JP2002026962A - メンバ管理方法とメンバ管理システム - Google Patents
メンバ管理方法とメンバ管理システムInfo
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- JP2002026962A JP2002026962A JP2000211748A JP2000211748A JP2002026962A JP 2002026962 A JP2002026962 A JP 2002026962A JP 2000211748 A JP2000211748 A JP 2000211748A JP 2000211748 A JP2000211748 A JP 2000211748A JP 2002026962 A JP2002026962 A JP 2002026962A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 個人情報データベースとメールサーバとを連
携させ、一方を更新すれば、他方も自動的に更新される
ようにする。 【解決手段】 組織メンバの個人情報データベースと、
該データベースの任意の組織メンバでメーリングリスト
を運用して情報共有を行うメールサーバと、前記メール
サーバ上に登録される組織メンバのメールアドレスと、
前記組織メンバの個人情報データベースとを端末からの
操作によって連携させる管理システムにおいて、前記組
織メンバの一メンバのメールアドレスの更新があった場
合、前記端末中管理端末は前記個人情報データベースに
対してメールアドレスの変更を通知し、該通知に応じて
前記連携させる連携制御部が前記個人情報データベース
からのメールアドレスの更新情報を前記メールサーバ内
の前記一メンバが関与する複数の組織メンバのメーリン
グリストを更新する。
携させ、一方を更新すれば、他方も自動的に更新される
ようにする。 【解決手段】 組織メンバの個人情報データベースと、
該データベースの任意の組織メンバでメーリングリスト
を運用して情報共有を行うメールサーバと、前記メール
サーバ上に登録される組織メンバのメールアドレスと、
前記組織メンバの個人情報データベースとを端末からの
操作によって連携させる管理システムにおいて、前記組
織メンバの一メンバのメールアドレスの更新があった場
合、前記端末中管理端末は前記個人情報データベースに
対してメールアドレスの変更を通知し、該通知に応じて
前記連携させる連携制御部が前記個人情報データベース
からのメールアドレスの更新情報を前記メールサーバ内
の前記一メンバが関与する複数の組織メンバのメーリン
グリストを更新する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、メーリングリスト
とデータベースとを連携させたメンバ管理方法及びその
メンバ管理システムに関する。
とデータベースとを連携させたメンバ管理方法及びその
メンバ管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、メーリングリストで必要なメール
アドレスは、メールサーバ、メンバの個人情報はデータ
ベースと共に分散管理方式を採用して分散管理してお
り、データベースとメーリングリストとを相互に連携し
て管理する方式は採られていなかった。また、メンバ情
報を公開するためには、別途メンバ一覧表を作成する必
要があった。
アドレスは、メールサーバ、メンバの個人情報はデータ
ベースと共に分散管理方式を採用して分散管理してお
り、データベースとメーリングリストとを相互に連携し
て管理する方式は採られていなかった。また、メンバ情
報を公開するためには、別途メンバ一覧表を作成する必
要があった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】上記のように、データ
ベースとメーリングリストとを別管理としておくと、メ
ーリングリストのメンバのメールアドレスを変更する際
には、メールサーバと個人情報データベースの両方を書
き直す必要があった。
ベースとメーリングリストとを別管理としておくと、メ
ーリングリストのメンバのメールアドレスを変更する際
には、メールサーバと個人情報データベースの両方を書
き直す必要があった。
【０００４】また、メールサーバにあるメールアドレス
と個人情報データベース上の個人情報を相互に参照する
には、煩雑な作業を伴っていた。
と個人情報データベース上の個人情報を相互に参照する
には、煩雑な作業を伴っていた。
【０００５】さらに、常に最新のメンバ情報を公開する
ためには、メンバー一覧表の作成のための特別の工数を
必要としていた。
ためには、メンバー一覧表の作成のための特別の工数を
必要としていた。
【０００６】本発明は、上記のような問題点を解決する
ために、一に個人情報データベースとメールサーバとを
連携させ、一方を更新すれば、他方も自動的に更新さ
れ、メンバー表とその各員のメールサーバが直に更新さ
れていることを課題とする。
ために、一に個人情報データベースとメールサーバとを
連携させ、一方を更新すれば、他方も自動的に更新さ
れ、メンバー表とその各員のメールサーバが直に更新さ
れていることを課題とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】本発明は、上記課題を解
決するためになされたもので、組織メンバの個人情報デ
ータベースと、該データベースの任意の組織メンバでメ
ーリングリストを運用して情報共有を行うメールサーバ
と、前記メールサーバ上に登録される組織メンバのメー
ルアドレスと、前記組織メンバの所属・役職などの個人
情報データベースとを端末からの操作によって連携させ
て一元管理する管理システムのメンバ管理方法におい
て、前記組織メンバの一メンバのメールアドレスの更新
があった場合、前記端末中管理端末は前記個人情報デー
タベースに対してメールアドレスの変更を通知し、該通
知に応じて前記連携させる連携制御部が前記個人情報デ
ータベースからのメールアドレスの更新情報を前記メー
ルアドレス内の前記一メンバが関与する複数の組織メン
バのメーリングリストの全てに対して更新することを特
徴とする。
決するためになされたもので、組織メンバの個人情報デ
ータベースと、該データベースの任意の組織メンバでメ
ーリングリストを運用して情報共有を行うメールサーバ
と、前記メールサーバ上に登録される組織メンバのメー
ルアドレスと、前記組織メンバの所属・役職などの個人
情報データベースとを端末からの操作によって連携させ
て一元管理する管理システムのメンバ管理方法におい
て、前記組織メンバの一メンバのメールアドレスの更新
があった場合、前記端末中管理端末は前記個人情報デー
タベースに対してメールアドレスの変更を通知し、該通
知に応じて前記連携させる連携制御部が前記個人情報デ
ータベースからのメールアドレスの更新情報を前記メー
ルアドレス内の前記一メンバが関与する複数の組織メン
バのメーリングリストの全てに対して更新することを特
徴とする。
【０００８】また、本発明は、各種委員会メンバの管理
を行うメンバ管理システムにおいて、前記各種委員会メ
ンバの個人情報データベースと、該データベースの任意
の委員会メンバでメーリングリストを運用して情報共有
を行うメールサーバと、前記メールサーバ上に登録され
る前記委員会メンバのメールアドレスと前記委員会メン
バの所属・役職を格納した前記個人情報データベースと
を端末からの操作によって連携させる連携制御部とを備
え、前記委員会メンバの一メンバのメールアドレスの更
新があった場合、前記端末中管理端末は前記個人情報デ
ータベースに対してメールアドレスの変更を通知し、該
通知に応じて前記連携制御部が前記個人情報データベー
スからのメールアドレスの更新情報を前記メールアドレ
ス内の前記一メンバが関与する複数の委員会メンバのメ
ーリングリストの全てに対して更新することを特徴とす
る。
を行うメンバ管理システムにおいて、前記各種委員会メ
ンバの個人情報データベースと、該データベースの任意
の委員会メンバでメーリングリストを運用して情報共有
を行うメールサーバと、前記メールサーバ上に登録され
る前記委員会メンバのメールアドレスと前記委員会メン
バの所属・役職を格納した前記個人情報データベースと
を端末からの操作によって連携させる連携制御部とを備
え、前記委員会メンバの一メンバのメールアドレスの更
新があった場合、前記端末中管理端末は前記個人情報デ
ータベースに対してメールアドレスの変更を通知し、該
通知に応じて前記連携制御部が前記個人情報データベー
スからのメールアドレスの更新情報を前記メールアドレ
ス内の前記一メンバが関与する複数の委員会メンバのメ
ーリングリストの全てに対して更新することを特徴とす
る。
【０００９】
【発明の実施の形態】本発明の実施形態について、図面
を参照しつつ詳細に説明する。
を参照しつつ詳細に説明する。
【００１０】［第１の実施形態］図１を参照しつつ、本
発明の実施形態によるメンバ管理システムについて説明
する。
発明の実施形態によるメンバ管理システムについて説明
する。
【００１１】図１において、１０はネットワークの一種
のインターネットであり、ＬＡＮ、ＷＡＮ、ＷＬＡＮ
（Wireless LAN）等を含むネットワークである。２０は
メンバの個人情報のデータベースであり、このデータベ
ース２０にはインターネット１０に接続した端末のいず
れからも検索し、情報を入手することができる。このデ
ータベースに格納されているメンバ情報は一般にも知ら
されてもよい情報であり、メンバ個人の秘密性の小さい
情報である。このデータベース２０に対して、秘密性を
要する個人情報については、第三者には接触不可能な基
本的データベースが存在し、当該データベース２０はこ
の基本的データベースから秘密性を要さない範囲の個人
情報が格納されている。
のインターネットであり、ＬＡＮ、ＷＡＮ、ＷＬＡＮ
（Wireless LAN）等を含むネットワークである。２０は
メンバの個人情報のデータベースであり、このデータベ
ース２０にはインターネット１０に接続した端末のいず
れからも検索し、情報を入手することができる。このデ
ータベースに格納されているメンバ情報は一般にも知ら
されてもよい情報であり、メンバ個人の秘密性の小さい
情報である。このデータベース２０に対して、秘密性を
要する個人情報については、第三者には接触不可能な基
本的データベースが存在し、当該データベース２０はこ
の基本的データベースから秘密性を要さない範囲の個人
情報が格納されている。
【００１２】また、３０はメールサーバ（Mail Serve
r）であり、電子メール・システムを構成するための、
メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセ
ージ管理機能などを備えたコンピュータで、インターネ
ットの電子メールでは、メッセージの送信にSMTP（Simp
le Mail Transfer Protocol）を使い、受信にPOP（Post
Office Protocol）を使うことから、送信側メール・サ
ーバーをSMTPサーバー、受信側メール・サーバーをPOP
サーバーという場合もある。
r）であり、電子メール・システムを構成するための、
メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセ
ージ管理機能などを備えたコンピュータで、インターネ
ットの電子メールでは、メッセージの送信にSMTP（Simp
le Mail Transfer Protocol）を使い、受信にPOP（Post
Office Protocol）を使うことから、送信側メール・サ
ーバーをSMTPサーバー、受信側メール・サーバーをPOP
サーバーという場合もある。
【００１３】また、２５はメンバの個人情報のデータベ
ース２０とメールサーバ３０との連携制御を実行する連
携制御部であり、端末を通して、メールサーバ３０にメ
ーリングリストの設定を行い、組織メンバが複数存在し
て、そのそれぞれに関与するメンバ員がおれば、そのメ
ンバ員が関与する組織メンバの全てをそのメンバ員に付
随したテーブル表的な態様で格納領域を有していてもよ
い。
ース２０とメールサーバ３０との連携制御を実行する連
携制御部であり、端末を通して、メールサーバ３０にメ
ーリングリストの設定を行い、組織メンバが複数存在し
て、そのそれぞれに関与するメンバ員がおれば、そのメ
ンバ員が関与する組織メンバの全てをそのメンバ員に付
随したテーブル表的な態様で格納領域を有していてもよ
い。
【００１４】また、３５はメーリングリスト管理者用端
末であり、このメーリングリスト管理者用端末３５は、
例えば○○委員会というプロジェクト委員会を発生した
場合には、その委員の一人が自分の端末を当該メーリン
グリスト管理者用端末３５として扱い、当該○○委員会
のメンバの各員のメールアドレスをインターネット１０
を介してメンバの個人情報のデータベース２０に登録す
ると共に、管理する。
末であり、このメーリングリスト管理者用端末３５は、
例えば○○委員会というプロジェクト委員会を発生した
場合には、その委員の一人が自分の端末を当該メーリン
グリスト管理者用端末３５として扱い、当該○○委員会
のメンバの各員のメールアドレスをインターネット１０
を介してメンバの個人情報のデータベース２０に登録す
ると共に、管理する。
【００１５】また、１５はメンバ一覧表示機能部１５で
あり、メーリングリスト管理者用端末３５がデータベー
ス２０を閲覧しようとする場合に、データベースからの
メンバ一覧表の表示内容を特定のＵＲＬ（Uniform Reso
urce Locator）を閲覧する場合のホームページとして表
示する。このホームページはインターネットの利用者端
末からWWWサーバーにアクセスしたときに、最初に表れ
る画面がホームページである。ただし、最初のページに
続く情報画面を総称してホームページということもあ
る。
あり、メーリングリスト管理者用端末３５がデータベー
ス２０を閲覧しようとする場合に、データベースからの
メンバ一覧表の表示内容を特定のＵＲＬ（Uniform Reso
urce Locator）を閲覧する場合のホームページとして表
示する。このホームページはインターネットの利用者端
末からWWWサーバーにアクセスしたときに、最初に表れ
る画面がホームページである。ただし、最初のページに
続く情報画面を総称してホームページということもあ
る。
【００１６】情報の表現力が豊かなホームページを比較
的簡単に作るために、HTML（Hypertext Markup Languag
e）で形成され、HTMLはSGML（Standard Generalized Ma
rkupLanguage）という電子出版などで使われる文書の制
作技術をもとにしており、タグという一種の命令を使っ
て文書あるいは画面を構造的に組み立てている。このメ
ンバ一覧表示機能部１５はデータベース２０からのメン
バ情報を登録・更新する際に、誰が管理者となってもよ
いように、わかりやすい指示を指定できるホームページ
形式に変換する機能を有している。
的簡単に作るために、HTML（Hypertext Markup Languag
e）で形成され、HTMLはSGML（Standard Generalized Ma
rkupLanguage）という電子出版などで使われる文書の制
作技術をもとにしており、タグという一種の命令を使っ
て文書あるいは画面を構造的に組み立てている。このメ
ンバ一覧表示機能部１５はデータベース２０からのメン
バ情報を登録・更新する際に、誰が管理者となってもよ
いように、わかりやすい指示を指定できるホームページ
形式に変換する機能を有している。
【００１７】次に図１のメンバ管理システムの運用方法
について説明する。まず、メーリングリスト管理者は、
メーリングリスト管理者用端末３５を通して、メールサ
ーバ３０にメーリングリストの設定を行う。この設定
は、例えば最近、メンバーの発足と共に、相互にメンバ
ーの各員同士のメールのやり取りや、メンバー全員にマ
ルチキャストとして一斉にメールを送出する場合に有効
なメールリストを作成する場合があり、このメーリング
リストを利用して、メンバー各員の相互のメールのやり
取りは便利になる。メーリングリストの管理者は、その
ための管理を行い、メンバーの新規加入者の追加や、メ
ールアドレスの変更等を行う。このメールリストの設定
と更新とをメーリングリスト管理者の義務としている。
また、新しい委員会が発足した場合には、その委員会の
一員がメーリングリスト管理者となり、自己の端末をメ
ーリングリスト管理者用端末３５としてインターネット
１０と接続し、データベース２０に委員会メンバーの情
報を登録することによって、データベース２０と連携さ
れたメールサーバ３０上にメーリングリストが作成で
き、その委員会のメンバの更新・管理を行うと同時にメ
ーリングリストの管理を行うことが出来る。また、その
委員会が解散した場合には、メーリングリスト管理者の
任を解き、データベースにその委員会の解散を通知し、
委員会リストの廃棄を行う。
について説明する。まず、メーリングリスト管理者は、
メーリングリスト管理者用端末３５を通して、メールサ
ーバ３０にメーリングリストの設定を行う。この設定
は、例えば最近、メンバーの発足と共に、相互にメンバ
ーの各員同士のメールのやり取りや、メンバー全員にマ
ルチキャストとして一斉にメールを送出する場合に有効
なメールリストを作成する場合があり、このメーリング
リストを利用して、メンバー各員の相互のメールのやり
取りは便利になる。メーリングリストの管理者は、その
ための管理を行い、メンバーの新規加入者の追加や、メ
ールアドレスの変更等を行う。このメールリストの設定
と更新とをメーリングリスト管理者の義務としている。
また、新しい委員会が発足した場合には、その委員会の
一員がメーリングリスト管理者となり、自己の端末をメ
ーリングリスト管理者用端末３５としてインターネット
１０と接続し、データベース２０に委員会メンバーの情
報を登録することによって、データベース２０と連携さ
れたメールサーバ３０上にメーリングリストが作成で
き、その委員会のメンバの更新・管理を行うと同時にメ
ーリングリストの管理を行うことが出来る。また、その
委員会が解散した場合には、メーリングリスト管理者の
任を解き、データベースにその委員会の解散を通知し、
委員会リストの廃棄を行う。
【００１８】その設定の際、メーリングリスト管理者
は、メーリングリスト管理者用端末３５を通して、メー
リングリストのメンバの個人情報データベース２０にメ
ンバの個人情報として、メールアドレス、組織の所属、
組織の役職等を登録する。
は、メーリングリスト管理者用端末３５を通して、メー
リングリストのメンバの個人情報データベース２０にメ
ンバの個人情報として、メールアドレス、組織の所属、
組織の役職等を登録する。
【００１９】つぎに、連携制御部２５は、メーリングリ
スト管理者用端末３５を通して、メンバの個人情報が登
録又は変更されると、個人情報データベース２０の登録
情報の内、メールアドレスをメールサーバ３０へ送信す
る。
スト管理者用端末３５を通して、メンバの個人情報が登
録又は変更されると、個人情報データベース２０の登録
情報の内、メールアドレスをメールサーバ３０へ送信す
る。
【００２０】最後に、メンバ一覧表示機能部１５は、メ
ンバの個人情報データベース２０から、最新のデータを
得て、メンバー一覧を作成する。このメンバー一覧表示
機能部１５は、インターネット１０を介して、委員会メ
ンバのいずれからも閲覧可能状態となる。従って、委員
会メンバはいつでも最新のメンバを確認することができ
る。また、メンバリストの特定の委員にメールする場合
にも、そのメンバ一覧を閲覧して、その特定の委員のメ
ールアドレスをコピーしてメールすれば、容易にメール
する目的を達成できる。
ンバの個人情報データベース２０から、最新のデータを
得て、メンバー一覧を作成する。このメンバー一覧表示
機能部１５は、インターネット１０を介して、委員会メ
ンバのいずれからも閲覧可能状態となる。従って、委員
会メンバはいつでも最新のメンバを確認することができ
る。また、メンバリストの特定の委員にメールする場合
にも、そのメンバ一覧を閲覧して、その特定の委員のメ
ールアドレスをコピーしてメールすれば、容易にメール
する目的を達成できる。
【００２１】また、メーリングリストのメンバのメール
アドレスと、所属、役職などの個人情報とを一元管理す
ることが可能となり、各自の端末から、簡単な操作でメ
ンバ情報管理を効率よく行うことができる。また、常に
最新のメンバ情報一覧を自動的に作成し、公開すること
ができる。
アドレスと、所属、役職などの個人情報とを一元管理す
ることが可能となり、各自の端末から、簡単な操作でメ
ンバ情報管理を効率よく行うことができる。また、常に
最新のメンバ情報一覧を自動的に作成し、公開すること
ができる。
【００２２】ここで、メーリングリストの管理用のソフ
トウェアとして、メールサーバ３０で動作する"ＡＡＡ"
と称する例を説明する。ソフト"ＡＡＡ"はメールでコマ
ンドを受け付けて動作する。データベースを"ＡＢＣ"と
し、メーリングリスト名を"ＸＹＺ"とし、グループ管理
者であるメーリングリスト管理者を"ＢＢＢ"とし、管理
パスワードを"ＣＣＣ"として説明する。
トウェアとして、メールサーバ３０で動作する"ＡＡＡ"
と称する例を説明する。ソフト"ＡＡＡ"はメールでコマ
ンドを受け付けて動作する。データベースを"ＡＢＣ"と
し、メーリングリスト名を"ＸＹＺ"とし、グループ管理
者であるメーリングリスト管理者を"ＢＢＢ"とし、管理
パスワードを"ＣＣＣ"として説明する。
【００２３】メンバアドレス登録処理メール例とし
て、"ＢＢＢ"から"ＡＡＡ"へのメールに"ＣＣＣ契約Ｘ
ＹＺａａａ"を通知することで、"ＸＹＺ"のメーリング
リストに"ａａａ"のメンバ員を登録できる。つぎに、メ
ンバアドレス抹消処理のメール例として、"ＢＢＢ"か
ら"ＡＡＡ"へのメールに"ＣＣＣ非契約ＸＹＺｂｂｂ"を
通知することでメンバ員の"ｂｂｂ"の抹消を通知する。
つぎに、メンバアドレスの変更の場合には、"ＣＣＣ非
契約ＸＹＺｂｂｂ、契約ＸＹＺｂｃｃ"として、メンバ
員の"ｂｂｂ"のアドレスを"ｂｃｃ"に変更したことを通
知する。
て、"ＢＢＢ"から"ＡＡＡ"へのメールに"ＣＣＣ契約Ｘ
ＹＺａａａ"を通知することで、"ＸＹＺ"のメーリング
リストに"ａａａ"のメンバ員を登録できる。つぎに、メ
ンバアドレス抹消処理のメール例として、"ＢＢＢ"か
ら"ＡＡＡ"へのメールに"ＣＣＣ非契約ＸＹＺｂｂｂ"を
通知することでメンバ員の"ｂｂｂ"の抹消を通知する。
つぎに、メンバアドレスの変更の場合には、"ＣＣＣ非
契約ＸＹＺｂｂｂ、契約ＸＹＺｂｃｃ"として、メンバ
員の"ｂｂｂ"のアドレスを"ｂｃｃ"に変更したことを通
知する。
【００２４】つぎに、複数のメーリングリストに登録さ
れているメンバのアドレスを変更する場合には、各メー
リングリスト名と各パスワードとを対として、抹消・変
更の通知を行えば、一斉にメールアドレスの変更が達成
できる。本発明において、連携制御部２５は、個人情報
データベース２０のメンバのメールアドレスが登録又は
変更されると、"ＡＡＡ"へのメールを自動作成しメール
サーバ３０へ送信する機能を持ち、メーリングリスト管
理者が自らコマンドをメールで送る煩雑さを解消する。
れているメンバのアドレスを変更する場合には、各メー
リングリスト名と各パスワードとを対として、抹消・変
更の通知を行えば、一斉にメールアドレスの変更が達成
できる。本発明において、連携制御部２５は、個人情報
データベース２０のメンバのメールアドレスが登録又は
変更されると、"ＡＡＡ"へのメールを自動作成しメール
サーバ３０へ送信する機能を持ち、メーリングリスト管
理者が自らコマンドをメールで送る煩雑さを解消する。
【００２５】［第２の実施形態］本発明の第２の実施形
態によるメンバ管理システムについて、図２を参照して
説明する。本実施形態では、第１の実施形態におけるメ
ンバの個人情報のデータベース２０に対して、個人のプ
ライバシーをも内包するメインデータベース５と、誰で
も自由に個人情報をのぞける内容を備えたサブデータベ
ース２１との関係を明確にすると共に、サブデータベー
ス２１の内容から種々のホームページを作成するＨＴＭ
Ｌ変換部１６を備えた点が異なる。また、データベース
を接続したネットワークの接続形態やデータ取得形態は
種々の態様が考えられ、それらの態様を具体的に説明し
ている点が相違している。
態によるメンバ管理システムについて、図２を参照して
説明する。本実施形態では、第１の実施形態におけるメ
ンバの個人情報のデータベース２０に対して、個人のプ
ライバシーをも内包するメインデータベース５と、誰で
も自由に個人情報をのぞける内容を備えたサブデータベ
ース２１との関係を明確にすると共に、サブデータベー
ス２１の内容から種々のホームページを作成するＨＴＭ
Ｌ変換部１６を備えた点が異なる。また、データベース
を接続したネットワークの接続形態やデータ取得形態は
種々の態様が考えられ、それらの態様を具体的に説明し
ている点が相違している。
【００２６】図２において、秘密性を有する個人情報や
当該ネットワークに関与する組織の組織図や組織の人事
管理情報等を格納したメインデータベース５と、メイン
データベース５から公開可能な個人情報や各委員会のメ
ンバー表等を格納するサブデータベース２１と、このサ
ブデータベース２１から必要なデータをホームページに
表現して画像情報を送出するＨＴＭＬ変換部と、当該ネ
ットワーク１１を管理するシステム運営端末と、当該組
織の活動のための複数の委員会端末３７、３８とから構
成されている。
当該ネットワークに関与する組織の組織図や組織の人事
管理情報等を格納したメインデータベース５と、メイン
データベース５から公開可能な個人情報や各委員会のメ
ンバー表等を格納するサブデータベース２１と、このサ
ブデータベース２１から必要なデータをホームページに
表現して画像情報を送出するＨＴＭＬ変換部と、当該ネ
ットワーク１１を管理するシステム運営端末と、当該組
織の活動のための複数の委員会端末３７、３８とから構
成されている。
【００２７】つぎに、図２のメンバ管理システムの運用
方法について説明する。当該ネットワーク１１に接続し
た複数の端末中、例えばＡ委員会の管理委員が選任さ
れ、その管理委員の委員会端末３７から、Ａ委員会の発
足に従ってサブデータベースにＡ委員会の登録と、Ａ委
員会のメンバー氏名を登録する。サブデータベース２１
では、Ａ委員会の登録に従って、Ａ委員会のメンバー氏
名と、各メンバー氏名から以前に格納されていたデータ
の格納領域から、各自のメールアドレスと、組織上の所
属と、その役職とを抽出して、各メンバーのメールアド
レスと、組織上の所属と、その役職とを対としたメンバ
一覧を作成する。委員会端末３７はそのメンバ一覧をサ
ブデータベースに対して、ＨＴＭＬ変換部１６に出力す
る旨を通知する。ＨＴＭＬ変換部１６は、Ａ委員会の発
足紹介とそのメンバ一覧を掲載したホームページを提供
する。
方法について説明する。当該ネットワーク１１に接続し
た複数の端末中、例えばＡ委員会の管理委員が選任さ
れ、その管理委員の委員会端末３７から、Ａ委員会の発
足に従ってサブデータベースにＡ委員会の登録と、Ａ委
員会のメンバー氏名を登録する。サブデータベース２１
では、Ａ委員会の登録に従って、Ａ委員会のメンバー氏
名と、各メンバー氏名から以前に格納されていたデータ
の格納領域から、各自のメールアドレスと、組織上の所
属と、その役職とを抽出して、各メンバーのメールアド
レスと、組織上の所属と、その役職とを対としたメンバ
一覧を作成する。委員会端末３７はそのメンバ一覧をサ
ブデータベースに対して、ＨＴＭＬ変換部１６に出力す
る旨を通知する。ＨＴＭＬ変換部１６は、Ａ委員会の発
足紹介とそのメンバ一覧を掲載したホームページを提供
する。
【００２８】この状態で、Ａ委員会のメンバーばかりで
なく、ネットワーク１１に接続した端末からそのホーム
ページを閲覧することができる。Ａ委員会のメンバー
は、メンバーの一人にメールを送る場合には、そのメン
バ一覧から抽出したメールアドレスを宛先として指定す
ることによって容易にメールを配送できる。また、Ａ委
員会の全員に同一公報を配布しようとした場合には、当
該メンバ一覧の全員を宛先として配布することができ
る。一方、マルチキャスト方式を使って、配布しようと
した場合には、Ａ委員会のマルチキャスト用アドレスを
サブデータベースに登録しておけば、イーメールの宛先
アドレスにマルチキャスト用アドレスを指定すれば、ネ
ットワークに接続したメールサーバは、配布物を各メン
バーに配布することができる。
なく、ネットワーク１１に接続した端末からそのホーム
ページを閲覧することができる。Ａ委員会のメンバー
は、メンバーの一人にメールを送る場合には、そのメン
バ一覧から抽出したメールアドレスを宛先として指定す
ることによって容易にメールを配送できる。また、Ａ委
員会の全員に同一公報を配布しようとした場合には、当
該メンバ一覧の全員を宛先として配布することができ
る。一方、マルチキャスト方式を使って、配布しようと
した場合には、Ａ委員会のマルチキャスト用アドレスを
サブデータベースに登録しておけば、イーメールの宛先
アドレスにマルチキャスト用アドレスを指定すれば、ネ
ットワークに接続したメールサーバは、配布物を各メン
バーに配布することができる。
【００２９】次に、Ａ委員会にメンバーの追加があった
場合、委員会端末３７は、メーリングリストの管理用の
ソフトウェアを用いて、サブデータベース２１にアクセ
スすると、サブデータベース２１は、追加されたＡ委員
会のメンバ一覧を作成し、ＨＴＭＬ変換部１６でＨＴＭ
Ｌ形式に変換して、ホームページ形式として提供でき
る。また、ＨＴＭＬ変換部１６は、プッシュ形式によっ
て、Ａ委員会の各メンバーにメンバー追加のメールを配
送することもできる。
場合、委員会端末３７は、メーリングリストの管理用の
ソフトウェアを用いて、サブデータベース２１にアクセ
スすると、サブデータベース２１は、追加されたＡ委員
会のメンバ一覧を作成し、ＨＴＭＬ変換部１６でＨＴＭ
Ｌ形式に変換して、ホームページ形式として提供でき
る。また、ＨＴＭＬ変換部１６は、プッシュ形式によっ
て、Ａ委員会の各メンバーにメンバー追加のメールを配
送することもできる。
【００３０】次に、Ａ委員会の一員の抹消についても、
委員会端末３７は、メーリングリストの管理用のソフト
ウェアを用いて、サブデータベース２１にアクセスして
一員の抹消を通知すると、サブデータベース２１は、抹
消された一員のＡ委員会のメンバ一覧を作成し、ＨＴＭ
Ｌ変換部１６でＨＴＭＬ形式に変換して、ホームページ
形式として提供できる。
委員会端末３７は、メーリングリストの管理用のソフト
ウェアを用いて、サブデータベース２１にアクセスして
一員の抹消を通知すると、サブデータベース２１は、抹
消された一員のＡ委員会のメンバ一覧を作成し、ＨＴＭ
Ｌ変換部１６でＨＴＭＬ形式に変換して、ホームページ
形式として提供できる。
【００３１】また、Ａ委員会の一員のメールアドレスが
変更された場合についても、委員会端末３７、又はメー
ルアドレスを変更した一員の端末は、メーリングリスト
の管理用のソフトウェアを用いて、サブデータベース２
１にアクセスしてアドレス変更の通知をすると、サブデ
ータベース２１は、アドレス変更された一員のＡ委員会
のメンバ一覧を変更し、ＨＴＭＬ変換部１６でＨＴＭＬ
形式に変換して、ホームページ形式として提供できる。
また、ＨＴＭＬ変換部１６は、プッシュ形式によって、
Ａ委員会の各メンバーにメンバーのアドレス変更のメー
ルを配送することもできる。また、メールアドレスを変
更した一員が、Ａ委員会ばかりでなく、他の委員会にも
所属していた場合には、サブデータベース２１では、そ
の一員に関係する委員会や、組織上においても、その一
員の名称と対となったメールアドレスを全面的に更新す
る。
変更された場合についても、委員会端末３７、又はメー
ルアドレスを変更した一員の端末は、メーリングリスト
の管理用のソフトウェアを用いて、サブデータベース２
１にアクセスしてアドレス変更の通知をすると、サブデ
ータベース２１は、アドレス変更された一員のＡ委員会
のメンバ一覧を変更し、ＨＴＭＬ変換部１６でＨＴＭＬ
形式に変換して、ホームページ形式として提供できる。
また、ＨＴＭＬ変換部１６は、プッシュ形式によって、
Ａ委員会の各メンバーにメンバーのアドレス変更のメー
ルを配送することもできる。また、メールアドレスを変
更した一員が、Ａ委員会ばかりでなく、他の委員会にも
所属していた場合には、サブデータベース２１では、そ
の一員に関係する委員会や、組織上においても、その一
員の名称と対となったメールアドレスを全面的に更新す
る。
【００３２】そうすると、各委員会のメンバーは、メー
ルアドレスの変更通知を受けることによって、メールア
ドレスの変更を認知するし、次にメールが届く場合に
は、更新されたメールアドレスで自分の端末に届くこと
になる。
ルアドレスの変更通知を受けることによって、メールア
ドレスの変更を認知するし、次にメールが届く場合に
は、更新されたメールアドレスで自分の端末に届くこと
になる。
【００３３】システム運営装置３６では、当該ネットワ
ークに接続された端末やデータベース、サーバの円滑的
な運用と、端末等の相互間のメールのプロトコル等の統
一など、システムを運用する。一方、当該ネットワーク
と外部のインターネットやＬＡＮ、ＷＡＮ等との接続に
は、外部との窓口にネットワークサーバやファイヤウォ
ール、ゲートウェイサーバ等を接続して、その管理も行
っている。また、ネットワーク１１には、その他、グル
ープウェアサーバ、文書サーバ、スケジューリングサー
バなど、各委員会端末等の記憶容量的な負担を軽減する
システム管理としている。
ークに接続された端末やデータベース、サーバの円滑的
な運用と、端末等の相互間のメールのプロトコル等の統
一など、システムを運用する。一方、当該ネットワーク
と外部のインターネットやＬＡＮ、ＷＡＮ等との接続に
は、外部との窓口にネットワークサーバやファイヤウォ
ール、ゲートウェイサーバ等を接続して、その管理も行
っている。また、ネットワーク１１には、その他、グル
ープウェアサーバ、文書サーバ、スケジューリングサー
バなど、各委員会端末等の記憶容量的な負担を軽減する
システム管理としている。
【００３４】また、サブデータベース２１とメインデー
タベース５とのデータのやりとりはシステム運営装置３
６によって指示され、秘密情報には特定のフラグがデー
タに付帯しているので、その特定のフラグのないデータ
を各委員会端末等に解放して、データの有効活用を図っ
ているが、本実施形態によれば、ＨＴＭＬ変換部１６の
存在により、特に個人のメールアドレスの変更の場合
に、その個人に関わるメーリングリストが複数種類あっ
た場合には、その個人のデータの箇所を検索することに
より、メールアドレスを変更されたメールアドレスに更
新するので、落ち度のないメールアドレスの更新が可能
であり、そのメールアドレスを用いる他のメンバーにと
っても、またネットワークの各端末等でも、無駄なアド
レス指定とネットワークの占有とを削減でき、効率のよ
いネットワーク管理が可能となる。
タベース５とのデータのやりとりはシステム運営装置３
６によって指示され、秘密情報には特定のフラグがデー
タに付帯しているので、その特定のフラグのないデータ
を各委員会端末等に解放して、データの有効活用を図っ
ているが、本実施形態によれば、ＨＴＭＬ変換部１６の
存在により、特に個人のメールアドレスの変更の場合
に、その個人に関わるメーリングリストが複数種類あっ
た場合には、その個人のデータの箇所を検索することに
より、メールアドレスを変更されたメールアドレスに更
新するので、落ち度のないメールアドレスの更新が可能
であり、そのメールアドレスを用いる他のメンバーにと
っても、またネットワークの各端末等でも、無駄なアド
レス指定とネットワークの占有とを削減でき、効率のよ
いネットワーク管理が可能となる。
【００３５】また、メインデータベースが更新された場
合、サブデータベースにある同情報も自動的に更新され
るため、管理委員会の情報の管理工数を削減できる効果
もある。
合、サブデータベースにある同情報も自動的に更新され
るため、管理委員会の情報の管理工数を削減できる効果
もある。
【００３６】上記実施形態では、ネットワークを当該組
織内だけに限られた限定的なネットワークとして説明し
たが、インターネット等の発展するネットワークの一つ
として、外部との接続も可能であり、外部からのアクセ
ス及び外部へのアクセスも可能である。
織内だけに限られた限定的なネットワークとして説明し
たが、インターネット等の発展するネットワークの一つ
として、外部との接続も可能であり、外部からのアクセ
ス及び外部へのアクセスも可能である。
【００３７】
【発明の効果】本発明のメンバ管理方法によれば、メー
リングリストのメンバのメールアドレスと、所属と、役
職などの個人情報とを一元管理することが可能となり、
端末からの簡単な操作で情報管理を効率よく行うことが
できる。
リングリストのメンバのメールアドレスと、所属と、役
職などの個人情報とを一元管理することが可能となり、
端末からの簡単な操作で情報管理を効率よく行うことが
できる。
【００３８】また、常に最新のメンバ情報一覧を作成
し、公開することができ、メーリングリストを見ること
により、各端末は、最新のメールアドレスが取得でき
る。
し、公開することができ、メーリングリストを見ること
により、各端末は、最新のメールアドレスが取得でき
る。
【図１】本発明によるメンバ管理システムのシステム図
である。
である。
【図２】本発明によるメンバ管理システムのシステム図
である。
である。
５ メインデータベース １０、１１ ネットワーク １５ メンバ一覧表示機能部 １６ ＨＴＭＬ変換部 ２０ メンバの個人情報のデータベース ２１ サブデータベース ２５ 連携制御部 ３０ メールサーバ ３５ メーリングリスト管理者端末 ３６ システム運営装置 ３７、３８ 委員会端末
Claims (6)
- 【請求項１】 組織メンバの個人情報データベースと、
該データベースの任意の組織メンバでメーリングリスト
を運用して情報共有を行うメールサーバと、前記メール
サーバ上に登録される組織メンバのメールアドレスと、
前記組織メンバの所属・役職などの個人情報データベー
スとを端末からの操作によって連携させて一元管理する
管理システムのメンバ管理方法において、 前記組織メンバの一メンバのメールアドレスの更新があ
った場合、前記端末中管理用端末は前記個人情報データ
ベースに対して前記一メンバの名前とそのメールアドレ
スの変更を通知し、該通知に応じて前記連携させる連携
制御部が前記個人情報データベースからのメールアドレ
スの更新情報を前記メールサーバ内の前記一メンバが関
与する複数の組織メンバのメーリングリストの全てに対
して更新することを特徴とするメンバ管理方法。 - 【請求項２】 請求項１に記載のメンバ管理方法におい
て、前記組織メンバの一メンバの抹消更新があった場
合、前記端末中管理端末は前記個人情報データベースに
対して前記一メンバの抹消を通知し、該通知に応じて前
記連携させる連携制御部が前記個人情報データベースか
らの一メンバの抹消情報を前記メールサーバ内の前記一
メンバが関与する複数の組織メンバのメーリングリスト
の全てに対して抹消することを特徴とするメンバ管理方
法。 - 【請求項３】 請求項１に記載のメンバ管理方法におい
て、前記組織メンバに一メンバの追加更新があった場
合、前記端末中管理端末は前記個人情報データベースに
対して前記一メンバの追加を通知し、該通知に応じて前
記連携させる連携制御部が前記個人情報データベースか
らの一メンバの追加情報を前記メールサーバ内の前記追
加される一メンバの名称とメールアドレスとを前記組織
メンバのメーリングリストに追加すると共に、当該一メ
ンバが関与する組織メンバとを関連して記録することを
特徴とするメンバ管理方法。 - 【請求項４】 各種委員会メンバの管理を行うメンバ管
理システムにおいて、前記各種委員会メンバの個人情報
データベースと、該データベースに格納された任意の委
員会メンバでメーリングリストを運用して情報共有を行
うメールサーバと、前記メールサーバ上に登録される前
記委員会メンバのメールアドレスと前記委員会メンバの
所属・役職を格納した前記個人情報データベースとを端
末からの操作によって連携させる連携制御部とを備え、
前記委員会メンバの一メンバのメールアドレスの更新が
あった場合、前記端末中の管理用端末は前記個人情報デ
ータベースに対して前記一メンバの名前とメールアドレ
スの変更を通知し、該通知に応じて前記連携制御部が前
記個人情報データベースからのメールアドレスの更新情
報を前記メールサーバ内の前記一メンバが関与する複数
の委員会メンバのメーリングリストの全てに対して更新
することを特徴とするメンバ管理システム。 - 【請求項５】 請求項４に記載のメンバ管理システムに
おいて、前記委員会メンバの一メンバの抹消更新があっ
た場合、前記端末中の管理用端末は前記個人情報データ
ベースに対して前記一メンバの抹消を通知し、該通知に
応じて前記連携制御部が前記個人情報データベースから
の一メンバの抹消情報を前記メールサーバ内の前記一メ
ンバが関与する複数の委員会メンバのメーリングリスト
の全てに対して抹消することを特徴とするメンバ管理シ
ステム。 - 【請求項６】 請求項４に記載のメンバ管理システムに
おいて、前記委員会メンバに一メンバの追加更新があっ
た場合、前記端末中の管理用端末は前記個人情報データ
ベースに対して前記一メンバの追加を通知し、該通知に
応じて前記連携制御部は前記個人情報データベースから
の前記一メンバの追加情報を前記メールサーバ内の前記
追加される前記一メンバの名前とメールアドレスとを前
記委員会メンバのメーリングリストに追加すると共に、
当該一メンバが関与する他の委員会メンバとを関連させ
て追加更新することを特徴とするメンバ管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000211748A JP2002026962A (ja) | 2000-07-12 | 2000-07-12 | メンバ管理方法とメンバ管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000211748A JP2002026962A (ja) | 2000-07-12 | 2000-07-12 | メンバ管理方法とメンバ管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002026962A true JP2002026962A (ja) | 2002-01-25 |
Family
ID=18707804
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2000211748A Pending JP2002026962A (ja) | 2000-07-12 | 2000-07-12 | メンバ管理方法とメンバ管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002026962A (ja) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2003105002A1 (ja) * | 2002-06-11 | 2003-12-18 | 株式会社帝国データバンク | 汎用的組織内個人認証システム |
| KR100500018B1 (ko) * | 2002-07-15 | 2005-07-05 | 주식회사 타스테크 | 현행화된 연체자 정보 제공 방법 및 시스템 |
| US8601077B2 (en) | 2010-09-10 | 2013-12-03 | Sharp Kabushiki Kaisha | Server apparatus, mail server apparatus and fax server apparatus |
| JP2015056862A (ja) * | 2013-09-13 | 2015-03-23 | 株式会社リコー | 伝送管理システム、管理方法及びプログラム |
-
2000
- 2000-07-12 JP JP2000211748A patent/JP2002026962A/ja active Pending
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2003105002A1 (ja) * | 2002-06-11 | 2003-12-18 | 株式会社帝国データバンク | 汎用的組織内個人認証システム |
| JPWO2003105002A1 (ja) * | 2002-06-11 | 2005-10-13 | 株式会社帝国データバンク | 汎用的組織内個人認証システム |
| KR100500018B1 (ko) * | 2002-07-15 | 2005-07-05 | 주식회사 타스테크 | 현행화된 연체자 정보 제공 방법 및 시스템 |
| US8601077B2 (en) | 2010-09-10 | 2013-12-03 | Sharp Kabushiki Kaisha | Server apparatus, mail server apparatus and fax server apparatus |
| JP2015056862A (ja) * | 2013-09-13 | 2015-03-23 | 株式会社リコー | 伝送管理システム、管理方法及びプログラム |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| RD03 | Notification of appointment of power of attorney |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A7423 Effective date: 20040408 |
|
| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20040423 |
|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20040816 |