JP2009134581A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書と属性情報ファイルとの関連付けに要するユーザの手間を軽減すること。
【解決手段】 文書の属性情報が記述された属性情報ファイルを受信し、前記属性情報ファイルに記述された前記属性情報を、格納している文書の属性情報として設定する文書管理装置において、前記属性情報ファイル受信時に得られる属性情報ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、前記文書に対応する文書ファイル受信時に得られる文書ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、を用いて、前記属性情報ファイル受信時に前記属性情報を適用する文書を決定する。
【選択図】 図４

Description

本発明は、画像読み取り装置で読み取った画像を、ネットワークを介して受信し、文書として格納する文書管理装置に関するものである。

近年、電子化された文書をネットワーク上のサーバに格納し、ユーザはウェブ・ブラウザなどを用いて、それらの文書にアクセスするような文書管理システムが開発されている。このようなシステムでは、従来、電子文書ファイルは、クライアントのＰＣからのアップロード操作によって、サーバに登録されていた。ところが、最近では、高機能なディジタル複合機の登場により、ディジタル複合機で読み取った紙の文書を、ディジタル複合機上で電子化し、それを直接文書管理システムのサーバに登録することが実現されている。しかし、ディジタル複合機からの文書登録では、登録する文書に対する属性値を自由に設定することができなかった。

これに対し、文書に付与したい属性情報を書誌情報ファイルに記述して、文書ファイルと書誌情報ファイルを結びつけることにより、登録文書の属性情報を設定する方法が開示されている（特許文献１参照。）。
特開２００６−１６３８３５号公報

しかしながら、上述した従来の技術では、文書と書誌情報との関連付けは、ユーザが手動で選択することになっており、自動で関連付けることはできなかった。このため、関連付ける対象の文書と書誌情報の数が多い場合には、ユーザの負担となっていた。また、文書本体のファイルと属性情報が記述されたファイルとが同一のセッションで文書管理システムのサーバに送信されてくれば関連付けを自動的に行うことができたが、そうでない場合に、いくつかの問題により、自動的に関連付けを行うことができなかった。例えば、文書ファイルと属性情報ファイルとが別々のセッションで送信されてくるときに、ファイル名で関連付けを行う場合を想定する。このとき、初めのセッションでファイルを受信してから、後続のセッションでファイルを受信するまでの間に、初めに受信した文書の名前が他のユーザによって変更されてしまう可能性があるという問題があった。また、既に同名の文書があった場合には、文書名の競合を回避するために、システムで自動的に数字などが文書名に付加されてしまい、文書名が変わってしまう可能性があるという問題があった。

上述した課題を解決するために、本発明は、文書の属性情報が記述された属性情報ファイルを受信し、前記属性情報ファイルに記述された前記属性情報を、格納している文書の属性情報として設定する文書管理装置において、前記属性情報ファイル受信時に得られる属性情報ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、前記文書に対応する文書ファイル受信時に得られる文書ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、を用いて、前記属性情報ファイル受信時に前記属性情報を適用する文書を決定することを特徴とする。

本発明によって、適用する属性情報ファイルを自動的に選択することが可能になり、ユーザの選択の手間を軽減することができる。

次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。

以下、添付図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。

図１は、本発明を適用できる文書管理システムの構成例を示す図である。

図１において、１０１は文書を管理する文書管理サーバである。１０２は、文書管理サーバ１０１のクライアントとなる、画像読み取り機能を持つディジタル複合機であり、読み取った画像データを文書として文書管理サーバ１０１に送信することができる。また、必要に応じて属性情報ファイルを送信することも可能である。なお、図１中には１台のディジタル複合機しか示していないが、複数台あってもよい。また、本実施例においては、文書ファイルと属性情報ファイルとを、同一のセッションで送信できる複合機と、同一のセッションでは送信できない複合機とが、混在している環境を想定している。１０３は文書管理サーバ１０１のクライアントコンピュータであり、文書管理サーバ１０１に対して、文書の登録、ダウンロード、コピー、検索といった様々な処理の要求を行うことができる。１１０は、インターネット、電話回線、企業内ＬＡＮ等から構成されるネットワークであり、文書管理サーバ１０１とクライアント１０２、１０３とを接続している。

図２は、文書管理サーバ１０１やクライアントコンピュータ１０３として利用できる、ディジタル情報処理装置の代表的な内部構成を示したブロック図である。

図２において、２０１は、記憶部に記憶されているＯＳやアプリケーションプログラムを実行するＣＰＵである。

２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリとして機能するほか、ＯＳ、アプリケーションプログラム、アプリケーションデータ等を記憶する記憶部である。記憶部２０２は、必要に応じて、メインメモリやキャッシュメモリなどを含む内部記憶装置と、ハードディスクなどの外部記憶装置で構成される。

２０３は、キーやマウス、タッチパネルなどからの入力を制御する入力制御部である。

２０４は、ディスプレイパネルへの表示を制御する出力制御部である。

２０５は、ネットワーク２１０に接続された他の機器とのデータ通信を制御する通信制御部である。

２０６は、各部を接続するバスである。

２１０は、文書管理サーバ１０１や他の機器と接続するネットワークである。

図３は、本発明を適用できるディジタル複合機１０２の代表的な内部構成を示すブロック図である。

図３において、３０１は、紙原稿などをスキャナなどの画像読み取り装置で読み取り、読み取った画像データを画像処理する入力画像処理部である。

３０２は、ネットワーク３１０経由で外部の装置と情報のやりとりを行うＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）部である。ＮＩＣ部３０２は、ネットワーク３１０経由で入力された画像データを後述するＲＩＰ部３０３に渡したり、ディジタル複合機内部の画像データや装置情報をネットワーク３１０経由で外部に送信したりする。

３０３は、入力されたＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）データを解読し、ＲＩＰ（Ｒａｓｔｅｒ Ｉｍａｇｅ Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）展開するＲＩＰ部である。

３０４は、入力されるデータや出力するデータを制御する制御部である。

３０５は、制御部３０４に入力された画像データを保存もしくは一時記憶しておくためのメモリ部である。

３０６は、出力する画像データを画像処理し、後述するプリンタ部３０７に送る出力画像処理部である。

３０７は、シートを給紙し、出力画像処理部３０６で作られた出力画像データをそのシート上に順次印刷していくプリント部である。

３０８は、プリント部３０７で印刷されたシートの仕分けなどを行う後処理部である。

３０９は、複写処理の設定や実行などをユーザに指示させるための操作部である。

図４は、本発明を適用できる文書管理サーバ１０１の構成例を示すブロック図である。

４０１は、文書や属性などの情報、ユーザの情報、アクセス権の情報など、文書管理のために必要な様々な情報を格納しているデータベースである。

４０２は、ディジタル複合機１０２などから送信されてくる文書ファイルおよび属性情報ファイルを受信するファイル受信部である。

４０３は、ファイル受信部４０２で受け取った文書ファイルをデータベース４０１に格納する他、データベース４０１に格納されている文書に対する処理を行う文書管理部である。

４０４は、ファイル受信部４０２で受け取った属性情報ファイルをデータベース４０１に格納する他、データベース４０１に格納されている属性情報ファイルの一覧表示要求などの処理を行う属性情報ファイル管理部である。

４０５は、クライアント装置からの処理要求を受け付け、それに対する表示または文書ファイルなどをクライアント装置に返送する要求受付部である。

４０６は、要求受付部４０５から渡されるクライアントからの要求を処理し、要求に応じて文書管理部４０３や後述する表示情報作成部４０７などにさらに処理を指示する要求処理部である。

４０７は、要求処理部４０６の指示を受けて、クライアントに返送する表示情報を生成する表示情報作成部である。

次に、文書管理サーバ１０１が、ディジタル複合機１０２などのクライアント装置からファイルを受信するファイル受信部４０２の処理手順について説明する。

図５は、ファイル受信部４０２の動作フローを示す図である。

ステップＳ５０１では、クライアントからファイルを受信するのを待機する。ファイルを受信した場合には、ステップＳ５０２へ進む。

ステップＳ５０２では、ファイル受信のセッションにおいて、複数のファイルを受信したかどうかを判定する。複数のファイルを受信した場合には、ステップＳ５０６へ進む。受信したファイルが１つの場合には、ステップＳ５０３へ進む。

ステップＳ５０３では、受信したファイルの拡張子が、予め定められた属性情報ファイルを表すものかどうかを判定する。本実施例においては、属性情報ファイルを表す拡張子を「．ｘｍｌ」または「．ｃｓｖ」であるとする。受信したファイルの拡張子がこれらのいずれかと一致する場合には、ステップＳ５０４へ進む。そうでない場合には、ステップＳ５０５へ進む。

ステップＳ５０４では、ステップＳ５０３で拡張子が「．ｘｍｌ」または「．ｃｓｖ」を持つと判定された受信ファイルを属性情報ファイル管理部４０４に渡す。

ステップＳ５０５では、受信ファイルを文書ファイルと見なし、文書管理部４０３に渡す。

ステップＳ５０６では、受信した複数のファイルの中に、属性情報ファイルを表す拡張子を持つファイルと、それの適用対象となり得る文書ファイルとのペアがあるかどうかを判定する。その判定の詳細な手順を図６に示す。

まず、ステップＳ５０６１において、属性情報ファイルを表す拡張子を持つファイルをピックアップし、一時的に記憶する。例えば、「ｄｏｃｕｍｅｎｔ１．ｘｍｌ」というファイル名を持つファイルが含まれていた場合、それをピックアップして一時的に記憶しておく。

ステップＳ５０６２では、ステップＳ５０６１でピックアップした全ファイルについて、ステップＳ５０６３、Ｓ５０６４の処理を行ったかどうかを判定する。全ファイルについて行った場合には、ステップＳ５０６５へ進む。全ファイルについて行っていない場合は、ステップＳ５０６１でピックアップしたファイルの中で、ステップＳ５０６３、Ｓ５０６４の処理をまだ行っていないファイルを１つ選択し、ステップＳ５０６３へ進む。

ステップＳ５０６３では、ステップＳ５０６１でピックアップされていないファイルの中に、ステップＳ５０６２で選択されたファイルのファイル名と拡張子だけが異なるファイル名を持つファイルが１つだけあるかどうかを判定する。そのようなファイルが１つだけあれば、それを一時的に保持し、ステップＳ５０６３へ進む。そのようなファイルがないか、複数ある場合には、ステップＳ５０６２で選択されたファイルに処理済のマークをつけ、ステップＳ５０６２の処理に戻る。例えば、ステップＳ５０６２において、「ｄｏｃｕｍｅｎｔ１．ｘｍｌ」というファイル名を持つファイルが選択されたとする。このとき、ステップＳ５０６１においてピックアップされていないファイルの中に、「ｄｏｃｕｍｅｎｔ１．ｄｏｃ」というファイルがあり、他に「ｄｏｃｕｍｅｎｔ１．○○○」というファイルがなければ、ここでの判定はＹＥＳとなる。もし、他に「ｄｏｃｕｍｅｎｔ１．ｔｘｔ」といったファイル名のファイルもある場合には、ここでの判定はＮＯとなる。

ステップＳ５０６４では、ステップＳ５０６２で選択したファイルと、ステップＳ５０６３で一時的に保持したファイルとを、ペアで記憶する。そして、ステップＳ５０６２で選択したファイルに処理済のマークをつけ、ステップＳ５０６２の処理に戻る。

ステップＳ５０６５では、ステップＳ５０６４で記憶されたペアがあるかどうかを判定する。ある場合はステップＳ５０６６へ進む。ない場合はステップＳ５０６７へ進む。

ステップＳ５０６６では、ステップＳ５０６の判定結果としてＹＥＳを返し、終了する。

ステップＳ５０６７では、ステップＳ５０６の判定結果としてＮＯを返し、終了する。

図６に示した手順の判定結果として、ＹＥＳの場合は、ステップＳ５０７へ進む。ＮＯの場合は、ステップＳ５０８へ進む。

ステップＳ５０７では、ステップＳ５０６４で記憶されたペアのファイルを属性情報ファイル管理部４０４に渡す。これは、拡張子を除くファイル名が一致する文書ファイルと属性情報ファイルとが同一セッションで送られてきた場合に、当該文書ファイルの文書が当該属性情報ファイルの適用対象であるとして処理するためである。

ステップＳ５０８では、ペアになっていない、属性情報ファイルを表す拡張子を持つファイルを属性情報ファイル管理部４０４に渡す。そのようなファイルがない場合には、何もしない。

ステップＳ５０９では、ステップＳ５０７およびステップＳ５０８で属性情報ファイル管理部４０４に渡されていないファイルが残っていれば、それを文書として格納するために、文書管理部４０３に渡す。残っていなければ、何もしない。

ステップＳ５０４、Ｓ５０５、Ｓ５０９の処理終了後、ファイル受信部４０２は再びステップＳ５０１の処理に戻り、ファイルの受信を待機する。

次に、文書管理部４０３がファイル受信部４０２からファイルを受け取った場合の動作について説明する。文書管理部４０３は、ファイルを受け取ると、データベース４０１内にある図７に示す文書ファイルテーブルおよび図８に示す文書テーブルにレコードを生成する。レコード生成の際、文書を一意に識別するための文書ＩＤおよび文書ファイルを一意に識別するための文書ファイルＩＤを発行し、合わせてレコードに格納する。このレコード生成によって、受信した文書ファイルが文書として文書管理サーバ１０１に登録されることになる。なお、文書テーブルの適用属性情報ファイルＩＤの項目の値は、この時点ではＮＵＬＬである。

図９は、ステップＳ５０４において、ファイル受信部４０２からファイルを受け取ったときの属性情報ファイル管理部４０４の動作フローを表す図である。

ステップＳ９０１において、受け取ったファイルの内容を解析し、属性情報ファイルとして解釈可能かどうかを判定する。本実施例においては、ファイルの拡張子が「．ｃｓｖ」である場合には、図１０に示す形式で記述されていれば、属性情報ファイルとして解釈可能と判定する。また、ファイルの拡張子が「．ｘｍｌ」である場合には、図１１に示す形式で記述されていれば、属性情報ファイルとして解釈可能と判定する。図１０および図１１において、項目「ＤｏｃＮａｍｅ」は文書名を表す属性、項目「Ｃｏｍｍｅｎｔ」は文書のコメントを表す属性であり、これら２つの属性は全文書に共通で設定可能な属性である。項目「Ｉｎｄｅｘ１」〜「ＩｎｄｅｘＮ」は、ユーザが独自に設定することができる属性（ユーザインデックス）を表す。ユーザインデックスを設定していない場合は、ユーザインデックスの項目は不要である。これらの形式に当てはまらない場合は、ステップＳ９０３へ進む。解釈可能と判定された場合には、ステップＳ９０２へ進む。

ステップＳ９０２では、属性情報を解釈し、データベース４０１内にある、図１２に示す属性情報ファイルテーブルおよび図１３に示す属性情報ファイル内容テーブルにデータを格納する。属性情報ファイル受信時に得られるファイル名、送信ユーザＩＤなどは、図１２の属性情報ファイルテーブルに格納される。また、このとき、属性情報ファイルを一意に識別できるように、属性情報ファイルＩＤを発行し、合わせて格納する。属性情報ファイル内に記述されている情報は、図１３の属性情報ファイル内容テーブルに格納される。属性情報ファイル内容テーブルの「タグ名」という項目は、属性情報ファイルの内部で使用される属性を表す名称であり、図１０、図１１の「ＤｏｃＮａｍｅ」や「Ｉｎｄｅｘ１」などが、この項目の値となる。また、属性情報ファイル内容テーブルの値は、属性情報ファイルにおいて、タグ名に対応して記述されている値のことであり、「文書名」や「値１」などがこれに当たる。これは、文書管理サーバ１０１内で使用している属性名が、ディジタル複合機１０２の制限などにより、属性情報ファイル内に使用できない場合に対応するためである。

ステップＳ９０３では、ファイルを文書として格納するために、ファイルを文書管理部４０３に渡す。このときの文書管理部４０３の動作は、前述のファイル受信部４０２からファイルを渡されたときの動作と同じである。

ステップＳ９０４では、属性情報ファイルの適用モードが、自動適用モードになっているかどうかを判定する。自動適用モードとは、属性情報ファイル格納時に適用対象の文書を自動的に判別し、属性情報ファイルの適用を行うモードである。自動適用モードになっている場合には、ステップＳ９０５に進む。そうでない場合には、処理を終了する。

ステップＳ９０５では、属性情報ファイルを適用する文書の特定を行う。特定は、ステップＳ９０２で生成した図１２の属性情報ファイルテーブルのレコードを元に、図７の文書ファイルテーブルの情報を所定の条件で検索することによって行われる。特定のための条件の例としては、「“送信ユーザＩＤが一致” ＡＮＤ “送信元ＩＰアドレスが一致” ＡＮＤ “送信元ユーザ・エージェントが一致” ＡＮＤ “受信時刻が一致（受信時刻の差が５分以内）”」といったものになる。この条件については、後述する属性情報ファイル設定画面（図１９）において、ユーザが設定することが可能である。

ステップＳ９０６では、適用対象の文書が１つに特定できたかどうかを判定する。１つに特定できた場合は、ステップＳ９０７へ進む。そうでない場合は、自動適用は行わず、処理を終了する。ここで、自動適用を行わなかった場合、送信ユーザＩＤのユーザに対してメールを送信するか、そのユーザが文書管理サーバにログインした際にメッセージを表示するなどして、ユーザに手動適用を促すようにしてもよい。

ステップＳ９０７では、特定した文書に属性情報を適用するため、文書ＩＤと属性情報および属性情報ファイルＩＤを文書管理部４０３に渡し、属性情報の適用を行う。渡す属性情報としては、図１３の属性情報ファイル内容テーブルにおける、適用する属性情報ファイルのＩＤを持つレコードのタグ名と値の組みである。タグ名「ＤｏｃＮａｍｅ」の値は、図８の文書テーブルの文書名の値に設定される。「Ｃｏｍｍｅｎｔ」の値は、同じく文書テーブルのコメントの値に設定される。ユーザインデックスについては、図１４に示すユーザインデックス定義テーブルにおいて、タグ名と属性名の対応が記述されており、図１５に示すユーザインデックステーブルの対応する属性ＩＤのレコードの値に設定される。さらに、図８の文書テーブルの適用属性情報ファイルＩＤの値に、渡された属性情報ファイルＩＤを設定する。この値は、後で適用をキャンセルするときに利用するものである。

次に、ステップＳ５０７において、ファイル受信部４０２から、文書ファイルと属性情報ファイルの双方を受け取ったときの属性情報ファイル管理部４０４の処理を、図１６を用いて説明する。

ステップＳ１６０１において、ファイル受信部４０２から受け取った文書ファイルを文書管理部４０３に渡す。そして、その戻り値として、その文書ファイルを文書として格納した際の、その文書を識別するための文書ＩＤを取得する。

次に、ステップＳ１６０２において、ファイル受信部４０２から受け取った残りのファイルが、属性情報ファイルとして解釈可能かどうかを判定する。ここでの解釈方法は、図９のステップＳ９０１と同様であり、説明は省略する。解釈できない場合は、ステップＳ１６０３に進む。解釈可能と判定された場合はステップＳ１６０４へ進む。

ステップＳ１６０３では、ファイル受信部４０２から受け取った残りのファイルを文書として登録するために文書管理部４０３に渡す。この処理は、図９のステップＳ９０３と同様である。

ステップＳ１６０４では、ファイルに記述されている属性情報を解釈し、データベース４０１内にデータを格納する。この処理は、図９のステップＳ９０２と同様である。

ステップＳ１６０５では、ステップＳ１６０４で解釈した属性情報を、ステップＳ１６０１で登録した文書に適用する。このとき、ステップＳ１６０１で取得した文書ＩＤと共に、解釈して得られた属性情報を文書管理部４０３に渡す。これは、本実施例では、拡張子を除くファイル名が一致する文書ファイルと属性情報ファイルとが同一セッションで送られてきた場合に、当該文書ファイルの文書を当該属性情報ファイルの適用対象として、適用モードに関係なく自動適用を行うためである。

次に、手動で属性情報ファイルを適用する場合の文書管理サーバの動作について説明する。手動で適用するのは、適用モードが手動適用モードの場合か、自動適用モードでも適用対象文書が特定できなかった場合などである。

ユーザが属性情報ファイルを適用するには、初めに、図１７に示す文書一覧の画面において、まず、適用対象となる文書を選択する。文書の選択は、選択しようとしている文書名と同一の行にあるチェックボックス１７０１をオンにすることで行われる。その後、属性情報ファイルの適用ボタン１７０２を押下し、図１８の属性情報ファイル適用画面に遷移する。

次に、図１８に示す属性情報ファイル適用画面において、適用する属性情報ファイルを選択する。属性情報ファイルの選択は、適用しようとしている属性情報ファイル名と同一の行にあるラジオボタン１８０１をオンにすることで行われる。なお、図１８の属性情報ファイル適用画面を作成する際、要求処理部４０６は、選択された文書の文書ファイルテーブルのレコードを、文書管理部４０３を介してデータベース４０１から取得し、属性情報ファイル管理部４０４に渡す。属性情報ファイル管理部４０４は、渡された文書ファイルテーブルのレコードを元に、図１２の属性情報ファイルテーブルの情報を所定の条件で検索し、適用候補となる属性情報ファイルを特定し、その情報を要求処理部４０６に返す。この特定に用いられる条件は、本実施例においては、図９のステップＳ９０５で用いられるものと同様であり、後述する属性情報ファイル設定画面（図１９）において、ユーザが設定することが可能である。もちろん、ステップＳ９０５とは別の条件で特定されるようにしてもよいことは言うまでもない。なお、ＡＮＤで組み合わされた全ての副条件を満たすものがない場合は、副条件を一番多く満たすものを適用候補として特定するものとする。要求処理部４０６は返ってきた情報を、表示情報作成部４０７に渡し、表示情報作成部４０７は、特定した属性情報ファイルが予め選択されているように、ラジオボタン１８０１をオンにした表示情報を作成する。これによって、選択される可能性が高い属性情報ファイルが予め選択された状態になるので、複数の属性情報ファイルの詳細を確認しながら、適用する属性情報ファイルを探すというユーザの手間を軽減することに繋がる。次に、適用後に属性情報ファイルを一覧から削除する場合には、チェックボックス１８０２をオンにする（デフォルトはオン）。そして、実行ボタン１８０３を押下することによって、図１７の画面で選択した文書に対して、図１８の画面で選択した属性情報ファイルが適用される。なお、各属性情報ファイルに記述されている詳細な内容を確認したい場合は、詳細表示ボタン１８０４を押すことで、表示が詳細表示画面（不図示）に切り替わり、確認することができる。

次に、属性情報ファイルの適用モードおよび属性情報ファイル適用時の条件を設定する手順について説明する。図１９は、属性情報ファイルの適用モードおよび属性情報ファイル適用時の条件を設定するための、属性情報ファイル設定画面である。

図１９において、１９０１は、属性情報ファイルを受信時に自動適用する自動適用モードにする場合にオンにするチェックボックスである。オフの場合は、手動適用モードとなる。

１９０２は、属性情報ファイルを自動適用した際に、属性情報ファイルを文書管理サーバ上から削除するかどうかの動作を切り換えるためのチェックボックスである。オンの場合は適用後に自動的に削除される。本実施例においては、デフォルトはオンである。

１９０３から１９０８の各チェックボックスは、属性情報ファイルを受信時に自動適用する場合の文書を特定するためおよび手動適用する場合の適用候補となる属性情報ファイルを特定するために使用する条件を選択するためのものである。

１９０３は、拡張子を除くファイル名が一致することを条件に入れる場合にオンにするチェックボックスである。

１９０４は、送信者が一致することを条件に入れる場合にオンにするチェックボックスである。

１９０５は、送信元のＩＰアドレスが一致することを条件に入れる場合にオンにするチェックボックスである。

１９０６は、送信元のユーザ・エージェントが一致することを条件に入れる場合にオンにするチェックボックスである。

１９０７は、受信時刻の差が５分以内であることを条件に入れる場合にオンにするチェックボックスである。なお、本実施例においては許容される時間差を５分以内としているが、これに限るものではない。また、ユーザが設定できるようにしても良いことは言うまでもない。

１９０８は、指定する属性の値が一致することを条件に入れる場合にオンにするチェックボックスである。このチェックボックスをオンにする場合、指定する属性をさらにテキストフィールド１９０９に記入する。

１９１０は、１９０３から１９０８のチェックボックスのオン・オフを、システムの初期設定に戻すためのボタンである。本実施例において、初期設定は、１９０３から１９０７までのチェックボックスがオンになっている状態である。

１９１１は、入力した設定を反映する際に押下する実行ボタンである。

以上のように、本発明では、同一のセッションで文書ファイルと属性情報ファイルとを送信できない場合であっても、属性情報ファイルを自動的に適用させることが可能となり、ユーザの手間を軽減することができる。また、手動で適用せざるを得ない場合であっても、適用される可能性が高い属性情報ファイルを自動的に選択状態とすることで、ユーザが複数の属性情報ファイルの詳細を確認する手間を軽減することができる。また、図１４に示したユーザインデックス定義テーブルにおいて、属性情報ファイルで使用する属性名と、文書管理サーバ側で使用する属性名の対応付けを行うようにしている。これによって、クライアント装置側で属性情報ファイルに使用できる属性名に文字数やマルチバイトなどの制限がある場合でも、文書管理サーバ側で既に使用している属性名を変更する必要がなく、このような場合の手間を軽減できる。また、図１９に示した属性情報ファイル設定画面において、属性情報ファイルおよび文書ファイル選択のための条件をユーザが設定できる。これによって、ユーザの運用方法によっては、最低限の条件で特定を確実にすることが可能である。また、図１８のチェックボックス１８０２および図１９のチェックボックス１９０２をオフにすることで、適用した属性情報ファイルの内容を適用後も保持しておくことができる。これによって、属性情報ファイルの適用に誤りがあった場合にも、属性情報ファイルを再度登録しなおすことなく、他の文書に再度適用することができ、ユーザの手間を軽減できる。さらに、属性情報ファイル適用の際、適用する前に文書が持っていた属性情報を、文書ＩＤと属性情報ファイルＩＤとをキーにして、適用後も保持するようにしておくことも考えられる。これによって、適用に誤りがあった場合に、適用をキャンセルすることが可能となり、ユーザが適用前の属性情報を一つずつ再入力する手間を軽減できる。

本発明を適用できる文書管理システムの構成例を示す図である。 本発明の実施例における、文書管理サーバ１０１などに利用できるディジタル情報処理装置の代表的な内部構成を示したブロック図である。 本発明の実施例における、ディジタル複合機１０２の代表的な内部構成を示すブロック図である。 本発明を適用できる文書管理サーバ１０１の構成例を示すブロック図である。 本発明の実施例における、ファイル受信部４０２の動作フローを示す図である。 ステップＳ５０６の条件判定の詳細フローを示す図である。 本発明の実施例における、文書ファイルテーブルの例である。 本発明の実施例における、文書テーブルの例である。 ステップＳ５０４において、ファイル受信部４０２から、ファイルを渡されたときの属性情報ファイル管理部４０４の動作フローを表す図である。 本発明の実施例における、属性情報ファイルとして解釈可能なＣＳＶファイルの例である。 本発明の実施例における、属性情報ファイルとして解釈可能なＸＭＬファイルの例である。 本発明の実施例における、属性情報ファイルテーブルの例である。 本発明の実施例における、属性情報ファイル内容テーブルの例である。 本発明の実施例における、ユーザインデックス定義テーブルの例である。 本発明の実施例における、ユーザインデックステーブルの例である。 ステップＳ５０７において、ファイル受信部４０２から、文書ファイルと属性情報ファイルの双方を受け取ったときの属性情報ファイル管理部４０４の動作フローを表す図である。 本発明の実施例における、文書一覧画面の例を表す図である。 本発明の実施例における、属性情報ファイル適用画面の例を表す図である。 本発明の実施例における、属性情報ファイル設定画面の例を表す図である。

符号の説明

１０１ 文書管理サーバ
１０２ ディジタル複合機
１０３ クライアントコンピュータ
１１０ ネットワーク
２００ ディジタル処理装置
２０１ ＣＰＵ
２０２ 記憶部
２０３ 入力制御部
２０４ 出力制御部
２０５ 通信制御部
２０６ バス
２１０ ネットワーク伝送路
３０１ 入力画像処理部
３０２ ＮＩＣ部
３０３ ＲＩＰ部
３０４ 制御部
３０５ メモリ部
３０６ 出力画像処理部
３０７ プリンタ部
３０８ 後処理部
３０９ 操作部
３１０ ネットワーク伝送路
４０１ データベース
４０２ ファイル受信部
４０３ 文書管理部
４０４ 属性情報ファイル管理部
４０５ 要求受付部
４０６ 要求処理部
４０７ 表示情報作成部
１７０１ 文書選択用チェックボックス
１７０２ 属性情報ファイル適用ボタン
１８０１ 属性情報ファイル選択用ラジオボタン
１８０２ 適用後削除するかどうかのチェックボックス
１８０３ 実行ボタン
１８０４ 属性情報詳細表示ボタン
１９０１、１９０２ 動作設定用チェックボックス
１９０３〜１９０８ 条件設定用チェックボックス
１９０９ 条件設定用テキストフィールド
１９１０ 初期設定に戻すボタン
１９１１ 実行ボタン

Claims (10)

1. 文書の属性情報が記述された属性情報ファイルを受信し、前記属性情報ファイルに記述された前記属性情報を、格納している文書の属性情報として設定する文書管理装置において、
   前記属性情報ファイル受信時に得られる属性情報ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、前記文書に対応する文書ファイル受信時に得られる文書ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、を用いて、前記属性情報ファイル受信時に前記属性情報を適用する文書を決定することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書に対応する文書ファイルと、前記属性情報ファイルと、が同一セッションで送信されてきた場合には、前記文書に対して前記属性情報ファイルを適用することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 属性情報ファイル受信時に、前記属性情報ファイルを前記適用する文書に自動的に適用する自動適用モードと、自動適用は行わずに後でユーザが手動で適用する文書を選択して適用を行う手動適用モードと、を切り換えが可能であることを特徴とする請求項１又は、請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記自動適用モードにおいて、前記属性情報ファイルを自動適用しようとした際、前記適用する文書が一つに決定できない場合には、自動適用は行わずに後でユーザが手動で適用する文書を選択して適用を行うことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
5. 属性情報ファイルを適用する文書を選択後、適用する属性情報ファイルを選択する画面において、前記属性情報ファイル受信時に得られる属性情報ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、前記文書に対応する文書ファイル受信時に得られる文書ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、を用いて、予め選択された状態で表示する属性情報ファイルを決定することを特徴とする請求項１〜請求項４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. 文書に適用する属性情報ファイルを選択後、適用する文書を選択する画面において、前記属性情報ファイル受信時に得られる属性情報ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、前記文書に対応する文書ファイル受信時に得られる文書ファイルのファイル名、送信者の識別子、送信元のアドレス、受信日時の少なくとも一つと、を用いて、予め選択された状態で表示する文書を決定することを特徴とする請求項１〜請求項５のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 送信元の装置で設定する属性情報ファイルにおける属性名と、文書管理装置で規定されている属性名とを対応付けるテーブルを持ち、受信した前記属性情報ファイルの各属性の内容を、前記テーブルを用いて、文書管理装置の対応する各属性の内容として設定することを特徴とする請求項１〜請求項６のいずれかに記載の文書管理装置。
8. 自動的に適用する文書を決定するための条件および予め選択された状態で表示する属性情報ファイルを決定するための条件および予め選択された状態で表示する文書を決定するための条件の少なくとも一つの条件を、ユーザに設定させることができることを特徴とする請求項１〜請求項７のいずれかに記載の文書管理装置。
9. 属性情報ファイルを適用する前の文書の属性情報を、前記属性情報ファイル適用後も記憶しておくことを特徴とする請求項１〜請求項８のいずれかに記載の文書管理装置。
10. 適用した属性情報ファイルの内容を、適用後も記憶しておくことを特徴とする請求項１〜請求項９のいずれかに記載の文書管理装置。

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