JP2018116602A - 証憑処理システム及び証憑処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】証憑に基づく会計処理の効率化を可能とする。【解決手段】証憑処理システムは、取引に関する証憑データを提供する取引先システムにアクセスするためのアカウント情報をユーザ端末から受け付けてアカウント情報記憶部に登録するアカウント情報登録部と、アカウント情報に基づいて取引先システムから証憑データを取得し、当該証憑データを取引情報記憶部に格納する取引情報取得部と、取引情報記憶部に格納されている証憑データに基づいて、取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、証憑データ及び会計データを対応づけて会計情報記憶部に格納する会計情報生成部と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は、証憑処理システム及び証憑処理方法に関する。

経理実務では、経理担当者が、請求書等の証憑を紙媒体で回収し、当該証憑をもとに仕訳を起票することが行われている。そして、起票された仕訳からその元資料である証憑をトレースできるよう、証憑に番号を記載する等の方法が採用されている。

また、経費精算実務においても経理実務と同様のことが行われている。すなわち、社員が、証憑に基づいて経費精算申請書類を作成し、経費精算申請書類から証憑をトレースできるよう、証憑に番号を記載する等の方法が採用されている。

昨今、インターネットの普及による電子取引の拡大や電子帳簿保存法の改正等も相俟って、請求書や領収書等の証憑を電子データとして保存する動きがみられる。例えば、特許文献１には、証憑をスキャナで電子化したものを保存するシステムが開示されている。

特開２００９−３０１２７２号公報

しかしながら、多数の証憑をスキャナで電子化して保存するとともに、これらの証憑に基づいて仕訳を起票したり、経費精算申請書類を作成したりするためには、仕訳や経費精算申請書類と証憑とを対応づける作業が必要となり、煩雑である。

そこで、本発明は、証憑に基づく会計処理の効率化を可能とする証憑処理システム及び証憑処理方法を提供することを目的とする。

本発明の一態様に係る証憑処理システムは、取引に関する証憑データを提供する取引先システムにアクセスするためのアカウント情報をユーザ端末から受け付けてアカウント情報記憶部に登録するアカウント情報登録部と、アカウント情報に基づいて取引先システムから証憑データを取得し、当該証憑データを取引情報記憶部に格納する取引情報取得部と、取引情報記憶部に格納されている証憑データに基づいて、取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、証憑データ及び会計データを対応づけて会計情報記憶部に格納する会計情報生成部と、を備える。

また、本発明の一態様に係る証憑処理方法は、コンピュータが、取引に関する証憑データを提供する取引先システムにアクセスするためのアカウント情報をユーザ端末から受け付けてアカウント情報記憶部に登録し、アカウント情報に基づいて取引先システムから証憑データを取得し、当該証憑データを取引情報記憶部に格納し、取引情報記憶部に格納されている証憑データに基づいて、取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、証憑データ及び会計データを対応づけて会計情報記憶部に格納する。

なお、本発明において、「部」とは、単に物理的手段を意味するものではなく、その「部」が有する機能をソフトウェアによって実現する場合も含む。また、１つの「部」や装置が有する機能が２つ以上の物理的手段や装置により実現されても、２つ以上の「部」や装置の機能が１つの物理的手段や装置により実現されてもよい。

本発明によれば、証憑に基づく会計処理の効率化を可能とする証憑処理システム及び証憑処理方法を提供することが可能となる。

本発明の一実施形態である証憑処理システム１００の構成を示す図である。 アカウント情報記憶部１３２に記憶される情報の一例を示す図である。 取引情報記憶部１３４に記憶される情報の一例を示す図である。 会計情報記憶部１４２に記憶される情報の一例を示す図である。 会計情報記憶部１４２に記憶される情報の一例を示す図である。 会計情報編集部１４３により提供されるユーザインタフェースの一例を示す図である。 会計情報編集部１４３により提供されるユーザインタフェースの一例を示す図である。 証憑処理システム１００における処理の一例を示すフローチャートである。

添付図面を参照して、本発明の好適な実施形態について説明する。図１は、本発明の一実施形態である証憑処理システム１００の構成を示す図である。証憑処理システム１００は、証憑に基づく会計処理を行うための情報処理システムである。証憑処理システム１００は、インターネットを介して、取引先システム１１０及びユーザ端末１２０と通信可能に接続されている。証憑処理システム１００は、取引先システム１１０から証憑データを取得し、当該証憑データに基づく会計処理を行うための会計データを生成することができる。詳細は後述する。

取引先システム１１０は、インターネットを介してユーザに証憑データ及び取引明細データを提供可能な情報処理システムであり、１台又は複数台のコンピュータを用いて構成される。取引先システム１１０は、例えば、ＥＣ（電子商取引）サイトや、旅行会社のウェブサイト、クレジットカード会社のウェブサイト等である。図１では、取引先システム１１０の例として、取引先システム１１０ａ，１１０ｂ，１１０ｃの３つを示しているが、取引先システム１１０の数はこれに限られない。

ユーザ端末１２０は、ユーザが利用するコンピュータであり、スマートフォンやタブレット端末、パーソナルコンピュータ等である。ユーザ端末１２０からは、証憑処理システム１００専用のプログラム又はウェブブラウザ等の汎用のプログラムを介して証憑処理システム１００にアクセスすることができる。また、ユーザ端末１２０からは、各取引先システム１１０へのアクセスも可能である。

証憑処理システム１００は、アグリゲーションシステム１３０及び会計処理システム１４０を備える。アグリゲーションシステム１３０及び会計処理システム１４０は、それぞれ、１台又は複数台のコンピュータを用いて構成される。例えば、アグリゲーションシステム１３０及び会計処理システム１４０は、クラウドシステムによって実現されてもよい。

アグリゲーションシステム１３０は、取引先システム１１０から証憑データ及び取引明細データを取得することができる。取引先システム１１０は、アカウント情報登録部１３１、アカウント情報記憶部１３２、取引情報取得部１３３、及び取引情報記憶部１３４を備える。アグリゲーションシステム１３０を構成する各部は、例えば、記憶領域を用いたり、記憶領域に格納されたプログラムをプロセッサが実行したりすることにより実現することができる。

アカウント情報登録部１３１は、取引先システム１１０にアクセスするためのアカウント情報をユーザ端末１２０から受け付けてアカウント情報記憶部１３２に登録する。なお、アカウント情報記憶部１３２にアカウント情報を登録することを、アグリゲーションシステム１３０にアカウントを「連携」するともいう。

図２は、アカウント情報記憶部１３２に記憶される情報の一例を示す図である。アカウント情報記憶部１３２に記憶される情報は、例えば、ユーザＩＤ、取引先ＩＤ及びアカウント情報を含む。ユーザＩＤは、アグリゲーションシステム１３０のユーザを識別するための情報である。ユーザＩＤは、アグリゲーションシステム１３０で生成される情報であってもよいし、メールアドレス等の他の情報であってもよい。取引先ＩＤは、アグリゲーションシステム１３０において、取引先システム１１０を識別するための情報である。アカウント情報は、ユーザが取引先システム１１０にアクセスするためのＩＤやパスワード等の情報である。

取引情報取得部１３３は、アカウント情報記憶部１３２に記憶されているアカウント情報に基づいて取引先システム１１０にアクセスして証憑データ及び当該証憑データに対応する取引明細データを取得する。そして、取引情報取得部１３３は、証憑データ及び取引明細データを対応づけて取引情報記憶部１３４に格納する。取引情報取得部１３３が取引先システム１１０から取引情報を取得するタイミングは任意に設定することができる。例えば、取引情報取得部１３３は、予め定められたタイミングで取引先システム１１０にアクセスしてもよいし、ユーザ端末１２０や会計処理システム１４０からの指示に応じて取引先システム１１０にアクセスしてもよい。なお、取引情報取得部１３３は、例えば、ウェブスクレイピングやＡＰＩ（Application Program Interface）を用いて、取引先システム１１０から証憑データ及び取引明細データを取得することができる。

図３は、取引情報記憶部１３４に記憶される情報の一例を示す図である。取引情報記憶部１３４に記憶される情報は、例えば、取引明細データ及び証憑データを含む。

取引明細データは、例えば、取引先ＩＤ、取引日、取引額及び取引内容を示す情報を含む。取引情報記憶部１３４に記憶される取引明細データは、取引先システム１１０から取得された取引明細データそのものであってもよいし、取引先システム１１０から取得された取引明細データから変更が加えられたものであってもよい。取引先システム１１０から取得された取引明細データからの変更は、例えば、情報の抽出や追加、形式変更等である。

証憑データは、取引の事実の証拠となるデータであり、例えば、領収書や請求書、見積書等の証憑を示す情報である。なお、１つの証憑は、複数の取引に関するものであってもよい。証憑データは、例えば、画像やＰＤＦ（Portable Document Format）、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）等の任意の形式により取引先システム１１０から提供される。取引情報記憶部１３４に記憶される証憑データは、取引先システム１１０から取得された証憑データそのものであってもよいし、取引先システム１１０から取得された証憑データから変更が加えられたものであってもよい。取引先システム１１０から取得された証憑データからの変更は、例えば、情報の抽出や追加、形式変更等である。

会計処理システム１４０は、仕訳データの生成や経費精算データの生成等の会計処理を行うことができる。なお、図１では、説明を簡単にするために１つの会計処理システム１４０として図示されているが、会計処理システム１４０は、会計処理の種類ごとに設けられていてもよい。会計処理システム１４０は、会計情報生成部１４１、会計情報記憶部１４２、及び会計情報編集部１４３を備える。会計処理システム１４０を構成する各部は、例えば、記憶領域を用いたり、記憶領域に格納されたプログラムをプロセッサが実行したりすることにより実現することができる。

会計情報生成部１４１は、アグリゲーションシステム１３０の取引情報記憶部１３４に格納されている取引明細データ及び証憑データに基づいて、取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、証憑データ及び会計データを対応づけて会計情報記憶部１４２に格納する。なお、会計情報生成部１４１は、取引明細データを用いることなく、証憑データに基づいて会計データを生成してもよい。会計情報生成部１４１により生成される会計データは、例えば、仕訳データや経費精算データである。

図４Ａは、会計情報記憶部１４２に記憶される情報の一例を示す図である。図４Ａに例示されているのは仕訳データの一例である。仕訳データは、例えば、取引日、金額、摘要及び勘定科目を示す情報を含む。会計情報生成部１４１は、このような仕訳データを、証憑データに基づいて生成することができる。証憑データが画像である場合、会計情報生成部１４１は、当該画像から仕訳データに設定される項目を抽出してもよい。また、会計情報生成部１４１は、仕訳データの全ての項目を設定しなくてもよい。例えば、会計情報生成部１４１は、証憑データに含まれない項目や、証憑データからの抽出が難しい項目については、仕訳データに設定しなくてもよい。なお、会計情報生成部１４１は、証憑データに含まれない項目であっても、所定のルールに基づいて仕訳データに項目を設定してもよい。例えば、会計情報生成部１４１は、仕訳ルールに基づいて勘定科目を推定し、当該勘定科目を仕訳データに設定してもよい。また、会計情報生成部１４１は、証憑データに加えて、取引明細データに基づいて、仕訳データを生成してもよい。図４Ａに示すように、生成された仕訳データは、証憑データと対応づけられて会計情報記憶部１４２に記憶される。

図４Ｂは、会計情報記憶部１４２に記憶される情報の一例を示す図である。図４Ｂに例示されているのは経費精算データの一例である。経費精算データは、例えば、日付、支払先・内容、金額及び経費科目を示す情報を含む。会計情報生成部１４１は、このような経費精算データを、証憑データに基づいて生成することができる。証憑データが画像である場合、会計情報生成部１４１は、当該画像から経費精算データに設定される項目を抽出してもよい。また、会計情報生成部１４１は、経費精算データの全ての項目を設定しなくてもよい。例えば、会計情報生成部１４１は、証憑データに含まれない項目や、証憑データからの抽出が難しい項目については、経費精算データに設定しなくてもよい。なお、会計情報生成部１４１は、証憑データに含まれない項目であっても、所定のルールに基づいて経費精算データに項目を設定してもよい。例えば、会計情報生成部１４１は、経費ルールに基づいて経費科目を推定し、当該経費科目を経費精算データに設定してもよい。また、会計情報生成部１４１は、証憑データに加えて、取引明細データに基づいて、経費精算データを生成してもよい。図４Ｂに示すように、生成された経費精算データは、証憑データと対応づけられて会計情報記憶部１４２に記憶される。

会計情報編集部１４３は、会計情報記憶部１４２に格納されている会計データの編集を行うためのユーザインタフェースをユーザ端末１２０に提供する。会計データの編集は、例えば、設定されていない項目の入力や、設定済みの項目の修正等である。

図５Ａは、会計情報編集部１４３により提供されるユーザインタフェースの一例を示す図である。図５Ａに例示されているのは仕訳データを編集する画面の一例である。図５Ａに示す例では、仕訳データは、証憑データに基づく情報と対応づけられた状態で、ユーザ端末１２０に表示される。証憑データに基づく情報は、例えば、証憑の画像や、証憑データへのリンク等である。この画面において、ユーザは、証憑の内容を参照しながら、設定されていない項目（例えば「勘定科目」）を入力したり、設定済みの項目（例えば「金額」）を修正したりすることができる。

図５Ｂは、会計情報編集部１４３により提供されるユーザインタフェースの一例を示す図である。図５Ｂに例示されているのは経費精算データを編集する画面の一例である。図５Ｂに示す例では、経費精算データは、証憑データに基づく情報と対応づけられた状態で、ユーザ端末１２０に表示される。証憑データに基づく情報は、例えば、証憑の画像や、証憑データへのリンク等である。この画面において、ユーザは、証憑の内容を参照しながら、設定されていない項目（例えば「経費科目」）を入力したり、設定済みの項目（例えば「金額」）を修正したりすることができる。

図６は、証憑処理システム１００における処理の一例を示すフローチャートである。まず、ユーザは、ユーザ端末１２０を用いて、アグリゲーションシステム１３０にアカウント情報を登録する（Ｓ６０１）。このアカウント情報は、アグリゲーションシステム１３０のアカウント情報記憶部１３２に格納される。アグリゲーションシステム１３０の取引情報取得部１３３は、このアカウント情報に基づいて、取引先システム１１０から証憑データ及び取引明細データを取得し、取引情報記憶部１３４に格納する（Ｓ６０２）。

ユーザは、ユーザ端末１２０を用いて、会計処理システム１４０における会計処理の起動指示を行う（Ｓ６０３）。会計処理の起動指示は、例えば、会計処理システム１４０へのログイン操作や、会計処理システム１４０によって提供される画面において所定のメニューを選択することによって行われる。会計処理システム１４０の会計情報生成部１４１は、当該起動指示に応じて会計処理を起動する（Ｓ６０４）。

会計情報生成部１４１は、アグリゲーションシステム１３０の取引情報記憶部１３４に格納されている証憑データ及び取引明細データを取得する（Ｓ６０５）。そして、会計情報生成部１４１は、証憑データ及び取引明細データに基づいて会計データを生成し（Ｓ６０６）、当該会計データを証憑データと対応づけて会計情報記憶部１４２に格納する（Ｓ６０７）。

ユーザは、ユーザ端末１２０を用いて、会計処理システム１４０の会計情報記憶部１４２に格納された会計データを、対応する証憑を参照しながら編集する（Ｓ６０８）。

以上、本発明の一実施形態について説明した。本実施形態によれば、証憑処理システム１００は、取引先システム１１０から証憑データを取得し、当該証憑データに基づいて、取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、証憑データ及び会計データを対応づけて会計情報記憶部１４２に格納することができる。このように、本実施形態によれば、会計書類から証憑をトレースできるように証憑に番号を記入するというような煩雑な作業を行うことなく、証憑データと対応づけられた会計データを得ることができる。これにより、証憑に基づく会計処理の効率化が可能となる。

また、本実施形態によれば、証憑処理システム１００は、証憑データに加えて、当該証憑データに対応する取引明細データを取引先システム１１０から取得し、証憑データ及び取引明細データの双方に基づいて会計データを生成することができる。これにより、取引明細データに含まれる項目を会計データに設定することが可能となり、会計処理をより効率化することができる。

また、本実施形態によれば、証憑処理システム１００は、生成された会計データの編集を行うためのユーザインタフェースをユーザ端末１２０に提供することができる。これにより、ユーザは、生成された会計データについて、証憑を参照しながら、設定されていない項目の入力や、設定済みの項目の修正等を行うことが可能となる。

なお、本実施形態は、本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更／改良され得るととともに、本発明にはその等価物も含まれる。

１００ 証憑処理システム
１１０ 取引先システム
１１０ａ 取引先システム
１１０ｂ 取引先システム
１１０ｃ 取引先システム
１２０ ユーザ端末
１３０ アグリゲーションシステム
１３１ アカウント情報登録部
１３２ アカウント情報記憶部
１３３ 取引情報取得部
１３４ 取引情報記憶部
１４０ 会計処理システム
１４１ 会計情報生成部
１４２ 会計情報記憶部
１４３ 会計情報編集部

Claims (5)

1. 取引に関する証憑データを提供する取引先システムにアクセスするためのアカウント情報をユーザ端末から受け付けてアカウント情報記憶部に登録するアカウント情報登録部と、
   前記アカウント情報に基づいて前記取引先システムから前記証憑データを取得し、当該証憑データを取引情報記憶部に格納する取引情報取得部と、
   前記取引情報記憶部に格納されている前記証憑データに基づいて、前記取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、前記証憑データ及び前記会計データを対応づけて会計情報記憶部に格納する会計情報生成部と、
   を備える証憑処理システム。
2. 前記取引情報取得部は、前記取引先システムから、前記証憑データに対応する、前記取引に関する取引明細データを取得し、前記証憑データ及び前記取引明細データを対応づけて前記取引情報記憶部に格納し、
   前記会計情報生成部は、前記取引情報記憶部に格納されている、前記証憑データ及び当該証憑データに対応する前記取引明細データに基づいて、前記会計データを生成する、
   請求項１に記載の証憑処理システム。
3. 前記会計情報記憶部に格納されている前記会計データの編集を行うためのユーザインタフェースを前記ユーザ端末に提供する会計情報編集部をさらに備える、
   請求項１又は２に記載の証憑処理システム。
4. 前記会計データは、仕訳データ又は経費精算データである、
   請求項１乃至３のいずれか一項に記載の証憑処理システム。
5. コンピュータが、
   取引に関する証憑データを提供する取引先システムにアクセスするためのアカウント情報をユーザ端末から受け付けてアカウント情報記憶部に登録し、
   前記アカウント情報に基づいて前記取引先システムから前記証憑データを取得し、当該証憑データを取引情報記憶部に格納し、
   前記取引情報記憶部に格納されている前記証憑データに基づいて、前記取引に関する会計処理を行うための会計データを生成し、前記証憑データ及び前記会計データを対応づけて会計情報記憶部に格納する、
   証憑処理方法。