JP2005250970A - 情報処理装置及び情報処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 個々の電子データに、電子データの出力を依頼するユーザ毎のパーミッションを設定する必要をなくすとともに、承認者が状況に応じてフレキシブルに電子データの出力承認を行うことを可能とする。
【解決手段】 ＭＦＰ装置３０５は、ユーザＰＣ３０１から受信した電子データに含まれる承認者ＩＤ情報に基づいて、該当する承認者宛に当該電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を承認者のユーザＰＣ３０２に行い、出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、当該電子データの出力の可否を判断し、その判断結果に応じて当該電子データを出力させる。
【選択図】 図３

Description

本発明は、投入された電子データの出力ジョブに対して、承認者の出力承認の確認結果に応じて当該電子データの出力制御が可能な情報処理装置及び情報処理方法に関するものである。

近年、市場のニーズにより、複写機を単にコピー用に使用するだけでなく、当該複写機にプリンタやスキャナ或いはファクシミリ機能等を備えたＭＦＰ装置（Multi Function Printer:複合機）が急速に普及してきている。

上記ＭＦＰ装置は、不特定多数が用いるネットワークプリンタとしての機能を有し、ユーザによって投入された印刷ジョブの指示に従って、具備した排紙トレイ上に、電子データを印刷処理した紙を出力することができる。

このネットワークプリンタ機能に関連して、市場においては、機密度の高い電子データの印刷に関して、印刷するユーザに制限を加えたいというニーズが存在する。このような問題に対し、電子データ自体に各ユーザに対する印刷パーミッションを設定する方法がある。

特開平７−１５２５２０号公報

しかしながら、個々の電子データにユーザ毎のパーミッションをかけるというような細かいパーミッション設定をおこなうには手間がかかり、しかも、一方にある、印刷承認者が各ユーザの印刷要求に対し状況に応じてフレキシブルに承認処理を行いたいというニーズに対しては不向きである。

従って、本発明の目的は、個々の電子データに、電子データの出力を依頼するユーザ毎のパーミッションを設定する必要をなくすとともに、承認者が状況に応じてフレキシブルに電子データの出力承認を行うことを可能とすることにある。

斯かる目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、承認者を識別可能な承認者情報を含む電子データを受信する電子データ受信手段と、前記承認者情報に基づいて、前記承認者宛に前記電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を行う出力承認確認通知手段と、前記出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、前記電子データの出力の可否を判断する出力可否判断手段と、前記出力可否判断手段による判断結果に応じて、出力手段を用いて前記電子データを出力させる出力制御手段とを有することを特徴とする。

本発明の情報処理方法は、情報処理装置による情報処理方法であって、承認者を識別可能な承認者情報を含む電子データを受信する電子データ受信ステップと、前記承認者情報に基づいて、前記承認者宛に前記電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を行う出力承認確認通知ステップと、前記出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、前記電子データの出力の可否を判断する出力可否判断ステップと、前記出力可否判断ステップにおける判断結果に応じて、出力手段を用いて前記電子データを出力させる出力制御ステップとを含むことを特徴とする。

本発明のプログラムは、前記情報処理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、前記プログラムを記録したことを特徴とする。

本発明の印刷装置は、承認者を識別可能な承認者情報を含む電子データを受信する電子データ受信手段と、前記承認者情報に基づいて、前記承認者宛に前記電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を行う出力承認確認通知手段と、前記出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、前記電子データの出力の可否を判断する出力可否判断手段と、前記出力可否判断手段による判断結果に応じて、前記電子データを印刷する印刷手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、受信する電子データに含まれる承認者情報に基づいて、承認者宛に電子データの出力承認を確認し、その返信内容に応じて電子データを出力させるように構成したので、個々の電子データに、電子データの出力を依頼するユーザ毎のパーミッションを設定する必要がなくなるとともに、承認者が状況に応じてフレキシブルに電子データの出力承認を行うことを可能とする。

以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。

先ず、本発明の第１の実施形態について説明する。
図１は、本発明の一実施形態に係るＭＦＰ装置の機能構成を示すブロックである。なお、図１では、本発明に直接関係がない構成については図示を省略している。図１において、プリンタエンジン１０１は、ＭＦＰ装置の画像出力処理を行うものであり、ＭＦＰ主制御部１０２は、このＭＦＰ装置全体の制御処理を行うメインコントローラであり、Ｉ/Ｏ制御部１０３は、外部ネットワークとの通信制御を行うものであり、操作表示部１０４は、このＭＦＰ装置を操作するためのもので、各種操作キーおよび各種表示部からなる。また、画像処理部１０５は、サムネイル画像を生成するなどの各種画像処理をおこなうものである。

図２は、ＭＦＰ制御部１０２の構成を詳細に示した図である。図２において、ＣＰＵ２０１は、このＭＦＰ装置の各部の制御処理、伝送制御手順処理などの各種制御処理を行なうものである。また、ＲＯＭ２０２は、制御プログラムや各種パラメータなどの各種情報を記憶するものである。また、ＲＡＭ２０３は、前記電子データや当該印刷ジョブのジョブ情報、また、承認者ＩＤと承認者通知先情報とを対とする記憶テーブルなど、作業用テンポラリデータを記憶するものであり、ＨＤＤ２１０は、ＲＡＭ２０３の補助記憶装置である。

クロック回路２０４は、現在時刻のカウントを行うものである。また、ＲＡＭ２０３、ＲＯＭ２０４、クロック回路２０５及びＨＤＤ２１０は、バッテリ２０６によって電源バックアップされている。これらのＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、クロック回路２０４、バッテリ２０５、ＨＤＤ２１０、矢印２０７方向に接続されるプリンタエンジン１０１、矢印２０８方向に接続されるＩ/Ｏ制御部１０３、及び、矢印２０９方向に接続される画像処理部１０５は、システムバス２０６によって接続されており、これらの要素間でのデータのやりとりは、主としてこのシステムバス２０７を介して行われている。

図３は、図１で示したＭＦＰ装置のネットワーク上での接続例を示した図である。図３において、ユーザＰＣ３０１、３０２は、印刷ジョブを投入するユーザ、もしくは、印刷承認者のＰＣであり、本来区別はされないものであるが、本実施形態の説明を簡単にするために、ここではユーザＰＣ３０１を印刷ジョブ投入用ＰＣ、ユーザＰＣ３０２を印刷承認用ＰＣとして区別して考えるものとする。また、ファイルサーバ３０３は、ユーザＰＣ３０１が印刷を行うファイルが格納されているサーバであり、メールサーバ３０４は、電子メールの配信を行うサーバである。ＭＦＰ装置３０５は、図１に示した構成のＭＦＰ装置であり、これらがイーサネット（Ｒ）バス３０６によって接続されている。

図４は、印刷承認のフローを図３のネットワーク上での制御処理の遷移という視点で見た時のフローチャートである。図５は、ＭＦＰ装置内部に記憶されており、適時、読み出されて実行されるプログラムの制御処理の流れを示すフローチャートである。

まず、ファイルサーバ３０３上には、複数の電子データファイルが存在し、これにはアプリケーションソフトなどで、図６の６０１のように、予め承認者の電子メールアドレス６０２と電子データの要約情報６０３とがヘッダ情報６０４として付加されている。

ユーザがユーザＰＣ３０１上から、前記６０１のような電子データファイルの印刷ジョブをＭＦＰ装置３０５に投入すると（図４のステップＳ４０１、図５のステップＳ５０１）、ＭＦＰ装置３０５は処理を開始し（図４のステップＳ４０２）、ＭＦＰ装置３０５内のＣＰＵ２０１は、受信した電子データファイルのヘッダ情報６０４が有効なものであるかどうかの判断を行う（図５のステップＳ５０２）。

ステップＳ５０２の判断によって、ヘッダ情報６０４が無効であると判断されれば、当該電子データファイルの印刷に承認は必要ないものと判断し、通常の印刷処理を行う（図５のステップＳ５０３）。

一方、ステップＳ５０２の判断によって、ヘッダ情報６０４が有効であると判断されれば、ＣＰＵ２０１は電子データを画像処理部１０５に送信し、代表ページのサムネイル画像を生成してＲＡＭ２０３に格納する（図５のステップＳ５０４）。そして、印刷ジョブを投入したユーザを識別するためのユーザＩＤ情報とヘッダ情報６０４の電子データ要約情報６０３を用いて、図７の７０１に示すような内容の電子メールを作成し（図５のステップＳ５０５）、これにステップＳ５０４で生成したサムネイル画像を添付して、承認者メールアドレス６０２へ承認確認通知メールを送信する（図５のステップＳ５０６）。図７に示すように、承認確認通知メールには、ユーザＩＤ情報、並びに、電子データファイルの内容に関する要約情報及び題目情報等が含まれ、これらの情報は、ユーザＰＣ３０１から受信した電子データファイルに含まれる情報に基づいて作成される。なお、ユーザＩＤ情報はユーザＰＣ３０１から送信される電子データファイルに含まれる情報である。

さらに、ＲＡＭ２０３には、当該ジョブにつき一意的に付加されたジョブＩＤ８０２と、クロック回路２０４から読み取ったメール送信時刻８０３を対にしたジョブ情報８０１（図８）を記憶する（図５のステップＳ５０７、図４のステップＳ４０２終了）。

その後、ＭＦＰ装置３０５は、印刷承認者からの承認情報を含む返信メールを待つが（図５のステップＳ５０８）、同時に、クロック回路２０４とジョブ情報８０１を監視し、承認確認通知メール７０１が送信されてから、予め決められた所定時間以上経過したかを判断し（図５のステップＳ５０９）、経過したと判断された場合には、否認されたと判断し、予め用意されているユーザＩＤ情報８０５とユーザ通知先情報８０６とを対にしたユーザ通知先情報８０４に基づいて、ジョブ投入ユーザに否認された旨を記載した通知７０２を送信し（図５のステップＳ５１０）、当該印刷ジョブを終了する（図５のステップＳ５１３）。

印刷確認通知メール７０１を受信した印刷承認者が、当該メールの指示どおりに印刷承認、もしくは、印刷否認の内容を含む返信メールを送信すると（図４のステップＳ４０３）、ＭＦＰ装置３０５はそれを受信し、印刷の承認か否認かを判断する（図４のステップＳ４０４、図５のステップＳ５１１）。

ステップＳ５１１の判断において、印刷が否認されたと判断された場合は、ジョブ投入ユーザに否認された旨を記載した通知７０２を送信し（図４のステップＳ４０６、図５のステップＳ５１０）、当該印刷ジョブを終了する（図５のステップＳ５１３）。

一方、ステップＳ５１１の判断において、印刷が承認されたと判断された場合は、当該ジョブの印刷処理を実行し（図４のステップＳ４０５、図５のステップＳ５１２）、ジョブ投入ユーザに印刷処理した旨を記載した通知７０３を送信して（図４のステップＳ４０６、図５のステップＳ５１２）、当該印刷ジョブを終了する（図５のステップＳ５１３）。

以上説明してきたように、本実施形態においては、印刷ジョブが投入されると、印刷処理を行う電子データに付加された印刷承認者情報に基づいて電子メールによって承認確認依頼の通知を行い、それに対する返信メールの内容を判断することで、当該印刷ジョブの実行が承認されたか、否認されたかの判断を行う機能を提供することができる。

また、本実施形態では、承認者を識別可能な承認者ＩＤ情報と承認者通知先情報とを対とする記憶テーブルをＲＡＭ２０３内に備えている。ユーザＰＣ３０１から送信される電子データファイル中に承認者ＩＤ情報が含まれていれば、ＭＦＰ装置は記憶テーブルを参照することにより当該承認者ＩＤ情報に対応する承認者通知先情報を判断することができ、その承認者通知先情報に基づいて承認確認依頼の通知を行うことが可能である。

次に、本発明の第２の実施形態について説明する。以下では、第１の実施形態と異なる構成についてのみ説明する。
上記第１の実施形態では、印刷承認者への承認確認依頼の通知方法として、電子メールを用いたが、本発明はこれに限るものではない。例えば、印刷処理を行う電子データ６０１のヘッダ情報６０４に含まれる承認者電子メールアドレス６０２を、図９の９０１のように承認者ＩＰアドレス９０２のように変更する。そして、図５のステップＳ５０６の処理やステップＳ５０８の判断のようなＭＦＰ装置と印刷承認者間のやりとりを、電子メールでなくＰ２Ｐ形式で行うことで、メールサーバ３０４を介さずに承認確認のやりとりを実現することができる。

このように、本実施形態においては、ＭＦＰ装置と印刷承認者間の承認確認の通知にＰ２Ｐ形式を用いることで、メールサーバの遅延やサーバダウンに影響を受けることなく、承認確認の手続きを進めることができる。

次に、本発明の第３の実施形態について説明する。以下では、第１及び第２の実施形態と異なる構成についてのみ説明する。
上記第１及び第２の実施形態では、印刷承認者に承認するべき電子データの内容を確認させるための手段として、当該電子データに対する印刷ジョブを実行したユーザのユーザＩＤ情報、電子データの代表ページのサムネイル画像、及び、要約情報もしくは題目情報を、電子メールに記載、もしくは添付して送信するという方法を用いていたが、本発明はこれに限るものではない。

例えば、ＭＦＰ装置は、ステップＳ５０４の処理にて代表ページのサムネイル画像を生成した後、図１０のようなＨＴＭＬによる通知Ｗｅｂページ１００１を作成し、ＨＤＤ２１０に保存する。印刷承認者に送信する承認確認通知メールには、このＷｅｂ文書にアクセスするためのＵＲＬのみを記載し（承認確認通知メール１００２）、印刷送信者に送信する。なお、作成される通知Ｗｅｂページには、ユーザＰＣ３０１から受信する電子データファイルの内容の一部又は全部が掲載される。

印刷承認者は、ＭＦＰ装置から受け取った承認確認通知メール１００２に記載されたＵＲＬ上のＷｅｂページ１００１にアクセスし、そのＷｅｂページ上から印刷承認する電子データの内容を確認し、承認処理を行うことができる。

このように本実施形態においては、ＭＦＰ装置内のＨＤＤに、印刷承認用のＷｅｂページを作成し、印刷承認者に対しては、そのＷｅｂページのＵＲＬを記載したメールを送信することで、無駄なネットワークリソースを費やすことなく、印刷承認者にわかりやすいインタフェース（IF）の承認システムを提供することができるようにした。

以上説明したように、上記実施形態によれば、印刷ジョブが投入された場合に、印刷承認者にそのジョブの実行の承認を行わせることで、機密書類などの印刷に所定の制約をかけることができる。また、印刷を行う電子データに、承認者情報を付加しておくことで、複雑なパーミッション設定を行うことなく、承認者が状況に応じてフレキシブルに印刷の承認を行うことができる。また、上記実施形態では、ＭＦＰ装置を用いて説明したが、スキャン、コピー、ファックス機能を有さないＳＦＰ（シングルファンクションプリンタ）にも適用できる。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ(基本システム或いはオペレーティングシステム)などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明の一実施形態に係るＭＦＰ装置の機能構成を示すブロック図である。 ＭＦＰ制御部の構成を詳細に示す図である。 ＭＦＰ装置のネットワーク上での接続例を示す図である。 印刷承認のフローを図３のネットワーク上での制御処理の遷移という視点で見た時のフローチャートである。 ＭＦＰ装置内部での制御処理の流れを示すフローチャートである。 ユーザ側から送信される電子データファイルの構成を示す図である。 ＭＦＰ装置から承認者側に送信される電子データの内容を示す図である。 ジョブ情報の構成を示す図である。 ユーザ通知先情報の構成を示す図である。 ＨＴＭＬによる通知Ｗｅｂページの内容を示す図である。

符号の説明

１０１ プリンタエンジン
１０２ ＭＦＰ主制御部
１０３ Ｉ／Ｏ制御部
１０４ 操作表示部
１０５ 画像処理部
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２０４ クロック回路
２０５ バッテリ
２０６、２０７ システムバス
２１０ ＨＤＤ
６０１、９０１ 電子データファイル
６０２ 承認者電子メールアドレス
６０３、９０３ 電子データ要約情報
６０４、９０４ ヘッダ情報
６０５、９０５ 電子データ本文
７０１ 承認確認通知メール
７０２ 否認通知メール
７０３ 承認通知メール
８０１ ジョブ情報
８０２ ジョブＩＤ
８０３ メール送信時刻
８０４ ユーザ通知先情報
８０５ ユーザＩＤ
８０６ ユーザ通知先
９０２ 承認者ＩＰアドレス
１００１ 通知Ｗｅｂページ
１００２ 承認確認通知メール

Claims (16)

1. 承認者を識別可能な承認者情報を含む電子データを受信する電子データ受信手段と、
   前記承認者情報に基づいて、前記承認者宛に前記電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を行う出力承認確認通知手段と、
   前記出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、前記電子データの出力の可否を判断する出力可否判断手段と、
   前記出力可否判断手段による判断結果に応じて、出力手段を用いて前記電子データを出力させる出力制御手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記承認者情報は、前記承認者の電子メールアドレスであり、前記出力承認確認通知手段は、前記電子メールアドレスに基づいて前記承認者宛に前記出力承認確認通知を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記承認者情報は、前記承認者のＩＰアドレスであり、前記出力承認確認通知手段は、前記ＩＰアドレスに基づいて前記承認者宛に前記出力承認確認通知を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記承認者情報と前記承認者の通知先を示す情報とを対応付けたテーブルを更に有し、
   前記出力承認確認手段は、前記テーブルを参照することにより、前記承認者情報に対応する前記承認者の通知先を示す情報を判断し、前記承認者の通知先を示す情報に基づいて前記承認者宛に前記出力承認確認通知を行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
5. 前記承認者の通知先を示す情報は、前記承認者の電子メールアドレスであり、前記出力承認確認手段は、前記電子メールアドレスに基づいて前記承認者宛に前記出力承認確認通知を行うことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記承認者の通知先を示す情報は、前記承認者のＩＰアドレスであり、前記出力承認確認手段は、前記ＩＰアドレスに基づいて前記承認者宛に前記出力承認確認通知を行うことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
7. 前記電子データは、前記電子データの出力を依頼するユーザを識別するためのユーザ識別情報を含み、前記出力承認確認通知手段は、前記出力承認確認通知に前記ユーザ識別情報を含ませることを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記出力承認確認通知手段は、前記出力承認確認通知に前記ユーザ識別情報を含ませることを特徴とする請求項４乃至６の何れか１項に記載の情報処理装置。
9. 前記電子データは、前記電子データの内容に係る要約情報又は題目情報を含み、前記出力承認確認通知手段は、前記出力承認確認通知に前記要約情報又は前記題目情報を含ませることを特徴とする請求項１乃至８の何れか１項に記載の情報処理装置。
10. 前記電子データ内の画像データのサムネイル画像データを作成するサムネイル画像データ作成手段を更に有し、
    前記出力承認確認通知手段は、前記出力承認確認通知に前記サムネイル画像データを含ませることを特徴とする請求項１乃至９の何れか１項に記載の情報処理装置。
11. 前記電子データの内容の一部又は全部を含み、外部から閲覧可能なＷｅｂページを作成するＷｅｂページ作成手段を更に有し、
    前記出力承認確認通知手段は、前記Ｗｅｂページのアドレスを示すアドレス情報を前記出力承認確認通知に含ませることを特徴とする請求項１乃至１０の何れか１項に記載の情報処理装置。
12. 情報処理装置による情報処理方法であって、
    承認者を識別可能な承認者情報を含む電子データを受信する電子データ受信ステップと、
    前記承認者情報に基づいて、前記承認者宛に前記電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を行う出力承認確認通知ステップと、
    前記出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、前記電子データの出力の可否を判断する出力可否判断ステップと、
    前記出力可否判断ステップにおける判断結果に応じて、出力手段を用いて前記電子データを出力させる出力制御ステップとを含むことを特徴とする情報処理方法。
13. 請求項１２に記載の情報処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
14. 請求項１３に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
15. 承認者を識別可能な承認者情報を含む電子データを受信する電子データ受信手段と、
    前記承認者情報に基づいて、前記承認者宛に前記電子データの出力承認を確認するための出力承認確認通知を行う出力承認確認通知手段と、
    前記出力承認確認通知に対する返信内容に基づいて、前記電子データの出力の可否を判断する出力可否判断手段と、
    前記出力可否判断手段による判断結果に応じて、前記電子データを印刷する印刷手段とを有することを特徴とする印刷装置。
16. 前記出力承認通知は、前記電子データの情報を含むことを特徴とする請求項１５に記載の印刷装置。

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