JP2008046714A - 勤怠管理システム、勤怠管理システムの制御方法及び勤怠管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】出退勤予定時刻になっても勤務者が出退勤しないとき、その勤務者を特定する手段を提供し、勤務者が事故や事件に遭遇した場合でも被害の拡大することを防止することを課題とする。
【解決手段】出退勤予定時刻になっても出退勤しない勤務者の携帯電話に勤怠管理システム１０が確認メールを送信する。その確認メールに対して、返信メールのなかった携帯電話を保有する勤務者Cに関する情報を勤務者Cを管理する管理者Xに送信する。これにより、管理者Xは勤務者が事故や事件に遭遇しているおそれがあることを把握できる。
【選択図】 図１

Description

この発明は勤怠管理システム、勤怠管理システムの制御方法及び勤怠管理プログラムに関する。

一般的な勤怠管理システムでは、勤務者が打刻端末に出退勤時刻を入力することで勤務の管理がなされる。この勤怠管理システムには各勤務者の出勤予定時刻や退勤予定時刻が記憶されており、これらの時刻に従って各勤務者は出退勤を行う。
特許文献１の発明では事業所での火災等の事故の発生時に事業所から退出していない勤務者を特定するための勤怠管理装置が開示されている。
一方、携帯電話端末を持つ者が事件に巻き込まれたとき、緊急事態を携帯電話端末からセキュリティセンターに通知するシステムが開示されている（特許文献２参照）。
特開２０００−３１１２６４号公報 特開２００５−１２３８８２号公報

ところで、勤務者の多い職場ではその利便性の良さから勤怠管理システムが用いられる。しかし、勤務者を管理する管理者が常に勤務者の出退勤状況をこのシステムで確認するわけではない。そのため、管理者は出勤予定時刻や退勤予定時刻になっても、勤務者の出勤や退勤がないことに気づかないこともある。従って、出勤や退勤していない理由が勤務者の事故や事件に起因する場合であっても、管理者は直ちにその事実を知ることのできない状況にある。
そこで、本発明は、出退勤予定時刻に出退勤しない勤務者を特定し、その特定した勤務者の情報を管理者に通知するシステムを提供することを課題とする。

この発明は上記課題を解決すべくなされたものであり、この発明の第１の局面は次のように規定される。即ち、
勤務者の出退勤を管理する勤怠管理システムであって、
前記勤務者の出退勤予定時刻を記憶する出退勤予定時刻記憶手段と、
前記勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレスを記憶する第１のメールアドレス記憶手段と、
前記勤務者の個々の実際の出退勤時刻を取得する出退勤時刻取得手段と、
前記出退勤予定時刻から所定時間を経過しても出退勤を確認できない前記勤務者を抽出する勤務者抽出手段と、
前記勤務者抽出手段で抽出された前記勤務者の保有する前記携帯端末に設定された前記第１のメールアドレス宛に安否確認のための確認メールを送信するメール送信手段と、
を備えることを特徴とする勤怠管理システム。

上記において、出退勤予定時刻記憶手段は各勤務者の出勤、退勤、外出、外出戻り、休憩入り、休憩戻りなどの勤務に関する予定時刻を記憶するものである。勤務者はこれらの予定時刻に従って勤務を行う。なお、出退勤予定時刻は勤務者の部署や勤務形態の違いで異なることがある。
ここで、予定時刻に幅を持たせることができる。即ち、本来の予定時刻に所定時間（例えば３０分）を加算して追加確認時刻とし、この追加確認時刻を経過しても打刻のない勤務者を抽出する。短時間の遅刻であれば勤務者に確認メールを送信する必要が無いからである。この加算する時間は任意に設定することができ、例えば、職場事情、勤務者の通勤状況等で異なる加算時間を設定することができる。加算する時間をゼロとすることもできる。

第１のメールアドレス記憶手段は勤務者が保有する携帯端末（例えば、携帯電話）に設定された第１のメールアドレスを記憶するものである。この第１のメールアドレスはどの勤務者の保有する携帯端末のものかを特定することができるように勤務者と第１のメールアドレスとが関連付けられている。なお、本発明におけるメールアドレスとは電子メールのアドレスをいう。
出退勤時刻取得手段は個々の勤務者の特定と、その勤務者が勤怠システムへアクセスした時刻を特定することができる。出退勤時刻取得手段として、勤務者が携帯するカード（磁気カード、ＩＣカード、非接触カード等）に登録された認証データを読取るカードリーダ、指紋、静脈、声紋などの身体的特徴を読取る認証装置等を採用することができる。
勤務者抽出手段は追加確認時刻（即ち、予定時刻から所定時間）を経過しても出退勤を確認できない勤務者を抽出する。出退勤予定時刻記憶手段は勤務者と出退勤予定時刻とを関連付けているため、出退勤予定時刻を経過しても出退勤を確認できない勤務者を抽出することができる。

メール送信手段は勤務者抽出手段で抽出された勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレス宛に確認メールを送信する。確認メールの内容は特に限定されず、例えば、「出勤時刻に遅れています。何かトラブルが発生しましたか？」などのメッセージを記載することができる。また、確認メールにはメッセージが記載されていなくてもよい。
上記において、予定時刻を過ぎても打刻のない勤務者へ直ちに確認メールを送信すると、短時間の遅刻者に対しても確認メールが送信されて出退勤の管理が煩雑になることがある。そこで、予定時刻を大幅に、即ち所定の時間（例えば３０分）遅れた勤務者のみへ確認メールを送信することができる。そのため、勤務者抽出手段は予定時刻から所定時間が経過した後に打刻のない勤務者を抽出し、その後確認メールを発信することができる。

上記第１の局面の発明によれば、予定時刻から所定の時間が経過しても出退勤を確認できない勤務者へ確認メールが自動的に発信される。通常は、この確認メールを受信した勤務者は返信メールや、職場へ電話をかける等の方法で遅刻の原因を連絡する。これにより、出退勤の管理をより確実に行なうことができる。
他方、この連絡が無いときは何らかのトラブルに巻き込まれている可能性がある。

勤務者の安否を管理者がより確実に把握できるように第２の局面の発明が提案される。この第２の局面の発明は、第１の局面で規定される勤怠管理システムにおいて、前記携帯端末から送信された返信メールを受信するメール受信手段と、
前記確認メールを送信した前記第１のメールアドレスのうち、前記返信メールを受信しない、すなわち無応答のメールアドレスを抽出する無応答メールアドレス抽出手段と、
前記無応答メールアドレス抽出手段で抽出された前記第１のメールアドレスから前記勤務者を特定する特定手段と、
前記特定手段が特定した前記勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を管理者に通知する通知手段と、
を更に備えることを特徴とする。

かかる第２の局面の発明によれば、確認メールに対する返信メールのない勤務者が管理者へ自動的に通知される。これにより、管理者は返信メールのない勤務者、即ち予定時刻を所定時間経過しかつ確認メールに対する返信メールのない勤務者を把握することができる。かかる勤務者は何らかのトラブルに巻き込まれている可能性があるので、管理者は各方面へ安否の確認を行ない、また確認後に対処をすることができる。

ここに、通知の方法は特に限定されないが、この発明の第３の局面で説明するように、管理者へメールの形式で通知を行なうことが好ましい。当該通知を自動的に行なうことが可能となり、通知の伝達がより確実になるからである。
第３の局面の発明は次のように規定される。即ち、
第２の局面の勤怠管理システムにおいて、前記管理者が保有する携帯端末のメールアドレスを記憶する第２のメールアドレス記憶手段を有し、前記通知手段は、前記特定手段が特定した前記出退勤を確認できない勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を第２のメールアドレスに送信する第２のメール送信手段であることを特徴とする。
他の通知の方法として、ファックス、音声案内などがある。

安否の確認の一方法として勤務者の近親者その他の関係者へ勤務者当人の安否確認をすることがある。かかる安否の確認方法をサポートするために第４の局面の発明を利用することができる。
第４の局面の発明は次のように規定される。即ち、
第２又は第３の局面で規定される勤怠管理システムにおいて、前記勤務者の近親者、もしくは同居人等関係者が有する第３のメールアドレスを記憶する第３のメールアドレス記憶手段と、前記特定手段が特定した前記勤務者に対応する関係者の前記第３のメールアドレスに安否確認のための確認メールを送信する第３メール送信手段と、を更に備えることを特徴とする。

上記においてメール受信手段は確認メールを送信した携帯端末から送信される返信メールを受信するためのものである。
無応答返信メール抽出手段は確認メールが送信された第１のメールアドレスのうち、携帯端末から送信される返信メールを受信していない第１のメールアドレスを抽出する。確認メールを送信してから返信メールを受信するまで時間差がある。この時間差が生じる原因は、当日の通信トラヒックの混雑状況、携帯端末（携帯電話）会社が有するメールの処理能力が挙げられる。従って、選別手段は確認メールを送信し、一定の時間を経過した後に動作させることが好ましい。

特定手段は無応答メールアドレス抽出手段で抽出された第１のメールアドレスからそのアドレスの設定された携帯電話を保有する勤務者を特定する。第１のメールアドレス記憶手段において、第１のメールアドレスと勤務者とが関連付けられているため、第１のメールアドレスから携帯電話を保有する勤務者を特定することができる。

この発明の第５の局面は次のように規定される。即ち、第１から第４の局面で規定される勤怠管理システムにおいて、前記返信メールに基づき、前記勤務者の本人確認を行なう本人確認手段が更に備えられている。
ここに、本人確認手段として返信メールにパスワードや暗証番号など勤務者及び管理者のみが知りうる情報が含まれるようにして、当該パスワードや暗証番号をシステム側で判読し、返信メールが勤務者本人から発信されたものか否かを判断する。これにより、勤務者がトラブルに巻き込まれて第三者が返信メールを発信したとしても、その状況を把握することが可能となる。

この発明の第６の局面は次のように規定される。即ち、
勤務者の出退勤を管理する勤怠管理システムの制御方法であって、
前記勤務者の出退勤予定時刻を記憶するステップと、
前記勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレスを記憶するステップと、
前記勤務者の個々の実際の出退勤時刻を取得するステップと、
前記出退勤予定時刻から所定時間を経過しても出退勤を確認できない前記勤務者を抽出する勤務者抽出ステップと、
前記勤務者抽出ステップで抽出された前記勤務者の保有する前記携帯端末に設定された前記第１のメールアドレス宛に安否確認のための確認メールを送信するステップと、を有することを特徴とする勤怠管理システムの制御方法。
このように規定される勤怠管理システムの制御方法によれば、予定時刻から所定の時間が経過しても出退勤を確認できない勤務者へ確認メールが自動的に発信される。通常は、この確認メールを受信した勤務者は返信メールや、職場へ電話をかける等の方法で遅刻の原因を連絡する。これにより、出退勤の管理をより確実に行なうことができる。

この発明の第７の局面は次のように規定される。即ち、第６の局面の勤怠管理システムの制御方法において、前記携帯端末から送信された返信メールを受信するメール受信ステップと、
前記確認メールを送信した前記第１のメールアドレスのうち、前記返信メールを受信しない、すなわち無応答のメールアドレスを抽出する無応答メールアドレス抽出ステップと、
前記無応答メールアドレス抽出ステップで抽出された前記第１のメールアドレスから前記勤務者を特定する特定ステップと、
前記特定ステップで特定した前記勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を管理者に通知する通知ステップと、を更に備えることを特徴とする。
このように規定される第７の局面の発明によれば、確認メールに対する返信メールのない勤務者が管理者へ自動的に通知される。これにより、管理者は返信メールのない勤務者、即ち予定時刻を所定時間経過しかつ確認メールに対する返信メールのない勤務者を把握することができる。かかる勤務者は何らかのトラブルに巻き込まれている可能性があるので、管理者は各方面へ安否の確認を行ない、また確認後に対処をすることができる。

この発明の第８の局面は次のように規定される。即ち、第７の局面で規定される勤怠管理システムの制御方法において、前記管理者が保有する携帯端末のメールアドレスを記憶する第２のメールアドレス記憶ステップと、前記特定ステップで特定された前記出退勤を確認できない勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を前記第２のメールアドレスに送信する第２のメール送信ステップと、を更に備える。
このように規定される第８の局面の発明によれば、出退勤を確認できない勤務者を管理者へ自動的に通知することが可能となり、通知の伝達がより確実になる

この発明の第９の局面は次のように規定される。即ち、第７若しくは第８の局面の勤怠管理システムの制御方法において、前記勤務者の近親者、もしくは同居人等関係者が有する第３のメールアドレスを記憶する第３のメールアドレス記憶ステップと、前記特定ステップで特定された前記勤務者に対応する関係者の前記第３のメールアドレスに安否確認のための確認メールを送信する第３メール送信ステップと、を更に備える。
このように規定される第９の局面の発明によれば、出退勤の確認ができない勤務者の関係者（近親者等）へその旨が連絡されるので、勤務者の安否確認をより確実に把握できる。

この発明の第１０の局面は次のように規定される。即ち、第７〜第９の局面の何れかで規定される勤怠管理システムの制御方法において、前記返信メールに基づき、前記勤務者の本人確認を行なう本人確認ステップが更に備えられている。
ここに、本人確認ステップとして返信メールにパスワードや暗証番号など勤務者及び管理者のみが知りうる情報が含まれるようにして、当該パスワードや暗証番号をシステム側で判読し、返信メールが勤務者本人から発信されたものか否かを判断する。これにより、勤務者がトラブルに巻き込まれて第三者が返信メールを発信したとしても、その状況を把握することが可能となる。

この発明の第１１の局面は次のように規定される。即ち、勤務者の出退勤を管理するためにコンピュータを、
前記勤務者の出退勤予定時刻を記憶する出退勤予定時刻記憶手段と、
前記勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレスを記憶する第１のメールアドレス記憶手段と、
前記勤務者の個々の実際の出退勤時刻を取得する出退勤時刻取得手段と、
前記出退勤予定時刻から所定時間を経過しても出退勤を確認できない前記勤務者を抽出する勤務者抽出手段と、
前記勤務者抽出手段で抽出された前記勤務者の保有する前記携帯端末に設定された前記第１のメールアドレス宛に安否確認のための確認メールを送信するメール送信手段と、
として機能させる勤怠管理プログラム。
かかるプログラムを勤怠管理用のコンピュータへインストールすることにより、当該勤怠管理用コンピュータは予定時刻から所定の時間が経過しても出退勤を確認できない勤務者へ確認メールが自動的に発信する。この確認メールを受信した勤務者は返信メールや、職場へ電話をかける等の方法で遅刻の原因を連絡する。これにより、出退勤の管理をより確実に行なうことができる。

以下に本発明の実施例を説明する。
図１は実施例の勤怠管理システム１０の概略を説明するための構成図である。この実施例の勤怠管理システム１０は出勤時刻を所定時間経過しても出退勤を確認できない勤務者A及びBの保有する携帯電話にメールを送信する。勤怠管理システム１０はこのメールに対して返信メールのないメールアドレスを特定し、特定されたメールアドレスの勤務者Bの氏名を管理者Xへ通知する。

図２は本発明の勤怠管理システム１０のブロック図である。
勤怠管理システム１０は制御部１１と、表示部２１と、入力部２２と、クロック２３と、抽出部２４と、選別部２５と、特定部２６と、記憶部３０と、メール送信部４１と、メール受信部４２と、メール通知部４３とを備える。
制御部１１はＣＰＵ１２を備える。勤怠管理システム１０の各要素はこの制御部１１にバスを介して接続され、ＣＰＵ１２の制御を受ける。ＣＰＵ１２は制御プログラム記憶領域３１に記憶された制御プログラムを読み出すことで各要素の制御を行う。
表示部２１は液晶ディスプレイなどの表示装置である。
入力部２２はキーボードやマウスなどの入力装置である。
クロック２３は現在の時刻を示すものであり、勤怠管理システム１０はこのクロック２３の時刻を読み込んで勤務者の勤怠管理を行う。

抽出部２４は出退勤予定時刻を所定時間経過しても出退勤を確認できない勤務者を抽出する。抽出部２４は出退勤予定時刻記憶領域３２に記憶された出退勤予定時刻へ所定時間を加算して得られる追加確認時刻とクロック２３の時刻とを比較して追加確認時刻を経過した勤務者を抽出する。
選別部２５は抽出部２４で抽出された勤務者の保有する携帯電話の第１のメールアドレス宛に確認メール（勤務者の現状を確認するためのメール）を送信したが、返信メールを受信できない、即ち無応答の第１のメールアドレスを選別する。選別部２５は確認メールを送信するときに送信先の第１のメールアドレスを補助記憶領域３５に一時的に記憶するため、返信メールのなかった第１のメールアドレスを選別することができる。
特定部２６は選別部２５で選別された第１のメールアドレスから勤務者を特定する。勤務者とその勤務者が保有する携帯電話の第１のメールアドレスとは関連付けられてメールアドレス記憶領域３３に記憶されているため、選別された第１のメールアドレスから勤務者の氏名を特定情報として特定することができる。

記憶部３０は制御プログラム記憶領域３１、出退勤予定時刻記憶領域３２、メールアドレス記憶領域３３、確認メール記憶領域３４、補助記憶領域３５を備える。メールアドレス記憶領域３３は第１のメールアドレス記憶領域３３１、第２のメールアドレス記憶領域３３２及び第３のメールアドレス記憶領域３３３を備える。記憶部３０はハードディスク等の一般的な記憶媒体が用いられる。
制御プログラム記憶領域３１はＣＰＵ１２に読み込まれる制御プログラムが記憶される領域である。
出退勤予定時刻記憶領域３２は勤務者の出勤及び退勤の予定時刻を記憶する領域である。勤務者はこの出退勤予定時刻に従って勤務する。

図３は出退勤予定時刻記憶領域３２に記憶された出退勤予定時刻の一覧である。勤務者A〜Fの出勤予定時刻及び退勤予定時刻が記憶されている。なお、図３に図示していないが、出退勤予定時刻記憶領域３２は出勤時刻、退勤時刻の他に、外出、外出戻り、休憩入り、休憩戻りなどの勤務者の勤務に関する予定時刻が記憶されている。これらの予定時刻に対しても、上記の出退勤時刻と同様の処理をすることができる。
なお、勤務者の欄においては、少なくとも勤務者の氏名が特定されている。この氏名を勤務者の特定情報として管理者へ通知することにより、管理者は出勤が遅れている勤務者を特定することができる。なお、勤務者の欄には、勤務者の氏名とともにそのＩＤ番号、所属部署など勤務者を特定するために有用な情報を併せて記憶させておくこともできる。

メールアドレス記憶領域３３は勤務者の保有する携帯電話に設定されたメールアドレス（第１のメールアドレス）、その勤務者を管理する管理者の保有するメールアドレス（第２のメールアドレス）及び勤務者の関係者（近親者、同居者等の予め登録された人）のメールアドレス（第３のメールアドレス）を記憶する。第１のメールアドレスと第２のメールアドレスとは関連付けて記憶されている。例えば、勤務者A〜Cの保有する第１のメールアドレスは管理者Xの保有する第２のメールアドレスと関連付けられている。これにより、勤務者A〜Cが出退勤予定時刻を超えても返信メールが届かないとき、管理者Xにその旨を通知することができる。
図４はメールアドレス記憶領域３３に記憶されたメールアドレスの一覧である。勤務者A〜Cの第１のメールアドレスは管理者Xの第２のメールアドレスに関連付けられて記憶されている。勤務者D〜Fの第１のメールアドレスは管理者Yの第２のメールアドレスに関連付けられて記憶されている。
勤務者の近親者等が持つ第３のメールアドレスは勤務者のそれぞれに対して登録されている。第３のメールアドレスを複数登録することも可能である。これにより、複数の近親者等へ連絡をすることができる。

確認メール記憶領域３４は出退勤予定時刻を経過しても出退勤を確認できない勤務者に対して、現状を確認するため内容を記載したメールを記憶する。確認メールに記載する内容は特に限定されず、例えば、「出勤時刻に遅れています。何かトラブルが発生しましたか？」などのメッセージが記載されている。
補助記憶領域３５は確認メールを送信した第１のメールアドレスを一時的に記憶する。確認メールを送付したにもかかわらず、返信メールのなかった第１のメールアドレスを選別するために用いられる。

メール送信部４１は確認メールを確認メール記憶領域３４から読み出して、抽出部２４で抽出された勤務者の保有する携帯電話の第１のメールアドレス宛に確認メールを送信する。
メール受信部４２は勤務者の保有する携帯電話から送信された返信メールを受信する。
メール通知部４３は特定部２６で特定された勤務者の氏名を第２のメールアドレスに通知する。例えば、特定部２６で勤務者Bが特定されたとき、管理者Xの保有する第２のメールアドレス宛に勤務者の氏名が通知される。

以下に、この実施例の勤怠管理システム１０の動作を説明する。
図５は勤務者が出勤予定時刻を所定時間経過しても出勤を確認できないときの勤怠管理システム１０の動作を示すフローチャートである。
抽出部２４は出退勤予定時刻記憶領域３２から出勤予定時刻を読み出す（ステップ１）。次に、抽出部２４はクロック２３を参照し、出勤予定時刻を経過しても出勤を確認できない勤務者がいるかどうかを確認する（ステップ３）。出勤予定時刻を経過しても出勤を確認できないとき（ステップ３：Ｙ）、次のステップに進む。出勤予定時刻までに出勤を確認できたとき（ステップ３：Ｎ）、フローチャートは終了する。
出勤予定時刻を経過しても出勤を確認できないとき、抽出部２４は追加確認時刻が設定されているかを確認する（ステップ５）。追加確認時刻が設定されているとき（ステップ５：Ｙ）、その追加確認時刻の経過後、（ステップ７）、再び出勤を確認できたか否かを確認する（ステップ９）。出勤を確認できないとき（ステップ９：Ｎ）は次のステップに進む。出勤を確認できたとき（ステップ９：Ｙ）処理は終了する。一方、追加確認時刻が設定されていないとき（ステップ５：Ｎ）は次のステップに進む。
次に、抽出部２４は出勤を確認できない勤務者を抽出する（ステップ１１）。続いて、抽出された勤務者の保有する携帯電話の第１のメールアドレスをメールアドレス記憶領域３３から読み出す（ステップ１３）。そして、メール送信部４１が確認メール記憶領域３４から確認メールを読み出して、その確認メールをステップ７で読み出した第１のメールアドレス宛に送信する（ステップ１５）。なお、確認メールを送信後に携帯電話から返信メールがあるか否かを確認するため、送信先の第１のメールアドレスを一時的に補助記憶領域３５に記憶する（ステップ１７）。

メール送信部４１から送信した確認メールに対して、携帯電話から送信された返信メールをメール受信部４２が受信したとき（ステップ１９：Ｙ）、フローチャートは終了する。一方、所定時間（例えば１５分）経過しても返信メールを受信しなかったとき（ステップ１９：Ｎ）、選別部２５が補助記憶領域３５を参照し、返信メールを受信していない第１のメールアドレスを選別する（ステップ２１）。そして、特定部２６がメールアドレス記憶領域３２を参照し、選別された第１のメールアドレスの設定された携帯電話の勤務者を特定する（ステップ２３）。特定された勤務者の氏名は管理者の第２のメールアドレスに通知される（ステップ２５）。
また、特定部２６で特定された勤務者に対して登録されている近親者等の第３のメールアドレスへ安否確認のメールを送信する（ステップ２７）。当該安否確認のメールの内容は任意に設定可能である。この実施例では、「○○○○さんは出勤が遅れております。何かございましたら会社までご一報下さい。」なる安否確認メールを近親者宛に送信することとしている。

このように、本実施例の勤怠管理システムを用いることにより、管理者は出勤を確認できない勤務者を知ることができる。ここで、出勤を確認できない理由が事故や事件に起因するものであれば、管理者は直ちに対応することで事故や事件の拡大を防止することができる。
なお、この実施例では、勤務者の出勤時刻の遅れについて説明したが、退勤時刻の遅れについても同様なフローチャートで処理することができる。

図６は本発明の他の実施例である勤怠管理システム１００のブロック図である。なお、図２の勤怠管理システム１０のブロック図と同一の要素には同一の符号を付してその説明を省略する。
勤怠管理システム１００は記憶部５０と、本人確認部６１と、緊急事態通知部６２とを備える。記憶部５０はパスワード要求用確認メール記憶領域５１と、パスワード記憶領域５２を備える。

パスワード要求用確認メール記憶領域５１には、抽出部２４で抽出された勤務者の保有する携帯電話の第１のメールアドレスに送信するメールであって、パスワードを要求するコメントが記載されたメールが記憶されている。パスワード要求の内容は特に限定されず、例えば、メールのメッセージとして「パスワードを入力してください。」とすることができる。また、メールの内容にパスワードを求めるメッセージを記載しないこともできる。但し、この場合でも勤務者は予め決められたパスワードを入力する必要がある。このパスワードをもって本人確認するためである。
パスワード記憶領域５２は返信メールに記載されるべきパスワードが記憶されている。パスワードの内容は任意であり、入力部２２からパスワードの内容を設定することができる。勤怠管理システム１００は返信メールにこのパスワードが記載されていることを確認することで勤務者本人からの返信メールであることを確認する。返信メールにパスワードが記載されていない場合や異なるパスワードが記載されている場合は、勤務者本人による返信メールと判断されず、他の第３者による返信メールと判断される。

本人確認部６１は返信メールに記載されたパスワードがパスワード記憶領域５１に記載されたパスワードと一致するか否かを確認することで、勤務者本人による返信メールか否かを判断する。パスワードが記載されていない場合や異なるパスワードが記載されている場合は緊急事態通知部６２にその旨が通知される。
なお、異なるパスワード及び未記入パスワードの場合でも返信メールはすべて受信することにする。仮に、返信メールの受信を拒否してしまうと、返信メールは勤務者の保有する携帯電話に戻されることになり、勤務者に被害が及ぶおそれがあるためである。
緊急事態通知部６２は本人確認部６１から通知を受けて、緊急事態にあるおそれのある勤務者を管理者の第２のメールアドレスに通知する。

次に、図７は勤怠管理システム１００の動作を説明するフローチャートである。なお、図７のステップ１〜１３、ステップ２１〜２７までの動作は図５のステップ１〜１３、ステップ２１〜２７までの動作と同じであるので、同じ符号を付してその説明を省略する。
出勤を確認できない勤務者が抽出されたとき、その勤務者の保有する携帯電話の第１のメールアドレスを読み出す。次に、メール送信部４１はパスワード要求用確認メール記憶領域５１に記憶されたパスワード要求用の確認メールを第１のメールアドレス宛に送信する（ステップ３１）。なお、確認メールを送信後に第１のメールアドレスから返信メールがあるか否かを確認するため、送信先の第１のメールアドレスを補助記憶領域３５に記憶する（ステップ３３）。
続いて、勤務者から送信された返信メールをメール受信部４２が受信したか否かを確認する（ステップ３５）。返信メールを受信しないとき（ステップ３５：Ｎ）、ステップ２１〜２７の処理がされる。一方、メール受信部４２が返信メールを受信したとき（ステップ３５：Ｙ）、本人確認部６１はその返信メールに記載されたパスワードがパスワード記憶領域５２に記憶されたパスワードと一致するか否かを判断する（ステップ３７）。パスワードが一致するとき（ステップ３７：Ｙ）、フローチャートは終了する。パスワードが一致しないとき又はパスワードが未記入のとき（ステップ３７：Ｎ）、本人確認部６１はその旨を緊急事態通知部６２に通知し、緊急事態通知部６２が管理者の第２のメールアドレスに緊急事態を通知する（ステップ３９）。
本実施例のように勤務者に送信される確認メールにパスワードの要求をさせることで、返信されたメールが本人から届いたメールであることを判断することができる。パスワードの内容が異なる場合又は未記入の場合は第３者による返信メールの可能性が高いため、勤務者が事件に巻き込まれているおそれがある。これらの場合は管理者宛に緊急事態がメールで通知される。そのため、管理者が直ちに緊急事態を知ることができる。従って、管理者は直ちに対応することで事故や事件の拡大を防止することができる。

本発明の他の利用手段として、勤怠管理システムは勤務者の保有する携帯端末と電波の送受信を行う携帯基地局を特定する携帯基地局特定手段を備えてもよい。
これにより、携帯端末から返信メールの届かなかった携帯端末と電波の送受信を行う携帯基地局を特定することができる。複数の携帯基地局との電波の送受信を行うことが可能な場合、それらすべての基地局又は通信感度の一番良い基地局を選択することができる。よって、勤務者が事件又は事故に巻き込まれているが、携帯端末の操作を行うことができない状態であっても、携帯基地局付近の位置情報を特定することが可能となる。従って、携帯端末の保持者（勤務者）の所在地域を特定することができる。

本発明の他の利用手段として、勤怠管理システムはＧＰＳ機能を備える携帯端末の位置情報を特定する携帯端末位置特定手段を備えてもよい。
携帯端末の備えるＧＰＳ機能により、携帯電話の地理的位置を特定することができる。即ち、携帯端末を保持する勤務者の所在位置を特定することができる。従って、勤務者が事件又は事故に巻き込まれているが、携帯端末の操作を行うことができない状態であるとき、携帯端末の地理的位置を特定することができる。よって、勤務者の所在位置を特定することができる。

この発明は、上記発明の実施の形態及び実施例の説明に何ら限定されるものではない。特許請求の範囲の記載を逸脱せず、当業者が容易に想到できる範囲で種々の変形態様もこの発明に含まれる。

図１は勤怠管理システム１０の概略を説明するための構成図である。 図２は勤怠管理システム１０のブロック図である。 図３は出退勤予定時刻記憶領域３２に記憶された出退勤予定時刻の一覧である。 図４はメールアドレス記憶領域３３に記憶されたメールアドレスの一覧である。 図５は勤務者が出勤予定時刻を超えても出勤が確認できないときの勤怠管理システムの動作を示すフローチャートである。 図６は他の実施例である勤怠管理システム１００のブロック図である。 図７は勤怠管理システム１００の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ １００ 勤怠管理システム、３２ 出退勤予定時刻記憶領域、３３ メールアドレス記憶領域、２４ 抽出部、２５ 選別部、２６ 特定部、４１ メール送信部、４２ メール受信部、４３ メール通知部

Claims (11)

1. 勤務者の出退勤を管理する勤怠管理システムであって、
   前記勤務者の出退勤予定時刻を記憶する出退勤予定時刻記憶手段と、
   前記勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレスを記憶する第１のメールアドレス記憶手段と、
   前記勤務者の個々の実際の出退勤時刻を取得する出退勤時刻取得手段と、
   前記出退勤予定時刻から所定時間を経過しても出退勤を確認できない前記勤務者を抽出する勤務者抽出手段と、
   前記勤務者抽出手段で抽出された前記勤務者の保有する前記携帯端末に設定された前記第１のメールアドレス宛に安否確認のための確認メールを送信するメール送信手段と、
   を備えることを特徴とする勤怠管理システム。
2. 前記携帯端末から送信された返信メールを受信するメール受信手段と、
   前記確認メールを送信した前記第１のメールアドレスのうち、前記返信メールを受信しない、すなわち無応答のメールアドレスを抽出する無応答メールアドレス抽出手段と、
   前記無応答メールアドレス抽出手段で抽出された前記第１のメールアドレスから前記勤務者を特定する特定手段と、
   前記特定手段が特定した前記勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を管理者に通知する通知手段と、
   を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の勤怠管理システム。
3. 前記管理者が保有する携帯端末のメールアドレスを記憶する第２のメールアドレス記憶手段を有し、前記通知手段は、前記特定手段が特定した前記出退勤を確認できない勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を第２のメールアドレスに送信する第２のメール送信手段であることを特徴とする請求項２に記載の勤怠管理システム。
4. 前記勤務者の近親者、もしくは同居人等関係者が有する第３のメールアドレスを記憶する第３のメールアドレス記憶手段と、前記特定手段が特定した前記勤務者に対応する関係者の前記第３のメールアドレスに安否確認のための確認メールを送信する第３のメール送信手段と、を更に備えることを特徴とする請求項２又は請求項３に記載の勤怠管理システム。
5. 前記返信メールに基づき、前記勤務者の本人確認を行なう本人確認手段が更に備えられている、ことを特徴とする請求項２〜４の何れかに記載の勤怠管理システム。
6. 勤務者の出退勤を管理する勤怠管理システムの制御方法であって、
   前記勤務者の出退勤予定時刻を記憶するステップと、
   前記勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレスを記憶するステップと、
   前記勤務者の個々の実際の出退勤時刻を取得するステップと、
   前記出退勤予定時刻から所定時間を経過しても出退勤を確認できない前記勤務者を抽出する勤務者抽出ステップと、
   前記勤務者抽出ステップで抽出された前記勤務者の保有する前記携帯端末に設定された前記第１のメールアドレス宛に安否確認のための確認メールを送信するステップと、を有することを特徴とする勤怠管理システムの制御方法。
7. 前記携帯端末から送信された返信メールを受信するメール受信ステップと、
   前記確認メールを送信した前記第１のメールアドレスのうち、前記返信メールを受信しない、すなわち無応答のメールアドレスを抽出する無応答メールアドレス抽出ステップと、
   前記無応答メールアドレス抽出ステップで抽出された前記第１のメールアドレスから前記勤務者を特定する特定ステップと、
   前記特定ステップで特定した前記勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を管理者に通知する通知ステップと、
   を更に備えることを特徴とする請求項６に記載の勤怠管理システムの制御方法。
8. 前記管理者が保有する携帯端末のメールアドレスを記憶する第２のメールアドレス記憶ステップと、前記特定ステップで特定された前記出退勤を確認できない勤務者の少なくとも氏名リストを含む特定情報を前記第２のメールアドレスに送信する第２のメール送信ステップと、を更に備えることを特徴とする請求項７に記載の勤怠管理システムの制御方法。
9. 前記勤務者の近親者、もしくは同居人等関係者が有する第３のメールアドレスを記憶する第３のメールアドレス記憶ステップと、前記特定ステップで特定された前記勤務者に対応する関係者の前記第３のメールアドレスに安否確認のための確認メールを送信する第３メール送信ステップと、を更に備えることを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の勤怠管理システムの制御方法。
10. 前記返信メールに基づき、前記勤務者の本人確認を行なう本人確認ステップが更に備えられている、ことを特徴とする請求項７〜９の何れかに記載の勤怠管理システムの制御方法。
11. 勤務者の出退勤を管理するためにコンピュータを、
    前記勤務者の出退勤予定時刻を記憶する出退勤予定時刻記憶手段と、
    前記勤務者の保有する携帯端末に設定された第１のメールアドレスを記憶する第１のメールアドレス記憶手段と、
    前記勤務者の個々の実際の出退勤時刻を取得する出退勤時刻取得手段と、
    前記出退勤予定時刻から所定時間を経過しても出退勤を確認できない前記勤務者を抽出する勤務者抽出手段と、
    前記勤務者抽出手段で抽出された前記勤務者の保有する前記携帯端末に設定された前記第１のメールアドレス宛に安否確認のための確認メールを送信するメール送信手段と、
    として機能させる勤怠管理プログラム。

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