JP2012089074A - 承認済み文書作成装置及び承認済み文書作成プログラム並びに承認済み文書作成方法 - Google Patents

Abstract

【課題】実際に印鑑で捺印又はサインを記入するような感覚で、簡便かつ確実に承認済み文書を作成する。
【解決手段】承認済み文書作成装置に、文書のデータを受信する通信部と、前記文書の承認者が載置した印鑑の印面、又は、前記文書の承認者が入力面に記入したサインを読み取る画像読取部と、前記印鑑の印面を読み取った印鑑画像又は前記サインを読み取ったサイン画像のデータを、前記印鑑画像又は前記サイン画像に対する証明書を作成するサーバに送信し、前記サーバが作成した前記証明書の保存場所を特定する場所情報を前記サーバから受信する登録部と、前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する文書作成部と、を少なくとも設ける。
【選択図】図５

Description

本発明は、印鑑若しくはサインにより承認された文書を作成する承認済み文書作成装置及び承認済み文書作成プログラム並びに承認済み文書作成方法に関する。

会社等で文書を作成する場合、承認欄に担当者や上司の印鑑を捺印したり、サインを記入したりする承認処理を行う場合が多く、承認処理を行った文書（承認済み文書と呼ぶ。）は、電子メールやＦＡＸで送信し、電子メールやＦＡＸを受け取ったユーザは印鑑の印影やサインを確認して文書の適正を判断する。

例えば、注文書などを電子メールで送信する場合は、コンピュータ装置で文書を作成してプリンタで出力し、印鑑に朱肉を付けて承認欄に捺印した後、承認済み文書をスキャナ装置で読み取って電子化し、コンピュータ装置を用いて電子化した文書データを電子メールで送信する。また、注文書などをファックスで送信する場合は、コンピュータ装置で文書を作成してプリンタで出力し、印鑑に朱肉を付けて承認欄に捺印した後、ファックス装置にセットして送信する。

しかしながら、このような方法では、承認処理を行うために文書を一旦用紙に印刷しなければならず、操作が煩雑になる。また、承認済み文書のデータを電子メールに添付して送信する場合、捺印した文書をスキャナ装置で読み取って電子化しなければならず、操作が煩雑になる。

このような背景から、印影の画像データをサーバ等に登録しておき、印鑑を捺印する動作を電子的に行う電子認証も行われている。例えば、下記特許文献１には、個人情報及び生体情報を受け付けて個人情報データベースに登録する個人情報管理手段と、携帯端末からダウンロード要求を受信し該当利用者について登録済みの個人情報および生体情報と印影作成アプリケーションを送るアプリケーション送信手段とを備える管理サーバと、管理サーバより印影作成アプリケーションと個人情報および生体情報を受信し格納するアプリケーション受信手段と、印影作成アプリケーションを実行し個人情報および生体情報を暗号化して印影データを生成し電子透かしとして印影元画像に埋め込んで印影画像を生成し記憶手段に登録する印影作成手段と、印影画像データを印影押印端末へ送る印影送信手段とを備える携帯端末と、で構成される印影管理システムが開示されている。

特開２０１０−１３４８７０号公報

上述した電子認証を利用して、注文書などを電子メールで送信する場合は、予め電子印鑑を登録しておき、コンピュータ装置で文書を作成し、所定のアプリケーションで電子印鑑を捺印した後、文書データを電子メールで送信することになる。また、注文書などをファックスで送信する場合は、予め電子印鑑を登録しておき、コンピュータ装置で文書を作成し、所定のアプリケーションで電子印鑑を捺印した後、承認済み文書をプリンタで出力し、ファックス装置にセットして送信することになる。

しかしながら、印影を電子データ化して電子印鑑として使用するには、紙に捺印した印影をスキャナ装置で読み取って登録する作業や、認証機関に対するデータを作成する作業などが必要であるため、手間がかかる。また、電子印鑑を使用するためには、専用のアプリケーションをインストールし、複雑な設定をしなければならないため、手間がかかる。

また、電子印鑑では、印鑑で捺印したり、サインを記入したりするような動作がないため、承認しているという実感が湧きにくいという問題もある。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、実際に印鑑で捺印又はサインを記入するような感覚で、簡便かつ確実に承認済み文書を作成することができる承認済み文書作成装置及び承認済み文書作成プログラム並びに承認済み文書作成方法を提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明の承認済み文書作成装置は、文書のデータを受信する通信部と、前記文書の承認者が載置した印鑑の印面、又は、前記文書の承認者が入力面に記入したサインを読み取る画像読取部と、前記印鑑の印面を読み取った印鑑画像又は前記サインを読み取ったサイン画像のデータを、前記印鑑画像又は前記サイン画像に対する証明書を作成するサーバに送信し、前記サーバが作成した前記証明書の保存場所を特定する場所情報を前記サーバから受信する登録部と、前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する文書作成部と、を少なくとも備えるものである。

また、本発明は、載置された印鑑の印面又は入力面に記入されたサインを読み取る画像読取部を備える装置で動作する承認済み文書作成プログラムであって、前記装置を、文書のデータを取得したら、前記文書の承認者が載置した印鑑の印面を読み取った印鑑画像又は前記文書の承認者が記入したサインを読み取ったサイン画像のデータを、前記印鑑画像又は前記サイン画像に対する証明書を作成するサーバに送信し、前記サーバが作成した前記証明書の保存場所を特定する場所情報を前記サーバから受信する登録部、前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する文書作成部、として機能させるものである。

また、本発明は、文書を作成するコンピュータ装置と、載置された印鑑の印面又は入力面に記入されたサインを読み取る機能を備えた承認済み文書作成装置と、印鑑の印面を読み取った印鑑画像又はサインを読み取ったサイン画像に対する証明書を作成するサーバと、が通信ネットワークで接続されたシステムにおける承認済み文書作成方法であって、前記承認済み文書作成装置が、前記コンピュータ装置から文書のデータを受信する第１ステップと、前記承認済み文書作成装置が、前記文書の承認者が載置した印鑑の印面、又は、前記文書の承認者が記入したサインを読み取る第２ステップと、前記承認済み文書作成装置が、印鑑の印面を読み取った印鑑画像又はサインを読み取ったサイン画像のデータを前記サーバに送信する第３ステップと、前記サーバが、受信した前記印鑑画像又は前記サイン画像のデータに対する証明書を作成して所定の保存場所に保存し、前記保存場所を特定する場所情報を前記承認済み文書作成装置に送信する第４ステップと、前記承認済み文書作成装置が、前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記サーバから受信した前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する第５ステップと、を少なくとも実行するものである。

本発明の承認済み文書作成装置及び承認済み文書作成プログラム並びに承認済み文書作成方法によれば、実際に印鑑で捺印又はサインを記入するような感覚で、簡便かつ確実に承認済み文書を作成することができる。

その理由は、承認済み文書作成装置では、承認を必要とする文書を取得した後、当該文書の承認者が、画像読取部に印鑑をセット又はサインを記入すると、画像読取部は、印鑑の印面又はサインを読み取って印鑑画像又はサイン画像を作成し、制御部は、印鑑画像又はサイン画像のデータをサーバ等に保存し、取得した文書の画像に印鑑画像又はサイン画像を合成し、更に、サーバが作成する証明書の保存場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成するからである。

このように、画像読取部に印鑑をセットしたりサインを記入したりすればよく、承認を行う文書を紙媒体として出力する必要がないため、簡便に承認処理を行うことができる。また、実際の印鑑を使用し、また、実際にサインを記入して承認を行うため、紙媒体に出力した文書に印鑑を捺印したりサインしたりするのと同様の感覚で承認処理を行うことができ、同様の安心感を得ることができる。また、文書の承認を行う度に印鑑の印面又はサインを読み取るため、登録した印鑑画像又はサイン画像が不正に使用される危険性を低くすることができ、確実に承認処理を行うことができる。

本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの全体構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係るコンピュータ装置の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成装置の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係るサーバの構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの処理の概要を示す図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの詳細処理（文書の作成から承認動作まで）を示す図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの詳細処理（印鑑画像の登録）を示す図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの詳細処理（保存場所情報の埋込）を示す図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの詳細処理（承認済み文書データの送信）を示す図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの詳細処理（承認済み文書の確認、証明書の取得）を示す図である。 本発明の一実施例に係る承認済み文書作成システムの他の構成及び処理の概要を示す図である。

背景技術で示したように、文書の承認を行うために電子印鑑が用いられているが、電子印鑑では、電子印鑑として登録したり、認証機関に対するデータを作成したり、専用のアプリケーションを導入したりする手間がかかるという問題がある。また、電子印鑑では、実際に印鑑で捺印したりサインを記入したりする動作が無いため、承認している実感が湧きにくいという問題もある。

そこで、本発明の一実施の形態では、電子的に認証を行う際に、実際に印鑑で捺印したりサインを記入したりするような感覚を持たるために、承認済み文書を作成する装置に、印鑑の印面やサインを読み取る画像読取部を設け、コンピュータ装置で作成した文書データを受信したら、画像読取部は、載置された印鑑の印面や入力面に記入されたサインを読み取り、制御部は、印鑑画像データやサイン画像データをサーバに送信して、サーバが作成した証明書の保存場所情報を受信すると共に、文書の画像に印鑑画像又はサイン画像を合成し、更に、上記保存場所情報を埋め込んだ承認済み文書を作成するようにする。

このように、承認の度に自身の印鑑を使用したりサインをしたりすることで、紙媒体に印刷した文書に捺印したりサインしたりする時と同じ効果を得ることができる。また、印鑑画像やサイン画像を画面上でタッチして承認欄に移動させることにより、実際の印鑑で捺印したりサインしたりする時と同じ効果を得ることができる。また、承認の度に印鑑の印面やサインを読み取ることにより、登録した印鑑画像データやサイン画像データが不正に利用される危険性を低くして信頼性を高めることができる。更に、印鑑画像やサイン画像の近傍に証明書の保存場所情報を埋め込むことで、出力された承認済み文書の印鑑画像やサイン画像が正当かどうかを簡単に確認することができ、更に信頼性を高めることができる。

上記した本発明の実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る承認済み文書作成装置及び承認済み文書作成プログラム並びに承認済み文書作成方法について、図１乃至図１１を参照して説明する。図１は、本実施例の承認済み文書作成システムの全体構成を模式的に示す図であり、図２は、コンピュータ装置の構成を示すブロック図、図３は、承認済み文書作成装置の構成を示すブロック図、図４は、サーバの構成を示すブロック図である。また、図５は、本実施例の承認済み文書作成システムの処理の概要を示す図であり、図６乃至図１０は、その詳細処理を示す図である。また、図１１は、本実施例の承認済み文書作成システムの他の構成及び処理の概要を示す図である。

図１に示すように、本実施例の承認済み文書作成システム１０は、承認を必要とする文書の作成や承認済み文書の確認を行うコンピュータ装置２０と、スキャナ装置や複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）などの装置（承認済み文書作成装置３０と呼ぶ。）と、印鑑の印面を読み取った画像（印鑑画像と呼ぶ。）やサインを読み取った画像（サイン画像と呼ぶ。）のデータを管理するサーバ４０と、で構成され、これらはＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）など通信ネットワークを介して接続されている。以下、各装置の構成について詳細に説明する。

［コンピュータ装置］
本実施例のコンピュータ装置２０は、承認者用のコンピュータ装置と確認者用のコンピュータ装置とを含み、これらは、図２に示すように、制御部２１、記憶部２２、表示部２３、操作部２４、通信Ｉ／Ｆ部２５などで構成される。

制御部２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）とＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）などのメモリとで構成され、ＣＰＵは、ＯＳ（Operating System）や文書作成アプリケーション、文書作成アプリケーションで作成した文書に対する指示を行うプリンタドライバなどをＲＯＭ又は記憶部２２から読み出してＲＡＭに展開し実行する。

記憶部２２は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などで構成され、プログラムやデータを記憶する。

操作部２３は、キーボードやマウスなどで構成され、文書の作成や作成した文書に対する指示を可能とする。

表示部２４は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などで構成され、プリンタドライバの設定画面などを表示する。

通信Ｉ／Ｆ部２５は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムなどで構成され、承認済み文書作成装置３０に作成した文書データを送信する。

［承認済み文書作成装置］
承認済み文書作成装置３０は、図３に示すように、制御部３１、記憶部３２、表示部３３、操作部３４、画像読取部３５、印刷部３６、通信Ｉ／Ｆ部３７などで構成される。

制御部３１は、ＣＰＵとＲＡＭやＲＯＭなどのメモリとで構成され、ＣＰＵは、ＲＯＭや記憶部３２に記憶したプログラムをＲＡＭに展開して実行し、承認済み文書作成装置３０全体を制御すると共に、必要に応じて、コンピュータ装置２０から受信した文書データを解析して印刷部３６で印刷可能なデータに変換する。また、制御部３１は、画像読取部３５で読み取って得た印鑑画像データやサイン画像データなど（承認情報と呼ぶ。）をサーバ４０に送信し、サーバ４０が作成した証明書の保存場所を特定する情報（保存場所情報と呼ぶ。）をサーバ４０から取得する承認情報登録部３１ａ、コンピュータ装置２０で作成した文書の画像と画像読取部３５で読み取った印鑑画像やサイン画像とを表示部３３に表示し、ユーザ操作に従って印鑑画像やサイン画像を文書の承認欄に移動させ、文書の画像に印鑑画像やサイン画像を合成し、更に保存場所情報を埋め込んだ承認済み文書を作成して出力する承認済み文書作成部３１ｂなどとしても機能する。この承認情報登録部３１ａ及び承認済み文書作成部３１ｂはハードウェアとして構成してもよいし、制御部３１を承認情報登録部３１ａ及び承認済み文書作成部３１ｂとして機能させる承認済み文書作成プログラムとして構成してもよい。

記憶部３２は、ＨＤＤなどで構成され、画像読取部３５で読み取って得た印鑑画像データやサイン画像データ、各種設定情報、ユーザ情報などを保存する。

表示部３３は、ＬＣＤなどで構成され、文書の画像に印鑑画像やサイン画像を合成して承認済み文書を作成するための画面、承認済み文書に対して印刷やＦＡＸ送信、電子メール送信などを指示するための画面などを表示する。

操作部３４は、ハードキーや表示部３３上に設けたタッチパネルであり、表示部３３に表示された印鑑画像やサイン画像を文書の承認欄に移動させる操作、印刷やＦＡＸ送信、電子メール送信などを指示する操作などを可能にする。

画像読取部３５は、印鑑の印面（名前などが刻印された面）を光学的に読み取って印鑑画像データとして出力する第１画像読取部と、サインを光学的に読み取ってサイン画像データとして出力する第２画像読取部の少なくとも一方を備える。第１画像読取部は、例えば、印鑑の印面を下にして保持する保持機構（例えば、円筒状の凹部）と、印面を走査する光源と、印面で反射された光を電気信号に変換するＣＣＤ（Charge Coupled Devices）等のイメージセンサと、電気信号をＡ／Ｄ変換し、更に表裏反転（鏡像に変換）して印鑑画像データとして出力するＡ／Ｄ変換器等により構成される。第２画像読取部は、例えば、サインを書き込む入力機構（例えば、タッチパネル）と、タッチパネルからの電気信号をＡ／Ｄ変換してサイン画像データとして出力するＡ／Ｄ変換器等により構成される。なお、画像読取部３５は、印鑑画像やサイン画像を取得できる構造であればよく、例えば、第１画像読取部は、柔軟性を有するシリコンゴム板などを印鑑で押圧した時に生じる凹凸を光学的に読み取って印鑑画像を取得する構造としてもよいし、第２画像読取部は、ガラス面にペンのインクで記入したサインを光学的に読み取ってサイン画像を取得する構造としてもよい。

印刷部３６は、コンピュータ装置２０から取得した文書や制御部３１（承認済み文書作成部３１ｂ）で作成した承認済み文書を用紙に転写する。具体的には、帯電装置により帯電された感光体ドラムに露光装置から画像に応じた光を照射して静電潜像を形成し、現像装置で帯電したトナーを付着させて現像し、そのトナー像を転写ベルトに１次転写し、転写ベルトから紙媒体に２次転写し、更に定着装置で紙媒体にトナー像を定着させる処理を行う。

通信Ｉ／Ｆ部３７は、ＮＩＣやモデムなどのインターフェースであり、コンピュータ装置２０から文書データを受信すると共に、サーバ４０に印鑑画像データ又はサイン画像データを送信し、サーバ４０から証明書の保存場所情報を受信する。また、電話回線を利用したＦＡＸ送信を可能にする。

なお、図３は本実施例の承認済み文書作成装置３０の一例であり、その構成は適宜変更可能である。例えば、文書データを印刷する必要がない場合は印刷部３６を省略してもよいし、文書をスキャンする場合は、ＡＤＦ（Auto Document Feeder）や原稿読取部などを追加してもよい。

［サーバ］
サーバ４０は、図４に示すように、制御部４１、記憶部４２、通信Ｉ／Ｆ部４３などで構成される。

制御部４１は、ＣＰＵとＲＡＭやＲＯＭなどのメモリとで構成され、ＣＰＵは、ＲＯＭや記憶部４２に記憶したプログラムをＲＡＭに展開して実行し、サーバ４０全体を制御する。また、制御部４１は、承認済み文書作成装置３０から印鑑画像データ又はサイン画像データを受信すると、印鑑画像又はサイン画像が正当であることを示す証明書を作成し、印鑑画像データ又はサイン画像データと証明書のデータとを記憶部４２に保存させると共に、その保存場所情報を承認済み文書作成装置３０に通知する承認情報管理部４１ａとしても機能する。なお、証明書の構成は特に限定されず、印鑑画像又はサイン画像が正当であることを示す情報のみで構成することもできるし、印鑑画像又はサイン画像のみで構成することもできるし、印鑑画像又はサイン画像と、印鑑の所有者又はサインの記入者を特定する情報（例えば、承認済み文書作成装置３０にログインしているユーザの情報など）などで構成することもできる。

記憶部４２は、ＨＤＤなどで構成され、承認済み文書作成装置３０から取得した印鑑画像データ又はサイン画像データ、制御部４１で作成した証明書のデータを保存する。

通信Ｉ／Ｆ部４３は、ＮＩＣやモデムなどのインターフェースであり、承認済み文書作成装置３０から印鑑画像データ又はサイン画像データを受信し、承認済み文書作成装置３０に証明書の保存場所情報を送信する。

なお、本実施例では、サーバ４０に印鑑画像データやサイン画像データを保存する構成とするが、保存先はサーバ４０に限らず、承認済み文書作成装置３０や他のコンピュータ装置としてもよい。また、本実施例では、承認済み文書作成装置３０で承認済み文書を作成する場合について記載するが、コンピュータ装置で承認済み文書作成プログラムを実行させて承認済み文書を作成する構成とすることもできる。

次に、上記構成の承認済み文書作成システム１０の概略動作について、図５を参照して説明する。なお、以下の説明では、理解を容易にするために印鑑で承認する場合を例示するが、サインで承認する場合も同様である。

ユーザがコンピュータ装置２０を操作し、文書作成アプリケーション（たとえば、マイクロソフト社製 オフィス・ワード）を用いて文書を作成し（（１）参照）、プリンタドライバを用いて承認済み文書作成装置３０に文書データを送信する（（２）参照）。尚、本実施形態においては、プリンタドライバは、文書作成アプリケーションにより作成された文書を、PostScript（登録商標）、ＰＣＬ（Printer Control Language）等のＰＤＬ（Page Description Language：ページ記述言語）に変換して、これを承認済み文書作成装置３０に送信するものとする。

承認済み文書作成装置３０は、コンピュータ装置２０からＰＤＬ形式の文書データを受信すると、これに記述されたコマンドを解釈してより低級の言語である中間言語形式のデータに変換する。そして、認証済み文書作成装置３０は、この中間言語形式のデータを表示部３３に表示すべき解像度でライスタライズし、このライスタライズしたデータに基づいて表示部３３上に文書の画像を表示する（（３）参照）。そして、文書を承認する承認者が承認済み文書作成装置３０にログインして、画像読取部３５に自身の印鑑をセットすると、画像読取部３５は印鑑の印面を読み取り、文書の画像に印鑑画像を重ねて表示し（（５）参照）、ユーザは印鑑画像を承認欄に指等で移動させる承認動作を行う（（６）参照）。

次に、承認済み文書作成装置３０は、画像読取部３５で読み取って得た印鑑画像データをサーバ４０に送信し、サーバ４０は、印鑑画像データを登録すると共に証明書を作成し（（７）参照）、印鑑画像データや証明書のデータの保存場所情報を承認済み文書作成装置３０に通知する。

承認済み文書作成装置３０は、文書の画像に印鑑画像を合成し、更に、上記保存場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成し（（８）参照）、承認済み文書データを確認者のコンピュータ装置２０に送信する（（９）参照）。尚、画像合成に関する画像処理は、中間言語形式のデータに対して行っても良く、或いは印刷解像度でライスタライズしたビットマップ形式のデータに対して行っても良い。

確認者のコンピュータ装置２０は、受信した承認済み文書データに基づいて印鑑画像が合成された文書を表示する。具体的には、中間言語形式で画像合成を行う形態の場合は、合成処理済みの中間言語データを表示部３３に表示すべき解像度で再度ライスタライズし、このライスタライズしたデータに基づいて表示部３３上に合成済みの文書画像を表示する。他方、ビットマップ形式で画像合成を行う形態においては、合成済みのビットマップデータを、表示解像度にダウンサンプリングし、この低解像度化したビットマップデータに基づいて表示部３３上に合成済みの文書画像を表示する。そして、確認者は表示された承認済み文書を確認し、保存場所情報に基づいてサーバ４０にアクセスし（（１０）参照）、サーバ４０から証明書を取得し、承認済み文書が適正に承認された文書であることを認識する（（１１）参照）。

上記一連の動作について、図６乃至図１０を参照して詳細に説明する。

（１）文書の作成
図６に示すように、ユーザはコンピュータ装置２０の操作部２４を操作して文書作成アプリケーションを起動し、承認を必要とする文書を作成する。作成する文書の構成や形式は特に限定されないが、文書には、少なくとも印鑑を捺印若しくはサインを記入する承認欄を備えることが好ましい。

（２）文書データの送信
次に、ユーザは操作部２４を操作して文書アプリケーションで印刷を指示すると、制御部２１はプリンタドライバを起動し、表示部２３にプリンタドライバの設定画面を表示させる。そして、ユーザはプリンタドライバの設定画面で文書データを送信する承認済み文書作成装置３０を指定すると、プリンタドライバは通信Ｉ／Ｆ部２５を介して文書データを承認済み文書作成装置３０に送信する。

（３）文書の表示
承認済み文書作成装置３０は、通信Ｉ／Ｆ部３７を介して文書データを受信すると、制御部３１は、コンピュータ装置２０で作成した文書の画像を表示部３３に表示させる。文書の表示形態は特に限定されないが、例えば、図６の右上に示すように、文書全体を画面サイズに合わせて縮小した画像を表示すると共に、その文書に対して行う動作（ここでは、PrintとFAXとEmail）を選択するボタンなどを表示する。なお、文書が複数ページで構成されている場合は、必ずしも全てのページを表示する必要はなく、承認欄が設けられたページのみを表示すればよい。

（４）印鑑のスキャン
承認者は、承認済み文書作成装置３０にログインし、画像読取部３５に自身の印鑑をセットすると、画像読取部３５は、氏名等が刻印された印面を読み取って、印鑑画像データを出力する。この画像読取部３５の形態は特に限定されず、印鑑のスキャンに特化した構造（例えば、印鑑を挿入する円柱状の凹部を設け、その下面に読み取り面を設けた構造）としてもよいし、原稿をスキャンするスキャナ部と兼用可能な構造としてもよい。但し、後者の構造であっても、印鑑の印面を読み取ることを前提とし、印鑑を用いて用紙に捺印した印影を読み取る場合は含まない。また、図では、印鑑の印面を読み取る場合について例示しているが、画像読取部３５を、タッチパネルを備えたタブレット端末のような構造とし、タッチパネル面上に記入したサインを読み取ってサイン画像データとして出力する構成としてもよい。なお、本実施例では、ユーザが画像読取部３５に印鑑をセット（若しくは画像読取部３５にサインを記入）すると印鑑（サイン）を読み取る構成とするが、制御部３１（承認情報登録部３１ａ）が、文書データの受信を認識したら、印鑑のセットやサインの記入を求めるメッセージを承認者に報知する（表示部３３に表示したり、画像読取部３５近傍に設けたランプを点灯／点滅したり、音声で通知したりする）構成としてもよい。

（５）印鑑画像の表示
承認済み文書作成装置３０の制御部３１（承認済み文書作成部３１ｂ）は、画像読取部３５が出力した印鑑画像データに基づく印鑑画像を、表示部３３の所定の位置（図では、先に表示している文書の画像の左上）に表示する。なお、印鑑画像の表示色は任意であるが、朱色で表示すれば朱肉で捺印した印影のようになり、通常の捺印動作と同じような感覚で承認処理を行うことができる。また、印鑑画像の表示サイズも任意であるが、表示部３３に表示した文書のサイズに合わせて縮小／拡大する（すなわち、文書と同じ縮小／拡大率で印鑑画像を表示する）ことが望ましい。

（６）印鑑画像の移動
ユーザが表示部３３の所定の場所（図では左上）に表示されている印鑑画像を選択して所定の操作を行うと、承認済み文書作成装置３０の制御部３１（承認済み文書作成部３１ｂ）は、上記所定の操作に従って印鑑画像を画面上で移動させて文書の承認欄に合成する制御を行う。この移動操作の方法は任意であり、例えば、ハードキーを操作して印鑑画像を移動させることもできるが、図６の下部に示すように、表示部３３上に設けたタッチパネル上で指を動かすことによって印鑑画像を移動させることが望ましく、印鑑画像を指で移動させることにより、実際に印鑑を用いて捺印する感覚を持たせることができる。

（７）印鑑画像データの登録
図７に示すように、承認済み文書作成装置３０の制御部３１（承認情報登録部３１ａ）は、画像読取部３５から出力された印鑑画像データと、必要に応じて、印鑑の所有者を特定する情報（例えば、ログインユーザの情報）と、をサーバ４０に送信する。サーバ４０の制御部４１（承認情報管理部４１ａ）は、印鑑画像データを記憶部４２に登録すると共に、印鑑画像が正規に登録されたものであることを証明する証明書を作成して記憶部４２に登録し、印鑑画像データや証明書の保存場所を示す保存場所情報を承認済み文書作成装置３０に通知する。

（８）保存場所情報の埋込
図８に示すように、承認済み文書作成装置３０の制御部３１（承認済み文書作成部３１ｂ）は、文書の画像に印鑑画像を合成し、更に、サーバ４０から受信した保存場所情報（例えば、保存先のＵＲＬ：Uniform Resource Locator）を埋め込んで承認済み文書を作成する。その際、文書データを電子メールに添付して送信する場合は、ＵＲＬが読み取れなくてもハイパーリンクによってブラウザでそのＵＲＬにアクセスすることができるため、図８の左に示すように、印鑑画像と保存場所情報とを重ねることができる。一方、文書データをＦＡＸ送信する場合は、ユーザがＵＲＬを読み取ってブラウザに直接入力する必要があるため、図８の右に示すように、印鑑画像と重ならない位置（図では、印鑑画像の下）に保存場所情報を配置することが好ましい。なお、保存場所情報の形態（サイズや色、濃度等）は任意であるが、保存場所情報は秘匿すべき情報であるため、例えば、地紋のような目立たない形態で埋め込むことが望ましい。

（９）承認済み文書データの送信
図９に示すように、ユーザが承認済み文書作成装置３０の表示部３３に表示された指示ボタンを押下すると、制御部３１は、承認済み文書データを送信する。例えば、ユーザが電子メール送信ボタンを押下した場合は、承認済み文書データを確認者のコンピュータ装置２０に送信し、ユーザがＦＡＸ送信ボタンを押下した場合は、承認済み文書データをＦＡＸ装置に送信する。

（１０）承認済み文書の確認
確認者のコンピュータ装置２０の制御部２１は、承認済み文書データを受信すると、承認済み文書の画像を表示部２３に表示させ、確認者は、その表示を見て承認済み文書の確認を行う。
（１１）証明書の取得
確認者は、文書に埋め込まれた保存場所情報を用いて証明書が保存されているサーバ４０にアクセスし、サーバ４０から証明書を取得する。なお、アクセス方法としては、承認済み文書データを電子メールで受信した場合は保存場所情報をクリックし、承認済み文書データをＦＡＸで受信した場合はＵＲＬをブラウザに入力する。

このように、承認済み文書作成装置３０には、印鑑の印面若しくはサインを読み取る画像読取部３５を備えており、画像読取部３５で読み取った印鑑画像又はサイン画像は文書の画像と共に表示され、ユーザが印鑑画像又はサイン画像を承認欄に移動させる動作を行うことができるため、印鑑を捺印（又はサインを記入）する場合と同様の感覚で文書の承認を行うことができる。

また、画像読取部３５で読み取って得た印鑑画像データ又はサイン画像データはサーバ４０に登録され、印鑑画像又はサイン画像を合成した文書に、サーバ４０で作成した証明書の保存場所情報が埋め込まれるため、承認済み文書を受け取ったユーザは、その保存場所にアクセスすることによって印鑑画像又はサイン画像が正しいことを確認することができる。

以上、１人のユーザが承認済み文書作成装置３０で承認動作を行う場合について記載したが、例えば、複数のユーザの承認が必要な場合は、図１１に示すように、最初のユーザが承認後、電子メールにて承認連絡を他のユーザに送信し、承認依頼メールを受信した次のユーザが、承認済み文書作成装置３０で承認処理を実施する動作を繰り返し、全員の承認が終了後、承認済み文書データを確認者のコンピュータ装置２０に送信すればよい。

なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない限りにおいて、その構成や制御は適宜変更可能である。

本発明は、印鑑の印面又はサインを読み取る機能を備える承認済み文書作成装置、及び、当該装置で動作する承認済み文書作成プログラム、並びに、承認済み文書作成装置と文書を作成するコンピュータ装置と印鑑画像データ又はサイン画像データを管理するサーバとを含むシステムにおける承認済み文書作成方法に利用可能である。

１０ 承認済み文書作成システム
２０ コンピュータ装置
２１ 制御部
２２ 記憶部
２３ 表示部
２４ 操作部
２５ 通信Ｉ／Ｆ部
３０ 承認済み文書作成装置
３１ 制御部
３１ａ 承認情報登録部
３１ｂ 承認済み文書作成部
３２ 記憶部
３３ 表示部
３４ 操作部
３５ 画像読取部
３６ 印刷部
３７ 通信Ｉ／Ｆ部
４０ サーバ
４１ 制御部
４１ａ 承認情報管理部
４２ 記憶部
４３ 通信Ｉ／Ｆ部

Claims (12)

1. 文書のデータを受信する通信部と、
   前記文書の承認者が載置した印鑑の印面、又は、前記文書の承認者が入力面に記入したサインを読み取る画像読取部と、
   前記印鑑の印面を読み取った印鑑画像又は前記サインを読み取ったサイン画像のデータを、前記印鑑画像又は前記サイン画像に対する証明書を作成するサーバに送信し、前記サーバが作成した前記証明書の保存場所を特定する場所情報を前記サーバから受信する登録部と、
   前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する文書作成部と、を少なくとも備える、
   ことを特徴とする承認済み文書作成装置。
2. 前記登録部は、前記通信部が前記文書のデータを受信したら、前記承認者に印鑑の載置又はサインの記入を求めるメッセージを報知する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の承認済み文書作成装置。
3. 前記文書作成部は、前記文書の画像を表示部の画面に表示すると共に、前記印鑑画像又は前記サイン画像を前記画面上で移動可能に表示し、ユーザ操作に従って、前記印鑑画像又は前記サイン画像を前記文書の所定の場所に合成する、
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の承認済み文書作成装置。
4. 前記文書作成部は、前記承認済み文書のデータを電子メールに添付して出力する場合は、ハイパーリンクによって前記保存場所から前記証明書を取得できるように、前記場所情報を埋め込む、
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一に記載の承認済み文書作成装置。
5. 載置された印鑑の印面又は入力面に記入されたサインを読み取る画像読取部を備える装置で動作する承認済み文書作成プログラムであって、
   前記装置を、
   文書のデータを取得したら、前記文書の承認者が載置した印鑑の印面を読み取った印鑑画像又は前記文書の承認者が記入したサインを読み取ったサイン画像のデータを、前記印鑑画像又は前記サイン画像に対する証明書を作成するサーバに送信し、前記サーバが作成した前記証明書の保存場所を特定する場所情報を前記サーバから受信する登録部、
   前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する文書作成部、として機能させる、
   ことを特徴とする承認済み文書作成プログラム。
6. 前記登録部は、前記文書のデータを取得したら、前記承認者に印鑑の載置又はサインの記入を求めるメッセージを報知する、
   ことを特徴とする請求項５に記載の承認済み文書作成プログラム。
7. 前記文書作成部は、前記文書の画像を表示部の画面に表示すると共に、前記印鑑画像又は前記サイン画像を前記画面上で移動可能に表示し、ユーザ操作に従って、前記印鑑画像又は前記サイン画像を前記文書の所定の場所に合成する、
   ことを特徴とする請求項５又は６に記載の承認済み文書作成プログラム。
8. 前記文書作成部は、前記承認済み文書のデータを電子メールに添付して出力する場合は、ハイパーリンクによって前記保存場所から前記証明書を取得できるように、前記場所情報を埋め込む、
   ことを特徴とする請求項５乃至７のいずれか一に記載の承認済み文書作成プログラム。
9. 文書を作成するコンピュータ装置と、載置された印鑑の印面又は入力面に記入されたサインを読み取る機能を備えた承認済み文書作成装置と、印鑑の印面を読み取った印鑑画像又はサインを読み取ったサイン画像に対する証明書を作成するサーバと、が通信ネットワークで接続されたシステムにおける承認済み文書作成方法であって、
   前記承認済み文書作成装置が、前記コンピュータ装置から文書のデータを受信する第１ステップと、
   前記承認済み文書作成装置が、前記文書の承認者が載置した印鑑の印面、又は、前記文書の承認者が記入したサインを読み取る第２ステップと、
   前記承認済み文書作成装置が、印鑑の印面を読み取った印鑑画像又はサインを読み取ったサイン画像のデータを前記サーバに送信する第３ステップと、
   前記サーバが、受信した前記印鑑画像又は前記サイン画像のデータに対する証明書を作成して所定の保存場所に保存し、前記保存場所を特定する場所情報を前記承認済み文書作成装置に送信する第４ステップと、
   前記承認済み文書作成装置が、前記文書の画像に前記印鑑画像又は前記サイン画像を合成し、更に前記サーバから受信した前記場所情報を埋め込んで承認済み文書を作成する第５ステップと、を少なくとも実行する、
   ことを特徴とする承認済み文書作成方法。
10. 前記第１ステップでは、前記文書のデータを受信したら、前記承認者に印鑑の載置又はサインの記入を求めるメッセージを報知する、
    ことを特徴とする請求項９に記載の承認済み文書作成方法。
11. 前記第５ステップでは、前記文書の画像を表示部の画面に表示すると共に、前記印鑑画像又は前記サイン画像を前記画面上で移動可能に表示し、ユーザ操作に従って、前記印鑑画像又は前記サイン画像を前記文書の所定の場所に合成する、
    ことを特徴とする請求項９又は１０に記載の承認済み文書作成方法。
12. 前記第５ステップでは、前記承認済み文書のデータを電子メールに添付して出力する場合は、ハイパーリンクによって前記保存場所から前記証明書を取得できるように、前記場所情報を埋め込む、
    ことを特徴とする請求項９乃至１１のいずれか一に記載の承認済み文書作成方法。

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