JP2008153977A - データ送信装置、データ送信方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】事前の設定に手間をかける必要もなく、データ送信時の利用者認証処理の回数を低減しながらも送信によるデータの漏洩を確実に未然に防ぐことが可能なデータ送信装置を提供する。
【解決手段】データ送信装置（デジタル複合機１で例示）は、送信対象データ及び送信先の指定を含む送信設定を利用者から受け付ける送信設定手段（操作／表示部等）と、受け付けられた送信設定に基づきその送信対象データをネットワーク経由で送信するデータ送信手段と、データ送信手段における送信を許可するための利用者認証を、認証先に対して要求する認証要求手段と、その送信設定を所定の認証条件と照合し合致するか否かによって利用者認証を実行するか否かを決定する決定手段とを備える。認証要求手段は、決定手段で実行すると決定された場合のみ利用者認証の要求を実行する。
【選択図】図１

Description

本発明は、データ送信装置、データ送信方法、及びプログラムに関し、より詳細には、データをネットワーク経由で送信する、例えばファクシミリ装置やメール送信装置等のデータ送信装置、データ送信方法、及びその装置に組み込むためのプログラムに関する。

従来から、例えば複写機能，ファクシミリ機能，プリント機能，スキャナ機能，ファイル送信機能，メール送信機能，ファイリング機能等をもつ複合機（多機能プリンタ）やファクシミリ装置などの画像形成装置が市場に流通している。このような画像形成装置は、画像データを外部に送信する機能をもっており、データ送信装置とも言える。また、データ送信装置としては、データをメール送信やファイル送信することが可能なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等のコンピュータも挙げられる。

そして、特に多数の利用者が利用する環境や機密保持を強いられる環境に設置されるデータ送信装置には、従来から、装置の利用者をＩＣカードやユーザＩＤ及びパスワードなどで認証する認証機能が具備されている。一般的に採用されている認証機能は、現在装置を利用しようとしている利用者に対して、その装置の使用を許可するか否かを判断するために用いられている。その他、画像形成装置では、利用者別の印刷枚数カウントや処理のログを蓄積するためにも、認証機能が用いられている。

また、特許文献１には、画像データの送信処理を実行する際に認証を行う画像送信装置が開示されている。この画像送信装置は、外部から受付けた画像データを送信先へ送信可能になしてあり、画像データの送信先を定義する定義情報を記憶する手段と、受付けた画像データを送信する際に定義情報に対する選択を受付ける手段と、選択をされた定義情報に基づいてその画像データについての送信処理を実行する手段と、定義情報に基づく送信処理を実行する際、その送信処理に対する認否を判断する判断手段とを備え、この判断手段がその送信処理を認める旨の判断をした場合、その画像データを送信するようにしてある。

この判断手段は、（１）利用者に係る情報、（２）受け付けた画像データに基づいて所定の画像が含まれているか否かの判定結果、（３）予め送信先を定義した定義情報、のいずれかに基づいて、送信処理に対する認否を判断する。その他、特許文献１には、（４）デフォルト設定により全ての送信処理で利用者認証を求めるといった従来からなされている技術も開示されている。
特開２００６−１９１１９２号公報

しかしながら、特許文献１には、送信処理に対する認否を、上記（１）〜（４）のいずれかの方法で判断することが記載されているだけである。上記（１）の方法では、送信を認める利用者に対しては、全てのデータに対して送信を認めざるを得ない。また、上記（２）の方法では、所定の画像が含まれているか否かの判定を行うための処理が煩雑となって装置負荷が大きくなってしまう。

また、上記（３）の方法では、定義情報の一部である送信先（相手先）を登録する際に、送信時の認証の要否を登録しておく必要がある。従って、この方法では、未登録の送信先には対応できず、必ず送信先を登録する作業が必要となり、また多数登録すべき送信先があった場合、事前登録の手間が非常に多くなる。実際、送信先が未登録である方がデータを送信することが許されないことが多いため、未登録のまま自由に送信させてしまうと、機密データが漏洩してしまう可能性が非常に高くなる。さらに、送信先を登録する際、送信しようとしている利用者が登録できないと不便であるが、利用者が認証の要否まで設定できるとなると、漏洩防止にはならないため、わざわざ管理者に登録してもらう必要が生じる。また、上記（３）の方法と上記（１）の方法とを組み合わせたとしても、登録の手間がかかることに変わりはない。

また、上記（４）の方法では、認証処理を毎回行うことから、装置に負荷がかかる上、利用者にも手間がかかる。認証処理を、その装置に接続された認証サーバで実行する場合には、ネットワークを介して行われる認証に時間を要するだけでなく、ネットワークに与える負荷も大きくなって、他のネットワーク機器へも影響を与えてしまう。

本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、事前の設定に手間をかける必要もなく、データ送信時の利用者認証処理の回数を低減しながらも送信によるデータの漏洩を確実に未然に防ぐことが可能なデータ送信装置、データ送信方法、及びその装置に組み込むためのプログラムを提供することを、その目的とする。

上記の課題を解決するために、本発明の第１の技術手段は、送信対象データ及び送信先の指定を含む送信設定を利用者から受け付ける送信設定手段と、該受け付けられた送信設定に基づき前記送信対象データをネットワーク経由で送信するデータ送信手段とを備えたデータ送信装置であって、前記データ送信手段における送信を許可するための利用者認証を、認証先に対して要求する認証要求手段と、前記送信設定を所定の認証条件と照合し該送信設定が該所定の認証条件に合致するか否かによって前記利用者認証を実行するか否かを決定する決定手段とを備え、前記認証要求手段は、前記決定手段で実行すると決定された場合のみ前記利用者認証の要求を実行することを特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記決定手段で前記所定の認証条件との照合に用いる前記送信設定は、前記送信先、前記送信先が示す送信エリア、前記送信先に送信するための伝送経路、前記送信対象データの種類、前記受け付けの手順、前記受け付けの日時のいずれか１又は複数を含み、前記所定の認証条件は、前記送信設定に対応する条件であることを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第１又は第２の技術手段において、前記所定の認証条件を設定する条件設定手段を備えたことを特徴としたものである。

第４の技術手段は、第１乃至第３のいずれかの技術手段において、前記認証先は、当該データ送信装置内部に設けられた認証手段か、或いは、当該データ送信装置に接続された認証用サーバ装置であることを特徴としたものである。

第５の技術手段は、第１乃至第３のいずれかの技術手段において、前記送信設定を受け付ける利用者を特定する利用者特定手段を備え、前記決定手段は、前記所定の認証条件として、前記送信設定に含まれる前記送信先が前記利用者特定手段で特定された利用者本人の送信先であることを条件に、前記送信設定が前記所定の認証条件に合致せず前記利用者認証を実行しないことを決定することを特徴としたものである。

第６の技術手段は、第５の技術手段において、前記認証先は、当該データ送信装置内部に設けられた認証手段か、或いは、当該データ送信装置に接続された認証用サーバ装置であり、前記利用者特定手段は、前記認証手段であることを特徴としたものである。

第７の技術手段は、第１乃至第６のいずれかの技術手段において、前記認証要求手段によって前記利用者認証が要求されなかった送信対象データに関する情報を、ログ情報として管理するログ管理手段を備えたことを特徴としたものである。

第８の技術手段は、第１乃至第７のいずれかの技術手段において、当該データ送信装置で前記決定手段を機能させるか否かを設定する設定手段を備えたことを特徴としたものである。

第９の技術手段は、送信設定手段が、送信対象データ及び送信先の指定を含む送信設定を利用者から受け付ける送信設定ステップと、データ送信手段が、該受け付けられた送信設定に基づき前記送信対象データをネットワーク経由で送信するデータ送信ステップとを含むデータ送信方法であって、決定手段が、前記送信設定を所定の認証条件と照合し該送信設定が該所定の認証条件に合致するか否かによって、前記データ送信手段における送信を許可するための利用者認証を実行するか否かを決定する決定ステップと、認証要求手段が、前記決定ステップで実行すると決定された場合のみ、前記利用者認証を認証先に対して要求する認証要求ステップとを含むことを特徴としたものである。

第１０の技術手段は、第１乃至第８のいずれかの技術手段におけるデータ送信装置に組み込むためのプログラムであって、前記決定手段及び前記認証要求手段として、前記データ送信装置の内部コンピュータを機能させることを特徴としたものである。

本発明によれば、事前の設定に手間をかける必要もなく、データ送信時の利用者認証処理の回数を低減しながらも送信によるデータの漏洩を確実に未然に防ぐことが可能となる。

本発明に係るデータ送信装置は、利用者（ユーザ）によって事前登録アドレス帳から選択入力されるか或いは直接入力されるなどにより送信先が指定（指示）され、そこで指定された送信先にネットワーク経由でデータを送信する装置である。送信対象のデータとしては、原稿を光学的に読み取るなどして得た画像データだけでなくテキストデータなど他種のデータにも適用可能である。

このようなデータ送信装置としては、例えばファクシミリ装置、ファクシミリ機能をもった複合機、電子メール送信機能をもったＰＣや複合機、ファイル転送機能をもったＰＣや複合機など、様々な機器が適用できる。また、ネットワークとしては、ファクシミリ装置に対しては音声回線網やＩＳＤＮ回線網などが該当し、インターネットファクシミリ送信、通常の電子メール送信、ファイル転送などを行う装置に対しては、インターネット回線網、イントラネット回線網、或いはＬＡＮ回線網などがそれに該当する。まず、データ送信装置の一例としてデジタル複合機を挙げ、図１乃至図４を参照しながら、本発明について説明する。

図１は、本発明に係るデジタル複合機の一構成例を示すブロック図で、図２は、図１のデジタル複合機で用いられる認証条件テーブルの一例を示す図で、図３は、図１のデジタル複合機におけるデータ送信処理の一例を説明するためのフロー図である。

図１で例示するデジタル複合機１は、原稿読取部１１、画像処理部１２、操作／表示部１３、通信部１４、制御部１５、記憶装置・媒体制御部１６、記憶装置１７ａ、印刷部１８、及び印刷出力制御部１９を備える。また、デジタル複合機１では、外部記録媒体１７ｂが着脱可能に搭載できるものとする。

原稿読取部１１は、記録用紙に記録された画像を光学的に読み取って画像データを生成する。画像処理部１２は、原稿読取部１１で出力された画像データ、或いは通信部１４で受信した画像データに、各種画像処理を施す。

操作／表示部１３は、デジタル複合機１を操作するためのユーザインターフェースであり、タッチパネル及び／又は操作ボタンなどで構成できる。タッチパネルでの操作画面の表示は、操作内容に合わせたグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）を組み込むことで実現するとよい。操作／表示部１３での操作により、デジタル複合機１は、原稿の複写処理、記憶装置１７ａに格納されたデータに対する印刷処理、指定した送信先に原稿を読み取った画像データや記憶装置１７ａに格納されたデータの送信処理などの各種処理が可能となる。

通信部１４は、ネットワーク経由で外部の機器に接続し、画像データ等のデータや後述の認証データを入出力（送受信）する。デジタル複合機１において、ファクシミリ送信、インターネットファクシミリ送信、電子メール送信、ファイル転送などを可能にするため、通信部１４には必要な通信インターフェースを具備しておけばよい。

記憶装置・媒体制御部１６は、記憶装置１７ａ、並びに装着された外部記録媒体１７ｂに対し、データの読み出しや書き込みを制御する。記憶装置１７ａは、ハードディスクドライブ（ＨＤ）やＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）等が適用できる。印刷出力制御部１９は、入力された画像データから印刷部１８で記録用紙に印刷を行うための印刷データを生成し、印刷部１８に印刷を実行させる。

制御部１５は、画像処理部１２、操作／表示部１３、通信部１４、記憶装置・媒体制御部１６、記憶装置１７ａ、及び印刷出力制御部１９を制御する。そして、制御部１５は、これらの要素を制御することで後述のごとき本発明に係るデータ送信処理も司るために、送信設定取得部１５ａ、認証条件取得部１５ｂ、決定部１５ｃ、及び認証要求部１５ｄを備える。デジタル複合機１は、データ送信処理以外の印刷処理等も実行可能となっているが、以下、本発明に係わるデータ送信処理についてのみ説明する。

制御部１５は、例えば特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ）などで構成しても、一部をプログラム可能な構成としてもよい。その場合、制御部１５は、本発明に係るデータ送信処理を実行するためのデータ送信プログラムを記録したＲＯＭやＥＥＰＲＯＭ、ここに格納されたプログラムを実行するためのＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、及びその実行領域としてのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）を備えるとよい。そして、送信設定取得部１５ａ、認証条件取得部１５ｂ、決定部１５ｃ、及び認証要求部１５ｄを含み、制御部１５に含まれるものとして説明する各要素は、このデータ送信プログラムとして搭載すればよい。なお、データ送信プログラムは記憶装置１７ａに格納されていてもよい。

まず、利用者は、操作／表示部１３等にて、送信対象データ及び送信先の指定を含む送信設定を行い、操作／表示部１３等はこれを受け付け、制御部１５に伝送する（ステップＳ１）。送信先の指定は、予め登録されたアドレス帳などからの選択によって行ってもよいし、直接入力することで行ってもよい。送信先としては、ファクシミリ送信に対してはＦＡＸ番号、インターネットＦＡＸ送信や電子メール送信に対しては電子メールアドレス、ファイル転送に対してはＩＰアドレスなどが、該当することとなる。

また、送信対象となるデータは、原稿読取部１１で原稿を読み取った画像データや記憶装置１７ａや外部記録媒体１７ｂに記録されているデータから指定できる。ここで、原稿から読み取った画像データを指定する場合には、原稿読取部１１で検知できる原稿載置という操作、並びに操作／表示部１３でのスタートキー押下といった操作が、利用者によってなされることとなる。また、記録されているデータの中からデータを指定する場合には、記憶装置１７ａや外部記録媒体１７ｂに蓄積されたファイル名やその内容を表示させながら、対象となるデータを選択するといった操作が、利用者によってなされることとなる。

処理の流れとしては後述するが、制御部１５は、このようにして操作／表示部１３等で設定された送信設定（実際には送信設定のうちデータ送信自体に必要な送信条件）に基づき、最終的に、通信部１４を制御して対象となるデータの送信を実行させる（ステップＳ９又はステップＳ１０）。このように、本発明に係るデータ送信装置は、送信対象データ及び送信先の指定を少なくとも含む送信設定を利用者から受け付ける送信設定手段と、そこで受け付けられた送信設定に基づきその送信対象データをその送信先にネットワーク経由で送信するデータ送信手段とを備える。

ステップＳ１に続き、制御部１５が操作／表示部１３等から送信設定を取得する（ステップＳ２）。この送信設定（送信設定情報）の取得は、制御部１５に設けられた送信設定取得部１５ａが実行する。ステップＳ２での取得は、データ送信処理自体のために得た送信設定を利用すればよい。従来のデータ送信装置に本発明を組み込む場合などは、元々送信条件のみを制御部１５で受信して送信制御すればよい構成となっているため、送信条件を除く他の送信設定も制御部１５で取得するような構成を組み込む必要がある。

ここで、送信条件を除く他の送信設定としては、例えばどのような操作を何時行ったのかといった情報（受け付けた手順や曜日・時間帯）などが挙げられ、その詳細はステップＳ４の認証処理の説明で後述する。

ステップＳ２に続き（或いはステップＳ２の前に）、制御部１５が記憶装置・媒体制御部１６を制御して記憶装置１７ａ又は外部記録媒体１７ｂに格納された認証条件を取得する（ステップＳ３）。この認証条件（認証条件情報）の取得は、制御部１５に設けられた認証条件取得部１５ｂが実行する。認証条件は、記憶装置１７ａ、外部記録媒体１７ｂのいずれかに格納されていれば済む。この認証条件は、データ送信（データ送信手段における送信）を許可するための利用者認証を行うか否かの判断基準となり、例えば後述する図２の認証条件テーブル１０のようなデータとなる。

処理の流れとしてはステップＳ６，Ｓ７で後述するが、利用者認証は、所定の認証先に対してそれを要求する認証要求手段を設けることで実現できる。本発明に係るデータ送信装置は、この認証要求手段を備えるものとし、図１において制御部１５内の認証要求部１５ｄで例示している。

ステップＳ２，Ｓ３に続き、制御部１５の決定部１５ｃは、取得した送信設定と認証条件とを照合する処理を行い（ステップＳ４）、照合結果に基づき認証が必要か否かを決定（判定）する（ステップＳ５）。ステップＳ５では、照合した結果、送信設定が認証条件に合致するか否かによって利用者認証を実行するか否かを決定する。この決定結果はフラグなどをセットすることで以降の処理に用いることができる。このように、決定部１５ｃは、送信設定に基づき利用者認証の要否を決定する。本発明に係るデータ送信装置は、このような照合・決定を行う決定手段を備えるものとする。

ステップＳ４で認証条件との照合に用いる（決定の元となる）送信設定は、（I）送信先、（II）送信先が示す送信エリア、（III）送信先に送信するための伝送経路、（IV）送信対象データの種類、（V）受け付けの手順、（VI）受け付けの日時、のいずれか１又は複数の情報を含むことが好ましい。そして、認証条件は、これら送信設定に対応する条件に設定しておくとよい。

図２を参照して送信設定及び認証条件について例示する。図２で例示した認証条件テーブル１０は、認証条件として記憶装置１７ａ又は外部記録媒体１７ｂなどに記録されているものとする。例示する認証条件テーブル１０では、情報として送信設定の種別１０ａ、決定の条件１０ｂ、条件１０ｂの意味１０ｃ、及び決定結果１０ｄを含むが、実際には条件１０ｂ及び結果１０ｄのみでよい。但し、意味１０ｃは、認証データを利用者に入力させるときの画面に表示させるように使用することもできる。

（I）送信設定のうち送信先を認証条件との照合に用い、送信先に基づいて認証要求の必要性を決定する方法の例を挙げる。例えば、決定部１５ｃは、送信先の登録名称又はＦＡＸ番号やアドレスを照合する情報として用いる。そして、決定部１５ｃは、認証条件テーブル１０を参照して、その情報を決定条件１０ｂと照合し、その情報に合致する決定条件１０ｂを抽出する。例えば、送信先が或る特定のグループＺ（例えば競合他社が登録されたグループ）に含まれるとしてアドレス帳に登録された送信先であった場合、決定部１５ｃは、それに対応する決定結果１０ｄを読み込み、「不許可」であって「認証（認証要求）を必要とする」と決定する。また、認証条件テーブル１０には例示していないが、送信先がＦＡＸ番号であった場合に認証不要と決定し、メールアドレスやＩＰアドレスであった場合に認証要と決定するようにしてもよい。

なお、以下の（II）〜（VI）でも同様であるが、その情報に照合する決定条件１０ｂが無かった場合には、決定部１５ｃはデフォルト設定に基づき認証要求を行うか否かを決定するとよい。但し、基本的に決定条件１０ｂは全ての場合を含むように構成することが好ましい。若しくは、認証条件テーブル１０に含まれる決定条件１０ｂに基づく決定結果１０ｄを全て認証要にする（すなわち許可条件テーブルにする）か或いは認証不要にする（すなわち不許可条件テーブルにする）かのいずれかのみとしておいてもよい。

（II）送信設定のうちの送信先が示す送信エリアを認証条件との照合に用い、送信エリアに基づいて認証要求の必要性を決定する例を挙げる。例えば、決定部１５ｃは、送信先の登録名称又はＦＡＸ番号の先頭数桁やアドレスのドメインを照合する情報として用い、認証条件テーブル１０を参照して決定条件１０ｂと照合し、その情報に合致する決定条件１０ｂを抽出する。例えば、送信エリアが「ｓｈａｒｐ．ｃｏ．ｊｐ」（自社）、「ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」、「ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ」のいずれかの会社であった場合、決定部１５ｃは、それに対応する決定結果１０ｄを読み込み、「許可」であって「認証（認証要求）が不要である」と決定する。また、認証条件テーブル１０には例示していないが、自社内であっても同じ部内であった場合のみ認証要求不要と決定するようにしてもよい。

（III）送信設定のうち送信先に送信するための伝送経路を認証条件との照合に用い、伝送経路に基づいて認証要求の必要性を決定する例を挙げる。例えば、決定部１５ｃは、送信先がＦＡＸ番号（音声回線を使用）であるのか、或いはメールアドレスやＩＰアドレス（他の回線を使用）であるのかといった情報を照合する情報として用い、認証条件テーブル１０を参照して決定条件１０ｂと照合し、その情報に合致する決定条件１０ｂを抽出する。例えば、伝送経路が音声回線を使用する経路である場合、決定部１５ｃは、それに対応する決定結果１０ｄを読み込み、「許可」と決定する。また、認証条件テーブル１０には例示しておらず、同じ結果が得られるが、ＦＡＸモデムを使用する経路であった場合のみ認証要求不要と決定するようにしてもよい。なお、ここでの送信設定及び認証条件は、データ送信装置が、データ送信形態がそれぞれ異なる複数の伝送経路（送信経路）でデータ送信（データ伝送）可能な場合に利用できる。

（IV）送信設定のうち送信対象データの種類を認証条件との照合に用い、データの種類に基づいて認証要求の必要性を決定する例を挙げる。例えば、決定部１５ｃは、送信対象データがモノクロデータであるのか、或いはカラーデータであるのかといった情報を照合する情報として用い、認証条件テーブル１０を参照して決定条件１０ｂと照合し、その情報に合致する決定条件１０ｂを抽出する。例えば、送信対象データの種類がモノクロデータである場合、決定部１５ｃは、それに対応する決定結果１０ｄを読み込み、「許可」と決定する。また、同様に、送信対象データのデータ形式がＴＩＦＦやＰＤＦであるときには、認証要求不要と決定するようにしてもよい。

さらに、認証条件テーブル１０では例示していないが、圧縮率が所定レベル以上の場合、ファクシミリデータ（一般的に画質が劣化したデータ）である場合、送信対象データがファイル単位でなくページ単位のデータ（ファクシミリデータを指す）である場合などには、認証要求不要とすることなどを採用してもよい。また、デザイン関係の職場に設置したデジタル複合機１であれば、白黒データの場合、認証を経ずに送信してもよく、カラーデータの場合、認証を経てから送信する必要があるように設定しておいてもよい。

（V）送信設定のうち受け付けの手順を認証条件との照合に用い、受付手順に基づいて認証要求の必要性を決定する例を挙げる。例えば、決定部１５ｃは、受付手順が送信先のダイレクト入力であるのかといった情報を照合する情報として用い、認証条件テーブル１０を参照して決定条件１０ｂと照合し、その情報に合致する決定条件１０ｂを抽出する。ダイレクト入力である場合には新規の送信先であることが多いので、決定部１５ｃは、それに対応する決定結果１０ｄを読み込み、「不許可」と決定する。また、同様に、認証条件テーブル１０では例示していないが、ワンタッチ入力であるときには認証要求不要と決定するようにしてもよい。

また、受付手順を採用した場合にも、送信先が或る特定のグループＺに含まれるとしてアドレス帳に登録された送信先であるか否かを照合できる。これは、受付時にアドレス帳のグループＺを開いてその中から送信先を選択したか否かの情報によって照合可能である。また、上記（IV）で例示した照合に用いる情報は、原稿を読み込んだ後に検知してもよいが、読み込みを実行する操作によって検知してもよい。もし、実際にはアドレス帳に登録してある送信先であっても、ＦＡＸ番号やアドレスをダイレクト入力して送信しようとしていた場合、その利用者にとっては初めての送信先であるか或いは頻繁に送信を行わない送信先であるので、新規送信先として取り扱い、認証を必要とする決定を下すとよい。

（VI）送信設定のうち受け付けの日時（日時情報）を認証条件との照合に用い、受付日時に基づいて認証要求の必要性を決定する例を挙げる。例えば、決定部１５ｃは、受け付けた時間帯が所定の時間帯（例えば通常勤務時間内）であるのかといった情報を照合する情報として用い、認証条件テーブル１０を参照して決定条件１０ｂと照合し、その情報に合致する決定条件１０ｂを抽出する。例えば、受け付けた時間帯が９時３０分から１２時の間の時間帯である場合、決定部１５ｃは、それに対応する決定結果１０ｄを読み込み、「許可」と決定する。また、同様に、照合する情報として暦（例えば曜日）を用い、受付が土、日、祝日のいずれかになされたときには、認証要求が必要であると決定するようにしてもよい。

そして、認証要求部１５ｄは、決定部１５ｃで実行すると決定された場合（ステップＳ５でＹＥＳの場合）のみ、利用者認証の要求を認証先に実行する（ステップＳ６）。このように、本発明に係るデータ送信装置では、上述した認証要求手段は、決定手段で実行すると決定された場合にのみ利用者認証の要求を実行する。利用者認証の要求を受信した認証先では、認証処理が実行され、制御部１５は、その結果（認証成功／認証失敗）を受ける（ステップＳ７）。また、認証先では、認証の成功や失敗を認証ログ情報として蓄積するとよい。

ステップＳ６，Ｓ７の認証要求及び認証処理について、様々な例を挙げて説明する。まず、認証要求部１５ｄは、操作／表示部１３を制御して利用者に認証データの入力を促す。例えば、操作／表示部１３にユーザＩＤ及びパスワードの入力を促す画面を表示させて利用者に入力させるか、或いはＩＣカード等の認証用記録媒体の入力を促す画面を表示してＩＣカード等をデジタル複合機１のリーダ（図示せず）に挿入させるかなどによって、利用者から認証データを入力させる。このとき、同時に意味１０ｃの内容も表示して利用者に納得させるようにしてもよい。

所定の認証先としては、認証用サーバ装置（図示せず）がデジタル複合機１にネットワーク経由で接続されていればよい。このようなシステム構成とすることで、複数台のデジタル複合機１をネットワーク接続して利用者認証は１つの認証用サーバ装置で行うように構成できる。この構成の場合、認証要求部１５ｄは、認証データを利用者から得た後、通信部１４を制御してその認証データと共に所定の認証先に認証要求を送信する。

別の構成として、認証要求部１５ｄは、通信部１４を制御して認証用サーバ装置に対して認証要求を行い、認証用サーバ装置は、それに応答して利用者に認証データの入力を促す表示を操作／表示部１３に表示させるような命令を認証要求部１５ｄに送り、認証要求部１５ｄはその命令に含まれる画面又は予め表示用に用意してある画面を表示させるように操作／表示部１３を制御する。そして、利用者から認証データを得た後、通信部１４を制御してその認証データを送信する。

また、図示していないが特にスタンドアローンでの使用時に有益となるように、所定の認証先をデジタル複合機１の内部に設けても、すなわちデジタル複合機１に認証手段を具備してもよい。この認証手段としては、記憶装置１７ａ（又は外部記録媒体１７ｂ）に格納された認証用データ及び制御部１５内の認証部であってもよい。また、外部記録媒体１７ｂには認証条件と共に利用者の認証データが格納されていてもよい。この場合、外部記録媒体１７ｂとして例えばＩＣカード等の認証用記録媒体を採用するとよい。

次に、制御部１５は、ステップＳ７で受けた認証結果が、送信可であることを示すのか（認証成功）或いは送信不可であることを示すのか（認証失敗）を判定する（ステップＳ８）。

ステップＳ８で送信可と判定された場合、制御部１５は、送信設定に含まれる送信条件（送信先、送信対象データ、送信方法等）に基づいて、少なくとも通信部１４を制御して送信処理を実行する（ステップＳ９）。ステップＳ９で送信時に原稿の読み取りが必要であれば、制御部１５は、原稿読取部１１及び画像処理部１２を制御して送信対象データを生成してから、通信部１４を制御してそのデータを送信する。ステップＳ９で送信時にデータの読み出しが必要であれば、制御部１５は、記憶装置・媒体制御部１６を制御して送信対象データを記憶装置１７ａ又は外部記録媒体１７ｂから取得してから、通信部１４を制御してそのデータを送信する。

一方、ステップＳ８で送信不可と判定された場合、ステップＳ９の処理を経ずに、そのまま処理を終了する。なお、この場合、再度ステップＳ６，Ｓ７の処理を実行して数回認証に失敗した時点で終了するような処理を採用してもよい。

また、ステップＳ５でＮＯの場合、認証処理の必要性が無いので、そのままステップＳ９で説明したデータ送信処理が実行される（ステップＳ１０）。認証処理を経ずにデータ送信を行った場合、すなわちステップＳ１０の処理後には、認証用サーバ装置又は認証部によって認証ログ情報が記録されていない。従って、このような場合には、別途、ログ情報を記録することが好ましい（ステップＳ１１）。

そのため、デジタル複合機１は、少なくとも認証要求部１５ｄによって利用者認証が要求されなかった送信対象データに関する情報を、ログ情報として管理するログ管理部を備えるとよい。このように、本発明に係るデータ送信装置は、このログ情報を管理するログ管理手段を備えることが好ましい。ログ情報は、記憶装置１７ａ（又は外部記録媒体１７ｂ）でよい。

以上、本発明によれば、管理者による事前の設定に手間をかける必要もなく、データ送信時の利用者認証処理の回数を低減して利用者の認証の手間や装置の負荷を低減しながらも、送信によるデータの漏洩を確実に未然に防ぐことが可能となる。すなわち、本発明によれば、必要な（適切な）場面だけ利用者認証を行うため、効率良くデータ漏洩を防ぐことができる。

図４は、図１のデジタル複合機におけるデータ送信処理の他の例を説明するためのフロー図である。図４で例示するデータ送信処理では、まずデジタル複合機１の使用に際して利用者の特定を行う（ステップＳ２１）。ステップＳ２１では、図３のステップＳ６，Ｓ７の利用者認証処理と同様に利用者認証を要求し、認証成功のときのみ以下の処理を実行するとよい。但し、ここでの利用者認証は簡易的なものでもよく、ステップＳ６，Ｓ７の処理と同じにする必要はない。このように、本発明に係るデータ送信装置は、送信設定を受け付ける利用者を特定する利用者特定手段を備えることが好ましく、この特定は上述した利用者認証と同じ手順で行うことがさらに好ましい。

続いて、ステップＳ１と同様に利用者から送信設定を受け付ける（ステップＳ２２）。さらに、制御部１５は、現在、認証を実行するモード（決定部１５ｃを作動させないモード：認証モード）であるのか否かを判定し（ステップＳ２３）、実行しないモードのときにはステップＳ３２へ進みステップＳ９と同様の送信処理を実行する。このように、本発明に係るデータ送信装置は、決定手段を機能させるか否かを設定する設定手段を備えることが好ましい。この選択設定は、管理者によってのみ実行できるように構成するとよい。

一方、ステップＳ２３で認証モードであった場合には、ステップＳ２と同様に制御部１５が送信設定を取得する（ステップＳ２４）。続いて、決定部１５ｃは、その送信設定を解読して送信先がステップＳ２１で特定した利用者本人の使用する機器を指すのか否かを判定する（ステップＳ２５）。

ステップＳ２５の判定は、認証要求の要否を決定する認証条件との照合・決定処理の一つであり、ＮＯの場合のみ、後述のステップＳ２６〜Ｓ３１の処理を実行する。一方、ＹＥＳの場合には、ステップＳ１０，１１のように送信処理及びログ記録処理を実行する。このように、本発明に係るデータ送信装置における決定手段は、所定の認証条件として、送信設定に含まれる送信先が利用者特定手段で特定された利用者本人の送信先であることを条件に、送信設定が所定の認証条件に合致せず利用者認証を実行しないことを決定することが好ましい。なお、送信先が複数あった場合には、個々に判断して認証要求が必要なものだけステップＳ２６〜Ｓ３１の処理を実行すればよい。

ステップＳ２６〜Ｓ３１では、ステップＳ３〜Ｓ８と同様に、必要に応じて認証を実行する。なお、ステップＳ２６，Ｓ２７での決定は、ステップＳ２５での判定後のものであり、それ以外の認証条件を取得して照合した結果、実行されることとなる。また、ステップＳ２８で認証が不要であると決定された場合には、ステップＳ３３，Ｓ３４の処理を遂行すればよい。ステップＳ３１では送信可と判定された場合のみ、ステップＳ９と同様に送信処理がなされる（ステップＳ３２）。

また、上述の決定手段は、上述の利用者特定手段で特定された利用者に応じて、決定の判断を異ならしめるようにしてもよい。例えば、利用者として登録したばかりの者に対しては、認証が必要と決定する度合いを上げたり、登録してから或る程度の期間が経っている者に対しては、使い慣れていると判断して認証を必要とする度合いを下げたりすることもできる。

また、本発明に係るデータ送信装置は、その使用環境が変わっていくことから、照合処理に用いる認証条件を設定する条件設定手段を備えることが好ましく、デジタル複合機１では制御部１５及び操作／表示部１３に組み込むとよい。基本的にここでの設定は、一般利用者でなく管理者権限をもった利用者が操作／表示部１３で実行できるように、操作／表示部１３のＧＵＩを構成すればよい。例えば、図２で例示した認証条件テーブル１０のように、実際に照合に必要な条件１０ｂ及び結果１０ｄのみではなく、種別１０ａや意味１０ｃも併せて表示させたり入力させたりすることが好ましい。なお、管理者権限の判定は認証によって行うとよい。

次に、データ送信装置をＰＣで構成した例について、図５を参照しながら簡単に説明する。ＰＣ２は、操作／表示部１３に相当する操作／表示部２３、通信部１４に相当する通信部２４、制御部１５に相当する制御部２５、記憶装置・媒体制御部１６に相当する記憶装置・媒体制御部２６、記憶装置１７ａに相当する記憶装置２７ａ、及び外部記録媒体１７ｂに相当する外部記録媒体２７ｂを備える。

ここで、操作／表示部２３は、各種情報を入力するためのキーボードやマウスなどの入力装置と、表示装置（表示モニタ）とでなる。また、送信設定取得部２５ａ、認証条件取得部２５ｂ、決定部２５ｃ、及び認証要求部２５ｄ等の制御部２５に具備される部位は、データ処理プログラムとしてＰＣ４に組み込んでおくとよい。制御部２５は、そのプログラムを格納するＲＯＭやＥＥＰＲＯＭ等、そのプログラムを実行するＣＰＵ、及び実行領域としてのＲＡＭなどを備えるとよい。

本発明のデータ送信処理をＰＣ２で実行する場合にも、基本的に図１乃至図４で説明した処理と同様であり、その説明は省略する。但し、原稿読み取りを経たデータ送信を実行する場合にはＰＣ２に図示しないスキャナ装置が接続される必要があるなどが異なる。

次に、図６を参照しながら、図１で説明したデジタル複合機１、図５で説明したＰＣ２、及び認証用サーバ装置を含んでなるデータ送信システムの一構成例について説明する。なお、ここでは、本発明に係るデータ送信処理の詳細については省略する。ＰＣ１０２は、図５のＰＣ２と同様の構成でよい。

デジタル複合機１０１は、演算を行うＣＰＵ及び演算に伴う一時的な情報を記憶するＲＡＭ等からなる機器制御部１１４を備えている。機器制御部１１４には、デジタル複合機１０１を制御するための制御プログラム（本発明に係るデータ送信プログラムも含む）を記憶しているＲＯＭが含まれる。

また、機器制御部１１４には、デジタル複合機１０１が行う処理を管理するための管理情報（アドレス帳や認証条件１１７ａやログ１１７ｂをはじめとする各種の制御情報）を記憶するメモリである管理部１１７が接続されている。また、機器制御部１１４には、原稿台に載置された或いはＡＤＦ（自動原稿送り装置）により送られた原稿の画像を画像データとして取り込むためのＣＣＤ１１１ａと、原稿の有無を検知する原稿検知センサ１１１ｂとを具備する画像読取部１１１が接続される。

また、機器制御部１１４には、記録用紙上に画像データを形成する画像形成部１１３が接続される。この画像形成部１１３には、画像データを一時的に記憶するメモリ１１３ａと、メモリ１１３ａが記憶した画像データから画像を形成して記録用紙に記録する印字部（ＬＳＵ）１１３ｂと、印字部１１３ｂで画像形成するための給紙用のトレイ１１３ｃ，１１３ｄとが設けられる。そして、デジタル複合機１０１は、画像読取部１１１が生成した画像データをメモリ１１３ａに一旦記憶させた後、印字部１１３ｂで画像を形成することができる。このようにして、デジタル複合機１０１は複写機として機能する。

また、図６で例示する機器制御部１１４には、ファクシミリ通信を行うＦＡＸモデム１１８が接続されており、ＦＡＸモデム１１８は電話回線網（公衆回線網／音声回線網ともいう）Ｎ３に接続されている。デジタル複合機１０１は、画像読取部１１１が生成した画像データを、ＦＡＸモデム１１８に接続された電話回線網Ｎ３を介して他のファクシミリ装置１０４へファクシミリ通信にて送信することができる。また、デジタル複合機１０１は、電話回線網Ｎ３を介して他のファクシミリ装置１０４から送信された画像データをＦＡＸモデム１１８で受信し、受信した画像データから画像形成部１１３で画像を形成することができる。このようにして、デジタル複合機１０１はファクシミリ装置として機能する。

また、機器制御部１１４には、デジタル複合機１０１が外部と情報を送受信するための通信部（送受信手段）１１５が接続されている。通信部１１５は、社内ＬＡＮ等の通信ネットワークＮ１に接続可能であり、通信ネットワークＮ１には１又は複数のＰＣ１０２と１台の認証用サーバ装置１０３が接続可能である。デジタル複合機１０１が単独で動作している通常の状態では、通信部１１５は通信ネットワークＮ１に接続されており、通信ネットワークＮ１を介してＰＣ１０２や認証用サーバ装置１０３との間で情報を交換する。また、このＰＣ１０２も認証用サーバ装置１０３との間で、通信ネットワークＮ１を介して情報を交換する。

デジタル複合機１０１は、画像読取部１１１が生成した画像データを通信部１１５からＰＣ１０２や後述の外部ＰＣ１０６へ送信することができる。このようにして、デジタル複合機１０１はファイル送信機能付きスキャナ装置（ファイル転送装置）として機能する。

機器制御部１１４には、ＨＤ１１６が接続されている。ＨＤ１１６は、画像読取部１１１が生成した画像データ等の画像処理に係る画像データを記憶する。なお、管理部１１７は、実際にはこのＨＤ１１６に含まれるよう構成してよい。デジタル複合機１０１は、読み取って得た画像データ以外のデータに対するファイル転送装置としても機能する。例えば、ＨＤ１１６内に格納されたデータも、通信部１１５を介してＰＣ１０２や後述の外部ＰＣ１０６へ送信することができる。また、機器制御部１１４には消去部１１９が接続される。消去部１１９は、機器制御部１１４による制御に従って、ＨＤ１１６に記録保持されているデータを消去する。

また、デジタル複合機１０１は、ＰＣ１０２から送信された画像データを通信部１１５で受信し、受信した画像データから画像形成部１１３で画像を形成することができる。このようにして、デジタル複合機１０１は印刷装置（プリンタ）として機能する。

通信ネットワークＮ１は、更にインターネット網等の広域通信ネットワークＮ２に接続されている。通信部１１５は、電子メールに画像データを添付して送信するなどの方法により、広域通信ネットワークＮ２に接続されたインターネットファクシミリ装置１０５や外部ＰＣ１０６との間で、通信ネットワークＮ１及び広域通信ネットワークＮ２を介して画像データを受信することができる。このようにして、デジタル複合機１０１はインターネットファクシミリ装置や電子メール送信装置として機能する。

また、機器制御部１１４には、使用者からの操作を受け付ける操作部１１２が接続されている。操作部１１２は、使用者の操作により制御命令などの情報が入力されるタッチパネル又はテンキー等の入力部１１２ａと、操作のために必要な情報を表示する液晶パネル等の表示部１１２ｂとからなっている。操作部１１２では、本発明に係る認証を行うための認証コード等の認証データが入力可能となっている。認証コードは、通信部１１５等を介して外部機器から入力する場合もある。

一方、認証用サーバ装置１０３は、デジタル複合機１０１やＰＣ１０２から受信した認証要求に応じ認証用データを参照して認証を実行する認証プログラムが、実行可能に格納されている。なお、受信する認証要求は、認証データを伴ったものでもよいが、単なる要求であっても認証データ要求を返信するなどして認証データを取得するとよい。また、この認証プログラムでは、認証の結果を認証ログ情報として内部の記憶装置に蓄積する処理も実行する。

デジタル複合機１０１やＰＣ１０２は、上述のごとき構成により、送信設定を行って必要に応じて認証用サーバ装置１０３に認証要求を行いながら、送信処理を実行する。例えば、デジタル複合機１０１では、図２の認証条件テーブル１０が認証条件１１７ａとして管理部１１７に格納されており、適宜読み出して送信設定と照合して、認証要求が必要か否かを決定する。認証要求が不要であった場合にはそのデータ送信を実行した後にログ情報１１７ｂを管理部１１７に記録する。

以上、図１乃至図６を参照しながら、本発明のデータ送信装置を中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、図３及び図４で例示したようなデータ送信手順でなるデータ送信方法としての形態も取り得る。また、本発明は、制御部１５（機器制御部１１４）や制御部２５内のデータ送信プログラムとして例示したように、プログラムとしての形態も採り得る。このプログラムは、データ送信装置の制御部（制御部のＲＯＭ等の記憶部）に組み込み上述の様々な実施形態の処理手順をその制御部（制御部の演算処理装置）に実行させるためのものである。換言すると、このプログラムは、上述の決定手段及び認証要求手段（及び条件設定手段、設定手段、認証手段）としてその制御部を機能させるためのものである。ここで、データ送信装置の制御部とは、データ送信装置の内部コンピュータに相当する部位である。そして、このようなプログラムは、それを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての配布することやネットワーク経由で配信することができる。

本発明による機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体について簡単に説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定できる。そして、汎用コンピュータに、上述のごとくの記録媒体を装着してプログラムを読み出して、図１の制御部１５（図６のデジタル複合機１０１における機器制御部１１４）に当プログラムを転送して記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に係わる機能を実現する。また、汎用コンピュータ上で実行する場合には、この汎用コンピュータの制御部（図５の制御部２５や図６のＰＣ１０２の制御部）で、上述のごとくの記録媒体を装着してプログラムを読み出すか、若しくはこの制御部に当プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に係わる機能を実現することができる。

本発明に係るデジタル複合機の一構成例を示すブロック図である。 図１のデジタル複合機で用いられる認証条件テーブルの一例を示す図である。 図１のデジタル複合機におけるデータ送信処理の一例を説明するためのフロー図である。 図１のデジタル複合機におけるデータ送信処理の他の例を説明するためのフロー図である。 本発明に係るＰＣの一構成例を示すブロック図である。 本発明を適用したデータ送信システムの構成例を説明するためのブロック図である。

符号の説明

１，１０１…デジタル複合機、２，１０２…ＰＣ、１１，１１１…原稿読取部、１２…画像処理部、１３…操作／表示部、１４，１１５…通信部、１５…制御部、１５ａ…送信設定取得部、１５ｂ…認証条件取得部、１５ｃ…決定部、１５ｄ…認証要求部、１６…記憶装置・媒体制御部、１７ａ…記憶装置、１７ｂ…外部記録媒体、１８…印刷部、１９…印刷出力制御部、１０３…認証用サーバ装置、１０４…ファクシミリ装置、１０５…インターネットファクシミリ装置、１０６…外部ＰＣ、１１１ａ…ＣＣＤ、１１１ｂ…原稿検知センサ、１１２…操作部、１１２ａ…入力部、１１２ｂ…表示部、１１３…画像形成部、１１３ａ…メモリ、１１３ｂ…印字部（ＬＳＵ）、１１３ｃ，１１３ｄ…トレイ、１１４…機器制御部、１１６…ハードディスクドライブ（ＨＤ）、１１７…管理部、１１８…ＦＡＸモデム、１１９…消去部、Ｎ１…通信ネットワーク（ＬＡＮ）、Ｎ２…インターネット網（広域通信ネットワーク）、Ｎ３…電話回線網。

Claims (10)

1. 送信対象データ及び送信先の指定を含む送信設定を利用者から受け付ける送信設定手段と、該受け付けられた送信設定に基づき前記送信対象データをネットワーク経由で送信するデータ送信手段とを備えたデータ送信装置であって、前記データ送信手段における送信を許可するための利用者認証を、認証先に対して要求する認証要求手段と、前記送信設定を所定の認証条件と照合し該送信設定が該所定の認証条件に合致するか否かによって前記利用者認証を実行するか否かを決定する決定手段とを備え、前記認証要求手段は、前記決定手段で実行すると決定された場合のみ前記利用者認証の要求を実行することを特徴とするデータ送信装置。
2. 前記決定手段で前記所定の認証条件との照合に用いる前記送信設定は、前記送信先、前記送信先が示す送信エリア、前記送信先に送信するための伝送経路、前記送信対象データの種類、前記受け付けの手順、前記受け付けの日時のいずれか１又は複数を含み、前記所定の認証条件は、前記送信設定に対応する条件であることを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
3. 前記所定の認証条件を設定する条件設定手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ送信装置。
4. 前記認証先は、当該データ送信装置内部に設けられた認証手段か、或いは、当該データ送信装置に接続された認証用サーバ装置であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
5. 前記送信設定を受け付ける利用者を特定する利用者特定手段を備え、前記決定手段は、前記所定の認証条件として、前記送信設定に含まれる前記送信先が前記利用者特定手段で特定された利用者本人の送信先であることを条件に、前記送信設定が前記所定の認証条件に合致せず前記利用者認証を実行しないことを決定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
6. 前記認証先は、当該データ送信装置内部に設けられた認証手段か、或いは、当該データ送信装置に接続された認証用サーバ装置であり、前記利用者特定手段は、前記認証手段であることを特徴とする請求項５に記載のデータ送信装置。
7. 前記認証要求手段によって前記利用者認証が要求されなかった送信対象データに関する情報を、ログ情報として管理するログ管理手段を備えたことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
8. 当該データ送信装置で前記決定手段を機能させるか否かを設定する設定手段を備えたことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
9. 送信設定手段が、送信対象データ及び送信先の指定を含む送信設定を利用者から受け付ける送信設定ステップと、データ送信手段が、該受け付けられた送信設定に基づき前記送信対象データをネットワーク経由で送信するデータ送信ステップとを含むデータ送信方法であって、決定手段が、前記送信設定を所定の認証条件と照合し該送信設定が該所定の認証条件に合致するか否かによって、前記データ送信手段における送信を許可するための利用者認証を実行するか否かを決定する決定ステップと、認証要求手段が、前記決定ステップで実行すると決定された場合のみ、前記利用者認証を認証先に対して要求する認証要求ステップとを含むことを特徴とするデータ送信方法。
10. 請求項１乃至８のいずれか１項に記載のデータ送信装置に組み込むためのプログラムであって、前記決定手段及び前記認証要求手段として、前記データ送信装置の内部コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。

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