JP2010160596A - 情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 更新頻度の増加に伴うメールの量の膨大化を防いで作業遅延や差分発生を抑制し、メール検索や状況把握に要する時間を短縮する。
【解決手段】 複数の企業内ネットワーク１０を備え、各企業内ネットワーク１０が、メールサーバ１１と、Ｗｅｂサーバ１２と、ユーザ端末１３とを有し、メールサーバ１１が、Ｗｅｂサーバ１２と一又は二以上のユーザ端末１３とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワーク１０から送られてきたメールを受信し、このメールがグループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきたＷｅｂサーバ１２に対してメールを送信し、Ｗｅｂサーバ１２が、メールを蓄積する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、複数の企業内ネットワークを備えた情報管理システム、この情報管理システムを構成する企業内ネットワーク、この企業内ネットワークに備えられたメールサーバ、情報を管理する手順である情報管理方法、及び、この情報管理方法を実行するための情報管理プログラムに関し、特に、複数の企業内ネットワークの間で、アクションアイテムなどの情報を、メールの送受信によって共有する情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムに関する。

企業に構築された社内ＬＡＮ（Local Area Network）は、インタネットからの不正侵入を防止するため、ファイアウォールを備えることが多い。
ファイアウォールは、インタネットとローカルネットとを論理的に切り離し、直接アクセスできなくする。ただし、メールは、その必要性から、中継するように設定されるのが通常である。

ところで、複数の企業が共同してプロジェクトを遂行する場合、これら企業間では、アクションアイテムの管理や、問題処理票の管理などが行われる。これら種々の管理は、企業間で情報を共有する必要があるため、それら企業間で情報のやりとりが行われる。このやりとりは、ネットワークの構成上、メールで行われることが多い。

例えば、アクションアイテムに進捗があった場合、担当者は、その進捗を管理するテキストファイル又は表計算ファイルを更新し、これをメールに添付して、関係各社に送信する。
各企業の担当者は、送られてきたメールに添付されているファイルを開くことで、その進捗状況を把握できる。
このように、ファイアウォールにより外部からのアクセスが制限されたネットワーク環境下においても、メールを使って、企業間の情報の共有化が図られている。

この企業間の情報交換をメールによって行う技術については、種々の改良技術が提案されている。
例えば、協業生産を行う複数の連携企業間で双方向にデータ交換を行う企業間データ連携システムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
この技術は、自社の生産進捗情報、品質情報、営業情報などを一定周期で収集・検索し、所定の形式に変換してファイルにし、これを電子メールに添付して、連携企業に送信するものである。これにより、各連携企業間で、情報の共有を図ることができる。

また、他の技術としては、例えば、イントラネットにおいてＷＷＷサーバとリンクしたデータベースのデータが更新されると、その更新命令とデータを電子メールの形式に変換し、メールサーバを介して、他のイントラネットに送信する技術がある（例えば、特許文献２参照。）。
この技術によれば、更新されたデータがメールにより他の企業へ送信されることから、各企業間で情報の共有を図ることができる。

さらに、他の技術としては、例えば、コールセンタシステムと作業拠点システムとをインタネットで接続し、これら各間のデータ通信を電子メールで行う技術がある（例えば、特許文献３参照。）。
これによれば、コールセンタと作業拠点との間で、メールによる情報のやりとりが行われることから、それらコールセンタと作業拠点との間で情報の共有を図ることができる。

国際公開ＷＯ２００４／０６３９５７公報 特開２０００−１４８６１１号公報 特開２００１−３３１５９６号公報

しかしながら、上述した特許文献１〜３に記載の技術においては、次のような問題があった。
例えば、各企業で情報の更新頻度が多くなったり、多数の人が関わったりしてくると、メールの量が膨大になる。このため、メールの見落としによる作業進捗の遅れが生じたり、差分が発生したりすることが考えられた。
また、メールの検索や状況の把握に時間と手間がかかってしまうなどの問題が生じていた。

本発明は、上記の事情にかんがみなされたものであり、更新頻度が高くなってもメールの量が膨大になることを防ぐとともに、作業遅延や差分発生を抑制し、かつ、メールの検索や状況の把握に要する時間や手間を縮小可能とする情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムの提供を目的とする。

この目的を達成するため、本発明の情報管理システムは、複数の企業内ネットワークを備え、各企業内ネットワークが、メールサーバと、Ｗｅｂサーバ（World Wide Web Server）と、ユーザ端末とを有し、メールサーバが、Ｗｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信し、このメールがグループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきたＷｅｂサーバに対してメールを送信し、Ｗｅｂサーバが、メールを蓄積する構成としてある。

また、本発明の企業内ネットワークは、メールサーバと、Ｗｅｂサーバと、ユーザ端末とを備え、メールサーバが、Ｗｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信し、このメールがグループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきたＷｅｂサーバに対してメールを送信し、Ｗｅｂサーバが、メールを蓄積する構成としてある。

また、本発明のメールサーバは、Ｗｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信し、このメールがグループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきたＷｅｂサーバに対してメールを送信して、Ｗｅｂサーバにメールを蓄積させる構成としてある。

また、本発明の情報管理方法は、一の企業内ネットワークに接続されたＷｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録する処理と、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信する処理と、メールがグループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきたＷｅｂサーバに対してメールを送信する処理とを有した方法としてある。

また、本発明の情報管理プログラムは、一の企業内ネットワークに接続されたＷｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録する処理と、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信する処理と、メールがグループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきたＷｅｂサーバに対してメールを送信する処理とを情報管理システムに実行させる構成としてある。

本発明の情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムによれば、更新頻度が高くなってもメールの量が膨大になることを防ぐことができる。
また、メールの見落としによる作業遅延や差分発生を抑制できる。
さらに、メールの検索や状況の把握に要する時間を短縮でき、その手間を少なくできる。

本発明の実施形態における情報管理システムの構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態における企業内ネットワークの構成を示すブロック図である。 Ｗｅｂサーバの構成を示すブロック図である。 ユーザ端末の構成を示すブロック図である。 メールのフォーマットの例を示す図である。 アクションアイテムの新規時に作成されるメールの例を示す図である。 アクションアイテムの完了時に作成されるメールの例を示す図である。 サマリ画面の構成例を示す図である。 詳細表示画面の構成例を示す図である。 検索画面の構成例を示す図である。 検索結果を表示する画面の構成例を示す図である。 本発明の実施形態における情報管理方法のうち、メールの送受信の動作手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形態における情報管理方法のうち、サマリ画面から詳細表示画面を表示する動作手順を示すフローチャートである。

以下、本発明に係る情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムの好ましい実施形態について、図面を参照して説明する。
なお、以下の実施形態における情報管理システム、イントラネット（企業内ネットワーク）、メールサーバ、Ｗｅｂサーバ、ユーザ端末、ファイアウォールは、情報管理プログラムに制御されたコンピュータにより構成することができる。
情報管理プログラムは、コンピュータの制御手段（ＣＰＵ（Central Processing Unit）など）に読み込まれることにより、コンピュータの構成各部に指令を送り、以下の実施形態に示す各種処理を実行する。
これによって、情報管理システム等が備えた各種機能は、ソフトウエアである情報管理プログラムとハードウエア資源であるコンピュータ（情報管理システム、イントラネット（企業内ネットワーク）、メールサーバ、Ｗｅｂサーバ、ユーザ端末、ファイアウォール）の各構成手段とが協働することにより実現される。

また、情報管理プログラムは、例えば、記録媒体により提供される。記録媒体としては、たとえば、磁気ディスク，光ディスク，半導体メモリ，その他コンピュータで読み取り可能な任意の手段を使用することができる。
さらに、記録媒体に記録されたプログラムは、記録媒体を直接コンピュータに装着して当該コンピュータに読み込ませることができ、また、通信回線を介してコンピュータに読み込ませるようにしても良い。

（Ｉ）情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ
まず、本発明の情報管理システム、企業内ネットワーク及びメールサーバの実施形態について、図１、図２を参照して説明する。
図１は、本実施形態の情報管理システムの構成を示すブロック図である。図２は、情報管理システムを構成するイントラネット（企業内ネットワーク）の構成を示すブロック図である。

図１に示すように、情報管理システム１は、各企業ごとにイントラネット１０（１０Ａ〜１０ｎ）が構築されるとともに、これらがインタネット２０で接続されている。
イントラネット（企業内ネットワーク）１０は、図２に示すように、メールサーバ１１（１１Ａ〜１１ｎ）と、Ｗｅｂサーバ１２（１２Ａ〜１２ｎ）と、ユーザ端末１３（１３Ａ１〜１３ｎｍ）と、ファイアウォール１４（１４Ａ〜１４ｎ）を有して構成されている。

メールサーバ１１は、プログラム制御により動作するコンピュータであって、インタネット２０を介して他のイントラネット１０から送られてきたメールを受信する。
メール送受信は、メーリングリスト（ＭＬ：Mailing List）を使用する。ＭＬのメンバは、社員とＷｅｂサーバ１２である。

例えば、各社のＭＬアドレスとＭＬメンバは、下記のようにすることができる。
Ａ社 ＭＬアドレス：ai@ml.aaa.co.jp
ＭＬメンバ：Ａ社員、Ａ社Ｗｅｂサーバ
Ｂ社 ＭＬアドレス：ai@ml.bbb.co.jp
ＭＬメンバ：Ｂ社員、Ｂ社Ｗｅｂサーバ

このように、各企業において、ＭＬによりグループが形成される。
ＭＬメンバのアドレスと、グループのアドレスは、メールサーバ１１の記憶手段（図示せず）に登録される。

また、メールサーバ１１は、ＭＬ宛に送られてきたメールを蓄積する。そして、メールサーバ１１は、Ｗｅｂサーバ１２又はユーザ端末１３からアクセスがあると、蓄積したメールの中から、アクセスしてきたＷｅｂサーバ１２又はユーザ端末１３を宛先とするメールを検索する。検索の結果、Ｗｅｂサーバ１２又はユーザ端末１３を宛先とするメールが見つかると、そのメールを、アクセスしてきたＷｅｂサーバ１２又はユーザ端末１３へ送る。

さらに、メールサーバ１１は、ユーザ端末１３から送られてきたメールを、その宛先へ送信する。その宛先に、他のイントラネット１０のＭＬのアドレスが含まれているときは、その宛先である他のイントラネット１０へ送信する。また、その宛先に、自身のイントラネット１０内のＭＬのアドレスが含まれているときは、そのメールをメールサーバ１１自身が蓄積する。

Ｗｅｂサーバ１２は、プログラム制御により動作するコンピュータであって、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）に則り、ユーザ端末１３（クライアントソフトウエア）のＷｅｂブラウザに対して、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）やオブジェクト（画像など）の表示を提供するサービスプログラム、及び、そのサービスが動作するサーバコンピュータである。
Ｗｅｂサーバ１２自体は、メール受信機能を有しない。このため、Ｗｅｂサーバ１２は、メールソフトやスクリプトなどを用いて定期的にメールサーバ１１にアクセスし、メールを受け取る。そして、Ｗｅｂサーバ１２は、受け取ったメールを蓄積する。

Ｗｅｂサーバ１２は、図３に示すように、通信手段１２−１と、データベース１２−２と、メール解析部１２−３と、データベース更新スクリプト１２−４と、データベース登録・更新部１２−５と、ＣＧＩアプリケーション１２−６とを有している。
通信手段１２−１は、メールソフトやスクリプトを用いて定期的にメールサーバ１１にアクセスし、メールを受け取る。受け取ったメールは、メール解析部１２−３に送られる。
データベース１２−２は、メールを蓄積する。また、データベース１２−２は、メールの記載内容をＩＤ単位で管理する。

メール解析部１２−３は、データベース更新スクリプト１２−４を起動させて、メールを解析する。
メールの解析は、受け取ったメールのフォーマットと、予め規定されたフォーマット（図５参照）とを比較し、これらが一致しているか否かを判断することで行う。より具体的には、受け取ったメールの本文の各項目と予め規定されたメールフォーマットを構成する各項目とを比較し、これらが一致しているか否かを判断する。
この判断の結果は、データベース登録・更新部１２−５へ送られる。

データベース登録・更新部１２−５は、メール解析部１２−３での判断の結果にもとづいて、メールの記載内容をデータベース１２−２に登録する。
例えば、メール解析部１２−３での判断の結果、受け取られたメールのフォーマットが予め規定されたフォーマットと一致しているときは、メールの記載内容をＣＧＩアプリケーション１２−６がアクセス可能なデータに変換して、データベース１２−２に登録する。一方、一致していないときは、データベース１２−２への登録更新を意図しないメールとみなして破棄する。

また、データベース登録・更新部１２−５は、メールの記載内容をデータベース１２−２に登録する場合、そのメールからＩＤを抽出し、このＩＤがデータベース１２−２に既に登録されているか否かを判断する。
判断の結果、そのＩＤがデータベース１２−２に既に登録されているときは、このＩＤに関連付けられたデータ内容を更新し、更新前のデータは、履歴として関連付けしておく。一方、そのＩＤがデータベース１２−２に登録されていないときは、新規のＩＤとして登録する。

ユーザ端末１３は、プログラム制御により動作するコンピュータであって、各企業の社員などにより使用される端末である。
このユーザ端末１３は、図４に示すように、記憶手段１３−１と、通信手段１３−２と、表示手段１３−３と、入力手段１３−４と、制御手段１３−５とを有している。
記憶手段１３−１は、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などで構成することができ、所定のデータや、ユーザ端末１３の有する各種機能を実行するためのプログラム（例えば、情報管理プログラムなど）を記憶する。
また、記憶手段１３−１は、メールの記載内容を記憶する。

通信手段１３−２は、メールサーバ１１との間でメールを送受信する。また、通信手段１３−２は、Ｗｅｂサーバ１２からメール，添付ファイル，ＣＳＶなどをダウンロードする。
表示手段１３−３は、サマリ画面（図８参照）、詳細表示画面（図９参照）、検索画面（図１０参照）、検索結果画面（図１１参照）などを表示する。

入力手段１３−４は、キーボードやマウスなどのユーザインタフェースで構成されており、社員により操作可能となっている。社員は、入力手段１３−４を操作することにより、表示手段１３−３にサマリ画面、詳細表示画面、検索画面を表示させることができる。また、社員は、入力手段１３−４を操作して、サマリ画面、詳細表示画面、検索画面の中の所定の位置を指示することで、Ｗｅｂブラウザを用いてＷｅｂサーバ１２へアクセスし、必要な情報を迅速かつ柔軟に入手することができる。
制御手段１３−５は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）により構成することができ、記憶手段１３−１に記憶されているプログラムを読み込んで実行することにより、ユーザ端末１３の構成各部に指令を送り、又は自ら動作して、ユーザ端末１３の有する各種機能を実行・制御する。

ファイアウォール１４は、インタネット２０からの不正侵入を防止するために、イントラネット１０の入口に設置されている。
このファイアウォール１４は、インタネット２０とイントラネット１０とを論理的に切り離し、直接アクセスできなくする。ただし、メールは、中継するように設定されている。

次に、企業間でやりとりされるメールについて、図５を参照して説明する。
同図は、メールのフォーマットの例を示す図である。
企業間でやりとりされるメールは、そのフォーマットが、運用前に予め規定されている。

図５に示すように、メールのフォーマットは、「表題」と、「項目」とを有して構成される。
「表題」は、例えば、「プロジェクトＡＩ管理」などのように、メールの内容を表すものである。
「項目」は、同図に示す例では、「登録者入力項目」と、「登録者・更新者入力項目」がある。
「登録者入力項目」には、例えば、「ＩＤ」、「題名」、「登録日」、「登録者名」、「登録者ＴＥＬ」（登録者の電話番号）、「登録者e-mail」などがある。
「登録者・更新者入力項目」には、例えば、「状態」、「完了予定日」、「完了日」、「緊急性」、「重要性」、「関連メンバ」、「記事」、「担当者e-mail」、「備考」などがある。

これらのうち、「状態」は、そのアクションアイテムの進捗状況を示す項目である。この「状態」には、さらに、「新規」、「着手中」、「完了」などの項目がある。登録者又は更新者は、それら「新規」等の項目の中から、アクションアイテムの進捗状況に応じた項目を選択し、対応するチェックボックスにマーキングする。

「緊急性」は、アクションアイテムに着手すべき日に応じて、緊急の度合いを示す項目である。この「緊急性」には、「高」、「中」、「低」などの項目がある。これらのうち、「高」は、例えば、３日以内に着手しなければならないことを示す。「中」は、２週間以内に着手しなければならないことを示す。「低」は、３週間以上経過した後に着手してもよいことを示す。

「重要性」は、アクションアイテムに着手する必要性の程度を示す項目である。この「重要性」には、「高」、「中」、「低」などの項目がある。これらのうち、「高」は、着手する必要性が非常に高いことを示す。「中」は、可能であれば着手した方が良いことを示す。「低」は、ゆとりがあるときに着手すればよいことを示す。

次に、アクションアイテムが新規の時のメールの記入について、図６を参照して説明する。
同図は、アクションアイテムが新規の時に作成されたメールのイメージを示す図である。
具体的には、同図の例は、Ａ社の社員からＢ社の社員へ、企業間を跨いで送信された作業依頼である。なお、この例は、例えば、同一社内の社員同士のアクションアイテム管理にも利用できる。

同図において、メールヘッダには、タイトルである「Subject」と、送信先である「To」と、送信元である「From」が表示される。なお、送信先は、同図においては、Ａ社ＭＬとＢ社ＭＬの両方となっている。
メール本文には、送信元の担当者が記入した文章が表示される。同図においては、「To.B社 佐藤殿」、「A社 ○○部 山田です。・・・ご対応お願いします。」の部分が相当する。

また、各項目には、所定事項が記入される。
ここで、「ＩＤ」には、「A-B-Project-001」が記入されている。このうち、「001」の部分は、通し番号である。これは、複数ある「A-B-Project」のそれぞれに連番を付して、各プロジェクトを区別したものである。この「ＩＤ」は、メールヘッダの「Subject」にも表示される。
「題名」には、「2008年度下期計画書作成」が記入されている。この「題名」は、メールヘッダの「Subject」にも表示される。

「登録日」、「登録者名」、「登録者TEL」は、登録者により記入される。
「登録者e-mail」及び「担当者e-mail」は、メールアドレスを記入することができる。これは、氏名を記入したときに、同姓同名などで人物が重複して、登録者を特定できなくなることを回避するために、ユニークであるメールアドレスを用いるものである。
なお、「登録者e-mail」及び「担当者e-mail」は、サマリを表示する場合（図８参照）や、検索を行う場合（図１０参照）に、登録者や担当者を識別するために使用される。

「状態」の項目には、「新規」のチェックボックスが選択される。
「緊急性」は、「高」、「中」、「低」の選択肢のうちの一つが選択され、対応するチェックボックスがマーキングされる。
「重要性」は、「高」、「中」、「低」の選択肢のうちの一つが選択され、対応するチェックボックスがマーキングされる。
「記事」は、登録者により記入されたコメントを表示する。

ユーザは、アクションアイテムが新規に発生すると、ユーザ端末１３の入力手段１３−４を操作して、図５に示すフォーマットを表示手段１３−３に表示させる。次いで、ユーザは、そのフォーマットにしたがって所定事項を入力する。この入力の例を図６に示す。
ユーザは、所定事項の入力とともに、メールの宛先を入力する。同図に示す例では、宛先は、Ａ社ＭＬ（ai@ml.aaa.co.jp）とＢ社ＭＬ（ai@ml.bbb.co.jp）となっている。
すべての所定事項の入力が終わると、ユーザは、作成したメールを、その入力した宛先に送信する。

次に、アクションアイテムが完了の時のメールの記入について、図７を参照して説明する。
同図は、アクションアイテムが完了の時に作成されたメールのイメージを示す図である。
アクションアイテムが完了したとき、メールには、同図に示す内容が記入される。
記入の内容としては、例えば、「状態」の項目において、「完了」のチェックボックスが選択される。
また、「完了日」の項目において、完了の日付けが記入される。

さらに、「記事」の項目において、当該プロジェクトに関する担当者からのコメントが記入される。同図においては、添付ファイルとして「下期計画書」が添付されていることから、「計画書を送付します。」とのコメントが記入されている。
また、添付ファイルがあるときは、そのファイルが添付される。図７においては、「下期計画書.xls」が添付されている。
この完了時のメールは、宛先として入力されたアドレス（図７においては、Ａ社ＭＬとＢ社ＭＬの両方）に送信される。

次に、Ｗｅｂブラウザを用いて表示されたサマリ画面のイメージについて、図８を参照して説明する。
同図は、ユーザ端末１３の表示手段１３−３に表示されたサマリ画面の一例を示す図である。
サマリ（Summary：要約）画面は、アクションアイテムを、担当者毎、状態毎に分けて表示したものである。また、担当者別の件数や、状態別の件数も表示される。これにより、ユーザは、アクションアイテムごとに、進捗状況を容易に把握できる。

このサマリ画面には、［一覧のＣＳＶをダウンロードする］が選択可能に表示されている。この［一覧のＣＳＶをダウンロードする］は、アクションアイテムに関連するメールの記載内容を一覧のＣＳＶとしてＷｅｂサーバ１２からダウンロードするように指示するための表示（一覧ＣＳＶダウンロード選択ボタン）である。
ＣＳＶ（Comma Separated Values）とは、データをカンマ（，）で区切って並べたファイル形式をいう。

ユーザが入力手段１３−４を操作して、［一覧のＣＳＶをダウンロードする］をクリック（選択）すると、通信手段１３−２がＷｅｂサーバ１２へＣＳＶ送信命令（ダウンロード命令）を送る。Ｗｅｂサーバ１２のＣＧＩアプリケーション１２−６は、アクションアイテムの一覧をＣＳＶ形式に変換する。そして、ユーザ端末１３は、ＣＳＶファイルのダウンロードを開始する。このＣＳＶファイルは、エクセルなどで一覧の編集、印刷などを行うことができる。
また、サマリ画面に表示されたＩＤをクリックすると、そのＩＤに関する詳細表示画面が表示される（図９参照）。

次に、Ｗｅｂブラウザを用いて表示された詳細表示画面のイメージについて、図９を参照して説明する。
同図は、詳細表示画面の一例を示す図である。
詳細表示画面は、一つのアクションアイテムについて、その内容を表示するものである。
この詳細表示画面は、メールの内容の他に、「ＩＤ」、「題名」、「履歴」などを表示することができる。

「履歴」は、対象とするアクションアイテムについて、「新規」、「着手中」、「完了」の各時点における日付、送信者、添付ファイルなどを一覧表示したものである。
この「履歴」において、「日付」をクリックすると、「current」の欄のうち、その「日付」に対応する欄に「★」が移動して表示される。また、その「日付」のメール内容が表示される。
例えば、「新規」に対応する「日付」（2008/09/01 08:50）をクリックすると、「新規」のときのメールの内容が、その画面の下方に表示される。また、「完了」に対応する「日付」（2008/09/10 15:10）をクリックすると、「完了」のときのメールの内容が、その画面に表示される。これにより、過去のメールを検索する手間を省くことができる。

メールファイルの入手は、「E-Mail」の「■」をクリックすることにより行うことができる。「■」をクリックすると、メールファイルのダウンロードが開始される。このダウンロードされたメールファイルは、ユーザ端末１３の記憶手段１３−１に格納される。
また、添付ファイルの入手は、「添付ファイル」のファイル名をクリックすることにより行うことができる。ファイル名をクリックすると、該当する添付ファイルのダウンロードが開始され、ユーザ端末１３の記憶手段１３−１に格納される。

次に、Ｗｅｂブラウザを用いて表示された検索画面のイメージについて、図１０を参照して説明する。
同図は、検索画面の一例を示す図である。
検索画面は、検索キーを一覧表示する。
検索キーの項目としては、例えば、「状態」、「緊急性」、「重要性」、「登録者名」、「登録者e-mail」、「担当者e-mail」などがある。
検索キーには、例えば、「状態」についての「新規」、「着手中」、「完了」がある。また、「緊急性」についての「高」、「中」、「低」がある。さらに、「重要性」についての「高」、「中」、「低」がある。

また、「登録者名」、「登録者e-mail」、「担当者e-mail」についての検索キーは、Ｗｅｂサーバ１２のデータベース１２−２に登録されているものが表示される。これら検索キーは、ＣＧＩアプリケーション１２−６がデータベース１２−２から自動抽出する。これにより、Ｗｅｂサーバ１２側の設定やプログラム改造などの手間が不要となる。

さらに、検索画面には、「全文検索」を入力する欄が設けられている。
この「全文検索」の入力欄には、任意の語句（キーワード）を入力することができる。
例えば、入力欄に「計画書」を入力し、「検索実行」ボタンをクリックすると、ＣＧＩアプリケーション１２−６がデータベース１２−２から「計画書」が含まれる情報を検索して抽出する。この抽出された情報は、表示手段１３−３に表示される。
また、語句を複数指定する場合は、空白で区切って入力する。例えば、「計画書 2008年度」のように入力する。この場合、ＣＧＩアプリケーション１２−６は、「計画書」と「2008年度」の両方が含まれる情報を検索して抽出する。

次に、Ｗｅｂブラウザを用いて表示された検索結果画面のイメージについて、図１１を参照して説明する。
同図は、項目「登録者e-mail」、検索キー「yamada@aaa.co.jp」で検索した結果を示す画面である。
このように、例えば、yamada@aaa.co.jp本人が登録したアイテムの状況だけを知りたいとき、迅速かつ正確に抽出することができる。また、ＣＳＶ形式で出力して編集や印刷なども行えるため、アクションアイテム管理の手間を最小に抑えることができる。

この検索結果画面においては、サマリ画面と同様に、［一覧のＣＳＶをダウンロード］が選択可能に表示されている。
この［一覧のＣＳＶをダウンロード］をクリック（選択）すると、ＣＧＩアプリケーション１２−６がアクションアイテムの一覧をＣＳＶ形式に変換する。そして、ユーザ端末１３は、ＣＳＶファイルのダウンロードを開始する。このＣＳＶファイルは、エクセルなどで一覧の編集、印刷などを行うことができる。
また、検索結果画面に表示されたＩＤをクリックすると、そのＩＤに関する詳細表示画面が表示される（図９参照）。

なお、図１０に示す検索画面が表示手段１３−３に表示されているときに、全文検索が行われたときは、その結果が、図１１に示す検索結果として表示される。
例えば、「全文検索」の入力欄に、「計画書 2008年度」が入力されたときは、検索結果画面の「検索項目」には、「全文検索」が表示される。また、「検索キー」には、「計画書 2008年度」が表示される。さらに、「計画書」と「2008年度」が含まれる情報が、図１０の下欄に、該当する担当者及び状態の枠内で、そのアクションアイテムのタイトルが表示される。

（II）情報管理方法
次に、本実施形態の情報管理システムの動作（情報管理方法）について、図１２、図１３を参照して説明する。
図１２は、本実施形態の情報管理方法のうちメールを送受信する方法の動作手順を示すフローチャートである。図１３は、本実施形態の情報管理方法のうち、サマリ画面から詳細情報を表示する方法の動作手順を示すフローチャートである。

（II−１）メール送信方法
ここでは、Ａ社の社員が登録者となる場合について説明する。
Ａ社の社員は、イントラネット１０Ａのユーザ端末１３Ａにて、アクションアイテム「A-B-Project」の新規メールを作成する（図１２のステップ１０）。この新規メールは、図６に示すような内容で作成することができる。
ユーザ端末１３Ａは、この新規メールを宛先「ai@ml.aaa.co.jp」と「ai@ml.bbb.co.jp」に送信するために、その新規メールをメールサーバ１１Ａへ送信する（ステップ１１）。
メールサーバ１１Ａは、その新規メールを受信すると（ステップ１２）、その新規メールの宛先に「ai@ml.aaa.co.jp」が含まれていることから、これを保存する（ステップ１３）。
また、メールサーバ１１Ａは、その新規メールの宛先に「ai@ml.bbb.co.jp」が含まれていることから、その新規メールを、インタネット２０を介してイントラネット１０Ｂへ送信する（ステップ１４）。

イントラネット１０Ｂのメールサーバ１１Ｂは、その新規メールを受信し保存する（ステップ１５、ステップ１６）。
Ｗｅｂサーバ１２Ｂは、メールサーバ１１Ｂにアクセスする（ステップ１７）。
メールサーバ１１Ｂは、そのアクセスを受けて、メールを検索し、Ｗｅｂサーバ１２Ｂがメンバとなっているメーリングリストのアドレスを宛先とするメールを抽出すると、これをＷｅｂサーバ１２Ｂへ送信する（ステップ１８）。

Ｗｅｂサーバ１２Ｂの通信手段１２−１は、メールサーバ１１Ｂから送られてきたメールを受信する（ステップ１９）。
メール解析部１２−３は、そのメールの本文を解析する（ステップ２０）。
解析の結果、メールの本文のフォーマットが所定のフォーマット（図５に示すフォーマット）と一致するときは、データベース登録・更新部１２−５は、そのメールの記載内容をデータベース１２−２に登録し、このデータベース１２−２を更新する（ステップ２１）。
一方、メールの本文のフォーマットが所定のフォーマットと一致しないときは、データベース登録・更新部１２−５は、そのメールを破棄する。

また、イントラネット１０Ｂのユーザ端末１３Ｂの表示手段１３−３は、サマリ画面や検索画面などを表示する。ここで、社員による入力手段１３−４の操作により、アクションアイテムの一覧のＣＳＶファイルのダウンロードが指示されると、通信手段１３−２は、Ｗｅｂサーバ１２Ｂにアクセスする（ステップ２２）。
Ｗｅｂサーバ１２ＢのＣＧＩアプリケーション１２−６は、そのアクセスを受けて、アクションアイテムの一覧をＣＳＶ形式に変換し、このＣＳＶファイルをユーザ端末１３Ｂへ送信する（ステップ２３）。
ユーザ端末１３Ｂの通信手段１３−２は、Ｗｅｂサーバ１２Ｂから送られてきたＣＳＶファイルを受信し（ステップ２４）、表示手段１３−３は、そのＣＳＶファイルにもとづく詳細表示画面を表示する（ステップ２５）。

また、イントラネット１０Ａのメールサーバ１１Ａにおいては、そのメールの宛先に「ai@ml.aaa.co.jp」が含まれていることから、Ｗｅｂサーバ１２Ａからのアクセスを受けると（ステップ２６）、そのメールを抽出してＷｅｂサーバ１２Ａへ送信する（ステップ２７）。
Ｗｅｂサーバ１２Ａは、メールサーバ１１Ａから送られてきたメールを受信すると（ステップ２８）、このメールの本文を解析する（ステップ２９）。
解析の結果、メールの本文のフォーマットが所定のフォーマット（図５に示すフォーマット）と一致するときは、このメールの記載内容をデータベース１２−２に登録し、このデータベース１２−２を更新する（ステップ３０）。
一方、メールの本文のフォーマットが所定のフォーマットと一致しないときは、このメールを破棄する。

また、イントラネット１０Ａのユーザ端末１３Ａの表示手段１３−３は、サマリ画面や検索画面などを表示する。ここで、社員による入力手段１３−４の操作により、アクションアイテムの一覧のＣＳＶファイルのダウンロードが指示されると、通信手段１３−２は、Ｗｅｂサーバ１２Ａにアクセスする（ステップ３１）。
Ｗｅｂサーバ１２ＡのＣＧＩアプリケーション１２−６は、そのアクセスを受けて、アクションアイテムの一覧をＣＳＶ形式に変換し、このＣＳＶファイルをユーザ端末１３Ａへ送信する（ステップ３２）。
ユーザ端末１３Ｂの通信手段１３−２は、Ｗｅｂサーバ１２Ａから送られてきたＣＳＶファイルを受信し（ステップ３３）、表示手段１３−３は、そのＣＳＶファイルにもとづく詳細表示画面を表示する（ステップ３４）。

このメール送信方法は、着手中のメールを送信する場合や、完了のメールを送信する場合においても同様に行われる。
また、メールの作成及び送信については、ユーザ端末１３Ａにおける処理についてのみ説明したが、ユーザ端末１３Ｂにおける処理も同様に行うことができる。

（II−２）詳細情報表示方法
次に、アクションアイテムの詳細情報を表示する方法について、図１３を参照して説明する。
社員は、ユーザ端末１３の入力手段１３−４を操作して、表示手段１３−３にサマリを表示させる（ステップ４０）。
次いで、社員は、ユーザ端末１３の入力手段１３−４を操作して、サマリ画面の［一覧のＣＳＶをダウンロードする］を選択する（ダウンロードの選択、ステップ４１）。
通信手段１３−２は、ダウンロード命令をＷｅｂサーバ１２へ送信する（ステップ４２）。

Ｗｅｂサーバ１２の通信手段１２−１は、ダウンロード命令を受信すると（ステップ４３）、ＣＧＩアプリケーション１２−６は、アクションアイテムの一覧をＣＳＶ形式に変換する（ＣＧＩアクションアイテムの一覧をＣＳＶ化、ステップ４４）。
そして、通信手段１２−１は、そのＣＳＶ形式に変換されたアクションアイテムの一覧（ＣＳＶファイル）をユーザ端末１３へ送信する（ステップ４５）。これにより、ユーザ端末１３の通信手段１３−２は、ＣＳＶファイルをダウンロードする（ステップ４６）。
このダウンロードされたＣＳＶファイルの内容が、詳細画面として表示手段１３−３に表示される（ステップ４７）。

以上説明したように、本実施形態の情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムによれば、ファイアウォールにより外部からのアクセスが制限されたネットワーク環境下で、各企業内ネットワークが、メールサーバと、Ｗｅｂサーバと、ユーザ端末とを備えている場合に、Ｗｅｂサーバとユーザ端末がメーリングリストによりグループ化されていることから、企業内ネットワークで着信するメールが、一通に集約される。つまり、メールの宛先が、相手先企業のユーザ端末のそれぞれのアドレスではなく、メーリングリストのアドレスとなることから、送信されるメールの数が、ユーザ端末の数ではなく、企業内ネットワークに対して一通となる。これにより、アクションアイテムの更新頻度が高くなっても、ユーザ端末の台数に比例してメールの量が膨大になるといった状況を防ぐことができる。
また、メールの量が膨大にならないことから、メールの見落としによる作業遅延や差分の発生を防ぐことができる。さらに、メールの量を抑制できることから、メールの検索や状況の把握に要する時間を短縮でき、その手間を少なくできる。

また、メーリングリストにはＷｅｂサーバのアドレスも登録されるため、メールサーバで受信されたメールを、Ｗｅｂサーバで一元管理することができる。これにより、ユーザは、ユーザ端末にて任意にＷｅｂサーバにアクセスして、メールの内容をいつでも閲覧できる。

さらに、イントラネットにはファイアウォールが設置されることから、ＤＭＺ（Demilitarized Zone）やＶＰＮ（Virtual Private Network）などの構築コストをかけずに、そのセキュリティを維持できる。
ＤＭＺとは、ユーザ端末などが設置されたＬＡＮとは別に、インタネットからの接続を受け付けるサーバなどを設置する専用のネットワークセグメントをいう。
一方、ＶＰＮとは、インタネットや通信事業者が有する公衆ネットワークを使って、拠点間を仮想的に接続する技術をいう。
これらＤＭＺやＶＰＮといった技術は、構築コストが高い。一方、本発明は、ファイアウォールにより外部からのアクセスが制限された環境下で、メールにより企業間の情報の共有を可能としていることから、一般的なメールサーバやＷｅｂサーバを使用しつつ、セキュリティを維持できる。

また、メールの本文の項目を一定にし、この項目にしたがって、メールの記載内容を保存・管理する構成としたことから、ＣＧＩアプリケーションを使用して、その記載内容の閲覧及び検索を容易に行うことができる。これにより、必要な情報を容易に閲覧できる柔軟なデータベースを構築でき、情報管理作業の効率を高めることができる。

以上、本発明の情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムの好ましい実施形態について説明したが、本発明に係る情報管理システム、企業内ネットワーク、メールサーバ、情報管理方法及び情報管理プログラムは上述した実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の範囲で種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
例えば、上述した実施形態では、イントラネットを二つ備えた構成を示したが、このイントラネットは二つに限るものではなく、任意の数だけ備えることができる。
また、メール管理の例としてアクションアイテムを挙げたが、これに限るものではなく、企業間でメールによる情報共有を図る種々の企画や事業に適用できる。

本発明は、企業内ネットワーク間で送受信されるメールの管理に関する発明であるため、メールを送受信する装置や機器に利用可能である。

１ 情報管理システム
１０ イントラネット（企業内ネットワーク）
１１ メールサーバ
１２ Ｗｅｂサーバ
１２−２ データベース
１２−３ メール解析部
１２−４ データベース更新スクリプト
１２−５ データベース登録・更新部
１２−６ ＣＧＩアプリケーション
１３ ユーザ端末
１３−１ 記憶手段
１３−３ 表示手段
１３−４ 入力手段

Claims (14)

1. 複数の企業内ネットワークを備え、
   各前記企業内ネットワークが、メールサーバと、Ｗｅｂサーバと、ユーザ端末とを有し、
   前記メールサーバが、前記Ｗｅｂサーバと一又は二以上の前記ユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信し、このメールが前記グループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきた前記Ｗｅｂサーバに対して前記メールを送信し、
   前記Ｗｅｂサーバが、前記メールを蓄積する
   ことを特徴とする情報管理システム。
2. 前記グループが、メーリングリストにより形成されたグループである
   ことを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
3. 前記Ｗｅｂサーバが、前記メールの内容を登録するデータベースと、前記メールを解析する解析手段とを有し、
   前記解析手段が、前記メールの本文の書式にもとづいて記載内容を解析し、この記載内容を前記データベースに登録する
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報管理システム。
4. 前記メールの本文が、予め定められた複数の項目を有しており、
   前記解析手段が、前記複数の項目と、各項目に記載された内容とを抽出することで、前記メールの記載内容を解析し、この記載内容を、前記項目に関連付けて前記データベースに登録する
   ことを特徴とする請求項３記載の情報管理システム。
5. 前記ユーザ端末が、
   前記メールに関するサマリ又は検索画面を表示する表示手段と、
   前記サマリ又は検索画面の中の所定の位置を指示する入力手段と、
   前記所定の位置が指示されると、検索の条件を前記Ｗｅｂサーバへ送信する送信手段とを有し、
   前記Ｗｅｂサーバが、
   所定のアプリケーションを起動させて、前記検索の条件に適合した情報を前記データベースから検索する検索手段と、
   前記検索により抽出された情報を前記ユーザ端末へ送信する通信手段とを有した
   ことを特徴とする請求項３又は４記載の情報管理システム。
6. 前記企業内ネットワークが、ファイアウォールを備えた
   ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の情報管理システム。
7. メールサーバと、Ｗｅｂサーバと、ユーザ端末とを備え、
   前記メールサーバが、前記Ｗｅｂサーバと一又は二以上の前記ユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信し、このメールが前記グループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきた前記Ｗｅｂサーバに対して前記メールを送信し、
   前記Ｗｅｂサーバが、前記メールを蓄積する
   ことを特徴とする企業内ネットワーク。
8. 前記グループが、メーリングリストにより形成されたグループである
   ことを特徴とする請求項７記載の企業内ネットワーク。
9. Ｗｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録し、他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信し、このメールが前記グループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきた前記Ｗｅｂサーバに対して前記メールを送信して、前記Ｗｅｂサーバに前記メールを蓄積させる
   ことを特徴とするメールサーバ。
10. 前記グループが、メーリングリストにより形成されたグループである
    ことを特徴とする請求項９記載のメールサーバ。
11. 一の企業内ネットワークに接続されたＷｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録する処理と、
    他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信する処理と、
    前記メールが前記グループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきた前記Ｗｅｂサーバに対して前記メールを送信する処理とを有した
    ことを特徴とする情報管理方法。
12. 前記グループが、メーリングリストにより形成されたグループである
    ことを特徴とする請求項１１記載の情報管理方法。
13. 一の企業内ネットワークに接続されたＷｅｂサーバと一又は二以上のユーザ端末とを一つのグループとし、この一つのグループに与えられたアドレスを登録する処理と、
    他の企業内ネットワークから送られてきたメールを受信する処理と、
    前記メールが前記グループに与えられたアドレスを宛先としているときに、アクセスしてきた前記Ｗｅｂサーバに対して前記メールを送信する処理と
    を情報管理システムに実行させる
    ことを特徴とする情報管理プログラム。
14. 前記グループが、メーリングリストにより形成されたグループである
    ことを特徴とする請求項１３記載の情報管理プログラム。

Images