JP2019008586A - 情報処理装置、業務振り分け方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】簡単に業務負荷の高い業務担当者の業務を業務負荷の低い業務担当者に割り振る。【解決手段】データ取得部１５１は、各業務担当者の勤怠データ２０と業務内容を示す業務内容データ３０を取得する。勤務者分類部１５３は、勤怠データ２０に基づいて、特定日の各業務担当者を超過勤務者と非超過勤務者に分類する。支援可能者抽出部１５４は、業務内容に低優先度業務が含まれる非超過勤務者を支援可能者として抽出する。再配分処理部１５６は、超過勤務者の超過勤務時間を支援可能者の低優先度業務の業務時間で相殺するように、超過勤務者の業務を支援可能者に振り分ける。振り分けた人材配置により、翌年度の特定日に業務を行ったときの超過勤務を減らすことができる。【選択図】図１

Description

本発明は、業務負荷量の多い業務担当者の業務を業務負荷量の少ない業務担当者に振り分ける情報処理装置、業務振り分け方法及びプログラムに関する。

監査等の会計業務においては、担当する顧客毎にグループを組んで、業務を行うことが多い。各グループには、顧客の規模や事業内容等に応じて、会計責任者、会計承認者、会計入力者、財産承認者等の複数の業務担当者が適宜配置されるが、業務負荷の高い業務担当者は、規定労働時間内に業務が終わらず、超過勤務になりがちである。そこで、業務担当者間で業務負荷のバランスを調整する技術が提案されている（例えば、特許文献１を参照）。特許文献１の技術では、全業務担当者それぞれの特定時間当たりの業務負荷量を算出し、業務負荷量の多い業務担当者の業務を業務負荷量の減少傾向にある業務担当者に割り振ることで、業務担当者を再配置している。

特開平０９−１９０４７５号公報

しかしながら、従来技術では、業務負荷量の多い業務担当者と業務負荷量の減少傾向にある業務担当者を検出するために、全業務担当者それぞれの業務負荷量を特定時刻毎に算出しなければならず、処理が煩雑であったという問題があった。

本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、簡単に業務負荷の高い業務担当者の業務を業務負荷の低い業務担当者に割り振ることができる技術を提供することを目的とする。

本発明の情報処理装置は、各業務担当者の勤怠データと業務内容を示す業務内容データを取得するデータ取得部と、前記勤怠データに基づいて、特定日の前記各業務担当者を超過勤務者と非超過勤務者とに分類する勤務者分類部と、前記業務内容に低優先度業務が含まれる前記非超過勤務者を支援可能者として抽出する支援可能者抽出部と、前記超過勤務者の超過勤務時間を前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記支援可能者に振り分ける再配分処理部を備えたことを特徴とする。
また、前記業務内容に前記超過勤務者と同一の業務が含まれる前記支援可能者を検索するマッチング部を備え、前記再配分処理部は、前記超過勤務者の前記業務内容の内、前記マッチング部により検索された前記同一の業務を前記支援可能者に振り分けてもよい。
また、前記各業務担当者は、複数拠点を有する顧客に対応して複数グループに分けられており、前記マッチング部は、前記超過勤務者と同一グループに所属する前記支援可能者を検索するグループ内マッチング処理を実行し、前記再配分処理部は、前記超過勤務者の業務を前記同一グループに所属する前記支援可能者に振り分けてもよい。
また、前記マッチング部は、前記グループ内マッチング処理による前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺できなかった超過勤務時間を有する前記超過勤務者を対象に、別グループから前記支援可能者を検索するグループ外マッチング処理を実行し、前記再配分処理部は、前記超過勤務者の業務を前記別グループに所属する前記支援可能者に振り分けてもよい。
また、前記再配分処理部は、前記超過勤務者の前記相殺できなかった超過勤務時間を、前記別グループに所属する前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間の内、前記グループ内マッチング処理で他の前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用された残時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記別グループに所属する前記支援可能者に振り分けてもよい。
また、前記再配分処理部は、前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用する前記別グループに所属する前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間に１倍未満の重みを付けてもよい。
また、前記再配分処理部は、前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用する前記別グループに所属する前記支援可能者の前記低優先度業務を拡張して前記業務時間を算出してもよい。
また、前記業務内容データは、前記各業務担当者の職務権限を含み、前記マッチング部は、前記超過勤務者と同等以上の前記職務権限を有する前記支援可能者を検索し、前記再配分処理部は、前記マッチング部の検索により見つかった前記支援可能者に前記職務権限以下となる前記超過勤務者の業務を振り分けてもよい。
また、前記マッチング部は、前記超過勤務者が複数いる場合、前記超過勤務時間の多い順に前記超過勤務者に対する前記支援可能者を検索し、前記再配分処理部は、前記マッチング部の検索により複数の前記支援可能者が見つかった場合、前記超過勤務者の前記超過勤務時間を相殺する最も少ない人数の前記支援可能者を組み合わせて、前記超過勤務者の業務を前記最も少ない人数の複数の前記支援可能者に振り分けてもよい。
また、前記再配分処理部は、前記業務の振り分け結果を示すレポートを出力してもよい。
本発明の業務振り分け方法は、コンピューターが、各業務担当者の勤怠データと業務内容を示す業務内容データを取得し、前記勤怠データに基づいて、特定日の前記各業務担当者を超過勤務者又は非超過勤務者に分類し、前記業務内容に低優先度業務が含まれる前記非超過勤務者を支援可能者として抽出し、前記超過勤務者の超過勤務時間を前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記支援可能者に振り分けることを特徴とする。
本発明のプログラムは、コンピューターを、各業務担当者の勤怠データと業務内容を示す業務内容データを取得するデータ取得部と、前記勤怠データに基づいて、特定日の前記各業務担当者を超過勤務者又は非超過勤務者に分類する勤務者分類部と、前記業務内容に低優先度業務が含まれる前記非超過勤務者を支援可能者として抽出する支援可能者抽出部と、前記超過勤務者の超過勤務時間を前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記支援可能者に振り分ける再配分処理部として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、業務負荷の高い業務担当者の業務を業務負荷の低い業務担当者に簡単に割り振ることができ、超過勤務を減らすことができる。

本発明に係る実施形態の情報処理装置の概略構成を示す機能ブロック図である。 低優先度業務が含まれる業務内容データを示した図である。 各営業日の合計超過勤務時間を示した棒グラフである。 図３に示す繁忙日における同一グループ内の各業務担当者それぞれの勤務時間を示した棒グラフである。 図１に示す支援可能者抽出部が作成する支援可能者リストである。 図１に示す再配分処理部による業務再配分のイメージ図である。 図６に示す超過勤務時間と支援可能時間を重ねた拡大図である。 再配分結果を示すレポートである。 図１に示す情報処理装置の業務再配分処理の流れを示すフローチャートである。

以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。なお、以下の実施の形態において、同様の機能を示す構成には、同一の符号を付してある。

本実施の形態では、各業務担当者は、担当する顧客毎のグループに所属して業務にあたるものとする。複数拠点を有する顧客の場合は、拠点毎にグループ分けしてもよい。各業務担当者は同一社内で勤務しており、グループ間を簡単に行き来できる環境にある。なお、各業務担当者がグループウェア等を用いてネットワーク上で業務を遂行できる場合には、各業務担当者の勤務地が異なっていても良い。

以下では、説明を簡単にするために、本社、Ａ支社及びＢ支社を有する顧客会社に対して、顧客担当となる業務担当者を本社グループ、Ａ支社グループ、Ｂ支社グループに分けてそれぞれ配置し、各グループの業務担当者の業務を再配分する場合を例に説明する。なお、支社数や顧客数はこれに限らず増減してもよい。

図１に示すように、本実施の形態の情報処理装置１は、パーソナルコンピューターやサーバー等であり、入力部１１と、表示部１２と、記憶部１３と、通信部１４と、制御部１５とを備えている。

入力部１１は、マウスやキーボード等のユーザーインターフェイスである。表示部１２は、液晶ディスプレイ等のモニターである。

記憶部１３は、半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段である。記憶部１３には、勤怠データ２０や業務内容データ３０が記憶される。

通信部１４は、ＵＳＢメモリーやＳＤカード等の外部記録媒体との間で各種データを送受信したり、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して外部端末との間で各種データを送受信したりする機能を有する。

制御部１５は、入力部１１と、表示部１２と、記憶部１３と、通信部１４とにそれぞれ接続されている。制御部１５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備えたマイクロコンピューター等の情報処理部である。ＲＯＭには装置の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。制御プログラムは、コンピューター読み取り可能な記録媒体に格納されて制御部１５に提供されても良いし、通信部１４を介してＬＡＮやインターネット等のネットワークからダウンロードすることで制御部１５に提供されてもよい。制御部１５のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させて実行することで、装置全体の制御を行う。また、制御部１５は、データ取得部１５１、設定受付部１５２、勤務者分類部１５３、支援可能者抽出部１５４、マッチング部１５５、再配分処理部１５６としてそれぞれ機能する。

データ取得部１５１は、各業務担当者それぞれの勤怠データ２０と業務内容データ３０を通信部１４経由で取得する。勤怠データ２０は、各業務担当者の各営業日の勤務時間実績を示したものであり、出勤／欠勤や、出勤時間及び退勤時間等が含まれる。規定労働時間を超えた勤務時間は超過勤務時間となる。業務内容データ３０は、各業務担当者それぞれが担当する業務内容と、規定労働時間内で従事する各業務の業務時間割合とを含む。業務内容データ３０は、業務担当者それぞれによって記入されてもよいし、業務担当者から実態をヒアリングしたグループリーダーや人事担当者等によって記入されてもよい。

設定受付部１５２は、会社規定の規定労働時間と、低優先度業務の設定を受け付ける機能を有する。これらの設定は、入力部１１やウェブブラウザを介して設定可能である。低優先度に設定する業務としては、繁忙日Ｐに従事する必要性が低い業務を設定すればよい。例えば、ファイリングのような書類整理や研修等であり、別日に振替可能だったり、当日中に処理する必要がなかったりする業務である。また、低優先度に設定する業務は、業務内容データ３０を記入する際に業務担当者等によって指定されても良い。

例えば、図２は、本社グループの会計責任者Ａにおける業務内容データ３０の一例である。会計責任者Ａは、業務ａ、業務ｂ、業務ｃ、及び業務ｆを担当している。一日の規定労働時間におけるそれぞれの業務時間は、業務ａが５０％、業務ｂが３０％、業務ｃが１０％、業務ｆが１０％である。業務ｆは優先度が「低」に設定されており、繁忙日Ｐに従事する必要性が低い業務である。優先度を「低」に設定されなかった業務ａ、業務ｂ及び業務ｃは、主要業務であり、別日振替に適さない業務である。

図２では、業務内容を大分類、中分類に分けて、大分類の業務時間の割合のみ記載したが、中分類についてそれぞれ記載してもよい。また、大分類、中分類、小分類のようにさらに業務内容を細かく分類してもよい。また、低優先度業務を設定するのではなく、主要業務を高優先度業務として設定しても良い。この場合、高優先度に設定されなかった業務が低優先度となる。また、高優先度業務と低優先度業務をそれぞれ設定しても良い。

勤務者分類部１５３は、勤怠データ２０に基づいて、例えば１年間のような特定期間内の各営業日それぞれについて全業務担当者の合計超過勤務時間を算出し、合計超過勤務時間が上位特定数や特定割合以上等である営業日を繁忙日Ｐ（図３を参照）として特定する。

図３は、例えば１月１日から１２月３１日までの１年間分の勤怠データ２０に基づいて、各営業日における本社グループ、Ａ支社グループ及びＢ支社グループのそれぞれの業務担当者の超過勤務時間を合計したグラフである。図３では、最も合計超過勤務時間が多かった４月３日を含む３月１８日から４月１０日までの期間を抜粋して示している。

勤務者分類部１５３は、１年を通して最も合計超過勤務時間が多かった４月３日を繁忙日Ｐとしてよいし、全業務担当者の合計超過勤務時間が特定時間以上の日を繁忙日Ｐとしてもよい。また、１年を通して例えば合計超過勤務時間の上位１０位までを繁忙日Ｐとしてもよい。また、勤務者分類部１５３は、グループ毎に業務担当者の合計超過勤務時間を算出し、合計超過勤務時間が上位特定数や特定割合以上の営業日を繁忙日Ｐとして特定してもよい。

図３に示すように、グループ間の合計超過勤務時間にはばらつきがある。例えば、繁忙日Ｐである４月３日においては、本社グループが最も超過勤務時間が多く、次にＢ支社グループ、最後にＡ支社グループの順である。これは、顧客が同一会社であっても、顧客の各拠点によって納品期限が異なったり、事業内容が異なったりするため、各グループの１日の業務量に差が出るからである。そのため、各グループ間において超過勤務が多くなる時期は、ばらつくことが多い。

図４は、繁忙日Ｐの本社グループにおける各業務担当者それぞれの勤務時間を示したグラフである。本社グループには、会計責任者Ａ、会計承認者Ｂ、Ｃ、会計入力者Ｄ、Ｅ、財産承認者Ｆが本社担当として所属している。繁忙日Ｐであっても、会計責任者Ａ及び会計承認者Ｃは超過勤務が発生していない。一方、会計承認者Ｃと同一の業務担当である会計承認者Ｂは、超過勤務が発生している。会計入力者Ｄ、Ｅ、及び財産承認者Ｆはいずれも超過勤務である。このように、同一グループ内であっても、各業務担当者の業務量や処理速度、業務フローの違い等によって、業務担当者間で超過勤務の有無にばらつきが生じることがある。

そこで、勤務者分類部１５３により、勤怠データ２０に基づいて繁忙日Ｐの全勤務者を超過勤務者と非超過勤務者に分類する。繁忙日Ｐにおける勤務時間が規定労働時間を超えている勤務者が超過勤務者であり、規定労働時間内に収まっている勤務者が非超過勤務者であり、簡単に分類可能である。

支援可能者抽出部１５４は、業務内容データ３０に基づいて、勤務者分類部１５３によって非超過勤務者に分類された業務担当者の内、業務内容に低優先度業務が含まれる業務担当者を、他の業務担当者を業務支援する支援可能者４０ａとして所属グループ４０ｃ毎に抽出する。そして、支援可能者４０ａの低優先度業務の業務時間を支援可能時間４０ｂとして、図５に示す支援可能者リスト４０を作成する機能を有する。

支援可能時間４０ｂは、規定労働時間に対する低優先度業務の業務時間の割合に基づいて算出可能である。例えば、図２に示す会計責任者Ａの業務内容データ３０によれば、１０％の割合である業務ｆが低優先度に設定されている。規定労働時間が７．５時間である場合、会計責任者Ａの支援可能時間４０ｂは０．７５時間となる。なお、業務時間の割合ではなく、予め業務時間が業務内容データ３０に記入されても良い。業務内容データ３０に低優先度の業務が設定されなかった非超過勤務者は、支援可能者４０ａとして抽出されない。

マッチング部１５５は、超過勤務者毎に、業務内容データ３０に基づいて、低優先度業務を除く業務、すなわち超過勤務者の主要業務（高優先度業務）にマッチングする支援可能者４０ａを支援可能者リスト４０から検索する機能を有する。つまり、超過勤務者の主要業務の少なくとも１つ以上と同一の業務を担当する支援可能者４０ａが検索される。これにより、超過勤務者の業務について担当経験のある支援可能者４０ａが抽出される。

マッチング部１５５は、超過勤務者と同一グループに所属する支援可能者４０ａを検索するグループ内マッチング処理と、グループ内マッチング処理で超過勤務者の超過勤務を解消できなかった場合に、別グループから支援可能者４０ａを検索するグループ外マッチング処理とを実行する。ここでは、グループ内マッチング処理により見つかった支援可能者４０ａをグループ内支援可能者と呼び、グループ外マッチング処理により見つかった支援可能者４０ａをグループ外支援可能者と呼ぶ。

再配分処理部１５６は、超過勤務者の超過勤務時間を支援可能者４０ａの低優先度業務の業務時間で相殺するように、超過勤務者の業務を支援可能者４０ａに振り分ける機能を有する。つまり、再配分処理部１５６は、マッチング部１５５の検索により見つかった支援可能者４０ａに、超過勤務時間内で最大限となる支援可能時間４０ｂを業務支援時間として、超過勤務者の業務を振り分ける。

超過勤務者の超過勤務の原因としては、業務量が増加したことや、業務内容データに記入のない新たな業務に従事していること等が考えられる。そのため、支援可能者４０ａに対して、超過勤務者と同一業務を業務支援時間だけ振り分けることで、超過勤務者の業務負荷量を減らし、超過勤務を防止することができる。

具体的には、再配分処理部１５６は、マッチング部１５５の検索によりグループ内支援可能者が見つかると、超過勤務者と同一の業務を担当するグループ内支援可能者に、超過勤務時間を支援可能時間４０ｂで相殺するように、超過勤務者の業務を振り分けて、業務を再配分する。そして、再配分処理部１５６は、業務再配分を行った超過勤務者の超過勤務時間とグループ内支援可能者の支援可能時間４０ｂとをそれぞれ更新する。つまり、超過勤務者の超過勤務時間は、業務再配分が行われた支援可能時間４０ｂである業務支援時間を差し引いた時間に更新される。また、グループ内支援可能者の支援可能時間４０ｂは、業務支援時間を差し引いた時間に更新される。つまり、超過勤務時間がグループ内支援可能者の支援可能時間４０ｂで相殺される。

図６は、超過勤務者である業務担当者Ｘに対する再配分処理の様子を示した図である。図６には、業務内容データ３０に基づいて、繁忙日Ｐにおける業務担当者Ｘ、Ｙ、Ｚのそれぞれの業務時間割合５０ａ、５０ｂ、５０ｃを円グラフで示している。業務担当者Ｘは、業務ａ、業務ｂ、業務ｃ及び業務ｆを担当しており、繁忙日Ｐにおいて超過勤務時間６０の超過勤務を行っている。

業務担当者Ｙ及び業務担当者Ｚは、繁忙日Ｐにおける非超過勤務者であり、業務ｆが低優先度業務として設定されており、支援可能者４０ａである。業務担当者Ｙ及び業務担当者Ｚは、業務担当者Ｘと同一グループに所属している。そして、業務担当者Ｙは、業務担当者Ｘと業務ａ及び業務ｃが同一であり、業務担当者Ｚは、業務担当者Ｘと業務ｂ及び業務ｃが同一である。そのため、業務担当者Ｙ及び業務担当者Ｚは、業務担当者Ｘに対するグループ内支援可能者である。

再配分処理部１５６は、業務担当者Ｘの超過勤務時間６０内で最大限となるようにグループ内支援可能者の支援可能時間５１ｂ、５１ｃを用いて、業務担当者Ｙ及び業務担当者Ｚに業務担当者Ｘの業務を振り分ける。つまり、図７に示すように、業務担当者Ｘの超過勤務時間６０内で、業務担当者Ｙ及び業務担当者Ｚが、それぞれの支援可能時間５１ｂ、５１ｃ内で業務担当者Ｘの業務を担当する。図７では、業務担当者Ｙの全ての支援可能時間５１ｂを業務支援時間５２ｂとして使用し、業務担当者Ｚの支援可能時間５１ｃの一部を業務支援時間５２ｃとして使用することで、業務担当者Ｘの超過勤務時間６０が相殺されている。

この場合、業務担当者Ｘの超過勤務時間６０はゼロに更新され、業務担当者Ｙの支援可能時間５１ｂもゼロに更新される。再配分処理部１５６は、業務担当者Ｙのように、業務再配分を行ったことで支援可能時間５１ｂがなくなった支援可能者４０ａを支援可能者リスト４０から削除する。また、業務担当者Ｚの支援可能時間５１ｃは、図７に示す超過勤務時間６０と重なる時間、つまり業務支援時間５２ｃを差し引いた時間に更新される。業務担当者Ｚは、支援可能時間５１ｃが残っているので、支援可能者リスト４０から削除されず、残ったままである。

なお、業務担当者Ｘも、業務担当者Ｙ及び業務担当者Ｚにおいて低優先度の業務ｆが業務時間割合５０ａに含まれている。しかしながら、超過勤務時間６０が発生するような多忙日には、業務担当者Ｘが業務ｆに従事する余裕はなく、自然と業務ｆは別日振替になることが一般的である。

再配分処理部１５６は、全ての超過勤務者について、それぞれのグループ内支援可能者への業務再配分処理を終了しても、超過勤務が解消しない超過勤務者を残超過勤務者として抽出する。そして、再配分処理部１５６は、残超過勤務者毎に、マッチング部１５５によりグループ外マッチング処理を実行させる。つまり、マッチング部１５５は、グループ内マッチング処理による支援可能者４０ａの低優先度業務の業務時間で相殺できなかった超過勤務時間（残超過勤務時間）を有する超過勤務者を対象に、別グループから支援可能者４０ａを検索する。

再配分処理部１５６は、マッチング部１５５の検索によりグループ外支援可能者が見つかると、残超過勤務者のグループ内マッチング処理で相殺できなかった超過勤務時間をグループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂで相殺するように、残超過勤務者の業務をグループ外支援可能者に振り分ける。つまり、残超過勤務者の相殺できなかった超過勤務時間を、グループ外支援可能者の低優先度業務の業務時間の内、グループ内マッチング処理で他の超過勤務者の超過勤務時間の相殺に使用された残時間で相殺するように振り分ける。

業務を再配分すると、再配分処理部１５６は、業務再配分を行った残超過勤務者の超過勤務時間とグループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂとをそれぞれ更新する。つまり、残超過勤務者の超過勤務時間は、グループ外支援可能者による業務支援時間を差し引いた時間に更新される。また、グループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂは、業務支援時間を差し引いた時間に更新される。つまり、残超過勤務時間がグループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂで相殺される。グループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂがゼロになった場合、このグループ外支援可能者は支援可能者リスト４０から削除される。

再配分処理部１５６は、全ての残超過勤務者に対してそれぞれのグループ外支援可能者への業務再配分処理を終了すると、業務再配分結果を示すレポート７０（図８を参照）を出力する。レポート７０は、表示部１２に出力されても良いし、Ｗｏｒｄ（登録商標）やＥｘｃｅｌ（登録商標）等の事務処理ソフトの電子データとして出力されても良い。レポート７０に基づいて、繁忙日Ｐの例えば翌年度の同営業日における各グループの業務担当者をそれぞれ再配置すると共に、担当業務を再配分することで、繁忙日Ｐの翌年度の同営業日における各業務担当者の超過勤務時間を減らすことができる。月次締めや四半期決算の納期等は、営業日が固定されていることが多く、各年度の同営業日に同一業務を行っていることが多いからである。

次に図９を参照して、上記の業務再配分処理の流れを具体的に説明する。

まず、データ取得部１５１は、全業務担当者の勤怠データ２０と業務内容データ３０とを取得する（ステップｓ１１）。次に、設定受付部１５２は、規定労働時間、低優先度業務の設定を受け付ける（ステップｓ１２）。

つづいて、勤務者分類部１５３は、勤怠データ２０に基づいて、図３に示すように例えば１年間のような特定期間内の各営業日それぞれについて各業務担当者の合計超過勤務時間を算出し、合計超過勤務時間が上位特定数又は特定割合以上の営業日を繁忙日Ｐとして特定する（ステップｓ１３）。繁忙日Ｐは、１日でもよいし、複数日でもよい。複数日の場合、繁忙日Ｐ毎に以下のステップｓ１４からステップｓ３３までの処理が実行される。

つづいて、勤務者分類部１５３は、勤怠データ２０に基づいて、繁忙日Ｐの各業務担当者を超過勤務者か否か、つまり、超過勤務者と非超過勤務者に分類する（ステップｓ１４）。繁忙日Ｐの欠勤者については、分類対象から除外してもよいし、非超過勤務者として扱っても良いし、前年度の同営業日の勤怠データ２０に基づいて超過勤務者か否かに分類してもよい。

つづいて、支援可能者抽出部１５４は、業務内容データ３０に基づいて、勤務者分類部１５３により非超過勤務者に分類された業務担当者の内、業務内容に低優先度業務が含まれる業務担当者を支援可能者４０ａとして抽出して、図５に示す支援可能者リスト４０を作成する（ステップｓ１５）。それと共に、支援可能者抽出部１５４は、抽出した支援可能者４０ａそれぞれについて、それぞれの低優先度業務の業務時間を支援可能時間４０ｂとして算出し（ステップｓ１６）、支援可能者リスト４０に関連付ける。

つづいて、マッチング部１５５は、超過勤務者毎に、グループ内支援可能者を検索するグループ内マッチング処理を実行する（ステップｓ１７）。グループ内マッチング処理により、超過勤務者と同一グループであって、超過勤務者の主要業務と同一業務を担当する支援可能者４０ａがグループ内支援可能者として、支援可能者リスト４０から検索される。

検索の結果、グループ内支援可能者が見つかった場合（ステップｓ１８でＹｅｓ）、再配分処理部１５６は、超過勤務者の主要業務の内、グループ内支援可能者と同一の業務を業務支援時間だけグループ内支援可能者に振り分ける（ステップｓ１９）。これにより、超過勤務者の主要業務の一部がグループ内支援可能者に再配分される。グループ内支援可能者は、超過勤務者と同一グループであり、自分の業務内容の内、超過勤務者と同一業務の業務支援を行うので、慣れた業務を担当することができる。

つづいて、再配分処理部１５６は、業務再配分を行った超過勤務者の超過勤務時間とグループ内支援可能者の支援可能時間４０ｂとをそれぞれ更新する（ステップｓ２０）。つまり、超過勤務時間＝超過勤務時間―業務支援時間に更新されると共に、支援可能時間４０ｂ＝支援可能時間４０ｂ―業務支援時間に更新される。

つづいて、再配分処理部１５６は、更新後の支援可能時間４０ｂを確認し、支援可能時間４０ｂがなくなった場合（ステップｓ２１でＹｅｓ）、このグループ内支援可能者を支援可能者リスト４０から削除する（ステップｓ２２）。そのため、支援可能時間４０ｂを超えて業務支援しなくて済むので、支援可能者４０ａの超過勤務を防ぐことができる。

一方、支援可能時間４０ｂが残っている場合（ステップｓ２１でＮｏ）、再配分処理部１５６は、このグループ内支援可能者を支援可能者４０ａとして支援可能者リスト４０に残したまま、ステップｓ２３に処理を進める。

つづいて、再配分処理部１５６は、更新後の超過勤務時間を確認し、超過勤務時間が残っていない場合（ステップｓ２３でＹｅｓ）、次の超過勤務者がいるか判断する（ステップｓ２５）。一方、超過勤務時間が残っている場合（ステップｓ２３でＮｏ）、再配分処理部１５６は、この超過勤務者を残超過勤務者として抽出し（ステップｓ２４）、次の超過勤務者がいるか判断する（ステップｓ２５）。

残超過勤務者は、同一グループ内で超過勤務時間を相殺できなかった超過勤務者である。グループ内支援可能者が見つからなかった超過勤務者も（ステップｓ１８でＮｏ）、再配分処理部１５６により残超過勤務者として抽出される（ステップｓ２４）。

次の超過勤務者がいる場合（ステップｓ２５でＹｅｓ）、ステップｓ１７に処理が戻る。そして、各グループそれぞれの超過勤務者について、グループ内支援可能者を検索して、業務を再配分するステップｓ１７からステップｓ２５までの処理が繰り返される。

次の超過勤務者がいない場合（ステップｓ２５でＮｏ）、すなわち、全ての超過勤務者についてグループ内支援可能者に基づく業務再配分処理が終了すると、マッチング部１５５は、残超過勤務者毎にグループ外支援可能者を検索するグループ外マッチング処理を実行する（ステップｓ２６）。グループ外マッチング処理により、残超過勤務者の所属グループ４０ｃとは別グループであって、残超過勤務者の主要業務と少なくとも１つ以上と同一業務を担当する支援可能者４０ａがグループ外支援可能者として、支援可能者リスト４０から検索される。

検索の結果、グループ外支援可能者が見つからなかった場合（ステップｓ２７でＮｏ）、再配分処理部１５６による業務再配分処理は実行されず、ステップｓ３２に処理が進む。

検索の結果、グループ外支援可能者が見つかった場合（ステップｓ２７でＹｅｓ）、再配分処理部１５６は、残超過勤務者の主要業務の内、グループ外支援可能者と同一の業務を業務支援時間だけグループ外支援可能者に振り分ける（ステップｓ２８）。つまり、超過勤務者の相殺できなかった超過勤務時間を、グループ外支援可能者の低優先度業務の業務時間の内、グループ内マッチング処理で他の超過勤務者の超過勤務時間の相殺に使用された残時間で相殺するように振り分けされる。これにより、残超過勤務者の主要業務の一部がグループ外支援可能者に再配分される。

グループ外支援可能者は、残超過勤務者と別グループであるが、残超過勤務者と同一業務の業務支援を行うので、比較的慣れた業務を担当することができる。念のため、再配分処理部１５６は、グループ外支援可能者の業務支援時間に１倍未満の重みを付けてもよい。これによれば、グループ外支援可能者の例えば０．８倍された支援可能時間が超過勤務者の超過勤務時間と相殺するように、超過勤務者の業務がグループ外支援可能者に振り分けされる。そのため、グループ外支援可能者に超過勤務者と別グループである点を考慮して業務を再配分することができる。

つづいて、再配分処理部１５６は、業務再配分を行った残超過勤務者の超過勤務時間とグループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂとをそれぞれ更新する（ステップｓ２９）。つまり、超過勤務時間＝超過勤務時間―業務支援時間に更新されると共に、支援可能時間４０ｂ＝支援可能時間４０ｂ―業務支援時間に更新される。

つづいて、再配分処理部１５６は、更新後の支援可能時間４０ｂを確認し、支援可能時間４０ｂがなくなった場合（ステップｓ３０でＹｅｓ）、このグループ外支援可能者を支援可能者リスト４０から削除する（ステップｓ３１）。支援可能時間４０ｂが残っている場合（ステップｓ３０でＮｏ）、再配分処理部１５６は、このグループ外支援可能者を支援可能者４０ａとして支援可能者リスト４０に残したまま、ステップｓ３２に処理を進める。

つづいて、再配分処理部１５６は、次の残超過勤務者がいるか判断し（ステップｓ３２）、いる場合には（ステップｓ３２でＹｅｓ）、ステップｓ２６に処理を戻す。そして、残超過勤務者それぞれについて、グループ外支援可能者に基づく業務再配分処理が終了するまで、ステップｓ２６からステップｓ３２までの処理が繰り返される。

次の残超過勤務者がいない場合（ステップｓ３２でＮｏ）、すなわち、全ての残超過勤務者についてグループ外支援可能者に基づく業務再配分処理が終了すると、再配分処理部１５６は、表示部１２に業務再配分結果（業務の振り分け結果）を示すレポートを出力し（ステップｓ３３）、本処理を終了する。

このように、本実施形態の情報処理装置１は、各業務担当者の勤怠データ２０と業務内容を示す業務内容データ３０を取得するデータ取得部１５１と、勤怠データ２０に基づいて、特定日の各業務担当者を超過勤務者と非超過勤務者に分類する勤務者分類部１５３と、業務内容に低優先度業務が含まれる非超過勤務者を支援可能者として抽出する支援可能者抽出部１５４と、超過勤務者の超過勤務時間を支援可能者の低優先度業務の業務時間で相殺するように、超過勤務者の業務を支援可能者に振り分ける再配分処理部１５６を備えたことを特徴とする。

これによれば、勤務者分類部１５３は、規定労働時間に基づいて、簡単に業務担当者を超過勤務者（業務負荷の高い業務担当者）か、非超過勤務者（業務負荷の低い業務担当者）に分類することができる。そして、再配分処理部１５６により、超過勤務者の超過勤務時間を支援可能者４０ａの低優先度業務の業務時間で相殺するように、超過勤務者の業務を支援可能者４０ａに振り分ける。そのため、超過勤務者及び非超過勤務者の両方にとってバランスの良い業務再配分を行うことができ、効率良く超過勤務を減らすことができる。

なお、マッチング部１５５は、グループ内マッチング処理やグループ外マッチング処理の場合に、超過勤務者が複数いる場合、超過勤務時間の多い順に超過勤務者に対する支援可能者４０ａを支援可能者リスト４０から検索してもよい。超過勤務時間が多い業務担当者は、普段から超過勤務していることが多く、優先的に業務負荷を減らした方がよいからである。

また、再配分処理部１５６は、マッチング部１５５の検索により複数の支援可能者４０ａが見つかった場合、超過勤務者の超過勤務時間を相殺する最も少ない人数の支援可能者４０ａを組み合わせて、超過勤務者の業務を振り分けるとよい。つまり、超過勤務者の超過勤務時間から業務支援時間を差し引いたときに超過勤務時間がゼロになる最も少ない人数の支援可能者４０ａの組み合わせである。

例えば、超過勤務者の超過勤務時間が２ｈであるところ、それぞれ０．５ｈ、０．３ｈ、１．２ｈ、１．５ｈの支援可能時間４０ｂを有する支援可能者４０ａが４名見つかったとする。この場合、再配分処理部１５６は、０．５ｈ、０．３ｈ、１．２ｈの支援可能時間４０ｂを有する３名の支援可能者４０ａに業務を振り分けるのではなく、０．５ｈ、１．５ｈの支援可能時間４０ｂを有する２名の支援可能者４０ａに業務を振り分ける。１人あたりの超過勤務者に対する支援可能者４０ａの人数が多くなりすぎると、支援可能者４０ａそれぞれが担当する業務量が少なくなり過ぎたり、再配分指示が煩雑になったりして、業務支援効率が低下するからである。

また、業務内容データ３０は、各業務担当者それぞれの業務内容に応じた職務権限を含んでも良い。例えば、会計承認者や会計入力者においては、職務権限が会計承認者の方が高く、伝票確認のような同一の業務では、会計承認者が会計入力者の伝票を確認する。また、会計入力者が支援可能者４０ａとして会計承認者の業務支援を行うとした場合、会計入力者として自分が確認した伝票を会計承認者として再び確認する可能性があり、業務上問題となる。

そこで、マッチング部１５５は、超過勤務者と同等以上の職務権限を有する支援可能者４０ａを検索する。これによれば、再配分処理部１５６は、マッチング部１５５の検索により見つかった支援可能者４０ａに対して、この支援可能者４０ａの職務権限以下となる超過勤務者の業務を振り分けることができる。

また、支援可能者４０ａの低優先度業務は、低優先度にも高優先度にも設定されなかったその他業務（中優先度業務）を含めて拡張されてもよい。この場合、グループ外支援可能者の低優先度業務を拡張して支援可能時間４０ｂを算出し、グループ内支援可能者の低優先度業務は拡張しなくても良い。グループ間で繁忙日Ｐに差があることから、グループ外支援可能者のほうが、低優先度業務を拡張する余裕があるからである。そして、再配分処理部１５６は、残超過勤務者の超過勤務時間をグループ外支援可能者の拡張した低優先度業務の支援可能時間４０ｂで相殺するように、残超過勤務者の業務をグループ外支援可能者に振り分ければよい。再配分処理部１５６は、グループ外支援可能者の支援可能時間４０ｂにその他業務の業務時間を追加することで、前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用する支援可能時間４０ｂを算出できる。

なお、上記の実施形態では、会計業務を担当する業務担当者の業務再配分を例に説明したがこれに限らず、例えば、人事、総務、コールセンター等における業務担当者の業務を再配分してもよい。

本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々様々に変更が可能であることは言うまでもない。

１ 情報処理装置
１１ 入力部
１２ 表示部
１３ 記憶部
１４ 通信部
１５ 制御部
１５１ データ取得部
１５２ 設定受付部
１５３ 勤務者分類部
１５４ 支援可能者抽出部
１５５ マッチング部
１５６ 再配分処理部
２０ 勤怠データ
３０ 業務内容データ
４０ 支援可能者リスト
４０ａ 支援可能者
４０ｂ 支援可能時間
４０ｃ 所属グループ
５０ａ、５０ｂ、５０ｃ 業務時間割合
５１ｂ、５１ｃ 支援可能時間
５２ｂ、５２ｃ 業務支援時間
６０ 超過勤務時間
７０ レポート
Ｐ 繁忙日

Claims (12)

1. 各業務担当者の勤怠データと業務内容を示す業務内容データを取得するデータ取得部と、
   前記勤怠データに基づいて、特定日の前記各業務担当者を超過勤務者と非超過勤務者とに分類する勤務者分類部と、
   前記業務内容に低優先度業務が含まれる前記非超過勤務者を支援可能者として抽出する支援可能者抽出部と、
   前記超過勤務者の超過勤務時間を前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記支援可能者に振り分ける再配分処理部
   を備えたことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記業務内容に前記超過勤務者と同一の業務が含まれる前記支援可能者を検索するマッチング部を備え、
   前記再配分処理部は、
   前記超過勤務者の前記業務内容の内、前記マッチング部により検索された前記同一の業務を前記支援可能者に振り分ける
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記各業務担当者は、複数拠点を有する顧客に対応して複数グループに分けられており、
   前記マッチング部は、
   前記超過勤務者と同一グループに所属する前記支援可能者を検索するグループ内マッチング処理を実行し、
   前記再配分処理部は、
   前記超過勤務者の業務を前記同一グループに所属する前記支援可能者に振り分ける
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記マッチング部は、
   前記グループ内マッチング処理による前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺できなかった超過勤務時間を有する前記超過勤務者を対象に、別グループから前記支援可能者を検索するグループ外マッチング処理を実行し、
   前記再配分処理部は、
   前記超過勤務者の業務を前記別グループに所属する前記支援可能者に振り分ける
   ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記再配分処理部は、
   前記超過勤務者の前記相殺できなかった超過勤務時間を、前記別グループに所属する前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間の内、前記グループ内マッチング処理で他の前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用された残時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記別グループに所属する前記支援可能者に振り分ける
   ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記再配分処理部は、
   前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用する前記別グループに所属する前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間に１倍未満の重みを付ける
   ことを特徴とする請求項４又は５に記載の情報処理装置。
7. 前記再配分処理部は、
   前記超過勤務者の前記超過勤務時間の相殺に使用する前記別グループに所属する前記支援可能者の前記低優先度業務を拡張して前記業務時間を算出する
   ことを特徴とする請求項４から６までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記業務内容データは、前記各業務担当者の職務権限を含み、
   前記マッチング部は、
   前記超過勤務者と同等以上の前記職務権限を有する前記支援可能者を検索し、
   前記再配分処理部は、
   前記マッチング部の検索により見つかった前記支援可能者に前記職務権限以下となる前記超過勤務者の業務を振り分ける
   ことを特徴とする請求項２から７までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. 前記マッチング部は、
   前記超過勤務者が複数いる場合、前記超過勤務時間の多い順に前記超過勤務者に対する前記支援可能者を検索し、
   前記再配分処理部は、
   前記マッチング部の検索により複数の前記支援可能者が見つかった場合、前記超過勤務者の前記超過勤務時間を相殺する最も少ない人数の前記支援可能者を組み合わせて、前記超過勤務者の業務を前記最も少ない人数の複数の前記支援可能者に振り分ける
   ことを特徴とする請求項２から８までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
10. 前記再配分処理部は、
    前記業務の振り分け結果を示すレポートを出力する
    ことを特徴とする請求項１から９までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
11. コンピューターが、
    各業務担当者の勤怠データと業務内容を示す業務内容データを取得し、
    前記勤怠データに基づいて、特定日の前記各業務担当者を超過勤務者又は非超過勤務者に分類し、
    前記業務内容に低優先度業務が含まれる前記非超過勤務者を支援可能者として抽出し、
    前記超過勤務者の超過勤務時間を前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記支援可能者に振り分ける
    ことを特徴とする業務振り分け方法。
12. コンピューターを、
    各業務担当者の勤怠データと業務内容を示す業務内容データを取得するデータ取得部と、
    前記勤怠データに基づいて、特定日の前記各業務担当者を超過勤務者又は非超過勤務者に分類する勤務者分類部と、
    前記業務内容に低優先度業務が含まれる前記非超過勤務者を支援可能者として抽出する支援可能者抽出部と、
    前記超過勤務者の超過勤務時間を前記支援可能者の前記低優先度業務の業務時間で相殺するように、前記超過勤務者の業務を前記支援可能者に振り分ける再配分処理部と
    して機能させることを特徴とするプログラム。

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