JP2017016629A - 個人情報管理システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】出力した一意に定まる個人番号を含む紙媒体、PDF及びCDROMを含む可搬型記録媒体に焼いたPDFのうち少なくとも1つである出力媒体について、出力媒体に含まれた個人番号について削除条件を満たす場合に、オフライン環境で、出力媒体の削除状況を追跡し、確実に削除したかどうかまでを管理する個人情報管理システムは、個人番号と使用許諾情報とを含む個人情報と、企業識別情報とを対応付けて記憶させ、個人番号を含む帳表を出力媒体で出力する場合に出力媒体に関する情報を記録すると共に出力媒体に対するログ情報を記録し、消去条件を満たした場合に個人情報を含む消去対象情報を出力し、所定の個人番号について消去条件及び出力媒体関連情報に基づいて消去対象情報に含まれる出力媒体の削除リストを作成する。
【選択図】図1
Description
顧問先企業が従業員の税や給与処理を行うために、当該顧問先従業員やその家族の個人番号が必要となるが、従業員やその家族の個人番号の厳密な管理が必要となる。
また、公認会計士事務所や税理士事務所等の会計事務所(以下、単に「会計事務所」と称す。)においては、顧問先毎の各顧問先従業員やその家族の個人番号が必要となり、顧問先企業の個人番号の管理よりも煩雑になる。
また、顧問先だけでなく、複数の顧問先の管理が煩雑になる会計事務所においても、効率的に個人番号の取得、利用、保管及び廃棄を厳正に行うことが可能な個人情報管理システムを提供することを目的とする。
第1の発明は、出力した一意に定まる個人番号を含む紙媒体、PDF及びCDROMを含む可搬型記録媒体に焼いたPDFのうち少なくとも1つである出力媒体について、前記出力媒体に含まれた個人番号について削除条件を満たす場合に、オフライン環境で、前記出力媒体の削除状況を追跡し、確実に削除したかどうかまでを管理する個人情報管理システムであって、一意に定まる個人番号と、業務を識別する業務識別情報が対応付けられた前記個人番号の使用に関する使用許諾情報とを含む個人情報と、企業や事務所の組織を識別する企業識別情報とを対応付けて特定個人情報記憶部に記憶させる個人情報記憶制御手段と、個人番号を含む帳表を、紙媒体、PDF形式を含む出力媒体で出力する場合に、出力した出力媒体に関する情報を記録すると共に、出力媒体に対する管理、変更、移動、削除の履歴を含むログ情報を記録する、出力媒体関連情報記録手段と、前記業務識別情報と、前記企業識別情報と、企業内の個人を識別する個人識別情報とに基づく消去条件を満たした場合に、前記消去条件を満たした前記個人情報を含む消去対象情報を出力する消去情報出力手段と、所定の個人番号について、消去条件及び前記出力媒体関連情報記録手段によって記録された情報に基づいて、消去条件を満たした消去対象情報に含まれる紙媒体ないしPDFを含む前記出力媒体の削除リストを作成するリスト作成手段と、を備え、前記削除リストは、(a)前記出力媒体の名称を含む名称一覧、(b)前記出力媒体に含まれる前記個人番号に係る個人の名前又は社員番号、その個人の組織を含む個人情報、(c)前記出力媒体の出力年月日及び時間、出力者、出力場所(プリンタやPC名称等)、管理責任者の情報、(d)PDF出力したものや、印刷出力した帳表のPDF(印刷したものはPDF化してある)へのリンク(格納先情報やそのディレクトリも含む)を含むリンク情報、(e)紙媒体に関する、送付した先、保管したバインダーファイルの名称、ロッカーの名称等を含む保管情報、(f)削除の有無、出力した年月日、削除することが必要になった年月日、その理由(契約解消、文書の保存年限経過)、削除したものは削除した年月日、削除した管理者の氏名やIDを含むステータス情報、(g)システム管理者が「1週間以内に削除が必要」に例示される注意を喚起する表示を含む注記情報、(h)削除した結果を入力するチェック欄、及び、(i)所定の期間内に前記削除リストのチェック欄(h)の削除結果が入力されていない場合は、システム管理者に通知し、未削除出力媒体の前記出力者又は前記管理責任者に削除処理を促す旨の注意情報、のいずれか1以上を一覧表示すること、を特徴とする個人情報管理システムである。
第2の発明は、第1の発明の個人情報管理システムにおいて、前記出力媒体に関するログデータを記録するログ記録手段を備え、前記ログ記録手段は、自動で、又は、入力を受け付けることで記録すること、を特徴とする個人情報管理システムである。
第3の発明は、第1の発明又は第2の発明の個人情報管理システムにおいて、前記削除リストのチェック欄(h)は、所定のアクセス権限者による削除完了の入力を求めるものであること、を特徴とする個人情報管理システムである。
第4の発明は、第2の発明の個人情報管理システムにおいて、前記ログ記録手段は、前記出力媒体に関するコピーの履歴や、変更の有無を記録するものであること、を特徴とする個人情報管理システムである。
第5の発明は、第1の発明から第4の発明までのいずれかの個人情報管理システムにおいて、オフライン環境で出力した前記出力媒体が紙媒体である場合には、同時にPDF化して保存するPDF保存手段を備え、前記PDF保存手段によって保存したPDFは、帳表の概要を含み、かつ、前記個人番号は、参照不可に処理がされたものであること、を特徴とする個人情報管理システムである。
第6の発明は、第1の発明から第5の発明までのいずれかの個人情報管理システムにおいて、削除処理を指示した場合に、無意味なデータを上書きしてデータ復元できない削除処理を行う削除ツールを使用して、前記個人番号を含む前記出力媒体のデータを完全消去すること、を特徴とする個人情報管理システムである。
(実施形態)
<会計処理システム100の全体構成>
図1は、本実施形態に係る会計処理システム100の全体構成を示す図である。
図2は、本実施形態に係る会計処理装置1の機能ブロックを示す図である。
図1に示す会計処理システム100は、顧問先の端末7から依頼を受けた会計事務所の会計処理装置1(個人情報管理システム)が、各種の業務アプリケーションプログラム(以下、アプリケーションプログラムのことを、「アプリ」ともいう。)を実行して会計処理を行うシステムである。
会計処理装置1は、例えば、会計事務所に設けられ、各種会計処理を行う装置である。会計処理装置1は、個人情報の管理に関する機能と、各種の会計処理に対応する複数の業務処理機能とを有する。
会計処理装置1は、サーバ1aと、複数台の端末1b(コンピュータ)とにより構成される。サーバ1aは、端末1bから受信した操作データに基づいて処理を行う。複数台の端末1bは、会計事務所の業務処理担当者(以下、「ユーザ」という。)が操作する端末である。
このほか、会計処理装置1は、サーバのみ、あるいは複数のサーバで構成されていてもよく、会計事務所のサーバである場合の他、複数の企業(の従業員)の個人番号を預かって管理するサービスを行うIDC(インターネットデータセンター)のサーバでもよい。さらには、実体が仮想化された仮想マシンやクラウドであってもよい。
あるいは、企業の本社等が各部門や各支店(の従業員)等を対象にマイナンバーの管理を行う場合には、会計処理装置1は、企業内のサーバであってもよい。その際、顧問先の端末7は各部門や各支店の端末に読み替えることで本発明を適用可能である。
なお、会計処理装置1は、国税庁のサーバ8に各種の電子書類を送信する。サーバ8は、会計処理装置1から受信した電子書類に基づいて、納税処理等を行う。会計処理装置1で作成した電子書類には、後述するように、政府が国民に付与した重複しないユニークな番号である個人番号が含まれるので、納税に関する処理を厳正に行うことができる。
図2に示すように、会計処理装置1は、制御部10と、記憶部30と、入力部45と、表示部46と、通信インタフェース部49とを備える。図1の会計処理装置1の構成によれば、サーバ1aは、制御部10と、記憶部30と、通信インタフェース部49とが該当し、端末1bは、入力部45と、表示部46とが該当する。表示部46は、出力部も含む。
制御部10は、会計処理装置1の全体を制御するCPU(中央処理装置)である。制御部10は、記憶部30に記憶されているOS(オペレーティングシステム)やアプリケーションプログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、各種機能を実行する。
個人情報制御部11は、個人番号を含む個人情報に関する処理を制御する。
個人情報制御部11は、取得管理部12と、情報利用部15と、情報管理部18とを備える。
取得管理部12は、個人番号の取得及び登録に関する制御部である。
取得管理部12は、情報取得部13(情報取得手段)と、情報登録部14(個人情報記憶制御手段)とを備える。
情報取得部13は、例えば、顧問先の端末7から受信した個人番号を含む個人情報を取得する。個人情報には、取得した個人番号の使用許諾情報が含まれていてもよい。
情報登録部14は、情報取得部13が取得した個人番号を、特定個人情報DB(データベース)33に記憶させる。特定個人情報DB33には、取得した個人番号と関連付けた使用許諾情報を、個人番号と一緒に保存してもよい。
情報利用部15は、アプリ判別部16(アプリ判別手段)と、個人番号出力部17(個人番号出力手段)と、画面データ出力部17a(画面データ出力手段)とを備える。
アプリ判別部16は、実行する業務アプリ32が、個人番号を使用するものであるか否かを判別する。業務アプリ32については、会計事務所で使用する記帳代行、会計、財務、税務、監査等の処理に必要なアプリや顧問先企業で使用する会計、財務、給与計算等の処理に必要なアプリに限られない。
個人番号出力部17は、実行する業務アプリ32に、個人番号を出力する。
画面データ出力部17aは、業務アプリ32が出力した帳簿データ(処理データ)に、個人番号を含めた画面データを生成して表示部46に出力する。
情報管理部18は、個人情報処理部19(個人情報記憶制御手段)と、業務データ処理部20(処理データ記憶制御手段)と、ログ処理部21(ログ取得手段、ログ記憶制御手段)と、消去対象生成出力部22(消去対象生成出力手段)と、消去関連生成出力部23(消去関連生成出力手段)とを備える。
個人情報処理部19は、特定個人情報DB33の個人番号を消去、追加ないし修正の他、無効にしたり、無効化された個人番号を有効にしたりする。ここで、無効化とは、特定個人情報DB33の個人番号を、業務アプリ32等から取得できない状態にすることをいう。削除の場合は、以後、個人番号にアクセスできなくなるのに対し、無効化は、アクセス可能に戻すことができる点で削除と相違する。
なお、個人番号の追加とは、新たに個人番号を取得することのほか、既に取得済みの従業員に対して扶養者等が追加される場合を含む。また、ここでいう修正とは、誤って入力した番号の修正といった個人番号自体の修正や個人番号の漏洩等の事情により特例として個人番号を修正する場合の他、個人番号に関連付けられている個人情報(氏名、住所等)の修正を含むものとする。
業務データ処理部20は、業務アプリ32が出力した帳簿データを、業務処理データDB36に記憶させる。
消去対象生成出力部22は、消去対象となった個人番号を含む削除対象リスト(項目)を生成して出力する。
消去関連生成出力部23は、消去対象となった個人番号を含むデータを消去し、PDF出力や印刷出力等の出力履歴を元に、特定個人情報DB33の、個人番号を含む、データではない紙や記録媒体に保存したデータ等の情報である削除対象リスト(詳細)を生成して出力する。
消去対象生成出力部22と、消去関連生成出力部23とにおける各処理の相違は、消去対象生成出力部22では、ある年度に作成した帳表が文書としての保有期限を超えた場合に、その帳表に係る個人番号を消去する必要が生じるので、どの帳表(どの年度のどの帳表種別)が保有期限を超えたのかを判定してリスト化するのに対し、消去関連生成出力部23では、このリスト化した帳表の出力履歴(紙出力、PDF出力)等を加味して、どういった態様(紙出力、PDF出力)の帳表があるかの情報を付加する点で相違する。
業務アプリ制御部25は、業務アプリ32での処理を制御する。
なお、上述した各機能の詳細については、後述する。
記憶部30は、プログラム記憶部31と、特定個人情報DB33(特定個人情報記憶部)と、ユーザDB34(担当者権限記憶部)と、顧問先DB35と、業務処理データDB36(処理データ記憶部)と、ログDB37とを備える。
プログラム記憶部31は、個人情報管理アプリ31aと、各種の業務アプリ32(32a,32b,・・・)を記憶している。
個人情報管理アプリ31aは、上述した制御部10の個人情報制御部11が行う各種機能を実行するためのアプリケーションプログラムである。
業務アプリ32(32a,32b,・・・)は、上述した制御部10の業務アプリ制御部25が行う各種機能を実行するためのアプリケーションプログラムである。例えば、業務アプリ32aは、所得税のためのアプリであり、業務アプリ32bは、相続税のためのアプリである。
ユーザDB34は、会計処理装置1を使用するユーザに関するデータを記憶するDBである。
顧問先DB35は、会計処理の依頼主である顧問先に関するデータを記憶するDBである。
業務処理データDB36は、会計処理を行う元データである業務処理データや、業務処理後の帳簿データに関するDBである。
ログDB37は、各種ログを記憶するDBである。
なお、各DBの詳細については、後述する。
表示部46は、LCD(液晶ディスプレイ)等で構成される表示装置である。
通信インタフェース部49は、端末7やサーバ8との間のインタフェースである。
なお、本発明でいうコンピュータとは、制御部、記憶装置等を備えた情報処理装置をいい、会計処理装置1は、制御部10、記憶部30等を備えた情報処理装置であり、本発明のコンピュータの概念に含まれる。
次に、会計処理装置1による個人番号に関する処理について説明する。
図3は、本実施形態に係る会計処理装置1での個人情報管理メイン処理のフローチャートである。
この個人情報管理メイン処理は、個人情報管理アプリ31aの実行により行われ、この会計処理装置1の電源がONである間に、適宜のタイミングで行われる。
S2において、個人情報制御部11(取得管理部12)は、後述する個人情報取得処理(図4)を行う。
S4において、個人情報制御部11(情報利用部15)は、後述する業務アプリ利用処理(図7)を行う。
S6において、個人情報制御部11(情報利用部15)は、後述する個人番号照会処理(図10)を行う。
S7において、個人情報制御部11(情報管理部18)は、後述する個人番号無効化処理(図13)を行う。
S9において、個人情報制御部11(情報管理部18)は、後述する削除処理(図14)を行う。その後、個人情報制御部11は、本処理を終了する。
なお、S7やS9の処理中に、個人情報制御部11(情報利用部15)は、後述する個人番号照会処理(図10)を行ってもよい。
<個人情報取得処理>
まず、個人情報取得処理について説明する。
図4は、本実施形態に係る会計処理装置1での個人情報取得処理のフローチャートである。
図5は、本実施形態に係る顧問先DB35の例を示す図である。
図6(図6−1、図6−2)は、本実施形態に係る特定個人情報DB33の例を示す図である。
顧問先DB35は、図5に示すように、会社テーブル35aと、社員テーブル35bとを記憶している。図5(A)に示す会社テーブル35aは、顧問先に関する情報を記憶したものである。また、図5(B)に示す社員テーブル35bは、顧問先の社員に関する情報を記憶したものである。
なお、アクセスキーとして、直接に会社コードと社員番号を用いるようにしてもよい。
また、実施例では、アクセスキーとして、上記情報を使用しているが、個人を特定できる情報であれば他の情報でもよい。
S13において、個人情報制御部11(情報登録部14)は、個人情報と、アクセスキーとを、特定個人情報DB33に記憶させる。その際、個人情報制御部11(ログ処理部21)は、アクセスログを取得して、ログDB37に記憶させる。
図6(A)に示す特定個人番号テーブル33aは、アクセスキーと、個人番号とを対応付けたテーブルである。顧問先企業自身で従業員の個人番号を管理する場合や、複数の顧問先を集中管理する場合には、特定個人番号テーブル33aは、図6(A−1)に示すように1つであるのに対し、複数の顧問先を分散管理する場合には、特定個人番号テーブル33aは、図6(A−2)に示すように顧問先企業の数であるN個になる。
図6(B)に示す使用許諾テーブル33bは、会社コード及び社員番号と、使用許諾を受けた業務名とを対応付けたテーブルである。なお、会社コードのみが入力されているものは、その会社コードの全社員について、同一の許諾を受けている場合である。また、業務名は、一例である。例えば、「給与」と「年末調整」とを1つの業務としてもよい。複数の顧問先を集中管理する場合には、使用許諾テーブル33bのようになる。
そして、使用許諾テーブルも、集中管理する場合における図6(B)に示す使用許諾テーブル33bとは異なり、顧問先企業ごとに分離して管理する分散管理の場合には、図6(D)に示す使用許諾テーブル33dのように、会社コードごとに別々のテーブルとして管理することができる。
なお、顧問先企業自身で従業員の個人番号を管理する場合には、図6(D)に示す使用許諾テーブル33dの会社コードが001のテーブル1個のみになる。また、複数の顧問先企業を分散管理する場合には、使用許諾テーブル33dのように、使用許諾テーブルが顧問先企業の数であるN個になる。そして、例えば(実際にはまれであるが)、会社コード「001」の社員番号「0001」の社員と、社員番号「0002」の社員とでは、業務単位での異なった使用許諾管理も行えるものである。
図6(C)に示すアクセスキーテーブル33cは、会社コード及び社員番号と、アクセスキーとを対応付けたテーブルである。顧問先企業の場合や複数の顧問先を集中管理する場合には、アクセスキーテーブル33cは、図6(C−1)に示すように1つであるのに対し、複数の顧問先を分散管理する場合には、アクセスキーテーブル33cは、図6(C−2)に示すように顧問先企業の数であるN個になる。
例えば、各種管理テーブルや顧問先毎の社員の個人番号を記録した領域の管理の方式の例としては、1つのサーバの中の1つのディスク装置に集中して記録されている場合と、複数のディスク装置に分散して記録されている場合や、1つのサーバの中の1つのディスク装置の所定のディレクトリに集中的に記録されている場合と、複数のディレクトリに分散して記録されている場合等がある。あるいは、以上のような物理的な領域の意味合いを含む管理方式の区別の他にも、ある種の論理的な領域の意味合いを含む管理方式の区別として、顧問先毎、業務ごとに、アクセスキーや個人番号の記録領域を割当てて管理することについて分散管理と呼ぶこともできる。例えば、業務(アプリ)ごとにアクセスキーや個人番号の記録領域を管理したり、さらに業務(アプリ)毎かつ顧問先ごとにアクセスキーや個人番号の記録領域を管理する場合も、分散管理の一例である。
なお、複数の企業(の従業員)の個人番号を預かって管理するサービスを行うIDC(インターネットデータセンター)のサーバ(クラウドや仮想マシン含む)の場合にも、顧問先企業が複数ある場合の例を適用できる。
また、企業の本社等が各部門や各支店(の従業員)等を対象にマイナンバーの管理を行う場合には、顧問先企業に代えて、企業の各部門や各支店に対するサービスに読み替えることで、本発明を適用可能である。
次に、業務アプリ利用処理について説明する。
図7は、本実施形態に係る会計処理装置1での業務アプリ利用処理のフローチャートである。
図8は、本実施形態に係る業務処理データDB36の例を示す図である。
図9は、本実施形態に係るログDB37の例を示す図である。
図7のS20において、会計処理装置1の個人情報制御部11(情報利用部15)は、図示しない業務画面にしたがって、業務処理データを出力し、ユーザによる選択を受け付ける。
図8に示すように、業務処理データは、業務処理データDB36の業務処理データテーブル36aに記憶されている。業務処理データテーブル36aには、業務アプリ32による業務処理を行った業務処理データと、業務処理を行っていない業務処理データとが混在して記憶されている。端末7から受信した業務処理データは、制御部10によって、所定の格納先に格納される。個人情報制御部11は、業務処理データDB36にレコードを追加し、業務コード、業務名、年度を入力し、業務処理データ格納先を追加する。また、アクセスキーは、会社コード及び社員番号から生成して追加される。なお、申告済フラグは0の場合が未申告で、1の場合が申告済みを意味するフラグである。しかし、実際に国税庁に申告を行っていない場合でも、申告データの作成が完了した時点で、申告済フラグを1としてもよい。そういう意味で、申告済フラグは、国税庁に申告するデータのみならず、給与アプリケーション等の必ずしも国税庁に申告しないデータの作成完了を示すフラグであってもよい。
そして、業務処理を行っている場合には、業務処理データに対応する帳簿データ格納先に、データが入っている。
そこで、個人情報制御部11は、処理を行っていない、つまり、帳簿データ格納先がブランクの業務処理データを出力する。
他方、S23aにおいて、個人情報制御部11は、個人番号を出力しない旨のメッセージを業務画面に出力する。その後、個人情報制御部11は、本処理を終了し、図3に移す。つまり、個人番号を使用しない業務アプリ32である場合には、個人情報制御部11がメッセージを出力しつつ、業務アプリ制御部25が業務アプリ32の処理を行う。
なお、個人番号が必要であるが使用許諾がされていない場合には、個人情報制御部11は、使用許諾がされていない旨のエラーメッセージを出力して、処理を終了させてもよい。
なお、上述のように、分散管理の場合には、個人番号について業務(アプリ)毎や顧問先企業ごとに分散して管理可能であるので、個人番号の読出しは、必ずしも特定個人情報DB33からではなく、分散管理された個人番号の格納領域から読み出すようにしてもよい。
また、個人情報制御部11は、依頼データが、アクセスキーではなく、会社コード及び社員番号や個人番号を含んだものである場合に、該当の個人番号を無効化してもよい。そのようにすることで、業務アプリ32になりすました不正なアプリからの依頼データに対しては、個人番号に対する処理を行わないだけでなく、無効化することで個人番号のセキュリティを向上できる。
なお、ここで出力された電子書類は、会計処理装置1が、通信ネットワークNを介して国税庁のサーバ8に送信する。そうすることで、国税庁では、電子書類に基づいて、納税処理等を行うことができる。
そして、個人情報制御部11は、申告済フラグが1である帳簿データに対しては、以降の処理において(個人番号部分の)印刷等を行えないように制御することもできるし、アプリデータの作成完了済み、ないし申告済みである以上、個人番号等の個人情報を表示して確認する必要もないので、後掲のように無効化したりすることができる。
図9は、ログDB37の例を示す。ログDB37は、図9(a)に示すアクセスログテーブル37aと、図9(b)に示す個人番号管理ログ37bとを記憶している。アクセスログテーブル37aは、個人情報管理アプリ31aが特定個人情報DB33の特定個人番号テーブル33aに対してアクセスした際のログを記憶する。よって、個人情報制御部11は、アクセスログテーブル37aにアクセスログを追加する。アクセスログテーブル37aは、上述のログ以外に上記アクセスした個人番号に関するログ(業務アプリ32が管理するログや、バックアップログ等の個人番号が含まれる処理を行ったログも含む。)も記憶してもよい。個人番号管理ログ37bは、後述するユーザテーブル34aで管理されるユーザが処理した個人番号に関する管理ログであり、ユーザが誰の個人番号にアクセスしたかを管理し、個人番号への不正なアクセスを防止することになり、セキュリティが向上する。
S28において、個人情報制御部11(ログ処理部21)は、帳簿データの作成に関するログを、ログDB37に出力する。個人情報制御部11は、個人番号管理ログ37bに帳簿データの作成ログを追加する。また、個人情報制御部11は、業務アプリ32によって個人番号を使用した紙やPDFを作成した場合に、業務アプリ32からその情報を取得してアクセスログテーブル37aに記憶する。その後、個人情報制御部11は、本処理を終了し、処理を図3に移す。
次に、個人番号照会処理について説明する。
図10は、本実施形態に係る会計処理装置1での個人番号照会処理のフローチャートである。
図11は、本実施形態に係るユーザDB34の例を示す図である。
図12は、本実施形態に係る表示部46の例を示す図である。
図10のS30において、図示しない業務画面からユーザによる個人番号を含むデータ表示の選択を受け付けることで、会計処理装置1の個人情報制御部11(情報利用部15)は、ユーザDB34を参照し、ユーザが個人番号表示に関する権限を有するか否かを判断する。
個人情報制御部11は、このユーザテーブル34aを参照し、ユーザが個人番号表示の権限を有するか否かを判断する。個人番号表示の権限を有するユーザである場合(S30:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS31に移す。他方、個人番号表示の権限を有さないユーザである場合(S30:NO)には、個人情報制御部11は、本処理を終了し、処理を図3に移す。なお、その際、個人情報制御部11は、個人番号表示権限がないため、表示できない旨のメッセージを出力してもよい。
図10のS31において、個人情報制御部11(情報利用部15)は、個人番号を有するデータを、該当のDBから取得する。
図12(A)は、表示部46に表示された個人番号選択画面50の例を示す。個人番号は、ボタン50aが表示されており、個人番号が表示されていない。
そして、ユーザは、個人番号の表示が必要なレコードのボタン50aを選択することで、個人情報制御部11は、図12(B)に示すように、そのレコードの個人番号のみを表示させる。よって、必要な個人番号のみを表示させるので、セキュリティが向上する。
なお、本処理においては、ユーザに個人番号に関する表示権限がない場合には、画面表示を行わないものとして説明したが、ボタン50a自体を無効化した状態で画面表示を行ってもよいし、個人番号をマスク処理等による非表示にした状態で画面表示してもよい。
その後、個人情報制御部11は、本処理を終了し、処理を図3に移す。
次に、個人番号無効化処理について、図13に基づき説明する。
図13は、本実施形態に係る会計処理装置1での個人番号無効化処理のフローチャートである。
図13のS70において、個人情報制御部11(情報管理部18)は、業務処理データDB36にアクセスキーを有する帳簿データがあるか否かを判断する。業務処理データDB36にアクセスキーを有する帳簿データがある場合(S70:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS71に移す。他方、業務処理データDB36にアクセスキーを有する帳簿データがない場合(S70:NO)には、個人情報制御部11は、本処理を終了する。
S71において、個人情報制御部11は、顧問先DB35(図5)を参照し、帳簿データに対応する顧問先が継続的な契約先であるか否かを判断する。継続的な契約先である場合(S71:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS73に移す。他方、継続的な契約先ではない場合(S71:NO)には、個人情報制御部11は、処理をS72に移す。
S72において、個人情報制御部11は、顧問先DB35を参照し、顧問契約が終了済であるか否かを判断する。顧問契約が終了済である場合(S72:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS74に移す。他方、顧問契約が終了済ではない場合(S72:NO)には、個人情報制御部11は、処理をS73に移す。
S74において、個人情報制御部11(個人情報処理部19)は、特定個人情報DB33の該当の個人番号を無効化にする。この処理では、帳簿データを既に提出済である場合や、顧問契約が終了した顧問先の個人番号を無効化する。その後、個人情報制御部11は、本処理を終了し、処理を図3に移す。
次に、削除処理について説明する。
個人番号を削除するのは、顧問先との顧問契約が終了した場合や、顧問先企業の従業員が退職した場合のほか、単年度契約や1つの業務の依頼だけを請け負うスポット業務の場合、ある帳表の保有期限を経過して、その帳表に係る個人番号を保有しておく理由がなくなった場合等がある。
ここで、契約終了した場合における削除処理ルーチンの起動条件としては、削除権限を有する担当者が、上記の契約が終了等したことを把握して、随時、削除処理を起動するほか、上記の契約が終了等したことの入力を受け付ける手段を設けて、契約関係の管理テーブル等に記録し、削除条件を監視するプログラムが当該管理テーブルをサーチして、削除処理を起動するようにしてもよい。
図15は、本実施形態に係る会計処理装置1での削除対象リスト作成処理のフローチャートである。
図16は、本実施形態に係る会計処理装置1の記憶部30に記憶されるデータの例を示す図である。
図17は、本実施形態に係る会計処理装置1でのデータ削除処理のフローチャートである。
S41において、個人情報制御部11は、削除対象リスト作成処理を行う。
ここで、削除対象リスト作成処理について、図15に基づき説明する。
図15のS50において、会計処理装置1の個人情報制御部11は、記憶部30に記憶されている保有期限情報を取得する。保有期限情報は、図16(A)に示す情報であり、業務アプリ32による帳簿データの作成時に、記憶部30に記憶されている(図7のS27参照)。
S51において、個人情報制御部11は、業務処理データDB36を参照して1つの帳簿データを取得する。
S53において、個人情報制御部11は、顧問先DB35(図5)を参照し、顧問契約が終了しているか否かを判断する。顧問契約が終了している場合(S53:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS54に移す。他方、顧問契約が終了していない場合(S53:NO)には、個人情報制御部11は、処理をS55に移す。
なお、S53は、会計事務所と顧問先との顧問契約内容(各種契約条件)に照らし合わせて行うことが可能な処理であり、その条件は、「顧問契約が終了したか」「代理人契約でないか」等がある。
S55において、個人情報制御部11は、全ての帳簿データに対して処理を行ったか否かを判断する。全ての帳簿データに対して処理を行った場合(S55:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS56に移す。他方、全ての帳簿データに対して処理を行っていない場合(S55:NO)には、個人情報制御部11は、処理をS51に移し、未処理の帳簿データに対して繰り返し処理を行う。
なお、ユーザがメッセージを確認した後に、削除対象リスト(項目)の表示を行う操作をすることで、表示部46には、図16(B)に示す削除対象リスト(項目)を表示できる。
そして、ユーザは、削除対象リスト(項目)を見て、データの削除を手動で行うこともできる。
ここで、データ削除処理について、図17に基づき説明する。
図17のS60において、個人情報制御部11は、削除対象リスト(項目)が作成されているか否かを判断する。削除対象リスト(項目)が作成されている場合(S60:YES)には、個人情報制御部11は、処理をS61に移す。他方、削除対象リスト(項目)が作成されていない場合(S60:NO)には、個人情報制御部11は、本処理を終了する。
S61において、個人情報制御部11は、削除対象リスト(項目)に基づいて業務処理データDB36から削除対象の帳簿データを取得する。
S62において、個人情報制御部11(業務データ処理部20)は、取得した削除対象の帳簿データ(消去対象情報)のアクセスキー(データ出力情報)を削除する。削除処理として、具体的には、個人情報制御部11は、業務処理データDB36のアクセスキーをNULLにする。アクセスキーを削除(NULLに変更)することで、個人番号へのアクセスができないようになる。なお、顧問先契約が終了し、当該個人番号を使用した帳簿データの保有期限が全て経過している場合には、当該個人番号も削除する。また、個人情報制御部11(ログ処理部21)は、アクセスログを取得して、ログDB37に記憶させる。
S64において、個人情報制御部11(消去関連生成出力部23)は、選択された1つのリストに関して、削除対象リスト(詳細)(消去関連情報)を作成する。図16(C)は、削除対象リスト(詳細)の例を示す。削除対象リスト(詳細)には、NULLデータ(上述の削除対象の帳簿データ)、PDFデータや、バックアップデータ(後述する)の他に、データとしてではなく、紙等で出力されたものに関するものをも含む。個人情報制御部11は、削除対象リスト(詳細)を、ログDB37を参照して作成する。
S65において、個人情報制御部11は、表示部46に対して削除対処リスト(詳細)が作成された旨のメッセージを出力(通知)した後、本処理を終了する。
また、このデータ削除処理において、個人情報制御部11は、削除対象リスト(詳細)を作成するものとして説明したが、削除対象リスト(詳細)を作成した後に、個人情報制御部11は、データとして記憶部30に記憶された該当のデータを自動的に削除してもよい。
実施例では、削除対象リスト(項目)から1つのリストを選択した場合を記載しているが、複数対象が存在する場合は、複数のリストを選択するようにしてもよい。
次に、データバックアップについて説明する。
図18は、本実施形態に係る会計処理装置1での記憶部30に記憶されたバックアップ管理テーブルの例を示す図である。
会計処理装置1の制御部10は、図18のバックアップ管理テーブルに示すように、個人番号を含むDBのバックアップデータを適宜取得して記憶する。個人番号を含むDBは、特定個人情報DB33である。また、個人番号を直接に含まないが、個人番号に対応するアクセスキーや、会社コード及び社員番号を有するデータであって、随時更新されるデータを含む業務処理データDB36及びログDB37に関してもバックアップデータを取得する。
バックアップデータは、上述のように、個人番号を含むものであるので、削除データの対象になりうる(図16(C)参照)。
上述した実施形態では、顧問先企業での従業員に関する個人番号管理や会計事務所において、顧問先企業の情報を1つのDBで集中管理する場合について説明したが、ここでは、会計事務所が個人番号を顧問先ごとに管理する場合において、分散管理する場合について説明する。
上述した実施形態と、分散管理による処理とが異なるのは、メイン処理及び削除処理の2点である。
基本的なメイン処理(S201からS209まで)については、図3に示す処理(S1からS9まで)と同じなので、異なる部分のみを説明する。
図3との違いは、図3の場合は、1つのDBに全ての顧問先の個人番号が管理されているため、1度のメイン処理で済むのに対し、図19では、顧問先ごとにメイン処理(図3記載の処理)を、顧問先の数(N個)だけループ処理を行う(S200及びS210)。
基本的な削除処理(S240からS242まで)については、図14に示す処理(S40からS42まで)と同じなので、異なる部分のみを説明する。
図14との違いは、図14の場合は、1つのDBに全ての顧問先の個人番号が管理されているため、1度のメイン処理で済むのに対し、図20では、顧問先ごとにメイン処理(図14記載の処理)を、顧問先の数(N個)だけループ処理を行う(S240a及びS243)。
(1)個人番号の取得、利用、保管及び廃棄の処理を適宜行うことで、個人番号の取得、利用、保管及び廃棄を厳正に行うことができる。
(2)個人番号と共に使用許諾情報を取得するので、個人番号を一度取得すれば、その後の業務において、同意を得るための手続をとる必要なく使用できる。よって、個人番号を業務で使用する度に、使用の同意を得る手間を省くことができる。
(4)顧問先契約が終了したり、保存期限が経過した場合には、個人番号を無効化するので、個人番号の廃棄を、的確に行うことができる。
(5)電子書類を送信後の帳簿データは、法定期限内は保管する必要があるが、個人番号を取得できないようにすることで、セキュリティが向上する。
(6)個人番号を無効化した場合であっても、必要に応じて有効にできる。よって、以前契約していた顧問先と再度契約をした場合等に、以前の情報を利用できる。
(1)実施形態では、使用許諾情報に、許諾する業務の業務名を含むものとして説明したが、これに限定されない。複数業務を行わず、1つの業務を行うものであれば、個人番号に関する使用許諾情報であればよく、業務名を含む必要がない。
(2)実施形態では、個人番号の無効化を、既に顧問契約が終了した顧問先の個人番号と、同一アクセスキーの業務処理データの申告済フラグが全て1の場合のアクセスキーに対応する個人番号とに対して行うものとして説明したが、これに限定されない。例えば、保有期限が経過したことに応じて、個人番号を無効化してもよい。
(3)実施形態では、アクセスキーテーブルとして、会社コード及び社員番号に対応するアクセスキーを記憶するものとして説明した。しかし、社員の家族を含む場合も考えられる。そして、社員の家族にも個人番号が付与される。その場合には、会社コード、社員番号及び続柄に関する続柄コードに対応するアクセスキーを記憶すればよい。
(5)実施形態では、会計処理装置に対してユーザがオンラインで操作を行うものとして説明したが、これに限定されない。オフラインで作業をした場合であっても、個人番号に関するログを取得しておき、会計処理装置とオンラインになったときに、取得したログを会計処理装置に送信することで、会計処理装置では、ログ記憶部にそのログを記憶してもよい。
(6)実施形態では、会計処理装置は、会計事務所内に有するものとして説明したが、これに限定されない。例えば、会計処理装置のアプリを開発している企業に会計処理装置1の機能を有するサーバを設け、このサーバに会計事務所のコンピュータが接続されることで実現してもよい。
(7)実施形態では、個人情報管理メイン処理が、図3のフローチャートのように一連の処理として説明したが、これに限定されない。例えば、業務アプリ利用処理や削除処理等を個別に処理したり、組合せたりしてもよい。
この変形形態2で説明するものは、個人番号を記載した出力物について、ファイル等の電子情報で管理しているものだけでなく、印刷したものはPDFにして出力先を全て把握した上で、さらにその出力先の出力物の変更等の操作を含めた全ての処理のログをとり、出力した担当者が削除処理(削除フラグを立てる)を終えない限り、消去期限が来たときに個人番号の削除処理されていない出力物がある場合は、警告等で担当者に知らせ、担当者に確実に出力物を削除又は個人番号部分の抹消をさせる(ログも取る)までの履歴を含めたシステムである。
これは、処理データ等の個人情報管理システムからみたときのオンラインでの管理に対し、印刷等により出力した紙等の個人情報管理システムからみたときのオフラインでの「紙媒体、PDF(所定のフォルダ等に格納)、CDROM等の記録媒体に焼いたPDF等のデータ」等(以後、出力媒体とする)については、従来は個人情報DBで管理されず、アクセス管理もされていないケースが多いため、出力された後に削除期限が来た場合等が来ても出力媒体の場所等をわからなくて、削除漏れが発生するので、出力媒体の管理、変更、移動の履歴を含むログ情報を取ることで、それ自体を確実に削除させたり、削除状況を追跡できる。
このオフラインでの「紙出媒体、PDF、CDROM等の記憶媒体に焼いたPDF」について、アクセス管理されていない環境で、これらを確実に削除させたり、削除状況を追跡できるようなシステムでは、以下の構成を備える。
(1)削除リストには、下記を一覧表示
(a)紙媒体(印刷した帳表)、PDFや電子文書(CDROM等の記録媒体に記録したファイル単位)の名称の一覧、
(b)その紙媒体やPDFに含まれる個人番号に係る個人の名前又は社員番号、その個人の組織、
(c)出力媒体の出力年月日及び時間、出力場所(プリンタやPC名称等)、出力者(個人番号の削除権限を有する者を含む)、管理責任者(出力場所の責任者やシステム管理者と個人番号の削除権限を有する者を含む)の情報、
(d)PDF出力したものや、印刷出力した帳表のPDF(印刷したものはPDF化してある)へのリンク(格納先情報やそのディレクトリも含む)、
(e)紙媒体の場合は、送付した先、保管したバインダーファイルの名称、ロッカーの名称等、
(f)ステータスとして、削除の有無、出力した年月日、削除することが必要になった年月日、その理由(契約解消、文書の保存年限経過)、削除したものは削除した年月日、削除した管理者の氏名やID、
(g)「1週間以内に削除が必要」に例示される削除期限を設定して、(システム)管理者が出力媒体の出力者又は管理責任者へ削除期限の注意を喚起するための表示、又は直接に出力媒体の出力者又は管理責任者へ削除期限の注意を喚起するための表示を含む注記情報、
(h)削除した結果を入力するチェック欄、
(i)所定の期間内に削除リストのチェック欄(h)の削除結果が入力されていない場合は、(システム)管理者に通知し、未削除出力媒体の出力者又は管理責任者に削除処理を促す旨の注意情報、
(2)以上のログを(システムが自動取得できない場合は必要により入力させて)記録する。
(3)個人番号の削除権限を有する者による、削除完了の入力を求める。
(4)PDFや電子文書については、ファイルのコピーの履歴や、変更の有無まで記録し、確実に追跡できる。
(5)紙媒体に出力するときは、同時にPDF化して保存して、どういった帳表であるかの概要を参照可能とする。但し、個人番号の部分は墨付きにして、原則として見られないようにする処理を施してある。
(6)削除処理を指示した場合に、削除ツール(無意味なデータを上書きしてデータ復元できない削除処理)を使用して完全消去する。
なお、削除完了したかのチェックは、削除した担当者がパスワードや認証等の手段でログインした上で行う。データがオンライン上に残っている場合は、同様に認証等でログインして削除指示から削除処理、削除完了チェックまでもログを取り、後から履歴を追って検証することができる。
10 制御部
11 個人情報制御部
12 取得管理部
13 情報取得部
14 情報登録部
15 情報利用部
16 アプリ判別部
17 個人番号出力部
17a 画面データ出力部
18 情報管理部
19 個人情報処理部
20 業務データ処理部
21 ログ処理部
22 消去対象生成出力部
23 消去関連生成出力部
25 業務アプリ制御部
30 記憶部
31a 個人情報管理アプリ
32,32a,32b 業務アプリ
33 特定個人情報DB
34 ユーザDB
35 顧問先DB
36 業務処理データDB
37 ログDB
46 表示部
100 会計処理システム
Claims (6)
- 出力した一意に定まる個人番号を含む紙媒体、PDF及びCDROMを含む可搬型記録媒体に焼いたPDFのうち少なくとも1つである出力媒体について、前記出力媒体に含まれた個人番号について削除条件を満たす場合に、オフライン環境で、前記出力媒体の削除状況を追跡し、確実に削除したかどうかまでを管理する個人情報管理システムであって、
一意に定まる個人番号と、業務を識別する業務識別情報が対応付けられた前記個人番号の使用に関する使用許諾情報とを含む個人情報と、企業や事務所の組織を識別する企業識別情報とを対応付けて特定個人情報記憶部に記憶させる個人情報記憶制御手段と、
個人番号を含む帳表を、紙媒体、PDF形式を含む出力媒体で出力する場合に、出力した出力媒体に関する情報を記録すると共に、出力媒体に対する管理、変更、移動、削除の履歴を含むログ情報を記録する、出力媒体関連情報記録手段と、
前記業務識別情報と、前記企業識別情報と、企業内の個人を識別する個人識別情報とに基づく消去条件を満たした場合に、前記消去条件を満たした前記個人情報を含む消去対象情報を出力する消去情報出力手段と、
所定の個人番号について、消去条件及び前記出力媒体関連情報記録手段によって記録された情報に基づいて、消去条件を満たした消去対象情報に含まれる紙媒体ないしPDFを含む前記出力媒体の削除リストを作成するリスト作成手段と、
を備え、
前記削除リストは、
(a)前記出力媒体の名称を含む名称一覧、
(b)前記出力媒体に含まれる前記個人番号に係る個人の名前又は社員番号、その個人の組織を含む個人情報、
(c)前記出力媒体の出力年月日及び時間、出力者、出力場所(プリンタやPC名称等)、管理責任者の情報、
(d)PDF出力したものや、印刷出力した帳表のPDF(印刷したものはPDF化してある)へのリンク(格納先情報やそのディレクトリも含む)を含むリンク情報、
(e)紙媒体に関する、送付した先、保管したバインダーファイルの名称、ロッカーの名称等を含む保管情報、
(f)削除の有無、出力した年月日、削除することが必要になった年月日、その理由(契約解消、文書の保存年限経過)、削除したものは削除した年月日、削除した管理者の氏名やIDを含むステータス情報、
(g)システム管理者が「1週間以内に削除が必要」に例示される注意を喚起する表示を含む注記情報、
(h)削除した結果を入力するチェック欄、
及び、
(i)所定の期間内に前記削除リストのチェック欄(h)の削除結果が入力されていない場合は、システム管理者に通知し、未削除出力媒体の前記出力者又は前記管理責任者に削除処理を促す旨の注意情報、
のいずれか1以上を一覧表示すること、
を特徴とする個人情報管理システム。 - 請求項1に記載の個人情報管理システムにおいて、
前記出力媒体に関するログデータを記録するログ記録手段を備え、
前記ログ記録手段は、自動で、又は、入力を受け付けることで記録すること、
を特徴とする個人情報管理システム。 - 請求項1又は請求項2に記載の個人情報管理システムにおいて、
前記削除リストのチェック欄(h)は、所定のアクセス権限者による削除完了の入力を求めるものであること、
を特徴とする個人情報管理システム。 - 請求項2に記載の個人情報管理システムにおいて、
前記ログ記録手段は、前記出力媒体に関するコピーの履歴や、変更の有無を記録するものであること、
を特徴とする個人情報管理システム。 - 請求項1から請求項4までのいずれかに記載の個人情報管理システムにおいて、
オフライン環境で出力した前記出力媒体が紙媒体である場合には、同時にPDF化して保存するPDF保存手段を備え、
前記PDF保存手段によって保存したPDFは、帳表の概要を含み、かつ、前記個人番号は、参照不可に処理がされたものであること、
を特徴とする個人情報管理システム。 - 請求項1から請求項5までのいずれかに記載の個人情報管理システムにおいて、
削除処理を指示した場合に、無意味なデータを上書きしてデータ復元できない削除処理を行う削除ツールを使用して、前記個人番号を含む前記出力媒体のデータを完全消去すること、
を特徴とする個人情報管理システム。
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