JP2008090789A - 文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びその記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】文書の内容を確認しながら、複数の文書の書誌情報を変更可能とする文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びその記録媒体を提供すること。
【解決手段】文書毎に書誌情報及びコンテンツデータを記憶した文書管理ＤＢ１６と、文書管理ＤＢに記憶された前記文書を表示装置１１２に表示して入力手段１１３，１１４により指定された１以上の文書の文書ＩＤを取得する文書一覧表示部１１と、書誌情報が入力される書誌情報入力画面２１０が表示された表示装置１１２に文書一覧表示部が取得した文書のコンテンツを表示するコンテンツ表示画面２２０を表示する表示部と、コンテンツ表示画面のコンテンツを切り替える切り替え手段２２１と、文書管理ＤＢに記憶されている文書のうち文書一覧表示部が取得した全ての文書の書誌情報を、書誌情報入力画面に入力された書誌情報に変更する文書管理制御部１２と、を有することを特徴とする。
【選択図】図６

Description

本発明は文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びその記憶媒体に関し、特に、文書の書誌情報を操作性よく変更可能な文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びその記憶媒体に関する。

従来より、ハードディスクドライブや光ディスク等の大容量記録媒体に文書を記録し、必要に応じてこれを読み出してＧＵＩ（Graphical User Interface）に表示する文書管理システム又は電子ファイル装置が知られている。

このような文書管理システムとして、複数の文書の画像データを、あるページから前方、後方へ文書めくりしながら表示できるシステムが開示されている（例えば、特許文献１参照。）。

また、文書一覧と共に文書を表示し、ある文書から別の文書へ文書めくり可能とするとともに、文書に付箋をつけ、付箋のついた文書のみで文書めくり可能とした文書管理システムも提案されている（例えば、特許文献２参照。）。

さらに、文書を編集することを目的として、文書と書誌情報を別ウィンドウで表示し、書誌情報（プロパティ）の変更（線の形・幅など）を文書に反映する文書編集装置が開示されている（例えば、特許文献３参照）。
特開平7-200609号公報 特開2005-70978号公報 特許第2967488号公報

ところで、文書管理では各文書の書誌情報の変更作業が必要となる場合がある。この点、例えば、特許文献１、２に開示されている従来の文書管理システムでは、書誌情報を表示した際、表示されている文書と表示されている書誌情報とを連携して表示する機能がなく、複数文書の書誌情報を連続して変更する場合、変更する書誌情報を切り替えても文書は切り替わらず、書誌情報に対応した文書を表示しなおす必要があり、操作性が悪かった。

また、特許文献３に開示されている文書編集装置では、文書とその書誌情報を同時に表示することが可能とされているが、特許文献３はあくまでも画像の編集を目的とした文書編集装置であり、文書を見ながらその書誌情報（プロパティ）を文書と連携して変更するものではなかった。

また、文書管理では、複数の文書の書誌情報を一括で変更する場合があるため、従来も複数文書の書誌情報を一括で変更することが可能であった。しかしながら、従来の文書管理では、複数の文書の書誌情報を文書の内容を確認して一括で変更する機能については考慮されていない。このため、変更する書誌情報を一度に決めることができなくて手間が増えたり、書誌情報に設定する値を誤るおそれがあるなど操作性に問題があった。

本発明は、上記課題に鑑み、文書の内容を確認しながら、複数の文書の書誌情報を変更可能とする文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びその記録媒体を提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、文書の書誌情報及びコンテンツデータを管理する文書管理システムにおいて、文書毎に書誌情報及びコンテンツデータを記憶した文書管理ＤＢと、文書管理ＤＢに記憶された前記文書を表示装置に表示して、入力手段により指定された１以上の文書の文書ＩＤを取得する文書一覧表示部と、書誌情報が入力される書誌情報入力画面が表示された表示装置に、文書一覧表示部が取得した文書のコンテンツを表示するコンテンツ表示画面を表示する表示部（例えば、イージービューア表示部）と、コンテンツ表示画面のコンテンツを切り替える切り替え手段（例えば、文書めくりボタン２２１）と、文書管理ＤＢに記憶されている文書のうち、文書一覧表示部が取得した全ての文書の書誌情報を、書誌情報入力画面に入力された書誌情報に変更する文書管理制御部と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、複数文書の書誌情報を入力する書誌情報入力画面と選択中の文書のコンテンツを同時に表示可能であるため、文書の内容を確認しながら変更する書誌情報を適切に選択することができ、入力する値を誤る危険性も軽減される。

また、本発明の一形態において、書誌情報入力画面は、書誌情報を構成する項目の変更の是非を指定する項目指定部（例えば、チェックボックス２１１）を有する、ことを特徴とする。

本発明によれば、変更する書誌情報の項目を指定するので、変更する書誌情報を誤るおそれが低減される。

また、本発明の一形態において、文書一覧表示部は、表示部がコンテンツ表示画面にコンテンツを表示したまま、入力手段により指定された文書の文書ＩＤを追加し又は既に選択された文書ＩＤを開放する、ことを特徴とする。

本発明によれば、一度複数の文書を選択してコンテンツを表示した後でも、コンテンツを見ながら文書の選択を変更することができるので、変更してはいけない文書を誤って選択していても選択の解除をすることができ、誤って変更してしまう危険性が軽減される。

また、本発明の一形態において、文書管理制御部が書誌情報の変更を実行する前に、文書一覧表示部は、書誌情報入力画面に入力された書誌情報に変更した書誌情報及びコンテンツを有する書誌情報変更確認画面を文書毎に表示装置に表示し、書誌情報変更確認画面は、書誌情報及びコンテンツを連動して別の文書に切り替える切り替え部（例えば、文書変更指示ボタン１６０）と、文書管理制御部に書誌情報の変更を許可するか否かを文書毎に指定する許可指定部（例えば、適用チェックボックス２３１）と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、選択中の各文書について順次、実際に変更を適用した後の全ての書誌情報を確認しながらこれを適用するか否かの判断ができるので、誤って書誌情報を変更してしまう危険性が軽減される。また、複数文書の書誌情報を一括変更した後に、各文書の書誌情報を確認する手間も省ける。

また、本発明の一形態において、表示部は、入力手段により指定されたコンテンツ表示画面の任意の領域の領域情報を取得し、書誌情報入力画面は、書誌情報を構成する項目に領域情報を対応づける領域情報入力手段（例えば、書式設定ボタン２１４、書式設定画面２４０）を有する、ことを特徴とする。

本発明によれば、コンテンツの任意の領域を書誌情報に対応づけることができる。

また、本発明の一形態において、表示部は、領域のコンテンツを拡大表示する、ことを特徴とする。

本発明によれば、書誌情報の項目に対応付けた矩形領域をクローズアップして大きく表示することができ、書誌情報に誤った値を入力してしまう危険性が軽減される。

また、本発明の一形態において、文書一覧表示部が取得した文書毎に、領域情報により指定される領域のコンテンツを文字認識する文字認識部を有し、文書管理制御部は、文書管理ＤＢに記憶されている文書の、領域情報入力手段により対応づけた項目の書誌情報を、文字認識部が認識した文字列に変更する、ことを特徴とする。

本発明によれば、書誌情報の項目に対応付けた矩形領域をＯＣＲ処理した結果を書誌情報として設定することができるので、定型帳票のように同じ位置に別々の値が記入されている文書を複数選択して、一括で書誌情報を適切に変更することができ、手間が軽減される。また、手入力による入力ミスを防ぐことができる。

また、本発明の一形態において、領域情報入力手段により対応づけた項目が数値のデータ型の入力を許可する場合、文字認識部は、領域情報により指定される領域のコンテンツを数値に変換する、ことを特徴とする。

本発明によれば、書誌情報の数値項目に対応付けた矩形領域をＯＣＲ処理した結果を数値に変換して書誌情報として設定することができるので、ユーザの変更の手間が軽減されたり、入力ミスを防ぐことができる。

また、本発明の一形態において、領域情報入力手段により対応づけた項目が選択型の入力を要求する場合、文字認識部は、領域情報により指定される領域のコンテンツをＯＭＲ処理する、ことを特徴とする。

本発明によれば、書誌情報の選択項目に対応付けた矩形領域をＯＭＲ処理した結果を書誌情報に対応するように設定することができるので、ユーザの変更の手間が軽減されたり、入力ミスを防ぐことができる。

また、本発明の一形態において、領域情報入力手段により、書誌情報の１つの項目に対応づけて複数の領域情報が記号により結合されて入力された場合、文書管理制御部は、文字認識部が認識した複数の領域の文字列と記号の結合文字列により、文書管理ＤＢに記憶されている文書であって、領域情報入力手段により対応づけた項目の書誌情報を変更する、ことを特徴とする。

本発明によれば、いくつかの矩形領域のＯＣＲ結果を組み合わせたり、任意の固定文字列も合わせて書誌情報を定義することができるので、文書の形式に応じた書誌情報の設定を柔軟に行うことができて便利である。

また、本発明の一形態において、書誌情報の項目は、文書の文書名であることを特徴とする。

本発明によれば、文書名変更のためだけの特別な操作フローで簡単に文書名を変更できるので手間が軽減される。

文書の内容を確認しながら、複数の文書の書誌情報を変更可能とする文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びその記録媒体を提供することができる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら実施例を挙げて説明する。

図１は、文書管理システム１００の構成図の一例を示す。

本実施例の文書管理システム１００は、コンピュータシステムから構成されており、コンピュータ本体１１１、ディスプレイ１１２、キーボード１１３、マウス１１４を有するように構成されている。

コンピュータ本体１１１は、予めインストールされた文書管理プログラムに基づいて動作する。文書管理プログラムは文書一覧表示１２０をディスプレイ１１２に表示する。文書一覧表示１２０は、文書の内容（以下、コンテンツデータという）を表示するビューアとして第１の表示部１２１及び該文書の書誌情報を表示する第２の表示部１２２を有し、文書とその書誌情報を連携して変更可能とする。そして、本実施形態では書誌情報を一括で変更することを可能にする。

図２は文書一覧表示画面１２０（第１の表示部１２１及び第２の表示部１２２）のディスプレイ１１２への表示例を示す図である。文書一覧表示画面１２０には、文書管理プログラムによって管理されている文書の名称などが一覧表示される。

第１の表示部１２１には、文書一覧表示画面１２０に表示された文書から選択されたコンテンツが表示される。第１の表示部１２１には、コンテンツの他、文書変更指示ボタン１６０が表示されている。文書変更指示ボタン１６０は、送りボタン１６１、及び、戻りボタン１６２から構成されている。

送りボタン１６１は、第１の表示部１２１に表示されているコンテンツの表示を次の文書のコンテンツに変更するための指示を行うためのボタンである。戻りボタン１６２は、第１の表示部１２１に表示されているコンテンツの表示を前の文書のコンテンツに変更するための指示を行うためのボタンである。

第２の表示部１２２には、文書一覧表示画面１２０に表示された文書から選択された文書の書誌情報が表示される。また、第２の表示部１２２には、書誌情報の他、文書変更指示ボタン１５０及び文書表示指示ボタン１５１が表示されている。文書変更指示ボタン１５０は、例えば、文書一覧表示画面１２０に表示されている順に、第１の表示部１２１に表示されているコンテンツ及び第２の表示部１２２に表示されている書誌情報を切り替える指示を行うための操作ボタンであり、送りボタン１５２、及び、戻りボタン１５３から構成されている。

送りボタン１５２は、第１の表示部１２１に表示されているコンテンツ及び第２の表示部１２２に表示されている書誌情報の表示を文書一覧表示画面１２０に表示されている順に送る指示を行うためのボタンである。戻りボタン１５３は、第１の表示部１２１に表示されているコンテンツ及び第２の表示部１２２に表示されている書誌情報の表示を文書一覧表示画面１２０に表示されている順に戻す指示を行うためのボタンである。

文書表示指示ボタン１５１は、第２の表示部１２２に表示されている書誌情報に対応する文書を第１の表示部１２１に表示させる指示を行うためのボタンである。このような画面によりコンテンツと書誌情報を連携して変更することができる。

図３はコンピュータ本体１１１のブロック構成図を示す。コンピュータ１１１は、処理部１３１、ハードディスクドライブ１３２、メモリ１３３、可換式ディスクドライブ１３４、インタフェース（Ｉ／Ｆ）１３５、表示制御部１３６などを含む構成とされている。

処理部１３１は、ＣＰＵなどのマイクロコンピュータなどから構成されており、ハードディスクドライブ１３２にインストールされた文書管理プログラムに基づいて処理を実行する。

メモリ１３３は、ＲＡＭ（random access memory）などから構成されており、処理部１３１の作業用記憶領域として用いられる。可換式ディスクドライブ１３４は、例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＷディスクなどの記憶媒体１３７に記録された情報を読み取りまた情報を書き込むものである。

インタフェース１３５は、キーボード１１３及びマウス１１４と、コンピュータ本体１１１とのインタフェースとなる、入出力チャネルやバスである。表示制御部１３６は、ディスプレイ１１２を制御して、ＧＵＩの表示制御を行う。

図４は文書管理プログラムの機能ブロック図を示す。

文書管理プログラムを実行するための機能は、主に、文書一覧表示部１１、文書管理制御部１２、文書プロパティＵＩ（User Interface）表示部１３、イージービューア表示部１４、及び、ＯＣＲ（Optical Character Reader）・ＯＭＲ（Optical Mark Reader）処理部１５を有して構成されている。これらの各機能は処理部１３１がＨＤＤ１３２にインストールされた文書管理プログラムを実行することで実現される。文書管理プログラムは記憶媒体１３７に記憶して配布されたり、ネットワークを介してダウンロードされる。

また、ＨＤＤ１３２には文書管理ＤＢ（Data Base）16が格納されている。文書管理ＤＢ１６は、１文書毎にコンテンツデータと書誌情報を「文書」という１つのまとまりとして管理するデータベースである。それぞれの文書がどのような種類の書誌情報を持つことができるかといった情報も保持している。

文書一覧表示部１１は、文書管理ＤＢ１６ に格納された文書やフォルダの一覧、文書一覧表示１２０を表示する。ユーザは１つまたは複数の文書を選択することができ、その文書に対して行いたい処理を指示できるＧＵＩを持つ。ユーザ操作により何らかの指示が入力されると、選択された文書の文書ＩＤ（識別情報）やコマンド（操作内容）を文書管理制御部１２ に渡して処理を依頼する。

文書管理制御部１２は、文書一覧表示部１１から渡されたユーザの指示を受けて、処理を行う。ユーザが複数の文書を選択して「複数文書の書誌情報の変更」を指示した場合は、文書プロパティＵＩ表示部１４ に対し、文書ＩＤのリストを渡し、後述する複数文書のプロパティ画面の表示を依頼する。

文書プロパティＵＩ表示部１４は、１以上の文書の書誌情報を一括で変更する場合、複数文書のプロパティ画面をディスプレイ１１２に表示する。文書プロパティＵＩ表示部１４は、文書管理制御部１２ から渡された文書ＩＤに基づき、文書管理ＤＢ１６から書誌情報を抽出することができる。ユーザからイージービューア画面の表示が指示された場合には、文書プロパティＵＩ表示部は、さらにコンテンツデータも抽出して、イージービューア表示部１４ に渡してその表示を依頼する。
書誌情報を取得するために設定された矩形領域のＯＣＲ処理が必要な場合、文書プロパティＵＩ表示部１３は、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５にコンテンツデータと矩形領域の座標情報を渡してＯＣＲ処理を依頼する。
イージービューア表示部１４は、文書プロパティＵＩ表示部１３ から渡されたコンテンツデータと書誌情報の一部を用いて、文書のコンテンツを簡易的に表示する。ユーザ操作により、表示されている画像内の矩形領域がマウスでラバーバンド選択されると矩形領域の座標情報を取り込み、矩形領域として設定することができる。
ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５は、コンテンツデータ（画像）と矩形領域の座標情報を渡されて、該当する部分画像内をＯＣＲ処理し、結果の文字列を返す。

文書管理プログラムが複数文書の書誌情報をコンテンツと連携して変更する処理手順について説明する。
〔複数文書の選択〕
図５は、文書一覧表示部１１が複数文書のコンテンツをディスプレイ１１２に一覧表示した複数文書一覧画面２００の一例である。複数文書一覧画面２００は、文書をツリー構造のフォルダに分類して格納した様子を示すフォルダ表示部２０１、及び、ユーザにより選択されたフォルダに格納された文書のコンテンツをサムネイル表示するコンテンツ一覧表示部２０２を有する。

各サムネイルは原則的に表紙のページが表示され、複数ページのコンテンツを有する場合は順／逆送りで各ページを表示可能となっている。ユーザは一覧表示によりコンテンツの内容を確認しながら、例えば「Alt」キーを押しながらマウス１１４を左クリックすることで複数の文書を選択することができる。そして、例えば、マウス１１４を右クリックするとポップアップメニュー２０３が表示され、「複数文書のプロパティ変更」を選択すると、文書一覧表示部１１は選択された文書の文書ＩＤ及び複数文書のプロパティ画面の表示を文書管理制御部１２に要求する。文書管理制御部１２は文書プロパティＵＩ表示部１３に文書ＩＤを送出し、また、複数文書のプロパティ画面の表示を要求するので、文書プロパティＵＩ表示部１３は、複数文書のプロパティ画面を表示する。

〔複数文書のプロパティ画面〕
図６は、文書プロパティＵＩ表示部１３が表示する複数文書のプロパティ画面２１０の一例を示す図である。複数文書のプロパティ画面には、書誌情報を構成する項目の一例として「文書名」、「作者名」、「文書状態」、「保管期限」、「作成日」、「メモ」が表示される。複数文書のプロパティ画面２１０が表示された際、これらの各項目は空白である。そして、書誌情報の各項目にチェックボックス２１１が配置されており、チェックボックス２１１をチェックした項目は変更対象の書誌情報となり、選択された複数文書の全てに共通に設定される書誌情報となる。

複数文書のコンテンツを確認する場合、ユーザは複数文書のプロパティ画面２１０でイージービューア起動ボタン２１２を左クリックする。文書プロパティＵＩ表示部１３は、イージービューア起動ボタン２１２の操作を検出して、イージービューア表示部１４に、コンテンツデータ及び書誌情報を送出し、イージービューアの起動を要求する。

図７は、イージービューア表示部１４が表示したイージービューア画面２２０の一例を示す。イージービューア画面２２０には、選択された複数文書のいずれかのコンテンツが表示される。イージービューア画面２２０の右上には、送りボタン２２３及び戻りボタン２２２から構成される文書めくりボタン２２１が設けられている。ユーザが送りボタン２２３を左クリックすると次の文書のコンテンツが表示され、ボタン２２２を左クリックすると前の文書のコンテンツが表示されるので、文書めくりボタン２２１を操作することで選択された複数文書を次々と表示することができる。したがって、ユーザはイージービューア画面２２０で内容を確認しながら複数文書のプロパティ画面２１０で文書毎に書誌情報を変更するか否かを判断できる。書誌情報を変更したい文書であると確認された場合、ユーザは複数文書のプロパティ画面２１０にて書誌情報を編集すると共に、編集した項目のチェックボックス２１１をチェックする。

〔複数文書の再選択〕
ユーザは、「イージービューア」で内容を確認しながら選択漏れの文書があったことにきづいた場合、複数文書一覧画面２００において文書の選択をしなおすことができる。文書一覧表示部１１は、複数文書一覧画面２００におけるユーザ操作を監視して、新たに選択された文書の文書ＩＤを文書管理制御部１２に送出する。また、「イージービューア」で内容を確認しながら、書誌情報の変更が不要な（選択不要な）文書を選択したことにきづいた場合、同様に、文書一覧表示部１１は、複数文書一覧画面２００におけるユーザ操作を監視して、選択が解除された文書の文書ＩＤを文書管理制御部１２に送出する。文書プロパティＵＩ表示部１３は選択内容の変更に応じて、コンテンツデータ及び書誌情報を文書管理ＤＢ１６から取得し、また、選択内容の変更に応じてイージービューア表示部１４にコンテンツデータを送出する。

一度複数の文書を選択して複数文書のプロパティ画面２１０を表示した後でも、イージービューア２２０を見ながら文書の選択を変更することができるので、変更してはいけない文書を誤って選択していても選択を解除することができ、誤って変更してしまう危険性が軽減される。

図８は、文書管理プログラムが複数文書の書誌情報を一括で変更する処理手順のフローチャート図である。

ユーザは、複数文書の書誌情報の編集及びチェックボックス２１１のチェックが終了すると、複数文書のプロパティ画面２１０の「ＯＫ」ボタンを選択して押下する。この操作により、文書プロパティＵＩ表示部１３はチェックされた書誌情報の項目及び編集内容（以下、これらを入力情報という）を取得する。

文書管理制御部１２は、文書プロパティＵＩ表示部から入力情報を取得する（Ｓ１０１）。

また、文書管理制御部１２は文書一覧表示部１１から現在選択中の文書のリストを取得する（Ｓ１０２）。

そして、文書管理制御部１２は、選択された文書の数だけ文書管理ＤＢ１６の変更を繰り返す（Ｓ１０３）。

文書管理制御部１２は、選択中の文書のリストに基づき順番に、当該文書の書誌情報を抽出し、チェックされた編集内容を設定する。そして、設定された１文書の書誌情報により元の書誌情報を変更する（Ｓ１０４）。この処理を選択された全ての複数文書に繰り返すことで、複数文書のプロパティ画面２１０で入力した書誌情報が選択された全ての文書に適用される。

以上のように、複数文書の書誌情報を一括に編集する複数文書のプロパティ画面２１０と選択中の文書のコンテンツが同時に表示可能であるため、選択された文書の内容を確認しながら変更する書誌情報の項目を適切に選択することができ、編集内容を誤る危険性が軽減される。
〔ユーザ確認後の書誌情報の変更〕
ところで、複数文書のプロパティ画面２１０の「ＯＫ」ボタンが押下された後すぐに文書管理ＤＢ１６を変更するのでなく、ユーザの確認後に変更してもよい。図９は、ユーザが確認後、文書管理プログラムが複数文書の書誌情報を一括で変更する処理手順のフローチャート図である。なお、図９は、ステップＳ１０２まで図８と同じ処理である。

文書管理制御部１２は、文書プロパティＵＩ表示部から入力情報を（Ｓ１０１）、文書一覧表示部１１から現在選択中の文書のリストを取得する（Ｓ１０２）。

そして、文書管理制御部１２は、文書一覧表示部１１に選択された複数文書のコンテンツデータ及び入力情報により変更された書誌情報を送出すると共に、書誌情報変更確認画面２３０の表示を要求する（Ｓ２０５）。

図１０は書誌情報変更確認画面２３０の一例を示す。書誌情報変更確認画面２３０は、図２の文書一覧表示画面１２０のうち、主に第１の表示部１２１及び第２の表示部１２２により構成される。

文書一覧表示部１１は、選択された文書及び変更された書誌情報を同時に表示する。ユーザは文書一覧表示画面１２０と同様に、文書変更指示ボタン１５０又は１６０のいずれかを操作することで、書誌情報とコンテンツを同時に切り替えて表示することができる。そして、ユーザは、コンテンツを見ながら変更後の書誌情報が適切か否かを確認して、変更後の書誌情報を適用する場合は適用チェックボックス２３１にチェックする。適用チェックボックス２３１がチェックされた文書は、文書管理ＤＢ１６の文書が変更される。なお、書誌情報変更確認画面２３０は変更対象として選択された文書が表示される画面であるため、デフォルトでは適用チェックボックス２３１に既にチェックが入っている。複数文書の確認が終了するとユーザによりＯＫボタン２３２が選択して押下される。

ついで、文書管理制御部１２は、選択された文書の数だけ文書管理ＤＢ１６の変更を繰り返す（Ｓ１０３）。

適用チェックボックス２３１のチェック内容は文書管理制御部１２に送出され、文書管理制御部１２は、適用チェックボックス２３１がチェックされた文書を文書管理ＤＢ１６から抽出し、チェックされた編集内容を設定する。そして、設定された１文書の書誌情報により元の書誌情報を変更する（Ｓ１０４）。この処理を選択された全ての複数文書に繰り返すことで、複数文書のプロパティ画面２１０で入力した書誌情報が、適用チェックボックス２３１がチェックされた全ての文書に適用される。

以上のように、選択中の各文書について順次、ユーザは、実際に変更を適用した後の全てのプロパティ値を確認しながらこれを適用するか否かの判断ができるので、誤ってプロパティ値を変更してしまう危険性を軽減することができる。また、複数文書のプロパティ一括変更を行った後に、各文書のプロパティ状態を確認する手間も省けるので操作性が向上する。

本実施例では、イージービューア画面２２０にマウス１１４により矩形領域を形成し、当該矩形領域を拡大して表示したり、ＯＣＲ処理して書誌情報に反映することが可能な文書管理システム１００について説明する。
〔矩形領域の設定〕
ユーザは、実施例１と同様に、図５の複数文書選択画面２００から複数の文書を選択し、複数文書のプロパティ画面２１０及びイージービューア表示画面２２０を表示する。ユーザは、イージービューア表示画面２２０において、マウス１１４などのポインティングデバイスを用いて所望の矩形領域を選択することができる。

図１１（ａ）はイージービューア表示画面２２０に形成された矩形領域の一例を示す図である。イージービューア表示部１４は、ラバーバンド選択された領域の座標情報を取得すると共に、各矩形領域を識別するための矩形領域識別情報「ＯＣＲ−ＩＤ（ＩＤは自然数）」を付与して表示する。図１１（ａ）では、「発注書」を囲む矩形領域２４１に〈ＯＣＲ−１〉の矩形領域識別情報が、「０００２４７」を囲む矩形領域２４２に〈ＯＣＲ−２〉の矩形領域識別情報が、それぞれ付与されている。なお、イージービューア表示部１４は矩形領域の座標情報を文書プロパティＵＩ表示部１３に送出する。

〔矩形領域の拡大〕
矩形領域が小さい場合など視認しづらい場合、ユーザが矩形領域にマウス１１４を合わせて右クリックすることで、矩形領域を拡大して表示することができる。図１１（ｂ）は、拡大表示された矩形領域２４２の一例を示す。拡大表示する場合、イージービューア表示部１４は矩形領域のビットマップ情報を取得し、拡大率に応じてビットマップ情報を拡大して表示する。この際、ジャギーを低減するため周知の補間処理を行う。
矩形領域をクローズアップして大きく表示することができ、不要な情報は画面から外れて見えなくなるので、矩形領域を正しく指定することができ、次述する対応付けを誤るおそれが低減される。

〔矩形領域の対応付け〕
続いて、矩形領域のＯＣＲ処理について図１２のフローチャート図及び図１３の画面例に基づき説明する。

図１３（ａ）は、本実施例における複数文書のプロパティ画面２１０を示す。図１３（ａ）のプロパティ画面２１０は、「文書名」、「作成者」、「文書状態」及び「メモ」の項目に、チェックボックス２１３と書式設定ボタン２１４を有する点で図６と異なる。

文書プロパティＵＩ表示部１３は図１３（ａ）のような複数文書のプロパティ画面２１０を表示して、書式設定ボタン２１４の左側のチェックボックス２１３のチェックにより、対応する隣の書式設定ボタン２１４の押下を許可する。

ユーザが書式設定ボタン２１４を押下すると、文書プロパティＵＩ表示部１３は対応する項目例えば「文書名」の書式設定画面２４０を表示する（Ｓ２０１）。

図１３（ｂ）は「文書名」の書式設定画面２４０の一例を示す。「文書名」の書式設定画面２４０には、「書式」とその入力欄２５１、ＯＣＲ結果確認ボタン２５２とその表示欄２５３が形成される。

「書式」の入力欄２５１に、ユーザは矩形領域識別情報「ＯＣＲ−ＩＤ」を入力することができる。図１３（ｂ）では、「書式」の入力欄２５１に〈ＯＣＲ−１〉が入力されている。

入力欄２５１に〈ＯＣＲ−１〉が入力された状態で、ユーザがＯＣＲ結果確認２５２を押下すると、文書プロパティＵＩ表示部１３はイージービューア表示部１４に当該文書のＯＣＲ処理を要求する（Ｓ２０２）。

これにより、イージービューア表示部１４は矩形領域２４１の座標情報をＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５に送出するので、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５は座標情報で指定された領域をＯＣＲ処理し文字列を出力する。

イージービューア表示部１４は、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５からＯＣＲ処理による文字列を取得する（Ｓ２０３）。矩形領域２４１には「発注書」という文字が記載されているので、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５は「発注書」という文字をイージービューア表示部１４に送出する。

そして、文書プロパティＵＩ表示部１３は、イージービューア表示部１４からＯＣＲ処理による文字列を取得し、図１３（ｃ）に示すように取得した「発注書」の文字を書式設定画面の表示欄２５３に表示する（Ｓ２０４）。なお、ＯＣＲの認識結果を確認しない場合、ユーザはＯＣＲ結果確認ボタン２５２を押下する必要はない。

ユーザがＯＫボタンを押下すると書式設定画面２４０が閉じて、図１３（ａ）の複数文書のプロパティ画面２１０に戻る。すると、文書名に「書式」の入力欄２５１に入力した内容〈ＯＣＲ−１〉が表示される。

以上のようにして、矩形領域を複数文書のプロパティ画面２１０の項目に対応づけることができる。また、ユーザが望めば、矩形領域をＯＣＲ処理して文字認識して得られる文字列を確認することができる。
〔ＯＣＲ処理した文字列による複数文書の書誌情報の一括変更〕
図１４は、矩形領域のＯＣＲ処理の結果を利用して、複数文書の書誌情報を一括で変更する処理手順のフローチャート図を示す。

ユーザが図１３（ａ）の複数文書のプロパティ画面２１０でＯＫボタンを押下すると、ＯＣＲ処理の結果を利用して文書管理制御部１２が複数文書の書誌情報を一括で変更する。すなわち、複数文書の数だけ、ＯＣＲ処理及び文書管理ＤＢ１６の変更を繰り返す（Ｓ３０１）。

文書プロパティＵＩ表示部１３はイージービューア表示部１４にＯＣＲ処理を要求し、イージービューア表示部１４はＯＣＲ処理の要求を受けて矩形領域の座標情報をＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５に送出するので、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５は座標情報で指定された領域のＯＣＲ処理の認識結果を文書管理制御部１２に送出する（Ｓ３０２）。

ついで、文書管理制御部１２は、選択中の文書のリストに基づき順番に当該文書の書誌情報を抽出し、チェックボックス２１１でチェックされた編集内容をＯＣＲ処理による文字列に設定する。そして、設定された１文書の書誌情報により文書管理ＤＢ１６の元の書誌情報を変更する（Ｓ３０３）。

したがって、複数文書のプロパティ画面２１０にイージービューア表示画面２２０の矩形領域で選択した領域を対応付け、矩形領域をＯＣＲ処理して得られた文字列により対応づけられた項目の書誌情報を変更できる。すなわち、複数文書の書誌情報を、各文書の所定領域をそれぞれＯＣＲ処理して得られた文字列により変更することができる。

書誌情報の各項目に対応付けた矩形領域をＯＣＲ処理した結果を書誌情報として設定することができるので、定型帳票のように同じ位置に異なる値が記入されている文書を複数選択して、それぞれの文書に適切な書誌情報を一括で変更することができ、書誌情報の変更の手間が軽減される。また、手入力による入力ミスを防ぐことができる。

〔複数の矩形領域の対応付け〕
また、本実施例の複数文書のプロパティ画面２１０は、複数の矩形領域識別情報を書誌情報の各項目に設定することができる。図１５（ａ）は複数文書のプロパティ画面２１０を、図１５（ｂ）は書式設定画面をそれぞれ示す。なお、図１５において図１３と同一部分には同じ符号を付しその説明は省略する。

図１５（ａ）で同様に書式設定ボタン２１４を押下すると、文書プロパティＵＩ表示部１３は図１５（ｂ）の書式設定画面を表示する。ユーザは、書式の入力欄２５１に複数の矩形領域識別情報を入力できる。図１５（ｂ）では「〈ＯＣＲ−１〉＿〈ＯＣＲ−２〉」と入力されている。

このような入力の場合、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５はＯＣＲ−１とＯＣＲ−２の２つの矩形領域２４１、２４２をそれぞれＯＣＲ処理して認識結果の文字列を文書プロパティＵＩ表示部１３に送出する。

そして、文書プロパティＵＩ表示部１３は、入力欄２５１の書式に従い、２つの認識結果を記号「＿」で接続した文字列により書誌情報を変更すると認識する。例えば、ＯＣＲ−１の認識結果は「発注書」であり「ＯＣＲ−２」の認識結果は「００００２４７」であるので、文書プロパティＵＩ表示部１３はこれを「発注書＿００００２４７」と認識して「文書名」の入力とする。

したがって、イージービューア表示画面２２０の複数の矩形領域を組み合わせて所望の書誌情報を形成し、各文書の書誌情報を一括で変更することができる。いくつかの矩形領域のＯＣＲ処理の結果を組み合わせたり、任意の固定文字列も合わせて組み合わせて書誌情報に入力する内容を定義することができるので、文書の形式に応じて書誌情報を柔軟に設定することができて便利である。

ところで、書誌情報の各項目は、文字列や数値など入力される値のデータ型が決まっている場合が多い。したがって、ＯＣＲ処理する上でも対応づけられた書誌情報のデータ型に基づきＯＣＲ処理することで文字認識の精度（認識率）を向上することができる。そこで、文書プロパティＵＩ表示部１３は、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５にＯＣＲ処理を要求する際、矩形領域の座標情報と共に対応付けられた項目のデータ型を送出する。ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５はデータ型に一致するよう文字認識するので認識率を向上することができる。

〔選択入力する書誌情報〕
複数文書のプロパティ画面２１０の「文書状態」に示すように、いくつかある選択肢のいずれか又は複数が選択されて書誌情報が入力される場合がある。選択肢型の書誌情報は、ＯＣＲ処理による入力が困難であるので、選択肢型の書誌情報を文書毎に入力する場合ＯＭＲ処理することが好適である。

図１６は、選択型の書誌情報に対応づけて矩形領域を形成したイージービューア表示画面２２０の一例を示す。イージービューア表示画面２２０で表示した文書のコンテンツには、作成中、完成の下側に楕円状のマークが配置されており、ユーザは文書の文書状態に応じて作成中又は完成のいずれかに対応したマークを塗りつぶす。

そして、マークのＯＭＲ処理の結果により書誌情報に変更したい場合、ユーザはマウス１１４によりマークを含むように矩形領域２４５を形成する。矩形領域２４５が形成されるとイージービューア表示部１４が各矩形領域に識別するための矩形領域識別情報〈ＯＣＲ−３〉２４６を付与して表示する。なお、下段の黒塗りマークはマーク位置を示すためのマークであり、予め全て塗りつぶされてるかユーザが全て塗りつぶして形成するものである。

図１７（ａ）は複数文書のプロパティ画面２１０の一例を示す。図１７（ａ）では、「文書状態」の項目にチェックボックス２１３及び書式設定ボタン２１４が配置されている。ユーザが「文書状態」の書式設定を押下すると図１７（ｂ）の「文書状態」の書式設定画面２４０が表示され、ユーザは入力欄２５１に矩形領域識別情報〈ＯＣＲ−３〉を入力することができる。矩形領域識別情報の入力領域により、矩形領域のＯＭＲ処理の結果と「文書状態」の書誌情報を対応づけることができる。

ユーザが複数文書のプロパティ画面２１０のＯＫボタンを押下すると、ＯＭＲ処理の結果を利用して文書管理制御部１２が複数文書の文書状態の書誌情報を一括で変更する。

文書プロパティＵＩ表示部１３はイージービューア表示部１４にＯＭＲ処理を要求し、イージービューア表示部１４はＯＭＲ処理の要求を受けて矩形領域の座標情報をＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５に送出するので、ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部１５は座標情報で指定された領域のＯＭＲ処理の認識結果を文書管理制御部１２に送出する。なお、ＯＭＲ処理の結果は、例えば、左から何番目のマークが塗りつぶされているかという情報である。

ついで、文書管理制御部１２は、選択中の文書のリストに基づき順番に当該文書の書誌情報を抽出し、チェックボックス２１１でチェックされた編集内容（図では文書状態）をＯＭＲ処理による処理結果に設定する。そして、設定された１文書の書誌情報により文書管理ＤＢ１６の元の書誌情報を変更する。

したがって、本実施例の複数文書のプロパティ画面２１０に、イージービューア表示画面２２０の矩形領域で選択したＯＭＲの領域を対応付け、複数文書のプロパティ画面２１０に矩形領域をＯＭＲ処理して得られた処理結果を入力することができる。

書誌情報の択一式の項目に対応付けた矩形領域をＯＭＲ処理して、その結果を択一式の入力に対応するように設定することができるので、ユーザが書誌情報を変更する手間が軽減されたり、入力ミスを防ぐことができる。

以上のように、本実施形態の文書管理システムは、文書の内容を確認しながら、複数の文書の書誌情報を一括で変更することができる。また、変更する書誌情報にコンテンツのＯＣＲ・ＯＭＲ処理結果を利用することができるので、各文書毎に適切な書誌情報を一括で入力することができる。

文書管理システム１００の構成図の一例である。 文書一覧表示画面（第１の表示部及び第２の表示部）のディスプレイへの表示例を示す図である。 コンピュータ本体のブロック構成図である。 文書管理プログラムの機能ブロック図である。 文書一覧表示部が複数文書のコンテンツをディスプレイに一覧表示した複数文書一覧画面の一例である。 文書プロパティＵＩ表示部が表示する複数文書のプロパティ画面の一例を示す図である。 イージービューア表示部が表示したイージービューア画面の一例である。 文書管理プログラムが複数文書の書誌情報を一括で変更する処理手順のフローチャート図である。 ユーザが確認後、文書管理プログラムが複数文書の書誌情報を一括で変更する処理手順のフローチャート図である。 書誌情報変更確認画面の一例である。 イージービューア表示画面に形成された矩形領域の一例を示す図である。 矩形領域のＯＣＲ処理の手順を示すフローチャート図である。 複数文書のプロパティ画面、書式設定画面の一例を示す図である。 矩形領域のＯＣＲ処理の結果を利用して、複数文書の書誌情報を一括で変更する処理手順のフローチャート図である。 複数文書のプロパティ画面、書式設定画面の一例を示す図である。 選択型の書誌情報に対応づけて矩形領域を形成したイージービューア表示画面の一例である。 複数文書のプロパティ画面、書式設定画面の一例を示す図である。

符号の説明

１１ 文書一覧表示部
１２ 文書管理制御部
１３ 文書プロパティＵＩ表示部
１４ イージービューア表示部
１５ ＯＣＲ・ＯＭＲ処理部
１６ 文書管理ＤＢ
１００ 文書管理システム
２００ 複数文書一覧画面
２１０ 複数文書のプロパティ画面
２２０ イージービューア画面
２３０ 書誌情報変更確認画面
２４０ 書式設定画面
２４１、２４２、２４５ 矩形領域
２４３、２４４、２４６ 矩形領域識別情報

Claims (18)

1. 文書の書誌情報及びコンテンツデータを管理する文書管理システムにおいて、
   前記文書毎に書誌情報及びコンテンツデータを記憶した文書管理ＤＢと、
   前記文書管理ＤＢに記憶された前記文書を表示装置に表示して、入力手段により指定された１以上の文書の文書ＩＤを取得する文書一覧表示部と、
   書誌情報が入力される書誌情報入力画面が表示された前記表示装置に、前記文書一覧表示部が文書ＩＤを取得した前記文書のコンテンツを表示するコンテンツ表示画面を表示する表示部と、
   前記コンテンツ表示画面の前記コンテンツを切り替える切り替え手段と、
   前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書のうち、前記文書一覧表示部が文書ＩＤを取得した全ての前記文書の書誌情報を、前記書誌情報入力画面に入力された書誌情報に変更する文書管理制御部と、を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記書誌情報入力画面は、書誌情報を構成する項目の変更の是非を前記項目毎に指定する項目指定部を有する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記文書一覧表示部は、前記表示部が前記コンテンツ表示画面に前記コンテンツを表示したまま、前記入力手段により指定された文書の文書ＩＤを追加し又は既に選択された文書ＩＤを開放する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
4. 前記文書管理制御部が書誌情報の変更を実行する前に、
   前記文書一覧表示部は、前記書誌情報入力画面に入力された前記書誌情報に変更した書誌情報及びコンテンツを有する書誌情報変更確認画面を文書毎に前記表示装置に表示し、
   前記書誌情報変更確認画面は、前記書誌情報及び前記コンテンツを連動して別の文書に切り替える切り替え部と、
   前記文書管理制御部に前記書誌情報の変更を許可するか否かを文書毎に指定する許可指定部と、
   を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
5. 前記表示部は、前記入力手段により指定された前記コンテンツ表示画面の任意の領域の領域情報を取得し、
   前記書誌情報入力画面は、書誌情報を構成する項目に前記領域情報を対応づける領域情報入力手段を有する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
6. 前記表示部は、前記領域のコンテンツを拡大表示する、
   ことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
7. 前記文書一覧表示部が取得した文書ＩＤの文書毎に、前記領域情報により指定される領域のコンテンツを文字認識する文字認識部を有し、
   前記文書管理制御部は、前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書の、前記領域情報入力手段により対応づけた前記項目の書誌情報を、前記文字認識部が認識した文字列に変更する、
   請求項５記載の文書管理システム。
8. 前記領域情報入力手段により対応づけた前記項目が数値のデータ型の入力を許可する場合、前記文字認識部は、前記領域情報により指定される領域の前記コンテンツを数値に変換する、
   ことを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。
9. 前記領域情報入力手段により対応づけた前記項目が１以上の選択肢を選択して入力する項目の場合、
   前記文字認識部は、前記領域情報により指定される領域の前記コンテンツをＯＭＲ処理する、
   ことを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。
10. 前記領域情報入力手段により、書誌情報の１つの項目に対応づけて複数の前記領域情報が記号により結合されて入力された場合、
    前記文書管理制御部は、前記文字認識部が認識した複数の前記領域の文字列と前記記号の結合文字列により、前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書であって、前記領域情報入力手段により対応づけた前記項目の書誌情報を変更する、
    ことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
11. 前記書誌情報の項目は、文書の文書名であることを特徴とする、請求項７記載の文書管理システム。
12. 文書の書誌情報及びコンテンツデータを管理する文書管理方法において、
    前記文書毎に書誌情報及びコンテンツデータを記憶した文書管理ＤＢに記憶された前記文書を表示装置に表示して、入力手段により指定された１以上の文書の文書ＩＤを取得するステップと、
    書誌情報が入力される書誌情報入力画面が表示された前記表示装置に、前記文書一覧表示部が取得した前記文書のコンテンツを表示するコンテンツ表示画面を表示するステップと、
    前記コンテンツ表示画面の前記コンテンツを切り替えるステップと、
    前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書のうち、前記文書一覧表示部が取得した全ての前記文書の書誌情報を、前記書誌情報入力画面に入力された書誌情報に変更するステップと、を有することを特徴とする文書管理方法。
13. 前記入力手段により指定された前記コンテンツ表示画面の任意の領域の領域情報を取得するステップと、
    前記書誌情報入力画面により、書誌情報を構成する項目に前記領域情報を対応づけるステップとを有する、
    ことを特徴とする請求項１２記載の文書管理方法。
14. 前記文書ＩＤを取得した文書毎に、前記領域情報により指定される領域のコンテンツを文字認識するステップと、
    前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書の、前記領域情報が対応づけられた前記項目の書誌情報を、文字認識された文字列に変更するステップと、
    を有することを特徴とする請求項１３記載の文書管理方法。
15. コンピュータに、
    文書毎に書誌情報及びコンテンツデータを記憶した文書管理ＤＢに記憶された前記文書を表示装置に表示して、入力手段により指定された１以上の文書の文書ＩＤを取得する文書一覧表示部と、
    書誌情報が入力される書誌情報入力画面が表示された前記表示装置に、前記文書一覧表示部が取得した前記文書のコンテンツを表示するコンテンツ表示画面を表示する表示部と、
    前記コンテンツ表示画面の前記コンテンツを切り替える切り替え手段と、
    前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書のうち、前記文書一覧表示部が取得した全ての前記文書の書誌情報を、前記書誌情報入力画面に入力された書誌情報に変更する文書管理制御部と、
    を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
16. コンピュータに、前記入力手段により指定された前記コンテンツ表示画面の任意の領域の領域情報を取得させ、
    前記書誌情報入力画面に、書誌情報を構成する項目に前記領域情報を対応づける領域情報入力手段を表示させる、
    ことを特徴とする請求項１５記載の文書管理プログラム。
17. コンピュータに、
    前記文書ＩＤを取得した文書毎に、前記領域情報により指定される領域のコンテンツを文字認識させ、
    前記文書管理ＤＢに記憶されている前記文書の、前記領域情報が対応づけられた前記項目の書誌情報を、文字認識された文字列に変更させる、
    ことを特徴とする請求項１６記載の文書管理プログラム。
18. 請求項１５ないし１７いずれか記載の文書管理プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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