JP2009277185A - 管理装置、管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ワークフローに従い処理される文書情報の操作履歴を確認しながら効率よく管理することである。
【解決手段】 セッション記憶部に保存された文書に対し、メイン制御部は比較対象となる同一文書の前バージョン（Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ−１）が存在するか否かを判断する（Ｓ１００２）。次に、比較を行った両オブジェクト間に差分があるか否かを確認し、差分があるかどうかを制御部が判断する（Ｓ１０１１）。そして、メイン制御部は、オブジェクトデータの属性に埋め込まれたアクションを実行する（Ｓ１０１４）。そして、セッション情報記憶部に保存された文書の差分のあったオブジェクトデータを文書情報記憶部に保存する（Ｓ１０１６）ことを特徴とする。
【選択図】 図１３

Description

本発明は、所定のワークフローを実行する際などの、文書処理を行うための管理システムに関するものである。

昨今、内部統制やＳＯＸ法など、会社／組織が健全に運営されていることを証明するための活動や法律が注目されている。これら活動や法律に対応するために、文書作成や業務を遂行するための手順を予め定め、それに従って作業が実施されたことを監視し、監査の際に証明できる業務プロセスのＩＴ化が進んでいる。ここで提供されるシステムにおいては、業務の進捗に応じて得られる種々の文書の成果物のみでなく、進捗状況の管理も重要となる。

そこで、各企業の業務に応じてカスタマイズ可能なワークフローシステムが提供されており、各業務プロセスは、全てワークフローシステムが提供するユーザインタフェースを利用して作業を開始し、ワークフローシステム上で完結される。

一方で、業務中に作成した文書、または業務を遂行するために各工程で発生した文書を管理する必要があるため、ワークフロー機能を提供する文書管理システムが多く提案されている。

しかしながら、実際には全ての工程での作業が、カスタマイズされたワークフローシステム、もしくはワークフロー機能を提供する文書管理システムのアプリケーション上のみで実行できない場合がある。例えば、全工程中のいずれかの工程において、文書の作成自体をＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社製のＯｆｆｉｃｅ（登録商標）など文書作成アプリケーションを用いて作成する場合、もしくは、紙媒体が成果物となるような場合である。

それを解決するための従来例として、各業務フローにおいて未だ存在している紙文書をスキャナで読み込んだ電子データと、業務フローとを関連付けることで、業務フローを円滑に流すことを目的としたワークフロー機能を提供する業務支援システムが提案されている（特許文献１を参照）。

このような業務支援システムにおいては、各工程で紙に印刷する際に、業務や文書を特定するＩＤを制御情報として埋め込み、印刷された紙をスキャンした際には、制御情報より予め規定された次のアクションに移行することで、紙文書を用いた業務フローを実現している。
特開２００７−２００１３６号公報

業務フローの各工程において成果物として作成される文書は、正式文書として発行されるまでの過程で多くの人の手を経由し承認されることが一般的である。

上記特許文献１においては、業務フローの各工程において”異なる文書の作成フェーズ”となっており、１つの文書が正式版となる際の柔軟な工程管理についての考慮が十分ではない。さらに、各工程における文書の操作内容についても、ユーザに容易に提示できるシステムとはいえない。

また、特許文献１の制御情報と規定の業務フローにおいては次の工程に進む構成のみの開示であり、各工程において情報／記載の不備等で差戻しがあった場合、前工程に戻り、修正後、業務フローを再開できるような機能がない。よって、進捗状況に関わらず業務フローを一旦破棄して、新規に業務フローに基づく業務を作成することになってしまう。

本発明は上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、例えばワークフローの工程管理などに用いることが可能な、特定の文書情報の定型操作を効率よく実行、管理するための仕組みを提供することである。

上記目的を達成する本発明の管理装置は以下に示す構成を備える。

文書情報を管理する管理装置であって、前記文書情報からオブジェクトを抽出する抽出手段と、バージョンの異なる文書情報があった場合に、現在のバージョンの文書情報と前のバージョンの文書情報とから前記抽出手段によりオブジェクトを抽出し、変化のあったオブジェクトを識別する識別手段と、前記識別手段により識別されたオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に基づき、当該特定の処理を実行する処理手段と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、例えばワークフローの工程管理などにおいて、各工程における特定の文書情報に関連する定型操作を効率よく実行、管理することができる。

次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。

＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
［システム構成］
図１は、本実施形態を示す文書管理システムの構成を説明する図である。

図１において、１０はＣｌｉｅｎｔＰＣで、文書管理システムにユーザＡがブラウザを介してアクセスする。１１はＣｌｉｅｎｔＰＣで、文書管理システムにユーザＢがブラウザを介してアクセスする。１２はＣｌｉｅｎｔＰＣで、文書管理システムにユーザＣがブラウザを介してアクセスする。

２０はＷｅｂアプリケーションサーバＰＣで、Ｗｅｂアプリケーションを提供する。３０はユーザ管理サーバＰＣで、本システムにアクセスするユーザの情報を管理する。４０は文書管理サーバで、文書を保存／管理する機能を有する。なお、上記ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０〜１２と、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０は、ネットワークを介して相互に通信可能に接続されている。なお、上記システムを構成するＰＣ、サーバは、後述するハードウェア資源と、ソフトウエア資源を備えて、各種のプログラムをＯＳの管理下で実行することで種々のデータ処理、通信処理、管理処理を行う。

ここで、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０は、別々に配置されている構成としているが、一つのＰＣにおいて構成されても構わない。

また、ユーザＡ、Ｂ、及びユーザＣがＣｌｉｅｎｔＰＣ１０、１１、１２を操作する構成としている。しかし、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０のいずれか、もしくは全てと同じＣｌｉｅｎｔＰＣで操作する構成としても構わない。

更に、本実施形態に係る文書管理システムは、ユーザＡ、Ｂ、及びユーザＣがＣｌｉｅｎｔＰＣにインストールされているブラウザを介してネットワーク上にアクセスする構成としている。しかし、図示しない専用のクライアントアプリケーションをＣｌｉｅｎｔＰＣ１０、１１、及びＣｌｉｅｎｔＰＣ１２に配置し、それを操作する構成であっても構わない。この場合、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０ではなく、文書管理サーバＰＣ４０と専用クライアントアプリケーションが通信する構成でも構わない。

［ハードウェア構成］
図２は、本実施形態に示す文書管理システムを構成する各ＰＣのハードウェア構成を説明するブロック図である。なお、本例は、一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各ＰＣには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。

図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク等の外部メモリ１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここで、ＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。

ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ１９におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。

［ソフトウエア構成］
図３は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を示すソフトウエア構成を説明する図である。本例は、図１に示したＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０内のソフトウエア構成を示している。

図３において、メイン制御部２００は、文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対する指示、管理を行う。データ送受信部２０１は、Ｃｌｉｅｎｔ ＰＣ１０においてユーザがブラウザを介して出した命令を受け取り、メイン制御部２００より指示を受けた結果を、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０に返答する。

セッション記憶部２０２は、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０においてユーザがブラウザを介して本文書管理システムにアクセスしてから、同一ユーザからのアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。

更に、セッション記憶部２０２は、ユーザが本文書管理システムへのアクセスを止める（ログアウト）、もしくは自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。

ＷｅｂＵＩ生成部２０３は、メイン制御部２００より指示を受け、状況に応じたＷｅｂＵＩ（ＨＴＭＬ）を生成する。ここで、ＷｅｂＵＩ生成部２０３が生成するＷｅｂＵＩは、ＨＴＭＬだけに限定するものではなく、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔなどのスクリプト言語が埋まっていても構わない。

次に、ユーザ情報操作部３００は、メイン制御部２００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部３０１に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザ、及びユーザ特性の抽出、編集などの操作を行う。ここで、ユーザ管理に関して、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知の技術であるＡｃｔｉｖｅ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ、ＬＤＡＰなどとユーザ情報操作部３００が連携し、ユーザ情報記憶部３０１においてはユーザ特性のみを保存しても構わない。

次に、文書情報操作部４００は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書情報記憶部４０１に文書の実体、文書のテンプレート、文書のページ内の領域分割されたオブジェクト、オブジェクトの差分、及び各種履歴の登録、保存する。

さらに、文書情報操作部４００は、文書情報記憶部４０１に保存されている文書の実体、文書のテンプレート、文書のページ内の領域分割されたオブジェクト、オブジェクトの差分、及び各種履歴の抽出、編集などの操作を行う。

文書分析部４０２は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書のページ内を解析し、領域分割を行い、領域分割して得られたオブジェクトに属性情報を付加して、文書情報操作部４００を介して文書情報記憶部４０１に登録、保存する。

文書検索部４０３は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書、文書のテンプレート、及びオブジェクトを、文書情報操作部４００を介して文書情報記憶部４０１より検索して取得する。

文書比較部４０４は、メイン制御部２００からの指示に従い、オブジェクト間の比較を行う。プログラム制御部４０５は、メイン制御部２００からの指示に従い、プログラム記憶部４０６に保存されているプログラムを読み出し、オブジェクトの属性情報にプログラムを埋め込む。さらに、プログラム制御部４０５は、オブジェクトに保存されたプログラムに従いアクションを実行する。

ユーザ通知部４０７は、オブジェクトに保存されたプログラムに従ったアクションを実行する際、メール通知や図示しないＣｌｉｅｎｔＰＣ１０、１１、及びＣｌｉｅｎｔＰＣ１２に表示するユーザインタフェースを用いてユーザに通知する。

以下、本発明の第１実施形態に係る文書管理システムにおける処理について、図１乃至図１５を用いて具体的に説明する。

［ログイン、及びユーザ特性登録処理］
図４は、本実施形態を示す文書管理システムにおけるログイン、及びユーザ特性登録処理の一例を示す図である。本例は、ユーザＡが、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）する処理例である。なお、初めてログインした際にはユーザ特性を入力する。

図５は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、本システムにユーザがログインして、ユーザ特性を登録する処理例である。なお、Ｓ１００〜Ｓ１０６は各ステップを示す。また、各ステップは、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００がユーザ管理サーバＰＣ３０のＣＰＵ１００の制御プログラムを実行することで実現される。ここで、制御プログラムには、図３に示したソフトウエアが含まれる。

Ｓ１００において、ユーザＡがＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムのトップページにアクセスすると、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してリクエストを受信する。続いて、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に依頼し、トップページの生成を行い、データ送受信部２０１を介して、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０にレスポンスとして返し、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザにトップページを表示させる。

次に、Ｓ１００により表示されたトップページにてユーザＡがポインティングデバイスを操作してログイン情報を入力すると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してユーザＡのログイン情報を受信する。例えば、ログイン情報にはユーザ名とパスワードなどが含まれる。

続いて、Ｓ１０１において、ユーザ管理サーバＰＣ３０のユーザ情報操作部３００に問い合わせ、ユーザ情報記憶部３０１に登録されたユーザか否かを確認する。その結果、メイン制御部２００がユーザ情報記憶部３０１にユーザＡが存在しない、もしくはパスワードが間違っていると判断された場合、Ｓ１０２へ進む。そして、Ｓ１０２で、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に依頼しログイン失敗エラーページの生成を行う。続いて、データ送受信部２０１を介してＣｌｉｅｎｔＰＣ１０にレスポンスとして返し、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザにログイン失敗エラーページを表示させて、本処理を終了する。

一方、Ｓ１０１で、メイン制御部２００がユーザ情報記憶部３０１にユーザＡが存在して、かつパスワードが正しいと判断された場合、Ｓ１０３へ進む。

そして、Ｓ１０３で、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２においてセッション情報を生成する。続いて、ユーザ情報記憶部３００に問い合わせ、ユーザ情報記憶部３０１にユーザＡのユーザ特性が登録されているか否かをメイン制御部２００が判断する。なお、セッション情報を生成するタイミングは、ここに限定しない。ここで、ユーザＡのユーザ特性が登録されていないとメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１０４へ進み、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に依頼し、ユーザ特性入力ページの生成を行う。続いて、データ送受信部２０１を介して、ユーザ特性入力ページをＣｌｉｅｎｔＰＣ１０にレスポンスとして返し、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザに表示させる。

次に、Ｓ１０４により表示されたユーザ特性入力ページにてユーザＡがユーザ特性を入力すると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してユーザＡのユーザ特性を受信する。

続いて、Ｓ１０５において、メイン制御部２００は、ユーザ情報操作部３００に指示し、ユーザ情報記憶部３０１に受信したユーザＡのユーザ特性を登録する。この際、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に対しても、生成済みのセッション情報とともにユーザ特性を保持することを指示する。これにより、毎回ユーザＡのユーザ特性情報をユーザ情報記憶部３０１より取得することがなくなるため、処理速度を向上させることができる。

図６は、図３に示したユーザ情報記憶部３０１に保存されているユーザ特性テーブルの一例を示す図である。本例では、ユーザ特性として、所属部署、役職、部署における上長（承認者）、プロジェクト、プロジェクト内での業務、プロジェクトにおける上長などがあり、後述するアクション実行処理において利用される。なお、ユーザ特性としては、これら以外の情報が含まれていても構わない。更に、ユーザ特性の項目として複数の値が含まれていても構わない。例えば、複数のプロジェクトに関わるユーザの場合には、複数選択できるほうがよい。

また、ユーザ特性入力ページでは、ユーザ特性の項目を自由にユーザが入力できるのではなく、選択できる形状であることが望ましい。このためには、本文書管理システムを導入するユーザ環境に応じて、導入先の管理者などが事前に適切な選択項目を設定しておくことが望ましい。

次に、Ｓ１０６において、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３にユーザＡのページを生成させる。続いて、データ送受信部２０１を介してＣｌｉｅｎｔＰＣ１０にレスポンスとして返し、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザにユーザＡのページを表示させ、本処理を終了する。

［テンプレート登録処理］
本実施形態においては、ワークフローを実現するために、事前にワークフローを提供するための文書テンプレートを作成し、文書管理サーバＰＣ４０の文書情報記憶部４０１に保存しておく。

ユーザＣが、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１２のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、テンプレートとして登録したい文書を登録し、ワークフローを実現するためのアクションを指定して本システムにて保存する。

図７は、本実施形態を示す文書管理システムにおけるテンプレート登録処理の一例を示す図である。本例は、ユーザＣが、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１２のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、文書のテンプレートを登録する例である。

図８は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、本システムにユーザがログインして、ユーザ特性を登録する処理例である。なお、Ｓ２００〜Ｓ２０８の各ステップは、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００が文書管理サーバＰＣ３０を制御することで実現される。より具体的には、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０、文書管理サーバＰＣ３０が備えるＣＰＵ１００が図３に示す制御プログラムを実行することで実現される。

Ｓ２００において、ユーザＣがＣｌｉｅｎｔＰＣ１２のブラウザを介して本文書管理システムにログインする。ログイン処理は、図５に詳細を示したログイン処理の流れを示した通りである。

次に、Ｓ２０１において、Ｓ２００によりブラウザ上に表示されたユーザＣのページにて文書登録を実行すると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してテンプレートして登録すべき文書を受信する。続いて、一旦セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて保存する。尚、この文書登録は、例えば、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１２の内部（ローカル）に保存されている文書データをブラウザ経由で登録することになる。

次に、Ｓ２０２において、Ｓ２０１によりセッション記憶部２０２に保持されている文書に対し、メイン制御部２００は文書管理サーバＰＣ４０の文書分析部４０２に指示し、所定の認識処理を実行してオブジェクト抽出処理を行う。ここで、メイン制御部２００は、文書情報の中でオブジェクトを抽出し、抽出されたオブジェクトの属性情報とともに、一時的にセッション記憶部２０２にその抽出された文書と関連付けて保存する。ここで、属性情報にはそのオブジェクトがテキストなのか画像なのかを示す情報や、ユーザが任意に指定可能な名前などの情報が設定される。加えて、後述するようなプログラムも属性情報としてオブジェクトに設定することができる。

なお、オブジェクト抽出とは、文書の各ページ内を解析し、領域分割を行う既知の技術で構わない。具体的な領域分離の例としては、テキストの固まりが段落毎に分離されたり、所定の画像、図、表の部分が分離されたりしても良い。

また、領域分割の粒度は自動的に決定されても構わないし、ユーザが範囲指定する、もしくは自動的に領域分割された結果をユーザに提示して、ユーザが修正しても構わない。

次に、Ｓ２０３において、Ｓ２０１によりセッション記憶部２０２に保持されている文書に対し、メイン制御部２００はワークフローを実現するためのテンプレートとして登録することをユーザＣが要求したかどうかを判断する。なお、この要求は、Ｓ２００により表示されたユーザＣのページにて文書登録を実行する際に、テンプレートして保存することを指示しても良いし、それ以外の手段でも構わない。ここで、テンプレートとして登録することをユーザＣが要求していないとメイン制御部２００が判断した場合は、Ｓ２０８へ進む。

一方、Ｓ２０３で、テンプレートとして登録することをユーザＣが要求しているとメイン制御部２００が判断した場合は、Ｓ２０４において、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に依頼し、テンプレートに対するアクション登録ページの生成を行う。

続いて、データ送受信部２０１を介して、本文書管理システムのアクション登録ページをＣｌｉｅｎｔＰＣ１２にレスポンスとして返し、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１２のブラウザに表示する。なお、図示しないアクション登録ページの一例としては、Ｓ２０２により文書のページ内から抽出されたオブジェクトの一覧を表示し、ユーザがそれらオブジェクトの選択、登録指示などができる形態であればよい。

次に、Ｓ２０５において、Ｓ２０３によりＣｌｉｅｎｔＰＣ１２のブラウザに表示されたアクション登録ページをユーザＣが操作し、文書のページ内から抽出されたオブジェクトに対して何らかのアクションを指定しているかをメイン制御部２００が判断する。ここで、抽出されたオブジェクトに対してアクションを指定していないとメイン制御部２００が判断した場合は、Ｓ２０７へ進む。

一方、Ｓ２０５でユーザＣが文書から抽出されたオブジェクトに対してアクションを指定しているとメイン制御部２００が判断した場合は、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してユーザＣの指示を受信する。そして、Ｓ２０６で、メイン制御部２００は、プログラム制御部４０５に指示し、ユーザＣの指示を実行するためのプログラムをプログラム記憶部４０６より読み出し、後述するオブジェクトの属性情報１１０２に埋め込む。そして、Ｓ２０７で、メイン制御部２００は上記したプログラムが埋め込まれたオブジェクトをテンプレートとしてセッション記憶部２０２に保存する。

なお、属性情報１１０２に埋め込まれたプログラムの例としては、「上司にメールにて通知する」、「他の文書を作成／起票する」などのワークフローを実現するためのアクションとなる。なお、本例は、アクションの一例であって、これらはワークフローを実行するユーザの環境に適応したものとなるため、これらに限定されるものではない。

図９は、本実施形態を示す文書管理システムにおける文書のページ内から抽出されたオブジェクトに対してアクションを指定した結果の一例を示す図である。なお、ここで、オブジェクトは、Ｓ２０２で実行される処理で抽出される。

図９において、文書データ１０００に対して、Ｓ２０２より抽出された各オブジェクト１０１１〜１０２０が存在し、オブジェクト１０１１〜１０１４までは署名欄で、署名欄１０１１及び署名欄１０１２に署名の印影１０３０及び印影１０３１が存在していることを表す。

署名欄１０１１のオブジェクトは、文書内の位置を示す位置情報１１００、オブジェクトの実際のデータ１１０１、及び属性情報１１０２から構成される。属性情報１１０２に、ユーザＣが指定したアクションを実行するプログラムが埋め込まれるが、それ以外の情報が埋め込まれても構わない。

なお、オブジェクトのデータ１１０１は、イメージ、図、表、テキストなど、どのような情報であっても構わない。また、オブジェクトの構成は、この形式に限らず、位置情報１１００、オブジェクトのデータ１１０１、属性情報１１０２が各々個別に管理されて、それらの関連性を特定できるように保存されていれば良い。

また、Ｓ２０５により、ユーザＣはアクションを起す順番を指定できるように構成されていても良い。例えば、文書データ１０００においては、オブジェクト１０１１がアクションを最初に起すオブジェクトであることを属性情報１１０２に埋め込み、オブジェクト１０１２がアクションを二番目に起すオブジェクトであることを埋め込むことになる。これにより、ワークフローの各工程（ステップ）を考慮した処理をシーケンシャルに実施できる。つまり、１０１１から１０１４までの署名を順に行って本文所の各工程が終了することになる。また、図９で示すように、ある署名用のオブジェクト（１０１２）に対して署名された際に処理されるそのオブジェクトに埋め込まれたプログラムの内容を、次の承認者への自動メール送信処理とすれば、円滑なワークフローが実行できる。

更に、本実施形態においては、署名欄１０１１〜１０１４までに署名がされたことでアクションを実行するが、例えば、文書内の特定のオブジェクト内の修正が行われた場合など、アクションを実行するための判断はこれに限定されない。

次に、Ｓ２０７において、Ｓ２０５によりユーザＣがアクションの指定を終えると、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に一時保存されている全オブジェクトを、文書情報操作部４００に指示して文書情報記憶部４０１にテンプレートとして保存する。

次に、Ｓ２０８において、Ｓ２０１によりセッション記憶部２０２に保持されている文書を、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示して文書情報記憶部４０１に保存して、本処理を終了する。なお、この際、Ｓ２０７より保存した文書のテンプレート情報を特定できるＩＤなどの情報と関連付けて保存する。

［文書作成処理］
本実施形態において、ワークフローを実行するために、文書管理サーバＰＣ４０の文書情報記憶部４０１に文書テンプレートとして保存された文書を用いる。

ユーザＡが、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、ワークフローを実行するために文書をコピーして作成し、本システムにて登録する。

図１０は、本実施形態を示す文書管理システムにおけるテンプレート登録処理の一例を示す図である。本例は、文書管理システムにおける文書作成処理時のワークフローを示す。ここで、ユーザＡは、文書作成と署名を行う操作を実行し、ユーザＢは文書編集と署名を行う操作を実行する例である。

図１１は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ユーザＡがＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにログインして、文書作成と署名の処理例である。ここで、ログイン処理は、図５に示したログイン処理と同様である。なお、Ｓ３００〜Ｓ３０４は各ステップを示す。また、各ステップは、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０のメイン制御部２００が文書管理サーバＰＣ３０を制御することで実現される。より具体的には、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、文書管理サーバＰＣ３０が備えるＣＰＵ１００が制御プログラムを実行することで実現される。

Ｓ３００において、ユーザＡがＣｌｉｅｎｔＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにログインする。ログイン処理は、図５に示したログイン処理と同様である。

次に、Ｓ３０１において、Ｓ３００により表示されたユーザＡのページにてワークフローを実行するための業務に応じた文書をコピーする。ここで、文書のコピーは、文書管理サーバＰＣ４０内での文書のコピーでも良いし、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０に文書をダウンロードしても良い。本実施形態においては、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０に文書をダウンロードした場合について述べる。

なお、この際、コピーした文書中に、文書を特定するためのＩＤなどを追加しても良い。これにより、後述するアクション実行処理時に、前バージョンの文書を検索することが可能となる。

メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示して文書情報記憶部４０１よりユーザＡが所望する文書を取得する。続いて、データ送受信部２０１を介して、文書をＣｌｉｅｎｔＰＣ１０に送信する。

なお、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて文書の情報、及び文書に関連付けられた文書のテンプレート情報を保存しておいても良い。この場合、ユーザＡが同一セッション中に文書を登録した場合、文書検索部４０３、および文書比較部４０４を介して対応する文書を文書情報記憶部４０１から取り出す処理を省略することが可能となる。

次に、Ｓ３０２において、Ｓ３０１によりＣｌｉｅｎｔＰＣ１０に送信された文書を元に、ユーザＡは、文書に必要となる情報を記載して作成し、文書内の署名欄に署名をする。なお、署名は、印影データを付与する、もしくは、ユーザＡの名前を記載しても良く、その手段を限定するものではない。なお、印影データは、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０で管理されるものであっても、ユーザ情報記憶部３０１で管理されるものであってもよい。

次に、Ｓ３０３において、Ｓ３０２によりユーザＡが作成した文書を、本文書管理システムに登録する。具体的には、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して文書を受信し、一旦セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて保存する。

次に、Ｓ３０４において、メイン制御部２００がセッション記憶部２０２に保存した文書を元に、メイン制御部２００はアクションを実行して、本処理を終了する。なお、Ｓ３０４におけるアクション実行処理の詳細については後述する。

［文書編集処理］
図１２は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第４のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、図１０に示したユーザＢがＣｌｉｅｎｔＰＣ１１のブラウザを介して本文書管理システムにログインして、文書編集と書名を行う処理例である。より具体的には、ワークフローを実行するために文書を取得して編集し、本システムにて登録する処理例である。ここで、ログイン処理は、図５に示したログイン処理と同様である。なお、Ｓ４００〜Ｓ４０５は各ステップを示す。また、各ステップは、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００が文書管理サーバＰＣ３０を制御することで実現される。より具体的には、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０、文書管理サーバＰＣ３０が備えるＣＰＵ１００が図３に示した制御プログラムを実行することで実現される。

Ｓ４００において、ユーザＢがＣｌｉｅｎｔＰＣ１１のブラウザを介して本文書管理システムにログインする。ログイン処理は、図５に示した処理と同様である。

次に、Ｓ４０１において、Ｓ４００により表示されたユーザＢのページにてワークフローを実行するための文書を確認するための通知があるか否かメイン制御部２００が判断する。具体的には、図示しないユーザＢのページにタスクリスト、もしくは承認待ちの文書一覧などがユーザインタフェース内に存在し、ユーザＢが確認すべき文書の情報が記載されている。

ここで、ユーザＢへの文書を確認するための通知手段は、上述した以外の手段であっても良い。

例えば、メールにて文書の確認依頼が届き、メール内にはＵＲＬなど確認すべき文書を特定するＩＤが記載されており、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１１のブラウザを介してユーザＢが確認すべき文書に直接アクセスしても良い。

次に、Ｓ４０２において、Ｓ４０１により表示されたユーザＢのページにてワークフローを実行するための文書を取得する。ここで、文書の取得は、文書管理サーバＰＣ４０内での文書のコピーでも良いし、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１１に文書をダウンロードしても良い。本実施形態においては、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１１に文書をダウンロードした場合について述べる。

ここで、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示して文書情報記憶部４０１よりユーザＢが所望する文書を取得する。続いて、データ送受信部２０１を介して、文書をＣｌｉｅｎｔＰＣ１１に送信する。

なお、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて文書の情報、及び文書に関連付けられた文書のテンプレート情報を保存しておいても良い。

この場合、ユーザＢが同一セッション中に文書を登録した場合、文書検索部４０３、および文書比較部４０４を介して対応する文書を文書情報記憶部４０１から取り出す処理を省略することが可能となる。

次に、Ｓ４０３において、Ｓ４０２によりＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０のメイン制御部２００からＣｌｉｅｎｔＰＣ１１に送信された文書を元に、ユーザＢは、文書の記載内容を確認し、必要に応じて編集し、文書内の署名欄に署名をする。

なお、署名は、印影データを付与する、もしくは、ユーザＢの名前を記載しても良く、その手段を限定するものではない。

次に、Ｓ４０４において、Ｓ４０３によりユーザＢがＣｌｉｅｎｔＰＣ１１を用いて編集した文書を、本文書管理システムに登録する。具体的には、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して文書をＣｌｉｅｎｔＰＣ１１より受信し、一旦セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて保存する。

次に、Ｓ４０５において、Ｓ４０４によりメイン制御部２００がセッション記憶部２０２に保存した文書を元に、メイン制御部２００はアクションを実行して、本処理を終了する。なお、Ｓ４０５にアクション実行処理の詳細については後述する。

［アクション実行処理］
図１３は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第５のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、Ｓ４０５に関わるアクション実行処理例である。本例は、ユーザが、ＣｌｉｅｎｔＰＣのブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、ワークフローを実行するために文書を本システムにて登録した際、文書内の変更があったオブジェクトの属性情報に埋め込まれたアクションを実行する処理例である。これにより、ワークフローの次の工程に進むことができる。

なお、Ｓ１００１〜Ｓ１０１７は各ステップを示す。また、各ステップは、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００が文書管理サーバＰＣ３０を制御することで実現される。より具体的には、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０、文書管理サーバＰＣ３０が備えるＣＰＵ１００が図３に示した制御プログラムを実行することで実現される。

図１４は、本実施形態を示す文書管理システムにおけるアクション実行処理の例を示す図である。以下、オブジェクト間の比較を示す一例について説明する。

Ｓ１００１において、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に保持されているユーザが登録した文書に対する分析を文書分析部４０２に指示し、それによりオブジェクト抽出を行う。オブジェクト抽出されたデータは、セッション記憶部２０２に一時的にその文書と関連付けて保存する。

図１４に示すように、文書２１００（“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ”）、及び抽出されたオブジェクト２１１１〜２１２０がセッション記憶部２０２に一時的に保存される。

次に、Ｓ１００２において、Ｓ１００１によりセッション記憶部２０２に保存された文書に対し、メイン制御部２００は比較対象となる同一文書の前バージョン（Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ−１）が存在するか否かを判断する。

具体的には、文書管理サーバＰＣ４０は、同一セッション中に文書が登録された場合、セッション記憶部２０２に保存されている元の文書の情報と、Ｓ１００１により保存されたユーザが登録した文書を用いて、文書比較部４０４にて前バージョンか否かを判断させる。なお、文書比較部４０４にて両文書に含まれる文書を特定するＩＤが存在するのであれば、それを比較して判断しても良いし、文書の内容から判断しても良い。また、ユーザが本文書管理システムに文書を登録する際に、更新対象となる文書を指定しても良い。

ここで、同一セッション中に文書が登録されていないとメイン制御部２００が判断した場合、メイン制御部２００は、文書検索部４０３に指示して、文書情報記憶部４０１から該当の文書を検索し、文書比較部４０４にて前バージョンであるか否かを判断する。

次に、Ｓ１００３において、Ｓ１００２によりユーザが登録した文書の前バージョンが存在しないとメイン制御部２００が判断した場合、メイン制御部２００は、文書の最初のバージョンとして文書情報操作部４００に指示して、文書情報記憶部４０１に保存する。この際、Ｓ１００１により抽出された全オブジェクトも、文書情報記憶部４０１に保存する。

次に、Ｓ１００４において、メイン制御部２００は、Ｓ１００３により文書情報記憶部４０１に保存された文書に対応するテンプレートを検索する。次に、Ｓ１００５で、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に保存した文書とＳ１００１により抽出されたオブジェクトの情報を基に、文書検索部４０３に指示して、文書情報記憶部４０１に文書のテンプレートが存在するか否かを判断する。更に、文書比較部４０４にて文書のテンプレートか否かを判断する。

具体的には、文書比較部４０４にて文書にテンプレートを特定するＩＤが存在するのであれば、それを比較して判断しても良いし、Ｓ１００１により抽出されたオブジェクトの組合せ、もしくは文書の内容を比較して判断しても良い。また、ユーザが本文書管理システムに文書を登録する際に、対象となるテンプレートを指定しても良く、テンプレートを検索するための手段を限定しない。

次に、Ｓ１００５において、Ｓ１００４によりセッション記憶部２０２に保存された文書に対応するテンプレートが存在しないとメイン制御部２００が判断した場合、アクションを実行することなく、本処理を終了する。

一方、Ｓ１００５において、セッション記憶部２０２に保存された文書に対する前バージョンが存在すると判断した場合、Ｓ１００６で、メイン制御部２００は、文書の比較対象として前バージョンの文書を構成するオブジェクトの一覧を取得する。より詳細には、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示し、文書情報記憶部４０１より前バージョンの文書を構成するオブジェクトの一覧を取得し、セッション記憶部２０２に保存する。

本実施形態では、図１４に示すように、文書の比較対象として全バージョンの文書２０００（“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ−１”）、及びオブジェクト抽出されたデータ２０１１〜２０２０がセッション記憶部２０２に一時的に保存される。

また、Ｓ１００４及びＳ１００５により文書に対応するテンプレートが存在した場合、文書の比較対象としてテンプレートを構成するオブジェクトの一覧を取得する。より詳細には、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示し、文書情報記憶部４０１よりテンプレートを構成するオブジェクトの一覧を取得し、セッション記憶部２０２に保存する。

図１４において、文書の比較対象としてテンプレートの文書２０００（“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ−１”）、及びテンプレートを構成するオブジェクトの一覧（オブジェクト２０１１〜２０２０）がセッション記憶部２０２に一時的に保存される。

次に、Ｓ１００７において、Ｓ１００１によりセッション記憶部２０２に保存された文書２１００から抽出されたオブジェクト２１１１〜２１２０と、Ｓ１００６により取得した比較対象となる文書２０００の全オブジェクト２０１１〜２０２０との比較を終えたか否かをメイン制御部２００が判断する。ここで、比較が終わっていないとメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１００８において、メイン制御部２００は、文書２１００から抽出されたオブジェクト２１１１〜２１２０のうち、比較を終えていないオブジェクトを選択する。続いて、メイン制御部２００は、Ｓ１００６により比較対象となる文書２０００から抽出されたオブジェクト２０１１〜２０２０より比較対象を選択し、文書比較部４０４に指示して両オブジェクトのデータの比較を行い、両オブジェクトに差異があるかどうかのオブジェクト判断処理を実行する。

なお、比較対象となる文書２０００から比較対象となるオブジェクトを選択する際には、比較を行うオブジェクトの文書における位置情報から選択されても良いし、それ以外の方法であっても構わない。また、両オブジェクト間のデータの比較は、各オブジェクトの実データのＨａｓｈ値を計算して比較しても良いし、それ以外の方法であっても構わない。

次に、Ｓ１００９において、Ｓ１００８により現在のバージョンと前のバージョンとの比較を行った両オブジェクト間に変化しているオブジェクトがあるか否かをその差分から確認し、差分が無いとメイン制御部２００が判断した場合は、Ｓ１００７に戻り、文書２１００から抽出された全オブジェクト２１１１〜２１２０の比較を終えたか否かメイン制御部２００が判断する。

ここで、図１４を用いて、両オブジェクト間に差分があるか否かを判断する手段の一例を説明する。

文書２１００のオブジェクト２１１１〜２１１４が署名欄とした場合、オブジェクト２１１１〜２１１４には、予め署名データ２１３０、及び署名データ２１３１のみが許可された差分として登録されている。そこで、予め署名データ２１３０、及び署名データ２１３１のみ以外は差分ではないと判断しても良い。

また、差分を見るオブジェクトがテキストである場合、文字列の比較を行い、差分があると判断しても構わない。なお、差分を判断する手段としては、これらに限らない。

次に、Ｓ１０１０において、Ｓ１００９により両オブジェクトに差分があるとメイン制御部２００が判断した場合、メイン制御部２００は、差分のあったオブジェクトを、文書情報操作部４００に指示して、“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ”のバージョン管理対象として、セッション記憶部２０２に一時保管する。このように変化のあったオブジェクトを報知することが可能となる。

より詳細には、メイン制御部２００は、セッション情報記憶部２０２に保存された文書２１００の差分のあったオブジェクトデータをセッション情報記憶部２０２に一時保存する。ここで差分のあったオブジェクト、図１４に示す例では、オブジェクト２１１２とオブジェクト２１３１の合成をオブジェクト２２００とし、また、オブジェクト２１１６をオブジェクト２２０１としてセッション情報記憶部２０２に一時保存する。これらが差分情報としてセッション情報記憶部２０２に一時保存される。このように本実施形態では、変更されたオブジェクトを含む同一ページ内のすべてのオブジェクトを順次記憶させるのではなく、差異が認められたオブジェクトのみを順次追記する形式としてオブジェクトデータを管理している。これにより、文書情報記憶部４０１に記憶させるオブジェクトデータの操作履歴情報量を抑えることができる。さらに、メイン制御部２００は、差分を圧縮して文書情報記憶部４０１に記憶させるように制御してもよい。

次に、Ｓ１０１１において、Ｓ１００７により全オブジェクトの比較を終えた場合、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に差分オブジェクトが“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ”のバージョン管理対象として一時保存されているか判断する。ここで、差分オブジェクトが存在しないメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１０１７においてエラー通知を行い、本処理を終了する。

一方、Ｓ１０１１によりバージョン管理対象として差分オブジェクトが一時保存されているとメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１０１２において、差分オブジェクトの属性情報に、アクションを実行するためのプログラムが埋め込まれているか否かをメイン制御部２００が判断する。ここで、アクションを実行するためのプログラムが埋め込まれていないとメイン制御部２００が判断した場合は、Ｓ１０１５へ進む。

一方、Ｓ１０１２で、差分オブジェクトの属性情報にプログラムが埋め込まれているとメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１０１３においてそのプログラムに従いアクションを実行して良いか否かをメイン制御部２００が判断する。

例えば、先述したテンプレート登録処理において、ユーザＣが文書２１００のオブジェクトのアクションを起す順番を指定していた場合、順番通りにアクションが実行されているか否かをメイン制御部２００が判断する。ここで、プログラムに従いアクションを実行して良いか否かは、他の要因に従い判断しても構わない。

一方、Ｓ１０１３で、プログラムに従いアクションを実行しないとメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１０１７においてエラー通知を行い、本処理を終了する。

一方、Ｓ１０１３によりプログラムに従いアクションを実行するとメイン制御部２００が判断した場合、Ｓ１０１４へ進む。

そして、Ｓ１０１４で、メイン制御部２００は、プログラム制御部４０５に埋め込まれたプログラムの情報を渡し、アクションを実行する。プログラム制御部４０５は、プログラムの内容に従い、必要に応じてユーザ通知部４０７に指示してユーザに通知する。

ここで、実行するアクションの一例としては、ユーザの上司への電子メール送信等を用いた通知、または他の文書を起票／作成などであってもよい。ここで、埋め込まれたプログラムの内容が“上司へのメール通知”である場合、図６に示したユーザ特性テーブルより、操作しているユーザの上長情報を抽出することで、“上司へのメール通知”と言うアクションを実現できる。具体的には、図９のように属性情報１１０２の一部としてプログラムが記述されている。＜ｍｅｔｈｏｄ＞の欄の宛先指定の部分にユーザの上長を示す変数を指定しておくことで、プログラム動作時に処理ユーザの上長を承認者として上記のように自動選択し、電子メール送信が実行される。ここで、この送信メールの内容には、本処理対象の文書が添付されるといったことも可能である。

なお、それ以外の手段でアクションを実現しても構わない。本実施形態では、ワークフローが実行されるユーザ毎に、作成あるいは編集された文書情報を監査するユーザのレベルが順次付けられてユーザ情報が管理されている。

更に、既に一度アクションを実行したプログラムが埋められたオブジェクトが、再度“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ”のバージョン管理対象として差分オブジェクトが一時保存される場合もある。こういった場合には、上長からの作業工程の差戻し（修正依頼）として判断するといったことも可能となる。この場合、差戻し時のアクションとして、文書作成ユーザに対して、電子メール送信にて差し戻しを通知しても良い。ここで差し戻されたユーザが同じ文書を用いて、再度ワークフローの作業工程を進めると、当然差し戻されて、修正を加えて工程が進んだことも履歴として、後述するように管理できる。

ここで、差し戻しを判定するルールとは、例えば、文書２１００の署名欄２１１１に存在する署名データ２１３０が削除（また、取消し線の追加など）された場合などを意味する。なお、それ以外のルールでも、差戻し処理が実行されてもよい。

次に、Ｓ１０１５において、Ｓ１０１０により“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ”のバージョン管理対象として一時保存された全差分オブジェクトに対して、データのＨａｓｈ値を算出し、各オブジェクトの属性情報に埋め込む。

これにより、各オブジェクトのデータの内容に改ざんが無いことを監査時など後から証明することが可能となる。更に、データのＨａｓｈ値に署名を施し、署名されたデータを各オブジェクトの属性情報に埋め込むことで、より確かな情報として監査時に利用できる。

なお、全差分オブジェクトに対して、データのＨａｓｈ値を埋め込む必要はなく、少なくともプログラムが埋め込まれた差分オブジェクトに対してデータのＨａｓｈ値を埋め込むだけでも構わない。

このようにプログラムが埋め込まれた差分オブジェクトに対してデータのＨａｓｈ値を埋め込むことで、後から既にアクションが実行済みであることを証明／判断する手段として用いることができる。

なお、アクションが実行済みであるか否かを判断するための手段として、Ｈａｓｈ値が埋め込み以外の手段で判断できても構わない。

次に、Ｓ１０１６において、メイン制御部２００は、Ｓ１０１５によりＨａｓｈ値を埋め込まれた差分オブジェクトを、文書情報操作部４００に指示して、“Ｖｅｒｓｉｏｎ ｎ”としてバージョン管理し、文書情報記憶部４０１に保存して、本処理を終了する。このように本実施形態では、差異のあったオブジェクトの差分が版別（バージョン別）に管理されている。このため、図１５に示すように、１つの文書に対するワークフローを実行する場合に、属性情報に埋め込まれた情報を解析して実行される毎の操作履歴をユーザの要求に応じて提示することができる。しかも、ワークフローの実行に伴って差異が発生しているオブジェクトデータのみを保持するため、文書情報記憶部４０１の容量に占める履歴情報領域を抑えることが可能である。

より詳細には、メイン制御部２００は、セッション情報記憶部２０２に保存された文書２１００の差分のあったオブジェクトデータ（ここでは、オブジェクト２１１２とオブジェクト２１３１の合成をオブジェクト２２００、オブジェクト２１１７をオブジェクト２２０１として）を、文書情報記憶部４０１に保存する。

図１５は、本実施形態を示す文書管理システムにおけるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例は、ワークフローを実現した結果、監査の際に文書作成が完了するまでの各工程（バージョン）で、どのような修正／変更が行われたのか確認するためのユーザインタフェースの一例である。ユーザは、図１５に示すユーザインタフェースにより各工程（バージョン）において、修正／変更されたオブジェクトの情報を一覧で確認でき、また各工程（バージョン）の文書の内容を確認することもできる。ここで、上記ユーザインタフェースは、メイン制御部２００から操作するいずれかのＣｌｉｅｎｔＰＣに提示され、当該提示されたユーザインタフェースがＣｌｉｅｎｔＰＣのブラウザを介して表示される。より具体的には、図１５においては、ユーザによってＶｅｒ２の履歴を選択された場合の文書のプレビューを行っており、オリジナル文書にその工程（バージョン）の差分オブジェクトで置換したものをプレビューしている。

なお、本実施形態においては、文書２１００の署名欄２１１１〜２１１４のオブジェクトの属性情報にアクションを実行するためのプログラムを埋める場合について説明した。

しかしながら、それ以外の手段でアクションを実行しても構わない。例えば、予め署名データ２１３０、及び２１３１をオブジェクトとして登録しておき、署名データのオブジェクトの属性情報にアクションを実行するためのプログラムを埋め込むことで、アクションを実行しても構わない。

〔第２実施形態〕
上記第１実施形態では、文書管理システムに文書を登録する際、ＣｌｉｎｅｔＰＣを利用する場合について説明したが、複合デバイスにて文書をスキャンして文書管理システムに登録するワークフローにも本発明を適用することができる。以下、その実施形態について説明する。

［システム構成］
図１６は、本実施形態に係る文書管理システムの構成を説明する図である。本例は、ユーザＡ、及びその他のユーザが画像処理装置（複合デバイス５０、５１）に表示されるブラウザを介して文書管理システムに接続可能に構成された例である。

ここで、文書管理システムの構成は、第１実施形態におけるＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０と、ユーザ管理サーバＰＣ３０と、文書管理サーバＰＣ４０がネットワークを介して接続されている。

なお、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０は、別々に配置されている構成としているが、一つのＰＣにおいて構成されても構わない。

また、本実施形態に係る文書管理システムは、ユーザＡ、及びその他のユーザがブラウザを介してアクセスする構成としているが、図示しない専用のクライアントアプリケーションを複合デバイス５０、５１に配置し、それを操作する構成であっても構わない。

この場合、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０ではなく、文書管理サーバＰＣ４０と専用クライアントアプリケーションが通信する構成でも構わない。

なお、複合デバイス１６は、後述するように、印刷された原稿をスキャンして読み取るスキャナ部と、スキャナ部から読み取られた画像データ、あるいは外部装置から受信する印刷データを印刷するプリンタ部と、外部装置とネットワークを介して通信する通信部を少なくとも備える。ここで、複合デバイス１６には、Ｗｅｂブラウザ機能を備え、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０が提供するユーザインタフェースを表示部（不図示）に表示することが可能に構成されている。

［文書作成処理］
第２の実施形態おいて、ワークフローを実行するために、文書管理サーバＰＣ４０に文書テンプレートとして保存された文書を用いる必要がある。

そこで、ユーザＡが、複合デバイス５０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、ワークフローを実行するために文書を印刷して作成し、本システムにて登録する。

図１７は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第６のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ユーザＡが、複合デバイス５０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、ワークフローを実行するために文書テンプレートを印刷して作成し、本システムにて登録する処理例である。

なお、Ｓ５００〜Ｓ５０４は各ステップを示す。また、各ステップは、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００が文書管理サーバＰＣ３０を制御することで実現される。より具体的には、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０、文書管理サーバＰＣ３０が備えるＣＰＵ１００が制御プログラムを実行することで実現される。

Ｓ５００において、ユーザＡが複合デバイス５０のブラウザを介して本文書管理システムにログインする。なお、ログイン処理は、図５に示した処理と同様である。

次に、Ｓ５０１において、Ｓ５００により表示されたユーザＡのページにてワークフローを実行するための業務に応じた文書テンプレートを複合デバイス５０から印刷する。なお、この際、印刷した文書中に、文書を特定するための文書ＩＤなどを追加しても良い。これにより、後述するアクション実行処理時に、前バージョンの文書を検索することが可能となる。

ここで、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示して文書情報記憶部４０１よりユーザＡが所望する文書テンプレートを取得する。続いて、データ送受信部２０１を介して、文書テンプレートを複合デバイス５０に送信、印刷する。なお、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて文書テンプレートの情報を保存しておいてもよい。この場合、ユーザＡが同一セッション中に文書を登録した場合、文書検索部４０３、および文書比較部４０４を介して対応する文書を文書情報記憶部４０１から取り出す処理を省略することが可能となる。

次に、Ｓ５０２において、Ｓ５０１により複合デバイス５０から印刷された紙文書を元に、ユーザＡは、紙文書に必要となる情報を記載して作成し、紙文書内の署名欄に署名をする。なお、署名は、例えばハンコを押す、もしくは、ユーザＡの名前を記載するなどの手段がある。

次に、Ｓ５０３において、Ｓ５０２によりユーザＡが作成した紙文書を、複合デバイス５０のスキャナ部にてスキャンして、本文書管理システムに登録する。ここで、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して紙文書の画像データを複合デバイス５０、５１より受信し、一旦セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて保存する。

次に、Ｓ５０４において、Ｓ５０３によりメイン制御部２００がセッション記憶部２０２に保存した文書の画像データを元に、メイン制御部２００はアクションを実行して、本処理を終了する。なお、アクション実行処理は、第１実施形態に係る文書管理システムのアクション実行処理（図１３）と同じである。

［文書編集処理］
以下、図１８に示す文書管理システムを用いて、第２実施形態おける文書編集処理について説明する。

図１８は、本実施形態に係る文書管理システムにおける文書編集処理を説明する図である。本例、ユーザＢが、複合デバイス５１のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、ワークフローを実行するために文書を印刷して編集し、本システムにて登録する例である。

図１９は、本実施形態を示す文書管理システムにおける第７のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ユーザＢが、複合デバイス５１のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、ワークフローを実行するために文書を印刷し、さらに、文書編集を行い、本システムにて登録する処理例である。

なお、Ｓ６００〜Ｓ６０５は各ステップを示す。また、各ステップは、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０のメイン制御部２００が文書管理サーバＰＣ３０を制御することで実現される。より具体的には、ＷｅｂアプリサーバＰＣ２０、文書管理サーバＰＣ３０が備えるＣＰＵ１００が制御プログラムを実行することで実現される。

Ｓ６００において、ユーザＢが複合デバイス５１のブラウザを介して本文書管理システムにログインする。ログイン処理は、図５に示した処理と同様である。

次に、Ｓ６０１において、Ｓ６００により表示されたユーザＢのページにてワークフローを実行するための文書を確認するための通知があるか否かを判断する。具体的には、図示しないユーザＢのページにタスクリスト、もしくは承認待ちの文書一覧などがユーザインタフェース内に存在し、ユーザＢが確認すべき文書の情報が記載されている。

ここで、ユーザＢへの文書を確認するための通知手段は、上述した以外の手段であっても良い。例えば、メールにて文書の確認依頼が届き、メール内には確認すべき文書を特定するＩＤが記載されており、複合デバイス５１のブラウザを介してユーザＢが確認すべき文書にアクセスしても良い。

次に、Ｓ６０２において、Ｓ６０１により表示されたユーザＢのページにてワークフローを実行するための文書を複合デバイス５１のプリンタ部で印刷する。具体的には、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示して文書情報記憶部４０１よりユーザＢが所望する文書を取得する。続いて、データ送受信部２０１を介して、文書を複合デバイス５１のプリンタ部から印刷する。

なお、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて文書の情報、及び文書に関連付けられた文書のテンプレート情報を保存しておいてもよい。

この場合、ユーザＢが同一セッション中に文書を登録した場合、前記文書検索部４０３、および文書比較部４０４を介して対応する文書を文書情報記憶部４０１から取り出す処理を省略することが可能となる。

次に、Ｓ６０３において、Ｓ６０２により複合デバイス５１から印刷した文書を元に、ユーザＢは、文書の記載内容を確認し、必要に応じて編集し、文書内の署名欄に署名をする。なお、署名は、ハンコを押す、もしくは、ユーザＢの名前を記載するなどしてもよい。

次に、Ｓ６０４において、Ｓ６０３によりユーザＢが編集した文書を、複合デバイス５０のスキャナ部にてスキャンして、本文書管理システムに登録する。具体的には、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して文書を受信し、一旦セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて保存する。

次に、Ｓ６０５において、Ｓ６０４によりメイン制御部２００がセッション記憶部２０２に保存した文書を元に、メイン制御部２００はアクションを実行して、本処理を終了する。なお、Ｓ６０５の処理は、第１実施形態に係る文書管理システムのアクション実行処理（図１３）と同じである。

なお、第１実施形態に係る文書管理システムのアクション実行処理フローのＳ１００８において、比較対象である両オブジェクト間のデータの比較は、各オブジェクトの実データのＨａｓｈ値を計算して比較しても良いとしている。

しかしながら、第２の実施形態では他の手段の方が望ましい。具体的には、紙文書をスキャンして得られた画像データに対してオブジェクト分割するため、画像の特徴量による比較や、パターンマッチングによる類似度などを用いたほうが良い。それら以外の手段であっても構わない。

上記第２実施形態により、ユーザは紙文書を使ってもワークフロー機能を利用することが可能となる。

また、第１及び第２実施形態に係る文書管理システムでは、各ユーザがＣｌｉｅｎｔＰＣのみ、もしくは複合デバイスのいずれか一方のみを用いた場合について説明した。

しかしながら、本発明の第１及び第２の実施形態に係る文書管理システムでは、ＣｌｉｅｎｔＰＣ、及び複合デバイスの両方を各工程で利用しても構わない。

図２０は、本実施形態を示す文書管理システムと通信する画像処理装置（複合デバイス）の一例を示す図である。

図２０において、２１０５はデバイス全体を制御するコントローラ部である。

コントローラ部２１０５において、２１０１はＣＰＵであり、このコントローラの制御および演算処理等を行うものである。２１０２はＲＯＭであり、システム起動プログラムの情報等の記憶領域である。２１０３はＲＡＭであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、２１０４はハードディスクあるいはＳＲＡＭなど不揮発性記憶装置である。

なお、ＲＡＭは２１０３は、オペレーティングシステムや通信制御およびエンジン制御などのプログラムがロードされ、実行される領域である。１０６はスキャナ部であり、画像読み取り動作をする。

２１０７はプリンタ部であり、コントローラ部２１０５の制御のもとで印刷動作をする。２１０８は操作部であり、ユーザからの指示を受け付ける。ここで、操作部は所定の表示を行ったりするものであってもよい。

２１０９は通信部であり、ネットワーク通信制御を行うものであり、他のデバイスや図１に示したＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ＣｌｉｅｎｔＰＣ１０〜１２との通信が可能である。２１１０はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。

〔第３実施形態〕
以下、図２１に示すメモリマップを参照して本発明に係る文書管理システムで読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図２１は、本発明に係る文書管理システムで読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図５、図８、図１１〜図１３、図１７、図１９に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えばそのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行う。そして、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込ませる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。

本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。

本実施形態を示す文書管理システムの構成を説明する図である。 本実施形態に示す文書管理システムを構成する各ＰＣのハードウェア構成を説明するブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を示すソフトウエア構成を説明する図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおけるログイン、及びユーザ特性登録処理の一例を示す図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 図３に示したユーザ情報記憶部に保存されているユーザ特性テーブルの一例を示す図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおけるテンプレート登録処理の一例を示す図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す文書管理システムにおける文書のページ内から抽出されたオブジェクトに対してアクションを指定した結果の一例を示す図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおけるテンプレート登録処理の一例を示す図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第４のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第５のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す文書管理システムにおけるアクション実行処理の例を示す図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおけるユーザインタフェースの一例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理システムの構成を説明する図である図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第６のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態に係る文書管理システムにおける文書編集処理を説明する図である。 本実施形態を示す文書管理システムにおける第７のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す文書管理システムと通信する複合デバイスの一例を示す図である。 本発明に係る文書管理システムで読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

１０、１１、１２ ＣｌｉｅｎｔＰＣ
２０ ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ
３０ ユーザ管理サーバＰＣ
４０ 文書管理サーバＰＣ

Claims (11)

1. 文書情報を管理する管理装置であって、
   前記文書情報からオブジェクトを抽出する抽出手段と、
   バージョンの異なる文書情報があった場合に、現在のバージョンの文書情報と前のバージョンの文書情報とから前記抽出手段によりオブジェクトを抽出し、変化のあったオブジェクトを識別する識別手段と、
   前記識別手段により識別されたオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に基づき、当該特定の処理を実行する処理手段と、
   を備えることを特徴とする管理装置。
2. 前記識別手段により識別されたオブジェクトを現在のバージョン情報と関連付けて記憶する記憶手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
3. ユーザ情報を取得する取得手段を備え、
   前記処理手段により実行される処理は、前記取得手段により取得した前記現在のバージョンの文書情報を入力したユーザのユーザ情報に関連付いた宛先への電子メール送信であることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の管理装置。
4. 前記文書情報のバージョンと、各バージョンに関連付けて記憶手段に記憶された変化のあったオブジェクトを報知するために出力する出力手段を備えることを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１項に記載の管理装置。
5. 前記現在の文書情報から抽出される複数のオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に、各特定の処理を行う順番が指定されている場合、当該順番に応じて、前記識別手段により識別されたオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に基づく当該特定の処理を実行すべきか否かを判断する判断手段と、
   前記処理手段において、前記判断手段により前記特定の処理を実行すべきではないと判断された場合、前記特定の処理は実行されず、前記判断手段により前記特定の処理を実行すべきと判断された場合、前記処理手段による前記特定の処理は実行されることを特徴とする請求項１乃至請求項４の何れか１項に記載の管理装置。
6. 文書情報を管理する管理装置における管理方法であって、
   前記文書情報からオブジェクトを抽出する抽出ステップと、
   バージョンの異なる文書情報があった場合に、現在のバージョンの文書情報と前のバージョンの文書情報とから前記抽出ステップによりオブジェクトを抽出し、変化のあったオブジェクトを識別する識別ステップと、
   前記識別ステップにより識別されたオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に基づき、当該特定の処理を実行する処理ステップと、
   を備えることを特徴とする管理方法。
7. 前記識別ステップにより識別されたオブジェクトを現在のバージョン情報と関連付けて記憶手段に記憶する記憶ステップを備えることを特徴とする請求項６に記載の管理方法。
8. ユーザ情報を取得する取得ステップを備え、
   前記処理ステップにより実行される処理は、前記取得ステップにより取得した前記現在のバージョンの文書情報を入力したユーザのユーザ情報に関連付いた宛先への電子メール送信であることを特徴とする請求項６または請求項７に記載の管理方法。
9. 前記文書情報のバージョンと、各バージョンに関連付けて記憶手段に記憶された変化のあったオブジェクトを報知するために出力する出力ステップを備えることを特徴とする請求項６乃至請求項８の何れか１項に記載の管理方法。
10. 前記現在の文書情報から抽出される複数のオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に、各特定の処理を行う順番が指定されている場合、当該順番に応じて、前記識別ステップにより識別されたオブジェクトの属性情報に含まれる特定の処理の実行を指示する情報に基づく当該特定の処理を実行すべきか否かを判断する判断ステップと、
    前記処理ステップにおいて、前記判断ステップにより前記特定の処理を実行すべきではないと判断された場合、前記特定の処理は実行されず、前記判断ステップにより前記特定の処理を実行すべきと判断された場合、前記処理ステップによる前記特定の処理は実行されることを特徴とする請求項６乃至請求項９の何れか１項に記載の管理方法。
11. 請求項６〜１０のいずれか１項に記載の管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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