JP2019212144A - ファイル管理装置、ファイル管理方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子ファイルを削除した後であっても、電子ファイルの登録の有無を証明することができるファイル管理装置を提供する。【解決手段】 ファイル管理装置は、保管管理の対象となる電子ファイルを格納するファイル格納部と、前記電子ファイルに関する情報を格納するログ格納部と、前記ファイル格納部から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報を前記ログ格納部に書き込むログ登録部とを有する。好適には、前記ログ格納部は、前記ファイル格納部と物理的に異なる格納領域に構築され、前記ログ登録部は、少なくとも、ファイルを削除した年月日を前記ログ格納部に書き込む。【選択図】図２

Description

本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理方法、及びプログラムに関する。

例えば、特許文献１には、旅費・経費精算システムの精算伝票に対して、添付権限を有するユーザが国税関係書類を添付し、電子帳簿保存法に則ってエラーチェック後、あらかじめ定められた時間に自動的に電子署名、タイムスタンプを付与し、精算入力画面にて入力した電子帳簿保存法の要件を満たす必要項目（取引日、取引先、取引先金額）が、検索画面にて利用できるようになり、保存日時より税法に規定する期間を経過した時、削除が可能となるコンピュータシステムが開示されている。

特開２０１２−００８９９２

電子ファイルを削除した後であっても、電子ファイルの登録の有無を証明することができるファイル管理装置を提供することを目的とする。

本発明に係るファイル管理装置は、保管管理の対象となる電子ファイルを格納するファイル格納部と、前記電子ファイルに関する情報を格納するログ格納部と、前記ファイル格納部から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報を前記ログ格納部に書き込むログ登録部とを有する。

好適には、前記ログ格納部は、前記ファイル格納部と物理的に異なる格納領域に構築され、前記ログ登録部は、少なくとも、ファイルを削除した年月日を前記ログ格納部に書き込む。

好適には、前記ログ登録部は、前記ファイル格納部から削除された電子ファイルを特定するファイル特定情報と、この電子ファイルが削除された削除年月日とを書き込む。

好適には、前記ログ登録部は、前記ファイル特定情報として、他の台帳と共通する識別情報を書き込む。

好適には、前記電子ファイルは、取引に関する情報が含まれた取引文書ファイルであり、前記ファイル格納部は、取引文書ファイルを格納し、前記ログ登録部は、前記取引文書ファイルの取引年月日と、前記取引文書ファイルの削除年月日とを前記ログ格納部に書き込む。

好適には、前記ログ登録部は、前記取引年月日又は前記取引文書ファイルの登録年月日と、前記取引文書ファイルの削除年月日とを前記ログ格納部に登録し、前記ログ登録部により登録される前記取引年月日又は前記登録年月日と、前記削除年月日とが含まれたログファイルに関して、タイムスタンプを生成するタイムスタンプ生成部をさらに有する。

また、本発明に係るファイル管理方法は、コンピュータが、保管管理の対象となる電子ファイルをファイル格納領域に格納する格納ステップと、コンピュータが、前記ファイル格納領域から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報をログ格納領域に書き込むログ登録ステップとを有する。

また、本発明に係るプログラムは、保管管理の対象となる電子ファイルをファイル格納領域に格納する格納ステップと、前記ファイル格納領域から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報をログ格納領域に書き込むログ登録ステップとをコンピュータに実行させる。

電子ファイルを削除した後であっても、電子ファイルの登録の有無を証明することができる。

記録管理システム１の全体構成を例示する図である。 記録管理システム１における処理の概要を説明する図である。 ファイル管理装置４のハードウェア構成を例示する図である。 ファイル管理装置４の機能構成を例示する図である。 記録管理システム１におけるファイル管理処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。 ログ格納部４７０に登録されるログ情報を例示する図である。 保存開始年月日及び保存期限の算出方法を説明する図である。

［背景］
本発明がなされた背景を説明する。
会社内には多くの法定保存文書が存在し、該当する法律に従い、原則、原本保存が義務付けられている。このような文書であっても、法令の規定に従い、保存期間が満了した場合には廃棄することができる。また、ｅ−文書法を適用することにより、これら文書を電子ファイルとして保存することも認められている。
電子ファイルの保存コストや、情報漏洩のリスクを考えると、保存期間満了後は、電子ファイルを廃棄することが望ましい。しかしながら、保存期間中は、適法に電子ファイルを保存し、保存期間満了後に、電子ファイルを廃棄したことを証明することは必ずしも容易ではない。そのため、保存対象文書の電子ファイルを廃棄できないようにシステムを構成する例が多い。

そこで、本実施形態の記録管理システム１では、保存対象となる電子ファイルがシステムから削除された場合に、電子ファイルの削除ログを記録して、電子ファイルが過去に登録されていたこと、及び、この電子ファイルが削除された時期を特定可能とする。すなわち、電子ファイル本体よりもデータ容量の小さいログデータに必要情報を残すことで、「保存していた」という事実の立証を可能にする。

本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図１は、記録管理システム１の全体構成を例示する図である。
図２は、記録管理システム１における処理の概要を説明する図である。
図１に例示するように、記録管理システム１は、クライアント端末２、業務サーバ３、ファイル管理装置４、及び、会計サーバ５を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
クライアント端末２は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、クライアント端末２Ｃには、スキャナ２００が接続されており、このスキャナ２００によりスキャンされた文書（取引文書など）のファイルをクライアント端末２がファイル管理装置４に登録する。また、クライアント端末２は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）をファイル管理装置４に登録することもできる。

業務サーバ３は、業務システムとしての機能をクライアント端末２に提供するサーバ装置である。本例の業務サーバ３は、図２に例示するように、クライアント端末２から、取引に関する情報（取引年月日、取引先、及び、取引金額など）の入力を受け付けると、取引を特定するための一連番号を採番し、採番された一連番号に関連付けて、取引に関する情報を保存する。

ファイル管理装置４は、保管管理の対象となる電子ファイルを保存管理するコンピュータ端末である。本例のファイル管理装置４は、図２に例示するように、取引文書のＰＤＦファイルを、業務サーバ３により採番された一連番号に関連付けてファイル格納領域に保存し、ファイルの保存期間満了後にファイルがファイル格納領域から削除されると、その削除ログをログ格納領域に書き込んで保存する。

会計サーバ５は、会計処理システムとしての機能をクライアント端末２に提供するサーバ装置である。本例の会計サーバ５は、業務システム３と連携して、業務システム３に入力された業務情報に基づいて、会計帳簿のデータファイルを作成する。会計帳簿に含まれる取引情報は、業務システム３により採番された一連番号に関連付けられている。すなわち、業務システム３、ファイル管理装置４、及び会計サーバは、共通する識別情報（一連番号）を用いて、取引を特定する。なお、本例の会計帳簿は、他の台帳の一例である。
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。

図３は、ファイル管理装置４のハードウェア構成を例示する図である。
図３に例示するように、ファイル管理装置４は、ＣＰＵ４００、メモリ４０２、ＨＤＤ４０４、ネットワークインタフェース４０６（ネットワークＩＦ４０６）、表示装置４０８、及び入力装置４１０を有し、これらの構成はバス４１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ４００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ４０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ４０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図４のファイル管理プログラム４２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ４０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置４０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置４１０は、例えば、キーボード及びマウスである。

図４は、ファイル管理装置４の機能構成を例示する図である。
図４に例示するように、ファイル管理装置４には、ファイル管理プログラム４２がインストールされ、ファイル格納部４６０及びログ格納部４７０がそれぞれデータ記録領域として構成されている。ファイル管理プログラム４２は、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、ファイル管理装置４にインストールされる。
なお、ファイル管理プログラム４２の一部又は全部は、ＡＳＩＣなどのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）の機能を一部借用して実現されてもよい。また、このプログラム全体が一台のコンピュータ端末にインストールされてもよいし、クラウド上の仮想マシンにインストールされてもよい。

ファイル管理プログラム４２は、メタ情報取得部４２０と、ファイル登録部４２２と、ファイル削除部４２４と、ログ登録部４２６と、タイムスタンプ部４２８と、期限算出部４３０と、整合性判定部４３２と、警告部４３４と、削除制限部４３６とを有する。

ファイル管理プログラム４２において、メタ情報取得部４２０は、電子ファイルを特定するファイル特定情報を、他のシステムから取得する。本例のメタ情報取得部４２０は、業務サーバ３から、取引文書に付与された一連番号を取得する。取得される一連番号は、取引帳簿と共通で使用される取引の識別情報である。

ファイル登録部４２２は、保管管理の対象となる電子ファイルをファイル格納部４６０に登録する。本例のファイル登録部４２２は、取引文書のＰＤＦファイルを、メタ情報取得部４２０により取得された一連番号に関連付けてファイル格納部４６０に登録する。

ファイル削除部４２４は、ユーザの指示に応じて、ファイル格納部４６０に登録されている電子ファイルのいずれかを削除する。本例のファイル削除部４２４は、ユーザ認証を行い、認証に成功したユーザの指示に応じて、ファイル格納部４６０から、指定されたＰＤＦファイルを削除する。

ログ登録部４２６は、ファイル格納部４６０から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報（削除ログ）をログ格納部４７０に書き込む。より具体的には、ログ登録部４２６は、ファイル格納部４６０から取引文書の電子ファイルが削除された場合に、削除された電子ファイルを特定するファイル特定情報と、この電子ファイルが削除された削除年月日と、この取引文書の取引年月日とをログ格納部４７０に書き込む。
本例のログ登録部４２６は、ファイル格納部４６０に取引文書のＰＤＦファイルが登録された場合に、登録されたＰＤＦファイルの一連番号と、取引年月日と、登録年月日とを登録ログとしてログ格納部４７０に書き込み、登録されたＰＤＦが削除された場合に、削除されたＰＤＦファイルの一連番号と、削除年月日と、削除したユーザのユーザＩＤとをログ格納部４７０に追記する。

タイムスタンプ部４２８は、ログ登録部４２６により登録される取引年月日又は登録年月日と、削除年月日とが含まれたログファイルに関して、タイムスタンプを生成する。より具体的には、タイムスタンプ部４２８は、既定のタイミングで、ログ格納部４６０に登録されているログファイルに関して、タイプスタンプを生成する。本例のタイムスタンプ部４２８は、ログ登録部４２６によりログファイルが書き込まれたタイミングで、登録されている全ログファイルに関してタイムスタンプを生成する。

期限算出部４３０は、ファイル格納部４６０に電子ファイルが登録されると、登録された電子ファイルに関して、保存開始年月日と、電子ファイルの保存期限とを算出する。より具体的には、期限算出部４３０は、ファイル格納部４６０に電子ファイルが登録されると、登録された年月日から次年度事業開始年月日を特定し、図７に例示するように、特定された次年度事業開始年月日に２カ月加算して、保存開始年月日とし、保存開始年月日に７年加算して、保存期限とする。本例の期限算出部４３０は、算出された保存開始年月日及び保存期限をログ格納部４７０に追記する。

整合性判定部４３２は、ファイル格納部４６０に格納されている電子ファイルと、ログ格納部４７０に格納されているログ情報とを比較して、ファイル格納部４６０内の電子ファイルの存否に関して整合性を判定する。より具体的には、整合性判定部４３２は、ログ格納部４７０に格納されているログファイルに基づいて、ファイル格納部４６０に存在するはずの電子ファイルの一連番号を特定し、特定された一連番号と、ファイル格納部４６０に格納されている電子ファイルの一連番号とを比較して、一致しない一連番号が発見された場合に、一致しない一連番号の異常フラグを立てる。

警告部４３４は、整合性判定部４３２による判定結果に応じて、異常状態であることを示す警告情報を外部に出力する。
また、警告部４３４は、期限算出部４３０により算出された保存期限に基づいて、ファイル格納部４６０に格納されている電子ファイルのいずれかが、その保存期限よりも前に削除された場合に、この電子ファイルに関連付けて、異常フラグをログ格納部４７０に追記する。

削除制限部４３６は、期間算出部４３０により算出された保存期限に基づいて、ファイル格納部４６０に格納されている電子ファイルの削除処理を制限する。本例の削除制限部４３６は、期限算出部４３０により算出された各電子ファイルの保存期限と、現在の年月日とを比較し、現在の年月日が保存期限を越えた電子ファイルのみを、ファイル格納部４６０から削除可能にする。

ファイル格納部４６０は、保管管理の対象となる電子ファイルを格納するファイル格納領域である。
ログ格納部４７０は、ログファイルを格納するログ格納領域である。本例のログ格納部４７０は、ファイル格納部４６０とは物理的に異なる格納領域である。

図５は、記録管理システム１におけるファイル管理処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。なお、本フローチャートは、ファイル格納部４６０に保存される電子ファイル１つに着目して説明するものであり、保存される各電子ファイルについて、同様の処理が並行して実施される。
図５に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、業務サーバ３がクライアント端末２から取引に関する情報の入力を受け付けて取引の一連番号を採番すると、ファイル管理装置４のメタ情報取得部４２０は、採番された一連番号及び取引情報を取得する。
ファイル管理装置４のファイル登録部４２２は、スキャナ２００によりスキャンされた取引文書のＰＤＦファイルをクライアント端末２から受信すると、受信したＰＤＦファイルを、メタ情報取得部４２０により取得された一連番号に関連付けてファイル格納部４６０に登録する。

ステップ１０５（Ｓ１０５）において、ログ登録部４２６は、ファイル登録部４２２により登録されたＰＤＦファイルに関して、登録ログをログ格納部４７０に書き込む。登録ログには、例えば、図６に例示するように、取引の一連番号（メタ情報）、及び、取引年月日が含まれる。
なお、タイムスタンプ部４２８は、ログ登録部４２６により登録ログが登録されると、ログファイルに関してタイムスタンプを生成し、期限算出部４３０は、登録されたＰＤＦファイルに関して、図７に例示するように、保存開始年月日及び保存期限を算出し、算出された保存開始年月日及び保存期限を登録ログに追記してもよい。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、ファイル管理プログラム４２は、登録されたＰＤＦファイルに対して、削除処理が要求されるまで、待機する（Ｓ１１０：Ｎｏ）。
削除制限部４３６は、現在の年月日と、登録されている保存期限とを比較して、保存期間経過前は、このＰＤＦファイルの削除を禁止し、保存期限が経過すると、このＰＤＦファイルの削除処理を可能にする。
ファイル削除部４２４は、ユーザ認証を行い、認証に成功したユーザから、ＰＤＦファイルの削除要求を受け付けると、ファイル格納部４６０から、指定されたＰＤＦファイルを削除する。

ステップ１１５（Ｓ１１５）において、ログ登録部４２６は、ファイル削除部４２４によりＰＤＦファイルが削除されると、削除されたＰＤＦファイルに関して削除ログをログ格納部４７０に追記する。削除ログには、図６に例示するように、削除されたＰＤＦファイルの一連番号に関連付けて、削除年月日、及び、削除したユーザのユーザＩＤが含まれる。

以上説明したように、本実施形態の記録管理システム１によれば、取引文書のＰＤＦファイルがファイル格納部４６０に登録されると、登録ログがログ格納部４７０に登録され、登録されたＰＤＦファイルがファイル格納部４６０から削除されると、削除ログがログ格納部４７０に登録される。登録された登録ログ及び削除ログに基づいて、取引文書のＰＤＦファイルが法令に従って保存されていなか否かを証明することができる。
また、ファイル管理装置４で使用するファイル識別情報（一連番号）を、他の台帳（会計サーバ５の会計帳簿）と共通にすることによって、ファイル管理装置４で取引文書のＰＤＦファイルが削除された後であっても、ファイル識別情報（一連番号）を用いて会計帳簿を参照することにより、削除されたＰＤＦファイルの内容の一部を確認することができる。

なお、上記実施形態では、税法上の取引文書の保管義務に従って、取引文書のＰＤＦファイルを保存する場合を具体例として説明したが、これに限定されるものではなく、他の法令等で保管義務が生じる文書についても同様に管理できる。

１…記録管理システム
３…業務サーバ
４…ファイル管理装置
５…会計サーバ
４２…ファイル管理プログラム

Claims (8)

1. 保管管理の対象となる電子ファイルを格納するファイル格納部と、
   前記電子ファイルに関する情報を格納するログ格納部と、
   前記ファイル格納部から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報を前記ログ格納部に書き込むログ登録部と
   を有するファイル管理装置。
2. 前記ログ格納部は、前記ファイル格納部と物理的に異なる格納領域に構築され、
   前記ログ登録部は、少なくとも、ファイルを削除した年月日を前記ログ格納部に書き込む
   請求項１に記載のファイル管理装置。
3. 前記ログ登録部は、前記ファイル格納部から削除された電子ファイルを特定するファイル特定情報と、この電子ファイルが削除された削除年月日とを書き込む
   請求項２に記載のファイル管理装置。
4. 前記ログ登録部は、前記ファイル特定情報として、他の台帳と共通する識別情報を書き込む
   請求項３に記載のファイル管理装置。
5. 前記電子ファイルは、取引に関する情報が含まれた取引文書ファイルであり、
   前記ファイル格納部は、取引文書ファイルを格納し、
   前記ログ登録部は、前記取引文書ファイルの取引年月日と、前記取引文書ファイルの削除年月日とを前記ログ格納部に書き込む
   請求項２に記載のファイル管理装置。
6. 前記ログ登録部は、前記取引年月日又は前記取引文書ファイルの登録年月日と、前記取引文書ファイルの削除年月日とを前記ログ格納部に登録し、
   前記ログ登録部により登録される前記取引年月日又は前記登録年月日と、前記削除年月日とが含まれたログファイルに関して、タイムスタンプを生成するタイムスタンプ生成部
   をさらに有する請求項５に記載のファイル管理装置。
7. コンピュータが、保管管理の対象となる電子ファイルをファイル格納領域に格納する格納ステップと、
   コンピュータが、前記ファイル格納領域から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報をログ格納領域に書き込むログ登録ステップと
   を有するファイル管理方法。
8. 保管管理の対象となる電子ファイルをファイル格納領域に格納する格納ステップと、
   前記ファイル格納領域から、いずれかの電子ファイルが削除された場合に、この電子ファイルが削除された時期を示す情報をログ格納領域に書き込むログ登録ステップと
   をコンピュータに実行させるプログラム。

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