JP2009098790A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 複数文書印刷処理における煩わしい作業を軽減すること。
【解決手段】 入出力デバイスの印刷機能で印刷可能な文書の印刷設定を縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更して同一画面上に表示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、印刷可能な入出力デバイスを判別する為の表示形態に関する。

従来、ネットワーク上で接続可能な複数の入出力デバイス（スキャナやプリンタ）を文書管理システム上の１つのウィンドウにアイコンの表示形態で列挙して表示し、このアイコンの操作により文書管理システムのデータベースに登録されている文書の入出力処理を行なうことが可能な文書管理システムが実現されている。

その上で、印刷設定を保持する文書を選択時にウィンドウの入出力デバイスアイコンの表示形態を変更することにより印刷可能な入出力デバイスを判別可能にする技術が実現されている。（特許文献１）
また、入出力デバイス上から文書管理システムに登録されている文書を印刷する場合、デバイス上で表示される文書の表示形態を変更することにより印刷可能な印刷設定を判別可能にする技術が実現されている。（特許文献２）
特開２００６−１８５４２０号公報 特開２００６−３１４６５号公報

しかしながら、上記従来の文書管理システムにおいて、複数の文書に対して同時に、印刷可能な入出力デバイスを判別することはできなかった。その為、操作者は印刷する文書を１つずつ選択してウィンドウ上の入出力デバイスのアイコン等を確認しなればならず、面倒な作業を要する問題があった。また、入出力デバイス上から印刷する場合、印刷不可能な印刷設定の文書がある場合、別の入出力デバイスまで移動して印刷する必要があった。そのため異なる印刷設定を保持する文書を印刷する際には、入出力デバイス間を移動する作業が発生し印刷に時間を要するという問題があった。

本発明は、上記問題を解決する為になされたもので、ネットワーク上で接続可能な複数の入出力デバイス（スキャナやプリンタ）を文書管理システム上の１つのウィンドウにアイコン等の表示形態で列挙して表示し、このアイコンの操作により文書管理システムのデータベースに登録されている文書の入出力処理を行なうことが可能な文書管理システムにおいて、入出力デバイスのアイコンの選択時に、入出力デバイスの印刷機能で印刷可能な文書の印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更して同一画面上に表示することのできる文書管理システムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、ネットワーク上で複数の文書入出力装置と接続可能な文書管理システムにおいて、ネットワーク上の文書入出力装置を検索する検索手段と、前記検索手段により検索された文書入出力装置から所望の文書入出力装置を登録する登録手段と、前記登録手段により登録された文書入出力装置を示す絵、文字、記号を同一画面上に表示する文書入出力装置表示手段と、複数の文書形式の文書を登録可能なデータベースと、前記データベースに登録された文書からフォルダ毎に管理されている文書を取得する文書取得手段と、前記取得手段により取得された文書の印刷設定を前記データベースから取得する印刷設定取得手段と、前記取得手段により取得された文書と印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）を同一画面上に表示する文書表示手段と、前記登録手段により登録された文書入出力装置の印刷機能を文書入出力装置から取得する印刷機能取得手段と、前記印刷設定取得手段より取得された印刷設定と前記印刷機能取得手段により取得された印刷機能から印刷可能な印刷設定を判別する能力判別手段とを有し、その文書の印刷設定で印刷可能な印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更する文表示機能を有することを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記検索手段は、検索する文書入出力装置の種別を指示する指示手段を有することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記文書入出力装置表示手段は、前記指示手段により指示された文書入出力装置の種別に応じて異なるアイコンを表示することを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記文書表示手段は、文書毎に設定された印刷設定に応じて異なる縮小画像（サムネイル）を表示することを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記文書表示手段は、画面上に表示された文書入出力装置選択時に、その文書入出力装置の印刷機能から文書の印刷設定を判別して印刷可能な印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更することを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記文書表示手段は、画面上に表示された文書入出力装置選択時に、印刷設定を有さない文書形式の文書を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更しないことを特徴とする。

以上説明したように、本発明によれば、ネットワーク上で接続可能な複数の入出力デバイス（スキャナやプリンタ）を文書管理システム上の１つのウィンドウにアイコン等の表示形態で列挙して表示し、このアイコンの操作により文書管理システムのデータベースに登録されている文書の入出力処理を行なうことが可能な文書管理システムにおいて、画面上に表示された文書入出力装置選択時に、フォルダ毎に管理している複数の文書に対して入出力デバイスの印刷機能で印刷可能な文書の印刷設定を縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更して同一画面上に表示することにより、複数文書印刷処理における煩わしい作業を軽減することができる。

また、複数の入出力デバイスをウィンドウ上に登録することにより、入出力デバイス間を移動するこなく印刷設定の異なる文書を印刷することが出来る為、印刷時間を短縮することができる。

次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。

図１は、本発明の実施例を示す文書管理システムの全体の構成を説明するブロック図である。図１において、１００、１０１、１０２は画像入出力装置（デジタル複合機）であり、それぞれ画像入出力装置は異なる機能を有する。例えばカラー機能の有無、フィニッシング構成の有無などである。１０３、１０４は画像出力装置（プリンタ）であり、同様にそれぞれの画像出力装置は異なる機能を有する。これらはＬＡＮ１０１０などのネットワーク伝送手段に接続されている。また、ＬＡＮ１０１０には、パーソナルコンピュータ（以下ＰＣ）１１０、１１１が接続されていて、文書管理システムが動作する。本実施例においては１台のＰＣ上で文書管理システムを構築しているが、文書サーバと、それを利用するクライアントとして、クライアント・サーバ型のシステムを構築することも可能である。

図２は、ＰＣ１１０上で動作する文書管理システムの構成を説明するブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。図に示すように、文書管理システム２００において、２００１はユーザインターフェース部で、ユーザはユーザインターフェース部を介して画像入出力装置との接続や、データベース２００９への文書の登録、あるいは文書の印刷等の操作を行う。ユーザインターフェース部から操作された情報は２００２のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行なわれることになる。また必要であればサーバとの通信を行なうためのコマンドはここで作成される。２００３は画像処理制御部で、入出力する文書画像に対して、用途に応じてＴＩＦＦやビットマップなどの画像形式変換処理や、圧縮伸長処理等を行う。２００４は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理を制御する。２００５はデータベース制御部である。データベース２００９に存在する文書画像データそのものを保存するボリュームデータベース。文書の名前や作成日付、コメント、あるいは印刷ジョブ文書における印刷体裁情報を保存する属性管理データベース。登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが保存される全文検索データベース。それぞれ保存するデータを作成、保存する処理の制御を行う。２００６は印刷処理制御部で、印刷する文書の形式に応じた印刷処理をするための制御を行う。２００７はデバイス制御部で、画像入出力装置１００、１０１、１０２、および画像出力装置１０３、１０４との情報の入出力を行う。２００８はネットワーク制御部で、ＬＡＮ１０１０に接続し、情報の入出力を行う。

次に文書管理システムにデバイスを登録する処理と、入出力デバイスの選択時に登録された文書のアイコンの表示を変更する処理について順に説明する。

＜デバイス登録処理＞
図３はデバイス登録処理を示すフローチャートである。本処理はＰＣ１１０のＲＯＭ内に記憶されるプログラムに基づいてＣＰＵで行なわれる。このフローの処理を分けて説明する。

（Ｓ３０１）ユーザはユーザインターフェース部２００１より、画像入出力装置を文書管理システム２００上で利用可能にするために、画像入出力装置の登録に行うための指示を行う。この指示により登録する画像入出力装置がネットワーク上に存在するかどうかの情報の入力と登録するデバイスで扱うジョブの種類を指定するモードとなる。ネットワーク上に存在する様々なデバイスから所望の画像入出力装置を検出する情報として、例えば画像入出力装置に予め設定されているIPアドレスのようなユニークな情報が利用される。またジョブの種類としては例えば文書画像をデータベースに登録するためのスキャンジョブや、データベースの文書をプリンタドライバを使って印刷するプリントジョブ、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブなどがある。操作者はこれらの情報を入力し、登録の実行の指示を行なう。

（Ｓ３０２）デバイス登録指示によりデバイス制御部２００７は、指定された情報に基づいてネットワーク制御部２００８を経由して、画像入出力装置であるか問い合わせを行う。画像入出力装置は、問い合わせ要求を受信すると画像入出力装置が存在することをネットワークを経由して送信する。この送信情報をデバイス制御部２００７が受信、即ち画像入出力装置が存在する場合、（Ｓ３０３）の処理を行い、所定時間内に画像入出力装置からの返信がない場合、即ち画像入出力装置が存在しない場合、処理を終了する。

（Ｓ３０３）続いてデバイス制御部２００７は、画像入出力装置がサポートしているジョブの種類の情報の取得要求を行なう。文書管理システムは、取得要求を受け取った画像入出力装置は、自身がサポートしているジョブの種類を返信する。

（Ｓ３０４）デバイス制御部２００７は、受信したサポートしているジョブの種類の情報がデバイス登録指示時に指定したジョブの種類を含んでいるかチェックする。指定したジョブの種類を含んでいる場合、（Ｓ３０５）の処理を行い、指定したジョブの種類を含んでいない場合、処理を終了する。

（Ｓ３０５）登録可能な画像入出力装置と判断した場合、データベース制御部２００４は画像入出力装置をデバイスのアイコンを列挙するためのウィンドウに新しいアイコンを表示する。この時表示されるアイコンは、デバイス登録指示時に指定したジョブの種類に応じて異なるアイコンを表示する。図４は登録されたデバイスをアイコンとして列挙表示したウィンドウ画面の一例を示す図である。（ａ）は文書入出力装置１０２を登録前のウィンドウ４００で、既に７つのデバイスが登録されていることを示す。４００１、４００２、４００３はスキャンジョブのサポートしているデバイスとして１００、１０１、１０２が登録されていることを示す。４００４と４００５はプリンタドライバからのプリントジョブをサポートしているデバイスとして１０３、１０４が登録されていることを示す。４００６と４００７は既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスとして１００、１０１が登録されていることを示す。（ｂ）は文書入出力装置１０２を登録後のウィンドウ４００を示し、新規にアイコン４００８が列挙表示される。これにより文書管理システム上で画像入出力装置１０２に対してもジョブを投入することが可能になる。

＜文書アイコン表示変更処理＞
図５は文書アイコン表示変更処理の全体の流れを示すフローチャートである。本処理はＰＣ１１０のＲＯＭ内に記憶されるプログラムに基づいてＣＰＵで行なわれる。まず、登録されているデバイスの能力取得処理を（Ｓ５０１）を行い、次いで文書管理システムのデータベースに登録されている文書の印刷設定取得処理（Ｓ５０２）を行う。取得したデバイスの能力と取得した文書の印刷設定に基づき、文書のアイコンの表示を変更するかどうかの印刷設定能力判定処理（Ｓ５０３）を行なう。それぞれの処理について、以下詳細に説明する。

図６は、デバイス能力取得処理を示すフローチャートである。このフローを分けて説明する。

（Ｓ６０１）操作者は、文書管理システムに登録されているデバイスを選択する。

（Ｓ６０２）選択した登録デバイスの種類をチェックする。登録するデバイスの種類は、以下のものがある。スキャンジョブをサポートしているデバイス。データベースの文書をプリンタドライバを使って印刷するプリントジョブをサポートしているデバイス。既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスなどがある。このうち、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスの場合、（Ｓ６０３）の処理を行い、それ以外のデバイスである場合は処理を終了する。

（Ｓ６０３）既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスの場合、デバイスの能力を取得する。デバイス制御部２００７は各印刷設定情報に基づいてネットワーク制御部２００８を経由して、その印刷設定の機能を有しているか問い合わせを行なう。画像入出力装置は、問い合わせ要求を受信するとその機能の有無に関する情報をネットワークを経由して送信する。

（Ｓ６０４）デバイスより取得した印刷機能の有無をメモリに保存する。

図７は文書印刷設定取得処理を示すフローチャートである。このフローを分けて説明する。

（Ｓ７０１）文書管理システムのウィンドウ上で選択中のフォルダに登録されている文書数を取得する。登録文書数は新規文書の登録時にカウントアップされ、システム内のメモリに保持される。文書管理システムのユーザインターフェース２００１には、データベース２００９に登録されているフォルダが表示されるフォルダは、マウス等のポインティングデバイス等で指定することにより選択が行なわれる。また、本実施例における文書管理システムでは、複数の文書形式の文書をデータベースに登録、管理することが可能である。例えばスキャナ等の外部入力装置により読み取られた文書データをイメージ文書として登録し、コンピュータ上で動作する任意のアプリケーションで作成された文書データをコード文書として登録する。さらにマルチファンクションのデジタル複写機で蓄積されている文書をネットワーク上で取得し、データベースに登録することも可能である。デジタル複写機は、読み取り装置（スキャナ）から読み取られたスキャンデータをスキャン文書として蓄積する。そして、ホストコンピュータからプリンタドライバ等を用いて印刷データを作成し、出力（保存）された印刷設定を保存した文書を印刷ジョブ文書として蓄積している。これらの文書に対し、スキャン文書はイメージ文書として、印刷ジョブ文書は印刷ジョブ文書として同様に文書管理システムのデータベースに登録し、複数の文書形式の文書を一元的に管理する。

（Ｓ７０２）登録文書数が０より大きい、即ち既に登録済みの文書が存在する場合、（Ｓ７０３）の処理を行い、登録文書数が０以下、即ち既に登録済みの文書が存在しない場合、処理を終了する。

（Ｓ７０３）登録文書が存在する場合、順次登録文書を選択する。

（Ｓ７０４）選択された文書が印刷設定を保存しているかどうかをチェックする。印刷設定を保存している文書、即ち印刷ジョブ文書を選択した場合、（Ｓ７０５）の処理を行い、印刷設定を保存していない文書を選択した場合、（Ｓ７０７）の処理を実行する。

（Ｓ７０５）印刷ジョブ文書の場合、データベース２００９より選択した文書の印刷設定を取得する。データベース２００９には、例えば両面、製本といった印刷方法やパンチやステイプルといった排紙方法などの印刷設定情報がバイナリ-データでデータベースに登録されている。

（Ｓ７０６）データベース２００９より取得した印刷設定に基づき、各印刷設定情報が設定されているかどうか判別し、設定されている情報についてリストの形態でメモリに保存する。

（Ｓ７０７）次の登録文書を選択するため、登録文書数をデクリメントし、（Ｓ７０２）の処理に戻る。

図８はデバイス能力判定処理を示すフローチャートである。このフローを分けて説明する。

（Ｓ８０１）デバイス能力取得処理により取得したデバイス印刷機能情報を取得する。印刷機能情報が無い場合は処理を終了する。

（Ｓ８０２）印刷設定取得処理により取得した印刷設定情報を取得する。印刷設定情報が１つも無い場合は処理を終了する。

（Ｓ８０３）（Ｓ８０２）または（Ｓ８０８）にて取得した印刷設定情報が、（Ｓ８０１）にて取得したデバイスの能力情報に含まれているか、即ちデバイスがその印刷設定の機能を有しているかチェックする。機能がある場合、（Ｓ８０４）の処理を実行する。

（Ｓ８０４）印刷が可能な機能、印刷が不可能な機能を示す、アイコンの表示形態を変更する
（Ｓ８０５）次の文書があるかチェックして、有る場合は（Ｓ８０６）を実行し、無い場合は処理を終了する。

（Ｓ８０６）次の文書に印刷設定情報を取得し、（Ｓ８０２）の処理に戻る。

以上の処理により、デバイスアイコンの表示変更処理が行なわれる。

図９は入出力デバイスアイコンを選択時、印刷設定が保持された文書をサムネイル列挙表示したウィンドウ画面の一例と、文書をサムネイル表示した一例を示す図である。ウィンドウ９００は、印刷設定を保持する６つの文書を管理するフォルダの表示を示す。９００１〜９００６は印刷設定を保持している文書を示す。印刷設定が保持された文書をサムネイル表示した９１０１、９１０２、において、９１０１と９１０２は、両面印刷とZ折印刷の印刷設定を保持する。サムネイル９１０１は、入出力デバイスアイコンが選択されていない場合であり、９１０２は、入出力デバイスアイコンが選択されている場合である。また、９１０２においては選択したデバイスが両面印刷機能を有しているがZ折印刷機能を有していない場合のサムネイル表示形態である。

文書管理システムの全体の構成を説明するブロック図。 文書管理システムの構成を説明するブロック図。 デバイス登録処理を示すフローチャート。 登録デバイスのアイコンを列挙表示したウィンドウ画面の一例を示す図。 デバイスアイコン表示変更処理の全体の流れを示すフローチャート。 デバイス能力取得処理を示すフローチャート。 印刷設定取得処理を示す図。 デバイス能力判定処理を示すフローチャート。 サムネイル列挙表示したウィンドウ画面を示す図。

符号の説明

１００〜１０２ 画像入出力装置
１０３、１０４ 画像出力装置
１１０、１１１ ＰＣ
１０１０ ＬＡＮ
１０１１ 画像入力部Ｉ／Ｆ
１０１２ 印刷部Ｉ／Ｆ
１０１３ スキャナ画像制御部
１０１４ プリンタ画像制御部
１０１５ 画像処理部
１０１６ データ管理制御部
２００ 文書管理システム
２００１ ユーザインターフェース部
２００２ コマンド制御部
２００３ 文書管理制御部
２００４ 画像処理制御
２００５ データベース制御部
２００６ 印刷処理制御部
２００７ デバイス制御部
２００８ ネットワーク制御部
２００９ データベース
４００ 登録デバイスウィンドウ
４００１〜４００３ 画像入力デバイスアイコン
４００４、４００５ 画像出力デバイスアイコン
４００６〜４００８ 画像入出力デバイスアイコン
９００ 文書表示ウィンドウ
９００１〜９００６ 印刷設定を保持する文書のサムネイル
９１０１ 入出力デバイスアイコン非選択時のサムネイル
９１０２ 入出力デバイスアイコン選択時のサムネイル

Claims (6)

1. ネットワーク上で複数の文書入出力装置と接続可能な文書管理システムにおいて、ネットワーク上の文書入出力装置を検索する検索手段と、前記検索手段により検索された文書入出力装置から希望する文書入出力装置を登録する登録手段と、前記登録手段により登録された文書入出力装置を示すアイコンを同一画面上に表示する文書入出力装置表示手段と、複数の文書形式の文書を登録可能なデータベースと、前記データベースに登録された文書からフォルダ毎に管理されている文書を取得する文書取得手段と、前記取得手段により取得された文書の印刷設定を前記データベースから取得する印刷設定取得手段と、前記取得手段により取得された文書と印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）を同一画面上に表示する文書表示手段と、前記登録手段により登録された文書入出力装置の印刷機能を文書入出力装置から取得する印刷機能取得手段と、前記印刷設定取得手段より取得された印刷設定と前記印刷機能取得手段により取得された印刷機能から印刷可能な印刷設定を判別する能力判別手段とを有し、その文書の印刷設定で印刷可能な印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更する文表印刷設定示機能を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記検索手段は、検索する文書入出力装置の種別を指示する指示手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書入出力装置表示手段は、前記指示手段により指示された文書入出力装置の種別に応じて異なるアイコンを表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記文書表示手段は、文書毎に設定された印刷設定に応じて異なる縮小画像（サムネイル）を表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記文書印刷設定表示手段は、画面上に表示された文書入出力装置選択時に、その文書入出力装置の印刷機能から文書の印刷設定を判別して印刷可能な印刷設定を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 前記文書印刷設定表示手段は、画面上に表示された文書入出力装置選択時に、印刷設定を有さない文書形式の文書を示す縮小画像（サムネイル）の表示形態を変更しないことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。

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