JP2010026767A - 情報送信制御装置、方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】添付ファイル付きの電子メールの誤送信を抑制する情報送信制御装置、方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】本発明の情報送信制御装置（１，２）は、転送するために受信した電子メールに該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出する手段（２２）と、該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベース（３）に予め格納されているメーリングリストアドレスと照合する手段（２５）と、第１のデータベース（３）から抽出した転送先となるメールアドレスか、又はメーリングリストアドレスでない場合の宛先アドレスについて、第２のデータベース（４）に予め格納されている宛先情報を参照して照合する手段（２６）と、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、転送先となるメールアドレスに従って転送する手段（２８）とを備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、添付ファイル付きの電子メールの誤送信を抑制する情報送信制御装置、方法及びプログラムに関する。

電子メールは、宛先に送信したい相手のメールアドレスを指定することによって誰とでもメッセージをやり取りできることから、企業内及び企業間におけるコミュニケーション手段として広く用いられている。

近年、電子メールの誤送信により企業において管理すべき機密情報の漏洩が数多く発生しており、知的財産保護や個人情報保護の観点で企業が責任を問われ、企業に損害を及ぼすこともある。

そこで、誤送信対策として、過去のメールの送信履歴を保存しておき、Ｔｏ，Ｃｃ，Ｂｃｃに記述された宛先メールアドレスの組合せをデータとして保持しておく技術が知られている（例えば、非特許文献１参照）。この技術においては、新たなメールを作成する際に、ある宛先アドレスを送信先として設定すると、過去のデータを参考にして同報先を推薦するようにする。例えば、利用者がメールを送信する際に、過去に存在しなかった組合せのアドレスが宛先として設定されていた場合には警告を発する。

また、他の誤送信対策として、電子メールを作成する前の段階で添付ファイルの有無を利用者に問い合わせておき、添付ファイルが有るメールの場合には、送信時に添付ファイルが添付されているか否かを検証することにより、添付操作を忘れることによる誤った内容のメール送信の発生を抑制する技術が知られている（例えば、非特許文献２参照）。

また、他の誤送信対策として、添付ファイルのファイル名と、当該ファイル名のファイルを送信することができる宛先のメールアドレス群を事前にポリシとして保持しておき、新たな電子メールが送信される際には添付ファイルのファイル名と宛先のメールアドレスがポリシに合致していることを検証し、添付ファイルに誤送信の可能性がないことを検証した上でメールを送信する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。

また、他の誤送信対策として、電子文書の秘密の要否を秘区分として指定することにより、秘区分が指定された文書に関しては、当該文書を外部へと送信することを許可する承認情報をさらに付加することにより、外部への文書の送信が可能とする技術が開示されている（例えば、特許文献２参照）。

境美樹、新井克也、"メールヘッダー情報を利用した同報先推薦及び、誤送信防止方式の提案"、情報処理学会シンポジウム論文集、Ｖｏｌ．２００５，Ｎｏ．１９，２００５年１１月、ｐｐ．３６７−３７１ 中村一美、"電子メールにおける誤送信防止方法"、東芝技術公開集、Ｖｏｌ．２０，Ｎｏ．６，２００２年、ｐｐ．１９−２０ 特開２００４−３０２６９３号公報 特開２００５−５６０９２号公報

一般に、メールアドレスを宛先に指定すると誰に対してもメールを送信できてしまうことから、送信時に人の誤判断／誤操作を原因とする電子メールの誤送信が発生しうる。

一般的に発生しうる電子メールの誤送信の原因としては、以下が挙げられる。

１．人の操作ミスによるもの
１）宛先のメールアドレスを直接手入力する際にタイプミスをして別の宛先へ送ってしまう場合。
２）メールソフトの宛先自動補完機能によって宛先が補完された際に、別のメールアドレスに補完されているにも関わらず、これに気づかずに送ってしまう場合。
３）メールソフトのアドレス帳から宛先を選ぶ際に、同姓の別人を選ぶなどして別のメールアドレスを選択してしまい、これに気づかずに送ってしまう場合。

２．人の判断ミスによるもの
１）添付ファイルの内容に社外秘の情報が含まれていることに気づかずに当該ファイルを添付したメールを社外の人へ送信してしまう場合。
２）メーリングリストの転送先アドレスの中に、社外の人のメールアドレスが含まれていたことを知らずに、社外秘の情報を含むファイルを添付して当該メーリンゲリスト宛に送信してしまう場合。

また、企業において特定のメンバに対して情報共有を行なう手段としてメーリングリストが用いられているが、メーリングリストアドレスに対してメールを送信する際に、本メーリングリストアドレスが宛先として適切であるか（どのメールアドレスに転送されるのか）は送信者が自身の記憶によって判断するため、以下のような問題が発生しうる。

３．周囲の現境の変化に伴うもの
メーリングリストの所属メンバとなっていた１人が別の部へ異動となっていたにも関わらず、そのままメーリングリストの転送先として異動した人のメールアドレスが含まれていた場合に、これに気づかずに部外秘の情報を当該メーリングリスト宛に送ってしまう場合。

さらに、企業内及び企業間における情報交換の手段として電子メールを送受信する際には、企業において管理されている宛先情報を電子メールの添付ファイルという形でやり取りするケースが多い。従って、電子メールの誤送信に伴う機密情報の漏洩は、添付ファイルに含まれる情報を誤った宛先に送信してしまうことに起因する場合も多く見られる。

従って、ファイルが添付された電子メールについて、当該ファイルを閲覧可能な相手にのみ送信し、不適切な相手に対してメールを送ろうとした場合に、これを抑制する技術が必要である。

これに対して従来の技術において、非特許文献１の技術では、電子メール中の添付ファイルを対象とせず、Ｔｏ，Ｃｃ，Ｂｃｃに記述された宛先メールアドレスの組合せを用いるため、送信先の検証を行なうにあたり、過去の誤送信の組合せをも参照するおそれがある。

また、非特許文献１の技術では、添付ファイルの有無で誤送信を判断することになるため、添付ファイルの内容と宛先との整合性がとれていない場合の誤送信を防止することができない。

また、特許文献１の技術では、添付ファイルの内容に配布先に関するポリシが記述され、添付ファイルの外にポリシを保持していた場合にのみ、誤送信を防止することができるが、添付ファイルの内容に配布先に関するポリシが記述されていないなどの場合に、誤送信を防止することができない。

また、特許文献２の技術では、文書に対して機密度の区分を設定し、これをメール送信時にポリシとして参照するようにするので、誤送信の防止を図る対象を比較的広く扱うことができるが、機密度の情報で判別することはできても宛先の誤送信を防止することができない。

従って、添付ファイルの内容に記述された当該ファイルの配布先に関するポリシを参照し、電子メールの宛先に含まれるメールアドレスが本ポリシに合致しているか否かを検証することが可能な誤送信対策が必要である。

そこで、本発明の目的は、上述の問題を解決するために、添付ファイル付きの電子メールの誤送信を抑制する情報送信制御装置、方法及びプログラムを提供することにある。

本発明の情報送信制御装置は、添付ファイル付きの電子メールについて、添付ファイルを適切でない相手に送ってしまう誤送信を抑制するために、添付ファイルの内容に記述された当該ファイルの配布先に関するポリシを参照し、電子メールの宛先に含まれるメールアドレスが本ポリシに合致しているか否かを検証する。

即ち、本発明の情報送信制御装置は、電子メールを外部に転送前に検証する情報送信制御装置であって、転送するために受信した電子メールに、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出する手段と、該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出する手段と、該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベースに予め格納されているメーリングリストアドレスと照合する手段と、該照合の結果、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスを前記第１のデータベースから抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出する手段と、前記抽出した転送先となるメールアドレスを、第２のデータベースに予め格納されている宛先情報を参照して照合する手段と、該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合するか否かを検証する手段と、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、前記転送先となるメールアドレスに従って転送する手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明の情報送信制御装置において、前記添付ファイルから前記ポリシの抽出ができなかった場合、又は前記電子メールの宛先情報が添付ファイルに記述されたポリシと合致しない場合、当該電子メールの転送を不許可にする手段を備えることを特徴とする。

また、本発明の情報送信制御装置において、当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した装置に確認メールを送信する手段を備えることを特徴とする。

また、本発明の情報送信制御装置において、当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した装置に確認メールを送信した後、承認を得られた場合にのみ当該電子メールを転送する手段を備えることを特徴とする。

また、本発明の情報送信制御装置において、当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した送信者の部署の責任者が利用する端末に確認メールを送信し、承認を得られた場合にのみ当該電子メールを転送する手段を備えることを特徴とする。

更に、本発明の情報送信制御方法は、電子メールを外部に転送前に検証する情報送信制御方法であって、転送するために受信した電子メールに、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出するステップと、該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出するステップと、該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベースに予め格納されているメーリングリストアドレスと照合するステップと、該照合の結果、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスを前記第１のデータベースから抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出するステップと、前記抽出した転送先となるメールアドレスを、第２のデータベースに予め格納されている宛先情報を参照して照合するステップと、該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合するか否かを検証するステップと、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、前記転送先となるメールアドレスに従って転送するステップと、を含むことを特徴とする。

更に、本発明は、電子メールを外部に転送前に検証する情報送信制御装置として構成するコンピュータに、転送するために受信した電子メールに、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出するステップと、該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出するステップと、該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベースに予め格納されているメーリングリストアドレスと照合するステップと、該照合の結果、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスを前記第１のデータベースから抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出するステップと、前記抽出した転送先となるメールアドレスを、第２のデータベースに予め格納されている宛先情報を参照して照合するステップと、該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合するか否かを検証するステップと、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、前記転送先となるメールアドレスに従って転送するステップと、を実行させるためのプログラムとしても特徴付けられる。

本発明によれば、人の操作ミスか、又は人の判断ミスによる電子メールの誤送信のうち、添付ファイルが添付された電子メールが誤った宛先へ送信されることを抑制することが可能であり、また、メーリングリストの転送先を個々のメールアドレスに分解して、ポリシに合致するか否かを検証するため、周囲の環境の変化に伴って発生する誤送信も抑制することが可能になる。

以下、本発明による実施例１の情報送信制御装置を説明する。

［実施例１］
図１は、本発明による実施例１の情報送信制御装置を示す図である。本実施例の情報送信制御装置は、メール生成装置１と、メール生成装置１と双方向通信可能なメール検証転送装置２と、メール検証転送装置２がアクセス可能なメーリングリスト情報管理部３及び社員情報管理部４とを備える。本実施例の情報送信制御装置は、利用者がメール生成装置１を経てメールを送信した後、メール検証転送装置２により、社外へとメールが転送される前の時点で誤送信対策を実施する装置である。また、添付ファイルに記述されるポリシは、利用者自身が直接記入することを想定している。

メール生成装置１は、メール作成部１１と、判定結果表示／判定部１２と、検証済メール送信部１３とを備える。メール生成装置１は、通常のパーソナルコンピュータで実現することができる。例えば、メール生成装置１として構成するコンピュータを、メール作成部１１、判定結果表示／判定部１２、及び検証済メール送信部１３として機能させるためのプログラムを所定のメモリに格納しておき、中央演算処理装置（ＣＰＵ）によって該プログラムを実行するようにする。メール生成装置１の各機能及び動作は、後述する。

メール検証転送装置２は、メール作成装置１から送信されてきた転送するための電子メール（以下、単にメールとも称する）に対し、本実施例による添付ファイルの誤送信対策を施した上で、次の電子メール転送先（例えば、当該メールの宛先）へとメールを転送する装置であり、添付ファイル抽出部２１と、テキスト情報抽出部２２１及び画像情報解析部２２２を有する機密度判定部２２と、宛先アドレス抽出部２３と、宛先アドレス判定部２４と、メーリングリスト転送情報検索部２５と、社員情報検索部２６と、判定結果処理部２７と、検証済メール転送部２８とを備える。メール検証転送装置２は、通常のパーソナルコンピュータで実現することができる。例えば、メール生成装置１として構成するコンピュータを、添付ファイル抽出部２１、テキスト情報抽出部２２１及び画像情報解析部２２２を有する機密度判定部２２、宛先アドレス抽出部２３、宛先アドレス判定部２４、メーリングリスト転送情報検索部２５、社員情報検索部２６、判定結果処理部２７、検証済メール転送部２８として機能させるためのプログラムを所定のメモリに格納しておき、中央演算処理装置（ＣＰＵ）によって該プログラムを実行するようにする。このようなプログラムは、例えばＭＴＡ（Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれるメール転送ソフトウェアと、該ソフトウェアへのＰｌｕｇｉｎソフトウェアという組合せで、更に誤送信対策するプログラムを追加するような態様で実現することができる。メール検証転送装置２の各機能及び動作は、後述する。

メール作成部１１は、利用者が電子メールを作成するためのユーザインターフェースを有し、添付ファイルを添付して電子メールをメール検証転送装置２に送信する機能を有する。例えば、ＭＵＡ（Ｍａｉｌ Ｕｓｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれるメール作成ソフトウェアをこのインターフェースに用いることができる。また、メール作成部１１は、メールを送信する利用者の操作によって、添付ファイル中に、当該ファイルを配布しても良い範囲をポリシとして明記することができる。

判定結果表示／判定部１２は、後述する判定結果処理部２７から送信された確認メール（後述する「要確認リスト」に含まれる宛先アドレスの一覧及び送信しようとしていたメール本文が含まれる）を受信し、図示しない表示装置に「一覧に含まれる宛先アドレスに対してメール本文のような内容のメールを送ろうとしているが、宛先は正しいか」という旨を表示させ、当該メールを作成した利用者に確認させる機能を有し、この確認の結果に応じて利用者の操作により検証済メールを生成し、検証済メール送信部１３に送出する機能を有する。

検証済メール送信部１３は、判定結果表示／判定部１２を操作して生成された検証済メールを、メール検証転送装置２の検証済メール転送部２８に送信する機能を有する。

添付ファイル抽出部２１は、メール作成部１１から受信したメールに添付ファイルがあるか否かを確認し、１つ以上の添付ファイルがある場合には、メール作成部１１から受信したメールを、メール本文と添付ファイルに分割する機能を有し、更に、抽出した添付ファイルを機密度判定部２２に送出する機能を有する。尚、添付ファイル抽出部２１は、メール作成部１１から受信したメールに添付ファイルがあるか否かを確認した結果、メールに添付ファイルがない場合には、外部へと転送（例えば、検証済メール転送部２８を経て）する機能を有する（図示せず）。

機密度判定部２２は、添付ファイル抽出部２１にて分割し、抽出した添付ファイルの内容から、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出し、機密度及び配布先を特定することが可能なポリシを抽出する機能を有する。ここで抽出する文字情報は、例えば図４における「社外秘」又は「○○課」といった機密度及び配布先を特定する情報であり、このような情報をポリシと称している。

テキスト情報抽出部２２１は、機密度判定部２２の一部の機能として、添付ファイル抽出部２１にて分割し、抽出した添付ファイルの内容をスキャンし、テキストマッチングによって文字情報（例えば、図４に示すようにメール配布先のポリシを含む）を抽出する機能を有する。

画像情報解析部２２２は、機密度判定部２２の一部の機能として、ＯＣＲ(Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ)を機能させて、添付ファイルを画像として読み込み、文字情報（例えば、図４に示すようにメール配布先のポリシを含む）を抽出する機能を有する。

宛先アドレス抽出部２３は、機密度判定部２２によって抽出した文字情報（即ち、ポリシ）を有する添付ファイルのメールについて、メールヘッダの内容を確認し、１つ以上の宛先アドレスが指定されていれば、順に１件ずつ宛先アドレスを抽出して（１つの宛先アドレスであれば、１つを抽出して）、宛先アドレス判定部２４に送出する機能を有する。

宛先アドレス判定部２４は、メーリングリスト転送情報検索部２５の処理を経て社員情報検索部２６によって処理されたか否かを表すフラグ（後述する）を参照して、未処理の宛先アドレスが存在すると判定した場合、メールヘッダから未処理の宛先アドレスを１件ずつ抽出して、メーリングリスト転送情報検索部２５及び／又は社員情報検索部２６に送出する機能を有する。

メーリングリスト転送情報検索部２５は、宛先アドレス判定部２４によって抽出した宛先アドレスについて、メーリングリスト情報管理部３（第１のデータベース）において予め保存されているメーリングリストアドレス（図２参照）との照合を行い、該照合の結果、添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスをメーリングリスト情報管理部３（第１のデータベース）から抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出する機能を有する。

社員情報検索部２６は、転送先となるメールアドレスについて、社員情報管理部４（第２のデータベース）に予め格納されている宛先情報を参照して照合し、該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が機密度判定部２２によって抽出したポリシに適合するか否かを検証する機能を有する。また、社員情報検索部２６は、当該宛先アドレスを社員情報管理部４において保存されている社員情報（図３参照）の中から検索して照合した場合に、処理済み（検証済み）として、当該宛先アドレスに関連づけられたフラグ値（例えば「１」）にセットする機能を有する。尚、社員情報検索部２６は、社員情報の中に当該宛先アドレスが含まれないと判断する場合には、これを社外の宛先アドレスと判断し、後述する「要確認リスト」に記録するか、又はこの場合、社外の宛先アドレスを判定結果として判定結果処理部２７に送出する機能を有する。一方、社員情報検索部２６は、社員情報の中に当該宛先アドレスが含まれると判断する場合には、当該宛先アドレスに対応する社員の氏名、所属部署等の情報を社員情報管理部４の社員情報から抽出して、機密度判定部２２によって抽出した文字情報（即ち、ポリシ）と、当該宛先アドレスに対応する社員の情報を比較し、宛先アドレスがポリシに合致しているか否かを確認し、合致しない場合には、「要確認リスト」に記録し、合致する場合には、社員情報管理部４から照合したアドレスを宛先アドレスとして判断し、判定結果処理部２７に送出する機能を有する。尚、以後の説明で、「社員情報」とは、「宛先情報」の一例を云うものと理解すべきであり、社員情報管理部４（第２のデータベース）は、メールアドレスと宛先情報とを関連づけた情報テーブルを格納する。

判定結果処理部２７は、メーリングリスト転送情報検索部２５及び／又は社員情報検索部２６を経て得た該宛先情報が、機密度判定部２２で抽出したポリシに適合する場合に、転送先となるメールアドレスに従って転送する機能と、添付ファイルからポリシの抽出ができなかった場合、又は電子メールの宛先情報が添付ファイルに記述されたポリシと合致しない場合、当該電子メールの転送を不許可にする機能と、当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成したメール生成装置１の判定結果表示／判定部１２に確認メールを送信する機能を有する。従って、判定結果処理部２７は、電子メールに付された全ての添付ファイル及び全ての宛先アドレスについて、メーリングリストアドレスの照合を経て、所定の社員情報に合致するか否かを検証した後、利用者確認を要するか否かを判断し、利用者確認を要すると判断する場合には、確認メールを判定結果表時／判定部１２に送出する。

検証済メール転送部２８は、判定結果表示／判定部１２にて生成された検証済メールを検証済メール送信部１３から受信し、この受信に応じて当該検証した電子メールを次の転送先へと送信する機能を有する。例えば、判定結果処理部２７が、当該電子メールの転送を不許可にして、該電子メールを作成したメール生成装置１２に確認メールを送信した後、メール生成装置１２の利用者によって承認が得られた場合にのみ、検証済メール転送部２８は、当該電子メールを転送するように構成することができる。或いは又、判定結果処理部２７が、当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した送信者の部署の責任者が利用する端末に確認メールを送信するように構成した場合には、検証済メール転送部２８は、当該責任者の承認が得られた場合にのみ当該電子メールを転送するように構成することもできる。

メーリングリスト情報管理部３（第１のデータベース）は、メーリングリストのアドレスと、当該メーリングリストの転送先となるメールアドレスの対応を保存しているデータベースである。図２に、メーリングリスト情報管理部３に格納されるデータの典型的なフォーマット例を示す。

社員情報管理部４（第２のデータベース）は、例えば企業において管理されている社員データベースのように、社員の所属部署、メールアドレス、氏名の対応を保存しているデータベースである。図３に、典型的な社員データベースの例を示す。

尚、図４に、本発明による一実施例の情報送信制御装置における、電子メールの誤送信対策機能を有効に活用するための添付ファイルの例を示す。メール作成の利用者は、メール作成部１１を利用して、添付ファイル中に、当該ファイルを配布しても良い範囲をポリシとして明記しておくようにする。例えば、図４（ａ）に示すように、「社外秘」とするか、又は図４（ｂ）に示すように、「課外秘 配布対象○○課」とする配布範囲を予め定めた記述方式（例えば、テキスト形式）か、又はＯＣＲで読み取ることを目的とした任意のフォーマットで記述しておく。

図５を参照して、本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「ポリシ抽出処理」について説明する。

（ポリシ抽出処理）
ステップＳ１にて、メール生成装置１におけるメール作成部１１は、利用者によって作成された添付ファイル付きの電子メールをメール検証転送装置２に送信する。

ステップＳ２にて、添付ファイル抽出部２１は、メール作成部１１から受信したメールに添付ファイルがあるか否かを確認し、１つ以上の添付ファイルがある場合には、メール本文と添付ファイルに分割する。更に、添付ファイル抽出部２１は、抽出した添付ファイルを機密度判定部２２に送出する。

尚、ステップＳ３にて、添付ファイル抽出部２１は、メール作成部１１から受信したメールに添付ファイルがあるか否かを確認した結果、メールに添付ファイルがないと判断した場合には、「メール転送処理」（図８参照）へと処理を移行する。

ステップＳ４にて、機密度判定部２２は、テキスト情報抽出部２２１により、添付ファイル抽出部２１にて分割し、抽出した添付ファイルの内容をスキャンし、テキストマッチングによって文字情報（例えば、図４に示すようにメール配布先のポリシを含む）を抽出する。ここで抽出する文字情報は、例えば図４における「社外秘」又は「○○課」といった機密度及び配布先を特定する情報であり、このような情報をポリシと称している。

ステップＳ５にて、機密度判定部２２は、全ての添付ファイルのポリシ抽出に成功した場合は、「宛先アドレス確認処理」（図６参照）に移行する。

ステップＳ６にて、機密度判定部２２は、ポリシの抽出に失敗したファイルが存在した場合（例えば、予め定めたテキスト形式によらないポリシの場合など）、画像情報解析部２２２により、ＯＣＲ(Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ)を機能させて、添付ファイルを画像として読み込み、文字情報を抽出する。尚、本実施例では、テキスト情報抽出部２２１によりポリシの抽出に失敗した場合に、画像情報解析部２２２により、文字情報を抽出するものとして説明するが、テキスト情報抽出部２２１及び画像情報解析部２２２は、いずれも常に行ってもよいし、いずれを先に行ってもよい。或いは又、予め対象とする文字情報の形態を定めているのであれば、いずれか一方を行ってもよい。

ステップＳ６にて、機密度判定部２２は、場合によって配布先の情報を含むポリシ（図４参照）について、全ての添付ファイルのポリシ抽出に成功した場合は、「宛先アドレス確認処理」（図６参照）に移行する。一方、機密度判定部２２は、ポリシの抽出に失敗した添付ファイルが存在すると判定した場合（例えば、１つ以上の添付ファイルにポリシが検出できない場合）には、「利用者確認処理」（図７参照）へと移行する。

次に、図６を参照して、本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「宛先アドレス確認処理」について説明する。

（宛先アドレス確認処理）
ステップＳ１１にて、宛先アドレス抽出部２３は、機密度判定部２２によって抽出した文字情報（即ち、ポリシ）を有する添付ファイルのメールについて、メールヘッダの内容を確認し、１つ以上の宛先アドレスが指定されていれば、順に１件ずつ宛先アドレスを抽出して（１つの宛先アドレスであれば、１つを抽出して）、宛先アドレス判定部２４に送出する。宛先アドレス判定部２４は、宛先アドレスの検証処理（即ち、社員情報検索部２６の処理）について未処理の宛先アドレスが存在するか否かをチェックする。このチェックには、好適に、社員情報検索部２６で付された、処理したか否かを表すフラグ（例えば、未処理であればフラグ値「０」、処理済であればフラグ値「１」）を用いることができる。宛先アドレス判定部２４は、未処理の宛先アドレスが存在しないと判断する場合は、後述するステップＳ１３に進む。

ステップＳ１２にて、宛先アドレス判定部２４は、社員情報検索部２６の処理のフラグを参照して、未処理の宛先アドレスが存在すると判定した場合、メールヘッダから未処理の宛先アドレスを１件抽出して、メーリングリスト転送情報検索部２５に送出する。

ステップＳ１４にて、メーリングリスト転送情報検索部２５は、宛先アドレス判定部２４によって抽出した宛先アドレスについて、メーリングリスト情報管理部３に予め保存されているメーリングリストアドレス（図２参照）との照合を行い、宛先アドレスがメーリングリストアドレスであるか否かを確認する。

ステップＳ１４でメーリングリスト転送情報検索部２５によって宛先アドレスがメーリングリストアドレスでないと判断された場合、ステップＳ１５にて、社員情報検索部２６は、当該宛先アドレスを社員情報管理部４において保存されている社員情報（図３参照）の中から検索して照合する。社員情報検索部２６は、社員情報管理部４に記録されている社員情報に適合するか否かを確認するたびに、確認した旨を表すフラグ（例えば、処理済としてフラグ値「１」）を当該宛先アドレスに関連付ける。

ステップＳ１７にて、社員情報検索部２６は、社員情報の中に当該宛先アドレスが含まれないと判断する場合には、これを社外の宛先アドレスと判断して、ステップＳ１８に進み、メール検証転送装置２が備える図示しないメモリに作成して格納された管理可能な「要確認リスト」に記録するか、又はこの場合、社外の宛先アドレスを判定結果として判定結果処理部２７に送出する。

一方、ステップＳ１７にて、社員情報検索部２６は、社員情報の中に当該宛先アドレスが含まれると判断する場合には、当該宛先アドレスに対応する社員の氏名、所属部署等の情報を社員情報管理部４の社員情報から抽出して、機密度判定部２２によって抽出した文字情報（即ち、ポリシ）と、当該宛先アドレスに対応する社員の情報を比較し、宛先アドレスがポリシに合致しているか否かを確認する。例えば、図４の例において、配布先のポリシとして「○○課」と設定されていた場合、宛先アドレスが○○課の社員のアドレスである場合には、ポリシに合致となる。ポリシに合致する場合には、ステップＳ１１に移行する。

尚、ステップＳ１４でメーリングリスト転送情報検索部２５によって、宛先アドレスがメーリングリストアドレスであると判断した場合、ステップＳ１６に進み、メーリングリスト転送情報検索部２５は、メーリングリストの転送先となるメールアドレス群（即ち、１つ以上の宛先アドレス）を抽出し、これを未処理の宛先アドレスとしてステップＳ１１に移行する。

ステップＳ１１では、宛先アドレス抽出部２３を介して宛先アドレス判定部２４によって、宛先アドレスの検証処理（即ち、メーリングリスト転送情報検索部２５及び社員情報検索部２６の処理）について未処理の宛先アドレスが存在しないと判断する場合、ステップＳ１３に進み、宛先アドレス判定部２４は、生成していた「要確認リスト」に宛先アドレスが１件以上格納されているか否かをチェックする。

宛先アドレス判定部２４は、「要確認リスト」に宛先アドレスが１件以上格納されていると判断する場合、「利用者確認処理」（図７参照）へと移行する。一方、宛先アドレス判定部２４は、「要確認リスト」に宛先アドレスが１件も含まれないと判断する場合は、「メール転送処理」（図８参照）へと移行する。

次に、図７を参照して、本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「利用者確認処理」について説明する。

（利用者確認処理）
「利用者確認処理」に移行した場合、判定結果処理部２７は、確認メールを生成し、メール生成装置１の判定結果表示／判定部１２に送信する（ステップＳ２１）。この確認メールには、生成された「要確認リスト」に含まれる宛先アドレスの一覧及び送信しようとしていたメール本文が含まれており、判定結果表示／判定部１２の機能により、図示しない表示装置に「一覧に含まれる宛先アドレスに対してメール本文のような内容のメールを送ろうとしているが、宛先は正しいか」という旨を表示させ、当該メールを作成した利用者に確認させることができる。

利用者が確認メールを確認すると、判定結果表示／判定部１２を操作して検証済メールが生成され、検証済メール転送部２８は、当該検証済メールを検証済メール送信部１３を介して受信する（ステップＳ２２）。その後、検証済メール転送部２８は、検証済メールの受信に応じて「メール転送処理」へと移行する。

次に、図８を参照して、本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「メール転送処理」について説明する。

（メール転送処理）
ステップＳ３１にて、検証済メール転送部２８は、次のメール転送先へとメール送信する（即ち、宛先に向けてメール転送する）。

以上のように、本発明による実施例１の情報送信制御装置によれば、添付ファイルの内容に記述された当該ファイルの配布先に関するポリシを参照し、電子メールの宛先に含まれるメールアドレスが本ポリシに合致しているか否かを検証した上で、メール送信するので、誤って添付ファイルを外部に漏洩するのを効果的に抑制することができるようになる。

以下、本発明による実施例２の情報送信制御装置を説明する。実施例１と同様な構成要素には同一の参照番号を付して説明し、実施例１と同様の機能についての詳細は省略する。

［実施例２］
図９は、本発明による実施例２の情報送信制御装置の構成を示す図であり、実施例１における誤送信対策をメール生成装置１におけるメール作成時点において実施するように変形した例である。即ち、メール作成部１１は、配布先ポリシが既に記述された添付ファイルを添付ファイル管理部５から取得して、メール作成するように機能する。

実施例２のメール生成装置１は、実施例１のメール検証転送装置２の添付ファイル抽出部２１、テキスト情報抽出部２２１及び画像情報解析部２２２を有する機密度判定部２２、宛先アドレス抽出部２３、宛先アドレス判定部２４、メーリングリスト転送情報検索部２５、社員情報検索部２６、及び判定結果処理部２７の機能を包含し、これにより、実施例２のメール検証転送装置２は、検証済メール転送部２８のみを有する。また、実施例２のメール生成装置１は、メール作成時点において配布先ポリシが既に記述された添付ファイルを添付ファイル管理部５から取得し、自ら検証するため、実施例１のような判定結果表示／判定部１２を必ずしも設ける必要がなくなる。

このように、実施例２のメール作成部１１は、実施例１のメール作成部１１の機能に加えて、配布先ポリシが既に記述された添付ファイルを添付ファイル管理部５から取得して添付する。例えば、添付ファイル管理部５は、第３のデータベースとして機能するファイルサーバによって構成することができる。

また、添付ファイル管理部５は、メールに添付するファイルの状態をアクセス制限して管理するように構成してもよい。更に、添付ファイル管理部５は、事前に配布先のポリシを設定することを可能とするインターフェースを有しても良い。例えば添付ファイル管理部５として、ファイルサーバにポリシ設定機能を追加するといった実施態様が考えられる。

以上のように、本発明による実施例２の情報送信制御装置においても、添付ファイルの内容に記述された当該ファイルの配布先に関するポリシを参照し、電子メールの宛先に含まれるメールアドレスが本ポリシに合致しているか否かを検証した上で、メール送信するので、誤って添付ファイルを外部に漏洩するのを効果的に抑制することができるようになる。

本発明の一態様として、メール生成装置１及びメール検証転送装置２の各々をコンピュータとして構成することができ、前述した各手段および機能を実現させるためのプログラムは、各コンピュータの内部又は外部に備えられる記憶部（図示せず）に記憶される。このような記憶部は、外付けハードディスクなどの外部記憶装置、或いはＲＯＭ又はＲＡＭなどの内部記憶装置で実現することができる。プログラムを実行する制御部は、中央演算処理装置（ＣＰＵ）などで実現することができる。即ち、ＣＰＵが、各構成要素の機能を実現するための処理内容が記述されたプログラムを、適宜、記憶部から読み込んで、コンピュータ上で各装置を実現することができる。ここで、いずれかの手段の機能をハードウェアの全部又は一部で実現しても良い。

上述した実施例において、各構成要素の機能を実現するための処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくこともできる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、例えば、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録装置、半導体メモリ等どのようなものでもよい。

また、この処理内容を記述したプログラムを、例えばＤＶＤ又はＣＤ‐ＲＯＭなどの可搬型記録媒体の販売、譲渡、貸与等により流通させることができるほか、そのようなプログラムを、例えばＩＰなどのネットワーク上にあるサーバの記憶領域に記憶しておき、ネットワークを介してサーバから他のコンピュータにそのプログラムを転送することにより、流通させることができる。

また、そのようなプログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラム又はサーバから転送されたプログラムを、一旦、各コンピュータの記憶部に記憶することができる。また、このプログラムの別の実施態様として、コンピュータが可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することとしてもよく、更に、このコンピュータにサーバからプログラムが転送される度に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することとしてもよい。尚、本態様におけるプログラムには、電子計算機の処理の用に供する情報であってプログラムに準ずるもの（コンピュータに対する直接の指令ではないが、コンピュータの処理を規定する性質を有するデータ等）を含むものとする。

上述の実施例については代表的な例として説明したが、本発明の趣旨及び範囲内で、多くの変形及び置換ができることは当業者に明らかである。例えば、当該ファイルを配布しても良い範囲をポリシとして明記した添付ファイルは、図４に例示した以外にも「関係会社内」、「部外秘」等を含むポリシを階層化するようにしてもよい。

また、このようなポリシは、前述したように、メールの送信者が自身で添付ファイルに記述することも可能であるし、別途ファイルサーバを用意し、ファイルサーバへファイルを保存する際に、配布範囲を事前に設定しておくことにより、本ファイルサーバから添付ファイルを選択することにより、既にポリシが記述されたファイルを転送することも可能である。

さらに、実施例１及び実施例２の情報送信制御装置は、一つの装置として変形して構成することもでき、この場合においても、まず、電子メールを本文と添付ファイルに分割し、添付ファイル中に記述された配布範囲（ポリシ）を抽出し、電子メールの宛先に社内において管理されているメーリングリストアドレスが含まれる場合、転送先となるメールアドレスを抽出し、例えば、社員ＤＢのように、社員の所属とメールアドレスが管理されているデータベースを参照し、宛先となっているメールアドレスがどの部署の社員に送られようとしているかを確認し、抽出したポリシと照合することにより、転送先に誤りがないと判断すればメールを転送する。

さらに、実施例１及び実施例２の情報送信制御装置の変形例として、電子メールの宛先が添付ファイルに記述されたポリシと合致しない場合、又は添付ファイルからポリシの抽出ができなかった場合には、メールの転送を行なわず、別途指定した方法によって転送の可否を判断するように構成することができる。例えば、送信者が利用する端末（送信者端末）に確認のメールを送り、送信者端末が再度宛先と内容を確認した上で電子メールを送信することが可能なように構成するか、又は、送信者の部署の責任者が利用する端末（責任者端末）に確認のメールを送り、責任者が宛先と内容を確認した上で承認した後、電子メールを送信することが可能なように構成する。或いは又、転送を行なわず、転送に失敗した旨を送信者端末に通知するように構成することもできる。

上述の実施例では、社員情報として説明したが、メール送信の範囲と送信先アドレスを関連付けることができる任意の集合態様である「宛先情報」として解するべきであり、本発明を様々な用途に適用することができる。従って、本発明は、上述の実施例によって制限するものと解するべきではなく、特許請求の範囲によってのみ制限される。

本発明によれば、効果的に添付ファイル付きのメールの誤送信を未然に防ぐことができるので、添付ファイル付きのメール送信を所望する用途に有用である。

本発明による実施例１の情報送信制御装置を示す図である。 本発明による実施例１の情報送信制御装置におけるメーリングリスト情報管理部に格納されるデータの典型的なフォーマット例を示す図である。 典型的な社員データベースの例を示す図である。 本発明による一実施例の情報送信制御装置における、電子メールの誤送信対策機能を有効に活用するための添付ファイルの例を示す図である。 本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「ポリシ抽出処理」のフローチャートである。 本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「宛先アドレス確認処理」のフローチャートである。 本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「利用者確認処理」のフローチャートである。 本発明よる実施例１の情報送信制御装置の「メール転送処理」のフローチャートである。 本発明による実施例２の情報送信制御装置の構成を示す図である。

符号の説明

１ メール生成装置
２ メール検証転送装置
１１ メール作成部
１２ 判定結果表示／判定部
１３ 検証済メール送信部
２１ 添付ファイル抽出部
２２ 機密度判定部
２３ 宛先アドレス抽出部
２４ 宛先アドレス判定部
２５ メーリングリスト転送情報検索部
２６ 社員情報検索部
２７ 判定結果処理部
２８ 検証済メール転送部
２２１ テキスト情報抽出部
２２２ 画像情報解析部

Claims (7)

1. 電子メールを外部に転送前に検証する情報送信制御装置であって、
   転送するために受信した電子メールに、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出する手段と、
   該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出する手段と、
   該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベースに予め格納されているメーリングリストアドレスと照合する手段と、
   該照合の結果、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスを前記第１のデータベースから抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出する手段と、
   前記抽出した転送先となるメールアドレスを、第２のデータベースに予め格納されている宛先情報を参照して照合する手段と、
   該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合するか否かを検証する手段と、
   該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、前記転送先となるメールアドレスに従って転送する手段と、
   を備えることを特徴とする情報送信制御装置。
2. 前記添付ファイルから前記ポリシの抽出ができなかった場合、又は前記電子メールの宛先情報が添付ファイルに記述されたポリシと合致しない場合、当該電子メールの転送を不許可にする手段を備えることを特徴とする、請求項１に記載の情報送信制御装置。
3. 当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した装置に確認メールを送信する手段を備えることを特徴とする、請求項２に記載の情報送信制御装置。
4. 当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した装置に確認メールを送信した後、承認を得られた場合にのみ当該電子メールを転送する手段を備えることを特徴とする、請求項３に記載の情報送信制御装置。
5. 当該電子メールの転送を不許可にした場合に、該電子メールを作成した送信者の部署の責任者が利用する端末に確認メールを送信し、承認を得られた場合にのみ当該電子メールを転送する手段を備えることを特徴とする、請求項３に記載の情報送信制御装置。
6. 電子メールを外部に転送前に検証する情報送信制御方法であって、
   転送するために受信した電子メールに、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出するステップと、
   該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出するステップと、
   該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベースに予め格納されているメーリングリストアドレスと照合するステップと、
   該照合の結果、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスを前記第１のデータベースから抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出するステップと、
   前記抽出した転送先となるメールアドレスを、第２のデータベースに予め格納されている宛先情報を参照して照合するステップと、
   該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合するか否かを検証するステップと、
   該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、前記転送先となるメールアドレスに従って転送するステップと、
   を含むことを特徴とする情報送信制御方法。
7. 電子メールを外部に転送前に検証する情報送信制御装置として構成するコンピュータに、
   転送するために受信した電子メールに、配布しても良い範囲が予めポリシとして記述された添付ファイルがあるか否かを検出するステップと、
   該添付ファイルがある場合に、該添付ファイルから前記ポリシを抽出するステップと、
   該ポリシがある添付ファイル付きの電子メールの１つ以上の宛先アドレスを、第１のデータベースに予め格納されているメーリングリストアドレスと照合するステップと、
   該照合の結果、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスがメーリングリストアドレスである場合に、転送先となるメールアドレスを前記第１のデータベースから抽出し、メーリングリストアドレスでない場合には、前記添付ファイル付きの電子メールの宛先アドレスを転送先となるメールアドレスとして抽出するステップと、
   前記抽出した転送先となるメールアドレスを、第２のデータベースに予め格納されている宛先情報を参照して照合するステップと、
   該照合の結果、予め定められた宛先情報に合致している場合、該宛先情報が前記抽出したポリシに適合するか否かを検証するステップと、
   該宛先情報が前記抽出したポリシに適合する場合に、前記転送先となるメールアドレスに従って転送するステップと、
   を実行させるためのプログラム。

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