JP2010036404A - 機密文書管理システム、画像形成装置、機密文書管理方法及び同管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ネットワーク上の複数の画像形成装置から同一の機密文書データがプリント出力されるおそれを解消できる機密文書管理システム等を提供する。
【解決手段】ネットワーク６を介して互いに接続された複数の画像形成装置１〜３を備え、各画像形成装置１〜３は、文書データを入力する入力手段１４、１８２と、入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するデータ判別手段１１と、文書データを印字する印字手段１７と、いずれかの画像形成装置において、機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段１４、１８２による入力を拒否する制御手段１１を備えている。
【選択図】 図４

Description

この発明は、多機能デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals) 等の複数の画像形成装置を備えた機密文書管理システム、該システムに好適に用いられる画像形成装置、機密文書管理方法及び同管理プログラムに関する。

従来より、機密性の高い文書データ（機密文書データ）を印刷する場合、機密文書印刷の機能を使ってユーザ端末であるパーソナルコンピュータ（ＰＣという）等からＩＤ、パスワードの情報をデータに付加してＭＦＰに送信し、該ＭＦＰにデータを蓄積させておき、ユーザがＭＦＰの操作パネル部からＩＤ、パスワードを入力させることにより、前記蓄積されているデータの印字ができるようにした技術がある。

また、印刷物の複製等を防止するために、印刷物に地紋等を付加したり、出力された印刷物を管理するための印刷物にナンバーリングを付加するようにした技術も知られている。

さらにまた、従来、プリント、送信等の処理が終了した時に、記憶装置内のデータを消去し、消去されたデータに関する履歴情報を発行するようにした技術も提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００６−１６４０６６号公報

しかし、上記した従来におけるＩＤ、パスワードを入力させる技術では、同じデータが再度印字される可能性がある。

また、印刷物に地紋等を付加する技術では、印刷物の複製防止は可能であるが、印刷物として存在が１つしか認められない物、例えばチケット等を印刷する過程で同じ印刷物が印刷されないようにすることはできない。

さらに、印刷の過程でＭＦＰのトラブルで出力できなくなった時等には、別のＭＦＰにてチケットを出力したい場合もあるが、この時、トラブルが発生したＭＦＰに印刷データ残っていると、２つのＭＦＰから同じチケットが印字されてしまうおそれがある。

また、上記した特許文献１の技術では、プリント等が終了した時に、記憶装置内のデータを消去するようにしてあるが、同じデータの印字要求の受け付けを拒否しない限り、同じ印字物が出力されるおそれがある。

この発明は、上記実情に鑑みてなされたもので、ネットワーク上の複数の画像形成装置から同一の機密文書データがプリント出力されるおそれを解消できる機密文書管理システムを提供し、さらには該システムに好適に用いられる画像形成装置、機密文書管理方法及び同管理プログラムを提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）ネットワークを介して互いに接続された複数の画像形成装置を備え、各画像形成装置は、文書データを入力する入力手段と、前記入力手段により入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するデータ判別手段と、文書データを印字する印字手段と、いずれかの画像形成装置において、前記印字手段により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力を拒否する制御手段と、を備えていることを特徴とする機密文書管理システム。
（２）各画像形成装置は、入力された機密文書データ及び他の画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を記憶する記憶手段を有し、各画像形成装置は、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び記憶された情報で特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ他の画像形成装置に、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、または文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する前項１に記載の機密文書管理システム。
（３）いずれかの画像形成装置において、前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、その画像形成装置は、他の画像形成装置に対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信し、他の画像形成装置は削除要求に従って、前記記憶手段に記憶された文書データを特定するための情報を削除する前項２に記載の機密文書管理システム。
（４）各画像形成装置は、各画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を蓄積する機密文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記画像形成装置は、前記入力手段により入力された機密文書データを記憶する記憶手段を有するとともに、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び前記サーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ前記サーバに、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、またはサーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する前項１に記載の機密文書管理システム。
（５）いずれかの画像形成装置において、前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、その画像形成装置は、前記サーバに対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信し、該サーバは削除要求に従って、蓄積された文書データを特定するための情報を削除する前項４に記載の機密文書管理システム。
（６）前記入力手段が、ネットワークを介して端末装置から送信された文書データを受信する受信手段からなるものである前項１〜５のいずれかに記載の機密文書管理システム。
（７）ネットワークを介して他の画像形成装置と接続可能な画像形成装置であって、文書データを入力する入力手段と、前記入力手段により入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するデータ判別手段と、文書データを印字する印字手段と、前記他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力を拒否する制御手段と、を備えていることを特徴とする画像形成装置。
（８）入力された機密文書データ及び他の画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を記憶する記憶手段を有し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び記憶された情報で特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ他の画像形成装置に、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、または文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する前項７に記載の画像形成装置。
（９）前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、他の画像形成装置に対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信する前項８に記載の画像形成装置。
（１０）各画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を蓄積する機密文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記入力手段により入力された機密文書データを記憶する記憶手段を有するとともに、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び前記サーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ前記サーバに、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、またはサーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する前項７に記載の画像形成装置。
（１１）前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、前記サーバに対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信する前項１０に記載の画像形成装置。
（１２）前記入力手段が、ネットワークを介して端末装置から送信された文書データを受信する受信手段からなるものである前項７〜１１のいずれかに記載の画像形成装置。
（１３）ネットワークを介して他の画像形成装置と接続可能な画像形成装置において実行される機密文書管理方法であって、文書データを入力するステップと、前記入力ステップにより入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するステップと、文書データを印字するステップと、前記他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力を拒否する制御ステップと、を備えていることを特徴とする機密文書管理方法。
（１４）ネットワークを介して他の画像形成装置と接続可能な画像形成装置のコンピュータに実行させるための機密文書管理プログラムであって、文書データを入力するステップと、前記入力ステップにより入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するステップと、文書データを印字するステップと、前記他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力を拒否する制御ステップと、を実行させるための機密文書管理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、いずれかの画像形成装置において、印字手段により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力が拒否されるから、同一の機密文書データが他の画像形成装置により再度印字されるのを確実に防止できる。

前項（２）に記載の発明によれば、各画像形成装置は、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び記憶された情報で特定される文書データに該当しない場合、入力された文書データは記憶手段に記憶されると共に印字される。従って、何れの画像形成装置によってもまだ印字されていない場合には、この機密文書データを印字することができる。また、他の画像形成装置には、入力された機密文書データを特定するための情報が送信されるから、他の画像形成装置は、既に印字された機密文書データを特定することができる。

一方、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、または文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力が拒否されるから、一度印字された機密文書データが他の画像形成装置により印字されるのを確実に防止できる。

前項（３）に記載の発明によれば、記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、他の画像形成装置に対して、その文書データを特定するための情報の削除要求が送信され、他の画像形成装置は削除要求に従って前記情報を削除するから、再度の印字が可能となり、再度の印字を望むユーザの利便性を高めることができる。

前項（４）に記載の発明によれば、各画像形成装置で印字された機密文書データを特定するための情報が機密文書管理サーバに集中的に蓄積されるから、各画像形成装置毎にこれらの情報を蓄積する必要はなくなる。

前項（５）に記載の発明によれば、いずれかの画像形成装置において、記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、機密文書管理サーバからも文書データを特定するための情報が削除される。

前項（６）に記載の発明によれば、ネットワークを介して端末装置から送信された機密文書文書データに対する管理を行うことができる。

前項（７）に記載の発明によれば、他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力が拒否されるから、同一の機密文書データが再度印字されるのを確実に防止できる。

前項（８）に記載の発明によれば、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び記憶された情報で特定される文書データに該当しない場合、入力された文書データは記憶手段に記憶されると共に印字される。従って、他の画像形成装置によってもまだ印字されていない場合には、この機密文書データを印字することができる。また、他の画像形成装置には、入力された機密文書データを特定するための情報が送信されるから、他の画像形成装置は、既に印字された機密文書データを特定することができる。一方、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、または文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力が拒否されるから、他の画像形成装置で印字された機密文書データが印字されるのを確実に防止できる。

前項（９）に記載の発明によれば、記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、他の画像形成装置に対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信するから、他の画像形成装置は削除要求に従って前記情報を削除することができ、再度の印字が可能となる。

前項（１０）に記載の発明によれば、各画像形成装置で印字された機密文書データを特定するための情報が機密文書管理サーバに集中的に蓄積されるから、画像形成装置にこれらの情報を蓄積する必要はなくなる。

前項（１１）に記載の発明によれば、記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、機密文書管理サーバからも文書データを特定するための情報が削除される。

前項（１２）に記載の発明によれば、ネットワークを介して端末装置から送信された機密文書文書データに対する管理を行うことができる。

前項（１３）に記載の発明によれば、他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力が拒否されるから、同一の機密文書データが再度印字されるのを確実に防止できる。

前項（１４）に記載の発明によれば、他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの入力を拒否する処理を、画像形成装置のコンピュータに実行させることができる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る機密文書管理システムの概略構成図である。

図１において、この機密文書管理システムは、複数（例えば３台）の画像形成装置としてのＭＦＰ１，２，３と、ユーザ端末としてのＰＣ４と、機密文書管理サーバとしての文書管理（Document Management)用サーバ５とを備えており、これらＭＦＰ１，２，３とＰＣ４とサーバ５とは、ＬＡＮ６等のネットワークを介して相互に接続されている。

ＭＦＰ１，２，３は、ユーザＰＣ４から送信されたプリントデータを印字（プリント）する機能を持っている。

サーバ５は、ユーザＰＣ４からＭＦＰ１，２，３に対してプリント指示したドキュメントの管理を行う機能を有している。

図２は、ＭＦＰ１の電気的構成を示すブロック図である。なお、他のＭＦＰ２，３も同じ構成であるから、それらの説明については省略する。

図２において、ＭＦＰ１は、ＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、スキャナ部１４と、操作パネル部１５と、記憶部１６と、プリント部１７と、外部インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１８とを備えている。

ＣＰＵ１１は、全体の動作を統括制御するが、特にこの実施形態では、入力された文書データが機密性の高い機密文書データであるかどうかを判断したり、機密文書データの入力許可／禁止を判断したり、記憶部１６に機密文書データを記憶する処理を行う。さらに、機密文書データを記憶したり破棄したときは、その文書データを特定するための情報（以下、単に「機密文書データ特定情報」ともいう）の登録要求や削除要求を他のＭＦＰ２、３に送信したり、他のＭＦＰ２、３から機密文書データ特定情報の登録要求や削除要求が送信されてきたときは、その情報を記憶部１６に記憶（登録）し、または記憶部１６から削除する等の処理を行う。

ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１の動作プログラム等を格納するメモリであり、また、ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１が前記動作プログラムに従って動作することの作業領域を提供するメモリである。

スキャナ部１４は、原稿画像をスキャンして電子データである画像データに変換するものであり、入力手段の一つとして機能する。

操作パネル部１５は、各種キー等をもった入力操作部１５１と、タッチパネル式液晶表示器等からなる表示部１４２とを備えている。

記憶部１６は、各種データを格納する他、この実施形態では機密文書データのデータベースとして機能する。即ち、スキャナ部１４で入力された文書データ（画像データ）やユーザＰＣ４から送信された文書データが、機密文書データである場合、その文書データやその文書データが機密文書であることを示す情報を記憶（登録）したり、他のＭＦＰ２、３から送信されてきた、機密文書データ特定情報を記憶（登録）するものである。

プリント部１７は、スキャナ部１４で入力された文書データ、ユーザＰＣ４から送信された文書データ、前記記憶部１６に記憶された文書データ等を用紙に印字するものである。

外部インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１８は、ネットワーク６上の機器、つまり他のＭＦＰ２、３、ＰＣ４、サーバ５との間で、データの送受信を司るものであり、送信部１８１や受信部１８２を備えている。前記受信部１８２は文書データの入力手段の一つとして機能するものである。

つぎに、上記構成の機密文書管理システムの動作の概要を説明する。

なお、以下の例では、入力手段が受信部１８２であり、機密文書データが外部装置から送信されてきたものである場合を例に説明するが、スキャナ部１４で読み取った文書データが、地紋等の情報に基づいて機密文書データであると判断された場合も同様に適用することができる。
〈機密文書データのプリント方法〉
例えば、チケットのような一つしか存在してはいけない機密文書データをプンリトする場合、まず、ＰＣ４からＭＦＰ１にプリントデータを送信するが、その時、「機密文書データである」旨を示す情報、例えば文書データのＩＤ及びパスワード等を付加してプリントデータを送信する。

ＭＦＰ１は、「機密文書データである」旨を示す情報に基づいて、受信したプリントデータが機密文書データのプリントであることを確認すれば、該文書データを内部の記憶部１６に、前記「機密文書データである」旨を示す情報とともに記憶する。

ＭＦＰ１に記憶された機密文書データをプリントする場合には、操作パネル部１５を使って蓄積文書データのプリントを開始する操作を行うことによりプリント動作が実行されることになる。

機密文書データには、前述したように当該文書データのＩＤ、パスワードが付されているので、プリント動作の実行に際しては、ＭＦＰ１の操作パネル部１５からＩＤ、パスワードを入力する必要がある。
〈機密文書データの管理〉
機密文書データをプリントする場合、上記のようにＭＦＰ１では、機密文書データのプリントであることを確認したら、該文書データを記憶部１６に記憶する。この時、他のＭＦＰ２及び３に、機密文書データ特定情報を送信する。機密文書データ特定情報は、例えば、文書名、文書内の特定データ等であり、また前述した文書データのＩＤ、パスワード等であっても良い。

一方、前記他のＭＦＰ２及び３は、ＭＦＰ１から送信された機密文書データ特定情報を、記憶部１６に記憶する。

ＭＦＰ１で機密文書データが記憶されている状態で、ＭＦＰ２または３が印字要求を受けて同一文書データをプリントしようとした場合、ＭＦＰ２，３内には前記機密文書データ特定情報が記憶されているから、プリントデータの受信を禁止する。

つまり、これにより、チケット等のように一つしか存在してはいけない機密文書データをプリントする場合、例えばＭＦＰ１に該文書データが保持されている状態では、他のＭＦＰ２（３）から同一の文書データがプリントされるおそれがなくなる。

ＭＦＰ１において、記憶部１６に記憶されている機密文書データが破棄されると、ＭＦＰ１は、ＭＦＰ２、３内に記憶されている機密文書データ特定情報の削除要求を、ＭＦＰ２、３に対して送信する。この要求を受信したＭＦＰ２、３は、記憶部１６に記憶されている前記機密文書データ特定情報を削除する。これにより、機密文書データの再度の印刷が可能となる。

図３は、ＭＦＰ１で機密文書データ（機密データともいう）を受信した際の処理を示すフローチャートである。この処理は、ＭＦＰ１のＣＰＵ１１がＲＯＭ１２等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。なお、他のＭＦＰ２、３の処理も同様に行われる。

図３において、ステップＳ１では、機密文書データの受信に際して、受信の許可／禁止を判断してから受信を行う機密データ受信処理を行う。ステップＳ２では、機密文書データの破棄が指示されたときの機密データ破棄処理を行う。

ステップＳ３では、他のＭＦＰ２、３から送信された機密文書データ特定情報の登録要求及び削除要求の受信処理を行う。ステップＳ４では、その他の処理、例えば、実際のコピー動作、Ｆａｘ／Ｓｃａｎ動作、プリント動作等を行ってから、ステップＳ１に戻る。

なお、ステップＳ１の機密データ受信処理、ステップＳ２の機密データ破棄処理、ステップＳ３の機密文書データ特定情報の登録・削除要求受信処理については、後述する。また、各処理は、時系列で示してあるが、それぞれをタスクとして並列処理としてもよい。

図４は、機密データ受信処理（図３のステップＳ１）のサブルーチンを示すフローチャートである。

図４において、ステップＳ１１では、機密データの受信か否かを判断し、機密データの受信であれば（ステップＳ１１でＹＥＳ）、ステップＳ１２で、その機密文書データまたは機密文書データ特定情報が、記憶部１６に登録されていないか否かを判断する。

登録されていなければ（ステップＳ１２でＹＥＳ）、ステップＳ１３では、機密データを受信して記憶部１６に登録した後、ステップＳ１４で、他のＭＦＰ２、３へ機密文書データ特定情報の登録要求を送信して、リターンする。記憶部１６に登録された機密データは、図３のステップＳ４のその他の処理において、用紙に印字される。

機密文書データまたは機密文書データ特定情報が、記憶部１６に登録されていれば（ステップＳ１２でＮＯ）、ステップＳ１５では、データの受信を拒否して、リターンする。

図５は、図３におけるステップＳ２の機密データ破棄処理のサブルーチンを示すフローチャートである。

図５において、ステップＳ２１では、操作パネル部１５を介して、記憶部１６に蓄積された機密文書データの破棄の指示がなされたか否かを判断する。機密データの破棄が指示されると（ステップＳ２１でＹＥＳ）、ステップＳ２２では、破棄される機密文書データを特定するための機密文書データ特定情報の削除要求を、他のＭＦＰ２、３に対して送信する。

ステップＳ２３では、指示された機密文書データを記憶部１６から破棄したのち、リターンする。機密データの破棄指示がなされなければ（ステップＳ２１でＮＯ）、そのままリターンする。

図６は、図３におけるステップＳ３の機密文書データ特定情報の登録・削除要求受信処理のサブルーチンを示すフローチャートである。

ステップＳ３１では、機密文書データ特定情報の登録要求を受信したか否かを判断し、登録要求を受信したのであれば（ステップＳ３１でＹＥＳ）、ステップＳ３２では、機密文書データ特定情報を記憶部１６へ登録したのち、リターンする。

機密文書データ特定情報の登録要求を受信したのでなければ（ステップＳ３１でＮＯ）、ステップＳ３３では、機密文書データ特定情報の削除要求を受信したか否かを判断し、削除要求を受信したのであれば（ステップＳ３３でＹＥＳ）、ステップＳ３４で、機密文書データ特定情報を記憶部１６から削除したのち、リターンする。機密文書データ特定情報の削除要求を受信したのでなければ（ステップＳ３３でＮＯ）、そのままリターンする。

機密文書データの破棄及び機密文書データ特定情報の削除により、再度の印字が可能となり、再度の印字を望むユーザの利便性を高めることができる。

図７はこの発明の他の実施形態に係る機密文書管理システムの概略構成を示すものである。図１〜６に示した実施形態では、各ＭＦＰ１〜３において、他のＭＦＰで印字した機密文書データ特定情報を登録したが、この実施形態では、図７に示すように、ネットワーク６を介してＭＦＰ１〜３及びＰＣ４に接続された機密文書管理サーバ４に、機密文書データ特定情報を登録する構成としたものである。

なお図７において、図１と同一構成部分については同一の符号を付し、説明は省略する。

図８は、ＭＦＰ１で機密文書データを受信した際の処理を示すフローチャートである。この処理は、ＭＦＰ１のＣＰＵ１１がＲＯＭ１２等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。なお、他のＭＦＰ２、３の処理も同様に行われる。

図８において、ステップＳ１０１では、機密文書データの受信に際して、受信の許可／禁止を判断してから受信を行う機密データ受信処理を行う。ステップＳ１０２では、機密文書データの破棄が指示されたときの機密データ破棄処理を行う。

ステップＳ１０３では、その他の処理、例えば、実際のコピー動作、Ｆａｘ／Ｓｃａｎ動作、プリント動作等を行ってから、ステップＳ１０３に戻る。

各処理は、時系列で示してあるが、それぞれをタスクとして並列処理としてもよい。

図９は、機密データ受信処理（図８のステップＳ１０１）のサブルーチンを示すフローチャートである。

ステップＳ１０１１では、機密データの受信か否かを判断し、機密データの受信であれば（ステップＳ１０１１でＹＥＳ）、ステップＳ１０１２で、その機密文書データが記憶部１６に登録されていないか否かを判断する。

登録されていなければ（ステップＳ１０１２でＹＥＳ）、ステップＳ１０１３では、サーバ４に、その機密データを特定するための機密文書データ特定情報が蓄積（登録）されているかを判断する。

サーバ４に登録されていなければ（ステップＳ１０１３でＹＥＳ）、ステップＳ１０１４で、機密データを受信して記憶部１６に登録した後、ステップＳ１０１５で、サーバ４へ機密文書データ特定情報の登録要求を送信して、リターンする。

機密文書データが記憶部１６に登録されているか（ステップＳ１０１２でＮＯ）または機密文書データ特定情報がサーバ４に登録されていれば（ステップＳ１０１３でＮＯ）、ステップＳ１０１６では、データの受信を拒否して、リターンする。

図１０は、図８におけるステップＳ１０２の機密データ破棄処理のサブルーチンを示すフローチャートである。

ステップＳ１０２１では、操作パネル部１５を介して、記憶部１６に蓄積された機密文書データの破棄の指示がなされたか否かを判断する。機密データの破棄が指示されると（ステップＳ１０２１でＹＥＳ）、ステップＳ１０２２では、破棄される機密文書データを特定するための機密文書データ特定情報の削除要求を、サーバ４に対して送信する。

ステップＳ１０２３では、指示された機密文書データを記憶部１６から破棄したのち、リターンする。機密データの破棄指示がなされなければ（ステップＳ１０２１でＮＯ）、そのままリターンする。

このように、この実施形態によれば、各ＭＦＰで印字された機密文書データを特定するための機密文書データ特定情報がサーバ４に集中的に蓄積されるから、各ＭＦＰ毎にこれらの情報を蓄積する必要はなくなる。

なお、機密文書管理サーバ４を設置することなく、ＭＦＰ１〜３のいずれかに機密文書管理サーバとしての機能を発揮させる構成であっても良い。

この発明の一実施形態に係る機密文書管理システムを示す概略構成図である。 図１の機密文書管理システムに用いられているＭＦＰの電気的構成を示すブロック図である。 ＭＦＰで機密データを受信した際の処理を示すフローチャートである。 図３の機密データ受信処理（ステップＳ１）のサブルーチンを示すフローチャートである。 図３の機密データ破棄処理（ステップＳ２）のサブルーチンを示すフローチャートである。 図３の機密文書データ特定情報の登録・削除要求処理（ステップＳ３）のサブルーチンを示すフローチャートである。 この発明の他の実施形態に係る機密文書管理システムの概略構成図である。 図７のシステムにおいて、ＭＦＰで機密データを受信した際の処理を示すフローチャートである。 図８の機密データ受信処理（ステップＳ１０１）のサブルーチンを示すフローチャートである。 図８の機密データ破棄処理（ステップＳ１０２）のサブルーチンを示すフローチャートである。

符号の説明

１，２，３ 画像形成装置（ＭＦＰ）
４ ユーザ端末（ＰＣ）
５ 機密文書管理サーバ
６ ネットワーク
１１ ＣＰＵ
１４ スキャナ部
１６ 記憶部
１７ プリント部
１８２ データ受信部

Claims (14)

1. ネットワークを介して互いに接続された複数の画像形成装置を備え、
   各画像形成装置は、文書データを入力する入力手段と、
   前記入力手段により入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するデータ判別手段と、
   文書データを印字する印字手段と、
   いずれかの画像形成装置において、前記印字手段により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力を拒否する制御手段と、
   を備えていることを特徴とする機密文書管理システム。
2. 各画像形成装置は、入力された機密文書データ及び他の画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を記憶する記憶手段を有し、
   各画像形成装置は、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び記憶された情報で特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ他の画像形成装置に、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、または文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する請求項１に記載の機密文書管理システム。
3. いずれかの画像形成装置において、前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、その画像形成装置は、他の画像形成装置に対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信し、他の画像形成装置は削除要求に従って、前記記憶手段に記憶された文書データを特定するための情報を削除する請求項２に記載の機密文書管理システム。
4. 各画像形成装置は、各画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を蓄積する機密文書管理サーバとネットワークを介して接続され、
   前記画像形成装置は、前記入力手段により入力された機密文書データを記憶する記憶手段を有するとともに、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び前記サーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ前記サーバに、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、またはサーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する請求項１に記載の機密文書管理システム。
5. いずれかの画像形成装置において、前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、その画像形成装置は、前記サーバに対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信し、該サーバは削除要求に従って、蓄積された文書データを特定するための情報を削除する請求項４に記載の機密文書管理システム。
6. 前記入力手段が、ネットワークを介して端末装置から送信された文書データを受信する受信手段からなるものである請求項１〜５のいずれかに記載の機密文書管理システム。
7. ネットワークを介して他の画像形成装置と接続可能な画像形成装置であって、
   文書データを入力する入力手段と、
   前記入力手段により入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するデータ判別手段と、
   文書データを印字する印字手段と、
   前記他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力手段による入力を拒否する制御手段と、
   を備えていることを特徴とする画像形成装置。
8. 入力された機密文書データ及び他の画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を記憶する記憶手段を有し、
   入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び記憶された情報で特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ他の画像形成装置に、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、または文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する請求項７に記載の画像形成装置。
9. 前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、他の画像形成装置に対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信する請求項８に記載の画像形成装置。
10. 各画像形成装置から送信された機密文書データを特定するための情報を蓄積する機密文書管理サーバとネットワークを介して接続され、
    前記入力手段により入力された機密文書データを記憶する記憶手段を有するとともに、入力された機密文書データが、前記記憶手段に記憶された文書データ及び前記サーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当しない場合には、入力された文書データを記憶手段に記憶すると共に印字し、かつ前記サーバに、入力された機密文書データを特定するための情報を送信し、入力された機密文書データが、前記記憶手段に既に記憶されており、またはサーバに蓄積された文書データを特定するための情報によって特定される文書データに該当する場合には、前記文書データの入力手段による入力を拒否する請求項７に記載の画像形成装置。
11. 前記記憶手段に記憶された機密文書データが破棄された場合、前記サーバに対して、その文書データを特定するための情報の削除要求を送信する請求項１０に記載の画像形成装置。
12. 前記入力手段が、ネットワークを介して端末装置から送信された文書データを受信する受信手段からなるものである請求項７〜１１のいずれかに記載の画像形成装置。
13. ネットワークを介して他の画像形成装置と接続可能な画像形成装置において実行される機密文書管理方法であって、
    文書データを入力するステップと、
    前記入力ステップにより入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するステップと、
    文書データを印字するステップと、
    前記他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力を拒否する制御ステップと、
    を備えていることを特徴とする機密文書管理方法。
14. ネットワークを介して他の画像形成装置と接続可能な画像形成装置のコンピュータに実行させるための機密文書管理プログラムであって、
    文書データを入力するステップと、
    前記入力ステップにより入力された文書データが機密文書データであるか否かを判別するステップと、
    文書データを印字するステップと、
    前記他の画像形成装置により機密文書データが印字された場合、前記印字された機密文書データと同じ文書データの前記入力を拒否する制御ステップと、
    を実行させるための機密文書管理プログラム。

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