JP2010073173A - 進捗管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】工程の実行側からの情報提供によらずに工程の進捗を管理する。
【解決手段】進捗管理装置１０は、工程に１又は複数の電子情報を関連づけて記憶し、記憶される電子情報への参照履歴を取得し、取得される参照履歴に基づいて取得される電子情報への参照の有無と参照頻度とに基づいて、工程の進捗を判断する。
【選択図】図１

Description

本発明は、進捗管理装置及びプログラムに関する。

コンピュータを用いて業務工程の進捗を電子管理することがある。例えば、下記の特許文献１には、各工程に関連づけられたアプリケーションの操作履歴に基づいて各工程の進捗を管理する技術が記載されている。
特開２００６−２７７５３５号公報

本発明の目的は、電子情報への参照状況で工程の進捗を管理することができる進捗管理装置及びプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の進捗管理装置の発明は、工程に１又は複数の電子情報を関連づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶される電子情報への参照履歴を取得する参照履歴取得手段と、前記参照履歴取得手段により取得される前記電子文書への参照履歴に基づいて、前記工程の進捗を判断する判断手段と、を含むことを特徴とする。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の進捗管理装置において、前記記憶手段は、前記工程に利用者を関連づけてさらに記憶し、前記判断手段は、前記工程に関連づけて記憶された利用者による前記電子情報への参照履歴に基づいて、前記工程の進捗を判断することを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の進捗管理装置において、前記判断手段は、前記電子文書が参照されたか否かに基づく観点と、前記電子文書の参照頻度に基づく観点との少なくとも一方に基づいて、前記工程の進捗を判断することを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の進捗管理装置において、前記判断手段は、予め定められた期間における前記１又は複数の電子情報の参照頻度が予め定められた値以上である場合に、当該工程は実施中であると判断することを特徴とする。

また、請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の進捗管理装置において、前記判断手段は、前記実施中であると判断された工程に関連づけられた電子情報の参照頻度がその後減少した場合であって、かつ、前記工程に関連づけられた１又は複数の電子情報のうち参照された電子文書の割合が予め定められた値以上である場合に、当該工程は完了したと判断することを特徴とする。

また、請求項６に記載のプログラムの発明は、工程に１又は複数の電子情報を関連づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶される電子情報への参照履歴を取得する参照履歴取得手段と、前記参照履歴取得手段により取得される前記電子文書への参照履歴に基づいて、前記工程の進捗を判断する判断手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする。

請求項１に記載の発明によれば、電子情報への参照状況で工程の進捗が管理できる。

請求項２に記載の発明によれば、工程について予め関連づけられた利用者の参照履歴に基づいて工程の進捗が管理できる。

請求項３に記載の発明によれば、電子文書への参照履歴に基づく複数の観点を用いて工程の進捗を判断できる。

請求項４に記載の発明によれば、工程が実施中であるか否かを、その工程に関連づけられた電子情報についての頻度の観点に基づいて判断できる。

請求項５に記載の発明によれば、実施中と判断された工程のうち、定められた条件を満たす工程を完了した工程と判断できる。

請求項６に記載の発明によれば、電子情報への参照状況で進捗を管理するようにコンピュータを機能できる。

以下、本発明を実施するための好適な実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。本実施形態では、元請け業者から外注業者に発注された外注案件の進捗を、元請け業者側のシステムに含まれる進捗管理装置が管理する例について説明する。

図１は、本実施形態に係る進捗管理システム１のシステム構成図である。図１に示されるように、進捗管理システム１は、進捗管理装置１０と、情報処理装置５０とを含み、進捗管理装置１０は元請け業者側のシステム１１に含まれ、情報処理装置５０は外注業者側のシステム５１に含まれる。進捗管理装置１０と情報処理装置５０とは、ネットワークを介して相互にデータ通信可能となっている。また、進捗管理装置１０と情報処理装置５０はそれぞれ、中央処理装置（ＣＰＵ）、記憶装置（メモリ）、ネットワークインターフェース等のハードウェアを備えたコンピュータにより実現されるものである。

図１に示されるように、進捗管理装置１０は、通信部１２、表示部１４、進捗管理部１６、工程情報記憶部１８、電子データ記憶部２０、工程情報設定部２２、参照履歴取得部２４、及び進捗判断部２６を含む。各部の機能は、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されたプログラムが、図示しない媒体読取装置を用いてコンピュータシステムたる進捗管理装置１０に読み込まれ実行されることで実現されるものとしてよい。なお、プログラムは情報記憶媒体によって進捗管理装置１０に供給されることとしてもよいし、インターネット等のデータ通信ネットワークを介して供給されることとしてもよい。

通信部１２は、ネットワークインターフェースを含み、ネットワークインターフェースを介して接続された情報処理装置５０とデータ通信を行う。

表示部１４は、ディスプレイを含み、入力されたグラフィックデータに基づいてディスプレイにイメージを表示する。

進捗管理部１６は、１又は複数の工程からなるプロジェクトについて各工程の進捗を管理する。本実施形態では、進捗管理部１６は、製品の受注から出荷までの複数の工程からなるプロジェクトの進捗を管理することとする。

図２には、進捗管理部１６により管理されるプロジェクトの進捗管理画面の一例を示す。図２に示されるように、プロジェクトの工程には元請け業者から外注業者への外注工程が含まれる。外注工程は、外注業者により行われる工程であり、外注工程の進捗管理には外注業者からの進捗報告を必要とするものであるが、本実施形態では以下の構成を設けることにより、外注業者からの進捗報告によらずに外注工程の進捗管理を行う。

工程情報記憶部１８は、進捗管理の対象となる工程についての情報を記憶する。本実施形態では、外注工程を含むプロジェクト全体が進捗管理の対象であるが、説明の簡便のため以下では外注工程についての進捗管理処理について説明する。図３には、工程情報記憶部１８に記憶される外注工程に関して、外注工程を構成する工程のそれぞれの情報を定義した工程情報定義テーブルの一例を示す。

図３に示されるように、外注工程は、「手配」、「加工」、「試験」、「出荷」の４つの工程から構成されており、工程情報定義テーブルには、各工程を表す工程ＩＤに関連づけて、プロジェクトＩＤ、当該工程が含まれる親工程、工程名、完了予定日の各情報が記憶されている。

電子データ記憶部２０には、電子データが記憶されている。本実施形態では、電子データ記憶部２０に記憶されるデータには、プロジェクトの各工程で用いられる注文書、納品書、図面等の各種電子文書が含まれるものとする。図４には、電子データ記憶部２０に記憶される電子文書の情報を格納した電子文書テーブルの一例を示した。

図４に示されるように、電子文書テーブルには、各電子文書に付与される電子文書ＩＤに関連づけて、各電子文書の文書名及び関連するプロジェクトＩＤが格納されている。

工程情報設定部２２は、工程毎に情報を設定する。本実施形態では、外注工程を構成する各工程に関連づけて利用者を設定するとともに、電子データ記憶部２０に記憶される電子文書を設定することとする。工程に関連づける利用者には、工程の担当者、責任者等のキーパーソンを設定することとしてよい。図５には、外注工程を構成する各工程のＩＤに関連づけて、利用者（キーパーソン）と、電子文書とを関連づけた工程関連情報テーブルの一例を示す。

図５に示されるように、工程関連情報テーブルは、工程のＩＤに関連づけて、利用者（キーパーソン）及び電子文書のＩＤを格納している。利用者及び電子文書はそれぞれ複数関連づけることとしてよい。工程関連情報テーブルに格納される情報は、例えば以下の図６に示す設定画面により設定することとしてよい。

図６には、表示部１４に表示される工程情報設定画面の一例を示す。図６に示されるように、工程情報設定画面には、プロジェクト「B07014」の加工外注に含まれる「手配」及び「加工」の各工程についての情報設定画面が示されている。この工程情報設定画面においては、「工程名」、「完了予定日」、「利用者（キーパーソン）」、「関連文書」の各情報をそれぞれ入力する欄が設けられており、管理者は各入力欄に情報を設定した後に「設定」ボタンを押下することにより、入力した内容に従って上述した工程関連情報情報テーブルの内容が更新される。

参照履歴取得部２４は、工程に関連づけられた電子データへの参照履歴情報を取得する。本実施形態では、外注業者の端末である情報処理装置５０が進捗管理装置１０に接続しダウンロードした電子文書を開いた場合に、そのデータの参照履歴情報が進捗管理装置１０に送信される。参照履歴取得部２４は、情報処理装置５０から送信される開封情報に基づいて各電子データの参照履歴を取得する。また、情報処理装置５０がダウンロードした各電子文書には例えば「印刷禁止」等のセキュリティが設定されていることとしてもよく、こうした場合には電子文書にアクセスする度に情報処理装置５０に電子文書の参照履歴が送信される。図７には、参照履歴取得部２４により取得された情報に基づいて生成される参照履歴テーブルの一例を示した。

図７に示されるように、参照履歴テーブルには、電子データが参照された日時に関連づけて、参照した利用者の情報、電子データのＩＤ、そして電子データへの処理の種別が格納される。電子データへの処理の種別において、「open」は電子データを開く処理であり、「error」は電子文書のアクセス権を有さない利用者によるアクセスによりエラーが発生したことを表している。

進捗判断部２６は、参照履歴取得部２４により取得された電子データへの参照履歴に基づいて各電子データに関連づけられる工程の進捗を判断する。図８に示されたテーブルを参照しながら、進捗判断部２６により用いる進捗の判断条件の具体例を以下説明する。

図８に示されるように、本実施形態では、判断条件は、「閲覧率」、「頻度Ａ」、「頻度Ｂ」の３つの観点から構成されるものである。「閲覧率」とは、工程に関連づけられたキーパーソンによりその工程に関連づけられた電子データ（電子文書）のうち何％の電子データ（電子文書）が開かれたかを示す情報である。そして、図８に示されている例では、「閲覧率」が１００％の場合、すなわち工程に関連づけられた電子文書の全てがその工程のキーパーソンにより開かれた場合に「閲覧率」の条件を満足することとなる。

「頻度Ａ」は、予め定められた期間内において工程に関連づけられた電子データのうち、工程のキーパーソンにより開かれた電子データの割合を示す情報である。図８に示された例では、頻度Ａが５０％を上回った場合に、頻度Ａの条件を満足することとなる。「頻度Ｂ」は、工程に関連づけられた電子データに対する工程のキーパーソンの最終アクセス日時の情報である。図８に示された例では、「頻度Ｂ」が３日以内である場合に「頻度Ｂ」の条件を満足することとなる。以下、進捗判断部２６における具体的な進捗判断処理について説明する。

まず、進捗判断部２６は、処理対象とする工程について「頻度Ａ」又は「頻度Ｂ」の条件を満足するか否かを判断して、少なくともいずれか一方を満足すると判断した場合には、当該工程が実施中であると判断する。実施中と判断した工程については「実施中発見」を表すフラグを立てて記憶する。

次に、進捗判断部２６は、「実施中発見」のフラグが立てられた工程について、「頻度Ａ」及び「頻度Ｂ」のいずれの条件も満足しない場合であって、かつ、「閲覧率」の条件を満足する工程については、当該工程を「完了」と判断し、当該工程に「完了」を表すフラグを立てて記憶する。

進捗管理部１６は、進捗判断部２６による判断に基づいて各工程の進捗を表示部１４に表示する。図９には、進捗判断部２６による判断結果に基づいて生成された進捗表示画面の一例を示す。図９に示される進捗表示画面では、各工程の「実施予定日」、「推定進捗」、「閲覧率」、「頻度」の各値が示されている。「実施予定日」は、工程情報定義テーブルに記憶される値により定められ、「推定進捗」は、進捗判断部２６により工程に立てられたフラグ値に基づいて定められる。「閲覧率」は、工程に関連づけられた「電子文書」のうち「キーパーソン」が参照した「電子文書」の割合により表される。「頻度」は、予め定められた期間内における、工程に関連づけられた電子文書のうち「キーパーソン」により参照された電子文書の割合と、「キーパーソン」による電子文書の最終参照日により表される。

次に、図１０乃至１３に示したフロー図を参照しながら、進捗管理装置１０による外注工程の進捗を判断する処理の流れを説明する。

図１０には、外注工程の進捗判断処理のフロー図を示す。まず、進捗管理装置１０は、処理対象のプロジェクトＩＤ及び当該プロジェクトＩＤに含まれる外注工程の定義情報を取得する（Ｓ１０１）。進捗管理装置１０は、外注工程を構成する工程のうち未処理の工程を選択して（Ｓ１０２）、当該工程に関連づけられた利用者（キーパーソン）情報と電子文書情報とを取得する（Ｓ１０３）。次に、進捗管理装置１０は、参照履歴情報の中から上記取得した電子文書情報と利用者（キーパーソン）に該当する参照履歴情報を抽出する（Ｓ１０４）。そして、進捗管理装置１０は、抽出した参照履歴情報に基づいて、進捗の判断条件の指標値を算出する（Ｓ１０５）。この判断条件の指標値の算出処理については、図１１に示したフロー図を参照しながら説明する。

図１１に示されるように、進捗管理装置１０は、「閲覧率」を算出する（Ｓ２０１）。具体的には、進捗管理装置１０は、抽出された参照履歴情報から、処理対象の工程に関連づけられた電子文書のうち、抽出された参照履歴情報に含まれる電子文書の割合を算出する。次に、進捗管理装置１０は、「頻度」の指標値を算出する。具体的には、進捗管理装置１０は、「頻度Ａ」の観点として、処理対象の工程に関連づけられた電子文書のうち、抽出された参照履歴情報に含まれる電子文書であって予め定められた期間内（例えば１週間以内）に参照された電子文書が含まれる割合を算出する（Ｓ２０２）。そして、「頻度Ｂ」の観点として、工程に関連づけられた電子文書についての最終参照日時を取得する（Ｓ２０３）。進捗管理装置１０は、以上の処理を終えるとＳ１０６の処理に進む。

進捗管理装置１０は、未処理の工程があるか否かを判断し（Ｓ１０６）、未処理の工程があると判断される場合には（Ｓ１０６：Ｙ）、Ｓ１０２に戻ってそれ以降の処理を繰り返す。そして、進捗管理装置１０は、未処理の工程がないと判断される場合には（Ｓ１０６：Ｎ）、工程毎に算出した各指標値に基づいて各工程の進捗を判断する（Ｓ１０７）。工程の進捗の判断処理（Ｓ１０７）の詳細については、図１２に示したフロー図を参照しながら説明する。

図１２に示されるように、進捗管理装置１０は、未処理の外注工程の中から、後工程を選択し（Ｓ３０１）、選択した工程について、「頻度」の観点の条件を満たすか否かを判断する（Ｓ３０２）。進捗管理装置１０は、「頻度」の観点の条件を満たすと判断する場合には（Ｓ３０２：Ｙ）、上記選択した工程に「実施中発見」フラグを立てるとともに（Ｓ３０３）、当該工程の状態を「実施中」と判断する（Ｓ３０４）。

進捗管理装置１０は、Ｓ３０２において「頻度」の観点の条件を満たさないと判断する場合には（Ｓ３０２：Ｎ）、上記選択した工程に「実施中発見」のフラグが立っているか否かを判断し（Ｓ３０５）、「実施中発見」のフラグが立っていると判断される場合には（Ｓ３０５：Ｙ）、さらに「閲覧率」の観点の条件を満足するか否かを判断する（Ｓ３０６）。進捗管理装置１０は、「閲覧率」の条件を満たすと判断する場合には（Ｓ３０６：Ｙ）、上記選択した工程を「完了」と判断する（Ｓ３０７）。また、Ｓ３０４において「実施中発見」のフラグが立っていないと判断される場合には（Ｓ３０５：Ｎ）、上記選択した工程は「実施中」、「完了済み」のいずれにも該当に該当しないと判断しそのままの状態に維持する。以上の処理を終えると進捗管理装置１０は、未処理の工程があるか否かを判断し（Ｓ３０８）、未処理の工程がある場合には（Ｓ３０８：Ｙ）、Ｓ３０１に戻り未処理の工程の中から後工程を選択してその以降の処理を繰り返す。そして、未処理の工程がなくなったと判断される場合には（Ｓ３０８：Ｎ）、処理Ｓ１０８に進む。最後に、進捗管理装置１０は上記判断された各工程の進捗を表した進捗管理画面を表示部１４に表示して（Ｓ１０８）、処理を終了する。

なお、本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、例えば、進捗管理装置１０は、元請け業者側のシステム１１に含まれる情報処理装置からの要求に応じて、進捗管理画面の画面データをその情報処理装置へ転送し、情報処理装置において進捗管理画面を表示するクライアントサーバ型の構成を用いてもよい。また、本発明は、外注工程のみならず様々な工程の進捗管理に適用してもよいのはもちろんである。依依田

本実施形態に係る進捗管理システムのシステム構成図である。 プロジェクトの進捗管理画面の一例を示す図である。 工程情報定義テーブルの一例を示す図である。 電子文書テーブルの一例を示す図である。 工程関連情報テーブルの一例を示す図である。 工程情報設定画面の一例を示す図である。 参照履歴テーブルの一例を示す図である。 進捗の判断条件の一例を示す図である。 進捗表示画面の一例を示す図である。 外注工程の進捗判断処理のフロー図である。 指標値の算出処理のフロー図である。 工程の進捗の判断処理のフロー図である。

符号の説明

１ 進捗管理システム、１０ 進捗管理装置、１１ 元請け業者側のシステム、１２ 通信部、１４ 表示部、１６ 進捗管理部、１８ 工程情報記憶部、２０ 電子データ記憶部、２２ 工程情報設定部、２４ 参照履歴取得部、２６ 進捗判断部、５０ 情報処理装置、５１ 外注業者側のシステム。

Claims (6)

1. 工程に１又は複数の電子情報を関連づけて記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶される電子情報への参照履歴を取得する参照履歴取得手段と、
   前記参照履歴取得手段により取得される前記電子文書への参照履歴に基づいて、前記工程の進捗を判断する判断手段と、
   を含むことを特徴とする進捗管理装置。
2. 前記記憶手段は、前記工程に利用者を関連づけてさらに記憶し、
   前記判断手段は、前記工程に関連づけて記憶された利用者による前記電子情報への参照履歴に基づいて、前記工程の進捗を判断する
   ことを特徴とする請求項１に記載の進捗管理装置。
3. 前記判断手段は、前記電子文書が参照されたか否かに基づく観点と、前記電子文書の参照頻度に基づく観点との少なくとも一方に基づいて、前記工程の進捗を判断する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の進捗管理装置。
4. 前記判断手段は、予め定められた期間における前記１又は複数の電子情報の参照頻度が予め定められた値以上である場合に、当該工程は実施中であると判断する
   ことを特徴とする請求項３に記載の進捗管理装置。
5. 前記判断手段は、前記実施中であると判断された工程に関連づけられた電子情報の参照頻度がその後減少した場合であって、かつ、前記工程に関連づけられた１又は複数の電子情報のうち参照された電子文書の割合が予め定められた値以上である場合に、当該工程は完了したと判断する
   ことを特徴とする請求項４に記載の進捗管理装置。
6. 工程に１又は複数の電子情報を関連づけて記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶される電子情報への参照履歴を取得する参照履歴取得手段と、
   前記参照履歴取得手段により取得される前記電子文書への参照履歴に基づいて、前記工程の進捗を判断する判断手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。

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