JP2011248710A - 添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム - Google Patents

Abstract

【課題】添付ファイル付き電子メールの誤送受信への対策技術に係わり、添付ファイルの誤送受信をできるだけ防止できる技術を提供する。
【解決手段】企業等のグループを対象としてサービスを提供するＡＳＰサーバ１０を有する。ＡＳＰサーバ１０は、グループのユーザの端末２０での文書ファイルに対してユーザにより選択したラベルの情報を付与する処理を管理するラベリング管理部１１と、ユーザの端末２０からの添付ファイル付きメールの送信の際などに、その誤送受信をチェックするチェック部１２を備える。またラベル情報に対して公開範囲情報をグループ単位で関連付ける手段を有する。例えばメール送信の際、メールサーバ３０からＡＳＰサーバ１０に要求し、チェック部１２は、メールの宛先が前記公開範囲に含まれるか否かを判定する。否の場合は当該メール送信をしないように制御する。
【選択図】図３

Description

本発明は、電子メール等の技術に関し、特に、ユーザによる添付ファイル付き電子メールの誤送受信を防止する技術に関する。

従来、企業等の情報処理システムにおいて、ユーザの操作ミス等による添付ファイル付き電子メールの誤送受信が多く発生している。それによる情報流出リスク等が存在する。ミスとしては例えば、宛先メールアドレスの間違い、添付ファイルの間違い、メール本文の間違い、等がある。特に、メール本文のみのメールに比べ、重要な添付ファイルがあるメールの場合には、情報流出等に関する影響が非常に大きい。

上記誤送受信への対策技術例としては、端末のメールクライアントやメールサーバ等における、事前設定情報に基づくフィルタリングの技術や、ユーザ（人間）による誤送信チェックを支援するユーザインタフェース等の技術（例えば宛先確認画面の強制表示機能など）、添付ファイルの暗号化等の技術、などが挙げられる。

上記に関する先行技術例として、添付ファイル付きメールの送信の際に宛先のチェックを行うものとして、特開２００９−１４５９５５号公報（特許文献１）（電子メールの添付ファイル誤送信防止システム）などがある。

また前提技術として、文書ファイルに対してユーザによりラベル情報を付与するラベリング管理システム（ラベリング管理機能）がある（非特許文献１）。ユーザが端末のアプリケーション等で作成した文書ファイル等のデータ自体に対し、当該ユーザ自身により、当該文書の重要度などの性質に応じたラベル情報を選択付与する。プログラムにより当該データに対してラベル情報の付与処理が行われる。ラベルは例えば「極秘」「社内限」「関係者限」といったものである。これにより、企業等のグループ単位におけるデータ（情報資産）の識別・整理のレベルを高め、情報流出防止等のセキュリティのレベルを高めることができる。

特開２００９−１４５９５５号公報

ＮＲＩセキュアテクノロジーズ株式会社、"ＳｅｃｕｒｅＣｕｂｅ／Ｌａｂｅｌｉｎｇ"、＜ＵＲＬ：http://www.nri-secure.co.jp/service/cube/labeling.html＞

添付ファイル付き電子メールの誤送受信への対策技術に係わり、ユーザ（人間）の操作ミス等を完全に防止することはできないが、添付ファイルの誤送受信をできるだけ防止すること（誤送受信が発生したとしても問題無いように技術的に対処できること）が要求される。

例えば前記事前設定情報に基づくフィルタリングのような技術では、事前設定情報の固定性によりチェックの網羅性に欠けることや、送付内容（文書の性質）と宛先との関連性に応じたチェックは難しい、等の問題がある。

例えば前記ユーザによる誤送信チェックを支援するユーザインタフェース等の技術では、人間による運用に依存するため、チェックの負担によりユーザの利便性を損なうことやチェックの形骸化などの問題がある。

例えば前記添付ファイルの暗号化等の技術では、ユーザ操作により暗号化等を実行する場合は、その暗号化等の操作の負担や、操作の忘れや間違いによる誤送受信の可能性もある。

以上を鑑み、本発明の主な目的は、添付ファイル付き電子メールの誤送受信への対策技術に係わり、添付ファイルの誤送受信をできるだけ防止すること（誤送受信が発生したとしても問題無いように技術的に対処すること）ができる技術を提供することである。

前記目的を達成するために、本発明の代表的な実施の形態は、以下に示す構成を有することを特徴とする。

例えば、本添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムは、複数のユーザの端末を含むグループの情報処理システムを対象としてサービスを提供するサーバ装置を含むサービス事業者システムを有する。前記サーバ装置は、送信元の第１のグループの第１のユーザの端末から宛先の第２のグループの第２のユーザの端末に対して添付ファイル付きのメールが送信される際にその誤送受信をチェックして防止する処理を行うチェック部を備える。前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、グループ単位ごとに、ＩＤ、ドメイン情報またはＩＰアドレス情報を含む、グループ情報を有する。前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、前記グループのユーザの端末での文書ファイルに対して、公開範囲の情報をグループ単位で関連付ける、公開範囲情報を有する。前記第１のグループの第１のユーザの端末から第１の文書ファイルを添付ファイルとした第１のメールを送信する際に、前記第１のグループの情報処理システムから前記サーバ装置にアクセスして、前記第１のメールの宛先の情報と、当該添付ファイルの情報と、を含む要求の情報を送信し、前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、当該ファイルに関連付けられる公開範囲に含まれるか否かを判定し、結果を前記第１のグループの情報処理システムへ応答し、前記第１のグループの情報処理システムは、前記チェックの結果に基づき、上記否の場合は、当該第１のメールの送信をしないように制御する。

また例えば、前記サーバ装置は、前記グループの各ユーザの端末に対して前記グループで利用するラベルの情報を管理するサービスを提供するラベリング管理部を有し、前記グループのユーザの端末は、前記サーバ装置のラベリング管理部にアクセスし、前記ラベルの情報を利用するための処理を行うラベリング処理部を有する。前記グループのユーザの端末は、前記サーバ装置の公開範囲情報に対して、前記ラベルと前記公開範囲との関連付けを設定する機能を有する。前記第１のグループの第１のユーザの端末では、前記ラベリング処理部により、前記第１の文書ファイルに、前記第１のユーザにより選択される第１のラベルの情報を付与する。前記第１のメールを送信する際、前記第１のグループの情報処理システムから前記サーバ装置にアクセスして、前記第１のメールの宛先の情報と、当該添付ファイルの前記第１のラベルの情報と、を含む要求の情報を送信し、前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、前記第１のラベルに関連付けられる第１の公開範囲に含まれるか否かを判定し、結果を前記第１のグループの情報処理システムへ応答する。

本発明の代表的な実施の形態によれば、添付ファイル付き電子メールの誤送受信への対策技術に係わり、添付ファイルの誤送受信をできるだけ防止すること（誤送受信が発生したとしても問題無いように技術的に対処すること）ができる。例えば企業等の情報流出リスクを下げることができる。特に、従来のフィルタリング等の技術ではできなかった、添付ファイル自体の性質と宛先との関連性に応じたチェック・制御を可能とする。

本発明の一実施の形態のシステム（添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム）に関する全体の構成を示す図である。 本システムの構成例（特にラベリング管理機能）を示す図である。 本発明の実施の形態１のシステムの構成例（特に送信側端末での処理）を示す図である。 実施の形態１のシステムの構成例（特に送信側メールサーバでの処理）を示す図である。 本発明の一実施の形態のシステムにおけるグループ、メール、公開範囲などの例を示す図である。 実施の形態１のシステムに関する画面例（ラベリング時）を示す図である。 実施の形態１のシステムに関する画面例（設定時）を示す図である。 本発明の実施の形態２のシステムの構成例（特に送信側メールサーバの処理）を示す図である。 実施の形態２のシステムの構成例（特に受信側端末の処理）を示す図である。 実施の形態２のシステムでの管理情報の設定例を示す図である。 本発明の実施の形態３のシステムの構成例を示す図である。

以下、図面に基づいて、本発明の実施の形態のシステム（添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム）について詳細に説明する。なお説明上の記号として適宜、Ｇ：グループ、Ｕ：ユーザ、Ｋ：管理者、Ｃ：端末、Ｆ：ファイル（文書）、Ｔ：テンプレート、Ｌ：ラベル、Ｍ：メール、ｍ：メールアドレス、ｄ：ドメイン、Ｈ：公開範囲、等とする。

［概要］
本システムでは、企業等のグループのユーザにおける電子メールの添付文書ファイルに関して、当該ファイル自体に関連付ける当該ファイルの性質を示す情報（ラベリング管理機能による付与ラベル情報など）を利用することで、添付ファイルごとに相応しい宛先の範囲に対して正しく送受信されるかどうかをチェックして誤送受信を防止する機能（チェック機能）を有する。

本システムでは、メールに添付する対象となる文書ファイル（付与ラベル情報）に対して、当該メール・文書ファイルに関する関係者（公開等の範囲（対象））となるグループ／ユーザの情報（「公開範囲」情報と称する）を関連付ける手段を有する。即ち、ファイル自身が公開範囲を持つことに相当する。上記公開範囲は、例えば文書ファイルの付与ラベル（ラベリング管理機能によるもの）に対して企業等のグループ単位で設定または付与することができる。

ラベル付き文書ファイルを添付ファイルとしたメールを宛先へ送信する際（実施の形態１）などに、ＡＳＰサーバ１０（図１）のチェック処理を介在させる。チェック処理では、例えば、管理情報５０に基づき、当該メールの宛先の情報と、当該添付ファイルの付与ラベルに関連付けられる公開範囲Ｈ（グループ単位）とを比較して、当該メール（添付ファイル）の送受信に関するＯＫ／ＮＧを判定する。否（ＮＧ）の場合は、宛先への送受信を行わないように制御する（自動的にブロックする）。これによりユーザのミスによる誤送受信が防止される。

＜実施の形態１＞
図１〜図７を用いて、実施の形態１のシステムについて説明する。実施の形態１は、構成要素として、（１）ラベリング管理機能、（２）メール送信側でのチェック機能、（３）送信側メールサーバの所でチェックを介在させる構成、（４）公開範囲を設定／付与する機能、等を有する。

サービス部１００（ＡＳＰサーバ１０）で提供するサービスとして、ラベリング管理部１１等によるラベリング管理機能（第１のサービス）、チェック部１２等による添付ファイルの誤送受信のチェック機能（第２のサービス）、を有する。２つを統合したサービスをＡＳＰサーバ１０で提供する。

ラベリング管理機能（第１のサービス）により、各企業等のグループ単位で、ＡＳＰサーバ１０に対し、ラベリング管理を行う。グループの各ユーザの端末２０でのメール添付対象の文書ファイルには、グループのテンプレートに基づき、ユーザによりラベル情報が選択付与される。また管理者（Ｋ）等により端末２０からＡＳＰサーバ１０に対してグループ単位の情報（グループ情報６０）を設定する機能や、グループで利用可能とする統一的な内容のテンプレートの情報（テンプレート情報７０）を設定する機能などを有する。

また本システムでは、チェック機能に必要な要素として、添付文書ファイル（Ｆ）の付与ラベル（Ｌ）に対して、公開範囲（Ｈ）の情報（グループ単位で指定可能）を関連付け（付与）する機能を有する。この公開範囲（Ｈ）の付与の方式として、（ａ）ＡＳＰサーバ１０（公開範囲情報８０）に予め設定可能とする方式（設定機能を利用）、（ｂ）個別のユーザの端末２０でラベリング時に付与（指定）を可能とする方式（図２、公開範囲付与部４０を利用）、等を有し、いずれも利用可能である（後述）。

［システム］
図１で、本システムの全体構成例を示している。ネットワーク（インターネット等）９０上、サービスの対象となる複数の各々の企業などのグループ単位の情報処理システム（複数のユーザの端末２０を含む）と、それらに対してサービスを提供するサービス部（サービス事業者システム）１００とが接続される構成である。

サービス部１００は、サーバシステム等により構成され、ＡＳＰサーバ１０、及びデータベース等による管理情報５０等を有する。ＡＳＰサーバ１０（ＡＳＰ：アプリケーション・サービス・プロバイダ）は、ラベリング管理部１１、チェック部１２（誤送受信チェック部）、管理情報５０等を有する。ＡＳＰサーバ１０は、各処理機能（１１，１２）を有するサーバ装置（群）で構成され、管理情報５０を処理しつつ、端末２０やメールサーバ３０からのアクセス（要求）に対してサービス処理を行う。なおＡＳＰサーバ１０を含むサービス部１００は、多数のアクセスも処理可能なように、必要に応じてサーバ多重化や負荷分散等の機能を備える。

サービス部１００（ＡＳＰサーバ１０）は、第１のサービスとして、ラベリング管理部１１等により、グループのユーザの文書ファイル等のデータに対するラベル付与（ラベリング）の統合管理のサービス（ラベリング管理機能）を提供する。本機能は、各グループ単位での統一的なルール等によるラベリングの管理などを実現する。サービス部１００で管理するので、各グループのシステムでは専用サーバ設置等は不要である。端末１０側のラベリング処理部２１（図２等）と、ＡＳＰサーバ１０側のラベリング管理部１１とで、連携的に通信処理（要求−応答等）を行うことにより、ラベリング管理機能が実現される。

またサービス部１００は、第２のサービスとして、チェック部１２等により、グループのユーザによる添付ファイル付きメールの誤送受信をチェックし防止するサービス（チェック機能）を提供する。各グループのシステム内（またはネットワーク９０上）のメールサーバ３０等に設けられるチェック要求部３１（図３等）と、ＡＳＰサーバ１０のチェック部１２とで、連携的に通信処理（要求−応答等）を行うことにより、チェック機能が実現される。

クライアント側の情報処理システムにおいて、企業Ａ，Ｂ，Ｃ，……といった各グループ単位Ｇ（ＧＡ，ＧＢ，ＧＣ，……）は、それぞれ複数のユーザＵの端末Ｃ（２０）を含んで成る。本例では、企業単位の場合を示しているが、公的な組織などの他のグループ単位も可能である。例えば企業Ａ（グループＧＡ）は、複数（ｎ）のユーザＵ（ＵＡ１〜ＵＡｎ）の端末Ｃ（ＣＡ１〜ＣＡｎ）を含んで成る。また例えば各社の情報処理システムは、各端末２０及びメールサーバ３０等が接続される社内ＬＡＮを有する。

また例えば、企業Ａと企業Ｂ、及び、企業Ａと企業Ｃは、それぞれ、所定の業務・プロジェクト等に関するコワーク（協働）関係を持つとし、これら企業（グループ）間でも特定のグループ単位を設定可能となっている。

ユーザＵ（ＵＡ１等）は、社員やシステム管理者やグループ代表者等を含む。各ユーザＵは、ＰＣやモバイル機器などの情報処理装置である端末２０（ＣＡ１等）を使用する。各端末２０は、例えばＰＣの場合、社内ＬＡＮ等でネットワーク９０に接続される。また例えばモバイル機器の場合、無線通信網等を含むネットワーク９０に接続される。そして、各端末２０は、ネットワーク９０を介して、ＡＳＰサーバ１０にアクセスし通信可能となっている。

図２では、主にラベリング管理機能に関する構成例を示している。ＡＳＰサーバ１０のラベリング管理部１１は、設定部１１−１、更新部１１−２、等を備える。端末２０は、ラベリング処理部２１、Ｗｅｂブラウザ２５、文書作成アプリケーション２６、メールクライアント２７、公開範囲付与部４０、等を備える。ラベリング処理部２１は、設定部２１−１、更新部２１−２、等を備える。ラベリング処理部２１は、各部（２５，２６，２７，４０）と連携動作する。

また例えば各グループでは、複数のユーザＵのうち、ＡＳＰサーバ１０に対する設定操作（例えばグループ情報６０及びテンプレート情報７０等の設定）が許可される特定のユーザである管理者Ｋ（ＫＡ等）及びその端末２０を有する。グループ情報６０で、ユーザのＩＤ、種別・権限（一般／管理者等）、パスワード等のユーザ情報を管理する。例えば、端末２０（設定機能）からＡＳＰサーバ１０へのアクセスの際に、ユーザＩＤ＋パスワード、種別・権限、等によるユーザ認証処理などを行うことで、管理者（Ｋ）等の特定のユーザのみに設定操作を許可するように制御することができる。

Ｗｅｂブラウザ２５は、ラベリング管理機能等に関するグラフィカルユーザインタフェースを提供する。文書作成アプリケーション２６は、ユーザにより文書ファイル（Ｆ）等を作成・編集等が可能なアプリケーションであり、例えばワープロ、表計算、プレゼンテーション等のソフトウェアである。文書作成アプリケーション２６でラベル付き文書ファイルを開くと、文書ページ内にラベルが出力される。メールクライアント２７は、メールＭの作成、ファイルＦの添付、メールＭの送信・受信などの機能を有する公知の処理部である。

ラベリング処理部２１は、実装例としては、文書作成アプリケーション２６等にプラグインとして組み込まれる。端末２０では、ラベリング処理部２１と文書作成アプリケーション２６との処理の連携に基づき、ラベリング処理（文書ファイルＦに対するラベルＬ情報の付与処理など）が行われる。文書ファイルＦに付与されるラベルＬの情報は、例えば当該文書作成アプリケーション２６の管理する属性情報（プロパティ情報）内に記述される。

設定部１１−１，２１−１は、グループ（Ｇ）で適用するテンプレート（Ｔ）等を設定する処理機能（設定機能）を実現する。設定機能により、グループ情報６０、テンプレート情報７０等を設定可能とする（グループ設定機能、テンプレート設定機能等）。設定の際には、端末２０側の設定部２１−１と、ＡＳＰサーバ１０側の設定部１１−１との間で通信して処理する。管理者（Ｋ）等は、端末２０のＷｅｂブラウザ２５画面等での操作に基づき、端末２０（設定部２１−１）からＡＳＰサーバ１０（設定部１１−１）へアクセスし、グループ（Ｇ）及びテンプレート（Ｔ）の作成・登録・変更などの設定操作を行うことができる（ａ１）。

更新部１１−２，２１−２は、端末２０での文書ファイルＦへのラベリング処理のためにグループＧのユーザＵで適用するテンプレートＴ等を自動的に取得・更新等する処理機能（更新機能）を実現する。ラベリング等の際、端末２０（更新部２１−２）により、ＡＳＰサーバ１０（更新部１３）から、最新のテンプレート情報７０等を自動的に取得し、更新適用することができる（ａ２）。

また実施の形態１では、上記設定機能を用いて、チェック機能に関する公開範囲情報８０等の設定も可能とする。勿論、チェック機能の設定機能を、ラベリング管理機能の設定機能とは別に設けてもよい（例えば端末２０またはメールサーバ３０等のプログラムで実現）。

［管理情報］
図１，図２等に示すように、管理情報５０の構成例として、グループ情報６０、テンプレート情報７０、公開範囲情報８０を有する。

グループ情報６０は、サービスを提供する対象となる複数の各企業等のグループ（Ｇ）単位に関する管理情報である。例えば、グループＩＤ（企業ＩＤなど）やグループ名称（企業名称など）、ドメイン（ｄ）情報やＩＰアドレス情報などの通信情報、ユーザＩＤや端末ＩＤやメールアドレス（ｍ）等のユーザ情報、等のグループ構成情報を管理する。また、例えばコワーク企業間の業務・プロジェクト用など、複数の企業（グループＧ）またはその各ユーザＵを含んで成る、任意のグループ単位（Ｇ）を定義して管理することができる。また、グループＧとテンプレートＴ（当該グループＧで利用する１つ以上のテンプレートＴの情報（７０））との対応付けを管理する。

テンプレート情報７０は、テンプレートＴごとに、各種のラベルＬの定義情報などを含む。グループＧのテンプレートＴでは、グループＧの管理者（Ｋ）等により、グループ単位での統一的なルール等に基づくラベルＬの定義情報などを設定できる。

公開範囲情報８０は、例えば、ラベルＬ（ラベルＩＤ）と公開範囲Ｈ（グループ単位）との関連付けを管理する情報などである。管理者（Ｋ）等により、端末２０の画面で、ラベルＬ（当該ラベル付き文書ファイルＦ）の公開範囲ＨをグループＩＤ（企業ＩＤ）等で指定して設定することができる（設定部２１−１または公開範囲付与部４０）。

グループ情報６０は、例えば図２の６０ａ，６０ｂ，６０ｃの各情報を有する。６０ａは、グループＩＤ（企業ＩＤ）、ドメイン（ｄ）情報、ＩＰアドレス情報、メールアドレス情報（ｍ）、等のグループ構成情報を示す。グループＩＤは、適宜、企業ＩＤ，部署ＩＤ等とすることができる。本例では、企業ＩＤ＝グループＩＤである。ＩＤ（識別情報）の値は、クライアント（ユーザ端末２０）側及びＡＳＰサーバ１０側の両方で設定可能であり、ＡＳＰサーバ１０で対応付けて管理される（説明上は簡単にＡ，Ｂ等で表す）。例えばクライアント側のＩＤをオリジナルとし、サーバ側のＩＤは自動的に付与される。グループの名称は、正式名、略式名などを設定可能である。またネットワーク９０上のドメインｄ（“○○○．ｃｏ．ｊｐ”等）とＩＰアドレス等の情報が対応付けられて管理される。メールアドレス（ｍ）は、“ユーザ名＠ドメイン名（グループのドメイン）”のような形式であり、当該ドメイン名（ドメインｄ）から、グループ情報６０に基づき、グループＧ（ＩＤ等）が判別できる。当該グループＧ（ＩＤ等）から企業及びそのユーザＵ／端末２０等が判別できる。

６０ａでは例えば企業Ａ，Ｂ，Ｃの各グループＧ（ＧＡ，ＧＢ，ＧＣ）を定義している。各グループごとに、対応するドメインｄは、ｄＡ，ｄＢ，ｄＣとする。また各グループごとに、構成ユーザＵ／端末Ｃの情報を定義する（例えばＧＡ｛ＵＡ１，ＵＡ２，……，ＵＡｎ｝等）。また、企業（全ユーザ）単位だけでなく、企業のうちの特定のユーザの集まりからなる任意のグループを設定することもできる。

６０ｂは、例えば、複数企業にわたるグループを定義している。例えば、グループＧＸは、企業Ａ（ＧＡ），企業Ｂ（ＧＢ）から成る。グループＧＹは、企業Ａ（ＧＡ），企業Ｃ（ＧＣ）から成る。グループＧＺは、企業Ｂ（ＧＢ），企業Ｃ（ＧＣ）から成る。グループＧＸは、例えば、企業Ａのユーザ（ＵＡ１等）と企業Ｂのユーザ（ＵＢ１等）とのコワークのプロジェクト（Ｘ）用に設定されるグループである。グループの構成メンバーは、設定に応じて、各企業内の全ユーザとすることも特定のユーザとすることもできる。

６０ｃは、グループＧとテンプレートＴとの対応付けの管理情報を示す。なお６０ｃはテンプレート情報７０で管理してもよい。６０ｃでは、例えば、各社のグループ（ＧＡ，ＧＢ，ＧＣ）ごとに適用する（利用可能とする）テンプレートＴを関連付けている。例えばＴＡ，ＴＢ，ＴＣは、それぞれ各社内（自社）用のテンプレートＴであり、該当企業内のユーザのみ利用可能となる。また例えばＴＸ，ＴＹ，ＴＺは、それぞれ企業間のグループＧＸ，ＧＹ，ＧＺ用のテンプレートであり、該当グループ内の各企業内のユーザが利用可能となる。また１グループで複数テンプレートの設定も可能である。その場合、当該グループのユーザは、複数テンプレートから選択したものを利用（適用）することができる。例えば企業Ａのユーザは、設定済みのテンプレートＴＡ，ＴＸ，ＴＹから選択利用可能となる。

テンプレート情報７０では、テンプレートＴのＩＤや名称、ラベルＬのＩＤや名称、ラベルＬごとの区分情報やルール説明情報などが設定可能である。ＩＤはオーナーのグループＩＤを設定できる。ラベルＬ（ラベルＩＤ）毎に、例えば、ラベリング対象の文書ファイルＦ等のデータの重要度などの性質に関する区分（機密性に関する区分、当該データの共有・公開（閲覧等）・秘匿等の範囲に関する区分など）の情報などを設定可能である。実施の形態１では、テンプレート情報７０内に公開範囲情報８０を含めて設定・管理している。

図２のテンプレート情報７０及び公開範囲情報８０の設定例で、例えばテンプレートＴＡ（グループＧＡ用）は、例えばラベルＬＡ等の定義情報を含む。また例えばテンプレートＴＸ（グループＧＸ用）は、例えばラベルＬＸ等の定義情報を含む。ラベルＬＡ（例「社内限」）は、関連付けられる公開範囲ＨＡとして、自社Ａ（ＧＡ）内とする。ラベルＬＸ（例「関係者限」）は、関連付けられる公開範囲ＨＸとして、グループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝内とする。これらの例については後述の図５でも示している。

［サービス利用（設定）］
本システムにおけるユーザによるサービスの利用（設定等）の概略は以下である。予め、企業等（例えば企業Ａ）の管理者（例えばＫＡ）等は、サービス部１００に対して、サービス利用契約を結ぶ。サービス部１００の管理者、または設定対象グループ（ＧＡ）の管理者（ＫＡ）等により、ＡＳＰサーバ１０の管理情報５０に対して、設定対象グループ（ＧＡ）に関する基本的なグループ情報６０（企業、ユーザ、ドメイン、ＩＰアドレス等）等を設定し、これによりグループ（ＧＡ）が設定される。

設定グループ（ＧＡ）内の各ユーザの端末２０では、ラベリング処理部２１等を実現するプログラムをインストール・設定する。またグループ内のメールサーバ３０には、チェック要求部３１等を実現するプログラムをインストール・設定する。

グループ（ＧＡ）の設定に基づき、当該グループの管理者（ＫＡ）等により、当該グループ（ＧＡ）に適用するルール等に基づくテンプレート情報７０（例えばＴＡ，ＴＸ等）を設定する（ａ１）。また、前記（ａ）の方式の場合は、併せて公開範囲情報８０（ラベルＬと公開範囲Ｈの対応付け等）を設定することができる。適宜タイミングで設定変更等も可能である。

各ユーザの端末２０のラベリング処理部２１は、ＡＳＰサーバ１０から、上記設定済みのテンプレート情報７０を取得して保存する（ａ２）。

ユーザの端末２０（文書作成アプリケーション２６、ラベリング処理部２１等）では、ユーザによる文書ファイルＦの作成・保存等の時に、自動的かつ強制的に、ユーザによるラベリング操作手順を介在させる。これにより、適用テンプレートＴに基づくユーザ選択操作によるラベルＬの情報を、当該文書ファイルＦに対して付与する。

チェック機能の利用に関しては、設定機能を用いて、同様に管理者等（ＫＡ等）により、ＡＳＰサーバ１０に対して必要な情報を設定する。例えば、チェックの実施の対象となるグループ（例えば企業Ａ（ＧＡ））等を設定する。

［構成（１）］
図３では、実施の形態１の構成要素や処理その１（特に添付ファイルへのラベリングまで）を示している。

ＡＳＰサーバ１０の管理情報５０として、ラベリング管理部１１の管理情報５１（６０，７０）と、チェック部１２の管理情報５２（６０，８０）とを有する。なお両者（５１，５２）に含まれるグループ情報６０は同様のものである。また例えば企業Ａの企業ＩＤをＡ（グループＩＤをＧＡ）とする。ユーザＵＡ１のメールアドレスをｍＡ１とする（他の企業も同様）。

各企業の情報処理システム内及びネットワーク９０上には、メールサーバ３０を有する。例として、各社内ＬＡＮ等のシステム内（出入口）にメールサーバ３０（メールゲートウェイサーバ）を有する。例えば企業Ａ内のＭＳＡ、企業Ｂ内のＭＳＢ等を有する。メールサーバ３０は、メールボックスを管理し、ＰＯＰやＳＭＴＰ等の処理機能を有し、端末２０との間でのメールの受信・送信、ネットワーク９０上のメール中継（配送）、データ・プロトコル変換、等の公知の処理を行う。

ａ（ａ１，ａ２）は、前述の端末２０（ラベリング処理部２１）とＡＳＰサーバ１０（ラベリング管理部１１）との間でのラベリング管理機能関連の通信である。例えば、企業Ａで適用するテンプレートＴ（ＴＡ，ＴＸ）の情報の設定や取得である。ｂは、端末２０とメールサーバ３０（ＭＳＡ）との間でのメール送受信関連の通信である。ｃ（ｃ１，ｃ２）は、メールサーバ３０（チェック要求部３１）とＡＳＰサーバ１０（チェック部１２）との間でのチェック処理（要求−応答）関連の通信である。ｄは、送信側システムのメールサーバ３０（ＭＳＡ）から受信側システムのメールサーバ３０（ＭＳＢ）へのメール送信（配送）の通信である。

ｓ１，ｓ２は、端末２０でのユーザ操作を示す。ｓ１は、文書作成アプリケーション２６での文書ファイルＦ（例えばＦ１）の作成、及び作成文書ファイルＦ（Ｆ１）に対するラベルＬ（例えばＬＸ）の付与（ラベリング）の操作である。ｓ２は、ファイルＦ（ラベルＬ）に対する公開範囲Ｈ情報（例えばＨＸ）の付与（設定／指定等）の操作であり、前記（ａ）や（ｂ）の方式に応じる。

ｓ１では、ラベリング処理部２１の処理により、作成ファイルＦの保存時などに、端末２０にラベリング画面（後述、図６）を強制的に表示し、表示情報をもとにユーザにより選択されたラベルＬの情報を付与する。例えばファイルＦ１の属性情報内に、付与ラベルＬＸのラベルＩＤ（ＬＸ）等を記述する。

ｓ２では、例えば、前記（ａ）の方式の場合は、管理者（Ｋ）等による設定機能（設定部２１−１）を用いたＡＳＰサーバ１０（設定部１１−１）への公開範囲情報８０の設定である（個別のラベリング時には不要）。また、前記（ｂ）の方式の場合は、端末２０の公開範囲付与部４０の処理機能を用いて、その都度のラベリング時に、当該ユーザにより、端末２０の画面（後述、図７）で、当該ファイルＦ（ラベルＬ）に対して公開範囲Ｈ情報（例えばＨＸ）を選択・指定等により付与することができる。ファイルＦ１の属性情報内に、付与ラベルＬＸのラベルＩＤ（ＬＸ）と共に、公開範囲ＨＸの情報（企業ＩＤまたはグループＩＤ等）を記述する。例えば公開範囲ＨＸはグループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝である。

［構成（２）］
図４では、図３に続く、実施の形態１の構成要素や処理その２（特にメールの作成・送信、チェック処理等）を示している。

ｓ３，ｓ４は、端末２０（メールクライアント２７）でのユーザ操作を示す。ｓ３は、メールＭ（例えばＭ１）の作成、及びファイルＦ（ラベルＬ付き）の添付操作である。ｓ４は、添付ファイルＦ付きのメールＭ（Ｍ１）の送信操作である。

例えばメールＭ１は、添付ファイルがＦ１（付与ラベルＬＸ、対応する公開範囲ＨＸ）で、送信元メールアドレスがｍＡ１（ユーザＵＡ１）、宛先メールアドレスがｍＢ１（ユーザＵＢ１）であり、ミスの無い正しいメールであるとする。また、メールＭ４は、ミスにより上記Ｍ１の宛先をｍＢ１ではなく間違えてｍＣ１にしてしまったメールとする。Ｍ１，Ｍ４については、後述の図５でも示している。

ｃ１は、メールサーバ３０（ＭＳＡ）のチェック要求部３１からＡＳＰサーバ１０のチェック部１２に対するチェック要求（問い合わせ情報）の送信を示す。ｃ２は、ＡＳＰサーバ１０のチェック部１２からのチェック結果（ＯＫ／ＮＧ）の応答の送信を示す。ｃ１の問い合わせ情報には、例えば、（１）当該メールＭ（Ｍ１）の宛先メールアドレス情報（ｍＡ１）と、（２）当該メールＭ（Ｍ１）の添付ファイルＦ（Ｆ１）の付与ラベルＬ（ＬＸ）のラベルＩＤ（ＬＸ）等の情報と、を含む。（２）の情報は、前記（ｂ）の方式の利用によって公開範囲Ｈ情報が付与されている場合は、ラベルＩＤに加えて、その公開範囲Ｈ情報（例えばＨＸ）を含む。

［処理例］
実施の形態１での一連の処理シーケンス例は以下の通りである。

（０） 管理者（Ｋ）等による管理情報５０（６０，７０，８０）の設定が行われ、グループＧ（企業）の各ユーザの端末２０は、利用可能なテンプレートＴを取得している（ａ１，ａ２）。

（１） グループＧの各ユーザの端末２０（文書作成アプリケーション２６）では、ユーザにより文書ファイルＦが作成される。

（２） 上記作成文書ファイルＦの保存時などのタイミングで、ラベリング処理部２１による処理を自動的に介在し、ユーザにより当該文書（Ｆ）の重要度などの性質に応じてラベルＬを付与（ラベリング）する操作（図３のｓ１）、及び対応処理が行われる。ラベリング処理部２１は、端末２０のＷｅｂブラウザ２５等の画面に、ユーザに利用可能とさせるテンプレートＴ及びラベルＬの情報を表示し、ユーザはその中から適用テンプレートＴ及び付与ラベルＬ等を選択する（図６）。ラベル付与（ｓ１）に従い、ラベリング処理部２１は、文書ファイルＦの属性情報内に、付与ラベルＬのラベルＩＤ等の情報を記述する。例えばプロパティ名とその値を用いてラベルＩＤの値を記述する。

（３） また上記文書ファイルＦ（付与ラベルＬ）に対して、ユーザにより、公開範囲付与部４０の処理機能（前記（ｂ）の方式）を用いて、当該文書（Ｆ）の関係者情報に相当する公開範囲Ｈ情報を企業単位等で指定して付与することができる（図３のｓ２）。既にＡＳＰサーバ１０に公開範囲情報８０が設定されている場合（前記（ａ）の方式）、本処理は省略可能である。例えば、端末２０の画面で、ユーザにより企業ＩＤまたはグループＩＤ等による公開範囲Ｈ情報を選択・指定可能とする（図７）。公開範囲付与部４０は、選択・指定された公開範囲Ｈ情報を、例えば、文書ファイルＦの属性情報内に、前記付与ラベルＬの情報（ラベルＩＤ等）と関連付けて記述する。例えばプロパティ名とその値を用いて公開範囲Ｈとなる企業ＩＤまたはグループＩＤの値を記述する。

（４） ユーザの端末２０で、メールクライアント２７を用いて、添付ファイル付きメールＭを作成する。ユーザは、メールＭにおいて、メール本文の作成や、送信元メールアドレスの記載、宛先メールアドレスの記載、上記ラベル付きファイルＦの添付操作（図４のｓ３）などを行う。

（５） ユーザの端末２０で、メールクライアント２７を用いて、上記添付ファイル付きメールＭを送信操作（ｓ４）する。これにより当該グループの社内ＬＡＮ等のメールサーバ３０（ＭＳＡ等）が当該メールＭを受け取る（図４のｂ）。

（６） 上記メールＭについての送信操作（ｓ４）などを契機としたタイミングで、メールサーバ３０（ＭＳＡ等）の所で、ＡＳＰサーバ１０によるチェック処理を介在させる。メールサーバ３０（ＭＳＡ等）のチェック要求部３１とＡＳＰサーバ１０のチェック部１２との間で通信して処理を行う（ｃ１，ｃ２）。これにより、添付ファイルＦの宛先が、当該ファイルＦの性質に応じた適切な公開範囲Ｈ（企業単位）に含まれるか（ＯＫ）否か（ＮＧ）を判定する（後述）。

（７） 上記（６）のチェック処理の結果がＯＫの場合、当該メールサーバ３０は、上記添付ファイル付きメールＭを、宛先（ネットワーク９０上）へ送信する（図４のｄ）。

（８） 上記送信により、ネットワーク９０上で当該メールＭが宛先の企業（グループ）のユーザの端末２０へ配送され、当該ユーザは、当該メールＭ及び添付ファイルＦを閲覧することができる。

（９） 一方、上記（６）のチェック処理の結果がＮＧの場合、当該メールサーバ３０（ＭＳＡ等）は、上記添付ファイル付きメールＭを、宛先（ネットワーク９０上）へ送信しない。即ち当該送信側の企業の社内ＬＡＮ等から外部へ当該メールＭ（添付ファイルＦ）が出ないようにブロックする。これにより、添付ファイルＦの公開範囲Ｈとして適切ではない宛先への誤送信が防止される。

（１０） また、上記メールサーバ３０（ＭＳＡ等）は、上記ＮＧの旨の情報を、送信元のユーザの端末２０へ通知する。上記ＮＧ情報は、例えば、当該メールＭを宛先へ送信しない（ブロックした）旨や、その理由、例えば宛先間違いの示唆などを含んでもよい。

上記（６）のチェック処理の詳細例は以下である。

（１） メールサーバ３０のチェック要求部３１は、端末２０からの送信メールＭ（添付ファイルＦ）を受信／取得する（図４のｂ）。そして、当該メールＭ（添付ファイルＦ）に関するチェック要求のために必要な情報を取り出す。即ち、例えば当該メールのヘッダ情報から宛先メールアドレス情報などを取り出し、また添付ファイルＦの属性情報から前述のラベルＩＤ（及び公開範囲Ｈ）等の情報を取り出す。

（２） メールサーバ３０のチェック要求部３１は、ＡＳＰサーバ１０へ、チェック要求となる問い合わせ情報を構成して送信する（ｃ１）。この問い合わせ情報は、キー情報として、例えば、（１ａ）上記の宛先メールアドレス情報と、（２ａ）上記のラベルＩＤ（及び公開範囲Ｈ等）とを含める。

（３） ＡＳＰサーバ１０のチェック部１２は、メールサーバ３０から受信した問い合わせ情報（ｃ１）に対し、チェック用の管理情報５２（６０，８０）を参照しつつ、誤送信のチェックに関する判定を行う。例えば、キー情報のうちの（１ａ）の宛先メールアドレスに含まれるドメインｄ情報と、グループ情報６０とから、対応する宛先のグループＩＤ（企業ＩＤ）の情報（１ｂ）を得る。また、キー情報のうちの（２ａ）のラベルＩＤと、公開範囲情報８０とから、当該ラベルＬ（ラベルＩＤ）に関連付けられる公開範囲ＨであるグループＩＤ（企業ＩＤ）の情報（２ｂ）を得る。そして、上記（１ｂ）の宛先の情報（ＩＤ等）と、上記（２ｂ）の範囲の情報（ＩＤ等）とを比較し、上記（１ｂ）の宛先が、上記（２ｂ）の範囲内に含まれているか（ＯＫ）否か（ＮＧ）を判定する。なお本処理例では企業ＩＤ（グループＩＤ）で比較しているが、対応するドメインｄ等で同様に比較しても構わない。

（４） ＡＳＰサーバ１０のチェック部１２は、上記チェック結果（ＯＫ／ＮＧ等）を含む情報を、応答としてメールサーバ３０のチェック要求部３１へ送信する（ｃ２）。

［事例］
図５では、グループＧ、テンプレートＴ、ラベルＬ、公開範囲Ｈ、メールＭ、及びチェック等の事例を示している。これらはＡＳＰサーバ１０での管理情報５０（６０，７０，８０）の設定例と対応している。

各企業（グループＧＡ，ＧＢ，ＧＣ）のテンプレート情報７０及び公開範囲情報８０の設定例として、各テンプレートＴにおける各種のラベルＬと公開範囲Ｈとの関連付けの設定例は以下である。

ラベルＬＡ（例「社内限」）は、公開範囲ＨＡ＝グループＧＡ内である。同様に、ＬＢ（例「社内限」）は、ＨＢ＝ＧＢ内である。ＬＣ（例「社内限」）は、ＨＣ＝ＧＣ内である。また、ラベルＬＸ（例「関係者限」）は、公開範囲ＨＸ＝グループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝内である。同様に、ＬＹ（例「関係者限」）は、ＨＹ＝ＧＹ｛ＧＡ，ＧＣ｝内である。ＬＺ（例「関係者限」）は、公開範囲ＨＺ＝ＧＺ｛ＧＢ，ＧＣ｝内である。Ｌ０（例「関係者限」）は、Ｈ０＝Ｇ０｛ＧＡ，ＧＢ，ＧＣ｝内である。

例えばグループＧＡ用のテンプレートＴＡは、ラベルＬＡ（ＨＡ＝ＧＡ）を含む。同様に、ＧＢ用のテンプレートＴＢは、ＬＢ（ＨＢ＝ＧＢ）を含む。ＧＣ用のテンプレートＴＣは、ＬＣ（ＨＣ＝ＧＣ）を含む。また、グループＧＸ用のテンプレートＴＸは、ラベルＬＸ（ＨＸ＝ＧＸ）を含む。同様に、ＧＹ用のテンプレートＴＹは、ＬＹ（ＨＹ＝ＧＹ）を含む。ＧＺ用のテンプレートＴＺは、ＬＺ（ＨＺ＝ＧＺ）を含む。

例えば企業Ａ（グループＧＡ）の管理者（ＫＡ）により、テンプレートＴＡのラベルＬＡ、及びそれに関連付ける公開範囲ＨＡとして企業Ａ（ＧＡ）を設定し、また、テンプレートＴＸのラベルＬＸ、及びそれに関連付ける公開範囲ＨＸとしてグループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝を設定する。

なお各社は自社を範囲に含む種類のラベルのみ設定・使用の対象となる。例えば企業Ａ（ＧＡ）では、上記ＬＡ，ＬＸ，ＬＹ，Ｌ０が対象となり、上記ＬＢ，ＬＣ，ＬＺは対象外となる。例えば、企業Ａから見てグループＧＺ（企業Ｂと企業Ｃ）は独立・情報非共有の関係であり、ＨＺ（ＧＺ）は使用されない。

ユーザは、仕事などに応じて適用テンプレート（例えばＴＡとＴＸ）を選択利用することができる。例えば、企業ＡのユーザＵＡ１は、自社内で作成・管理する文書ファイルに対しては、自社用のテンプレートＴＡに基づき、その中からラベルＬＡ（「社内限」）を選択して付与することができる。また例えばコワークの企業（例えば企業Ａ，Ｂ）間の特定のプロジェクト（Ｘ）においては、例えば企業ＡのユーザＵＡ１は、相手先の企業ＢのユーザＵＢ１へ提供する文書ファイルＦに対して、当該グループＧＸ用に設定されたテンプレートＴＸに基づき、その中からラベルＬＸ（「関係者限」）を選択して付与することができる。

上記例のようにテンプレートを使い分けること以外にも、例えば自社用のテンプレートＴＡ内に、他社との仕事（例えばグループＧＸ，ＧＹ，Ｇ０等）で用いる各ラベル情報（例えばＬＸ，ＬＹ，Ｌ０等）の定義を含める形にすることもできる。その場合は例えば１つの適用テンプレートＴの中からユーザが仕事に応じたラベルＬを選択利用することができる。

メールＭの例として以下のＭ１〜Ｍ５等を有する。いずれも送信元が企業ＡのユーザＵＡ１（メールアドレスｍＡ１）の場合とする。Ｍ１〜Ｍ３はユーザのミス無しによる正しいメールの場合、Ｍ４，Ｍ５はユーザのミスによる誤ったメールの場合である。

メールＭ１は、添付ファイルがＦ１（グループＧＸでのプロジェクト（Ｘ）用）であり、宛先は、企業Ｂ（ＧＢ）のユーザＵＢ１（メールアドレスｍＢ１）である。Ｆ１の付与ラベルはＬＸ（「関係者限」）であり、公開範囲ＨＸ（ＧＸ）が関連付けられている。

メールＭ２は、添付ファイルがＦ２（ＧＹでのプロジェクト用）であり、宛先は、企業Ｃ（ＧＣ）のユーザＵＣ１（ｍＣ１）である。Ｆ２の付与ラベルはＬＹであり、公開範囲ＨＹ（ＧＹ）である。

メールＭ３は、添付ファイルがＦ３（Ｇ０での仕事用）であり、２つの企業（Ｂ，Ｃ）のグループＧＺに対応した宛先（ｍＢ１，ｍＣ１）への送信（同報送信）の場合である。Ｆ３の付与ラベルはＬ０であり、公開範囲Ｈ０（Ｇ０）である。

またメールＭ４は、上記メールＭ１に関するミスの第１の例として宛先間違いの場合である。メールＭ４は、添付ファイルがＦ１（ＧＸ対応）であり、宛先を、企業Ｂ（ＧＢ）のユーザＵＢ１（ｍＢ１）とすべきところを、誤って企業Ｃ（ＧＣ）のユーザＵＣ１（ｍＣ１）としてしまったものである。Ｍ４のメール本文、送信元情報（ｍＡ１）、添付ファイル（Ｆ１）、付与ラベル（ＬＸ）、及び公開範囲（ＨＸ）等は、正しいＭ１の場合と同じである。

またメールＭ５は、上記メールＭ１に関するミスの第２の例として添付ファイル間違いの場合である。メールＭ５は、添付ファイルを、正しくはＦ１とすべきところを、誤って例えば作成済みの企業Ｃ（ＧＹ）向けの文書ファイルＦ２（付与ラベルは例えばＬＹ）としてしまったものである。公開範囲はＬＹ対応のＨＹ（ＧＹ）である。Ｍ５のメール本文、送信元情報（ｍＡ１）、宛先情報（ｍＢ１）等は、正しいＭ１の場合と同じである。Ｍ５では、誤った添付ファイルＦ２に対応して、正しいＭ１の場合のものとは異なるラベル及び公開範囲が関連付けられている。

上記メールＭ４，Ｍ５の場合、例えば添付ファイルが仕事上関係無い企業のユーザへ届いてしまうことにより、情報流出等の問題につながる可能性がある。

上記メール例で、企業ＡのユーザＵＡ１の端末２０からメールＭ１（正）またはＭ４（誤）が送信され、メールサーバ３０（ＭＳＡ）の所でチェックが行われるとする。メールＭ１（正）の場合、宛先メールアドレスｍＢ１（ｄＢを含む）から、グループ情報６０に基づき、宛先の企業のＩＤ（Ｂ）ないしドメイン（ｄＢ）等がわかる。また、添付ファイルＦ１のラベルＩＤ（ＬＸ）から、公開範囲情報８０に基づき、当該ラベル（ＬＸ）に関連付けられる公開範囲がＨＸ、即ちグループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝であり、対応する企業のＩＤ（Ａ，Ｂ）ないしドメイン（ｄＡ，ｄＢ）等がわかる。上記の宛先のＩＤ（ＧＢ）ないしドメイン（ｄＢ）は、上記の範囲（ＧＸ）に含まれているので、ＯＫと判定される。

一方、メールＭ４（誤）の場合、宛先メールアドレスｍＣ１（ｄＣを含む）から、宛先の企業のＩＤ（Ｃ）ないしドメイン（ｄＣ）等がわかる。また、ラベルＩＤ（ＬＸ）から、公開範囲がＨＸ（ＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝）であり、対応する企業のＩＤ（Ａ，Ｂ）ないしドメイン（ｄＡ，ｄＢ）等がわかる。上記の宛先は、上記の範囲に含まれていないので、ＮＧと判定され、誤送信が防止される。

また、メールＭ５（誤）の場合、宛先メールアドレスｍＢ１（ｄＢを含む）から、宛先の企業のＩＤ（Ｂ）ないしドメイン（ｄＢ）等がわかる。また、ラベルＩＤ（ＬＹ）から、公開範囲がＨＹ（ＧＹ｛ＧＡ，ＧＣ｝）であり、対応する企業のＩＤ（Ａ，Ｃ）ないしドメイン（ｄＡ，ｄＣ）等がわかる。上記の宛先は、上記の範囲に含まれていないので、ＮＧと判定され、誤送信が防止される。

［公開範囲（Ｈ）の方式］
前述の公開範囲（Ｈ）の関連付け（付与）に関する（ａ），（ｂ）の方式について補足説明する。チェック機能を実現・利用するがために、ユーザの操作性などが複雑にならないようにする仕組みを有する。

（ａ）の方式では、予め、管理者（Ｋ）等により、端末２０に備える設定機能（図２）を用いてＡＳＰサーバ１０にアクセスし、公開範囲情報８０に対し、ラベル（Ｌ）と公開範囲（Ｈ）（グループ単位）との関連付けを設定することができる。ラベルＬ（ラベルＩＤ等）に対して公開範囲Ｈをグループ単位（企業ＩＤ等）で指定して関連付ける。（ａ）の方式の場合、設定以後、個別のユーザ端末２０でのラベリングによる付与ラベルに応じて、自動的に公開範囲Ｈが関連付け（決定）されることになる。ＡＳＰサーバ１０でのチェック処理の際は、公開範囲情報８０に基づき、問い合わせ情報のラベルＩＤ等に関連付けられる公開範囲Ｈがわかるので、判定を行うことができる。（ａ）の方式を用いることで、グループの各ユーザは、サービス（チェック機能）の利用に係る設定操作等の手間が少なくて済み、ユーザの利便性・操作性が維持できる。

（ｂ）の方式では、グループの個別のユーザの端末２０で、ラベリング時に、公開範囲付与部４０を用いて、ユーザにより個別の文書ファイル（Ｆ）またはその付与ラベル（Ｌ）に対して、公開範囲（Ｈ）の情報をグループ単位（企業ＩＤ）等で指定して付与することができる。例えば特定企業向けの文書ファイルのラベリング時、テンプレートのラベルの属性とは別に、詳細な公開範囲Ｈとなる企業（あるいはそのうちの特定の関係者のユーザ）等を指定することができる。（ｂ）の方式では、個別のメール送信ごとに詳細な制御が可能となる。

（ｂ）の機能は、（ａ）の設定とは別に行う形態としてもよいし、併用する形態としてもよい（実施の形態１では併用）。（ｂ）のみの利用の場合、既存のラベル（テンプレート情報７０）の定義では公開範囲Ｈの企業（グループ）等が具体的に設定されていなくとも、個別のラベリング時に、付与ラベルに対し詳細な公開範囲Ｈ（宛先の企業等）を指定することができる。併用の場合、（ａ）による既存のラベル（テンプレート情報７０）及び公開範囲情報８０の定義に基づいた上で、更に、個別のラベリング時に、付与ラベルに対し詳細な公開範囲（宛先の企業等）を指定することができる。なお併用の場合、ユーザ端末２０で個別に付与できる公開範囲Ｈの情報は、基本的な設定情報（７０）での定義から外れない範囲内となるように制御する。例えば「社内限」のラベルに対して他社を公開範囲Ｈとして付与できないようにする等。

［ラベリング画面］
図６は、グループのユーザの端末２０でのラベリング時（ｓ１）等に自動的に表示するラベリング画面の例を示す。本例は、ラベリングの際、グループ（例えばＧＡ）のユーザの端末２０で、複数の利用可能なテンプレート（例えばＴＡ，ＴＸ等）がある場合に、それらの中からユーザにより選択して適用する場合である。適用テンプレートの項目（６００）で、利用可能な１つ以上のテンプレートの情報（名称等）を表示し、ユーザにより当該文書ファイルに対して適用するテンプレートを選択する。利用可能なテンプレートが１つの場合は自動的に決定される。

ラベルの項目（６１０）では、上記適用テンプレート（例「自社テンプレート」（ＴＡ））の情報（７０）に基づき、付与ラベルの選択のための、利用可能な１つ以上のラベルの情報を表示し、ユーザにより選択操作させる。ユーザは、表示情報（区分、ルールなど）の参照に基づき、付与対象の文書ファイルの重要度などに応じたラベルを選択する。例えば左の「ラベル」の項目から選択し、ＯＫボタンを押すことで、当該ラベルを付与することができる。

本例では、５種類のラベルＬ（６０１〜６０５）を示している。各種のラベルの定義に係わり、「ラベル」、「機密情報区分」、「社内外区分」、「ルール」等の項目を有する。「ラベル」の項目は、ラベルの出力（表示、印刷等）上のデザイン（イメージ）を示す。文字は、６０１は「極秘」、６０２は「社内限」、６０３，６０４は「関係者限」、６０５は無しである。

「機密情報区分」の項目は、本例では、“極秘”、“社内限”、“関係者限”（１）、“関係者限”（２）、“公開情報”、等を有する。この項目は、対象データの機密性に関する区分の情報である。「社内外区分」の項目は、本例では２種類、“社内向け文書”、“社外向け文書”を有する。この項目は、グループ単位の内外の区分を示す。「社内向け文書」の意味は、当該ラベル付き文書ファイルが、特定の社内向けであることを示す。また、「社外向け文書」の意味は、当該ラベル付き文書ファイルが、特定の社内に加えて特定の社外向けであることを示す。

「ルール」の項目は、ラベル毎に、その利用に関する、グループ内で統一のルール等の説明や、付与対象文書ファイルの重要度などの性質、公開範囲などに関する説明文を記載する。例えば、「社内限」のラベル（６０２）では、ルールとして、当社内の社員等に限定して当該ラベル付き文書を閲覧等させることを示す。言い換えればその範囲の者以外には当該文書を閲覧等させないことを示す。例えば、「関係者限」（１）のラベル（６０３）では、当社内の特定グループに属する担当者等（関係者）に限定して当該ラベル付き文書を閲覧等させることを示す。例えば、「関係者限」（２）のラベル（６０４）では、社内・社外にわたる特定グループに属する担当者等（関係者）に限定して当該ラベル付き文書を閲覧等させることを示す。

［テンプレート設定画面］
図７は、管理者（Ｋ）等のユーザの端末２０で設定機能を用いた場合に表示する画面例としてテンプレート設定画面の例を示す。設定の際、管理者（Ｋ）等の端末２０（設定機能）からＡＳＰサーバ１０へアクセスし、当該ユーザに関するログイン処理（ユーザＩＤ＋パスワード等によるユーザ認証処理など）を行う。そして認証成功後、ＡＳＰサーバ１０の管理情報５０に基づいて、設定画面を端末２０に表示する。

本例では、テンプレート情報の項目（７００）、区分の選択の項目（７１０）、ラベル情報の表示・設定の項目（７２０）、公開範囲詳細の設定の項目（７３０）等を有する。

テンプレート情報の項目（７００）では、設定対象のテンプレートのＩＤや名称などを表示する。区分の項目（７１０）では、ユーザによりラベルに関する区分（前記ラベルの定義情報の区分に基づく）を選択可能とする。例えば「社内」「社内＆特定社外」「公開」といった区分を表示する。

ラベルの項目（７２０）では、対象テンプレートの全ラベルの情報、あるいは、区分の項目（７１０）でユーザにより選択された区分に対応した種類のラベルの情報を表示する。７１０で例えば「社内」が選択されると、「社内外区分」が「社内向け文書」のラベル情報のみ表示される。例えば「社内＆特定社外」が選択されると、「社内外区分」が「社外向け文書」のラベル情報のみ表示される。ラベルの項目（７２０）では、例えば図６（６１０）と同様に、ラベル毎に、ラベル、区分（機密情報区分、社内外区分）、ルール、公開範囲、表示順、その他の項目を表示し、ユーザにより各ラベルの定義情報を設定（追加・変更・削除等）することができる。特に「公開範囲」の項目では、前述の公開範囲Ｈ（グループ単位）の情報を確認及び設定することができる。例えば本項目で「設定」が選択されると、当該ラベルＬに関連付ける公開範囲Ｈを、特定のグループ単位（企業単位等）でユーザにより指定して設定することができる。例えば、特定のプロジェクト（Ｘ）用のテンプレートＴＸの設定で、公開範囲ＨＸとして、相手の企業Ｂ（グループＧＢ）を指定して、グループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝を設定できる。

更に、公開範囲詳細の設定の項目（７３０）では、ラベルに関連付ける公開範囲Ｈの詳細（本例では企業単位）をユーザにより任意に指定して設定可能である。ここで公開範囲Ｈとは、当該ラベル付き文書ファイルを閲覧等（公開・共有等）させる範囲（対象）のことである。テンプレートではラベル毎に区分やルール等が概略的に定義されるが、公開範囲Ｈの項目では、ユーザにより特定のグループ（企業）を公開範囲Ｈ（特定社外）として指定することできる。例えば、企業名や企業ＩＤをユーザにより入力して指定する。また企業名や企業ＩＤ等で検索可能とする。また、企業リスト情報の項目で、選択指定可能とする主な企業の情報（企業ａ，ｂ，ｃ，……）を一覧表示し、公開範囲（特定社外）の項目で、ユーザが選択した企業の情報（例「企業ａ，ｂ」）を表示する。ユーザにより、追加ボタンで追加（指定）でき、削除ボタンで削除（指定取り止め）できる。他の形式として、チェックボックスを表示してユーザにより指定企業にチェックを入れるようにしてもよい。

上記リスト等で表示する主な企業の情報は、例えばＡＳＰサーバ１０で登録済みの企業の情報である。この登録は、例えば予め本サービス事業者が、上場企業などを登録しておく。また、上記リストに表示されない企業についても、クライアント側（ユーザ）から登録することが可能である。その場合、例えば企業登録ボタンを押して、ＡＳＰサーバ１０と連携した登録処理によって、表示画面で登録したい企業の情報を登録する（グループ情報６０）。あるいはサービス部１００に登録を要請して登録を行わせてもよい。

「ＯＫ」ボタンにより、本画面で編集したテンプレートの情報を端末１０に保存すると共にＡＳＰサーバ１０（管理情報５０）へアップロードして登録（設定更新）することができる。ＡＳＰサーバ１０へ登録されたテンプレートは、当該グループの各ユーザのテンプレートとして反映される。

また、ラベリング画面でも、図６の例に限らず、図７の例と同様の情報（７１０，７２０，７３０）を表示して、ユーザにより選択等を可能としてもよい。例えば、前記公開範囲Ｈの付与に係る（ｂ）の方式で、公開範囲付与部４０の処理機能として、図７（７２０，７３０）のような公開範囲Ｈの設定に関する情報を表示してもよい。

上記テンプレートに関する設定例として、前記特定のプロジェクト（Ｘ）用のテンプレートＴＸ及びラベルＬＸを設定する場合は以下である。例えば、コワーク関係の一方の企業Ａのユーザ（管理者／ＵＡ１）により、グループＧＸ、テンプレートＴＸ，ラベルＬＸを作成（設定）する。テンプレート設定画面で、テンプレートＴＸのラベルＬＸの設定で、「関係者限」、機密情報区分を「関係者限」（２）、社内外区分を「社外」等として設定する。またラベルＬＸに関連付ける公開範囲Ｈ（ＨＸ）として、グループ情報６０に設定済みのグループＧＸ｛ＧＡ，ＧＢ｝を設定するか、または、特定社外として企業Ｂ（グループＧＢ）のＩＤを設定する。また更に、公開範囲Ｈ（ＨＸ）の限定（詳細）として、グループ単位のうちの特定のユーザ、例えば企業Ａ，ＢのユーザＵＡ１，ＵＢ１等の情報を設定してもよい。

［効果等］
以上、実施の形態１では、メール送信側システムでの添付ファイル（メール）の送信の時点でのチェックを行う形であり、各企業等のグループ単位のユーザの操作ミス等（宛先や添付ファイルの間違い等）による添付ファイル付きメールの誤送受信をできるだけ防止することができる（誤送受信が発生したとしても問題無いように技術的に対処することができる）。善意のユーザのミスを救うことができる仕組みである。特に、添付文書ファイル自体に付与されたラベル情報（当該文書の性質を表す）を利用したチェック機能とすることにより、従来のフィルタリング等の技術ではできなかった、添付ファイル自体の性質と宛先との関連性に応じた制御を可能とする。特にメール送信側システムのメールサーバ３０の所で不適切な宛先への添付ファイルの送信をブロックすることができる。

本システムでは、添付ファイルＦ自身の属性、関連付けられる情報（ラベルＬ、公開範囲Ｈ等）を利用してチェック処理を実現するため、メール送受信時のチェック用のユーザ認証処理などは必要としない。そのため、ユーザの操作性・利便性を損なわずにチェックの効果が得られる。善意のユーザのミスによる誤送受信（例えば添付ファイルを関係無い宛先の企業へ送付してしまうこと）を防止することができる。

＜実施の形態２＞
図８〜図１０を用いて、実施の形態２のシステムについて説明する。実施の形態２は、構成要素として、（１）ラベリング管理機能、（２）メール受信側でのチェック機能、（３）受信側端末の所でチェックを介在させる構成、（４）公開範囲を設定／付与する機能、等を有する。実施の形態２は、実施の形態１と同様に添付ファイル付きメールの誤送受信をチェックするものであるが、チェック処理の実行タイミング等が異なり、メール受信側システムからみて添付ファイル付きメールを受信する際（添付ファイルを閲覧するためのパスワード情報を取得する際）に、ＡＳＰサーバ１０を用いたチェック処理を実行する。尚これはメール送信側システムからみると、誤送信のチェック機能に相当する。

実施の形態２では、処理概要としては、メール送信側システム（例えば企業Ａ）のメールサーバ３０（ＭＳＡ）で送信メールＭ（例えば送信元ユーザＵＡ１）の添付ファイルＦをデータ変換処理し、その変換データＦ’を添付し変換データＦ’の閲覧のためのパスワード情報（Ｐ）を取得するためのＵＲＬ情報を記載したメールＭ’を宛先（例えば企業ＢのユーザＵＢ１）へ送信する。ＡＳＰサーバ１０では、変換データＦ’の閲覧のためのパスワード情報（Ｐ）を、その取得用のＵＲＬ情報（Ｒ）と対応付けて保管し、また添付ファイルのラベルＬ情報や公開範囲Ｈ情報を対応付けて管理する。宛先のユーザの端末２０は、受信メールＭ’のＵＲＬ情報（Ｒ）によりＡＳＰサーバ１０へアクセス（パスワード取得要求）し、ＡＳＰサーバ１０（チェック部１３）はそのアクセス元の情報（宛先の情報）と、管理情報５３とを参照してチェック処理を行う。

［システム］
実施の形態２は、実施の形態１と同様の要素として、ＡＳＰサーバ１０で複数の各グループ（企業）に対するサービス（ラベリング管理機能、チェック機能）の提供を行う。また文書ファイルＦ（ラベルＬ）に対して公開範囲Ｈ情報を付与する機能（前記（ａ）または（ｂ）の方式）を有する。

ＡＳＰサーバ１０は、実施の形態２のチェック処理を行うチェック部１３、及びその管理情報５３を有する。管理情報５３は、前記グループ情報６０や公開範囲情報８０と同様の情報の他に、パスワード情報（Ｐとする）及びＵＲＬ情報（Ｒとする）等を管理するパスワード管理情報８５を有する。

システム構成として、メール送信側のシステムでは、端末２０は実施の形態１と同様の構成（図２等）であり、メールサーバ３０（ＭＳＡ）には、変換部３２（図８）を備える。変換部３２は、プログラム等により実現され、添付ファイルＦをデータ変換処理（圧縮・暗号化等の処理）することで、変換データ（Ｆ’）及びその解凍用のパスワード（Ｐ）を出力する。また、変換部３２は、パスワード情報（Ｐ）等の授受のためにＡＳＰサーバ１０（チェック部１３）と通信する処理機能を含む。メール受信側のシステムでは、端末２０には、変換部４２（図９）を備える。変換部４２は、プログラム等により実現され、解凍用のパスワード（Ｐ）を用いて変換データＦ’をデータ変換処理（解凍・復号化等の処理）することで、元の添付ファイル（Ｆ）を出力する。また、変換部４２は、チェック要求（パスワード取得要求）等のためにＡＳＰサーバ１０（チェック部１３）と通信する処理機能を含む。

［管理情報］
図１０は、ＡＳＰサーバ１０（チェック部１３）が管理するパスワード管理情報８５のテーブル例を示す。パスワード管理情報８５は、メールＭの添付ファイルＦの情報、添付ファイルＦの変換データ（Ｆ’）のパスワード情報（Ｐ）、及び当該パスワード情報（Ｐ）を取得するためのＵＲＬ情報（Ｒ）、等を対応付けて管理する。図１０のパスワード管理情報８５は、項目として、ファイルＩＤ、テンプレートＩＤ、ラベルＩＤ、パスワード（Ｐ）、ＵＲＬ（Ｒ）、期限、等を有する。ファイルＩＤは、対象の添付ファイルＦのＩＤ（ファイル名など）を格納する。テンプレートＩＤは、対象のファイルＦに付与されているラベルＬに関するテンプレートＴのＩＤを格納する。ラベルＩＤは、対象のファイルＦに付与されているラベルＬの情報におけるラベルＩＤを格納する。パスワード（Ｐ）は、変換データＦ’の解凍用のパスワード情報（Ｐ）を格納する。ＵＲＬ（Ｒ）は、当該パスワード（Ｐ）の取得用のＵＲＬ情報（ＡＳＰサーバ１０のアドレス等）を生成し関連付けて格納する。期限は、当該パスワード（Ｐ）等の取得の期限情報（例えば生成時から一定期間後まで受け取りを許容）を生成して格納する。

［処理例］
処理例として、メール送信側の企業Ａ（ＧＡ）のユーザＵＡ１（送信元メールアドレスｍＡ１）からメール受信側の企業Ｂ（ＧＢ）のユーザＵＢ１（宛先メールアドレスｍＢ１）へ、添付ファイルＦ１付きのメールＭ１を送信する場合で説明する。図８では、特にメール送信側システムの処理を示し、図９では、特にメール受信側システムの処理を示す。

（１） 図８で、添付ファイルＦ１付きメールＭ１の作成・送信の処理までは実施の形態１と同様である。添付ファイルＦ１はラベルＬＸが付与される。ラベルＬＸは、公開範囲ＨＸ（ＧＸ）が関連付けられる。送信メールＭ１をメールサーバ３０（ＭＳＡ）が受け取る（図８のｂ）。

（２） メールサーバ３０（ＭＳＡ）の変換部３２は、送信元（ｍＡ１）のユーザＵＡ１の端末２０のメールＭ１について、その添付文書ファイルＦ１をデータ変換処理（８０１）し、変換後のデータファイル（変換データＦ１’）及びその解凍用のパスワード情報Ｐ（Ｐ１）を得る。このデータ変換処理は、例えばＺＩＰ形式の圧縮・暗号化等の処理である。例えばＦ１のパスワードをＰ１とし、その取得用ＵＲＬ情報をＲ１とする。

（３） メールサーバ３０（ＭＳＡ）の変換部３２は、変換データＦ’の解凍用のパスワードＰ１の情報と、当該添付ファイルＦ１を変換データＦ’に変換する前に確保したファイルＦ１への付与ラベルＬＸの情報（ラベルＩＤ（ＬＸ）等）とを含む情報を、ＡＳＰサーバ１０へ送信する（ｃ３）。なお前述同様に、ラベルＩＤ等に加えて公開範囲Ｈ情報がある場合は一緒に送信してもよい。

（４） ＡＳＰサーバ１０のチェック部１３は、受信情報（ｃ３）に基づき、管理情報５３のパスワード管理情報８５内に、当該パスワード情報（Ｐ１）と、その取得用のＵＲＬ情報（Ｒ１）とを関連付けて保管する。例えば図１０のように、ファイルＩＤ：Ｆ１、ラベルＩＤ：ＬＸ、パスワード：Ｐ１、ＵＲＬ：Ｒ１、期限、等を格納する。ＡＳＰサーバ１０（チェック部１３）は、応答として、メールサーバ３０（ＭＳＡ）へ、上記ＵＲＬ情報（Ｒ１）を含む情報を送信する（ｃ４）。

（５） メールサーバ３０（ＭＳＡ）は、元のメールＭ１につき、メール本文に上記ＵＲＬ情報（Ｒ１）や所定のメッセージ等を記載（挿入等）し、元の添付ファイルＦ１を変換データＦ１’に差し替えたメールＭ’（Ｍ１’）を作成して、宛先（ｍＢ１）へ送信する（図８のｄ）。上記メールＭ１’では、例えばメッセージとして、「添付ファイルは次のＵＲＬで取得できるパスワードを利用して開くことができます。ＵＲＬ：……」等を記載する。

（６） 図９で、メール受信側システム（企業Ｂ、ユーザＵＢ１）において、メールサーバ３０（ＭＳＢ）を介して、宛先（ｍＢ１）のユーザＵＢ１の端末２０で前記変換データＦ１’付きのメールＭ１’を受信する（図９のｅ）。ユーザＵＢ１は、メールＭ１’に含まれているＵＲＬ情報（Ｒ１）等を見る。そして、当該ＵＲＬ（Ｒ１）のクリック操作等により、端末２０からＡＳＰサーバ１０（当該ＵＲＬ）へアクセスし、パスワード取得要求を送信する（ｃ５）。即ち、変換部４２から、当該添付ファイルＦ１を取得（閲覧）するために必要な、当該変換データＦ１’の解凍用のパスワード情報（Ｐ１）を取得する要求を行う。ｃ５のアクセス要求には、ユーザＵＢ１の端末２０（アクセス元）のＩＰアドレス情報（ＩＢ１とする）が含まれる。

（７） ＡＳＰサーバ１０のチェック部１３は、端末２０（変換部４２）からのアクセス（ｃ５）に対して、チェック処理を行う。即ち、チェック部１３は、管理情報５３に基づき、パスワード取得要求のアクセス元の情報（宛先の情報）と、当該ＵＲＬ（Ｒ１）及びパスワード（Ｐ１）に関連付けられる、対象ファイルＦ１の付与ラベルＬＸの公開範囲ＨＸ（ＧＸ）の情報（前記ｃ３のラベルＩＤ（ＬＸ）、及び公開範囲情報８０に基づく）とを比較し、当該宛先が当該公開範囲に含まれるか否かにより、当該パスワード情報（Ｐ１）の取得に関するＯＫ／ＮＧを判定する。

上記アクセス元（宛先）の情報は、実施の形態２では、グローバルＩＰアドレス（ネットワーク９０上で一意に定まるアドレス）等のＩＰアドレス情報（ＩＢ１）を用いる。なおＩＰアドレス情報は、前述のグループ情報６０の設定・管理に基づく。例えば、アクセス元（宛先）の端末２０のグローバルＩＰアドレス（ＩＢ１）が、公開範囲ＨのグループＩＤに対応するＩＰアドレスに含まれるか否かによって判定できる。なおＩＰアドレス以外でも、対応のＩＤやドメインｄ等を用いて同様に判定可能である。

（８） ＡＳＰサーバ１０からアクセス元（宛先）の端末２０へ、チェック結果の情報を送信する（ｃ６）。上記ＯＫの場合、要求されているパスワード情報（Ｐ１）を送信する。端末２０は、ＡＳＰサーバ１０から取得したパスワード情報（Ｐ１）を用いて、変換部４２により、変換データＦ１’をデータ変換処理（解凍・復号化等）（８０２）することで、元の添付ファイルＦ１（付与ラベルＬＸ）を得る。また、上記ＮＧの場合、上記パスワード情報（Ｐ１）を提供せず、ＮＧ情報などを端末２０へ送信する。

（９） また、ＡＳＰサーバ１０から、メール送信元（ｍＡ１）のユーザの端末２０に対しても、上記チェック結果の情報を通知してもよい（ｃ７）。例えば上記ＯＫの場合、ＯＫ情報など（例えばメール受信側での添付ファイルＦの取得が正常にできた旨の情報）を通知する。また上記ＮＧの場合、ＮＧ情報など（例えばメール受信側での添付ファイルＦの取得が正常にできなかった旨の情報）を通知する。

なお、上記処理例では、ｃ３でラベルＩＤ等の情報（チェック処理用の情報）をメールサーバ３０（ＭＳＡ）からＡＳＰサーバ１０へ送信しているが、これに限らず、ｃ５でメール受信側の端末２０からＡＳＰサーバ１０へ送信する形態としてもよい。

［変形例］
上記実施の形態２の変形例として、ｃ３の際、メールサーバ３０（ＭＳＡ）からＡＳＰサーバ１０へ、ラベルＬ情報などと一緒に、添付ファイルＦ、もしくは変換データＦ’（及びパスワードＰ情報）を送信してデータベース等に保管させる形としてもよい。この場合、メール受信側の端末２０が添付ファイルＦ（変換データＦ’）を受け取る先が、メールＭ’ではなくＡＳＰサーバ１０になる。メールサーバ３０（ＭＳＡ）は、前記宛先へ送信するメールＭ’については、添付ファイルＦ、もしくは変換データＦ’等を取得するためのＵＲＬ情報（Ｒ）を記載する。メール受信側の端末２０では、ｃ５の際、メールＭ’のＵＲＬ情報（Ｒ）によりＡＳＰサーバ１０へアクセスし、添付ファイルＦ、もしくは変換データＦ’（及びパスワードＰ）の取得を要求する（ｃ５）。ＡＳＰサーバ１０では、前述同様にチェック処理を行い、ＯＫの場合は、保管しておいた添付ファイルＦ、もしくは変換データＦ’（及びパスワードＰ）を、端末２０へ送信する（ｃ６）。ＡＳＰサーバ１０で変換データＦ’（及びパスワードＰ）を保管する場合は、ＡＳＰサーバ１０でデータ変換処理を行って元の添付ファイルＦを構成してから端末２０へ提供してもよい。端末２０は、ＡＳＰサーバ１０でのチェック結果（ＯＫ）に応じて、添付ファイルＦ、もしくは変換データＦ’（及びパスワードＰ）を取得できる。変換データＦ’（及びパスワードＰ）を取得した場合は、端末２０（変換部４２）でのデータ変換処理により、元の添付ファイルＦ’を得ることができる。

また、特徴的な処理機能（前記変換部３２、変換部４２など）は、メール送信側システム及び受信側システムの内部において、端末２０やメールサーバ３０に限らず、いずれの箇所・装置に具備されていてもよい。

［効果等］
以上、実施の形態２では、メール受信側システムでの添付ファイル（メール）の取得・利用の時点でのチェックを行う形であり、実施の形態１と同様に、各企業等のグループのユーザの操作ミス等による添付ファイル付きメールの誤送受信を防止することができる。特にメール受信側システムの不適切な宛先からの添付ファイルの取得を防止することができる。

また、実施の形態１と実施の形態２は、両方を組み合わせて適用することもできる。この場合、送信側と受信側との二重のチェック機能となり、更に誤送受信の防止の効果を高めることができる。

＜実施の形態３＞
次に、図１１を用いて、実施の形態３のシステムを説明する。実施の形態３は、実施の形態１と同様に、メール送信側でＡＳＰサーバ１０との間でのチェック処理を行う形態であるが、実施の形態１とは異なり、メールサーバ３０ではなくユーザの端末２０の所でＡＳＰサーバ１０との間でのチェック処理を介在させるものである。実施の形態３でも実施の形態１と同様の効果が得られる。

端末２０は、実施の形態１のチェック要求部３１と同様の処理を行うチェック要求部４１を備える。チェック要求部４１は、プログラム等により実現され、メールクライアント２７等と連携する（メールクライアント２７の一部としてもよい）。その他、基本的な構成は実施の形態１と同様である。

端末２０のメールクライアント２７で、ユーザによるメールＭへの文書ファイルＦ（ラベルＬ付き）の添付操作（ｓ３）等を契機として、チェック要求部４１からＡＳＰサーバ１０（チェック部１２）へアクセスしてチェック要求を行う（ｃ９）。ｃ９の送信情報は、前述同様に宛先情報やラベルＩＤ等を含む。ＡＳＰサーバ１０（チェック部１２）では、前述同様にチェック処理を行い、その結果を端末２０へ応答する（ｃ１０）。結果がＮＧの場合は、端末２０（チェック要求部４１）からの当該メールＭの送信操作（ｓ４）等を不許可にするように制御する。あるいは、メールサーバ３０（ＭＳＡ）からの外部への当該メールＭの送信を不許可にするように制御してもよい。

＜他の実施の形態＞
他の実施の形態として以下が挙げられる。

（１） 本システムで特徴的な処理機能（前記チェック要求部３１、変換部３２など）を備えるメールサーバ３０については、メール送信側／受信側システム内に限らず、ネットワーク９０上（メール配送経路上）に配置されていてもよい。添付ファイルが一旦ネットワーク９０上に出ることにはなるが、チェック実行により、そこから先の間違った宛先等への配送は防止される。

（２） 端末２０／メールサーバ３０とＡＳＰサーバ１０との間でのチェック処理に関する変形例として、例えばメールサーバ３０（ＭＳＡ等）からＡＳＰサーバ１０へのチェック要求（ｃ１等）の際、チェック用の管理情報５２（テーブルまたはそのうちの必要な一部の情報）を要求し、メールサーバ３０でその取得した情報を用いてチェック処理（判定等）を行ってもよい。

（３） ラベリング管理機能を備えないシステム形態としてもよい。即ち、文書ファイルＦにはラベルＬ情報が付与されず、ＡＳＰサーバ１０で提供するサービスは、チェック機能のみになる。代わりに、ユーザにより添付文書ファイルＦ自体に対して公開範囲Ｈ情報を付与することができる機能を設ける。例えば前述の端末２０の公開範囲付与部４０を用いて実現する。例えば文書ファイルＦの属性情報内に、ユーザにより指定された企業ＩＤ等による公開範囲Ｈ情報を記述する。そしてＡＳＰサーバ１０への問い合わせ情報の中に、上記公開範囲Ｈ情報を含ませるようにし、チェック処理を行わせる。

（４） 複数のグループ（企業）を対象としてサービスを提供する形態ではなく、１グループ（企業）の情報処理システムを単位として機能（ラベリング管理機能、チェック機能）を実現するシステム形態としてもよい。例えば社内ＬＡＮの所定のサーバ装置等に、チェック部１２等を設け、チェック処理やＮＧ時の制御などを前述同様に実現する。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。

本発明は、企業の情報処理システムや、ネットワーク上の電子メールサービスなどに利用可能である。

１０…ＡＳＰサーバ、１１…ラベリング管理部、１１−１…設定部、１１−２…更新部、１２，１３…チェック部、２０…端末、２１…ラベリング処理部、２１−１…設定部、２１−２…更新部、２５…Ｗｅｂブラウザ、２６…文書作成アプリケーション、２７…メールクライアント、３０…メールサーバ、３１…チェック要求部、３２…変換部、４０…公開範囲付与部、４１…チェック要求部、４２…変換部、５０，５１，５２，５３…管理情報、６０…グループ情報、７０…テンプレート情報、８０…公開範囲情報、８５…パスワード管理情報、９０…ネットワーク、１００…サービス部。

Claims (11)

1. 複数のユーザの端末を含むグループの情報処理システムを対象としてサービスを提供するサーバ装置を含むサービス事業者システムを有し、
   前記サーバ装置は、送信元の第１のグループの第１のユーザの端末から宛先の第２のグループの第２のユーザの端末に対して添付ファイル付きのメールが送信される際にその誤送受信をチェックして防止する処理を行うチェック部を備え、
   前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、グループ単位ごとに、ＩＤ、ドメイン情報またはＩＰアドレス情報を含む、グループ情報を有し、
   前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、前記グループのユーザの端末での文書ファイルに対して、公開範囲の情報をグループ単位で関連付ける、公開範囲情報を有し、
   前記第１のグループの第１のユーザの端末から第１の文書ファイルを添付ファイルとした第１のメールを送信する際に、前記第１のグループの情報処理システムから前記サーバ装置にアクセスして、前記第１のメールの宛先の情報と、当該添付ファイルの情報と、を含む要求の情報を送信し、
   前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、当該ファイルに関連付けられる公開範囲に含まれるか否かを判定し、結果を前記第１のグループの情報処理システムへ応答し、
   前記第１のグループの情報処理システムは、前記チェックの結果に基づき、上記否の場合は、当該第１のメールの送信をしないように制御すること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
2. 複数のユーザの端末を含むグループの情報処理システムを対象としてサービスを提供するサーバ装置を含むサービス事業者システムを有し、
   前記サーバ装置は、送信元の第１のグループの第１のユーザの端末から宛先の第２のグループの第２のユーザの端末に対して添付ファイル付きのメールが送信される際にその誤送受信をチェックして防止する処理を行うチェック部を備え、
   前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、グループ単位ごとに、ＩＤ、ドメイン情報またはＩＰアドレス情報を含む、グループ情報を有し、
   前記グループのユーザの端末は、文書ファイルに対して、公開範囲の情報をグループ単位で関連付ける処理を行う公開範囲付与部を有し、
   前記第１のグループの第１のユーザの端末から第１の文書ファイルを添付ファイルとした第１のメールを送信する際に、前記第１のグループの情報処理システムから前記サーバ装置にアクセスして、前記第１のメールの宛先の情報と、当該添付ファイルの情報と、当該添付ファイルに関連付けられる第１の公開範囲の情報と、を含む要求の情報を送信し、
   前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、前記第１の公開範囲に含まれるか否かを判定し、結果を前記第１のグループの情報処理システムへ応答し、
   前記第１のグループの情報処理システムは、前記チェックの結果に基づき、上記否の場合は、当該第１のメールの送信をしないように制御すること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
3. 請求項１記載の添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムにおいて、
   前記サーバ装置は、前記グループの各ユーザの端末に対して前記グループで利用するラベルの情報を管理するサービスを提供するラベリング管理部を有し、
   前記グループのユーザの端末は、前記サーバ装置のラベリング管理部にアクセスし、前記ラベルの情報を利用するための処理を行うラベリング処理部を有し、
   前記グループのユーザの端末は、前記サーバ装置の公開範囲情報に対して、前記ラベルと前記公開範囲との関連付けを設定する機能を有し、
   前記第１のグループの第１のユーザの端末では、前記ラベリング処理部により、前記第１の文書ファイルに、前記第１のユーザにより選択される第１のラベルの情報を付与し、
   前記第１のメールを送信する際、前記第１のグループの情報処理システムから前記サーバ装置にアクセスして、前記第１のメールの宛先の情報と、当該添付ファイルの前記第１のラベルの情報と、を含む要求の情報を送信し、
   前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、前記第１のラベルに関連付けられる第１の公開範囲に含まれるか否かを判定し、結果を前記第１のグループの情報処理システムへ応答すること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
4. 請求項２記載の添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムにおいて、
   前記サーバ装置は、前記グループの各ユーザの端末に対して前記グループで利用するラベルの情報を管理するサービスを提供するラベリング管理部を有し、
   前記グループのユーザの端末は、前記サーバ装置のラベリング管理部にアクセスし、前記ラベルの情報を利用するための処理を行うラベリング処理部を有し、
   前記第１のグループの第１のユーザの端末では、前記ラベリング処理部により、前記第１の文書ファイルに、前記第１のユーザにより選択される第１のラベルの情報を付与し、
   前記第１のグループの第１のユーザの端末では、前記公開範囲付与部により、前記添付ファイルの前記ラベルの情報に対して前記第１のユーザにより指定されるグループ単位で前記第１の公開範囲の情報を付与する処理を行い、
   前記第１のメールを送信する際、前記第１のグループの情報処理システムから前記サーバ装置にアクセスして、前記第１のメールの宛先の情報と、当該添付ファイルの前記第１のラベルの情報と、前記第１の公開範囲の情報と、を含む要求の情報を送信し、
   前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、前記第１の公開範囲に含まれるか否かを判定し、結果を前記第１のグループの情報処理システムへ応答すること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
5. 請求項１〜４のいずれか一項に記載の添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムにおいて、
   前記第１のグループの情報処理システムは、第１のメールサーバを有し、
   前記第１のメールサーバは、前記ユーザの端末からの前記第１のメールの送信の際に、前記サーバ装置のチェック部との間で通信して前記チェックの処理を行わせ、その結果に基づき、前記第１のメールの送信をしない制御を行うこと、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
6. 請求項１〜４のいずれか一項に記載の添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムにおいて、
   前記第１のユーザの端末は、前記第１のメールの送信の際に、前記サーバ装置のチェック部との間で通信して前記チェックの処理を行わせ、その結果に基づき、前記第１のメールの送信をしない制御を行うこと、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
7. 請求項３または４に記載の添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムにおいて、
   前記グループのユーザの端末から、前記サーバ装置の管理情報に対して、前記グループで利用可能とするための前記ラベルの定義情報を含むテンプレートの情報を設定する処理を行う機能と、
   前記グループのユーザの端末が、前記サーバ装置から、前記テンプレートの情報を取得する機能と、を有し、
   前記グループのユーザの端末の前記ラベリング処理部は、適用する前記テンプレートの情報に基づき、画面の表示情報の中からユーザにより選択された種類の前記ラベルの情報を前記文書ファイルに対して付与する処理を行うこと、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
8. 請求項３または４に記載の添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システムにおいて、
   前記グループのユーザの端末から、前記サーバ装置の管理情報に対して、前記グループの情報を設定する処理を行う機能を備え、
   前記グループの情報として、前記グループ単位として、複数のユーザの端末を含む企業の情報処理システムの単位、前記企業のうちの任意の複数のユーザの集まりの単位、複数の企業のグループにわたる企業間のグループの単位、及び、複数の企業のグループにわたる任意の複数のユーザの集まりからなる単位、のいずれも設定可能であること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
9. 複数のユーザの端末を含むグループの情報処理システムを対象としてサービスを提供するサーバ装置を含むサービス事業者システムを有し、
   前記サーバ装置は、送信元の第１のグループの第１のユーザの端末から宛先の第２のグループの第２のユーザの端末に対して送信された添付ファイル付きのメールを前記第２のグループの第２のユーザの端末が受信する際にその誤送受信をチェックして防止する処理を行うチェック部を備え、
   前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、グループ単位ごとに、ＩＤ、ドメイン情報またはＩＰアドレス情報を含む、グループ情報を有し、
   前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、前記グループのユーザの端末での文書ファイルに対して、公開範囲の情報をグループ単位で関連付ける、公開範囲情報を有し、
   前記第１のグループの情報処理システムでは、第１のユーザの端末から第１の文書ファイルを添付ファイルとした第１のメールを送信する際、当該添付ファイルを、暗号化を含むデータ変換処理して変換データを生成し、
   前記第１のグループの情報処理システムは、上記添付ファイルの情報と、上記変換データの復号化用のパスワード情報と、を含む情報を、前記サーバ装置へ送信し、
   前記サーバ装置は、前記パスワード情報とその取得用のＵＲＬ情報とを関連付けて管理情報に保管し、当該ＵＲＬ情報を含む情報を、前記第１のグループの情報処理システムへ送信し、
   前記第１のグループの情報処理システムは、前記変換データを添付して前記ＵＲＬ情報を記載した第２のメールを前記第１のメールの宛先へ送信し、
   前記宛先側の第２のグループの情報処理システムでは、前記第２のメールを受信し、前記宛先の第２のユーザの端末から前記ＵＲＬ情報へアクセスして、前記サーバ装置に対し前記パスワード情報の取得の要求を行い、
   前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記ＵＲＬ情報のアクセス元からの前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、当該添付ファイルに関連付けられる公開範囲に含まれるか否かを判定し、その結果に基づき、含まれる場合は、前記パスワード情報を前記アクセス元へ送信し、否の場合は、送信をせず、
   前記アクセス元の前記第２のユーザの端末は、受信したパスワード情報を用いて、データ変換処理により、前記添付ファイルを取得すること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
10. 複数のユーザの端末を含むグループの情報処理システムを対象としてサービスを提供するサーバ装置を含むサービス事業者システムを有し、
    前記サーバ装置は、送信元の第１のグループの第１のユーザの端末から宛先の第２のグループの第２のユーザの端末に対して送信された添付ファイル付きのメールを前記第２のグループの第２のユーザの端末が受信する際にその誤送受信をチェックして防止する処理を行うチェック部を備え、
    前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、グループ単位ごとに、ＩＤ、ドメイン情報またはＩＰアドレス情報を含む、グループ情報を有し、
    前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、前記グループのユーザの端末での文書ファイルに対して、公開範囲の情報をグループ単位で関連付ける、公開範囲情報を有し、
    前記第１のグループの情報処理システムでは、第１のユーザの端末から第１の文書ファイルを添付ファイルとした第１のメールを送信する際、当該添付ファイルを含むデータを、前記サーバ装置へ送信し、
    前記サーバ装置は、前記添付ファイルと、その取得用のＵＲＬ情報とを関連付けて管理情報に保管し、当該ＵＲＬ情報を含む情報を、前記第１のグループの情報処理システムへ送信し、
    前記第１のグループの情報処理システムは、前記ＵＲＬ情報を記載した第２のメールを前記第１のメールの宛先へ送信し、
    前記宛先側の第２のグループの情報処理システムでは、前記第２のメールを受信し、前記宛先の第２のユーザの端末から前記ＵＲＬ情報へアクセスして、前記サーバ装置に対し前記添付ファイルの取得の要求を行い、
    前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記ＵＲＬ情報のアクセス元からの前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、当該添付ファイルに関連付けられる公開範囲に含まれるか否かを判定し、その結果に基づき、含まれる場合は、前記添付ファイルを前記アクセス元へ送信し、否の場合は、送信をしないこと、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。
11. 複数のユーザの端末を含むグループの情報処理システムを対象としてサービスを提供するサーバ装置を含むサービス事業者システムを有し、
    前記サーバ装置は、送信元の第１のグループの第１のユーザの端末から宛先の第２のグループの第２のユーザの端末に対して送信された添付ファイル付きのメールを前記第２のグループの第２のユーザの端末が受信する際にその誤送受信をチェックして防止する処理を行うチェック部を備え、
    前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、グループ単位ごとに、ＩＤ、ドメイン情報またはＩＰアドレス情報を含む、グループ情報を有し、
    前記サーバ装置は、ユーザにより設定可能な管理情報として、前記グループのユーザの端末での文書ファイルに対して、公開範囲の情報をグループ単位で関連付ける、公開範囲情報を有し、
    前記第１のグループの情報処理システムでは、第１のユーザの端末から第１の文書ファイルを添付ファイルとした第１のメールを送信する際、当該添付ファイルを、暗号化を含むデータ変換処理して変換データを生成し、
    前記第１のグループの情報処理システムは、上記変換データと、上記変換データの復号用のパスワード情報と、を含むデータを、前記サーバ装置へ送信し、
    前記サーバ装置は、前記変換データ、及び前記パスワード情報と、その取得用のＵＲＬ情報とを関連付けて管理情報に保管し、当該ＵＲＬ情報を含む情報を、前記第１のグループの情報処理システムへ送信し、
    前記第１のグループの情報処理システムは、前記ＵＲＬ情報を記載した第２のメールを前記第１のメールの宛先へ送信し、
    前記宛先側の第２のグループの情報処理システムでは、前記第２のメールを受信し、前記宛先の第２のユーザの端末から前記ＵＲＬ情報へアクセスして、前記サーバ装置に対し前記変換データの取得の要求を行い、
    前記サーバ装置のチェック部は、前記管理情報に基づき、前記ＵＲＬ情報のアクセス元からの前記要求の情報における前記宛先のグループのＩＤまたはドメインまたはＩＰアドレスが、前記公開範囲に含まれるか否かを判定し、その結果に基づき、含まれる場合は、前記変換データ及びパスワード情報を前記アクセス元へ送信、もしくは、前記パスワード情報を用いて前記変換データをデータ変換処理して前記添付ファイルを構成して当該添付ファイルを前記アクセス元へ送信し、否の場合は、送信をせず、
    前記アクセス元の前記第２のユーザの端末は、受信した前記変換データ及びパスワード情報を用いてデータ変換処理して前記添付ファイルを取得、もしくは、受信した前記添付ファイルを取得すること、を特徴とする添付ファイル付き電子メール誤送受信防止システム。

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