JP2012221440A - 会議システム、会議管理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議に関する補足項目を容易に管理することが可能な会議システムおよびそれに関連する技術を提供する。
【解決手段】この会議システムは、各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換する音声認識手段と、文字データに変換された発言内容から所定のキーワード（例えば「「フォローアップ必要」）をトリガー情報として検出する検出手段とを備える。また、この会議システムは、トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理（フォローアップ処理）を行うべき補足項目（フォローアップ項目）ＬＭ１，ＬＭ２，...を作成し、当該補足項目ＬＭ１，ＬＭ２，...を含む補足リスト（フォローアップリスト）ＦＬを作成するリスト作成手段を備えるとともに、当該補足リストの表示用データを生成する表示制御手段をさらに備える。
【選択図】図２１

Description

本発明は、会議システムおよびそれに関連する技術に関する。

会議システムにおいては、サーバに発表用の資料（会議資料）を蓄積しておき、当該資料をプロジェクタなどを用いて表示するものなどが存在する。

また、特許文献１においては、或る会議で終了していないアクションアイテムを次の会議の議題にする技術が提案されている。

特開２００９−２７７０１３号公報

ところで、会議においては、討議内容に関する補足資料を会議参加者宛に後に送付すること、あるいは、補足的検討項目に関する検討内容を後に報告することなど、会議における討議内容に対する補足的な対応（フォローアップとも称する）が求められることがある。

しかしながら、補足すべき項目（フォローアップ項目とも称する）が多くなると、補足すべき項目を把握しきれなくなったり、当該項目を取りこぼしたりすることが考えられる。

なお、上記先行技術文献に係る技術は、或るアクションアイテムを次の議題とするものであり、補足すべき項目（補足項目）を管理する技術ではない。

そこで、この発明の課題は、会議に関する補足項目を容易に管理することが可能な会議システムおよびそれに関連する技術を提供することにある。

上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、会議システムであって、各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換する手段と、前記文字データに変換された前記発言内容から所定のキーワードをトリガー情報として検出する検出手段と、前記トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理を行うべき補足項目を作成し、当該補足項目を含む補足リストを作成するリスト作成手段と、前記補足リストの表示用データを生成する表示制御手段とを備えることを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１の発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足項目に関連する発言内容と前記補足処理を実行すべき補足担当者とを前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１または請求項２の発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、複数の補足担当者のうちの特定の補足担当者に関する補足項目を抽出し、前記特定の補足担当者に関する補足担当者別リストを作成し、前記表示制御手段は、前記特定の補足担当者からの表示要求に対して、前記特定の補足担当者に関する当該補足担当者別リストの表示用データを生成することを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記発言内容において前記所定のキーワードが前記トリガー情報として検出された時点の近傍の発言の内容を、前記補足項目に関する発言内容として抽出することを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項１ないし請求項４のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記発言内容において前記所定のキーワードが前記トリガー情報として検出された時点の直後に検出された人物名称を、前記補足担当者の名称として抽出することを特徴とする。

請求項６の発明は、請求項１ないし請求項５のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足担当者によるコメント入力欄をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする。

請求項７の発明は、請求項１ないし請求項６のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足担当者により準備された補足資料のリンク先をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする。

請求項８の発明は、請求項１ないし請求項７のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足項目に関する補足状況をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする。

請求項９の発明は、請求項１ないし請求項８のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記表示制御手段は、前記補足リストの表示欄と会議資料の表示欄との双方を有する表示画面を表示する表示用データを生成することを特徴とする。

請求項１０の発明は、請求項１ないし請求項９のいずれかの発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足担当者により追加された補足内容をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする。

請求項１１の発明は、請求項１０の発明に係る会議システムにおいて、前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足項目に関する発言内容の発言者である補足依頼者に関する情報をも前記補足項目に関連付けて記憶し、前記会議システムは、前記補足リストに対する前記補足担当者による前記補足内容の追加動作が行われたことに応答して、前記補足リストの更新を前記補足依頼者に通知する更新通知手段、をさらに備えることを特徴とする。

請求項１２の発明は、請求項１１の発明に係る会議システムにおいて、前記更新通知手段は、電子メールを用いて、前記補足リストの更新を前記補足依頼者に通知することを特徴とする。

請求項１３の発明は、会議管理装置であって、各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換する手段と、前記文字データに変換された前記発言内容から所定のキーワードをトリガー情報として検出する検出手段と、前記トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理を行うべき補足項目を作成し、当該補足項目を含む補足リストを作成するリスト作成手段と、前記補足リストの表示用データを生成する表示制御手段とを備えることを特徴とする。

請求項１４の発明は、コンピュータに、ａ）各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換するステップと、ｂ）前記文字データに変換された前記発言内容から所定のキーワードをトリガー情報として検出するステップと、ｃ）前記トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理を行うべき補足項目を作成し、当該補足項目を含む補足リストを作成するステップと、ｄ）前記補足リストの表示用データを生成するステップとを実行させるためのプログラムであることを特徴とする

請求項１ないし請求項１４に記載の発明によれば、会議に関する補足項目を容易に管理することが可能である。

特に、請求項３に記載の発明によれば、各補足担当者は、自らが補足すべき補足項目を容易に把握することが可能である。

会議システムの概要を示す概念図である。 ＭＦＰの概略構成を示すブロック図である。 各コンピュータ（参加者端末）の概略構成を示す機能ブロック図である。 会議準備動作を示すフローチャートである。 会議開始後の動作を示すフローチャートである。 発言リスト作成処理を示すフローチャートである。 フォローアップリストへの項目追加処理を示すフローチャートである。 フォローアップリスト表示要求の受付処理を示すフローチャートである。 フォローアップリスト更新処理を示すフローチャートである。 フォローアップリスト更新通知処理を示すフローチャートである。 キーワードの登録画面を示す図である。 発言者リストを示す図である。 キーワードが発声される様子を示す図である。 キーワードが発声される様子を示す図である。 フォローアップリストを示す図である。 フォローアップリスト等の表示画面を示す図である。 特定ユーザ向けのフォローアップリストを示す図である。 特定ユーザ向けフォローアップリスト等を含む表示画面を示す図である。 補足情報が記入されたフォローアップリストを示す図である。 補足情報が記入されたフォローアップリストを示す図である。 補足情報が記入されたフォローアップリストを示す図である。 仮対応済みの補足項目を含むフォローアップリストを示す図である。 期限日欄等を含むフォローアップリストを示す図である。 承認者欄等を含むフォローアップリストを示す図である。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜１．システム構成＞
図１は、会議システム１００の概要を示す概念図である。会議システム１００は、フォローアップリスト作成機能（後述）を有している。

この会議システム１００は、会議管理装置１０と表示装置３０とマイク６２と複数のコンピュータ７０とを備えている。

会議管理装置１０と表示装置３０とマイク６２と複数のコンピュータ７０とは、互いにネットワークＮＷを介して接続されており、ネットワーク通信を行うことが可能である。ここにおいて、ネットワークＮＷは、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットなどによって構成される。各装置のネットワークＮＷへの接続形態は、有線接続であってもよく或いは無線接続であってもよい。

マイク６２は、会議における音声を集音して音声信号を生成し、当該音声信号を会議管理装置１０に送信する。会議管理装置１０は、音声認識技術を用いて、マイク６２により録音された音声をテキストデータ化（文字データ化）して発言リスト（発言リストファイル）ＲＬとして発言情報格納部５ｂに保存する。また、会議管理装置１０は、マイク６２により録音された音声信号を記録した音声データファイルをも生成する。

表示装置３０は、会議管理装置１０から送信されてきた各種情報等を表示する装置である。表示装置３０は、例えばプロジェクタ装置（投影装置）として構成され、当該表示装置３０は、ネットワークＮＷを介して会議管理装置１０に接続されている。なお、これに限定されず、表示装置３０は、大型液晶表示装置等であってもよい。また、表示装置３０は、コンピュータ７０を介して会議管理装置１０に間接的に接続されるようにしてもよい。より詳細には、表示装置３０は、コンピュータ７０の映像信号出力部（詳細には外部出力端子）等を介して、会議管理装置１０からの映像信号を表示出力するようにしてもよい。

会議の出席者は、表示装置３０による表示画像によって、会議に関する各種の情報（資料データ等）を視認することができる。

また、この会議管理装置１０は、会議のフォローアップリストファイルＦＬ（図１５等参照）を作成することもできる。フォローアップリストＦＬおよびその作成動作については後に詳述する。

会議管理装置１０は、この実施形態ではＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi Function Peripheral）として構成されている。

図２は、ＭＦＰ１０の概略構成を示すブロック図である。

図２の機能ブロック図に示すように、ＭＦＰ１０は、画像読取部２、印刷出力部３、通信部４、格納部５、入出力部６およびコントローラ９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。

画像読取部２は、ＭＦＰ１０の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像データ（原稿画像とも称する）を生成する処理部である。

印刷出力部３は、印刷対象に関するデータに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。

通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、通信ネットワークＮＷを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信では、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）およびＦＴＰ（File Transfer Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。

格納部５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の格納装置で構成される。この格納部５には、画像読取部２等で生成された原稿画像（画像データ）が格納される。また、格納部５は、キーワード情報格納部５ａ、発言情報格納部５ｂ、フォローアップリスト情報格納部５ｃ等を有している。

入出力部６は、ＭＦＰ１０に対する入力を受け付ける操作入力部６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部６ｂとを備えている。

コントローラ９は、ＭＦＰ１０に内蔵され、ＭＦＰ１０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ等）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ等）内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）を実行することによって、各種の処理部を実現する。

具体的には、図２に示すように、コントローラ９は、音声認識部２３，キーワード検出部２５、リスト作成部２７、更新通知部２８、表示制御部２９等を備える。

音声認識部２３は、音声認識技術を用いて、マイク６２で集音された音声を文字として認識し、音声データを文字データ（テキストデータ）に変換する処理部である。音声認識部２３は、会議における各発言者の発言内容を音声認識してテキストデータ化し、発言リストＲＬを作成する。

キーワード検出部２５は、マイク６２で集音された音声から所定のキーワードを検出する処理部である。詳細には、キーワード検出部２５は、文字データに変換された（テキストデータ化された）発言内容（発言リストＲＬ）から所定のキーワードをトリガー情報ＴＧとして検出する。

リスト作成部２７は、会議のフォローアップリストファイル（単にフォローアップリストとも称する）ＦＬを作成する処理部である。フォローアップリストＦＬは、或る発言者の発言に対応して補足処理（フォローアップ処理とも称する）を実行すべき項目である補足項目（フォローアップ項目とも称する）を含むリスト情報である。フォローアップリストＦＬにおいては、各補足項目（フォローアップ項目）に関連する発言内容と当該各補足項目に係る補足処理を実行すべき担当者である補足担当者（フォローアップパーソンとも称する）とが各補足項目に関連付けられて記憶される。リスト作成部２７は、トリガー情報ＴＧの検出に応答して、補足項目（フォローアップ項目）に関する発言内容および補足担当者等を発言リストＲＬから抽出し、フォローアップリストＦＬを作成する。フォローアップリストＦＬは、フォローアップリスト情報格納部５ｃに格納される。

表示制御部２９は、フォローアップリストＦＬの表示用データを生成する処理部である。表示制御部２９は、各コンピュータ７０と協働して、各コンピュータ７０の表示部にフォローアップリストＦＬを表示する動作を制御する。

更新通知部２８は、フォローアップリストＦＬの更新を補足依頼者（後述）等に通知する処理部である。

図３は、各コンピュータ（参加者端末）７０の概略構成を示す機能ブロック図である。図３に示すように、各コンピュータ７０は、入出力部７５とコントローラ７９とを備えている。

入出力部７５は、各コンピュータ７０に対する入力を受け付ける操作入力部（端末側操作入力部）７６と、各種情報の表示出力を行う表示部（端末側表示部）７７と有している。例えば、キーボードが操作入力部７６として設けられ、ディスプレイが表示部７７として設けられる。あるいは、操作入力部７６および表示部７７の双方として機能する操作パネル７８（不図示）が入出力部７５として設けられるようにしてもよい。このような操作パネル７８は、例えば、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成される。

コントローラ７９は、通信制御部７１と入出力制御部７３とを含む各種の処理部を実現する。

通信制御部７１は、ネットワーク通信動作を制御する制御部である。なお、通信制御部７１は、電話回線を用いた通信動作をも制御する。

入出力制御部７３は、入出力部７５の動作を制御する制御部である。具体的には、入出力制御部７３は、ユーザからの操作入力部７６を用いた操作入力の受付動作、および表示部７７における表示動作等を制御する。

＜２．動作＞
つぎに、システム１００によるフォローアップリストＦＬの作成動作について図４〜図１０等を参照しながら詳細に説明する。図４は、準備動作を示すフローチャートであり、図５〜図１０は会議開始後の動作を示すフローチャートである。

＜２−１．会議開始前の準備動作＞
まず、会議開始前に準備動作（図４）が実行される。

具体的には、準備者（会議の司会者あるいは事務担当者等）が、会議管理装置（ＭＦＰ）１０を直接操作して（あるいは自らのコンピュータ７０およびネットワークＮＷ等を介してＭＦＰ１０を操作して）、ＭＦＰ１０内のキーワード情報格納部５ａ内に所定のキーワードＫＷを登録する。より詳細には、準備者によって、ＭＦＰ１０に関する操作画面に表示された会議リストの中から対象会議が選択され（ステップＳ１）、ＭＦＰ１０に関する他の操作画面（登録画面）において当該対象会議に関するキーワードＫＷが入力され（ステップＳ２）、当該キーワードＫＷがキーワード情報格納部５ａに登録される（ステップＳ３）。なお、キーワードＫＷの入力操作においては、図１１の登録画面ＧＡ１等が利用されればよい。たとえば、キーワードＫＷとしては、「フォローアップ必要」などの文言が指定されればよい。

後述するように、このキーワードＫＷが参加者の発言内容から検出されると、フォローアップリストＦＬへの追加登録動作等が実行される。

＜２−２．会議中および会議後の動作概要＞
図５に示すように、会議が開始されると、ステップＳ１０，Ｓ２０，Ｓ３０，Ｓ４０，Ｓ５０の各処理が会議中等において随時実行される。具体的には、発言リスト作成処理（ステップＳ１０）と、フォローアップリストへの項目追加処理（ステップＳ２０）と、フォローアップリスト表示要求の受付処理（ステップＳ３０）と、フォローアップリスト更新処理（ステップＳ４０）とフォローアップリスト更新通知処理（ステップＳ５０）とが並列的に実行される。

その後、会議が終了すると、ステップＳ６０からステップＳ７０に進み、終了処理が実行される。ステップＳ７０での終了処理においては、発言リスト作成処理（ステップＳ１０）とフォローアップリストへの項目追加処理（ステップＳ２０）とが終了される。

一方、フォローアップリスト表示要求の受付処理（ステップＳ３０）とフォローアップリスト更新処理（ステップＳ４０）とフォローアップリスト更新通知処理（ステップＳ５０）とは、会議終了後においても継続される。そして、全ての補足処理の完了後に会議の準備者等によりＭＦＰ１０に対して完了指示が入力されると、ステップＳ３０，Ｓ４０，Ｓ５０の各処理は当該完了指示に応答して終了する。

＜２−３．発言リスト作成処理（ステップＳ１０）＞
ステップＳ１０においては、発言リストＲＬの作成処理が実行される。

図６は、ステップＳ１０の詳細動作を示すフローチャートである。

図６に示すように、まず、ステップＳ１１において、音声認識部２３は、会議において発言がなされたことを判定すると、ステップＳ１２に進み、当該発言の発話者（すなわち発言者）を特定する。より具体的には、当該発言データ（発言者の音声データ）と会議の参加者リストに含まれる各参加者の予め登録された音声データとの類似性に基づいて、発言者が誰であるかが特定される。なお、ここでは、各発話者が自動的に特定される場合が例示されているが、これに限定されず、会議のオペレータが各発言者を随時入力していくようにしてもよい。

また、ステップＳ１３において、音声認識部２３は、当該発言者の発言内容を文字データ化する。そして、音声認識部２３は、各発言の発言者と当該各発言の発言内容とを発言リストＲＬに追加する（ステップＳ１４）。

このような動作が、ステップＳ１５にて会議が終了したと判定されるまで、繰り返し実行される。これにより、発言データが随時追加され、図１２に示すような発言者リストが作成される。

図１２においては、たとえば、発言ＲＭ１に関して、その発話者（発言者）がユーザＵＢであることが判定されるとともに、その発言内容「今回の提案内容の説明は以上です。」が文字データ化されて記録されている。同様に、発言ＲＭ２に関して、その発言者がユーザＵＤであることが判定されるとともに、その発言内容「どなたか質問ありますか？」が文字データ化されて記録されている。その他の発言ＲＭ１１，ＲＭ１２，...についても同様である。

＜２−４．フォローアップリストへの項目追加処理（ステップＳ２０）＞
議事進行中において、或る発言に対する補足処理が必要である旨が司会者等によって判断されると、当該司会者等は上述のキーワードＫＷ（例えば「フォローアップ必要」）を発話する。音声認識部２３は、このような発言内容をも上述の発言リストＲＬに記録する。また、ステップＳ２０においては、キーワード検出部２５によるキーワードＫＷの検出に応じて、フォローアップリストＦＬへのフォローアップ項目（補足項目）の追加処理がリスト作成部２７によって実行される。

図７は、ステップＳ２０の詳細動作を示すフローチャートである。

図７に示すように、まず、ステップＳ２１において、ステップＳ３（図４）で登録されたキーワードＫＷの検出動作が実行される。具体的には、キーワード検出部２５は、発言リストＲＬに随時追加されていく各発言者の発言内容にキーワードＫＷが含まれているか否かを判定する。そして、当該キーワードＫＷが含まれていると判定されると、ステップＳ２２に進む。

ステップＳ２２では、リスト作成部２７は、発言内容においてキーワードＫＷがトリガー情報ＴＧとして検出された時点の近傍の発言（当該時点の直前の所定数（例えば２個）の発言内容）の内容を、補足項目に関する発言内容として抽出する。また、ステップＳ２３では、リスト作成部２７は、発言内容においてキーワードＫＷがトリガー情報として検出された時点の直後に検出された人物名称を、補足担当者の名称として抽出する。そして、ステップＳ２４では、リスト作成部２７は、ステップＳ２２で抽出された発言内容とステップＳ２３で特定された補足担当者とを当該補足項目に関連付けて記憶する。

このような動作が、ステップＳ２５にて会議が終了したと判定されるまで、繰り返し実行される。これにより、フォローアップ項目が随時追加され、図１５に示すようなフォローアップリストＦＬが作成される。

たとえば、図１３にも示すように、ユーザＵＡの発言ＲＭ１１「開発費は予算内に収まっているのか？」およびユーザＵＢの発言ＲＭ１２「はい。収まっています。詳細資料は後で提示します。」に引き続いて、司会者ＵＤが、上述のキーワードＫＷ（「フォローアップ必要」）を発話（発声）する。また、司会者ＵＤは。さらに引き続いて「補足担当者はＢさん（ユーザＵＢさん）」である旨をも発話する（時刻ＴＰ１）。

このキーワードＫＷの検出に応答して、リスト作成部２７は、フォローアップ項目ＬＭ１を作成してフォローアップリストＦＬに追加する。

詳細には、まず、ステップＳ２２において、リスト作成部２７は、キーワードＫＷの発話時点（ステップＳ２１の検出処理による検出時点）ＴＰ１の近傍の発言（より詳細には、時点ＴＰ１の直前の２つの発言ＲＭ１１，ＲＭ１２）の内容を、補足項目に関する発言内容として抽出する。また、ステップＳ２３では、リスト作成部２７は、キーワードＫＷが検出された時点ＴＰ１の直後に検出された人物名称「Ｂさん」（ユーザＵＢ）を、補足担当者の名称として抽出する。そして、ステップＳ２４では、リスト作成部２７は、ステップＳ２２で抽出された発言内容ＲＭ１１，ＲＭ１２とステップＳ２３で特定された補足担当者「ユーザＵＢ」とを当該補足項目ＬＭ１に関連付けて記憶する（図１５参照）。図１５においては、項目番号「１」の補足項目ＬＭ１に、ユーザＵＡによる発言ＲＭ１１とユーザＵＢによる発言ＲＭ１２とが関連付けられて記憶されるとともに、補足担当者（詳細にはその名称「ユーザＵＢ」）もが関連付けられて記憶される様子が示されている。

同様に、たとえば、図１４に示すように、発言ＲＭ２１、ＲＭ２２に引き続いて、司会者ＵＤが、上述のキーワードＫＷ（「フォローアップ必要」）を発話すると共に、さらに引き続いて「補足担当者はＣさん（ユーザＵＣさん）」である旨をも発話する（時刻ＴＰ２）。

このキーワードＫＷの検出に応答して、リスト作成部２７は、フォローアップ項目ＬＭ２を作成してフォローアップリストＦＬに追加する。

詳細には、まず、ステップＳ２２において、リスト作成部２７は、キーワードＫＷの発話時点（ステップＳ２１の検出処理による検出時点）ＴＰ２の近傍の発言（より詳細には時点ＴＰ２の直前の２つの発言ＲＭ２１，ＲＭ２２）の内容を、補足項目に関する発言内容として抽出する。また、ステップＳ２３では、リスト作成部２７は、キーワードＫＷが検出された時点ＴＰ２の直後に検出された人物名称「Ｃさん」（ユーザＵＣ）を、補足担当者の名称として抽出する。そして、ステップＳ２４では、リスト作成部２７は、ステップＳ２２で抽出された発言内容ＲＭ２１，ＲＭ２２とステップＳ２３で特定された補足担当者「ユーザＵＣ」とを当該補足項目ＬＭ２に関連付けて記憶する（図１５参照）。図１５においては、項目番号「２」の補足項目ＬＭ２に、ユーザＵＡによる発言ＲＭ２１とユーザＵＢによる発言ＲＭ２２とが関連付けられて記憶されるとともに、補足担当者（詳細にはその名称「ユーザＵＣ」）もが関連付けられて記憶される様子が示されている。なお、ここでは、キーワードＫＷに関する発言ＲＭ２３「フォローアップ必要。...」の後のユーザＵＣの発言ＲＭ２４「了解しました」は、補足項目ＬＭ２に関する記録対象から除外されており、フォローアップリストＦＬには記録されていない。ただし、これに限定されず、当該ユーザＵＣの発言（時点ＴＰ２の直後の発言）等をも当該補足項目ＬＭ２に関連付けて記録しておくようにしてもよい。

同様にして、項目番号「３」以降の補足項目ＬＭ３，...もフォローアップリストＦＬに記録される。

以上のように、ステップＳ２０においてはフォローアップリストＦＬが自動的に作成される。したがって、会議に関する補足項目を容易に管理することが可能である。詳細には、補足すべき項目（フォローアップ項目とも称する）が多くなっても、各参加者は、自動的に作成された当該フォローアップリストＦＬを参照することによって（ステップＳ３０）、補足すべき項目を確実に把握することができる。

特に、フォローアップリストＦＬは、会議中に当該会議の進行に応じて（リアルタイムで）自動的に作成されるので、各補足項目に対する管理がその発生に応じて比較的早い段階（好ましくは発生直後）から開始され得る。

なお、フォローアップリストＦＬは、補足担当者によるコメントが入力されるコメント入力欄と補足担当者により準備された補足資料（フォローアップ資料とも称する）のリンク先が入力されるリンク先入力欄（ＵＲＬ記入欄とも称する）とをさらに有している。これらのコメント入力欄（図１５の右から２列目の入力欄）およびリンク先入力欄（図１５の最右列の入力欄）も各補足項目に関連付けて記憶される。

ただし、各補足項目の最初の登録時点においては、図１５の右側に設けられた補足欄（コメント入力欄およびリンク先入力欄）は空白である。また、複数の補足処理はいずれも未だ終了していないため、図１５の左から２番目の「対応状況欄」（補足状況を示す補足状況欄とも称する）には、いずれも、未対応を表す旨（「未」）が表示されている。

また、フォローアップリストＦＬにおいては、各補足項目ＬＭｉに係る各発言ＲＭｉの発言者も各補足項目ＬＭｉに関連付けて記録されている。各発言ＲＭｉの発言者は、当該各補足項目ＬＭｉの補足を依頼した人物（補足依頼者）であるとも表現される。たとえば、補足項目ＬＭ１の補足依頼者は、ユーザＵＡ，ＵＢである（ただし、補足担当者でもあるユーザＵＢは、補足依頼者から除外されるようにしてもよい）。また、補足項目ＬＭ５の補足依頼者は、ユーザＵＡ，ＵＣである。

＜２−５．フォローアップリスト表示要求の受付処理（ステップＳ３０）＞
議事開始後において、会議の各参加者は、上述のフォローアップリストＦＬを自らのコンピュータ７０等に表示させることができる。具体的には、ＭＦＰ１０は、フォローアップリストの表示要求の受付処理（ステップＳ３０）を実行する。なお、ここでは、各参加者のコンピュータ７０において、フォローアップリストＦＬが会議資料とともに表示される場合を例示する。

図８は、ステップＳ３０の詳細動作を示すフローチャートである。

図８に示すように、まず、ステップＳ３１において、フォローアップリストＦＬの表示要求が各コンピュータ７０から受け付けられると、ステップＳ３２に進む。詳細には、各ユーザが自らのコンピュータ７０を操作して、フォローアップリストＦＬの表示要求をＭＦＰ１０に対して送信すると、ＭＦＰ１０は、当該送信要求に応答して、ステップＳ３２以降の処理を実行する。

ステップＳ３２では、表示制御部２９は、まず、フォローアップリストＦＬを読み込む。そして、ステップＳ３３で表示要求の要求元が司会者端末７０Ｄであるのか、それ以外の参加者の端末であるのかが判定される。

表示要求の要求元が司会者端末７０Ｄであると判定されると、ステップＳ３４に進み、表示制御部２９は、会議資料ＭＤと全ての補足項目を有するフォローアップリストＦＬとの双方を有する表示画面ＧＭ０を表示させるための表示用データＤ０を生成し、当該表示用データＤ０を要求元のコンピュータ７０Ｄに送信する。

このような表示用データＤ０に基づいて、司会者のコンピュータ７０は、その表示部に図１６のような表示画面ＧＭ０を表示する。当該表示画面ＧＭ０においては、その左側に会議資料ＭＤが配置され、その右側にフォローアップリストＦＬ０が配置されている。特に、フォローアップリストＦＬ０においては、全補足項目に関する内容が表示されている。

一方、表示要求の要求元が司会者端末７０Ｄ以外の端末（例えば７０Ａ，７０Ｂ，７０Ｃのいずれか）であると判定されると、ステップＳ３５に進む。

ステップＳ３５において、表示制御部２９は、フォローアップリストＦＬの複数の補足項目の中から、要求元の特定参加者に対応する補足項目のみを抽出する。たとえば、ユーザＵＢ（コンピュータ７０Ｂ）からの表示要求に対しては、ユーザＵＢがその補足担当者である補足項目ＬＭ１，ＬＭ４，ＬＭ５が抽出される（図１７）。これにより、特定の補足担当者（ユーザＵＢ）に関する補足担当者別リストが作成される。

そして、表示制御部２９は、会議資料ＭＤと一部の補足項目ＬＭ１，ＬＭ４，ＬＭ５を有するフォローアップリストＦＬ２（図１７）との双方を有する表示画面ＧＭ２を表示させるための表示用データＤ２を生成し、当該表示用データＤ２を要求元のコンピュータ７０Ｂに送信する（ステップＳ３６）。

このような表示用データＤ２に基づいて、ユーザＵＢのコンピュータ７０Ｂは、その表示部に図１８のような画面ＧＭ２を表示する。当該画面ＧＭ２においては、その左側に会議資料ＭＤが配置され、その右側にフォローアップリストＦＬ２が配置されている。このフォローアップリストＦＬ２においては、全補足項目のうち、ユーザＵＢが補足担当者である項目のみが表示されている。したがって、ユーザＵＢは、自らが対処すべき補足項目を容易に把握することが可能である。

以上のように、ステップＳ３５，Ｓ３６においては、リスト作成部２７は、複数の補足担当者のうちの特定の補足担当者に関する補足項目を抽出し、特定の補足担当者に関する補足担当者別リストを作成する。また、表示制御部２９は、特定の補足担当者からの表示要求に対して、特定の補足担当者に関する当該補足担当者別リストの表示用データを生成する。そして、当該表示用データに基づいて、補足担当者別のフォローアップリストＦＬが各コンピュータ７０の表示部に表示される。

このような動作が、ステップＳ３７にて完了指示が付与されたと判定されるまで、繰り返し実行される。これにより、各参加者は、複数の補足項目のうち、自らが補足担当者である補足項目のみを有するフォローアップリストＦＬを容易に表示させることができる。したがって、各補足担当者は、自らが補足すべき補足項目を容易に把握することが可能である。

＜２−６．フォローアップリスト更新処理（ステップＳ４０）＞
議事開始後において、会議の各参加者は、上述のフォローアップリストＦＬを自らのコンピュータ７０等を用いて更新することができる。具体的には、ＭＦＰ１０は、フォローアップリストＦＬの更新操作の受付処理（ステップＳ４０）を実行する。フォローアップリストＦＬの更新動作は、各参加者のコンピュータ７０ｉに表示されたフォローアップリストＦＬｉを用いて実行される。

たとえば、図１８の画面の右側に表示されるフォローアップリストＦＬ２のコメント記入欄にコメントが記入され且つ補足資料欄（詳細には補足資料のリンク先（ＵＲＬ）記入欄）に補足資料のリンク先のアドレスが記入（図１９も参照）された後に、更新ボタンＢＲ（図１８）が押下されると、記入内容（補足内容）がＭＦＰ１０内のフォローアップリストＦＬに登録される。

同様に、コンピュータ７０Ｃの表示画面に表示されるフォローアップリストＦＬ３のコメント記入欄にコメントが記入され且つ補足資料欄（詳細には補足資料のリンク先（ＵＲＬ）記入欄）に補足資料のリンク先のアドレスが記入（図２０も参照）された後に、更新ボタンＢＲが押下されると、記入内容（補足内容）がＭＦＰ１０内のフォローアップリストＦＬに登録される。

図９は、ステップＳ４０の詳細動作を示すフローチャートである。

図９に示すように、まず、ステップＳ４１において、補足担当者からの更新入力の有無が判定される。たとえば、図１９に示すように、フォローアップリストＦＬ２の補足項目ＬＭ１のコメント記入欄に「開発費の詳細資料です」の文字が記入され、且つ、当該補足項目ＬＭ１の補足資料のリンク先（ＵＲＬ）記入欄に、補足資料のリンク先のＵＲＬ（\\server1\data1\doc01）が記入された状態で、更新ボタンＢＲ（図１８）が押下される。この更新ボタンＢＲの押下に応答して、補足担当者（ユーザＵＢ）による更新入力がなされたものと判定される。そして、更新入力が受け付けられるとステップＳ４２に進む。

ステップＳ４２においては、コンピュータ７０は、更新された内容をＭＦＰ１０に送信する。たとえば、補足項目ＬＭ１のコメント記入欄の内容（「開発費の詳細資料です」の文字）と補足項目ＬＭ１の補足資料のリンク先（ＵＲＬ）記入欄の内容（\\server1\data1\doc01）とがコンピュータ７０ＢからＭＦＰ１０に送信される。一方、ＭＦＰ１０のリスト作成部２７は、受信した入力内容をＭＦＰ１０内のフォローアップリストＦＬに反映する。具体的には、リスト作成部２７は、補足項目ＬＭ１のコメント記入欄の入力内容を補足項目ＬＭ１のコメント記入欄に登録するとともに、補足項目ＬＭ１の補足資料のリンク先記入欄の入力内容を補足項目ＬＭ１の補足資料のリンク先情報として登録する。

また、ステップＳ４３〜Ｓ４５においては、フォローアップリストＦＬにおける左から２番目の欄（補足状況欄ないし対応状況欄とも称する）に関する更新処理がリスト作成部２７によって実行される。

補足者コメント記入欄と補足資料のリンク先記入欄との双方に対して記入がなされているときには、補足者コメント情報と補足資料のリンク情報との双方に関する補足が完了したものと判定され、ステップＳ４４に進む。たとえば、図１９に示す内容が補足項目ＬＭ１に関して記入されたときには、図２１（および図２２）に示すように、補足項目ＬＭ１に関する対応状況欄に「済」（対応済みであることを示す文字）が登録される。同様に、図２０に示す内容が補足項目ＬＭ２に関して記入されたときには、図２１に示すように、補足項目ＬＭ２に関する対応状況欄に「済」（対応済みであることを示す文字）が登録される。

一方、補足者コメント記入欄と補足資料のリンク先記入欄との一方のみに対して記入がなされているときには、補足は部分的に完了しているが未完了である（仮対応が行われている）と判定され、ステップＳ４５に進む。たとえば、図２２に示すように、補足項目ＬＭ２に関して、補足者コメント記入欄に「ただいま準備中です。会議中には資料をアップロードします。」との内容が記入され、補足資料のリンク先記入欄には何も記入されていないときには、補足項目ＬＭ２に関する対応状況欄に「仮対応済」（仮対応が行われていることを示す文字）が登録される。

以上のようにして、リスト作成部２７は、フォローアップリストＦＬにおいて、補足担当者により追加された補足内容（補足者コメントおよび／または補足資料のリンク先アドレス情報等）をも各補足項目に関連付けて記憶する。

このような動作が、ステップＳ４６にて完了指示が付与されたと判定されるまで、繰り返し実行される。これにより、各補足担当者は、担当する補足項目に関する補足内容をＭＦＰ１０内のフォローアップリストＦＬに反映させることができる。

なお、このような更新動作後に上記のステップＳ３０が行われる際には、フォローアップリストＦＬｉにおいては、コメント記入欄およびリンク先記入欄の内容も表示される。したがって、各参加者（司会者とそれ以外の各人物との双方）は、更新内容を確認することができる。また、各参加者は、リンク先記入欄のアドレス記載部分をクリックすることによって、当該アドレスのリンク先の資料を閲覧することができる。具体的には、当該参加者によるクリック操作に応答して、当該参加者のコンピュータ７０ｉは、リンク先記入欄に記載されたＵＲＬ（アドレス）に格納されたデータにアクセスして、当該アドレスに格納された資料（補足資料）のデータを当該コンピュータ７０ｉ上にダウンロードする。そして、当該コンピュータ７０ｉは、ダウンロードしたデータに基づいて、当該補足資料をコンピュータ７０ｉの表示部に表示する。

また、上記においては、コメント記入欄およびリンク先記入欄における記入内容に基づいて、補足状況欄（対応状況欄）が更新される場合が例示されているが、これに限定されない。たとえば、各ユーザによる補足状況欄への記入に応じて更新されるようにしてもよい。より詳細には、「対応済」、「未対応」および「仮対応」などの各項目がドロップダウンリストから選択され、ユーザによる当該選択操作内容に応じて補足状況欄（対応状況欄）が更新されるようにしてもよい。

＜２−７．フォローアップリスト更新通知処理（ステップＳ５０）＞
また、ステップＳ４０における更新動作が実行されると、ステップＳ５０の更新通知処理も行われる。

具体的には、ステップＳ５１において、フォローアップリストＦＬが更新された旨が検出されると、ステップＳ５２に進む。

ステップＳ５２においては、フォローアップリストＦＬに対する補足担当者による補足内容の追加動作（更新動作）が行われたことに応答して、フォローアップリストＦＬの更新を補足依頼者（フォローアップ依頼者）に通知する更新通知処理が実行される。具体的には、更新通知部２８は、フォローアップリストＦＬの更新を電子メールで補足依頼者等に通知する。また、当該電子メールには、フォローアップリストＦＬが更新された旨、および当該フォローアップリストＦＬへアクセスするためのＵＲＬ等が記載されることが好ましい。

たとえば、補足項目ＬＭ１に関する更新動作が行われたときには、補足依頼者であるユーザＵＡ，ＵＢ（図１５および図２１等参照）に対して、電子メールが送信される。なお、補足担当者でもあるユーザＵＢは、電子メールの送信先から除外されるようにしてもよい。すなわち、補足担当者ではない補足依頼者ＵＡにのみ当該電子メールが送付されるようにしてもよい。

また、補足項目ＬＭ５に関する更新動作が行われたときには、補足依頼者であるユーザＵＡ，ＵＣ（図１５および図２１等参照）に対して、電子メールが送信される。

そして、電子メールを受信したユーザは、電子メールに記載されたアドレス情報に基づいて、更新後のフォローアップリストＦＬを自らのコンピュータ７０ｉ等に表示させ、更新内容を確認することができる。具体的には、ステップＳ３０と同様の動作が実行されればよい。

＜３．変形例等＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。

たとえば、フォローアップリストＦＬにおいて、さらに補足処理に関する期限日を設けるようにしてもよい（図２３参照）。そして、当該期限日に基づいて期限管理を行うようにしてもよい。より詳細には、当該期限日の所定期間前（例えば３日前）に、補足担当者に電子メール（補足処理を促す内容の電子メール）を通知するようにしてもよい。あるいは当該期限日の到来時点で補足担当者に電子メール（補足処理を促す内容の電子メール）を通知するようにしてもよい。

また、フォローアップリストＦＬにおいて、さらに補足処理内容に関する承認処理に関連する記入欄を設けるようにしてもよい。より詳細には、図２４に示すように、承認者欄、承認欄、承認者コメント欄を設けるようにしてもよい。

承認者は、補足担当者による補足処理の内容の妥当性を検討し、当該内容を承認する人物である。承認者欄には、当該承認者の名称等が記載される。なお、承認者は、会議中におけるキーワードＫＷの発話に続いて、補足担当者とともに音声で指定されるようにすればよい。詳細には、上述のキーワードＫＷ（「フォローアップ必要」）が発話された後に、「補足担当者はＢさん（ユーザＵＢ）。承認担当者はＡさん（ユーザＵＡ）。」である旨が発話されるようにすればよい。また、承認欄には、「承認」および「非承認」などの各項目がドロップダウンリストから選択されて記入されるようにすればよい。さらに、承認者コメント欄には、承認者による非承認時のコメント（例えば、「○○の点が不十分です。さらに補足してください」）などの文字が記入されるようにすればよい。

１０ 会議管理装置（ＭＦＰ）
３０ 表示装置
６２ マイク
７０ｉ コンピュータ
１００ 会議システム
ＦＬ フォローアップリスト
ＫＷ キーワード
ＬＭｉ フォローアップ項目（補足項目）
ＭＤ 会議資料
ＲＬ 発言リスト
ＴＧ トリガー情報

Claims (14)

1. 会議システムであって、
   各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換する手段と、
   前記文字データに変換された前記発言内容から所定のキーワードをトリガー情報として検出する検出手段と、
   前記トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理を行うべき補足項目を作成し、当該補足項目を含む補足リストを作成するリスト作成手段と、
   前記補足リストの表示用データを生成する表示制御手段と、
   を備えることを特徴とする会議システム。
2. 請求項１に記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足項目に関連する発言内容と前記補足処理を実行すべき補足担当者とを前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする会議システム。
3. 請求項１または請求項２に記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、複数の補足担当者のうちの特定の補足担当者に関する補足項目を抽出し、前記特定の補足担当者に関する補足担当者別リストを作成し、
   前記表示制御手段は、前記特定の補足担当者からの表示要求に対して、前記特定の補足担当者に関する当該補足担当者別リストの表示用データを生成することを特徴とする会議システム。
4. 請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、前記発言内容において前記所定のキーワードが前記トリガー情報として検出された時点の近傍の発言の内容を、前記補足項目に関する発言内容として抽出することを特徴とする会議システム。
5. 請求項１ないし請求項４のいずれかに記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、前記発言内容において前記所定のキーワードが前記トリガー情報として検出された時点の直後に検出された人物名称を、前記補足担当者の名称として抽出することを特徴とする会議システム。
6. 請求項１ないし請求項５のいずれかに記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足担当者によるコメント入力欄をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする会議システム。
7. 請求項１ないし請求項６のいずれかに記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足担当者により準備された補足資料のリンク先をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする会議システム。
8. 請求項１ないし請求項７のいずれかに記載の会議システムにおいて、
   前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足項目に関する補足状況をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする会議システム。
9. 請求項１ないし請求項８のいずれかに記載の会議システムにおいて、
   前記表示制御手段は、前記補足リストの表示欄と会議資料の表示欄との双方を有する表示画面を表示する表示用データを生成することを特徴とする会議システム。
10. 請求項１ないし請求項９のいずれかに記載の会議システムにおいて、
    前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足担当者により追加された補足内容をも前記補足項目に関連付けて記憶することを特徴とする会議システム。
11. 請求項１０に記載の会議システムにおいて、
    前記リスト作成手段は、前記補足リストにおいて、前記補足項目に関する発言内容の発言者である補足依頼者に関する情報をも前記補足項目に関連付けて記憶し、
    前記会議システムは、
    前記補足リストに対する前記補足担当者による前記補足内容の追加動作が行われたことに応答して、前記補足リストの更新を前記補足依頼者に通知する更新通知手段、
    をさらに備えることを特徴とする会議システム。
12. 請求項１１に記載の会議システムにおいて、
    前記更新通知手段は、電子メールを用いて、前記補足リストの更新を前記補足依頼者に通知することを特徴とする会議システム。
13. 会議管理装置であって、
    各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換する手段と、
    前記文字データに変換された前記発言内容から所定のキーワードをトリガー情報として検出する検出手段と、
    前記トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理を行うべき補足項目を作成し、当該補足項目を含む補足リストを作成するリスト作成手段と、
    前記補足リストの表示用データを生成する表示制御手段と、
    を備えることを特徴とする会議管理装置。
14. コンピュータに、
    ａ）各発言者の発言内容を音声認識して文字データに変換するステップと、
    ｂ）前記文字データに変換された前記発言内容から所定のキーワードをトリガー情報として検出するステップと、
    ｃ）前記トリガー情報の検出に応じて、或る発言者の発言に関連して補足処理を行うべき補足項目を作成し、当該補足項目を含む補足リストを作成するステップと、
    ｄ）前記補足リストの表示用データを生成するステップと、
    を実行させるためのプログラム。

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