JP2013105193A - メーリングリスト装置、メール配信方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】メーリングリストシステムにおいて、送信者が受信者の職位などの情報に基づいて、宛先アドレス毎に添付ファイルへの詳細なアクセス制御を行えるようにする。
【解決手段】メーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部２１と、メンバの固有情報に対応した添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグに基づいて、各々のメンバに対する添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２と、添付ファイルを文書管理装置５に格納し、各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部２３と、添付ファイルを削除し、文書管理装置５に格納した添付ファイルのショートカットを発信元メールに添付した配信メールを、宛先クライアント４１〜４ｎへ配信するメール変換及び配信部２４と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、メーリングリスト装置、メール配信方法、及びプログラムに関する。

メーリングリストシステムを用いて、リストに含まれる一部のユーザだけに添付ファイルを送信したい場合がある。例えば、特定の役職のユーザだけに重要なファイルを送信したい場合や、障害解析用ログや作成中資料などを担当者にのみ送信し、それ以外のメンバにはメール本文の内容のみを送信したい場合などが考えられる。

メールに添付するファイルへのアクセス権設定に関する技術として、特許文献１には、ユーザ毎の文書の作成とアクセス権設定を行った上で、文書へのショートカット情報を添付して電子メール送付を行うシステムが記載されている。

また、特許文献２に記載された電子メールシステムでは、送信者端末から添付ファイル付きの電子メールが送信されると、この電子メールから添付ファイルを抽出してファイルサーバに記憶し、受信者端末へは、添付ファイルへのパス情報のみが付され、添付ファイル自体は除かれた電子メールが送信される。そして、アクセス権限のあるユーザのみがファイルサーバに格納された添付ファイルアクセスできる。

また、特許文献３には、添付ファイル付電子メールから添付ファイルを分離し、宛先情報を解析し、宛先に対応するユーザに対してのみアクセス権限を付与し、ファイルＩＤと、該ファイルＩＤのファイルにアクセスできるユーザのユーザＩＤからなるアクセス権限テーブルを作成し、アクセス権限が定められたファイルをファイルサーバに登録するファイル共有方法が記載されている。

また、特許文献４に記載された方法では、第１の電子メールに含まれる情報に基づいて添付ファイルへのアクセス権限を設定し、添付ファイルをファイルサーバに格納し、ファイルサーバに格納した添付ファイルへアクセスするための参照情報を、添付ファイルを削除した第１の電子メールに付加した第２の電子メールを受信者側メールサーバ及び送信者側メールサーバに送信する。ファイルサーバは、メール送信者及びメール受信者のいずれか一方からの参照情報に基づいた添付ファイルへのアクセス要求に応答して、設定したアクセス権限に基づいて添付ファイルへのアクセスを制御する。

特開２００８−１２９６４３号公報 特開２０１０−０６１４７６号公報 特開２００２−３４２２４９号公報 特開２００９−１８２７８３号公報

しかしながら、特許文献１〜４に記載された方法では、送信者が受信者の職位などの情報に基づいて、宛先アドレス毎に添付ファイルへの詳細なアクセス制御を行うことはできなかった。

そこで、本発明は、メーリングリストシステムにおいて、送信者が受信者の職位などの情報に基づいて、宛先アドレス毎に添付ファイルへの詳細なアクセス制御を行えるようにすることを一つの目的とする。

本発明に係るメーリングリスト装置は、発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部と、前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部と、前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部と、前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信するメール変換及び配信部と、を備える。

本発明に係るメール配信方法は、発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信する工程と、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する工程と、前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する工程と、前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する工程と、前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信する工程と、を備える。

本発明に係るプログラムは、コンピュータを、発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部と、前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部と、前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部と、前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信するメール変換及び配信部と、して機能させる。

本発明によれば、メーリングリストシステムにおいて、送信者が受信者の職位などの情報に基づいて、宛先アドレス毎に添付ファイルへの詳細なアクセス制御を行えるようにすることができる。

本発明の実施の形態による、メーリングリストシステムの構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態による、メーリングリスト宛先データベースの例を示す図である。 本発明の実施の形態による、メーリングリストシステムの動作のフローチャートである。 本発明の実施の形態による、送信メールの例を示す図である。

実施の形態
次に、本発明を実施するための形態について、図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態による、メーリングリスト装置１０の構成を示すブロック図である。メーリングリスト装置１０は、サーバ２、メーリングリスト宛先データベース３、ユーザ情報管理装置４、文書管理装置５を備えている。

サーバ２は、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭ等のメモリ、各種の情報を格納する外部記憶装置、入力インタフェース、出力インタフェース、通信インタフェース及びこれらを結ぶバスを備える専用又は汎用のコンピュータを適用することができる。なお、サーバ２は、単一のコンピュータにより構成されるものであっても、通信回線を介して互いに接続された複数のコンピュータにより構成されるものであってもよい。

サーバ２は、宛先アドレス取得部２１、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２、添付ファイル保管及びアクセス権設定部２３、メール変換及び配信部２４を含む。

宛先アドレス取得部２１、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２、添付ファイル保管及びアクセス権設定部２３、メール変換及び配信部２４は、ＣＰＵがＲＯＭ等に格納された所定のプログラムを実行することにより実現される機能のモジュールに相当する。

メーリングリスト宛先データベース３、ユーザ情報管理装置４、文書管理装置５は、外部記憶装置により実装される。サーバ２と、宛先データベース３、ユーザ情報管理装置４、及び文書管理装置５は、通信回線を介して接続されている。

宛先アドレス取得部２１は、メーリングリスト宛先データベース３からメーリングリストに含まれる宛先のリストを取得する。

宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２は、ユーザ情報管理装置４に問い合わせを行い、宛先アドレスに対応するユーザ情報を取得する。さらに、発信元クライアント１からのメールに付加された条件フラグと比較し、それぞれの宛先に対するアクセス権を判定する。

添付ファイル保管及びアクセス権設定部２３は、発信元クライアント１からのメールに添付されたファイルのみを文書管理装置５に格納し、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２における判定に基づいて、各宛先のアクセス権を設定する。

メール変換及び配信部２４は、発信元クライアント１からのメールに添付されていたファイル自体を削除し、文書管理装置５に格納した添付ファイルのショートカットのみを添付して、各宛先へメールを配信する。

発信元クライアント１から宛先アドレス取得部２１に送信されるメールには宛先アドレスに加えて条件フラグの情報が含まれている。条件フラグの情報とは、例えばある役職の宛先に添付ファイルのフルアクセス権を設定する等の情報である。

なお、メーリングリスト宛先データベース３には、図２に示すような従来のメーリングリストの宛先データベースと同様のものが使用できるので、特定の形式に変換する必要はない。

次に、メーリングリスト装置１０の動作について説明する。図３は、メーリングリスト装置１０の動作のフローチャートである。

まず、メールの送信者によって発信元クライアント１からサーバ２に対し、メーリングリストのアドレスと条件フラグの情報が含まれたメールが送信される。

条件フラグの情報は、メールのヘッダに例えば図４に示す“X-Attached-Flag:”のように実装される。図４に示す例は「30（部長の職位をあらわすコード）には111（参照、更新、削除）の権限」、「20（課長の職位をあらわすコード）には110（参照、更新）の権限」、「00（その他の職位をあらわすコード）には100（参照）の権限」を付与するという意味である。

メールを受信したサーバ２は、宛先アドレス取得部２１においてメーリングリスト宛先データベース３に問い合わせを行い（ステップＡ１）、受信メールで指定されたメーリングリストに記載されている宛先アドレスのリストを取得する（ステップＡ２）。

次に、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２において、それぞれの宛先アドレスに対応する職位情報をユーザ情報管理装置４から取得し、各宛先アドレスに対応するユーザにどのアクセス権を設定するか判断する（ステップＡ３）。

次に、添付ファイル保管及びアクセス権設定部２３において、発信元クライアント１からのメールに添付されていたファイルを、ステップＡ３で判定されたアクセス権を設定した上で文書管理装置５へ保管する（ステップＡ４）。

次に、メール変換及び配信部２４において、発信元クライアント１からのメールに添付されていたファイルを削除し、代わりにステップＡ４で保管した添付ファイルのショートカットを添付する。さらに、各宛先クライアント４１〜４ｎへメールを配信する（ステップＡ５）。

以上のように、本実施形態によれば、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２において、発信元クライアント１からのメールに含まれる条件フラグの情報とユーザ情報管理装置４の情報に基づいて、メーリングリストに含まれる各メンバに対し添付ファイルへのアクセス制御を設定することができる。このため、送信者が受信者の職位などの情報に基づいて、宛先アドレス毎に添付ファイルへの詳細なアクセス制御を行うことができる。したがって、添付文書を暗号化したり、宛先を絞って添付ファイルを別途送信したり、といった作業を行う必要がない。

また、添付ファイルを文書管理装置５に保管し、宛先クライアント４１〜４ｎへの配信時にはリンク情報のみを送信しているため、通信回線のトラフィック、及び受信側の記憶域を節約することができる。

また、宛先クライアント４１〜４ｎへの配信時にはリンク情報のみを送信し、リンク先のファイルにはアクセス権が設定されているので、社外のアドレスなどに誤って送信してしまった場合にも、添付ファイルの情報が漏洩しないという利点がある。

なお、発信元クライアント１からのメールの条件フラグにおいて、ユーザの職位以外に、所属する組織や性別などあらゆるユーザ情報に対応するアクセス権を指定し、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２において、これらの条件に従ってアクセス権を設定するようにしてもよい。また、複数のユーザ情報に対応するアクセス権を指定し、宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部２２がこれらの条件を組み合わせてアクセス権を判定するようにしてもよい。これにより、例えば「ある組織に所属する課長以上のユーザ」といった複雑な条件でアクセス権を設定することができる。

上記の実施の形態の一部または全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。
（付記１）発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部と、
前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部と、
前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部と、
前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信するメール変換及び配信部と、を備えたメーリングリスト装置。
（付記２）前記発信元メールは、複数種類の固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、
前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部は、前記複数種類の固有情報の条件を組み合わせて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する、付記１に記載のメーリングリスト装置。
（付記３）発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信する工程と、
前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する工程と、
前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する工程と、
前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、決定された各メンバに対するアクセス権を設定する工程と、
前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信する工程と、を備えたメール配信方法。
（付記４）コンピュータを、
発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部と、
前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部と、
前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部と、
前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信するメール変換及び配信部と、して機能させるプログラム。

１ 発信元クライアント、２ サーバ、３ メーリングリスト宛先データベース、４ ユーザ情報管理装置、５ 文書管理装置、１０ メーリングリスト装置、２１ 宛先アドレス取得部、２２ 宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部、２３ 添付ファイル保管及びアクセス権設定部、２４ メール変換及び配信部、４１〜４ｎ 宛先クライアント

Claims (4)

1. 発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部と、
   前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部と、
   前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部と、
   前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信するメール変換及び配信部と、を備えたメーリングリスト装置。
2. 前記発信元メールは、複数種類の固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、
   前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部は、前記複数種類の固有情報の条件を組み合わせて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する、請求項１に記載のメーリングリスト装置。
3. 発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信する工程と、
   前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する工程と、
   前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する工程と、
   前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、決定された各メンバに対するアクセス権を設定する工程と、
   前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信する工程と、を備えたメール配信方法。
4. コンピュータを、
   発信元クライアントからメーリングリスト宛に送信された発信元メールを受信し、前記メーリングリストに含まれるメンバのアドレスを取得する宛先アドレス取得部と、
   前記発信元メールは、添付ファイルと、前記メンバの固有情報に対応した前記添付ファイルへのアクセス権の種類を指定する条件フラグを含み、前記条件フラグの情報に基づいて、各々のメンバに対する前記添付ファイルへのアクセス権の種類を決定する宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部と、
   前記添付ファイルを文書管理装置に格納すると共に、前記宛先ユーザ情報取得及び条件フラグ判断部において決定された各メンバに対するアクセス権を設定する添付ファイル保管及びアクセス権設定部と、
   前記発信元メールから前記添付ファイルを削除し、前記文書管理装置に格納した前記添付ファイルのショートカットを前記発信元メールに添付した配信メールを、各メンバへ配信するメール変換及び配信部と、して機能させるプログラム。