JP2016206826A - 勤怠管理システム及び勤怠管理方法 - Google Patents

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Abstract

【課題】手間をかけることなくリアルタイムに勤務時間を管理することが可能な勤怠管理システム及び勤怠管理方法を提供する。【解決手段】クライアント端末から受信した、位置情報と、タイマ情報とに基づいて、ユーザの行動履歴を示すログ情報を生成し、生成したログ情報と、あらかじめ定められた所定の勤務時間とに基づいて、将来におけるユーザの勤務時間と所定の勤務時間との差を示す超勤時間を予測し、将来におけるユーザの勤務時間が所定の閾値を超えると判定した場合、クライアント端末に警告を送信する。【選択図】図6

Description

本発明は、勤怠管理システム及び勤怠管理方法に関する。
従来から、従業員等の勤務者を勤怠管理するための様々な技術が存在する。例えば、特許文献1では、打刻情報に基づいて個人の異常勤怠を判断し、個人のスケジュールに関する情報に基づいて異常勤怠を修正している。
特開2014−048802号公報
上記特許文献1では、個人の出勤や退勤を示す打刻情報からその個人の勤怠管理を行っているため、出勤や退勤の際に個人自らが打刻のためのアクションを行う必要があり、煩わしいという問題があった。また、勤務時間中の休憩時間を厳密に管理する場合、その都度入退出の記録を管理する必要があり手間がかかるという問題があった。さらに、時間外勤務における勤務超過時間は、勤務超過後である退勤時に打刻されるため、リアルタイムに勤務時間の管理が困難であり、例えば、36協定違反となる前に勤務時間を適切に管理することができないという問題があった。
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、手間をかけることなくリアルタイムに勤務時間を管理することが可能な勤怠管理システム及び勤怠管理方法を提供することを目的とする。
上記課題を解決するために、本発明にかかる勤怠管理システムは、ユーザの勤怠を管理する勤怠管理システムであって、クライアント端末は、前記ユーザが所定の勤務時間を超過すると予測されることを示す警告を表示する表示部と、前記ユーザの位置を示す位置情報を取得する位置情報取得部と、タイマにより計時される現在時刻を示すタイマ情報を取得する計時部と、前記位置情報と前記タイマ情報とをサーバ装置に送信し、または前記警告を前記サーバ装置から受信する通信部と、を備え、前記サーバ装置は、前記クライアント端末から前記位置情報と前記タイマ情報とを受信し、または前記警告を前記クライアント端末に送信するサーバ通信部と、前記ユーザの行動と前記位置情報を分類するための位置分類とを対応付けたパターン情報と、前記位置情報と、前記タイマ情報とに基づいて、前記ユーザの行動履歴を示すログ情報を生成し、生成した前記ログ情報と、あらかじめ定められた前記所定の勤務時間とに基づいて、将来における前記ユーザの勤務時間と前記所定の勤務時間との差を示す超勤時間を予測する予測部と、前記予測部が予測した将来における前記ユーザの勤務時間が所定の閾値を超えるか否かを判定し、前記勤務時間が所定の閾値を超えると判定した場合、前記クライアント端末に警告を送信する判定部と、を備えることを特徴とする勤怠管理システムとして構成される。
また、本発明は、上記勤怠管理システムで行われる勤怠管理方法としても把握される。
本発明によれば、手間をかけることなくリアルタイムに勤務時間を管理することができる。
本発明にかかる勤怠管理システム及び勤怠管理方法を適用した勤怠管理システムの例を示す図である。 サーバの記憶部が記憶するデータを示す図である。 図2に示したライフログ情報の例を示す図である。 図2に示した打刻情報の例を示す図である。 図2に示したパターン情報の例を示す図である。 本システムで行なわれる予測処理の処理手順を示すフローチャートである。 本システムで行なわれる判定処理の処理手順を示すフローチャートである。
以下に添付図面を参照して、本発明にかかる勤怠管理システム及び勤怠管理方法の実施の形態を詳細に説明する。
図1は、本発明にかかる勤怠管理システム及び勤怠管理方法を適用した勤怠管理システム1000の例を示す図である。図1に示すように、本システムは、クライアント端末100とサーバ200とを有し、ネットワークNを介して互いに無線通信している。
クライアント端末100は、ユーザ(例えば、企業の従業員)が出退勤を管理するために使用する端末である。クライアント端末100は、例えば、腕時計や携帯電話等の携帯端末から構成され、入力表示部101と、計時部102と、位置情報取得部103と、通信部104とを有して構成されている。
入力表示部101は、例えば、タッチパネル等の入出力装置から構成され、本システムの起動指示を含む各種情報の入力を受け付け、出退勤時の打刻情報やアラート(後述)を含む各種情報を表示する。なお、以下ではアラートが入力表示部101に表示される前提で説明しているが、音声出力等の他の出力方法によってユーザにアラートを通知してもよい。
計時部102は、クライアント端末100が有する不図示のタイマによって計時された現在時刻を含むタイマ情報を出力し、そのタイマ情報を、通信部104を介してサーバ200に送信する。
位置情報取得部103は、GPS(Global Positioning System)センサが検知した自端末の位置を測位し、測位した自端末の位置情報を、通信部104を介してサーバ200に送信する。
通信部104は、例えば、NIC(Network Interface Card)等の通信装置から構成され、クライアント端末100とサーバ200との間で各種情報を送受信する。
なお、上記計時部102、位置情報取得部103等の各部は、実際には、CPU(Central Processing Unit)等の演算装置にインストールされたプログラムを実行することにより実現される。
上記プログラムは、ROM等に予め組み込まれて提供されたり、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供したり、配布してもよい。さらには、上記プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供したり、配布してもよい。続いて、サーバ200について説明する。
サーバ200は、従業員の出退勤を管理するサーバである。サーバ200は、例えば、PC(Personal Computer)やDB(Data Base)サーバ等の一般的な情報処理装置から構成され、記憶部201と、予測部202と、判定部203と、通信部204とを有して構成されている。
記憶部201は、例えば、HDD(Hard Disk Drive)やメモリ等の記憶装置や記憶媒体から構成され、本システムで使用する各種データを記憶する。記憶部201が記憶するデータの例については後述する。
予測部202は、クライアント端末100から受信した上記タイマ情報や上記位置情報、さらには勤務地情報2013、パターン情報2014を参照して従業員のライフログ情報2011を出力するとともに、従業員の今後の勤務時間を予測する。また、予測部202は、クライアント端末100から受信した上記タイマ情報から打刻情報2012を生成する。
判定部203は、予測部202が出力したライフログ情報2011と、あらかじめ定められた勤務時刻(例えば、定時開始時刻、定時終了時刻)やあらかじめ定められた勤務時間に対する超勤時間の上限を示す閾値を参照し、上記今後の勤務時間が上記閾値を超えるか否かを判定し、上記今後の勤務時間が上記閾値を超えると判定した場合、通信部204を介してクライアント端末100にアラートを送信する。
通信部204は、クライアント端末100の通信部104と同様、NIC等の通信装置から構成され、サーバ200とクライアント端末100との間で各種情報を送受信する。
なお、サーバ200における予測部202、判定部203等の各部は、クライアント端末100と同様、実際には、CPU等の演算装置にインストールされたプログラムを実行することにより実現され、ROM等に予め組み込まれて提供されたり、上記各種媒体に記録して提供したり、配布したり、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供したり、配布してもよい。サーバ200が有する上記各部の具体的な動作についてはフローチャートを用いて後述する。
図2は、サーバ200の記憶部201が記憶するデータを示す図である。図2に示すように、記憶部201は、ライフログ情報2011と、打刻情報2012と、勤務地情報2013と、パターン情報2014とを記憶している。
図3は、図2に示したライフログ情報2011の例を示す図である。ライフログ情報2011は、ユーザである従業員の行動履歴(例えば、現時点における位置情報、移動情報)を記憶したDBである。図3に示すように、ライフログ情報2011は、日付および時間と、その時点における上記従業員の位置情報とが対応付けて記憶されている。ライフログ情報2011は、クライアント端末100から受信した上記タイマ情報から生成された打刻情報2012と、クライアント端末100から受信した上記位置情報と、勤務地情報2013と、パターン情報2014とを参照して生成される。
図3では、例えば、4月1日におけるある従業員の行動履歴は、0時〜7時、22時〜23時の間は位置A(例えば、自宅)、8時、21時の間は位置B(例えば、移動中)、9時〜11時、13時〜20時の間は位置C(例えば、会社)、12時の間は位置D(例えば、昼休みのため昼食に外出)していることを示している。このような行動履歴が、従業員ごとに日々蓄積されている。
図4は、図2に示した打刻情報2012の例を示す図である。打刻情報2012は、ユーザが出退勤または入退社した(例えば、昼食のため一旦外出し、その後自席に戻った)ときの時刻を記憶したDBである。図4に示すように、打刻情報2012は、日付と、ユーザの出勤時刻または退勤時刻、あるいは勤務時間中の入退社時刻(例えば、昼食のため一旦外出した時刻、その後自席に戻った時刻)とが対応付けて記憶されている。
図4では、例えば、あるユーザは、4月1日は、9時に出勤して21時に退社し、昼休みを12時から13時にかけて取得したことを示している。打刻情報2012は、例えば、計時部1012がタイムカード等の出退勤記録簿に現在時刻を打刻した上記タイマ情報から生成され、ユーザごとに記憶されている。あるいは、打刻情報2012は、計時部1012が上記ライフログ情報2011、勤務地情報2013、パターン情報2014の各情報を参照し、クライアント端末100の位置と、勤務地の位置とを把握し、前者の位置が後者の位置にある(例えば、勤務地の敷地や建屋内にある)場合に生成され、ユーザごとに記憶されている。
図5は、図2に示したパターン情報2014の例を示す図である。パターン情報2014は、ユーザの行動履歴の内訳を記憶したDBである。図5に示すように、パターン情報2014は、ユーザの位置を分類するための位置分類と、その位置におけるユーザの行動とが対応付けて記憶されている。図5では、位置分類Aは、ユーザが自宅で行動していることを示している。パターン情報2014は、あらかじめ記憶部201に記憶されている。
これらの各位置分類は、例えば、予測部202が、クライアント端末100の上記位置情報、勤務地情報2013、あらかじめ記憶されているユーザの自宅の所在地等を参照し、上記位置情報がユーザの自宅であれば位置分類がAであると判定し、上記位置情報が勤務地情報2013に記憶されている会社であれば位置分類がCであると判定し、上記打刻情報2012が記録されている場合には位置分類がDであると判定する。また、これらの位置分類以外の場合には、原則として移動中を示す位置分類Bであると判定する。また、例えば、ユーザが営業のため取引先の所在地に訪問することが多く、ユーザがその所在地を位置分類としてあらかじめ登録している場合には、位置分類Eであると判定してもよい。このように、ユーザの自宅や勤務地だけでなく、ユーザの訪問先を位置分類としてあらかじめ登録しておくことにより、より詳細にユーザの行動を把握することができる。
なお、勤務地情報2013や上記取引先の所在地については具体的に明示していないが、例えば、ユーザである従業員の勤務先や取引先の所在地であり、「東京都品川区大崎1−2−3」といった所在地情報が記憶されている。続いて、本システムで行なわれる処理について説明する。
図6は、本システムで行なわれる処理(予測処理)の処理手順を示すフローチャートである。以下では、予測部202は、クライアント端末100から上記タイマ情報や上記位置情報を受信し、記憶部201にライフログ情報2011が記憶され、日々以下の処理が実行されるものとする。
図6に示すように、予測部202は、まず、記憶部201に記憶されているライフログ情報2011、打刻情報2012、パターン情報2014を参照し、当該ユーザの出勤時刻および退勤時刻と、あらかじめ企業や事業所等で定められている就業開始時刻および就業終了時刻とを比較するための勤怠データを生成し、その差を算出する(S601)。
例えば、図6のS601右部の勤怠データに示すように、就業開始時刻および就業終了時刻が、それぞれ9時および18時として定められているところ、4月1日におけるユーザの出勤時刻および退勤時刻は、それぞれ8時45分および20時30分であり、就業開始時刻と出勤時刻との差が15分(15分早く出勤)、就業終了時刻と退勤時刻との差が2時間30分(2時間30分遅く退勤)であることを示している。すなわち、ユーザは、勤務時間9時間に対して、2時間45分だけ多く勤務していることを示している。このように、予測部202は、上記のような差で表される時間(超過勤務時間あるいは不足勤務時間)を示す差分情報をユーザごとに算出する。
予測部202は、さらに、上記差分情報を参照し、出勤時刻と退勤時刻に対する超過勤務時間あるいは不足勤務時間の中央値を算出する(S602)。例えば、図6のS602右部に示すように、出勤時刻と就業開始時刻との差の中央値が15分(15分早く出勤)であり、退勤時刻と就業終了時刻との差の中央値が2時間40分(2時間40分遅く退勤)であることを示している。
そして、予測部202は、S602で算出した中央値、すなわち過去の各日における上記中央値を上記就業開始時刻および就業終了時刻に加減算し、未処理となっている将来の各日の出勤時刻および退勤時刻に設定する(S603)。例えば、図6のS603右部に示すように、4月1日から7日までの出勤時刻と就業開始時刻との差の中央値が15分、退勤時刻と就業終了時刻との差の中央値が2時間40分である場合、4月8日〜30日までの先日付について、出勤時刻を就業開始時刻よりも15分早い8時45分に設定し、退勤時刻を就業終了時刻よりも2時間40分遅い20時40分に設定し、上記差分情報として超勤時間である2時間55分を設定する(網掛け部分)。すなわち、予測部202は、当該ユーザは、当該月については、2時間55分だけ就業規則に定められた勤務時間よりも多く勤務しているため、今後の勤務時間もその程度の勤務時間となると予測し、月末までの各日について、出勤時刻および退勤時刻を、それぞれ8時45分、20時40分に設定する。S603の処理が終了すると、図6に示した予測処理が終了する。
図7は、本システムで行なわれる処理(判定処理)の処理手順を示すフローチャートである。判定処理は、図6に示した予測処理が行われ、上記超勤時間が算出された都度実行される。
図7に示すように、判定部203は、予測部202により、各日ごとに上記超勤時間が算出されると、その超勤時間の累積値が上記閾値を超えているか否かを判定する(S701)。例えば、判定部203は、予め記憶部201に記憶されているアラート送信タイミングマスタとアラート閾値マスタとを参照し、上記判定を行う。アラート送信タイミングマスタは、図7のS701右に示すように、サーバ200がクライアント端末100にアラートを送信するタイミングを定めたテーブルである。また、アラート閾値マスタは、超過時間がどの程度になった場合にアラートを送信するのかを定めたテーブルである。なお、アラートとは、ユーザの勤務時間が、事前に定めた上記閾値を超えた超勤時間となって、例えば、36協定値を超えると予測されるときの警告であり、「このままの残業時間を続けると、あと○○日で36協定に違反しますので残業を控えてください。」、「このままの残業時間を続けると、月末には超勤時間が○○時間となり36協定に違反しますので残業を控えてください。」等といった超勤を控える旨のメッセージを含む。
図示するように、アラート送信タイミングマスタは、アラートを送信するタイミングの種類を示すアラート種別と、その種別として送信されるアラートのサイクルと、アラート種別内の連番と、アラートの送信タイミングとおよびその日時とが対応付けて記憶されている。例えば、アラート種別「02」であって連番「01」で示されるタイミングは、「月次」のサイクルで、毎月「10日」であることを示している。
また、図示するように、アラート閾値マスタは、上記アラート種別と、勤怠の種類を示す勤怠項目と、その勤怠項目における閾値とが対応付けて記憶されている。例えば、アラート種別「02」で示される勤怠項目は「超勤時間」であり、閾値が「45時間」であることを示している。
判定部203は、上記アラート送信タイミングマスタおよびアラート閾値マスタを参照し、超勤時間が上記閾値を超えている、あるいは月末までに超えると予測される場合、アラートを、そのユーザのクライアント端末100に送信する(S702)。例えば、アラート種別として「02」、連番「01」、区分「月次」、タイミングおよび日がそれぞれ「固定日」「10日」が設定されている場合、判定部203は、これらの情報を読み出してアラート閾値マスタを参照して、閾値「45」時間を読み取る。判定部203は、現時点における超勤時間または月末までの超勤時間を累積した超勤時間が閾値「45」時間を超えている場合には、例えば、36協定違反に該当する可能性がある(あるいは該当している)旨のアラートをクライアント端末100に送信する。S702の処理が終了すると、図6に示した判定処理が終了する。
このように、本システムでは、上記各処理を実行するため、手間をかけることなくリアルタイムに勤務時間を管理することができる。具体的には、クライアント端末100から送信された位置情報やタイマ情報、サーバ200が記憶するライフログ情報、打刻情報、パターン情報を参照し、将来のユーザが勤務すると予想される時間を算出し、算出した時間が閾値を超えている場合や閾値を超えると予想される場合に、そのユーザのクライアント端末100にアラートを送信する、例えば、ユーザの行動履歴から事前に超勤時間を予測し、超勤時間が36協定値を超えると予想される場合、事前にアラートを発信する。したがって、当該ユーザの行動履歴から、タイムカード等による打刻操作をすることなく自動的に勤怠情報を登録し、適正な労務管理を実現することができる。
なお、上記実施の形態では、超勤時間が閾値を超えた場合にアラートを送信しているが、判定部203は、36協定で認められている労働時間に対して超勤が許される超勤許容時間(36協定で認められている労働時間に達するまでの時間)を算出し、アラートに含めて送信してもよい。例えば、「現在、超勤時間が○○時間となっています。36協定で認められている許容労働時間まであと△△時間です。」といったメッセージをクライアント端末100に送信する。このようなメッセージをユーザに知らせることにより、ユーザは36協定を遵守するために許される残りの許容労働時間をあらかじめ把握することができ、ユーザ自身のペースで労働時間を振り分けて勤務することができる。
また、判定部203は、過去の上記勤怠データを参照していつ36協定に違反したのかを判定したり、先月と今月(あるいは過去一年)の超勤時間の推移から各月の超勤時間の差を算出し、先月のどの時点で36協定に違反し、今月はどの時点で36協定に違反するのかを示す警告をメッセージとしてクライアント端末100に通知してもよい。例えば、「先月は○○日に36協定違反となりました。先月の同日と比べて超勤時間が多いため、より早いタイミングである△△日に36協定違反となるため、より一層残業を控えてください。」といったメッセージをクライアント端末100に送信する。このようなメッセージをクライアント端末100に通知することにより、ユーザは、自身が勤務超過するタイミングを把握することができ、適切に自身の勤怠管理を行うことができる。
本発明は、上記実施の形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記各実施の形態に開示されている複数の構成要素を組み合わせた発明を形成してもよい。例えば、上記警告に複数のメッセージを含めてクライアント端末に送信してもよい。
1000 勤怠管理システム
100 クライアント端末
101 入力表示部
102 計時部
103 位置情報取得部
104 通信部
200 サーバ
201 記憶部
2011 ライフログ情報
2012 打刻情報
2013 勤務地情報
2014 パターン情報
202 予測部
203 判定部
204 通信部
N ネットワーク。

Claims (8)

  1. ユーザの勤怠を管理する勤怠管理システムであって、
    クライアント端末は、
    前記ユーザが所定の勤務時間を超過すると予測されることを示す警告を表示する表示部と、
    前記ユーザの位置を示す位置情報を取得する位置情報取得部と、
    タイマにより計時される現在時刻を示すタイマ情報を取得する計時部と、
    前記位置情報と前記タイマ情報とをサーバ装置に送信し、または前記警告を前記サーバ装置から受信する通信部と、を備え、
    前記サーバ装置は、
    前記クライアント端末から前記位置情報と前記タイマ情報とを受信し、または前記警告を前記クライアント端末に送信するサーバ通信部と、
    前記ユーザの行動と前記位置情報を分類するための位置分類とを対応付けたパターン情報と、前記位置情報と、前記タイマ情報とに基づいて、前記ユーザの行動履歴を示すログ情報を生成し、生成した前記ログ情報と、あらかじめ定められた前記所定の勤務時間とに基づいて、将来における前記ユーザの勤務時間と前記所定の勤務時間との差を示す超勤時間を予測する予測部と、
    前記予測部が予測した将来における前記ユーザの勤務時間が所定の閾値を超えるか否かを判定し、前記勤務時間が所定の閾値を超えると判定した場合、前記クライアント端末に警告を送信する判定部と、
    を備えることを特徴とする勤怠管理システム。
  2. 前記予測部は、前記所定の勤務時間に日々の前記超勤時間の中央値を加減算することにより、将来における前記ユーザの勤務時間を算出する、
    ことを特徴とする請求項1に記載の勤怠管理システム。
  3. 前記判定部は、前記所定の閾値に達するまでの時間である超勤許容時間を算出し、算出した前記超勤許容時間を含む前記警告を前記クライアント端末に送信する、
    ことを特徴とする請求項1または2に記載の勤怠管理システム。
  4. 前記判定部は、過去の前記超勤時間と現在の前記超勤時間との推移に基づいて、現在および過去の超勤時間の差を算出し、過去のどの時点で前記所定の閾値に違反したのかを示す前記警告を前記クライアント端末に送信する、
    ことを特徴とする請求項1〜3のいずれか1項に記載の勤怠管理システム。
  5. ユーザの勤怠を管理する勤怠管理方法であって、
    前記ユーザの位置を示す位置情報を取得する位置情報取得ステップと、
    タイマにより計時される現在時刻を示すタイマ情報を取得する計時ステップと、
    前記位置情報と前記タイマ情報とをサーバ装置に第1の送信ステップと、
    クライアント端末から前記位置情報と前記タイマ情報とを受信する第1の受信ステップと、
    前記ユーザの行動と前記位置情報を分類するための位置分類とを対応付けたパターン情報と、前記位置情報と、前記タイマ情報とに基づいて、前記ユーザの行動履歴を示すログ情報を生成する生成ステップと、
    生成した前記ログ情報と、あらかじめ定められた前記所定の勤務時間とに基づいて、将来における前記ユーザの勤務時間と前記所定の勤務時間との差を示す超勤時間を予測する予測ステップと、
    前記予測ステップにおいて予測した将来における前記ユーザの勤務時間が所定の閾値を超えるか否かを判定する判定ステップと、
    前記勤務時間が所定の閾値を超えると判定した場合、前記クライアント端末に警告を送信する第2の送信ステップと、
    前記警告を前記サーバ装置から受信する第2の受信ステップと、
    前記ユーザが所定の勤務時間を超過すると予測されることを示す警告を表示部に表示する表示ステップと、
    を含むことを特徴とする勤怠管理方法。
  6. 前記予測ステップでは、前記所定の勤務時間に日々の前記超勤時間の中央値を加減算することにより、将来における前記ユーザの勤務時間を算出する、
    ことを特徴とする請求項5に記載の勤怠管理方法。
  7. 前記判定ステップでは、前記所定の閾値に達するまでの時間である超勤許容時間を算出し、前記第2の送信ステップでは、算出した前記超勤許容時間を含む前記警告を前記クライアント端末に送信する、
    ことを特徴とする請求項5または6に記載の勤怠管理方法。
  8. 前記判定ステップでは、過去の前記超勤時間と現在の前記超勤時間との推移に基づいて、現在および過去の超勤時間の差を算出し、前記第2の送信ステップでは、過去のどの時点で前記所定の閾値に違反したのかを示す前記警告を前記クライアント端末に送信する、
    ことを特徴とする請求項5〜7のいずれか1項に記載の勤怠管理方法。
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