JP2009182870A - 帳票記載履歴管理システム及び帳票記載履歴監視プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】帳票に書き込まれた記載内容について、どの時点でどの書き込みが行われたか、または修正や削除が行われたかを把握することができる帳票記載履歴管理システム及び帳票記載履歴監視プログラムを提供する。
【解決手段】帳票への書き込み履歴を管理する帳票記載履歴管理システムで、帳票に記載された事項を光学式に読み取ってイメージデータを生成する。同じ帳票を繰り返し読み取ることにより、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分を、この差分の前記帳票上における座標と共に抽出する。抽出された同じ帳票の差分データ及びその座標データを、読み取り回毎に更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させる。そして、表示要求入力により、該当帳票の最新のイメージデータを表示すると共に、履歴管理データベースに格納されている読み取り回毎の前記更新履歴データを、その座標データに基づく帳票上の所定箇所に表示させる。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数の書き込み項目を有する帳票への書き込み履歴を管理する帳票記載履歴管理システム及び帳票記載履歴監視プログラムに関する。

近年、各種の帳票を電子データ化して保存したり、手書き文字の一部をテキストデータ化して検索可能な状態で管理すること等が広く行われ、これらについての提案もなされている（例えば、特許文献１参照）。

このような各種の帳票には手書きにより文字入力されるものが多く存在し、しかも同じ帳票に複数回に亘って文字が書き込まれるものがある。例えば、損害保険事業における損害調査業務担当者が用いる事故受けシートなどでは、事故が発生した場合、損害調査業務担当者が新規の事故受けシートを持ち出し、事故現場の状況や事故の程度などを記入している。この事故受けシートは、保険加入者名や調査担当者名等の定形的な記入項目欄のほか、略図やメモ書きなどが可能な記入欄が設けられており、それらの記入内容は多岐にわたる。
特開２００１−３２０５７１号公報

このような事故受けシートへの書き込みは１回だけに限らず、例えば、事故関係者との折衝が数回行われた場合等、その度に同じシートを持ち歩いて、その欄内・欄外を問わず、必要な情報が書き込まれる。また、書き込まれた内容が、折衝の過程で修正されたり、一部が消去されたりすることがある。

これらの結果、事故受けシートに書き込まれた内容は、書き込んだ本人以外は、どのような過程で書かれたものか判断できず、非常に解り難く、管理し難いものとなる。

従来技術においては、前述のように、手書きされた帳票を電子化して管理するものはあるものの、その電子化された情報を表示するに当たり最新状況を表示することのみにとどまっている。このため、複数回にわたって手書きされ、その途中で修正や削除が行われた場合、それらの履歴を把握することができない。例えば、手書き文字が消されてしまった場合等に対応することはできない。したがって、事案を処理する際に、いつ情報を収集したか？、どのような経緯で今の処理をおこなっているか等を読み取ることは、担当者以外は知ることができないという問題が生じる。

本発明の目的は、帳票に書き込まれた記載内容について、どの時点でどの書き込みが行われたか、または修正や削除が行われたかを把握することができる帳票記載履歴管理システム及び帳票記載履歴監視プログラムを提供することにある。

本発明に係る帳票記載履歴管理システムは、帳票への書き込み履歴を管理する帳票記載履歴管理システムであって、前記帳票に記載された事項を光学式に読み取ってイメージデータを生成する光学式文字読取装置と、この光学式文字読取装置により同じ帳票を繰り返し読み取ることにより、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分を、この差分の前記帳票上における座標と共に抽出する差分抽出手段と、この差分抽出手段により抽出された前記同じ帳票の差分データ及びその座標データを、読み取り回毎に更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させるデータ格納手段と、表示要求入力により、前記光学式文字読取装置により読み取られた該当帳票の最新のイメージデータを表示装置に画像表示させると共に、前記履歴管理データベースに格納されている読み取り回毎の前記更新履歴データを、その座標データに基づき前記表示装置に表示させる表示制御手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明の帳票記載履歴監視システムでは、光学式文字読取装置により読み取られた帳票のイメージデータは、予め設定した複数の領域に区分されており、データ格納手段は、差分抽出手段により抽出された差分データ及びその座標データを、その差分データが存在する領域毎の更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させるようにしてもよい。

また、本発明の帳票記載履歴監視システムでは、帳票には、予め設定された領域毎に、帳票への書き込み更新をチェックするチェックボックスが設けられており、データ格納手段は、差分抽出手段により抽出された差分データのうち、このチェックボックスがチェックされている領域の差分データ及びその座標データを、同領域の更新履歴データとして履歴管理データベースに格納するようにしてもよい。

また、本発明の帳票記載履歴監視システムでは、データ格納手段は、更新履歴データとして、差分データ及びその座標データと共に、この差分データを更新した更新日データ、更新者ＩＤ、及び更新回数を表す更新ナンバー、のいずれか又はこれらの組み合わせを格納させるようにしてもよい。

さらに、本発明の帳票記載履歴監視システムでは、表示制御手段は最新のイメージデータを表示装置に表示させる際に、そのイメージデータ中に更新された差分データが存在する場合、前記表示装置の該当箇所に更新履歴の存在を表す表示を行い、この更新履歴に対する表示要求がある毎に、前記更新履歴データを順次表示させるようにしてもよい。

また、本発明に係る帳票記載履歴管理プログラムは、光学式文字読取装置により同じ帳票を繰り返し読み取ることにより、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分を、この差分の前記帳票上における座標と共に抽出するステップと、この抽出された前記同じ帳票の差分データ及びその座標データを、読み取り回毎に更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させるステップと、表示要求入力により、前記帳票の最新のイメージデータを表示装置に表示させると共に、前記履歴管理データベースに格納されている前記更新履歴データを、その座標データに基づいて前記表示装置に表示させるステップとを有することを特徴とする。

また、本発明に係る帳票記載履歴管理プログラムでは、光学式文字読取装置により読み取られた帳票のイメージデータを、予め設定した複数の領域に区分するステップをさらに有し、更新履歴データを履歴管理データベースに格納するステップでは、抽出された差分データ及びその座標データを、その差分データが存在する領域の更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させるようにしてもよい。

また、本発明に係る帳票記載履歴管理プログラムでは、更新履歴データを履歴管理データベースに格納するステップでは、抽出された差分データのうち、帳票の各領域に設けられたチェックボックスがチェックされている領域の差分データ及びその座標データを、同領域の更新履歴データとして履歴管理データベースに格納するようにしてもよい。

また、本発明に係る帳票記載履歴管理プログラムでは、更新履歴データを履歴管理データベースに格納するステップは、更新履歴データとして差分データ及びその座標データと共に、この差分データを更新した更新日データ、更新者ＩＤ、及び更新回数を表す更新ナンバー、のいずれか又はそれらの組み合わせを格納させるようにしてもよい。

さらに、本発明に係る帳票記載履歴管理プログラムでは、イメージデータを表示するステップでは、最新のイメージデータを表示装置に表示させる際に、そのイメージデータ中に更新された差分データが存在する場合、前記表示装置の該当箇所に更新履歴の存在を表す表示を行い、この更新履歴に対する表示要求がある毎に、前記更新履歴データを順次表示させるようにしてもよい。

本発明によれば、帳票に対し複数回にわたって書き込まれた記載内容の更新履歴を保持することにより、どの時点でどの書き込みが行われたか、または修正や削除が行われたか、見たい部分の見たい書き込みを自由に見ることができ、担当者以外にも事案処理における経緯を明確に把握することができる。

以下、本発明の一実施の形態について図面を用いて説明する。

図１は、本発明に係る帳票記載履歴管理システムの一実施の形態を示している。図１において、この帳票記載履歴管理システムは、複数の書き込み項目を有する帳票１１への記載履歴を管理するものであり、光学式文字読取装置１２、差分抽出手段１３、データ格納手段１４、履歴管理データベース１５、表示制御手段１６及び表示装置１７を備えている。このうち、差分抽出手段１３、データ格納手段１４、履歴管理データベース１５、表示制御手段１６は、図示しないが、ＣＰＵ、メモリ、プログラムにより構成されるコンピュータにより実現される。

光学式文字読取装置（以下、ＯＣＲとする）１２は、帳票１１に記載された事項を光学式に読み取ってイメージデータを生成する。

差分抽出手段１３は、このＯＣＲ１２が、同じ帳票を繰り返し読み取ることによって生成されるイメージデータの差分、すなわち、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分を、この差分が位置する帳票１１上における座標と共に抽出する。

データ格納手段１４は、この差分抽出手段１３により抽出された、同じ帳票１１に対する読み取り毎の差分データ及びその座標データを、更新履歴データとして履歴管理データベース１５に格納させる。

表示制御手段１６は、図示しないキーボードやマウスなどからの表示要求入力により、ＯＣＲ１２によって読み取られた該当帳票１１の最新のイメージデータを表示装置１７に表示させると共に、履歴管理データベース１５に格納されている読み取り回毎の更新履歴データを、その座標データに基づいて、表示装置１７に表示された帳票上の所定箇所に表示させることができる。

これら差分抽出手段１３、データ格納手段１４、表示制御手段１６の機能は、予め設定されたプログラムにより、メモリを用いたＣＰＵの処理としてコンピュータにより実現される。

以下、図１によりこの実施の形態における帳票記載履歴監視システムの概略動作を説明する。

ここで、帳票１１の例としては、前述した事故受けシート（以下、単にシートと呼ぶ）として説明する。もちろん、事故受けシート以外でもよく、病院のカルテや、機械器具の補修管理用紙など、同じ帳票に繰り返し記入が行われるものであればなんでもよい。

シート１１は、前述のように、事故が発生した場合、損害調査業務担当者により持ち出され、この新規のシートに対して事故現場の状況や事故の程度などが記入される。損害調査業務担当者は、事故関係者等との折衝が数回行われる場合等、同じシート１１をその度に持ち歩いて、その欄内・欄外を問わず、必要な情報を書き込む。図１の例では、Ａ：新規シート１１へ１回目の書き込みが行われ、Ｂ：その書き込まれた内容は事務所に帰着後、ＯＣＲ１２によって読み取られる。ＯＣＲ１２によって読み取られたイメージデータは、差分検出手段１３に入力される。

この後、２回目の折衝が行われると、損害調査業務担当者は同じシート１１を持ち出して、Ｃ：２回目の書き込みを行う。すなわち、折衝内容に応じて必要事項を書き込む。或いは前回書き込んだ内容を修正したり、削除することもある。そして、この２回目の書き込み（前述した修正、削除を含む）Ｃが行われたシート１１は、Ｄ：再びＯＣＲ１２により読み取られる。このＯＣＲ１２によって読み取られた２回目のイメージデータも差分検出手段１３に送られ、前回（１回目）のイメージデータと比較され差分がその位置情報（シート１１上の座標データ）と共に抽出される。この抽出された差分データ及びその座標データは、後述する他の情報と共にデータ格納手段１４により更新履歴情報として履歴管理データベース１５に格納される。

このように、シート１１への書き込みが行われる度に、シート１１はＯＣＲ１２により読み取られ、差分検出手段１２によって前回読み取られたイメージデータとの差分及びその座標が抽出され、データ格納手段１４により、順次更新履歴データとして履歴管理データベース１５に格納される。

このよう読み込まれたシート１１の書き込み履歴を確認する場合は、図示しないキーボードやマウスなどによって履歴の表示要求を入力する。表示制御手段１６は、ＯＣＲ１２によって読み取られた該当帳票１１の最新のイメージデータを表示装置１７に表示させる。また、履歴管理データベース１５に格納されている読み取り回毎の更新履歴データを、表示装置１７に表示された帳票上に表示させる。すなわち、更新履歴データは差分データ及びその座標データを有しているので、その座標データに基づいて差分データを表示装置１１に表示させることにより、表示装置１１上にて帳票画像の所定箇所に前回読み取り時との差分データが表示される。

ここで、この事故受けシート１１は、図示上部の定形的な記入項目欄（保険加入者名や調査担当者名等の記入欄）のほか、図示しない下方に、略図やメモ書きなどが可能な記入欄が設けられている。このような事故受シート１１に記載される内容としては、「事故受付番号」「事案番号」「契約者情報」「事故情報」があリ、これらは前述した記入項目欄に記入される。シート１１の判別は、事案ごとにユニークな事案番号を利用する。またその番号が読み取れない場合については、事故受付番号を利用し判別する。

このようなシート１１をＯＣＲ１２で読み取ったイメージデータの概念図を図２で示す。図２で示すように、ＯＣＲ１２により読み取られた帳票のイメージデータは、予め設定した複数の領域（太線枠で示す）に区分しておくとよい。この領域設定はプログラム上の処理ステップで実現する。これらの領域は、例えば、帳票１１の各項目に対応させ、その項目欄及びその周辺を含むように設定する。

このようにシート１１内を項目に対応した複数の領域に区分しておけば、差分抽出手段１３により前回読み取り時との差分を抽出する際、シート１１内の差分抽出は領域ごとに行うことができ、領域（項目の枠単位）に分割し情報を細かく管理することができる。すなわち、図１０のフローチャートで示すように、ＯＣＲ１２によりシート１１が読み込まれ（ステップ１００１）、その事案番号が判別される（ステップ１００２）。その後、差分抽出手段１３により、各領域（エリア）での差分抽出が行われ（ステップ１００３）、抽出された差分はデータ格納手段１４によってエリア毎に履歴管理データベース１５に格納され、保存される（ステップ１００４）。このように差分抽出手段１３により抽出された差分データ及びその座標データは、データ格納手段１４により、その差分データが存在する領域毎の更新履歴データとして履歴管理データベース１５に格納される。

データ格納手段１４により履歴管理データベース１５に格納される更新履歴データとしては、図３で示すように、図２で示した帳票１１の領域に付された「帳票内番号」、帳票に記入される「事案番号」、差分データの座標データである「更新点座標」、差分データである「画像ファイル名」、差分が書き加えられたり修正されたりした更新日データを表す「更新日付」、この差分データを更新した更新者を特定する「更新者ＩＤ」、及び更新回数を表す「更新ナンバー」などである。これら各データすべてが必ずしも必要ではないので、必要に応じて任意に取捨選択すればよい。

図３は、図２で示した１回目の書き込みが行われた帳票１１についての更新履歴データを示している。図２では、帳票１１の図示左上部欄外を含む領域（領域番号０００１とする）に手書き文字ａ（例えば、事故当日の天気「降雨」など）が書き込まれたものとする。この手書き文字ａが差分抽出手段１３により差分として抽出されると、履歴管理データベースには図４で示すようにデータが格納される。すなわち、Ｎｏ．１の格納データとして、手書き文字ａが書き込まれた領域を表す番号（０００１）が「帳票内番号」として、事案毎にユニークな番号（０００１とする）が「事案番号」としてそれぞれ格納される。また、差分である手書き文字ａの座標（２０，３０，５０，８０とする）が「更新点座標」として格納され、差分である手書き文字ａのデータのファイル番号（１００７０００１−０００１とする）が「画像ファイル名」として格納される。さらに、手書き文字ａが書き込まれた日付（２００７／１２／５とする）が「更新日付」として、更新者のＩＤ（０１００００とする）が「更新者ＩＤ」として、更新回数（１）が「更新Ｎｏ」として、それぞれ格納されている。

図４は、同じシート１１の右上欄外に２回目の書き込みが行われた場合を示している。図４で示すように帳票１１の図示右上部の領域（領域番号０００２とする）に手書き文字ｂ（例えば、「横断歩道あり」など）が書き込まれたものとする。この手書き文字ｂが差分抽出手段１３により差分として抽出されると、履歴管理データベースには図５で示すようにデータが格納される。すなわち、Ｎｏ．２の格納データとして、手書き文字ｂが書き込まれた領域を表す番号（０００２）が「帳票内番号」として格納される。「事案番号」は、前回と同じ番号（０００１）が格納される。また、差分である手書き文字ｂの座標（２０，１５０，５０，８０とする）が「更新点座標」として格納され、差分である手書き文字ｂのデータのファイル番号（１００７０００１−０００２とする）が「画像ファイル名」として格納される。さらに、手書き文字ｂが書き込まれた日付（２００７／１２／１５とする）が「更新日付」として、更新者のＩＤ（前回と同じ０１００００とする）が「更新者ＩＤ」として、更新回数（前回とは別の場所であるため１とする）が「更新Ｎｏ」として、それぞれ格納される。

図６は、同じシート１１に３回目の書き込みが行われた場合を示している。図６で示すように帳票１１の図示左上部の領域（領域番号０００１）の手書き文字ａ「降雨」を削除し、新たに手書き文字ｃ（例えば、「視界不良」とする）が追記されたものとする。この手書き文字ｃが差分抽出手段１３により差分として抽出されると、履歴管理データベースには図７で示すようにデータが格納される。すなわち、Ｎｏ．３の格納データとして、手書き文字ｃが書き込まれた領域を表す番号（０００１）が「帳票内番号」として格納される。「事案番号」は、前回と同じ番号（０００１）が格納される。また、差分である手書き文字ｃの座標（１回目とおなじ２０，８０，５０，８０）が「更新点座標」として格納され、差分である手書き文字ｃのデータのファイル番号（１００７０００１−０００３とする）が「画像ファイル名」として格納される。さらに、手書き文字ｃが書き込まれた日付（２００７／１２／１７とする）が「更新日付」として、更新者のＩＤ（前回とは別人の０２００００とする）が「更新者ＩＤ」として、更新回数（１回目と同じ場所であるため２とする）が「更新Ｎｏ」として、それぞれ格納される。

図８は、同じシート１１に４回目の書き込みが行われた場合を示している。図８で示すように帳票１１の図示右上部の領域（領域番号０００２）の手書き文字ｂ「横断歩道」を削除したものとする。この手書き文字ｂの削除が差分抽出手段１３により差分として抽出されると、履歴管理データベースには図９で示すようにデータが格納される。すなわち、Ｎｏ．４の格納データとして、手書き文字ｂが削除された領域を表す番号（０００２）が「帳票内番号」として格納される。「事案番号」は、前回と同じ番号（０００１）が格納される。また、手書き文字ｂが削除された部分の座標（２回目とおなじ２０，１５０，５０，８０）が「更新点座標」として格納され、差分である手書き文字ｂが削除された部分のデータのファイル番号（１００７０００１−０００４とする）が「画像ファイル名」として格納される。さらに、手書き文字ｂが削除された日付（２００７／１２／２０とする）が「更新日付」として、更新者のＩＤ（１回目及び２回目と同じ０１００００とする）が「更新者ＩＤ」として、更新回数（２回目と同じ場所であるため２とする）が「更新Ｎｏ」として、それぞれ格納される。

このように、同じシート１１に対する書き込みが行われる度に、ＯＣＲ１２によって同じシートを繰り返し読み取ることにより、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分及びその座標を抽出し、この抽出された差分データ及びその座標データを、読み取り回毎に更新履歴データとして履歴管理データベース１５に順次時系列に格納しているので、帳票であるシート１１への記載履歴を、後述するように確実に監視することができる。

シート１１への記載履歴を監視する場合は、図示しないキーボードやマウスなどにより表示要求を入力する。この入力操作により、表示制御手段１６は、ＯＣＲ１２によって読み取られたシート１１の最新のイメージデータを表示装置１７に画像表示させる。最新のイメージデータは、ＯＣＲ１２によって読み取られた後、差分抽出手段１３を経てデータ格納手段１４により履歴管理データベース１５に更新格納されているので、表示制御手段１６はこの最新のイメージデータを履歴管理データベース１５から読み出して表示させる。

また、表示制御手段１６は、最新のイメージデータを表示する際に、その帳票上に更新された差分データが存在する場合は、その座標データに基づく該当箇所に更新履歴の存在を表す表示を行う。そして、この更新履歴に対する表示要求があると、その表示要求毎に、図９で示した更新履歴データを前回に遡って順次表示させる。

この帳票記載履歴の監視動作及びそれに伴う画面表示例を図１１のフローチャート及び図１２の画面図により説明する。

前述のように、図示しないキーボードやマウスなどにより表示要求が入力されると、表示制御手段１６は、画像表示指示を行い（ステップ１１０１）、履歴管理データベース１５から最新画像（イメージデータ）を取得する（ステップ１１０２）。その際、表示制御手段１６はその最新画像の帳票上に履歴データ（更新された差分データ）が存在するかを判断する（ステップ１１０３）。履歴データがない場合（ステップ１１０３：Ｎｏ）は、そのまま最新の画像を表示させる（ステップ１１０４）。履歴データがある場合（ステップ１１０３：Ｙｅｓ）は、その座標データに基づき、帳票上の更新位置を判別する（ステップ１１０５）。そして、この更新位置に複数の履歴データが重複して存在するか、すなわち、同じ座標の更新データが複数存在するかを判断する（ステップ１１０６）。重複して存在しない場合（ステップ１１０６：Ｎｏ）は、画像表示（ステップ１１０４）に移行し、重複して存在する場合（ステップ１１０６：Ｙｅｓ）は、同じ座標位置の重複する履歴データを取得し（ステップ１１０７）、画像表示（ステップ１１０４）に移行する。

画像表示（ステップ１１０４）に際し、重複した複数の履歴データがある場合は、図１２で示すように、その旨を表示する記号１１ａを、該当する位置（図１２の例では手書き文字ｃの近傍）に表示する。このとき、図示のように更新日付及び更新者名、さらには図示しないが更新回数等を含む更新表示１１Ａを、図９で示した更新履歴データに従って表示することもできる。そして、この記号１１ａ又は更新表示１１Ａに図示しないマウスを当て、クリックすると、現在表示されている更新データの１回前の更新履歴データを表示させる。すなわち、上記クリックにより更新履歴に対する表示要求を行う毎に、図９で示した更新履歴データを前回に遡って順次表示させる。

また、図８で示したように、手書き文字ｂを削除した場合、手書き文字ｂが記載されていた部分には何も残っていないので、このままでは、ここに手書き文字ｂが存在したことがわからない。そこで、更新データが削除後の画像（無表示の差分データ）の場合、その座標データから、該当する位置に、図１２で示すように、記載が削除されたことを表すアイコン１１ｂを表示し、この部分に更新データが存在することを知らせる。そして、このアイコン１１ｂに図示しないマウスを当て、クリックすると、１回前の更新履歴データを表示させ、このクリックにより更新履歴に対する表示要求を行う毎に、図９で示した更新履歴データを前回に遡って順次表示させる。

このように、表示装置１７へ帳票の最新のイメージデータを表示させると共に、更新履歴データが存在する場合はその旨、画面上の該当箇所に、記号１１ａを含む更新履歴１１Ａやアイコン１１ｂを表示するので、更新履歴の存在が明確にわかり、さらに、それらをクリックして更新履歴表示要求を行えば、更新履歴を前回方向に遡って順次表示することができる。したがって、この帳票が、どのような記載の経緯で作成されているかを、帳票作成者以外にも明確に知らせることができる。

ここで、イメージデータから差分を抽出する際、抽出感度を高くすると、帳票の表面に付着したごみ類をも検出し、ごみ付着のないイメージデータとの比較により差分として検出されることが考えられる。このような防ぐためには帳票の各項目欄にチェックボックスを設け、この項目欄内またはその近くの欄外に書き込みや修正、削除などの書き込み行為、すなわち、帳票に対する更新を行った場合、更新者にこのチェックボックスをチェックさせるように取り決めるとよい。すなわち、帳票であるシート１１には、図示していないが、予め設定された領域（実際には、この領域内に含まれる項目欄内の例えば右上端部）毎に、帳票への書き込み更新をチェックするチェックボックスが設けておく。更新者は、帳票への書き込みや修正、削除などを行った場合は、その欄内に位置するチェックボックスをチェックする。帳票の欄外に書き込みなどの更新を行う場合は、更新場所近くの欄内に設けられたチェックボックスをチェックするように取り決めておく。

データ格納手段１４は、差分抽出手段１３により抽出された差分データのうち、このチェックボックスがチェックされている領域の差分データを、ごみなどではなく実際の差分データとして、その座標データと共に、同領域の更新履歴データとして履歴管理データベース１５に格納する。

このチェックボックスを用いた差分抽出動作を図１３のフローチャートにより説明する。図１３において、まず、差分抽出手段１３はＯＣＲ１２が読み取ったから画像（イメージデータ）を取り込む（ステップ１３０１）。この画像は図３で示したものとする。この画像では、領域（以下、エリアとも呼ぶ）０００１に手書き文字ａが書き込まれている。次に、この画像の読取エリア０００１，０００２、・・・を認識する（ステップ１３０２）。そして各エリアのチェックボックスがチェックされているかを、エリア０００１から順次判断する（ステップ１３０３）。

ここで、図２の画面上では、記入された手書き文字ａ近くの「報告者記入欄」内に設けられたチェックボックス（図示せず）が更新者によってチェックされているものとする。この「報告者記入欄」はエリア０００１に属しており、チェックボックスがチェックされている（ステップ１３０３：チェック有）ことによりエリア０００１内の差分である手書き文字ａは、データ格納手段１４により、履歴管理データベース１５に、図３で示すように更新履歴データとして格納される（ステップ１３０４）。

もし、エリア０００１内のチェックボックスがチェックされていない場合（ステップ１３０３：チェック無）は、画像差分の有無を判断する（ステップ１３０５）。図２の例では、手書き文字ａが記入されているので（ステップ１３０５：有）、この場合も図３で示すように更新履歴データとして格納される（ステップ１３０４）が、チェックボックスがチェックされていないことから仮保存データとしてフラグ（図示せず）を立てておく。

次に、読み取り残エリアの有無を判断する（ステップ１３０６）。ここでは読取残エリアはまだ残っている（ステップ１３０６：有）ため、ステップ１３０３に戻り、次のエリア０００２についてチェックボックスのチェック有無を判断する。図２の例では、エリア０００２内のチェックボックスはチェックされておらず、書き込みもないため（ステップ１３０３：チェック無、ステップ１３０５：無）、次の読み取り残エリアの有無判定（ステップ１３０６）に移行し、読み取り残エリアがあれば（ステップ１３０６：有）同様の動作を繰り返し残エリアがなければ（ステップ１３０６：無）終了する。

このように、チェックボックスのチェックが無であるが差分データが検出されたため、仮保存された更新履歴データから、ごみなどの付着による誤データを削除する場合の動作を図１４で説明する。

表示制御手段１６により、履歴管理データベース１５に登録された更新履歴データを順次画像表示させる（ステップ１４０１）。次に、表示された更新履歴データについて仮保存の画像であるか、すなわち、仮保存のフラグの有無を判断する（ステップ１４０２）。仮保存のデータでなければ（ステップ１４０２：無）そのまま終了する。仮保存のデータであれば（ステップ１４０２：有）、画像表示された差分データの近くに削除ボタン（削除可／削除否）を表示する（ステップ１４０３）。作業者は、画像表示された差分を目視確認し、正規の差分であれば削除ボタンを「削除否」操作する。表示制御手段１６は、削除ボタンからの入力信号により「削除否」操作されたと判断すると（ステップ１４０４：Ｎｏ）、更新履歴データから仮保存フラグを削除し、この更新履歴データを履歴管理データベース１５に本登録する（ステップ１４０５）。これに対し、画像表示された差分を目視確認した結果、ごみ等の誤データであれば、作業者は削除ボタンを「削除可」操作する。表示制御手段１６は、削除ボタンからの入力信号により「削除可」操作されたと判断すると（ステップ１４０４：Ｙｅｓ）、この更新履歴データを履歴管理データベース１５から削除する（ステップ１４０６）。その後、画像表示を更新し（ステップ１４０７）、終了する。

このように、チェックボックスのチェックの有無により、差分データを更新履歴データとして登録するか否かの判断条件としたので、ごみ等を差分データとして抽出しても、チェックボックスがチェックされていないことから仮保存となり、目視確認により削除することができるので、ごみ等による誤データの登録を確実に防止できる。したがって、差分データの抽出感度を高くでき、抽出感度が低いことによる差分データの抽出漏れを確実に防ぐこともできる。また、差分データを書き込んだ際に、チェックボックスをチェックし忘れても、書き込まれた差分データは仮登録されるので、目視確認後に本登録することができる。したがって、チェックボックスのチェックし忘れによる登録漏れを確実に防止することができる。

なお、更新履歴を画像表示する際、マウスカーソルで対象エリアを選択することにより小ウインドウで「更新日付」「次へ」「前へ」ボタンを表示するようにしてもよい。このように表示した場合、「更新日付」は差分を抽出した日付がはいる。また「前へ」ボタンは履歴を過去に向かってたどる際に利用する。「次へ」ボタンは履歴を最新に向かってたどる際に利用する。

このようにすれば、より一層操作性が向上する。

次に、本発明の他の実施の形態を説明する。前記実施の形態では、帳票への記載の履歴（前回書き込みとの差分）を、表示装置に表示された帳票画像上の更新部分に直接表示するものであったが、この実施の形態では、帳票に書き込まれた記載の差分を、履歴データとして経過管理用のシステム画面に、タスク項目毎に表示できるようにしたものである。

このような、経過管理画面の作成にあたり、帳票に手書きした内容をシステム画面に登録するには、手書きした差分画像とシステム画面の項目とを確実に関連付けることが求められる。

そこで、この実施の形態では、損害調査を例にとり、その経過管理を迅速に且つ効率的・正確に管理するため、帳票に手書きした情報をシステム画面に貼りつける方法と、帳票に手書きした情報の位置、特定位置からの関連付けの線、特定記号・マークに基づき、システム画面の該当位置に表示する方法を説明する。ここでの損害調査の経過管理は、損保会社において、事故が起きてから保険金を支払うまでの初期対応、事故原因、損害等の調査、保険金の支払申請、承認等、一連の経過を管理を意味する。

以下、図面を参照しながらこの実施の形態について説明する。

図１５はこの実施の形態に関わる全体業務フローを示した図である。全体フローは以下のとおりとなる。

Ａ：帳票２１を持ち出す前にスキャナ２２に通し、帳票ＩＤを登録する。

Ｂ：調査業務での情報を帳票２１に手書きする。

Ｃ：記入した帳票２１をもう一度スキャナ２２に通す。

Ｄ：帳票ＩＤにより、前回記録したイメージと手書きした後のイメージを比較し、差分画像を取得する。

Ｅ：差分画像の情報の該当タスク項目と該当分類を分析する。

Ｆ：分析結果に基づき、システム画面に表示する。

ここで、該当タスク項目というのは、調査内容を示す。例えば、損害調査での入庫確認、事故の原因調査、修理費の調査等。分類というのは、タスク項目のなかでの、内容の具体的な区別を示す。例えば、調査結果、次回予定日、次回アクション、備考等。図１８は経過管理のシステム画面のイメージである。縦軸がタスク項目になり、横軸が分類になる。

図１６は全体的な概略構成を表すシステム構成図である。このシステムは、帳票２１を読み取るスキャナ２２、帳票の履歴を保存する帳票履歴データベース（以下ＤＢと略記する）２３を有する。このスキャナ２２と帳票履歴ＤＢ２３との間には、図示は省略するが、図１の実施の形態で示した差分抽出手段１３及びデータ格納手段１４と同等の機能が介在する。タスク項目マスタ２７は、帳票ＩＤと位置座標とタスク項目を関連付けると共に、帳票ＩＤと特定位置からの線とタスク項目を関連付けるマスタである。分類マスタ２８は、特定記号・マークと分類を関連付けるマスタである。分析ロジック実行手段２６は、上記マスタ２７，２８の情報を用い、帳票履歴ＤＢに保存された履歴（差分データ）を、システム画面２７上の該当箇所に貼り付け、表示するロジックを実行する。

図１７は、手書き情報を該当項目と関連付ける処理フローを示した図である。図１７において、帳票２１をスキャナ２２で読み取ることにより、帳票の書類ＩＤを認識する（ステップ１７０１）。また、差分画像を抽出すると共にその位置座標を認識する（ステップ１７０２）。その位置座標からタスク項目マスタ２７を用いて該当タスク項目の有無を判定する（ステップ１７０３）。該当タスクがあればその該当タスク項目を取得する（ステップ１７０５）。該当タスク項目が無くても、該当タスクと関連付けする線の有無を判定し（ステップ１７０４）、関連つける線があればその関連するタスクを取得する（ステップ１７０５）。次に、記号マークを分類マスタ２８を用いて認識し（ステップ１７０６）、該当分類を取得して（ステップ１７０７）終了する。

これらの結果、図１８で示すような経過管理のシステム画面が生成され、これを表示することで経過を把握することができる。

この実施の形態では、手書き情報の位置座標を認識し、帳票ＩＤと合わせ、該当タスク項目を認識するので、手書き情報と該当タスク項目との関連付けが可能となる。

また、特定位置からの線と帳票ＩＤを合わせて、手書きの情報とシステム画面での該当タスク項目を関連付けている。したがって、書類の該当フィールド以外に手書きした内容へも柔軟に対応が可能となる。

さらに、印刷書類に手書きで情報毎に特定の記号、マークを付けて、スキャナーで読込、抽出した差分情報を、その記号、マークにより分類を行い、システム画面へ登録するので、手書き情報を自動分類することが可能となる。

これらの結果、帳票に記入した内容をシステムへと手入力するような二度手間は必要なく、短時間に効率よく経過管理処理ができる。そして、入力ミスを防ぐことができる。

本発明による帳票記載履歴管理システムの一実施の形態を説明するシステム構成図である。 同上一実施の形態において１回目の書き込みが行われた帳票をＯＣＲで読み取ったイメージデータの概念図である。 図２で示したイメージデータ上の更新履歴データの格納状態を示す図である。 同上一実施の形態において２回目の書き込みが行われた帳票をＯＣＲで読み取ったイメージデータの概念図である。 図４で示したイメージデータ上の更新履歴データの格納状態を示す図である。 同上一実施の形態において３回目の書き込みが行われた帳票をＯＣＲで読み取ったイメージデータの概念図である。 図６で示したイメージデータ上の更新履歴データの格納状態を示す図である。 同上一実施の形態において４回目の書き込みが行われた帳票をＯＣＲで読み取ったイメージデータの概念図である。 図８で示したイメージデータ上の更新履歴データの格納状態を示す図である。 同上一実施の形態における差分データの抽出処理を説明するフローチャートである。 同上一実施の形態における記載履歴の表示処理を説明するフローチャートである。 同上一実施の形態における記載履歴の表示例を説明する画面図である。 本発明のチェックボックスを用いた実施の形態における差分データの抽出処理を説明するフローチャートである。 本発明のチェックボックスを用いた実施の形態における仮登録データの取り扱いを説明するフローチャートである。 本発明の他の実施の形態を示す全体業務フロー図である。 同上他の実施の形態のシステム構成図である。 同上他の実施の形態の処理フロー図である。 同上他の実施の形態により生成されるシステム画面図である。

符号の説明

１１ 帳票
１２ 光学式文字読取装置（ＯＣＲ）
１３ 差分抽出手段
１４ データ格納手段
１５ 履歴管理データベース
１６ 表示制御手段
１７ 表示装置

Claims (10)

1. 帳票への書き込み履歴を管理する帳票記載履歴管理システムであって、
   前記帳票に記載された事項を光学式に読み取ってイメージデータを生成する光学式文字読取装置と、
   この光学式文字読取装置により同じ帳票を繰り返し読み取ることにより、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分を、この差分の前記帳票上における座標と共に抽出する差分抽出手段と、
   この差分抽出手段により抽出された前記同じ帳票の差分データ及びその座標データを、読み取り回毎に更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させるデータ格納手段と、
   表示要求入力により、前記光学式文字読取装置により読み取られた該当帳票の最新のイメージデータを表示装置に画像表示させると共に、前記履歴管理データベースに格納されている読み取り回毎の前記更新履歴データを、その座標データに基づき前記表示装置に表示させる表示制御手段と、
   を備えたことを特徴とする帳票記載履歴管理システム。
2. 前記光学式文字読取装置により読み取られた帳票のイメージデータは、予め設定した複数の領域に区分されており、前記データ格納手段は、前記差分抽出手段により抽出された差分データ及びその座標データを、その差分データが存在する領域毎の更新履歴データとして前記履歴管理データベースに格納させることを特徴とする請求項１に記載の帳票記載履歴監視システム。
3. 帳票には、予め設定された領域毎に、帳票への書き込み更新をチェックするチェックボックスが設けられており、前記データ格納手段は、前記差分抽出手段により抽出された差分データのうち、このチェックボックスがチェックされている領域の差分データ及びその座標データを、同領域の更新履歴データとして前記履歴管理データベースに格納することを特徴とする請求項２に記載の帳票記載履歴監視システム。
4. 前記データ格納手段は、更新履歴データとして、差分データ及びその座標データと共に、この差分データを更新した更新日データ、更新者ＩＤ、及び更新回数を表す更新ナンバー、のいずれか又はこれらの組み合わせを格納させることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の帳票記載履歴監視システム。
5. 前記表示制御手段は最新のイメージデータを表示装置に表示させる際に、そのイメージデータ中に更新された差分データが存在する場合、前記表示装置の該当箇所に更新履歴の存在を表す表示を行い、この更新履歴に対する表示要求がある毎に、前記更新履歴データを順次表示させることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の帳票記載履歴管理システム。
6. 帳票への書き込み履歴を管理する帳票記載履歴管理プログラムであって、
   光学式文字読取装置により同じ帳票を繰り返し読み取ることにより、今回読み取られたイメージデータと前回読み取られたイメージデータとの差分を、この差分の前記帳票上における座標と共に抽出するステップと、
   この抽出された前記同じ帳票の差分データ及びその座標データを、読み取り回毎に更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させるステップと、
   表示要求入力により、前記帳票の最新のイメージデータを表示装置に表示させると共に、前記履歴管理データベースに格納されている前記更新履歴データを、その座標データに基づいて前記表示装置に表示させるステップと、
   を有することを特徴とする帳票記載履歴管理プログラム。
7. 光学式文字読取装置により読み取られた帳票のイメージデータを、予め設定した複数の領域に区分するステップをさらに有し、更新履歴データを履歴管理データベースに格納するステップでは、抽出された差分データ及びその座標データを、その差分データが存在する領域の更新履歴データとして履歴管理データベースに格納させることを特徴とする請求項６に記載の帳票記載履歴監視プログラム。
8. 更新履歴データを履歴管理データベースに格納するステップでは、抽出された差分データのうち、帳票の各領域に設けられたチェックボックスがチェックされている領域の差分データ及びその座標データを、同領域の更新履歴データとして履歴管理データベースに格納することを特徴とする請求項７に記載の帳票記載履歴監視プログラム。
9. 更新履歴データを履歴管理データベースに格納するステップでは、更新履歴データとして差分データ及びその座標データと共に、この差分データを更新した更新日データ、更新者ＩＤ、及び更新回数を表す更新ナンバー、のいずれか又はそれらの組み合わせを格納させることを特徴とする請求項６乃至請求項８のいずれかに記載の帳票記載履歴監視プログラム。
10. イメージデータを表示するステップでは、最新のイメージデータを表示装置に表示させる際に、そのイメージデータ中に更新された差分データが存在する場合、前記表示装置の該当箇所に更新履歴の存在を表す表示を行い、この更新履歴に対する表示要求がある毎に、前記更新履歴データを順次表示させることを特徴とする請求項６乃至請求項９のいずれかに記載の帳票記載履歴管理プログラム。