報」や「同意書を示す情報」や「単価設定同意書を示す情報」等がコード化されて記憶されている。

個別文書記憶部１９には、書類の個々の種類ごとの文章２が記憶されている。例えば「契約書」には「契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□」が対応付けられて記憶されている。

印刷部１３は、プリンタ機能を有するものであり、印刷部１３としては、例えばプリンタ、ネットワークプリンタ等が挙げられる。このような印刷部１３によって、書類の個々の種類ごとの文章２とＱＲコード５とＱＲコード６とチェック項目７ａが付された紙書類が印刷される。例えば「Ｃさん」に「契約書」を渡す場合、紙書類の表面の中央領域に、個別文書記憶部１９に記憶された「契約書」に対応する「契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□」が記載され、紙書類の表面の左上領域には、「Ｃさんを示す情報」がコード化されたＱＲコード５が付され、紙書類の表面の右上領域には、「契約書を示す情報」がコード化されたＱＲコード６が付され、紙書類の文章２の横には、チェック項目７ａが付されて印刷される。一方、「Ｄさん」に「契約書」を渡す場合、紙書類の表面の中央領域に、個別文書記憶部１９に記憶された「契約書」に対応する「契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□」が記載され、紙書類の表面の左上領域には、「Ｄさんを示す情報」がコード化されたＱＲコード５が付され、紙書類の表面の右上領域には、「契約書を示す情報」がコード化されたＱＲコード６が付され、紙書類の文章２の横には、チェック項目７ａが付されて印刷される。つまり、異なるＱＲコード５が付される。

読取部１４は、スキャンした情報を電子データに変換しＰＤＦやＪＰＥＧの形式で保存できる基本的な機能と、ＱＲコード５とＱＲコード６とを読取るための二次元コードリーダのような機能を併せ持っているスキャナ機能を有するものであり、読取部１４としては、例えばスキャナ、ネットワークスキャナ等が挙げられる。このような読取部１４によって、図１に示すような署名及び捺印付紙契約書１が読取られ、署名及び捺印付紙契約書１の画像データが取得されて画像データ記憶部２５に記憶される。
なお、印刷部１３及び読取部１４は一体化されており、プリンタ機能及びスキャナ機能を有する複合機であってもよい。

表示部１５としては、例えばディスプレイ、モニタ等が挙げられる。このような表示部１５によって印刷部１３で印刷された紙書類、読取部１４で取得された画像データ、及び、後述する識別結果が表示されるようになっている。

送信部２３は、システム本体１２と情報端末２４との間で制御情報及びデータを有線又は無線で送受信するネットワークインタフェースである。有線の場合はＬＡＮケーブル、光ファイバー、ＵＳＢ接続等であってもよく、無線の場合はＷｉｆｉ、Ｚｉｇｂｅｅ等であってもよい。情報端末２４は、治療家等が所持するコンピュータ等である。また、情報端末２４は、一台でなく、複数台あってもよい。

個別文書識別部２０は、読取部１４で取得された画像データ中のＱＲコード５とＱＲコード６とを識別し、読取部１４で取得された画像データ中の文章２を、印刷部１３で印刷された紙書類中の文章２と比較して、画像データ中の文章２が改ざんされているか否かを識別する制御を行う。このとき、読取部１４で取得された画像データ中には、ＱＲコード５とＱＲコード６とが付されているので、システム本体１２は「Ｃさん」に渡した「契約書」であることを把握することができる。そして、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とを比較する。これにより、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とが異なっていれば、「Ｃさん」によって画像データ中の文章２が改ざんされていると判定し、一方、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とが同じであれば改ざんされていないと判定する。

署名等識別部２１は、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４を、画像データ記憶部２５に過去に記憶された同一のＱＲコード５の画像データ中の署名３及び捺印４と比較して、画像データ中の署名３及び捺印４が正確に付されているか否かを識別する制御を行う。このとき、読取部１４で取得された画像データ中には、ＱＲコード５とＱＲコード６とが付されているので、システム本体１２は「Ｃさん」に渡した「契約書」であることを把握することができる。そして、過去に記憶された「Ｃさん」の画像データ中の署名３及び捺印４と、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４とを比較する。これにより、過去に記憶された「Ｃさん」の画像データ中の署名３及び捺印４と、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４とが異なっていたり不鮮明であったりしていれば、画像データ中の署名３及び捺印４が不正確であると判定し、一方、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４とが同じであれば正確であると判定する。なお、同一のＱＲコード５の画像データが画像データ記憶部２５に記憶されていないときには、比較不可能であると判定してもよい。

チェック項目識別部２２は、読取部１４で取得された画像データ中のチェック項目７ａに、チェック７ｂが付されているか否かを識別する制御を行う。例えば、少なくとも１個のチェック項目７ａに、チェック７ｂが付されていなければ、不完全であると判定し、一方、全てのチェック項目７ａに、チェック７ｂが付されていれば、完全であると判定する。

次に、第一実施形態に係る書類管理システム１の動作の一例について説明する。図３は、第一実施形態に係る書類管理システムの動作を示すフローチャートである。
まず、治療家から指示を受けた事務スタッフ等は、「Ｃさん」に「契約書」を渡す場合、紙書類の表面の中央領域に、個別文書記憶部１９に記憶された「契約書」に対応する「契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□」が記載され、紙書類の表面の左上領域には、「Ｃさんを示す情報」がコード化されたＱＲコード５が付され、紙書類の表面の右上領域には、「契約書を示す情報」がコード化されたＱＲコード６が付された紙書類（個別文書）を印刷部１３で印刷する（ステップＳ１）。そして、この紙書類を事務スタッフ等は「Ｃさん」に渡す。

次に、事務スタッフ等は、「Ｃさん」から署名及び捺印付紙契約書１を受け取ると、読取部１４によって署名及び捺印付紙契約書１を読取り、署名及び捺印付紙契約書１の画像データを取得して画像データ記憶部２５に記憶させる（ステップＳ２）。

次に、個別文書識別部２０は、読取部１４で取得された画像データ中のＱＲコード５とＱＲコード６とを識別し、読取部１４で取得された画像データ中の文章２を、印刷部１３で印刷された紙書類中の文章２と比較して、画像データ中の文章２が改ざんされているか否かを識別する（ステップＳ３）。その結果、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とが異なっていれば、画像データ中の文章２が改ざんされていると判定し、一方、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とが同じであれば改ざんされていないと判定する。

次に、署名等識別部２１は、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４を、画像データ記憶部２５に過去に記憶された同一のＱＲコード５の画像データ中の署名３及び捺印４と比較して、画像データ中の署名３及び捺印４が正確に付されているか否かを識別する（ステップＳ４）。その結果、過去に記憶された「Ｃさん」の画像データ中の署名３及び捺印４と、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４とが異なっていれば、画像データ中の署名３及び捺印４が不正確であると判定し、一方、読取部１４で取得された画像データ中の署名３及び捺印４とが同じであれば正確であると判定する。

次に、チェック項目識別部２２は、読取部１４で取得された画像データ中のチェック項目７ａに、チェック７ｂが付されているか否かを識別する（ステップＳ５）。その結果、少なくとも１個のチェック項目７ａに、チェック７ｂが付されていなければ、不完全であると判定し、一方、全てのチェック項目７ａに、チェック７ｂが付されていれば、完全であると判定する。

最後に、表示部１５や情報端末２４は、印刷部１３で印刷された紙書類、読取部１４で取得された画像データ、及び、識別結果を表示する（ステップＳ６）。図４は、第一実施形態に係る書類管理システムによって表示された識別結果の一例を示す図である。例えば、改ざんチェック欄に、ステップＳ３において改ざんされていると判定したときには、「ＮＧ」を表示し、改ざんされていないと判定したときには、「ＯＫ」を表示し、署名等チェック欄に、ステップＳ４において不正確であると判定したときには、「ＮＧ」を表示し、正確であると判定したときには、「ＯＫ」を表示し、チェック項目チェック欄に、ステップＳ５において、不完全であると判定したときには、「ＮＧ」を表示し、完全であると判定したときには、「ＯＫ」を表示する。

以上のように本発明に係る書類管理システム１によれば、治療家や受付スタッフ等は、識別結果を閲覧することで情報を共有化でき、さらに改ざんされた文章内容で契約が成立してしまうことを防止することができ、署名３や捺印４が異なり、契約が不成立になってしまうことを防止することができる。

＜第二実施形態＞
以下、第二実施形態に係る書類管理システムについて、エステで手術を行う場合に、治療家等は、手術内容を説明する文章が記載された契約書（紙書類）を作成し、患者は、手術内容を理解することで、その契約書に対し署名を付した＜署名付紙契約書（署名等付紙書類）＞を作成することによって契約が成立することについて説明するが、本発明の内容はこれに限定されない。

まず、第二実施形態に係る書類管理システムに用いられる＜署名付紙契約書（署名等付紙書類）＞について説明する。
図５は、第二実施形態に係る書類管理システムに用いられる署名付紙契約書（署名等付紙書類）の一例を示す図である。
署名付紙契約書３１は、表面に文字等が記載された長方形の紙書類である。

署名付紙契約書３１の表面の中央領域には、契約内容を示す文章２が記載されている。文章２は、例えば契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□である。
署名付紙契約書３１の表面の右上領域には、ＱＲコード（合成識別コード）７が付されている。ＱＲコード７は、例えば「Ｃさんを示す情報」と「契約書を示す情報」とが合成されてコード化されたものである。
このような文章２は、後述する印刷部１３によって付され、ＱＲコード７は、後述する印刷部１３によってラベルシートに印刷された後、貼り付けられたものである。

署名付紙契約書３１の表面の右下領域には、例えば「Ｃさんを証明する」署名３が記載されている。
このような署名３は、「Ｃさん」が文章２を確認することによって記載されたものである。

次に、第二実施形態に係る＜書類管理システム＞について説明する。
図６は、第二実施形態に係る書類管理システムの構成を示すブロック図である。なお、上述した書類管理システム１と同様の構成要素については、同じ符号を付している。
書類管理システム４１は、システム本体１２と、印刷部１３と、読取部１４と、表示部１５とを備える。

システム本体１２は、コンピュータやコンピュータとサーバーとを組み合わせたもの等であり、発行先識別コード記憶部１７と、書類識別コード記憶部１８と、個別文書記憶部１９と、個別文書識別部２０と、署名等識別部２１と、画像データ記憶部２５と、合成部２６とを備える。

印刷部１３は、プリンタ機能を有するものであり、印刷部１３としては、例えばプリンタ、ネットワークプリンタ等が挙げられる。このような印刷部１３によって、書類の個々の種類ごとの文章２が付された紙書類が印刷されたり、ＱＲコード７が付されたラベルシートが印刷されたりする。例えば「Ｃさん」に「契約書」を渡す場合、紙書類の表面の中央領域に、個別文書記憶部１９に記憶された「契約書」に対応する「契約書、１.〇〇〇、２.△△△、３.□□□」が記載されて印刷されるとともに、「Ｃさんを示す情報」と「契約書を示す情報」とがコード化されたＱＲコード７が付されたラベルシートが印刷される。そして、紙書類の表面の右上領域に、ラベルシートが貼り付けられる。

読取部１４は、スキャンした情報を電子データに変換しＰＤＦやＪＰＥＧの形式で保存できる基本的な機能と、ＱＲコード７を読み取るための二次元コードリーダのような機能を併せ持っているスキャナ機能を有するものであり、読取部１４としては、例えばスキャナ、ネットワークスキャナ等が挙げられる。このような読取部１４によって、図５に示すような署名付紙契約書３１が読取られ、署名付紙契約書３１の画像データが取得されて画像データ記憶部２５に記憶される。

個別文書識別部２０は、読取部１４で取得された画像データ中のＱＲコード７に基づいて発行先識別コード及び書類識別コードを識別することで印刷部１３で印刷された紙書類を把握し、読取部１４で取得された画像データ中の文章２を、印刷部１３で印刷された紙書類中の文章２と比較して、画像データ中の文章２が改ざんされているか否かを識別する制御を行う。このとき、読取部１４で取得された画像データ中には、ＱＲコード７が付されているので、システム本体１２は「Ｃさん」に渡した「契約書」であることを把握することができる。そして、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とを比較する。これにより、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とが異なっていれば、「Ｃさん」によって画像データ中の文章２が改ざんされていると判定し、一方、「Ｃさん」に渡した「契約書」中の文章２と、読取部１４で取得された画像データ中の文章２とが同じであれば改ざんされていないと判定する。

署名等識別部２１は、読取部１４で取得された画像データ中の署名３を、画像データ記憶部２５に過去に記憶された同一の発行先識別コードの画像データ中の署名３と比較して、画像データ中の署名３が正確に付されているか否かを識別する制御を行う。このとき、読取部１４で取得された画像データ中には、ＱＲコード７が付されているので、システム本体１２は「Ｃさん」に渡した「契約書」であることを把握することができる。そして、過去に記憶された「Ｃさん」の画像データ中の署名３と、読取部１４で取得された画像データ中の署名３とを比較する。これにより、過去に記憶された「Ｃさん」の画像データ中の署名３と、読取部１４で取得された画像データ中の署名３とが異なっていたり不鮮明であったりしていれば、画像データ中の署名３が不正確であると判定し、一方、読取部１４で取得された画像データ中の署名３とが同じであれば正確であると判定する。

以上のように本発明に係る書類管理システム４１によれば、治療家等は、識別結果を閲覧することで、改ざんされた文章内容で契約が成立してしまうことを防止することができ、署名３が異なり、契約が不成立になってしまうことを防止することができる。

本発明に係る書類管理システムは、医療や介護や官公庁や不動産や金融や自動車やエステや製品金型等の商品の販売や流通における契約書や同意書や単価設定同意書等の書類が改ざんされていないか否かを識別する書類管理システム等として有用である。

２ 文章
５ ＱＲコード（発行先識別コード）
６ ＱＲコード（書類識別コード）
１１ 書類管理システム
１２ システム本体と
１３ 印刷部
１４ 読取部
１５ 表示部
１７ 発行先識別コード記憶部
１８ 書類識別コード記憶部
１９ 個別文書記憶部
２０ 個別文書識別部
２１ 署名等識別部
２３ 送信部
２６ 合成部

Claims (5)

1. 書類管理システムであって、
   企業又は個人ごとに対応付けられた固有の発行先識別コードが記憶されている発行先識別コード記憶手段と、
   書類の個々の種類ごとに対応付けられた固有の書類識別コードが記憶されている書類識別コード記憶手段と、
   書類の個々の種類ごとの文章が記載されているとともに前記発行先識別コード及び前記書類識別コードが付された紙書類を印刷する印刷出段と、
   前記紙書類中に前記企業又は個人を証明する署名又は捺印が付された署名等付紙書類を読取り、当該署名等付紙書類の画像データを取得する読取手段と、
   前記読取手段で取得された前記画像データ中の前記発行先識別コード及び前記書類識別コードを識別することで前記印刷出段で印刷された紙書類を把握し、前記読取手段で取得された前記画像データ中の文章を、前記印刷出段で印刷された紙書類中の文章と比較して、前記画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する文章識別手段とを備えることを特徴とする書類管理システム。
2. 書類管理システムであって、
   企業又は個人ごとに対応付けられた固有の発行先識別コードが記憶されている発行先識別コード記憶手段と、
   書類の個々の種類ごとに対応付けられた固有の書類識別コードが記憶されている書類識別コード記憶手段と、
   前記書類識別コードと前記発行先識別コードとを合成した合成識別コードを作成する合成手段と、
   書類の個々の種類ごとの文章が記載されているとともに前記合成識別コードが付された紙書類を印刷する印刷出段と、
   前記紙書類中に前記企業又は個人を証明する署名又は捺印が付された署名等付紙書類を読取り、当該署名等付紙書類の画像データを取得する読取手段と、
   前記読取手段で取得された前記画像データ中の前記合成識別コードに基づいて前記発行先識別コード及び前記書類識別コードを識別することで前記印刷出段で印刷された紙書類を把握し、前記読取手段で取得された前記画像データ中の文章を、前記印刷出段で印刷された紙書類中の文章と比較して、前記画像データ中の文章が改ざんされているか否かを識別する文章識別手段とを備えることを特徴とする書類管理システム。
3. 前記読取手段で取得された画像データを記憶する画像データ記憶手段と、
   前記読取手段で取得された前記画像データ中の署名又は捺印を、前記画像データ記憶手段に過去に記憶された同一の発行先識別コードの前記画像データ中の署名又は捺印と比較して、前記画像データ中の署名又は捺印が正確に付されているか否かを識別する署名等識別手段とを備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の書類管理システム。
4. 前記紙書類中には、企業又は個人が文章内容を理解したことを示すチェック項目が記載されており、
   前記読取手段で取得された前記画像データ中のチェック項目に、チェックが付されているか否かを識別するチェック項目識別手段を備えることを特徴とする請求項１〜請求項３のいずれか１項に記載の書類管理システム。
5. 前記印刷出段で印刷された紙書類、前記読取手段で取得された前記画像データ、及び、識別結果を表示する表示手段を備えることを特徴とする請求項１〜請求項４のいずれか１項に記載の書類管理システム。

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