JP2012174042A - 文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ネットワークやサーバ、クライアント端末の負荷を軽減すると同時に、文書の内容を確認するためのプレビュー画像を柔軟に取り扱えるようにする。
【解決手段】 文書の登録要求及び、文書の取得要求を送信するＰＣ１０１と接続可能な文書管理サーバ１０２であって、文書の登録要求に応じて、文書の文書実体を格納する文書登録処理部３０２と、取得した文書情報に従って、文書のプレビュー画像用文書を格納するプレビュー画用文書生成部３０３と、ＰＣ１０１からの文書取得要求が文書実体の取得要求である場合に、文書実体をＰＣ１０１に送信し、文書取得要求が、プレビュー画像用文書の取得要求である場合に、プレビュー画像用文書をＰＣ１０１に送信する文書データ送信部３０６とを有する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理装置の制御方法、およびプログラムに関し、特に電子文書および電子文書の簡易表示用画像（サムネイル・プレビュー画像）を管理するために用いて好適なものである。

近年、クライアント−サーバ型やＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）ベースのアプリケーションで構成された文書管理システムが多く存在する。この文書管理システムでは、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと記載する）において、専用のクライアントアプリケーションやＷＷＷブラウザ（以下、ブラウザと記載する）を使用して電子文書（以下、文書と記載する）を取り扱うことが一般的である。文書管理システムでは、フォルダと文書とが階層構造で管理され、フォルダや文書に対してユーザごとに異なるアクセス権が付与される事で、文書の共有が行われている。

上述したクライアントアプリケーション（以下、アプリケーションと記載する）は、任意のフォルダに配置されている文書を管理するため、一覧表示や文書の属性表示、文書の編集機能などを備えている。また、文書の内容を確認するために、文書の先頭ページのサムネイル画像や全ページのプレビュー画像を生成して表示することも可能である。
アプリケーションが文書管理サーバから文書の実体を取得し、サムネイル画像やプレビュー画像をクライアントＰＣ上で生成すると、特に文書実体のサイズが大きい場合に、クライアントＰＣや文書管理サーバの両方に負荷がかかるという課題がある。

これを解決するために、文書管理システム上で、文書のサムネイル画像やプレビュー画像といった低解像度の画像を事前に生成しておき、クライアントＰＣからの要求により、必要なサイズの画像を返送する技術が提案されている（特許文献１参照）。

特開２０００−２６８１６４号公報

しかしながら、特許文献１に記載の技術では、プレビュー時に発生するネットワークの負荷は軽減できるものの、文書を登録する際に、複数種類の画像を生成する必要があり、特に文書のページ数が多い場合には文書管理システム側で負荷がかかる。さらに、プレビュー時に高解像度の画像を閲覧したい場合には、対応することができなかった。

本発明は、上記の問題点に鑑みてなされたものであり、ネットワークやサーバ、クライアント端末の負荷を軽減すると同時に、文書の内容を確認するためのプレビュー画像を柔軟に取り扱えるようにすることを目的とする。

上記の課題を鑑み、本発明の文書管理装置は、文書の登録要求及び、文書の取得要求を送信する情報処理装置と接続可能な文書管理装置であって、前記情報処理装置からの文書の登録要求に応じて、該文書の文書実体を格納する文書実体格納手段と、前記文書の文書情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された文書情報に従って、前記文書のプレビュー画像用文書を格納するプレビュー画用文書格納手段と、前記情報処理装置からの文書取得要求が前記文書実体の取得要求である場合に、前記文書実体を前記情報処理装置に送信し、前記文書取得要求が、前記プレビュー画像用文書の取得要求である場合に、前記プレビュー画像用文書を前記情報処理装置に送信する送信手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、ネットワークやサーバ、クライアント端末の負荷を軽減すると同時に、文書の内容を確認するためのプレビュー画像を柔軟に取り扱うことが可能となる。

本発明の実施形態を示し、文書管理システムの構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理システムに設けられる情報処理装置の内部構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理サーバおよびクライアントコンピュータの機能構成の概略の一例を示すブロック図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理システム上のデータを操作するためのアプリケーションのメイン画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理システムにおけるプレビュー画像用文書種別の情報テーブルの一例を示す図である。 （Ａ）本発明の実施形態を示し、文書管理システムにおける文書情報テーブルのデータ例を示す図である。 （Ｂ）本発明の実施形態を示し、文書管理システムにおけるプレビュー画像用文書情報テーブルのデータ例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、構造化文書の構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書登録要求を受信した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、プレビュー画像用文書の取得要求を受信した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、プレビュー画像用文書の取得要求を受信した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。尚、本発明において、“文書”は一つ以上のファイルを管理するための単位であり、１つ以上のファイルに付随する情報を管理するオブジェクトと定義する。

図１は、文書管理システムの構成の一例を示す図である。図１に示すように、本発明の一実施形態に適用される文書管理システムは、情報処理装置であるクライアントコンピュータ１０１、文書管理装置である文書管理サーバ１０２を有している。クライアントコンピュータ１０１、文書管理サーバ１０２は、インターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１００を介して相互に接続可能である。
クライアントコンピュータ１０１は、ユーザが使用するパーソナルコンピュータ等のクライアントコンピュータ機器である。以下の説明では、クライアントコンピュータ１０１を、必要に応じてＰＣ１０１と称する。

ＰＣ１０１には、文書管理サーバ１０２にアクセスし、取得したフォルダや文書情報を閲覧・編集するためのクライアントアプリケーションがあらかじめインストールされている。また、ＰＣ１０１には、文書管理サーバ１０２に登録済みの文書やＰＣ１０１に保存されている文書の内容を参照、編集、管理するための文書管理アプリケーションもインストールされているものとする。ＰＣ１０１は、文書管理アプリケーションを利用して、文書管理サーバ１０２に対する文書の登録要求や文書の取得要求などの処理実行要求を送信する。これにより、ＰＣ１０１は、文書管理サーバ１０２に対して、フォルダや文書情報の閲覧、更新、削除などの処理を行うものとする。
尚、本実施形態では、ＰＣ１０１が文書管理アプリケーションを利用して文書管理サーバ１０２にアクセスする場合を例に挙げて説明するが、必ずしも文書管理アプリケーションを利用する必要はない。例えば、Ｗｅｂブラウザとブラウザ拡張機能を利用して文書管理サーバ１０２にアクセスするようにしてもよい。

文書管理サーバ１０２は、１つ或いは複数の情報処理装置を備えて構成されたシステムである。この情報処理装置は、ユーザが作成及び登録した“フォルダや文書等の情報資源”を格納して管理するためのものである。
図２は、ＰＣ１０１及び、文書管理サーバ１０２に適用される情報処理装置の内部構成の一例を示す図である。中央演算装置（ＣＰＵ）２０１は、情報処理装置の演算・制御を司る。ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリとして機能する。また、ＲＡＭ２０２は、実行プログラムの記憶領域、当該実行プログラムの実行エリア、当該実行プログラムのデータエリアとして機能する。

リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）２０３は、ＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶している。ＲＯＭ２０３には、情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（ＯＳ）を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼働するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭとが記憶されている。また、ＲＯＭ２０３の代わりに、後述するＨＤＤ２０９を用いる場合もある。

ネットワークインターフェース（ＮＥＴＩＦ）２０４は、ネットワーク１００を介して外部装置とデータ転送を行うための制御や、自機のネットワーク１００への接続状況の診断等を行う。ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）２０５は、後述するＣＲＴ２０６の画面に表示させるための画像を展開し、その画像の表示の制御を行う。

表示装置（ＣＲＴ）２０６は、情報処理装置の稼働状態等を表示するディスプレイ等である。キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２０７は、後述するＫＢ２０８からの入力信号を制御するためのコントローラである。外部入力装置（ＫＢ）２０８は、利用者が行う操作を受け付けるための装置である。例えばキーボードやマウス等のポインティングデバイスがＫＢ２０８として用いられる。

ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０９は、アプリケーションプログラムや各種データ等を保存する。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理部を実行するソフトウェアプログラム等である。

外部入出力装置（ＦＤＤ）２１０は、フレキシブルディスクドライブ等の磁気記録媒体や、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等の光記録媒体や、ＭＯ等の光磁気記録媒体等のリムーバブルディスク、メモリカード等の半導体記録媒体のデータを入出力するものである。例えば、外部入出力装置（ＦＤＤ）２１０は、前述したアプリケーションプログラム等を記録媒体からの読み出すために用いられる。

リムーバブル・メディア（ＦＤ）２１１は、ＦＤＤ２１０によって読み出されるデータを記憶する取り外し可能なデータ記録媒体である。リムーバブル・メディア（ＦＤ）２１１は、例えば磁気記録媒体（例えばフレキシブルディスク）、光記録媒体（例えばＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記録媒体（例えばＭＯ）、半導体記録媒体（例えばメモリカード）である。
尚、ＨＤＤ２０９に格納するアプリケーションプログラムやデータをＦＤＤ２１０がＦＤ２１１から読み出して使用することも可能である。

図３は、ＰＣ１０１および文書管理サーバ１０２の機能構成の概略の一例を示すブロック図である。ＰＣ１０１および文書管理サーバ１０２は、図３に示す機能を有する。尚、文書管理サーバ１０２を複数台の構成にして、図３に示す機能を分担するようにしてもよい。

文書管理サーバ１０２は、複数の処理部や情報格納部によって構成される。文書管理サーバ１０２は、キャビネット、フォルダ、文書を階層構造で管理することが可能であるが、この詳細についての説明は省略する。本実施形態においては、文書管理サーバ１０２に、任意のキャビネット、フォルダ、文書、及びこれらの情報にアクセス可能なユーザ情報が予め登録されているものとする。

処理部３０１〜３０６は、ＰＣ１０１からの要求に応じて処理を実行する。情報格納部３１０〜３１１は、各処理部３０１〜３０６によって情報の読み出しや書き込みが実行される。
処理部３２０〜３２３は、ユーザの操作や文書管理アプリケーションの動作に応じて処理を実行する。プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書管理サーバ１０２に対して、要求を送信し、受信した応答によって、プレビュー画像生成部３２２に処理を引き継ぐ。文書情報記憶部３３０は、文書登録要求送信部３２０によって情報の読み出しが実行され、プレビュー画像生成部３２２によって、情報の書き込みが実行される。
文書登録要求送信部３２０、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書管理アプリケーションのプログラムの一部として構成してもよいし、文書管理アプリケーションとは独立したプログラムであってもよい。

また、文書管理アプリケーションの基本的な処理部や記憶部に関しては、説明を省略するが、プレビュー画像用文書取得要求の送信処理や取得処理は並行で処理できるように構成することを前提とする。

尚、文書管理アプリケーションには、文書管理サーバ１０２に要求を送信するために必要な宛先情報（文書管理サーバの識別子、認証情報）が格納されていることを前提とする。また、文書管理サーバ１０２の記憶部には、文書管理サーバ１０２を構成するために必要な情報（ユーザ情報、フォルダ階層、文書）が格納されていることを前提とする。これらの情報を格納するための処理は、本発明とは直接関係ないため説明を省略する。

図３の処理部のプログラムは、ＨＤＤ２０９に記憶されており、ＲＡＭ２０２に読み出され、ＣＰＵ２０１によって実行される。また、図３の処理部のプログラムは、ＨＤＤ２０９の各記憶部から読み出したデータをＲＡＭ２０２に展開し、ＣＰＵ２０１で実行した処理の結果を、記憶部に格納するためにＨＤＤ２０９に書き出し、他の処理部に処理を引き継ぐ。尚、図３に示す処理部や情報格納部の機能については、フローチャートを参照しながら後述する。

図４は、本実施形態における、クライアントコンピュータ１０１の文書管理アプリケーションのメイン画面４００の一例である。メイン画面４００は、文書管理サーバ１０２に格納されている、フォルダや文書情報を表示したり、文書の編集を行ったりすることが可能である。

ＵＲＬ表示部４０１は、文書管理サーバ１０２にアクセスするための識別子を入力および表示するエリアである。使用するプロトコル、文書管理サーバの識別子、使用するキャビネット以下のフォルダまでのパスをつなげたものを入力する。また、選択されたフォルダの情報に表示を切り替わるものとする。

ツリー表示部４０２は、文書管理サーバ１０２に格納されているキャビネットとフォルダの階層情報をツリー形式で表示するエリアである。

サブフォルダ・文書一覧表示部４０３は、ツリー表示部４０２で選択した任意のフォルダの配下にあるサブフォルダや文書を表示するためのエリアである。図４の例では、サムネイル表示形式で表示しているが、リスト形式やアイコン形式などの他の表示形式での表示も可能なようにしてもよい。サブフォルダ・文書一覧表示部４０３に表示された、任意のフォルダや文書に対する操作は、フォルダあるいは文書を選択した上で、この画面上のメニューやリンク、ボタン操作により実行が可能である。尚、図４の例では、文書４０４が選択されている。

プロパティ情報表示部４０５は、サブフォルダ・文書一覧表示部４０３で選択したフォルダあるいは文書の属性情報を表示するためのエリアである。プレビュー画像表示部４０６は、サブフォルダ・文書一覧表示部４０３で選択した文書のプレビュー画像を表示するためのエリアである。

ページ操作部４０７は、表示中のプレビュー画像が複数ページから構成される際に、全ページ数と現在のページ番号を表示する。また、前ページや次ページへ遷移するための操作ボタンや任意のページにジャンプするための、ページ番号入力欄を備えている。

メイン画面４００において、フォルダや文書に対する任意の操作が行われると、クライアントコンピュータ１０１から、文書管理サーバ１０２に、処理要求が送信される。文書管理サーバ１０２は、前記要求に応じたデータをクライアントコンピュータ１０１に返送する。クライアントコンピュータ１０１は、返送されたデータを受信し、メイン画面４００上に表示する。

本実施形態では、サブフォルダ・文書一覧表示部４０３に表示されている任意の文書を選択すると、文書管理アプリケーションから文書管理サーバに対して、文書属性情報の取得要求と、プレビュー画像用文書の取得要求が送信される。
文書管理サーバは、文書の属性情報やプレビュー画像表示用の文書実体を、文書管理アプリケーションに返送する。文書管理アプリーションは、受信した文書属性情報をプロパティ情報表示部４０５に表示し、プレビュー画像表示用の文書実体を使用してプレビュー画像を生成し、プレビュー画像表示部４０６に表示する。

図５は、文書管理サーバ１０２における前記プレビュー画像表示用の文書実体の文書種別情報のデータの一例を示した図である。文書管理サーバ１０２における文書登録処理時に、プレビュー画像用文書として、どの形態の文書を使用するかを識別するために、プレビュー画像用文書の属性情報に、種別を識別するフラグを格納する。また、プレビュー画像用文書の実体を、文書管理サーバ１０２が返送する際にも、文書実体がどの種別であるかのフラグとして、合わせて返送する。尚、本実施形態で必要な最低限の情報であるため、本実施形態を実現する上では、異なるデータ構成であってもよい。

図６（Ａ）は、文書管理サーバ１０２における文書情報のデータの一例を示した図である。図６（Ｂ）は、文書管理サーバ１０２におけるプレビュー画像用文書情報のデータの一例を示した図である。
図６の（Ａ）と（Ｂ）のデータは、文書識別子により関連付けられる。図６（Ｂ）の、プレビュー画像用文書種別は、図５に示した種別のデータが格納されるのものとする。プレビュー画像用文書種別は、文書の登録処理時に、文書実体の属性や状態に応じて、異なるものが使用される。文書登録時の処理について図８のフローチャートを使用して後述する。

本実施形態において、文書管理サーバ１０２に格納される文書として、単一の文書で構成される文書と、複数の文書から構成される構造化文書の両者の例を説明する。図７は、構造化文書の構成の一例を示す図である。
構造化文書は、たとえば電子バインダ文書（以下、バインダ文書）のように、複数の文書と印刷設定、表示用に使用する文書、文書全体の構成を記述した文書などから構成される。各文書が、サブフォルダ内に配置された状態で、フォルダ構成もそのままアーカイブされ、１つの文書として取り扱うことが可能である。

図７の例において、バインダ文書７００は、ルートフォルダ７０１以下に、属性用文書７０４、元文書を格納したサブフォルダ７０２、元文書７０５〜７０７、表示用文書を格納したサブフォルダ７０３、表示用文書７０８が存在するように構成されている。
本実施形態では、表示用文書７０８のフォーマットは、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）を一例としているが、他のフォーマットであってもよい。また、図７のフォルダ構成も、他の構成であってもよい。

次に、図８のフローチャートを用いて、本実施形態の文書管理サーバ１０２において、ＰＣ１０１の文書登録要求送信部３２０から送信された文書登録要求を受信し、文書登録処理完了するまでの処理を説明する。

尚、本フローに係る文書管理サーバ１０２のプログラムやプログラムの実行時に必要なデータは、文書管理サーバ１０２のＨＤＤ２０９に記憶されており、ＲＡＭ２０２に読み出されて、ＣＰＵ２０１によって実行される。各ステップ間でのデータの引き渡しは、ＲＡＭ２０２あるいはＨＤＤ２０９の一時領域を使用する。

ＰＣ１０１の文書アプリケーションにおいて、任意の文書を、ツリー表示部４０２の任意のフォルダに格納するための操作を行うと、ＰＣ１０１の文書管理アプリケーションは、文書管理サーバ１０２に対して、文書登録要求を送信する。尚、文書管理サーバ１０２に対して、文書登録要求を送信する方法は、ＰＣ１０１の文書管理アプリケーションを使用する以外にも存在するが、本発明とは直接関係ない処理であるため、説明を省略する。

ステップＳ８００にて、文書管理サーバ１０２の、文書登録要求受信部３０１が、ＰＣ１０１から送信された文書登録要求を受信する。そして、文書登録要求受信部３０１が、文書登録要求と合わせて受信したデータから、文書情報と文書実体とを取得し、文書登録処理部３０２に処理を引き継ぐ。

ステップＳ８０１にて、文書登録処理部３０２は、文書情報および文書実体を、ＨＤＤ２０９の文書／フォルダ情報記憶部３１０に格納する（文書実体格納）。ステップＳ８０２にて、文書登録処理部３０２が、文書が処理不能文書であるかどうかを判定する。処理不能文書とは、文書自体が暗号化されていたり、解釈が困難な方式でアーカイブされていたりする文書を表す。処理不能文書は、文書管理サーバ１０２およびＰＣ１０１のいずれでもプレビュー画像の生成や表示用文書の取り出しは不可能であるため、プレビュー画像用文書として文書実体を送信する必要はない。

ステップＳ８０２にて、文書が処理不能文書であると判定された場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳ８０８に処理を進める。ステップＳ８０８にて、文書登録処理部３０２は、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１に、固定の画像文書（固定画像）をプレビュー画像用文書として格納する。文書登録処理部３０２は、プレビュー画像用文書種別のデータに“ＦＩＸ”を設定して、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１にプレビュー画像用文書情報を追加する。固定の画像文書は、固定の文字列が描画された画像や無地の画像を用いるが、あらかじめ文書管理サーバ１０２において定義されているものとする。
文書登録処理部３０２は、ステップＳ８０２にて、文書が処理不能文書ではないと判定された場合には、ステップＳ８０３に処理を進める。ステップＳ８０３にて、文書登録処理部３０２は文書の情報を読み出し、文書のサイズが既定のサイズ以内であるか判定する。文書の実体サイズが小さい場合には、ネットワーク１００に与える負荷も少なく、文書管理サーバ１０２で事前に文書実体に対する処理を行うよりも、総合的な効率はよいためである。

ステップＳ８０３にて、文書登録処理部３０２は、文書のサイズが既定のサイズ以内であると判定した場合には、ステップＳ８０７に処理を進める。ステップＳ８０３で文書のサイズを判定するために用いる既定のサイズは、あらかじめ文書管理サーバ１０２において定義されているものとする。尚、既定サイズはすべての文書で一律の設定としてもよいし、文書の形式ごとに既定サイズを変更するようにしてもよい。
ステップＳ８０３にて、文書登録処理部３０２は、文書のサイズが既定のサイズよりも大きいと判定した場合には、ステップＳ８０４に処理を進める。ステップＳ８０４にて、文書登録処理部３０２は、文書がプレビュー画像を生成可能な文書であるかどうか判定する。
プレビュー画像を生成可能かどうかの判定は、あらかじめ文書管理サーバ１０２の処理能力に応じて設定しておいてもよいし、判定処理が可能な別のプログラムを用いるように構成してもよい。本実施形態においては、プレビュー画像が生成可能かどうかを判定するためのプログラムに関しては説明を省略する。

ステップＳ８０４にて、文書登録処理部３０２は、文書がプレビュー画像を生成可能な文書であると判定した場合には、ステップＳ８０５に処理を進める。文書がプレビュー画像を生成不可能であると判定した場合には、ステップＳ８０９に処理を進める。
ステップＳ８０５にて、文書登録処理部３０２は、文書が構造化文書であるかどうかを判定する。構造化文書がどうかの判定は、文書管理サーバ１０２にあらかじめ文書のフォーマットを定義しておくものとする。ステップＳ８０５にて、文書が構造化文書であると判断した場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳ８０６に処理を進める。
文書が構造化文書でないと判断した場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳＳ８１１に処理を進め、プレビュー画像用文書生成部３０３に処理を引き継ぐ。
ステップＳ８０６にて、文書登録処理部３０２は、文書から表示用文書を取り出し可能かどうかを判定する。ステップＳ８０６にて、文書から表示用文書を取り出すことが不可能と判断した場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳ８０７に処理を進める。
文書から表示用文書を取り出すことが可能と判断した場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳ８１２に処理を進め、プレビュー画像用文書生成部３０３に処理を引き継ぐ。ステップＳ８０７にて、文書登録処理部３０２は、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１に、文書の実体をプレビュー画像用文書として格納する。文書登録処理部３０２は、プレビュー画像用文書種別のデータに“ＯＲＧ”を設定して、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１にプレビュー画像用文書情報を追加する。

ステップＳ８０９にて、文書登録処理部３０２は、文書が分割可能な文書であるかを判定する。ステップＳ８０９にて、文書が分割可能な文書であると判断された場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳ８１０に処理を進め、プレビュー画像用文書生成部３０３に処理を引き継ぐ。
文書が分割不可能な文書であると判断された場合には、文書登録処理部３０２は、ステップＳ８０７に処理を進める。ステップＳ８１０にて、プレビュー画像用文書生成部３０３は、文書の先頭１ページに分割した文書を取得し、分割後の文書の実体をプレビュー画像用文書として、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１に格納する。プレビュー画像用文書生成部３０３は、プレビュー画像用文書種別のデータに“ＴＯＰ”を設定して、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１にプレビュー画像用文書情報を追加する。尚、本実施形態では分割する先頭のページ数は、１ページを例としているが、あらかじめ文書管理サーバ１０２に設定された任意のページ数に分割するようにしてもよい。
ステップＳ８１１にて、プレビュー画像用文書生成部３０３は、文書の先頭ページを低解像度の画像文書（低解像度画像）に変換し、変換後の画像文書の実体をプレビュー画像用文書として、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１に格納する。プレビュー画像用文書生成部３０３は、プレビュー画像用文書種別のデータに“ＬＯＷ”を設定して、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１にプレビュー画像用文書情報を追加する。
ステップＳ８１２にて、プレビュー画像用文書生成部３０３は、構造化文書から表示用文書７０８を取り出して、プレビュー画像用文書として、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１に格納する。プレビュー画像用文書生成部３０３は、プレビュー画像用文書種別のデータに“ＤＳＰ”を設定して、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１にプレビュー画像用文書情報を追加する。

以上のようにして、文書管理サーバ１０２において文書登録処理が実行されると、図６（Ａ）のデータ例にあるように文書情報が、文書／フォルダ情報記憶部３１０に格納される。また、図６（Ｂ）のデータ例にあるように文書の状態に応じて、プレビュー画像用文書の情報が、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１に格納される（プレビュー画用文書格納）。これにより、文書管理サーバ１０２において、登録される文書の形式や種別やサイズに応じて、異なるプレビュー画像用文書が事前に設定されることになる。

次に、図９および図１０のフローチャートを用いて、本実施形態のＰＣ１０１からのプレビュー画像用文書取得要求送信から、プレビュー画像用文書の受信までのフローについて説明する。文書管理サーバ１０２においては、ＰＣ１０１のプレビュー画像用文書取得要求送信部３２１から送信されたプレビュー画像用文書取得要求を受信し、プレビュー画像用文書をＰＣ１０１に送信するまでのフローについて説明する（図９）。ＰＣ１０１においては、プレビュー画像用文書の取得要求を送信するまでの処理フローと、プレビュー画像用文書を受信した後の処理フローについて説明する（図１０）。

尚、本フローに係るＰＣ１０１および文書管理サーバ１０２のプログラムやプログラムの実行時に必要なデータは、ＨＤＤ２０９に記憶されており、ＲＡＭ２０２に読み出されて、ＣＰＵ２０１によって実行される。各ステップ間でのデータの引き渡しは、ＲＡＭ２０２あるいはＨＤＤ２０９の一時領域を使用する。

ＰＣ１０１の文書アプリケーションにおいて、サブフォルダ・文書一覧表示部４０３に表示されている任意の文書を選択すると、ＰＣ１０１の文書管理アプリケーションは、文書管理サーバ１０２に対して、プレビュー画像用文書取得要求を送信する。ＰＣ１０１のＫＢ２０８の矢印キーやマウスの操作により、文書が連続して操作された場合には、並行処理を実行することを前提とする。
ＰＣ１０１の文書管理アプリケーションにおいて、サブフォルダ・文書一覧表示部４０３での任意の文書の選択操作やページ操作部４０７でのプレビュー表示操作により、図１０のフローを開始する。

ステップＳ１０００にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、該操作が２ページ目以降のプレビュー表示操作による要求か、文書選択操作による要求かを判定する。
ステップＳ１０００にて、該操作が２ページ目以降のプレビュー表示操作による要求であった場合には、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、ステップＳ１００９に処理を進める。
２ページ目以降のプレビュー表示操作であるということは、文書を選択し、操作者が内容の詳細を参照しようとしていると想定できるため、実体を送信した方が効率的であると判断する。
ステップＳ１０００にて、該操作が文書の選択操作による要求であった場合には、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、ステップＳ１００１に処理を進める。

図４のサブフォルダ・文書一覧表示部４０３において、操作者が文書を選択しただけでは、詳細を参照しようとしているとは断定できないと判断する。例えば、マウス操作や矢印キーでの連続操作を行った場合である。
ステップＳ１００９にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、選択された文書の文書実体を取得するための要求を文書管理サーバ１０２に送信する。
この要求には、文書管理サーバ１０２に登録されている文書のプレビュー画像用文書がいずれであっても、強制的に文書の実体を取得することを指示するフラグを含むものとする。

次に、ステップＳ１００１にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、選択された文書のプレビュー画像用文書の取得要求を文書管理サーバ１０２に送信する。
次に、図９の文書管理サーバ１０２におけるプレビュー画像用文書の取得要求受信時の処理フローに関して説明する。
文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４が、ＰＣ１０１から送信されたプレビュー画像用文書取得要求を受信する（Ｓ９００）。
ステップＳ９００にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、プレビュー画像用文書取得要求が、強制的に文書の実体を取得することを指示するフラグを含むかどうかを判定する。
ステップＳ９００にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、強制的に文書の実体を取得することを指示するフラグを含む場合には、ステップＳ９０５に処理を進める。
ステップＳ９００にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、強制的に文書の実体を取得することを指示するフラグを含まない場合には、ステップＳ９０１に処理を進める。

次に、ステップＳ９０１にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、文書管理サーバ１０２で並行実行されているプレビュー画像用文書取得要求処理数が、既定の上限値に達しているかを判定する。同時処理可能数の上限値は、あらかじめ文書管理サーバ１０２に設定されているものとする。
ステップＳ９０１にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、並行実行処理数が既定の上限値よりも少ないと判定した場合には、ステップＳ９０５に処理を進める。文書管理サーバ１０２での該操作による同時処理数が少ない場合には、文書実体を送信しても負荷が少ないと判断する。
ステップＳ９０１にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、並行実行処理数が既定の上限値に達していると判定した場合には、ステップＳ９０２に処理を進める。

次に、ステップＳ９０２にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、文書管理サーバ１０２全体が高負荷状態かどうかを判定する。高負荷状態かどうかの判定は、ＣＰＵの使用率やメモリの使用量、同一サーバ内の同時実行されている処理数から行い、それぞれの閾値は、あらかじめ文書管理サーバ１０２に定義されているものとする。
高負荷の判断基準としては、ＣＰＵ使用率、メモリ使用量、同時処理数すべてが閾値を超えていることを条件としてもよいし、いずれか一つが超えていることにしてもよい。
ステップＳ９０２にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、高負荷状態と判定した場合には、ステップＳ９０６に処理を進める。
ステップＳ９０２にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、高負荷状態と判定しなかった場合には、ステップＳ９０３に処理を進める。

次に、ステップＳ９０３にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、同一のＰＣからの取得要求が並行実行されているかどうか、並行実行されている処理数が、既定の上限値に達しているかを判定する。同一のＰＣでの同時処理可能数の上限値は、あらかじめ文書管理サーバ１０２に設定されているものとする。
ステップＳ９０３にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、同一ＰＣからの取得要求に対する並行実行処理数が既定の上限値よりも少ないと判定した場合には、ステップＳ９０５に処理を進める。
ステップＳ９０３にて、文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、同一ＰＣからの取得要求に対する並行実行処理数が既定の上限値に達していると判定した場合には、ステップＳ９０４に処理を進める。
文書プレビュー画像用文書取得要求受信部３０４は、プレビュー画像用文書取得処理部３０５に処理を引き継ぐ。

次に、ステップＳ９０４にて、プレビュー画像用文書取得処理部３０５は、文書と関連づいているプレビュー画像用文書の実体を、プレビュー画像用文書情報記憶部３１１から取得し、ステップＳ９０７に処理を進める。
ステップＳ９０５にて、プレビュー画像用文書取得処理部３０５は、文書の実体を文書／フォルダ情報記憶部３１０から取得し、ステップＳ９０７に処理を進める。
ステップＳ９０６にて、プレビュー画像用文書取得処理部３０５は、高負荷状態であることを示す固定の画像文書を、文書／フォルダ情報記憶部３１０から取得し、ステップＳ９０７に処理を進める。固定の画像文書は、文書管理サーバ１０２が高負荷状態であることを示す文字列が描画された画像を用いるが、あらかじめ文書管理サーバ１０２の文書／フォルダ情報記憶部３１０に格納されているものとする。

次に、ステップＳ９０７にて、文書データ送信部３０６は、文書／フォルダ情報記憶部３１０あるいは３１１取得された文書実体あるいはプレビュー画像用文書の実体をＰＣ１０１に対して送信する。送信時には、文書の種別やその他の文書情報も合わせて送信するものとする。

次に、図１０のＰＣ１０１におけるプレビュー画像用文書の受信後のフローについて説明する。
次に、ステップＳ１００２にてプレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書管理サーバ１０２が送信したプレビュー画像用文書を受信し、ステップＳ１００３に処理を進める。
ステップＳ１０１０にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書管理サーバ１０２が送信した文書実体を受信し、ステップＳ１０１１に処理を進める。

次に、ステップＳ１００３にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、受信したプレビュー画像用文書の種別が固定の画像文書かどうかを判定する。文書の種別は、受信した文書データとともに文書管理サーバから受信した文書情報に含まれている。
ステップＳ１００３にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、固定の画像文書であると判定した場合には、ステップＳ１００８に処理を進める。
ステップＳ１００３にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、固定の画像文書ではないと判定した場合には、ステップＳ１００４に処理を進める。
次に、ステップＳ１００４にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、受信したプレビュー画像用文書の種別が、選択した文書の実体であるかどうかを判定する。
ステップＳ１００４にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書実体であると判定した場合には、ステップＳ１０１１に処理を進める。
ステップＳ１００４にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書実体ではないと判定した場合には、ステップＳ１００５に処理を進める。
次に、ステップＳ１００５、Ｓ１０１１にて、プレビュー画像用文書取得要求送信部３２１は、文書実体あるいはプレビュー画像用文書の実体を、ＰＣ１０１の文書情報記憶部３３０の一時領域に格納する。
次に、ステップＳ１００６にて、プレビュー画像生成部３２２は、文書情報記憶部３３０の一時領域から文書実体あるいはプレビュー画像文書の実体を読み出し、プレビュー画像を生成し、文書情報記憶部３３０に格納する。プレビュー画像生成部３２２は、文書の選択によるプレビュー画像の表示処理か、ページ操作によるプレビュー表示処理かによって、作成するページを決定する。
尚、プレビュー画像の生成処理に関しては、本発明とは直接関与しないため詳細を省略する。

次に、ステップＳ１００７にて、プレビュー画像表示処理部３２３は、文書情報記憶部３３０からプレビュー画像を読み出し、プレビュー画像表示部４０６に表示する。
ステップＳ１００８にて、プレビュー画像表示処理部３２３は、受信した固定の画像文書をプレビュー画像として、プレビュー画像表示部４０６に表示する。

以上のように、文書管理サーバ１０２において、プレビュー画像用文書の取得要求に対する処理が実行されると、図６（Ａ）（Ｂ）のデータに従って、適切なプレビュー画像用文書がＰＣ１０１に送信される。また、文書管理サーバ１０２の負荷の状態や、同一ＰＣからの同時処理数に応じて、固定の画像や元文書、分割した文書、表示用文書、画像変換した低解像度の文書のいずれかを使い分けて、ＰＣ１０１に送信する。

さらに、ＰＣ１０１の文書管理アプリケーションの操作によっても、文書の実体とプレビュー画像用文書の使い分けがされるため、柔軟にプレビュー画像の表示処理が行える。
上述した本実施形態では、文書の登録処理が行われると、文書のプレビュー画像用の文書が、文書実体、低解像度の画像文書、先頭から既定ページ数の分割された文書、固定の画像文書のいずれかに決定され、文書と関連付けて登録される。
ＰＣ１０１において、文書のプレビュー画像を表示する際には、操作者の操作によって、プレビュー画像用の文書を取得するか、文書実体を強制的に取得するかを区別して、文書管理サーバ１０２に文書の取得要求を送信する。
プレビュー画像用の文書の取得要求処理が行われると、文書管理サーバ１０２は、該処理の同時実行数、同一クライアントからの同時実行数、サーバの負荷状態と、文書登録時に設定されたプレビュー画像用文書から最適な文書を送信する。

こうして、プレビュー画像用文書の管理を文書登録時、および取得要求時に行うことで、効率よく処理を行え、文書管理サーバ１０２、ＰＣ１０１、ネットワーク１００全体の負荷を軽減することができる。

以上、本発明の実施例について具体例を挙げて説明したが、本発明は上記の実施例に限定されるものではない。また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１００ ネットワーク
１０１ クライアントコンピュータ（ＰＣ）
１０２ 文書管理サーバ
３０２ 文書登録処理部
３０３ プレビュー画像用文書生成部
３０６ 文書データ送信部
３１０ 文書／フォルダ情報記憶部

Claims (11)

1. 文書の登録要求及び、文書の取得要求を送信する情報処理装置と接続可能な文書管理装置であって、
   前記情報処理装置からの文書の登録要求に応じて、該文書の文書実体を格納する文書実体格納手段と、
   前記文書の文書情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された文書情報に従って、前記文書のプレビュー画像用文書を格納するプレビュー画用文書格納手段と、
   前記情報処理装置からの文書取得要求が前記文書実体の取得要求である場合に、前記文書実体を前記情報処理装置に送信し、前記文書取得要求が、前記プレビュー画像用文書の取得要求である場合に、前記プレビュー画像用文書を前記情報処理装置に送信する送信手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記プレビュー画用文書格納手段は、前記文書が前記文書管理装置及び前記情報処理装置において処理不能である場合に、予め文書管理装置にて定義されている固定画像を前記プレビュー画像用文書として格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記プレビュー画用文書格納手段は、前記文書のサイズが、既定のサイズ以内である場合に、該文書の文書実体を前記プレビュー画像用文書として格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記プレビュー画用文書格納手段は、前記文書が構造化文書であり、かつ該構造化文書から表示用文書を取り出し可能である場合に、前記表示用文書を前記プレビュー画像用文書として格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記プレビュー画用文書格納手段は、前記文書のサイズが、既定のサイズよりも大きく、かつ前記文書管理装置において該文書の文書実体に比べて低解像度な画像を生成可能である場合に、該文書の先頭ページの低解像度画像を、プレビュー画像用文書として格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
6. 前記プレビュー画用文書格納手段は、前記文書のサイズが、既定のサイズよりも大きく、かつ前記文書管理装置において該文書の文書実体に比べて低解像度な画像を生成可能であり、かつ該文書が分割可能な文書である場合に、該文書の先頭１ページに分割した文書を、プレビュー画像用文書として格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
7. 前記送信手段は、前記文書取得要求が、前記プレビュー画像用文書の取得要求であり、かつ前記文書管理装置で実行されているプレビュー画像用文書の取得要求処理の数が閾値に達していない場合に、前記文書実体を前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の文書管理装置。
8. 前記送信手段は、前記文書取得要求が、前記プレビュー画像用文書の取得要求であり、かつ前記文書管理装置が高負荷な状態である場合に、予め文書管理装置に格納されている前記文書管理装置が高負荷な状態であることを示す画像を、前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の文書管理装置。
9. 前記送信手段は、前記文書取得要求が、前記プレビュー画像用文書の取得要求であり、かつ前記文書管理装置で実行されているプレビュー画像用文書の取得要求処理のうち同一の情報処理装置から取得要求による取得要求処理の数が閾値に達していない場合に、前記文書実体を前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の文書管理装置。
10. 文書の登録要求及び、文書の取得要求を送信する情報処理装置と接続可能な文書管理装置の制御方法であって、
    前記情報処理装置からの文書の登録要求に応じて、該文書の文書実体を格納する文書実体格納工程と、
    前記文書の文書情報を取得する取得工程と、
    前記取得工程で取得された文書情報に従って、前記文書のプレビュー画像用文書を格納するプレビュー画用文書格納工程と、
    前記情報処理装置からの文書取得要求が前記文書実体の取得要求である場合に、前記文書実体を前記情報処理装置に送信し、前記文書取得要求が、前記プレビュー画像用文書の取得要求である場合に、前記プレビュー画像用文書を前記情報処理装置に送信する送信工程とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
11. 請求項１０に記載の文書管理装置の制御方法の各工程をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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