JP2017002695A - 鍵管理方法及び鍵管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 鍵を「誰が指示通り正しく持ち出したか」、そして「いつ正しく返却されたか」、そしてその「使用が正しく行われているか」、との事と、併せて使用現場における置忘れ防止を管理する鍵の管理方法及び鍵管理システムを提供する。
【解決手段】 担当者が携帯する携帯端末に設けた、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を、前記第一のリーダー手段により読み取る識別情報と、ＧＰＳ手段により携帯端末の位置情報を、担当者が携帯する携帯端末を経由して受信する携帯端末通信工程から、鍵の管理室から持出し、鍵の移動、鍵管理室へ鍵の返却を監視、管理することを特徴とする鍵管理システム。
【選択図】図１

Description

本発明は、鍵の管理において、鍵の保管場所から持出し、鍵を目的地で使用した後、返却までの鍵の管理が行える鍵管理方法及び鍵管理システムに関する。

従来、警備会社や企業及び集合住宅での管理部門で鍵を鍵箱あるいは、鍵収納ロッカーなどに収納し一括管理して、必要時に適宜本数を持出し、使用後返却されるようにしている。
このような管理は、定期的にあるいは随時、鍵の点検を行い、管理しなくてはならず非常に煩雑で時間のかかる管理を行っていた。また、持ち出される鍵について、誰が持出し、いつ返却したかなど厳密に管理しなくてはならないが、管理が曖昧となっており、どのように管理・使用しているかも把握できていなかった。

例えば、鍵収納ロッカーから持ち出す際に、持ち出し者が、どの鍵をいつ持ち出したか、そして、使用後いつ返却したなど管理ノートに記入する手間は、煩雑であり、それを怠ると時として返却忘れなども発生していた。そのため管理部門では定期的に又は臨時で、鍵の棚卸（チェック）を行わなければならず、多くの時間と手間を要していた。

このように、上記の如き従来の物理的な鍵の管理に際しては、できるだけ自動で管理をできるような方法が望ましい。そこで、鍵のおのおのにＩＣタグなどを付して、鍵の持出や返却の際に、そのＩＣタグの情報を読み取り自動で出し入れの管理を行う技術も開示されていた。

また、持ち出された鍵を使用している際に、置き忘れたり紛失したりする事故も発生していた。そのため物品の管理に際し、携帯する物品を忘れないようにするために例えば、物品にＩＣタグなどを付し、さらに末携帯端末でこれら物品のＩＣタグを登録し、携帯忘れを防止する技術も試みられていた。

特開２００１−１８２３８８号公報 特開２００８−２２５７５１号公報

特許文献１は、鍵の持出や返却忘れを簡単に行えるように発明されたもので、鍵箱内に複数の鍵を収納し、それぞれの鍵に固有の識別コードをもった電子的な識別タグなどが付されたものを使用し、持出し、返却の際に、それら鍵の識別タグを電子的に読取り、記録の煩雑さを軽減している技術である。
しかし、鍵の有り無しは、管理できるものの誰が持ち出したのかの管理が行えず、管理は不十分であった。

特許文献２は、利用者の忘れ物を防止するために発明された技術が開示されており、あらかじめ機器読み取り用の例えば、ＲＦＩＤタグなどを物品に付しておき、携帯端末に付されているタグの読み取り部で任意数の物品が携帯されているかどうか管理できる技術が示されている。しかし、この技術は、あらかじめ設定されたスケジュール実行時に携帯すべき物品が実行時刻にそろっているかどうか報知されるシステムが開示されているものの鍵の管理を行おうとするときの管理については何らの技術も開示されていない。

特許文献１及び２が開示されているもののそれぞれ分野が異なる技術である点と、特許文献１にしても誰が、どの鍵をいつ持ち出したか、誰がいつ返却したかなどの管理が出来ず、また持ち出した際に、鍵の持ち出者の管理が正常に行われているかも不明である。

この発明は、上記の課題の解決のためになされたもので、その目的とするところは、例えば、どの鍵を誰が持ち出したか、そしていつ返却されたか、そしてその使用が正しく行われているかをネットワークを利用し管理できる鍵の管理方法及び鍵管理システムを提供するものである。

本発明に係る構成の１つは、１個又は複数の鍵を管理する鍵管理ホルダーであって、１個又は複数の鍵の識別情報を記憶する鍵管理ホルダー記憶手段と、この鍵管理ホルダー記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、少なくとも携帯端末と通信を行う第一の通信手段と、鍵収納管理部と通信を行う第二の通信手段を設けた鍵管理ホルダーである。

また、鍵の内部に、鍵の識別情報を記憶した鍵記憶手段と、この鍵記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、少なくとも携帯端末と通信を行う第三の通信手段と、鍵収納管理部と通信を行う第四の通信手段を設けた鍵である。

担当者が携帯する携帯端末装置に、位置情報を取得し、発信することができるＧＰＳ手段と、担当者が携行する鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を読み取る第一のリーダー手段と、ＧＰＳ手段による位置情報、及び第一のリーダー手段の読み取った識別情報を、外部と送受信を行う携帯情報通信手段と、少なくともＧＰＳ手段、第一のリーダー手段、携帯情報通信手段を制御する携帯制御手段を設けてなり、携帯制御部は、第一のリーダー手段により鍵又は鍵管理ホルダーからの識別情報を随時読み取らせ、ＧＰＳ手段により担当者が携帯する携帯端末の移動する位置情報を合わせて外部に送信させることができるようにした携帯端装置としての実施例。

さらに鍵を収納管理する鍵収納管理部に、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を読み取る第二のリーダー手段と、この第二のリーダー手段より鍵持出入れ時に、鍵持出入情報を受信する鍵管理部通信手段と、少なくとも第二のリーダー手段、管理部情報通信手段を制御する管理部制御手段を設けてなり、この記管理部制御部は、第二のリーダー手段により鍵又は鍵管理ホルダーからの識別情報を随時読み取らせ、鍵の入出を外部に送信させることができるようにした鍵管理システム。

そして、前記の鍵又は鍵管理ホルダーと携帯端装置と鍵管理システムを合体して、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報に基づいて、鍵の移動情報を管理する受信サーバを設け、インターネットなどの公衆回線を経由して鍵の移動情報を受信するようにした鍵管理システムであって、
鍵収納管理部に設けた、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を読み取る第二のリーダー手段により発信される鍵持ち出入情報を受信する鍵収納管理部通信工程と、担当者が携帯する携帯端末に設けた、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を、第一のリーダー手段により読み取る識別情報と、ＧＰＳ手段により携帯端末の位置情報を、担当者が携帯する携帯端末を経由して受信する携帯端末通信工程から鍵の移動を監視するようにした鍵管理システム。

鍵の持ち出しから鍵の移動状態が、鍵、又は鍵管理ホルダーと、携帯端末に設けられたＧＰＳを含む通信手段により、鍵の持ち出し、移動時の管理及び収納時までの履歴が確実に把握できる。これにより、鍵のコピー、鍵の置き忘れ等、鍵、又は鍵管理ホルダーは、今までには無い鍵の管理が可能になる。

本発明の実施例を示す鍵管理システムの概念説明図。 本発明の実施例を示す鍵管理ホルダーの説明図。 本発明の実施例を示す鍵収納管理部の説明図。 本発明の実施例を示す鍵管理室の説明図。 本発明の実施例を示す鍵移動時の鍵管理説明図。 本発明の実施例を示す鍵管理部からの入出庫時のフロー説明図。 本発明の実施例を示す鍵を管理における随時作業のフロー説明図。

本発明を構成する鍵管理ホルダーＨは、図２に示されるように、１個又は複数の鍵を管理するワイヤーＷが設けられている。鍵管理ホルダーＨの内部には、鍵の識別情報を記憶する鍵管理ホルダー記憶手段Ｓ１と、この鍵管理ホルダー記憶手段Ｓ１に記憶された識別情報に基づいて、携帯端末と通信を行う第一の通信手段Ｔ１と、鍵収納管理部と通信を行う第二の通信手段Ｔ２が設けられている。Ｅは、緊急通報ボタンであって、このボタンを押下することで、通信手段Ｔ１、携帯端末装置１１を介して緊急事態を（後述する）鍵管理センター１０に通報することができる。

また、鍵の内部に、鍵の識別情報を記憶した鍵記憧手段Ｓ２と、この鍵記憶手段Ｓ２に記憶された識別情報に基づいて、携帯端末装置１１と通信を行う信を行う第三の通信手段Ｔ３と、鍵収納管理部と通信を行う第四の通信手段Ｔ４を設けたものであっても良い（図示せず）。以下、鍵管理ホルダーＨに基づいて、鍵の持ち出し使用及び管理について説明するが、請求項２における鍵に第三、第四の通信手段を設けた場合であっても、同様の鍵の持ち出し使用及び管理が行えるのでその説明は省略する。

これらの識別情報を記憶した鍵記憶手段を所有した鍵管理ホルダーＨ、または鍵によって、これらの管理を行う場合を説明をする。
図３に示されるように鍵を収納管理する鍵収納管理部１に、鍵又は鍵管理ホルダーＨに記憶されている識別情報を読み取る第二のリーダー手段２と、この第二のリーダー手段２より鍵持出入れ時に、鍵持出入情報を受信する鍵管理部通信手段３と、少なくとも前記第二のリーダー手段２、管理部情報通信手段３を制御する管理部制御手段４を設けてなり、前記管理部制御部４は、外部からの制御情報に基づき、前記第二のリーダー手段２により前記鍵又は鍵管理ホルダーからの識別情報を随時読み取らせ、鍵の入出を外部に送信させることができるようにしている。

具体的には、必要な鍵管理ホルダーＨを取り出し、第二のリーダー手段２へ鍵の第二の通信手段Ｔ２を介して、識別情報を読み取らせるとともに、持ち出し者のＩＤカード５、持ち出し者の紐つけを行う。この作業を行うことで、鍵管理室６から持ち出し者が退室する（図４参照）。これにより鍵の入出庫が管理できるが、このとき鍵管理室６のドア部には、鍵、又は鍵管理ホルダーの識別情報を読み取るアンテナ７が設置されており、前記第二のリーダー手段２により持ち出し者の紐つけが行われていないで、鍵又は鍵管理ホルダーＨを持ち出した場合は、後述する鍵管理センター又は鍵管理室６の警備室８アラートにより異常を伝えられるようになっている。

ここでの管理は、持ち出した鍵の識別情報によって、誰がどの鍵を持ち出したかが、第二のリーダー手段２によって、紐付され、鍵管理部通信手段３を介して、鍵管理センター１０に情報が伝えられる。ここでの鍵管理ホルダーＨに設けられた第二の通信手段Ｔ２としては、ＲＦＩＤ（ｒａｄｉｏ ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）等のＩＣタグで形成されている。

次に担当者が携帯する携帯端末装置１１について図１によって説明する。携帯端末装置１１の携帯制御部は、第一のリーダー手段により鍵又は鍵管理ホルダーＨからの識別情報を随時読み取らせ、ＧＰＳ（Ｇｌｏｂａｌ Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）手段により担当者が携帯する携帯端末の移動する位置情報を外部に送信させることができるようにしている。これらの実施例としては、例えばスマートフォンなどに適宜なアプリケーションソフトウエアをダウンロードすることで実施できる。ここで鍵管理ホルダーＨに設けられている第一の通信手段Ｔ１の実施例としては、ブルートゥース（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ）による通信手段であって、常時携帯端末装置１１と通信を行って、その管理状態が常時、鍵管理センター１０にアップされるようになっている。

前述のごとく、鍵管理システムは、鍵管理室６から持ち出し者が退室する場合、鍵収納管理部１から持ち出されると、持ち出し者が携帯する携帯端末装置１１と持ち出した鍵束（例えば、鍵管理ホルダーＨ）の各鍵の紐つけが自動で行われ鍵の移動が管理が開始される。図１に示されるように、鍵又は鍵管理ホルダーＨと持ち出し者の携帯端末が紐つけされているので、鍵の移動が確実の把握でき、その情報が、逐次通信ネットワークを通じて鍵管理センターにアップされて、運行記録として記憶されるようになっている。

図５に示されるように、携帯端末と鍵束が一体で管理されている状態から、万が一、鍵束が指定の距離以上離れると携帯端末にアラームで持ち出し者に伝えられるので、瞬時に対応できる。また、鍵管理センター１０にもその情報が伝えられるので、確実な管理が行える。
このように万が一、鍵束が指定の距離以上離れて、鍵束を置き忘れた場合に限らず、携帯端末装置１１と鍵束を一緒に置き忘れた場合にも、鍵管理センター１０は、運行記録からリアルタイムで異常を管理することもできる。

また、鍵、又は鍵管理ホルダーＨが外されても、離脱が確認でき、不正に鍵のコピーが行われる（異常な場所に異常な時間停滞している事がＧＰＳ経由で把握される）ことも把握でき、それを防止することができる。

図６に基づいて、鍵の入出庫フローを説明する。鍵箱（鍵収納管理部１）の扉を開ける（ステップ２１）。鍵の入庫がある場合は、先にその作業を実施する（ステップ２２）。鍵束をＲ／Ｗに置くと自動的にデータがアップされ、鍵管理センターは、鍵又は鍵管理ホルダーＨが戻ったことを確認する（ステップ２３）。鍵又は鍵管理ホルダーＨを元の位置に戻す（ステップ２４）。これを繰り返し、持ち出し鍵束全部を戻して鍵入庫を終了する（ステップ２５、２６）。これにより、鍵管理センター経由で、携帯端末にデータが送信され自動で携帯端末管理も解除される（ステップ２７）。

図７は、随時作業として、異常持ち出しのフローを説明するもので、入出庫システムにおいて連動していれば異常なしとして何らアラートを発しない（ステップ３１）。鍵又は鍵管理ホルダーＨの移動時、携帯端末１１と鍵又は鍵管理ホルダーＨが一体に管理されている状態であれば正常と判断される。またここで、携帯端末１１と鍵又は鍵管理ホルダーＨが一体に管理されていても、運行スケジュールに一致していない状態になった場合には、鍵管理センターは、ここでも異常運行として対応できる（ステップ３２）。

鍵管理室６にて、持ち出し者が指定の携帯端末以外の携帯端末、又は携帯端末無で出入り口を出ようとしたときには、出入り口扉上にある固定アンテナで電波を傍受し、鍵管理センター、又は鍵管理室の管理者にアラートにより異常を知らせることができる（ステップ３３）。

尚、鍵管理室６にて、鍵を持ち出す際に、第二のリーダー手段２によって、持ち出した鍵（鍵管理ホルダーＨの設けられた第二の通信手段によって）鍵の識別情報とＩＤカード５によって、鍵と持ち出者の紐付がなされて、（鍵管理ホルダーＨの設けられた第一の通信手段によって）さらに鍵と携帯端末装置１１の持ち主のペアリングが行われるが、ＩＤカード５と携帯端末装置１１の持主が一致していなくてはならないが、それについても、データが、鍵管理センター１０にアップされるので自動でチェックができる。

さらに、途中で鍵管理ホルダー（又は鍵）を持ち出している担当者が変更になる場合には、変更プログラムにより、お互いに所持している携帯端末を操作することで、担当者を変更することができるようになっている。またこの場合は、鍵管理センター１０に電話連絡するのみで、変更できるようにしてもよい。

以上説明した如く、鍵の持ち出しから、移動状態まで、鍵の持ち出者が確実に携帯している状態を確認しながら、監視・管理ができるので、紛失や不正コピーなども確実に防止でき、運行状態の履歴情報も自動で作成でき、従来のように定期的な鍵管理確認作業（棚卸し）も特に必要なくなるなど産業上きわめて有益な鍵管理システムが提供できる。

１・・・鍵収納管理部
２・・・第二のリーダー手段
３・・・鍵管理部通信手段
４・・・管理部制御手段
５・・・ＩＤカード
６・・・鍵管理室
７・・・アンテナ
８・・・警備室
１０・・・鍵管理センター
１１・・・携帯端末装置
Ｂ・・・電池
Ｅ・・・緊急通報ボタン
Ｈ・・・鍵管理ホルダー
Ｓ１・・・鍵管理ホルダー記憶手段
Ｔ１・・・第一通信手段
Ｔ２・・・第二通信手段
Ｗ・・・ワイヤー

Claims (5)

1. １個又は複数の鍵を管理する鍵管理ホルダーであって、１個又は複数の鍵の識別情報を記憶する鍵管理ホルダー記憶手段と、この鍵管理ホルダー記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、少なくとも携帯端末と通信を行う第一の通信手段と、鍵収納管理部と通信を行う第二の通信手段を設けたことを特徴とする鍵管理ホルダー。
2. 鍵の内部に、鍵の識別情報を記憶した鍵記憶手段と、この鍵記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、少なくとも携帯端末と通信を行う第三の通信手段と、鍵収納管理部と通信を行う第四の通信手段を設けたことを特徴とする鍵。
3. 担当者が携帯する携帯端末装置に、
   位置情報を取得し、発信することができるＧＰＳ手段と、
   担当者が携行する鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を読み取る第一のリーダー手段と、
   前記ＧＰＳ手段による位置情報、及び前記第一のリーダー手段の読み取った前記識別情報を、外部と送受信を行う携帯情報通信手段と、
   少なくとも前記ＧＰＳ手段、前記第一のリーダー手段、前記携帯情報通信手段を制御する携帯制御手段を設けてなり、
   前記携帯制御部は、前記第一のリーダー手段により前記鍵又は鍵管理ホルダーからの識別情報を随時読み取らせ、前記ＧＰＳ手段により担当者が携帯する携帯端末の移動する位置情報を合わせて外部に送信させることができるようにしたことを特徴とする携帯端装置。
4. 鍵を収納管理する鍵収納管理部に、
   鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を読み取る第二のリーダー手段と、
   この第二のリーダー手段より鍵持出入れ時に、鍵持出入情報を受信する鍵管理部通信手段と、
   少なくとも前記第二のリーダー手段、前記管理部情報通信手段を制御する管理部制御手段を設けてなり、
   前記管理部制御部は、外部からの制御情報に基づき、前記第二のリーダー手段により前記鍵又は鍵管理ホルダーからの識別情報を随時読み取らせ、鍵の入出を外部に送信させることができるようにしたことを特徴とする鍵管理システム。
5. 鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報に基づいて、鍵の移動情報を管理する受信サーバを設け、インターネットなどの公衆回線を経由して前記鍵の移動情報を受信するようにした鍵管理システムであって、
   鍵収納管理部に設けた、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を読み取る第二のリーダー手段により発信される鍵持ち出入情報を受信する鍵収納管理部通信工程と、
   担当者が携帯する携帯端末に設けた、鍵又は鍵管理ホルダーに記憶されている識別情報を、前記第一のリーダー手段により読み取る識別情報と、ＧＰＳ手段により携帯端末の位置情報を、担当者が携帯する携帯端末を経由して受信する携帯端末通信工程から鍵の移動を監視することを特徴とする前記請求項１乃至４記載の鍵管理システム。

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