JP2002215856A - ワークフローシステム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワークフローの各段階で生成・変更され
る履歴情報を管理し、かつ、所定のクライアントに提供
することにある。 【解決手段】 フローデータベース２１に全体の仕事の
流れを規定するワークフローを保存しフロー管理手段２
２により管理する。このワークフローに従って当該ワー
クフローの各段階において所定のクライアントから付加
されるレビジョンを含むドキュメントを受けると、文書
管理手段２４がドキュメントデータベース２３に格納し
管理する。この状態において、クライアントから表示要
求を受けると、履歴管理手段２５では、ワークフローの
進捗に応じたワークポイントとレビジョンを含むドキュ
メントを取り出し関連付け処理を行い、表示要求のあっ
たクライアントに伝送するワークフローシステムであ
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、製品の設計，製造
の構成情報を管理するＰＤＭ（Product Data Managem
ent）システム等に利用されるワークフローシステムに
係わり、特にワークフローの各段階で生成されるドキュ
メント等の成果物を管理するワークフローシステム及び
記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、ＰＤＭシステムは、製造すべき
製品の構成情報をツリー形式で管理するシステムであっ
て、これらツリーの各ノードには製品を構成する各部品
のデータ（例えば作成者，作成日，各データ間のつなが
り情報等の属性情報、ドキュメント（文書）・設計図等
の実体データ）を割り当てることにより製品全体の構成
情報を管理する一方、これら構成情報をワークフロー機
能により管理されている。

【０００３】ここで、ワークフロー機能とは、予め定め
るワークフロー，つまり定義化された全体の仕事の流れ
をプログラム的に管理する機能であり、これにより作業
の連携ミスをなくし、作業効率を高めることにある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところで、以上のよう
なワークフローシステムにおいては、予め定めるワーク
フローに従って承認者の承認その他他部門の参考意見等
を加えつつ、ワークフローの各段階ごとに成果物を上げ
ながら進捗していくが、このとき、ワークフローの各段
階で承認を行った成果物については、その成果物のレビ
ジョンだけが管理され、承認過程における経緯や詳細な
編集情報が管理できなかった。つまり、ワークフローの
各段階と各承認者の編集履歴との関連が管理されていな
いので、成果物の承認時にどのような経緯で承認され、
また編集されたものであるのか、追跡することができな
い。

【０００５】本発明は上記事情に鑑みてなされたもの
で、ワークフローの各段階の成果物だけでなく、各段階
において生成、変更される履歴情報も確実に管理するワ
ークフローシステムを提供することにある。

【０００６】また、本発明の他の目的は、各段階で生
成、変更される履歴情報を管理し出力するためのプログ
ラムを記憶した記憶媒体を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明に係わるワークフローシステムは、全体の仕
事の流れを規定するワークフローを保存し管理するフロ
ー管理手段と、前記ワークフローに従って当該ワークフ
ローの各段階において所定のクライアントから付加され
るレビジョンを含むドキュメントを管理する文書管理手
段と、クライアントから表示要求を受けたとき、前記両
管理手段から前記ワークフローの進捗に応じたワークポ
イントとレビジョンを含むドキュメントを取り出して関
連付け処理を行う履歴管理手段と、この履歴管理手段で
関連付け処理された前記ワークポイントとレビジョンを
含むドキュメントを表示可能な状態に作成し、表示要求
のあったクライアントに伝送する手段とを備えた構成で
ある。

【０００８】本発明は以上のような構成とすることによ
り、ワークフローの各段階にて所定のクライアントがレ
ビジョンを含むドキュメントの書込み要求を受けると、
文書管理手段は、ワークフローのワークポイントと対応
関係をとりながらレビジョンを含むドキュメントを格納
し管理するので、ワークポイント毎に成果物をバージョ
ン管理することが可能である。

【０００９】さらに、クライアントから表示要求を受け
ると、ワークフローの進捗に応じたワークポイントとレ
ビジョンを含むドキュメントを取り出して関連付け処理
を行い、表示要求のあったクライアントに伝送するの
で、クライアント側では成果物の承認時にどのような経
緯で承認され、また編集されたものであるのかを容易に
把握可能である。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１１】本発明に係わるワークフローシステムを説
明するに先立ち、ワークフローの一例について図２を参
照して概略的に説明する。

【００１２】ある製品の構成要素である部品を製造する
場合、 （イ）設計担当者が特定部品の設計申請を行う。

【００１３】（ロ）特定部品の設計申請を行うと、例え
ば当該部品に必要な材料が存在するか、或いは部品が種
々の観点から製品の規格に適合するかなどの調査をし、
設計申請に調査結果を付加し、承認者に送付する。

【００１４】（ハ）当該設計部品に関し、他部門の調査
結果を付与する。

【００１５】（ニ）第１の承認者は、調査結果を踏まえ
て検討し承認を与える。

【００１６】（ホ）その後、次の工程である組立段階に
移行し、組立担当者による組立てが行われる。

【００１７】（ヘ）当該部品の組立後、製品との関係か
ら所要の条件を満たしているか、試験担当者が試験を実
施する。

【００１８】（ト）第２の承認者は、試験結果を踏まえ
て妥当であれば承認を与える。

【００１９】そこで、ワークフローシステムは、以上の
ように予めルール化されたワークフローに従って各段階
ごとに所定の担当者が作業結果である成果物を電子的に
記述しながら進んでいくが、その各段階の担当者から出
てくるレビジョンの他、必要に応じてドキュメントがあ
れば、それらも確実に管理するとともに、所定のクライ
アントから要求を受けたとき、ワークフローの各ワーク
ポイントのつながりと承認者等により付加されたドキュ
メントとを関連付けて提示すれば、どのような経緯で承
認され、また編集されたものであるのかを容易に把握す
ることが可能である。

【００２０】次に、本発明に係わるワークフローシステ
ムの一実施の形態について図１を参照して説明する。

【００２１】同図において１はＬＡＮ，ＷＡＮなどのネ
ットワークであって、このネットワーク１上にはワーク
フローの各段階の履歴情報を含む当該各段階の成果物の
構成を管理するワークフローシステム１０の他、予め当
該ワークフローによって定められる複数のクライアント
２０ａ、２０ｂ，２０ｃ，２０ｄ，…が接続されてい
る。

【００２２】なお、複数のクライアント２０ａ，２０
ｂ，２０ｃ，２０ｄ，…のうち、例えばクライアント２
０ａは例えば設計申請者が所持する端末であり、クライ
アント２０ｂは例えば調査担当者が所持する端末であ
り、２０ｃは例えば第１の承認者が所持する端末であ
り、２０ｄは組立担当者が所持する端末を意味する。以
下、クライアント２０ｅ，２０ｆ，…についてもワーク
フローに従う担当者が所持する端末を意味する。

【００２３】ワークフローシステム１０は、予め定義さ
れる仕事の流れであるワークフローをフローデータベー
ス２１に保存し管理するフロー管理手段２２及びフロー
管理手段２２により管理されるワークフローの各段階で
該当担当者から付加されるドキュメントのレビジョン及
び各段階の担当者例えば承認者の承認経過等の履歴に関
係するドキュメントをドキュメントデータベース２３に
格納し管理する文書管理手段２４が設けられている。

【００２４】このワークフローとしては、当該ワークフ
ローの進捗に応じて各段階で何れの担当者が所要の調
査、承認等を与えるかを規定するワークポイント（Ｗ
Ｐ）とクライアント（ユーザ）との関係の他、これらワ
ークポイント間の順序関係が定義されている（図５参
照）。また、ドキュメントデータベース２３にはワーク
ポイントに対応付けさせてドキュメントのレビジョン及
び各段階のドキュメントが格納される（図６参照）。

【００２５】また、ワークフローシステム１０は、ワー
クフローの進捗状況に応じたワークポイントとドキュメ
ントのバージョン等との関連付ける処理を実行する履歴
管理手段２５と、ワークフローの履歴構成にドキュメン
トのレビジョンやドキュメントを対応付けながら表示可
能なフロー履歴画面を作成する表示データ作成手段２６
と、この作成手段２６によって作成されるフロー履歴画
面データをネットワーク１を介してアクセスのあったク
ライアント例えば２０ａに伝送する伝送制御部２７とが
設けられている。

【００２６】その他、全体の仕事の流れの定義付けデー
タ等を入力しワークフローを作成するキーボード，マウ
ス等のデータ入力機器２８、このデータ入力機器２８か
ら入力されるデータの表示、フロー履歴画像その他デー
タ入力機器２８からの制御指示に従って必要な表示を行
う表示手段２９、ワークフローの各段階によって生成、
変更される履歴を管理し出力するためのプログラムを記
憶した記憶媒体３０が設けられている。

【００２７】この記憶媒体３０は、例えば磁気ディス
ク、磁気テープ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、フロ
ッピー（登録商標）ディスク、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、メモリ
カードなどが用いられる。

【００２８】次に、以上のようなシステムの動作につい
て図３を参照して説明する。

【００２９】予めデータ入力機器２８から必要なデータ
を入力することにより、全体の仕事の流れを定義したワ
ークフローを作成し、フローデータベース２１に保存す
る。

【００３０】この状態において、システムが動作する
と、記憶媒体３０のプログラムを読み取り、適宜なメモ
リに記憶した後、動作状態に入る。

【００３１】すなわち、各クライアントからクライアン
ト名を含む所要のデータを伴うアクセスを受信すると、
ワークフローの各ワークポイントに関係するデータの書
込みであるか、或いは管理内容データの表示要求（読み
出し）か否かを判断する（Ｓ１〜Ｓ３：アクセス内容判
断機能）。

【００３２】ステップＳ２において、データ書込み要求
であると判断したとき、フロー管理手段２２は、クライ
アント所持者名をレビジョン，ドキュメントを取り込
み、フローデータベース２１に格納されるワークポイン
トを参照し、適正なクライアント名（ユーザ）であるか
否かを判定する（Ｓ４，Ｓ５：適格者判定機能）。正当
な担当者であれば、文書管理手段２４がクライアント名
その他レビジョンおよびドキュメントを取得し、ドキュ
メントデータベース２３に格納する（Ｓ６，Ｓ７：デー
タ保存・管理機能）。

【００３３】具体例をもって説明すると、例えば設計申
請者が所有するクライアント２０ａから例えば設計申請
者のもとに申請理由のドキュメントを付して設計申請を
受けると、ワークフローシステム１０では、伝送制御部
２７で受信し、フロー管理部２２に送られると、ここで
はフローデータベース２１に格納されるワークポイント
を参照し、適正な申請者であれば、その設計申請のレビ
ジョンおよび申請理由等のドキュメントを取得し、文書
管理部２４に送出する。

【００３４】この文書管理部２４は、ワークポイントと
関連をもたせながらドキュメント用データベース２３に
レビジョンや申請理由のごとき履歴情報となるドキュメ
ントを格納する。設計申請及び調査結果に基づいて検討
を加え、承認者が自身の所持する端末であるクライアン
トから承認経過のドキュメントを付加し、承認行為等の
レビジョンを送信した場合、同様にワークポイントとの
関連のもとに承認経過のドキュメント及びレビジョンを
ドキュメント用データベース２３に格納する。

【００３５】次に、ステップＳ３において、ワークフロ
ーの管理内容データの読み出しであると判断したとき、
フロー管理部２２がフローデータベース２１からワーク
フローのワークポイント及びワークポイント間の順序関
係データを読み出して履歴管理手段２５に送出するとと
もに、当該ワークポイントを文書管理手段２４に通知す
る。この文書管理手段２４は、ワークポイントのもと
に、ドキュメント用データベース２３からレビジョンの
み、或いはドキュメントが有れば、そのドキュメントを
読み出し、履歴管理手段２５に送出する（Ｓ８，Ｓ９：
所定データ読み出し機能）。

【００３６】この履歴管理手段２５は、ワークフローの
進捗に応じたワークポイントとレビジョンの他、ドキュ
メントのバージョンとの時系列的なつながり，つまりワ
ークポイントと履歴データとの関連付け処理を実施し
（Ｓ１０：履歴データ関連付け処理機能、図４，図５参
照）。

【００３７】さらに、ワークポイントと履歴データとの
関連付け処理をした後、所要の画像メモリエリアに表示
可能に配列したフロー履歴画像を作成し、伝送制御部２
７を介してアクセスされたクライアントに伝送する（Ｓ
１１：表示データ作成・伝送機能）。

【００３８】なお、ワークフローの管理内容データの読
み出しに際し、アクセス権制御を行うことは言うまでも
ない。

【００３９】その結果、アクセスしたクライアント例え
ば２０ａには、例えば図４及び図５に示すワークフロー
のワークポイントとレビジョン、ドキュメントのバージ
ョンとの時系列的な関連付け画像を表示することができ
る。

【００４０】図４ないし図６は履歴管理手段２５及び表
示データ作成手段２６によって作成されるワークフロー
履歴の表示画面の作成例を説明する図である。

【００４１】先ず、図４に示すワークフロー履歴例にお
いては、フローデータベース２１内部に図５に示すよう
なデータが保存されている。つまり、ワークフローの各
ワークポイント名、各ワークポイント名に割り当てられ
るクライアント（ユーザ）、開示するドキュメントなど
の種類が記述されている。

【００４２】一方、ドキュメントデータベース２３内部
には図６に示すようなデータが格納され管理されてい
る。

【００４３】そこで、図４の例では、両データベース２
１，２３に以上のようなデータが保存されていることを
前提とし、図４の例では、ワークポイントＡに対してＤ
ｏｃＡのレビジョン１のデータが添付され、ワークポイ
ントＢでは、ＤｏｃＡに対してドキュメントが加筆され
てレビジョン２のドキュメントになったことを示してい
る。ワークポイントＣでは、例えばワークポイントＡに
添付されるＤｏｃＡのレビジョンを見るが、全く新たに
ＤｏｃＢのレビジョン１のデータを添付している。ワー
クポイントＤでは、ＤｏｃＡが何ら変更されずにレビジ
ョン２のままであるが、ＤｏｃＢは変更されてレビジョ
ン２となったことを示している。

【００４４】すなわち、ワークフローシステム１０にお
ける履歴管理手段２５及び表示データ作成手段２６で
は、図４に示すワークフローの履歴表示画面を作成する
が、例えばワークポイントＢを指定して参照する場合、
ＤｏｃＡと当該ワークポイントのドキュメントのレビジ
ョン２が表示可能に関連付けられ、ワークポイントＣを
指定して参照する場合、ワークポイントＣに対してＤｏ
ｃＢとレビジョン１が表示可能に関連付けられ、承認履
歴に対応するドキュメントを表示することができる。

【００４５】次に、図７及び図８は、差し戻しが発生し
た場合のワークフロー履歴の表示画面の作成例を説明す
る図である。この場合、ドキュメントデータベース２３
内部には図８に示すようなデータが格納され管理されて
いる。

【００４６】この図７の例は、ワークポイントＤに対応
するクライアントが内容を確認した後に加筆を行った
が、前工程のワークポイントＣの作業範囲に不具合を発
見したので、ワークポイントＣのクライアントへ差し戻
しを行っている。この場合には、ワークポイントＣは、
２度目の実行となるので、Ｃ２のごとくワークポイント
のレビジョンがアップする。

【００４７】その結果、ワークポイントＤでは、ドキュ
メントＤｏｃＢがレビジョンアップされ、レビジョン２
となり、ワークポイントＣ２での作業後にドキュメント
ＤｏｃＢは、レビジョン３とな。最終的には、ワークポ
イントＣからワークポイントＤへ送られるが、ワークポ
イントＤも２度目の実行となるので、Ｄ２となる。ワー
クポイントＤ２では、さらに加筆されてドキュメントＢ
はレビジョン４となる。

【００４８】従って、ドキュメントデータベース２３内
部としては、ワークポイントがＣ２、Ｄ２となり、リン
ク元→リンク先はＤ→Ｃ２、Ｃ２→Ｄ２となり、開示す
るドキュメントも追加される。

【００４９】従って、以上のような実施の形態によれ
ば、ワークフローの各段階で生成・修正されるドキュメ
ントが所定のクライアントから送られてくると、ワーク
フローのワークポイントと対応付けながら格納し管理す
るので、例えばワークフローの各承認者における承認時
の経緯などを確実に管理することができる。

【００５０】また、所定のクライアントから表示要求が
あったとき、ワークポイントとドキュメントとを関連付
けながら表示可能にし伝送するので、ワークフローの各
ワークポイントでどのような経緯で成果物を得るに至っ
たかを容易に把握できる。

【００５１】さらに、各ワークポイントに生成・修正さ
れるドキュメントを対応付けながら時系列的につなげる
ことにより、例えば差し戻しなどのフローの動的な変更
にも対応でき、よりフローの内容を的確に把握可能とな
る。ひいては、生成した成果物の履歴を簡単、かつ、確
実に参照できる。

【００５２】その他、本願発明は、上記実施の形態に限
定されるものでなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々
変形して実施できる。例えば快適性指標の学習法とし
て、重回帰分析以外の統計手法を用いてもよい。

【００５３】また、各実施の形態は可能な限り組み合わ
せて実施することが可能であり、その場合には組み合わ
せによる効果が得られる。さらに、上記各実施の形態に
は種々の上位，下位段階の発明が含まれており、開示さ
れた複数の構成要素の適宜な組み合わせにより種々の発
明が抽出され得るものである。例えば問題点を解決する
ための手段に記載される全構成要件から幾つかの構成要
件が省略されうることで発明が抽出された場合には、そ
の抽出された発明を実施する場合には省略部分が周知慣
用技術で適宜補われるものである。

【００５４】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、ワ
ークフローの各段階における成果物だけでなく、各段階
にて生成、変更される履歴情報も確実に取得し管理でき
るワークフローシステムを提供できる。

【００５５】また、各ワークポイントに生成・変更され
るドキュメントを対応付けながら時系列的につなげるこ
とにより、よりフローの内容を的確に把握することがで
きる。

【００５６】また、本発明は、各段階で生成、変更され
る履歴情報を管理し出力するプログラムを記憶した記憶
媒体を提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係わるワークフローシステムの一実
施の形態を示す構成図。

【図２】 ワークフローのルール例を説明する図。

【図３】 図１に示すワークフローシステムの動作およ
び記憶媒体に記憶されるプログラムを説明する図。

【図４】 ワークフローの各ワークポイントのつながり
とドキュメントとの関連付けされたフロー履歴の表示画
面を説明する図。

【図５】 フローデータベース内部のワークフローデー
タ配列例図。

【図６】 ドキュメントデータ内部の履歴データ配列例
図。

【図７】 差し戻しが発生した場合のワークフローの各
ワークポイントのつながりとドキュメントとの関連付け
されたフロー履歴の表示画面を説明する図。

【図８】 ドキュメントデータ内部の履歴データ配列例
図。

【符号の説明】 １…ネットワーク ２０ａ，… …クライアント ２１…フローデータベース ２２…フロー管理手段 ２３…ドキュメントデータベース ２４…文書管理手段 ２５…履歴管理手段 ２６…表示データ作成手段 ２７…伝送制御部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 全体の仕事の流れを規定するワークフロ
   ーを保存し管理するフロー管理手段と、 前記ワークフローに従って当該ワークフローの各段階に
   おいて所定のクライアントから付加されるレビジョンを
   含むドキュメントを管理する文書管理手段と、 クライアントから表示要求を受けたとき、前記両管理手
   段から前記ワークフローの進捗に応じたワークポイント
   とレビジョンを含むドキュメントを取り出し関連付け処
   理を行う履歴管理手段と、 この履歴管理手段で関連付け処理された前記ワークポイ
   ントとレビジョンを含むドキュメントを表示可能な状態
   に作成し、前記表示要求のあったクライアントに伝送す
   る手段とを備えたことを特徴とするワークフローシステ
   ム。
2. 【請求項２】 請求項１記載のワークフローシステムに
   おいて、 前記文書管理手段は、前記ワークフローの差し戻しが発
   生したとき、その差し戻しの段階において所定のクライ
   アントから付加されるレビジョンを含むドキュメントも
   格納し管理することを特徴とするワークフローシステ
   ム。
3. 【請求項３】 請求項１記載のワークフローシステムに
   おいて、 前記履歴管理手段は、前記ワークフローの差し戻しが存
   在するとき、前記両管理手段から前記ワークフローの進
   捗に応じた差し戻しを含むワークポイントとレビジョン
   を含むドキュメントを取り出して関連付け処理を行うこ
   とを特徴とするワークフローシステム。
4. 【請求項４】 ワークフローの各ワークポイントとワー
   クポイント間の順序関係とを規定するワークフローの各
   段階で生成、変更される履歴情報を管理し出力するため
   のプログラムを記憶した記憶媒体であって、 前記プログラムは、各クライアントから書込み要求があ
   ったとき、ワークポイントを参照し、適正なクライアン
   トであるか否かを判定する適格者判定機能と、この判定
   結果、正当な担当者であれば、書込みデータである前記
   ワークフローの各段階のレビジョンの他、付加されてい
   るドキュメントを保存し、管理するデータ保存・管理機
   能と、各クライアントから表示要求を受けたとき、前記
   ワークフローのワークポイントとレビジョンを含むドキ
   ュメントを読み出す所定データ読み出し機能と、この機
   能により読み出したワークポイントとレビジョンを含む
   ドキュメントとの時系列的な関係付け処理を実行する履
   歴データ関連付け処理機能と、この機能により関連付け
   処理された表示可能なデータを表示要求のあったクライ
   アントに伝送する機能とを実現することを特徴としたコ
   ンピュータ読取り可能な記憶媒体。