JP2019219834A - 個人情報管理システム及び個人情報管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】企業等の従業員の入力された個人番号等の個人情報の漏洩防止を図りつつ、ペーパーレス化と個人番号の利用の利便性の向上を目的とする個人番号管理システムの提供。【解決手段】使用者に雇用される従業員の個人情報を記憶する記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）と、社員端末から入力された個人情報を取得して記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）に記憶させる個人情報取得手段と、記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）に記憶された個人情報を所定条件の下で担当者端末１７、顧問会計事務所端末２１に出力する個人情報提供手段と、を有する個人情報管理システムであって、記憶部２６が複数の記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃを備え、個人情報取得手段は、個人情報を複数の記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃに分割して記憶させる構成となる。【選択図】図１

Description

本発明は、使用者に雇用される従業員の個人番号（マイナンバー）を含む個人情報をペーパーレスで管理する個人情報管理システムに関する。

社会保障・税・災害対策等の行政手続きを円滑に行うべく１２桁の数字から成る個人番号（マイナンバー）を利用するマイナンバー制度の運用が開始され（平成２８年１月）、多くの企業は年末調整等のために従業員に対して個人番号及び本人確認資料の複写物である紙文書の提出を求めている。さらに、経理業務を会計事務所に委託している企業は、従業員から提出された上記個人番号及び本人確認資料の複写物を会計事務所に提供している。この結果、個人番号等の複写物である紙文書が企業、会計事務所の２箇所に存在することになり、企業、会計事務所は、企業の従業員の個人番号を含む個人情報の漏洩防止のための対策が課され、業務上の負担が増大することになる。特に、中小企業や小規模事務所では個人情報の漏洩防止対策の負担は過大となることが予想される。

上記した企業等における従業員の個人番号等の個人情報の漏洩防止のために、特定個人情報管理者のみにデータベースに記憶された個人番号へのアクセス権限の設定を可能とする特定個人情報管理装置が開示されている（特許文献１）。この特定個人情報管理装置による情報管理システムでは、システム全体の保守、管理を行うシステム管理者とは別に、個人番号等の特定個人情報を管理する特定個人情報管理者を別途独立して設けることで、システム管理と切り離し、特定個人情報の悪用、漏洩等を防止するものであり、特定個人情報を厳密に管理するものと期待されている。

特開２０１６−１２９０１６号公報

しかしながら、上記特定情報管理者装置による情報管理システムでは、個人番号へのアクセスに各種制限を設けているものの、特定個人番号をデータベースに一括して記憶させており、データベースからの漏洩防止が図られていない。そのため、データベースから特定個人情報が容易に漏洩する可能性がある。

本発明は、企業等の従業員の入力された個人番号（マイナンバー）等の個人情報の漏洩防止を図りつつ、個人番号の利用の利便性の向上を目的とする個人番号管理システム及び個人番号管理方法の提供を目的とする。

上記課題を解決するために、本発明に係る個人情報管理システムは、使用者に雇用される従業員の個人情報を記憶する記憶部と、第１の端末から入力された前記個人情報を取得して前記記憶部に記憶させる個人情報取得手段と、前記記憶部に記憶された前記個人情報を所定条件の下で第２の端末に出力する個人情報提供手段と、を有する個人情報管理システムであって、前記記憶部が複数の記憶部を備え、前記個人情報取得手段は、前記個人情報を前記複数の記憶部に分割して記憶させる構成である。

上記構成によれば、個人情報取得手段は、第１の端末から入力された個人情報を複数の記憶部に分割して記憶させるので個人番号等の漏洩防止がより強化されたものとなる。例えば、使用者である企業の従業員の１２桁の数字から成る個人番号を最初の４桁、中間の４桁、後の４桁の３つに分割し、３個の記憶部にそれぞれ記憶させることができる。更には、１２桁の数字を１つずつ１２個の記憶部に記憶させることもできる。複数の記憶部としては、例えば１台のサーバに複数のハードディスクを設けて記憶部とする場合、更に複数のサーバのハードディスクを記憶部として利用する場合が該当する。また、従業員の使用する第１の端末から入力された個人情報は、所定の条件の下で第２の端末に出力されることから漏洩の防止が図られる。所定の条件とは第２の端末を本システムの個人情報管理の担当者の使用端末に限定する等の条件が該当する。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記複数の記憶部は、所定のサーバ内に設けられた複数の記憶部で構成される。

このような構成によれば、サーバ内に複数の記憶部（例えば複数のハードディスク）が設けられているので、個人情報を分割して記憶させることができるので、漏洩防止を図ることができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記複数の記憶部は、ＳＳＬ通信を介して接続された複数のサーバ内に設けられた各記憶部で構成される。

このような構成によれば、複数の記憶部としてＳＳＬ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｓｏｃｋｅｔｓ Ｌａｙｅｒ）通信を介して接続された複数のサーバ内に設けられた各記憶部で構成されるので、ＳＳＬによる暗号化による漏洩防止と、個人番号等の個人情報を分割して記憶させることによる漏洩防止とを図ることができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記個人情報取得手段は、前記複数の記憶部に分割した前記個人情報を関連付けて記憶させる構成とすることができる。

このような構成によれば、分割して記憶された個人情報の漏洩を防止しつつ個人情報提供手段により提供することができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記個人情報は、１２桁から成る個人番号を含む構成とすることができる。

このような構成によれば、１２桁から成る個人番号（マイナンバー）を本システムにより漏洩防止を図り、かつ税申告手続き等に利用することが可能となる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、所定の端末を前記第１の端末として登録する端末登録手段を有し、前記端末登録手段は、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記所定の端末を前記第１の端末として登録する構成とすることができる。

このような構成によれば、第２の端末からの登録許可指示により第１の端末として登録されるので、企業の従業員、グループの構成員等の特定の者の個人情報の漏洩防止を図りつつ管理することができる。第２の端末は本システムで個人情報を管理する担当者の端末、第１の端末を従業員である社員の端末とすることができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記端末登録手段は、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記第１の端末の登録を抹消する構成とすることができる。

このような構成によれば、配置変更等により不要となった端末や、退職者等の端末を登録抹消することができるので、不要となった第１の端末を整理することができ、個人情報の漏洩を図ることができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記使用者の顧問事務所の端末を、前記個人情報提供手段から前記個人情報の提供を可能とする顧問事務所端末として登録する顧問事務所端末登録手段を有し、前記顧問事務所端末登録手段は、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を前記顧問事務所端末として登録する構成とすることができる。

このような構成によれば、顧問事務所の端末を顧問事務所端末として登録することで、使用者の従業員による第１の端末から入力された個人情報を顧問事務所に提供することができる。例えば、会計事務所等の顧問事務所は使用者の従業員の税申告等に個人番号等の個人情報を電子データとして利用することができる。これにより、紙媒体による個人情報の提供を不要とすることができ、紙媒体からの個人情報の漏洩を防止することができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記顧問事務所端末登録手段は、前記第２の端末からの期限付き登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を所定期間内に限り前記個人情報の提供を可能とする期限付き前記顧問事務所端末として登録する構成とすることができる。

このような構成とすることで、個人情報の提供が必要な期間に限り提供することができるので、個人情報の漏洩を防止することができる。このような場合として、例えば、年末調整時期の所定期間内に限り顧問の会計事務所の端末を顧問事務所端末として登録することができる。

本発明に係る個人情報管理システムにおいて、前記顧問事務所端末登録手段は、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記顧問事務所端末の登録を抹消する構成とすることができる。

このような構成とすることで、必要に応じて顧問事務所端末の登録を抹消することができるので、申告時期等の終了時、又は顧問契約の解約等のときにその後の個人情報の漏洩を防止することができる。

本発明に係る個人情報システムにおいて、前記個人情報の管理を担当する担当者の使用端末を前記第２の端末とする構成とすることができる。

このような構成によれば、使用者に属する各個人の個人情報の管理を担当する担当者の使用端末を第２の端末とすることで、個人情報の管理を十分に行うことができるので、漏洩の防止を図ることができる。

更に上記課題を解決するために本発明に係る個人情報管理方法は、第１の端末から入力された、使用者に雇用される従業員の個人情報を取得して記憶部に記憶させる個人情報取得ステップと、前記記憶部に記憶された前記個人情報を第２の端末に出力する個人情報提供ステップと、を有する個人情報管理方法であって、前記個人情報取得ステップは、前記個人情報を複数の記憶部に分割して記憶させる構成である。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記複数の記憶部は、所定のサーバ内に設けられた複数の記憶部で構成されるようにできる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記複数の記憶部は、ＳＳＬ通信を介して接続された複数のサーバ内に設けられた各記憶部で構成されるようにできる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記個人情報取得ステップは、前記複数の記憶部に分割した前記個人情報を関連付けて記憶させる構成とすることができる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記個人情報は、１２桁から成る個人番号を含む構成とすることができる。

本発明に係る個人情報管理方法において、所定の端末を前記第１の端末として登録する端末登録ステップを有し、前記端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記所定の端末を前記第１の端末として登録する構成とすることができる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記第１の端末の登録を抹消する構成とすることができる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記使用者の顧問事務所の端末を顧問事務所端末として登録する顧問事務所端末登録ステップを有し、前記顧問事務所端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を前記顧問事務所端末として登録する構成とすることができる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記顧問事務所端末登録ステップは、前記第２の端末からの期限付き登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を所定期間内に限る期限付き前記顧問事務所端末として登録する構成とすることができる。

本発明に係る個人情報管理方法において、前記顧問事務所端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記顧問事務所端末の登録を抹消する構成とすることができる。

本発明に係る個人情報提供方法において、前記個人情報の管理を担当する担当者の使用端末を前記第２の端末とする構成とすることができる。

本発明によれば、第１の端末から入力された個人情報を複数の記憶部に分割して記憶させるので個人番号等の漏洩防止が強化されたものとなる。更に、第１の端末から入力された個人情報は、所定の条件の下で第２の端末、顧問事務所端末に出力することにより漏洩防止を図ることができる。更に、ペーパーレス化を図り、紙文書を介した個人情報の漏洩を防止することができる。

図１は、本発明の実施の形態に係る個人情報管理システムのブロック構成図である。 図２は、図１に示す個人情報管理システムの制御処理ユニットによる処理の手順を示すフロー図である。 図３は、使用者に雇用される社員の個人情報を社員端末（第１の端末）により入力するための入力表示画面である。 図４は、使用者に雇用される社員の個人情報を管理する担当者の端末（第２の端末）に個人情報の出力を求めるための入力表示画面である。 図５は、使用者の顧問事務所である顧問会計事務所の顧問事務所端末から社員の個人情報の出力を求めるための入力画面である。 図６は、本実施形態に係る個人情報管理システム（Ｄ−Ｓｏｘ）への不正入力であることを社員端末に表示する表示画面である。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。

図１は本発明の実施の形態に係る個人情報管理システムのブロック構成図、図２は図１に示す個人情報管理システムの制御処理ユニットによる処理の手順を示フロー図、図３は使用者に雇用される社員の個人情報を社員端末（第１の端末）により入力するための入力表示画面、図４は使用者に雇用される社員の個人情報を管理、担当する担当者の端末に個人情報の出力を求めるための入力表示画面、図５は使用者の顧問事務所である顧問会計事務所の顧問事務所端末から社員の個人情報の出力を求めるための入力画面、図６は本実施形態に係る個人情報管理システム（Ｄ−Ｓｏｘへの不正入力であることを使用端末に表示する表示画面である。

本発明の実施形態に係る個人情報管理システムは、企業等の組織を統制する内部統制サポートシステム（「Ｄ−Ｓｏｘ」という。）に含まれる。すなわち、Ｄ−Ｓｏｘの各種機能の一つとして、社員の個人情報を管理する機能があり、Ｄ−Ｓｏｘの一部として個人情報管理システムがある。Ｄ−Ｓｏｘは、企業・組織で発生する数々のプロジェクトにおいて開始から現在までの足跡、議事録、関連資料等を詰め込み、そして閲覧、提供することができるクラウドシステムである。Ｄ−Ｓｏｘでは、例えば現在進行中のプロジェクトについて、立案から進展の途中で添付資料や議事録等の関連資料にすべて辿りつくことができ、これらを閲覧可能としたものである。そして、閲覧による意見等のコメントを提供することができ、企業内部の資料の提供を統制することができるものである。また、企業側から社員への情報提供（就業規則、経費請求手順、緊急時の対応・連絡先等）により企業内情報の内部統制を図ることができるものである。上記情報の提供は登録された端末によるものであり、情報の漏洩防止を図ることができる。

Ｄ−Ｓｏｘは、オプションとして社員の個人情報であるマイナンバーの管理を行う「マイナンバー管理」、社員の勤務状況の管理を行う「タイムカード／勤務表管理」、社員の経費精算手続の管理を行う「経費精算の請求支払い管理」、ＰマークやＩＳＯ等の社員教育の管理を行う「Ｐマーク／ＩＳＯ等の教育テスト管理」等の各種機能を有する。本実施形態に係る個人情報管理システムは、上記した「マイナンバー管理」として機能するＤ−Ｓｏｘシステムが相当する。

図１に示すように、本実施形態に係る個人情報管理システム１１（以下、個人情報管理システム名を「Ｄ−Ｓｏｘ」として説明する）は、本システムを管理するシステム管理サーバ１２と、インターネット回線１３を介して接続する、第１の端末である社員端末１５（１５ａ、１５ｂ・・）と、第２の端末である担当者端末１７（１７ａ、１７ｂ、・・）と、を有する。個人情報管理システム（「本システム１１」又は「Ｄ−Ｓｏｘ」と称する）１１は、従業員の個人情報を管理、使用する企業等の使用者により利用される業務支援システムであり、複数の企業等が利用者となれる。本実施形態では利用者として一社の使用者（企業）１８で説明する。また、本システム１１には、使用者１８の顧問事務所である会計事務所の端末が顧問会計事務所端末（顧問事務所端末）２１として含まれる。顧問会計事務所端末２１は、インターネット回線１３を介してシステム管理サーバ１２と接続している。なお、本実施形態に係る個人情報管理システム１１を含むシステムＤ−Ｓｏｘは、社員端末１５、担当者端末１７及び顧問会計事務所端末２１との間で暗号化されたＳＳＬ通信によって情報の送受信を行っており、個人情報等の漏洩防止を図ることができる（Ｄ−ＳｏｘのＵＲＬは、ＳＳＬ／ＴＬＳプロトコルを利用した暗号化通信によることを示す「ｈｔｔｐｓ」から始まっている）。

システム管理サーバ１２は、コンピュータユニット（ＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を含む）にて構成される制御処理ユニット２３を有している。更にシステム管理サーバ１２は、制御処理ユニット２３とインターネット回線１３とを接続するインターフェース（Ｉ／Ｆ）である入出力部と、社員端末１５から入力された社員の個人情報を記憶する記憶部２６と、を有する。記憶部２６は、３つのハードディスクからなる記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃで構成されている。後述するように、社員端末１７から入力される個人情報は記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃに分割し、関連付けて記憶される。１２桁の数字から成る個人番号については、例えば４桁の数字に３分割して記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃにそれぞれ記憶される。なお、記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃについては、３台の管理サーバにそれぞれ設けてもよく、又は１個のハードディスクをセパレートして記憶部２６ａ、２６ｂ、２６ｃとすることもできる。個人番号以外の個人情報（例えば、本人確認情報）についても、複数の記憶部に分割して記憶させることが好ましい。

制御処理ユニット２３は、社員端末１５から入力された社員の個人番号を含む個人情報を記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）に分割して記憶させ、担当者端末１７、更に外部との連携を図るべく顧問会計事務所端末２１に個人情報を出力する処理を行うように設定されている（個人情報取得手段、個人情報提供手段）。また、制御処理ユニット２３は、担当者端末１７からの指示により社員の端末を社員端末１５として登録し、又は社員端末１５としての登録を抹消する処理を行うように設定されている（端末登録手段）。同様に制御処理ユニット２３は、担当者端末１７からの指示により顧問先である会計事務所の端末を顧問会計事務所端末２１として登録し、又は顧問会計事務所端末２１としての登録を抹消する処理を行うように設定されている（顧問事務所端末登録手段）。

第１の端末である社員端末１５は、使用者（企業）１８の従業員である社員が使用者の下で使用するの端末又は当該社員が個人的に所有する端末を、担当者端末１７を通じた担当者による登録指示により制御処理ユニット２３が社員端末として登録したものである。従業員である社員は、自己の使用する端末を社員端末１５として登録するように担当者に申し出ることができる。

顧問会計事務所端末２１は、使用者（企業）の顧問会計事務所が使用する端末を、担当者端末１７を通じた担当者による登録指示により制御処理ユニット２３が顧問会計事務所端末２１として登録したものである。使用者（企業）の顧問会計事務所は、自己の使用する端末を顧問会計事務所端末２１として登録するように担当者に申し出ることができる。本実施形態では顧問先の会計事務所の端末を顧問会計事務所端末２１として登録されているが、これに限定するものではない。例えば、従業員である社員の個人情報により行政手続等をする場合があれば、顧問先の法律事務所の端末を顧問法律事務所端末、顧問先の社会保険労務士事務所の端末を顧問社会保険労務士事務所端末として登録することもできる。

担当者端末１７は、使用者（企業）１８における従業員の個人情報を管理、担当する担当者が使用する端末であり、予め本システム１１において担当者端末１７として登録されている。担当者端末１７による担当者の入力指示により、社員が使用する端末が社員端末１５として登録され、又は社員端末１５としての登録が抹消される。更に、顧問会計事務所の端末が社員の個人情報の提供が可能となる顧問会計事務所端末２１として登録され、又は顧問会計事務所端末２１としての登録が抹消される。

上記した社員端末１５を利用する社員は、自己の属する企業の企業ＩＤ、企業パスワード、自己の社員番号（社員ＩＤ）及びパスワードの入力により、本システム１１を利用することができる。同様に顧問会計事務所端末２１を利用する会計事務所の担当所員（税理士等）、担当者端末１７を利用する担当者も、事務所及び自己のＩＤ、パスワードの入力により、本システム１１を利用することができる。

社員端末１５、担当者端末１７及び顧問会計事務所端末２１とインターネット回線１３を介して接続する本実施形態に係る個人情報管理システム１１では、図２に示すような手順にて処理がなされる。具体的には、使用者（企業）に雇用される従業員である社員が、自己の個人番号、本人確認資料を個人情報管理システム（Ｄ−Ｓｏｘ）１１により社員端末１５からシステム管理サーバ１２へ入力する手順を以下に説明する。

社員端末１５を起動させ、所定のＵＲＬの入力等により本システム１１であるＤ−Ｓｏｘへログインする（Ｓ１１）。Ｄ−Ｓｏｘへのログインは、グループログインとユーザログインとの２段階で構成されている。グループログインではグループＩＤ（企業ＩＤ）、グループパスワード（企業パスワード）及びユーザＩＤを入力する。退職者のユーザＩＤを無効とすることで、退職者によるグループログインを防止するものである。グループログインの完了後にユーザログインに進み、所定時間内にユーザＩＤ及びユーザパスワードを入力する。所定時間内にユーザＩＤ等の入力が無いときはログイン手続きが無効とされる。ユーザログインが完了すると、制御処理ユニット２３は、ログインした端末がＤ−Ｓｏｘを利用できる社員端末１５として登録されているか否かの判定を行う（Ｓ１２）。ログインした端末が社員端末１５として登録されていない場合には（Ｓ１２のＮＯ）、制御処理ユニット２３は、図６に示す不正アクセスである旨の画面表示を行う（Ｓ１３）。

図６では、社員端末１５として登録されていない端末から本システム１１のＤ−Ｓｏｘへログインされたとき、制御処理ユニット２３は当該端末の画面上に、「警告：Ｄ−Ｓｏｘへの不正アクセスです！不正アクセスとしてログを記録します！」を表示する。そして、更に「Ｄ−Ｓｏｘを利用するには端末毎に社員端末登録が必要です。」「Ｄ−Ｓｏｘを正式に利用したい方は、下記担当者へ利用申請して下さい。」「担当者メールアドレス＊＊＊＊」を表示して、Ｄ−Ｓｏｘの利用申請を可能としている。担当者は利用申請のメールを受信したとき、当該端末によるＤ−Ｓｏｘの利用の許可又は不許可を決定し、社員端末の登録許可指示又は登録不許可指示をシステム管理サーバ１２に送信する。制御処理ユニット２３は、担当者端末１７から社員端末の登録許可又は登録不許可の指示を受信する（Ｓ１４）。そして、制御処理ユニット２３は利用許可が無く登録不許可指示のときは（Ｓ１５のＮＯ）Ｄ−Ｓｏｘからログアウトして終了させる。なお、予め設定した所定時間内にＤ−Ｓｏｘの利用申請のメールがない場合にも、制御処理ユニット２３は、Ｄ−Ｓｏｘからログアウトして終了させる。制御処理ユニット２３は、登録許可指示のときは（Ｓ１５のＹＥＳ）、社員端末登録を行う（Ｓ１６）。

制御処理ユニット２３は、Ｄ−Ｓｏｘにログインした端末が社員端末登録されているときは（Ｓ１２のＹＥＳ）、メニュー画面表示を行い、メニューの選択を求める（Ｓ１７）。上述したようにＤ−Ｓｏｘは企業の内部統制サポートシステムであり複数のオプション機能を有し、個人情報管理システムとしての「マイナンバー管理」もその一つの機能として含まれている。メニュー画面で「マイナンバー管理」を選択すると、制御処理ユニット２３は、当該社員端末１５の画面に、図３に示す個人情報を入力するための入力画面を表示させる（Ｓ１８）。図３に示すように、個人情報の入力画面には、個人情報を入力する社員の氏名（漢字）（カナ）、所属部署（部、課）、社員番号（社員ＩＤ）、パスワードを入力する（Ｓ１９）。そして、１２桁の数字から成る個人番号（マイナンバー）を入力すると共に、本人確認資料（マイナンバーカードの画像データ、又はマイナンバー通知及び運転免許証等の画像データ）の添付の有無を入力する（Ｓ１９）。上記本人確認資料は、添付書類として併せて送信する。これにより紙媒体による個人情報の提出を不要としたペーパーレス化を図り、紙媒体を介した個人情報の漏洩を図ることが可能となる。

図３の個人情報の入力画面は、従業員である社員が年末調整等のために自己の個人番号、本人確認資料を使用者（企業）１８に提出するためのものであるが、Ｄ−Ｓｏｘによる個人番号入力の他に、社員が使用者（企業）１８以外の役所（社会保険事務所）や金融機関（口座開設）等に個人番号を直接提示したときは、画面の下段に表示されるログ確認用入力の欄に、個人番号の提出先（例えば、社会保険事務所、金融機関等）、個人番号提出日を入力する。社員個人がＤ−Ｓｏｘによる使用者（企業）１８以外に提出した個人番号の提出先を記録することで、個人番号の提出の全履歴（提出先、提出日）を管理することができる。これにより、政府が運営するオンラインサービスであるマイナポータルを利用した個人番号の使用履歴との一致を確認することができる。従業員である社員は、Ｄ−Ｓｏｘによる個人番号の履歴と、マイナーポータルによる個人番号の履歴を対比することで、例えば第三者による個人番号の不正使用（子供手当の不正受給での使用）を発見することができる。マイナポータルは、政府が運営するオンラインサービスで、行政手続がワンストップでできたり、行政機関からのお知らせを確認できたりするもので、具体的なサービスとして情報提供等記録表示（やりとり履歴）による個人番号の使用履歴の表示を含んでいる。

制御処理ユニット２３は、社員端末１５から社員の個人番号等の入力があった後に、入力情報処理として個人番号を分割して記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）に記憶させる（Ｓ２０：個人情報取得手段）。例えば、１２桁の数字から成る個人番号について、最初の４桁を記憶部２６ａに、中間の４桁を記憶部２６ｂに、最後の４桁を記憶部２６ｃに社員番号等と関連付けて記憶させることができる。記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）への記憶に際しては、４桁毎に分割する他に、例えば最初の３桁を記憶部２６ａに、中間の３桁を記憶部２６ｂに、残り最後の６桁を記憶部２６ｃに社員番号等と関連付けて記憶させることもできる。制御処理ユニット２３は、社員の個人情報等の入力を行うＤ−Ｓｏｘを終了するか否かの表示（不図示）を社員端末１５の画面に表示し、終了するとの選択があったときは（Ｓ２１のＹＥＳ）Ｄ−Ｓｏｘを終了し、Ｄ−Ｓｏｘの継続を選択したときは（Ｓ２１のＮＯ）、入力画面を表示する（Ｓ１８）。

このように、本実施形態に係る個人情報管理システム１１であるＤ−Ｓｏｘでは、入力された１２桁の個人番号を４桁づつ分割し、それぞれ３個の記憶部２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ）に記憶させるので、システム管理サーバ１２からの個人番号の漏洩防止を強化することができる。さらに、個人番号を含む個人情報の入力をＤ−Ｓｏｘに登録された社員端末１５に限定しているので、不特定の第三者からのアクセスを防止し、個人情報の漏洩防止を図ることができる。

次に、社員端末１５からＤ−Ｓｏｘに入力された個人番号を担当者端末１７に出力を求める入力画面を図４に示す。社員の個人情報の管理を担当する担当者は、担当者端末１７として登録されている端末からＤ−Ｓｏｘにログイン（グループログイン及びユーザログイン）する。制御処理ユニット２３は、担当者端末１７の画面に、担当者によるＤ−Ｓｏｘ利用のための利用入力画面を表示する（図４）。

図４に示すように、担当者端末１７の画面には、担当者用のＤ−Ｓｏｘ利用画面が表示され、入力画面上部にはログインの際に入力した担当者ＩＤ（担当者社員番号）及び担当者名が表示されている。入力画面の下部には表示を求める個人情報の該当する社員情報を入力する。担当者は、例えば営業部第１課に所属する鈴木太郎の個人番号の表示を求める場合には、その氏名（漢字で鈴木、太郎）及び（カナでスズキ、タロウ）、社員ＩＤ（社員番号）、所属部署（営業部、第１課）、個人番号提出先の名称、提出日を入力する。個人番号の提出先及び提出日を入力するのは、上述したように政府が運営するオンラインサービスであるマイナポータルを利用した個人番号の利用履歴との一致を確認することができるようにするためである。提出先としては、例えば、税務署、社会保険事務所等がある。

制御処理ユニット２３は、図４に示す入力画面に所定事項が入力された後、該当する社員の個人番号を担当者端末１７に表示する（個人情報提供手段）。担当者は表示された個人番号を申請書類に直接記入して提出先に送付することができる。また、画面上で個人番号入力の申請ができる場合には、表示された個人番号をコピーして申請画面に貼り付けることができる。これにより、担当者は従来のように社員の個人番号を記載した複写物を保持する必要がなくなり、ペーパーレス化により事務処理上の煩雑さは解消すると共に個人情報の漏洩防止を図ることができる。担当者は、入力された社員の個人番号及び本人の確認をした後に、本人確認資料を削除することで、本人確認資料の流出を防止する。また、退職した社員の個人番号（ユーザＩＤ等も含む）も削除して漏洩を防止する。

次に、Ｄ−Ｓｏｘに入力された社員の個人番号を顧問会計事務所端末２１に出力を求める入力画面を図５に示す。使用者（企業）１８の顧問会計事務所の担当所員（税理士等）は、顧問会計事務所端末２１として登録されている端末から、会計事務所名、担当者ＩＤ及びパスワードを入力してログインする。制御処理ユニット２３は、顧問会計事務所端末２１の画面に、担当所員によるＤ−Ｓｏｘ利用のための利用入力画面を表示する（図５）。

図５に示すように、顧問会計事務所端末２１の画面には、担当所員用のＤ−Ｓｏｘ利用画面が表示され、入力画面上部にはログインの際に入力した担当会計事務所名、担当所員ＩＤ及び担当所員名が表示される。入力画面の下部には表示を求める個人情報の該当する社員情報を入力する。担当所員は、例えば営業部第１課に所属する鈴木太郎の個人番号の表示を求める場合には、図４で示したのと同様に、その氏名（漢字で鈴木、太郎）及び（カナでスズキ、タロウ）、社員ＩＤ（社員番号）、所属部署（営業部、第１課）、個人番号提出先の名称、提出日を入力する。個人番号の提出先及び提出日を入力するのも、上述したように政府が運営するオンラインサービスであるマイナポータルを利用した個人番号の利用履歴との一致を確認することができるようにするためである。なお、本人確認資料は担当者端末１７を通じて企業の担当者により既に削除されているので、会計事務所への流出は防止される。

制御処理ユニット２３は、図５に示す入力画面に所定事項が入力された後、該当する社員の個人番号を顧問会計事務所端末２１に表示する（個人情報提供手段）。担当所員は表示された個人番号を申請書類（行政等）に直接記入して提出先に送付することができる。また、画面上で個人番号入力の申請（行政等）ができる場合には、表示された個人番号をコピーして申請画面に貼り付けることができる。これにより、担当者は従来のように社員の個人番号を記載した複写物を保持する必要がなくなり、ペーパーレス化により事務処理上の煩雑さは解消すると共に個人情報の漏洩防止を図ることができる。なお、顧問会計事務所端末２１の登録は期限付き顧問会計事務所端末２１として期間限定することができ、期間を経過した場合には、Ｄ−Ｓｏｘへログインした場合には、不正アクセスとして記録され、個人番号の提供を受けるには使用者（企業）１８の個人情報担当者に登録を求める必要がある（図６参照）。

上述したように、本実施形態に係る個人情報管理システム１１（Ｄ−Ｓｏｘ）によれば、従業員である社員の個人番号等の個人情報を登録した社員端末１５から入力させ、システム管理サーバの複数の記憶部に分割して記憶させると共に、登録された担当者端末１７、顧問会計事務所端末２１に個人番号等を出力表示するので、安全性を確保すると共に不正アクセスによる漏洩を防止でき、且つ紙媒体を不要とするペーパーレス化を図りつつ個人番号等の利用を図ることができる。

以上、本発明のいくつかの実施形態及び各部の変形例を説明したが、この実施形態や各部の変形例は、一例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。上述したこれら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明に含まれる。

以上、説明したように、本発明に係る個人情報管理システムは、第１の端末から入力された個人情報を複数の記憶部に分割して記憶させるので個人番号等の漏洩防止がより強化され、更に第１の端末から入力された個人情報は、所定の条件の下で第２の端末に出力されることにより漏洩の防止が図られるという効果を奏するので、第１の端末により記憶部に記憶された個人情報を所定条件の下で第２の端末に出力する個人情報管理システムとして有用である。

１１ 個人情報管理システム
１２ システム管理サーバ
１３ インターネット回線
１５（１５ａ、１５ｂ、・・・） 社員端末（第１の端末）
１７（１７ａ、１７ｂ、・・・） 担当者端末（第２の端末）
２１ 顧問会計事務所端末（顧問事務所端末）
２３ 制御処理ユニット
２５ 入出力部
２６（２６ａ、２６ｂ、２６ｃ） 記憶部

Claims (22)

1. 使用者に雇用される従業員の個人情報を記憶する記憶部と、
   第１の端末から入力された前記個人情報を取得して前記記憶部に記憶させる個人情報取得手段と、
   前記記憶部に記憶された前記個人情報を所定条件の下で第２の端末に出力する個人情報提供手段と、を有する個人情報管理システムであって、
   前記記憶部が複数の記憶部を備え、
   前記個人情報取得手段は、前記個人情報を前記複数の記憶部に分割して記憶させる個人情報管理システム。
2. 前記複数の記憶部は、所定のサーバ内に設けられた複数の記憶部で構成される請求項１に記載の個人情報管理システム。
3. 前記複数の記憶部は、ＳＳＬ通信を介して接続された複数のサーバ内に設けられた各記憶部で構成される請求項１に記載の個人情報管理システム。
4. 前記個人情報取得手段は、前記複数の記憶部に分割した前記個人情報を関連付けて記憶させる請求項１乃至３のいずれかに記載の個人情報管理システム。
5. 前記個人情報は、１２桁から成る個人番号を含む請求項１乃至４のいずれかに記載の個人情報管理システム。
6. 所定の端末を前記第１の端末として登録する端末登録手段を有し、
   前記端末登録手段は、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記所定の端末を前記第１の端末として登録する請求項１乃至５のいずれかに記載の個人情報管理システム。
7. 前記端末登録手段は、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記第１の端末の登録を抹消する請求項６に記載の個人情報管理システム。
8. 前記使用者の顧問事務所の端末を、前記個人情報提供手段から前記個人情報の提供を可能とする顧問事務所端末として登録する顧問事務所端末登録手段を有し、
   前記顧問事務所端末登録手段は、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を前記顧問事務所端末として登録する請求項１乃至７のいずれかに記載の個人情報管理システム。
9. 前記顧問事務所端末登録手段は、前記第２の端末からの期限付き登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を所定期間内に限り前記個人情報の提供を可能とする期限付き前記顧問事務所端末として登録する請求項８に記載の個人情報管理システム。
10. 前記顧問事務所端末登録手段は、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記顧問事務所端末の登録を抹消する請求項８又は９に記載の個人情報管理システム。
11. 前記個人情報の管理を担当する担当者の使用端末を前記第２の端末とする請求項１乃至１０のいずれかに記載の個人情報管理システム。
12. 第１の端末から入力された、使用者に雇用される従業員の個人情報を取得して記憶部に記憶させる個人情報取得ステップと、
    前記記憶部に記憶された前記個人情報を第２の端末に出力する個人情報提供ステップと、を有する個人情報管理方法であって、
    前記個人情報取得ステップは、前記個人情報を複数の記憶部に分割して記憶させる個人情報管理方法。
13. 前記複数の記憶部は、所定のサーバ内に設けられた複数の記憶部で構成される請求項１２に記載の個人情報管理方法。
14. 前記複数の記憶部は、ＳＳＬ通信を介して接続された複数のサーバ内に設けられた各記憶部で構成される請求項１２に記載の個人情報管理方法。
15. 前記個人情報取得ステップは、前記複数の記憶部に分割した前記個人情報を関連付けて記憶させる請求項１２乃至１４のいずれかに記載の個人情報管理方法。
16. 前記個人情報は、１２桁から成る個人番号を含む請求項１２乃至１５のいずれかに記載の個人情報管理方法。
17. 所定の端末を前記第１の端末として登録する端末登録ステップを有し、
    前記端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記所定の端末を前記第１の端末として登録する請求項１２乃至１６のいずれかに記載の個人情報管理方法。
18. 前記端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記第１の端末の登録を抹消する請求項１７に記載の個人情報管理方法。
19. 前記使用者の顧問事務所の端末を顧問事務所端末として登録する顧問事務所端末登録ステップを有し、
    前記顧問事務所端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を前記顧問事務所端末として登録する請求項１２乃至１８のいずれかに記載の個人情報管理方法。
20. 前記顧問事務所端末登録ステップは、前記第２の端末からの期限付き登録許可指示により、前記顧問事務所の端末を所定期間内に限る期限付き前記顧問事務所端末として登録する請求項１９に記載の個人情報管理方法。
21. 前記顧問事務所端末登録ステップは、前記第２の端末からの登録抹消指示により前記顧問事務所端末の登録を抹消する請求項１９又は２０に記載の個人情報管理方法。
22. 前記個人情報の管理を担当する担当者の使用端末を前記第２の端末とする請求項１２乃至２１のいずれかに記載の個人情報管理方法。

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