JP2008186449A

JP2008186449A - ドキュメント管理装置及びドキュメント管理方法

Info

Publication number: JP2008186449A
Application number: JP2008001837A
Authority: JP
Inventors: Noriyuki Komamura; 典之駒村
Original assignee: Toshiba Corp; Toshiba TEC Corp
Current assignee: Toshiba Corp; Toshiba TEC Corp
Priority date: 2007-01-29
Filing date: 2008-01-09
Publication date: 2008-08-14
Also published as: US20080183762A1

Abstract

【課題】過去に印刷履歴のある電子ドキュメントの情報が変更された場合に、随時、差分情報を自動で抽出し、ユーザのニーズに応じて管理、表示、印刷する。
【解決手段】電子データにより作成される電子ドキュメントを管理するドキュメント管理部と、電子ドキュメントについての操作イベントを監視して検出する操作イベント検出部と、検出される操作イベントに基づいて、前記管理されている電子ドキュメントのうち、前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定する印刷履歴判定部と、印刷履歴があると判定された電子ドキュメントについて、該電子ドキュメントの印刷を行ったユーザに前記操作イベントの内容を通知する操作イベント通知制御部とを備えてなる。
【選択図】図１

Description

本発明は、過去に印刷履歴のある電子ドキュメントを管理するドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法に関するものである。

一般的に、紙ドキュメントは、一度印刷した時点で印刷元の電子文書とは、切り離されたものとなってしまう。このため、印刷元の電子ドキュメントに編集、削除等の修正が加えられた場合、その作業者が、紙ドキュメントを所持する本人であれば、印刷した紙文書と、修正された現在の電子ドキュメントに違いが生じたことを認識できる。しかし、修正作業が本人以外の人間による場合、紙ドキュメント所持者は、電子ドキュメントに修正が加えられたことを知らず、所持する紙ドキュメントが既に旧い情報となったことに気づかないまま、その旧い紙ドキュメントを管理し、業務を進めることとなってしまう。

このような問題に対して、システム内の電子ドキュメントに関する操作履歴を、システム内から出力された紙文書などのシステム外のドキュメントの管理に積極的に利用することにより、その利便性を飛躍的に向上させるドキュメント管理システムに関する技術が知られる（例えば、特許文献１を参照。）。

さらに、複数ページからなる印刷データを受信し、受信した印刷データを所定の識別情報と対応付けて記憶部に記憶しつつ、該印刷データを印刷処理する印刷処理装置、印刷処理システム、印刷処理方法および記憶媒体に関し、特に、印刷データの一部が変更された場合に、変更されたページのみを効率よく印刷し、無駄な印刷用紙の使用を低減して、省資源化を図ることができるドキュメント管理システムに関する技術が知られる（例えば、特許文献２を参照。）。

特開平１１−２４９７７７号公報特開２０００−１９４５１８号公報

しかし、特許文献１に記載の技術では、紙文書を出力したユーザに、その電子ドキュメントが更新されたことが通知されるため、ユーザは、その事実を認識することは可能であるが、ドキュメントの「どの部分が、どのように修正されたのか」までの情報を認識することはできない。そのため、修正箇所が多い場合や、一見すると見落としがちな修正が行われた場合、ユーザは、正確な修正箇所と修正内容を認識することができない場合も考えられる。

また、特許文献２に記載の技術では、印刷装置の機能により「差分印刷」を行うことで、管理している紙ドキュメントがどのように修正されたかを、ユーザ自身が認識できる点では、有効であるが、ユーザが、「差分印刷」を実行するまでは、修正箇所や修正内容に関する情報を知る手段がない。

本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、ユーザが現在、所持している紙ドキュメントの元となる電子ドキュメントの情報が修正された場合に、それを容易に知ることができる技術を提供することを目的とする。

上述した課題を解決するため、本発明の一態様に係るドキュメント管理装置は、電子データにより作成される電子ドキュメントを管理するドキュメント管理部と、電子ドキュメントについての操作イベントを監視して検出する操作イベント検出部と、前記操作イベント検出部により検出される操作イベントに基づいて、前記ドキュメント管理部により管理されている電子ドキュメントのうち、前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定する印刷履歴判定部と、前記印刷履歴判定部により印刷履歴があると判定された電子ドキュメントについて、該電子ドキュメントの印刷を行ったユーザに前記操作イベントの内容を通知する操作イベント通知制御部とを備えてなることを特徴とするものである。

また、本発明の一態様に係るドキュメント管理方法は、電子データにより作成される電子ドキュメントを管理し、電子ドキュメントについての操作イベントを監視して検出し、検出される操作イベントに基づいて、管理されている電子ドキュメントのうち、前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定し、印刷履歴があると判定された電子ドキュメントについて、該電子ドキュメントの印刷を行ったユーザに前記操作イベントの内容を通知することを特徴とするものである。

以上に詳述したように本発明によれば、ユーザが現在、所持している紙ドキュメントの元となる電子ドキュメントの情報が修正された場合に、それを容易に知ることができる技術を提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。

図１は、本発明に係るドキュメント管理システムの構成を示すブロック図である。なお、ＭＦＰはプリンタ３を備えている。

ドキュメント管理装置１は、ＭＦＰ（多機能周辺装置）２の中の構成要素の一つであり、ネットワーク４を通して、クライアント５ａ、５ｂ、５ｃ・・・５ｎと接続されている。

図２は、ドキュメント管理装置１の構成を示したブロック図である。ドキュメント管理装置１は、ドキュメント管理部（ドキュメント管理手段）１０１、履歴情報管理部１０３、比較用電子ドキュメント保管部１０４、印刷履歴判定部（印刷履歴判定手段）１０５、操作イベント通知制御部（操作イベント通知制御手段）１０６を備えて構成される。

ドキュメント管理部１０１は、操作イベント検出部（操作イベント検出手段）１０２を備える。また、操作イベント通知制御部１０６は、差分抽出・解析部１０７、表示選択部（表示選択手段）１０８及び印刷選択部（印刷選択手段）１０９を備える。さらに、印刷履歴判定部１０５は関連設定部１１０を備える。

なお、ドキュメント管理装置１は、クライアント５ａ〜５ｎ側に設けられる操作部２０１、表示部２０２、指示部２０３と、ネットワーク４を介して通信可能である。

このような構成のドキュメント管理装置１における処理動作を、図３のフローチャートを用いて説明する。

処理が開始されると、操作イベント検出部１０２は、ドキュメント管理部１０１により管理されている電子ドキュメントに対して操作部２０１からのアクセスや操作イベントがないかどうか、監視を開始する（ステップＳ１）。

操作イベント検出部１０２が何らかの操作イベントがあったことを検出すると（ステップＳ２，Ｙ）、その操作イベントが、ドキュメントのファイル名の変更でない場合（ステップＳ３，Ｎ）は、操作情報を履歴情報管理部１０３に登録する（ステップＳ４）。

履歴情報管理部１０３に登録する内容は、操作日時、操作イベントの内容（作成、更新、保存、削除、印刷など）、操作者（ユーザ名、アカウント、マシン名など）、操作されたドキュメントの判別情報（ファイル名、フルパスなど）、および属性情報（カテゴリ、ジャンル、またそのファイルに定義されているメタデータ全般）などである。

なお、履歴情報管理部１０３に登録されるデータの例を図４に示す。

履歴情報管理部１０３に登録される「カテゴリ」情報には、そのドキュメントに関連付けられている属性情報（メタデータ）にそのドキュメントを分類する情報が含まれる場合があるが、その場合は、その分類情報も取得されて履歴情報管理部１０３に登録される。電子ドキュメントがファイルＤＢのデータであれば、登録されている「分類」や「ジャンル」などが登録される。

さらに操作イベント検出部１０２は、操作情報を履歴情報管理部１０３に登録した後に、操作後の電子ドキュメントを比較用電子ドキュメント保管部１０４にコピーするために転送する（ステップＳ５）。

なお、比較用電子ドキュメント保管部１０４にコピーされた電子ドキュメントのファイルは、後述する差分抽出・解析部１０７で差分抽出処理の際に利用されるため、比較用電子ドキュメント保管部１０４には、差分抽出・解析部１０７で利用できるデータ形式（フォーマット）にてコピー（登録）される。電子ドキュメントが、差分抽出・解析部１０７で処理（比較）できないデータ形式の場合は、フォーマット変換が行われて、比較用電子ドキュメント保管部１０４に登録される。

次に、履歴情報管理部１０３に新しく登録された操作情報の内容が「更新」であった場合（ステップＳ６，Ｙ）、印刷履歴判定部１０５は、該電子ドキュメントおよびそれと所定の関係にある電子ドキュメントが過去に印刷されたことがあるかどうかを判定する（ステップＳ１１）。

ここで、印刷履歴検索の対象範囲（印刷履歴の有無の判定対象の範囲）を、操作のあった電子ドキュメントのみではなく、それと所定の関係にある電子ドキュメントまで広げているのは次のような理由による。

例えば、あるプロジェクトの仕様書が管理されているフォルダにおいて、そのフォルダ内の仕様書ドキュメントを印刷したユーザは、該プロジェクトに関わっている場合が多い。このような場合、同一フォルダ内の他の電子ドキュメントについては、その業務（プロジェクト）に関係するドキュメントである可能性が高く、そのユーザは、そのユーザによる印刷の有無に関係なく、それら電子ドキュメントの内容を把握しておくことが好ましい。このようなことから、ユーザによって印刷されたドキュメントと同じディレクトリ、又はカテゴリに内にある電子ドキュメントに対して他のユーザによって変更等の操作があった場合は、その操作についても印刷を行ったユーザが知り得る状態にしておくことがそのユーザにとって有益であると考えられるからである。

かかる印刷履歴検索の対象範囲は、印刷履歴判定部１０５に備えられた関連設定部１１０により、図５に示されるような画面（設定画面）をクライアント側の表示部２０２に提示し、ユーザにより設定させるようにすることができる。

次に、該ドキュメントあるいは、該ドキュメントと同じディレクトリ、カテゴリに含まれるドキュメントが、過去に印刷されたことがあり（ステップＳ１１，Ｙ）、その印刷をしたユーザが該操作にかかるユーザと異なる他のユーザであるならば（ステップＳ１２，Ｙ）、差分抽出・解析部１０７により差分情報抽出処理が行われる（ステップＳ１３）。

このステップＳ１３における差分情報抽出処理は、比較用電子ドキュメント保管部１０４内に保管されている過去に印刷されたドキュメントファイルに該当する電子ドキュメントと、更新された新しい電子ドキュメントを比較し、差分情報を抽出することによって行われる。

そして、抽出された情報は、操作イベント通知制御部１０６によって、クライアント側の表示部２０２に表示されることによってユーザに通知される（ステップＳ１４）。

なお、この通知方法について、本実施の形態では、ユーザが操作イベント通知制御部１０６に備えられた表示選択部１０８により、複数の通知方法から一つを選択設定することができる。例えば、クライアント側の表示部２０２において、図６に示されるような選択画面（図２に示された指示部２０３に対応する）を提示し、ユーザに希望する表示方法を選択させるようにしている。

また、過去に印刷したドキュメントと同じディレクトリ、カテゴリに存在するドキュメントに対して「更新」操作が行われた場合は、例えば、図７に示されるような画面でユーザに通知される。

さらに、ユーザは表示された差分情報を、必要に応じて紙ドキュメントとして出力することが可能である。その際は、操作イベント通知制御部１０６の印刷選択部（印刷選択手段）１０９がクライアント側の表示部２０２に図８に示されるような選択画面を提示し、ユーザに希望する印刷方法（印刷形態）を選択させる。

また、図８で示される選択画面において、変更前のドキュメントと変更後のドキュメントを左右に並べて印刷するオプションＯＰが選択された場合は、図９に示されるようなルールで１ページ毎に、変更前と変更後を配置したドキュメントを予め作成しておき、印刷の際に、２ｉｎ１でそれを出力することで、左右に並べた印刷が可能となる。なお、この印刷に先だってクライアント側の表示画面にはその印刷画面（２ｉｎ１画面）を表示して、ユーザに確認させることができる。

なお、このとき変更前と変更後のページの頭の文字、画像を合わせるようにする。変更後のページに追加が増え、変更前のページとページ番号が一致しなくなる場合は、変更前のページに空白ページを挿入して対応する。

次に、履歴情報管理部１０３に新しく登録された操作情報の内容が「更新」ではなく、（ステップＳ６，Ｎ）、「作成」であった場合（ステップＳ７，Ｙ）、印刷履歴判定部１０５は、該ドキュメントあるいは該ドキュメントと同じディレクトリ、カテゴリに存在するドキュメントが、過去に印刷されたことがあるかどうかを判定する（ステップＳ２２）。

この判定において、印刷されたことがあり（ステップＳ２２，Ｙ）、その印刷をしたユーザが操作にかかるユーザと異なる他のユーザであると判定されたならば（ステップＳ２３，Ｙ）、操作イベント通知制御部１０６は、クライアント側の表示部２０２に、電子ドキュメントが作成されたことを表示することで、ドキュメントを印刷したユーザに通知する（ステップＳ２４）。

この通知動作（ステップＳ２２〜ステップＳ２４）は、操作情報の内容が「作成」ではなく（ステップＳ７，Ｎ）、「削除」であった場合（ステップＳ８，Ｙ）も同様に行われる。なお、電子ドキュメントが削除された場合は、図１０に示されるような画面がクライアントの表示部２０２に表示される。

このような構成により、紙ドキュメントでも電子ドキュメントでも不要になったドキュメントであれば、電子ドキュメントを削除することで、ユーザが紙ドキュメントを廃棄するきっかけとなる。また電子ドキュメントである必要のないドキュメントであれば、紙ドキュメントの必要性が増すことで、保管方法、管理場所を改善するきっかけともなる。さらに、誤って電子ドキュメントを削除してしまった場合でも、印刷した紙ドキュメントが存在することがわかれば、それに応じた対応を行うこともできる。

一方、履歴情報管理部１０３に新しく登録された操作情報の内容が「削除」でない場合は（ステップＳ８，Ｎ）、印刷操作と判断されて印刷処理が行われ（ステップＳ９）、この一連のフローが終了する。

なお、ステップＳ２において検出された電子ドキュメントに対する操作イベントが、ファイル名の変更であった場合（ステップＳ３，Ｙ）は、履歴情報管理部１０３において、履歴情報の書き換えとして、該当ドキュメントの項目の管理場所（フルパス）が書き換えられる（ステップＳ２１）。このときは、比較用電子ドキュメント保管部１０４へのコピー転送は行われず、直接ステップＳ２２以降のステップへ移行する。

以上に詳述したように、本発明の実施の形態によれば、電子ドキュメントへの変更等があった場合に、随時その箇所を自動で抽出し、表示される箇所の情報をもとに、必要に応じてユーザに「印刷するかどうか」を判断させ、ユーザが印刷を希望する場合は、ユーザが通常利用している「差分印刷」機能を持たないプリンタでも差分情報を簡単に印刷することができることとなる。

なお、本実施の形態で説明したドキュメント管理手段、操作イベント検出手段、印刷履歴判定手段、操作イベント通知制御手段は、実施の形態に示したフローチャートにより説明したドキュメント管理方法をコンピュータに実行させるプログラムにも適用されることができる。

このプログラムはコンピュータに読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって読み取られて本発明のドキュメント管理方法をコンピュータに実行させる機能を有する。

このような機能に関して、本実施の形態では、装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであっても良い。

本発明を特定の態様により詳細に説明したが、本発明の精神および範囲を逸脱しないかぎり、様々な変更および改質がなされ得ることは、当業者には自明であろう。

本発明におけるドキュメント管理システムの構成を示すブロック図である。本発明におけるドキュメント管理装置の構成を示すブロック図である。本発明におけるドキュメント管理装置の処理動作を示すフローチャートである。履歴情報管理部に登録されるデータの一例である。印刷履歴検索対象ドキュメントの設定画面の一例である。差分情報の表示方法設定画面の一例である。関連ドキュメントに対する操作イベントの通知画面の一例である。差分情報の印刷方法設定画面の一例である。ドキュメント変更前と変更後を左右並べて印刷する際のファイル作成方法を説明した図である。ドキュメントが削除された際の通知画面の一例である。

符号の説明

１ドキュメント管理装置、２ＭＦＰ、３プリンタ、４ネットワーク、５ａ、５ｂ、５ｃ・・・５ｎクライアント、１０１ドキュメント管理部、１０３履歴情報管理部、１０４比較用電子ドキュメント保管部、１０５印刷履歴判定部、１０６操作イベント通知制御部。

Claims

電子データにより作成される電子ドキュメントを管理するドキュメント管理部と、
電子ドキュメントについての操作イベントを監視して検出する操作イベント検出部と、
前記操作イベント検出部により検出される操作イベントに基づいて、前記ドキュメント管理部により管理されている電子ドキュメントのうち、前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定する印刷履歴判定部と、
前記印刷履歴判定部により印刷履歴があると判定された電子ドキュメントについて、該電子ドキュメントの印刷を行ったユーザに前記操作イベントの内容を通知する操作イベント通知制御部と、
を備えてなるドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
二つの電子ドキュメントの差分を抽出することができる差分抽出部を備え、
前記印刷履歴判定部は、前記操作イベントが電子ドキュメントの更新イベントであった場合、前記更新イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントとして、前記更新イベントに係る電子ドキュメントの更新前の電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定し、
前記操作イベント通知制御部は、前記差分抽出部により、前記更新イベントに係る電子ドキュメントと該更新前の電子ドキュメントとの差分を抽出させ、該抽出結果に基づく差分情報を前記通知において表示することを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項２に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベント通知制御部は前記差分情報の表示形態を複数の形態の中から選択させる表示選択部を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項２に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベント通知制御部は、前記差分情報を前記通知とともに印刷させることを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項４に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベント通知制御部は、前記差分情報の印刷形態を複数の形態の中から選択させる印刷選択部を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記印刷履歴判定部は、前記所定の関係として、前記操作イベントに係る電子ドキュメントとのどのような関係を有する電子ドキュメントを前記印刷履歴の有無の判定対象とするかを設定することができる関連設定部を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントは、そのディレクトリが同じである電子ドキュメントであることを特徴するドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントは、そのカテゴリが同じである電子ドキュメントであることを特徴するドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベントには、電子ドキュメントを新たに作成する作成イベントが含まれることを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記操作イベントには、電子ドキュメントを削除する削除イベントが含まれることを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記ドキュメント管理部は、印刷が行われたことがある電子ドキュメントについて管理を行うことを特徴とするドキュメント管理装置。
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記印刷履歴判定部により、印刷履歴があると判定された電子ドキュメントについて、前記ドキュメント管理部は、該電子ドキュメントの印刷を行ったユーザ名を取得し管理することを特徴とするドキュメント管理装置。
電子データにより作成される電子ドキュメントを管理し、
電子ドキュメントについての操作イベントを監視して検出し、
検出される操作イベントに基づいて、管理されている電子ドキュメントのうち、前記操作イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定し、
印刷履歴があると判定された電子ドキュメントについて、該電子ドキュメントの印刷を行ったユーザに前記操作イベントの内容を通知するドキュメント管理方法。
請求項１３に記載のドキュメント管理方法において、
二つの電子ドキュメントの差分を抽出することができ、
前記操作イベントが電子ドキュメントの更新イベントであった場合、前記更新イベントに係る電子ドキュメントと所定の関係を有する電子ドキュメントとして、前記更新イベントに係る電子ドキュメントの更新前の電子ドキュメントについての印刷履歴の有無を判定し、
前記更新イベントに係る電子ドキュメントと該更新前の電子ドキュメントとの差分を抽出し、該抽出結果に基づく差分情報を前記通知において表示することを特徴とするドキュメント管理方法。