JP2014182408A - 情報処理装置、予約管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】位置情報を検知可能な端末を所持しない予約対象エリアの利用者の利用状況を把握可能とする。
【解決手段】予約管理サーバとネットワークを通じて接続された情報処理装置であって、ユーザが予約対象エリアに在室しているか否かを前記予約対象エリアの環境変化の検出、又は前記予約対象エリアに設置されている前記予約対象エリア内に設けられた機器の利用状況から検知する在室検知部と、利用状況処理部による判定結果を取得する予約情報制御部と、を備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、情報処理装置、及び予約管理システムに関する。

複数のユーザで共有する会議室などの予約対象エリアの予約管理システムにおいて、会議参加予定者の所持する構内ＰＨＳの位置情報と、予約情報を用いて予約エリアへの参加者の招集や、通知、また予約エリアの利用効率化を図る技術が既に知られている。

例えば、特許文献１には、各ユーザの所持する端末の位置するエリアを一意に識別するエリア識別子をユーザ毎に取得し、予約対象エリアに割り当てられたエリア識別子と、予約情報を参照することで、予約対象エリアの利用状況を検知する技術が開示されている。

しかしながら、上記従来の予約管理システムにあっては、構内ＰＨＳなどの位置情報を検知可能な端末を所持しない予約対象エリアの利用者の利用状況が反映されないという課題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、位置情報を検知可能な端末を所持しない予約対象エリアのユーザの利用状況を把握可能な予約管理システムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、ユーザと、前記ユーザが所持する位置情報端末を対応付けて記憶する端末記憶部と、予約対象エリアに対して、前記予約対象エリアの利用者である前記ユーザと、利用時間とを対応付けて記憶する予約情報記憶部と、前記予約対象エリアの位置情報と、前記位置情報端末の現在の位置情報を記憶する位置情報記憶部と、予約情報から前記予約対象エリアの利用者として登録されている前記ユーザと対応付けられた前記位置情報端末の現在の位置情報を取得し、当該ユーザが実際に前記予約対象エリアに在室しているか否かを判定した結果を取得する利用状況処理部と、を備えた予約管理サーバとネットワークを通じて接続された情報処理装置であって、前記予約対象エリアの環境変化、および、前記予約対象エリアに設置されている前記予約対象エリア内に設けられた機器の利用状況の少なくとも一方に基づいて、ユーザが前記予約対象エリアに在室しているか否かを検知する在室検知部と、前記利用状況処理部による判定結果を取得する予約情報制御部と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、位置情報を検知可能な端末を所持しない予約対象エリアの利用者の利用状況を把握可能となるという効果を奏する。

図１は、実施形態の予約管理システムのシステム構成例を示す概念図である。 図２は、実施形態の会議室端末と、予約管理サーバの詳細な機能構成を示すブロック図である。 図３は、実施形態の会議室の利用例を示す図である。 図４は、実施形態のプロジェクタに会議室端末としての機能を実装した場合の機能構成を示したブロック図である。 図５は、実施形態の予約管理サーバと会議室端末が会議室の使用状況を判断する処理の流れを示すフロー図である。 図６は、実施形態の在室確認処理の流れを示すフロー図である。 図７は、実施形態の予約情報確認処理の流れを示すフロー図である。 図８は、実施形態の予約情報操作処理の流れを示すフロー図である。

以下、本発明を具体化した予約管理システム１の実施形態について図面を参照して説明する。図１は予約管理システム１のシステム構成例を示す概念図である。図１に示されるように、予約管理システム１は、予約管理サーバ１０１、会議室端末１０２、ユーザ端末１０３、位置測定システム１０４、位置情報端末１０５、構内ネットワーク１０６、インタフェース部１０７、無線ネットワーク１０８を備えている。

予約管理サーバ１０１は、予約対象エリアである会議室のスケジューリングを管理するサーバである。各ユーザはユーザ端末１０３を用いて予約管理サーバ１０１へとアクセスし、利用したい会議室の空き状況を確認したり、利用予約を登録したりする。

会議室端末１０２は、各会議室に設置された端末群である。ユーザ端末１０３は、ユーザ個人で使用しているＰＣなどである。位置測定システム１０４は、無線ネットワーク１０８でつながれた位置情報端末１０５から端末を所持するユーザの所在位置を測定し、位置情報として取得することができる。例えば屋内ＧＰＳなどが用いられる。位置測定システム１０４が取得した位置情報は、位置情報端末１０５の識別情報と対応付けられて予約管理サーバ１０１へと送信される。位置情報端末１０５は、例えばＰＨＳなどユーザの位置を知ることのできる端末である。

構内ネットワーク１０６は、予約管理サーバ１０１、会議室端末１０２、ユーザ端末１０３をつなぐイーサネット（登録商標）などのネットワーク回線である。インタフェース部１０７は、位置測定システム１０４と予約管理サーバ１０１間とを接続し、位置測定システム１０４が取得した位置情報を予約管理サーバ１０１に伝えるためのインタフェースである。インタフェース部１０７は、構内ネットワーク１０６と共通化してもよい。無線ネットワーク１０８は、位置情報端末１０５の位置を知るためのＮＦＣなどの無線回線である。

予約管理サーバ１０１は、位置測定システム１０４を通じて、位置情報端末１０５を持つユーザが、会議室に実際に居るかどうかと登録されている利用時間とを用いて、予約の利用時間の延長やキャンセルをリアルタイムに制御することができる。具体的には、予約管理サーバ１０１は、登録されている予約情報から、現在会議室にいるユーザの識別情報を取得する。そして、予約管理サーバ１０１は、取得したユーザの識別情報と対応する位置情報端末１０５の位置情報を取得し、実際に予約されている会議室にいるか否かを判定する。予約管理サーバ１０１は、ユーザが会議室にいない場合は、会議室をキャンセルする処理を行うことができる。また、予約管理サーバ１０１は、ユーザが予約時間を過ぎても会議室内にいる場合に、予約時間を延長する処理を行うことも可能である。これらのキャンセルや延長の処理は予約管理サーバ１０１が自動で行ってもよいし、明示的な指示に従って実行するようにしてもよい。

図２は、会議室端末１０２と、予約管理サーバ１０１の詳細な機能構成を示すブロック図である。図２に示されるように、予約管理サーバ１０１は、入出力制御部２０３、利用状況処理部２０４、予約情報記憶部２０６、会議室位置情報記憶部２０７、ユーザ位置情報記憶部２０８を備えている。また、会議室端末１０２は、表示部２０９、操作部２１０、予約情報制御部２１１、在室検知部２１３を備えている。

入出力制御部２０３は、外部端末との入出力を制御する。利用状況処理部２０４は、各会議室の在室状況と予約状況から予約情報の登録や削除、変更を行う。予約情報記憶部２０６は、予約情報を記憶する。会議室位置情報記憶部２０７は、各会議室の位置を記憶する。ユーザ位置情報記憶部２０８は、位置測定システム１０４から得たユーザが所持する位置情報端末１０５の現在の位置情報を記憶する。なお、位置情報端末１０５の現在の位置情報と、会議室の位置情報とは同じ記憶部によって管理されていてもよい。また図示していないが、位置情報端末１０５と、その所持者であるユーザと対応付けた端末情報記憶部も設ける必要がある。

表示部２０９は、ディスプレイなどが用いられユーザへの情報表示を行う。操作部２１０は、ユーザが会議室端末１０２の操作を行う際に用いられるキーボードなどのデバイスである。予約情報制御部２１１は、予約管理サーバ１０１から情報を取得して自端末が備え付けられている会議室の予約情報の表示、変更等を行う。在室検知部２１３は、会議室内に人がいるかどうかを検知する。

続いて、図３は、会議室の利用例を示す図ですある。会議室エリア３０１は予約管理サーバ１０１によって管理されている予約エリアである。ユーザ３０２は、位置情報端末１０５を所持しているユーザである。ユーザ３０３は、位置情報端末１０５を所持していないユーザである。アクセスポイント３０５は位置情報端末１０５との通信によって、位置情報端末１０５を有するユーザ３０２の会議室エリア３０１における在室を検知する。一方、アクセスポイント３０５は、位置情報端末１０５が無いためユーザ３０３が会議室エリア３０１に入室しても、在室を検知することはできない。機器３０７は、会議室端末１０２と同様の機能をもった機器であり、プロジェクタやＰＣ、電話、プリンタ等、会議で利用するために準備された機器である。照明３０６は、在室検知部２１３として明度センサーを機器３０７が実装していた場合に、照明のＯＮ／Ｏｆｆが在室検知部２１３により検知されて、在室しているかどうかの判定が行われる。

図４はプロジェクタに会議室端末１０２としての機能を実装した場合の機能構成を示したブロック図である。図プロジェクタ装置４０１は、プロジェクタ機能部４０２、表示部４０３、操作部４０４、予約情報制御部４０５、在室検知部４０７を備えている。プロジェクタ機能部４０２は、プロジェクタ本来の機能部分で画像を投影する表示部４０３と入力チャネル切り替えやズーム、表示パラメータ設定等を操作する操作部４０４を含んでいる。

また、在室検知部４０７は、センサーの例として、外部スイッチ検知部４０８、明度センサー４０９、音センサー４１０を備えており、それぞれのセンサーからの信号によって在室を検知する。外部スイッチ検知部４０８は会議室の照明、空調のＯＮ／Ｏｆｆ等を検知するセンサーで、在室検知部４０７は、ＯＮが検知されていることで在室と判断する。

明度センサー４０９は照明がついているかどうかを会議室の明るさで判断するためのセンサーであり、在室検知部４０７は、照明がＯｆｆであってもプロジェクタがＯＮの場合は、在室と判断する。また、在室検知部４０７は、明度センサー４０９の値から照明、及びプロジェクタの両方がＯｆｆであると検知できる場合は不在と判断する。

音センサー４１０は会議室内の会話や物音を検知し、在室検知部４０７は、所定の音量が検知できる場合に在室であると判断する。

図５は、予約管理サーバ１０１と会議室端末１０２が会議室の使用状況を判断するフローを示したものである。図５の処理は以下のような条件をトリガに開始する。
・会議室に位置情報端末１０５を持ったユーザが入室した。
・会議室端末１０２が操作された。
・会議室の照明あるいは空調のスイッチが操作された。
・会議室の利用予約時間になった。
・予約時間中に定期的、例えば１０分経過した。

位置情報端末１０５を所持するユーザの入退室は、位置測定システム１０４と連動した予約管理サーバ１０１側で検知できるため処理を開始することができる。しかし、位置情報端末１０５を所持しないユーザが利用者の中にいる場合、位置測定システム１０４で会議室内にユーザがいないと判断されていても実際にはユーザが存在する場合がある。そのため、それらのユーザの在室状況を確認するために定期的な実行やスイッチ操作、照明のセンサー検知などの環境変化や機器の操作が処理の実行トリガとして設定される。

上述したいずれかのトリガ条件が満たされると、該当する会議室について在室確認処理（ステップＳ５０２）、予約情報確認処理（ステップＳ５０３）、予約情報操作処理（ステップＳ５０４）が順次実行される。

図６は在室確認処理の流れを示すフロー図である。図６に示されるように、予約情報制御部２１１は、予約管理サーバ１０１へと問い合わせを行って、会議室エリアに位置情報端末１０５が検知されたか否かを判定する（ステップＳ６０２）。判定は、予約管理サーバ１０１による判定結果を受け取ることにより実行される。位置情報端末１０５が検知されたと判定された場合（ステップＳ６０２：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は、位置情報端末１０５と対応付けられたユーザが在室と判定する（ステップＳ６０７）。

位置情報端末１０５が検知されなかったと判定された場合（ステップＳ６０２：Ｎｏ）、在室検知部２１３は、プロジェクタが表示中か否か（ステップＳ６０３）、照明が点灯中であるか否か（ステップＳ６０４）、会話（音）が検出されるか否か（ステップＳ６０５）を、各センサーからの信号によって判定する。ステップＳ６０３〜ステップＳ６０５の全てにおいて、ユーザが在室であることが検出されない場合、在室検知部２１３は、ユーザが会議室内に不在であると判定する（ステップＳ６０６）。

図７は予約情報確認処理の流れを示すフロー図である。予約管理サーバ１０１に記憶されている予約情報と、図６で判定した在室の有無に関する情報とに基づいて、予約情報の更新が必要かどうかを判断する処理である。

予約情報制御部２１１は、ステップＳ６０６、又はステップＳ６０７の判定結果より会議室内にユーザが在室しているかどうかを判定する（ステップＳ７０２）。在室していると判定された場合（ステップＳ７０２：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は、予約情報記憶部２０６を参照し、その時間帯に利用予約があるかどうかを判定する（ステップＳ７０３）。利用予約がないと判定された場合（ステップＳ７０３：Ｎｏ）、予約情報制御部２１１は、予約確認を促すメッセージを会議室端末１０２の表示部２０９で表示し（ステップＳ７０７）、予約確認フローを終了する。例えば、会議室端末１０２が図４で示したプロジェクタ装置４０１であった場合、プロジェクタの機能である表示部４０３を通じて、予約確認のメッセージが表示される。

利用予約があると判定された場合（ステップＳ７０３：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は、予約管理サーバ１０１へと問合せを行い、在室者の中に位置情報端末１０５の所持者がいるかどうかを確認する（ステップＳ７０４）。位置情報端末１０５の所持者がいるか否かは、予約情報制御部２１１が予約管理サーバ１０１へとアクセスし、会議室位置情報とユーザ位置情報とが一致するユーザがいるかを検索することによって、判定する。

位置情報端末１０５の所持者がいないと判定された場合（ステップＳ７０４：Ｎｏ）、予約情報制御部２１１は、予約確認を促すメッセージを表示部２０９で表示し（ステップＳ７０７）、予約確認フローを終了する。一方、位置情報端末１０５の所持者がいると判定された場合（ステップＳ７０４：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は、位置情報端末１０５を所持しているユーザが、予約しているユーザであるか否かを判定する（ステップＳ７０５）。具体的には、予約情報制御部２１１は、取得した位置情報端末１０５の所持者のユーザの識別情報が、予約管理サーバ１０１の予約情報記憶部２０６に記憶された予約情報に含まれているかの問い合わせを予約管理サーバ１０１へと送信する。

位置情報端末１０５を所持しているユーザが、予約しているユーザでないと判定された場合（ステップＳ７０５：Ｎｏ）、予約情報制御部２１１は、予約確認を促すメッセージを表示部２０９で表示し（ステップＳ７０７）、予約確認フローを終了する。一方、位置情報端末１０５を所持しているユーザが、予約しているユーザであると判定された場合（ステップＳ７０５：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は予約管理サーバ１０１へとアクセスし、予約情報記憶部２０６の該当する予約情報を「会議室利用中」と更新して（ステップＳ７０６）、予約確認を終了する。

在室でないと判定された場合（ステップＳ７０２：Ｎｏ）、予約情報制御部２１１は、予約管理サーバ１０１の予約情報記憶部２０６へとアクセスし、その時間帯に利用予約がはいっているかどうかを確認する（ステップＳ７０８）。予約があった場合（ステップＳ７０８：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は、予約したユーザに対してメールなどを用いて利用意思の確認と利用しない場合のキャンセル処理の依頼を行う（ステップＳ７０９）。この場合、予約管理サーバ１０１の予約情報記憶部２０６には、例えば利用者のユーザのメールアドレスが登録されている必要がある。予約がない場合（ステップＳ７０８：Ｎｏ）、そのまま処理を終了する。

図８は予約情報操作処理の流れを示すフロー図である。図８では、図６、図及び７の判定結果を用いて、予約情報の操作をユーザに促したり、自動的に更新したりする。予約情報制御部２１１は、図７の結果から予約通りの利用かどうかを判定する（ステップＳ８０２）。予定通りの利用とは、予約情報に登録されている利用時間に、位置情報端末１０５を所持するユーザが利用者として予約情報に含まれていれば、予定通りの利用となる。したがって、仮に会議室内に在室するのが位置情報端末１０５を所持しない利用者だけの場合は、予定通りの利用とはならない。予定通りの利用である場合（ステップＳ８０２：Ｙｅｓ）、予約情報操作処理を終了する。

一方、予約通りでない利用の場合（ステップＳ８０２：Ｎｏ）、予約情報制御部２１１は、別の利用者の予約があるかどうかを予約管理サーバ１０１にアクセスして判断する（ステップＳ８０３）。具体的には、予約情報記憶部２０６に会議室と、現在の時間とを検索キーとして予約情報が存在するかを問い合わせる。

予約がないと判定された場合（ステップＳ８０３：Ｎｏ）、その会議室は空いていることから、予約情報制御部２１１は、表示部２０９に予約可能であることを表示させる（ステップＳ８０４）。そして、表示部２０９は、利用予約の処理をユーザに促す（ステップＳ８０５）。ユーザは、表示部２０９と操作部２１０を用いて予約を行うことができる。

別のユーザの予約があると判定された場合（ステップＳ８０３：Ｙｅｓ）、予約情報制御部２１１は、表示部２０９に別の予約がある旨と、正規の予約者の連絡先を表示させる（ステップＳ８０６）。連絡先の情報は、例えば予約情報に申し込み時に登録しておくようにしておけばここから取得することができる。

以上の実施形態にあっては、位置情報端末を所持していないユーザであっても、会議室内に設けられた各センサーによって在室を確認できるようにしたため、位置情報端末を所持していないユーザの会議室の利用状況を把握可能になる。また、センサー等を会議室内に通常設置されるプロジェクタに搭載するようにすれば、スペースの省略にもなる。また、会議室内に備え付けの装置を用いることで、ユーザが端末を持っていなくても、予約情報の確認や変更を行うことができるようになるため、利便性が向上する。

本実施の形態の情報処理装置は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤ、ＣＤドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施形態の情報処理装置で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、本実施形態の情報処理装置で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。また、本実施形態の情報処理装置で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成しても良い。

また、本実施形態のプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

本実施の形態の情報処理装置で実行されるプログラムは、上述した各部（情報制御部、在室検知部、表示部、操作部）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体からプログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、情報制御部、在室検知部、表示部、操作部が主記憶装置上に生成されるようになっている。

１ 予約管理システム
１０１ 予約管理サーバ
１０２ 会議室端末
１０３ ユーザ端末
１０４ 位置測定システム
１０５ 位置情報端末
１０６ 構内ネットワーク
１０７ インタフェース部
１０８ 無線ネットワーク
２０３ 入出力制御部
２０４ 利用状況処理部
２０６ 予約情報記憶部
２０７ 会議室位置情報記憶部
２０８ ユーザ位置情報記憶部
２０９ 表示部
２１０ 操作部
２１１ 予約情報制御部
２１３ 在室検知部
３０１ 会議室エリア
３０２ ユーザ
３０３ ユーザ
３０５ アクセスポイント
３０６ 照明
３０７ 機器
４０１ プロジェクタ装置
４０２ プロジェクタ機能部
４０３ 表示部
４０４ 操作部
４０５ 予約情報制御部
４０７ 在室検知部
４０８ 外部スイッチ検知部
４０９ 明度センサー
４１０ 音センサー

特開２００８−１５９４４号公報

Claims (6)

1. ユーザと、前記ユーザが所持する位置情報端末を対応付けて記憶する端末記憶部と、
   予約対象エリアに対して、前記予約対象エリアの利用者である前記ユーザと、利用時間とを対応付けて記憶する予約情報記憶部と、
   前記予約対象エリアの位置情報と、前記位置情報端末の現在の位置情報を記憶する位置情報記憶部と、
   予約情報から前記予約対象エリアの利用者として登録されている前記ユーザと対応付けられた前記位置情報端末の現在の位置情報を取得し、当該ユーザが実際に前記予約対象エリアに在室しているか否かを判定した結果を取得する利用状況処理部と、
   を備えた予約管理サーバとネットワークを通じて接続された情報処理装置であって、
   前記予約対象エリアの環境変化、および、前記予約対象エリアに設置されている前記予約対象エリア内に設けられた機器の利用状況の少なくとも一方に基づいて、ユーザが前記予約対象エリアに在室しているか否かを検知する在室検知部と、
   前記利用状況処理部による判定結果を取得する予約情報制御部と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記予約情報制御部が、前記利用状況処理部に対して、判定結果の取得要求を行った結果、前記予約情報から前記予約対象エリアの利用者として登録されている前記ユーザが実際に前記予約対象エリアに在室していないとの判定結果を受け取り、かつ前記在室検知部によって、前記予約対象エリア内におけるユーザの在室を検知した場合に、前記予約対象エリア内にいるユーザに対して、前記予約対象エリアが利用可能であることが表示される表示部を
   更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記在室検知部は、前記予約対象エリアの環境変化を検知する手段として明度センサーを用いる
   ことを特徴とする請求項１、又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記在室検知部は、前記予約対象エリアの環境変化を検知する手段として音センサーを用いる
   ことを特徴とする請求項１、又は２に記載の情報処理装置。
5. 前記在室検知部は、前記予約対象エリア内の機器の利用状況を検知する手段として、機器のスイッチのオン／オフを検知する外部スイッチ検知部を用いる
   ことを特徴とする請求項１、又は２に記載の情報処理装置。
6. ユーザと、前記ユーザが所持する位置情報端末を対応付けて記憶する端末記憶部と、
   前記予約対象エリアに対して、前記予約対象エリアの利用者である前記ユーザと、利用時間とを対応付けて記憶する予約情報記憶部と、
   前記予約対象エリアの位置情報と、前記位置情報端末の現在の位置情報を記憶する位置情報記憶部と、
   前記ユーザが前記予約対象エリアに在室しているか否かを検知する在室検知部と、
   前記予約情報に前記予約対象エリアの利用者として登録されている前記ユーザと対応付けられた前記位置情報端末の現在の位置情報を取得し、当該ユーザが実際に前記予約対象エリアに在室しているか否かを判定する利用状況処理部と、
   を備え、
   在室検知部は、前記予約対象エリアの位置情報と同じ位置情報が測定された前記位置情報端末を所持する前記ユーザが在室であると検知するとともに、前記予約対象エリアの環境変化、および、前記予約対象エリアに設置されている前記予約対象エリア内に設けられた機器の利用状況の少なくとも一方に基づいて、ユーザが前記予約対象エリアに在室しているか否かを検知する
   ことを特徴とする予約管理システム。

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