JP2008090641A - 情報管理装置、情報管理方法、及び情報管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子文書などを管理する情報管理装置において、省資源メモリ装置での稼動や装置の低コスト化を実現する、簡単化した情報管理装置及び情報管理方法の実現。
【解決手段】 電子文書を利用しようとする利用者が、利用要求を出すと電子文書の管理者（通常は文書の登録者）に利用要求の通知が伝わり、電子文書の管理者が承認した場合に、利用者が電子文書の利用（例えば印刷）が可能となる方式
とし、電子文書毎に利用許可のユーザ情報を記録せず、利用要求のあった文書について利用が拒否されるか、利用が終了するまで利用要求情報を保持する方法により問題点を解決した。
【選択図】図３

Description

電子文書等の情報を管理する装置及びその方法に関し、特に情報の利用を許可する方式に特徴を持つ情報管理装置、情報管理方法、及び情報管理プログラムに関する。

従来、電子文書などの情報を管理する装置として、例えば以下のような方法があった。

文書保管に加えて、文書を外部の特定又は不特定のユーザへ配信したり、ユーザに文書を閲覧させるといった外部とのやり取りの機能及びそのやり取りにおける第三者的な管理を行う文書管理システムで、管理システムに文書を登録するときに、公開可否や閲覧を許可するユーザを設定しておく。閲覧を許可されたユーザが閲覧した場合にはそのログを保存する（特許文献１参照）。

セキュリティ情報として、ユーザをグループに登録し、グループに対してセキュリティ階層を設定する。文書登録時に、文書の公開方法を「登録者のみ」、「指定の階層以上」、「指定の集合のみ」、「指定の階層以上かつ指定の集合のみ」、「指定階層以上または指定の集合のみ」といった選択肢からユーザに選択させる。文書閲覧時には、閲覧者のセキュリティ階層から公開可能かどうかを判定して文書を表示する文書管理装置（特許文献２参照）。

特許文献１の方法では、文書閲覧を許可するユーザをあらかじめ設定しておく必要があり、各文書ごとに閲覧の許可及び不許可のユーザ情報の登録が必要である。

特許文献２の方法も、特許文献１と同様に文書毎にセキュリティ情報をつけて保存してユーザごとの閲覧の許可不許可をコントロールする必要があった。

特開２００２−１７５３００号公報 特開２００１−２６５６３６号公報

電子文書などの閲覧を管理する情報管理装置において、管理する情報毎に閲覧を許可するユーザ情報を登録保存すること無しに、閲覧要求毎に閲覧許可及び不許可をコントロールすることができなかった。

本発明の情報管理装置は、電子情報を登録し保存する情報登録手段と、前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録し保存するユーザ登録手段と、前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を受け付ける利用情報選択手段と、前記利用要求された電子情報の管理者に利用要求を通知する利用要求通知手段と、前記利用要求の通知に対する前記管理者からの承認許否情報を受け付けて、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に、前記承認許否情報で許可された範囲内で承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする承認受付手段とを有することを最も主要な特徴とする。

本発明の情報管理方法は、電子情報を登録して保存し、前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録して保存し、前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を前記電子情報の管理者に通知し、前記利用要求に対し、前記管理者が承認許可した場合に、該承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とすることを特徴とする。

本発明の情報管理プログラムは、電子情報を登録し保存する情報登録ステップと、前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録し保存するユーザ登録ステップと、前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を受け付ける利用情報選択ステップと、前記利用要求された電子情報の管理者に利用要求を通知する利用要求通知ステップと、前記利用要求の通知に対する前記管理者からの承認許否情報を受け付け、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に、前記承認許否情報で許可された範囲内で承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする承認受付ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の情報管理装置は、電子情報を登録し保存する情報登録手段と、前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録し保存するユーザ登録手段と、前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を受け付ける利用情報選択手段と、前記利用要求された電子情報の管理者に利用要求を通知する利用要求通知手段と、前記利用要求の通知に対する前記管理者からの承認許否情報を受け付けて、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に、前記承認許否情報で許可された範囲内で承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする承認受付手段とを有することを最も主要な特徴とするため、電子情報毎に閲覧を許可するユーザ情報を保持する必要がなくなり、少ないメモリ資源で、高速に情報管理を行うことが可能となった。

本発明の情報管理方法は、電子情報を登録して保存し、前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録して保存し、前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を前記電子情報の管理者に通知し、前記利用要求に対し、前記管理者が承認許可した場合に、該承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とすることを特徴とするため、電子情報毎に閲覧を許可するユーザ情報を保持する必要がなくなり、少ないメモリ資源で、高速に情報管理を行うことが可能となった。

本発明の情報管理プログラムは、電子情報を登録し保存する情報登録ステップと、前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録し保存するユーザ登録ステップと、前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を受け付ける利用情報選択ステップと、前記利用要求された電子情報の管理者に利用要求を通知する利用要求通知ステップと、前記利用要求の通知に対する前記管理者からの承認許否情報を受け付け、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に、前記承認許否情報で許可された範囲内で承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする承認受付ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするため、電子情報毎に閲覧を許可するユーザ情報を保持する必要がなくなり、少ないメモリ資源で、高速に情報管理を行うことが可能となった。

少ないメモリ資源でより高速に情報管理を行うため、閲覧要求のあった情報に対して閲覧許可または不許可の決定を行い、該情報の閲覧が行われた後に閲覧要求許可または不許可の情報を消去する要求時毎閲覧許可方式をとることにより実現した。

本発明の実施例に関わる情報管理装置の例として、画像形成装置内に情報管理装置を搭載した実施例について説明する。また、情報管理装置が管理する情報を電子文書として説明する。

本実施例の情報管理装置は、省メモリ資源で動作し、システム動作に必要なプログラムも簡単化される。よって、従来の電子文書管理装置と比較して低コスト化が実現し、情報管理装置部分をユニット化して画像形成装置などの周辺機器内に搭載することが可能となった。以下に、実施例の画像形成装置について説明する。

［構成］
図１は、画像形成装置１０１に搭載された情報管理装置の機能ブロック図である。通常画像形成装置に備わっているスキャナ部など、本発明の本質に関係ない部分は省略してある。

画像形成装置内に搭載された情報管理装置は、ユーザ情報登録手段１１７（ユーザ登録手段）、ユーザ情報記憶手段１１９（ユーザ登録手段）、文書登録手段１１１（情報登録手段）、文書公開属性選択手段１１３（情報登録手段）、文書記憶手段１１５（情報登録手段）、利用文書選択手段１２１（利用情報選択手段）、利用要求通知手段１２３、承認受付手段１２５、文書印刷手段１２７（承認受付手段）の各機能ブロックから構成されている。以下に各機能ブロックについて説明する。

ユーザ情報登録手段１１７（ユーザ登録手段）は、ユーザ登録画面を表示し、ユーザ情報（ユーザ名、パスワード、メールアドレス等）を入力させる。

ユーザ情報記憶手段１１９（ユーザ登録手段）は、上記ユーザ情報を記憶装置に保存する。

文書登録手段１１１（情報登録手段）は、文書登録画面を表示し、登録文書を指定させ保存する。

文書公開属性選択手段１１３（情報登録手段）は、文書に設定する公開属性（後述）を選択させ保存する。

文書記憶手段１１５（情報登録手段）は、設定された文書属性や文書登録者情報と関連付けて、登録文書を記憶装置に格納する。

利用文書選択手段１２１（利用情報選択手段）は、文書利用者が利用可能な文書を表示する。

利用要求通知手段１２３は、文書登録者（管理者）に対して、利用要求を通知する。また、通知に必要なユーザ情報の取得を行う。

承認受付手段１２５（承認受付手段）は、文書登録者（管理者）からの通知を受信し、印刷の承認・拒否を判断する。承認期限切れの判断も行う。

文書印刷手段１２７（承認受付手段）は、文書を印刷する。

従来の文書管理装置などでは、文書毎に閲覧を許可するユーザやグループなどの情報を保持して、閲覧の許可及び不許可をコントロールしていたが、本実施例では、文書毎に以下の３つの公開属性のうちのいずれかを設定する。

公開：文書登録者以外にも公開する。

非公開：文書登録者以外には公開しない。

承認後に公開：文書登録者が承認した場合にのみ公開する。

［動作の流れ］
次に実際の文書登録及び文書利用の流れについてフローチャートを用いて説明する。本実施例では、電子文書の登録者を管理者とする。

まず、あらかじめユーザ情報登録手段１１７を用いてユーザの登録を行う。ユーザ情報は、ユーザ名、パスワード、装置からの通知を受信するメールアドレスを必須登録情報として登録し、必要であれば他のユーザ情報（例えば所属部署や内線番号など）も登録可能とする。これらユーザ情報をユーザＩＤと関連付けて記憶する。

図４（Ａ）にユーザ情報登録手段が登録したユーザ情報の表の例を示す。パスワードに関しては、パスワードをそのまま保存すると情報が漏洩したときに問題となるのでハッシュの形で保存する。

また、ユーザ情報表には、各ユーザがどの電子情報を利用可能であるかの情報を記録しない。

次に文書登録の流れについて図２のフローチャートを用いて説明する。

Ｓ１１：文書登録者の入力したユーザ名とパスワードを認証し、文書登録者のログインを受け付ける。

Ｓ１３：文書登録画面を表示し、登録文書を指定させる。装置に登録される文書は、スキャナで取り込む画像イメージや、ＰＣから送信される印刷データ、受信ＦＡＸなどである。

Ｓ１５：文書の公開属性選択画面を表示し、選択させる。ここで文書登録者は「承認後に公開」を選択することが可能である。文書に関する他の属性(例えば、文書名、文書の説明など)も設定可能とする。公開属性を「公開」や「非公開」と設定し、従来ある方法で文書の公開非公開を設定することも可能である。

Ｓ１７：登録文書を取得し、Ｓ１５で設定された文書の属性と文書登録者のユーザＩＤと関連付けて保存する。

図４（Ｂ）に登録文書の情報を保持する表の例を示す。図にあるように登録文書情報は、その公開属性が「公開」か「非公開」か「承認後に公開」のいずれの属性であるかを保持してあるだけであり、公開するユーザやグループなどの情報は保持されない。

また、「承認後に公開」の属性を持つ文書が、ユーザからの要求により承認されても、承認したユーザの情報などは付加されない。

次に、文書の利用に関する文書印刷処理に関する動作について図３のフローチャートを用いて説明する。

Ｓ２１：文書利用者の入力したユーザ名とパスワードを認証し、文書利用者のログインを受け付ける。

Ｓ２３：文書利用者の利用可能な文書のリストを表示する。利用可能な文書とは、文書利用者が登録した文書のうち「公開」の公開属性と、「承認後に公開」の公開属性が設定されている文書である。公開属性は、登録文書情報の表（図４（Ｂ））より得られる。

Ｓ２５：リストから印刷を希望する文書を選択させる。リストの表示時には、文書登録者や文書の説明などの詳細情報を表示することも可能である。文書の選択とあわせて承認待ち時間(例えば、２時間)を設定させる。この設定により文書利用要求表にエントリが加えられ、そのエントリは文書の利用が終了するまで、表中に存在する。図４（Ｃ）に文書利用要求の表の例を示す。利用を要求された文書のＩＤとその文書の利用（印刷）を希望したユーザのユーザＩＤ（利用要求ユーザＩＤ）、利用要求時刻、承認待ち時間、承認状態、利用状態が記録される。エントリが入った段階では、承認状態は「承認待ち」であり、利用状態は「未利用」である。

Ｓ２７：文書利用者から印刷を指示されると、文書登録者に対して承認を要求する通知をメールで送信する。通知には、文書名、文書利用者の名前、承認待ち期限が書かれている。

ここで、承認受付のポーリングに入る。

文書登録者（管理者）が利用要求通知メールを受信し、そのメールへ返信したり、指定されたＵＲＬ（Universal Resource Locator）へアクセスすることで、印刷の承認・拒否を画像形成装置１０１に通知する。

メールへの返信の場合は、利用要求通知メールに「承認」もしくは「拒否」を通知するボタンを設けておき、クリックすると画像形成装置へ通知される。ＵＲＬへのアクセスの場合は、承認と拒否の２つのＵＲＬをメール本文に記載しておき、クリックすると画像形成装置へ通知される。

承認・拒否の通知については、画像形成装置に内部ウェブサーバを搭載し、内部ウェブサーバのＵＲＬ（上記利用要求通知メール中に載っているＵＲＬ）にアクセスし、そのページ上のボタンをクリックすることによってＣＧＩ（Common Gate Interface）が起動し、対象となるデータ（承認または承認拒否）の書き換えを行う既存技術を利用する。

Ｓ２９：文書登録者の承認通知を受信したかどうか判断する。承認通知を受信して承認された場合は、Ｓ３１へ進む。通知を受信していない場合は、Ｓ４１に進む。

Ｓ３１：文書利用者に対して、文書の印刷を開始する通知をメールで送信する。また、文書利用要求表（図４（Ｃ））の承認状態を「承認待ち」から「承認済み」に変更する。

Ｓ３３：文書利用要求表（図４（Ｃ））の利用状態を「未利用」から「利用中」に変更して、文書の印刷を行い、文書の印刷が終了すると、文書利用要求表（図４（Ｃ））の利用状態を「利用中」から「利用済み」に変更して、当該文書ＩＤのエントリを削除する。

Ｓ４１：文書登録者の拒否通知を受信したかどうか判断する。受信した場合は、Ｓ４３へ進む。受信していない場合は、Ｓ５１に進む。

Ｓ４３：文書利用者に対して、公開を拒否され印刷が行われない旨を通知する。
また、文書利用要求表（図４（Ｃ））の承認状態を「承認待ち」から「承認拒否」に変更して、当該文書ＩＤのエントリを削除する。

Ｓ５１：承認待ち期限が過ぎたかどうかを判断する。過ぎた場合は、Ｓ５３へ進む。過ぎていない場合はＳ２９へ戻る。

Ｓ５３：文書利用者に対して、承認期限が過ぎて印刷が行われない旨を通知する。また、文書利用要求表（図４（Ｃ））の承認状態を「承認待ち」から「期限切れ」に変更して、当該文書ＩＤのエントリを削除する。

以上により文書利用の一連の動作を終了する。

［実施例の効果］
本発明実施例により、次のことが可能となった。

電子文書の利用について「承認後に公開」という属性を設定し、文書の利用の要求の度にその要求情報を承認の許可又は不許可が決定するまで保持する方式により、登録文書毎に利用許可ユーザ情報や、利用許可グループなどの情報を保持する必要性がなくなった。このため、システムが簡単化され、省メモリ資源でも情報管理装置が稼動可能である。また動作が高速化され、低コストで作成が可能となった。

また、上記の理由により画像形成装置などの周辺機器の様に、メモリ資源や低コストへの要求が高い製品に組み込むことが可能となった。

［その他］
本実施例では、情報管理装置が画像形成装置に搭載される形であったが、情報管理装置が独立した装置であっても良い。

本実施例では、承認された文書を印刷する方法により、利用者に閲覧を許可する方式としたが、印刷以外の方法、例えばディスプレイ上での閲覧などによって閲覧を許可する方法をとってもよい。また、ファイルのコピーであっても良い。また、それらうちのいくつかが複合した形であっても良い。

また、特に前記の独立した情報管理装置の場合には、ネットワークやインターフェースを経由してホストＰＣ上で閲覧可能であったり、また、ファイルのコピーが可能であったりする方法をとっても良い。

本実施例では、文書の登録者を文書の管理者としたが、文書の登録者以外に文書の管理者を設定してもよいし、文書の登録者と情報管理装置の管理者の両方を文書の管理者としてもよい。この場合、管理者を別のテーブルに登録しておき、利用要求の度に文書利用者が選択した管理者を受け付けて、当該管理者に利用要求を通知すればよい。あるいは、登録文書情報表の文書ＩＤに関連付けて管理者ＩＤを保存しても良い。

本実施例では、文書利用者が承認待ち時間を設定する方式としたが、文書毎に文書登録者が設定する方法としても良いし、管理者が設定する方法としてもよい。

本実施例では、文書の承認を文書登録者（管理者）に電子メールを用いて伝える方法としたが、電子メール以外の通知手段、例えば電話を用いたメッセージ伝達方法などを用いても良い。

本実施例では、文書が承認されたことを文書利用要求者に電子メールを用いて伝える方法としたが、電子メール以外の通知手段、例えば電話を用いたメッセージ伝達方法などを用いても良いし、本情報管理装置に例えば内部ウェブサーバを搭載してそのウェブサーバにアクセスして承認されたかどうかを確認する方法を用いても良い。

本実施例では、文書の利用を一度行うと二度目の利用の際には、再度の承認が必要となるが、あらかじめ利用可能回数を設定して文書利用要求表に記録し、利用毎に１づつ利用可能回数を減ずる方法により、複数回の利用を可能とする方法としても良い。

本実施例では、文書の利用が終了するとただちに文書利用要求表からのエントリを削除する方法としたが、あらかじめ削除までの猶予期間（グレースピリオド）を設定しておいて、印刷に失敗した場合など、例えば利用後数時間以内なら再利用が可能とする方法をとっても良い。

画像形成装置に組み込まれた情報管理装置の機能ブロック図（実施例１）。 文書登録処理のフローチャート（実施例１）。 文書利用処理のフローチャート（実施例１）。 ユーザ登録手段が保持するユーザ情報表（Ａ）、情報登録手段が保持する登録文書情報表（Ｂ）、承認受付手段が保持する文書利用要求表（Ｃ）（実施例１）。

符号の説明

１０１ 画像形成装置（情報管理装置）
１１１ 文書登録手段（情報登録手段）
１１３ 文書公開属性選択手段（情報登録手段）
１１５ 文書記憶手段（情報登録手段）
１１７ ユーザ情報登録手段
１１９ ユーザ情報記憶手段（ユーザ登録手段）
１２１ 利用文書選択手段（利用情報選択手段）
１２３ 利用要求通知手段
１２５ 承認受付手段（承認受付手段）
１２７ 文書印刷手段（承認受付手段）

Claims (8)

1. 電子情報を登録し保存する情報登録手段と、
   前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録し保存するユーザ登録手段と、
   前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を受け付ける利用情報選択手段と、
   前記利用要求された電子情報の管理者に利用要求を通知する利用要求通知手段と、
   前記利用要求の通知に対する前記管理者からの承認許否情報を受け付けて、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に、前記承認許否情報で許可された範囲内で承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする承認受付手段とを有する
   ことを特徴とする情報管理装置。
2. 請求項１の情報管理装置であって、
   前記情報登録手段は、前記電子情報を登録し保存する際に、前記電子情報に「公開」、「非公開」、「承認後に公開」のいずれかの公開属性を設定して保存し、
   前記公開属性が「承認後に公開」の電子情報に関して、
   前記承認受付手段は、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に利用可能とする
   ことを特徴とする情報管理装置。
3. 請求項１または２の情報管理装置であって、
   前記情報登録手段が前記電子情報の登録者の識別情報を当該電子情報に関連付けて保存し、
   前記利用要求通知手段は、前記登録者を管理者と判断して利用要求を通知する
   ことを特徴とする情報管理装置。
4. 請求項１から３のいずれかの情報管理装置であって、
   前記承認受付手段は利用要求が承認された電子情報が前記電子情報利用者によって利用された後、その承認情報を消去する
   ことを特徴とする情報管理装置。
5. 請求項１から４のいずれかの情報管理装置であって、
   前記承認受付手段は、利用要求が承認された電子情報が設定された回数分利用可能である
   ことを特徴とする情報管理装置。
6. 請求項１から５のいずれかの情報管理装置であって、
   前記電子情報利用者の電子情報の利用が、電子情報の印刷か、閲覧か、ファイルのコピーか、またはそれらのうちのいくつかを複合したことである
   ことを特徴とする情報管理装置。
7. 電子情報を登録して保存し、
   前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録して保存し、
   前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を前記電子情報の管理者に通知し、
   前記利用要求に対し、前記管理者が承認許可した場合に、該承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする
   ことを特徴とする情報管理方法。
8. 電子情報を登録し保存する情報登録ステップと、
   前記電子情報を利用する電子情報利用者を登録し保存するユーザ登録ステップと、
   前記電子情報利用者からの電子情報利用要求を受け付ける利用情報選択ステップと、
   前記利用要求された電子情報の管理者に利用要求を通知する利用要求通知ステップと、
   前記利用要求の通知に対する前記管理者からの承認許否情報を受け付け、前記承認許否情報の属性が承認許可の場合に、前記承認許否情報で許可された範囲内で承認許可された電子情報を前記電子情報利用者が利用可能とする承認受付ステップとをコンピュータに実行させる
   ことを特徴とする情報管理プログラム。

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