JP2014044638A - 画像形成システム - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティの高低に合わせて選択的に文書を印刷する。
【解決手段】ＭＦＰ４及び文書サーバ２を含む画像形成システム１であって、前記文書サーバ２は、会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料及び持ち帰り用の会議資料を記憶し、前記ＭＦＰ４は、会議ＩＤが記載されたオリジナルの会議資料を読み取る読み取り手段４１と、読み取られた会議ＩＤに紐付けられた持ち帰り用の会議資料を前記文書サーバ２からダウンロードして印刷する画像形成手段４２と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、画像形成システムに関し、特に、会議等で使用された機密性の高いドキュメントの回収を確認する技術に関する。

例えば、特許文献１に示されるように、機密性の高いドキュメントが会議で配布され、配布された会議資料を会議終了時に回収し、スキャナで読み取らせることで、回収が確実に行われたかどうかを確認する技術がある。

特許文献１には、印刷物を回収した際に、すべての印刷物が回収されたかどうかを確認する目的で、複写機の自動給紙装置とスキャナを用い、容易にすべての印刷出力が回収できたかどうかを確認することが開示されている。

しかしながら、今までの技術では、会議後の回収を確認するのみにとどまっていた。そのため、実際にはセキュリティの高い情報は会議資料のうちごく一部であるようなケースでも、セキュリティの高い情報と同じように回収確認対象とされ、セキュリティの高低で選択的に会議資料を持ち帰れないという問題があった。

そこで本発明は、上記実情に鑑みて、セキュリティの高低に合わせて選択的に文書を印刷することを可能にすることを目的とする。

上記目的を達成するために本発明は、画像形成装置及び文書サーバを含む画像形成システムであって、前記文書サーバは、会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料及び持ち帰り用の会議資料を記憶し、前記画像形成装置は、会議ＩＤが記載されたオリジナルの会議資料を読み取る読み取り手段と、読み取られた会議ＩＤに紐付けられた持ち帰り用の会議資料を前記文書サーバからダウンロードして印刷する画像形成手段と、を備えることを特徴とする画像形成システムを提供する。

本発明によれば、セキュリティの高低に合わせて選択的に文書を印刷することが可能となる。

本発明による実施形態の構成を示すブロック図である。 図１に示した上記実施形態を構成する各部の配置例を示す図である。 図１の文書記憶手段２１に記憶される情報の一例を示す図である。 実施例１の動作を示すフローチャートである。 図１の認証サーバ３の登録内容の一例を示す図である。 実施例２の動作を示すフローチャートである。 実施例３の動作であって図６の続きを示すフローチャートである。 実施例５の動作を示すフローチャート（その１）である。 実施例５の動作を示すフローチャート（その２）である。 実施例６の動作を示すフローチャートである。 実施例７の文書記憶手段２１に記憶される情報の一例を示す図である。 実施例７の会議資料の一例を示す図である。 実施例８の文書記憶手段２１に記憶される情報の一例を示す図である。

以下、本発明による実施形態について図面を参照しながら説明する。
図１に、本実施形態の構成を示す。図１に示すように、本実施形態に係る画像形成システム１は、ネットワークを介して、文書サーバ２と認証サーバ３とＭＦＰ４とが相互に通信可能に接続する通信システムである。ＭＦＰ４は一台ではなく複数である。また、設置場所を文書サーバ２が特定できるようにＭＦＰＩＤを一台ごとに持っている。また、パーソナルコンピュータなどの外部装置が接続してもよい。

文書サーバ２は、文書記憶手段２１と印刷可否判断手段２２を備える。文書記憶手段２１は、会議ごとに設定されるユニークな会議ＩＤ及びこれに紐付けられる種々の情報を記憶する。種々の情報とは、オリジナルの会議資料、持ち帰り用の会議資料、議事録などの付随情報、これら資料のユーザごとに印刷履歴を含む。

オリジナルの会議資料は、機密性の高い情報が記載されているドキュメントである。持ち帰り用の会議資料は、当該機密性の高い情報が記載されていないドキュメントである。機密性の高低は、画像形成システム１を運用する会社のセキュリティポリシーを基準として、高いか低いかが判断される。会議資料には、会議ＩＤが例えばバーコードのような形式で記載されている。

印刷可否判断手段２２は、ＭＦＰ４から会議資料の印刷指示を受信すると、印刷しようとするユーザの認証情報や、印刷履歴などにしたがって、印刷を許可したり、一部の印刷を許可したり、或いは、印刷を許可しないなどの判断を行う。

ＭＦＰ４は、読み取り手段４１、画像形成手段４２、入力手段４３を備える。読み取り手段４１は、用紙等に印刷された画像情報をスキャンして読み取る。画像形成手段４２は、入力手段４３などを用いてユーザから印刷出力指示を受けた文書を印刷する。本実施形態では、文書サーバ２から文書をダウンロードして印刷する。

入力手段４３は、マン・マシンインターフェイスである。ユーザは、入力手段４３を用いて印刷出力指示を行う。また、ユーザを特定できる情報である認証情報を入力する。認証情報の入力方法として特に限定はなく、ユーザＩＤとパスワードの入力の他、社員番号の入力、ＲＦＩＤやＩＣカードの読み取り入力などが利用できる。

図１の構成の本実施形態は、概略、次のように動作する。
ユーザ操作により、読み取り手段４１にオリジナルの会議資料がセットされ、読み取りが実行されると、読み取り手段４１は、会議ＩＤを読み取る。次に、ＭＦＰ４は、読み取った会議ＩＤに紐付けられている持ち帰り用の会議資料を、文書サーバ２からダウンロードする。画像形成手段４２は、ダウンロードした持ち帰り用の会議資料を印刷する。

オリジナルの会議資料は、会議主催者などが回収する。回収履歴は、文書サーバ２に登録される。持ち帰り用の会議資料には、機密性の高い情報が記載されていないので、セキュリティの高低に合わせて選択的に文書を印刷することが可能となる。あるいは、回収確認をすると共に、あらかじめ設定されたセキュリティの高い情報のエリアは黒塗りされた会議資料を出力してもよい。

セキュリティの低い情報だけ印刷された会議資料は持ち帰ることができるようにし、会議後でも、参加者が会議内容を参照できるという効果がある。

また、同文書を持ち帰り、セキュリティが確保されたエリアでスキャンすると、セキュリティの高い情報も含めたオリジナルの会議資料を出力できるようにしてもよい。高セキュリティが確保されていないエリア（公共交通経路など）での高いセキュリティ情報の紛失を防ぎ、かつ、オリジナル文書を参加者に再提供することができる。
以下、本実施形態を実施例により説明する。

＜実施例１＞
図２に、図１に示した上記実施形態を構成する各部の配置例を示す。図示されているように、ＭＦＰ４は、会議室や会議室共用エリア、オフィスエリアに設置される。文書サーバ２と認証サーバ３は、オフィスエリア等とは別のエリアに設置される。文書サーバ２、認証サーバ３、ＭＦＰ４には、本実施例を実現するためのソフトウェアやファームウェアが搭載されている。また、それぞれのソフトウェアやファームウェアが本実施例を実現するように協調しながら動作する。

図３に、図１の文書記憶手段２１に記憶される情報の一例を示す。文書サーバ２には、あらかじめ、会議情報、会議参加者、会議資料、議事録が登録されている。なお会議前は、議事録は空白である。図３の例のとき、ＩＤ＝１の参加者であるＡさんが本社会議室Ｃで会議資料（オリジナル）を印刷し、会議資料（持ち帰り）を得るまでのフローチャートを図４に示す。

図４において、図３のＡさんが本社会議室ＣにあるＭＦＰで、会議資料の印刷指示をする（００１）。すると、ＭＦＰ４が文書サーバ２に問い合わせ、本社会議室Ｃに当該時間帯に行われている会議を検索する（００２）。ＭＦＰ４は検索結果として得られた会議ＩＤ＝１の会議資料（オリジナル）を文書サーバ２からダウンロードする（００３）。ＭＦＰ４は会議ＩＤ＝１の会議資料（オリジナル）を印刷する。このときＭＦＰ４は会議ＩＤ＝１を示すマーク（バーコード等）も、同資料上に印刷する（００４）。そして、会議が行われる（００５）。

Ａさんの操作により、ＭＦＰ４は、会議資料（オリジナル）をスキャンする（００６）。すると、ＭＦＰ４は、会議ＩＤ＝１であることをバーコードを読み取ることで認識し、文書サーバ２から会議室ＩＤ＝１の会議資料（持ち帰り用）をダウンロードし、印刷する（００７）。このときＭＦＰ４は会議ＩＤ＝１を示すマーク（バーコード等）も、同資料上に印刷する。なお、会議資料（持ち帰り用）の印刷は任意である。持ち帰り希望者のみ印刷してもよい。

＜実施例２＞
実施例１において、Ａさんは支社に在籍していると考える。Ａさんは公共交通経路で、自席のある支社に帰社する。そのとき、セキュリティの確保されたオフィスエリアにあるＭＦＰ４に会議資料（持ち帰り用）を読み取らせることで、会議資料（オリジナル）を得る。認証サーバ３では、ＭＦＰ４が使えるユーザと在籍情報が登録されている。図５に、認証サーバ３の登録内容の一例を示す。

図６に、Ａさんが会議資料（オリジナル）を得るまでのフローチャートを示す。
図６において、Ａさんが支社オフィスエリアにあるＭＦＰ４にログインする（１０１）。ログイン方法としては、ＩＣカードによる認証、社員番号による認証等があり、限定しない。

次に、ＭＦＰ４は認証サーバに問い合わせ、Ａさんであることを認証し、使用可能状態にする（１０２）。Ａさんは、ＭＦＰ４で会議資料（持ち帰り用）をスキャンする（１０３）。ＭＦＰ４は、会議ＩＤ＝１であることをバーコードを読み取ることで認識する（１０４）。ＭＦＰ４は、会議ＩＤ＝１の会議資料（オリジナル）のダウンロードを、文書サーバ２に依頼する。このとき、ユーザ情報（Ａさんということ）も送付する（１０５）。

文書サーバ２は認証サーバ３に問い合わせ、Ａさんが支社在籍であることを確認する（１０６）。ＭＦＰ４に会議ＩＤ＝１の会議資料（オリジナル）を送付する（１０７）。ＭＦＰ４は会議ＩＤ＝１の会議資料（オリジナル）を印刷する（１０８）。
本実施例によれば、ユーザは、オリジナルの会議資料を得ることができる。

＜実施例３＞
図７に、実施例２の（１０８）の続きのフローチャートを示す。
文書サーバ２は、議事録が作成済みであるか否かを調べ（１０９）、作成済みであると、ＭＦＰ４は、「議事録も印刷しますか？」を表示する（１１０）。ユーザにより印刷することが指示されると（１１１）、ＭＦＰ４は、議事録を印刷する（１１２）。

本実施例によれば、実施例２において、Ａさんが会議資料（オリジナル）を得るとともに、会議に関係する資料を印刷することができる。たとえば、会議議事録が作成完了されていれば、議事録も一緒に得ることができる。

＜実施例４＞
本実施例においては、実施例２の、図６の（１０８）において、会議資料（オリジナル）を印刷するかわりに、あるいは、印刷するとともに、Ａさんあてに会議資料をメール送信する。本実施例によれば、オリジナルの会議資料を電子データで得ることができる。

＜実施例５＞
本実施例においては、実施例１、２において、Ａさんが終了後に会議資料（持ち帰り用）を印刷したことを文書サーバに記憶し、その履歴が無い場合は、印刷が許されたエリア（例でいえば、支社のオフィスエリア）でも会議資料（オリジナル）を得ることができないようにする。

図８、図９に、本実施例のフローチャートを示す。図８は、実施例１の図４と同様の動作であるが、（００７）の動作だけが異なり、本実施例では、ＭＦＰ４は、会議ＩＤ＝１であることをバーコードを読み取ることで認識し、文書サーバ２から会議室ＩＤ＝１の会議資料（持ち帰り用）をダウンロードし、印刷する。このときＭＦＰ４は会議ＩＤ＝１を示すマーク（バーコード等）も、同資料上に印刷する。文書サーバ２は、Ａさんが会議資料（持ち帰り用）を印刷したことを記憶する（２０７）。

図９は、実施例２の図６と同様の動作であるが、（１０６）の動作だけが異なり、本実施例では、文書サーバはユーザ認証サーバに問い合わせ、Ａさんが支社在籍であることを確認し、かつ、Ａさんが会議資料（持ち帰り用）を印刷した履歴があることを確認する（３０６）。

本実施例によれば、会議参加者だけにオリジナルが提供されるようになり、さらにセキュリティを高めることができる。例えば、Ｂさんが欠席であった場合、Ｂさんは会議資料（オリジナル）をスキャンしていないので、会議資料（オリジナル）を得ることができない。

＜実施例６＞
本実施例においては、実施例５において、さらに、会議資料（オリジナル）を印刷した履歴があった場合は、それ以上印刷を許可しない。図１０に本実施例のフローチャートを示す。

図１０は、実施例５の図９と同様の動作であるが、（３０６）の動作だけが異なり、本実施例では、文書サーバはユーザ認証サーバに問い合わせ、Ａさんが支社在籍であることを確認し、かつ、Ａさんが会議資料（持ち帰り用）を印刷した履歴があることを確認し、かつ、Ａさんが会議資料（オリジナル）を印刷した履歴がないことを確認する（４０６）。

本実施例によれば、オリジナルがいくつも複製されないようにセキュリティを高めることができる。

＜実施例７＞
本実施例においては、実施例１の図４の（００７）において、会議資料（持ち帰り用）を印刷するときに、会議資料（持ち帰り用）を文書サーバからダウンロードするのではなく、あらかじめ会議資料（オリジナル）に埋め込まれた地紋情報をよみとって、セキュリティ部分を黒塗りした会議資料（オリジナル）を印刷する。黒塗りすることに代えて印刷しないようにしてもよい。黒塗りする態様であっても、印刷しないようにする態様であっても、読むことができないようにして印刷すればよい。

本実施例においては、文書サーバ２は図１１に示すような構成になっている。また、会議資料は図１２に示すようなドキュメントである。すなわち、オリジナルの会議資料には所定の地紋が含まれる。

＜実施例８＞
本実施例においては、文書サーバ２は、図１３に示すような、同じ会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料の回収履歴及び印刷履歴と、持ち帰り用の会議資料の印刷履歴とを含む情報を保持する。当該情報は、文書記憶手段２１が記憶する。

本実施例によれば、例えばＰＣのような外部装置から、文書サーバ２をチェックすることで、会議資料（オリジナル）の回収実績、会議資料（持ち帰り）の印刷実績、会議資料（オリジナル）の印刷実績を把握することができる。

＜作用効果＞
上述した実施形態によれば、会議資料の印刷物の回収時に、ＭＦＰ４にオリジナルの会議資料をスキャンさせ会議資料ＩＤを読み取り、あらかじめ文書管理サーバに登録された、高セキュリティ部分を取り除いた、スキャンした原稿の会議ＩＤに対応する持ち帰り用の会議資料を印刷する。そのためＭＦＰ４が、オリジナルの会議資料を読み取ると、高セキュリティ部分の取り除いた印刷物を出力するので、セキュリティの高い会議資料のうち、高セキュリティ部分以外を選択的に持ち帰ることが簡単にできる。

１ 画像形成システム
２ 文書サーバ
３ 認証サーバ
４ ＭＦＰ
２１ 文書記憶手段
２２ 印刷可否判断手段
４１ 読み取り手段
４２ 画像形成手段
４３ 入力手段

特開２００６−１７３７４８号公報

Claims (8)

1. 画像形成装置及び文書サーバを含む画像形成システムであって、
   前記文書サーバは、会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料及び持ち帰り用の会議資料を記憶し、
   前記画像形成装置は、
   会議ＩＤが記載されたオリジナルの会議資料を読み取る読み取り手段と、
   読み取られた会議ＩＤに紐付けられた持ち帰り用の会議資料を前記文書サーバからダウンロードして印刷する画像形成手段と、
   を備えることを特徴とする画像形成システム。
2. 前記画像形成システムは、ユーザ認証を行う認証サーバを含み、
   前記画像形成装置は、
   ユーザ認証情報を入力する入力手段を備え、
   前記文書サーバは、
   前記認証サーバが、入力されたユーザ認証情報に基づいてユーザを認証し、
   前記読み取り手段が、会議ＩＤが記載された持ち帰り用の会議資料を読み取った場合に、
   読み取られた会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料を、前記画像形成装置が印刷することを許可する
   ことを特徴とする請求項１記載の画像形成システム。
3. 前記文書サーバは、読み取られた会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料を、前記画像形成装置が印刷することを許可した場合に、当該会議ＩＤに付随する付随情報のダウンロードも許可することを特徴とする請求項２記載の画像形成システム。
4. 前記文書サーバは、
   前記認証サーバが、入力されたユーザ認証情報に基づいてユーザを認証し、
   前記読み取り手段が、会議ＩＤが記載された持ち帰り用の会議資料を読み取った場合に、
   読み取られた会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料を、認証されたユーザに対して電子メールで送信する
   ことを特徴とする請求項２又は３記載の画像形成システム。
5. 前記文書サーバは、
   持ち帰り用の会議資料の印刷の際に前記認証サーバによる認証を行い、
   持ち帰り用の会議資料を印刷したユーザを記憶し、
   オリジナルの会議資料の印刷の際に印刷しようとするユーザが持ち帰り用の会議資料を印刷したユーザである場合にのみ、印刷を許可する
   ことを特徴とする請求項２から４のいずれか１項記載の画像形成システム。
6. 前記文書サーバは、認証されたユーザがオリジナルの会議資料を印刷した履歴がある場合には印刷を許可しないことを特徴とする請求項２から５のいずれか１項記載の画像形成システム。
7. 前記画像形成手段は、
   オリジナルの会議資料に、所定の地紋が含まれる場合に、
   持ち帰り用の会議資料を印刷出力する際に、前記所定の地紋に対応するエリアを読むことができないようにして印刷出力することを特徴とする請求項１から６のいずれか１項記載の画像形成システム。
8. 前記文書サーバは、外部装置に、同じ会議ＩＤに紐付けられたオリジナルの会議資料の回収履歴及び印刷履歴と、持ち帰り用の会議資料の印刷履歴とを含む情報を送信することを特徴とする請求項１から７のいずれか１項記載の画像形成システム。

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