JP2019074846A - 環境設定システム、業務システムの環境設定方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複雑で詳細な環境設定が必要な業務システムにおける効率的な自動環境設定を実現する、環境設定システム、業務システムの環境設定方法、およびプログラムを提供する。【解決手段】利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行う環境設定システムのサーバ１０は、利用者が操作する端末を介して、業務内容に関する情報の入力を受け付ける業務情報取得部１１１と、取得した業務内容に関する情報に基づいて、業務システムの環境設定を行う環境設定部１１２とを備える。【選択図】図２

Description

本発明は、業務システムの環境設定を行う環境設定システム、業務システムの環境設定方法、およびプログラムに関する。

顧客管理や営業支援など、様々な分野の業務を支援するシステムが活用されている。業務システムを導入する際は、一般に各企業の事業内容などに基づいて環境設定を行う必要がある。例えば、特許文献１には、ワークフロー機能を有する業務システムの環境設定を効率的に行う方法が記載されている。

特開２００５−２７５７４５号公報

しかし、業務システムの中でも、特に顧客管理や営業支援のシステムについては、環境設定すべき項目が複雑で多岐にわたるため、自動的に効率よく環境設定を行う方法が確立されていなかった。そのため、業務システムのコンサルタント等が、業務システムを利用する企業の担当者から、営業方法や顧客情報などについて詳しい聞き取りを行い、聞き取った内容を元に、環境設定を行っていた。

そこで本発明の目的は、複雑で詳細な環境設定が必要な業務システムにおける、効率的な自動環境設定を実現することである。

本発明に係る環境設定システムは、利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行う環境設定システムであって、
前記利用者が操作する端末を介して、前記業務内容に関する情報の入力を受け付ける業務情報取得部と、
取得した前記業務内容に関する情報に基づいて、前記業務システムの環境設定を行う環境設定部と、を備えたものである。

本発明に係る業務システムの環境設定方法は、利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行う業務システムの環境設定方法であって、
前記利用者が操作する端末を介して、前記業務内容に関する情報の入力を受け付けるステップと、
取得した前記業務内容に関する情報に基づいて、前記業務システムの環境設定を行うステップと、を含むものである。

本発明に係るプログラムは、利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行うコンピュータを、
前記利用者が操作する端末を介して、前記業務内容に関する情報の入力を受け付ける業務情報取得部と、
取得した前記業務内容に関する情報に基づいて、前記業務システムの環境設定を行う環境設定部と、して機能させるものである。

本発明によれば、複雑で詳細な環境設定が必要な業務システムにおける、効率的な自動環境設定を実現することができる。

本発明の実施の形態による、環境設定システム１の構成を示すブロック図。 本発明の実施の形態による、サーバ１０の構成を示すブロック図。 本発明の実施の形態による、環境設定システム１の動作のフローチャート。 本発明の実施の形態による、利用者端末２０の表示装置に表示される業務内容のヒアリング画面（１）を例示する図。 本発明の実施の形態による、利用者端末２０の表示装置に表示される業務内容のヒアリング画面（２）を例示する図。 本発明の実施の形態による、利用者端末２０の表示装置に表示される業務内容のヒアリング画面（３）を例示する図。 本発明の実施の形態による、利用者端末２０の表示装置に表示される確認画面を例示する図。 本発明の実施の形態による、環境設定に用いるテンプレートの構成について説明する図。 本発明の実施の形態による、環境設定された業務システムの分析画面を例示する図。 本発明の実施の形態による、環境設定された業務システムの分析画面を例示する図。 本発明の実施の形態による、環境設定された業務システムの案件詳細画面を例示する図。 本発明の実施の形態による、環境設定された業務システムの顧客詳細画面を例示する図。 本発明の実施の形態による、環境設定された業務システムの案件一覧画面を例示する図。 本発明の実施の形態による、環境設定された業務システムの顧客一覧画面を例示する図。

次に、本発明を実施するための形態について、図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本発明の実施の形態による環境設定システム１の構成を示すブロック図である。図１に示すように、環境設定システム１は、サーバ１０、利用者端末２０を備えている。サーバ１０は、利用者端末２０と通信ネットワークＮを介して接続されている。通信ネットワークＮは、例えば、インターネット、ＬＡＮ、専用線、電話回線、企業内ネットワーク、移動体通信網、ブルートゥース（登録商標）、ＷｉＦｉ（Wireless Fidelity）、その他の通信回線、それらの組み合わせ等のいずれであってもよく、有線であるか無線であるかを問わない。

本実施形態では、環境設定システム１は、顧客管理や営業支援のための業務システムの環境設定を行うシステムを想定しているが、この例に限らず、本発明は、様々な種類の業務を支援するシステムの環境設定に適用できる。サーバ１０は環境設定システム１の管理センターなどに設置される。利用者端末２０は、業務システムを利用する各々の企業などに設置される。

サーバ１０は、汎用的なコンピュータである。サーバ１０は、１台のコンピュータである必要はなく、通信ネットワークＮ上に分散する複数のコンピュータから構成されてもよい。

利用者端末２０は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、ノートＰＣ、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話機、携帯情報端末（ＰＤＡ）など、通信ネットワークＮを介してサーバ１０とデータの授受が可能なあらゆる端末装置を利用することができる。利用者端末２０は、プロセッサ、キーボードやマウス、各種操作ボタンやタッチパネルなどの入力装置、液晶ディスプレイなどの表示装置、通信ネットワークＮに接続するための通信インタフェース、ディスクドライブまたは半導体メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）などの記憶資源を備えている。

図２は、サーバ１０の構成を示すブロック図である。
図２に示すように、サーバ１０は、制御装置１１と、外部記憶装置１２を備えている。制御装置１１は、ハードウェアとして、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭ等のメモリ、入力インタフェース、出力インタフェース、通信インタフェース及びこれらを結ぶバス等を備えている。制御装置１１は、ＣＰＵがＲＯＭ等に格納されたプログラムを実行することにより各種機能を実現する。制御装置１１によって実現される機能モジュールには、業務情報取得部１１１、環境設定部１１２が含まれる。

外部記憶装置１２は、ハードディスクドライブ等であり、環境設定テンプレート記憶部１２１を実装している。環境設定テンプレート記憶部１２１には、業務システムの環境設定に用いる複数のテンプレートが記憶されている。各テンプレートは、業務システムを使用する企業等の業務内容に基づいて分類される複数のパターンに対応している。テンプレートには、自社や自社の商品に関する情報に基づいて選択される複数の自社・商品サブテンプレートと、顧客に関する情報に基づいて選択される複数の顧客サブテンプレートと、営業スタイルに関する情報に基づいて選択される複数の営業スタイルサブテンプレートが含まれる。各々のサブテンプレートには、データベースに保持するデータ構造（データの階層構造やデータ項目）の情報や、画面設計の情報等が含まれる。

次に、環境設定システム１の動作について図３のフローチャートを用いて説明する。
ここでは、業務システムの導入を考えている企業Ａが、まずトライアル版を使用するために自社の業務内容に合わせた環境設定を行う場合を例に説明する。なお、本実施形態は、トライアル版のみならず、業務システムを正式に導入する際の環境設定についても同様に適用することができる。

まず、企業Ａの担当者が、利用者端末２０を操作してサーバ１０にアクセスすると（ステップＳ１０１）、サーバ１０は、利用者端末２０の表示装置にアカウント情報の入力画面を表示させる（ステップＳ１０２）。企業Ａの担当者は、アカウント情報入力画面において、業務システムへのログイン用のパスワードや、企業名、所在地、連絡先（メールアドレス、電話番号）、担当者名等の必要事項を入力する。

アカウント情報の入力が完了すると、サーバ１０は、利用者端末２０の表示装置に業務内容のヒアリング画面（１）を表示させる（ステップＳ１０３）。図４は、利用者端末２０の表示装置に表示される業務内容のヒアリング画面（１）を例示する図である。ヒアリング画面（１）では、主に企業Ａ自身についての情報（自社に関する情報）を質問に回答させる形式で受け付ける。具体的には、図４に示すように、主力商品（商品、サービス等）の情報（問１）、決算月（問２）等の情報の入力を受け付ける。企業Ａの担当者は、キーボード等を用いて直接入力したり、選択肢の中から答えを選択したりすることができる。必要な項目の入力が完了し、例えば「次へすすむ」ボタンが操作されると、サーバ１０は、利用者端末２０の表示装置に業務内容のヒアリング画面（２）を表示させる（ステップＳ１０４）。

図５は、ヒアリング画面（２）を例示する図である。ヒアリング画面（２）では、主に企業Ａの顧客についての情報（顧客に関する情報）を質問に回答させる形式で受け付ける。具体的には、図５に示すように、顧客のタイプ（業種や業態）の情報（問３）、営業における訪問先や具体的な訪問先名の情報（問４、問５）等の情報の入力を受け付ける。図５の例では、問３において顧客のタイプを選択すると、選択したタイプに応じて問４の選択肢が設定される。例えば、顧客のタイプとして「民間企業」を選択すると、問４の訪問先には選択肢として「本社・本部」と「事業所・工場」が設定される。また、例えば、顧客のタイプとして「医療機関」を選択すると、問４の訪問先の選択肢には「病院」、「科・施設」が設定される。問５については、具体的な事業所名や支店名などを直接入力する。必要な項目の入力が完了し、例えば「次へすすむ」ボタンが操作されると、サーバ１０は、利用者端末２０の表示装置に業務内容のヒアリング画面（３）を表示させる（ステップＳ１０５）。

図６は、ヒアリング画面（３）を例示する図である。ヒアリング画面（３）では、主に企業Ａの営業スタイルや営業プロセスについての情報（営業スタイルに関する情報）を質問に回答させる形式で受け付ける。具体的には、図６に示すように、営業スタイルの情報（問６）、具体的な営業プロセスの情報（問７）等の情報の入力を受け付ける。図６の例では、問６では「案件＋ルート型」または「ルート（エリア巡回）型」を選択するようになっている。「案件＋ルート型」は、新規の顧客開拓または既存の顧客のフォローのために案件を創出する営業スタイルであり、「ルート（エリア巡回）型」は、顧客の販売実績などに合わせて訪問頻度などの関係性をマネジメントする営業スタイルである。問７については、問６で「案件＋ルート型」を選択した場合に表示され、具体的な営業プロセスを直接入力する。なお、デフォルトで標準的な営業プロセスが予め表示されている。必要な項目の入力が完了し、例えば「次へすすむ」ボタンが操作されると、サーバ１０は、利用者端末２０の表示装置に確認画面を表示させる（ステップＳ１０６）。

図７は、確認画面を例示する図である。確認画面には、ヒアリング画面（１）〜（３）で入力した内容（ヒアリング結果：Ｐ２）の他、ヒアリング結果に基づいてテンプレートを決定するための「自社・商品」、「営業プロセス」、および「お客様」（顧客）の定義に関する情報（Ｐ１）、およびヒアリング結果に基づいて決定したデータ構造の情報（Ｐ３）が表示される。「自社・商品」、「営業プロセス」、および「お客様」（顧客）の定義と、データ構造については後述する。企業Ａの担当者が、確認画面の表示内容を確認し、「トライアル環境構築開始」ボタンを操作すると、サーバ１０は、ヒアリング結果に基づいて業務システムの環境設定を実行する（ステップＳ１０７）。

サーバ１０は、システムの環境設定が完了すると、環境設定済の業務システムへアクセスするためのＵＲＬを利用者端末２０に送信する（ステップＳ１０８）。企業Ａの担当者は、受信したＵＲＬにアクセスすることにより、利用者端末２０から環境設定済の業務システムを実際に利用することができる。

次に、ヒアリング結果に基づく業務システムの環境設定について説明する。サーバ１０は、ヒアリング画面（１）〜（３）においてそれぞれ取得した「自社・商品」、「営業プロセス」、「顧客」に関する情報に基づいて、それぞれのサブテンプレートを決定する。

（自社・商品サブテンプレートの決定）
まず、サーバ１０は、ヒアリング画面（１）で入力された自社に関する情報に基づいて、自社サブテンプレートを選択する。具体的には、サーバ１０は、環境設定テンプレート記憶部１２１に記憶された複数の自社・商品サブテンプレートの中から、主力商品の情報（図４の問１）や決算月の情報（図４の問２）に基づいて、最も適切な自社・商品サブテンプレートを選択する。例えば、主力商品に適した商品マスタ（データベース）のデータ構造や、決算月に対応した会計処理（年度判定など）が実現されるようにサブテンプレートが選択される。

（顧客サブテンプレートの決定）
次に、サーバ１０は、ヒアリング画面（２）で入力された顧客に関する情報に基づいて、顧客サブテンプレートを選択する。サーバ１０は、環境設定テンプレート記憶部１２１に記憶された複数の顧客サブテンプレートの中から、最も適切な顧客サブテンプレートを選択する。顧客サブテンプレートは、顧客タイプ（図５の問３の回答）によって大きく組織型と個人型に分類される。組織型（問３の回答が、民間企業、不動産業、工業、医療機関、官公庁）の場合、顧客情報として組織の情報を登録し、さらに、組織に属する個人の情報（名刺情報）を組織の情報に紐づけて登録する。また、名刺情報は、営業の訪問先（図５の問４、５の回答）毎に分類して登録される。一方、個人型（問３の回答が個人）の場合、顧客情報として個人の情報を登録する。

（営業スタイルサブテンプレートの決定）
次に、サーバ１０は、ヒアリング画面（３）で入力された顧客に関する情報に基づいて、営業スタイルサブテンプレートを選択する。サーバ１０は、環境設定テンプレート記憶部１２１に記憶された複数の顧営業スタイルサブテンプレートの中から、最も適切な営業スタイルサブテンプレートを選択する。営業スタイルサブテンプレートは、営業スタイル（図６の問６の回答）によって大きく「案件＋ルート型」と「ルート（エリア巡回）型」に分類される。「案件＋ルート型」の場合、案件管理が中心になるため、案件単位の活動情報や、案件毎の進捗管理に重点を置いた設計になる。具体的には、営業担当者等が登録する日々の活動報告データを案件単位で集計し、案件情報として集約して管理できるように設計される。また、「案件＋ルート型」の場合、ヒアリング画面（３）で入力された営業プロセスの情報（問７の回答）が、活動報告に登録する進捗状況の項目として利用される。

一方、「ルート（エリア巡回）型」の場合は顧客管理が中心になるため、顧客別の営業回数や営業内容、人脈管理などに重点を置いた設計になっている。具体的には、営業担当者等が登録する日々の活動報告データを顧客単位で集計し、顧客情報として集約して管理できるように設計される。また、顧客訪問の際に利用できるように、訪問先までのルートを示す地図データが顧客に紐づけて登録されるなどの工夫がなされている。

サーバ１０は、以上の方法で選択した３つのサブテンプレートを組み合わせて１つのテンプレートを作成し、作成したテンプレートに基づいて業務システムの環境設定を行う。

図７の例を用いて、テンプレートの構成について具体的に説明する。この例では、顧客サブテンプレートは「組織型」、営業スタイルサブテンプレートは「案件＋ルート型」である。このため、Ｐ１の「Ｓｔｅｐ３．営業プロセス」には、営業スタイルが「案件＋ルート型」であることを示す図式（活動報告が案件情報に自動的に反映される。）が表示され、「Ｓｔｅｐ２．お客様」には、顧客が組織型であること（顧客に紐づけて名刺情報が登録される。）が図式で示される。

また、データ構造（Ｐ３）については、営業スタイルサブテンプレートが「案件＋ルート型」であるため、「活動報告」のデータが「案件」毎に集約されることが図式で示されている。また、「活動報告」の「進捗状況」に表示される内容には、問７で回答した「営業プロセス」の情報が利用される。また、顧客サブテンプレートが「組織型」であるため、「顧客」の情報の下に「名刺」情報が紐づく階層構造であることが図式で示されている。また、「顧客名」に表示される内容には、問５で回答した「訪問先」の情報が利用される。

また、図８は、テンプレートの構成の他のパターンついて説明する図である。「（１）ルートセールス型の時」は、営業スタイルサブテンプレートが「ルート（エリア巡回）型」、顧客サブテンプレートが「組織型」の場合に該当する。この場合には、「Ｓｔｅｐ３．営業プロセス」には、「ルート（エリア巡回）型」であること（活動報告が顧客情報に自動的に反映される。）が示され、「Ｓｔｅｐ２．お客様」には、顧客に紐づけて名刺情報が登録されることが示される。

また、「（２）お客様が個人の時」は、営業スタイルサブテンプレートが「案件＋ルート型」、顧客サブテンプレートが「個人型」の場合に該当する。この場合には、「Ｓｔｅｐ３．営業プロセス」には、「案件＋ルート型」であること（活動報告が案件情報に自動的に反映される。）が示され、「Ｓｔｅｐ２．お客様」には、個人の情報が登録されることが示される。また、顧客サブテンプレートが「個人型」の場合、「顧客」と表示される箇所が「お客様」に変更される。

また、「（３）お客様が個人で非案件型の時」は、営業スタイルサブテンプレートが「ルート（エリア巡回）型」、顧客サブテンプレートが「個人型」の場合に該当する。この場合には、「Ｓｔｅｐ３．営業プロセス」には、「ルート（エリア巡回）型」であることが示され、「Ｓｔｅｐ２．お客様」には、個人の情報が登録されることが示される。

図９〜１４は、環境設定された業務システムの画面を例示する図である。
図９は、営業スタイルサブテンプレートが「案件＋ルート型」で環境設定された業務システムの分析画面を例示する図であり、図１０は、「ルート（エリア巡回）型」で環境設定された業務システムの分析画面を例示する図である。図９に示すように、「案件＋ルート型」では、案件の進捗状況を管理することに重点を置いた画面構成になっている。一方、図１０に示すように、「ルート（エリア巡回）型」では、顧客別活動件数など、顧客別の活動内容ごとの実績（回数）等の管理が行える画面構成になっている。

また、「案件＋ルート型」で環境設定された業務システムでは、図１１に示すような案件毎の詳細画面が表示できるように設定されている。一方、「ルート（エリア巡回）型」で環境設定された業務システムでは、図１２に示すような顧客毎の詳細画面が表示できるように設定されている。

また、「案件＋ルート型」で環境設定された業務システムでは、図１３に示すような案件の一覧画面が表示できるように設定されている。一方、「ルート（エリア巡回）型」で環境設定された業務システムでは、図１４に示すような顧客の一覧画面が表示できるように設定されている。また、訪問先までのルートを確認できるように地図が表示される。

以上のように、本実施形態によれば、業務システムの環境設定に必要な項目を利用者の端末に質問形式で提示し、入力された回答内容に基づいて、自動的に環境設定を行うようにした。これにより、例えば顧客管理や営業支援のための業務システムのように、複雑で詳細な環境設定が必要な業務システムにおいても、効率的な自動環境設定を実現することができる。また、画面上でのヒアリング形式で詳細な情報取得するようにしているので、企業の担当者等は、業務システムのコンサルタント等が直接聞き取りを行う場合のような感覚で回答することができる。特に、顧客管理や営業支援では、営業スタイルや顧客のタイプによって、設定環境が変わるという特徴があり、本実施形態では、それらの特徴に対応できるように構成されている。

また、ヒアリングでは、自社と商品に関する情報、顧客に関する情報、および営業スタイルに関する情報を取得し、それぞれの情報に基づいて自社・商品サブテンプレート、顧客サブテンプレート、営業スタイルサブテンプレートを決定し、決定した各サブテンプレートを組み合わせて総合的に環境設定を行うようにした。これにより、限られた数のサブテンプレートの組み合わせによって、利用者の様々なニーズに合わせた適切な環境設定を行うことができるので、利用者の満足度の高い環境構築を効率的に実現することができる。

また、営業スタイルサブテンプレートは、案件管理を中心に行うスタイルに対応する案件＋ルート型と、顧客管理を中心に行うスタイに対応するルート（エリア巡回）型のいずれかに分類され、案件＋ルート型では、個々の活動内容のデータを案件毎に集約して管理し、ルート（エリア巡回）型では、個々の活動内容のデータを顧客毎に集約して管理するようにした。これにより、少ない手順で利用者の営業スタイルに応じた適切なデータ管理を実現することができる。

また、顧客サブテンプレートは、組織を顧客とする顧客型と個人を顧客とする個人型のいずれかに分類され、組織型では、顧客情報として組織の情報を登録すると共に、組織に属する個人の情報を組織の情報に紐づけて登録し、個人型では、顧客情報として個人の情報を登録するようにした。これにより、少ない手順で利用者の顧客のタイプに応じた適切なデータ管理を実現することができる。

なお、本実施形態では、自社・商品サブテンプレートが１つの型からなり、顧客サブテンプレートと営業スタイルサブテンプレートがそれぞれ２つの型からなる場合について例示したが、各サブテンプレートの型の数はこれらに限定されず、任意数の型を用いることができる。

また、利用者の営業プロセスの情報や、主力商品や決算月の情報、訪問先情報なども取得し、利用者固有の条件に合わせたさらに詳細な環境設定も可能にした。これにより、利用者は、業務システムの使用開始直後から、自身の業務に合った環境で業務システムを利用することができる。商品マスタや顧客リストなども生成されているため、自身で行う初期設定を大幅に減らすことができる。

なお、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において、他の様々な形で実施することができる。このため、上記実施形態はあらゆる点で単なる例示にすぎず、限定的に解釈されるものではない。例えば、上述した各処理ステップは処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更し、または並列に実行することができる。

１…環境設定システム
１０…サーバ
１１…制御装置
１１１…業務情報取得部
１１２…環境設定部
１２…外部記憶装置
１２１…環境設定テンプレート記憶部
２０…利用者端末

Claims (7)

1. 利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行う環境設定システムであって、
   前記利用者が操作する端末を介して、前記業務内容に関する情報の入力を受け付ける業務情報取得部と、
   取得した前記業務内容に関する情報に基づいて、前記業務システムの環境設定を行う環境設定部と、を備えた環境設定システム。
2. 前記業務情報取得部は、
   前記業務内容に関する情報として、自社と商品に関する情報、顧客に関する情報、および営業スタイルに関する情報を取得し、
   前記環境設定部は、
   前記自社と商品に関する情報、前記顧客に関する情報、前記営業スタイルに関する情報に基づいて、自社・商品サブテンプレート、顧客サブテンプレート、営業スタイルサブテンプレートをそれぞれ決定し、決定した各サブテンプレートを組み合わせて前記業務システムの環境設定を行う請求項１に記載の環境設定システム。
3. 前記環境設定部は、
   決定した各サブテンプレートの組み合わせに応じて、管理する情報のデータ構造を決定する、請求項２に記載の環境設定システム。
4. 前記営業スタイルサブテンプレートには、案件管理を中心に行うスタイルに対応する案件＋ルート型と、顧客管理を中心に行うスタイに対応するルート（エリア巡回）型が含まれ、
   前記案件＋ルート型では、個々の活動内容のデータを案件毎に集約して管理し、
   前記ルート（エリア巡回）型では、個々の活動内容のデータを顧客毎に集約して管理する、請求項２または３に記載の環境設定システム。
5. 前記顧客サブテンプレートには、組織を顧客とする顧客型と個人を顧客とする個人型が含まれ、
   前記組織型では、顧客情報として組織の情報を登録すると共に、組織に属する個人の情報を前記組織の情報に紐づけて登録し、
   前記個人型では、顧客情報として個人の情報を登録する、請求項２から４のいずれか１項に記載の環境設定システム。
6. 利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行う業務システムの環境設定方法であって、
   前記利用者が操作する端末を介して、前記業務内容に関する情報の入力を受け付けるステップと、
   取得した前記業務内容に関する情報に基づいて、前記業務システムの環境設定を行うステップと、を含む業務システムの環境設定方法。
7. 利用者の業務内容に応じて業務システムの環境設定を行うコンピュータを、
   前記利用者が操作する端末を介して、前記業務内容に関する情報の入力を受け付ける業務情報取得部と、
   取得した前記業務内容に関する情報に基づいて、前記業務システムの環境設定を行う環境設定部と、して機能させるプログラム。