JP2014106735A - 情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】外部装置側でアドレス情報の変更がなされたとき、外部装置と接続された情報処理装置側のアドレス帳を更新できるようにする。
【解決手段】情報処理装置１０１は、アドレス帳と、前記外部装置から取得アドレス情報を取得する情報取得手段３０２（２）と、前記情報取得手段で取得した取得アドレス情報を自装置で作成したアドレス帳に反映する情報追加手段３０２（３）と、を備える。前記情報追加手段３０２（３）は、外部装置側でアドレス情報の変更がなされたとき、識別情報が一致する取得アドレス情報で、前記アドレス帳の既存アドレス情報を更新する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラムに関する。

ＰＣ（Personal Computer）などの情報処理装置から複合機等の画像形成装置を通してＦＡＸを送信するＰＣ−ＦＡＸと呼ばれる技術が知られている。このＰＣ−ＦＡＸでは、画像形成装置に保存されているＦＡＸの送信先情報を保存したアドレス帳から送付先情報を取得し、ＰＣのＰＣ―ＦＡＸドライバのアドレス帳に保存して、ＰＣからその保存した送付先情報に基づきモデムを介して直接又はモデム付きの画像形成装置を介してＦＡＸ送信を行う。
ところで、従来のＰＣのＰＣ―ＦＡＸドライバは、画像形成装置から取得したアドレス帳の情報が前回取得したアドレス帳の情報から変更されていると、同じ送信先情報が変更前の送信先情報とは別のアドレス情報として保存される。そのため、ＰＣ―ＦＡＸドライバのアドレス帳の中で、同一名称で送付先情報が異なるもの、或いは名称は異なるが送付先情報が同じものが存在することになり、混乱が生じる。

特許文献１（特許第４７６４７４７号公報）には、複数のアドレス帳保存先のアドレス帳を共通のＩ／Ｆ（インタフェース）で操作する方法が開示されている。
この従来の方法は、本発明とは情報処理装置と画像形成装置を備え、情報処理装置でアドレス情報を管理するという点では似ている点がある。しかし、画像処理装置のアドレス帳で、情報が更新された他の機器（画像形成装置）の情報が更新されないという問題は解消できていない。

本発明は、前記従来の問題に鑑みてなされたものであって、その目的は、情報処理装置が外部装置からアドレス情報を取得して自装置のアドレス帳に加入する情報処理システムにおいて、外部装置側で宛先情報の変更がなされたときは、情報処理装置側でも、変更後の宛先情報で、情報処理装置側のアドレス帳を更新できるようにすることである。

本発明は、情報送信のためのアドレスを保存したアドレス帳を備える外部装置と接続される情報処理装置であって、アドレス帳を作成する情報編集手段と、前記外部装置から取得アドレス情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段で取得した取得アドレス情報を前記情報編集手段で作成したアドレス帳に反映する情報追加手段と、を備え、前記情報追加手段は、前記情報取得手段で取得した取得アドレス情報に含まれる識別情報と前記情報編集手段で作成した既存アドレス帳のアドレス情報に含まれる識別情報が一致し、かつ前記取得アドレス情報と、前記既存アドレス情報が異なることを条件に、前記取得アドレス情報で、前記既存アドレス情報を更新する情報処理装置である。

本発明によれば、情報処理装置が外部装置からアドレス情報を取得して自装置のアドレス帳に加入する情報処理システムにおいて、外部装置側で宛先情報の変更がなされたときは、情報処理装置側でも、変更後の宛先情報で、情報処理装置側のアドレス帳を更新することができる。

情報処理システムの実施形態を概略的に示す図である。 図１で示した情報処理システムの画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 図１で示した情報処理システムのＰＣのハードウェア構成を概略的に示す図である。 画像形成装置の内部記憶媒体に保存されるアドレス帳のアドレス情報について説明する図である。 ＰＣの内部記憶媒体に保存されるＰＣ―ＦＡＸアドレス帳の情報を示す図である。 ＰＣのアドレス情報に画像形成装置から取得したアドレス情報を更新及び追加する処理の手順を示すフロー図である。 図６のフローの処理手順を実施した場合のアドレス情報の変更について例示する図である。 図６のフローのステップＳ１０７の処理をユーザに選択できるようにした場合の処理の手順を示すフロー図である。 図６のフローのステップＳ１０７の処理をユーザに選択できるようにした場合の表示パネルにおける表示例を示す図である。

本発明の情報処理システムの実施の形態を説明する前に、本発明の特徴について説明する。
本発明は、情報処理装置が、複合機等の画像形成装置に保存されるアドレス帳の情報（アドレス情報という）を取得するに際して、以下の特徴を有する。即ち、画像形成装置に保存されるアドレス帳の各宛先情報毎に固有のＩＤ（識別情報）を保持しておき、情報処理装置に保存されているＩＤと画像形成装置から取得したアドレス帳の宛先情報のＩＤに基づき、画像形成装置から取得した情報で、情報処理装置のアドレス情報を上書きできるようにしたものである。

次に、本発明の情報処理システムをその実施形態について図面を参照して説明する。
図１は、情報処理システムの実施形態を概略的に示す図である。
本情報処理システムは、情報処理装置、ここではＰＣ１０１と画像形成装置１０２と、その両者を接続するネットワーク１０３で接続されている。ネットワーク１０３は、例えばＵＳＢ（Universal
Serial Bus）もしくはＬＡＮ（Local Area Network）などである。また画像形成装置１０２は電話回線（公衆回線）１０４に接続されている。本実施形態において、識別情報としては、ＰＣ１０１と画像形成装置１０２は、ＵＳＢで接続されている場合はシリアル番号、ＬＡＮで接続されていればＩＰアドレスなど一意に特定できる固有ＩＤが用いられる。

図２は、図１で示した情報処理システムの画像形成装置１０２のハードウェア構成を示すブロック図である。
画像形成装置１０２は、図２に示すように、画像形成装置１０２の全体の制御を司るコントローラ部２０１と、コントローラ部２０１とバス２１１を介して互いに各種制御信号やデータのやり取りをする印刷デバイス２０６と、書類を読み取る読取デバイス２０７と、電話回線１０４に接続されるＦＡＸ情報を送受信する通信デバイス２０８と、ネットワーク１０３に接続されデータを送受信するネットワークＩ／Ｆ２０９と、各種情報を表示したりユーザの指示を入力したりする操作部２１０と、を備えている。

コントローラ部２０１は、ここでは、ＣＰＵ２０２を中心とするマイクロプロセッサとして構成されており、各種処理プログラムや各種データ、各種テーブルなどを記憶したＲＯＭ２０３と、一時的に印刷データ等を記憶するＲＡＭ２０４と、電気的に書き換え可能で電源を切ってもデータが保持される内部記憶媒体２０５を備えている。

図３は、図１で示した情報処理システムのＰＣ１０１のハードウェア構成を概略的に示す図である。
ＰＣ１０１は、図３Ａに示すように、ネットワーク１０３に接続されデータを送受信するネットワークＩ／Ｆ３０６と、各種情報を表示したりユーザの指示を入力したりするＵＩ（ユーザインタフェース）３０７と、ＰＣ１０１全体の制御を司るコントローラ部３０１とを備えている。

コントローラ部３０１は、これもＣＰＵ３０２を中心とするマイクロプロセッサとして構成されており、各種処理プログラムや各種データ、各種テーブルなどを記憶したＲＯＭ３０３と、一時的に印刷データ等を記憶するＲＡＭ３０４と、電気的に書き換え可能で電源を切ってもデータが保持される内部記憶媒体３０５と、を備えている。バス３０８は、コントローラ部３０１とＵＩ３０７との通信を可能とする。
このＰＣ１０１は、ネットワークＩ／Ｆ３０６、コントローラ部３０１がバス３０８、ＵＩ３０７を介して各種制御信号やデータのやり取りをすることができるよう構成されている。
また、ＣＰＵ３０２は、更に、図３Ｂに示すように、プログラムによって実現される機能実現手段として、アドレス帳を作成する情報編集手段３０２（１）と、画像形成装置１０２からアドレス情報を取得する情報取得手段３０２（２）と、前記情報取得手段で取得したアドレス情報（取得アドレス情報という）を前記情報編集手段で作成したアドレス帳に反映する情報追加手段３０２（３）と、前記情報編集手段で作成したアドレス帳の書き換えの要否をユーザに選択できるようにする更新選択手段３０２（４）を備えている。

図４は、画像形成装置１０２の内部記憶媒体２０５に保存されるアドレス帳のアドレス情報について説明する図である。
アドレス情報は当該情報を一意に特定するための固有のＩＤを保持し、その他の情報として、宛先（名称「佐藤」など）、読み仮名（宛先の読み仮名、例えば「さとう」など）、ＦＡＸ番号、Ｉ−ＦＡＸメールアドレス、ＳＵＢ（サブアドレス）コード、ＳＩＤ（パスワード）、ＳＥＰコード、ＰＷＤ（Print Working Directory）を保持する。
アドレス情報として保持する情報は必要に応じて追加、削除してもよい。また全ての情報が必ず入力されていなければならないということもない。

図５は、ＰＣ１０１の内部記憶媒体３０５に保存されるＰＣ―ＦＡＸアドレス帳の情報を示す図である。ここでは、内部記憶媒体３０５で利用されるＰＣ―ＦＡＸのアドレス帳の情報の一例を示す。
取得アドレス情報５０１は画像形成装置１０２に保存されているアドレス情報から取得した情報であり、固有ＩＤを保持している。既存アドレス情報５０２はＰＣ１０１上で新規に追加した情報であり、固有ＩＤを保持していない。またＰＣ―ＦＡＸのアドレス帳は、画像形成装置１０２の内部記憶媒体２０５に保存されているアドレス情報の項目を、全て保持する必要はない。前記アドレス帳は、ＦＡＸ送信に必要な情報のみに絞ってもよいことは勿論である。

図６は、ＰＣ１０１のアドレス情報に画像形成装置１０２から取得したアドレス情報を更新及び追加する処理の手順を示すフロー図である。
まず、情報取得手段３０２（２）は、画像形成装置１０２からアドレス帳情報テーブル（以下、取得アドレス帳テーブルと云う）を取得する（Ｓ１０１）。次に、情報追加手段３０２（３）は、画像形成装置側から取得した取得アドレス帳テーブルを検索するため、まず、取得アドレス帳テーブルの各アドレス情報（以下、取得アドレス情報という）を参照するインデックスを初期化（ｉ＝０）する（Ｓ１０２）。次に、前記取得アドレス帳テーブルの終端判定を行い（i＜取得アドレス情報数）（Ｓ１０３）、この段階では、インデックスの参照先は取得アドレス帳テーブルの終端に達していない（Ｓ１０３、ＹＥＳ）。

次に、ＰＣで保持するアドレス帳テーブル（以下、既存アドレス帳テーブルという）の各アドレス情報（以下、既存アドレス情報という）を参照するインデックスを初期化（ｊ＝０）する（Ｓ１０４）。次に、既存アドレス帳テーブルの終端判定を行う（Ｓ１０５）。インデックスを初期化した状態では、インデックスの参照先は既存アドレス帳テーブルの終端に達していない（ｊ＜既存アドレス情報数）（Ｓ１０５、ＹＥＳ）。そこで、インデックス（ｉ＝０）で参照する取得アドレス情報の固有ＩＤが、既存アドレス帳テーブルの（ｊ＝０）番目のアドレス情報の固有ＩＤに等しいか否か判断する（Ｓ１０６）。そこで、等しければ（Ｓ１０６、ＹＥＳ）、（ｊ＝０）番目の既存アドレス情報を（i＝０）番目の取得アドレス情報で更新する（Ｓ１０７）。

等しくなければ（Ｓ１０６、ＮＯ）、既存アドレス帳テーブルの参照先インデックスをｊ＝１に変更して（Ｓ１０８）、再度ステップＳ１０５に戻り、以降の前記処理を繰り返す。即ち、取得アドレス帳テーブルのインデックスi＝０が付されたアドレス情報について、既存アドレス帳テーブルのインデックスｊを変更してそれぞれの固有ＩＤが一致するまで処理を繰り返す。ここで、取得アドレス情報の固有ＩＤと既存アドレス情報の固有ＩＤが一致したときは（Ｓ１０６、ＹＥＳ）、当該既存アドレス情報を取得アドレス情報で変更する（Ｓ１０７）。次に、取得アドレス帳テーブルの参照先を（ｉ＝０からｉ＝１に）変更する（Ｓ１１０）。次に、ステップＳ１０３に戻り、取得アドレス帳テーブルの参照先をｉ＝１番目の取得アドレス情報について上述の処理を繰り返す。

ｉ＝０で参照する取得アドレス情報の固有ＩＤと一致する固有ＩＤを持った既存アドレス情報が全くなく、既存アドレス帳テーブルのインデックスの参照先が既存アドレス帳テーブルの終端に達したときは（Ｓ１０５、ＮＯ）、既存アドレス帳テーブルに当該取得アドレス情報を追加する（Ｓ１０９）。次に、取得アドレス帳テーブルの参照先インデックスを（ｉ＝０からｉ＝１に）変更して（Ｓ１１０）、ステップＳ１０３に戻り、取得アドレス帳テーブルの変更した取得アドレス情報についてステップＳ１０３以下の処理を繰り返す。
繰り返し処理を行った結果、ステップＳ１０３において、取得アドレス帳テーブルの終端が判定されたときは（Ｓ１０３、ＮＯ）、この処理を終了する。

図７は、図６のフローの処理手順を実施した場合のアドレス情報の変更について例示する図である。
このデータ構造の場合、ＰＣ１０１のアドレス情報７０１と、画像形成装置から取得したアドレス情報７０２とをそれぞれ検索して、同じ固有ＩＤのものを探す。ここでは、ＰＣ１０１のアドレス情報７０１の固有ＩＤ「１」が、画像形成装置１０２から取得したアドレス情報の固有ＩＤ「１」で一致する。そのため、一致したＰＣ１０１のアドレス情報（ＦＡＸ番号000-000-000）７０１を、画像形成装置１０２のアドレス情報７０２（ＦＡＸ番号123-456-789）で更新する。これによって、アドレス情報７０１は、更新後のアドレス情報７０３となる。アドレス情報７０４、７０５については、それに付された固有ＩＤ「２」、「３」は、ＰＣ１０１内のアドレス帳に同一の固有ＩＤが存在しないため、そのままＰＣ１０１内のアドレス帳に追加して、アドレス情報７０６、７０７となることを示している。

アドレス情報の更新及び追加の処理の手順を示す前記フローにおいて、ステップＳ１０６で、取得アドレス情報の固有ＩＤと既存アドレス情報の固有ＩＤが一致したとき（Ｓ１０６、ＹＥＳ）、自動的に更新するのではなく、既存アドレス情報の更新を行うか否かユーザが選択できるようにすることもできる。

図８は、図６のフローのステップＳ１０７の処理をユーザに選択できるようにした場合の更新選択手段３０２（４）による処理の手順を示すフロー図、図９は、図６のフローのステップＳ１０７の処理をユーザがその要否を選択できるようにした場合の表示パネルにおける表示例を示す図である。
ユーザは表示された画面（表示パネル）の「はい」又は「いいえ」をタッチすることで、アドレス情報の更新を行うか否かを選択する。
即ち、図６におけるステップＳ１０７の処理の一つ前のステップＳ１０６の処理で、ｉ番目の取得アドレス情報とｊ番目の既存アドレス情報の固有ＩＤが一致したとする。この場合、表示及び入力操作手段であるＵＩ３０７を用いて、ユーザに対して、情報取得手段３０２（２）により画像形成装置１０２から取得した取得アドレス情報が前回取得時から変更されていることを通知する。また、同時に、更新の要否を問い合わせる（Ｓ２０１）。これに対し、ユーザはＵＩ３０７を用い「はい」を選択すると（Ｓ２０２、ＹＥＳ）、情報追加手段３０２（３）は、ｉ番目の取得アドレス情報でｊ番目の既存アドレス情報を更新する（Ｓ２０３）。更新後この更新処理を終了する。ユーザが「いいえ」を選択したときは（Ｓ２０２、ＮＯ）、更新は行わない。

以上、本発明をその実施形態について説明したが、本実施形態では、取得アドレス情報と既存アドレス情報との一致を元に、既存アドレス情報を更新するか否かを判断するのではなく、それぞれのアドレス情報に付した固有のＩＤを元に固有のＩＤ情報が同一か否かを判断することで、画像形成装置と紐付けられている情報のみを更新する。
また、以上の説明では、情報処理装置は画像形成装置から取得アドレスを取得するものとして説明したが、取得アドレスの取得先は、必ずしも画像形成装置に限らず、例えばモデム付きのＰＣ等の他の情報処理装置であってもよい。
したがって、本発明では、取得アドレスの取得先を総称して外部装置という。また、宛先は、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などであってもよい。

１０１・・・ＰＣ、１０２・・・画像形成装置、１０３・・・ネットワーク、１０４・・・電話回線、２０１・・・コントローラ部、２０２・・・ＣＰＵ、２０３・・・ＲＯＭ、２０４・・・ＲＡＭ、２０５・・・内部記憶媒体、２０６・・・印刷デバイス、２０７・・・読取デバイス、２０８・・・通信デバイス、２０９・・・ネットワークＩ／Ｆ、３０１・・・コントローラ部、３０２・・・ＣＰＵ、３０３・・・ＲＯＭ、３０４・・・ＲＡＭ、３０５・・・内部記憶媒体、３０６・・・ネットワークＩ／Ｆ、３０７・・・ＵＩ、５０１・・・取得アドレス情報、５０２・・・既存アドレス情報、７０１・・・（ＰＣの）アドレス情報、７０２、７０４、７０５・・・（画像形成装置から取得した）アドレス情報、７０３、７０６、７０７・・・（更新又は追加後の）アドレス情報。

特許第４７６４７４７号公報

Claims (7)

1. 情報送信のためのアドレスを保存したアドレス帳を備える外部装置と接続される情報処理装置であって、
   アドレス帳を作成する情報編集手段と、
   前記外部装置から取得アドレス情報を取得する情報取得手段と、
   前記情報取得手段で取得した取得アドレス情報を前記情報編集手段で作成したアドレス帳に反映する情報追加手段と、を備え、
   前記情報追加手段は、前記情報取得手段で取得した取得アドレス情報に含まれる識別情報と前記情報編集手段で作成したアドレス帳の既存アドレス情報に含まれる識別情報が一致し、かつ前記取得アドレス情報と、前記既存アドレス情報が異なることを条件に、前記取得アドレス情報で、前記既存アドレス情報を更新する情報処理装置。
2. 請求項１に記載された情報処理装置において、
   前記取得アドレス情報に含まれる識別情報と、前記既存アドレス情報に含まれる識別情報が一致し、かつ前記両アドレス情報が異なる場合に、更新するか否かをユーザに選択させる更新選択手段を有する情報処理装置。
3. 請求項１又は２に記載された情報処理装置において、
   前記情報追加手段は、前記取得アドレス情報が、前記情報編集手段で作成したアドレス帳に存在しないとき、当該取得アドレス情報を前記情報編集手段で作成したアドレス帳に追加する情報処理装置。
4. 請求項１ないし３のいずれかに記載された情報処理装置と前記外部装置とからなる情報処理システム。
5. 情報送信のためのアドレスを保存したアドレス帳を備える外部装置と接続される情報処理装置における情報処理方法であって、
   アドレス帳を作成する情報編集工程と、
   前記外部装置から取得アドレス情報を取得する情報取得工程と、
   前記情報取得工程で取得した取得アドレス情報を前記情報編集工程で作成したアドレス帳に反映する情報追加工程と、を有し、
   前記情報追加工程では、前記情報取得工程で取得した取得アドレス情報に含まれる識別情報と前記情報編集工程で作成したアドレス帳の既存アドレス情報に含まれる識別情報が一致し、かつ前記取得アドレス情報と、前記既存アドレス情報が異なることを条件に、前記取得アドレス情報で、前記既存アドレス情報を更新する情報処理方法。
6. 請求項１ないし３のいずれかに記載された情報処理装置のコンピュータを、前記情報編集手段と、前記情報取得手段と、前記情報追加手段として機能させるプログラム。
7. 請求項６に記載されたプログラムにおいて、
   前記コンピュータを請求項２に記載された前記更新選択手段として機能させるプログラム。

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