JP2010170556A - 印刷管理装置、印刷管理方法及び制御プログラムが格納された記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 従来においては、ユーザの利用実績に基づき制限を加える方法にしても、ある上限値に達するといきなり使用できなくなり、ユーザにとっては非常に利用しにくいものであった。
【解決手段】 印刷量に基づいて印刷の制限に関する制御を行う印刷管理装置であって、印刷履歴を取得する取得手段と、取得された印刷履歴に基づいて、印刷量を導出する導出手段と、前記導出手段により導出された印刷量が第１量を超えている場合には、第１の通知を行い、前記導出手段により導出された印刷量が第２量を超えている場合には、第２の通知を行う通知手段を有することを特徴とする。
【選択図】 図１３

Description

本発明は、ネットワークに接続されたプリンタ、複写機、スキャナ、プリンタ機能と複写機能とスキャナ機能とを統合的に有したマルチファンクション機器（ＭＦＰ）などの使用を、ネットワーク環境で一元的に管理するシステムに関するものである。

従来、機器は利用者の判断によって利用されていた。機器管理者は機器の利用状況の概要を予想するだけで、機器の利用目的や処理情報に関する管理を行うことは不可能であった。また、機器利用に対して制限を設ける場合には、機器管理者が、機器の利用状況を予想し、制限の算定を行い、利用者に対して制限を通知していた。

そこで、従来、印刷装置の使用に関して、使用可能上限値を定めて管理するには、次のような方法があった。

図１１は、印刷管理サーバ１１０１と複数の印刷装置１１０２〜１１０３とが接続されているネットワークを示す図である。印刷管理サーバ１１０１では、番号（以下、部門ＩＤという）が部門毎に割り当てられていて、さらに、部門ＩＤ毎に実績値と上限値が関連付けられている。

使用者は、印刷装置（例えば、印刷装置１１０２）を使用するときには、部門ＩＤを入力する必要がある。印刷装置１１０２は、印刷可否を印刷管理サーバ１１０１に問合わせ、それとともに、入力された部門ＩＤは印刷管理サーバ１１０１に送信される。その部門ＩＤに対応する実績値が上限値を超えていなければ、印刷装置の使用が可能となり、印刷管理サーバ１１０１は印刷装置に１１０２に印刷可を通知する。超えていれば印刷装置は使用不可となり、印刷管理サーバ１１０１は印刷装置１１０２に印刷不可を通知する。

印刷が行われると、印刷管理サーバがその部門ＩＤに関連付けられた実績値を、印刷装置を利用した量だけ増加される。つまり、実績値が上限値に達すると、それ以降の印刷は印刷管理サーバによって拒否され、ユーザが印刷を行うことができなくなる。

しかしながら、上記従来では、ユーザの利用実績に基づいて、制限を加える方法にしても、ある上限値に達するといきなり使用できなくなり、ユーザにとっては非常に利用しにくいものであった。

上記課題を解決するために、本発明に係る印刷管理装置は、印刷量に基づいて印刷の実行可能不可能を制御する印刷管理装置であって、印刷履歴を取得する取得手段と、取得された印刷履歴に基づいて、印刷量を算出する算出手段と、前記算出手段により算出された印刷量が第１量を超えている場合には、第１の通知を行い、前記算出手段により算出された印刷量が第２量を超えている場合には、第２の通知を行なう通知手段を有することを特徴とする。

また、上記課題を解決するために、本発明は、上記印刷管理装置を実現する印刷管理方法、及び印刷管理プログラムが格納された記録媒体をも提供する。

制限に達するといきなり使用できなくなるのを防ぎ、利用実績に対する現状の使用量に応じて、制限及び通知を行なうことにより、ユーザの利便性を向上させている。

印刷管理システム全体の基本的な構成を示す図である。 サーバコンピュータ及びクライアントコンピュータの内部構成を示す図である。 複写機の内部構成を示す図である。 サーバコンピュータ内の記憶媒体のメモリマップを示す図である。 制御プログラムおよび関連データが記憶されているフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）のメモリマップを示す図である。 制御プログラム及び関連データがコンピュータにロードされることを示す図である。 印刷管理システムにおける複写機の動作を示すフローチャートである。 ジョブログの例を示す図である。 サーバコンピュータの処理を示すフローチャートである。 第２の印刷管理システム全体の基本的な構成を示す図である。 印刷管理サーバと複数の印刷装置とが接続されているネットワークを示す図である。 印刷管理システムの機能構成を示す図である。 印刷管理システムの処理を示すフローチャートである。

以下、図面に基づいて本発明の実施例を詳細に説明する。

本発明は、複数の印刷装置からなるシステムで適用される。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することにより、適用されることはいうまでもない。

図１は、本発明を適用した印刷管理システム全体の基本的な構成を示す図である。１５０は、イーサネットであり、ネットワークに接続されたコンピュータ、印刷機器が通信を行うための物理媒体である。１６０は、クライアントコンピュータである。使用者がシステム資源（具体的には、印刷機器）を利用する場合は、利用要求をそのクライアントコンピュータ１６０のオペレーティングシステムに出す。この際に、クライアントコンピュータ１６０は、要求されたシステム利用に関する利用情報を取得し、サーバコンピュータ１１０へと送信する。

１１０はサーバコンピュータであり、ネットワークに接続された印刷機器と通信し、様々な処理を行う。サーバコンピュータ１１０は、クライアントコンピュータ１６０から、システム資源の利用情報を受信し、ＨＤなど不揮発性記憶装置に利用情報を蓄積する。さらに、ネットワークに接続されたシステム資源（具体的には、印刷機器）について、利用履歴保持機能があるか調査し、あれば、その機器から利用履歴を取得する。

１２０、１３０、１４０は、画像読み取り装置（スキャナ）から読み込んだ画像を印刷する機能を備えた印刷機器（複写機）である。印刷機器１２０、１３０、１４０は、使用者が部門ＩＤを入力するための入力装置を備え、その部門ＩＤによる機器の使用実績値が上限値を超えていなければ、機器の使用が可能となる。また、印刷機器１２０、１３０、１４０は、ホストコンピュータから印刷データを受信し、その印刷データに基づいて画像を印刷することもできる。このととき、部門ＩＤはホストコンピュータの入力画面から入力され、印刷データとともに印刷機器に送信される。印刷機器は、利用履歴保持機能を備えている。図中のジョブログおよび実績値の更新は、後述する図９のフローチャートで詳細に説明される。

図２は、サーバコンピュータ１１０及びクライアントコンピュータ１６０の内部構成を示す図である。図２において、２０１はＣＰＵ、即ち中央処理装置であり、このコンピュータ装置全体の制御および演算処理等を行うものである。２０２はＲＯＭ、即ち読み出し専用メモリであり、システム起動プログラムの情報等の記憶領域である。２０３はＲＡＭ、即ちランダムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、オペレーティングシステム、アプリケーション、デバイスドライバおよび通信制御などのプログラムがロードされ、実行される領域である。

２０４はＫＢＣ、即ちキーボード制御部であり、キーボードから入力データを受け取りＣＰＵへ伝達する。２０５はＣＲＴ、即ちディスプレイ制御部であり、ディスプレイ装置への表示制御を行なう。２０６はＨＤ、即ちハードディスク装置であり、プログラムおよびデータを格納しておく。格納されたプログラム及びデータは、実行時に必要に応じて、参照されまたはＲＡＭへのロードされる。ＨＤ２０６の代わりに、ＦＤ即ち負フロッピー（登録商標）ディスク装置や、ＳＲＡＭ即ち不揮発性記憶装置などが設けられていていも良い。

２０７は通信部であり、ネットワーク通信制御を行うものである。通信部２０７は、図１で説明したようにネットワークに接続された他のコンピュータや周辺機器との通信が可能である。２０８はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。

図３は、複写機１２０、１３０、１４０の内部構成を示す図である。図３において、３０５は周辺機器全体を制御するコントローラ部である。コントローラの内部構成は、以下のとおりである。３０１はＣＰＵ、即ち中央処理装置であり、このコントローラの制御および演算処理等を行うものである。３０２はＲＯＭ、即ち読み出し専用メモリであり、システム起動プログラムの情報等の記憶領域である。３０３はＲＡＭ、即ちランダムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、オペレーティングシステムや通信制御およびエンジン制御などのプログラムがロードされ、実行される領域である。３０４はＨＤ即ちハードディスク装置である。ＨＤ３０４の代わりに、ＳＲＡＭなど不揮発性記憶装置が設けられていても良い。

３０６はこの装置のエンジン部であり、コントローラ部３０５の制御のもとで印刷動作や画像読み取り動作を行なうものである。３０７は通信部であり、ネットワーク通信を制御するものである。３０８はユーザ操作入出力部であり、ユーザからの入力を受け付けたり、ユーザに対して情報の表示を行う。表示を行うための手段は、文字列を表示する機能を備えたパネルでも良いし、任意の画像を表示可能なディスプレイであってもよい。３０９はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。

図４は、サーバコンピュータ１１０内の記憶媒体のメモリマップを示す図である。４０１は基本Ｉ／Ｏプログラムを示す。４０２はオペレーティングシステムが実行可能となった状態のメモリマップを示す。４０３は本発明に係る制御プログラムが実行可能となった状態のメモリマップを示す。４０４は関連データが実行可能となった状態のメモリマップを示す。４０５は各々のプログラムが使用するワークメモリのメモリマップを示す。

図５は、本発明に係る制御プログラムおよび関連データが記憶されているフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）のメモリマップを示す図である。フロッピーディスク（ＦＤ）の記録領域５００には、ボリューム情報５０１、ディレクトリ情報５０２、アプリケーション実行ファイル（本発明に係る制御プログラム）５０３、印刷管理システム関連のデータファイル５０４が記録されている。

図６は、本発明に係る制御プログラム及び関連データがコンピュータにロードされることを示す図である。図６に示すごとく、フロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）６００に記録された制御プログラムおよび関連データは、ＦＤドライブ（ＤＫＣ）６０１を介して、コンピュータシステム６０２にロードされる。フロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）６００がＦＤドライブ（ＤＫＣ）６０１にセットされると、オペレーティングシステム４０２および基本Ｉ／Ｏプログラム４０１の制御のもとに、制御プログラムおよび関連データがフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）６０から読み出され、ＲＡＭ２０３にロードされて使用可能となる。

まず、制限に達するといきなり使用できなくなるのを防ぎ、利用実績に対する現状の使用量に応じて、制限及び通知を行なう印刷管理システムを説明する。図１２は、本発明に係る印刷管理システムの機能構成を示す図である。

ここで、クライアントコンピュータ１６０は、文書や画像などを編集し、印刷要求を出すユーザアプリケーション１２０１と、そのユーザアプリケーション１２０１からの印刷要求を受け付けてプリンタ装置１２０に印刷情報を出力する印刷機能提供部１２０３とを備えている。本システムでは、印刷情報取得部１２０２は、印刷機能提供部１２０３がユーザアプリケーション１２０１からの印刷要求を受け取る前に、その印刷要求に関する印刷情報を取得する。

上記印刷情報とは、印刷枚数、ページ数、印刷するサイズ、使用する用紙のタイプ、印刷要求を発行したユーザ情報、カラー印刷情報等である。

また、利用通知制限部１２０４は、印刷時にユーザの利用実績と利用条件に基づいて通知を行ったり、指定された印刷命令を中止したりする。上記通知とは、クライアントコンピュータの画面に表示してもいいし、ログファイルのようなものでもよく、メールのように間接的に通知することもある。使用者が複数の通知方法の中から選択するための機能をもクライアントコンピュータ１６０は有する。

サーバコンピュータ２は、利用者情報１２１７、機器情報１２１８、印刷履歴情報１２２０、通知制限情報１２１９を記憶するための記憶装置１２１６を備えている。また、それぞれの情報を管理するための利用者情報管理部１２１０、機器情報管理部１２１１、印刷履歴管理部１２１３、通知制限情報管理部１２１２を備える。管理者は、利用者管理部１２１０、機器情報管理部１２１１、通知制限情報管理部１２１２において、利用を管理するための情報を設定する。

上記利用者情報１２１７とは、機器を利用するユーザのコンピュータログイン名やネットワークログイン名が含まれ、機器を利用したユーザを特定する情報を提供する。上記機器情報１２１８とは、機器の印刷スピードやカラー情報、ネットワークアドレスなどである。上記通知制限情報１２１９とは、通知する条件としてのユーザの利用上限値に対する利用実績の割合や、デバイスの利用実績に対する上限値の割合である。これらはある一定の割合であったり、複数の割合値で通知を行い、また複数の割合値で制限をかけることができる。たとえば８０％で通知を行い１００％で印刷を中止するといったことである。

ユーザが、ユーザアプリケーション１２０１において印刷要求を出力すると、印刷情報取得部１２０２において、印刷情報を詳細に取得する。取得した印刷情報は、サーバコンピュータ１１０上の印刷履歴管理部１２１４へ送信される。サーバコンピュータ上の印刷履歴管理部１２１４は、受信した印刷情報を印刷履歴情報１２２０へと追加する。

また、印刷履歴管理部１２１４は、機器内に履歴情報１２３０をもつ機器１２０に対して、履歴情報を要求して、履歴情報を取得し、記憶装置１２１６に存在する印刷履歴情報１２２０へと追加する。この処理は、定期的に行うようにしてもよいし、機器内の履歴情報１２３０を格納している領域の容量が少なくなった時点で、機器側からおこなってもよい。

ユーザがユーザアプリケーション１２０１において印刷要求を出すと、利用通知制限部１２０４は印刷情報を印刷情報取得部１２０４から取得し、サーバコンピュータ１１０の通知制限管理部１２１３に、印刷が実行可能かどうか、使用者への通知が必要かどうかを問い合せる。制限をかける必要がある場合には、その印刷命令を中止する。また、通知する必要がある場合には、使用者への通知を行う。

サーバコンピュータ上の通知制限管理部１２１３は、記憶装置内の利用者情報１２１７や機器情報１２１８、通知制限情報１２１９や印刷履歴情報１２２０とから、通知の必要があるかを判断し、通知の必要がある場合には、当該ユーザのクライアントコンピュータ上の通知部１２０５に通知命令を発行する。上記通知部１２０５は、専用のメッセージ表示プログラムでもいいし、通知自体をメール機能を利用する場合には、メールプログラムで合っても良い。

図１３は、クライアントコンピュータ上の動作を示すフローチャートである。この処理では、制限に達するといきなり使用できなくなるのではなく、機器の利用に関するあらゆる情報を詳細に管理し、利用実績に対する現状の使用量に対する木目細かな通知や制限を行う。

まず、ステップＳ１３００では、印刷したい文書の印刷指定を行う。印刷指定とは、出力プリンタの指定、および出力範囲、出力部数等の指定のことである。印刷指定後、実際の印刷を実行させる。ステップＳ１３０１では、ステップＳ１３００での印刷指定内容に基づき、印刷要求があったかどうかを判定する。

ステップＳ１３０２では、適切な印刷管理を行うために、印刷情報、すなわち印刷枚数やユーザ情報を獲得する。ステップＳ１３０３において、上記ステップで取得した印刷情報をサーバコンピュータに送信する。サーバコンピュータでは、受信された印刷情報、記憶されている印刷履歴情報、ユーザ情報、機器情報、通知条件とに基づいて、ユーザへの通知が必要であるかどうか、もしくは印刷要求を制限すべきかどうかを判断する。そして、その判断結果をクライアントコンピュータに送信する。Ｓ１３０４では、クライアントコンピュータはこの情報を取得する。

ステップＳ１３０５において、この印刷要求が制限を越えていないかをチェックし、超えている場合には、ステップＳ１３０８に進み、制限超過をユーザに通知して印刷処理を終了する。制限を越えていない場合には、ステップＳ１３０６に進む。

ステップＳ１３０６において、この印刷要求に関して、ユーザに通知すべき情報があるかどうかを判断し、通知が必要な場合にはステップ１３０９に進んで、通知を行なう。通知が必要な場合とは、印刷要求が所定量を超えて制限に近づいてきた場合である。その後、ユーザが印刷処理をキャンセルしない場合には、ステップＳ１３０７に進み、印刷データを送信する。通知が必要ない場合には、ステップ１３０７にそのまま進み、印刷データを送信する。

上記により、制限に達するといきなり使用できなくなるのを防ぎ、利用実績に対する現状の使用量に応じて、制限及び通知を行なうことにより、ユーザの利便性を向上させている。

上記の例では、クライアントコンピュータが印刷データを送信する際に、印刷の可否をサーバコンピュータに問い合せていた。しかし、サーバコンピュータが動作していない場合には、印刷の可否の問合わせを行なうことができない。以下、印刷要求時にサーバコンピュータが動作していない場合でも、印刷管理が行なえる印刷管理システムを説明する。

図７は、本発明に係る印刷管理システムにおける複写機１２０、１３０、１４０の動作を示すフローチャートである。

ステップＳ７０１において、ユーザがユーザ操作入出力部３０８において部門ＩＤを入力することにより、複写機はユーザが入力した部門ＩＤを取得する。或いは、ホストコンピュータから印刷データを受信し、それに付加されていた部門ＩＤを取得する。

ステップＳ７０２において、取得された部門ＩＤに関連付けられた実績値をＨＤ３０４から取得する。ステップＳ７０３において、取得された部門ＩＤに関連付けられた上限値をＨＤ３０４から取得する。ステップＳ７０４において、実績値が上限値を超えているかどうか判別し、超えていればステップＳ７０５に進み、超えていなければステップＳ７０６に進む。

ステップＳ７０５においては、ユーザ操作入出力部３０８に「実績値が上限値を超えているため使用不可である」旨の通知を行い終了する。また、ホストコンピュータに「実績値が上限値を超えているため使用不可である」旨の通知を行い、ホストコンピュータはその通知を受け取り、その旨を表示画面に表示させる。

一方、ステップＳ７０６においては、ユーザの操作に従い、複写処理を行う。或いは、ホストコンピュータから受信した印刷データに基づいて印刷処理を行なう。ステップＳ７０７において、Ｓ７０６における機器の使用実績をジョブログとしてＨＤ３０４に記録する。

つぎに、ジョブログの例を図８に示す。図８は、ジョブログの例である。ジョブログは各ジョブごとに生成されて、ＨＤ３０４にためられていく。ジョブログは、ジョブ番号、部門ＩＤ、処理種別、用紙サイズ、用紙枚数、用紙面数、用紙タイプ（普通紙、光沢紙、ＯＨＰ用紙、など）、使用量、処理済フラグを記録している。使用量は、用紙枚数、あるいは、用紙面数（紙の表裏それぞれで１カウントする）などであり、用紙サイズや用紙タイプによって係数を変えることも可能である。例えば、Ａ４用紙で１としたときＡ３用紙で２としたり、普通紙で１としたとき光沢紙で２としたりすることもできる。処理種別は、複写処理の場合には複写、印刷処理の場合にはプリントと記録される。

図９は、サーバコンピュータ１１０の処理を示すフローチャートである。この処理は一定の間隔で定期的に行われる。

ステップＳ９０１において、ネットワーク内のすべての複写機を列挙し、ＲＡＭに記録する。列挙の方法は、ネットワークの管理者によってあらかじめ登録されていた複写機を列挙してもよいし、メッセージをネットワーク上にブロードキャストし、そのメッセージに対する返答を複写機から受信し、返答を送ってきた複写機を列挙しても良い。以下、ＲＡＭに記録された（列挙された）すべての複写機について順次、処理を行う。

ステップＳ９０２において、すべての複写機の走査を終了したか判別し、終了していれば処理を終える。終了していなければ、ステップＳ９０３に進む。ステップＳ９０３において、ある複写機のジョブログから、処理済のジョブのなかで最も新しいジョブのジョブ番号を取得する。ここではそれをＭとする。処理済か否かは、各ジョブのジョブログの処理済フラグ（図８）を参照することで判別することができる。

ステップＳ９０４において、その複写機のジョブログの中で最新のジョブのジョブ番号を取得する。ここではそれをＮとする。ステップＳ９０５において、複写機から、Ｍ＋１番からＮ番までのジョブログを取得する。

ステップＳ９０６において、取得したジョブログの使用量の総和を求める。ステップＳ９０７において、複写機の実績値を複写機から取得し、Ｓ９０６の総和を複写機の実績値に加える。ステップＳ９０８において、複写機の実績値を、Ｓ９０７で算出された実績値に更新する。

なお、複写機の実績値は、印刷枚数や印刷回数であってよい。また、ホストコンピュータからの印刷ジョブの処理による印刷枚数や印刷回数であってよい。更に、複写機での複写による印刷枚数と印刷ジョブの処理による印刷枚数を合計したものや、複写機での複写による印刷回数と印刷ジョブの処理による印刷回数を合計したものであってよい。

以上説明したように、ネットワークに接続されたサーバコンピュータが、印刷機器内のジョブログを定期的に取得し、ネットワークに接続された複数の印刷機器の実績値を更新することで、サーバコンピュータが実績値を保持することが無く、ネットワーク上の複数の印刷機器の使用管理を行うことが可能である。またサーバコンピュータが動作していない場合でも、ユーザは印刷機器を使用することが可能となる。

上記では、印刷機器が実績値と上限値を保持していたが、本発明は、印刷機器が実績値と上限値を保持しない場合でも有効である。

図１０は、第２の印刷管理システム全体の基本的な構成を示す図である。１０１０はサーバコンピュータであり、ネットワークに接続されたクライアントコンピュータと通信し、様々な処理を行う。１０６０、１０７０、１０８０は、クライアントコンピュータである。１０２０は印刷装置であり、１１０２、１１０３、１１０４から投入される印刷データを受信し、印刷を行う。

クライアントコンピュータ１０６０、１０７０、１０８０では、本発明に係る制御プログラムが動作しており、上記の複写機と同様に実績値と上限値を保持している。また、印刷装置１０２０に印刷データを送信するときに、制御プログラムが、その印刷データを解析することにより、図８と同様なジョブログを作成する。そして、クライアントコンピュータが、上記の複写機と同様な処理を行なう。

すなわち、クライアントコンピュータは、印刷データを送信する前に実績値と上限値を比較し、実績値が上限値が超えていないときだけ、印刷データの送信を可能にし、越えているときには印刷データの送信を不可にする。また、印刷データを送信する際にはその詳細をジョブログとして記録する。サーバコンピュータは定期的に各クライアントコンピュータからジョブログを取得し、それにもとづいて各クライアントコンピュータの実績値を更新する。

このようにすることで、サーバコンピュータが実績値を保持すること無く、ネットワーク上の複数のクライアントコンピュータからの印刷機器の使用管理を行うことが可能である。またサーバコンピュータが動作していない場合でも、ユーザは処理を行うことが可能となる。

Claims (7)

1. 印刷量に基づいて印刷の制限に関する制御を行う印刷管理装置であって、
   印刷履歴を取得する取得手段と、
   取得された印刷履歴に基づいて、印刷量を導出する導出手段と、
   前記導出手段により導出された印刷量が第１量を超えている場合には、第１の通知を行い、前記導出手段により導出された印刷量が第２量を超えている場合には、第２の通知を行なう通知手段を有することを特徴とする印刷管理装置。
2. 前記第１の通知は印刷量が第２量に近づいていることを示し、前記第２の通知は印刷の制限を示すことを特徴とする請求項１に記載の印刷管理装置。
3. 前記通知手段は、通知を表示することを特徴とする請求項１または２に記載の印刷管理装置。
4. 印刷量に基づいて印刷の制限に関する制御を行う印刷管理装置における印刷管理方法であって、
   印刷履歴を取得する取得工程と、
   取得された印刷履歴に基づいて、印刷量を導出する導出工程と、
   前記導出工程により導出された印刷量が第１量を超えている場合には、第１の通知を行い、前記導出工程により導出された印刷量が第２量を超えている場合には、第２の通知を行なう通知工程を有することを特徴とする印刷管理方法。
5. 前記第１の通知は印刷量が第２量に近づいていることを示し、前記第２の通知は印刷の制限を示すことを特徴とする請求項４に記載の印刷管理方法。
6. 前記通知工程は、通知を表示することを特徴とする請求項４または５に記載の印刷管理方法。
7. 請求項４に記載の印刷管理方法をコンピュータにより実現するための制御プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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